Spesifikati Teknis,IdentifikasiKebutuhan dan KAK

Pengadaan Barang/Jasa

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN

3

Rencana Umum Pengadaan

PenyusunanRUPmerupakanlangkahawaldariprosesPengadaanBarang/Jasa.PenyusunanRUPmemegangperananpentinguntukmenemukenalikebutuhansertamemastikanbahwaproses

pengadaandapatmemenuhikebutuhandimaksud

kegiatan untuk membuat perencanaan yangprosesnya dimulai dari identifikasikebutuhan sampai diumumkan kedalamSistem RUP, website K/L/D/I, dan PapanPengumuman Resmi

4

Rencana Umum Pengadaan

PenyusunanRUPmerupakankewenangandariPengguna

Anggaran

kegiatandananggaranPengadaanBarang/Jasayangakandibiayaioleh

K/L/D/Isendiri

kegiatandananggaranPengadaanBarang/JasayangakandibiayaiberdasarkankerjasamaantarK/L/D/Isecarapembiayaanbersama(co-financing),sepanjang

diperlukan

5

Penyusunan Rencana Umum PengadaanTerdiridarikegiatan-kegiatan:

1

Melakukanindentifikasikebutuhan

2

menyusundanmenetapkanrencana

penganggaran

3

menetapkankebijakan

umumtentangPemaketan,

carapelaksanaan,organisasi,dan

PPDN

4

menyusunKerangka

AcuanKerja(KAK)

6

Proses Identifikasi Kebutuhan

01AnalisaKebutuhan

Berisikanidentifikasi terhadapkebutuhanbarangjasa.Misalnyadalamhalkebutuhangeneratorlistrik.Berapadayaminimumyangdibutuhkan? Apakahakandiletakkanoutdoor/indoor? Apakahbutuhmekanik standby?dll

04 Kaji Ulang

Kajiulangrencanaumumpengadaandilaksanakanuntukmemastikanbahwakebutuhantidakberubahsertasinkronisasi antaraaspekkebutuhandengandanayangtersedia

02Pengumpulan

InformasiSetelahkebutuhandapatdiuraikan,

berikutnyamengumpulkandata/informasibarang/jasayangtersedia

dipasaran.Adakalanyaterjadi‘gap’antarakebutuhandenganketersediaan

barang/jasa.

03Penulisan

Spesifikasi/TORMerujuk padaanalilsakebutuhansertainformasi yangdikumpulkan, dapatdibuatspesifikasi/TOR. PenulisanmenggunakanBahasayangjelasdanpenjabaranyangjelasuntukmeminimalkanpenafsiranyangberbeda.

Tidakadaaturansecaratertulismengenaitahapanmenemukenalikebutuhan.Namundemikian,dapatdigunakanmodelyaitu:

7CONTOH

PengadaanUPS(Uninterruptiblepowersupply)untukSekolah

8

Analisa KebutuhanDiSekolah ada

apa saja?

DiSekolahapakah ada?

9

Pengumpulan InformasiMelihat Pasar berdasarkan analisa kebutuhan

10

Penulisan Spesifikasi/TORVoltaseMasuk

•ACVoltage:120- 276V•ACFrequency:45- 65Hz•ACProtection:63A

Berat 68KgBrand ICADimensi(PTL)502x250x616mmBaterai •DCVoltage:240V

•DCINT Battery:20x12V,7Ah•DCProtection:FUSE

Daya/Power 10000VA/9000WLain- lain •INV Waveform:SINEWAVE

•INV Topology:OnlineDoubleConversion•INV Voltage:220+/- 1%V•INV Frequency:50+/- 1%Hz•CHG Type:SWITCHINGREGULATION•CHG Voltage:272V•INV Efficiency:>90%•TransferTime:0ms (ONLINE)•BackUpTime:10min

ATAU….

Gambar Ilustrasi

11

Penulisan Spesifikasi/TORDisplay •ACModeGreenLighting

•BatteryModeYellowLighting•ChargingModeGreenFlashing every2seconds•OverloadRedFlashing every0.5seconds•FaultRedLighting

Other SupportWindows 2000/2003/XP/Vista/2008/7,Linux,UnixandMAC

InputCapacity 650VABrand PROLINK Gambar Ilustrasi

Informasi ProdukMesin: Honda gx200(196cc)Berat : 45 kgDaya Output : 3.0 KVA (at 50 Hz)Frekuensi Rata-rata : 50 HzVoltase Rata-rata : 220 V/ 1 PhaseTipe Mesin : Silinder tunggal 4 tak, berpendingin udaraSistem Starter : Recoil Starter(tarik)Sistem Ignition : Transistorized MagnetoKapastias Tangki : 15L BensinKapasitas Oli : 0.6 literLama Operasi : 11 jamTingkat Kebisingan : 65 dB (dari jarak 7 meter)Dimensi : 590x430x435

12

KerangkaACUANKerja(KAK)/TOR

13

14

Perencanaan Pengadaan melalui Penyediameliputi kegiatan sebagai berikut:

1. penyusunan spesifikasi teknis/KAK; 2. penyusunan perkiraan biaya/Rencana

Anggaran Biaya3. (RAB); 4. pemaketan Pengadaan Barang/Jasa; 5. konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa;

dan6. biaya pendukung.

15

Spesifikasi Teknis dan KAK

Spesifikasi Teknisdigunakan untukpengadaan:• barang;• pekerjaan konstruksi;dan

• jasa lainnya.

KAKdigunakanuntuk pengadaanJasa Konsultansi.

16

17

Spesifikasi TeknisPalingsedikit berisi:

SpesifikasiMutu/Kualitas

SpesifikasiPelayanan

SpesifikasiWaktu

SpesifikasiJumlah

Peraturan LKPPNomor 7Tahun 2018

18

Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan dokumen yang memuat uraian tentang acuan-acuan yang

harus menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa

Definisi KAK

What?Uraian kegiatan (spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan, besar total perkiraan biaya pekerjaan)

Who?Siapa yang akan melaksanakan

Why?Latar belakang/tujuan

kegiatan

When?Waktu pelaksanaan

yang diperlukan

Where?Lokasi dilaksanakan

pekerjaan

How?Tahapan/metodologi pelaksanaan pekerjaan

Spesifikasi Teknis 03

Struktur KAKUraianKegiatan01

latarbelakang,maksuddantujuansumberpendanaan,sertajumlahtenagayangdiperlukan

SpesifikasiteknisperludirincilebihlanjutolehPPKsebelummelaksanakanPengadaan

pulapenjelasanmengenaikapanBarang/Jasatersebutharustersediapadalokasikegiatan/subkegiatanterkait

WaktuPelaksanaan02Komponenbiayapelaksanaanpemilihan

PenyediaBarang/Jasa harusdisediakandalamanggaran

TotalPerkiraan Biaya 04

20

Pendekatan Penulisan KAK/TOR

FunctionalFokus pada fungsi/kegunaan/untuk apabarang/jasa dan tidak menekankan padabahan matrial atauukuran

PerformanceMerupakan gambaran atas kinerja/pencapaianbarang/jasa dibandingkan tahapan baku tentangbagaimana kinerja dicapai.Untuk memastikan kualitas,biasanya menggunakan standar terukur (seperti ISO,SNI,dll).

TechnicalPenggambaran detil dari barang/jasamenggunakan pendekatan inputbaseseperti materialbahan penyusun,metodekerja,fitur, dll

Terdapatpalingkurang3(tiga)pendekatanpenulisanKAK/TORyaitu:

Sumber:UNProcurementPractitioner’sHandbook, 2006

21

Contoh Perbandingan Pengadaan Laptop

FUNGSIONALITAS

Laptopyangdigunakan untuktugas kesehariandengan rincian

kebutuhan antaralain:

• Mengetik• Menonton video• Mendengarkan

music• Portable/Ringan

PERFORMANCE

Laptopyangmemilikikinerja untuk tugaskeseharian denganrincian antara lain:

• Waktu loadingketika masukOS10detik

• Waktu loadingaplikasi 5detik

• Ketahanan batre12jam

TECHNICAL

Laptopyangmemilikispesifikasi antara

lain:• Prosesor Intel

corei5• RAM4gb• Harddisk 1TB• Layar 12inci• Windows10

22

Hal-hal yang perlu diperhatikan

• Penulisan kebutuhan secara jelas, tepat dan logis sesuaidengan kebutuhan fungsi, kinerja, dan/atau teknis

• Memberikan informasi yang cukup jelas untuk memberikangambaran bagi penyediamenghitung biaya/penawaran

• Memberikan kesempatan yang sama bagi seluruh penyedia• Tidak membuat spesifikasi teknis yang berlebihan sehinggamembatasi jumlah calon penyedia/penawaran

• Apabila spesifikasi menyebutkan merek/mengarah, makadimintakan justifikasi teknis/alasan yang dapatdipertanggungjawabkan

23

Hal-hal yang perlu diperhatikan

• Penyusunan spesifikasi dengan pendekatan teknis, dapat menggunakanperbandingan barang sejenis/setara

• Apabila penyusunan kebutuhan memerlukan pendalaman, dapatdiklarifikasi kepada calon penyedia. Namun demikian, hal tersebut perludilakukan secara hati-hati serta tetap menjunjung prinsip pengadaan

• Apabila spesifikasi teknis yang disampaikan dianggap masih kurang,beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu:1. Bertukar pendapat dengan PPK/ULP yang pernah memiliki

pengalaman mengadakan barang/jasa serupa atau yang memilikikemampuan teknis

2. Googling/Internet3. Survey pasar, melalui brosur atau katalog4. Mengundang penyedia/pabrikan dengan perlakuan yang tetap

menjunjung prinsip pengadaan5. Untuk pengadaan yang kompleks, dapat dibantu oleh konsultan ahli

24

1

2

3

5

4 Evaluasi yangTelitiProsesevaluasi yangbaik akan menghasilkanpenyedia yangbaikdengan harga terbaik

SurveyPasarTaubagaimana kondisipasar/supplybarang/jasa yangdibutuhkan

TauApa YangDiadakan

Taubarang/jasa apayangakandiadakan

pada saat penyusunandokumen pengadaan

Penetapan persyaratanKualifikasi

Penentuan persyaratankualifikasi yangsesuai

dengan hasil surveydandimiliki penyedia

spesialis

Spesifikasi &HPSKompetitif

Penyusunan spesifikasidan HPSyangbaik akanmendorong terjadinya

kompetisi yangkompetitif antar

penyedia sehinggapenyedia yangterpilih

adalah yangberkualitas

MendapatkanPenyediaYangBerkualitas?

The EndThis’s NOTBeginningThis’s NEW

Thanks You!ForAll!