A. System Approach (Pendekatan Sistem)

1. Pengertian Pendekatan Sistem

Sistem adalah dapat diartikan sebagai suatu susunan terpadu dan terdiri atas

bagian yang saling berhubungan , saling berintegrasi dan saling bergantung

antar bagiannya dan membentuk satu kesatuan yang utuh. Keseluruhan yang

membentuk sistem tersebut lebih besar dari jumlah bagian-bagiannya. Prof.

Wagiono Ismagil, (1982) mengatakan bahwa Pendekatan sistem adalah suatu

pendekatan analisis organisasi yang mempergunakan ciri-ciri sistem sebagai

titik tolak analisis. Pendekatan sistem merupakan aplikasi dari sistem ilmiah dan

manajemen. Pendekatan sistem dalam manajemen dirancang untuk

memanfaatkan analisis ilmiah dalam suatu organisasi yang kompleks.

Organisasi sebagai suatu sistem , dapat kita lihat tiga macam unsur yang bekerja

serta berhubungan satu dengan yang lain secara erat, yaitu :

a. Unsur bekerja sama yang bersifat teknis , fungsional dan bekerja sebagi

suatu mekanisme dan terdiri dari atas suatu tata kaitan prosudur-prosudur

kerja, jadi sistem suatu sistem mekanisme.

b. Unsur tata hubungan antar manusia yang masing-masing bekerja dan satu

dengan lainnya bekerjasama, yang merupakan suatu sistem sosial, suatu

sistem yang terdiri dari orang-orang yang bekerjasama sebagai makluk

makluk psikologis.

c. Unsur tukar menukar dan saling memberi informasi dimana orang-orang

seolah-seolah digerakkan secara integral dan sinkron oleh suatu tata arus

informasi.

Pendekatan sistem dilihat dari diklat adalah cara yang sistematis

mengidentifikasi , mengembangkan dan mengevaluasi sekumpulan bahan dan

strategi bertujuan untuk mencapai tujuan pendidikan yang khusus. Jadi

Pendakatan sistem adalah cara pandang atau cara berfikir menggunakan konsep

konsep sistem dalam memecahkan suatu masalah.

2. Batasan Sistem

Sistem mempunyai batasan-batasan sebagai berikut :

a. Mempunyai tujuan

b. Tujuan dapat dijabarkan dalam fungsi

c. Memiliki komponen untuk menjalankan fungsi ( sub sistem)

d. Sistem dikelilingi sistem lain dan tidak berdiri sendiri.

e. Menjalankan proses tranpormasi mengubah masukan keluaran.

f. Komponen saling berintekrasi saling tergantung

g. Memiliki efek keterpaduan

h. Memiliki mekanisme balikan

i. Bersifat relatif tergantung pada lingkungan.

3. Langkah – langkah dalam pendekatan sistem

Secara garis besar ada enam langkah dalam pendekatan sistem diantaranya:

a. Mendefinisikan masalah

Identifikasi masalah dalam diklat akan memberikan gambaran masalah apa

yang harus diselesaikan dengan diklat. Ada masalah yang dihadapi tetapi

penyelesaiannya atau solusinya tidak dengan diklat .umpanya prestasi

belajara peserta didik rendah. Análisis kebutuhan diklat yang dilaksanakan

memberi jawaban bahwa prestasi peserta didik rendah karena tidak ada

sarana Perpustakaan sehigga kurang ,kegiatan belajarnya ekstrakurikuler

atau praktek laboratorium dll. maka kalau ini permasalahannya maka

solusinya adalah membangun perpustakaan / laboratorium bukan dengan

mengadakan diklat

b. Mengumpulkan data

Pengumpulan data berkaitan dengan diklat yang dilaksanakan sangat

penting, karena dengan terkumpulnya data dan dianalisis dengan baik

hasilnya dapat dijadikan suatu pedoman dan panduan dalam kegitan diklat.

Termasuk jenis diklat , jumlah peserta materi diklat dan sebagainya.

c. Identifikasi alternatif solusi

Identifakasi alternatif solusi adala mencari solusi apa yang tepat dari

permasalahan yang dihadapi oleh pegawai/ tenaga kerja. Identifikasi solusi

ini dilaksanakan tujuannya untuk menghindari kesalahan dalam

memecahkan masalah yang dihadapi karena diklat dilaksanakan untuk

memecahkan masalah yang dihadap suatu lembaga / instansi menyangkut

sumberdaya manusia.

d. Pemilihan alternatif terbaik

Keputusan alternatif terbaik yang akan dipilih tentu hal ini berdasarkan

analisis yang dilaksanakan disini akan dikaji mana yang efektif

dilaksanakan baik dari segi waktu, biaya tempat dll tanpa mengurangi bobot

dari diklat itu sendiri, karena persoalan dari diklat bukan dari banyaknya/

kuantitas diklat itu dilaksanakan tapi dari bobot/ kualitas diklat itu sendiri.

e. Implementasikan solusi dan tindak lanjut

Implementasi solusi dan tindak lanjut berarti melaksanakan solusi yang

didapati dari analisis kebutuhan diklat sebelummnya kemudian

dilaksanakann tindak lanjutnya

f. Evaluasi.

Evaluasi dari program dan kegiatan yang dilaksanakan sangat penting

dilaksanakan.Evaluasi diklat ini melihat mana diantara komponen-

komponen yang terlibat dalam diklat tersebut kurang baik dan kurang

berfungsi apa yang harus diperbaikan dan perubahan apa dibuat mana yang

perlu dipertahankan dan mana yang perlu diganti dll sebagainya.

Bagaimana kontribusi diklat terhadap user perlu dilaksanakan evaluasi demi

perbaikan dan peningkatan untuk masa-masa yang akan datang.Hal ini

semua mempunyai keterkaitan antara satu komponen-dengan komponen

yang laiannya. Pendekatan ini dilaksanakan untuk menghindari kesalahan

dalam mengambil kesimpulan dan keputusan dari masalah yang dihadapi.

Pendakatan sistem adalah cara pandang atau cara berfikir menggunakan

konsep-konsep sistem dalam memecahkan suatu masalah. Ini memberikan

suatu kerangka untuk menggambarkan faktor lingkungan internal yang

digabungkan secara keseluruhan. Pendekatan sistem merupakan suatu

proses yangm melahirkan suatu Pemikiran dimana dalam pemecahan suatu

masalah terlebih dahulu dilaksanakan identifikasikan, pemecahannya dipilih

dari beberapa alternatif, metode dan alat dicari dan diterapkan, hasil

dievaluasi dan direvisi yang diperlukan terhadap seluruh bagian dari sistem

tersebut. Hal seperti dilaksanakan untuk mendapat jawaban dari masalah

yang sedemikian rupa dengan tepat dan akurat . Diklat dikatakan sebagai

suatu sistem maksudnya adalah merupakan seperangkat komponen atau

unsur-unsur atau sub sistem yang saling berinteraksi antara satu dengan lain

yang tujuannya untuk mengubah kompetensi kerja pegawai sehingga ia

dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya melalui proses belajar dalam

diklat. Oleh karenanya untuk mendapatkan hasil maksimal dari output

diklat maka syarat yang harus dipenuhi adalah manajemen penyelenggara

diklat harus baik dan professional. Manajemen berperan untuk

mengkordinir / menyelaraskan kekuatan pokok aktivitas dari sub sistem

dalam organisasi dan hubungan dengan lingkungan. Manajemen suatu

lembaga berperan untuk mengatasi kesukaran dari kerumitan dalam

pertumbuhan usaha dan sosial masyarakat.

4. Tujuan Pendekatan Sistem

Tujuan pendekatan sistem dalam diklat sistem adalan mengembangkan

mengelola operasi dan merancang bangun sistem dalam proses pengambilan

keputusan. Dengan dipergunakannya metode ilmiah diharapkan dapat diketahui

faktafakta yang mempengaruhi perilaku dan keberhasilan suatu sistem. Metode

ilmiah dapat menghindarkan manejer mengambil kesimpulan- kesimpulan yang

sederhana dan simplisstik searah oleh suatu masalah yang disebabakanb oleh

penyebab tunggal. Secara terperinci pendekatan sistem dalam diklat

bertujuannya untuk:

1. Menyediakan lingkungan fisik dan lingkungan emosional yang

mendukung proses pendidikan dan pelatihan berjalan secara kondusif

2. Mengetahui sejauh mana keberhasilan program dan proses pendidikan

dan pelatihan

3. Menjamin pencapaian tujuan diklat secara efektif dan efesien

4. Mengembangkan kurikulum berdasarkan kebutuhan peserta diklat

5. Perapan pendekatan sistem dalam kebutuhan nyata dilapangan

6. Menyiapkan secara cermat faktor-faktor yang mempengaruhi

keberhasilan program diklat

Keberhasilan suatu diklat ditepengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya :

1. Penentuan tujuan diklat

2. Pengembangan kurikulum

3. Penyusunan program pelatihan

4. Penetapan peserta dan widyaiswara

5. Penyelenggaraan administrasi dan keuangan.

5. Manfaat Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem dapat memberi landasan untuk pengertian yan lebih luas

mengenai faktoryang mempengaruhi prilaku suatu sistem dan memberikan dasar

untuk memahami multi sebab-sebab dari suatu masalah dalam kerangka sistem.

Pendekatan sistem berupaya mengungkapkan perlunya pemahaman tentang

prilaku yang sistem yang merupakan sub sistem dan saling berkaitan satu sama

lain. Pendekatan sistem menetapkan sistem dalam lingkungan relevan dalam

análisis perilaku sistem. Pendekatan sistem memberikan gambaran menyeluh

lebih yang memunkinkan sistem mencapai sinergi hasil yang lebih besar dari

jumlah bagian bagiannya. Pada sistem diklat pendekatan sistem mempunyai

manfaat sebagai berikut

a. Hasil / produksi akhir adalah demontrasi kemampuan yang menghasilkan

yang diinginkan.

b. Hasil akhir hilang karena revisi yang didasarkan pada informasi yang

diperoleh dari peserta dan faslitator pada uji coba sebelumnya.

c. Hasil akhir yang terdiri dari pengalaman belajar yang dikaitkan dengan

prosudur pembelajaran dan teknik evaluasi

d. Setiap bagian dari hasil akhir dapat digabungkan karena keberadaannya

dalam alam pendekatan sistem hal yang penting adalah struktur manajemen

dalam system. Hal ini sangat erat kaitannya dengan manajemen pendidikan

dan pelatihan dimana unsur-unsurnya menunjukkan subsistem pendidikan

dan pelatihan. Manajemen merupakan kekuatan penting dari suatu

organisasi, seorang manejer harus pandai manata organisasinya baik itu

sumber daya manusia, mesin dan uang secara berdaya guna dan berhasil

guna agar organisasinya berhasil.

Bagi organisasi yang besar dan kompleks, hal ini sangat penting, pimpinan

dan organisasi harus mengidentifikasi situasi dan kondisi yang dihadapi dan

mampu membaca peluang besar, yang dicapai agar organisasi dapat bertahan.

Penggunaan konsep sistem sebagai konsep jangka panjang dan organisasi

dimaksudkan sebagai tujuan organisasi Pengambilan keputusan merupakan

ketetapan yang besar dan suatu pemikiran yang rasional dan relevan sebagai

proses pemecahan masalah. Oleh karenanya komponen- komponen berkaitan

dengan yang kegiatan umpamanya diklat komponen yang terlibat didalamnya

adalah (Penyelenggarara , Widyaiswara dan peserta ketiga komponen ini

merupakan pendekatan sistem yang tidak terpisahkan antara satu sama yang

lainnya.

B. Matematikal atau Management Science

Management science adalah salah satu bagian dari ilmu management yang

membahas mengenai penyelesaian masalah-masalah yang dihadapi oleh seorang

manager, baik yang bergerak di sektor publik maupun swasta, dalam proses

pengambilan keputusan dengan cara pendekatan model-model matematik. Jadi

secara mendasar, management science sebagai suatu cabang ilmu yang tidak lain

adalah aplikasi matematika, sehingga dalam banyak hal sering kali terlihat rumit

dan tidak sederhana.

Management Science ini juga sering disebut sebagai manajemen kuantitatif

yang bisa di katerogikan sebagai manajemen kontemporer (Walaupun

sebenernya banyak juga yang mengkategorikannya sebagai manajemen klasik),

karena lahir setelah Howthrone Experiment, yaitu suatu eksperimen yang

dilakukan oleh Hardvard University dimana hasil penelitian menunjukkan

keanehan yaitu Produktivitas dari kedua kelompok yang berbeda (yang satu

kondisi kerjanya sudah ditingkatkan dan yang satu lagi tetap) hasilnya sama

(produktivitasnya). Sehingga setelah penelitian tersebut lahirlah teori

manajemen kontemporer, yang terdapat 3 (tiga) aliran, yaitu :

1. Behavioral School / Human Relation

yaitu perlakukan manusia baik sebagai individu atau kelompok, teori

awalnya mungkin semuanya juga mengetahui tentang Hierarchy Needs dari

Maslow dan semua teori Motivasi.

2. Quantitative Model

Cabang ilmu yang berkembang setelah perang dunia ke II, karena dalam

keadaan perang semuana harus cepat, sehingga pendekatan masalah dengan

matematik dan statistik (Solusi yang optimal), contoh dari ilmu ini adalah

Metode Transportasi yang dikembangkan oleh George B Dantzig dan

Program Integer.

3. System

Pemecahan masalah dengan melihat masalah secara system, sehingga

memperhitungkan pengaruh pada unit lain (tidak sektoral).

Daftar pustaka

Soebagio Atmodiwiro, Drs,M.ed. 2002. Manajemen Pelatihan. Jakarta:PT Ardadizya Jaya