SURAT NIAGA/BISNIS

Pengertian Korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan dalam

usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan/niaga/bisnis (Thomas Wiyasa B., 1995: 95).

Surat sebagai produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis (Lammudin Finoza, 2004: 195)

Surat yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang meliputi surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat kepada pemasok (penjual) (Ramelan, 2005: 151)

MACAM-MACAM SURAT NIAGA

Surat Perkenalan Surat Permintaan Daftar Harga Surat Penawaran Surat Pesanan Faktur dan Rekening Surat Pengantar Barang dan Daftar Perincian

Barang Surat Keluhan/Pengaduan Surat Tuntutan dan Penyelesaiannya Surat Gugat Surat Permohonan Pembelian Secara Kredit

dan Tagihannya

ALUR SURAT NIAGA

Penjual Surat Perkenalan Pembeli

Penjual Surat Permintaan Daftar Harga Pembeli

Penjual Surat Penawaran Pembeli

Penjual Surat PesananPembeli

Penjual Surat Pengiriman BarangPembeli

Penjual Surat Keluhan dan PenyelesaiannyaPembeli

Penjual Surat Tagihan Pembeli

SURAT PERKENALAN

PengertianAdalah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan-keterangan selengkapnya.

Persyaratan Pergunakan bahasa yang sopan dan hormat jelas singkat

dan padat. Isi yang diperkenalkan :

Nama perusahaan Alamat perusahaan Bidang usaha Manfaat barang/jasa yang diproduksi Berdirinya perusahaan dan mulai bergerak Meyakinkan calon pembeli bahwa barang yang diproduksi

berkualitas tinggi dan telah banyak pemakainya. Lampiran-lampiran: salinan akte dan ijin usaha, susunan

pengurus, referensi bank, rekomendasi instansi relasi

CONTOH SURAT PERKENALAN

PT. ELEKTRIK MITRA SEJAHTERAJln. Abdurahman Saleh 440Bandung 40000, Telp. (022) 6000300 ==============================17 September 2007Nomor : 003/PT-EMS/DIR/IX/2007

KepadaYth. Direktur PT. Jaya MakmurJln. Lodaya No. 30Bandung 40000

Hal : Perkenalan Alat-alat Elektronika

Dengan hormat

Dengan ini perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak perusahaan Kami bernama PT. Elektrik Mitra Sejahtera, Jln. Abdurahman Saleh 440 Bandung 40000, Telp. (022) 6000300. Perusahaan Kami memproduksi alat-alat elektronika seperti : setrika listrik kompor listrik mesin cuci rice cooker kipas angin dan sebagainya. Barang-barang yang Kami produksi tersebut di atas mempunyai merek tunggal yaitu Nusa Indah.

Perlu Bapak ketahui bahwa perusahaan Kami adalah perusahaan patungan antara perusahaan nasional dengan Hyundai Korea. Tenaga-tenaga teknisi yang menangani barang-barang produksi adalah tenaga teknisi yang cukup berpengalaman yang khusus didatangkan dari Korea. Disamping itu perusahaan Kami telah mendapat kepercayaan dari Menteri Perindustrian dan Perdagangan sejak tahun 1980.

Alat-alat elektronika yang Kami produksi sudah tersebar di kalangan masyarakat baik di perkotaan maupun pedesaan karena dalam merancang alat-alat elektronik tersebut mudah cara pemakaiannya dan tidak membahayakan setiap pemakainya.

Berdasarkan informasi yang Kami peroleh dari salah seorang relasi, perusahaan Bapak memiliki cukup banyak pengunjung yang berbelanja. Oleh karena itu perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak barang-barang yang Kami produksi dengan maksud untuk menambah jumlah jenis barang yang dipasarkan. Berkaitan dengan syarat-syarat pembayaran cukup ringan dan perusahaan kami memberikan potongan harga istimewa. Agar lebih jelasnya bersama ini kami lampirkan pula brosur-brosur mengenai jenis barang yang kami produksi.

Demikianlah surat perkenalan ini kami sampaikan kepada Bapak semoga berkenan dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,PT. Elektrik Mitra Sejahtera

Bambang Gunawan, SE. Direktur

Lampiran:1. Salinan akte pendirian perusahaan2. Surat ijin usaha3. Referensi bank4. Rekomendasi instansi relasi

BG/rs

SURAT PERMINTAAN DAFTAR HARGA

PengertianAdalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual untuk meminta daftar harga dari barang-barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.

Isi Menetapkan jenis barang atau jasa yang diperlukan. Menentukan kapan barang atau jasa itu diperlukan. Menanyakan syarat pembayaran dan penyerahan barang. Menanyakan fasilitas potongan harga. Menanyakan informasi bagaimana cara pengiriman

barang. Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat

permintaan ini. Meminta daftar harga leaflet brosur contoh atau

master barang yang diperlukan.

CONTOH SURAT PERMINTAAN DAFTAR HARGA

PT. Jaya MakmurJln. Lodaya No. 30Bandung 40000, Telp. (022)600073===========================20 September 2007Nomor : 015/PT-JM/DIR/IX/2007

KepadaYth. Direktur PT. Elektrik Mitra SejahteraJln. Abdurahman Saleh 440Bandung 40000

Hal : Permintaan Daftar Harga Barang Elektronika

Dengan hormatMenunjuk surat Saudara Nomor 003/PT-EMS/DIR/IX/2007, tanggal 17 September 2007, perihal Perkenalan Alat-alat elektronika Kami sangat tertarik dan membutuhkan beberapa alat tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut mohon kiranya Bapak dapat mengirimkan daftar harga dan jenisnya dari barang-barang elektronika sebagai berikut :1. Kipas angin2. Setrika listrik3. Kompor listrik4. Mesin cuci5. Rice cooker

Karena baru pertama kali perusahaan Kami mengadakan ikatan usaha mohon untuk dijelaskan berkaitan dengan : syarat pembayaran dan penyeraahan barang cara pengiriman baranng sifat penawaran potongan harga dan keterangan lain yang berkaitan dengan jual beli ini.

Demikian permintaan dari Kami, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,PT. Jaya Makmur

Hernawan Drs.Direktur

DS/nh

SURAT PENAWARAN

PengertianAdalah surat jual yang dibuat oleh penjual/produsen yang berfungsi menawarkan barang/produk yang dihasilkannya kepada pembeli/konsumen. Kedudukan surat penawaran lemah.

Cara menyusun surat penawaran Menggunakan bahasa yang menarik agar menimbulkan

minat calon pembeli/konsumen. Memerinci barang yang ditawarkan untuk menghindari

keraguan calon pembeli/konsumen. Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi

dan merupakan keharusan untuk memilikinya. Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran

yang mudah dan ringan (termasuk pajak). Mencantumkan sifat penawaran (bebas, terikat, atau

berjangka)

CONTOH SURAT PENAWARAN

PT. ELEKTRIK MITRA SEJAHTERAJln. Abdurahman Saleh 440Bandung 40000, Telp. (022) 6000300 ===========================22 September 2007Nomor : 004/PT-EMS/DIR/IX/2007

KepadaYth. Direktur PT. Jaya MakmurJln. Lodaya No. 30Bandung 40000

Hal : Penawaran Barang

Dengan hormatMenindaklanjuti surat Saudara Nomor 015/PT-JM/DIR/IX/2007, tanggal 20 September 2007, perihal permintaan daftar harga, kami bermaksud menyampaikan surat penawaran bebas sebagai berikut:1. Kipas angin, merk ”baling”, Rp. 150.000,002. Setrika listrik, merk ”licin”, Rp. 125.000,00.3. Kompor listrik, merk ”jegur”, Rp. 300.000,004. Mesin cuci, merk ”dua tangan”, Rp. 750.000,005. Rice cooker, merk ”gosong”, Rp. 130.000,00

Barang-barang tersebut berkualitas tinggi dan telah banyak digunakan konsumen dari berbagai peloksok, tahan lama, dan anti karat. Sehingga konsumen dijamin puas untuk memilikinya. Pembelian dalam partai besar akan mendapatkan potongan hargamenarik dengan cara pembayaran baik cash maupun credit, dan harga sudah termasuk biaya pengiriman.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,PT. Elektrik Mitra Sejahtera

Bambang Gunawan, SE. Direktur

BG/rs