BUSINESS LETTER

A. Pengertian Dan Penjelasan Surat Bisnis.

1. Pengertian Surat Bisnis

Surat Bisnis Secara umum definisi sebagai surat yang digunakan

oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan

pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan

media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon

ataupun lewat jalur internet.

Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa

meliputi surat perintah kerja, surat perkenalan bisnis, surat pemesanan

produk, surat pindah alamat kantor, surat penagihan, surat kontrak

kerjasama, surat perjanjian ataupun surat pengaduan.

2. Penjelasan Surat Bisnis

Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan

biasanya dikirim melalui Kantor Pos  atau kadang-kadang oleh kurir.

Surat bisnis kadang-kadang disebut "mail" (sebagai lawan dari email yang

lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni :

a) Letter Head (kepala surat)

Letter  Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak

di paling atas dari sebuah  surat. Baik  surat resmi untuk pemerintah

atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama

perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-

mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.  

b) Date (tanggal)

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si

penerima surat kapan surat itu  ditulis. Tanggal surat terletak di

kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan

tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan

lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu

1

2

menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.

Contoh :

British style

08th Desember 2011

Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya

penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada

British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st,

2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

American style

September 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan

ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan

tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.

c) Inside Addres (alamat yang dituju)

Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri

atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan Inside Address selain

nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta

jabatannya serta kodepos dan Negara yang dituju.

d) Salutation (salam pembuka)

Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat.

berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam

pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis

huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua.

Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British

style, dan American style.

Contoh : British style       : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.

American style : Dear Sir 

e) Body of the Letter (isi surat)

Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau

informasi yang penulis ingin sampaikan secara detail. Pesan yang

3

tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok

permasalahan yang akan dibahas.

f) Complimentary Close (salam penutup)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk

menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup

ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis

dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.

Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours

Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe

yaitu Britsh style dan American style.

Contoh:

Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss,

Dear Mrs, Sincerely, Sincerely, With Best

Wishes.

American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient

Servant, Sincerely.

g) Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama

penulis).

Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah

pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di

bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital,

tanpa diberi tanda kurung.

3. Tujuan dari sebuah Business Letter.

Business Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang

berfungsi sebagai cara berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan.

Terdapat banyak perbedaan penggunaan dalam Business Letter. Business

Letter dapat bersifat menyampaikan informasi (informational), bujukan

(persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional).

Business Letter harus diketik dan diprint-out pada kertas putih standard

berukuran 8,5 x 11.

4

4. Unsur-unsur dari sebuah surat yang baik

Unsur terpenting dari menulis surat yang baik adalah kemampuan

penulis mengindentifikasi untuk siapa surat itu ditujukan. Jika penulis

mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya manusia, hindari

penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik yang bisa

memahaminya.

New Roman",serif; text-align: justify;">Unsur selanjutnya adalah

yakinkan bahwa tujuan yang dari penulisan surat haruslah jelas dan

ringkas. Jangan buat tujuan dari surat tersebut tidak jelas, kebanyakan

orang menulis surat dengan unsur yang tidak dibutuhkan secara ditail,

seharusnya surat ditulis hanya denga point yang akan disampaikan tanpa

adanya basa-basi yang terlalu.

Unsur penting yang lainnya adalah bersikap prefossional dalam

penulisan surat, sikap prefossional disini bermakna sopan, halus, hindari

ancaman dan fitnah, tempatkan masalah dengan informasi yang relevan

bahkan jika itu adalah surat keluhan.

5

B. Contoh-Contoh Dari Surat Bisnis/Business Letter.

1. Complaint letter

December 4th, 2009

Customer Service

Computer World

Sudirman Street

Jakarta

Dear Mr/Mrs,

I am disappointed and frustrated with my recent experience purchasing a tablet

from your company.

On November 21st 2009, I ordered one black color tablet . However, it did not

arrive within the stated time frame. When I emailed in an attempt to learn what

had happened, they said they will check the distribution departement.

I paid Rp. 4.500.000,- for this item and I still want it. Please ship another

immediately, and provide me with a tracking number, or I will be forced to direct

my credit card company issue a chargeback and I will report this incident to the

police.

My order number is #85613NVB. I have also enclosed a copy of my credit card bill.

If you have any questions, you can reach me at 021-8765432. I expect to receive

the product with no further delays, before two weeks have elapsed.

Sincerely,

Janette Widjoyo

6

2. Resignation letter

22 Tufton StreetLondon, SW1P 3TLTel: 020 7593 1760November 1st, 2007Josie WatersFielders Pharmacy14 BroadwayLondon, SE1 7DG

Dear Mrs. Waters,I am writing to provide formal notice of my resignation from Fielders Pharmacy. My last day will be November 14th, 2006.I trust that two weeks is sufficient notice for you to find a replacement for my position. I would be pleased to help train the individual you choose to take my place.Thank you for employing me for the past three years. My experience as clerk, supervisor, and floor manager has been very positive and I'm confident that I will use many of the skills I have learned at Fielders in the future.If you have any concerns, please contact me at my personal email address. All the best,

Annie Wright

7

3. business letter (Block Format)

3519 Front Street

Mount Celebres, CA 65286 

October 5, 2004 

Ms. Betty Johnson

Accounts Payable

The Cooking Store

765 Berliner Plaza

Industrial Point, CA 68534 

Dear Ms. Johnson:

It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been

late with paying their invoices for the past three months.

In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due

date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off

your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.

I hope that everything is going well for you and your company. You are one

of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any

questions, feel free to contact me at (555) 555-5555.

Sincerely, 

Signature 

Bob Powers

Accounts Receivable

8

4. Business Letter (Modified Block Format)

3519 Front Street

Mount Celebres, CA 65286 

October 5, 2004 

Ms. Betty Johnson

Accounts Payable

The Cooking Store

765 Berliner Plaza

Industrial Point, CA 68534 

Dear Ms. Johnson:

It has come to my attention that your company, The Cooking Store has

been late with paying their invoices for the past three months.

In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due

date, we have implemented a discount model where we'll give you 2% off

your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.

I hope that everything is going well for you and your company. You are one

of our biggest customers, and we appreciate your business. If you have any

questions, feel free to contact me at (555) 555-5555. 

Sincerely,

Signature

Bob,Powers

 

Accounts Receivable

9

5. Business Letter (Semi-block Format)

3519 Front Street

Mount Celebres, CA 65286 

October 5, 2004 

Ms. Betty Johnson

Accounts Payable

The Cooking Store

765 Berliner Plaza

Industrial Point, CA 68534 

Dear Ms. Johnson:

It has come to my attention that your company, The Cooking Store

has been late with paying their invoices for the past three months. 

In order to encourage our customers to pay for their invoices before

the due date, we have implemented a discount model where we'll give you

2% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice. 

I hope that everything is going well for you and your company. You

are one of our biggest customers, and we appreciate your business. If you

have any questions, feel free to contact me at (555) 555-5555. 

Sincerely, 

Signature

Bob Powers

Accounts Receivable

C. Inquiry Letter.

Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan

informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi

bisnis lainnya.

10

Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon

suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah

atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan

informasih yang diperoleh tersebut.

Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun

sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan

pembeli produk/jasa tersebut.

Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia

jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli  agar dapat membantu

pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut.

Hal-hal itu mencakup :

1. Nama dan jenis produk.

2. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain.

3. Harga satuannya.

4. Potongan harga.

5. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual.

6. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli.

7. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-

lain.

11

Contoh Inquiry Letter:

Contoh 1

PT. Davengine, TbkJl. Asal-asalan No. 999 BogorPhone. (0251) 66778899; Fax. (0251) 66677788

October 10, 2009

PT. American MuscleJln. Bodo Amat Jakarta PusatIndonesia

Dear Sirs,

Mr.Diki Bulin, the chief of PT. American Muscle, car dealer inform us that you are providing types of american car like Ford Mustang and Chevrolet Camaro.

We are an dealer distributor and believe there is a promising marketing our area for deciberately priced goods of this kinds.

Please let us have details of your types of car we have request and pricelist.

Please give us catalogue and sample of your product ,including color, types and prices. your terms of payment and discount allowed on purchases of quantities of not less than 5 of unit Mustang cars .

Your prompt reply would be appreciated.

Yours faithfully,PT. Davengine, Tbk

David NathanaelMarketing Manager

12

Contoh 2

20 October 2009

Jane Taylor, Executive DirectorXavier Foundation555 S. Smith St.Washington, D.C. 22222

Dear Ms. Taylor,

When we attended the International Electronics Trade Fair in London last month, we visited your stand and saw a very interesting demonstration of your automatic high-security garage doors. The ability to drive straight in and out of your garage from the comfort of your car, as well as your emphasis on theft protection appealed to us. We believe that there is a ready market for this in the United States.

Our company is a wholly owned subsidiary of the international Zetax Corporation, well-known in the security and theft prevention industry.

Would you please send us your current sales literature and price list? Of course, we will be glad to provide the usual credit and trade reverences if we decide to order from your company.

Sincerely

Marketing Director

13

Contoh 3

14

Contoh 4

PT. EL’LOCO WASTE ALMIGHTYSurya Cipta CII Lot. X Surya Cipta Industrial Park, Karawang – IndonesiaPhone/ Fax No. 0267 – 678789

Attention : Mr. Mahdi Almufarid Karawang, March 1st 2011

Dear sir,We find out recently from your advertisement on KOMPAS, Sunday January 17th 2011 that you are an importer of Special Purpose Vehicle.Please send us your offer for the following :Article : Dump TruckQuality : USA Standard Dump TruckShipment : As soon as possible

Please quote the price per unit and your minimum buy in.

Sincerely

Renaldi Alfiansyah

Contoh 5

PT. ABDURAHMAN PERSADA

Jl. Ujung Harapan Raya No. 57

Kab.Bekasi                                        2 December, 2011PT. PRIMA NUGROHO

Jl. KrakatauBlok A7 No.43

BekasiTimur

Dear Sir or Madam,We saw your product at International Design of Shoes Fair in Mega Bekasi on 1December 2011 and made interested us.Please send types of sample, the terms and catalogue of the shoes. If the cost is low and the types of sample are interesting, we will order your product.We are looking forward to receiving your reply soon.

Yours faithfully, 

DeniSoeltoniHead of Distributor

15

D. Contoh Surat Reply Of Inquery.

Contoh 1

28 April, 2013

PT. Eko Prihantoro

Jl. Sunter Jaya no.06

Jakarta Utara

PT. Basuki Permana

Jl. Cempaka Putih Raya no.18

Jakarta

Dear Mr Diki Prasetio,

Re : Request for catalague

We thank you for you inquiry of 26 April, 2013. As requested, we enclose our illustrated catalogue which gives complete details of our shoes, together with the prices and the models.

We expect that our catalogue, prices, and the terms give all information requested.

We are looking forward to receiving your order soon.

Yours sincerely,

Yulia Hesty WintoroChief  Manager

16

Contoh 2

17

Contoh 3

18

Contoh 4

PT. PRIMA NUGROHO

Jl. Krakatau Blok A7 No.43

BekasiTimur

4 December, 2011

PT. ABDURAHMAN PERSADA

Jl. Ujung Harapan Raya No. 57

Kab.Bekasi

Dear MrDeniSoeltoni,

We thank you for you inquiry of 2 December, 2011. As requested, we enclose our illustrated catalogue which gives complete details of our shoes, together with the prices and the models.

We expect that our catalogue, prices, and the terms give all information requested.

We are looking forward to receiving your order soon.

Yours sincerely,

YudhaPradiptaChief  Manager

19

Contoh 5