ta bsi bab iii 36-56

36

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Penjualan secara konsinyasi merupakan alternatif dari penjualan reguler yang

mempunyai beberapa keuntungan bagi pihak-pihak yang terlibat. Secara tidak

langsung penjualan secara konsinyasi menjadikan ikatan jaringan bisnis menjadi

semakin luas dan kuat. Karena adanya barang yang dititipkan untuk dijual, antara

pihak konsinyor dan pihak komisioner terjadi hubungan komunikasi secara

berkesinambungan. Berbeda dengan penjualan reguler, terdapat pelepasan tanggung

jawab kepemilikan barang secara langsung.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Scissors Apparel yang beralamat di Jl.Pelabuan II Km 4.2 No.59,

Sindangsari, Sukabumi, 43167 merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang

produksi dan penjualan produk fesyen dan asesorisnya. Target pasar Scissors

Apparel adalah tujuh puluh persen laki-laki dan tiga puluh persen perempuan.

Kisaran umur segmentasi pasarnya adalah dari umur sepuluh tahun sampai dua puluh

lima tahun. Sistem Penjualan yang berlaku di Scissors Apparel adalah sistem

penjualan langsung direct selling) dan sistem penjualan konsinyasi yaitu, produk

dititip edar ke outlet atau distro (distribution store) tertentu yang nantinya setiap

periode akuntansi, perusahan mendapatkan laporan penjualan dari distro yang

37 bersangkutan. Scissors Apparel sendiri memiliki distro bernama “Blackhouse” yang

beralamat di Jl. Baldes No.13, Sukabumi, 43111.

Selain di Blackhouse, Scissors Apparel melakukan konsinyasi dibeberapa

distro di pulau Jawa. Seperti di distro “Mignon” (Cibadak, Sukabumi), “Harmony”

(Cianjur), “Premium Nation” (Jakarta) dan “Vocuz Absolute” (Bandung).

Sebagai strategi promosi, Scissors Apparel menggunakan artis, dalam hal ini

musisi atau band sebagai media promosi, yang dikenal dengan nama Artist

Endorsement. Artis yang bersangkutan melakukan perjanjian dengan Scissors

Apparel untuk menggunakan produknya dalam suatu acara (event) publik dan dalam

sesi foto yang berkaitan dengan media massa.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Scissors Apparel berdiri sekitar tahun 2002. Pendirinya yaitu Agus Juan

Irawanda, S.Sn yang menjadi pemilik perusahaan hingga sekarang ini. Perusahaan ini

berawal dari sebuah idealisme memperkuat eksistensi sebuah komunitas, yang

diturunkan dalam bentuk gaya berpakaian serta meningkatnya kebutuhan manusia

akan kebutuhan sandang dan berkembangnya zaman yang selalu ingin tampil trendi

menjadikan banyak orang sekarang ingin selalu tampil sesuai tren saat ini, terutama

pada kalangan remaja. Dengan berbekal modal seadanya, ditambah dengan hubungan

pertemanan dan sedikit kemampuan untuk membuat dan memasarkan produk sendiri,

Scissors Apparel menawarkan desain-desain yang menarik dan umumnya tidak

memproduksi dalam jumlah massal.

38

Pada awalnya dengan kemampuan distribusi yang masih sedikit, produk-

produk yang dihasilkan dan didistibusikanpun masih terbatas dan itupun masih dijual

secara perorangan (hand to hand). Lalu seiring dengan berjalannya waktu dan

ketekunan sang pemilik akhirnya Scissors Apparel pun mengalami kemajuan dan

hingga saat ini Scissors Apparel sudah mempunyai showroom produknya sendiri dan

sudah mempunyai beberapa orang karyawan.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Seperti halnya organisasi yang lain, Scissors Apparel juga mempunyai

struktur organisasi beserta fungsinya, karena pengorganisasian itu sendiri

mempunyai arti adanya suatu penetapan struktur peran melalui penentuan aktivitas-

aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-

bagiannya, pendelegasian wewenang untuk menjalankannya, pengkoordinasian

hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal serta bila ingin

peran organisasi itu berarti bagi orang lain, maka harus ada tujuan yang bisa

dibuktikan, konsep yang jelas dari batas kewajiban atau aktivitas yang terlibat, batas-

batas untuk menentukan kebijaksanaan yang dimengerti atau wewenang, dan harus

disediakan informasi serta alat lain sebagai sumber-sumber yang penting bagi hasil

kerja dalam suatu peran.

39 Struktur organisasi pada Scissors Apparel adalah:

Gambar III.1. Struktur Organisasi Scissors Apparel

Sesuai dengan struktur organisasi Scissors Apparel yang disusun, maka setiap

bagan mempunyai tugas dan tanggung jawab tersendiri demi lancarnya kinerja di

perusahaan tersebut. Tugas-tersebut diantaranya:

a. Owner

Orang yang memiliki perusahaan Scissors Apparel, secara teknis owner sebagai

direktur utama perusahaan tersebut.

b. Finance

Orang yang bertanggung jawab mengenai hal-hal administrasi keuangan yang

terjadi di Scissors Apparel, khususnya dalam mengatur keuangan pada kegiatan

produksi dan dalam sistem penggajian karyawan.

OWNER

SUPERVISORFINANCE

QUALITY CONTROL

MERCHANDISE INVENTORYPRODUCTIONPRODUCT

DESIGNER

HELPER

MATERIAL INVENTORY

Sumber: Supervisor Scissors Apparel

40 c. Supervisor

Orang yang bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan sehari-hari dan

membawahi beberapa posisi yang berkaitan dengan kegiatan produksi, desain

produk dan administrasi kantor.

d. Product Designer

Orang yang bertanggung jawab mengenai desain-desain produk yang dibuat di

Scissors Apparel, termasuk inovasi-inovasi terbaru mengenai produk tersebut.

e. Production

Orang yang bertanggung jawab mengenai kegiatan produksi yang dihasilkan oleh

Scissors Apparel, termasuk mengatur sumber daya yang ada.

f. Quality Control

Orang yang bertanggung jawab terhadap kualitas produk yang dihasilkan Scissors

Apparel. Termasuk bertugas dalam proses packaging produk.

g. Merchandise Inventory

Orang yang bertanggung jawab terhadap traffic (lalu lintas) produk (barang jadi)

Scissors Apparel. Berkaitan dengan pencatataan produk masuk dari tempat

produksi ke gudang, produk keluar dari gudang ke pihak pembeli atau pihak

komisioner dan produk yang digunakan untuk kepentingan promosi perrusahaan.

h. Material Inventory

Orang yang bertanggung jawab terhadap traffic (lalu lintas) bahan baku dan bahan

pembantu yang berkaitan dengan proses produksi pada Scissors Apparel.

Berkaitan dengan pencatatan bahan masuk dari supplier ke gudang, dan bahan

keluar dari gudang ke tempat produksi.

41 i. Helper

Orang yang membantu semua kegiatan perusahaan sesuai dengan intruksi yang

diberikan dari atasan, atau bisa juga disebut pembantu umum.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Berikut ini penulis jelaskan mengenai prosedur sistem berjalan pada sistem

penjualan secara konsinyasi di Scissors Apparel. Sistem berjalan tersebut terdiri atas:

1. Prosedur Persiapan Barang

Pada proses ini produk yang akan dikirimkan ke pihak komisioner disiapkan.

Produk dikeluarkan dari gudang dan dibuatkan surat keluar barang (SKB) oleh

Merchandise Inventory kepada Helper untuk dicek ulang sebelum dikirim kepada

pihak komisioner.

2. Prosedur Pengiriman Barang

Di proses ini Merchandise Inventory membuat Faktur Pengiriman Barang (FPB)

yang akan diberikan beserta produk. Untuk distro di luar kota Sukabumi, produk

dikirim menggunakan jasa perusahaan pengiriman barang, jadi konfirmasi

penerimaan barang ke pihak komisioner dilakukan melalui hubungan komunikasi

telepon. Sedangkan untuk distro dalam kota Sukabumi, produk titipan dikirim

langsung dan pihak Scissors Apparel akan menerima tanda terima dari pihak

komisioner.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap awal periode Merchandise Inventory menerima laporan penjualan dari

setiap distro dan setiap tiga bulan barang-barang konsinyasi di pihak komisioner

42

dikembalikan (retur) kepada pihak Scissors Apparel.Lalu Merchandise Inventory

membuat laporan penjualan, laporan pengiriman barang konsinyasi, dan laporan

retur untuk diberikan kepada Supervisor.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

SISTEM PENJUALAN KONSINYASI

MERCHANDISE INVENTORY

KOMISIONER

SUPERVISOR

- SKB- FPB- LPB- LPK- LR

- FPK- FRK

- LPB- LPK- LR

Keterangan :SKB = Surat Keluar BarangFPB = Faktur Pengiriman BarangFP = Faktur Penjualan KomisionerFR = Faktur Retur KomisionerLPB = Laporan Pengiriman BarangLPK = Laporan Penjualan KonsinyasiLR = Laporan Retur

FPB

- FPB- FPK- FRK

GUDANG

SKB

Data Barang

43

Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

1.0 PERSIAPAN BARANG

2.0 PENGIRIMAN

BARANG

3.0 LAPORAN


SKB SKB

ARSIP SKB

FPB

KOMISIONER

ARSIP FPB

FPB

- LPK- LPB- LR

SUPERVISOR

ARSIP LPK

LPK

ARSIP LPB

LPB

- FPK- FRK

FPB

- LPK- LPB- LR

ARSIP LR

LR

SKB

FPB

ARSIP FPFPK

ARSIP FRK

FPK

FRK

FRK

Keterangan :SKB = Surat Keluar BarangFPB = Faktur Pengiriman BarangFP = Faktur Penjualan KomisionerFR = Faktur Retur KomisionerLPB = Laporan Pengiriman BarangLPK = Laporan Penjualan KonsinyasiLR = Laporan Retur

- FPK- FRK

GUDANG

Data Barang

SKB

44

Gambar III.4. Diagram Detail 3.0 Sistem Berjalan

KOMISIONER


LPK

*3.1LAPORAN

PENJUALAN KONSINYASI


LPK

*3.3LAPORAN

PENGIRIMAN KONSINYASI

FPB ARSIP FPB

ARSIP LPB

LPB

LPB

FPKFPK

ARSIP LPK

ARSIP FPKFP

FPK

LR

*3.2LAPORAN RETUR SUPERVISOR

ARSIP LR

ARSIP FRK

FRK

FRK

Keterangan :FPB = Faktur Pengiriman BarangFPK = Faktur Penjualan KomisionerFRK = Faktur Retur KomisionerLPB = Laporan Pengiriman BarangLPK = Laporan Penjualan KonsinyasiLR = Laporan Retur

LPB

LR

FRK

FRK

LR

45 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Fungsi kamus data sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail

tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Adapun kamus data

sistem berjalan pada sistem penjualan secara konsinyasi Scissors Apparel adalah

sebagai berikut:

A. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Surat Keluar Barang (SKB)

Nama Arus Data : Surat Keluar Barang

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen Manual

Arus Data : Merchandise Inventory – Proses 1.0 – Gudang

Proses 1.0 - Arsip SKB – Proses 2.0

Penjelasan : Sebagai bukti barang keluar dari gudang

Periode : Pada saat barang keluar dari gudang

Volume : Rata-rata 30 kali setiap bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul + Nama_Perusahaan + Alamat _Perusahaan

+ No_SKB + Tanggal + Tujuan

Keterangan:

Judul *Surat Keluar Barang*

No_SKB *nomor SKB terdiri dari 10 digit*

Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun

Isi = 1{No + Item + Code + Qty + Price + Subtotal}end

46 Footer = Total

2. Faktur Penjualan Komisioner (FPK)

Nama Arus Data : Faktur Penjualan Komisioner

Alias : -


Arus Data : Komisioner – Proses 3.0 – Merchandise Inventory

Proses 3.0 – Arsip FPK

Penjelasan : Sebagai laporan penjualan dari komisioner

Periode : Pada saat awal periode akuntansi

Volume : Rata-rata enam kali setiap bulan


Header = Judul +Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan

+ Komisioner + No_Faktur + Periode

Keterangan:

Judul *Faktur Penjualan*

No_Faktur *nomor faktur terdiri dari 10 digit*

Periode = Bulan + Tahun

Isi = 1{No + Item + Code + Qty + Price + Out + Stock

+ Sold + Kons + Subtotal}end

Keterangan:

Kons *persentase komisi komisioner*

Footer = Total

47 3. Faktur Retur Komisioner (FRK)

Nama Arus Data : Faktur Retur Komisioner

Alias : -


Arus Data : Komisioner – Proses 3.0 – Merchandise Inventory

Proses 3.0 – Arsip FRK

Penjelasan : Sebagai laporan retur dari komisioner

Periode : Pada saat barang konsinyasi dikembalikan ke konsinyor

Volume : Rata-rata enam kali setiap tiga bulan


Header = Judul + Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan

+ Komisioner + No_Faktur + Periode

Keterangan:

Judul *Faktur Retur*

No_Faktur *nomor faktur terdiri dari sembilan digit*

Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun


Footer = Total

48 B. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Faktur Pengiriman Barang (FPB)

Nama Arus Data : Faktur Pengiriman Barang

Alias : -


Arus Data : Arsip SKB – Merchandise Inventory – Proses 2.0

Proses 2.0 – Komisioner – Proses 2.0 - Arsip FPB

Penjelasan : Bukti pengiriman barang

Periode : Terjadi pada saat barang dikirim ke pihak

komisioner

Volume : Rata-rata 10 kali per bulan



+ No_Faktur + Komisioner + Pengiriman

Keterangan:

Judul *Faktur Pengiriman Barang*

No_Faktur *nomor FPB terdiri dari 10 digit*

Pengiriman = Tanggal + Bulan + Tahun


Footer = Total

49 2. Laporan Pengiriman Barang (LPB)

Nama Arus Data : Laporan Pengiriman Barang

Alias : -


Arus Data : Arsip FPB – Proses 3.0

Proses 3.0 – Supervisor

Proses 3.0 – Arsip LPB

Penjelasan : Laporan pengiriman barang konsinyasi

Periode : Setiap awal periode akuntansi

Volume : satu kali per bulan



+ Periode

Keterangan:

Judul *Laporan Pengiriman Barang*


Isi = 1{Tgl + No_Faktur + Komisioner + Sum_Kons }end

Keterangan:

No_Faktur *nomor FPB terdiri dari 10 digit*

Tgl = Tanggal + Bulan + Tahun

Sum_Kons *jumlah nominal pengiriman barang

setiap komisioner*

Footer = Total

50 3. Laporan Penjualan Konsinyasi (LPK)

Nama Arus Data : Laporan Penjualan Konsinyasi

Alias : -


Arus Data : Arsip FPK – Merchandise Inventory

Merchandise Inventory – Proses 3.0 - Supervisor

Proses 3.0 – Arsip LR

Penjelasan : Laporan penjualan barang konsinyasi


Volume : satu kali per bulan



+ Komisioner + Periode

Keterangan:

Judul *Laporan Penjualan Konsinyasi*


Isi = 1{No + No_Faktur + Komisioner + Net_Sale }end

Keterangan:

No_Faktur *nomor laporan penjualan dari komisioner

terdiri dari 10 digit*

Net_Sale *jumlah nominal penjualan bersih barang di setiap

komisioner*

Footer = Total

51 4. Laporan Retur

Nama Arus Data : Laporan Retur

Alias : -


Arus Data : Arsip FRK – Merchandise Inventory

Merchandise Inventory – Proses 3.0 - Supervisor

Proses 3.0 – Arsip LR

Penjelasan : Laporan retur barang konsinyasi


Volume : Satu kali per bulan



+ Periode

Keterangan:

Judul *Laporan Retur


Isi = 1{No + Tgl +Komisioner + Subtotal}end

Keterangan:

Tgl = Tanggal + Bulan + Tahun

Footer = Total

52 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel yang

akan dijelaskan terdapat spesifikasi dokumen masukan dan spesifikasi dokumen

keluaran.

3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan atau dokumen input adalah segala bentuk masukan yang

berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu

keluaran. Dokumen masukan dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada

Scissors Apparel adalah:

1. Nama Dokumen : Surat Keluar Barang

Fungsi : Sebagai bukti barang keluar dari gudang

Sumber : Merchandise Inventory

Tujuan : Merchandise Inventory dan Gudang

Frekuensi : Terjadi pada saat barang keluar dari gudang

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Format : Lampiran A-1

2. Nama Dokumen : Faktur Penjualan Komisioner

Fungsi : Sebagai laporan penjualan dari setiap komisioner

Sumber : Komisioner

Tujuan : Merchandise Inventory

Frekuensi : Terjadi pada saat awal periode akuntansi

53 Media : Kertas



3. Nama Dokumen : Faktur Retur Komisioner

Fungsi : Sebagai bukti retur barang dari setiap komisioner

Sumber : Komisioner

Tujuan : Merchandise Inventory

Frekuensi : Terjadi pada saat barang dikembalikan dari komisioner

ke pihak konsinyor

Media : Kertas



3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan data yang

keluar. Bentuk dokumen keluaran dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada

Scissors Apparel adalah:

1. Nama Dokumen : Faktur Pengiriman Barang

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang


Tujuan : Komisioner

Frekuensi : Terjadi pada saat pengiriman barang

Media : Kertas

54 Jumlah : Satu lembar

Format : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Laporan Pengiriman Barang

Fungsi : Sebagai laporan pengiriman barang


Tujuan : Supervisor

Frekuensi : Terjadi pada awal periode akuntansi

Media : Kertas



3. Nama Dokumen : Laporan Penjualan Konsinyasi

Fungsi : Sebagai laporan penjualan barang konsinyasi


Tujuan : Supervisor


Media : Kertas



4. Nama Dokumen : Laporan Retur

Fungsi : Sebagai laporan retur barang konsinyasi


Tujuan : Supervisor


55 Media : Kertas



3.7. Permasalahan Pokok

Setelah mengamati dan mempelajari sistem berjalan pada Scissors Apparel,

penulis mencoba memberikan analisa terhadap prosedur penjualan barang secara

konsinyasi. Dalam hal ini penulis mencoba menguraikan permasalahan yang ada

pada Scissors Apparel tentang sistem yang berjalan, yaitu:

1. Dalam sistem penjualan konsinyasi pada Scissors Apparel tidak terdapat prosedur

penagihan. Yaitu, prosedur pembayaran dari pihak komisioner kepada konsinyor

sebagai hasil penjualan barang konsinyasi.

2. Pengelolaan datanya masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan aplikasi

Microsoft Office Excell sehingga sering menimbulkan kerumitan dalam proses

data entry dan pembuatan laporan karena dokumen input berkaitan dengan

semua dokumen output yang berkaitan dengan sistem penjualan secara

konsinyasi. Akibatnya, sering terjadi kesalahan dalam proses data entry seperti

human logic error (kesalahan logika)

56 3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Penulis mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah dari sistem

berjalan penjualan konsinyasi pada Scissors Apparel yaitu:

1. Dengan melakukan prosedur pencatatan akuntansi dalam sistem penjualan

konsinyasi, termasuk adanya prosedur penagihan piutang dari pihak konsinyor.

Cara ini dapat memberikan kemudahan dalam membuat laporan keuangan dan

memberikan keamanan, karena segala kegiatan akuntansi yang berjalan terdapat

bukti pendukung tertulis.

2. Dengan melakukan komputerisasi, khususnya dalam sistem penjualan secara

konsinyasi pada Scissors Apparel sehingga akan mempercepat dalam proses

pengolahan data.

Ada beberapa kelebihan dalam penggunaan sistem komputerisasi antara lain:

a. Dapat mempercepat dalam pengolahan data sehingga dapat meningkatkan

produktifitas dan efektifitas kerja.

b. Dapat menghindari kesalahan-kesalahan kecil pada proses pengolahan data

sehingga keakuratan informasi dapat terjaga.

c. Dalam pencarian data melalui sistem komputerisasi akan lebih cepat tanpa

harus menunggu lama sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.

d. Pekerjaan akan menghasilkan laporan yang cepat dan akurat.

3. Selain dengan proses pencatatan akuntansi dan komputerisasi sistem, yang perlu

diperhatikan adalah sumber daya manusia yang terlibat. Dengan meningkatkan

kualitas sumber daya manusia, maka kinerja dan produktifitas perusahaan akan

ikut meningkat.

ta bsi bab iii 36-56

Documents