SURAT KOMENTAR TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL (Management Letter)

PENGERTIAN MANAGEMENT LETTER• Adalah :

o Surat yang dibuat KAP untuk manajemen perusahaan yang di audit, mengenai pemberitahuan kelemahan pengendalian internal perusahaan (material atau immaterial weaknesses) yang ditemukan selama pengauditan, disertai saran perbaikan (lihat Exhibit 20-1)

o Laporan tambahan selain Audit Report• Menurut Whittington, O.Ray dan Kurt Pany (2001) :

o Laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan yang diungkapkan Akuntan Publik setelah mempelajari dan mengevaluasi pengendalian internal perusahaan

o Membantu membatasi tanggungjawab Akuntan Publik seandainya dikemudian hari kelemahan dalam pengendalian internal mengakibatkan kerugian bagi perusahaan

ManagementLetter

• Untuk mengetahui ada/tidaknya kelemahan pengendalian internal perusahaan auditor harus memahaminya dengan mempelajari dan mengevaluasi pengendalian internal perusahaan, melalui :1. Internal Control Questionnaire (ICQ)2. Flowchart (bagan alur dokumen) yang menggambarkan alur dokumen dalam

memproses suatu transaksi, dari awal sampai akhir dengan menggunakan simbol

3. Narrative Memo (penjelasan/uraian tertulis dari sistem dan prosedur akuntansi)• Langkah berikutnya melakukan pembuktian/pengujian melalui

Compliance Test/Test Ketaatan (untuk memastikan bahwa transaksi perusahaan diproses sesuai dengan sistem dan prosedur akuntansi)

ManagementLetter

• Dalam compliance test, dilakukan pemeriksaan transaksi :a. Pengeluaran kas (cash disbursement test)b. Penerimaan kas (cash receipt test)c. Penjualan (sales test)d. Pembelian (purchase test)e. Pembayaran gaji (payroll test)f. Koreksi/penyesuaian (journal/voucher test)Dengan memeriksa :

o Kelengkapan dokumen pendukung o Otorisasi pejabat yang berwenang o Kebenaran perhitungan matematis dalam dokumen pembukuano Kebenaran pendebitan dan pengkreditan transaksi ke setiap

perkiraan buku besar• Setelah melakukan Compliance Test tarik kesimpulan tentang

kebaikan dan kelemahan pengendalian internal • Kelemahan pengendalian internal disampaikan kepada top

management atau pejabat perusahaan yang kedudukannya lebih tinggi dari petugas yang bagiannya dikomentari melalui management letter

ManagementLetter

MANAGEMENT LETTER YANG BAIK

1. Tepat waktu (timely)2. Berisi saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan3. Komentar dan saran bukan “surprise” (mengejutkan)4. Menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak

menyinggung perasaan orang lain5. Kelemahan dan saran diurut berdasarkan urutan pos

neraca dan laporan laba rugi, atau menurut hal penting yang perlu perhatian khusus dari manajemen dan penanganan yang cepat

6. Saran dan komentar disesuaikan dengan kondisi bisnis perusahaan dan menunjukkan kemauan baik KAP untuk membantu perusahaan

7. Bagian akhir management letter merupakan ucapan terimakasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahaan

ManagementLetter

MANFAAT MANAGEMENT LETTER 1. Bagi klien

a. Mengetahui kelemahan pengendalian internal perusahaannya

b. Melakukan tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahan tersebut

2. Bagi KAPa. Nama KAP bertambah baikb. Keberlanjutan dan penyebarluasan jasa yang

diberikan3. Bagi staf KAP (anggota tim pemeriksa)

a. Menambah kesejahteraan b. Memperluas pemahaman berbagai pengendalian

internal perusahanc. Memahami pembuatan management letter yang

baik

ManagementLetter

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB ANGGOTA TIM AUDIT DALAM MEMBUAT MANAGEMENT LETTER

1. Asisten Auditor (Junior Staff)a. Terjun ke kantor perusahaan (klien) setiap harib. Mengumpulkan data dan informasi dalam pengendalian internal

perusahaanc. Mendokumentasikan data dan informasi, photocopy bukti

pendukung2. Senior Auditor (Pimpinan Tim Audit)

a. Analisis kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor (informasi kelemahan pengendlian internal perusahaan)

b. Mengumpulkan dan menyusun hal yang termasuk management letter

c. Mendiskusikan konsep management letter dengan bagian pajak dan management service dari KAP

d. Menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisor/manager untuk ditelaah

e. Melakukan pebaikan yang diperlukan setelah dianalisis

ManagementLetter

3. Audit Supervisor (Manager)a. Menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan

yang diperlukan kepada auditor senitor b. Menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki kepada audit

partner untuk ditelaahc. Setelah dianalisis audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari

audit aprtner), diskusikan konsep management letter dengan manajemen perusahaan

d. Melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan manajemen perusahaan, meminta persetujuan audit partner jika ada saran perbaikan dari manajemen perusahaan

e. Memerintahkan konsep terakhir management letter untuk definalisasi4. Audit Partner

a. Menelaah dan mengedit konsep management letter dari audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan audit seniorb. Mengembalikan konsep tersebut berikut saran perbaikan kepada audit managerc. Menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, meminta audit manager untuk didiskusikan dengan manajemen perusahaand. Hasil diskusi tersebut dibahas dengan audit managere. Menandatangani management letter yang final untuk dikirim ke

manajemen perusahaan

ManagementLetter

Management Letter merupakan :1. Alat komunikasi antara KAP dengan manajemen

perusahaan yang diaudit mengenai pengendalian internal dan kelemahan yang ada (lihat Exhibit 20-1)

2. Dokumentasi tertulis mengenai kelemahan pengendalian internal yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikannya kepada klien (auditor tidak bisa disalahkan jika ternyata ada kecurangan yang merugikan perusahaan dikemudian hari)

3. Bermanfaat bagi perusahaan yang diaudit, KAP dan staf 4. Iklan tidak langsung bagi KAP5. Semua KAP harus membiasakan diri memberikan

management letter yang baik dan bermanfaat bagi klien6. Dibuat setelah auditor selesai melaksanakan compliance

test (sehingga klien masih sempat melakukan perbaikan) atau setelah laporan audit diserahkan kepada klien (perbaikan pengendalian internal bisa dilakukan periode berkutnya)