SYSTEM OPERATIONAL PROCEDURE http://www.subiake.com

1. Kata Pengantar

Subiake adalah forum silaturahmi Keluarga Anak cucu dari Eks Telkom Biak dan Cabang-cabangnya serta terbuka bagi keluarga non Telkom yang pernah tinggak di Biak. Sebagai rasa syukur kepada Allah Swt dan dalam rangka untuk mempertahankan tali silaturahmi keluarga dari generasi ke generasi maka dibuatkanlah Website http://www.subiake.com, Website ini tidak akan ada bila tidak ada sesuatu yang baik yang telah dilakukan oleh generasi sebelumnya baik jalinan silaturahmi, kepedulian dan kerjasama dalam memberikan informasi yang akurat tentang silsilah dari generasi sebelumnya sehingga sampai dibentuknya SUBIAKE. Ucapan terimakasih kepada para orang tua, dimana walaupun jaman sudah berubah akan tetapi tradisi silaturahmi keluarga tetap dicontohkan kepada generasi penerusnya secara tulus ikhlas, walaupun diraih dengan telegram,surat-suratan,jalan kaki berbondong-bondong, naik sepeda pancal,bemo, sepur, sepeda montor maupun montor sampai dengan jaman milenium ini melalu telepon, sms maupun email. Rasa tanggung jawab sebagai generasi penerus dan menghargai karya besar maka sepakat untuk memanfaatkan tehnologi informasi yang semakin berkembang untuk menyajikan karya tersebut dalam bentuk masa kini, sehingga mudah diakses, dialirkan dan dipelihara secara cepat dan akurat serta dapat dikendalikan secara kerjasama dengan tempat yang berbeda-beda. Tentunya tidak ada yang kekal didunia ini selain perubahan, dengan kesederhanaan ini kita mulai mudah-mudahan semakin menjadi lebih baik bila kita bangun secara bersama-sama dengan Yel yel : Subiake Biak Biake, semoga Allah Swt meridloi , Amin.

2. Akses ke Website � Akses alamat website http://www.subiake.com

Pada awal tampilan akan muncul beberapa informasi yang sedang berlangsung, baik berita gembira, berita duka maupun lowongan pekerjaan dan lain sebagainya yang secara berkembang diperlukan pada saat ini dan mendatang, dimana informasi tersebut akan muncul pada teks berjalan .

� Masukkan User dan Password User dan password dbuat oleh administrator, dan diinformasikan ke pemegangnya. Bila belum punya user harap menghubungi administrator untuk dibuatkan, dan diatur profilenya baik sebagai Administrator, Functional Support, Senior End User maupun End User.

3. Menu Utama

Setelah memasukkan user logon, maka system akan menampilkan semua menu yang menjadi otoritas user tersebut.

� Home adalah menu pada layar utama, � Personality adalah menu untuk administrasi Detail Data Personality, dimana didalamnya ada

Sub Menu : � Curicullum Vitae/ Oto Biografi (Riwayat Sekolah, Riwayat Bekerja dsb), Media

Komunikasi Yang Bisa dihubungi, � Contact Reference yaitu administrasi data media telekomunikasi/ informasi yang bisa

dihubungi (baik telepon rumah, kantor, telepon mobile, email dsb), � Personal Relation yaitu hubungan antar personal, baik istri/suami, anak/orang tua dsb, � History Address yaitu administrasi riwayat alamat yang pernah dihuni selama hidup

dari personal tersebut dan alamat ini tinggal memilih yang sudah diinpukan melalui menu Address Reference sebelumnya,

� Personal Comment yaitu administrasi informasi/ pesan/tulisan dari personal tersebut, dimana bisa administrasi yang sudah berlalu maupun saat ada event pertemuan/ event tertentu (yang diadministrasikan pada Menu Event Administration).

� Event Administration yaitu menu untuk administrasi peristiwa/event sesuai dengan type event yang dipilih (baik halal bialal, pernikahan, lowongan kerja dsb), tanggal mulai dan berakhirnya, yang didalamnya ada sub menu :

■ Team Function yaitu untuk administrasi pengurus acaranya, ■ Participant Event yaitu untuk administrasi pesertanya dan bisa berfungsi sebagai

absensi yang hadir, ■ Personal Comment yaitu untuk adminisatrasi komentar/pesan dari para peserta/

keluarga yang hadir tentang saat ini dan mendatang, dimana komentar-komentar ini secara history menjadi bagian dari informasi personal tersebut.

� Address Reference untuk administrasi referensi alamat yang nantinya akan dipilih pada masing-

masing personal � User yaitu untuk administrasi user � Financial adalah menu untuk administrasi keluar masuknya financial, menyangkut tabungan

social, atau lainnya. � Asset adalah menu untuk administrasi inventory . � Provisioning adalah menu untuk administrasi keluar masuknya bermacam-macam asset. � Parameter Global, � Parameter Value

Dua menu terakhir tersebut akan muncul bila user yang login sebagai Administrator atau Functional Support.

3. Operation Procedure Bila kita akan mengadministrasikan keluarga secara terstruktur, alangkah baiknya dimulai dari :

� Address Reference (Referensi Alamat , yang didalamnya berisi jalan, kelurahan, kota dan status alamatnya (Kost, Rumah Tinggal, Asrama) serta tanggal mulai dan tanggal berakhirnya). Hal ini disebabkan

karena satu addresse reference bisa diacu oleh banyak personal (seperti alamat orang tua akan dipakai juga sebagai alamat anak/istri/suaminya/ bahkan orang tuanya. Setelah dipilih menu Address Reference, maka akan muncul tampilan sebagai berikut (yaitu list yang berisi lamat-alamat yang sudah pernah diinputkan diurutkan berdasarkan abjad kota dan nama jalannya).

■ Cari alamat yang dikehendaki pada box text [Search], bila ketemu akan muncul list yang

berkaitan dengan filtering alamat yang dikehendaki, setelah ketemu bisa dilakukan : � Edit (Tombol Edit), untuk mengedit alamat tersebut, � Delete (Tombol Delete) untuk menghapus alamat tersebut, dan sebaiknya ini

dihindari karena satu alamat bisa dipakai oleh beberapa personal. ■ Bila Yakin alamat yang dikehendaki tidak ada maka lakukan penambahan referensi

alamat baru dengan menekan Tombol [Add], dan akan mucul Form Input Referensi Alamat seperti dibawah ini.

� Pilih Pada Combo Box, Status Address nya (Rumah Tinggal, Kost, Asrama dsb), � Pilih Type Citynya (Kotamadya/ Kabupaten dsb), Nama Kotanya, Type Districtnya

(Kelurahan, Kecamatan atau Desa), Type Street (Jalan, Kompleks Perumahan dsb), dengan menekan button[...]

� Input Nomor Rumahnya,Input RW,Input RT dan Input Catatan Alamatnya

Setelah semuanya diinputkan makan Tekan [Save] untuk menyimpan dan Cancel untuk membatalkan. Dan Kita sudah mempunyai satu referensi alamat yang bisa dipih sebagai history alamat dari beberapa personal.

� Personality Masukkan Beberapa/ Semua Data Personal dalam keluarga satu persatu, sehingga nantinya tinggal merelasikan hubungan keluarganya. Pilih Menu Personality dan kemudian akan muncul halaman pertama List Personal yang diurutkan berdasarkan Abjad.

■ Cari Personal yang dikehendaki pada box text [Search], bila ketemu akan muncul list yang berkaitan dengan filtering personal yang dikehendaki, setelah ketemu bisa dilakukan :

� Edit (Tombol Edit), untuk mengedit personal tersebut, � Delete (Tombol Delete) untuk menghapus alamat tersebut, dan sebaiknya ini

dihindari karena satu personal bisa ada hubungan keluarga ke beberapa personal. ■ Bila Yakin Personal yang dikehendaki tidak ada maka lakukan penambahan personal

baru dengan menekan Tombol [Add], dan akan mucul Form Input Data Personality seperti dibawah ini.

� Pilih Pada Combo Box, Flag Hierarchie nya (Generate Hirarkie atau Tidak), dimana

bila Pilih Generate Hierarkie bila menjadi induk(Barimin) ,anak kandung serta keturunan kandung nya.

� Pilih Pada Combo Box, Level Keturunannya (Dari Turunan ke 0 (Untuk Barimin),1 (Untuk Anak Kandung barimin),dst),

� Input Personal Name (Nama Lengkap), Nickname (Nama Panggilan), � Pilih Title Depan & Belakang, � Pilih Kota lahir, dan tanggal lahirnya, � Pilih Kota Meninggal dan Tanggal meninggalnya (Bila Sudah Meninggal), � Pilih Job Dari Personal ini, � Upload Foto dari personal ini, � Inputkan catatan (bila perlu) mengenai personal ini.

Setelah semuanya diinputkan makan Tekan [Save] untuk menyimpan dan Tekan Back untuk kembali ke List Personal sebelumnya. Dan Kita sudah mempunyai satu personal bisa menjadi hubungan keluarga dengan beberapa personal yang lain. Dan satu-persatu masukkan dulu semua anggota keluarganya terlebih dulu. Kemudian Lakukan Editing pada Personal Induknya (Orang Tuanya), dengan langkah-langkah sebagai berikut :

■ Tekan Back untuk kembali ke Menu Awal, atau Klik Menu Personality,

■ Cari Personal yang dikehendaki pada box text [Search] -> Contoh : Eka,

■ Tekan Search. bila ketemu akan muncul list yang berkaitan dengan filtering personal

yang dikehendaki, Dan maka muncullah Data yang berkaitan dengan kata-kata eka, baik nama orang, kota dsb.

■ Pilih Personal yang dikehendaki dan Tekan [Edit] dan Muncullah Form Data Personality

seperti berikut ini,

Pada saat awal, baik Curiculum Vitae/ Biografi, Contact Reference, Personal relation, History Address dan personal Comment dalam Kondisi Belum ada informasi apa-apa (seperti dibawah ini).

Untuk mengisi data tersebut diatas, sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan urutannya bisa acak dan bisa diisi sebagian, akan tetapi agar hierarkhie keluarga cepat terbangun maka diprioritaskan untuk update personal relationnya dulu.

� Entry Personal Relation ■ Klick [Add] pada personal Relation dan kan muncul Form berikut,

■ Klick button pada person [...] untuk memilih personal lain yang direlasikan, dan akan

muncul dialog box berikut,

■ Click pada kolom Search, untuk memfilter personal yang dicari, seperti dibawah ini (misal: wahyu)

■ Tekan Search dan Muncul nama-nama yang ada 'wahyu' nya, seperti berikut :

■ Click pada radio box personal yang diinginkan, misalnya : Wahyu Dien Amaliyah,

■ Pilih Combo box Type Relation (Istri/Suami dsb), ■ Isikan Nb Relation (Bila Istri/Suami/Anak, yang ke berapa)

(Catatan : Pada prinsipnya, untuk Nb Relation harus =0, bila type_relation nya = Ayah/Ibu dan Hubungan dari personal yang tidak mengenerate hierarkhie).

■ Isikan Date Start (Mulai) dan Date End (Selesai) -> (optional/boleh kosong) ■ Tekan Save untuk menyimpan Relasi.

■ Tekan Save , dan lakukan sampai hubungan semua keluarga terelasi, dan juga lakukan

juga untuk item-item yang lain yaitu curiculum vitae, contact reference, history address dan personal comment. Dan Bila sudah lengkap maka akan terlihat data seperti dibawah ini..

• Financial Setelah memilih menu Financial, maka akan muncul display seperti dibawah ini.

� Pilih Account yang dikehendaki, misalnya Tabungan, maka akan muncul display

berikut :,

� Pilih Tombol Edit untuk melakukan edit transaksi Financial existing, atau Tekan

tombol Add untuk mengadministrasikan Financial yang baru. � Bila Tombol Edit maka muncul edting seperti dibawah ini

� Bila Tombol Add, maka akan muncul Entry Data Financial Baru, seperti dibawah

ini

� Lengkapi semua pilihan dan isian dan kemudian Tekan, Save untukmenyimpan

dan Back, bila membatalkan dan kembali ke layer sebelumnya.

• Asset

� Pilih Asset Name untuk Edit Asset existing atau Tekan Tombol Add untuk administrasi Asset baru,

� Bila memilih [Edit] maka akan muncul resume detil Asset, seperti dibawah ini,

� Bila {Add] maka akan muncul Tampulan Entry Data Asset Baru seperti dibawah ini

� .Lengkapi pilihan dan isian dan Tekan Save.

• Provisioning

• Untuk melakukan provisioning baru maka akan muncul display seperti dibawah ini,

• Lengkapi dan Tekan Save untuk Data Provisioning

• Kemudian masukkan detil item provisioning, dengan menekan tombol [Add]

. • Lengkapi pilihan dan isian, seperti dibawah ini , dan kemudian tekan Save.

• Setelah tekan Save, maka akan muncul seperti dibawah ini, yang berarti ada

transaksi, dan tambahkan item-item lainnya sesuai transaksinya.

4. Penutup Mudahan-mudahan Website ini bermanfaat bagi kita semua, dan System Operational Procedure sederhana ini dapat dimengerti. Kritik dan saran sangat diharapkan untuk perbaikan Website ini. Terimakasih. Wassalam Eka Nusa Trisula.