SISTEM PENJAMINAN MUTU (SPM)

PERGURUAN TINGGI

Oleh: Broto MP

Surabaya, 9 – 10 Pebruari 2012

( Disampaikan pada Pelatihan Audit SPMI di Kampus UPH Surabaya)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Sistem Penjaminan Mutu

Perguruan Tinggi

( SPM – PT)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

UmumPenjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen,produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasanTindakan yang terencana dan sistematis untuk mencapai tingkat mutu yang diinginkan

Penjaminan Mutu Perguruan TinggiPenjaminan mutu pendidikan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (mahasiswa, orangtua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak-pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan.

Definisi Penjaminan Mutu

04/10/23 broto/qa-uph/2012

• Are we doing in the right thing?• In the right way

• And achieve the right goals

Quality Assurance is Continuous attention to reality for improvement and

enhancement - Tom Vroeijenstijn

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

1.Sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas akademik Perguruan Tinggi secara berkelanjutan

2.Agar tercapai penyelenggaraan proses belajar mengajar yang efektif dan effisien

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

3.Adanya tuntutan eksternal

Kebijakan Nasional Pendidikan Tinggi ( SNP )

Stakeholder dan masyarakat menuntut akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan

Tingkat persaingan antar PT baik dari dalam maupun LN menuntut terselenggaranya proses belajar mengajar di PT secara profesional dan bermutu, sehingga PT mampu tumbuh dan berkembang ditengah persaingan.

Globalisasi dan kerjasama antar perguruan tinggi dan atau kerjasama dengan dunia industri menuntut kemitraan dengan PT yang terjamin kualitasnya

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Manfaat Sistem Penjaminan Mutu (SPM)

• Membantu organisasi mengukur kinerja secara lebih sistematis

• Memberikan jaminan pada tiap personil bahwa sistem telah sesuai dengan visi dan sasaran institusi

• Membantu organisasi mengelola prosesnya secara lebih baik searah dengan sasaran institusi

• Menjamin bahwa setiap proses berjalan sesuai rencana

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Mengapa perlu Penjaminan Mutu (SPM)

• Perlu konsistensi atas kualitas produk• Perlu kejelasan urutan kegiatan & penanggung

jawabnya• Perlu kejelasan pembagian tugas dan kewenangan• Perlu kemudahan penelusuran bilamana terjadi

kietidak sesuaian

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Biaya Penjaminan Mutu

Biaya kegagalanUntuk biaya perbaikan, pengerjaan ulang, biaya sosial dll

Biaya penilaian

Untuk melakukan survey kepuasan pelanggan; Fee Konsultan penilai kualitas produk/ layanan, dll

Biaya pencegahan Untuk biaya pengembangan SPMI, Pelatihan personil, dll

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Manfaat Penjaminan Mutu

UNIVERSITAS X

Menerapkan SPMI

UNIVERSITAS Y

Menerapkan SPMI

UNIVERSITAS Z

Tidak Menerapkan SPMI

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Manfaat Penjaminan Mutu

Keuntungan

10%

Kegagalan

25%

Biaya murni

65%

Keuntungan

15%

5%

Penilaian 5%

Kegagalan

10%Biaya murni

65%

Tanpa SPMI Dengan SPMI

Pencegahan

10%15%

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Mengapa SPM-PT itu penting:• Stakeholder butuh keyakinan akan kualitas jasa

pendidikan yang kita miliki melalui sistem manajemen mutu yang baik

• SPM membantu Perguruan Tinggi meningkatkan kinerja dan produktifitas organisasi melalui fokus kepada harapan pelangggan dan sasaran organisasi

• Membuka peluang pasar baru dan meningkatkan pangsa pasar

• Kesempatan untuk bersaing dengan dasar yang sama kuat dengan institusi pendidikan yang lain

• SPM membantu organisasi mencapai sasaran secara lebih sistematis

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Hal-hal yang perlu diperhatikan:• Sebaiknya SPM mengadopsi salah satu standar SPM

yang ada ( ISO 9001, Malcom Baldrige, AUN,TQM dll)• SPM hanya sebagai salah satu alat dan tidak dapat

menggantikan semua tujuan organisasi, tidak dapat secara otomatis meningkatkan proses kerja dan mutu pendidikan yang kita miliki, tidak bisa menyelesaikan semua masalah.

• Sebagian atau sebagian besar persyaratan telah dipenuhi Perguruan Tinggi namun tidak tercatat/tertulis bagaimana hal tersebut dilakukan ( Tulis apa yang anda lakukan, lakukan apa yang anda tulis)

• Perubahan terhadap sistem berjalan dapat dilakukan apabila memang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Keterkaitan dengan sistem lain

• Sistem penjaminan Mutu Perguruan Tinggi berkaitan dengan Sistem lain antara lain :– Sistem Penjaminan Mutu Internal– Sistem Penjaminan Mutu Eksternal ( Akreditasi)– Sistem Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi

Diri (EPSBED)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

EvaluaEvaluasi Dirisi Diri

EvaluasiEvaluasiProgram StudiProgram Studi

BerbasisBerbasisEvaluasi DiriEvaluasi Diri

Penjaminan MutuPenjaminan MutuInternalInternal

Penjaminan MutuPenjaminan MutuEksternalEksternal

Perguruan TinggiPerguruan Tinggi

EPSEPSBEDBED

QAQA

AkrediAkreditasitasi

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Cakupan Sistem Penjaminan Mutu PT• Sistem harus sesuai dengan visi dan misi institusi

• Memiliki kebijakan mutu, sasaran mutu dan rencana mutu• Adanya mekanisme formal yang menjamin bahwa program well-

designed, monitor dilakukan secara reguler, dan terlaksananya review periodik.

• Kejelasan pola evaluasi prestasi mahasiswa• Dosen memiliki kompetensi yang sesuai dan kinerjanya dievaluasi• Adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai (perpustakaan,

sistem komunikasi, ruang belajar, alat bantu pembelajaran, bimbingan akademik dll)

• Pengelolaan sumberdaya lain yang memadai untuk men support proses belajar mengajar ( keuangan, SDM admin, keamanan, sistem informasi) dan layanan administrasi yang jelas dan memuaskan

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Pangkalan Pangkalan Data Data

Perguruan Perguruan TinggiTinggi(PDPT)(PDPT)

Penjaminan MutuPenjaminan MutuEksternalEksternal

(PME)(PME)

Perguruan TinggiPerguruan Tinggi

Penjaminan Mutu Penjaminan Mutu InternalInternal

(PMI)(PMI)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Continuous Improvement

(Kaizen)

Sustainable Quality Assurance

Internal QMS

Penjaminan Mutu Berkelanjutan

04/10/23 broto/qa-uph/2012

VISI DAN MISI

KEBIJAKAN MUTU

SASARANMUTUOUTPUTINPUT PROSES

P - D - C - A

QA

Model QA

Berbasis Proses

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Business Process

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Proses Perguruan Tinggi

01

08 Pengelolaan Perpustakaan09 Daftar ulang Mhs lama10 Persiapan Perkuliahan11 Pelaksanaan Perkuliahan12 Persiapan Ujian13 Pelaksanaan Ujian14 Evaluasi Hasil Belajar15 Penyusunan Tugas Akhir16 Wisuda17 Layanan Pencarian Kerja

08

17

161514131211

10

09

0706

0504

0302

01 Design Jurusan Baru02 Review Kurikulum03 Review Materi Kuliah 04 Promosi05 Penerimaan Mahasiswa Baru06 Penerimaan Dosen07 Pengembangan Dosen

Sumber : Pelatihan SPM Perguruan Tinggi, Jogyakarta 2007

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Business Process at UPH

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Organization Structure QA UPH Rector / President

Quality Officer

Quality System Development

Statistic Measurement, Quality Training, and Information System,

Monitoring Evaluation and Auditing

Quality Management Representative

-AuditorFull-Time AuditorSupporting Auditor

-Compliance

-Procedures and System-Development-Document Controller

-Quality Training-Statistic Measurement and Information System-Accreditation Monitoring

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Model Sistem Penjaminan Mutu (SPM)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Quality Assurance Model System:Quality Assurance Model System:• Model PDCA Model PDCA • Model KaizenModel Kaizen• Model Model QAFU, QAFU, National University of SingaporeNational University of Singapore• Model Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Model Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

(SPM-PT)(SPM-PT)• Model Continous ImprovementModel Continous Improvement• Model ISO 9001:2000Model ISO 9001:2000• ABET,JIBEE,KAEEABET,JIBEE,KAEE

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Tindakan (Action)

Rencanakan (Plan)

Kerjakan (Do)

Periksa (Check)

Sumber: Bendel T. (1995), Benchmarking untuk keunggulan bersaing, Financial Times Group

Tindakan(Action)

Perencanaan(Plan)

Periksa(Check)

Kerjakan(Do)

MODEL PDCA :

04/10/23 broto/qa-uph/2012

MODEL SISTEM PENJAMINAN MUTUMODEL SISTEM PENJAMINAN MUTU

Manajemen SDMManajemen SDMManajemen SDMManajemen SDM

Manajemen SistemManajemen Sistem InformasiInformasi

Manajemen SistemManajemen Sistem InformasiInformasi

Visi dan MisiVisi dan MisiVisi dan MisiVisi dan Misi

Kebijakan Mutu &Kebijakan Mutu &Sasaran MutuSasaran Mutu

Kebijakan Mutu &Kebijakan Mutu &Sasaran MutuSasaran Mutu

ManajemenManajemenPenerimaanPenerimaanMahasiswaMahasiswa

BaruBaru

ManajemenManajemenPenerimaanPenerimaanMahasiswaMahasiswa

BaruBaru

mahasiswa baru

Alumni

ManajemenManajemenPenelitian & Penelitian &

Pengabdian MasyPengabdian Masy

ManajemenManajemenPenelitian & Penelitian &

Pengabdian MasyPengabdian Masy

ManajemenManajemenSarana & PrasaranaSarana & Prasarana

ManajemenManajemenSarana & PrasaranaSarana & Prasarana

ManajemenManajemenOperasional AkademikOperasional Akademik

ManajemenManajemenOperasional AkademikOperasional Akademik

ManajemenManajemenKemahasiswaan & AlumniKemahasiswaan & Alumni

ManajemenManajemenKemahasiswaan & AlumniKemahasiswaan & Alumni

lembaga lain

Publikasi Ilmiah

Quality Assurance

peraturan & legalitas

U P HU P H

standard external

ManajemenManajemenPersiapanPersiapanAkademik Akademik

ManajemenManajemenPersiapanPersiapanAkademik Akademik

PengabdianMasyarakat

Manajemen KeuanganManajemen KeuanganManajemen KeuanganManajemen Keuangan

P - Plan

04/10/23 broto/qa-uph/2012

SK Rektor

PROSEDUR

INSTRUKSIKERJA

FORM/ ARSIP

P - Plan

VISI MISI

KEBIJAKAN MUTU

SASARAN MUTURENCANA STRATEGIS

RENCANA TAHUNAN STRATEGI PENCAPAIAN / QMP

KRITERIA SUMBER DAYA METODE

PEDOMAN MUTU

04/10/23 broto/qa-uph/2012

D - Do

• Jadikan Rencana Tahunan/ rencana operasional sebagai panduan

• Lakukan pekerjaan sesuai aturan main dalam prosedur & instruksi kerja

• Gunakan form yang disiapkan sebagai alat bantu• Informasikan bilamana terdapat aturan main yang

perlu diperbaiki

04/10/23 broto/qa-uph/2012

C - Check

• Laksanakan pemantauan secara sistematis, independen & terdokumentasi

• Bertujuan untuk mengetahui kinerja dari organisasi dan mendapatkan peluang untuk melakukan improvement

• Kinerja : tingkat keberhasilan & tingkat kepatuhan• Dilakukan dengan cara membandingkan kriteria

dan bukti• Kriteria : Regulasi Pemerintah, Kebijakan, RenStra,

RenOp, SarMut, QMP, Prosedur, IK, KO, Katalog• Bukti : data hasil kinerja• Harus mampu memberikan nilai tambah

04/10/23 broto/qa-uph/2012

A - Action

• Tindaklanjuti hasil audit dengan melakukan analisa faktor penyebabnya, serta membuat rumusan tindakan yang tepat

• Laksanakan rumusan tindak lanjut tersebut• Amati dampak dari tindak lanjut tersebut• Jika problem yang ditemukan belum dapat

diselesaikan secara efektif, segera lakukan perbaikan

• Contoh action : perbaikan prosedur/kebijakan, penetapan standar mutu baru, mutasi/rotasi/pelatihan karyawan, dll

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Model Kaizen

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Model Model QAFU, QAFU, National University of SingaporeNational University of Singapore

What are we trying to do?

What are we trying to achieve this?

What are we learning?

What are we assessing our success

Resources and tactics that turn intentions into action

Indicators and measures that signal and quantity success

Leadership, strategies and

policies that direct the university

Feedback and learning

Sumber: The 5th Workshop on AUN-QA for CQOs, 24-25 March of 2003, Bandar Seri Begawan, Brunei Darussalam

04/10/23 broto/qa-uph/2012

17

STANDAR STANDAR MUTUMUTU

EVALUASI EVALUASI DIRIDIRI

BENCHMARKINGBENCHMARKING

EVALUASI KOLEGA EVALUASI KOLEGA EKSTERNAL EKSTERNAL (AUDIT (AUDIT MUTU MUTU

AKADEMIK INTERNALAKADEMIK INTERNAL))

2

1 3

4

5

6

Model Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

ImplementImplement MonitoringMonitoring

SelfSelf EvaluationEvaluation EPSBED EPSBED ++StandardStandard

Quality Quality ImprovementImprovement CorrectionCorrection

Internal AuditNew Standard

BENCHMARKINGBENCHMARKING

MANUAL PROCEDUREMANUAL PROCEDURE

KNOWLEDGEKNOWLEDGEMANUAL MANUAL PROCEDUREPROCEDURE

MANUAL MANUAL PROCEDUREPROCEDURE

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 Pasal 2 ayat (1)Lingkup Standar Nasional pendidikan meliputi: Lingkup Standar Nasional pendidikan meliputi: a. standar isi;a. standar isi;b. standar proses;b. standar proses;c. standar kompetensi lulusan;c. standar kompetensi lulusan;d. standar pendidik dan tenaga kependidikan;d. standar pendidik dan tenaga kependidikan;e. standar sarana dan prasarana;e. standar sarana dan prasarana;f. standar pengelolaan;f. standar pengelolaan;g. standar pembiayaan, dang. standar pembiayaan, danh. standar penilaian pendidikanh. standar penilaian pendidikan

SISTEM PENJAMINAN MUTU – Perguruan Tinggi

04/10/23 broto/qa-uph/2012

World ClassUniversity

Obliged

Internally driven

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM OF HIGHER QUALITY MANAGEMENT SYSTEM OF HIGHER EDUCATIONEDUCATION

8 National Standard

(SNP)

Others(More than SNP)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

11

66 44

3

22

55

11

66 44

33

22

55

11

66 44

33

22

55

11

CapaianPeningkatanMutu

KeteranganKeterangan ::1.1. Penetapan StandarPenetapan Standar2.2. PelaksanaanPelaksanaan3.3. Evaluasi DiriEvaluasi Diri4.4. EvaluasiEvaluasi KolegaKolega

EksternalEksternal (Audit (Audit MutuMutuAkademikAkademik InternalInternal))

5.5. Peningkatan Mutu Peningkatan Mutu 6.6. BBenchmarkingenchmarking

Model Continuous Improvement

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Do or implement

the solution (s)Melaksanakan rencana

solusi masalah atau perbaikan kualitas

Study the solution (s)

resultMempelajari hasil-hasil solusi masalah atau perbaikan kualitas

Plan the solution (s)

Merencanakan rencana solusi masalah atau

perbaikan kualitas

Act to standardize

the solution (s)Menstandardisasikan hasil-hasil solusi masalah atau perbaikan kualitas

Peningkatan kualitas terus menerus (quality, cost, delivery, safety, morale)

Sumber: Gaspersz V., (2003) ISO 9001 : 2000 Continual Quality Improvement

Model ISO 9001:2000

04/10/23 broto/qa-uph/2012

ISO 9001:2000 Model

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Quality Management Principles1. Fokus kepada pelanggan2. Kepemimpinan3. Keterlibatan personil4. Pendekatan proses5. Manajemen dg pendekatan sistem6. Perbaikan berkesinambungan7. Pengambilan keputusan dg pendekatan fakta8. Hubungan yg saling menguntungkan dg

pemasok

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Tahap-Tahap Implementasi (SPM)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

• Masa Persiapan

• Dokumentasi Sistem

• Uji Coba

• Implementasi dan Evaluasi

• Perbaikan dan Penyempurnaan

TAHAP-TAHAP IMPLEMENTASI SPMTAHAP-TAHAP IMPLEMENTASI SPM

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Tahap Persiapan

• Pengenalan Sistem Penjaminan Mutu kepada Pengenalan Sistem Penjaminan Mutu kepada pimpinan dan staf untuk menyatukan komitmen pimpinan dan staf untuk menyatukan komitmen – Seminar, Lokakarya, PelatihanSeminar, Lokakarya, Pelatihan

• Mempelajari model yang akan diterapkanMempelajari model yang akan diterapkan– Sasaran dan LingkupSasaran dan Lingkup

• Membentuk TimMembentuk Tim• Penyiapan Sarana PendukungPenyiapan Sarana Pendukung

04/10/23 broto/qa-uph/2012

• Identifikasi prosesIdentifikasi proses– Tentukan proses, urutannya, unit kerja yang terlibat, Tentukan proses, urutannya, unit kerja yang terlibat,

penanggung jawab, ukuran keberhasilan ( waktu, isi dll)penanggung jawab, ukuran keberhasilan ( waktu, isi dll)

• Mengadakan pelatihan penyusunan dokumentasiMengadakan pelatihan penyusunan dokumentasi– Kumpulkan semua prosedur/peraturan dan panduan yang adaKumpulkan semua prosedur/peraturan dan panduan yang ada– Susun dokumen prosedur kerja tiap proses yang telah Susun dokumen prosedur kerja tiap proses yang telah

ditentukanditentukan– Review dengan bagian/unit kerja yang terlibat dengan prosesReview dengan bagian/unit kerja yang terlibat dengan proses– Jika menggunakan standar tertentu, cocokkan dengan standar Jika menggunakan standar tertentu, cocokkan dengan standar

yang adayang ada– Mengesah kan dokumen yang telah dibuat dan di distribusikan Mengesah kan dokumen yang telah dibuat dan di distribusikan

ke bagian/unit terkaitke bagian/unit terkait

• Kendalikan perubahan dokumenKendalikan perubahan dokumen

Tahap Penyusunan Dokumen Sistem

04/10/23 broto/qa-uph/2012

• Dilakukan uji coba dan bisa secara bertahap Dilakukan uji coba dan bisa secara bertahap sesuai dokumen prosedur yang telah selesaisesuai dokumen prosedur yang telah selesai

• Lakukan Lakukan awareness trainingawareness training agar penerima agar penerima dokumen bisa mengerti dan mengerjakan apa dokumen bisa mengerti dan mengerjakan apa yang ditulisyang ditulis

• Lakukan usulan perubahan jika sistem sulit Lakukan usulan perubahan jika sistem sulit diimplementasikan ( asalkan tidak bertentangan diimplementasikan ( asalkan tidak bertentangan dengan standar yang diacu)dengan standar yang diacu)

• Lakukan review berkala di tiap tingkat untuk Lakukan review berkala di tiap tingkat untuk mengevaluasi pencapaian mutu di lapanganmengevaluasi pencapaian mutu di lapangan

Tahap Implementasi

04/10/23 broto/qa-uph/2012

CATATANCATATANDALAM PENUNJUKAN ANGGOTA TIM DALAM PENUNJUKAN ANGGOTA TIM

ATAU KONSULTAN HENDAKNYA ATAU KONSULTAN HENDAKNYA MEREKA YANG SUDAH MEREKA YANG SUDAH BERPENGALAMAN DALAM PROSES BERPENGALAMAN DALAM PROSES BELAJAR MENGAJAR DI PTBELAJAR MENGAJAR DI PT

JANGAN MENCONTOH SISTEM DAN JANGAN MENCONTOH SISTEM DAN PROSEDUR INSTITUSI LAIN KARENA PROSEDUR INSTITUSI LAIN KARENA MUNGKIN TIDAK SESUAI DENGAN MUNGKIN TIDAK SESUAI DENGAN INSTITUSI KITAINSTITUSI KITA

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Kendala yang biasa ditemukanKendala yang biasa ditemukan Komitmen pimpinan

Komitmen sering diucapkan tetapi lemah dalam implementasi Kepatuhan pada prosedur ( pembukaan program studi,

penetapan kurikulum) Follow up hasil audit

Ada resistensi – orang tidak suka berubah Kurikulum

Sangat lemah dalam disain proses, verifikasi dan validasinya dikaitkan dengan kompetensi lulusan yang diharapkan

Satuan Acara Perkuliahan di awal-awal tidak lengkap SDM

Dosen kurang kompeten Tenaga auditor kurang

Sasaran mutu tidak merangsang quality improvement Masih menitik beratkan pada proses Pengukuran kepuasan pelanggan belum / jarang dilakukan Sulit mengatur waktu

Untuk pelaksanaan audit internal Untuk Rapat Tinjauan Manajemen

Mahasiswa Kualitas input tidak jelas

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Manual MutuManual MutuPedoman terdokumentasi yang memuat Pedoman terdokumentasi yang memuat

kebijakan, prinsip dasar, tujuan, perangkat kebijakan, prinsip dasar, tujuan, perangkat dan dokumen sistem, organisasi dan garis dan dokumen sistem, organisasi dan garis besar sistem manajemen mutubesar sistem manajemen mutu

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Manual mutu berisi antara lain :Prinsip dasar sistem manajemen mutuTujuanPerangkat dan dokumen sistemProses aktifitas mutu yang ada dan interaksinyaKebijakan MutuSasaran Mutu dan Rencana Mutu →Standar MutuOrganisasi mutu dan hubungannya dengan unit lainWakil ManajemenGaris besar Sistem Manajemen Mutu yang

diterapkan

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Kebijakan MutuKebijakan MutuKebijakan Mutu adalah suatu kebijakan dasar dalampengelolaan pendidikan tinggi, sistem dan prosespembelajaran, lulusan yang ingin dihasilkan/dicapai, implementasi dan pengembangan sistemmanajemen mutu, yang diturunkan dari Misi danVisi serta kebutuhan dan persyaratan pelanggandan stakeholders.

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Sasaran MutuSasaran MutuMerupakan Standar Mutu yang diturunkan

dari Kebijakan Mutu yang bersifat strategis, spesifik, dapat diukur, realistik dan dapat dicapai dalam kurun waktu tertentuSasaran Mutu UnitSasaran Mutu LulusanSasaran Mutu ProsesSasaran Mutu Penelitian

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Contoh Sasaran Mutu Jurusan

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Contoh Sasaran Mutu Jurusan(lanjutan)

04/10/23 broto/qa-uph/2012

04/10/23 broto/qa-uph/2012

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Rencana MutuRencana MutuRencana Mutu adalah Standar Mutu yang

ingin dicapai pada setiap proses kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan ada pada lembaga/unit dalam rangka mencapai Sasaran Mutu Rencana Mutu Universitas Rencana Mutu Fakultas Rencana Mutu Program Studi Rencana Mutu Program Unit

- Input- Proses- Output

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Quality Management Planning QA

04/10/23 broto/qa-uph/2012

• Mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja

Instruksi Kerja Instruksi Kerja

04/10/23 broto/qa-uph/2012

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Rapat Tinjauan ManajemenRapat Tinjauan Manajemen

• Proses yang dilakukan secara periodik untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu sesuai, memadai, dan efektif yang dipimpin oleh Rektor, dan dihadiri seluruh wakil rektor, dekan, ketua jurusan, direktur, dan manajer

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Laporan QMR

Presentasi Unit kerja

Pembukaan & Pengarahan Rektor

Perubahan yang mempengaruhi SistemMutu

Rekomendasi, Kesimpulan & Penutup

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

Agenda RTMAgenda RTM

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Audit MutuAudit MutuProses sistematik, independen dan

terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Directorate of Quality Assurance

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Vision

To be a prime national educational resource for applying total transformational principles that empower future leaders to transform people in a balanced and integrated manner; to enhance knowledge and technology; to develop good character and attitude and to glorify God.

Mission To prepare the students in their respective fields to become

academically proficient professionals who respond ethically and strategically to the challenges of the future, who are able to solve problems creatively, who can seize opportunities proactively for the benefit of their organizations and communities, and who can realize their life goals. To support academic and professional staff in their collegiate endeavors enhancing their quality of life and service to others

 04/10/23 broto/qa-uph/2012

QUALITY POLICY UPH :

Ensure that excellent education is being provided for developing future leaders and professionals, through :

a. Total transformational education based on the vision of university: True knowledge, Faith in God and Godly character

b. Ensure continuing improvement of the education quality and compliance with government regulations

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Be the Quality Assurance Directorate for the professional and competent in managing, implementing and developing the Internal Quality Assurance System at the University of Pelita Harapan to support continuous quality improvement and sustainable

QAD VISION

04/10/23 broto/qa-uph/2012

• Coordinate trainings for ISO 9000 quality management system.

• Coordinate quality management documents framing.

• Observe all quality system document that has been developed before its validate by the Rector.

• Ensure that every department receive the latest quality management document, that have been validate, recall and destroy the oldest document

QAD Responsibilities

04/10/23 broto/qa-uph/2012

• Observe quality management document at least once a year, and make a plan to improve the quality management system.

• Observe the implementation of ISO 9001 quality management system in each department periodically.

• Ensure that all corrective action related to the findings of the internal & external audit have been done properly

• Conducting the quality management meeting regularly

QAD Responsibilities - cont

04/10/23 broto/qa-uph/2012

• Conducting the internal quality audit and coordinating the preparation for external audit

• Compile the audit checklist and periodically observe the checklist compatibility.

• Observe the audit report and make the audit summary report.

• Coordinate every department to measure their quality objective

QAD Responsibilities – cont

04/10/23 broto/qa-uph/2012

1. Upgrade certification from ISO 9001:2000 to ISO 9001: 2008

2. Set Up the QMS at :

- Graduate Program

- Teacher College

- Nurse

3. Introducing of IWA2 and Malcolm Baldrige standard for management

4. Integrated system for QMS, EPSBED, and National Accreditation Standard (BAN)

THE NEXT IMPROVEMENT PROGRAM:

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Directorate Of Quality AssuranceImprovement Program

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Good Gouvernance University

1. Ordner Hard copy Procedure

2. CD Soft copy Procedure

-Paperless

Convert Hardcopy to Softcopy /File copy in CD

Improvement Program

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Good Gouvernance University

Up grading Website Quality Assurance Directorate

http://www2.klik.uph.edu/iso//iniso.php

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Good Gouvernance UniversityContent Website:

• About ISO 9000:2001

• UPH Quality Management System

* Vision & Mission

* Quality Policy

* UPH Main Processes

* Procedures

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Good Gouvernance University

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Good Gouvernance University

Login :* Procedures & Form - Forms - Procedure - Quality Objective - Quality Manuals - Work Instruction - Search* Make Quality Objective Report

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Contoh Prosedur & Form

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Good Gouvernance University

04/10/23 broto/qa-uph/2012

Daftar bacaan :Sinkronisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal,

EPSBED dan Penjaminan Mutu Eksternal (Akreditasi ) – DIKTI

Penyusunan Standar Mutu dan Prosedur Mutu , makalah dalam Pelatihan Sistem Manajemen Mutu Perguruan Tinggi Di Indonesia, UII Jogyakarta 2007

Prof.Dr. Johannes Gunawan, SH, LL.M “Kebijakan Nasional Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT)

Broto M.P., MM “Melalui Sistem Manajemen Mutu, Strategi Universitas Pelita Harapan menuju World Class University ” makalah dalam Seminar Nasional “ Performance Excellence For Education “ oleh SGS di Jakarta 27 April 2009

Drs. Broto M.P, MM “ Sistem Penjaminan Mutu Universitas Pelita Harapan” makalah dalam “ International Conference on Holistic Education and Quality Assurance” BKPTKI, di Kampus UPH Karawaci, 8-9 April 2010.

04/10/23 broto/qa-uph/2012

broto201297@gmail.com04/10/23 broto/qa-uph/2012