SURAT EDARAN Nomor: SE/12/S.PAN/812005

KEMENTERIAN NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Daftar lsi

Halaman

DAFTAR 181 ................................................................................. .

SURAT EDARAN ......................................................................... .

I. UMUM

II. PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA ........................ 2

A. Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya Rp. 5.000.000

ke atas dan dibawah Rp. 50.000.000,- ......................... 3

B. Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya Rp. 50.000.000

ke atas ........................................................................... 4

C. Penerbitan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) ....... .

D. Penerbit SPM .............. .. ... .. ... ...... ....... ... .................... ... . 6

E. Jenis Pembayaran ......... .. ... ... ........ ..... ..... ..... ................. 8

LAMP IRAN I . .. .. ... ... ..... .. .. . . . .. .. . ...... ... .... .... ... . ...... ........ .. . ....... 10

LAMPIRAN II ........................................................................ 11

KEMENTERIAN NEGARA

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

SURAT EDARAN

Nomor : SE/12/S.PAN/8/2005

TENTANG

PETUNJUK PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG~ASA

KEMENTERIAN NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DALAM PENGELOLAAN APBN TAHUN 2005

Dalam rangka melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa kebutuhan Kantor

Kementerian Negara PAN Tahun 2005, dengan ini kami sampaikan

Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, khususnya di lingkungan

Kementerian Negara PAN dalam pengelolaan APBN Tahun Anggaran

2005, sebagai berikut:

I. UMUM

Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara selaku Pengguna

Anggaran menyusun dokumen pelaksanaan anggaran (Daftar !sian

Pelaksanaan Anggaran, (DIPA) Kementerian) berdasarkan alokasi

1

anggaran yang diterima dan menyampaikan kepada Menteri Keuangan

selaku Bendahara Umum Negara (BUN) untuk memperoleh pengesahan.

Berdasarkan DIPA yang telah disahkan oleh BUN:

a. Pengguna Anggaran (PA)/ Kuasa Pengguna Anggaran (Kuasa

PA) menyelenggarakan kegiatan penyelenggaraan barang/jasa

sesuai rencana kerja yang telah ditetapkan dan telah dituangkan

dalam DIPA.

b. Pelaksanaaan pengadaan barang/jasa harus mengacu kepada

ketentuan yang saat ini masih berlaku, yaitu Keputusan Presiden

Nomor 80 Tahun 2003, tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah dengan Keputusan

Presiden Nomor 61 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keputusan

Presiden Nomor 80 Tahun 2003.

II PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA

A. Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya Rp. 5.000.000,- ke

atas dan dibawah Rp. 50.000.000,-, melalui mekanisme

sebagai berikut:

1 . Usulan permintaan pengadaan barang/jasa dilakukan oleh

Penanggung Jawab Kegiatan atau Pejabat yang ditunjuk

(dalam hal ini adalah Pengguna/Kedeputian). Permintaan

ini ditujukan kepada Panitia Pengadaan Barang/Jasa sesuai

dengan program masing-masing, dengan tembusan Pejabat

Pembuat Komitmen;

2

2. Berdasarkan permintaan tersebut, Panitia Pengadaan

Barang/Jasa selanjutnya menyusun jadwal kegiatan pengadaan

serta menyusun Usulan Harga Perkiraan Sendiri (HPS);

3. Usulan HPS disampaikan kepada Pejabat Pembuat

Komitmen masing-masing program untuk penetapannya;

4. Panitia Pengadaan selanjutnya membuat Surat Permintaan

Penawaran Harga kepada para calon penyedia barang/jasa;

5. Evaluasi Penawaran Harga segera dilaksanakan oleh Panitia,

termasuk antara lain negosiasi harga kesepakatan;

6. Seluruh proses pengadaan barang/jasa tetap mengacu

kepada Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003;

7. Selanjutnya, Panitia Pengadaan Barang/jasa membuat

memorandum laporan kegiatan pengadaan barang/jasa

kepada Pejabat Pembuat Komitmen, sekaligus menyampaikan

usulan penetapan pemenang penyedia barang/jasa;

8. Panitia Pengadaan Barang/jasa menyiapkan konsep Surat

Perintah Kerja/Kontrak serta kelengkapan dokumen lainnya;

9. Pejabat Pembuat Komitmen selanjutnya mempertimbangkan

untuk menandatangani kontrak dan SPK dimaksud.

Secara umum prosedur mekanisme pengadaan barang/jasa

di lingkungan Kementerian Negara PAN dapat dilihat pada

Lampi ran.

3

B. Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai Rp. 50.000.000,- (lima

puluh juta) ke atas.

Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya di atas

Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta ke atas) mengikuti ketentuan

yang berlaku, yaitu Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003

jo. Keputusan Presiden No. 61 Tahun 2004.

C. Penerbitan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

1. Pelaksanaan Pekerjaan.

Pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa harus dilakukan

secara tertib dan memenuhi ketentuan yang diperjanjikan

baik dalam spesifikasi, teknis maupun dalam jadwal/waktu

penyelesaian. Penyiapan bahan SPP dilaksanakan oleh

Koordinator Administrasi (Kormin) dibantu oleh Pembantu

Bendahara. Pembantu Bendahara melakukan pemeriksaan

dan penge!ompokan MAK serta mengawasi pagu yang

tersedia.

2. Pemeriksanaan Penyelesaian Pekerjaan.

Pada setiap tahap penyelesaian pekerjaan perlu dilakukan

pemeriksaan. Hasil pemeriksaan dituangkan dalam suatu

dokumen Berita Acara Hasil Pemeriksaan Penyelesaian

Pekerjaan.

3. Pembuatan Berita Acara.

Berita Acara Hasil Pemeriksaan Penyelesaian Pekerjaan

harus memuat sekurang-kurangnya identitas pekerjaan

(yang meliputi kantor/satuan kerja pengelola pekerjaan,

nomor dan tanggal kontrak kerja, tempat/lokasi pekerjaan,

4

besar nilai kontrak, nomor dan tanggal DIPA yang menjadi

dasar pembuatan dan/atau ditunjuk dalam kontrak), tahap

penyelesaian pekerjaan (termijn), pernyataan kesaksian

atas prestasi ke~a yang telah diselesaikan, dan rekomendasi

pembayaran hakltagihan atas penyelesaian pekerjaan.

Berita Acara dibuat sekurang-kurangnya dalam rangkap

5 (lima) dan disampaik~m kepada para pihak yang melakukan

kontrak (masing-masing satu berkas), dua berkas (asli

dan tindasan) kepada penerbit SPM (sebagai Surat Permintaan

Pembayaran), dan satu berkas untuk disimpan oleh pejabat

pelaksana pemeriksaan pekerjaan yang bersangkutan.

4. Syarat Kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

Berdasarkan Berita Acara Hasil Pemeriksaan Penyelesaian

Peke~aan, Pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan

kegiatan segera membuat dan menyampaikan SPP kepada

PA/Kuasa PA (selaku Pemberi Kerja) untuk selanjutnya

diteruskan kepada Pejabat Penerbit SPM berkenaan. SPP

sekurang-kurangnya harus memuat:

a) Nomor dan Tanggal DIPA yang

b) Nom or dan Tang gal Kontrak,

c) Nilai Kontrak, 1r. ,;.-•\

d) Jenis/Lingkup Pekerjaan, · 1 \

e) Jadwal/lingkup Pekerjaan. - . . .C·~~· f) Nilai Pembayaran yang diminta, • ~ ~ ~) " g) Surat pernyataan Pejabat Pembuat Komitmen menge Ra.L_ ~

penetapan rekanan pemenang,

5

h) Kuitansi yang disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen

i) Faktur pajak beserta SSP-nya yang telah ditandatangani

oleh Pejabat Penandatanganan SPM dan Wajib Pajak;

j) ldentitas penerima pembayaran (Nama, kuitansi yang

diisi dengan nilai pembayaran yang diminta, dan asli

Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan dan Berita Acara

Pemeriksaan Hasil Pekerjaan).

k) Jaminan bank.

D. Penerbit SPM

Segera setelah menerima SPP, Pejabat Penerbit SPM

melakukan kegiatan penerbitan SPM melalui mekanisme sebagai

berikut:

1. Penerima dan Pengujian SPP

Petugas penerima SPP memeriksa kelengkapan berkas

SPP, mengisi check-list kelengkapan berkas SPP, mencatatnya

dalam buku pengawasan penerimaan SPP kemudian

menyerahkan tanda terima SPP berkenaan, Selanjutnya,

petugas penerima SPP menyampaikan SPP dimaksud

kepada Pejabat Penguji SPP untuk melakukan pengujian

sebagai berikut:

a. memeriksa secara rinci keabsahan dokumen pendukung

SPP sesuai ketentuan perundang-undangan yang

berlaku.

6

b. memeriksa ketersedian pagu anggaran dalam DIPA

untuk memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak

melampaui batas pagu anggaran.

c. memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan

hasil kerja yang dicapai dengan indikator kinerja.

d. memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut

antara lain:

1) pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran

(nama orang/perusahaan, alamat, nomor rekening

dan nama bank),

2) nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau

kelayakannya dengan prestasi kerja yang dicapai

sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam

kontrak berkenaan), dan

3) jadwal waktu pembayaran (kesesuaian dengan jadwal

penarikan dana yang tercantum dalam DIPA dan/atau

ketetapannya terhadap jadwal waktu pembayaran

guna keyakinkan bahwa tagihan yang harus dibayar

belum kadaluwarsa).

2. Penetapan SPM

Setelah melakukan pengujian SPP, SPM diterbitkan sekurang­

-kurangnya dalam rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan:

a. lembar kesatu dan lembar kedua disampaikan kepada

KPPN Pembayar, dan

b. lembar ketiga sebagai pertinggal pad a kantor/satuan

kerja yang bersangkutan.

7

SPM yang diterbitkan dinyatakan sah jika ditandatangani

oleh pejabat yang diberi kewenangan. lnstansi penerbit

SPM harus menyampaikan kepada KPPN nama spesimen

tanda tangan pejabat yang diberi kewenangan untuk

menandatangani SPM, dan cap dinas instansi penerbit

SPM.

E. Jenis Pembayaran

Pembayaran pada dasarnya dilakukan secara langsung melalui

penerbitan Surat Perintah Membayar Langsung (SPM-LS).

Untuk keperluan tertentu yang tidak dapat dan/atau tidak

memungkinkan dilakukannya pembayaran secara langsung

(menggunakan prosedur SPM-LS), sesuai ketentuan/batasan

yang diatur secara khusus, pembayaran dapat dilakukan

dengan menggunakan uang persediaan, melalui mekanisme

penerbitan SPM-UP (Surat Perintah Membayar Uang

Persediaan).

Penyampaian SPM-LS Pengadaan Barang/jasa dilaksanakan

sebagai berikut:

a. SPM-LS disampaikan oleh PA/Kuasa PA atau pejabat yang

ditunjuk disertai dengan bukti pengeluaran yang sah.

b. SPM-LS dibuat atas beban MAK yang tersedia kreditnya

pada DIPA atau dokumen pelaksanaan anggaran lainnya

yang dipersamakan dengan DIPA bersangkutan.

8

c. Semua bukti pengeluaran harus terlebih dahulu disetujui/

ditandatangani oieh kepala kantor/satuan kerja atau pejabat

yang ditunjuk. Pejabat yang menandatangani dan/atau

mengesahkan dokumen yang berkaitan dengan surat bukti

yang menjadi dasar pengeluaran atas beban APBN

bertanggungjawab sepenuhnya atas kebenaran material

dan akibat yang timbul dan penggunaan surat bukti

dimaksud,

d. PA/Kuasa PA, dalam menerbitkan SPM-LS harus

memperhitungkan pajak-pajak yang timbul dan/atau harus

dibayar sebagai akibat pengeluaran yang dilakukan.

Demikian Surat Edaran ini diterbitkan untuk dilaksanakan

sebagaimana mestinya.

Ditetapkan Di

Pada Tanggal

Jakarta

Agustus 2005

Sekretaris Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara

Selaku

Kuasa Pengguna Anggaran,

Prapto Hadi

9

0

Lampi ran I : SE/12/S. PAN/8/2005 Tanggal : 2 Agustus 2005

BAGAN ALIA PROSES PENGADAAN

Pengguna Barang

Panitia Pengadaan

Barang/Jasa ' '

Pejabat Penanggung Pembuat Jawab

Komitmen Kegiatan I Koordinasi 1

:·------------~------------------------------------~------------------------~

~.~'~·~.11!~! ' '

S~H ~ dll :

' ' '

t11l

Usulan pengadaan barang/jasa

Draft • HPS • SPK • Kontrak • Usulan

Pemenang

' ' ' ' ' '

Tembusan usulan

pengadaan barang/jasa

• HPS • SPK • Kontrak • Penetapan

Pemenang

_. _.

Lampiran II : SE/12/S.PAN/8/2005 Tanggal : 2 Agustus 2005

BAGAN ALIA PROSES PEMBAYARAN KEPADA REKANAN (SPP-LS)

Penanggung Pembuat Jawab Komitmen

I Koordinasi I I I

I I I I SK

il l SPK Kontrak Termin

• BA PK

• BA PB ~_r· • BA ST :

'

_r:::==:::~.11 ! Bukti

Tagihan '

Pembantu : Penguji Bendahara : Tagihan

I Kodrdinasi I

Draft SPP-LS

t Benar

Salah

' -' '

:

: ' '

Bendahara Pengeluaran

SPP - LS

' ' : :

Penerbit SPM

SPM - LS

PERPUSTAKAAN Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

Jl. Jend. Sudirman Kav. 69 Jakarta Selatan

TANGGAL KEMBALI II TANGGAL KEMBALI