sop

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

BAGIAN PERENCANAAN DAN KEUANGAN

BAGIAN ORTALA DAN KEPEGAWAIAN

BAGIAN PENGOLAHAN HASIL PENGAWASAN

BAGIAN UMUM

TATA USAHA INSPEKTUR WILAYAH I ‐ V

DEPARTEMEN AGAMA RI INSPEKTORAT JENDERAL

TAHUN 2009

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, dapat disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Penyusunan SOP ini dilandasi suatu pe-mikiran bahwa tantangan yang dihadapi Departemen Agama dalam mengimplemen-tasikan reformasi birokrasi masih cukup berat.

Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan De-partemen Agama, telah dikeluarkan Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2008 tentang Percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Departemen Agama. Pada instruksi kedua adalah agar seluruh unit kerja melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu mem-perhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descrip-tions dan dengan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkat-an pelayanan publik.

Inspektorat Jenderal sebagai salah satu unit eselon I di Departemen Agama juga telah menyusun SOP. Diharapkan SOP yang telah disusun ini menjadi pedo-man atau acuan kerja bagi pejabat dan pelaksana pada Inspektorat Jenderal Depar-temen Agama sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar, efektif, dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya.

Semoga SOP ini bermanfaat dalam rangka sumbangsih Inspektorat Jenderal dalam percepatan reformasi birokrasi guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di ling-kungan Departemen Agama.

Jakarta, Oktober 2009 INSPEKTUR JENDERAL,

H. M. SUPARTA NIP.195407071984021001

ii

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ......................................................................................... i DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii SURAT KEPUTUSAN INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA NOMOR IJ/252/2009 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA ..................... ... iii BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1 A. Latar Belakang ............................................................................... 1 B. Maksud dan Tujuan ......................................................................... 1 C. Ruang Lingkup ................................................................................ 1 D. Manfaat ............................................................................................ 2 E. Sistematika ..................................................................................... 2 BAB II PENJELASAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP ....................... 4 A. Isi Form SOP ................................................................................... 4 B. Prinsip Pelaksanaan SOP ............................................................... 5

BAB III SOP PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEP. AGAMA ................... 6 A. Lampiran 1 SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan ................. 7 B. Lampiran 2 SOP Subbag Keuangan ............................................. 66 C. Lampiran 3 SOP Subbag Evaluasi & Pelaporan ............................ 90 D. Lampiran 4 SOP Bagian Ortala dan Kepegawaian ........................ 116 E. Lampiran 5 SOP Subbag Ortala ..................................................... 189 F. Lampiran 6 SOP Subbag Hukum & Perundang-undangan ........... 229 G. Lampiran 7 SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan ............. 275 H. Lampiran 8 SOP Subbag AHP Eksternal & Dumas ....................... 313 I. Lampiran 9 SOP Subbag Data & Informasi HASWAS ................... 354 J. Lampiran 10 SOP Bagian Umum ................................................... 379 K. Lampiran 11 SOP Subbag Rumah Tangga ................................... 423 L. Lampiran 12 SOP Subbag Perlengkapan ...................................... 468 M. Lampiran 13 SOP Inspektur Wilayah ............................................. 496 BAB IV PENUTUP ............................................................................................ 554

iii

mam

KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA

NOMOR IJ/252/2009

TENTANG STÁNDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjaga konsistensi dan kinerja bagi

seluruh satuan kerja di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama, dipandang perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Inspektorat Jenderal Departe-men Agama sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas pegawai;

b. bahwa berdasarkan point a di atas perlu ditetapkan dengan su-rat keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama RI.

Mengingat : 1. Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan

Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;

2. Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pe-laksanaan Pengawasan;

3. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pe-laksanaan Pengawasan Melekat;

4. Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang Orga-nisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;

5. Peraturan Menteri Agama Nomor 8 Tahun 2007 tentang Peng-awasan di Lingkungan Departemen Agama;

iv

6. Keputusan Menteri Agama Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan De-partemen Agama;

7. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 15 Tahun 2008 tentang Reformasi Birokrasi;

8. Keputusan Inspektur Jenderal Nomor IJ/147/ 2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jen-deral Departemen Agama;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA

TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INS-PEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA.

KESATU : Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Departe-

men Agama sebagaimana tersebut dalam lampiran 1 sampai de-ngan 13 Keputusan ini.

KEDUA : Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Departe-

men Agama sebagaimana dimaksud dalam diktum KESATU di atas merupakan pedoman pelaksanaan tugas bagi para pejabat dan pegawai di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama dan merupakan satu kesatuan dengan surat keputusan ini.

KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Oktober 2009 INSPEKTUR JENDERAL, H.M. SUPARTA NIP 195407071984021001

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Reformasi Birokrasi yang digulirkan oleh pemerintah dalam rangka mewujudkan pemerintahan bersih sudah merupakan kebutuhan yang sangat mendesak. Sehingga semua departemen dituntut untuk melakukan pembenahan birokrasi di jajarannya baik di pusat maupun di daerah. Salah satu langkah dari reformasi birokrasi adalah penataan organisasi dan ke-tatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyu-sunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik. Departemen Agama sebagai bagian dari birokrasi pemerintah juga mendukung pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Inspektorat Jenderal merupakan salah satu unit eselon satu di Departemen Agama mempunyai tugas meyelenggarakan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas di lingkungan Departemen Agama. Kegiatan pengawasan dilakukan agar mampu menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan oleh satuan orga-nisasi/kerja di lingkungan Departemen Agama berjalan sesuai dengan rencana yang di-tetapkan, dan kebijakan yang telah digariskan dapat menjadi alat kendali dan alat ukur terhadap proses dan hasil kerja yang ingin dicapai oleh Departemen Agama. Upaya Inspektorat Jenderal Departemen Agama dalam memudahkan pelaksana-an tugas dan melaksanakan salah satu langkah reformasi birokrasi adalah penyusunan standar operasional prosedur (SOP)

B. Maksud dan Tujuan

Maksud Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja. Tujuan: 1. Terwujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan

pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama RI; 2. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi peng-

awasan; 3. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari pelaksanaaan tugas;

2

C. Ruang Lingkup SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama.

D. Manfaat

Manfaat SOP dalam lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal Departemen Agama meliputi antara lain: 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyele-

saikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang

dalam menyelesaikan tugas. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab indi-

vidual pejabat dan pelaksana dan organisasi secara keseluruhan. 4. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. 5. Menciptakan ukuran standar kinerja pejabat dan pelaksana dalam memperbaiki ki-

nerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan. 6. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai si-

tuasi, secara efektif, efisien, dan akuntabel. 7. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh

pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. 8. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat dan pelaksana. 9. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat

dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. 10. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemung-

kinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan. 11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi.

E. Sistematika

Sistematika penulisan buku Standar Operasonal Prosedur (SOP) ini terdiri dari empat bab. Pada Bab I Pendahuluan berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, manfaat dan sistematika penulisan. Pada bab ini membahas tentang latar belakang mengapa buku SOP ini ditulis, maksud dan tujuan yang hendak dicapai, manfaat yang akan diperoleh, ruang lingkup permasalahan apa yang dikemukakan dalam buku ini serta sistematika penulisan.

Sementara itu, pada Bab II berisi tentang penjelasan dan prinsip pelaksanaan SOP yang meliputi isi form SOP dan prinsip pelaksanaan sop. Pada bab ini akan di bahas tentang Isi form SOP yang memuat informasi dan istilah-istilah tentang SOP dan beberapa prinsip dadsar yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP.

Selanjutnya, pada Bab III berisi SOP pada Inspektorat Jenderal Departeman Agama. Bab ini akan membahas tentang uraian Standar Operasioanal Prosedur yang ada

3

di lingkungan Itjen Departemen Agama, yang meliputi bagian-bagian atau unit kerja yang ada, yaitu: SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan; SOP Bagian Ortala dan Kepega-waian; SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan; SOP Bagian Umum; dan SOP Ins-pektur Wilayah I sampai dengan V; Dan terakhir, pada Bab IV yaitu, Penutup yang berisi kata akhir.

4

BAB II PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP

A. Isi Form SOP

Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandar-kan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai be-rikut: 1. Nama SOP: nama prosedur yang di-SOP-kan;

2. Satuan Kerja/Unit Kerja: Inspektorat Jenderal;

3. Nomor SOP: nomor prosedur yang di-SOP-kan;

4. Tanggal Pembuatan: tanggal pertama kali SOP dibuat;

5. Tanggal Revisi: tanggal SOP Prosedur direvisi;

6. Tanggal Efektif: tanggal mulai diberlakukan;

7. Disahkan Oleh: Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja;

8. Dasar Hukum: peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur;

9. Keterkaitan: memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distan-darkan dengan prosedur lain yang distandarkan.

10. Peringatan: memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan mem-berikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.

11. Kualifikasi Pelaksana: memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.

12. Peralatan dan Perlengkapan: memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.

13. Pencatatan: memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pe-jabat dan pelaksana yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah di-standarkan. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pejabat dan pelaksana yang terlibat dalam proses (Misalnya formulir

5

yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas formulir dasar ini akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut ber-peran dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah pro-sedur telah dijalankan dengan benar”.

14. Uraian SOP: menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (stan-dar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.

B. Prinsip pelaksanaan SOP Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut: 1. Konsisten

SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspek-torat Jenderal Departemen Agama.

2. Komitmen SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran orga-nisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

3. Perbaikan berkelanjutan Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memper-oleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

4. Mengikat SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan pro-sedur standar yang telah ditetapkan.

5. Seluruh unsur memiliki peran penting Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pe-gawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.

6. Didokumentasikan dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.

6

BAB III

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMAN AGAMA




BAGIAN UMUM

TATA USAHA INSPEKTUR WILAYAH I – V

7

Lampiran 1


(SOP)


1. SUBBAG PERENCANAAN PROGRAM 2. SUBBAG KEUANGAN 3. SUBBAG EVALUASI DAN PELAPORAN

8


(SOP) SUBBAG PERENCANAAN DAN PROGRAM

1. SOP Evaluasi Action Plan 2. SOP Administrasi Surat Masuk dan Keluar 3. SOP Pengecekan SPPD 4. SOP Kalender Kegiatan 5. SOP Kompilasi DIPA dan RKA‐KL 5 Wilayah 6. SOP Kompilasi Surat Tugas 7. SOP Panduan PPA 8. SOP Penyusunan Rekonsiliasi RKAT 9. SOP Penyusunan Jangkauan Audit 10. SOP Penyusunan Buku KPKPI 11. SOP Penyusunan Buku Non PKPT 12. SOP Penyusunan Buku Penetapan Kinerja 13. SOP Penyusunan Buku RKAT 14. SOP Penyusunan Direktori Obyek Audit 15. SOP Penyusunan Tim Monitoring dan Evaluasi 16. SOP Penyusunan RKAT 17. SOP Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan 18. SOP Penyusunan Usulan RKAT 19. SOP Penyusunan RKA‐KL 20. SOP Standar Biaya Khusus

9

INSPEKTORAT JENDERAL

DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Juli 2009 Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

SOP EVALUASI ACTION PLAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyeleng-garaan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);

2. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Penda-patan dan Belanja Negara;

3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;

4. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepat-an Pemberantasan Korupsi;

5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

6. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;

7. PMA Nomor 8 tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Memiliki kemampuan mengevaluasi kegiatan; 2. Memahami PPA secara keseluruhan.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP TOT PPA; 2. SOP Workshop PPA

1. ATK, Laptop, LCD; 2. Meja, Kursi; 3. Modul Sosialisasi PPA; 4. Bahan tayang.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

Jika tidak dilaksanakan, maka tidak diketahui kelemahan-kelemahan hasil pelaksanaan Sosiali-sasi PPA tahun yang lalu

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Ket. 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Output Waktu

1 Menyusun TOR dan SK Kegiatan

Staf 1 Jam

2 Memeriksa TOR dan SK

Kasubbag 40 menit

3 Memaraf TOR dan SK Kasubbag Kabag 5 Menit

4 Mengajukan SK, TOR, untuk ditandatangani

Kasubbag Kabag Ses 15 menit

5 Membuat rekap Action Plan dari Lokasi Sosialisasi PPA

Staf 1 Jam

6 Membuat Draft pedoman/Panduan

Staf Pelaksanaan Program So-sialisasi PPA

3 hari

10



7 Meminta persetujuan pimpinan tentang pedoman

Staf Kasubbag Ses 1 jam

8 Membuat surat tugas Staf Kasubbag Ses 45 Menit

9 Mendistribusikan surat tugas dan panduan kepada petugas pelaksana Action Plan PPA

Staf 1 jam

10 Menyerahkan copy rekap surat tugas, SK dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap, dan Subbag Per-UU-an

Staf Telah ditan-datangani oleh Sekre-taris Itjen

1 jam

11 Melaksanakan evaluasi Action Plan

Staf Kasubbag Kabag Buku Pandu-an, Modul Sosialisasi, dan laporan Sosialisasi PPA tahun sebelumnya

Terlaksana Evaluasi Action Plan

3 Hari

11

FLOW CHART SOP EVALUASI ACTION PLAN

MULAI

Menyusun TOR

Memaraf SK dan TOR

Membuat Rekap Sosialisasi PPA

Menyusun Panduan

Meminta Persetujuan Panduan

Membuat Surat Tugas

Mendistribusikan Surat Tugas dan Panduan

Menyerahkan Copy Rekap Surat Tugas, SK, dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap dan Subbag Perundang-undangan

Melaksanakan kegiatan

SELESAI

Periksa TOR dan

SK

Menandatangi SK dan TOR

Periksa Tor dan SK

Diterima

Diterima

Ditolak

Ditolak

12


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan mengadministrasikan surat;

2. Memiliki kecermatan dan Ketelitian.


SOP Surat Tugas PKPT

1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Tata Persuratan Dinas; 3. Buku Pencatatan Surat.


Jika tidak disusun, maka akan kesulitan melacak surat yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pimpinan.



1 Menerima surat masuk yang didisposisikan pimpinan

Kabag Kasubbag Staf Tata Persurat-an Dinas

Tertatanya administrasi surat

10 menit

2. Mencatat surat masuk dan surat keluar

Staf Buku pencata-tan surat

Tercatatnya surat masuk dan surat keluar

15 menit

3 Mengarsipkan surat masuk dan membuat surat keluar se-suai isi dispo-sisi pimpinan

Kabag Kasubbag Staf Tata Persurat-an Dinas

Tersusun-nya surat keluar dan terarsipkan-nya surat masuk

30 menit

4 Memberi nomor surat masuk dan surat keluar

Staf

Tata Persurat-an Dinas

Terdapat-nya nomor surat masuk dan keluar

15 menit

5. Merekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Staf

Tata Persurat-an Dinas

Tersusun-nya rekapi-tulasi surat masuk dan keluar

1 Jam

6. Membuat Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar dalam kurun waktu 1 tahun

Staf

Tersusun-nya lapor-an surat masuk dan keluar

1 Minggu

13

FLOW CHART SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

MULAI

Menindaklanjuti apabila Surat

Keluar

Mengarsipkan apabila Surat

Masuk

Pencatatan dan Penomoran dalam buku

Pencatatan dan Penomoran dalam buku

Merekapitulasi Surat Masuk

dan Surat Keluar

Membuat Laporan dalam Kurun Waktu 1

Tahun

SELESAI

Menerima Surat Masuk

14


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGECEKAN SPPD Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:


2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/281/2006 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Perencanaan dan Pengelo-laan Keuangan Inspektorat Jenderal Depar-temen Agama.

1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer;

2. Teliti dan Cermat.


SOP Surat Tugas PKPT.

1. Alat Tulis Kantor, Meja, Mesin Fotocopy; 2. Rincian Anggaran Biaya.


Jika tidak dilaksanakan, maka akan terjadi kesalahan dalam administrasi pertanggung- jawabannya.

No Aktivitas PELAKSANA MUTU BAKU


1. Menerima SPPD dari subbagian Rumah Tangga

Pelaksana Subbag Perencanaan

Sesuai RAB dan Kegiatan

Berkas SPPD diterima

1 Menit

2. Memeriksa Berkas berdasarkan Nama, NIP, Golongan/ Pangkat, Redaksi SPPD, dan dasar penerbitan SPPD


Sesuai RAB dan Kegiatan

Selesai Pengecek-an SPPD

1 Jam

3. Mengajukan kepada Pimpinan


SPPD telah selesai

30 detik

4. Pengesahan SPPD Kasubbag Perencanaan

Paraf Disetujui 5 Menit

15

FLOW CHART SOP PENGECEKAN SPPD

Tidak

Ya

SPPD BENAR

Memeriksa SPPD

SELESAI

MULAI

Mengajukan Kepada Pimpinan

Pengesahan

SPPD dari Rumah Tangga

Menerima SPPD

16


DEPARTEMEN AGAMA


SOP KALENDER KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. UU Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem

Perencanaan Pembangunan Nasional; 2. PP Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana

Kerja Pemerintah; 3. Perpres Nomor 7 Tahun 2005 tentang

Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2004-2009;

4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama.

1. Memiliki kemampuan menyusun kalender kegiatan;

2. Mempunyai kompetensi dalam meng-operasikan komputer.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan Database Perencanaan; 2. SOP Penyusunan Usulan RKAT.

1. Alat tulis kantor, komputer, laptop, printer, kertas;

2. Buku Rencana Kinerja; 3. Buku POK DIPA RKA-KL.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak disusun, maka akan terjadi benturan penjadwalan program kegiatan dalam waktu 1 tahun

No Aktivitas PELAKSANA MUTU BAKU


1. Menganalisa program kegiatan hasil pembahasan RKT

Staf - Buku Renca-na Kinerja

- Buku PO DIPA RKA-KL

Tersusun-nya analisa program kegiatan

1 hari

2. Merekap program kegiatan hasil pem-bahasan RKT sesuai Bagian dan Irwil



Tersusun-nya rekapi-tulasi prog-ram kegiatan

1 hari

3. Menyusun draft kalender kegiatan,



Tersusun-nya draft jadwal pe-laksanaan kegiatan

1 hari

4. Mengoreksi draft kalender kegiatan

Kasubbag Kabag - Buku Renca-na Kinerja


Terkoreksi-nya draft kalender kegiatan

40 menit

5. Mengajukan kepada pimpinan

Kasubbag Kabag Ses Itjen

Draf kalender yang terkoreksi

Draft Buku Kalender di setujui

1 hari

6. Menggandakan buku kalender kegiatan

Staf Tercetak-nya Buku Kalender Kegiatan

1 minggu

17

FLOWCHART SOP KALENDER KEGIATAN

Ditolak

Diterima

MULAI

Analisa Program Kegiatan dalam Penyusunan RKT

Merekapitulasi Program Kegiatan

Menyusun Draft Kalender Kegiatan

Koreksi

Mengajukan ke Pimpinan

Kalender Kegiatan

SELESAI

18


DEPARTEMEN AGAMA


SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;

2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;

3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksa-an Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;

4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga;


6. PMK Nomor 96/PMK.02/2006 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2007;


8. PMK Nomor 105/ PMK.05/2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009.

1. Memahami dalam membaca DIPA dan RKA-KL

2. Memahami tentang anggaran 3. Mempunyai kompetensi dalam peng-

operasian komputer


1. SOP RKA-KL; 2. SOP PO DIPA; 3. SOP Surat Masuk dan Keluar

1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Software Program Microsof Acces; 3. Standar Biaya Umum; 4. RKA-KL.


Jika tidak disusun, maka akan kekurangan data dukung audit keuangan

No. Aktivitas PELAKSANA MUTU BAKU


1 Menyusun konsep surat keluar per-mohonan DIPA RKA-KL.

Staf Tata Persu-ratan Dinas

Tersusun-nya draft konsep surat keluar

15 menit

2 Mengajukan konsep surat keluar untuk dikoreksi

Kasubbag Kabag Draft konsep surat keluar

Tersusun-nya konsep surat keluar

30 menit

3 Mengajukan kepada pimpinan


Konsep surat keluar yang dikoreksi

Tersusun-nya surat keluar

45 menit

4. Mendistribusikan surat keluar ke Satker Departemen Agama

Staf Surat Keluar yang disetujui

Terdistribu-sikannya surat keluar

1 minggu

19

No. Aktivitas PELAKSANA MUTU BAKU


5. Mengadakan koordi-nasi dengan Ditjen Perbendaharaan

Staf Surat Keluar yang disetujui

Terdapat-nya data DIPA RKA-KL

1 hari

6. Mengumpulkan data DIPA RKA-KL dari satker Depag baik pusat maupun daerah

Staf Terdapat-nya data DIPA RKA-KL

1 minggu

7. Mengolah data dari satker Depag dan Dit-jen Perbendaharaan

Staf PO DIPA RKA-KL

Tersusun-nya draft kompilasi DIPA

3 hari

8. Mengoreksi draft kompilasi DIPA

Kasubbag Kabag Draft Kompi-lasi DIPA

Terkoreksi-nya draft\ Kompilasi DIPA

45 menit


Kasubbag Kabag Ses. Itjen

Draft Kompi-lasi DIPA yang dikoreksi

Draft Buku Kompilasi DIPA disetujui

30 menit

11. Mencetak dan menggandakan draft Kompilasi DIPA

Staf Buku Kom-pilasi DIPA

1 minggu

20

FLOWCHART SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH

MULAI

Membuat Surat Keluar (Dinas) ke Sator/Satker tentang Permintaan DIPA

Mengkoreksi Surat Keluar

Mengajukan kepada Pimpinan

Disetujui

Mendistribusikan Surat

Koordinasi dan meminta DIPA seluruh Sator/Satker di Departemen Agama

Mengumpulkan Data Dipa dari Sator/Satker di lingkungan Dep. Agama

Mengolah Data DIPA

Mencetak Draft Kompilasi

Mengoreksi Draft

Mengajukan kepada Pimpinan

Mencetak/Menggandakan

Pendistribusian

SELESAI

Disetujui

Tidak disetujui

Tidak disetujui

21


DEPARTEMEN AGAMA


SOP KOMPILASI SURAT TUGAS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;


3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan dalam mengkompilasi surat tugas;

2. Mempunyai kompetensi dalam peng-operasian komputer


1. SOP Usulan RKAT; 2. SOP Surat Tugas PKPT; 3. SOP Surat Masuk dan Keluar; 4. SOP Penyusunan Pemantauan.

1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Data Obyek Audit; 3. Data Auditor 4. Surat Tugas


1. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pengumpulan angka kredit auditor;

2. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam memberikan informasi kepada pemeriksa eksternal;

3. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam melacak hilangnya surat-surat yang dibutuhkan pimpinan.



1 Menginventarisir surat-surat tugas

Staf Surat Tugas Terkumpulnya Surat Tugas

2 jam

2. Merekapitulasi surat–surat tugas

Staf Surat tugas Tersusunnya rekapitulasi surat tugas

2 jam

4. Menyusun draft kompilasi surat tugas

Staf Surat Tugas Tersusunnya Draft Kompi-lasi Surat Tugas

1 hari

5. Mengoreksi draft kompilasi surat tugas

Kasubbag Kabag Surat Tugas Terkoreksi-nya Draft Kompilasi Surat Tugas

40 menit

6. Mengajukan Draft Kompilasi pada pimpinan


Draft Kompilasi Surat Tugas yang dikoreksi

Draft Kompi-lasi Surat Tugas disetujui

15 menit

7. Menggandakan Kompilasi Surat Tugas

Staf Draf Kompilasi Surat Tugas

Buku Kompilasi Surat Tugas

1 minggu

22

FLOWCHART SOP KOMPILASI SURAT TUGAS

Tidak Ya

MULAI

Inventarisasi Surat Tugas Audit

Merekapitulasi jumlah surat tugas sesuai jenisnya

Menyusun draft kompilasi surat tugas

Mengajukan pada Pimpinan

Menggandakan

SELESAI

Koreksi

23


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PANDUAN PPA Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang

Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);

2. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;


4. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi;

5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;


7. PMA Nomor 8 tahun 2007 tentang Peng-awasan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Menguasai Program Pengawasan Agama. 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan

komputer; 3. Memiliki kemampuan menyusun panduan.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pelaksanaan Survey Lokasi PPA; 2. SOP Action Plan PPA; 3. SOP Workshop PPA.

1. ATK, Laptop, LCD; 2. Meja, Kursi.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pelaksanaan sosialisasi PPA di lokasi

1. Modul Sosialisasi PPA; 2. Bahan tayang.



1. Menyusun TOR dan SK Kegiatan

Pelaksana 1 hari

2. Memeriksa TOR dan SK

Kasubbag 1 hari

3. Memaraf TOR dan SK

Kasubbag Kabag 1 hari

4. Mengajukan SK, TOR, untuk ditandatangani

Kasubbag Kabag Ses 1 hari

5. Membuat Draft Panduan PPA

Pelaksana 1 hari

6. Membuat undangan pembahasan panduan PPA

Pelaksana Kasubbag Ses 1 hari

7. Membahas draft Panduan PPA

Pelaksana 3 hari

8. Meminta persetujuan dari pimpinan

Kasubbag Kabag Ses Draft Panduan PPA selesai

1 hari

24



9. Mencetak buku panduan PPA

Pelaksana 1 minggu

10.

Mendistribusikan buku

Pelaksana 1 hari

11 Menyerahkan copy rekap surat tugas, SK dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap, dan Subbag PerUUan

Pelaksana Telah ditanda tangani oleh Sekretaris Itjen

1 hari

12 Melaksanakan Evaluasi Action Plan

Pelaksana Kasubbag Kabag Buku Panduan, PPA

3 hari

25

FLOW CHART SOP PANDUAN PPA

Tidak Ya Tidak Ya

MULAI

Menyusun TOR dan SK

Memaraf SK dan TOR

Membuat Draft Panduan Sosialisasi PPA

Membuat Undangan

Membahas draft

Meminta Persetujuan Pimpinan

Menyerahkan Copy Rekap Surat Tugas, SK, dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap dan Subbag

Perundang-undangan

Melaksanakan Kegiatan

SELESAI

Periksa Tor dan SK

Menandatangani SK dan TOR

Disetujui

26


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN REKONSILIASI RKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengawasan; 2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan

di Lingkungan Departemen Agama; 4. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Apa-ratur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Peng-awasan Instansi Pemerintah (APIP);

6. Surat Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: B/85/DIV.PAN/I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Prog-ram Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006.

1. Memiliki kemapuan menyusun rekonsiliasi; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Kom-

puter (Mengolah Data)

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan RKAT 2. SOP Buku RKAT; 3. SOP Buku URKAT;

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Buku URKAT; 3. Buku Direktori Obyek Audit; 4. Buku Peta Wilayah Pengawasan; 5. Rekapitulasi Jangkauan Audit.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak ada Rekonsiliasi dengan BPKP dan Men-pan maka Pelaksanaan Audit akan tumpang tindih antara Itjen Dep. Agama dengan BPKP


Ket. 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Menerima Surat Edaran Rekonsiliasi dari Menpan

Sekre-taris

Kabag/Kasub-bag

Staf Surat Edar-an Rekon-siliasi

Diterima-nya Surat Edaran Rekonsi-liasi

2. Melakukan Koordinasi dengan BPKP dan Menpan tentang rencana Rekonsiliasi RKAT

Sekre-taris

Kabag/Kasub-bag

Staf Buku URKAT 1 Minggu

Terkoordi-nasikannya pelaksana-an Rekon-siliasi RKAT

3. Menyelenggarakan Kegiatan Rekonsiliasi RKAT

Itjen BPKP Menpan Buku URKAT, Buku DirektoriObyek Audit, Buku Peta Wilayah dan Rekapitulasi Jangkauan Audit.

3 Hari

Terseleng-garanya Rekonsiliasi RKAT

4. Merumuskan hasil Rekonsiliasi RKAT

Itjen BPKP Menpan Hasil Rekonsiliasi

3 Hari

Naskah Berita Acara dan Doku-

27



men hasil Rekonsiliasi

5. Menggandakan Naskah Berita Acara Rekonsiliasi RKAT beserta dokumen lampirannya

Staf Naskah Berita Acara Rekonsiliasi RKAT beserta dokumen lampirannya

2 Hari

Buku hasil Rekonsi-liasi RKAT

6. Mendistribusikannya Buku hasil Rekon-siliasi RKAT ke Men-Pan, BPKP, dan Irwil.

Staf Buku hasil Rekonsiliasi RKAT

1 Hari

Terdistribu-sikannya Buku hasil Rekonsiliasi RKAT.

28

FLOW CHART

SOP PENYUSUNAN REKONSILIASI RKAT

MULAI

Menerima Surat dari Menpan

Melakukan Koordinasi dengan BPKP dan Menpan

SELESAI

Menyelenggarakan Kegiatan Rekonsiliasi

Menggandakan Naskah Rekonsiliasi

Mendistribusikan Buku

29


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN JANGKAUAN AUDIT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Keppres RI Nomor 45 Tahun 2002 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Su-sunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;


3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Peng-awasan di Lingkungan Departemen Agama;

4. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pe-doman Pelaksanaan Audit di lingkungan Ins-pektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan menyusun jangkauan audit;

2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data);

3. Memiliki pengetahuan tentang wilayah audit.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Direktori Obyek Audit; 2. SOP Penyusunan RKAT; 3. SOP Penyusunan Buku URKAT; 4. SOP Penyusunan Buku RKAT.

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Direktori Obyek Audit; 3. Buku URKAT; 4. Buku RKAT; 5. Buku Audit Kasus; 6. Buku Audit Khusus.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam

pemenuhan informasi bagi pemeriksan eksternal;

2. Jika tidak disusun, maka tidak dapat diperoleh informasi bagi pimpinan dalam pengambilan kebijakan;

3. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pengajuan kenaikan anggaran.



1. Menganalisa program PKPT

Staf PO DIPA dan Buku RKAT serta URKAT

2 Hari

Terdapat-nya data anggaran PKPT

2. Menganalisa Direktori Obyek Audit

Staf Buku Direktori Obyek Audit

2 Hari

Terdapat-nya data Obyek Audit

3. Menganalisa Audit Kasus

Staf Buku Kompilasi Audit Kasus

2 Hari

Terdapat-nya data audit kasus

4. Menganalisa Audit Khusus

Staf Buku Kompilasi Audit Khusus

2 Hari

Terdapat-nya data audit khusus

5. Melakukan kompilasi data audit

Staf Kompilasi draft Jangkauan Audit

2 Hari

Tersusun-nya draft buku jang-kauan audit

6. Mengoreksi draft Kasubbag Kabag Draft buku 40 Terkoreksi

30



buku jangkauan audit jangkauan audit

Menit nya draft buku jangkauan audit



Draft buku jangkauan audit yang dikoreksi

30 Menit

Draft Buku Jangkauan Audit yang disetujui.

8. Mencetak dan menggandakan Buku Jangkauan Audit

Staf Draft Buku Jangkauan Audit yang disetujui

1 Minggu

Buku Jangkauan Audit

31

FLOW CHART

SOP PENYUSUNAN JANGKAUAN AUDIT

Tidak

Ya

MULAI

Menganalisa program PKPT

SELESAI

Menganalsia Direktori Obyek Audit

Menganalisa Audit Kasus

Kompilasi Data

Mencetak Buku

Menganalisa Audit Khusus

Dikoreksi

32


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN BUKU KPKPI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Depar-temen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;

2. Keppres RI Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen;


4. Inpres RI Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat;



7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan menyusun buku KPKPI;

2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan Buku Usulan PKPT; 2. SOP Penyusunan Buku PKPT; 3. SOP Penyusunan Buku Non PKPT; 4. SOP Rekonsiliasi PKPT.

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Meja, Kursi; 3. Buku Usulan PKPT; 4. Buku PKPT; 5. Buku Non PKPT.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak disusun, maka akan kesulitan dalam penetapan arah dan kebijakan pengawasan di lingkungan Itjen Dep.Agama



1. Mempelajari dan Menelaah Buku Usulan PKPT

Staf Buku UPKPT

2 Jam

Diperoleh-nya data Usulan PKPT

2. Mempelajari dan Menelaah Program PKPT

Staf Buku PKPT 2 Jam

Diperoleh-nya data PKPT

3. Mempelajari dan Menelaah Program Non PKPT

Staf Buku Non PKPT

2 Jam

Terperolehnya data Non PKPT

4. Mempelajari dan Menelaah Rekonsilisasi PKPT

Staf Dokumen hasil Rekon-siliasi PKPT

2 Jam

Diperoleh-nya data kebijakan PKPT

33



5. Kompilasi data Staf 2 Jam

Tersusun-nya kompi-lasi data PKPT

6. Penggandaan buku Staf 2 Jam

Tersusun-nya buku KPKPI

34

FLOW CHART

SOP PENYUSUNAN BUKU KPKPI

MULAI

Mempelajari dan Menelaah Buku Usulan PKPT

Mempelajari dan Menelaah Buku PKPT

Penggandaan

SELESAI

Mempelajari dan Menelaah Rekonsiliasi PKPT

Kompilasi data

35


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN BUKU NON PKPT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Su-sunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;

2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Su-sunan Organisasi dan Tata Kerja Non Depar-temen;



5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pe-doman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan menyusun Buku; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program

Komputer (Mengolah Data); 3. Memiliki kemampuan pengetahuan tentang

monitoring;

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Direktori Obyek Audit 2. SOP Penyusunan Pemantauan

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Program Non PKPT hasil RKT; 4. Data staf

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam menyediakan data bagi pemeriksa eksternal.



1. Menganalisa Program Non PKPT hasil RKT

Staf Rencana Kinerja Tahunan

1 Hari

Terdapat-nya data obyek pe-mantauan

2. Menentukan obyek pemantauan

Staf RKT PO DIPA

2 Jam

Tersusun-nya draft obyek pe-mantauan

3. Menyusun formasi jumlah staf yang akan diberangkatkan

Staf RKT PO DIPA Data Staf

2 Jam

Tersusun-nya for-masi staf

4. Menggabungkan data obyek pemantauan dengan formasi staf

Staf RKT Data Staf

1 Jam

Tersusun-nya draf kompilasi buku non pkpt

5. Mengoreksi draft kompilasi non pkpt

Kasubbag Kabag RKT Data Staf

40 Menit

Draft kompilasi non pkpt terkoreksi



Draft kompi-lasi non PKPT

30 Menit

Kompilasi Non PKPT

7. Mencetak dan Staf Kompilasi 30 Buku

36



menggandakan Non PKPT Menit Kompilasi Non PKPT

37

FLOW CHART

SOP PENYUSUNAN BUKU NON PKPT

MULAI

Mempelajari dan Menelaah DIPA Khusus Program Non PKPT

SELESAI

Mempelajari dan Menelaah Program Non PKPT

Mempelajari dan Menelaah Program Data Pendukung

Kompilasi Data

Penggandaan Buku

38


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN BUKU PENETAPAN KINERJA Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. PP Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana

Kerja Pemerintah; 2. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akun-

tabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak

Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Sa-tuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Depar-temen Agama;

1. Memiliki kemampuan menyusun buku pentapan kinerja;

2. Memiliki pemahaman penetapan kinerja; 3. Memiliki Kompetensi dengan Program

Komputer (Mengolah Data).

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Penyusunan RKT; 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer;

2. Meja, Kursi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak disusun, maka akan kesulitan dalam penentuan kinerja program dan kegiatan

Form pengisian output dan outcome



1. Mempelajari dan menelaah DIPA tahun berjalan

Staf DIPA tahun berjalan

2 Jam

2. Mempelajari dan Menelaah Kegiatan yang ada dalam DIPA

Staf 2 Jam

Telah dipahami Kegiatan dalam DIPA

3. Membuat Form/Matrik Penetapan Kinerja

Staf Output dan Outcome Kegiatan

1 Jam

4. Mengisi Form/Matrik Staf

2 Jam

Selesainya Input

5. Kompilasi Staf

2 Hari

Tersusun-nya Draft Penkin

6. Mengajukan Draft Ke Pimpinan

Staf Kabag Sekretaris

Draft selesai 45 Menit

Draft di setujui

7. Penggandaan Staf 2 Hari

Tersusun-nya buku Penetapan Kinerja.

39

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU PENETAPAN KINERJA

MULAI

Mempelajari dan Menelaah DIPA

Mempelajari dan Menelaah Kegiatan dalam DIPA

Penggandaan

SELESAI

Membuat Form/Matrik

Mengisi Form

Menyusun Draft

Meminta persetujuan Pimpinan

40


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN BUKU RKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;

2. Keppres RI Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen;

3. Inpres R.I. Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan;

4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat;


6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;



9. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 031 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP);

10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006.

1. Memiliki kemampuan berkoordinasi; 2. Memiliki kemampuan menusun buku; 3. Memiliki pemahaman tentang jangkauan

audit; 4. Memiliki Kompetensi dengan Program

Komputer (Mengolah Data)

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan RKAT; 2. SOP Direktori Obyek Audit; 3. SOP Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Buku Usulan PKPT 4. Data Obyek Audit; 5. Kode Wilayah dan Kode Auditan; 6. Data Auditor

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Apabila Buku RKAT tidak disusun maka pelaksanaan audit tidak terarah.



1. Melakukan Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan

Sekretaris Kasubbag /Kabag

Staf Buku URKAT, Kebijakan Pengawas-an Menpan

3 Hari

Berita Acara Rekonsiliasi RKAT be-serta doku-men lam-pirannya

41



2. Mendistribusikan dokumen RKAT hasil Rekonsiliasi kepada Para Irwil sebagai bahan Penyusunan Tim RKAT.

Sekretaris Kasubbag/Kabag

Staf Dokumen RKAT hasil rekonsiliasi dan data auditor

2 Hari

Terdistribu-sikannya Dokumen RKAT hasil Rekonsi-liasi

3. Mendistribusikan Form RKAT ke Irwil


Staf Form RKAT 30 Menit

Terdistribu-sikanya Form RKAT

4. Menyusun Tim RKAT

Irwil TU Irwil Staf Form RKAT, rekap Tim Audit tahun sebelumnya dan Data Auditor

2 Hari Tersusun-nya Tim RKAT

5. Mengirimkan Susunan Tim RKAT kepada Sekretaris

Irwil TU Irwil Staf Susunan Tim RKAT

1 Jam

Terkirimnya Susunan Tim RKAT

6. Menelaah Susunan Tim RKAT


Staf Susunan Tim RKAT

1 Hari

Hasil Telaahan Susunan Tim RKAT.

7. Menyusun RKAT berdasarkan Hasil Telahaan Susunan Tim RKAT

Kabag Kasubbag Staf Susunan Tim RKAT Hasil Telahaan

1 Hari

Tersusun-nya Naskah RKAT

8. Menggandakan Naskah RKAT

Staf Naskah RKAT

2 Hari

Buku RKAT

9. Mendistribusikan Buku RKAT

Staf Buku RKAT 1 Jam

Terdistri-busikanya Buku RKAT

42

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU RKAT

MULAI

Melakukan Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan

Mendistribusikan Hasil Rekonsiliasi dengan Menpan dan BPKP ke Para Irwil

Mengirimkan Susunan Tim RKAT ke Sekretaris

SELESAI

Mendistribusikan Form RKAT ke Para Irwil

Menyusun Tim RKAT

Menelaah Susunan Tim RKAT

Mendistribusikan Buku RKAT

Menyusun RKAT berdasarkan hasil Tela’ahan Susunan Tim RKAT

Menggandakan Naskah RKAT

43


DEPARTEMEN AGAMA


SOP DIREKTORI OBYEK AUDIT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawas-

an di Lingkungan Departemen Agama; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama;


5. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP);

1. Memahami Tugas dan Fungsi Itjen; 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan

computer;; 3. Memiliki kemampuan dalam mengolah data.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Peta Wilayah; 2. SOP Penyusunan Tim Monev.

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Surat Keputusan tentang pengembangan

lembaga di lingkungan Departemen Agama. 3. Data Pemekaran wilayah dan Pengembang-

an Lembaga Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak ada Direktori Obyek Audit maka akan kesulitan menetapkan Obyek Audit dan Monev.

.



1. Menginventarisasi data yang berkaitan dengan pemekaran wilayah dan pengem-bangan lembaga baru

Staf Data dari: - Biro Ortala - Biro Perenc.- Biro Keuang

an dan IKN - Ditjen

Pendis - Ditjen Bimas Islam; - Sator/Satker Depag.

1 Minggu

Data Peme-karan wila-yah dan pe-ngembang-an lembaga di lingkung-an Dep. Agama

2. Pemutakhiran data auditi

Staf

Data auditi 3 Hari

Draft Kompilasi Direktori data auditi

3. Mengoreksi Data Direktori

Kasubbag Kompilasi Direktori data auditi

1 Hari

Terkoreksinya Data Direktori

4. Mengajukan pada Pimpinan


Draft Buku Direktori yang terkoreksi

1 Hari

Draft Buku Direktori disetujui Ses

5. Penggandaan buku Direktori Obyek Audit

Staf 1 Minggu

Tercetak-nya Buku

44



Direktori Obyek Audit

6. Pendistribusian Buku Staf Buku Direktori

1 Jam

Terdistribusinya Buku Direktori

45

FLOW CHART

SOP DIREKTORI OBYEK AUDIT

Tidak Diterima

MULAI

Data Pemekaran Lembaga

Data Direktori

Yang lama

Inventarisasi data

Bandingkan data

Mengupdate/ menyempunakan

Kompilasi data

SELESAI

Mengajukan Ke Pimpinan

Koreksi

46


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN TIM MONITORING DAN EVALUASI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Ke-

dudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susun-an Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004;

2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen;




6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawas-an di Lingkungan Departemen Agama;


8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP);

1. Memiliki kemampuan untuk menganalisa data;


Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan Direktori; 2. SOP Penyusunan Peta Wilayah; 3. SOP Buku Non RKAT.

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Rencana Kinerja Tahunan; 3. Standar Biaya Umum; 4. Data Direktori; 5. Data Pegawai di lingkungan Inspektorat

Jenderal Departemen Agama; Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Apabila tidak ada SOP Monev, pelaksanaan tugas Monitoring dan Evaluasi tidak terarah;

Kuesioner/Form/Matrik MONEV.



1. Mempelajari alokasi anggaran Monitoring dan Evaluasi

Staf Sesuai PO DIPA dan RKT

2 Jam

Memahami POK kaitan-nya dengan Monev

2. Mempersiapkan bahan pendukung

Staf Direktori, data pegawai di lingkungan Sekretariat, SBU, Form/ blangko, ins-trumen Monev

2 Jam

Bahan data pendukung

47



3. Menyusun Tim Monev Staf Disposisi Sekretaris

2 Hari

Draft Tim Monev

4. Melakukan koreksi terhadap draft susunan Tim.

Kasubbag Kabag Disepakati Para Kabag dan TU Irwil

2 Hari

Susunan Tim

5. Mengajukan konsep Tim Monev pada Sekretaris

Kasubbag Kabag Ses Konsep Tim Monev

1 Jam

Konsep disetujui oleh Sekretaris

6. Menerbitkan Surat Tugas (staf membuat surat tugas ,dikoreksi dan diparaf oleh Kasubbag dan kabag selanjutnya ditandatangani oleh Sekretaris)

Staf Kasubbagdan Kabag

Ses Sesuai dengan Susunan Tim yang disetujui oleh Ses

1 Hari

Surat Tugas Monev

7. Pendistribusian Surat Tugas

Staf Surat Tugas 1 Jam

Terdistribusinya Surat Tugas

48

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TIM MONITORING DAN EVALUASI

Tidak Ya

MULAI

Mempelajari Alokasi Anggaran

Mempersiapkan Bahan Pendukung

Penilaian terhadap Petugas Pemantau

Menyusun Jadwal dan Daftar Petugas

Mengajukan Konsep

Disetujui

Distribusikan Surat Tugas

Selesai

49


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN RKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Ke-


2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Ke-dudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susun-an Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen;




6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawas-an di Lingkungan Departemen Agama;



9. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP);

10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/ I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Peng-awasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006.

1. Memiliki kemampuan menyusun buku;; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program

Komputer (Mengolah Data).

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan RKT; 2. SOP Penyusunan Buku Direktori Obyek Audit; 3. SOP Penyusunan Usulan RKAT.

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Rencana Kinerja Tahunan; 3. Data Obyek Audit; 4. Data Auditor; 5. Edaran Menpan.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak disusun, maka akan terjadi kesulitan dalam penetapan obyek audit dan penugasan tim audit.



1. Mempelajari dan menelaah kebijakan Pengawasan Nasional yang ditetapkan oleh Menpan

Staf Edaran dari Menpan

2 Jam

Terdapat-nya infor-masi kebi-jakan peng-awasan

2. Mempelajari dan menelaah kebijakan

Staf Edaran dari BPKP

2 Jam

Terdapat-nya infor-

50



pengawasan oleh BPKP

masi kebija-kan peng-awasan

3. Mempelajari dan menelah kebijakan yang tertulis dalam RKT tahun berjalan

Staf RKT tahun berjalan

2 Jam

Terdapat-nya in-formasi kebijakan pengawas-an

4. Menyiapkan bahan pendukung

Staf - Obrik - Data auditor - Kode wila-

yah & Kode Auditan

- SBU - PO DIPA - Form/

blangko - Buku UPKPT

1 Hari

Tersusun-nya data bahan pendukung

5. Menyusun RKAT Staf Kasubbag Kabag Sesuai Usulan Irwil

1 Minggu

Tersusun-nya Draft RKAT

6. Melakukan Pembahasan RKAT dengan Inspektur Wilayah dalam Pembahasan RKT

Staf Kasubbag Kabag -Draft menjadi Bahan RKAT.

3 Hari

Tersusun-nya Konsep Rencana Audit Kerja Tahunan

7. Mengirim Konsep RKAT ke MENPAN

Kasubbag Kabag Ses Itjen dan Irjen

Ditandata-ngani oleh Irjen

1 Jam

Terkirimnya RKAT Itjen

8. Melakukan Rekonsi-liasi dengan BPKP didampingi oleh MENPAN

Staf Kabag Kasub-bag

Draft RKAT 3 Hari

RKAT Itjen Departemen Agama

51

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN RKAT

MULAI

Dipelajari dan ditelaah

Menyusun Draft RKAT

Mengirim Draft RKAT ke Menpan

Rekonsiliasi dengan BPKP didampingi Menpan

Draft dibahas dengan Irwil I -V

Rencana Kerja Audit Tahunan ITJEN Dep. Agama

SELESAI

Kebijakan Menpan tentang

Pengawasan

Kebijakan BPKP

Data dukung

52


DEPARTEMEN AGAMA


SOP RENCANA KINERJA TAHUNAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004

tentang Rencana Kerja Pemerintah; 2. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak

Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama.

1. Pelaksana pada Subag Perencanaan; 2. Memiliki kompetensi dalam menganalisa

rencana.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Penyusunan Renstra; 1. Renstra, RPJMN berjalan, UU, kebijakan-

kebijakan pemerintah, Menteri dan Inspektur Jenderal;

2. Meja, Kursi, ATK, mesin tik, Komputer dan printer.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak dibuat, maka sasaran pelaksanaan tugas dan fungsi instansi tidak berjalan

Form usulan kegiatan bagian/irwil;



1. Menyusun form rencana kinerja

Staf FormTerdiri: - Nomor - Program

Utama - Sasaran; - Indikator

Kinerja Output;

- Indikator Kinerja Outcome

- Anggaran

1 hari

Tersusun-nya Form Rencana Kinerja

2. Membagikan form rencana kinerja kepada Para Kepala Bagian dan para Inspektur Wilayah

Staf Form Rencana Kerja Tahunan

15 menit

Terbaginya Form Rencana Kinerja Tahunan

3. Mengisi form Rencana Kinerja Tahunan

Kasubbag TU Irwil

Usulan Bagian dan Irwil

1 hari

Terisinya data setiap bagian/irwil

4. Melakukan kompilasi atas hasil usulan kegiatan bagian/irwil

Staf Form RKT telah terisi

1 Jam

Terkumpul-nya usulan Form RKT

5. Membahas Usulan Form RKT

Kasubbag dan Kabag

Irwil I-V

Ses Itjen

Draft RKT yang telah terisi

3 Hari

Draft RKT

53



6. Melaporkan hasil pembahasan pada Inspektur Wilayah melalui Sekretaris


Draft RKT 15 menit

Tersosiali-sasikannya hasil pem-bahasan

7. Melakukan kompilasi hasil pembahasan

Staf 2 Hari

Draft Buku Rencana Kerja

8. Penggandaan Staf Draft Buku Rencana Kerja

1 Minggu

Buku RKT Itjen

54

FLOW CHART SOP RENCANA KINERJA TAHUNAN

SELESAI

MULAI

Mempersiapkan Form/Matrik RKT

Mengirimkan Form/Matrik RKT

Menyusun Form/ Matrik RKT

Membahas Konsep Form/Matrik RKT melalu Sidang Komisi

Melaporkan Hasil pada Irwil

Melakukan Kompilasi Hasil

Penggandaan Hasil Kompilasi

Mengisi dan Mengevaluasi

55


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN USULAN RKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Ke-


2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Ke-dudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susun-an Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen;







9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP);

10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/I /2006 tentang Penyusunan Kebijakan Peng-awasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006.

1. Memahami perencanaan program pengawasan;


Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Direktori Obyek Audit; 2. SOP Peta Wilayah.

1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Data Obyek Audit; 4. Kode Wilayah dan Kode Auditan; 5. Data Auditor.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak ada usulan RKAT, maka tidak tersusun program RKAT

Form/Blanko Usulan RKAT



1. Membuat Form Usulan rencana kerja audit tahunan

Kabag Kasubbag Staf Form URKAT 30 Menit

Form URKAT

2. Mengedarkan Form URKAT pada TU Irwil dengan surat pengantar

Sekretaris Kabag/ Kasubbag

Staf Surat Pengantar dan Form URKAT

1 Jam

Terkirim-nya Form URKAT

3. Mengisi form URKAT

Irwil TU Irwil Staf Form URKAT dan Direktori

2 Hari

Draft URKAT

56



Obyek Audit, Rekap Audit Tahun Lalu

para Irwil

4. Mengirim draft URKAT ke Sekretaris

Irwil TU Irwil Staf Draft URKAT 30 Menit

Terkirim-nya URKAT

5 Menelaah draft URKAT dari Irwil

Kabag Kasubbag Staf Draft URKAT para Irwil; Direktori Obyek Audit; Rekap Audit Tahun sebelumnya

1 Hari

Draft URKAT telah ditelaah

6. Menyusun URKAT Kabag Kasubbag Staf Draft URKAT hasil telaah-an

2 Hari

Naskah URKAT

7. Menggandakan naskah URKAT

Staf Naskah URKAT

2 Hari

Buku URKAT

8. Mendistribusikan buku URKAT kepada para Irwil

Sekretaris Kabag/ Kasubbag

Staf Buku URKAT 30 Menit

Terdistribu-sikannya buku URKAT

57

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN USULAN RKAT

MULAI

Membuat Form/Matrik UPKPT

Mengirim Form/Blanko ke Irwil I-V

Form dikembalikan ke Bagian Perencanaan Up. Subbag Perencanaan

Entry data Form/Blangko

Subbag Perencanaan melakukan Kompilasi UPKPT

Penggandaan UPKPT

SELESAI

Penelahaan UPKPT

58


DEPARTEMEN AGAMA


SOP RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbenda-

haraan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan

Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;



6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 08/PMK.02/ 2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2009;

7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 105/PMK.05/2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pe-laksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009.

1. Memahami tentang anggaran; 2. Mempunyai kompetensi dalam peng-

operasian komputer

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan RKT; 2. SOP PO DIPA RKA-KL

1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Software Program RKA-KL; 3. Standar Biaya Umum; 4. RKT Tahun 2010.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak dibuat, maka program dan kegiatan tidak berjalan.



1 Memenuhi data tentang analisis kebutuhan jumlah anggaran yang diminta oleh Sekre-tariat Jenderal c.q Biro Perencanaan meliputi jumlah pegawai, inventaris kantor, jumlah kegiatan dan prog-ram dalam satu tahun, serta jumlah unit kerja instansi.

Staf Sesuai dengan data setiap bagian

45 menit

Terpenuhi-nya infor-masi me-ngenai data tentang Inspektorat Jenderal Dep.Agama

2 Menerima infromasi mengenai pagu indikatif Departemen Agama per program

Staf Kasubbag Kabag 30 menit

Terdapat-nya infor-masi anggaran

59



anggaran, untuk kemudian dianalisa oleh para pimpinan.

Itjen Dep. Agama

3 Mengajukan usulan anggaran untuk biaya program dan kegiatan dalam tahun anggaran yang direncanakan, beserta prakiraan maju berupa implikasi kebutuhan dana untuk pelaksanannya bedasarkan pagu indikatif yang telah diterima

Staf Kasubbag dan Kabag

Ses.Itjen Sesuai dengan Renja Itjen Dep. Agama

1 jam

Tersajinya data tentang program dan kegiat-an Itjen Dep.Agama

4. Mengkonfirmasikan prakiraan maju yang telah disetujui oleh Biro Perencanaan menjadi dasar penyusunan usulan kegiatan anggaran Inspektorat Jenderal Dep.Agama pada tahun anggaran berikutnya.


1 jam

Tersusun-nya usulan anggaran yang pro-porsional

5. Menyusun anggaran Inspektorat Jenderal Dep.Agama berdasarkan usulan program, kegiatan dan jenis dari setiap bagian dan inspektur wilayah disesuaikan dengan Pagu Indikatif dari Biro perencanaan Dep. Agama untuk menghasilkan RKA-KL Pagu Indikatif


Ses.Itjen Sesuai dengan Renja dan Per Menkeu

3 hari

Tersusun-nya RKA-KL Pagu Indikatif

6. Mengkoreksi RKA-KL Pagu Indikatif yang telah disusun harus berdasarkan anggaran berbasis kinerja dengan memperhatikan keterkaitan antara pendanaan dengan keluaran dan hasil yang diharapkan termasuk output dan outcome.


Sesuai dengan Renja dan Per Menkeu

45 menit

Terkoreksi-nya RKA-KL Pagu Indikatif

7. Mengadakan pembahasan dengan Komisi VIII DPR tentang kondisi


Irjen dan Ses.Itjen

RKA-KL Pagu Indikatif

1 hari

Terbahas-nya data RKA-KL Pagu

60



internal Inspektorat Jenderal Dep.Agama untuk mengetahui besaran anggaran yang akan dialokasikan oleh Sekretariat Jenderal c.q. Biro Perencanaan

Indikatif

8. Menyerahkan hasil pembahasan yang telah disetujui oleh Komisi VIII DPR kepada Sekretaris Jenderal Dep.Agama c.q. Biro Perencanaan untuk menetapkan Pagu Sementara Inpsektorat Jenderal Dep.Agama


Ses.Itjen Sesuai dengan hasil Komisi VIII DPR

1 hari

Tersusun-nya reko-mendasi pagu se-mentara Itjen Dep. Agama

9. Mendapatkan Pagu Sementara dari Biro Perencanaan

10. Menyusun RKA-KL Pagu Sementara Inspektorat Jenderal Dep. Agama berdasar kan usulan program, kegiatan dan jenis belanja dari setiap bagian dan inspektur wilayah.


Ses.Itjen Sesuai dengan usulan progam dan kegiatan masing-masing bagian dan irwil

3 hari

Tersusun-nya RKA-KL Pagu Sementara

11. Mengadakan pembahasan dan pengkoreksian terhadap RKA-KL Pagu Sementara bersama dengan Ditjen Anggaran Depkeu


Ses.Itjen Sesuai dengan usulan progam dan kegiatan masing-masing bagian dan irwil

3 hari

12. Menerima pagu definitif dari Sekretariat Jenderal c.q. Biro Perencanaan


Sesuai dengan Surat Sekretariat Jenderal

30 menit

13. Mengadakan penyusunan dan pembahasan untuk menetapkan finalisasi RKA-KL Inspektorat Jenderal Pagu Definitif


Ses.Itjen Sesuai dengan usulan progam dan kegiatan masing-masing bagian dan Irwil

3 hari

Tersusun-nya RKA-KL Pagu Definitif

14. Mengadakan pembahasan bersama dengan Ditjen Anggaran sesuai Pagu Definitif


1 hari

Tersusun-nya RKA-KL Pagu Definitif

61



15. Menyerahkan hasil pembahasan untuk dikoreksi oleh se-luruh Kabag dan Kasubbag


Ses.Itjen 45 menit

16. Mengajukan hasil koreksi dari Kabag dan Kasubbag untuk disetujui oleh pimpinan


Ses.Itjen 45 menit

Tersusun-nya RKA-KL Pagu Definitif hasil per-setujuan pimpinan

17. Mencetak dan mendistribusikan RKA-KL terakhir kepada pihak terkait

Staf 1 hari

Terdistribu-sikannya RKA-KL Pagu Definitif

18. Mengajukan konsep DIPA kepada Dirjen Perbendaharaan


SAPSK Itjen Dep. Agama

3 hari

Terkirimnya konsep DIPA

19. Mengadakan pembahasan DIPA dengan Ditjen Perbendaharaan


Konsep DIPA Itjen Dep. Agama

1 hari

Terbahasnya konsep DIPA

20. Menyerahkan konsep DIPA hasil pembahasan untuk ditandatangani pimpinan


Ses.Itjen Konsep DIPA hasil pem-bahasan

1 hari

Terkoreksi-nya konsep DIPA oleh pimpinan

21. Mengembalikan konsep DIPA untuk ditandatangani oleh Dirjen Perbenda-haraan

Staf Konsep DIPA yang telah dikoreksi

1 hari

Terkirimnya konsep DIPA

22. Mengambil DIPA RKA-KL pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Staf 1 hari

Tersusunnya konsep DIPARKA-KL

62

FLOW CHART SOP RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA

Ya

Tidak Ya

MULAI

Data Analis Kebutuhan

Mengajukan Usulan Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif

Konfirmasi ke ROCAN tentang Prakiran Maju ITJEN Dep. Agama

Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif

Menelaah dan Mengkoreksi Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif

Disetujui

Rapat dengan Komisi VIII DPR tentang Anggaran yang dibutuhkan ITJEN

Departemen Agama

Menyerahkan Hasil Rapat ke ROCAN untuk mendapatkan Pagu Sementara

A

B

Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Sementara

Pembahasan dengan DJA tentang Rincian Anggaran berdasarkan Pagu sementara

Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Definitif

Pembahasan dengan DJA tentang Rincian Anggaran berdasarkan Pagu Definitif

Menyerahkan Pembahasan Kepada Para Kepala Bagian dan Kasubbag

Pengajuan Hasil Koreksi ke Pimpinan

Mencetak dan Mendistribusikan ke Pihak terkait

Mengajukan Konsep di DIPA ke DJPB

Melakukan Pembahasan DIPA dengan DJPB

Menyerahkan hasil Pembahasan kepada Pimpinan

Mengembalikan Konsep DIPA ke DJPB untuk Disahkan

Mengambil DIPA RKA-KL ke DJPB

SELESAI

Pagu Definitif turun dari ROCAN

Pagu Indikatif turun dari ROCAN

Pagu Sementara dari ROCAN

63


DEPARTEMEN AGAMA


SOP STANDAR BIAYA KHUSUS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbenda-

haraan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksa-

an Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuang-an Negara;


5. PP Nomor 8 Tahun 2006 tentang Laporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;

6. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Depar-temen Agama;

7. PMA Nomor 2 Tahun 2006 tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara di Lingkungan Departemen Agama;



10. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 08/PMK.02/2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2009;

11. PMK Nomor 105/PMK.05/ 2008 tentang Petun-juk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009.

1. Memahami tentang proses penyusunan anggaran.

2. Memiliki kemampuan untuk mengoperasi-kan komputer.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan RKA-KL; 2. SOP Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan

1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. RKA-KL 3. DIPA 4. SBU 5. RKT 6. Peraturan DJA tentang Penyusunan SBK

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Form kegiatan yang ingin di jadikan SBK



1. Membentuk Tim Penyusun

Eselon II Eselon III & IV

Pelaksana PO DIPA RKA-KL

1 hari

Terbentuk-nya tim penyusunan

64



2. Menentukan Program/Kegiatan yang di SBK-Kan

Eselon II Eselon III & IV

Pelaksana Rencana Kinerja Tahunan

1 Hari

Tersusun-nya Prog-ram yang Ingin di SBK-Kan



Draft Program & Kegiatan

30 menit

Draft & Program Kegiatan

4. Menyusun Program dan Anggaran yang akan dikeluarkan

Staf Draft Program & Kegiatan

3 hari

Draft SBK

5. Melakukan Pembahasan dengan Dirjen Anggaran

Staf Kasubbag Kabag SBU Peraturan tentang SBK

3 hari

Draft SBK Hasil Pem-bahasan

6. Mengajukan hasil Pembahasan untuk disetujui oleh pimpinan

Staf Kasubbag & Kabag

Ses Itjen

Draft hasil SBK Hasil Pembahasan

30 Menit

Tersusun-nya konsep SBK

7. Mengajukan Dratf SBK ke DJA cq Biro Perencanaan Dep. Agama


Konsep SBK Hasil Pembahasan

Terkirim-nya SBK

8. Penelahaan SBK oleh DJA

Tim DJA Konsep SBK SBK telah disetujui

9. Ditandatangani oleh pimpinan untuk disetujui oleh Menteri Keuangan

Tim DJA SBK telah disetujui

Dimasukan dalam SK Menteri Keuangan tentang SBK Depar-temen di seluruh Indonesia

65

FLOWCHART SOP STANDAR BIAYA KHUSUS

Tidak

Ya

Tidak Ya

MULAI

Membentuk Tim

Menentukan Program yang di SBK-Kan

Mengajukan pada Pimpinan

Disetujui

Menyusun Program dan Anggaran

Pembahasan dengan DJA

Mengajukan ke Pimpinan

Disetujui

Mengajukan Draft SBK ke DJA cq Rocan

Penelahaan oleh Tim SBK DJA

SK Menteri Keuangan tentang SBK Departemen di Indonesia

SELESAI

66

Lampiran 2


(SOP)

SUBBAG KEUANGAN

1. SOP Pencairan Anggaran 2. SOP Pengelolaan Keuangan 3. SOP Pengajuan Anggaran Kegiatan 4. SOP Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN 5. SOP Pencairan Anggaran-LS 6. SOP Pengelolaan Pajak 7. SOP Pembukuan Kas Umum 8. SOP Pengelolaan Buku Pembantu 9. SOP Laporan Keuangan

67


DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP 01 Tanggal Pembuatan 10 Juli 2009 Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

SOP PENCAIRAN ANGGARAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan

Negara; 2. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang penyusunan

rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/ Lembaga;

3. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelaahan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006;

4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam pelaksanaan APBN.

1. Kuasa Pengguna Anggaran; 2. Pejabat Pembuat Komitmen; 3. Pejabat Penguji Tagihan; 4. Kasubbag Keuangan; 5. Bendahara; 6. Pelaksana bidang keuangan.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Pencairan Anggaran-LS; 2. SOP Pengelolaan Keuangan.

Meja, kursi, komputer, brankas, sarana trans-portasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencairan anggaran harus sesuai DIPA yang

telah ditetapkan dan sesuai dengan PO operasional;

2. Harus melalui KPPN yang telah ditentukan; 3. Tidak melebihi nilai dari ketentuan Pagu yang

ditetapkan; 4. SPM Harus ditandatangani dan diparaf oleh

pejabat yang berwenang; 5. Pencairan harus melalui rekening yang telah

disetujui.

1. SPM; 2. SP2D; 3. BKU; 4. Buku-buku pembantu.

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku


1. Input SPM Pelaksana keuangan

Aplikasi SPM Terisinya SPM

30 menit

2. Pemeriksaan SPM

Petugas KPPN

Dokumen harus lengkap, Tanda pengenal

SPM yang telah di verifikasi

2 jam

3. Penerbitan SP2D/Pencair-an dana lewat bank persepsi

Petugas KPPN

SPM telah diverifikasi dengan benar

Dana telah cair

2 hari

Transfer ke reke-ning Itjen

4. Pencairan uang ke bank

Pelaksana bidang keuangan

Bendahara KPA Dana telah cair ke rekening Itjen

Pengambi-lan uang sesuai cek yang telah ditanda-tangani

3 jam

Uang telah siap diambil setelah konfirmasi ke pihak bank

5. Menyimpan Dana di brankas

Bendahara Dana yang telah diambil

Dana siap didistribu-sikan

15 menit

68

FLOW CHART SOP PENCAIRAN ANGGARAN

Koreksi Input SPM

Proses ke KPPN

Penerbitan SP2D

Pemeriksaan SPM

Pencairan Uang ke Bank

Menyimpan Dana di Brankas

Ditolak

Mulai

Selesai

Ditolak

Diterima

69


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGELOLAAN KEUANGAN

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbenda-haraan Negara;

2. Keppres Nomor 42 tahun 2002 tentang pedoman pelaksanaan APBN;

3. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelaahan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006;

4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan Anggaran dan Belanja Negara.

5. KMK Nomor 563/KMK.03/2003 tentang Penun-jukan bendaharawan pemerintah dan kantor perbendaharaan dan kas negara untuk memungut, menyetor, dan melaporkan pajak pertambahan nilai dan pajak penjualan atas barang mewah beserta tata cara pemungutan, penyetoran dan pelaporannya;

6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-21/PB/2005 tentang pelaksanaan penyusunan;

7. Laporan keuangan kementerian/lembaga tahun anggaran 2005.

1. Kuasa Pengguna Anggaran 2. Pejabat Pembuat Komitmen 3. Kasubbag Keuangan 4. Bendahara


1. SOP Pencairan Anggaran; 2. SOP Pencairan Anggaran-LS; 3. SOP Buku Kas Umum; 4. SOP Buku-buku pembantu.

Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator


1. Menyusun Rencana pelaksanaan anggaran sesuai DIPA;

2. Uang tunai dalam brankas tidak boleh melebihi ketentuan yang berlaku;

3. Melakukan pembukuan sesuai ketentuan yang berlaku;

4. Kuasa Pengguna Anggaran harus mengawasi pelaksanaan anggaran satuan kerja;

5. Meneliti tersedianya dana yang bersangkutan 6. Menyusun laporan realisasi anggaran; 7. Membayar tagihan setelah mendapat persetuju-

an pejabat pembuat komitmen; 8. Menandatangani dan mempertanggungjawab-

kan semua dokumen pengeluaran yang dikelolanya;

9. Memotong dan/atau memungut, menyetorkan dan melaporkan pajak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.

1. BKU; 2. Buku Pembantu Bank; 3. Buku Pembantu Kas Tunai; 4. Buku Pembantu Pajak; 5. Buku Pembantu Kas Persediaan; 6. SSP; 7. SSBP; 8. Aplikasi SAI; 9. LRA.

70


Keterangan1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Output Waktu

1. Menyimpan uang di Brankas

Bendahara Uang yang telah diambil

Tersimpan-nya uang dengan baik

15 menit

2. Membuat rencana pengeluaran anggaran

Kasubbagkeuangan

Uang telah tersimpan dengan baik

Tersusunnya rencana pengeluaran anggaran

1 hari

3. Koordinasi dengan seluruh Pengelola kegiatan

Pengelola kegiatan

Tersusunnya rencana pengeluaran Anggaran

Kesepaham-an tentang alokasi dana yang akan digunakan

3 jam

4. Pendistribu-sian dana

Bendahara Pelaksa-na kegiat-an

Kesepaham-an tentang alokasi dana yang akan digunakan

Dana telah sampai kepada yang berhak

1 hari

5. Memungut pajak dan menyetorkan-nya

Bendahara Dana telah disampaikan kepada yang berhak

Memungut dan/atau memotong pajak dan melaporkan sesuai ketentuan

1 hari

6. Pertanggung-jawaban

Bendahara Atasan langsung bendaha-ra

Bukti-bukti pengeluaran, kwitansi

Dokumen telah siap di pertanggung-jawabkan

1 minggu

71

FLOW CHART SOP PENGELOLAAN KEUANGAN

Penyimpanan Uang di Brankas

Membuat rencana pengeluaran

A

Koordinasi dengan seluruh Pemakai

A

Pendistribusian Dana

Memungut/Menyetor-kan Pajak

Pertanggung jawaban

Mulai

Selesai

72


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAJUAN ANGGARAN KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:


2. Keppres Nomor 42 tahun 2002 tentang pedoman pelaksanaan APBN;

3. PP Nomor 21 tahun 2004 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/Lembaga;

4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara.

1. Kuasa Pengguna Anggaran; 2. Kasubbag Keuangan; 3. Bendahara; 4. Pelaksana bidang keuangan.


1. SOP Pencairan Anggaran 2. SOP Pengelolaan Keuangan

Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator


1. Pengeluaran harus disetujui oleh KPA; 2. SPM sudah disetujui oleh KPPN; 3. Dana di Bank telah tersedia dan siap diambil

oleh keuangan; 4. Pengeluaran dana harus sesuai perjanjian; 5. Memverifikasi kegiatan dan harus sudah sesuai

dengan PO.

1. Rencana pengeluaran; 2. RAB; 3. TOR; 4. Kwitansi; 5. Petunjuk operasional; 6. Faktur.


Ket 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Output Waktu

1. Persiapan dokumen pencairan

Pelaksana kegiatan

SK, RAB, Kwitansi, TOR

Dokumen pengajuan anggaran telah siap

1 hari

2. SK, TOR, RAB diajukan ke subbag Hukum dan Per-UU

Pelaksana kegiatan

Subbag hukum dan Per-UU

Dokumen pe-ngajuan yang telah siap

Telah di beri nomor dan di disposisi oleh subbag hukum dan Per-UU

1 hari

3. SK, TOR, RAB diajukan ke subbag Evalap

Pelaksana kegiatan

Subbag Evalap

Dokumen yang telah di-disposisi Sub-bag Hukum dan Per-UU

Telah diberi disposisi oleh subbag Evalap

1 hari

4. SK, TOR, RAB diajukan ke Sekretaris

Pelaksana kegiatan

Sekretaris Itjen

Dokumen yang telah di disposisi oleh subbag Evalap

Telah ditanda tangani oleh Sekretaris

1 hari

5. SK, TOR, RAB diajukan ke Subbag Keuangan

Pelaksana kegiatan

Bendahara Kasubbag keuangan

Dokumen yang telah di tandatangani oleh Ses.

Dana diterima pelaksana kegiatan

1 hari

73

FLOW CHART SOP PENGAJUAN ANGGARAN KEGIATAN

Persiapan Pencairan Dokumen

Dokumen diajukan ke Subbag Evalap

Dokumen diajukan ke Subbag Hukum dan

Per-UU

Dokumen diajukan ke Sekretaris Itjen

Dokumen diajukan ke Subbag Keuangan

Selesai

Mulai

Ditolak

Ditolak

74


DEPARTEMEN AGAMA


SOP REKONSILIASI SAK DAN SIMAK-BMN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 tahun 2003 tentang keuangan Negara;

2. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara;

3. PP Nomor 24 Tahun 2005 tentang standar Akuntansi Pemerintahan;

4. PP Nomor 8 Tahun 2006 tentang pelaporan keuangan dan kinerja Instansi pemerintah;

5. PMK Nomor 171/PMK.06/2007 tentang sistem Akuntansi dan pelaporan keuangan Pemerintah Pusat.

1. Pelaksana bidang keuangan yang telah mengikuti Diklat SAI;

2. Pelaksana bidang perlengkapan yang telah mengikuti Diklat SAI;

3. Pelaksana bidang keuangan yang memahami alur proses pertanggungjawaban keuangan.


SOP Laporan Keuangan

Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator, Flasdisk


1. Untuk memudahkan penggabungan, agar rekonsiliasi antara SAK dan SIMAK-BMN dilakukan 1 bulan sekali;

2. Rekonsiliasi harus sesuai dengan periode waktu berjalan;

3. Data yang diinput di SAK dan SIMAK-BMN harus sesuai dengan data yang ada di SP2D;

4. Data yang ada di Aplikasi SAI harus sudah melalui proses rekonsiliasi dengan pihak KPPN

1. Aplikasi SAK 2. Aplikasi SIMAK-BMN



1. Menginput Data SAI dan SIMAK-BMN

Operator SAI

Operator SIMAK-BMN

SP2D,dokumen pengadaan

Terinputnya data di SAI dan SIMAK-BMN

1 bulan

2. Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN

Operator SAI

Operator SIMAK-BMN

SAK dan SIMAK - BMN yang telah di input

SAK dan SIMAK-BMN telah direkon-siliasi

1 hari

harus sesuai dengan pencairan dana/Aset yang ter-cantum di neraca

3. Rekonsiliasi SAI dengan Biro Keuangan Depag

Operator SAI

Pelaksana Biro Ke-uangan

SAI yang telah direkonsiliasi

SAI telah di-rekonsiliasi dengan Biro Keuangan

1 hari

75

FLOW CHART SOP REKONSILIASI SAK DAN SIMAK-BMN

Sama sama

Mulai

Input SAK dan SIMAK-BMN

Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN

Rekonsiliasi SAI dengan Biro Keuangan

Selesai

Tidak sama

76


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENCAIRAN ANGGARAN-LS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara;

2. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/Lembaga;

3. Keppres Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah;

4. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelahaan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006;

5. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam pelaksanaan APBN.

1. Kuasa Pengguna Anggaran; 2. Pejabat Penandatangan SPM; 3. Pejabat Pembuat Komitmen; 4. Pejabat Penguji Tagihan; 5. Kasubbag Keuangan; 6. Pelaksana bidang keuangan.


1. SOP Pengelolaan Anggaran 2. SOP Pencairan Anggaran

Meja, kursi, komputer, sarana transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk


1. Pencairan anggaran harus sesuai DIPA yang telah ditetapkan dan sesuai dengan PO operasional;

2. Harus melalui KPPN yang telah ditentukan; 3. Tidak melebihi nilai dari ketentuan Pagu yang

ditetapkan; 4. SPM harus ditandatangani dan diparaf oleh

pejabat yang berwenang; 5. Pencairan dana langsung ke pihak ketiga/

rekanan atau rekening Bendahara; 6. Jika menyangkut pencairan dana pihak ketiga/

rekanan, di dalam pengajuan ke KPPN harus disertakan Resume Kontrak;

7. Transaksi yang berlangsung dengan pihak ketiga/rekanan, nilai Pembelian harus dipotong pajak sesuai ketentuan yang berlaku.

1. SPM; 2. SP2D; 3. BKU; 4. SSP; 5. SPP.



1. Verifikasi dokumen


Dokumen Pengadaan,

Dokumen peng-adaan sesuai dengan PO DIPA

1 Jam

2. Input SPM Pelaksana keuangan

Dokumen yang sesuai dengan PO DIPA

Terinputnya SPM

15 menit

3. Pemeriksaan SPM

Petugas KPPN

SPM yang sudah diinput

Terverifikasinya data SPM

2 jam

4. Penerbitan SP2D/Pencairan

Petugas KPPN

SPM yang telah disetujui

Dana telah cair/ transfer ke

2 hari

77



dana lewat bank persepsi

rekening itjen/ transfer ke rekening pihak ketiga/rekanan

5. Pencairan uang ke bank


Benda-hara

KPA Dana telah ditransfer ke rekening Itjen

Pengambilan Dana sesuai cek yang telah ditandatangani

3 Jam

Uang telah siap di ambil setelah konfir-masi ke pihak bank

6. Menyimpan Dana di brankas

Bendahara Dana yang telah diambil

Dana siap di distribusikan

15 menit

78

FLOW CHART SOP PENCAIRAN ANGGARAN-LS

Diterima

Mulai

Verifikasi Dokumen

Input SPM

Proses ke KPPN

Penerbitan SP2D

Pencairan Uang ke Bank

Pemeriksaan SPM

Menyimpan Dana di Brankas

Selesai

Ditolak

Transfer ke Rekening Pihak ketiga/Rekanan

Koreksi

79


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGELOLAAN PAJAK Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:



3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara;

4. KMK Nomor 563/KMK.03/2003 tentang Penunjukan bendaharawan pemerintah dan kantor perbendaharaan dan kas negara untuk memungut, menyetor, dan melaporkan pajak pertambahan nilai dan pajak penjualan atas barang mewah beserta tata cara pemungutan, penyetoran dan pelaporannya.

1. Bendahara; 2. Pelaksana Bidang keuangan.


SOP Pengelolaan Anggaran

Meja, kursi, komputer, sarana transportasi, ATK, kalkulator, mesin tik.


1. Semua pembayaran yang dilakukan oleh bendaharawan pemerintah harus dipungut PPN dan atau PPn BM, kecuali yang tercantum dalam pasal 4 ayat (1) KMK Nomor 563/KMK.03/2003;

2. Pemungutan pajak dilakukan pada saat pem-bayaran oleh bendaharawan kepada rekanan pemerintah;

3. Pajak yang dipungut harus disetorkan ke bank persepsi atau kantor pos;

4. Dasar pemungutan pajak adalah jumlah pembayaran yang dilakukan oleh bendahara-wan sebagaimana tersebut dalam SPM;

5. SSP harus di cantumkan NPWP pihak ketiga; 6. Faktur pajak dan SSP merupakan bukti

pemungutan dan penyetoran PPN dan PPh;

1. BKU; 2. Buku pembantu pajak; 3. SSP; 4. Faktur pajak.



1. Menerima Faktur pajak dari rekanan

Bendaha-rawan

SSP SSP sesuai dengan nilai pembelian

1 Jam

2. Menghitung Pajak

Bendaha-rawan

SSP yang se-suai dengan nilai pembeli-an

Pajak yang telah dihi-tung

1 Jam

3. Memungut pajak

Bendaha-rawan

Pajak yang telah dihitung

Telah dipo-tongnya pajak

1 jam

4. Penyetoran Pajak

Bendaha-rawan

Pelak-sana

Pajak hasil pemotongan

Pajak telah disetorkan

2 jam

Faktur pajak ditanda-

80



bidang keuangan

tangani oleh bendahara dan pada lembar faktur pajak wajib di bubuhi cap “disetor tanggal....”

5. Pelaporan Pajak

Bendaha-rawan

Pajak yang telah disetor-kan

Telah dila-porkannya pajak

3 jam

81

FLOW CHART

SOP PENGELOLAAN PAJAK

Mulai

Menerima Faktur Pajak

Menghitung Pajak

Memungut Pajak

Menyetorkan Pajak

Melaporkan Pajak

Selesai

82


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBUKUAN BUKU KAS UMUM Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:


2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perben-daharaan Negara;

3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelak-sanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara;

4. KMK Nomor332/M/V/9/1968 tentang buku kas umum dan cara mengerjakannya;

5. PMK Nomor 606/PMK.06/2004; 6. Perdirjen perbendaharaan Nomor PER-21/-

PB/2005 tentang Pelaksanaan penyusunan Laporan keuangan Kementrian/Lembaga tahun anggaran 2005.

1. Bendahara; 2. Pelaksana bidang keuangan yang mengerti

tata cara pembukuan.


1. SOP Pembukuan buku pembantu; 2. SOP Pengelolaan Keuangan.

Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Buku Kas Umum, Pulpen, Pensil


1. Semua transaksi keuangan harus dibukukan dalam BKU;

2. Pembukuan BKU harus sesuai isinya dengan SPTB;

3. Pembukuan BKU waktunya sesudah ada bukti transaksi;

4. Penutupan register BKU harus ditandatangani oleh atasan langsung bendahara;

5. Tertib admintrasi keuangan.

1. BKU; 2. Rekening Koran; 3. Kwitansi Pembayaran; 4. SP2D; 5. SPM; 6. SPTB; 7. Buku Cek.



1. Mengumpulkan bukti-bukti pembayaran

Benda-hara

Pelak-sana bidang keuangan

Kwitansi pembayaran, Faktur Pajak

Terkumpul-nya bukti-bukti pem-bayaran

1 Jam

2. Mencocokkan bukti pembayar-an dengan SPTB

Pelak-sana bidang keuangan

Bukti-bukti pembayaran

Telah dico-cokkannya bukti pemba-yaran dengan SPTB

3 jam

3. Pembukuan awal bulan dan pembukuan selanjutnya

Benda-hara


Bukti-bukti yang telah dicocokkan

Transaksi yang telah dibukukan

Setiap ada tran-saksi

4. Penutupan BKU Benda-harawan

Pelak-sana bidang

KPA Transaksi yang telah dibukukan

BKU telah ditutup/ditan-datangani oleh

Setiap Akhir bulan

Saldo di BKU harus dicocokkan

83



keuangan

Bendahara dan atasan langsung Bendahara

jumlahnya dengan saldo bank dan buku kas tunai

84

FLOW CHART

SOP PEMBUKUAN BUKU KAS UMUM

Mulai

Mengumpulkan bukti-bukti

pembayaran

Entry SPTB

Pengisian Lembar Pertama BKU

Pembukuan Awal Bulan dan

Selanjutnya

Penutupan BKU

Selesai

85


DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan 10 Juli 2009 Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

SOP PENGELOLAAN BUKU PEMBANTU Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:



3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksa-naan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara;

4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara;

5. Perdirjen perbendaharaan Nomor PER-21/PB/2005 tentang Pelaksanaan penyusunan Laporan keuangan Kementrian/Lembaga tahun anggaran 2005

1. Bendahara; 2. Pelaksana bidang keuangan yang mengerti

tata cara pembukuan.


1. Administrasi keuangan; 2. Pencatatan arus kas keuangan; 3. Tertib Administrasi.

Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Buku-buku pembantu, Pulpen, Pensil


1. Penggunaan buku pembantu adalah untuk memudahkan dalam pengawasan anggaran;

2. Penggunaan buku-buku pembantu juga untuk memudahkan dalam melakukan pertanggung-jawaban anggaran;

3. Untuk pengklasifikasian jenis dana.

1. Buku Bank; 2. Buku Kas Tunai; 3. Buku Kas Persediaan; 4. Buku Pajak;



1. Mengumpul-kan bukti-bukti transaksi

Bendahara Pelaksana bidang keuangan

Bukti-bukti transaksi

Terkumpul-nya bukti-bukti tran-saksi

1 jam

2. Pembukuan awal bulan dan pembuku-an selanjutnya


Bukti-bukti transaksi

Bukti-bukti yang telah di bukukan

1 hari

Format buku-buku pembantu adalah Staffel kecuali buku pem-bantu pajak yang formatnya scontro

3. Penutupan pembukuan


Hasil pembukuan

Transaksi yang telah ditutup

Setiap ada tran-saksi

86

FLOW CHART SOP PENGELOLAAN BUKU PEMBANTU

Mulai

Mengumpulkan Bukti Transaksi

Pembukuan Awal Bulan dan

Selanjutnya

Penutupan Pembukuan

Selesai

87


DEPARTEMEN AGAMA


SOP LAPORAN KEUANGAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:


2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaha-raan Negara;

3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara;

4. PP Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan;

5. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara;

6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-24/PB/2006 Tentang pelaksanaan penyusunan laporan keuangan Kementerian Negara/ Lembaga.

1. Kuasa Pengguna Anggaran; 2. Pejabat Pembuat Komitmen; 3. Kasubbag Keuangan; 4. Bendahara; 5. Pelaksana bidang keuangan.


1. Ditjen Anggaran; 2. Ditjen Perbendaharaan; 3. Biro Keuangan Depag; 4. KPPN.

Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Buku-buku pembantu, Pulpen, Pensil, alat transportasi


1. Periode Laporan keuangan adalah 1 bulan, Triwulan, semesteran dan tahunan;

2. Laporan Keuangan tidak boleh melebihi batas waktu ketentuan;

3. Isi Laporan keuangan harus sesuai dengan peraturan yang berlaku.

1. SAI; 2. LRA; 3. Neraca.



1. Entry SP2D Pelaksana bidang keuangan

SP2D Terinput-nya SP2D

1 jam

2. Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN


Pelaksana bidang perleng-kapan

SP2D yang telah diinput

SAK dan SIMAK-BMN telah direkonsi-liasi

1 hari

3. Rekonsiliasi dengan KPPN


Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN

SAI telah sesuai dengan KPPN

1 hari

4. Rekonsiliasi dengan Biro Keuangan Depag


SAI yang telah direkon-siliasi dengan KPPN

SAI telah sesuai dengan Biro Keuangan

1 hari

88



5. Pembuatan Buku Laporan Keuangan


SAI yang sesuai dengan Biro Keuangan

Terwujud-nya buku laporan keuangan yang telah ditanda-tangani oleh KPA

3 hari

Pembuatan buku yaitu Triwulan, semester, dan tahun-an

89

FLOW CHART

SOP LAPORAN KEUANGAN

Mulai

Entry SP2D

Rekonsiliasi SAK dan

SIMAK-BMN

Rekonsiliasi dengan KPPN

Rekonsiliasi dengan Biro Keuangan

Pembuatan Buku Laporan

Keuangan

Selesai

Tidak sama

90

Lampiran 3


(SOP)

SUBBAG EVALUASI DAN PELAPORAN

1. SOP Evaluasi Realisasi Kinerja 2. SOP Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan Itjen 3. SOP Monitoring Perjalanan Dinas 4. SOP Penerbitan SK Kegiatan 5. SOP Realisasi PKPT 6. SOP Sinkronisasi Realisasi Anggaran Kegiatan 7. SOP Monitoring SK Kegiatan 8. SOP Verifikasi Anggaran

91


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAKSANAAN EVALUASI REALISASI KINERJA


1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;

2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;

3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara;

4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI;


1. Mampu melakukan analisa/evaluasi terhadap kinerja anggaran;

2. Mampu/memahami dokumen Rencana Kinerja; 3. Mampu/memahami dokumen RKA-KL.


1. SOP Kalender Kegiatan; 2. SOP Laporan Keuangan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan.

1. ATK 2. Komputer PC 3. POK 4. Renja 5. Laporan realisasi anggaran (SAI) 6. Laporan realisasi anggaran per bagian


1. Setiap awal tahun anggaran selalu dibuatkan Rencana Kinerja Tahunan oleh setiap Satker, karena kalau tidak dibuatkan Renja tersebut maka tidak akan memperoleh anggaran yang tepat, dan juga tidak akan dapat dilakukannya evaluasi kinerja;

2. Setiap bagian atau penanggungjawab kegiatan wajib membuat laporan realisasi anggaran, karena kalau tidak dibuat laporannya maka tidak akan jelas berapa anggaran yang telah dikeluarkan dari pihak penanggungjawab kegiatan tersebut;

3. Seluruh kegiatan yang sudah dipertanggung-jawabkan harus dituangkan ke dalam laporan SAI, jika tidak maka dianggap anggaran belum terserap.

1. Pendataan realisasi anggaran per bagian; 2. Pencatatan hasil evaluasi anggaran

sementara.

No Aktifitas Pelaksana Mutu Baku

1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Output Waktu Ket.

1. Mengumpulkan bahan dari masing Subbag dan Irwil

Subbag dan Irwil

Subbag Keuangan

Subbag Evalap

1. RKT; 2. SAI; 3. SP2D; 4. Lap RA&K

Terkumpul-nya semua bahan eva-luasi

3 hari

2. Mengukur tingkat keberhasilan kinerja dari setiap bagian dan Irwil per triwulan

Subbag Evalap

1. RKT; 2. Lap RA&K

Terukurnya keberhasilan kinerja setiap bagian dan Irwil

5 hari

92



3. Mengukur kinerja penyerapan ang-garan itjen Per triwulan

Subbag Evalap

1. SAI; 2. SP2D.

Terukurnya daya serap anggaran Itjen per triwulan

5 hari

4. Menganalisis hasil kinerja, untuk me-ngetahui keber-hasilan dan kega-galan per triwulan

Subbag Evalap

1. RKT; 2. SAI; 3. SP2D; 4. Lap RA&K

Draft PKK Lakip

5 hari

5. Menjabarkan pro-gram dan kegiatan untuk triwulan berikutnya

Subbag Evalap

Rencana Kinerja Tahunan

Kalender Kegiatan

3 hari

6. Menyusun Lapor-an Evaluasi Rea-lisasi Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan

Subbag Evalap

1. RKT; 2. SAI; 3. SP2D; 4. Lap RA&K; 5. Kalender

Kegiatan

Laporan Eva-luasi Realisa-si Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan

2 hari

93

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN EVALUASI REALISASI KINERJA

MULAI

Mengumpulkan Bahan Dari Setiap Subbag dan Irwil

1. RKT; 1. Lap. RA & K; 2. SP2D; 3. SAI;

1. Mengukur tingkat keberhasilan kinerja dari setiap 2. bagian dan irwil per triwulan; 3. Mengukur kinerja penyerapan anggaran itjen per triwulan; 4. Menganalisis hasil kinerja, untuk mengetahui 5. keberhasilan dan kegagalan per triwulan; 6. Menjabarkan program dan kegiatan untuk triwulan berikutnya.

Draft Pengukuran Kinerja (PKK) LAKIP

Kalender Kegiatan

Menyusun laporan Evaluasi Realisasi Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan

Laporan Evaluasi Realisasi Kinerja

Anggaran

SELESAI

Arsip

Laporan Diserahkan untuk Sekretaris dan Setiap Bagian

94


DEPARTEMEN AGAMA


SOP LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM DAN KEGIATAN ITJEN




3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara.



1. Mampu menganalisa laporan realisasi keuangan;

2. Memahami dan mempunyai kemampuan dalam hal membaca dokumen RKA-KL/DIPA/POK.

3. Mampu mengoperasikan Komputer


1. SOP Realisasi PKPT dan Non PKPT; 2. SOP Pengelolaan Keuangan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan

1. ATK 2. Komputer PC 3. Laporan SAI 4. RKA-KL/DIPA/POK


1. Apabila pada masing-masing bagian (penang-gungjawab kegiatan) tidak membuat laporan realisasi anggaran per bulan, maka akan menghambat proses penyusunan laporan keuangan (SAI);

2. Apabila sub.bagian keuangan terlambat dalam penyusunan laporan keuangan (SAI) maka juga akan menghambat proses pertanggung-jawaban laporan konsolidasi per kegiatan dan program untuk tingkat unit eselon I pusat;

3. Apabila laporan konsolidasi program dan kegiatan tidak dibuat dan diserahkan ke Sekjen Dep. Agama cq Biro Perencanaan maka satker tersebut dianggap tidak melaksanakan suatu kegiatan dan anggaran tersebut tidak terserap.

1. Pencatatan laporan realisasi anggaran SAI; 2. Pencatatan laporan konsolidasi

NO Aktifitas Pelaksana Mutu Baku


1. Masing-masing Bagian di lingkungan Itjen Dep. Agama secara bulanan me-nyampaikan laporan pelaksanaan ke-giatan dan program

Bagian I s.d. IV

Masing-masing Subbag

Subbag Evalap

Laporan realisasi anggaran

Laporan Realisasi Anggaran dan Kegiatan

1 bulan

2. Meminta data reali-sasi anggaran yang sudah diinput ke dalam aplikasi SAI per bulan

Subbag Keuang-an

Subbag Evalap

Laporan realisasi anggaran

Laporan SAI

1 bulan

95



3. Melakukan pen-cocokan data reali-sasi anggaran dari masing-masing bagi-an dengan data SAI

4. Menyusun laporan laporan konsolidasi Program dan Kegiatan

Subbag Evalap

1. Laporan realisasi anggaran

2. Laporan SAI

Konsep La-poran Kon-solidasi Pro-gram dan Kegiatan

1 hari

5. Pengesahan laporan konsolidasi oleh Kepala Bagian Perencanaan dan Keuangan diketahui oleh Sekretaris Itjen Dep. Agama

Sekreta-ris Itjen

Kabag Program

Subbag Evalap

Konsep Lapor-an Konsolidasi Program dan Kegiatan

Laporan Konsolidasi Program dan Ke-giatan per triwulan.

1 hari

6. Melakukan pengirim-an laporan konsoli-dasi ke biro peren-canaan melalui email atau surat.

Subbag Evalap

Biro Pe-rencanaan

Laporan Kon-solidasi Pro-gram dan Kegiatan

Laporan Konsolidasi Program dan Kegiat-an per tri-wulan.

1 hari

96

Bagian I s.d. IV Dan TU Irwil I s.d. V

Bagian I Subbag Evalap

FLOWCHART SOP KONSOLIDASI PROGRAM DAN KEGIATAN ITJEN DEP. AGAMA

Membuat LRA & Kegiatan

MULAI

Dilakukan Koreksi oleh Masing-masing Pimpinan satker (Bagian I s.d. IV

dan Irwil I s.d. V)

Proses Pengecekan

Dok. LRA & Kegiatan

1

Meminta data realisasi keuangan yang sudah

disusun ke dalam SAI (dr Subbag Keuangan)

Dokumen LRA & Kegiatan dan Dokumen SAI

Proses Pencocokan

Subbag Keuangan

Melakukan konfirmasi data apabila terjadi

ketidakcocokkan antara data LRA dengan SAI

Belum

Membuat Lap. Konsolidasi

Dokumen Laporan Konsolidasi Program dan

Kegiatan per trwiulan

Persetujuan Laporan Konsolidasi Program &

Kegiatan Itjen Depag per triwulan oleh Kabag I dan ditandatangani

oleh Sekretaris.

Dokumen Laporan Konsolidasi Program dan

Kegiatan per trwiulan

Arsip

Pengiriman Laporan Konsolidasi ke Biro

Perencanaan melalui Email

SELESAI

Penyerahan Dokumen LRA kepada Subbag

Evalap

1

Belum

Sudah

Sudah

97


DEPARTEMEN AGAMA


SOP MONITORING PERJALANAN DINAS


1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Renca-na Pembangunan;





1. Memahami dalam hal penyusunan program audit;

2. Mampu mengoperasikan komputer


1. SOP penerbitan SK Tim dan SK Kegiatan 2. SOP Realisasi PKPT dan Non PKPT 3. SOP Verifikasi Perjalanan Dinas;

1. ATK 2. Komputer PC 3. Surat Tugas 4. SK Kegiatan 5. Verifikasi Perjalanan Dinas; 6. SPTB (Surat Pertanggungjawaban)


1. Apabila perencanaan program audit tidak dibuat maka program audit akan tidak jelas;

2. Surat tugas dan SK Kegiatan belum dibuat maka kegiatan tersebut tidak dapat dilaksana-kan;

3. Apabila setiap auditor dan pegawai yang telah melakukan perjalanan dinas (kembali ke Jakarta) tidak segera membuat/ menyelesaikan verifikasi perjalanan dinas maka akan menghambat proses laporan realisasi anggar-an, monitoring perjalanan dinas, dan pelak-sanaan kegiatan lainnya untuk bulan berikutnya.

Pencatatan Data Kegiatan Audit, Monev, dan Kegiatan non Audit.



1. Permintaan data, Perencanaan Audit, SK, dan Rekap Surat Tugas untuk kegiatan Audit dan Monev

Subbag Program

Subbag Evalap

RAB audit dan monev

RAB Perja-lanan Dinas kegiatan audit dan monev

1 hari

2. Permintaan data RAB untuk kegiat-an non Audit dan Monev

Bagian I s.d. IV

Subbag Evalap

RAB kegiatan non audit dan monev

RAB Perja-lanan Dinas kegiatan non audit

1 hari

98



dan monev

3. Permintaan data realisasi perjalan-an dinas kegiatan audit dan monev maupun kegiatan non audit dan monev

Tim Veri-fikasi Per-jalanan Dinas

Bagian I s.d. IV, dan Irwil I s.d. V

Subbag Evalap

Data realisasi perjalanan dinas

Laporan verifikasi perjalanan dinas ke-giatan/non audit dan monev

3 hari

4. Permintaan data verifikasi perjalan-an dinas

Subbag Rumah Tangga

Tim Veri-fikasi Per-jalanan Dinas

Subbag Keuang-an

Data realisasi perjalanan dinas

Laporan verifikasi Perjalanan Dinas

2 hari

5. Entry data moni-toring perjalanan dinas

Subbag Evalap

Laporan Veri-fikasi Perja-lanan Dinas

Laporan Monitoring hari Perja-lanan Dinas

3 hari

99

FLOWCHART SOP MONITORING PERJALANAN DINAS

MULAI

Permintaan Data Perencanaan Audit,

Surat Tugas, SK, SPTB, dan Verifikasi PD

Perencanaan Audit (Subbag

Program)

Surat Tugas (Subbag Program)

SK Kegiatan (Bagian I s.d. IV)

Verifikasi PD (Subbag RT)

SPTB (Subbag

Keuangan)

1. Perencanaan Audit; 2. Surat Tugas; 3. SK Kegiatan; 4. Verifikasi PD; 5. SPTB.

Melakukan Entry Data Perjalanan Dinas

berdasarkan data yang telah dikumpulkan

Dokumen Laporan Monitoring Perjalanan

Dinas Itjen Per Triwulan

SELESAI

100


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENERBITAN TOR DAN SK KEGIATAN


1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;



1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Yang mampu memahami dalam hal

penelahaan dokumen RKA-KL dan POK.


1. SOP Kalender Kegiatan 2. SOP SK Kegiatan 3. SOP Penerbitan SK Kegiatan

1. ATK 2. Komputer PC 3. RKA-KL 4. SK Kegiatan


Apabila setiap kegiatan tidak dibuatkan SK Kegiatan, TOR Kegiatan, dan RAB maka kegiatan tersebut dianggap tidak sah (tidak diperbolehkan) dan anggaran kegiatan tersebut tidak akan cair (keluar).

1. Pencatatan jenis kegiatan kedalam buku kendali kegiatan;

2. Pencatatan TOR dan SK Kegiatan (jumlah anggaran, biaya honor, jumlah personil panitia, peserta, narasumber, moderator) ke dalam buku kendali TOR dan SK;



1. Pengajuan TOR dan SK Kegiatan

Bagian I s.d. IV

Masing-masing sub. Bagian

SK Panitia, SK Kegiatan dan TOR

1. Jumlah per-sonil (panitia, peserta, nara-sumber, dan moderator);

2. Jumlah ang-garan kegiatan;

3. Waktu & tem-pat pelaksa-naan kegiatan

3 hari

Adanya proses pencocokan data dengan RKA-KL/POK.

2. Pengecekan per-aturan-peraturan (dasar hukum)

Subbag Per-UU-an

SK Panitia, SK Kegiatan, dan TOR

1. Peraturan lama diganti yang baru;

2. Ketepatan da-lam penulisan sesuai aturan dalam bahasa Indonesia;

3. Ketepatan da-lam penulisan latar, maksud dan tujuan

1 hari

3. Pemeriksaan data atau pagu anggaran

Subbag Evalap

Subbag Keuangan

SK Panitia, SK Kegiatan,

1. Kegiatan ter-sebut ada di dalam RKA-KL

1 hari

101


1 2 3 Persyaratan/

Perlengkapan Output Waktu Ket.

TOR, dan RAB

dan POK; 2. Ketepatan

jumlah ang-garan dengan RKA-KL dan POK;

3. Kesesuaian komponen kegiatan da-lam rincian biaya;

4. Pencatatan SK Kegiatan ke dalam buku kendali SK;

5. Lembar memo persetujuan

4. Pengesahan/per-setujuan pelak-sanaan kegiatan

Subbag Evalap

Subbag Per-UU-an

Pejabat KPA (Sekre-taris Itjen)

SK Panitia, SK Kegiatan, TOR.

1. Memo per-setujuan dari subbag Per-UU-an;

2. Memo per-setujuan dari Subbag Evalap;

3. SK dan TOR Kegiatan disetujui dan ditanda ta-ngani oleh Sekretaris

1 hari

5. Pengiriman arsip SK dan TOR yang sudah ditanda-tangani Sekretaris Itjen

Masing-masing Subbag

Subbag Evalap

Subbag Keuangan

SK Panitia, SK Kegiat-an, TOR, dan data hasil dari kegiatan tersebut

Buku LaporanPertanggung-jawaban Pelaksa-naan Kegiatan

4 hari

Diserah-kan ke-pada Sekre-taris Itjen,Subbag Evalap, Subbag Per-UU-an, Sub-bag Ke-uangan.

102

FLOWCHART SOP PENERBITAN TOR DAN SK KEGIATAN

DISETUJUI

SELESAI

Pengecekan Peraturan –

peraturan yang berlaku

Bagian I s.d. IV Dan TU Irwil I s.d. V

MULAI

Membuat TOR & SK

Dilakukan Koreksi oleh Masing-masing Pimpinan

satker (Bagian I s.d. IV dan Irwil I s.d. V

Proses

Ya

Dok. TOR & SK (Draft)

1

Bagian II Sub.Bag Per-UU

1

Proses Pemberian

No SK

Tdk

Ya


2

Bagian I Subbag. Evalap

2



Pengecekan/ Pencocokan

terhadap kesesuaian dengan Pagu di POK

Proses Pengesahan

Tdk

Ya

TdkDok. TOR & SK (Draft)

3

103

SELESAI

Sekretaris Itjen Dep. Agama

3


Disertai dengan lembar

pengesahan dari Per-UU dan Evalap

Dok. TOR & SK (Final)

Di kembalikan kepada yang bersangkutan dalam hal ini Bagian I s.d. IV dan TU Irwil

I s.d. V

Dok. TOR & SK (Final)

Subbag Per-UU

Subbag Evalap

Subbag Keuangan

Penanda-tanganan

104


DEPARTEMEN AGAMA


SOP REALISASI PKPT DAN NON PKPT



2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaks. Penyusunan LAKIP;




1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Mempunyai kemampuan dalam administrasi.


1. SOP Kalender Kegiatan 2. SOP SK Kegiatan 3. SOP Pelaksanaan PKAT 4. SOP Riksus 5. SOP Pelaksanaan Kegiatan

1. ATK 2. Komputer PC 3. RAB 4. Verifikasi Perjalanan Dinas


1. Apabila perencanaan program audit tidak dibuat maka laporan realisasi PKPT tidak dapat dilakukan/dibuat;

2. RAB Audit tidak dibuat maka tidak dapat membandingkan antara perencanaan anggaran dengan realisasi anggaran;

3. Apabila verifikasi perjalanan dinas tidak dibuat maka laporan realisasi PKPT tidak dapat dibuat, selain itu juga akan dapat menghambat proses penyerapan anggaran.

1. Pencatatan rekap rencana PKPT; 2. Pendataan verifikasi perjalanan dinas yang

sudah selesai.



1. Permintaan data rekap PKPT dan Non PKPT

Subbag Perenca-naan

Data Rekap PKPT dan Non PKPT

Laporan rekap PKPT dan Non PKPT

1 hari

2. Permintaan data verifikasi perjalan-an dinas

Subbag Rumah Tangga

Tim Verifikasi Perjalan-an Dinas

Subbag. Evalap

Rekap sementara Verifikasi perjalanan dinas

Laporan verifikasi perjalanan dinas

1 hari

3. Entry Data realisasi PKPT dan Non PKPT

Subbag. Evalap

1. Rekap PKPT dan Non PKPT;

2. Lap. Verifi-kasi Perja-lanan Dinas

Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT (sementara)

2 hari

105



4. Konfirmasi ulang dengan auditor tentang auditi dan auditor

Auditor Subbag TU Irwil I s.d. V

Subbag. Evalap

1. Rekap PKPT dan Non PKPT;

2. Rekap Surat Tugas;

3. Laporan Verifikasi Perjalanan Dinas

Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT (final)

2 hari

106

FLOWCHART SOP REALISASI PKPT DAN NON PKPT

MULAI

Dokumen Perencanaan

Audit dan Surat Tugas

Permintaan Data Pendukung Program

Audit dari Subbag Program

Melakukan konfimasi ulang dengan auditor

tentang auditi dan auditor

1. Perencanaan Audit 2. Rekap Surat Tugas 3. Hasil Konfimasi 4. SPTB

Permintaan Data SPTB dari Subbag Keuangan

Dokumen SPTB (Surat

Pertanggungjawaban Belanja)

Penyusunan Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT sesuai dengan data yang

diperoleh

Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT triwulan

SELESAI

107


DEPARTEMEN AGAMA


SOP SINKRONISASI REALISASI ANGGARAN KEGIATAN

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PP No. 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara

Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;

2. PMA No. 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP;

3. Kepres No. 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

1. Memahami masalah laporan realisasi anggaran kegiatan Itjen Dep. Agama;

2. Memahami dan mampu membaca dokumen RKA-KL dan POK.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Pengelolaan Keuangan 2. SOP Verifikasi Penyerapan Anggaran 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan

1. ATK 2. Komputer PC 3. RAB 4. Data Pendukung Lainnya

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Bagi masing-masing Bagian sebagai

penanggungjawab kegiatan tidak membuat laporan realisasi anggaran maka akan memperlambat proses laporan realisasi anggaran kegiatan;

2. Apabila pagu anggaran suatu kegiatan yang diajukan pada masing-masing bagian tidak sesuai dengan dokumen RKA-KL dan DIPA maka hasil akhir laporan realisasi anggaran kegiatan tidak akan sama dengan data SAI yang ada di Sub. Bagian Keuangan.

1. Pencatatan realisasi anggaran per Mata Anggaran Kegiatan (MAK);

2. Pencatatan waktu pelaksanaan kegiatan.



1. Pengisian formulir realisasi anggaran kegiatan

Kabag I s.d. IV

Seluruh Kasubag

Form, RAB, dan LPJ

Laporan Realisasi Anggaran per Mata Anggaran Kegiatan (MAK);

1 hari

Adanya pro-ses penco-cokan data dengan RKA-KL/ POK.

2. Permintaan formulir realisasi dan LPJ kepada penang-gungjawab kegiatan

Kabag I s.d. IV

Formulir realisasi anggaran kegiatan

Laporan Form Realisasi Anggaran per Mata Anggar-an Kegiatan

1 hari

Setelah pelaksanaan kegiatan

3. Pemeriksaan kete-patan dalam peng-isian formulir reali-sasi anggaran

Subbag Evalap

Form Reali-sasi, RAB, dan LPJ

1. Laporan realisasi anggaran dari subbag keuangan;

2. Laporan realisasi

1 hari

108



anggaran dari penanggungjawab kegiatan.

4. Pencocokan RAB dengan Pagu Anggaran

Subbag Evalap

RKA-KL, POK, RAB, dan Form Realisasi

Laporan Form Realisasi Anggaran per Mata Ang-garan Kegiat-an (MAK);

1 hari

5. Melakukan perban-dingan data reali-sasi anggaran ke-giatan dari masing-masing penang-gungjawab kegiat-an dengan laporan realisasi anggaran (SAI)

Subbag Evalap

Subbag Keuang-an

Form Reali-sasi, RAB, SAI, dan data pendu-kung lainnya

Laporan hasil evaluasi realisasi anggaran kegiatan.

1 hari

6. Pencatatan atau entry data realisasi

Subbag Evalap

Form Reali-sasi, SAI, dan laporan evaluasi realisasi anggaran

Laporan Rea-lisasi Penye-rapan Angga-ran Kegiatan dan non Ke-giatan per bulan/ triwulan

1 hari

109

Pengisian formulir realisasi anggaran kegiatan

MULAI

Permintaan Laporan Realisasi Angggaran kegiatan kepada masing-masing Bagian

Pemeriksaan formulir realisasi anggaran

SELESAI

Pencocokan RAB dengan Pagu Anggaran

Melakukan perbandingan data/laporan realisasi anggaran kegiatan

Pencatatan atau entry data realisasi

FLOWCHART SOP SINKRONISASI REALISASI ANGGARAN

Bagian I. (Subbag Evalap)

MULAI

Pembuatan Form

Realisasi

Form Realisasi

Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V

Form Realisasi

Penyusunan from realisasi anggaran &

Kegiatan

LRA dan LPJ

Form Realisasi

110


DEPARTEMEN AGAMA


SOP MONITORING SK KEGIATAN




3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara;



1. Memahami peraturan dalam hal penyusunan SK Kegiatan;

2. Mampu/memahami dokumen POK; 3. Mampu mengoperasikan computer.


1. SOP SK Kegiatan; 2. SOP Kalender Kegiatan.

1. ATK 2. Komputer PC 3. POK 4. SK


1. Dalam suatu pelaksanaan kegiatan kepada masing penanggungjawab kegiatan wajib membuat SK Kegiatan, apabila kegiatan yang akan dilaksanakan tidak dibuatkan SK maka kegiatan tersebut dianggap tidak sah;

2. SK Kegiatan didalamnya harus disertakan atau di tulis jumlah maupun nama-nama personil yang akan mengikuti kegiatan tersebut, apabila tidak dibuatkan maka akan sulit untuk mengendalikan kegiatan tersebut apakah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Juga tidak akan dapat dikendalikan dari segi nama-nama personilnya;

1. Pendataan Jumlah SK Kegiatan yang masuk atau yang akan dilaksanakan;

2. Pencatatan jumlah personil (Peserta, Panitia, Moderator, dan Narasumber).



1. Penerimaan SK Kegiatan

Bagian I s.d. IV

Subbag Evalap

SK Kegiatan Konsep SK Kegiatan

1 hari

2. Penelahaan SK Kegiatan dengan dokumen POK

Subbag Evalap

SK Kegiat-an dan POK

Dokumen pengesah-an SK

1 hari

3. Pengesahan SK Kegiatan bahwa SK tersebut telah sesuai dengan POK

Kasubbag Evalap

1. SK Kegiat-an;

2. POK; 3. Lembar pe-

ngesahan

SK Kegiat-an (final)

1 hari

SK harus dilampir-kan lembar penge-sahan dari

111



subbag Evalap untuk dilanjut-kan ke Sekre-taris untuk ditanda tangani

4. Pencatatan SK Kegiatan yang sudah selesai ke dalam buku kendali SK Kegiatan

Subbag Evalap

Tim Moni-toring SK

1. SK Kegiat-an;

2. POK; 3. Lembar pe-

ngesahan

Laporan Monitoring SK Kegiat-an per bulan

3 hari

112

Penerimaan SK Kegiatan dari masing-masing Bagian I s.d. IV (Pelaksana Kegiatan)

MULAI

SELESAI

Penelaahan SK Kegiatan dengan Dokumen POK

Pengesahan SK Kegiatan oleh Kasubag Evalap

Pencatatan SK Kegiatan ke dalam buku kendali SK Kegiatan)

FLOWCHART

SOP MONITORING SK KEGIATAN

113


DEPARTEMEN AGAMA


SOP MONITORING VERIFIKASI PENYERAPAN ANGGARAN


1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Ren-cana Pembangunan;





1. Memahami verifikasi anggaran; 2. Mampu dan memahami dokumen RKA-KL/

DIPA dan POK; 3. Mampu mengoperasikan komputer.


1. SOP SK Kegiatan; 2. SOP Kalender Kegiatan; 3. SOP Riksus; 4. SOP Pelaksanaan PKAT; 5. SOP Pelaksanaan Kegiatan; 6. Realisasi Anggaran berdasarkan SAI; 7. Realisasi Anggaran berdasarkan pelaksanaan

kegiatan; 8. SPM dari Keuangan.

1. ATK 2. Komputer PC 3. SAI 4. Copyan SPM


1. Apabila SAI tidak dibuat maka tidak dapat mengetahui realisasi anggaran yang sudah dipertanggungjawabkan di KPPN dan untuk sebagai bahan evaluasi anggaran;

2. Apabila seluruh penanggungjawab kegiatan (Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V) setelah kegiatan tersebut dilaksanakan tidak membuat laporan realisasi anggaran kegiatannya maka anggaran kegiatan tersebut tidak dapat dikendalikan oleh Subbag Evalap;

3. Kabag Perencanaan dan Program harus melakukan pengujian SPM dari Keuangan. Apabila SPM tidak diuji oleh pejabat penguji SPM dan dicopy untuk diserahkan ke Subbag Evalap maka tidak dapat dilakukannya verifikasi penyerapan anggaran antara data keuangan dengan pelaksana kegiatan.

Pencatatan/pemilahan per Program, Kegiatan, dan Sub.Kegiatan.



1. Permintaan data Realisasi Angga-ran Kegiatan

Bagian I s.d. IV

Masing-masing Sub. Bagian

1. RAB 2. Bukti penge-

luaran, dan data pendu-kung lainnya

Laporan Realisasi Anggaran Kegiatan

2 hari

Setelah pelaksa-naan Kegiatan tersebut

114



2. Permintaan data SAI

Subbag. Keuangan

Subbag Evalap

Dokumen SAI Laporan SAI 2 hari

Data setelah di SPJ–kan di KPPN

3. Permintaan copyan SPM

Kabag Perenca-naan dan Keuangan

Subbag Keuangan

Subbag Evalap

SPM Copyan SPM

1 hari

Dokumen didapat setelah dilakukan pengujian SPM oleh Kabag I (Penguji SPM)

4. Pengelompokan Anggaran berda-sarkan Program, Kegiatan, Sub. Kegiatan, dan Per MAK.

Subbag Evalap

1. Laporan Realisasi;

2. SAI; 3. SPM

Draft lapor-an realisasi anggaran per Triwulan

5 hari

5. Melakukan Verifi-kasi Data Laporan Realisasi Anggaran

Subbag Evalap

1. Laporan Realisasi;

2. SAI; 3. SPM

Draft Lapor-an Verifikasi

3 hari

6. Entry Data hasil verifikasi realisasi anggaran

Subbag Evalap

Draft Laporan Verifikasi

Laporan Verifikasi Penyerap-an Anggar-an per Tri-wulan (final)

2 hari

115

FLOWCHART SOP MONITORING VERIFIKASI PENYERAPAN ANGGARAN

Megisi Form Realisasi Anggaran

& Kegiatan

SELESAI

Bagian I s.d. IV TU Irwil I s.d. V

Form R A K

Proses Pengecekan

blm

sdh

Bagian I (Subbag. Evalap)

MULAI

Membuat Form Realisasi Anggaran &

Kegiatan (RAK)

Form R A K

Lap. R A K

Lap. SAI (Subbag Keuangan)

Lap. R A K Lap. SAI

Dilakukannya Verifikasi Anggaran

terhadap LRAK dan SAI

Entry data yang telah diverifikasi

Laporan Verifikasi

Penyerapan Anggaran

116

Lampiran 4


(SOP)


1. SUBBAG KEPEGAWAIAN 2. SUBBAG ORGANISASI DAN TATALAKSANA 3. SUBBAG HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN

117

Lampiran 2.1


(SOP) SUBBAG KEPEGAWAIAN

1. SOP Rekapitulasi Absensi Pegawai 2. SOP Rapat Baperjakat 3. SOP Proses Cuti 4. SOP Pemutakhiran Database Kepegawaian 5. SOP Pembuatan DP3 6. SOP Izin/ Tugas Belajar 7. SOP Mutasi Kenaikan Pangkat 8. SOP Kenaikan Gaji Berkala 9. SOP Mutasi Jabatan Struktural 10. SOP Mutasi Tempat Tugas Pegawai di Lingkungan Inspektorat

Jenderal 11. SOP Pelantikan Pejabat 12. SOP Penetapan Peserta Diklat 13. SOP Pengadaan CPNS 14. SOP Pembuatan Kartu Istri/Kartu Suami 15. SOP Pengajuan Kartu ASKES 16. SOP Pembuatan Kartu Pegawai 17. SOP Pembuatan Kartu Taspen 18. SOP Pengajuan Satya Lancana Karyasatya 19. SOP Pengajuan Pembayaran Pensiun Pertama, THT, dan Asuransi

Kematian PT. TASPEN 20. SOP Pengangkatan ke Dalam Jabatan Fungsional Auditor 21. SOP Pengangkatan CPNS Menjadi PNS 22. SOP Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Auditor 23. SOP Pengajuan Pensiun 24. SOP Ujian Dinas UPKP

118


DEPARTEMEN AGAMA


SOP REKAPITULASI DAFTAR HADIR PEGAWAI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok

Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;

2. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama.

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang pengolahan absensi pegawai

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Proses Cuti Meja, Kursi, Ruang Kerja, Komputer, Mesin Tik,

Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Finger Printer. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Dalam hal rekapitulasi absensi pegawai tidak

dilakukan tepat waktu, maka akan menghambat proses pembayaran uang makan pegawai;

2. Dalam hal rekapitulasi absensi pegawai tidak dilakukan, maka tidak dapat dibuat data informasi kehadiran pegawai kepada pimpinan.

1. Surat Permohonan Cuti 2. Kartu Cuti 3. Surat Ijin 4. Surat Tugas 5. Rekapitulasi Daftar Absen Pegawai



1 Pegawai mengisi daftar hadir melalui Finnger Print setiap hari kerja jam 07.30 dan 16.00

Pegawai 1. Finger Print 2. Buku Daftar

Hadir

Setiap Hari Kerja

Data Absen

2 Pegawai yang tidak masuk menyerahkan surat ijin/surat tugas/ surat cuti ke subbag kepegawaian

Pegawai Pengad-ministrasi Umum

Surat Ijin/ Surat Tugas/ Surat Cuti

Setiap Hari Kerja

Surat Ijin/ Surat Tugas/ Surat Cuti

3 Mengambil data fingger print (Awal Bulan)

Pengad-ministrasi Umum

Database Fingger Print

1 Jam Data Absen Fingger Print

4 Mencocokan data fingger print dengan surat ijin/surat tugas/ surat cuti


Database Fingger Print dan Surat Ijin/ Surat Tugas/ Surat Cuti

1 Hari Data hasil rekonsiliasi

5 Merekapitu-lasi hasil rekonsiliasi data absen


Data Hasil rekonsiliasi

1 Hari Rekapitulasi Absen Pegawai

119



6 Menyampai-kan rekapitu-lasi absen ke pimpinan dan Subbag rumah tangga


Rekapitulasi Absen Pegawai

1 Jam Rekapitulasi Absen Pegawai

120

FLOWCHART SOP REKAPITULASI DAFTAR HADIR PEGAWAI

SELESAI

MULAI

PEGAWAI ABSEN MELALUI FINNGER PRINT SETIAP HARI KERJA JAM 07.30 DAN 16.00

PEGAWAI YANG TIDAK MASUK MENYERAHKAN SURAT IJIN/SURAT TUGAS/ SURAT CUTI

KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

MENGAMBIL DATA FINGGER PRINT (AWAL BULAN)

MENCOCOKAN DATA FINGGER PRINT DENGAN SURAT IJIN/SURAT TUGAS/SURAT CUTI

MEREKAPITULASI HASIL PENCOCOKAN DATA ABSEN

MENYAMPAIKAN REKAPITULASI ABSEN KE PIMPINAN DAN SUBBAG RUMAH TANGGA

121


DEPARTEMEN AGAMA


SOP RAPAT BAPERJAKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok

Kepegawaian yang telah diubah dan disem-purnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;

2. KMA Nomor 350 tahun 1998 tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Baperjakat

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Data Base Kepegawaian Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari

Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Dalam hal SOP tidak dilaksanakan, maka akan menghambat proses kegiatan dan atau putusan yang akan diambil pimpinan

1. Notulen 2. Draft Surat Keputusan/ Surat


Ket. 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1 Menyiapkan bahan Baper-jakat

Pengadminis-trasi Umum

Database Kepegawaian

2 Jam

Buku Daftar Urut Kepe-gawaian

2 Meneliti bahan Baperjakat


Buku Daftar UrutKepegawaian

3 Jam

Rekapitulasi Bahan Baperjakat

3 Membuat dan menyampai-kan undang-an Rapat Baperjakat


Daftar Undangan 3 Jam

Surat Undangan disampaiakankepada undangan

4 Melaksana-kan Rapat Baperjakat

Kasubbag Kepegawaian

Kabag Ortala & Kepega-waian

Pejabat Eselon II

Rekapitulasi bahan Baperjakat

3 Jam

Notulen HasilSidang Baperjakat

5 Menyiapkan memorandum tentang lapor-an hasil Rapat Baper-jakat untuk menyampai-kan Ranca-ngan Kepu-tusan dan konsep surat


Notulen Hasil Sidang Baperjakat

3 Jam

Laporan Hasil Sidang Baperjakat

6 Membuat rancangan keputusan


Laporan Hasil sidang Baperjakat

1 Jam

Rancangan keputusan

7 Penandata-nganan surat keputusan

Sekretaris Inspektur Jenderal

Draft Surat Keputusan/ draft surat

1 Jam

Surat Keputusan/ Surat

122

FLOWCHART SOP RAPAT BAPERJAKAT

MENYIAPKAN BAHAN BAPERJAKAT

MENELITI BAHAN BAPERJAKAT

MEMBUAT DAN MENYAMPAIKAN UNDANGAN SIDANG BAPERJAKAT

MEMBUAT RANCANGAN KEPUTUSAN

PENANDATANGANAN SURAT KEPUTUSAN

MELAKSANAKAN SIDANG BAPERJAKAT

SELESAI

MULAI

123


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PROSES CUTI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok


2. PP Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti; 3. SE BAKN Nomor 01/SE/1977 tentang Cuti; 4. KMA Nomor 234 Tahun 1987 tentang

Pendelegasian Wewenang Pemberian Cuti PNS di Lingkungan Dep.Agama;

5. SE Sekjen Dep. Agama Nomor 6 Tahun 1988, tentang Juklak Pelaksanaan Cuti PNS.

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Cuti Pegawai.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Absensi Pegawai

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Pegawai yang tidak melaksanakan proses cuti dianggap tidak masuk tanpa ijin

1. Kartu Kendali Cuti 2. Surat Cuti



1 Pegawai meminta kartu kendali cuti ke Subbag Kepegawaian

Pengadministrasi Umum

Kartu Kendali cuti Buku Ekspedisi

10 Menit

Kartu Kendali Cuti diserah-kan ke Pegawai

2 Pegawai yang bersangkutan mengajukan surat permo-honan ijin cuti ke atasan langsung

Pegawai Pemohon Cuti

Kartu Kendali Cuti

10 Menit

Surat permohonan Ijin Cuti

3 Atasan lang-sung menelaah surat permo-honan Ijin cuti pegawai dan memberikan catatan pertim-bangan pada surat pengajuan

Atasan Langsung Pegawai Pemohon Cuti

Surat permohonanijin cuti

1 Jam

Surat permohonan ijin cuti telah diberi catatan

4 Meneruskan surat permo-honan ijin cuti ke pejabat yang ber-wenang memberikan cuti


Surat permohon-an ijin cuti

10 Menit

draft surat ijin cuti

5 Pejabat yang berwenang memberikan

Pejabat yang berwenang

Draft Surat Ijin Cuti

1 Jam

Surat Ijin Cuti

124



cuti memberi-kan putusan dan menanda-tangani Surat Ijin Cuti

memberi-kan cuti

6 Putusan disampaikan kepada Atasan langsung pegawai

Pejabat yang ber-wenang memberikan cuti

Surat Ijin Cuti 30 Menit

Surat Ijin Cuti

7 Atasan langsung memberi paraf memberi catatan pada Kartu Kendali Cuti


Surat Ijin Cuti Kartu Kendali Cuti

30 Menit

Ijin Cuti dicatat pada Kartu Kendali cuti

8 Pegawai Pe-mohon Cuti memberikan Surat Cuti ke-pada pegawai dan Subbag Kepegawaian

Atasan langsung Pegawai Pemohon Cuti


10 Menit

Surat Ijin Cuti dan Kartu Kendali Cuti diterima Subbag Kepegawaian

9 Subbag kepegawaian menerima surat ijin cuti dan kartu kendali cuti kemudian mengarsipkan

Pengadmi-nistrasi Umum


10 Menit

Surat Ijin Cuti dan Kartu Kendali Cuti diarsipkan

125

FLOWCHART SOP PROSES CUTI

SELESAI

MULAI

PEGAWAI MEMINTA KARTU KENDALI CUTI KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN

IJIN CUTI KE ATASAN LANGSUNG

ATASAN LANGSUNG MENELAAH SURAT PERMOHONAN IJIN CUTI PEGAWAI DAN MEMBERIKAN CATATAN PERTIMBANGAN PADA SURAT PENGAJUAN

PUTUSAN DISAMPAIKAN KEPADA ATASAN LANGSUNG PEGAWAI

ATASAN LANGSUNG MEMBERI CATATAN PADA KARTU KENDALI CUTI DAN MENYAMPAIKAN

KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUTI MEMBERIKAN PUTUSAN DAN

MENANDATANGANI SURAT IJIN CUTI

ATASAN LANGSUNG MEMBERIKAN SURAT CUTI KEPADA PEGAWAI DAN SUBBAG KEPEGAWAIAN

SUBBAG KEPEGAWAIAN MENERIMA SURAT IJIN CUTI DAN KARTU KENDALI CUTI KEMUDIAN MENGARSIPKAN

ATASAN LANGSUNG MENERUSKAN SURAT PERMOHONAN IJIN CUTI DAN MEMBUAT DRAFT SURAT IJIN CUTI KE

PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUTI

126


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMUTAKHIRAN DATABASE KEPEGAWAIAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disem-purnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999.

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Penataan Database Kepegawaian;

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Data Base Kepegawaian Meja, Kursi, Ruang, Komputer/Laptop, Server,

ATK.Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Dalam hal tidak dilaksanakannya SOP di atas maka data pegawai tidak akurat.




1 Menerima foto kopi perubahan data kepegawai-an


Ada perubahan data pegawai

1 Hari Foto kopi perubahan data kepegawaian

2 Menginput data terbaru ke dalam Database Kepegawaian


Foto kopi perubahan data kepegawaian

5 Menit /data

Perubahan datapegawai terinput ke database

3 Merekapitulasi data pegawai


Perubahan data pegawai terinput ke database

30 Menit

Rekapitulasi Data Pegawai

4 Memberikan rekapitulasi data kepegawaian terbaru kepada pimpinan


Perubahan data pegawai terinput ke database

15 Menit

Rekapitulasi Data Pegawai diterima Pimpinan

127

FLOWCHART

SOP PEMUTAKHIRAN DATABASE KEPEGAWAIAN

SELESAI

MULAI

MENERIMA FOTO KOPI PERUBAHAN DATA KEPEGAWAIAN

MENGINPUT DATA TERBARU KE DALAM DATABASE KEPEGAWAIAN

MEREKAPITULASI DATA PEGAWAI

MEMBERIKAN REKAPITULASI DATA KEPEGAWAIAN TERBARU

KEPADA PIMPINAN

128


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBUATAN DP3 Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. PP Nomor 10 Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS;

3. SE BAKN Nomor 02/SE/1979 tentang Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) PNS;

4. SE BAKN Nomor 30/SE/1985 tentang Per-ubahan SE BAKN Nomor 02/SE/1980, tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) PNS;

5. KMA Nomor 57 Tahun 1980 tentang Pem-buatan DP-3;

6. Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun 1985, tentang Pembuatan DP-3 di Lingkungan De-partemen Agama.

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang pembuatan DP3.


Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

DP-3 Dalam hal pembuatan DP3 tidak dilaksanakan, ma-ka pengembangan karier pegawai akan terhambat


Ket.1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Menyiapkan Blangko DP3


2 Jam

Blangko DP3

2 Menyampaikan Blangko DP3 kepada atasan langsung dari pegawai pada akhir bulan Desember


1 Hari

Blangko DP3 diterima atasan langsung masing2 pegawai

3 Pejabat penilai/ Atasan lang-sung memberi nilai pada blangko DP3

Pejabat Pe-nilai/Atasan Langsung

Blangko DP3 1 Hari

Blangko DP3 telah di isi

4 Pejabat penilai/ Atasan lang-sung memberi-kan paraf konsep nilai DP3 dan mem-berikan ke masing-masing pegawai untuk diketik ulang rangkap 3

Pejabat Pe-nilai/Atasan Langsung

Pegawai Dinilai

Blangko DP3 telah di isi

2 Jam

Blangko DP3 diparaf

5 Pegawai meng-isi pada kolom

Pegawai Dinilai

Blangko DP3 diparaf

3 Jam

DP 3

129



keberatan jika merasa keberat-an dengan nilai yang diberikan

6 Pegawai yang dinilai me-nyerahkan kembali DP3 kepada pejabat penilai untuk ditanda tangani

Pegawai Dinilai

Pejabat Penilai/Atasan Langsung

DP3 1 Jam

DP3 ditanda-tangani pejabat penilai

7 DP3 disampai-kan kepada atasan pejabat penilai untuk ditandatangani

Pejabat Penilai/Atasan Langsung

Atasan Pejabat Penilai

DP3 ditanda-tangani pejabatpenilai

1 Jam

DP3 ditanda-tangani atasan pejabat penilai

8 Pegawai menyampaikan DP3 yang sudah ditanda-tangani ke Subbagian Kepegawaian

Pegawai Dinilai


DP3 ditanda-tangani atasan pejabat penilai

2 Jam

Subbag kepegawaian menerima DP3 dan diarsipkan

9 Menyimpan Arsip DP3


1. DP3 yang ditanda-tangani atasan pejabat penilai

2. Filling Kabinet

10 Menit

Arsip DP3

130

FLOWCHART SOP PEMBUATAN DP3

SELESAI

MULAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI SESUAI SUBBAG DAN BAGIAN

MENYIAPKAN BLANGKO DP3

MENYAMPAIKAN BLANGKO DP3 KEPADA ATASAN LANGSUNG DARI PEGAWAI

PADA AWAL BULAN JANUARI

PEJABAT PENILAI/ ATASAN LANGSUNG MEMARAF KONSEP NILAI DP3 DAN

MEMBERIKAN KE MASING-MASING PEGAWAI UNTUK DIKETIK ULANG RANGKAP 3

PEGAWAI MENGISI PADA KOLOM KEBERATAN JIKA MERASA KEBERATAN

DENGAN NILAI YANG DIBERIKAN

PEJABAT PENILAI/ATASAN LANGSUNG MENGISI BLANGKO DP3

PEGAWAI YANG DINILAI MENYERAHKAN KEMBALI DP3 KEPADA PEJABAT

PENILAI UNTUK DITANDATANGANI

DP3 DISAMPAIKAN KEPADA ATASAN PEJABAT PENILAI UNTUK DITANDATANGANI

DP3 DISAMPAIKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN UNTUK DIARSIPKAN

131


DEPARTEMEN AGAMA


SOP SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan ten-tang Ijin/Tugas Belajar.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP DP3

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika pegawai tidak mengajukan ijin/tugas belajar maka Ijasah tidak diakui secara kedinasan

Surat Pengantar



1 Pegawai yang bersangkutan mengajukan surat permoho-nan Ijin/Tugas Belajar ke Sekretaris

Pegawai 1. FC SK PNS 2. FC SK Terkhir 3. FC DP3 dua

tahun terakhir 4. Surat Ketera-

ngan dari PT dan Jadwal Kuliah

1 Hari

Surat Per-mohonan

2 Memeriksa Berkas Ijin/ Tugas Belajar


Surat permohon-an ijin/ Tugas Belajar

3 Jam

Berkas Ijin/ Tugas Belajar lengkap

3 Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke Sekjen cq. Kepala Biro Kepegawaian


Sekretaris Berkas Pengajuan

1 Jam

Surat Peng- antar

4 Menyampaikan Surat Peng-antar, Surat permohonan, dan berkas ke Biro Kepega-waian


Surat peng-antar dan Berkas pengajuan

6 jam

Surat peng-antar dan berkas diterima Biro Kepegawaian

5 Kepala Biro menerbitkan Surat Ijin/ Tugas Belajar dan dikirimkan ke Inspektorat Jenderal

Kepala Biro Ke-pegawaian

Surat peng-antar dan Berkas peng-ajuan

1 Minggu

Surat Ijin/ Tugas Belajar

6 Menyampaikan Surat Ijin/ Tugas Belajar kepada pegawai dan mengarsipkan.


Surat Ijin/ Tugas Belajar

1 Jam

Surat Ijin/ Tugas Belajar didistribusikan dan diarsip-kan

132

FLOWCHART SOP SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR

MULAI

SELESAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN IJIN/TUGAS BELAJAR KE SEKRETARIS

MEMERIKSA BERKAS IJIN/TUGAS BELAJAR

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN

CQ. KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN

KEPALA BIRO MENERBITKAN SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR DAN DIKIRIMKAN

KE INSPEKTORAT JENDERAL

MENYAMPAIKAN SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR KEPADA PEGAWAI

DAN MENGARSIPKAN

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR, SURAT PERMOHONAN, DAN BERKAS

KE BIRO KEPEGAWAIAN

LENGKAP?

Tidak

Ya

133


DEPARTEMEN AGAMA


SOP MUTASI KENAIKAN PANGKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 12 Tahun 2002;

3. PP Nomor 100 Tahun 2000 jo. Nomor 13 Tahun 2002 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural;

4. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kenaikan Pangkat.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian; 2. SOP DP3; 3. SOP Pengajuan Kartu Pegawai; 4. SOP Baperjakat; 5. SOP Ujian Dinas/UPKP; 6. SOP Penilaian Angka Kredit; 7. SOP Penetapan Peserta Diklat.

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon, Formulir D2, Papan Pengumuman

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap

tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian dan BKN;

2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses kenaikan pangkat

1. Rekapitulasi daftar pegawai yang akan naik pangkat;

2. Formulir D2; 3. Nota BKN; 4. Persetujuan.



1 Membuat daftar pegawai yang akan naik pangkat

Kasubbag Kepegawai-an


2 Jam

Daftar pegawai yang akan naik pangkat

2 Pegawai menyiapkan bahan naik pangkat dan menyerahkan ke Subbag Kepegawaian

Pegawai yang akan naik pangkat

1. DP3 2 Tahun Terakhir;

2. Karpeg; 3. SK KP terakhir;4. SK Jabatan

(jika menjabat)5. Lulus Ujian

dinas bagi Gol II ke III;

6. Penetapan angka Kredit (PAK) bagi Pejabat

2 Hari

Berkas Kenaikan Pangkat

134



Fungsional; 7. STTPP

Diklatpim; 8. Surat Per-

nyataan Pelantikan;

3 Memeriksa kelengkapan bahan kenaik-an pangkat

Kasubbag Kepega-waian

Berkas Kenaik-an Pangkat

2 Jam

Berkas Kenaikan Pangkat lengkap

4 Mengisi Formulir D II


Berkas Kenaik-an Pangkat

2 Jam

Terisinya Formulir D II

Per berkas

5 Membuat Surat Peng-antar dari Sekretaris yang ditujukan ke Biro Kepegawaian



Sekre-taris

Formulir D II 1 Jam

Surat Peng-antar

6 Mengirimkan bahan kenaik-an pangkat ke Biro Kepega-waian


Surat Peng-antar, Formulir D II & Berkas Kenaikan

1 Hari

Surat Peng-antar, For-mulir D II & Berkas Ke-naikan Pang-kat terkirim ke Biro Ke-pegawaian

7 Proses di Biro Kepegawaian

Biro Kepe-gawaian

Surat Peng-antar, Formulir D II & Berkas Kenaikan

2 Hari

Surat Peng-antar, For-mulir D II & Berkas Ke-naikan Pang-kat terkirim ke BKN

Kewe-nangan Biro Kepe-gawai-an

8 Proses di BKN BKN Surat Peng-antar, Formulir D II & Berkas Kenaikan

1 Minggu

Nota BKN dan Per-setujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas

Kewe-nangan BKN

9 Persetujuan/ Nota dari BKN dikirimkan ke Biro Kepega-waian

BKN Nota BKN dan Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas

1 Hari

Nota BKN terkirim ke Biro Kepe-gawian dan Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas terkirim ke Setneg

Kewe-nangan BKN

10 Untuk Pangkat diatas III/c s/d IV/b SK Kenaikan Pangkat di buat oleh Biro Kepegawaian

Biro Kepe-gawaian

Nota Persetuju-an BKN

3 Hari

SK Kenaikan Pangkat III/c s/d IV/b

Kewe-nangan Biro Kepe-gawai-an

11 Untuk Pangkat di atas IV/c

Biro Kepe-gawaian


2 hari

Surat Peng-antar & Nota

Kewe-nangan

135



nota BKN dan Surat Peng-antar dari Kepala Biro dan disampai-kan ke Sekre-tariat Negara

Persetujuan BKN

Biro Kepe-gawai-an

12 Sekretariat Negara mem-buat Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

Sekretariat Negara

Surat Pengantar & Nota Per-setujuan BKN

2 Bulan

SK Kenaikan Pangkat IV/c ke atas

Kewe-nangan Sekre-tariat Negara

13 Untuk Pangkat sampai III/b Nota BKN dan Surat Peng-antar diterus-kan ke Inspek-torat Jenderal

Biro Kepe-gawaian

Surat Pengantar & Nota Per-setujuan BKN

1 Hari

Surat Peng-antar & Nota Persetujuan BKN

14 Membuat Surat Kepu-tusan Kenaik-an Pangkat Gol III/b ke bawah



Sekre-taris


2 Jam

SK Kenaikan Pangkat s/d III/b

15 Surat Kepu-tusan Kenaik-an Pangkat di sampaikan ke Pegawai, dan didistrusikan


SK Kenaikan Pangkat

1 Jam

Sk Kenaikan Pangkat terdistribusi

136

FLOWCHART SOP MUTASI KENAIKAN PANGKAT

SELESAI

Biro Kepegawaian Mengirimkan Berkas ke BKN

BKN Menerbitkan Nota Kenaikan pangkat

BKN mengirimkan Nota BKN ke Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian Mengirim Nota BKN ke Inspektorat

Jenderal

Biro Kepegawaian Membuat Surat Pengantar Persetujuan Teknis ke BKN

dan Membuat Surat Pengantar ke Setneg

Biro Kepegawaian Menerima Nota BKN

Gol IV/b ke bawah ?

Biro Kepegawaian Mengirim Surat Pengantar Persetujuan

Teknis ke BKN

Biro Kepegawaian mengirm surat pengantar dan berkas kenaikan

pangkat ke Setneg

BKN Membuat Persetujuan Teknis

BKN mengirim persetujuan teknis ke Setneg dengan tembusan

ke Biro Kepegawaian

Setneg menerima berkas kenaikan pangkat dari biro kepegawaian dan

menerima nota persetujuan Teknis dari BKN

Setneg Membuat SK Kenaikan Pangkat Untuk Golongan IV/c ke AtasBiro Kepegawaian membuat SK

Kenaikan Pangkat untuk Golongan III/c s/d IV/b

Subbag Kepegawaian Membuat SK Kenaikan Pangkat

Golongan III/b ke Bawah Biro Kepegawaian mengirim SK Kenaikan Pangkat ke

Inspektorat Jenderal

Setneg Mengirim SK Kenaikan Pangkat ke

Biro Kepegawaian

Subbag Kepegawaian Menyampaikan SK Kenaikan

Pangkat ke Pegawai

TidakYa

Gol III/b Kebawah ?

Ya

Tidak

MULAI

Membuat Daftar Pegawai Yang Akan Naik Pangkat

Pegawai Menyiapkan Bahan Naik Pangkat dan Menyerahkan ke Subbag Kepegawaian

Memeriksa Kelengkapan Bahan Kenaikan Pangkat

Membuat Surat Pengantar Dari Sekretaris Yang Ditujukan ke Biro Kepegawaian

Mengirimkan Surat Pengantar dan Berkas Kenaikan Pangkat ke Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian Menerima Berkas Kenaikan Pangkat

Lengkap?

Ya

Tidak

137


DEPARTEMEN AGAMA


SOP MUTASI KENAIKAN GAJI BERKALA Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 12 Tahun 2002;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kenaikan Gaji Berkala.


Arsip, Filling Kabinet, ATK. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Dalam hal kegiatan ini tidak dilaksanakan, maka pegawai yang akan naik gaji berkalanya akan terhambat

1. Draft SK KGB 2. Buku Kendali KGB



1 Membuat daftar pegawai yang akan naik naik gaji ber-kala


Pegawai yang sudah 2 tahun belum naik gaji berkala Database Kepegawaian

1 Jam

Daftar pega-wai yang akan naik gaji berkala

2 Menyiapkan bahan kenaik-an gaji berkala


1. SK KGB Terakhir;

2. Daftar Gaji

1 Jam

Berkas Kenaikan Pangkat

3 Membuat draft SK Kenaikan Gaji Berkala


2 Jam

Draft SK Kenaikan Gaji Berkala

4 Memeriksa draft SK Kenaikan Gaji Berkala


Draft SK KGB Draft SK Kenaikan Gaji Berkala telah benar

5 Membuat SK Kenaikan Gaji Berkala


SK Kenaikan Gaji Berkala

1 Jam

SK Kenaikan Gaji Berkala

6 Menanda-tangani SK Kenaikan Gaji Berkala



Sekre-taris

2 Jam

SK Kenaikan Gaji Berkala yang sudah ditandatangani

7 Mendistribusi-kan SK Kenaikan Gaji Berkala dan pencatatan pada buku kendali KGB


SK KGB 1 Jam

SK KGB terdistribusi dan tercatat pada buku kendali KGB

138

FLOWCHART SOP MUTASI KENAIKAN GAJI BERKALA

SELESAI

MULAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG AKAN NAIK GAJI BERKALA

MENYIAPKAN BAHAN KENAIKAN GAJI BERKALA

MEMBUAT DRAFT SK KENAIKAN GAJI BERKALA

BENAR?

MEMBUAT SK KENAIKAN GAJI BERKALA

MENANDATANGANI SK KENAIKAN GAJI BERKALA

MENDISTRIBUSIKAN SK KENAIKAN GAJI BERKALA

Ya

Tidak

139


DEPARTEMEN AGAMA


SOP MUTASI JABATAN STRUKTURAL Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural;

3. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 th 2001, tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Strurktural;

4. PP Nomor 13 th 2002, tentang Perubahan PP Nomor 100 Tahun 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Stuktural;

5. KMA Nomor 350 th. 1998, tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama;


1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Baperjakat;

2. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Mutasi Jabatan.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Baperjakat 2. SOP Pelantikan

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, ATK.




1 Menyiapkan Bahan Mutasi Jabatan Struktural



2 Jam

Daftar peja-bat struktural dan calon pejabat struk-tural, Daftar jabatan

2 Mempersiap-kan sidang Baperjakat


Daftar pejabat struktural dan calon pejabat struktural, daftar jabatan

1 Hari

Bahan Rapat Baperjakat

3 Melaksanakan Sidang Baperjakat


Kepala Bagian

Pejabat Eselon I & II

Bahan rapat Baperjakat

3 Jam


4 Membuat ran-cangan Surat Keputusan



1 Jam

Rancangan Surat Keputusan

5 Penandata-nganan Surat Keputusan

Inspektur Jenderal


1 Jam

Surat Keputusan

6 Persiapan Pelantikan


Undangan 2 Hari

Undangan terkirim

7 Melaksanakan Pelantikan


Kepala Bagian


Surat Keputusan 3 Jam

Pejabat telah dilantik

140



8 Penyiapan SPP dan SPMT


Draft SPP dan SPMT

1 Jam

SPP dan SPMT

9 Penyampaian salinan dan petikan Surat Keputusan


Surat Keputusan 1 Jam

Surat Kepu-tusan terdis-tribusikan

10 Penyiapan me-morandum permohonan pembayaran Tunjangan Jabatan Struktural


SK, SPP, SPMT 2 Jam

SK, SPP, SPMT terdis-tribusikan

141

FLOWCHART SOP MUTASI JABATAN STRUKTURAL

SELESAI

MULAI

MENYIAPKAN BAHAN MUTASI JABATAN STRUKTURAL

MEMPERSIAPAN SIDANG BAPERJAKAT

MELAKSANAKAN SIDANG BAPERJAKAT

MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN

PENANDATANGANANSURAT KEPUTUSAN

PERSIAPAN PELANTIKAN

PENYIAPAN SPP DAN SPMT

PENYAMPAIAN SALINAN DANPETIKAN SURAT KEPUTUSAN

PENYIAPAN MEMORANDUM PERMOHONAN PEMBAYARAN

TUNJANGAN JABATAN STRUKTURAL

142


DEPARTEMEN AGAMA


SOP MUTASI TEMPAT TUGAS PEGAWAI DI LINGKUNGAN INSPEKTORAT JENDERAL

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhenti-an Pegawai Negeri Sipil;

3. KMA RI Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewe-nang Pengangkatan, Pemindahan dan Pem-berhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama;

4. KMA RI Nomor 3 Tahun 2006 tentang Orga-nisasi dan Tata Kerja Departemen Agama.

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan ten-tang mutasi pegawai.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Data Base Kepegawaian Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Le-

mari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Tele-pon,.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini akan timbul ketidakpuasan pimpinan unit dan juga pe-gawai tersebut

1. Daftar Usulan Pegawai 2. Surat Keputusan Mutasi



1 Membuat surat edaran/memo-randum/nota dinas kepada pimpinan unit untuk meng-usulkan mutasi pegawai


Disposisi Pimpinan

1 Hari Surat Edar-an/Memoran-dum/ Nota Dinas

2 Pimpinan unit kerja (Kasub-bag, Kabag, Irwil) mengusul-kan pegawai yang akan mutasi


Surat Edaran/ Memorandum/ Nota Dinas

3 Hari Usulan Mutasi

3 Membuat daftar pegawai yang diusulkan akan mutasi


Database Kepegawaian Usulan Mutasi

2 Jam Daftar pega-wai yang akan diusulkan mutasi

4 Mempersiapkan rapat pimpinan


Daftar pega-wai yang diusulkan mutasi

2 Jam Daftar pega-wai yang diusulkan mutasi

5 Melaksanakan rapat pimpinan

Kepala Subbagian

Kepala Bagian


Daftar pegawai yang diusulkan mutasi

3 Jam Laporan/No-tulen Hasil Rapim

6 Membuat ran- Pengad- Laporan/Notu- 2 Rancangan

143



cangan Surat Keputusan mutasi

ministrasi Umum

len Hasil Rapat Pimpinan

Jam Surat Kepu-tusan Mutasi

7 Membuat Surat Keputusan Mutasi


Sekre-taris

Inspektur Jenderal

Rancangan Surat Kepu-tusan Mutasi

2 Jam

Surat Kepu-tusan Mutasi

8 Surat Keputus-an Mutasi didis-tribusikan ke pihak terkait


Surat Kepu-tusan Mutasi

1 Jam

Surat Kepu-tusan Mutasi terdistribusi

Se-lesai

144

FLOWCHART

SOP MUTASI TEMPAT TUGAS PEGAWAI DI LINGKUNGAN INSPEKTORAT JENDERAL

SELESAI

MULAI

MEMBUAT SURAT EDARAN/MEMORANDUM/ NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT UNTUK

MENGUSULKAN MUTASI PEGAWAI

PIMPINAN UNIT KERJA (KASUBBAG,KABAG, IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI YANG AKAN MUTASI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG DIUSULKAN AKAN MUTASI

MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN MUTASI

MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN MUTASI

SURAT KEPUTUSAN MUTASI DIDISTRIBUSIKAN KE PIHAK TERKAIT

MELAKSANAKAN RAPAT PIMPINAN

145


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELANTIKAN PEJABAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok

Kepegawaian yang telah diubah dan disempur-nakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;

2. PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural;

3. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 th 2001, tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 100 th 2000 tentang Pengangkatan PNS Da-lam Jabatan Struktural;

4. PP Nomor 13 th 2002, tentang Perubahan PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Stuktural;

5. KMA Nomor 350 Tahun 1998, tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pelantikan Pejabat.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Baperjakat

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Dalam hal salah satu aktivitas tidak dilaksanakan akan menghambat pelaksanaan pelantikan

1. Undangan 2. Berita Acara Pelantikan dan Pengambilan

Sumpah Jabatan



1 Menyiapkan Undangan bagi pejabat yang akan dilantik


Surat Keputusan

1 Jam

Pejabat yang akan dilantik mendapat undangan

2 Menyiapkan Undangan bagi pejabat yang akan menghadiri pelantikan


Daftar pejabat 2 Jam

Undangan bagi pejabat yang akan menghadiri pelantikan

3 Menyiapkan surat per-mohonan menjadi saksi pelantikan


Daftar pejabat 1 Jam

surat permohonan menjadi saksi pelantikan

4 Menyiapkan surat per-mohonan rohaniawan


Konsep surat permohonan rohaniawan

1 Jam

surat permo-honan rohaniawan

5 Menyiapkan memorandum permohonan untuk tempat, jamuan,


Surat memorandum

1 Jam

Tempat, Jamuan, Petugas Keamanan penyeleng-

146



petugas keamanan penyeleng-garaan pelantikan ke Kabag Umum

garaan pelantikan siap

6 Menyiapkan susunan acara pelantikan dan naskah sumpah jabatan


2 Jam

Susunan Acara Pelantikan

7 Menyiapkan berita acara pelantikan dan pengambilan sumpah


Undangan, memorandum

2 jam

Draft Berita Acara dan Pengambilan Sumpah

8 Penyampaian Undangan


Undangan, memorandum

1 Hari

Undangan dan memo-randum ter-kirim

9 Melaksanakan Pelantikan


Kepala Bagian


Surat Keputus-an, Draft Berita Acara Pelantik-an dan Peng-ambilan Sum-pah jabatan

3 Jam

Pejabat telah dilantik, Surat Keputusan, Berita Acara Pelantikan dan Peng-ambilan Sum-pah jabatan

147

FLOWCHART SOP PELANTIKAN PEJABAT

SELESAI

MULAI

MENYIAPKAN UNDANGAN BAGIPEJABAT YANG AKAN DILANTIK

MENYIAPKAN UNDANGAN BAGI PEJABATYANG AKAN MENGHADIRI PELANTIKAN

MENYIAPKAN SURAT PERMOHONANMENJADI SAKSI PELANTIKAN

MENYIAPKAN SURAT PERMOHONAN ROHANIAWAN

MENYIAPKAN MEMORANDUM PERMOHONAN UNTUK TEMPAT, JAMUAN, PETUGAS KEAMANAN PENYELENGGARAAN

PELANTIKAN KE KABAG UMUM

MENYIAPKAN SUSUNAN ACARA PELANTIKANDAN NASKAH SUMPAH JABATAN

MENYIAPKAN BERITA ACARA PELANTIKAN DAN PENGAMBILAN SUMPAH

PENYAMPAIAN UNDANGAN

MELAKSANAKAN PELANTIKAN

148


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENETAPAN PESERTA DIKLAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-po-

kok Kepegawaian yang telah diubah dan di-sempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;

2. PP Nomor 101 Tahun 2000, tentang Diklat Ja-batan;

3. Keppres Nomor 5 Tahun 1996, tentang Diklat Prajabatan PN;

4. KMA Nomor 192 Tahun 1992, tentang Juklak Diklat Bagi PNS Di Lingkungan Dep. Agama.

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan ten-tang Diklat Pegawai.


Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon,. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini akan timbul ketidakpuasan pimpinan unit dan juga pegawai tersebut

1. Daftar Usulan Calon Peserta Diklat 2. Surat Penetapan/Tugas Peserta Diklat



1 Membuat memorandum/Nota Dinas kepada pim-pinan unit untuk meng-usulkan Calon Peserta Diklat


Surat Permintaan Peserta Diklat

1 Jam

Memoran-dum/nota dinas

2 Pimpinan unit kerja (Kasub-bag, Kabag, Irwil) meng-usulkan pega-wai yang akan mengikuti Diklat


Memorandum/ Nota Dinas

3 Hari

Usulan Peserta Diklat

3 Membuat daftar pegawai yang diusul-kan akan me-ngikuti Diklat


Usulan peserta Diklat

3 Jam

Daftar pega-wai yang akan meng-ikuti Diklat

4 Melakukan verifikasi daftar yang akan meng-ikuti diklat


Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat

3 Jam

Daftar pega-wai yang akan meng-ikuti Diklat telah diveri-fikasi

6 Membuat ran-cangan Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat


Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat telah diverifikasi

1 Jam

Rancangan Surat Pene-tapan/ Surat Tugas Diklat

149



7 Membuat Surat Pe-netapan/ Surat Tugas Diklat



Sekre-taris

Rancangan Surat Penetap-an/ Surat Tugas Diklat

2 Jam

Surat Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat

8 Surat Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat


Surat Surat Pe-netapan/ Surat Tugas Diklat

2 Jam

Surat Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat terdis-tribusi

Sele-sai

150

FLOWCHART SOP PENETAPAN PESERTA DIKLAT

SELESAI

MULAI

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT UNTUK

MENGUSULKAN CALON PESERTA DIKLAT

PIMPINAN UNIT KERJA (KASUBBAG, KABAG, IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI

YANG AKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG DIUSULKAN AKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMVERIFIKASI DAFTAR YANGAKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMBUAT RANCANGAN SURAT PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT

MEMBUAT SURAT PENETAPAN/SURAT TUGAS DIKLAT

SURAT PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT

151


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGADAAN CPNS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok

Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil yang telah diubah dan disempurnakan dengan PP Nomor 54 Tahun 2003;

2. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil;

3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhenti-an Pegawai Negeri Sipil;

4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia


1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengadaan CPNS;

2. Mempunyai SK Penempatan di Subbag Kepegawaian;

3. Mempunyai SK Panitia.


Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Dalam hal tidak dilaksanakan salah satu kegiatan akan menghambat proses penerimaan CPNS

1. Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS 2. Tanda Terima Berkas 3. Kartu Ujian 4. Soal Ujian 5. Lembar Jawaban Ujian 6. Pengumuman Peserta yang diterima 7. Nota BKN 8. Surat Keputusan CPNS



1 Menerima Jadwal dan formasi Pene-rimaan CPNS dari Biro Kepegawaian


2 Jam

Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS

2 Membuat SK Tim Panitia Pengadaan CPNS


Kabag Ortala & Kepegawaian

Sekretaris Database Kepegawaian

2 Jam

SK Panitia Pengadaan CPNS

3 Melakukan Rapat Panitia Persiapan

Panitia Pimpinan Jadwal & For-masi Peng-adaan CPNS

3 Jam

Notulen Hasil Rapat

4 Mengumum-kan Pengada-an CPNS

Panitia Jadwal & For-masi Peng-adaan CPNS

1 Minggu

Pengumum-an Peng-adaan CPNS

152



5 Melaksanakan Pendaftaran Pengadaan CPNS

Peserta Panitia Tanda Terima Berkas

1 Minggu

Berkas Pendaftar

6 Melaksanakan Pemberkasan Pengadaan CPNS

Panitia Berkas Pendaftar

1 Minggu

Berkas Pendaftar yang Lulus Berkas dan Kartu Ujian

7 Melakukan rapat evaluasi hasil pember-kasan dan persiapan ujian tertulis Pengadaan CPNS

Panitia Pimpinan Berkas Pendaftar

3 Jam

Notulen Hasil Rapat & Pelak-sanaan Ujian tertulis telah siap

8 Melaksanakan Ujian Tertulis dan melaku-kan peng-awasan ujian

Panitia Kartu Ujian, Soal Ujian & lembar jawab

1 Hari

Lembar Jawaban

9 Menyerahkan Lembar Jawaban ke Biro Kepega-waian untuk di scanning

Panitia Lembar Jawaban

2 Jam

Lembar jawaban diterima Biro kepega-waian

10 Menerima Hasil Scan-ning Ujian Tertulis


Hasil Scanning ujian tertulis

1 Jam

Hasil Scan-ning ujian tertulis diterima Panitia

11 Melaksanakan rapat persiap-an persiapan psikotes dan wawancara

Panitia Pimpinan Hasil Scanning ujian tertulis dan SK Panitia

3 Jam

Notulen Hasil Rapat

12 Melaksanakan Psikotes dan wawancara

Peserta yang lulus Ujian Tertulis

Panitia Tim Penguji

Soal Psikotes dan Wawancara

2 Hari

Hasil Psiko-tes dan Wawancara

13 Mengadakan rapat evaluasi hasil psikotes dan wawan-cara

Panitia Hasil Psikotes dan Wawancara

3 Jam

Daftar Peserta Ujian yang dinyatakan diterima

14 Melaksanakan pengumuman CPNS yang diterima

Panitia Daftar Peserta Ujian yang dinyatakan diterima

3 Jam

Pengumuman Peserta Ujian yang dinyatakan diterima

15 Melakukan Pemberkasan Pengadaan CPNS

Panitia Data dan berkas CPNS

3 Hari

Berkas CPNS

16 Mengajukan berkas CPNS ke BKN


Panitia Berkas CPNS 3 Jam

Surat Usulan dan Berkas CPNS

153



melalui Biro Kepegawaian

17 Menerima Nota BKN CPNS


Nota BKN 1 Jam

Nota BKN diterima

18 Membuat SK Calon Pega-wai Negeri Sipil (CPNS)



Sekretaris Nota BKN & Konsep Surat Keputusan

2 Hari

Surat Kepu-tusan CPNS selesai

19 Membuat Surat Per-nyataan Melaksanakan Tugas (SPMT)



Sekretaris Konsep Surat Keputusan

1 Jam

Surat Per-nyataan Melaksana-kan Tugas (SPMT)

20 Membuat Surat Penem-patan Tugas CPNS



Sekretaris Konsep Surat Penempatan Tugas

1 Jam

Surat Pe-nempatan Tugas

154

FLOWCHART SOP PENGADAAN CPNS

SELESAI

MULAI

MENERIMA JADWAL DAN FORMASI PENERIMAAN CPNS DARI BIRO KEPEGAWAIAN

MEMBUAT SK TIM PANITIA PENGADAAN CPNS

MELAKUKAN RAPAT PANITIA PERSIAPAN

MELAKSANAKAN PENGUMUMAN PENGADAAN CPNS

MELAKSANAKAN PENDAFTARAN PENGADAAN CPNS

MELAKSANAKAN PEMBERKASAN PENGADAAN CPNS

MELAKUKAN RAPAT EVALUASI HASIL PEMBERKASAN DAN PERSIAPAN UJIAN TERTULIS PENGADAAN CPNS

MELAKSANAKAN UJIAN TERTULIS DAN MELAKUKAN PENGAWASAN UJIAN

MENYERAHKAN LEMBAR JAWABAN KE BIRO KEPEGAWAIAN UNTUK DISCANNING

MENERIMA HASIL SCANNING UJIAN TERTULIS

MELAKSANAKAN RAPAT PERSIAPAN PERSIAPAN PSIKOTES DAN WAWANCARA

MELAKSANAKAN PSIKOTES DAN WAWANCARA

MENGADAKAN RAPAT EVALUASI HASIL PSIKOTES DAN WAWANCARA

MELAKSANAKAN PENGUMUMAN CPNS YANG DITERIMA

MELAKUKAN PEMBERKASAN PENGADAAN CPNS

MENGAJUKAN BERKAS CPNS KE BKN MELALUI BIRO KEPEGAWAIAN

MENERIMA NOTA BKN CPNS

MEMBUAT SK CALON PEGAWAI

MEMBUAT SURAT PERYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS (SPMT)

MEMBUAT SURAT PENEMPATAN TUGAS CPNS

155


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBUATAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI



2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975, tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu PNS;

3. Keputusan Kep. BAKN Nomor 115 a/Kep/1983, tentang Kartu Isteri/Kartu Suami PNS.

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Istri/ Kartu Suami.


Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu istri / kartu suami

1. Surat Pengantar 2. Kartu Istri / Kartu Suami



1 Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan

Pegawai 1. FC sah Kartu Keluarga

2. FC sah Kutipan Akta Nikah

3. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar

1 Hari

Berkas persyaratan

2 Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke Sekjen cq Kepala Biro Kepegawaian


Sekretaris Berkas Pengajuan 1 Jam

Surat Pengantar

3 Menyampaikan Surat pengantar dan berkas pengajuan ke Biro Kepegawaian


Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan

1 Hari

Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan diterima Biro Kepegawaian

4 Biro Kepegawaian memproses pengajuan Karis/Karsu ke BKN

Biro Kepegawaian

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Hari

Surat pengantar dan berkas diterima BKN

5 BKN mem-proses peng-ajuan Karis/ Karsu dan menyampaikan hasilnya ke Biro kepegawaian

BKN Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Minggu

Kartu Istri / kartu Pegawai

156



6 Biro Kepega-waian menyam-paikan Karis /Karsu ke Inspektorat Jenderal

Biro Kepegawaian


1 Hari Kartu Istri/ kartu Pega-wai diterima Inspektorat Jenderal

7 Menyerahkan Karis/Karsu ke Pegawai yang bersangkutan



1 Jam Kartu Istri / kartu Pega-wai diterima yang ber-sangkutan

157

FLOWCHART

SOP PEMBUATAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI

SELESAI

MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS PENGAJUAN KE BIRO KEPEGAWAIAN

BIRO KEPEGAWAIAN MEMPROSES PENGAJUAN

BKN MEMPROSES PENGAJUAN KARIS/KARSU DAN MENYAMPAIKAN HASILNYA KE BIRO KEPEGAWAIAN

BIRO KEPEGAWAIAN MENYAMPAIKAN KARIS/ KARSU KE INSPEKTORAT JENDERAL

MENYERAHKAN KARIS/KARSU KEPADA PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

158


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAJUAN KARTU ASKES Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. PP Nomor 25 th 1981, tentang Asuransi Sosial PNS (Askes).

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Askes.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu ASKES

1. Surat Pengantar 2. Kartu Askes



1 Menyiapkan Blangko ASKES


1 Hari

Blangko ASKES

2 Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan

Pegawai 1. FC sah SK pertama dan Terakhir

2. FC sah KTP Suami Istri

3. FC sah Kartu Keluarga

4. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar (Suami istri dan anak di atas 5 tahun)

5. FC sah Kutipan Surat Nikah

6. FC sah daftar gaji

7. FC Akte Kelahiran anak

1 Hari

Berkas persyaratan

3 Mengisi Blangko ASKES dan meminta tanda tangan atasan langsung

Pegawai Atasan Langsung

Berkas Pengajuan

1 Jam

Blangko dan Berkas Pegajuan

4 Menyampaikan Blangko Askes dan berkas pengajuan ke kantor cabang

Pegawai Blangko dan Berkas Pengajuan

1 Hari

Blangko dan Berkas Pengajuan diterima PT Askes

159



PT Askes sesuai domisili

5 PT ASKES memproses pe-ngajuan Kartu ASKES dan menyampaikan Pegawai

PT. ASKES


1 Hari

Kartu ASKES diterima Pegawai

Selesai

160

FLOWCHART

SOP PENGAJUAN KARTU ASKES

MULAI

MENYIAPKAN BLANGKO ASKES

MENGISI BLANGKO ASKES DAN MEMINTA TANDA TANGAN ATASAN LANGSUNG

MENYAMPAIKAN BLANGKO ASKES DAN BERKAS PENGAJUAN KE KANTOR CABANG

PT ASKES SESUAI DOMISILI

SELESAI

PT ASKES MEMPROSES PENGAJUAN KARTU ASKES DAN MENYAMPAIKAN

KEPADA PEGAWAI

161


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan No-mor Induk PNS dan Kartu PNS;

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan ten-tang Kartu Pegawai.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu pegawai

1. Surat Pengantar 2. Kartu Pegawai



1 Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas per-syaratan

Pegawai 1. FC SK CPNS 2. FC SK PNS 3. FC DP3 satu

tahun terakhir

4. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar

1 Hari

Berkas persyaratan

2 Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke Sekjen cq Kepala Biro Kepegawaian



1 Jam

Surat Pengantar

3 Menyampaikan Surat pengantar dan berkas pe-ngajuan ke Biro Kepegawaian



1 Hari

Surat Pengantardan Berkas Pengajuan diterima Biro Kepegawaian

4 Biro Kepega-waian mem-proses peng-ajuan Kartu Pegawai ke BKN

Biro Kepe-gawaian


1 Hari

Surat pengantar dan berkas diterima BKN

5 BKN mem-proses peng-ajuan Kartu Pegawai dan menyampaikan hasilnya ke Biro kepegawaian

BKN Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Hari

Kartu Pegawai

6 Biro Kepega-waian menyam-paikan Kartu Pegawai ke

Biro Kepe-gawaian

Kartu Pegawai 1 Hari

Kartu Pegawai di terima Inspektorat Jenderal

162



Inspektorat Jenderal

7 Menyerahkan Kartu pegawai ke Pegawai yang ber-sangkutan


Kartu Pegawai Kartu Pegawai di terima yang bersangkutan

163

FLOWCHART SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI

SELESAI

MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ KEPALA

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS

BIRO KEPEGAWAIAN MEMPROSES

BKN MEMPROSES PENGAJUAN KARTU PEGAWAI

BIRO KEPEGAWAIAN MENYAMPAIKAN KARTU PEGAWAI

KE INSPEKTORAT JENDERAL

MENYERAHKAN KARTU PEGAWAI KE PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

164


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBUATAN KARTU TASPEN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Ke-pegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan ten-tang Kartu Pegawai.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu TASPEN

1. Berkas Pengajuan 2. Surat Pengantar 3. Kartu TASPEN



1 Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas per-syaratan

Pegawai 1. FC SK CPNS 2. FC SK PNS

1 Hari

Berkas persyaratan

2 Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke PT TASPEN



1 Jam

Surat Pengantar

3 Menyampaikan Surat peng-antar dan berkas peng-ajuan ke PT TASPEN



1 Hari

Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan diterima PT TASPEN

4 PT TASPEN memproses pengajuan Kartu TASPEN dan menyam-paikan hasil-nya ke Subbag Kepegawaian

PT TASPEN


1 Hari

Kartu TASPEN

5 Menyerahkan Kartu pegawai ke Pegawai yang ber-sangkutan


Kartu PT TASPEN

Kartu TASPEN di terima yang bersangkutan

165

FLOWCHART SOP PEMBUATAN KARTU TASPEN

SELESAI

MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS

PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE PT

TASPEN

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS

PENGAJUAN KE PT TASPEN

PT TASPEN MEMPROSES PENGAJUAN KARTU TASPEN DAN

MENYAMPAIKAN HASILNYA KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

MENYERAHKAN KARTU TASPEN KE PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

166


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAJUAN SATYALANCANA KARYASATYA Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. PP Nomor 25 th. 1994 tentang Tanda Kehor-matan Satyalancana Karya Satya;

3. Keputusan Kepala BKN Nomor 02/2005 ten-tang ketentuan pelaksanaan penganugrahan Satyalancana Karya Satya.

Mempunyai kemampuan dan pengetahuan ten-tang Satyalancana Karya Satya.


Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon, Sarana transportasi.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini tidak ada pegawai yang mendapat tanda kehormatan Satyalancana Karya Satya

1. Daftar Usulan Calon Penerima Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.

2. Surat Pengantar



1 Membuat memorandum/nota dinas kepada pim-pinan unit (Kabag & Irwil) untuk mengusulkan Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.



1 Hari Memorandum/ nota dinas

2 Pimpinan unit kerja (Kabag & Irwil) meng-usulkan pega-wai Calon Pe-nerima Anu-gerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.


Memorandum/ nota dinas

3 Hari Usulan Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.

3 Membuat daftar pegawai Calon Penerima Anu-gerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.


Usulan Calon Penerima Anu-gerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya

3 Jam Daftar pegawai Calon Pene-rima Anugerah Tanda Kehor-matan Satya-lancana Karya Satya.

4 Mempersiapkan Pengadmi- Memorandum/ 3 Jam Memorandum/

167



rapat pimpinan untuk mem-bahas Calon Penerima Anugerah Tanda Kehor-matan Satya-lancana Karya Satya.

nistrasi Umum

Nota Dinas Nota Dinas terkirim

5 Rapat Pimpinan untuk mem-bahas Calon Penerima Anugerah Tanda Kehor-matan Satya-lancana Karya Satya.


Pejabat Eselon II & III

Daftar pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.

2 Jam Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.

6 Membuat memorandum/nota dinas kepada Calon Penerima Anugerah Tanda Kehor-matan Untuk menyampaikan persyaratan

Memorandum/ Nota Dinas

1 Minggu Berkas persyaratan

7 Membuat Surat Pengantar ke Biro Kepega-waian



Sekre-taris

Rancangan Surat Pengantar

2 Jam Surat Pengantar

8 Menyampaikan Berkas Pengajuan ke Biro Kepega-waian untuk Diproses ke Setneg

Surat Pengantar & Berkas persyaratan

3 Jam Selesai

168

FLOWCHART SOP PENGAJUAN SATYALANCANA KARYASATYA

SELESAI

MULAI

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT

(KABAG & IRWIL) UNTUK MENGUSULKAN CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN

SATYALANCANA KARYA SATYA

PIMPINAN UNIT KERJA (KABAG & IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI

CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN

SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI CALON PENERIMA ANUGERAH

TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMPERSIAPKAN RAPAT PIMPINAN UNTUK MEMBAHAS CALON PENERIMA ANUGERAH

TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA

RAPAT PIMPINAN UNTUK MEMBAHAS CALON PENERIMA

ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN

UNTUK MENYAMPAIKAN PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE BIRO KEPEGAWAIAN

MENYAMPAIKAN BERKAS PENGAJUAN KE BIRO

KEPEGAWAIAN UNTUK DIPROSES KE SETNEG

169


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAJUAN PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN ASURANSI KEMATIAN PT TASPEN

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-

pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;

2. UU Nomor 11 Tahun 1968 tentang Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya;

3. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengajuan Taspen.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pensiun

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon.


tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian, KPPP, PT TASPEN;

2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi PT TASPEN.

1. SK Pensiun 2. SKPP 3. Formulir SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2,

AKT 3, AKT4 dan SPTB



A Persiapan 1 Penggandaan

SK pensiun/ pemberhentian


SK Pensiun/ Pemberhentian

15 Menit

Copy SK Pensiun/ Pemberhentian

2 Penyampaian tembusan SK Pensiun/pemberhentian ke KPPN melalui Subbag RT, untuk diterbitkan SKPP



15 Menit


3 Penyiapan dan pengisian formulir-formulir (SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB) untuk ke Taspen

Pegawai Pengadministrasi Umum

Formulir SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB

3 Hari

SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB

4 Pengambilan SKPP yang telah diterbitkan


SKPP 1 Hari

SKPP diterima pegawai

170



oleh KPPN melalui Subbag RT

5 Penyiapan dan penyampaian kelengkapan persyaratan administrasi pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi Kematian kepada PNS/ penerima pensiun untuk diusulkan ke Taspen oleh yang bersangkutan

Pegawai SKPP, SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB

1 Hari

Pembayaran pensiun pertama, THT dan asuransi terbayarkan

171

FLOWCHART SOP PENGAJUAN PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA,

THT DAN ASURANSI KEMATIAN PT TASPEN

SELESAI

MULAI

PENGGANDAAN SK PENSIUN/ PEMBERHENTIAN

PENYAMPAIAN TEMBUSAN SK PENSIUN/PEMBERHENTIAN KE

KPPN MELALUI SUBBAG RT, UNTUK DITERBITKAN SKPP

PENYIAPAN DAN PENGISIAN FORMULIR-FORMULIR (SP4A, SP4B,

SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 DAN SPTB) UNTUK KE TASPEN

PENGAMBILAN SKPP YANG TELAH DITERBITKAN OLEH KPPN MELALUI SUBBAG RT KARIS/KARSU KE BKN

PENYIAPAN DAN PENYAMPAIAN KELENGKAPAN PERSYARATAN

ADMINISTRASI PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN ASURANSI

KEMATIAN KEPADA PNS/ PENERIMA PENSIUN UNTUK DIUSULKAN KE

TASPEN OLEH YANG BERSANGKUTAN

172


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGANGKATAN KE DALAM JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-

pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;

2. PP Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 22);

3. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pember-hentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 193, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4014);

4. Keputusan MENPAN Nomor 220 Tahun 2008 tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya;

5. Keputusan Bersama BKN, BPKP 6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang

Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengangkatan Auditor.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base kepegawaian 2. SOP Penilaian Angka Kredit

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon,.


tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian dan BPKP;

2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses Pengangkatan Auditor

1. Daftar Usulan PAK 2. Surat Pengajuan Pengangkatan 3. Surat Persetujuan Teknis 4. Surat Keputusan



1 Membuat daftar pega-wai yang akan diusulkan menjadi Auditor



2 Hari

Daftar pegawai yang akan diusulkan menjadi Auditor

2 Pegawai me-nyiapkan ba-han usulan pengajuan dan menye-rahkan ke Subbag

Pegawai 1. DP3 Tahun Terakhir;

2. Karpeg; 3. SK KP

Terakhir; 4. SK CPNS 5. SK Jabatan

2 Minggu

Berkas usulan Auditor

173



Kepegawaian (jika menjabat)

6. Pegawai yangLulus Ujian Jabatan Fungsional Auditor atau PNS Formasi Calon Auditor

7. Daftar Usulan PAK

3 Membuat surat peng-antar ke kepala BPKP dan rekapi-tulasi pegawai yang diusul-kan


Berkas usulan 1 Hari

Surat Pengantar

4 Mengirimkan Berkas usulan dan surat pengantar ke Pusbin JFA BPKP


Surat Peng-antar dan Berkas DUPAK

1 hari

Surat Peng-antar dan Berkas DUPAK ter-kirim ke Pusbin JFA BPKP

5 Pusbin JFA BPKP mem-proses Per-setujuan Teknis Pengangkatan Auditor

Surat Pengantar dan Berkas DUPAK

1 Bulan

Surat Persetujuan Teknis

6 Melaporkan hasil persetu-juan teknis pengangkatan Auditor kepada Sekretaris



Surat Persetujuan Teknis

1 Hari

Disposisi Sekretaris

7 Mempersiap-kan sidang baperjakat



Surat Persetuju-an Teknis dan Disposisi Sekretaris

2 Hari


8 Melaksanakan Sidang Baperjakat





1 Hari


9 Membuat rancangan Surat Keputusan



2 Hari


10 Membuat Surat Kepu-tusan Peng-angkatan Jabatan Fungsional Auditor


Sekre-taris

Irjen Rancangan Surat Keputusan

2 Hari

Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor

174



11 Surat Keputusan Pengangkatan Ajabatan Fungsional Auditor didistribusikan ke pihak terkait


Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor

1 Hari

Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor terdistribusi

Selesai

175

FLOWCHART SOP PENGANGKATAN KE DALAM JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR

MULAI

SELESAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG AKAN DIUSULKAN MENJADI

AUDITOR

PEGAWAI MENYIAPKAN BAHAN USULAN PENGAJUAN DAN

MENYERAHKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE KEPALA BPKP DAN REKAPITULASI

PEGAWAI YANG DIUSULKAN

MENGIRIMKAN BERKAS USULAN DAN SURAT PENGANTAR KE

PUSBIN JFA BPKP

PUSBIN JFA BPKP MEMPROSES PERSETUJUAN TEKNIS

PENGANGKATAN AUDITOR

MELAPORKAN HASIL PERSETUJUAN TEKNIS

PENGANGKATAN AUDITOR KEPADA SEKRETARIS

MEMPERSIAPAN SIDANG BAPERJAKAT

MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN

MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN JABATAN

FUNGSIONAL AUDITOR

SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN JABATAN

FUNGSIONAL AUDITOR DIDISTRIBUSIKAN KE PIHAK

TERKAIT

176


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-

pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil yang telah diubah dan disempurnakan dengan PP Nomor 54 Tahun 2003;

2. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil;

3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhen-tian Pegawai Negeri Sipil;

4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengangkatan CPNS menjadi PNS.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengadaan CPNS 3. SOP Penetapan Peserta Diklat

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi.


tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian, KPPP, PT TASPEN;

2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi PT TASPEN.

1. Surat Keputusan CPNS 2. Surat Perintah Melaksanakan Tugas 3. Surat Tanda Tamat Pelatihan Prajabatan 4. Hasil General Chek Up 5. Surat Keputusan PNS


Ket.1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1 Menginventa-risir CPNS



1 Jam

Daftar CPNS

2 Mengusulkan daftar CPNS ke Badan Litbang & Diklat



Sekre-taris

Daftar CPNS 1 Jam

Daftar CPNS diterima Badan Litbang & Diklat

3 Menerima surat panggil-an prajabatan dari Balai Diklat


Surat Panggilan Diklat

1 Jam

Surat Pangilan Diklat Prajabatan

177



4 Menugaskan CPNS mengikuti Diklat Prajabatan



Sekretaris

Surat Panggilan Diklat Prajabatan

1 Jam

Surat Tugas Dikat Prajabatan

5 Diklat Prajabatan

CPNS Surat Tugas Diklat Prajabatan

2 Minggu

STTPP

6 Menugaskan CPNS mengikuti Tes Kesehatan



Sekretaris

CPNS yang lulus Diklat Prajabatan

1 Jam

Surat Tugas Tes Kesehatan

7 Mengikuti Tes Kesehatan

CPNS Surat Tugas Tes Kesehatan

2 Hari

Hasil Tes Kesehatan

8 Membuat Konsep Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS


1. Telah melaksana-kan tugas minimal 1 Tahun

2. STTPP 3. Hasil Tes

Kesehatan 4. SPMT

1 Hari

Konsep Surat Keputusan

9 Menandatangani Surat Keputusan dan mendistribusikan



Sekretaris

Konsep Surat Keputusan

1 Hari

Surat Keputusan Pegawai dan pihak terkait menerima SK

10 Mempersiap-kan acara pengambilan sumpah PNS


Surat Keputusan

3 Hari

Acara pengambilan sumpah siap dilak-sanakan

11 Melaksanakan Pengambilan Sumpah PNS

CPNS Pimpinan Surat Keputusan Naskah Sumpah PNS Konsep Berita Acara

3 Jam

Berita Acara Peng-ambilan Sumpah PNS

178

FLOWCHART SOP PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS

SELESAI

MULAI

MENGINVENTARISIR CPNS

MENGUSULKAN DAFTAR CPNS KE BADAN LITBANG & DIKLAT

MENERIMA SURAT PANGGILAN PRAJABATAN DARI BALAI DIKLAT

MENUGASKAN CPNS MENGIKUTI DIKLAT PRAJABATAN

DIKLAT PRAJABATAN

MENUGASKAN CPNS MENGIKUTI TES KESEHATAN

MENGIKUTI TES KESEHATAN

MEMBUAT KONSEP SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN

CPNS MENJADI PNS

MENANDATANGANI SURAT KEPUTUSAN DAN

MENDISTRIBUSIKAN

MEMPERSIAPKAN ACARA PENGAMBILAN SUMPAH PNS

MELAKSANAKAN PENGAMBILAN SUMPAH PNS

179


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENILAIAN ANGKA KREDIT JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR



2. PP Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 22);

3. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 193, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4014);

4. Keputusan MENPAN Nomor 220 Tahun 2008 tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya;

5. Keputusan Bersama BKN, BPKP 6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang

Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Penilaian Angka Kredit Auditor.


Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon,.


tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian dan BPKP;

2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses karier Auditor

1. Daftar Usulam PAK 2. Surat Pengantar 3. Surat Penetapan Angka Kredit 4. Surat Keputusan Tim Penilai



1 Membuat Nota Dinas ke Ins-pektur Wilayah tentang pe-ngumpulan DUPAK Auditor


Surat BPKP & Jadwal Pe-ngumpulan DUPAK ( Bulan Januari dan Juli)

2 Hari

Nota Dinas

2 Membuat Surat Keputusan Tim Penilai Angka Kredit

Kasubbag Kepegawai-an


Sekreta-ris

1 Hari

Surat Keputusan

3 Auditor me-nyiapkan bahan usulan peng-

Pegawai DUPAK

2 Minggu

Berkas usulan DUPAK

180



ajuan DUPAK dan menyerah-kan ke Subbag Kepegawaian

Auditor

4 Mengelompokkan Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit


DUPAK 1 Minggu

Rekapitulasi DUPAK

A. DUPAK Auditor Ahli Madya dan Ahli UtamaA.1 Membuat Surat

Pengantar DUPAK ke BPKP

DUPAK Auditor Ahli Madya dan Ahli Utama

1 Hari

Surat Pengantar

A.2 Mengirimkan Berkas usulan DUPAK dan surat pengantar ke Pusbin JFA BPKP



1 Hari

Surat Pengantar dan Berkas DUPAK terkirim ke Pusbin JFA BPKP

A.3 Pusbin JFA BPKP mem-proses DUPAK dan menetap-kan angka kredit (PAK)

Tim Penilai Pusbin JFA


1 Bulan

Surat Penetapan Angka Kredit (PAK)

A.4 Menerima Penetapan PAK



1 Hari


A.5 Mendistribusi-kan dan mengarsipkan Surat Penetapan PAK



Surat Pene-tapan Angka Kredit (PAK) terdistribusi dan terarsipkan

B. DUPAK Auditor Trampil dan Ahli Pertama serta Ahli Muda B.1 Merekap

DUPAK masing-masing Auditor sesuai format Kertas Kerja Tim Penilai


Berkas DUPAK 1 Minggu

Rekapitulasi Kertas Kerja Tim Penilai

B.2 Mempersiap-kan Kegiatan Pelaksanaan Penilaian angka Kredit


3 Hari

Pelaksanaan Penghitungan Siap

B.3 Menyelengga-rakan Kegiatan penetapan Angka Kredit


Tim Penilai

Berkas DUPAk dan Rekapitulasi Kertas Kerja Tim Penilai

3 hari

Kertas Kerja timPenilai

B.4 Membuat Draft Penetapan Angka Kredit


Kertas Kerja Tim Penilai

1 Hari

Draft Penetapan angka Kredit

B.5 Menanda- Tim Penilai Sekretaris Inspektur Draft Penetapan 1 Penetapan

181



tangani Surat Keputusan Penetapan Angka Kredit

Jenderal Angka Kredit Hari Angka Kredit

B.6 Mendistribusi-kan dan meng-arsipkan Surat Penetapan PAK



1 Hari

Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) terdistribusi dan terarsipkan

182

AUDITOR AHLI

FLOWCHART SOP PENILAIAN ANGKA KREDIT

JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR Tidak

Ya

SELESAI

MEMBUAT NOTA DINAS KE INSPEKTUR WILAYAH TENTANG

PENGUMPULAN DUPAK AUDITOR

MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN TIM PENILAI ANGKA KREDIT

AUDITOR MENYIAPKAN BAHAN USULAN PENGAJUAN DUPAK DAN

MENYERAHKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

MENGELOMPOKKAN DAFTAR USULAN PENETAPAN ANGKA

KREDIT

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DUPAK KE BPKP

MENGIRIMKAN BERKAS USULAN DUPAK DAN SURAT PENGANTAR

KE PUSBIN JFA BPKP

PUSBIN JFA BPKP MEMPROSES DUPAK DAN MENETAPKAN ANGKA

KREDIT (PAK)

MENERIMA PENETAPAN PAK

MENDISTRIBUSIKAN DAN MENGARSIPKAN SURAT

PENETAPAN PAK

MEMPERSIAPKAN KEGIATAN PELAKSANAAN PENILAIAN ANGKA

KREDIT

MENYELENGGARAKAN KEGIATAN PENETAPAN ANGKA KREDIT

MENANDATANGANI SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN ANGKA

KREDIT

MEMBUAT KONSEP PENETAPAN ANGKA KREDIT

MEREKAP DUPAK MASING-MASING AUDITOR SESUAI FORMAT KERTAS

KERJA TIM PENILAI

Mulai

183


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAJUAN PENSIUN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. UU Nomor 11 Tahun 1968 tentang Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya;

3. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pensiun.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengajuan TASPEN

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon.


tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian dan BKN;

2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses Pensiun.

1. Rekapitulasi daftar pegawai yang akan Pensiun

2. Nota BKN 3. Persetujuan Teknis BKN



1 Membuat

memorandum /Nota Dinas pemberitahuan kepada PNS yang mencapai BUP



2 Hari

Memoran-dum/ Nota Dinas

2 Pegawai me-nyiapkan ber-kas Pensiun dan menye-rahkan ke Subbag Kepegawaian

Pegawai Memorandum/ Nota Dinas

2 Hari

Berkas Pensiun

3 Memeriksa kelengkapan berkas pensiun


Berkas Pensiun 2 Hari

Berkas Pensiun lengkap

4 Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris yang ditujukan ke Biro Kepegawaian



Sekre-taris

Draft Surat Pengantar

1 Hari

Surat Pengantar

5 Mengirimkan berkas pensiun ke Biro Kepegawaian


Surat Pengantar & Berkas Pensiun

1 Hari

Surat Peng-antar & Berkas Pensiun ter-

184



kirim ke Biro Kepegawaian

6 Proses di Biro Kepegawaian

Biro Kepegaw-aian

Surat Pengantar & Berkas Pensiun

2 Hari

Surat Usul & Berkas Pensiun terkirim ke BKN

Kewena-ngan Biro Kepegawaian

7 Proses di BKN BKN Surat Usul & Berkas Pensiun

1 Minggu

Nota BKN dan Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c keatas

Kewenangan BKN

8 Persetujuan/ Nota dari BKN dikirimkan ke Biro Kepega-waian

BKN Nota BKN dan Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas

1 Hari

Nota BKN terkirim ke Biro Kepega-waian dan Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas terkirim ke Setneg

Kewenangan BKN

9 Untuk Pangkat diatas III/c s/d IV/b SK Kenaikan Pangkat di buat oleh Biro Kepegawaian

Biro Kepe-gawaian

Nota Persetujuan BKN

3 Hari

SK Pensiun Gol. III/c s/d IV/b

Kewenangan Biro Kepegawaian

10 SK Pensiun disampaikan ke Pegawai melalui Subbag Kepegawaian

Biro Kepe-gawaian

Subbag Kepegawaian

SK Pensiun Gol. III/c s/d IV/b

1 Hari

SK Pensiun Gol. III/c s/d IV/b diterima pegawai

11 Untuk Pangkat diatas IV/c Pertimbangan Teknis BKN disampaikan ke Sekretariat Negara

Biro Kepe-gawaian

Nota Persetujuan BKN

2 hari

Surat Peng-antar & Nota Persetujuan BKN

Kewenangan Biro Kepegawaian

12 Sekretariat Negara Membuat Surat Keputusan Pensiun

Sekretariat Negara

Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN

2 Bulan

SK Pensiun Gol. IV/c ke atas

Kewenangan Sekretariat Negara

13 Surat Keputu-san Pensiun di sampaikan ke Biro Kepe-gawaian

Sekretariat Negara

SK Pensiun Gol. IV/c keatas

1 Hari

SK Pensiun Gol. IV/c ke atas diterima Biro Kepe-gawaian

14 SK Pensiun disampaikan ke Pegawai melalui Subbag Kepegawaian

Biro Kepegawaian

Subbag Kepegawaian

SK Pensiun Gol. IV/c keatas

1 Hari

SK Pensiun Gol. IV/c keatas diterima Pegawai

185

FLOWCHART SOP PENGAJUAN PENSIUN

SELESAI

MEMBUAT MEMORANDUM / NOTA DINAS PEMBERITAHUAN KEPADA

PNS YANG MENCAPAI BUP

PEGAWAI MENYIAPKAN BERKAS PENSIUN DAN MENYERAHKAN KE

SUBBAG KEPEGAWAIAN

MEMERIKSA KELENGKAPAN BERKAS PENSIUN

Mulai

MENGIRIMKAN BERKAS PENSIUN KE BIRO KEPEGAWAIAN

PROSES DI BIRO KEPEGAWAIAN

PROSES DI BKN

PERSETUJUAN/NOTA DARI BKN/PERTIMBANGAN TEKNIS

PERTIMBANGAAN TEKNIS BKN DISAMPAIKAN KE SEKRETARIAT

NEGARA

SEKRETARIAT NEGARA MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENSIUN

SURAT KEPUTUSAN PENSIUN DI SAMPAIKAN KE BIRO

KEPEGAWAIAN

LENGKAP?

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS YANG

DITUJUKAN KE BIRO KEPEGAWAIAN

Ya

Tidak

Gol IV/c

Ya

Tidak

PERSETUJUAN/NOTA DARI BKN DISAMPAIKAN KE BIRO

KEPEGAWAIAN

BIRO KEPEGAWAIAN MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENSIUN

SK PENSIUN DISAMPAIKAN KE PEGAWAI MELALUI SUBBAG

KEPEGAWAIAN

186


DEPARTEMEN AGAMA


SOP UJIAN DINAS/UPKP Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok


2. PP Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil;

3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pember-hentian Pegawai Negeri Sipil;

4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;

5. KMA Nomor 172 Tahun 1988 tentang Pedo-man Ujian Dinas di Lingkungan Departemen Agama;

6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pem-berian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pember-hentian Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Agama;


Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Ujian Dinas/ UPKP.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Izin Tugas Belajar

Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Finger Printer, Sarana Tranportasi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Jika kelengkapan data base pegawai tidak

lengkap, atau salah satu kegiatan belum terpenuhi, maka akan menghambat proses kenaikan pangkat/penyesuaian ijazah pegawai.

2. Jika izin tugas belajar belum terpenuhi, maka akan menghambat proses penyesuaian ijazah pegawai

1. Ijazah 2. Surat Izin Tugas Belajar 3. Surat Pengantar



1 Inventarisasi

pegawai yang akan diajukan untuk mengikuti Ujian Dinas/UPKP


1. Database Kepegawaian

2. Kenaikan pangkat dari Gol II ke Gol III

3. Pegawai yang mempunyai ijazah setingkat lebih tinggi

1 Hari

Daftar pegawai yang akan diusulkan Ujian dinas/ UPKP

187



2 Mengumpulkan berkas per-syaratan, mem-buat karya tulis

Pegawai

1 Minggu

Berkas Persyaratan

3 Membuat Surat Pengantar


Konsep Surat Pengantar

1 Minggu

Surat Pengantar

4 Mengirimkan berkas dan surat pengantar ke Biro Kepegawaian


Surat Pengantar & Berkas Pengajuan

1 Hari

Surat Pengantar &Berkas Pengajuan diterima Biro Kepe-gawaian

5 Mengikuti Ujian Tertulis

Pegawai Pegawai

Pegawai mengikuti Ujian

6 Mengikuti Ujian Karya Tulis

Pegawai Pegawai


7 Mengikuti Ujian Kompetensi

Pegawai Pegawai


8 Biro Kepegawaian menerbitkan Sertifikat Lulus Ujian Dinas/ UPKP

Biro Kepe-gawaian

Hasil Ujian Sertifikat Lulus

9 Sertifikat di serahkan ke pegawai melalui Subbag Kepegawaian


Sertifikat Lulus

Sertifikat Lulus diterima pegawai

188

FLOWCHART SOP UJIAN DINAS/UPKP

SELESAI

MULAI

INVENTARISASI PEGAWAI YANG AKAN DIAJUKAN UNTUK

MENGIKUTI UJIAN DINAS/UPKP

MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN, MEMBUAT KARYA

TULIS

MEMBUAT SURAT PENGANTAR

MENGIRIMKAN BERKAS DAN SURAT PENGANTAR KE BIRO

KEPEGAWAIAN

MENGIKUTI UJIAN TERTULIS

BIRO KEPEGAWAIAN MENERBITKAN SERTIFIKAT LULUS

UJIAN DINAS/UPKP

LULUS ?

Ya

Tidak

MENGIKUTI UJIAN KARYA TULIS

MENGIKUTI UJIAN KOPETENSI

SERTIFIKAT DI SERAHKAN KE PEGAWAI MELALUI SUBBAG

KEPEGAWAIAN

189

Lampiran 5


(SOP)

SUBBAG ORTALA

1. SOP Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan 2. SOP Keortalaan 3. SOP Notulen Rapat 4. SOP Pelaksanaan Kegiatan 5. SOP Pelaksanaan Rapat 6. SOP Pelaporan Kegiatan 7. SOP Pembuatan TOR Kegiatan 8. SOP Pembukaan Kegiatan 9. SOP Penerbitan Majalah 10. SOP Penyusunan Buku Pidato Irjen 11. SOP Perekrutan Pemantau Haji 12. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan

190


DEPARTEMEN AGAMA


SOP EVALUASI PENYELENGGARAAN KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Internal Pemerintah; 2. Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di

Lingkungan Departemen Agama.

Memiliki kemampuan/kompetensi dalam meng-evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penyusunan TOR Kegiatan 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan 4. SOP Pelaporan Kegiatan

Komputer, printer, ATK, LCD, layar, dan lain-lain

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat

diketahui. 2. Kegiatan tidak optimal; 3. Kegiatan dianggap fiktif;

1. Laporan hasil kegiatan; 2. Data-data yang berkaitan dengan pelaksanaan

kegiatan.

No. Aktivitas Pelaksana Mutu baku

Ket. 1 2 3 Persyaratan/perlengkapan Waktu Output

1. Mempersiapkan hasil-hasil penyelenggara-an kegiatan

Pengadmi nistrasi Umum

Laporan Ke-giatan

1 Jam

Bahan evaluasi penyelenggara-an kegiatan

2. Memeriksa keleng-kapan hasil-hasil penyelenggaraan ke-giatan


Bahan evaluasi kegiatan

1 Jam

Terperiksanya kelengkapan bahan evaluasi kegiatan

3. Mengevaluasi penyelenggaraan kegiatan, meliputi:

a. Acara Pembukaan Kasubbag Dokumentasi pembukaan

15 menit

Terevaluasinya Acara Pembukaan

b. Pelaksanaan kegiatan

Kasubbag Hasil Kegiatan

1 jam

Terevaluasi Pelaksanaan Kegiatan

c. Tempat Acara Kasubbag Tempat Acara

15 menit

Terevaluasinya Tempat Acara

d. Konsumsi Kasubbag Konsumsi 15 menit

Terevaluasinya penyediaan konsumsi

e. Pengelolaan Keuangan

Kasubbag SPJ Keuangan

1 Jam

Terevaluasinya SPJ Keuangan

f. Perlengkapan Kasubbag Perlengkapan yang digunakan

15 menit

Terevaluasinya penggunaan perlengkapan

g. Transportasi Kasubbag Transportasi yang digunakan

15 menit

Terevaluasinya penggunaan transportasi

191

No. Aktivitas Pelaksana Mutu baku

Ket. 1 2 3 Persyaratan/perlengkapan Waktu Output

h. Dokumentasi Kasubbag Dokumentasi Kegiatan

30 menit

Terevaluasinya kelengkapan dokumentasi

4. Membuat surat hasil evaluasi kegiatan


Hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan

2 Jam

Tersusunnya draft surat hasil evaluasi kegi-atan

5. Mengoreksi draft surat hasil evaluasi kegiatan

Kasubbag Draft surat evaluasi kegiatan

30 Menit

Koreksi surat hasil evaluasi kegiatan

6. Menandatangani surat hasil evaluasi kegiatan

Kabag Surat hasil evaluasi kegiatan

10 Menit

Surat hasil eva-luasi kegiatan yang telah ditandatangani

7. Menyampaikan surat hasil evaluasi kegiatan pada Sekretaris


Surat hasil evaluasi kegiatan

5 Menit

Diterimanya surat hasil eva-luasi kegiatan.

192

FLOWCHART SOP EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN

MULAI

MEMPERSIAPKAN BAHAN EVALUASI

PENYELENGGARAAN KEGIATAN

MENELITI KELENGKAPAN BAHAN EVALUASI

PENYELENGGARAAN KEGIATAN

MELAKUKAN EVALUASI TERHADAP:

SELESAI

ACARA PEMBUKAAN

PELAKSANAAN

TEMPAT ACARA

KONSUMSI

PENGELOLAAN KEUANGAN

PERLENGKAPAN

TRANSPORTASI

DOKUMENTASI

MEMBUAT DRAFT SURAT HASIL EVALUASI

MENGOREKSI DRAFT SURAT HASIL EVALUASI

MENANDATANGANI SURAT HASIL EVALUASI KEGIATAN

MENYAMPAIKAN SURAT HASIL EVALUASI KEGIATAN

193


DEPARTEMEN AGAMA


SOP KEORTALAAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang

Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fung-si, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kemen-terian Negara Republik Indonesia;

2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;

3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Memahami keortalaan; 2. Memahami tugas dan fungsi di lingkungan

Inspektorat Jenderal.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. Tugas Mekanisme dan Tata Kerja di Lingkung-

an Inspektorat Jenderal. 2. Struktur organisasi Inspektorat Jenderal.

Komputer, printer, ATK, dan lain-lain

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Tidak terlaksananya tugas, mekanisme dan tata

kerja di lingkungan Itjen akan mengganggu keortalaan di Itjen;

2. Tidak adanya struktur organisasi yang jelas/ sesuai akan menyebabkan hambatan dalam organisasi.

1. Pelaksanaan kegiatan setiap bagian pada Sekretariat

2. Pelaksanaan kegiatan pada Inspektur Wilayah



1. Mengumpulkan bahan untuk pe-nyusunan uraian tugas, mekanisme dan tata kerja

Tim anali-sis ortala Itjen

Peraturan dan kebija-kan pengor-ganisasian Itjen

2 Hari

Bahan penyu-sunan uraian tugas, mekanis-me dan tata kerja.

Waktu minimal yg di-butuh-kan.

2. Menelaah tugas, me-kanisme dan tata kerja Itjen yang ada


Tugas, Me-kanisme dan tata kerja Itjen yg ada

3 Hari

Hasil telaah tugas, me-kanisme dan tata kerja Itjen.

3. Mengidentifikasi kebutuhan peng-organisasian pada Itjen


Tugas, Me-kanisme dan tata kerja yg diperlukan

3 Hari

Identifikasi kebutuhan organisasi

4. Menganalisa antara tugas, mekanisme dan tata kerja yang ada dengan yang dibutuhkan.


Perbanding-an tugas, mekanisme dan tata kerja yg ada dan yg diperlukan

3 Hari

Hasil analisa tugas, mekanis-me dan tata kerja

5. Membuat draft peng-organisasian Itjen sesuai hasil analisa


Hasil analisa tugas, me-kanisme dan tata kerja

3 Hari

Draft tugas, mekanisme dan tata kerja yang tidak tumpang.

6. Membuat laporan hasil analisa peng-organisasian Itjen


Draft tugas, mekanisme dan tata kerja yang

2 Jam

Laporan hasil analisa pengor-ganisasian Itjen

Usulan penye-suaian

194


Ket. 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output tidak tumpang

7. Menyampaikan laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen pada pimpinan.

Ketua tim analisis

Laporan hasil analisa pengorga-nisasian Itjen

15 Menit

Tersampaikan-nya laporan

8. Menyelenggarakan pembahasan laporan hasil analisa peng-organisasian Itjen


Pejabat Struk-tural

Pejabat Fungsi-onal

Laporan hasil analisa pengorgani-sasian Itjen

3 Hari

Hasil diskusi/ pembahasan analisa pengor-ganisasian Itjen

9. Membuat kesepakat-an hasil pembahasan analisa pengorga-nisasian Itjen


Pejabat Struk-tural

Pejabat Fungsi-onal

Hasil pem-bahasan analisa pengorgani-sasian Itjen

1 Jam

Kesepakatan hasil pembahas-an analisa pengorga-nisasian Itjen

Tidak adanya tumpang tindih dalam pengor-ganisasian Itjen

10. Menyampaikan hasil kesepakatan pada pimpinan


hasil kese-pakatan

10 Menit

Diterimanya hasil kesepa-katan

11. Membuat konsep keputusan Irjen ten-tang (penyesuaian) pengorganisasian

Subbag Ortala

Hasil kese-pakatan analisis organisasi

2 Jam

Konsep SK Irjen

12. Mengoreksi konsep SK Irjen tentang keortalaan

Subbag Ortala

Konsep SK Irjen tentang organisasi

30 Menit

Hasil koreksi Konsep SK Irjen

13. Mengajukan Konsep SK Irjen tentang keortalaan pada Ke-pala Bagian untuk disetujui

Subbag Ortala

Kepala Bagian Ortapeg

Koreksi konsep SK Irjen tentang organisasi

15 Menit

Konsep SK Irjen yang telah dise-tujui dan diparaf

14. Mengajukan SK ten-tang keortalaan pada Irjen

Subbag Ortala

Kepala Bagian Ortapeg

SK Irjen tentang organisasi

1 Hari

SK Irjen yang telah ditanda-tangani

15. Membuat konsep uraian jabatan, be-ban tugas dan fungsi

Subbag Ortala

SK Irjen tentang Keortalaan

3 Hari

Konsep uraian jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen

16. Mengajukan konsep uraian jabatan, be-ban tugas dan fungsi pada pimpinan

Subbag Ortala

Konsep urai-an jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen

3 Hari

Ditandatangani-nya konsep uraian jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen

195

FLOWCHART SOP KEORTALAAN

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN

MENYELENGGARAKAN PEM- BAHASAN LAPORAN HASIL ANALISA

PENGORGANISASIAN ITJEN

MENGANALISA ANTARA TUGAS, MEKANISME DAN TATA KERJA YANG ADA DENGAN YANG DIBUTUHKAN.

MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN PENGORGANISASIAN PADA ITJEN

MEMBUAT DRAFT PENGORGANISASIAN ITJEN SESUAI HASIL ANALISA

MENYAMPAIKAN LAPORAN HASIL ANALISA PENGORGANISASIAN

ITJEN PADA PIMPINAN.

MEMBUAT KESEPAKATAN HASIL PEMBAHASAN ANALISA

PENGORGANISASIAN ITJEN

MENYAMPAIKAN HASIL KESEPAKATAN PADA PIMPINAN

MULAI

MENGUMPULKAN BAHAN UNTUK PE-NYUSUNAN URAIAN TUGAS, MEKANISME

DAN TATA KERJA

MENELAAH TUGAS, MEKANISME DAN TATA KERJA ITJEN YANG ADA

SELESAI

MEMBUAT KONSEP KEPUTUSAN IRJEN TENTANG (PENYESUAIAN)

PENGORGANISASIAN

MENGOREKSI KONSEP SK IRJEN TENTANG KEORTALAAN

MENGAJUKAN KONSEP SK IRJEN TENTANG KEORTALAAN

PADA KEPALA BAGIAN UNTUK DISETUJUI

MENGAJUKAN SK TENTANG KEORTALAAN PADA IRJEN

MEMBUAT KONSEP URAIAN JABATAN, BEBAN TUGAS

DAN FUNGSI

MENGAJUKAN KONSEP URAIAN JABATAN, BEBAN TUGAS DAN

FUNGSI PADA PIMPINAN

196


DEPARTEMEN AGAMA


SOP NOTULEN RAPAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang

Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;

2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;




6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Mampu mengoperasikan komputer dengan baik;

2. Mampu mengetik dengan cepat; 3. Mampu menyimpulkan pendapat dan usulan

dengan baik.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Pelaksanaan Rapat Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Tidak terlaksana notulen rapat 1. Usulan dan masukan dari para peserta

2. Hasil akhir rapat 3. Pendokumentasian hasil-hasil rapat



1. Meminta agenda rapat dari pimpin-an rapat

Notulen 5 menit

Diterimanya apa saja agenda yang akan dibahas dalam rapat

2. Mencatat semua usulan dan pen-dapat dari para peserta rapat selama rapat berlangsung

Notulen Komputer atau Laptop

Selama rapat berlangsung

Tercatatnya semua usulan dan pendapat dari para peserta selama rapat berlang-sung

3. Mencatat hasil-hasil akhir kepu-tusan rapat

Notulen Komputer atau Laptop

Selama rapat berlangsung

Tercatatnya hasil-hasil akhir kepu-tusan rapat

4. Menyerahkan hasil akhir keputusan rapat kepada pimpinan rapat untuk diba-cakan sebelum rapat ditutup

Notulen Komputer atau Laptop dan printer

5 menit

Dibacakannya hasil akhir ke-putusan rapat oleh pimpinan rapat

197



5. Menggandakan hasil akhir kepu-tusan rapat

Notulen Mesin fotokopi 10 menit

Tergandakannya hasil akhir keputusan rapat

6. Mendistribusikan hasil keputusan rapat kepada para peserta rapat

Notulen Hasil keputus-an rapat yang sudah diganda kan

10 menit

Terdistribusi-kan nya hasil keputusan rapat kepada para peserta rapat

7. Mengarsipkan hasil keputusan rapat

Notulen 2 menit

Diarsipkannya hasil-hasil ke-putusan rapat

198

FLOWCHART SOP NOTULEN RAPAT

MULAI

MENGGANDAKAN HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT

MEMINTA AGENDA RAPAT DARI PIMPINAN RAPAT

MENCATAT SEMUA USULAN DAN PEN-DAPAT DARI PARA PESERTA RAPAT

SELAMA RAPAT BERLANGSUNG

SELESAI

MENCATAT HASIL-HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT

MENYERAHKAN HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT KEPADA PIMPINAN RAPAT UNTUK DIBACAKAN SEBELUM RAPAT DITUTUP

MENDISTRIBUSIKAN HASIL KEPUTUSAN RAPAT

MENGARSIPKAN HASIL KEPUTUSAN RAPAT

199


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAKSANAAN KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;






1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

2. Mampu menganalisis materi-materi kegiatan 3. Memahami tugas dan fungsinya


1. SOP Penyusunan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan; 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman Kendaraan

Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK, LCD, Layar, Tabel Tag, Palu, Sound system, Spanduk, dan Kendaraan roda empat,


1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui.

2. Kegiatan tidak optimal 3. Anggaran kegiatan tidak dapat dicairkan. 4. Tidak tersedianya barang-barang yang dibutuh-

kan. 5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan.

1. Daftar hadir 2. Rincian keuangan



1. Penyiapan Tempat Acara

Panitia Layar, LCD, Laptop, Span-duk, Palu, Sound system, dan Tabel Tag

1 jam

Tempat acara yang siap untuk digunakan

2. Acara Pembukaan

Panitia/MC Pimpinan Pembacaan Ayat Suci Al Qur’an, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Do’a

1 jam

Terselengga-ranya acara pembukaan

3. Pelaksanaan Acara

Narasumber Moderator Paparan dari Narasumber

3 hari

Terselengga-ranya acara kegiatan

200



4. Acara Penutupan

Panitia Pelaksana Kegiatan

Pimpinan Laporan Panitia dan Arahan Penutup

1 jam

Terselenggaranya acara penutupan

201

FLOWCHART

SOP PELAKSANAAN KEGIATAN

MULAI

PENYIAPAN TEMPAT ACARA

ACARA PEMBUKAAN

SELESAI

PELAKSANAAN ACARA

ACARA PENUTUPAN

202


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAKSANAAN RAPAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:







1. Memiliki Kewenangan Menetapkan Peratur-an dan Kebijakan

2. Memiliki kemampuan memahami masalah yang akan dibahas dalam rapat

3. Mampu mengoperasikan Laptop dan LCD 4. Mampu mencatat hasil-hasil rapat dengan

cepat


1. SOP Permintaan Konsumsi 2. SOP Pemakaian ruang dan peralatan 3. SOP Peminjaman dan Pengembalian barang Inventaris 4. SOP Notulen Rapat

Kursi, Meja, Komputer, Printer, ATK, LCD, Layar, Sound System.


1. Tidak tersEdianya konsumsi rapat 2. Tidak tersedianya ruang untuk rapat 3. Tidak tersdianya sarana untuk rapat 4. Tidak tercatatnya hasil rapat

1. Daftar hadir 2. Bahan Rapat



1. Menyiapkan surat undangan dan absen

Pelaksana

Laptop, Printer, Kertas, Mesin Foto Copy, Stempel

30 Menit

Undangan siap untuk didistri-busikan

2. Mendistribu-sikan surat undangan

Pelaksana

Surat undangan yang sudah digandakan

20 menit

Surat undang-an diterima seluruh peserta

3. Menyiapkan tempat rapat

Pelaksana

LCD, Layar, Sound System, Daftar Absen Kehadiran, Dll

30 menit

Tempat rapat siap untuk digunakan

4. Membuka rapat

Pimpinan rapat Para peserta

telah hadir 5

menitDimulainya rapat

5. Pelaksanaan rapat

Pimpinan rapat

Peserta rapat

Notulen Diikuti para peserta rapat

Kondi-sional

Terlaksana- nya rapat

Waktu tergan-tung agenda rapat

203



6. Pembacaan hasil-hasil rapat

Pimpinan rapat

Notulen rapat 10 menit

Kesimpulan hasil-hasil rapat dike-tahui seluruh peserta

7. Menutup rapat

Pimpinan rapat

agenda rapat telah selesai dibicarakan

5 menit

Rapat selesai

204

FLOWCHART

SOP PELAKSANAAN RAPAT

MULAI

PELAKSANAAN RAPAT

PENYIAPAN SURAT UNDANGAN DAN

PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN

SELESAI

PENYIAPAN TEMPAT RAPAT

PEMBUKAAN RAPAT

PEMBACAAN HASIL-HASIL

PENUTUPAN RAPAT

205


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAPORAN KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:






6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Peng-awasan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Memiliki kemampuan dalam menyusun laporan

2. SK Kegiatan


1. SOP Pembuatan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan.

Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK, LCD, Layar, Tabel Tag, Palu, Sound system, Spanduk, Kendaraan roda empat, dan Hotel


1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui;

2. Kegiatan tidak optimal; 3. Tidak ada yang dilaaporkan.

1. Daftar Hadir; 2. Bahan Narasumber; 3. Bahan hasil sidang Komisi; 4. Bahan Hasil Sidang Pleno.



1. Mengumpul-kan bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan se-telah kegiat-an selesai dilaksanakan

Pelaksana Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan

1 jam

Terkumpulnya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah selesai dilaksanakan

2. Menyusun bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan

Pelaksana Kumpulan bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan

1 jam

Tersusunnya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan

3. Mengoreksi bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

Kasubbag Kabag Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun

1 jam

Terkoreksinya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

206



4. Memaraf bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

Kasubbag Kabag Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun

5 menit

Terparafnya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

5. Menanda-tangani bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

Sekretaris 5 menit

Tertandatanganinya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

6. Mengganda-kan bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

Pelaksana Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun

2 Jam

Tergandakan-nya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

7. Menyampai-kan bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun ke subbag Evalap dan Subbag Keuangan


5 menit

Sampainya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun ke Subbag Evalap

8. Mendoku-mentasikan satu naskah bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun


5 menit

Terdokumen-tasikannya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

207

FLOWCHART SOP PELAPORAN KEGIATAN

MULAI

MENGUMPULAN BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN SETELAH KE-

GIATAN SELESAI DILAKSANAKAN

MENYUSUN BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN

MENGOREKSI BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN

YANG TELAH DISUSUN

SELESAI

MEMARAF BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIAT-AN YANG TELAH DISUSUN

MENANDATANGANI BAHAN-BAHAN DAN HASIL-

HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN

MENGGANDAKAN BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH

DISUSUN

MENYAMPAIKAN BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH

DISUSUN KE SUBBAG EVALAP DAN SUBBAG KEUANGAN

MENDOKUMENTASIKAN SATU NASKAH BAHAN-BAHAN DAN

HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN

208


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN TOR KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:




1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu menganalisis kegiatan yang akan

dilaksanakan.


1. SOP Kalender Kegiatan 2. SOP SK Kegiatan 3. SOP Penerbitan SK Kegiatan

2

Komputer, printer, dan ATK


1. Tumpang tindihnya kegiatan 2. Tidak adanya payung hukum dari kegiatan

yang akan dilaksanakan.



1. Mengumpulkan bahan-bahan yang terkait de-ngan kegiatan yang akan dibuatkan TOR-nya


10 menit

Terkumpulnya bahan-bahan untuk pem-buatan TOR

2. Mengumpulkan peraturan perundang-undangan terkait


10 menit

Terkumpulnya peraturan per-UU-an terkait

3. Membuat konsep TOR kegiatan


Memuat latar belakang, sasaran, dan tujuan

15 menit

Tersusunnya Konsep TOR Kegiatan

4. Mengoreksi dan memaraf konsep TOR kegiatan

Kasubag Kepala Bagian

Konsep TOR Kegiatan

10 menit

Terkoreksinya konsep TOR kegiatan

5. Menanda-tangani TOR kegiatan

Sekretaris Itjen

TOR kegiatan yang telah diparaf

10 menit

Ditandata-nganinya TOR

6. Menyerahkan TOR asli ke Sub Bagian Keuangan dan Evalap


5 menit

Diterimanya TOR asli oleh Sub Bagian Keuangan dan Evalap

209

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TOR KEGIATAN

MULAI

MENYUSUN KONSEP TOR

KOREKSI DAN PEMARAFAN

PENANDATANGANAN

SELESAI

MENGUMPULKAN BAHAN

MENGUMPULKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN BAHAN

KOREKSI

PENGGANDAAN DAN PENGARSIPAN

PENYERAHAN TOR ASLI KE SUBBAG KEUANGAN

210


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBUKAAN KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:







1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 3. Mampu menjadi MC


1. SOP Penyusunan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan

Komputer, printer, dan ATK



2. Kegiatan tidak optimal

1. Jadwal acara; 2. Absen peserta.



1. Pembacaan susunan acara pembukaan

Panitia Susunan Acara, Soundsistem

5 menit

informasi susunan acara pembukaan

2. Pembacaan Ayat Suci

Panitia Al Quran, Soundsistem

5 menit

Lantunan Ayat suci sesuai dengan kegiatan

3. Menyanyi-kan lagu Indonesia Raya

Panitia Soundsistem 5 menit

Lantunan Lagu Indonesia Raya

4. Laporan Panitia

Ketua Panitia

Naskah Lapor-an, Sound sistem

10 menit

Informasi tentang kegiatan

5. Arahan Pimpinan

Pimpinan Naskah arah-an, Sound-sistem

30 menit

Arahan Pimpinan terhadap kegiatan

6. Doa Panitia 5 menit

Doa

211

FLOWCHART

SOP PEMBUKAAN KEGIATAN

MULAI

SELESAI

DOA

ARAHAN PIMPINAN

LAPORAN PANITIA

MENYANYIKAN LAGU INDONESIA RAYA

PEMBACAAN AYAT SUCI

PEMBACAAN SUSUNAN ACARA PEMBUKAAN

212


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENERBITAN MAJALAH FOKUS PENGAWASAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Mempunyai kemampuan menulis 2. Mempunyai kemampuan desain grafis 3. Mempunyai wawasan pengawasan 4.Mempunyai kemampuan komputer

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Pelaksanaan Rapat; 2. SOP Keortalaan; 3. SOP Pencetakan Buku/Majalah.

Flash disk, Komputer PC, printer, meja, kursi, ATK, dan lain-lain

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Jika penyusunan Majalah FP tidak melalui

Rapat yang sesuai SOP Pelaksanaan Rapat, maka dapat menghambat kegiatan;

2. Tidak adanya susunan pengorganisasian yang sesuai maka Penyusunan Majalah FP tidak berjalan.

3. Majalah tidak tercetak.

1. Bank Naskah; 2. Gambar/foto kegiatan Itjen; 3. SK Dewan Penyunting Majalah FP.



1. Mempersiapkan bahan rapat

Pelaksana Bank Naskah Konsep tema

1 Hari

Bahan rapat majalah FP

2. Mengadakan rapat pembahasan tema

Dewan Penyunting

Konsep Tema dan Bahan Rapat

1 hari

Hasil rapat dan Tema Majalah

3. Mengumumkan tema majalah

Pelaksana tema majalah 50 hari

Informasi tema majalah

Selama naskah masuk

4. Menerima/Mengumpulkan naskah yang masuk

Pelaksana Naskah dari penulis

50 hari

Terkumpulnya naskah

5. Mensortir/klasifikasi naskah

Pelaksana Naskah yang masuk

2 hari

Terkumpulnya naskah yang sesuai tema

6. Editing naskah, meliputi:

3. Mengentry naskah

Pelaksana Naskah yang sesuai tema

5 hari

Naskah yang dientry ke computer

b. Menambah gambar/foto yg sesuai dengan tulisan

Pelaksana Internet atau foto kegiatan

4 hari

Gambar/foto sesuai dengan naskah

c. Menyusun Lay out

Pelaksana Naskah dan gambar/foto

3 hari

Naskah dan gambar/foto yang telah di layout

7. Mendistribusikan Pelaksana Draft Majalah 1 Terdistibusi-

213



draft majalah ke dewan penyunting

jam nya draft ma-jalah untuk dikoreksi de-wan penyun-ting

8. Mengoreksi draft majalah

Dewan Penyunting

Draft Majalah 5 hari

Hasil koreksi draft majalah

9. Mengumpulkan hasil koreksi draft majalah

Pelaksana Hasil koreksi draft majalah

1 hari

Terkumpulnya hasil koreksi draft majalah

10. Memperbaiki naskah sesuai hasil perbaikan/koreksi

Pelaksana

Hasil koreksi draft majalah

3 hari

Hasil editing Majalah

11. Pembuatan Design Cover Majalah

Pelaksana Beberapa contoh design cover majalah

3 hari

Beberapa alternatif design cover majalah

12. Persetujuan cover majalah

Kasubag Ortala

Kabag Ortapeg

Sekre-taris

alternatif design cover majalah

1 Jam

Cover majalah

13. Finalisasi majalah yang akan dicetak

Pelaksana Majalah 1 hari

Print out majalah

14. Menyerahkan Majalah untuk dicetak ke Subbag Perlengkapan

Subag Ortala

Subag Perleng-kapan

Soft copy dan hard copy Majalah

15 Meni

t

Diterimanya Soft copy dan hard copy Majalah

15. Pencetakan majalah

Rekanan Soft copy dan hard copy Majalah

10 hari

Cetakan Majalah

16. Mendistribusikan hasil cetakan majalah

Subag Perleng-kapan

Subag Tata Usaha

Cetakan Majalah

Terdistribusi-nya majalah

214

FLOWCHART SOP MAJALAH FOKUS PENGAWASAN

MENSORTIR NASKAH

MULAI

PENGUMPULAN NASKAH

MENYUSUN LAY OUT

PENGUMPULAN GAMBAR/FOTO

MENGUMPULKAN DRAFT MAJA- LAH YANG TELAH DIKOREKSI

DRAFT MAJALAH YANG TELAH DIKOREKSI

MENGUMUMKAN TEMA

PEMILIHAN GAMBAR/FOTO

DISTRIBUSI DRAFT MAJALAH KE DEWAN PENYUNTING

KOREKSI OLEH DEWAN PENYUNTING

MENGENTRY NASKAH KE DALAM KOMPUTER

MEMPERSIAPKAN BAHAN RAPAT

MENGADAKAN RAPAT PEMBAHASAN TEMA

215

PENGETIKAN PERBAIKAN NASKAH SESUAI HASIL PERBAIKAN/KOREKSI

PEMBUATAN COVER MAJALAH SESUAI TEMA

PERSETUJUAN COVER MAJALAH

FINALISASI MAJALAH YANG AKAN DICETAK

PENCETAKAN MAJALAH

PENDISTRIBUSIAN MAJALAH

SELESAI

PENYERAHAN MAJALAH YANG SIAP CETAK KE SUBBAG PERLENGKAPAN

216


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN KUMPULAN PIDATO IRJEN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:







1. Mampu mengkompilasi naskah pidato Ijen 2. Mampu berkoodinasi dengan sub. Bagian lain 3. Memiliki keahlian komputer


1. SOP Pelaksanaan Kegiatan 2. SOP pencetakan buku/majalah

Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain


1. Tidak tersedianya pidato Irjen 2. Tidak tercetaknya buku/majalah

Menginventarisir kegiatan Irjen



1 Mengumpul-kan pidato Irjen dari se-luruh Bagian

Pelaksana Flashdisk untuk copian file-filenya

1 hari

Kumpulan naskah pidato Irjen pada ber-bagai kegiatan

2 Menggabung naskah-naskah pidato Irjen yang sudah ter-kumpul

Pelaksana Naskah-naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan

1 hari

Setingan kum-pulan naskah pidato Irjen dalam bentuk buku

3 Membuat Lay Out naskah-naskah yang sudah tersu-sun

Pelaksana Kumpulan naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan

1 hari

Buku kumpulan naskah pidato Irjen pada ber-bagai kegiatan

4 Menyusun draft sambut-an Sekretaris atas nama Irjen untuk buku kum-pulan pidato tersebut

Pelaksana Memuat tema umum dari se-luruh arah kebijakan yang tertuang dalam pidato-pidato Irjen

2 jam

Tersusunnya draft sambutan sekretaris untuk buku kumpulan pidato Irjen

217



5 Mengoreksi dan memaraf draft kata sambutan

Kasubbag Kabag Draft kumpulan naskah pidato-pidato Irjen berikut kata sambutannya

Terkoreksi dan terparafnya kata sambutan Sekretaris

6 Mengoreksi dan menan-datangani draft sam-butan

Sekretaris Draft kumpulan naskah pidato-pidato Irjen berikut kata sambutannya

1 jam

Terkoreksi dan ditandatangani-nya sambutan Sekretaris

7 Menyerahkan draft yang sudah ditan-datangani ke subbag per-lengkapan untuk digan-dakan

Pelaksana Draft kumpulan naskah pidato-pidato Irjen yang sudah ditanda-tangani kata sambutannya oleh Sekretaris

1 menit

Tergandakan-nya buku kumpulan pidato Irjen

218

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN KUMPULAN PIDATO

INSPEKTUR JENDERAL

MULAI

MENGOREKSI DAN MEMARAF DRAFT KATA SAMBUTAN

PENGUMPULAN NASKAH PIDATO IRJEN DARI SELURUH BAGIAN

MENGGABUNG NASKAH-NASKAH PIDATO IRJEN YANG

SUDAH TERKUMPUL

SELESAI

MEMBUAT LAY OUT NASKAH-NASKAH YANG

SUDAH TERSUSUN

MENYUSUN DRAFT SAMBUTAN SEKRETARIS ATAS NAMA INSPEKTUR JENDERAL UNTUK BUKU KUMPULAN

PIDATO TERSEBUT

MENGOREKSI DAN MENANDATANGANI DRAFT SAMBUTAN

MENYERAHKAN DRAFT YANG SUDAH DISETUJUI KE SUBBAG PERLENGKAPAN

UNTUK DIGANDAKAN

219


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEREKRUTAN PETUGAS PEMANTAU HAJI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 13 Tahun 2008 tentang Penyeleng-garaan Ibadah Haji;

2. Perpres Nomor 53 Tahun 2008 tentang Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji Tahun 1429 H/ 2008 M;

3. KMA Nomor 396 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 371 Tahun 2002 Tentang Penyelengga-raan Haji dan Umrah;



1. Memahami tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal;

2. Tidak pernah dikenakan sanksi PP 30; 3. Memiliki pangkat/jabatan minimal 3b/Penata

Muda Tk.I dengan masa kerja minimal 10 tahun;

4. Memiliki Penilaian Kerja (DP3) minimal predikat “baik” dalam dua (2) tahun terakhir.


1. SOP Pelaksanaan Rapat 2. SOP Notulen Rapat 3. SOP Surat Tugas Pemantauan 4. SOP Pencairan Anggaran 5. SOP SPPD.

Komputer/Laptop, printer, ATK, dan Sarana Transportasi


1. Tidak tersaringnya calon petugas pemantau haji yang sesuai dengan kualifikasi

2. Tidak tersedianya petugas hasil seleksi 3. Tidak terlaksana tugas pemantauan 4. Tidak tersedianya anggaran 5. Tidak tersedianya SPPD

1. Biodata Petugas Pemantau; 2. Pas Photo; 3. Surat Kesehatan; 4. Visa; 5. Paspor; 6. Tiket Pesawat.


Ket1 2 3 4 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Rapat pimpinan penyaring-an calon petugas pemantau

Para pimpinan sekretariat

Para Inspektur Wilayah

Irjen Petugas pemantau yang sesuai dengan kualifikasi

1 (satu) hari

Tersaring-nya calon petugas pemantau haji

2. Surat Penetapan calon pe-tugas pemantau berupa Surat Tugas

Subbag Perenca-naan dan program

Sekretaris Irjen Ditandatangani oleh Sekretaris/ Inspektur Jenderal

1 (satu) hari

Ditetapkan-nya nama calon petugas pemantau melalui Surat Tugas

3. Penyusunan Program Kerja Pe-mantauan dan Uraian Tugas

Petugas pemantau

Data tentang pelaksanaan pelayanan haji

1 (satu) hari

Tersusun-nya Prog-ram Kerja Pemantau-an beserta Uraian Tugasnya

220



4 Pembuatan surat peng-usulan petugas pe-mantau ke Setjen Biro Hubungan Kerjasama Luar Negeri

Pelaksana pada bagi-an peren-canaan

Kasubbag Kabag Sekretaris

Surat Usulan petugas pemantau

1 (satu) hari

Surat Usulan petugas pemantau ke Setneg

5. Pengajuan berkas per-setujuan penugasan pemantauan ke Setjen Biro Hubungan Kerjasama Luar Negeri

Pelaksana Berkas petugas pemantau

2 (dua) hari

Surat usul-an penu-gasan ke Setneg

6. Pengajuan berkas per-setujuan penugasan pemantauan ke Setneg

Pelaksana Berkas petugas pemantau

1 (satu) minggu

Persetuju-an penu-gasan pe-mantauan

7 Menerima surat per-setujuan dari Setneg

Subbag TU

Sekretaris Irjen Petugas peman-tau

Surat persetujuan dari Setneg

1 (satu) hari

Kelengkapan berkas untuk petugas pemantau

8. Pembuatan surat untuk pengajuan Paspor

Pelaksana Persyaratan pegajuan Paspor

1 (satu) hari

Surat pengajuan Paspor ke Dep. Luar Negeri

9. Pengajuan ke Depar-temen Luar Negeri

Pelaksana Surat pengajuan Paspor

1 (satu) minggu

Paspor

10. Pembuatan surat untuk pengajuan Visa

Pelaksana Persyaratan pembuatan Visa

1 (satu) hari

Surat Pengajuan Visa

11. Pengajuan Visa ke Kedubes Kerajaan Saudi Arabia

Pelaksana Surat Pengajuan Visa

1 (satu) minggu

Visa

12. Pencairan dana peman-tauan

Subbag keuang-an

Petugas Pemantau

SPPD 1 (satu) jam

Diterima-nya dana peman-tauan

221



13. Pembeka-lan para pemantau

Sekretaris Irjen Para pemantau

Informasi tugas Tim Pemantau

1 (satu) hari

Para pemantau memahami tugas-tugas peman-tauan

14. Pelaksana-an peman-tauan

Para pemantau

Pelayanan Ibadah haji di Arab Saudi

30 Hari

Terpantau-nya pelak-sanaan haji Indonesia di Tanah Suci

15. Penyusun-an laporan

Para pemantau

Memuat hasil-hasil pe-mantauan pelaksanaan haji selama di Tanah

1 (satu) bulan

Dilaporkan-nya hasil-hasil pe-mantauan haji Indo-nesia kepada Pimpinan

222

FLOWCHART SOP PEREKRUTAN PETUGAS PEMANTAU HAJI

MULAI

RAPAT PENYARINGAN

SURAT PENETAPAN CALON PETUGAS PEMANTAU BE-

RUPA SURAT TUGAS

PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PEMANTAUAN DAN URAIAN TUGAS

PEMBUATAN SURAT PENGUSULAN PETUGAS PEMANTAU KE SETJEN BIRO HUBUNGAN KERJASAMA LUAR NEGERI

PENGAJUAN BERKAS PERSETUJUAN PENUGASAN PEMANTAUAN KE

SETJEN BIRO HUBUNGAN KERJASAMA LUAR NEGERI

PENGAJUAN BERKAS PERSETUJUAN PENUGASAN PEMANTAUAN KE

SEKRETARIAT NEGARA

MENERIMA SURAT PERSETUJUAN DARI SEKRETARIAT NEGARA

PEMBUATAN SURAT UNTUK PENGAJUAN VISA

PENGAJUAN KE DEPAR-TEMEN LUAR NEGERI

PEMBUATAN SURAT UNTUK PENGAJUAN

PASPOR

223

SELESAI

PENGAJUAN VISA KE KEDUBES KERAJAAN

SAUDI ARABIA

PENCAIRAN DANA PEMANTAUAN

PEMBEKALAN PARA PEMANTAU

PELAKSANAAN PEMANTAUAN

PENYUSUNAN LAPORAN

224


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisa-si dan Tata Kerja Departemen Agama;


1. Memiliki pengetahuan dalam kegiatan yang akan dilaksanakan;

2. Mampu mengoperasikan komputer; 3. Memiliki kemampuan membuat Rencana

Anggaran Belanja (RAB); Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Penyusunan TOR Kegiatan; 2. SOP Pengajuan Anggaran Kegiatan; 3. SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang-

Barang Inventaris; 4. SOP Peminjaman Kendaraan

Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK.



2. Anggaran kegiatan tidak dapat dicairkan. 3. Tidak tersedianya barang-barang yang

dibutuhkan. 4. Tidak tersedianya kendaraan yang

dibutuhkan.

1. Ceklis persiapan. 2. Form peminjaman barang. 3. Form peminjaman kendaraan. 4. Form pengeluaran barang.



Persiapan 1. Membentuk

Panitia Pelaksana Kasubbag Kepala

Bagian Draft Kepanitia-an

1 hari

Terbentuknya kepa-nitiaan

2. Pembuatan TOR dan SK kegiatan

Pelaksana TOR harus me-muat latar be-lakang kegiatan berikut sasaran dan tujuannya

3,5 jam

Terwujud-nya TOR dan SK kegiatan

3. Penomoran SK kegiatan

Subbag Kumdang

SK Kegiatan 15 menit

SK kegiat-an yang telah diberi nomor

4. Mengarsipkan TOR dan SK

Staf Pelaksana

Setelah ditanda tangani oleh Sekretaris/Irjen

2 menit

Diarsipkan-nya TOR dan SK kegiatan

5. Rapat Panitia Panitia Panitia 3 jam

Pembagian Tugas Panitia

6. Pemesanan Tempat Kegiatan

Pelaksana Hotel Alternatif Tempat Kegiatan

1 hari

Hotel Tempat Kegiatan

Penyiapan Administrasi Persuratan dan Naskah 1. Penyiapan surat

permohonan membuka acara

Pelaksana Pengetikan/komputer, printer

15 menit

Draft surat permohon-an mem-

225



buka acara

2. Penyiapan surat unda-ngan peserta, moderator, dan narasumber

Pelaksana Pengetikan/komputer, printer

15 hari

Draft surat undangan peserta, moderator, dan nara-sumber yang siap untuk dikoreksi

3. Koreksi surat-surat

Kasubbag Kepala Bagian

Draft surat 10 menit

Surat yang siap untuk ditanda-tangani

4. Penanda-tanganan surat


Sekreta-ris

Surat yang siap untuk ditanda-tangani

5 menit

Surat yang sudah ditanda-tangani

5. Pendistribusian surat

Pelaksana Surat yang sudah ditanda-tangani

5 menit

Terdistribusinya surat

6. Penyusunan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris

Pelaksana Bahan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris

30 menit

Draft Laporan Panitia dan Arahan Irjen/Sekre-taris

7. Koreksi Draft Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris


Draft Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris

20 menit

Laporan Panitia dan Arahan Irjen/Sekre-taris yang telah dikoreksi

8. Penandatangan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris


Sekreta-ris

Laporan Panitia dan Arahan Irjen/Sekretaris

15 menit

Laporan Panitia dan Arahan Irjen/Sekretaris yang telah ditan-datangani

9. Pengumpulan naskah yang masuk dari narasumber

Pelaksana Naskah yang masuk dari narasumber

15 menit

Naskah yang masuk dari nara-sumber untuk digandakan

10. Penggandaan naskah

Pelaksana Naskah yang akan diganda-kan

1 hari

Selesai dan tergandakan-nya naskah kegiatan

11. Pengarsipan Arahan, laporan panitia, naskah, dan surat kegiatan

Pelaksana Arahan, laporan panitia, naskah, dan surat kegiatan

5 menit

Tersimpan-nya arahan, laporan pa-nitia, nas-kah, dan surat ke-

226



giatan Pencairan Anggaran dan Pelaksanaan Kegiatan 1. Pembuatan

RAB PUM 1

jam Terwujud-nya RAB

2. Pengajuan RAB ke Subbag keuangan

PUM Kasubbag Kepala Bagian

Rencana Anggaran Belanja

10 menit

Masuknya RAB ke subbag keuangan

3. Pencairan anggaran kegiatan

PUM Subbag Keuangan

Setelah RAB di SPJ-kan oleh bagian keuang-an

30 menit

Cairnya anggaran kegiatan

4. Pelaksanaan kegiatan

Panitia Para peserta

Nara-sumber dan mo-derator

Setelah seluruh persiapan selesai

3 hari

Terlaksananya kegiatan

227

FLOWCHART SOP PERSIAPAN PELAKSAAN KEGIATAN

PENCAIRAN ANGGARAN DAN PELAKSANAAN KEGIATAN

PEMBUATAN RAB

PENGAJUAN RAB KE SUBBAG KEUANGAN

PENCAIRAN ANGGARAN KEGIATAN

PELAKSANAAN KEGIATAN

PENYIAPAN SURAT PERMOHONAN MEMBUKA ACARA

MULAI

PEMBENTUKAN PANITIA

PERSIAPAN

PENYIAPAN ADMINISTRASI PERSURATAN DAN NASKAH

PEMBUATAN TOR & SK

KOREKSI TOR & SK

PENGAJUAN TOR & SK KE SUBBAG EVALAP

KOREKSI DAN PEMARAFAN TOR & SK

PENANDATANGANAN TOR & SK

PENOMORAN SK

PENGARSIPAN

KOREKSI SURAT UNDANGAN PESERTA,

MODERATOR DAN NARASUMBER

PENYIAPAN SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN

NARASUMBER

PENANDATANGANAN SURAT UNDANGAN

PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER

PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN

PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER

PENYUSUNAN LAPORAN PANITIA DAN ARAHAN

IRJEN/SEKRETARIS

KOREKSI DRAFT LAPORAN PANITIA DAN ARAHAN

IRJEN/SEKRETARIS

PENANDATANGANAN LAPORAN PANITIA DAN

ARAHAN IRJEN/SEKRETARIS

RAPAT PANITIA

PEMESANAN TEMPAT KEGIATAN

228

PENGUMPULAN NASKAH-NASKAH DARI NARASUMBER

PENGGANDAAN NASKAH

PENDISTRIBUSIAN NASKAH UNTUK PESERTA

PENGARSIPAN

PENGUMPULAN NASKAH-NASKAH DARI NARASUMBER

PENGGANDAAN NASKAH

PENDISTRIBUSIAN NASKAH UNTUK PESERTA

PENGARSIPAN

SELESAI

229

Lampiran 6


(SOP)

SUBBAG HUKUM DAN PERUNDANG‐UNDANGAN

1. SOP Entry Data Sirandang 2. SOP Entry Data Perpustakaan ke SIPUS 3. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan 4. SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan 5. SOP Pelayanan Pengembalian Buku Perpustakaan 6. SOP Administrasi Perpustakaan 7. SOP Persiapan Sidang DPSTL 8. SOP Sidang DPSTL 9. SOP Pelaporan Sidang DPSTL 10. SOP Persiapan Sidang DPA 11. SOP Sidang DPA 12. SOP Pelaporan Sidang DPA 13. SOP Pengadministrasian Hasil Sidang DPSTL 14. SOP Penyusunan Yurisprudensi 15. SOP Penerbitan Nomor SK Tim 16. SOP Penyusunan Randang

230


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ENTRY DATA SISTEM INFORMASI PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan

di Lingkungan Departemen Agama; 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Juklak

Waskat di Lingkungan Departemen Agama.

1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan ten-tang randang.

2. Memiliki kemampuan dalam mengoperasi-kan komputer

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, kom-

puter server, SIM Randang, eksternal disk, acces point, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, sarana transportasi, ATK

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak ada peraturan perundang-undangan (Randang), maka tidak dapat dilaksanakan entry data sirandang


Keterangan 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Menghimpun randang terbaru di lingkungan Itjen

Pengadmi-nistrasi umum

Peraturan perundang-undangan

1 hari

Peraturan perundang-undangan terbaru

2. Menghimpun randang terbaru pada instansi/unit organisasi lain



3 hari

Peraturan perundang-undangan terbaru

3. Mendownload randang melalui internet



20 menit


Waktu 20 menit untuk setiap satu download randang

4. Mennscanning produk randang yang berbentuk hardcopy


Randang dalam bentuk hardcopy

30 menit

Softcopy randang

Waktu 30 menit untuk masing-masing randang

5. Mengelompokkan randang sesuai dengan tingkatan urutan randang


Randang yang dihasilkan dari inventarisasi dan download internet

3 jam

Terkelom-pokkannya Randang berdasarkan tingkatan urutan Randang

6. Entry data ke dalam Sistem Informasi Randang


Randang 1 jam

Tersimpan-nya Ran-dang ke dalam data

Waktu 1 jam untuk masing-masing

231



(SIRANDANG) base sirandang

randang

7. Pendokumentasian/penjilidan randang yang berbentuk hard copy


Randang 3 hari

Terdokumentasi/terjilid-nya randang dalam bentuk buku

232

FLOWCHART

SOP ENTRY DATA SIRANDANG

MENGHIMPUN PERATURAN

PERUNDANG-UNDANGAN

INTERNET UNIT ORGANISASI/INSTANSI

SCANNING PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

HARD COPY

SOFT COPY

PENGELEMPOKAN JENIS PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

ENTRY DATA SIRANDANG

JILID

DATA BASE SIRANDANG

SELESAI

MULAI

233


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ENTRY DATA PERPUSTAKAAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Departemen Agama

1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan.



Ruang kerja, meja dan kursi kerja, jaringan internet, komputer, SIM Perpustakaan, ATK, buku kendali penerimaan,katalog manual

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak ada buku baru, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan


Keterangan1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1.

Menghimpun buku perpusta-kaan

Pustaka-wan

Buku per-pustakaan

15 menit

Terhimpun-nya buku-buku per-pustakaan

Untuk masing-masing buku

2.

Mencatat ke dalam buku kendali peneri-maan

Pustaka-wan

Buku per-pustakaan

10 menit

Tercatatnya buku-buku perpustaka-an ke dalam buku kendali penerimaan


3. Mencatat ke dalam katalog manual

Pustaka-wan

Buku per-pustakaan

10 menit

Tercatatnya buku-buku perpustaka-an dalam katalog, baik elektronik maupun manual


4.

Melakukan pelabelan buku

Pustaka-wan

Label, buku perpustaka-an

15 menit

Terlabelisa-sinya buku


5.

Entry data ke dalam database SIM Perpustakaan

Pustaka-wan

Buku yang sudah berlabel

15 menit

Terinputnya data base buku ke dalam SIM Perpusta-kaan


234

FLOWCHART SOP ENTRY DATA PERPUSTAKAAN

MULAI

PENGHIMPUNAN BUKU PERPUSTAKAAN

MENCATAT KE DALAM BUKU

KENDALI PENERIMAAN

MENCATAT KE DALAM KATALOG MANUAL

PELABELAN BUKU

SELESAI

ENTRY DATA PERPUSTAKAAN

DATA BASE PERPUSTAKAAN

235


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAYANAN PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Departemen Agama 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan

di Lingkungan Departemen Agama 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk

Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama


2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Entry Data Perpustakaan

Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari peni-tipan tas (locker), jaringan internet, komputer (SIM Perpustakaan), komputer (elektronik kata-log), manual katalog, printer, telepon, lemari arsip, buku pendaftaran anggota, buku tamu, kartu anggota, ATK

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

Form pendaftaran anggota perpustakaan



1. Mengisi daftar tamu

Pustakawan Buku tamu, ATK

10 menit

Terisinya buku tamu

2. Menyiapkan form pendaftaran anggota perpustakaan

Pustakawan Form pendaftaran anggota perpustakaan

10 menit

Tersedianya form pen-daftaran anggota per-pustakaan

3. Mendata identitas pendaftar

Pustakawan Buku pendaftaran anggota, ATK

20 menit

Tercatatnya data pen-daftar baik secara manual mau-pun elektronik

4. Menyiapkan kartu anggota

Pustakawan Kartu anggota 5 menit

Tersedianya kartu anggota

5. Mengisi data pendaftar dalam kartu anggota

Pustakawan Kartu Anggota, ATK

15 menit

Tercatatnya nama pendaftar dalam kartu anggota

6.

Menyerahkan kartu anggota

Pustakawan Kartu anggota 5 menit

Tersampai-kannya kar-tu anggota kepada pen-daftar

236

YA

TIDAK

FLOWCHART SOP PELAYANAN PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN

MULAI

SELESAI

PENDAFTARAN ANGGOTA

PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN

PENCARIAN BUKU DALAM KATALOG (MANUAL/ ELEK-

TRONIK)

TERDAPAT DALAM

KATALOG

PENCATATAN DATA PEMIN-JAM DAN BUKU YANG

DIPINJAM

PENYERAHAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU

PENEMPATAN BUKU KE DA-LAM LEMARI/ RAK BUKU

TIDAK DILAKUKAN PEMINJAMAN

BUKU

237


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAYANAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang


dan Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk




Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan

Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari peni-tipan tas (locker), jaringan internet, komputer, manual katalog, buku kendali peminjaman, kartu anggota, ATK, buku tamu

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan,

maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pendaftaran Anggota

Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan

Kartu peminjaman

No. Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket.1 2 3 Persyaratan/Perlengkapa

n Waktu Output

1. Mengisi buku tamu Pustaka-wan

Buku tamu 10 menit

Terisinya buku tamu

2. Mendata buku yang akan dipinjam

Pustaka-wan

Data buku yang dipinjam

15 menit

Data buku yang dipinjam

3. Mengecek data peminjaman buku

Pustaka-wan

Buku kendali peminjaman buku

15 menit

Data peminjaman buku

4. Mencari buku yang dipinjam

Pustaka-wan

Katalog buku, komputer

15 menit

Data buku perpustakaan yang dipinjam

5. Mendata identitas peminjam

Pustaka-wan

Kartu Anggota, komputer, buku kendali peminjaman

20 menit

Tercatatnya data peminjam baik secara manual mau-pun elektronik

6. Mencatat buku yang dipinjam ke dalam sistem perpustakaan dan buku kendali peminjaman

Pustaka-wan

Buku yang dipinjam, komputer, buku kendali peminjaman

15 menit

Tercatatnya buku yang dipinjam

7. Menyerahkan buku

Pustaka-wan

Buku yang dipinjam

5 menit

Tersampai-kannya buku yang dipinjam kepada peminjam

238

YA

TIDAK

FLOWCHART SOP PELAYANAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN

MULAI

SELESAI

PENDAFTARAN ANGGOTA



TRONIK)

TERDAPAT DALAM

KATALOG

PENYERAHAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU



BUKU


DIPINJAM

239


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAYANAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk




Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan 3. SOP Pelayanan Peminjaman Buku

Perpustakaan

Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari peni-tipan tas (locker), jaringan internet, komputer, buku kendali pengembalian, kartu anggota, ATK, buku tamu


maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pendaftaran Anggota

Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan

3. Tanpa adanya SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan

Kartu peminjaman



1. Mengisi buku tamu Pustakawan Buku tamu 10 menit

Terisinya buku tamu

2. Menerima buku

Pustakawan

Buku yang dipinjam

5 menit

Diterimanya buku yang dikembalikan

3. Mendata identitas peminjam buku

Pustakawan Kartu anggota, komputer

20 menit

Tercatatnya data peminjam baik secara manual maupun elektronik

4. Mencatat buku yang dikembalikan ke dalam sistem perpustakaan dan buku kendali pengembalian

Pustakawan Komputer, buku yang dipinjam, buku kendali pengembalian

15 menit

Tercatatnya buku yang dikembalikan

5. Mengembalikan buku ke dalam lemari buku

Pustakawan Buku yang dipinjam, lemari buku

10 menit

Tertatanya kembali buku dalam lemari buku

240

FLOWCHART SOP PELAYANAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN

MULAI

SELESAI

PENDAFTARAN ANGGOTA



TRONIK)

TERDAPAT DALAM

KATALOG


DIPINJAM

PENYERAHAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU


YA

TIDAK


BUKU

241


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang


dan Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk


Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pelayanan Peminjaman Buku

Perpustakaan 3. SOP Pelayanan Pengembalian Buku

Perpustakaan

Ruang kerja, meja dan kursi petugas, rak/lemari buku, jaringan internet, komputer, buku kendali peminjaman, buku kendali pengembalian, ATK, buku tamu


maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pelayanan Peminjaman

Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan

3. Tanpa adanya SOP Pelayanan Pengembalian Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan

Form laporan



1.

Mempersiapkan penatausahaan perpustakaan

Pustakawan Buku tamu, buku kendali peminja-man, buku kendali pengem-balian, ATK

1 jam

Terdatanya jumlah pengunjung perpusta-kaan

2. Melakukan pendataan jumlah buku perpustakaan

Pustakawan Komputer, ATK 1 hari

Terdatanya jumlah buku perpusta-kaan

3. Mencocokkan antara data buku yang dipinjam dengan buku yang dikembali-kan

Pustakawan Komputer, buku kendali peminja-man, buku kendali pengem-balian, ATK

1 hari

Data kecoco-kan antara data buku yang dipinjam dengan buku yang dikem-balikan

4. Melakukan pendataan peminjam

Pustakawan Buku kendali peminjaman, ATK

2 jam

Terdatanya jumlah pe-minjam buku perpustakaan

5. Melakukan pendataan ketertiban pengembalian

Pustakawan Buku kendali pengembalian, ATK

4 jam

Terdatanya ketertiban pengembalian

242



6. Melakukan pendataan pengunjung perpustakaan

Pustakawan Buku tamu, ATK

4 jam

Terdatanya jumlah pengunjung perpusta-kaan

7. Menyusun konsep laporan

Pustakawan Komputer, printer, ATK, data hasil kegiatan

2 jam

Konsep laporan

Lapo-ran bulanan

8. Melakukan koreksi atas konsep laporan

Pustakawan Konsep laporan, ATK

1 jam

Hasil koreksi

9. Menyempurna-kan konsep laporan

Pustakawan Komputer, printer, ATK, hasil koreksi

30 menit

Konsep laporan

10. Melakukan koreksi atas konsep laporan

Kabag Konsep laporan, ATK

1 jam

Hasil koreksi

11. Menyempurna-kan konsep laporan

Pustakawan Komputer, printer, ATK, hasil koreksi

30 menit

Net laporan

12. Membubuhkan paraf

Kasubag Net laporan, ATK

5 menit

Net laporan yang sudah diparaf

13. Menandatanga-ni net laporan

Kabag Net laporan, ATK

5 menit

Net laporan yang sudah ditanda-tangani

14. Menyampaikan laporan


Laporan, buku ekspedisi

10 menit

Laporan

243

FLOWCHART SOP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

MULAI

SELESAI

PENDATAAN PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN

PENDATAAN PEMINJAM

PENDATAAN JUMLAH BUKU PERPUSTAKAAN

PEMELIHARAAN PERPUSTA-KAAN

244


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan

Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang

Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980;

3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;


5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama.

1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin.

2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik.

3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop,

LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak ada bahan yang diajukan dalam sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut (DPSTL), maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

1. Formulir undangan sidang DPSTL 2. Formulir daftar pegawai yang akan diajukan

dalam sidang DPSTL



1. Menyusun undangan DPSTL

Pengadministrasi umum

Komputer, ATK

1 hari Undangan DPSTL

2. Menyampaikan undangan DPSTL


Undangan DPSTL

20 menit Tersampaikannya undangan DPSTL kepada pihak terkait

3. Menyiapkan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL


Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL

25 menit Tersedianya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL

4. Menyampaikan form

Pengadministrasi

Form daftar pegawai yang

20 menit Tersampaikan-nya form daftar

245



daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL

umum akan diajukan dalam sidang DPSTL

pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL kepada seluruh Ketua Tim

5. Menerima form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL


Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL

5 menit Diterimanya bahan sidang DPSTL

6. Menghimpun dan mencatat bahan sidang DPSTL


Bahan sidang DPSTL, komputer, ATK

1 hari Tersedianya bahan sidang DPSTL

7. Menyampaikan bahan sidang DPTL


Bahan sidang DPSTL

15 menit Tersampaikannya bahan sidang DPSTL kepada Ketua dan Sekretaris DPSTL

8. Menyiapkan ruang sidang DPSTL


Ruang sidang, sound system, lap top, LCD

1 jam Tersedianya dan terpenuhinya kelengkapan persidangan

246

FLOWCHART SOP PERSIAPAN SIDANG

DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

MULAI

MENYUSUN UNDANGAN

KETUA TIM FORM DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN

MENERIMA DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN

MENCATAT BAHAN SIDANG

PERSIAPAN RUANG SIDANG DPSTL

SELESAI

ANGGOTA DPSTL

MENYAMPAIKAN BAHAN SIDANG

MENYAMPAIKAN UNDANGAN

KETUA DPSTL SES. DPSTL

247


DEPARTEMEN AGAMA


SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan

Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang

Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980

3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama

4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama

5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama

6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama

7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama



3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut

Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Jika tidak ada SOP Persiapan Sidang Dewan

Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

2. Jika anggota DPSTL yang hadir tidak memenuhi quorum, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL



1. Membuka sidang DPSTL

Ketua DPSTL

Bahan sidang DPSTL

15 menit

2. Memapar-kan per-masalahan

Ketua Tim

Bahan sidang DPSTL

15 menit

Tersampai-kannya per-masalahan

Waktu 15 menit untuk setiap permasalahan

3. Membahas permasalahan

Tim DPSTL

Bahan sidang DPSTL

20 menit

Tercapainya kesepakat-an peng-ambilan keputusan


4. Memutus-kan hasil pembahasan

Ketua DPSTL

Bahan sidang DPSTL

15 menit

Hasil pem-bahasan

5. Mencatat hasil pem-bahasan


Hasil pembahasan

20 menit

Catatan hasil pem-bahasan

248



6. Menutup sidang DPSTL

Ketua DPSTL

Catatan hasil pembahasan

15 menit

Terselesai-kannya sidang DPSTL

249

FLOWCHART SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPSTL

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DI-AJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

PELAKSANAAN SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA INSPEKTUR JENDERAL

PERSETUJUAN DAN DISPOSISI INSPEKTUR JENDERAL

PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KPD SEKRETARIAT

DPSTL

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA PARA IRWIL

DAFTAR NAMA-NAMA PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG

DPSTL

LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

SELESAI IRWIL I

IRWIL IIIRWIL III IRWIL IV

IRWIL V

250


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT












Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan

Saran Tindak Lanjut 2. SOP Sidang Dewan Pertimbangan Saran

Tindak Lanjut


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Jika tidak ada SOP Perisapan Sidang Dewan


2. Jika tidak ada SOP Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

Form hasil sidang DPSTL



1. Menyusun konsep laporan hasil sidang DPSTL


Hasil sidang DPSTL, komputer, ATK

1 hari

Konsep laporan hasil sidang DPSTL

2. Meneliti konsep laporan

Kasubag Kumdang

Sekretaris DPSTL

Konsep laporan, ATK

2 jam

Konsep laporan

3. Memperba-iki konsep laporan yang telah diteliti


Konsep laporan, Komputer, ATK

1 jam

Net laporan

4. Membubuhkan paraf pada net laporan

Kasubag Kumdang

Sekretaris DPSTL

Net laporan, ATK

15 menit

Net laporan

251



5. Menyampaikan net laporan kepada Ketua DPTSL


Net laporan 10 menit

Tersampai-kannya net laporan kepada Ketua DPSTL

6. Menandatangani net laporan oleh Ketua DPSTL

Ketua DPSTL

Net laporan, ATK

15 menit

Tertandata-nganinya net laporan

7. Menyampaikan laporan hasil sidang DPSTL kepada Inspektur Jenderal dan Sekretaris Itjen


Laporan 10 menit

Tersampai-kannya lapor-an hasil sidang DPSTL

8. Meneliti laporan hasil sidang DPSTL

Sekretaris Itjen

Inspektur Jenderal

Laporan, ATK

3 jam

Laporan

9. Memperbaiki laporan yang telah diteliti oleh Irjen dan Ses. Itjen


Laporan, Komputer, ATK

1 jam

Laporan

10. Membubuhkan paraf pada laporan

Kasubag Kumdang

Sekretaris DPSTL

Laporan, ATK

15 menit

Laporan

11. Menandatangani net laporan oleh Ketua DPSTL

Ketua DPSTL

Laporan, ATK

15 menit

Laporan

12. Menggandakan laporan yang sudah ditandatangani Ketua DPSTL


Laporan 1 jam

Laporan yang sudah digandakan sesuai dengan kebutuhan

13. Mendistribusikan laporan kepada pihak terkait


Laporan 30 menit

Laporan yang didistribusi-kan kepada pihak-pihak terkait

14. Mendoku-mentasikan laporan


Laporan 2 jam

Terdokumen-tasikannya laporan

252

FLOWCHART SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPSTL

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DI-AJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

PELAKSANAAN SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA INSPEKTUR JENDERAL


PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KPD SEKRETARIAT

DPSTL

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA PARA IRWIL

DAFTAR NAMA-NAMA PEGAWAI YANG

DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

SELESAI IRWIL I

IRWIL II

IRWIL IV

IRWIL V

IRWIL III

253


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR












Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD,

layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak ada bahan yang diajukan dalam sidang Dewan Pertimbangan Auditor (DPA), maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

1. Formulir undangan sidang DPA 2. Formulir daftar pegawai yang akan diajukan

dalam sidang DPA



1. Menyusun undangan DPA

Pengad-ministrasi umum

Komputer, ATK 1 hari

Undangan DPA

2. Menyampaikan undangan DPA


Undangan DPA 20 menit

Tersampaikan-nya undangan DP kepada pihak terkait

3. Menyiapkan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA


Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA

25 menit

Tersedianya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA

4. Menyampaikan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA



20 menit

Tersampaikannya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA kepada seluruh Ketua Tim

254



5. Menerima form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA



5 menit

Diterimanya bahan sidang DPA

6. Menghimpun dan mencatat bahan sidang DPA


Bahan sidang DPA, komputer, ATK

1 hari

Tersedianya bahan sidang DPA

7. Menyampaikan bahan sidang DPTL


Bahan sidang DPA

15 menit

Tersampaikannya bahan sidang DPA kepada Ketua dan Sekretaris DPA

8. Menyiapkan ruang sidang DPA


Ruang sidang, sound system, lap top, LCD

1jam Tersedianya dan terpenuhinya kelengkapan persidangan

255

FLOWCHART SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR

MENYUSUN UNDANGAN

KETUA TIM FORM DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN

MENERIMA DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN

MENCATAT BAHAN SIDANG

PERSIAPAN RUANG SIDANG DPA

SELESAI

KETUA DPA SES. DPA

ANGGOTA DPA

MENYAMPAIKAN BAHAN SIDANG

MENYAMPAIKAN UNDANGAN

MULAI

256


DEPARTEMEN AGAMA


SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan

Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi

Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980








3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor

Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Jika tidak ada SOP Persiapan Sidang Dewan

Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

2. Jika anggota DPA yang hadir tidak memenuhi quorum, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA



1. Membuka sidang DPA

Ketua DPA Bahan sidang DPA

15 menit

2. Memaparkan perma-salahan

Ketua Tim Bahan sidang DPA

15 menit

Tersampaikannya permasa-lahan


3. Membahas permasalahan

Tim DPA Bahan sidang DPA

20 menit

Tercapainya kesepakatan pengambilan keputusan


4. Memutuskan hasil pembahasan

Ketua DPA Bahan sidang DPA

15 menit

Hasil pembahasan

5. Mencatat hasil pembahasan


Hasil pembahasan

20 menit

Catatan hasil pembahasan

6. Menutup sidang DPA

Ketua DPA Catatan hasil pembahasan

15 menit

Terselesaikannya sidang DPA

257

FLOWCHART

SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR

MULAI

MEMBUKA SIDANG

MEMAPARKAN PERMASALAHAN

MEMBAHAS PERMASALAHAN

MEMUTUSKAN HASIL

PEMBAHASAN

MENCATAT HASIL

PEMBAHASAN

MENUTUP SIDANG

SELESAI

HASIL SIDANG

258


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan











Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan

Auditor 2. SOP Sidang Dewan Pertimbangan Auditor


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Jika tidak ada SOP Perisapan Sidang Dewan

Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

2. Jika tidak ada SOP Sidang Dewan Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.

Form hasil sidang DPA



1. Menyusun konsep laporan hasil sidang DPA


Hasil sidang DPA, komputer, ATK

1 hari

Konsep laporan hasil sidang DPA

2. Meneliti konsep laporan

Kasubbag Kumdang

Sekretaris DPA

Konsep laporan, ATK

2 jam

Konsep laporan

3. Memperbaiki konsep laporan yang telah diteliti


Konsep laporan, Komputer, ATK

1 jam

Net laporan

4. Membubuhkan paraf pada net laporan

Kasubag Kumdang

Sekretaris DPA

Net laporan, ATK

15 menit

Net laporan

5. Menyampaikan net laporan


Net laporan 10 menit

Tersampai-kannya net

259



kepada Ketua DPTSL

laporan kepada Ketua DPA

6. Menandatangani net laporan oleh Ketua DPA

Ketua DPA Net laporan, ATK

15 menit

Tertandatanganinya net laporan

7. Menyampaikan laporan hasil sidang DPA kepada Ins-pektur Jenderal dan Sekretaris Itjen


Laporan 10 menit

Tersampai-kannya laporan hasil sidang DPA

8. Meneliti laporan hasil sidang DPA

Sekretaris Itjen

Inspektur Jenderal

Laporan, ATK 3 jam

Laporan

9. Memperbaiki laporan yang telah diteliti oleh Irjen dan Ses. Itjen


Laporan, Komputer, ATK

1 jam

Laporan

10. Membubuhkan paraf pada laporan

Kasubag Kumdang

Sekretaris DPA

Laporan, ATK 15 menit

Laporan

11. Menandatangani net laporan oleh Ketua DPA

Ketua DPA Laporan, ATK 15 menit

Laporan

12. Menggandakan laporan yang sudah ditandatangani Ketua DPA


Laporan 1 jam

Laporan yang sudah digandakan sesuai dengan kebutuhan

13. Mendistribusikan laporan kepada pihak terkait


Laporan 30 menit

Laporan yang didistri-busikan kepada pihak-pihak terkait

14. Mendokumenta-sikan laporan


Laporan 2 jam

Terdokumentasikannya laporan

260

FLOWCHART SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR

MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPA

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DI-AJUKAN DALAM SIDANG DPA

PELAKSANAAN SIDANG DPA

PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KEPADA INSPEKTUR JENDERAL


PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KPD SEKRETARIAT

DPA

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KEPADA PARA IRWIL

DAFTAR NAMA-NAMA PEGAWAI YANG

DIAJUKAN DALAM SIDANG DPA

LAPORAN HASIL SIDANG DPA

SELESAI IRWIL I

IRWIL II IRWIL IV

IRWIL V

IRWIL III

261


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGADMINISTRASIAN HASIL SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT










2. Mampu menjaga rahasia dengan baik

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Pelaporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak ada SOP Pelaporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilakanakan

Hasil sidang DPSTL



1. Menghimpun dan menyusun hasil sidang DPSTL


Formulir undangan, formulir daftar nama pegawai yang disidang, daftar hadir, laporan hasil sidang DPSTL, kompu-ter, ATK

1 hari

Terhimpun dan tersusun-nya hasil sidang DPSTL

Dilaksanakan setiap satu bulan sekali

2. Mengkompi-lasi laporan hasil sidang DPSTL


Laporan hasil sidang DPSTL selama 1 tahun yang lalu

1 hari

Terkompilasi-nya laporan hasil sidang DPSTL secara kompilasi

Dilaksanakan setiap satu tahun sekali

3.

Melakukan penjilidan hasil kompi-lasi


Hasil kompilasi laporan sidang DPSTL, sarana menjilid laporan

3 hari

Terjilidnya hasil kompilasi

Dilaksanakan setiap triwulan

262



4.

Melakukan Pengarsipan hasil kompilasi


Hasil kompilasi laporan sidang DPSTL yang sudah dijilid

5 menit

Tersimpan-nya kompilasi laporan sidang DPSTL yang sudah dijilid

263

FLOWCHART

SOP PENGADMINISTRASIAN HASIL SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

MULAI

SELESAI

PENATAUSAHAAN DOSIR SIDANG DPSTL

PENGKOMPILASIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

PENJILIDAN HASIL KOMPILASI

PENGARSIPAN HASIL KOMPILASI

KOMPILASIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

264


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN YURISPRUDENSI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Departemen Agama 2. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor

Inspektorat Jenderal Departemen Agama 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan

di Lingkungan Departemen Agama 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk



2. Mampu menjaga rahasia dengan baik

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Laporan Sidang Dewan Pertimbangan

Saran Tindak Lanjut 2. SOP Pengadministrasian Hasil Sidang Dewan

Pertimbangan Saran Tindak Lanjut


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Jika tidak ada SOP Laporan Sidang Dewan


2. Jika tidak ada SOP Pengadministrasian Hasil Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan.



1.

Mersiapkan penyusunan yurispru-densi hasil sidang DPSTL


Hasil sidang DPSTL yang telah disetujui Irjen, komputer, ATK

2 hari Tersedianya bahan yuris-prudensi laporan hasil sidang DPSTL

Tahunan

2.

Menyusun yurispru-densi hasil sidang DPSTL


Hasil sidang DPSTL yang telah disetujui Irjen

10 hari

Tersusunnya yurisprudensillaporan hasil sidang DPSTL

Penyebutan nama pega-wai secara inisial

3.

Menjilid hasil yuris-prudensi


Yurisprudensi DPSTL, sarana menjilid laporan

3 hari

Terjilidnya yurisprudensi hasil sidang DPSTL

4.

Mengarsipk-an yuris-prudensi hasil sidang DPSTL


Yurisprudensi yang sudah dijilid

5 menit

Tersimpannya yurisprudensi

265

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN YURISPRUDENSI

MULAI

SELESAI

PERSIAPAN PENYUSUNAN YURISPRU-DENSI HASIL SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL

PENJILIDAN HASIL YURIS-PRUDENSI

PENGARSIPAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL

YURISPRU-DENSI HASIL

SIDANG DPSTL

266


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENERBITAN NOMOR SURAT KEPUTUSAN TIM Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Peraturan Peundang-undangan 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang

Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tu-gas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia




1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan memahami peraturan perundang-undangan



puter, eksternal disk, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, buku kendali peraturan perundang-undangan, buku ekspedisi, ATK




1. Membuat konsep Surat Keputusan Tim (SK Tim)

Unit Pengolah

1 hari

Konsep SK Tim

2.

Menerima dan men-catat konsep SK Tim dari unit pengolah


Komputer, buku kendali SK Tim, konsep SK Tim, ATK

5 menit

Tercatatnya konsep SK Tim dalam buku kendali

Untuk masing-masing konsep SK Tim

3.

Meneliti konsep SK Tim

Kasubag Hukum dan Per-undang-undangan


Konsep SK Tim, ATK

20 menit

Terselesai-kannya penelitian konsep SK Tim

4.

Mengem-balikan konsep SK Tim kepa-da unit pengolah


Konsep SK Tim yang sudah diteliti, buku ekspedisi

5 menit

Tersampai-kannya kon-sep SK Tim kepada unit pengolah

267



5.

Menerima konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki beserta konsep SK Tim yang sudah dikoreksi


Konsep net SK Tim yang sudah diper-baiki, buku kendali penerimaan SK Tim, ATK

3 menit

Tercatatnya konsep net SK Tim ke dalam buku kendali penerimaan SK Tim

6.

Meneliti kembali konsep net SK Tim


Konsep net SK Tim yang sudah diper-baiki, ATK

10 menit

Terselesai-kannya penelitian konsep net SK Tim

Untuk masing-masing konsep net SK Tim

7.

Memberi nomor SK/SK Tim


Komputer, konsep net SK Tim yang sudah diper-baiki, buku kendali peno-moran SK Tim, ATK

10 menit

Terselesai-kannya pemberian nomor SK/SK Tim

8.

Memberi memo penomoran


Komputer, ATK

5 menit

Tercetaknya memo penomoran

9.

Mengem-balikan net SK Tim kepada unitpengolah


Net SK Tim yang sudah mendapatkan nomor, buku ekspedisi

5 menit

Tersampai-kannya net SK Tim kepada unit pengolah

10.

Membubuhkan paraf oleh peja-bat yang berwenang

Pejabat eselon IV

Pejabat Eselon III

Net SK Tim yang sudah mendapatkan nomor, buku ekspedisi

5 menit

Terbubuhi-nya paraf pada net SK Tim

11.

Menanda-tangani net SK Tim oleh pim-pinan/peja-bat yang berwenang

Inspektur Jenderal atau Sek-retaris Itjen

Net SK Tim yang sudah dibubuhi paraf

5 menit

Tertanda-tanganinya net SK Tim

12.

Mendoku-mentasi-kan SK Tim


Lemari arsip, SK Tim yang sudah ditan-datangani oleh Inspektur Jenderal, ATK

5 menit

Terdokumen-tasinya SK Tim ke dalam lemari arsip

268

FLOWCHART SOP PENERBITAN NOMOR PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MULAI

MENERIMA DAN MENCATAT KONSEP SK

MEMBUAT KONSEP SK

MENELITI KONSEP SK

PEMBERIAN NOMOR SK

MEMBERIKAN MEMO SK

MENGEMBALIKAN SK

PEMBUBUHAN PARAF PADA SK

PENANDATANGANAN PADA SK

SK

MENERIMA SK YANG SUDAH DITANDA TANGANI

PENDOKUMENTASIAN SK

SELESAI

PENGENDALIAN SK

UNIT TERKAIT

ADA PERBAIKAN

UNIT PENGOLAH

SUBAG EVALAP

269


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan

Peraturan Peundang-undangan 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang

Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tu-gas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia




1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan-perundang-undangan.



puter, eksternal disk, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, buku ekspedisi, ATK


No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keteranga

n 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1.

Menyusun ranca-ngan peraturan perundang-undangan (randang)

Unit pengolah

Komputer, bahan sum-ber/referensi, peraturan perundang-undangan terkait,jaringan internet, printer, ATK

Me-nyesuaikan

Terselesai-kannya rancangan randang

2. Menerima bahan penyusunan per-aturan perundang-undangan (randang)


Konsep awal randang

15 menit

Konsep awal randang

3.

Mencatat ranca-ngan peraturan perundang-undangan (randang)


Komputer, buku kendali randang, ran-cangan ran-dang, ATK

5 menit

Tercatatnya rancangan randang dalam buku kendali

Untuk masing-masing konsep randang

4.

Meneliti rancangan randang

Kasubbag Hukum dan Per-undang-undangan

Rancangan randang, ATK

20 menit

Terselesai-kannya penelitian rancangan randang

270



5. Membuat telaahan rancangan randang


Rancangan randang, computer, ATK

2 hari Terselesai-kannya ran-cangan ran-dang dalam bentuk telaahan

6. Meneliti rancangan randang dalam bentuk telaahan

Kasubag Kumdang

Kabag Rancangan randang, ATK

1 hari Rancangan randang yang sudah diteliti

7. Memperbaiki rancangan randang yang sudah diteliti


Rancangan randang, komputer, ATK

2 jam Terselesai-kannya perbaikan rancangan randang

8. Membubuhkan paraf pada rancangan randang dalam bentuk telaahan

Kasubag Kumdang

Rancangan randang, ATK

10 menit

Terbubuhi-nya paraf pada rancangan randang

9. Menandatangani rancangan randang dalam bentuk telaahan


10 menit

Tertandata-nganinya rancangan randang dalam bentuk telaahan

10. Menyampaikan rancangan randang dalam bentuk telaahan kepada pejabat terkait


Rancangan randang

15 menit

Tersampai-kannya rancangan randang

11. Menelaah dan memberikan masukan pada rancangan randang

Kabag Irwil Ses Itjen

Rancangan randang

3 hari

Ditelaah-nya dan tersam-paikannya masukan oleh para pejabat terkait

12. Memperbaiki ran-cangan randang setelah men-dapat masukan dan telaahan dari para pejabat ter-kait


Rancangan randang

1 hari

Terselesaikannya perbaikan rancangan randang

13. Melakukan pembahasan terhadap rancangan randang

Pejabat terkait


Rancangan randang, ruang sidang, lap top, LCD, ATK, sound system

1 hari

Terbahas-nya ranca-ngan randang

14. Memperbaiki rancangan randang setelah dibahas


Randangan randang, computer, ATK

2 jam

Terselesai-kannya perbaikan rancangan randang

271



15. Membubuhkan paraf pada rancangan randang

Kasubag Kumdang


15 menit

Terbubuhinya rancangan randang

16. Menyampai-kan rancangan randang yang sudah diparaf kepada pimpinan


Rancangan randang, buku ekspedisi

10 menit

Tersampaikannya rancangan randang kepada pimpinan

17. Menandatangani rancangan randang

Ses Itjen Rancangan randang, ATK

10 menit

Tertandatanganinya rancangan randang

18. Menyampaikan laporan ranca-ngan randang kepada Irjen


Laporan rancangan randang

10 menit

Tersampai-kannya la-poran ran-cangan randang

20. Meneliti ranca-ngan randang

Irjen Rancangan randang, ATK

1 hari

Rancangan randang yang sudah diteliti

21. Memperbaiki rancangan randang yang sudah diteliti Irjen


Rancangan randang, computer, ATK

2 jam

Net Randang

22. Membubuhkan paraf pada rancangan randang

Kabag Ses Itjen

Net randang, ATK

15 menit

Net randang

23. Menandatangani net randang

Irjen Net randang 15 menit

Randang

24. Mendistribusikan randang kepada para pejabat


Randang, buku ekspedisi

30 menit

Terdisitribusikannya randang kepada para pejabat

25. Mendokumentasikan randang


Randang 15 menit

Terdoku-mentasi-kannya Randang

272

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MULAI

MENYUSUN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

MENERIMA DAN MENCATAT RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MEMBUAT TELAAHAN RANCANGAN RANDANG

MEMBUBUHKAN PARAF

UNIT PENGOLAH

ADA/TIDAK ADA PERBAIKAN

KASUBBAG

273

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MULAI

PENYUSUNAN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

PENGEMBALIAN RANCANGAN RANDANG KEPADA UNIT PENGOLAH

PENYAMPAIAN RANCANGAN RANDANG KEPADA PIMPINAN

PENCATATAN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

1 RANCANGAN

PERATURAN PERUN-DANG-UNDANGAN

PENERIMAAN RANCANGAN RANDANG YANG SUDAH DIKOREKSI OLEH PIMPINAN

PENELITIAN RANCANGAN RANDANG

PERBAIKAN TERHADAP RANCANGAN RANDANG

PENELITIAN TERHADAP PERBAIKAN RANCANGAN RANDANG

PEMBERIAN NOMOR SK/RANDANG

PEMBERIAN MEMO PENOMORAN MEMO

PENOMORAN

2

UNIT PENGOLAH

PIMPINAN

274

1

PEMBUBUHAN PARAF OLEH PEJABAT YANG BERWENANG

PENYAMPAIAN NET RANDANG BESERTA KONSEP HASIL KOREKSI AWAL KEPADA

PIMPINAN

PENANDATANGANAN NET RANDANG OLEH PEJABAT YANG BERWENANG

PENERIMAAN RANDANG YANG SUDAH DITANDATANGANI OLEH PEJABAT YANG

BERWENANG

PENDOKUMENTASIAN RANDANG

SELESAI

PIMPINAN

275

Lampiran 7


(SOP)


1. SUBBAG AHP INTERNAL 2. SUBBAG AHP EKSTERNAL DAN DUMAS 3. SUBBAG DATA DAN INFORMASI HASWAS

276

Lampiran 3.1.


(SOP)

SUBBAG AHP INTERNAL

1. SOP Analisis Hasil Audit Khusus 2. SOP Analisis Hasil Audit Komprehensif 3. SOP Entry Data Hukuman Disiplin 4. SOP Entry Data TPTGR 5. SOP Feedback 6. SOP Kompilasi Hasil RIKSUS 7. SOP Pemutakhiran Data TPTGR 8. SOP Pemutakhiran Hukuman Disiplin 9. SOP Penatausahaan STL 10. SOP Penatausahaan TL

277


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ANALISIS HASIL AUDIT KHUSUS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian;

2. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pember-hentian Pegawai Negeri Sipil

3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil;

4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;



7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan PP Nomor 30 Tahun 1980;


9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;



12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama;

14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggara-an Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama

1. Mampu menganalisis permasalahan hasil audit khusus;

2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer.


1. SOP Pengiriman LHA dan STL; 2. SOP Riksus; 3. SOP Penatausahaan LHA; 4. SOP Penatausahaan STL; 5. SOP entry data SIM-HP;

Meja, kursi, komputer/laptop, printer, ATK, lemari arsip/filling cabinet

278

6. SOP entry data hukuman disiplin; 7. SOP entry data TPTGR


1. Analisis hasil audit khusus mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit, terutama temuan-temuannya.

2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis tidak berjalan lancar.

Analisis LHA/STL khusus


Ket. 1 2 3 Persyaratan/

Perlengkapan Output Waktu

1. Menerima dan mencatat bahan analisis berupa Laporan Hasil Audit (LHA)/Saran Tindak Lanjut (STL) Khusus

Pengana-lisis pada Subbag AHP Internal

Peng-adminis-trasi LHA/ STL pada Sub-bab AHP Internal

LHA/STL Khusus, Buku Kendali LHA/STL

Diterima dan tercatatnya LHA/STL Khusus

15 menit

2. Membuat analisis


LHA/STL Khusus, Form analisis

Tersusunnya analisis

2 hari

3. Menginventarisir dan mencatat masalah dari bahan yang dianalisis ke dalam form permasalahan


LHA/STL, Form permasalahan LHA/STL

Permasa-lahan dalam LHA/STL terinventa-risir dan tercatat

30 menit

4. Menginventarisir dan mencatat permasalahan kegiatan analisis


Buku catatan permasalahan kegiatan analisis

Terinventarisir dan tercatat-nya permasa-lahan dalam kegiatan analisis

30 menit

5. Menyampaikan per-masalahan dalam LHA/STL dan per-masalahan dalam kegiatan analisis kepada pimpinan


Kasub-bag AHP Internal

Catatan permasalahan

Diterimanya laporan dan catatan per-masalahan dalam LHA/ STL dan atau kegiatan analisis oleh pimpinan

30 menit

6. Melakukan konfir-masi dengan ketua tim/auditor apabila ditemukan perma-salahan dalam LHA/STL


Ketua Tim/ auditor

LHA/STL komprehenshif

Permasalah-an dalam LHA/ STL terkon-firmasi

1 minggu

7. Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIM HP


Tim entrySIMHP pada Subbag data daninformasi

LHA/STL, hasil analisis, buku ekspedisi

LHA/STL dan hasil analisis-nya sampai pada tim entri SIM HP

15 menit

279




8. Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis


Tim entry data hukdis pada Subbag AHP Internal

STL Khusus, hasil analisis, buku ekspedisi

Hasil analisis dan STL sampai pada tim entri data hukdis

15 menit

9. Menyampaikan hasil analisis dan copy STL/LHA kepada tim entry data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR

Penganalisis pada Subbag AHP Internal

Tim entry data TPTGR pada Subbag AHP Internal

STL Khusus, hasil analisis, buku ekspedisi

Hasil analisis dan copy STL/ LHA sampai pada tim entri data TPTGR

15 menit

10. Menerima kembali hasil analisis yang telah dientry dalam SIM HP


Tim entry SIMHP pada Subbag data dan infor-masi

Hasil analisis, buku ekspedisi

Diterimanya kembali hasil analisis oleh penganali-sis

15 menit

11. Menyimpan file hasil analisis


Analisis, filling kabinet

Hasil analisis terarsip

15 menit

280

FLOWCHART SOP ANALISIS HASIL AUDIT KHUSUS

Ada masalah Tidak ada masalah

Mulai

Menerima dan mencatat LHA/STL Khusus

Membuat analisis

Menginventarisir dan mencatat permasalahan

Menyampaikan permasalahan pada

pimpinan

Selesai

Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor

Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada

tim entry data SIMHP

Menerima kembali hasil analisis

Menyimpan file hasil analisis

Menyampaikan hasil analisis dan STL

kepada tim entry data hukdis jika terdapat

temuan hukdis

Menyampaikan hasil analisis dan copy

LHA/STL kepada tim entry data TPTGR jika terdapat

temuan TPTGR

281


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ANALISIS HASIL AUDIT KOMPREHENSHIF Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:









9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama

1. Mampu menganalisis Hasil Pengawasan (AHP) Internal.

2. Mampu mengoperasikan komputer.


1. SOP Pengiriman LHA dan STL 2. SOP Pelaksanaan PKAT 3. SOP Penatausahaan LHA 4. SOP Penatausahaan STL 5. SOP entry data SIMHP 6. SOP entry data hukuman disiplin 7. SOP entry data TPTGR

Meja, kursi, komputer/laptop, printer, ATK, lemari arsip/filling cabinet


1. Analisis hasil audit yang akurat mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit, terutama temuan-temuannya.

2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis tidak berjalan lancar.

Analisis LHA/STL komprehensif




1. Menerima dan mencatat bahan analisis berupa Laporan Hasil Audit (LHA)/Saran

Pengana-lisis pada Subbag AHP

Pengad-ministrasi LHA/ STL pada Sub-bab AHP

LHA/STL Koprehenshif, Buku Kendali LHA/STL

Diterima dan tercatatnya LHA/STL Kompre-henshif

15 menit

282




Tindak Lanjut (STL) Kompre-hensif

Internal Internal

2. Membuat analisis


LHA/STL Komprehen-shif, Form analisis

Tersusun-nya analisis

2 hari

3. Menginventarisir dan mencatat masalah dari bahan yang dianalisis ke dalam form permasalahan


LHA/STL, Form per-masalahan LHA/STL

Permasa-lahan dalam LHA/STL terinventa-risir dan tercatat

30 menit

4. Menginventarisir dan mencatat permasalahan kegiatan analisis


Buku catatan permasalahan kegiatan analisis

Terinven-tarisir dan tercatatnya permasa-lahan dalam kegiatan analisis

30 menit

5. Menyampaikan permasalahan dalam LHA/STL dan permasalahan dalam kegiatan analisis kepada pimpinan



Catatan permasalahan

Diterima-nya laporan dan catatan permasa-lahan dalam LHA/STL dan atau kegiatan analisis oleh pimpinan

30 menit

6. Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor apabila ditemukan permasalahan dalam LHA/STL


Ketua Tim/ auditor

LHA/STL komprehen-shif

Permasa-lahan dalam LHA/STL terkonfir-masi

1 minggu

7. Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIM HP



LHA/STL, hasil analisis, buku ekspedisi

LHA/STL dan hasil analisisnya sampai pada tim entri SIM HP

15 menit

8. Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis


Tim entry data hukdis pada Subbag AHP Internal

STL Komprehen-shif, hasil analisis, Buku ekspedisi

Hasil analisis dan STL sampai pada tim entri data hukdis

15 menit

9. Menyampaikan hasil analisis dan copy STL/LHA kepada tim entry

Pengana-lisis pada Subbag

Tim entry data TPTGR

STL Komprehenshif, hasil analisis,

Hasil analisis dan copy STL/LHA sampai pada

15 menit

283




data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR

AHP Internal

pada Subbag AHP Internal

buku ekspedisi

tim entri data TPTGR

10 Menerima kembali hasil analisis yang telah dientry dalamSIM HP



Hasil analisis, buku ekspedisi

Diterima-nya kembali hasil analisis oleh penganali-sis

15 menit

11. Menyimpan file hasil analisis


Analisis, filling kabinet

Hasil analisis terarsip

15 menit

284

FLOWCHART SOP ANALISIS HASIL AUDIT KOMPREHENSIF

Ada masalah Tidak ada masalah

Mulai

Menerima dan mencatat LHA/STL

Membuat analisis

Menginventarisir dan mencatat permasalahan

Menyampaikan permasalahan pada

pimpinan

Selesai

Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor

Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada

tim entry data SIMHP

Menerima kembali hasil analisis

Menyimpan file hasil analisis

Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis

Menyampaikan hasil analisis dan copy LHA/STL kepada tim entry data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR

285


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ENTRY DATA HUKUMAN DISIPLIN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian;

2. PP No. 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil;



6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawa-san Melekat;

7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980;







14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggara-an Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama.

1. Mempunyai kemampuan mengadministrasi-kan data hukuman disiplin;

2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data hukuman disiplin.


1. SOP Pengiriman LHA dan STL 2. SOP Riksus 3. SOP Pelaksanaan PKAT 4. SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif

Meja, kursi, computer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Aplikasi data hukuman disiplin

286

5. SOP Analisis LHA/STL Khusus 6. SOP Penatausaaan STL 7. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit.


1. Tanpa adanya penanganan hukuman disiplin secara khusus, menyebabkan penyelesaian tindak lanjut hukuman disiplin tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga sulit diketahui sejauh mana penyelesaian temuan temuan disiplin.

2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemantauan tindak lanjut hukuman disiplin dan pendokumen-tasiannya tidak berjalan lancar.

Penanganan data temuan hukuman disiplin



1. Menerima dan mencatat ber-kas yang ber-kaitan dengan hukuman disiplin

Tim entry hukuman disiplin

Pengan-alisis pada Subbag AHP Internal

Pengad-ministra-si surat masuk pada Subbag AHP Internal

STL, Berita Acara Pemerik-saan, Berkas TL, Buku Kendali

Diterima dan tercatatnya berkas hukuman disiplin

15 menit

2. Mengentry data hukuman disiplin


STL, Berita Acara Pemerik-saan, berkas TL, SIM hukuman disiplin

Terinputnya data hukuman disiplin

1 hari

3. Membuat rekap dan perkemba-ngan data hu-kuman disiplin


Rekapitulasi data hukuman disiplin, SIM hukuman disiplin

Terselesaikannya rekap dan perkembang-an data hu-kuman disiplin

1 hari

4. Menyampaikan/melaporkan rekap dan per-kembangan data hukuman disiplin pada pimpinan



Kabag PHP

Rekapitulasi data hukuman disiplin

Diterimanya rekap dan perkemba-ngan data hukuman disiplin oleh pimpinan

1 jam

5. Menyimpan berkas hukuman disiplin


STL, Berita Acara Pemeriksaan, berkas TL, Rekap data hukuman disiplin, Lemari Arsip/Filling cabinet

Dokumen hukuman disiplin tersimpan

15 menit

6. Melakukan pengecekan fisik terhadap keamanan dan ketertiban pe-nyimpanan dokumen hu-kuman disiplin secara berkala


STL, SK, Berita Acara Pemerik-saan, berkas TL, Rekap data hukuman disiplin, Lemari Arsip/ Filling cabinet

Terpantau-nya keberadaan dokumen hukuman disiplin

1 hari

287

FLOWCHART ENTRY DATA HUKUMAN DISIPLIN

Menerima dan mencatat berkas hukuman disiplin

Mengentry data hukuman disiplin

Menyampaikan/melaporkan rekap dan perkembangan data hukuman disiplin kepada pimpinan

Mulai

Selesai

Membuat rekap dan perkembangan data hukuman disiplin

Menyimpan berkas hukuman disiplin

Melakukan pengecekan secara berkala terhadap dokumen hukuman disiplin

288


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ENTRY DATA TP/TGR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:





5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Ling-kungan Departemen Agama;




9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penye-lenggaraan Pelayanan Administrasi Pega-wasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama

1. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data TPTGR.

2. Mempunyai kemampuan mengadministrasi data TPTGR.


1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, Dumas 2. SOP Pengiriman LHA-STL 3. SOP Riksus 4. SOP Pelaksanaan PKAT 5. SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif 6. SOP Analisis LHA/STL Khusus 7. SOP Penatausaaan STL 8. SOP Penatausahaan LHA 9. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil

Audit

Meja, kursi, computer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Aplikasi data TPTGR


1. Tanpa adanya penanganan TPTGR secara khusus, menyebabkan penyelesaian tindak lanjut TPTGR tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga sulit diketahui sejauh mana penyelesaian temuan TPTGR.

2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemantauan tindak lanjut TPTGR dan pendokumentasi-annya tidak berjalan lancar.

Penanganan data temuan TPTGR

289

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ke

t 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Output Waktu

1. Menerima dan mencatat berkas yang berkaitan dengan TPTGR

Tim entry TPTGR


BPK STL/LHA, Laporan BPK, Buku Kendali, SIM TPTGR

Diterima dan tercatatnya berkas TPTGR.

15 menit

2. Mengentry data TPTGR

Tim entry TPTGR

Komputer, SIM TPTGR, LHA/STL, Laporan BPK

Terinput-nya data TPTGR

1 hari

3. Membuat rekap dan perkemba-ngan data TPTGR

Tim entry TPTGR

Rekapitulasi dataTPTGR, Komputer, SIM TPTGR

Terselesai-kannya rekap dan perkemba-ngan data TPTGR

1 hari

4. Menyampaikan/ melaporkan rekap dan perkembangan data TPTGR pada pimpinan

Tim entry TPTGR


Kabag PHP

Rekapitulasi data TPTGR

Diterimanya rekap dan perkemba-ngan data TPTGR oleh pimpinan

1 jam

5. Menyimpan berkas TPTGR

Tim entry TPTGR

LHA/STL, Laporan BPK, Nota Dinas, Surat Keluar, Laporan data TPTGR, Rekap data TPTGR, Lemari Arsip/Filling cabinet

Dokumen TPTGR tersimpan

15 menit

6. Melakukan pengecekan fisik terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan dokumen TPTGR secara berkala.

Tim entry TPTGR

LHA/STL, Laporan BPK, Nota Dinas, Surat Keluar, Laporan data TPTGR, Rekap data TPTGR, Lemari Arsip/ Filling cabinet

Terpantau-nya keberadaan dokumen TPTGR

1 hari

290

FLOWCHART ENTRY DATA TP/TGR

Menerima dan mencatat berkas TPTGR

Mengentry data TPTGR

Menyampaikan/melaporkan rekap dan perkembangan data TPTGR kepada

pimpinan

Mulai

Selesai

Membuat rekap dan perkembangan data TPTGR

Menyimpan berkas TPTGR

Melakukan pengecekan secara berkala terhadap dokumen TPTGR

291


DEPARTEMEN AGAMA


SOP FEEDBACK HASIL PENGAWASAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:









9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyeleng-garaan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama;

10. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/36/2002 tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Dep. Agama

1. Mempunyai kemampuan membuat Feedback hasil pengawasan dan mengoperasikan komputer.

2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan SIM HP.

3. Mempunyai kemampuan mengadministra-sikan data hukuman disiplin dan TPTGR

4. Mempunyai kemampuan membuat feedback hasil pengawasan.


1. SOP Entry Data SIMHP 2. SOP Entry Data Hukuman Disiplin 3. SOP Entry Data TPTGR 4. SOP Analisis Hasil audit Kmprehenshif 5. SOP Analisis Hasil Audit Khusus 6. SOP Penatausahaan Penyelsaian Hasil Audit

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, SIM HP, Aplikasi Hukdis, Aplikasi TPTGR, analisis hasil audit


1. Feedback hasil pengawasan mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit berdasarkan klasifikasinya.

2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan Feedback hasil pengawasan tidak berjalan lancar.

Pengolahan dan pengklasisfikasian hasil audit (LHA/STL) dan perkembangan tindak lanjutnya


Ket. 1 2 3 4 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1 Menyiapkan bahan pem-buatan laporan

Pengana-lisis pada Subbag

Analisis hasil audit, Form feedback

1 minggu

Tersedia-nya bahan feedback

292


Ket. 1 2 3 4 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

feedback AHP Internal

2. Membuat Laporan Feedback


Analisis hasil audit, Form feedback

2 minggu

Tersusun-nya Laporan feedback

3. Menyampaikan Laporan Feed-back kepada pimpinan


Kasubbag AHP Internal

Kabag PHP

SES Itjen

Laporan Feedback

15 menit

Diterima-nya Laporan Feedback oleh pimpinan

4. Mengoreksi Laporan Feed-back


Kabag PHP

SES Itjen

Laporan Feedback

1 minggu

Terkorek-sinya Laporan feedback

5. Memperbaiki feedback se-suai dengan perbaikan pimpinan


Laporan Feedback

2 hari

Laporan Feedback sudah diperbaiki

6. Mencetak, menggandakan dan mendistri-busikan Laporan Feedback


Laporan Feedback

1 hari

Tercetak, terganda-kan dan terdistribusikannya Laporan Feedback

7. Mendokumen-tasikan berkas Feedback


Analisis Hasil Audit, Form Feed-back, Lapor-an Feedback

1 hari

Terdoku-mentasi-kannya berkas Feedback

293

FLOWCHART SOP FEEDBACK HASIL PENGAWASAN

Tidak ada perbaikan

Mengumpulkan bahan feedback

Membuat Laporan Feedback

Selesai

Menyerahkan Laporan Feedback kepada pimpinan

Memeriksa Laporan

Feedback

Ada perbaikan

Mencetak, menggandakan &

mendistribusikan Laporan Feedback

Memperbaiki Laporan

Feedback

Mendokumentasikan Laporan Feedback

Mulai

294


DEPARTEMEN AGAMA


SOP KOMPILASI HASIL AUDIT KHUSUS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian

2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil

3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil

4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia


6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat

7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980





12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama

13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama

14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspek-torat Jenderal Departemen Agama

15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama

1. Mempunyai kemampuan membuat kompilasi hasil audit khusus;

2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer.

3. Mempunyai kemampuan mengentry data SIMHP

4. Mempunyai kemampuan mengentry data Hukuman disiplin dan TPTGR


1. SOP Pengiriman LHA-STL 2. SOP Riksus 3. SOP Surat Tugas Audit Kasus

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, SIMHP, Aplikasi hukuman disiplin. Aplikasi TPTGR

295

4. SOP Realisasi PKPT 5. SOP Penatausahaan LHA 6. SOP Penaausahaan STL 7. SOP Entry Data SIMHP 8. SOP Entry Data Hukuman Disiplin 9. SOP Entry Data TPTGR


1. Analisis riksus yang akurat mempermudah dan mempercepat memahami hasil riksus.

2. Tanpa adanya kompilasi hasil riksus menyebabkan hasil riksus tidak terdokumentasi dengan baik dan menyulitkan pencarian ketika dibutuhkan.

3. Kurangnya koordinasi antar subbag yang terkait menyebabkab proses kompilasi tidak berjalan lancar.

LHA/STL khusus dan bukti bukti pendukung-nya

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ket.

1 2 3 4 Persyaratan/ Perlengkapan Output Waktu

1 Mengambil daftar surat tugas audit khusus (riksus) yang dibuat Sub Bagian Perencanaandan program

Petugas kompilasi

Pelaksana pada Subbag perenca-naan dan program

Surat tugas audit khusus

Didapatnya daftar/rekap surat tugas audit khusus

1 jam

2 Mengambil daftar reali-sasi audit khusus yang dibuat Sub bag. Evalap

Petugas kompilasi

Pelak-sana pada Subbag Evalap

Rekap realisasi audit khusus

Didapatnya rekap realisasi audit khusus

1 jam

3. Mengambil daftar/rekap STL audit khusus yang dibuat Sub Bagian Tata Usaha Sek-retariat

Petugas kompilasi

Pelaksa-na pada Subbag Tata Usaha Sekreta-riat

Rekap STL audit khusus

Didapatnya daftar/rekap STL audit khusus

1 jam

4. Menginven-tarisir dan membuat rekapitulasi seluruh realisasi audit khusus beserta LHA/ STL dan analisis hasil audit khusus serta lampir-annya se-cara lengkap

Petugas kompilasi

Rekap Surat tugas audit khusus, Rekap realisasi audit khusus, Rekap STL audit khusus, STL, BAP dan data pendukung hasil audit

Terinventari-sir dan ter-selesaikan-nya rekap surat tugas audit khusus, realisasi audit khusus, LHA/ STL audit khusus dan analisis serta lampirannya secara lengkap

2 hari

5. Mengumpul-kan bahan-bahan kompilasi

Petugas kompilasi


Pelaksana pada TU Sekret

Pelaksana pada TU Itwil

Rekap Surat tugas audit khusus, Rekap reali-sasi audit

Terkumpul-nya bahan-bahan kompiilasi

1Minggu

296

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ket.

1 2 3 4 Persyaratan/ Perlengkapan Output Waktu

ariat khusus, Rekap STL audit khusus, STL, analisis hasil audit khusus yang sudah dileng-kapi dengan informasi tindak lanjut-nya, BAP dan data pen-dukung hasil audit

6. Membuat kompilasi hasil audit khusus

Petugas kompilasi

STL, analisis hasil audit khusus yang sudah dileng-kapi dengan informasi tindak lanjut-nya, BAP dan data pendu-kung hasil audit

Tersusun-nya kompilasi hasil audit khusus

2 hari

7. Menyerahkankompilasi pada pimpin-an untuk dikoreksi

Petugas kompilasi


Kompilasi hasil audit khusus

Tersampai-kannya kompilasi pada pimpinan

15 menit

8. Memeriksa kompilasi


Kabag PHP

SES Kompilasi hasil audit khusus

Terkoreksi-nya hasil kompilasi

1minggu

9. Memperbaiki kompilasi sesuai de-ngan per-baikan pimpinan

Petugas kompilasi


Kompilasi sudah diperbaiki

2 hari

10 Mencetak, menggandakan dan mendistribusikan kom-pilasi hasil audit khusus

Petugas kompilasi


Tercetak, ter-gandakan dan terdistri-busikannya kompilasi hasil audit khusus

2 hari

11. Mendoku-mentasikan kompilasi hasil audit khusus

Petugas kompilasi


Terdokumen-tasikannya kompilasi hasil audit khusus

1 jam

297

FLOWCHART KOMPILASI HASIL AUDIT KHUSUS

Meminta daftar surat tugas audit khusus

Meminta daftar realisasi audit khusus

Meminta rekap LHA/STL audit khusus

Menginventarisasi dan membuat rekap realisasi audit khusus, LHA/STL dan dokumen pendukung lainnya

Mengumpulkan bahan kompilasi

Mengkompilasi hasil audit khusus

Selesai

Tidak ada perbaikan

Menyerahkan hasil kompilasi kepada

pimpinan

Memeriksa kompilasi

Ada perbaikan

Mencetak, menggandakan & mendistribusikan kompilasi

Memperbaiki kompilasi

Mendokumentasikan kompilasi hasil audit khusus

Mulai

298


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMUTAKHIRAN DATA HUKUMAN DISIPLIN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian

2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil

3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil

4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia


6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat

7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Stand-arisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980





12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama

13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama

14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspek-torat Jenderal Departemen Agama

15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penye-lenggaraan Pelayanan Administrasi Peng-awasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama

1. Termasuk dalam anggota DPSTL 2. Memamahami peraturan Kepegawaian 3. Mempunyai kemampuan mengoperasikan

aplikasi data hukuman disiplin. 4. Mempunyai kemampuan dalam menganalisis

hukuman disiplin


1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, dan Dumas

2. SOP Pengiriman LHA-STL

TOR kegiatan, SK kegiatan, RAB, SPPD, surat undangan, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja

299

3. SOP Riksus 4. SOP Pelaksanaan PKAT 5. SOP pengajuan Anggaran 6. SOP Sidang DPSTL 7. SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif 8. SOP Analisis LHA/STL Khusus 9. SOP Penatausahaan STL 10. SOP Penatausahaan LHA 11. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil

Audit 12. SOP Entry Data hukuman disiplin

kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, Telp., Fax., bahan pemutakhiranTPTG, handycam, berita acara hasil pemutakhiran


1. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjutnya.

2. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan sulitnya pemantauan tindak lanjutnya.

3. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan timbulnya peluang ketidaksinkronan data penyelesaian dengan Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Dep. Agama

4. Tanpa adanya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemu-takhiran data berjalan tidak secara baik, sehingga hasilnya tidak optimal.

Penyelesaian penanganan tindak lanjut hukuman disiplin


Ket. 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Output Waktu

1. Menyusun TOR, SK dan RAB pemutakhiran data hukuman disiplin

Panitia Kasubbag AHP Internal

Kabag PHP

Tersedianya anggaran

Tersiapkannya TOR, SK dan RAB kegiatan

3 hari

2. Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhir-an data serta ATK


Kabag PHP

LHA/STL yang berkaitan de-ngan temuan hukuman disiplin, Aplikasihukuman disiplin, Reka-pitulasi huku-man disiplin, Bukti TL, ATK

Tersiapkan dan tergandakan-nya bahan-bahan pemu-takhiran data hukuman disiplin

3 hari

3. Menyiapkan ako-modasi pelaksana-an pemutakhiran data hukuman disiplin

Panitia RAB kegiatan Adanya kepastian akomodasi/ tempat kegiatan

3 hari

4. Membuat, mengi-rimkan dan meng-konfirmasi unda-ngan dan bahan pemutakhiran

Panitia Surat undangan, bahan pemutakhiran, buku agenda surat keluar

Terbuat, ter-kirim dan ter-konfirmasinya undangan dan bahan pemu-takhiran

3 hari

5. Mengadakan acara pemutakhiran data hukuman disiplin

Panitia Bahan pemutakhiran, bukti TL, berita acara hasil pemutakhiran,

Terselengga-rakannya acara pemutakhiran hukuman disiplin

3 hari

300


Ket. 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Output Waktu

SPPD, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, handy-cam

6. Menyusun laporan kegiatan, hasil dan pertanggungjawaban keuangan kegiatan pemuta-khiran data huku-man disiplin


Kabag PHP

Laporan yang dilampiri dengan dokumen-dokumen terkait

Tersusunnya laporan kegiat-an, hasil dan pertanggung-jawaban ke-uangan kegiat-an pemutakhir-an

3 hari

7. Menggandakan dan mendistri-busikan laporan kegiatan dan hasil pemutakhiran data hukuman disiplin

Panitia Laporan kegiat-an dan hasil pemutakhiran data hukuman disiplin

Tergandakan dan terdistri-busikannya laporan kegiat-an dan hasil pemutakhiran data pada pihak-pihak terkait

3 hari

8. Mendokumentasikan hasil pemuta-khiran data

Panitia Laporan yang dilampiri de-ngan dokumen-dokumen terkait

Terdokumen-tasikannya hasil pemuta-khiran data hukuman disiplin

1 jam

9. Mengadakan eva-luasi kegiatan pe-mutakhiran data

Panitia Laporan yang dilampiri de-ngan dokumen-dokumen terkait

Terevaluasi-nya kegiatan pemutakhiran

2 jam

301

FLOWCHART PEMUTAKHIRAN DATA HUKUMAN DISIPLIN

Menyusun TOR, SK dan RAB

Menyiapkan akomodasi

Membuat, mengirim dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran

Menyelenggarakan acara pemutakhiran

Selesai

Menyusun laporan kegiatan & pertanggungjawaban keuangan

Mendokumentasikan hasil pemutakhiran

Menggandakan dan mendistribusikan laporan

kegiatan dan hasil pemutakhiran

Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK

Mulai

302


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMUTAKHIRAN DATA TP/TGR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:









9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama;

1. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data TPTGR.

2. Mempunyai kemampuan mengadministrasi data TPTGR.

3. Mempunyai kewenangan yang ditunjuk oleh pimpinan (tertuang dalam SK Kepanitiaan).


1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, dan Dumas

2. SOP Pengiriman LHA-STL 3. SOP Riksus 4. SOP Pelaksanaan PKAT 5. SOP Pencairan Anggaran 6. SOP Sidang DPSTL 7. SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif 8. SOP Analisis LHA/STL Khusus 9. SOP Penatausahaan STL 10. SOP Penatausahaan LHA 11. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit 12. SOP Entry Data TPTGR

TOR kegiatan, SK kegiatan, RAB, SPPD, surat undangan, Bahan Arahan Irjen, Bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, Telp., Fax., bahan pemutakhiranTPTG, handycam, berita acara hasil pemutakhiran


1. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR me-nyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjutnya.

2. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR me-nyebabkan sulitnya pemantauan tindak lanjutnya.

3. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR me-

Penyelesaian penanganan tindak lanjut TPTGR

303

nyebabkan timbulnya peluang ketidaksinkron-an data penyelesaian dengan BPK-RI dan Biro Keuangan dan BMN Setjen Dep. Agama.

4. Tanpa adanya koordinasi antara bagian-ba-gian yang terkait, menyebabkan pemutakhiran data berjalan tidak secara baik, sehingga ha-silnya tidak optimal.


Ket.1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Output Waktu

1. Menyusun TOR, SK dan RAB pemutakhiran data TPTGR


Kabag PHP

Tersedianya anggaran

Tersiapkan-nya TOR, SK dan RAB kegiatan

3 hari

2. Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK


Kabag PHP

LHA/STL yang berkaitan dengan temuan TPTGR, Aplika-si TPTGR, Re-kapitulasi TP-TGR, Bukti TL, ATK

Tersiapkan dan tergandakan-nya bahan-bahan pemutakhiran data TPTGR

3 hari

3. Menyiapkan ako-modasi pelaksana-an pemutakhiran data TPTGR

Panitia RAB kegiatan Adanya kepastian akomodasi/ tempat kegiatan

3 hari

4. Membuat, mengi-rimkan dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemuta-khiran

Panitia Surat undang-an, bahan pemutakhiran, buku agenda surat keluar

Terbuat, ter-kirim dan ter-konfirmasinya undangan dan bahan pe-mutakhiran

3 hari

5. Mengadakan acara pemuta-khiran data TPTGR

Panitia Bahan pemuta-khiran, bukti TL, berita acara hasil pemuta-khiran, SPPD, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, kom-puter (laptop), sound system, printer, ATK, handycam

Terselengga-rakannya acara pemutakhiran TPTGR

3 hari

6. Menyusun laporan kegiatan, hasil dan pertanggungjawaban keuangan kegiatan pemuta-khiran data TPTGR


Kabag PHP

Laporan yang dilampiri dengan dokumen-dokumen terkait

Tersusunnya laporan kegiat-an, hasil dan pertanggung-jawaban ke-uangan kegiat-an pemutakhir-an

3 hari

7. Menggandakan dan mendistribu-sikan laporan

Panitia Laporan kegiat-an dan hasil pemutakhiran

Tergandakan dan terdistribu-sikannya lapor-

3 hari

304


Ket.1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Output Waktu

kegiatan dan hasil pemutakhiran data TPTGR

data TPTGR an kegiatan dan hasil pe-mutakhiran data pada pihak-pihak terkait

8. Mendokumentasi-kan hasil pemuta-khiran data

Panitia Laporan yang dilampiri dengan dokumen-dokumen terkait

Terdokumen-tasikannya hasil pemuta-khiran data TPTGR

1 jam

9. Mengadakan evaluasi kegiatan pemutakhiran data

Panitia Laporan yang dilampiri dengan dokumen-dokumen terkait

Terevaluasi-nya kegiatan pemutakhiran

2 jam

305

FLOWCHART PEMUTAKHIRAN DATA TP/TGR

Menyusun TOR, SK dan RAB

Menyiapkan akomodasi

Membuat, mengirim dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran

Menyelenggara acara pemutakhiran

Selesai

Menyusun laporan kegiatan & pertanggungjawaban keuangan

Mendokumentasikan hasil pemutakhiran

Menggandakan dan mendistribusikan laporan kegiatan dan hasil pemutakhiran

Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK

Mulai

306


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENATAUSAHAAN STL Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pe-doman Pelaksanaan Pengawasan;



4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Ling-kungan Departemen Agama;




8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Ins-pektorat Jenderal Dep. Agama;

9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyeleng-garaan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama

1. Mempunyai kemampuan tata usaha 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan

komputer.


1. SOP Penerimaan Surat Masuk; 2. SOP Pengiriman LHA-STL; 3. SOP Riksus; 4. SOP Pelaksanaan PKAT; 5. SOP Analisis Hasil audit Komprehenshif; 6. SOP Analisis Hasil Audit Khusus; 7. SOP Entry SIMHP.

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy


Kurangnya koordinasi antar subbag yang terkait menyebabkab penatausahaan STL bejalan tidak rapi dan STL tidak lengkap, sehingga menyulitkan pencarian ketika dibutuhkan

STL



1. Mengambil rekap/daftar STL pada Subbag TU Sekretariat se-tiap bulan sekali

Pengadmi-nistrasi STL

Pelaksana pada Sub-bag TU

Rekap/daftar STL

Diterimanya daftar/rekap STL

1 hari

2. Mengecek dan menginventari-

Pengadmi-nistrasi

Pelaksana pada Sub-

Pelaksana pada Sub-

Rekap/daftar STL, STL

Terinventari-sirnya STL

1 hari

307



sir STL yang belum masuk

STL bag TU bag TU Irwil

yang belum masuk

3. Mengambil STL yang belum masuk di Sub-bag AHP Inter-nal pada Sub-bag TU Sekre-tariat atau Sub-bag TU Irwil



Pelaksana pada Sub-bag TU Irwil

Rekap/daftar STL, STL

Diterimanya STL oleh pengadminis-trasi STL pada Subbag AHP Internal

1 minggu

4. Menerima, memeriksa dan mencatat STL pada buku kendali STL




STL, buku kendali

STL diterima, diperiksa dan dicatat dalam buku kendali

1 jam

5. Mengentri data STL pada aplikasi exel


STL, komputer

Dientrinya data STL

1 hari

6. Mendistribusi-kan STL pada pelaksana anali-sis sesuai de-ngan wilayahnya



STL, buku kendali

Terdistribusi-kannya STL pada Pelaksana analisis

15 menit

7. Menerima kembali STL yang telah dientri pada SIMHP, aplikasi hukdis dan aplikasi TPTGR


Tim entri SIMHP

STL dan buku kendali

Diterimanya STL oleh Pengadminis-trasi STL

15 menit

8. Menyimpan STL Pengadmi-nistrasi STL

STL, filing kabinet

Tersimpan-nya STL

15 menit

9. Membuat rekap data STL setiap bulan sekali


Komputer, rekap STL

Terekapnya data STL

1 hari

10. Melakukan pe-ngecekan fisik terhadap ke-amanan dan ke-tertiban penyim-panan STL secara berkala.


STL, rekap STL, filling kabiet

Terpantau-nya kebera-daan STL

1 hari

11. Membuat laporan perkem-bangan data STL pada pim-pinan setiap bulan sekali



Komputer, rekap STL

Sampainya laporan per-kembangan data STL pada pimpinan

1 hari

308

FLOWCHART PENATAUSAHAAN STL

Mulai

Mengambil rekap/daftar STL

Mengecek & menginventarisir STL yang masuk

Mengambil STL yang belum masuk

Menerima, memeriksa dan mencatat STL

Mengentry data STL

Mendistribusikan STL kepada penganalis

Menerima kembali STL yang telah dienty pada SIMHP

Menyimpan STL

ARSIP Melakukan pengecekan berkala

Merekapitulasi STL

Membuat laporan kepada pimpinan

Selesai

309


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENATAUSAHAAN PENYELESAIAN HASIL AUDIT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pe-doman Pelaksanaan Pengawasan;



4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pe-laksanaan Pengawasan Melekat di Lingkung-an Departemen Agama;



7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Au-ditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Ins-pektorat Jenderal Dep. Agama;

9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyeleng-garaan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama;

1. Mempunyai kemampuan tata usaha 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan

komputer. 3. Mempunyai kemampuan mengoperasikan

Komputer SIMHP. 4. Mempunyai kemampuan entry data hukuman

disiplin dan TPTGR


1. SOP Pengiriman LHA-STL 2. SOP Riksus 3. SOP Pelaksanaan PKAT 4. SOP Penatausahaan Surat Masuk Bagian

PHP 5. SOP Penatausahaan Surat Masuk Subbag

AHP Internal 6. SOP entry data SIMHP 7. SOP entry data hukuman disiplin 8. SOP entry data TPTGR

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, buku kendali


Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis, pemantauan tindak lanjut dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar.

Bukti Tindak Lanjut hasil audit


Ket1 2 3 4 Persyaratan/ Perlengkapan Output Waktu

1. Menerima dan mencatat bukti penye-lesaian Tindak lanjut

Pengadministrasi surat masuk pada

Pengad-ministrasi surat masuk SES

Bukti TL, buku kendali

Bukti penye-lesaian TL diterima dan dicatat

15 menit

310



(TL) Bagian PHP

2. Menyerah-kan bukti TL pada Kabag PHP

Pengadministrasi surat masuk pada Bagian PHP

Kabag PHP

Bukti TL Bukti penye-lesaian TL diterima oleh Kabag PHP

15 menit

3. Menelaah dan membe-rikan dispo-sisi terhadap bukti TL yang masuk

Kabag PHP

Lembar disposisi, Bukti TL

Bukti penye-lesaian TL diperiksa dan ditin-daklanjuti dengan pemberian disposisi oleh Kabag PHP

1 hari

4. Menerima dan mencatat bukti penyelesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP

Pengad-ministrasi surat masuk pada Bagian PHP

Bukti TL, lembar dispo-sisi, buku kendali

Bukti penye-lesaian TL, isi disposisi Kabag PHP diterima dan dicatat

15 menit

5. Memberikan bukti penyelesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP kepada pengadminis trasi surat masuk pada Subbag AHP internal

Pengad-ministrasi surat masuk pada Bagian PHP

Peng-admi-nistrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal


Bukti penye-lesaian TL dan isi dis-posisi dari Kabag PHP diterima

15 menit

6. Mencatat bukti penye-lesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP

Pengad-ministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal


Bukti penye-lesaian TL, isi disposisi Kabag PHP diterima dan dicatat

15 menit

7. Menyerah-kan bukti TL dan dispo-sisi dari Ka-bag PHP pada Kasub-bag AHP Internal

Pengad-ministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal


Bukti TL, lembar disposisi

Bukti penye-lesaian TL diterima oleh Kasub-bag AHP Internal

15 menit

8. Menelaah dan mem-berikan dis-


Lembar disposisi, Bukti TL

Bukti penye-lesaian TL diperiksa

1 hari

311



posisi terha-dap bukti TL yang masuk

dan ditin-daklanjuti dengan pemberian disposisi oleh Kasub-bag AHP Internal

9. Menerima dan menca-tat disposisi dan bukti TL dari Kasub-bag AHP Internal

Pengad-ministrasi surat masuk pada Sub-bag AHP Internal


Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali

Bukti penye-lesaian TL dan disposi-si Kasubbag AHP Inter-nal diterima dan dicatat

15 menit

10. Mendistribu-sikan bukti TL sesuai disposisi

Pengad-ministrasi surat masuk pada Sub-bag AHP Internal

Penga-nalisis yang me-megang wilayah-nya

Pelak-sana yang ditun-juk pimpi-nan


Diterimanya bukti penye-lesaian TL dan lembar disposisi oleh peng-analsis dan pelaksana lain yang di-tunjuk oleh pimpinan

15 menit

11. Memenuhi disposisi pimpinan

Pengana-lisis pada Subbag AHP Inter-nal

Pelaksa-na yang ditunjuk pimpinan


Terpenuhi-nya dispo-sisi pimpinan

1 hari

12. Mengirim bukti TL pada tim entry data SIMHP dan tim entry data hukuman disiplin jika terdapat TL yang terkait dengan hu-kuman disiplin serta pada tim entry data TPTGR jika terkait dengan TL TPTGR


Tim entry data SIM-HP

Tim entry data Huk-dis

Tim entry data TPTGR

Lembar dis-posisi, Bukti TL, buku kendali

Bukti TL di-terima oleh Tim entry data SIM-HP, Hukdis dan TPTGR

15 menit

13. Menyimpan bukti TL

Tim entry data SIM-HP

Tim entry data Huk-dis

Tim entry data TP-TGR

Lembar dispo-sisi, Bukti TL, buku kendali

Tersimpan-nya bukti TL

15 menit

14. Melakukan pengecekan fisik terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan dokumen TL secara berkala.

Tim entry data SIMHP

Tim entry data Hukdis

Tim entry data TP-TGR

Lembar dis-posisi, Bukti TL, buku kendali

Terpantau-nya doku-men TL

1 hari

312

FLOWCHART PENATAUSAHAAN PENYELESAIAN HASIL AUDIT

Mulai

Menerima dan mencatat bukti tindak lanjut (TL)

Menyerahkan bukti TL pada Kabag PHP

Menelaah bukti TL dan memberikan disposisi

Menerima dan mencatat disposisi Kabag PHP dan bukti TL

Memberikan disposisi Kabag dan bukti TL pada Subbag AHP Internal

Mencatat bukti TL dan disposisi dalam buku kendali di Subbag AHP Internal

Mendistribusikan bukti tindaklanjut sesuai disposisi

Memenuhi disposisi pimpinan

Mengirim bukti tindak lanjut kepada tim entry data SIMHP, Hukdis dan atau TPTGR

SELESAI

Menyerahkan bukti TL pada Kasubbag AHP Internal

Menelaah bukti TL dan memberikan disposisi

Menerima dan mencatat disposisi Kasubbag AHP Internal dan bukti TL

Menyimpan bukti tindak lanjut

Melakukan pengecekan secara berkala dokumen TL

313

Lampiran 8


(SOP)

SUBBAG AHP EKSTERNAL DAN DUMAS

1. SOP Analisis BPKP 2. SOP Pemutakhiran BPKP 3. SOP Tindak Lanjut BPKP 4. SOP Analisis BPK 5. SOP Pemutakhiran BPK 6. SOP Pra Pemutakhiran BPK 7. SOP Tindak Lanjut BPK 8. SOP Penanganan Dumas Non TP 5000 9. SOP Tindak Lanjut Dumas Non TP 5000 10. SOP Pemutakhiran Dumas TP 5000 11. SOP Penanganan Dumas TP 5000 12. SOP Tindak Lanjut Dumas TP 5000

314


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI;

2. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Pene-tapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesai-an Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Ling-kungan Departemen Agama;

4. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.

5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama.

1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI.

2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI


1. SOP Tindak lanjut BPK-RI 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas 4. SOP Pembuatan Surat dinas

1. Meja, kursi,ATK 2. Komputer PC 3. Lemari arsip 4. LHP-BPK-RI


1. Tanpa adanya hasil analisis yang akurat akan menyulitkan penyelesaian tindak lanjut atas rekomendasi BPK-RI;

2. Tanpa adanya analisis LHP BPK-RI sulit di-ketahui jumlah dan nilai temuan, penyebab, aki-bat serta rekomendasi Hasil pemeriksaan BPK-RI;

3. Tanpa adanya analisis Laporan Hasil Pemerik-saan (LHP) BPK-RI tidak terdokumentasi de-ngan baik.

Pencatatan jenis temuan, nilai temuan penyebab, akibat dan rekomendasi;



1. Mengadministrasi-kan LHP BPK-RI

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eks-ternal dan Dumas

Pelaksana pengolah LHP BPK-RI

1. LHP-BPK-RI

2. Buku agen-da surat masuk

LHP BPK-RI teradministra-sikan dengan baik

15 Menit

2. Menganalisis LHP BPK-RI

Kabag PHP



1. LHP BPK-RI

2. Komputer PC

3. Form

Tersusunnya hasil analisis LHP BPK-RI

1 hari

315



analisis BPK-RI

3. Mendistribusikan hasil analisis LHP BPK-RI

Kabag PHP



1. Surat peng-antar distri-busi hasil analisis LHP BPK-RI

2. Hasil anali sis LHP BPK-RI

3. Buku agen da surat ke luar

Terdistribusi-kannya hasil analisis LHP BPK-RI ke stakeholder (BPK-RI, Menag, Sekjen, Irjen, Sekre-taris, para Irwil, audit-an, unit kerja terkait)

1 hari

4. Mendokumentasi-kan Hasil Analisis LHP BPK-RI

Kabag PHP



1. Lemari arsip2. Hasil Anali sis LHP BPK-RI.

Terdokumen-tasikannya hasil analisis LHP-BPK-RI dengan baik.

15 Menit

316

FLOWCHART SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MENGADMINISTRASIKAN LHP-BPK-RI

MULAI

MENGANALISIS LHP-BPK-RI

MENDISTRIBUSIKAN HASIL ANALISIS LHP BPK-RI

SELESAI

MENDOKUMENTASI HASIL ANALISIS LHP-BPK-RI

317


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PENGAWASAN BPKP


1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesai-an Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelsaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama.

1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPKP.

2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP.


1. SOP Tindak lanjut BPKP 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas

1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC, Lemari arsip

2. Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP atau hasil pengawasan BPKP

3. Program SIM-HP BPKP Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya hasil analisis yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas temuan dan rekomendasi BPKP;

2. Tanpa adanya analisis hasil pengawasan BPKP sulit diketahui jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi hasil pengawasan BPKP;

3. Tanpa adanya analisis atas Laporan Hasil Audit (LHA) BPKP mengakibatkan temuan tidak terdokumentasi dengan baik.

Pencatatan jenis temuan, nilai temuan penyebab, akibat dan rekomendasi;


1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Output Waktu Ket.

1. Mendapatkan data/laporan Tri wulan hasil peng-awasan BPKP dari Pusinfowas BPKP

Kabag PHP


Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP

1. Surat tugas

2. Buku agenda surat ma-suk

Tersedianya data laporan Tri wulan hasil peng-awasan BPKP berupa hardcopy dan softcopy

2 hari

2. Mengadministrasi-kan Laporan Tri wulan hasil peng-

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eks-ternal dan

Pelaksana pengolah hasil

1. LHA-BPKP

2. Buku

Teradminis-trasikannya laporan tri

15 menit

318


1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Output Waktu Ket.

awasan BPKP

Dumas pengawasan BPKP

agenda surat masuk

wulan atas hasil peng-awasan BPKP dengan baik

3. Mengentry/Mendownload ke dalam SIM-HP BPKP atas laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP


1. Laporan Tri wulan hasil audit

2. Komputer PC

3. SIM-HP BPKP

Terinputnya Analisis hasil pengawasan BPKP

1 hari

4. Mendistribusikan analisis Laporan Tri wulan hasil peng-awasan BPKP

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas


1. Surat pengantar distribusi hasil ana-lisis hasilpenga-wasan BPKP

2. Hasil analisis hasil pe-ngawasan BPKP

3. Buku agenda surat keluar

Hasil analisis hasil peng-awasan BPKP terdis-tribusikan ke stakeholder (Menag, Sekjen, Irjen, Sekretaris, para Irwil, auditan)

1 hari

5. Mendokumentasi-kan Analisis hasil pengawasan BPKP

Kabag PHP



1. Lemari arsip

2. Analisis hasil pengawasan BPKP.

Analisis hasil pengawasan BPKP ter-dokumen-tasikan dengan baik.

15 Menit

319

Mendapatkan data/laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP dari

Pusinfowas

MULAI

Mengadministrasikan Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP

Mengentry/Mendownload ke dalam SIM-HP BPKP atas laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP

SELESAI

Mendistribusikan analisis Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP

FLOWCHART SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PENGAWASAN BPKP

Mendokumentasi Analisis atas hasil pengawasan BPKP/Laporan triwulan BPKP

320


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL AUDIT BPKP

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang

Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;





2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Tindak lanjut BPKP 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas

1. TOR kegiatan 2. SK kegiatan 3. RAB 4. SPPD 5. Surat undangan 6. Bahan Arahan Irjen 7. Bahan Laporan panitia 8. Materi Narasumber 9. ATK,Laptop,printer, peralatan soundsystem,

mesin fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data BPKP 11. Ruang Rapat

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil

pengawasan BPKP menyebabkan ketidakjelas-an status penyelesaian tindak lanjut atas temuan dan saran BPKP;

2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pengawasan BPKP menyebabkan ketidak-sinkronan data penyelesaian pada BPKP dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama maupun auditan.

Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;



1. Menghimpun Bahan Pemuta-khiran Data BPKP

Kabag PHP



1. Bukti tindak lanjut atas LHA-BPKP


Tindak lanjut atas reko-mendasi BPKP ter-himpun dengan baik

1 hari

321



2. Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB

Kabag PHP



1. Jumlah pe-serta

2. Tersedia anggaran

Tersusun-nya TOR, SK kegiatan, dan RAB

1 hari

3. Membuat undangan pemu-takhiran data BPKP antara Inspektorat Jen-deral dengan auditan serta BPKP Pusat/perwakilan

Panitia 1. Surat undangan

2. Bahan pe-mutakhiran


Surat undangan di buat dan tersampai-kan kepada para peserta rapat.

1 hari

4. Menyelenggarakan pemutakhiran data BPKP

Panitia 1. Ruang rapat


3. ATK 4. Laptop,

printer, pro-yektor, mesin fo-tocopy, handycam, sound sistem

5. Program SIM-HP BPKP

Terseleng-garanya pemuta-khiran data BPKP

3 hari

5 Penyusunan laporan kegiatan dan pertanggung-jawaban keuangan

Panitia 1. Hasil pemu-takhiran data BPKP

2. Berita Acara pemutakhir-an

3. Bukti-bukti peng-gunaan anggaran.

4. SPPD

Tersusun-nya laporan kegiatan dan per-tanggungja-waban keuangan

2 hari

6 Penggandaan dan pendistribusian hasil pemutakhiran data BPKP

Panitia

1. Hasil pemu-takhiran data BPKP

2. Surat pengantar pengiriman

3. Berita Acara pemutakhiran data.

Terdistribusikannya hasil pe-mutakhiran data BPKP kepada pa-ra auditan

2 hari

7 Mendokumentasi-kan Hasil pemutakhiran data BPKP

Kabag PHP



1. Lemari arsip2. Dokumen

hasil pemu-takhiran data BPKP.

Terdokumentasi dengan baik hasil pemu-takhiran data BPKP.

30 Menit

322

FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL AUDIT BPKP

Menghimpun Bahan Pemutakhiran Data BPKP

MULAI

Membuat undangan pemutakhiran data BPKP antara Inspektorat Jenderal dengan auditan serta BPKP Pusat/perwakilan

Mengadakan acara pemutakhiran data BPKP

SELESAI

Penggandaan dan pendistribusian hasil pemutakhiran data BPKP

Pendokumentasian hasil pemutakhiran data BPKP

Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB

Penyusunan laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan

323


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMUTAKHIRAN DATA PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000 Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama;

3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Penga-duan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah;


5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Penga-duan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah.

1. Mempunyai kemampuan analis Data Dumas TP 5000.

2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Kementrian Negara PAN


1. SOP Tindak lanjut Dumas 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas

1. TOR kegiatan 2. SK kegiatan 3. RAB 4. SPPD 5. Surat undangan 6. Bahan Arahan Irjen 7. Bahan Laporan panitia 8. Materi Nara sumber 9. ATK, Laptop, printer, peralatan sound-

system, mesin fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data Dumas TP5000 11. Ruang Rapat.


1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pe-nanganan pengaduan masyarakat TP 5000 menyebabkan ketidakjelasan status penyele-saian tindak lanjut surat pengaduan masyarakat;

2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pe-nanganan pengaduan masyarakat TP 5000 me-nyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada Kementrian Negara PAN dengan Inspek-torat Jenderal Dep. Agama maupun auditan.

Pencatatan penyelesaian penanganan penga-duan masyarakat TP 5000.



1. Menghimpun Bahan Pemuta-khiran penanganan pengaduan masya-rakat TP 5000

Kabag PHP


Pelaksana pengolah Surat Dumas

1. Bukti tindak lanjut atas penanganan penga-duan ma-syarakat TP

Bukti tindak lanjut atas penanga-nan peng-aduan masyarakat

1 hari

324



5000 2. Buku agen-

da surat masuk

TP 5000 sebagai bahan pemutakhi-ran terhim-pun dengan baik

2. Menyusun TOR, SK Kegiatan dan RAB

Kabag PHP



1. Jumlah pe-serta


Tersusun-nya TOR, SK kegiat-an, dan RAB

1 hari

3. Membuat surat undangan pemu-takhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 kepada Kementrian Negara PAN dan peserta.

Panitia 1. Surat undangan


3. Buku agen-da surat keluar

Surat unda-ngan dibuat dan tersam-paikan kepada para peserta.

1 hari

4. Mengadakan pemutakhiran data penanganan pengaduan masya-rakat TP 5000

Panitia 1. Ruang rapat2. Bahan pe-

mutakhiran 3. ATK 4. Laptop, prin-

ter, proyek-tor, mesin fotocopy, handycam, sound sistem

Terselenggaranya pemuta-khiran data penanganan peng-aduan masya-rakat TP 5000

3 hari

5 Penyusunan laporan kegiatan dan pertang-gungjawaban keuangan

Panitia 1. Hasil rapat pemutakhi-ran data Dumas TP 5000

2. Berita Acara pemutakhir-an

3. Bukti-bukti penggunaan anggaran.

4. SPPD

Tersusun-nya lapo-ran kegiatan dan pertang-gungjawa-ban keuangan

2 hari

6 Penggandaan dan pendistribusian hasil pemutakhiran data penanganan pengaduan masya-rakat TP 5000

Panitia 1. Hasil pemu-takhiran data pe-nanganan pengaduan masyarakat TP 5000

2. Surat peng-antar pengi-riman hasilpemutakhir-an data Du-mas TP 5000

3. Berita Acara pemutakhir-

Terdistribu-sikannya hasil pemu-takhiran data pe-nanganan pengaduan masyarakat TP 5000 kepada stakeholder (Menag, Irjen, Sek-retaris, Irwil, Ke

2 hari

325



an data. Pe-nanganan pengaduan masyarakat TP 5000

mentrian Negara PAN, ins-tansi ter lapor dan instansi terkait lainnya)

7 Mendokumentasi-kan hasil pemuta-khiran data pena-nganan pengaduan masyarakat TP 5000

Kabag PHP




hasil rapat pemutakhir-an data pe-nanganan pengaduan masyarakat TP 5000.

Terdoku-mentasikannya hasil rapat pe-mutakhiran data pe-nanganan pengaduan masyarakat TP 5000 dengan baik

30 Menit

326

FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATA PENGADUAN MASYARAKAT

TROMOL POS 5000

MENGHIMPUN BAHAN PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000

MEMBUAT SURAT UNDANGAN PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000 KEPADA

KEMENTRIAN NEGARA PAN DAN PESERTA

MENGADAKAN ACARA PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP5000

SELESAI

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000

PENDOKUMENTASIAN HASIL PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN, DAN RAB

PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

ARSIP

MULAI

327


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI












1. SOP Tindak lanjut BPK-RI 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas

1. TOR kegiatan 2. SK kegiatan 3. RAB 4. SPPD 5. Surat undangan 6. Bahan Arahan Irjen 7. Bahan Laporan panitia 8. Materi Nara sumber 9. ATK, Laptop, printer, soundsystem, mesin

fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data BPK-RI 11. Ruang Rapat


1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil peme-riksaan BPK-RI menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas saran BPK-RI;

2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil peme-riksaan BPK-RI menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada BPK-RI dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama.


328



1. Menghimpun Bahan Pemuta-khiran Data BPK-RI

Kabag PHP



1. Bukti tindak lanjut atas LHP-BPK-RI

2. Buku agenda surat masuk

Tindak lanjut atas reko-mendasi BPK-RI ter-himpun dengan baik

1 hari


Kabag PHP



1. Jumlah peserta


Tersusun-nya TOR, SK kegiat-an, dan RAB

1 hari

3. Membuat undang-an pemutakhiran data BPK-RI kepada BPK-RI dan peserta

Panitia 1. Surat unda-ngan

2. Bahan pe-mutakhi-ran


Surat unda-ngan dibuat dan tersam-paikan ke-pada para peserta ra-pat.

1 hari

4. Mengadakan rapat pemutakhiran data BPK-RI

Panitia 1. Ruang rapat.

2. Bahan pe-mu-takhiran

3. ATK 4. Laptop,

printer, proyektor, mesin foto-copy, handycam, sound sistem

Terseleng-garanya rapat pemu-takhiran data BPK-RI

3 hari

5 Penyusunan lapor-an kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan

Panitia 1. Hasil rapat pemuta-khiran data BPK-RI

2. Bukti-bukti penggu-naan anggaran.

3. SPPD

Tersusunnya laporan kegiatan dan pertanggung-jawaban keuangan

2 hari

6 Penggandaan dan pendistribusian laporan hasil rapat pemutakhiran data BPK-RI

Panitia 1. Hasil rapat pemuta-khiran data BPK-RI

2. Surat pengantar

Terdistribu-sikannya hasil rapat pemutakhir-an data BPK-RI kepada para auditan, Irwil, Sekre-taris.

2 hari

7 Mendokumentasi-kan laporan hasil

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eks-

Pelaksana pengolah

1. Lemari arsip

Terdoku-mentasi

15 Menit

329



rapat pemutakhir-an data BPK-RI

ternal dan Dumas

LHP BPK-RI

2. Dokumen hasil rapat pemuta-khiran data BPK-RI.

dengan baik hasil rapat pemutakhir-an data BPK-RI.

330

FLOWCHART

SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MENGHIMPUN BAHAN RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

MULAI

MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI KEPADA AUDITOR BPK DAN PESERTA

SELESAI

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN DAN RAB

MENGADAKAN ACARA RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI


PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

ARSIP

PENDOKUMENTASIAN LAPORAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

331


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT NON TP 5000



2. Keputusan Menteri PAN Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah;

3. Peraturan Menteri PAN Nomor Per/05/M.PAN/ 4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah;

Mempunyai kemampuan analis Penanganan Dumas Non TP 5000;


1. SOP Pembuatan Surat Dinas 2. SOP Tindak lanjut Dumas 3. SOP Penyajian Data 4. SOP Statistik Haswas


2. Surat pengaduan masyarakat 3. Program SIM-HP Dumas


1. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan mengurangi peran masyarakat sebagai kontrol sosial terhadap penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat;

2. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan menghambat terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) dan bebas korupsi, kolusi serta Nepotisme (KKN).

3. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif menghambat terciptanya koordinasi yang baik antar instansi pemerintah dalam penanganan pengaduan masyarakat.

1. Pencatatan terhadap surat pengaduan masyarakat yang berkadar pengawasan dan tidak mengandung kadar pengawasan.

2. Pencatatan terhadap surat klarifikasi dan surat pengaduan masyarakat yang dilakukan audit khusus



1. Mengadministrasikan surat pengaduan masyarakat melalui Non TP 5000

Kabag PHP


Pelaksana pengolah Surat Dumas non TP 5000

1. Surat Dumas non TP 5000

2. Buku eks-pedisi surat ma-suk

Teradmi-nistrasikan nya surat pengaduan masyarakat dengan baik

15 menit

2. Penelaahan surat peng-aduan masya-rakat Non TP 5000

Kabag PHP


Pelaksana pengolah Surat Du-mas Non TP 5000

1. Surat Du-mas non TP 5000

2. Komputer PC

Tersusun-nya telaah-an terhadap surat Du-mas yang

1 hari

332



berkadar pengawas-an dan tidak ber-kadar pe-ngawasan

3. Mendokumen-tasikan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang tidak ber-kadar penga-wasan

Pelaksana pengolah Surat Dumas Non TP 5000

1. Surat Du-mas yang tidak ber-kadar pe-ngawasan

2. Lemari ar-sip

Terdoku-mentasi-kannya surat pe-ngaduan masyarakat Non TP 5000 yang tidak ber-kadar pe-ngawasan

15 menit

4. Mengusulkan audit khusus ter-hadap surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang berkadar peng-awasan kepada Inspektur Jenderal

Kabag PHP


Pelaksana pengolah Surat Dumas Non TP5000

1. Surat du-mas non TP 5000

2. Hasil tela-ahan surat Dumas

3. Surat tugas Riksus

4. Buku eks-pedisi surat keluar

Terpenuhinya usul au-dit khusus terhadap hasil te-laahan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000

5-7 hari

5 Membuat surat klarifikasi ter-hadap surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang berkadar pengawasan

Kabag PHP





3. Komputer

Tersusun-nya surat klarifkasi terhadap surat pengadu-an masya-rakat Non TP 5000

2 jam

6 Mengirim surat klarifikasi ke-pada pimpinan satker terlapor yang punya ke-wenanganan menindaklanjuti

Pelaksana pengolah surat Dumas Non TP 5000

Subbag Tata Usaha


2. Surat klari-fikasi

3. Buku eks-pedisi surat keluar

Terkirim-nya surat klarifikasi dumas kepada pimpinan satker terlapor

15 menit

7 Mengentry surat pengadu-an masyarakat ke SIM dumas




3. Telaahan usulan Riksus

Terinput-nya surat dumas non TP 5000, surat klarifi-kasi dan telaahan usulan Riksus ke-dalam SIM HP dumas

30 menit

8 Mendokumenta-sikan surat Dumas, surat

Kabag PHP


Pelaksana pengolah surat Du-

1. Lemari arsip

2. Surat Du-

Terdokumentasikan-nya surat

15 Menit

333



klarifikasi dan telaahan usulan audit khusus

Dumas mas Non TP 5000

mas, surat klarifikasi dan telaah-an usulan audit khusus.

dumas non TP 5000, surat kla-rifikasi dan telaahan usulan audit khusus dengan baik.

334

FLOWCHART

SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT NON TROMOL POS 5000

Mengadministrasikan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000

MULAI

Membuat surat klarifikasi terhadap surat Dumas non TP 5000

yang berkadar pengawasan

Mengentry dalam SIM-HP Dumas

SELESAI

Mendokumentasi Surat Dumas non TP 5000, surat klarifikasi, telaahan usulan Riksus dan

surat tugas Riksus

Penelahaan Surat dumas

non TP 5000

Mendokumentasikan surat dumas non TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan

Mengusulkan Audit Khusus Terhadap Surat Dumas non TP 5000 yang

Berkadar Pengawasan

Mengirim surat klarifikasi kepada pimpinan satker yang punya

kewenanganan menindaklanjuti

335


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000







Mempunyai kemampuan analis Penanganan Dumas TP 5000.




2. Surat pengaduan masyarakat 3. Program SIM-HP Dumas


1. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan mengurangi peran masyarakat sebagai kontrol sosial terhadap penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat;

2. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan menghambat terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) dan bebas korupsi, kolusi serta Nepotisme (KKN).

3. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif menghambat terciptanya koordinasi yang baik antar instansi pemerintah dalam penanganan pengaduan masyarakat.

1. Pencatatan terhadap surat pengaduan masyarakat yang berkadar pengawasan dan tidak mengadung kadar pengawasan.

2. Pencatatan terhadap surat klarifikasi dan surat pengaduan masyarakat yang dilakukan audit khusus



1. Mengadminis-trasikan surat pengaduan masyarakat melalui TP 5000

Kabag PHP



1. Surat Dumas


Teradminis-trasikannya surat peng-aduan ma-syarakat dengan baik

15 menit

2. Penelahaan surat pengadu-an masyarakat

Kabag PHP


Pelaksana pengolah Surat

1. Surat Dumas

2. Komputer

Tersusun-nya telaah-an terhadap

1 hari

336



melalui TP 5000

Dumas Dumas PC

surat Dumas yang ber-kadar peng-awasan dan tidak ber-kadar peng-awasan

3. Mendokumen-tasikan surat pengaduan masyarakat TP 5000 yang tidak berkadar peng-awasan

Pelaksana pengolah surat Dumas

1. Surat Du-mas yang tidak ber-kadar peng-awasan

2. Lemari ar-sip

Terdokumentasikannya surat Dumas yang tidak mengan-dung kadar pengawasan

15 menit

4. Mengusulkan audit khusus terhadap terha-dap surat peng-aduan masya-rakat TP 5000 yang berkadar pengawasan kepada Inspek-tur Jenderal

Kabag PHP



1. Surat Du-mas


3. Surat tugas Riksus

4. Buku agen-da surat ke-luar

Terpenuhi-nya usul audit khu-sus terha-dap hasil te-laahan surat Dumas

5-7 hari

5 Membuat surat klarifikasi ter-hadap surat pengaduan masyarakat TP 5000 yang berkadar peng-awasan

Kabag PHP



1. Surat Dumas


3. Komputer

Tersusun-nya surat klarifkasi terhadap surat Dumas

2 jam

6 Mengirim surat klarifikasi kepa-da pimpinan Satker yang punya kewena-ngan menindak-lanjuti


Subbag Tata Usaha

1. Surat Dumas


3. Buku agen-da keluar

Terkirimnya surat klari-fikasi kepa-da pimpinan Satker ter-lapor

1 jam

7 Membuat reka-pitulasi atas penanganan Dumas TP 5000


1. Tindak lan-jut atas Dumas TP 5000

2. Komputer PC

Tersusun-nya rekapi-tulasi pena-nganan Dumas TP 5000

3 jam

8 Mendokumenta-sikan surat pengaduan Masyarakat TP 5000, surat klarifikasi, dan telaahan usulan audit khusus

Kabag PHP



1. Lemari arsip

2. Surat Du-mas, surat klarifikasi, telaahan usulan audit khusus.

Terdokumen-tasi surat Dumas, surat klarifikasi, dan telaahan audit khusus.

15 Menit

337

FLOWCHART SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000

MENDOKUMENTASIKAN SURAT DUMAS TP 5000 YANG TIDAK BERKADAR

PENGAWASAN

PENELAHAAN SURAT DUMAS TP 5000

MENGADMINISTRASIKAN SURAT PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MULAI

MEMBUAT SURAT KLARIFIKASI TERHADAP SURAT DUMAS TP 5000 YANG BERKADAR PENGAWASAN

SELESAI

MENGUSULKAN AUDIT KHUSUS TERHADAP SURAT DUMAS TP 5000 YANG BERKADAR PENGAWASAN

MENGIRIM SURAT KLARIFIKASI KEPADA SATKER YANG PUNYA KEWENANGANAN MENINDAKLANJUTI

MENGENTRY KE DALAM SIM-HP DUMAS

MEMBUAT REKAPITULASI ATAS PENANGANAN DUMAS TP 5000

MENDOKUMENTASIKAN

ARSIP SIM-DUMAS

338


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PRA PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI







6. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawas-an di Lingkungan Departemen Agama;





1. SOP Tindak lanjut BPK-RI 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas

1. TOR kegiatan 2. SK kegiatan 3. RAB 4. SPPD 5. Surat undangan 6. Bahan Arahan Irjen 7. Bahan Laporan panitia 8. Materi Nara sumber 9. ATK, Laptop, printer, soundsystem, mesin

fotocopy 10. Bahan pra pemutakhiran data BPK-RI 11. Ruang Rapat


1. Tanpa adanya pra pemutakhiran data hasil pe-meriksaan BPK-RI menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas saran BPK-RI;

2. Tanpa adanya pra pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidak-sinkronan data penyelesaian di auditan dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama.


339



1. Menghimpun Bahan Rapat Pra Pemutakhiran Data BPK-RI

Kabag PHP



1. Bukti tindak lanjut atas LHP-BPK-RI

2. Buku agenda surat ma-suk

Tindak lanjut atas reko-mendasi BPK-RI ter-himpun dengan baik

1 hari


Kabag PHP



1. Jumlah peserta


Tersusunnya TOR, SK ke-giatan, dan RAB

1 hari

3. Membuat surat undangan rapat pra pemutakhiran data BPK-RI kepada auditan dan peserta rapat

Panitia 1. Surat un-dangan

2. Nota Dinas

3. Bahan pra pemutakhiran


Surat unda-ngan dibuat dan tersam-paikan kepa da para peserta rapat.

1 hari

4. Mengadakan rapat pra pemutakhiran data BPK-RI

Panitia 1. Ruang rapat2. Bahan pra

pemutakhi-ran

3. ATK 4. Laptop, prin

ter, proyek-tor, mesinfotocopy, handycam, peralatan sound sistem

Terselengga-ranya rapat pra pemuta-khiran data BPK-RI

3 hari

5 Penyusunan laporan kegiatan dan pertang-gungjawaban keuangan

Panitia 1. Hasil rapatpra pemuta-khiran dataBPK-RI

2. Bukti-bukti penggunaananggaran.

3. SPPD

Tersusunnya laporan ke-giatan dan pertanggung-jawaban keuangan

2 hari

6 Penggandaan dan pendistribusian laporan hasil rapat pra pemutakhiran data BPK-RI

Panitia 1. Laporan ha-sil rapat prapemutakhi-ran dataBPK-RI

2. Surat pe-ngantar

3. Buku ekspe-disi keluar.

Terdistribusi-kannya lapor-an hasil rapat pra pemuta-khiran data BPK-RI kepa-da stakehol-der (Irjen, Sekretaris, Irwil, auditan, dan instansi terkait)

2 hari

340



7 Mendokumentasi-kan Laporan hasil rapat pra pemuta-khiran data BPK-RI

Kabag PHP




hasil rapatpra pemutakhiran dataBPK-RI.

Terdokumen-tasikannya laporan hasil rapat pra pe-mutakhiran data BPK-RI dengan baik

30 Menit

341

FLOWCHART

SOP PRA PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MENGHIMPUN BAHAN RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

MULAI

MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI KEPADA

AUDITAN DAN PESERTA RAPAT

SELESAI

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN DAN RAB

MENGADAKAN ACARA RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI


PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

ARSIP

PENDOKUMENTASIAN HASIL RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

342


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI






5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penye-lesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

6. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;





1. SOP Pembuatan Surat Dinas 2. SOP Tindak lanjut BPK-RI 3. SOP Penyajian Data 4. SOP Statistik Haswas

1. ATK 2. Komputer PC 3. Bukti tindak lanjut atas saran BPK-RI


1. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas rekomendasi BPK-RI;

2. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI sulit diketahui penyelesaian atas jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi;

3. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI menyebabkan penyelesaian rekomendasi tidak terdokumentasi dengan baik.




1. Mengadministrasi-kan Tindak Lanjut atas LHP BPK-RI

Kabag PHP Kasubbag AHP Eks-ternal dan Dumas


1. Bukti tin-dak lanjut atas LHP-BPK-RI

Tindak lanjut atas rekomendasi BPK-RI

15 Menit

343




teradminis-trasikan dengan baik

2. Menganalisis bukti tindak lanjut atas LHP BPK-RI

Kabag PHP



1. Bukti tin-dak lanjut atas LHP BPK-RI

2. Komputer PC

3. Form ana-lisis BPK-RI

Terinput-nya tindak lanjut dan tersusun-nya lapor-an hasil analisis tindak lan-jut atas re-komendasi BPK-RI

1 hari

3. Mendistribusikan Laporan hasil ana-lisis tindak lanjut atas LHP BPK-RI

Kabag PHP



1. Surat peng-antar distri-busi hasil analisis tindak lanjut atas LHP BPK-RI

2. Laporan hasil analisis tin-dak lanjut atas LHP BPK-RI

3. Buku agenda surat ke luar

Hasil anali-sis LHP BPK-RI ter distribusi-kan ke stakeholder (Menag, Sekjen, Irjen, Sek-retaris, para Irwil, audit-an dan instansi ter-kait lainnya)

1 hari

4. Mendokumentasi-kan Laporan Hasil Analisis Tindak Lanjut atas LHP BPK-RI

Kabag PHP



1. Lemari arsip 2. Laporan ha-

sil analisis tindak lanjut atas LHP BPK-RI.

Laporan hasil anali-sis tindak lanjut atas LHP-BPK-RI terdoku-mentasi dengan baik.

15 Menit

344

FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MENGADMINISTRASIKAN TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

MULAI

MENGANALISIS BUKTI TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

MENDISTRIBUSIKAN LAPORAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS LHP BPK-RI

SELESAI

MENDOKUMENTASIKAN LAPORAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

345


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL AUDIT BPKP







2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP


1. SOP Pembuatan Surat Dinas 2. SOP Tindak lanjut BPKP 3. SOP Penyajian Data 4. SOP Statistik Haswas

1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC, lemari arsip

2. Bukti tindak lanjut atas temuan dan rekomendasi BPKP

3. Program SIM-HP BPKP Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

1. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas temuan dan rekomendasi BPKP;

2. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP sulit diketahui penyelesaian atas jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi;

3. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP menyebabkan penyelesaian rekomenda-si tidak terdokumentasi dengan baik.




1. Mengadminis-trasikan Tindak Lanjut atas hasil penga-wasan BPKP

Kabag PHP

KasubbagAHP Eks-ternal dan Dumas

Pelaksana pengolah hasil pe-ngawasan BPKP

1. Bukti tindak lanjut atas hasil peng-awasan BPKP


Tindak lanjut atas reko-mendasi BPKP terad-ministrasikan dengan baik

15 Menit

346



2. Menganalisis Tindak Lanjut atas hasil pengawasan BPKP

Kabag PHP


Pelaksana pengolah hasil penga-wasan BPKP

1. Bukti tindak lanjut atas hasil pe-ngawasan BPKP

2. Komputer PC/ laptop

3. Program SIM-HP BPKP

Teranalisis-nya berkas tindak lanjut atas hasil pengawas-an BPKP

1 hari

3. Mengentry tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP

Pelaksana pengolah hasil pe-ngawasan BPKP

1. Berkas tindak lanjut

2. Komputer PC

3. SIM-HP BPKP

Terinput-nya Analisis tindak lanjut hasil penga-wasan BPKP

4. Mendistribusi-kan/melakukan konfirmasi hasil analisis tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP

Kabag PHP


Pelaksana pengolah hasil peng-awasan BPKP

1. Surat peng-antar distri-busi hasil analisis tin-dak lanjut atas LHA BPKP

2. Hasil anali-sis tindak lanjut atas LHA BPKP


Hasil analisis tindak lanjut hasil peng-awasan BPKP terdis-tribusikan ke stakeholder (Menag, Sek-jen, Irjen, Sekretaris, para Irwil, Pusinfowas BPKP, audit-an)

1 hari

5. Mendokumen-tasikan Anali-sis Tindak Lanjut hasil pengawasan BPKP

Kabag PHP


Pelaksana pengolah hasil peng-awasan BPKP

1. Lemari arsip2. Hasil Anali-

sis Tindak Lanjut atas LHA BPKP.

Hasil analisis tindak lanjut atas LHA-BPKP terdo-kumentasi dengan baik.

15 Menit

347

FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL AUDIT BPKP

Mengadministrasikan Tindak Lanjut Atas hasil pengawasan BPKP

MULAI

Menganalisis Tindak Lanjut atas hasil pengawasan BPKP

Mendistribusikan/melakukan Konfirmasi Hasil Analisis Tindak lanjut atas LHA BPKP

SELESAI

Mendokumentasikan Hasil Analisis Tindak Lanjut atas LHA-BPKP

Mengentry tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP

348


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT NON TP 5000



2. Keputusan Menteri PAN Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah;

3. Peraturan Menteri PAN No: Per/05/M.PAN/4/ 2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah;

1. Mempunyai kemampuan analis Tindak Lanjut Dumas Non TP 5000.

2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Pihak terkait.




2. Bukti tindak lanjut atas jawaban pengaduan masyarakat Non TP 5000

3. Program SIM-HP Dumas


1. Tanpa adanya analisis tindak lanjut yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000;

2. Tanpa adanya analisis tindak lanjut sulit diketahui penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000;

3. Tanpa adanya analisis tindak lanjut menye-babkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000 tidak terdokumentasi dengan baik.

Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas pengaduan masyarakat Non TP 5000;



1. Mengadministrasi-kan tindak lanjut ja-waban/ hasil klarifi-kasi atas pengadu-an masyarakat Non TP 5000

Kabag PHP



1. Bukti tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000

2. Buku ekspedisi surat masuk

Tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000 ter-administrasikan de-ngan baik

15 Menit

2. Menganalisis tindak lanjut jawaban/hasil klarifikasi atas pengaduan masya-rakat Non TP 5000

Kabag PHP



1. Bukti tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000

2. Komputer PC/latop

3. Program SIM-HP

Hasil ana-lisis tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000

1 hari

349



Dumas 3. Mengentry tindak

lanjut ke SIM-HP Dumas

Kabag PHP



1. Tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000


3. Komputer PC

Terinput-nya hasil tindak lanjut atas penyele-saian Dumas Non TP 5000 ter-entry de-ngan baik

1 hari

4. Membuat surat jawaban ke Instansi terkait atas hasil penyelesaian pengaduan masya-rakat Non TP 5000

Kabag PHP



1. Surat jawaban Itjen atas hasil tindak lanjut Dumas Non TP 5000

2. Buku ekspedi-si surat keluar

Tersusun dan terki-rimnya surat ja-waban Itjen ke BKN, KPK, dll

1 jam

5. Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masya-rakat Non TP 5000


1. Tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000

2. Komputer PC

Tersusunnya rekapi-tulasi pe-nyelesaian atas Du-mas Non TP 5000

1 jam

6. Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas peng-aduan masyarakat Non TP 5000


1. Lemari arsip 2. Hasil tindak

lanjut atas Dumas Non TP 5000

Terdokumentasikan-nya pe-nyelesai-an tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000

20 Menit

350

Mengentry tindak lanjut ke SIM-HP Dumas

Mengadministrasikan Tindak Lanjut jawaban atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

MULAI

Menganalisis Tindak Lanjut jawaban atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

Membuat surat jawaban ke Instansi terkait atas hasil penyelesaian pengaduan masyarakat Non TP 5000

SELESAI

Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT

NON TROMOL POS 5000

Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

351


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;





1. Mempunyai kemampuan analis Tindak Lanjut Dumas TP 5000.

2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Pimpinan terkait.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pembuatan Surat Dinas 2. SOP Tindak lanjut Dumas 3. SOP Penyajian Data 4. SOP Statistik Haswas


2. Bukti tindak lanjut atas jawaban pengaduan masyarakat TP 5000


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Tanpa adanya analisis tindak lanjut yang akurat

akan menyulitkan penyelesaian atas pengadu-an masyarakat TP 5000;

2. Tanpa adanya analisis tindak lanjut sulit diketahui penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000;

3. Tanpa adanya analisis tindak lanjut menye-babkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000 tidak terdokumentasi dengan baik.

Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000;



1. Mengadministrasikan tindak lanjut jawaban/ hasil klarifikasi atas pengaduan masyarakat TP 5000

Kabag PHP



1. Bukti tindak lanjut atas Dumas TP 5000


Teradministrasikan-nya tindak lanjut atas Dumas TP 5000 de-ngan baik

15 Menit

2. Menganalisis tindak lanjut jawaban/hasil klarifikasi atas peng-aduan masyarakat TP 5000

Kabag PHP



1. Bukti tindak lanjut atas Dumas TP 5000

Teranali-sisnya hasil tindak lanjut atas

1 hari

352



2. Komputer PC/latop


Dumas TP 5000

3. Mengentry tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000 ke SIM-HP Dumas

Kabag PHP



1. Tindak lan-jut atas du-mas TP 5000


3. Komputer PC

Terinput-nya hasil tindak lanjut atas penyelesaian Dumas TP 5000 terentry dengan baik

1 hari

4. Membuat surat jawaban ke Menteri Negara PAN atas hasil penyelesaian pengaduan masyarakat TP 5000

Kabag PHP



1. Surat jawaban Itjen atas hasil tindak lanjut Dumas TP 5000


Tersusun dan ter-kirimnya surat jawaban Itjen ke Menteri Negara PAN

1 jam

5. Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000


1. Tindak lanjut atas Dumas Tp 5000

2. Komputer PC

Tersusun rekapitu-lasi pe-nyelesai-an atas Dumas TP 5000

1 jam

6. Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000


1. Lemari arsip

2. Hasil tindak lanjut atas Dumas TP 5000

Terdokumentasi-kannya penyelesaian tin-dak lan-jut atas Dumas TP 5000

20 Menit

353

FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS

PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000

MENGENTRY TINDAK LANJUT SURAT DUMAS TP5000 KE SIM-HP DUMAS

MENGADMINISTRASIKAN TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MULAI

MENGANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MEMBUAT SURAT JAWABAN KE MENTERI NEGARA PAN ATAS HASIL PENYELESAIAN

PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

SELESAI

MENDOKUMENTASIKAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MEMBUAT REKAPITULASI PENYELESAIAN ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

ARSIP

354

Lampiran 9


(SOP)

SUBBAG DATA DAN INFORMASI HASWAS

1. SOP Penyusunan Naskah Pidato Pimpinan 2. SOP Entry Data LHA 3. SOP Laporan Triwulan 4. SOP Monev Laporan LHA 5. SOP Pengadministrasian LHA 6. SOP Penyajian Dataf 7. SOP Profil Haswas 8. SOP Statistik Haswas

355


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN NASKAH PIMPINAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 28 tahun 1999 tentang Penyeleng-garaan Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;

2. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;






8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Kabag PHP 2. Kasubbag Data dan Informasi 3. Pengolah data pada Subbag Data dan

Informasi yang memiliki kemampuan: a. Mencari data yang dibutuhkan

berdasarkan tema naskah b. Menyusun skema sistematis atau outline

naskah c. Menarasikan data berdasarkan outline

menjadi naskah d. Mengoperasikan komputer dengan baik


1. SOP Pembukaan Kegiatan; 2. SOP Penyusunan Buku Pidato Irjen.

Komputer, Printer, ATK, USB


1. Jika data dan informasi belum memadai akan mengakibatkan informasi yang disampaikan kurang sempurna;

2. Jika materi naskah tidak sesuai dengan tema akan mengakibatkan kesalahan informasi yang disampaikan tidak tepat sasaran.

Lembar disposisi, buku kendali surat masuk, buku ekspedisi surat keluar



1. Menerima disposisi dari pimpinan

- Sekretaris - Kabag

PHP

Kasubbag Data dan Info

Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi

Surat permo-honan materi dan disposisi pimpinan

Diterimanya disposisi dari pimpinan ten-tang rencana penyajian materi

30 menit

2. Menyiapkan bahan naskah


Pengolah data pada Subbag Data dan Info

Bahan /data Terinventari-sirnya bahan naskah

1 hari

3. Menyusun draft naskah

Kasubbag Data dan

Pengolah data pada

Draft naskah Tersusunnya draft naskah

1 hari

356



Info Subbag Data dan Informasi

4. Mengkoreksi draft awal naskah oleh atasan

Pengolah data pada Subbag Da-ta dan Info


Kabag PHP

Draft naskah Terkoreksinya draft naskah

2 jam

5. Mengkoreksi draft final naskah oleh atasan

Kabag PHP Sekretaris Draft naskah Terkoreksinya draft naskah

2 jam

6. Membuat dan mence-tak materi penyajian (power point) berda-sarkan naskah


Kasubag Data dan Info

Naskah net Tersajinya bahan penyajian/ tayangan naskah

2 jam

7. Menyerah-kan hasil penyusunan naskah dan bahan taya-ngan

Kabag PHP Sekretaris Inspektur Jenderal

Naskah dan bahan tayang-an

Bahan penya-jian naskah pimpinan

15 menit

357

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN NASKAH PIMPINAN

Ya

Tidak

Penerimaan disposisi pimpinan

Penyiapan Bahan

Penyusunan Draft

MULAI

Koreksi Draft Naskah

Perbaikan Draft Naskah

SELESAI

Penyerahan hasil naskah

Penyusunan tayangan

pencetakan naskah

358


DEPARTEMEN AGAMA


SOP ENTRY DATA SIMHP Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:








Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang: 1. Memahami aplikasi SIMHP 2. Mampu mengoperasikan aplikasi SIMHP 3. Telah mengikuti pelatihan aplikasi SIMHP


1. SOP Penatausahaan LHA 2. SOP Analisis LHA/STL Khusus 3. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit

Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip, ATK, Buku kendali, buku petunjuk pengoperasian SIMHP, buku kodefikasi


1. Jika analisis LHA belum dikirim ke subbag Data dan Info dalam waktu 3 hari per LHA/STL setelah tanggal penerimaan akan memperlam-bat proses pengentrian.

2. Jika hasil analisis tidak segera dientry meng-akibatkan penyajian data tidak aktual.

1. Hasil analisis 2. Rekap data SIMHP



1. Menerima hasil analisis LHA

Penganalisis pada Sub-bag AHP Internal

Pengolah data pada Subbag data dan info

1. Hasil Analisis2. LHA

Terhimpun-nya data hasil analisis dan LHA

15 menit

2. Mengadmi-nistrasikan hasil analisis LHA ke dalam buku kendali

Tim entry SIMHP pada Subbag data dan info

1. LHA 2. Buku

kendali

Teradminis-trasikannya hasil analisis dan LHA

15 menit

3. Menginput hasil analisis ke dalam aplikasi SIM-HP sesuai


1. Hasil analisis2. Aplikasi SIM-

HP

Terinputnya hasil analisis pada aplikasi SIMHP

1 hari

359



prosedur baku entry data

4. Mengendali-kan entry data


Kabag PHP Aplikasi SIM HP

Terciptanya pengendali-an entry data

1 hari

5. Mengkonfir-masikan data yang kurang jelas

Tim Audit Kasubbag Data dan Info

Tim entry SIMHP

LHA Terciptanya data entry yang valid & akuntabel

1 hari

6. Mengembali-kan analisis LHA yang telah dientry


Penganalisis pada Sub-bag AHP Internal

Hasil analisis

Terkirimnya hasil analisis LHA ke Sub-bag AHP Internal

30 menit

360

FLOWCHART

SOP ENTRY DATA SIMHP

tidak ya

MULAI

Pengadministrasian Hasil Analisis

Pengembalian Hasil Analisis

Penerimaan Hasil Analisis LHA

SELESAI

Entry Data Hasil Analisis Pengendalian

Entry Data Konfirmasi

Permasalahan Data

Auditor Kasubbag AHP Internal

361


DEPARTEMEN AGAMA


SOP LAPORAN TRI WULAN HASIL PENGAWASAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:



3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;



6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/36/2002 Tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Kabag PHP; 2. Kasubbag Data dan Informasi; 3. Pengolah data pada Subbag Data dan

Informasi yang memiliki kemampuan: a. Menghimpun data hasil kinerja peng-

awasan; b. Mengolah data hasil pengawasan Itjen,

BPKP, BPK-RI, dan Dumas; c. Mengolah data pendukung pengawasan

(perencanaan, keuangan, SDM, Kepega-waian, Tata Usaha)


1. SOP Pelaksanaan PKAT 2. SOP Riksus 3. SOP Sidang DPSTL 4. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas 5. SOP Penyajian Data 6. SOP Pengadministrasian LHA

Meja, kursi, komputer, printer, ATK, USB


1. Agar masing-masing subbagian menyerahkan data ke subbagian Data dan Informasi Hawas paling lambat 7 hari setelah berakhirnya triwulan ybs.

2. Keterlambatan penyerahan data akan meng-akibatkan terlambatnya penerbitan laporan triwulan.

- Rekap data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas

- Kegiatan kesekretariatan - Kegiatan Pimpinan - Perkembangan SDM



1. Mengumpul-kan data dari bagian terkait


1.Bag I 2.Bag II 3.BagIV 4.Irwil

Pengolah data pada subbag Data dan Informasi

1. Surat permintaan

2. Instrumen 3. Telepon

Terkumpulnya data: - Realisasi

PKPT - Realisasi

Non PKPT - Kepegawai-

an - Keuangan - Data hasil

pengawasan

2 hari

2. Mengolah data

Pengolah data pada

Data dari Sub-Sub Bagian

Terolahnya data untuk

5 hari

362



subbag Data dan Informasi

yang telah terkumpul, komputer

draft naskah

3. Menyusun draft naskah laporan


Data dari Sub-sub bagian, komputer

Tersusunnya draft naskah laporan

3 hari

4. Menyerah-kan draft naskah laporan



Kabag PHP

Draft naskah yang telah selesai dibuat

Diterimanya draft naskah laporan

20 menit

5. Mengoreksi draft naskah laporan

1.Kasubbag di Bagian PHP

2.Kasubbag TU Irwil

3.Kasubbag Evalap

Kabag PHP

Sekretaris Draft naskah laporan yang telah selesai dibuat

Terkoreksi-nya draft naskah laporan

2 hari

6. Memperbaiki draft naskah yang telah dikoreksi


Draft naskah hasil koreksi

Terselesai-kannya naskah laporan

1 hari

7. Mencetak draft naskah final laporan


Draft naskah final laporan

Tercetaknya draft naskah final laporan

1 jam

8. Menandata-ngani naskah laporan

Kabag PHP Sekretaris Naskah final laporan

Ditanda-tanganinya naskah laporan

2 jam

9. Mengganda-kan laporan

Rekanan percetakan

Laporan yang telah ditanda-tangani

Terealisasi-nya peng-gandaan laporan

2 hari

10. Mendistribu-sikan laporan


1. Laporan 2. Surat

pengantar 3. Buku

ekspedisi

Terdistribusi-kannya lapor-an kepada pihak-pihak terkait

1 hari

363

FLOWCHART SOP LAPORAN TRIWULAN HASIL PENGAWASAN

Tidak

Ya

Pendistribusian Laporan

SELESAI

Penggandaan Laporan

MULAI

Pengumpulan Data

Pengolahan data

Penyusunan Draft Laporan

Koreksi Laporan Cetak

Laporan

Perbaikan Draft Naskah

Laporan

364


DEPARTEMEN AGAMA


SOP MONITORING PENERBITAN LHA Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;


3. KMA Nomor 369 Tahun 2003 tentang Perubah-an Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 371 Tahun 2002 tentang Penye-lenggaraan Ibadah Haji dan Umrah;



6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/36/2002 Tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Kabag PHP; 2. Kasubbag Data dan Informasi; 3. Pengolah data pada Subbag Data dan

Informasi yang memiliki kemampuan: a. Menghimpun data penerbitan LHA; b. Mengkonfirmasikan data penerbitan LHA

yang belum terbit kepada Subag TU Inspektur Wilayah;

c. Mengolah dan menyajikan data penerbit-an LHA;

d. Mengoperasikan komputer.


1. SOP Pelaksanaan PKAT; 2. SOP Pelaksanaan Riksus; 3. SOP Pengadministrasian LHA.

Meja, kursi, komputer, Printer, ATK


Jika laporan monev penerbitan LHA tidak disusun mengakibatkan sulitnya membandingkan antara realisasi audit dengan realisasi penerbitan LHA

Realisasi PKAT per bulan; buku kendali LHA; Rekap RKAT per bulan



1. Menghimpun data auditan yang tercan-tum dalam RKAT perbulan


Pelaksana pada SubbagPerencanaan dan Program

Data RKAT Terkumpul-nya data auditan RKAT per bulan

1 Jam

2. Menghimpun data realisasi PKAT bulan lalu


Pelaksana pada Subbag Evalap

Data realisasi PKAT

Terkumpul-nya data realisasi PKAT

1 Jam

3. Menghimpun data realisasi penerbitan LHA


Para Kasub-bag TU Irwil


Data realisasi penerbitan LHA

Terhimpun-nya data LHA terbit

1 Jam

4. Mencatat dan menginput data auditan

Pengolah data pada Subbag

Data RKAT, Data realisasi PKAT,

Tercatat dan terinputnya data RKAT

2 jam

365



yang tercan-tum dalam RKAT dan realisasi PKAT

Data dan Info

komputer , Buku Kendali

dan data realisasi PKAT dalam buku kendali dan kompu-ter

5. Membanding-kan data reali-sasi PKAT yang telah di-input dengan realisasi pe-nerbitan LHA


-LHA -Buku Kendali -Data realisasi -PKAT

Tersinkro-nisasinya data realisasi PKAT dengan realisasi penerbitan LHA

1 jam

6. Mengkoreksi rekap data monitoring realisasi pe-nerbitan LHA


Kasubbag TU Irwil


Rekap data LHA terbit di sekretariat, rekap data LHA terbit di Irwil

Terkoreksi-nya rekap data monitoring realisasi penerbitan LHA

1 jam

7. Mencetak data monitoring realisasi pe-nerbitan LHA


Rekap data monitoring realisasi penerbitan LHA

Tercetak-nya rekap data monitoring realisasi penerbitan LHA

1 Jam

8. Menyampai-kan data hasil monitoring realisasi pe-nerbitan LHA



Kabag PHP Rekap data monitoring

Tersampai-kannya data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA kepada Sekretaris

30 menit

9. Mendokumen-tasikan data hasil monito-ring realisasi penerbitan LHA


Terdoku-mentasi-kannya rekap data hasil moni-toring rea-lisasi pe-nerbitan LHA

15 menit

366

FLOWCHART SOP MONITORING PENERBITAN LHA

Koreksi Data monitoring Realisasi

penerbitan LHA

MULAI

Penghimpunan Data RKAT

Pencatatan Data RKAT dan realisasi

PKPT

Penghimpunan Data Realisasi

Penerbitan LHA

Pembandingan Data realisasi PKAT dg

realisasi penerbitan LHA

SELESAI

Penghimpunan Data Realisasi PKAT

Penyampaian data monitoring realisasi

penerbitan LHA

ARSIP

Cetak Data monitoring

Realisasi penerbitan LHA

367


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGADMINISTRASIAN LHA Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:








1. Mampu mengadministrasikan LHA pada buku kendali

2. Memahami sistem pendokumentasian LHA


1. SOP Analisis LHA/STL Khusus; 2. SOP Analisis Hasil Audit Komprehensif.

Meja, kursi, komputer, lemari arsip, ATK, Buku kendali


1. Jika LHA tidak teradministrasi dengan baik akan menyulitkan pelayanan pada bagian-bagian yang membutuhkan;

2. Jika pengembalian LHA yang telah dianalisis melebihi batas yang telah ditentukan, maka mendapat teguran dari atasan langsung.

1. Peminjaman LHA 2. Ekspedisi LHA



1. Menerima dan men-catat LHA dari TU Irwil

Pelaksana TU Irwil


1. Buku kendali per Irwil

2. LHA

Tercatatnya LHA pada buku kendali

2 jam

2. Mendistribu-sikan LHA ke Subbag AHP Internal untuk dianalisis


Pelaksana pada Subbag AHP Internal

1. Buku kendali per Irwil

2. LHA

Terdistribu-sikannya LHA ke Sub-bag AHP Internal

1 hari

3. Menerima LHA yang telah dianali-sis

Pelaksana pada Sub-bag AHP Internal


1. LHA 2. Buku

kendali

Tercatatnya LHA pada buku kendali

7 hari

368



4. Mendoku-mentasikan LHA


1. LHA 2. Almari arsip

Terdokumentasikannya LHA per Irwil pada almari arsip secara sistematis

2 jam

369

FLOWCHART

SOP PENGADMINISTRASIAN LHA

MULAI

Penerimaan LHA Dari Irwil

Pendistribusian LHA untuk dianalisis

Penerimaan LHA Hasil analisis

SELESAI

Pendokumentasian LHA

Pencatatan LHA

370


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI HASWAS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:








1. Mampu menjalankan aplikasi SIMHP 2. Mampu melakukan pengolahan data 3. Mampu menyajikan data dengan format yang

benar


1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Penyusunan Profil Haswas 3. SOP Penyusunan Statistik Haswas



Penyajian data dan informasi hasil pengawasan bersifat rahasia dan harus dapat dipastikan bahwa pengguna data ini merupakan pihak-pihak yang bertanggungjawab

Rekap data dan analisis SIMHP



1. Menginventa-risir data yang dibutuhkan

Kabag PHP Kasubbag Data dan Informasi Hawas

Kertas dan pulpen

Terinven-tarisirnya data yang dibutuhkan

1 jam

2. Menjalankan/mengoperasi kan program aplikasi SIM-HP

Pelaksana pada Sub-bag Data dan Infor-masi

Komputer de-ngan aplikasi SIM HP

Program aplikasi SIMHP

5 menit

3. Mensortir data berdasarkan permintaan/kebutuhan


Komputer de-ngan aplikasi SIMHP

Tersortirnya data sesuai permintaan /kebutuhan

5 menit

4 Memeriksa format pe-nyajian data

Kasubbag Data dan Informasi

Format laporan penyajian data

Terperiksa- nya format laporan

5 menit

371



penyajian data secara utuh dan benar

5. Mencetakan data sesuai dengan format yang telah dikoreksi


Kertas Printer Aplikasi SIMHP

Terselesai- kannya pen-cetakan data dan informa-si hasil pe-ngawasan dengan baik sesuai kebu-tuhan

10 menit

6. Mendistribusi kan hasil pencetakan

Kasubbag Data dan Informasi

Kabag PHP Pengguna/pimpinan

Data dan Infor-masi Hasil Pe-ngawasan

Tersampai- kannya hasil penyajian data kepada pihak-pihak terkait

10 menit

372

FLOWCHART

SOP PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI HASWAS

Ya Tidak

Inventarisir Data

Pengoperasian Program Aplikasi

SIMHP

Pensortiran Data

Mendistribusikan Laporan

MULAI

Koreksi Format Data

SELESAI

Cetak Laporan

Perbaikan Format Data

373


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN PROFIL HASIL PENGAWASAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:





Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu mengolah data hasil pengawasan

Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas 3. Mampu menyusun profil hasil pengawasan

dalam bentuk grafik dan narasi


1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas; 2. SOP Penyajian Data.

Komputer, Printer, ATK, USB


Jika koordinasi antar sub-sub bagian tidak berjalan dengan baik maka akan mempersulit proses pengumpulan dan pengolahan data;

1. Rekap data temuan Itjen; 2. Rekap data temuan BPK-RI; 3. Rekap data temuan BPKP; 4. Rekap data temuan Dumas.



1. Mengumpulkan data temuan hasil audit Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas

Pengolah data pada Subbag data dan info has-was

Penganali-sis pada Subbag AHP eks-ternal dan Dumas

Penganali-sis pada Subbag AHP internal

Rekap data Itjen, BPKP, BPK RI dan Dumas

Terkumpul-nya data temuan hasil audit Itjen, BPKP, BPK-RI, dan Dumas

1 hari

2. Menginven-tarisir data temuan


Terinven-tarisirnya data temuan

2 jam

3. Mengolah data temuan haswas


Data temuan/ rekap Itjen, BPKP, BPK RI dan dumas

Terolahnya data temuan haswas

2 jam

4. Penyusunan profil haswas


Data temuan/ rekap Itjen, BPKP, BPK RI dan Dumas

Tersusun- nya draft profil has-was

2 jam

374



5. Mengkoreksi draft profil haswas

Pengolah data pada subbag data dan info has-was


Draft profil Terkoreksi-nya draft profil has-was

30 menit

6. Mencetak profil haswas

Pengolah data pada subbag data dan info has-was

Tercetak-nya profil haswas

5 menit

7. Penyampaian profil haswas


Kasubbag data dan info

Kabag PHP Tersampai-kannya profil haswas kepada Sekretaris

10 menit

375

FLOWCHART SOP

PENYUSUNAN PROFIL PENGAWASAN

ya

tidak

Pengumpulan Data

MULAI

Penginventarisir Data

Pengolahan Data

Penyusunan Draft Profil

Perbaikan Draft

Koreksi Profil

SELESAI

Penyampaian Hasil Profil Cetak Profil

376


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN STATISTIK HASIL PENGAWASAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:





1. Mampu mengolah data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas

2. Memahami ilmu statistik 3. Mampu menyusun statistik hasil

pengawasan dalam bentuk grafik dan narasi


1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Penyajian Data.



1. Jika koordinasi antar sub-sub bagian tidak berjalan dengan baik maka akan mempersulit proses pengumpulan data;

2. Jika data dan informasi yang dibutuhkan tidak lengkap dan akurat maka akan mempersulit proses pengolahan data.

Rekap data dan informasi haswas



1. Menghimpun data dan informasi haswas

Pelaksana pada Sub-bag Data dan Info

Pelaksana pada Sub-bag Analisis Haswas Eksternal dan Dumas

1. Rekap data Itjen

2. Rekap data BPKP

3. Rekap data BPK-RI

4. Rekap data Dumas

Terhimpun nya data dan informasi haswas

1 hari

2. Mengolah data dan informasi haswas


1. Rekap data Itjen

2. Rekap data BPKP

3. Rekap data BPK-RI

4. Rekap data Dumas

Terolahnya data dan informasi haswas

2 hari

3. Menyajikan data dan informasi haswas dalam bentuk


1. Rekap data Itjen

2. Rekap data BPKP

3. Rekap data

Tersajinya data haswas dalam bentuk

1 hari

377



grafik dan statistik

BPK-RI 4. Rekap data

Dumas

grafik dan statistik

4. Menyusun laporan statistik haswas


Rekap data hasil peng-awasan

Tersusun nya laporan statistik haswas

10 hari

5. Mengkoreksi laporan statistik haswas


Kabag pelaporan

Konsep laporan statistik

Terkoreksi nya laporan statistik haswas

1 hari

6. Mencetak laporan statistik


Kertas Printer File Laporan Statistik

Terselesai- kannya pencetakan laporan statistik hasil peng-awasan

1 hari

7. Mengganda-kan dan mendistribu-sikan laporan statistik ke-pada pihak-pihak terkait


Buku laporan statistik

Terganda kan dan terdistribu-sikannya laporan statistik

1 hari

378

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN STATISTIK HASIL PENGAWASAN

ya tidak

MULAI

PENGHIMPUNAN DATA

PENYAJIAN DATA

PENYUSUNAN LAPORAN

PENGOLAHAN DATA

KOREKSI LAPORAN

SELESAI

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

LAPORAN

PERBAIKAN LAPORAN

379

Lampiran 10


(SOP)

BAGIAN UMUM

1. SUBBAG TATA USAHA 2. SUBBAG RUMAH TANGGA 3. SUBBAG PERLENGKAPAN

380

Lampiran 4.1.


(SOP) SUBBAG TATA USAHA

1. SOP Verifikasi Perjalanan Dinas 2. SOP Penggandaan Dokumen 3. SOP Pembuatan Surat Dinas 4. SOP Penomoran Surat 5. SOP Penerimaan Faksimile 6. SOP Penatausahaan Surat Masuk 7. SOP Pengiriman Surat Khusus Dan Biasa 8. SOP Pengiriman LHA-STL 9. SOP Peminjaman Arsip 10. SOP Retensi Arsip 11. SOP Kliping Berita Pengawasan 12. SOP Arsip Bersejarah 13. SOP Penataan Berkas Arsip

381


DEPARTEMEN AGAMA


SOP VERIFIKASI PERJALANAN DINAS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang

Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang

Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;


5. PMK Nomor 07/PMK.05/2008 tentang Perubah-an Kedua Peraturan Menteri Keuangan Nomor 62/PMK.05/2007 tentang Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap.

6. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-37/PB/2007 tentang Perubahan Atas Peraturan Direktur Jenderal Perbenda-haraan Nomor PER-34/PB/2007 tentang Petunjuk Pelaksaanaan Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap;

7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/148/2006 tentang Analisis Beban Tugas dan Uraian Jabatan pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan verifikasi, 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan

komputer

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP SPPD 2. SOP Pencairan Anggaran 3. SOP Pelaksanaan PKAT 4. SOP Riksus 5. SOP Monev

Kertas, Komputer, meja, kursi, pensil, ATK,

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Bukti-bukti perjalanan tersebut kepada tim verifikasi paling lambat 2 hari kerja setelah melaksanakan tugas, keterlambatan akan berakibat pada keterlambatan SPPD rampung dan penghitungan selisih lebih/kurang

NO. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku


1. Pegawai yang me-lakukan perjalanan dinas mem-berikan bukti-bukti perjalanan dinasnya kepada tim verifikasi

Pegawai yang melakukan perjalanan dinas

Seluruh bukti perjalanan dinas (tiket, bukti hotel dll)

Terkumpul-nya bukti bukti per-jalanan dinas dari pegawai yang me-lakukan perjalanan dinas

2 hari kerja setelah melak-sanakan tugas

382



2 Menerima, mengum-pulkan dan merekap berkas, bukti-bukti perjalanan dinas auditor dan inspektur wilayah

Kasubag TU Irwil

Pelaksana Subbag RT

Surat Tugas, Surat Per-nyataan, Rincian Awal dari Benda-hara, Bukti RiilKuitansi, Tiket,Boarding Passdan Invoice Hotel

Terkumpul-nya bukti-bukti per-jalanan dinas dari pegawai yang me-lakukan perjalanan dinas

2 hari kerja setelah melak-sana-kan tugas

3 Menerima dan mem-verifikasi berkas-berkas per-jalanan dinas pe-gawai dan auditor serta me-ngecek kembali Kewajaran. Selanjutnya hasil rekap verifikasi diberikan kepada Sekretaris Tim.

Tim Verifikasi

Pelaksana KPPN

Berkas perjalanan dinas

Terverifi-kasinya berkas perjalanan dinas

25 Menit

4. Menerima, memberi-kan paraf pada Hasil Rekap veri-fikasi yang disetujui serta me-nyerahkan hasil Rekap Verifikasi ke Pejabat Pembuat Komitmen

Sekretaris Tim Verfikasi

Pelaksana Subbag RT

Hasil rekap verifikasi

Tereva-luasinya kebenaran berkas rekap verifikasi sebelum disetujui Pejabat Pembuat Komitmen

30 Menit

5. Menerima Hasil Rekap Verifikasi, menyetu-jui dan menanda-tangani Hasil Rekap Verifikasi

Pejabat Pembuat Komitmen

Hasil Rekap yang disetujui diberikan kepada Subbag Keuangan dan Subbag Rumah Tangga

6. - Hasil Rekap

Subbag RT

Hasil Rekap Verifikasi

- Tersele-saikan-nya

1 Hari

383



Verifikasi diolah guna pe-nyelesai-an SPPD Rampung

- Membuat Kuitansi Riil Perjalanan Dinas;

- Mendistri-busikan Kuitansi Riil Kepa-da Yang bersangkutan

SPPD Rampung

- Terwu-judnya kuitansi Riil Perja-lanan Dinas,

- Terdis-tribusi-kannya Kuitansi Riil kepada yang bersang-kutan

- Merekap Selisih Lebih/atau kurang;

- Menerima Kuitansi Riil Per-jalanan Dinas setelah ditanda-tangani oleh yang bersangkutan;

- Menye-lesaikan Keuangan yang ter-dapat selisih lebih/atau kurang harus disertai dengan kuitansi yang dikeluar-kan oleh bendahara keuangan

Subbag Keuangan

SPPD Rampung, Kuitansi Riil,

- Terdata-nya rekap selisih lebih/ kurang

- Terkum-pulnya kuitansi yang telah ditanda-tangani oleh yg bersang-kutan

- Tersele-saikannya keuangan beserta masalah lebih/ kurangnya

1 Hari

7. Memberi-tahukan kepada pegawai atau auditor hasil final rekap verifikasi untuk mengeta-

Tim verifikasi

Kuitansi Riil Tersam-paikannya Kuitansi riil

1 hari • Tanggap-an atas selisih kurang atau lebih diberikan waktu 1 hari setelah menerima

384



hui adanya selisih kurang atau lebih

rekap pemberi-tahuan.

• Selisih kurang atau lebih harus diselesai-kan paling lambat 3 hari setelah menerima kuitansi riil.

385

FLOWCHART SOP VERIFIKASI PERJALANAN DINAS

TOLAK

TERIMA

MULAI

PEGAWAI/ AUDITOR

KASUBAG TU

IRWIL

TIM VERIFIKASI

SEKRETARIS TIM VERIFIKASI

PEJABAT PEMBUAT

KOMITMEN

SUBBAG RUMAH TANGGA

SUBBAG KEUANGAN

TIM VERIFIKASI

SELESAI

386


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOKOPI/RISOGRAPH) Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan;

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;

3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah;

4. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;

5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan;

6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip;

7. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis

1. Mampu mengoperasikan Fotokopi 2. Mampu mengoperasikan Risograph


1. SOP Pengadaan barang 2. SOP Permintaan Barang Persediaan

Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK.


Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen

1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip



1. Mengaju-kan Peng-gandaan Dokumen

Pemohon Kasubbag Pemohon

Formulir Penggandaan Dokumen yang telah ditandatangani Kasubag sebagai pemohon

1. Terisinya formulir penggan-daan dokumen

2.Terwujud-nya tanda bukti permo-honan penggan-daan dokumen.

10 Menit

2 Memverifi-kasi per-mohonan penggan-daan dokumen

Kasubbag TU

Formulir permohonan penggandaan dokumen ditanda-tangani Kasubag TU

Tertanda-tanganinya Formulir permohon-an peng-gandaan barang.

5 Menit

387



3 Mencatat Permohon-an Peng-gandaan Dokumen


Formulir Penggandaan Dokumen, Agenda Penggandaan Dokumen

Terdata-nya informasi pemohon Penggan-daan Dokumen

30 Menit

4. Meng-gandakan Dokumen


Dokumen yang akan digandakan

Terlak-sananya permo-honan penggan-daan Dokumen

10 Menit

5. Menghitung jumlah dokumen yang digandakan


Dokumen yang akan digandakan

Terpasti-kannya jumlah dokumen yang diganda-kan

10 Menit

6. Mencatat Jumlah dokumen yang tellah digandakan


Terkendalinya jumlah kertas yang terpakai

5 Menit

7. Menye-rahkan dokumen yang telah digandakan kepada pemohon


Terlak-sananya Permo-honan Penggan-daan dokumen

2 Menit

388

FLOWCHART SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

SELESAI

PENCATAAN PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN

MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN

MENGGANDAKAN DOKUMEN

MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN

MULAI

PENGAJUAN PENGGANDAAN DOKUMEN

MENYERAHKAN DOKUMEN YANG

TELAH DIGANDAKAN KEPADA PEMOHON

389


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBUATAN SURAT DINAS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:


2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama;

3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;


5. PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Per-suratan Dinas;

6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan

komputer


SOP Penomoran Surat

Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Surat Keluar


1. Konsep Surat diteliti kemudian diparaf oleh pejabat terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang guna pertanggungjawaban surat,

2. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama

3. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip TU Sekretariat dan Arsip pada Unit Pengolah. Untuk LHA-STL ditambah tiga rangkap untuk TU Sekretaris, TU Irwil dan Bagian Pelaporan Hasil Pengawasan

Buku Surat Keluar


KeteranganPelaksana 1

Pelaksana 2

Pelaksana 3

Persyaratan/Perlengkapan Output Waktu

1. Pembuatan Konsep Surat Biasa/ LHA-STL

Pengadmi-nistrasi Umum Unit Pengolah

Dasar Konsep Surat, Dossier LHA-STL

Terkonsep-nya surat/ LHA-STL

30 Menit

2 Penelitian dan pem-berian paraf Konsep Surat

Pejabat terkait, berurutan secara hirarkis

Konsep Surat, Konsep LHA-STL

Tercipta-nya konsep Surat yang dapat dipertang-gungjawabkan

15 Menit

390



Pelaksana 2

Pelaksana 3


3 Penanda-tanganan Surat

Pejabat yang ber-wenang

Konsep Surat yang telah diparaf

Tersedia-nya Surat Keluar/ LHA-STL yang telah ditanda-tangani Pejabat

15 Menit

391

FLOWCHART

SOP PEMBUATAN SURAT DINAS

MULAI

PEMBUATAN KONSEP SURAT

SELESAI

PENELITIAN DAN PEMBERIAN PARAF KONSEP SURAT

PENANDA TANGANAN SURAT

TERIMA

TERIMA

TOLAK

TOLAK

SURAT DINAS

ARSIP

392


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENOMORAN SURAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:





5. PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas;


1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan kom-

puter


SOP Penomoran Surat

Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar, Agenda Arsip surat keluar,


1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditan-datangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama

2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip TU Sekretariat dan Arsip pada Unit Pengolah. Untuk LHA-STL ditambah tiga rangkap untuk TU Sekretaris, TU Irwil dan Bagian Pelaporan Hasil Pengawasan

1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar



1. Pengajuan Penomoran Surat


Surat Keluar/ LHA-STL yang telah ditanda-tangani Pejabat

Tersusun-nya secara urut surat-surat yang siap de-ngan peno-moran se-suai kartu kendali

15 Menit

2 Pemilahan surat atas Jenis Penomoran Surat (Surat Keluar, Nota

Pengadmi-nistrasi Umum Unit Tata Usaha

Surat Keluar/ LHA-STL yang telah ditanda-tangani Pejabat

Terklasifika-sinya surat hingga pe-nomoran-nya

15 Menit

393



Dinas, SK, Surat Tugas)

3 Penomoran Surat

Pengadmi-nistrasi Umum Unit Tata Usaha

Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas

Tercipta-nya surat keluar yang telah ditan-datangani dan me-miliki tanggal dan nomor Surat

10 Menit

4. Penggan-daan Surat guna pengar-sipan


Surat Keluar yang telah ditandata-ngani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

Tersedia-nya Arsip Surat pada Unit Peng-olah dan Unit tata Usaha

10 Menit

394

FLOWCHART

SOP PENOMORAN SURAT

MULAI

PENGAJUAN PENOMORAN SURAT

KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS PENOMORAN SURAT

(SURAT KELUAR, NOTA DINAS, SK, SURAT TUGAS)

PENOMORAN SURAT

PENGGANDAAN SURAT GUNA

PENGARSIPAN

SELESAI

ARSIP

395


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENERIMAAN FAKSIMILE Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:


2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Depar-temen Agama;





Memiliki kemampuan tentang tata persuratan Memiliki kemampuan mengoperasikan faksimile


SOP Penomoran Surat Masuk

Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat


Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali.

1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk



1. Menerima Faks Masuk

Pengadmi-nistrasi Umum/ Penerima Faks

Daftar Faks Masuk

Adanya Penang-gung jawab Penerima Faks Masuk.

15 Menit

2 Pemberian Nomor dan Tanggal Surat Masuk terhadap faks yang diterima

Pengadmi-nistrasi Umum/ Penerima Faks

Faks Masuk, Daftar Faks Masuk

1. Terwu-judnya pengen-dalian nomor Surat Masuk

2. Terpan-taunya Informasi Surat masuk

15 Menit

Pengadmi-nistrasi Umum TU Sekretriat

Daftar Surat Masuk, Alat Peno-moran Surat Masuk

Pengadminis-trasi Umum TU Sekretriat

10 Menit

396



3. Penggan-daan Surat guna peng-arsipan


Surat Keluar yang telah ditanda-tangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

Tersedia-nya Arsip Surat pada Unit Peng-olah dan Unit tata Usaha

10 Menit

397

FLOWCHART

SOP PENERIMAAN FAKS MASUK

MULAI

MENERIMA FAKS MASUK

SELESAI

PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS

ARSIP PEMBERIAN NOMOR DAN

TANGGAL SURAT MASUK TERHADAP FAKS YANG DITERIMA

398


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENERIMAAN FAKSIMILE Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:







Memiliki kemampuan tentang tata persuratan Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer



Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat


1. Keterlambatan surat atau paket oleh pihak pos atau ekspedisi mengakibatkan keterlambatan pengolahan surat,

2. Surat Pribadi cukup dicatat asal surat, tujuan surat, dan tanggal masuk surat, tanpa pemberian nomor surat masuk.

3. Seluruh surat dinas selain surat dinas yang bersifat rahasia diperkenankan dibuka dan ditelaah isinya atas persetujuan Kepala Sub-bagian Tata Usaha.

1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk



1. Menerima Surat Masuk


Daftar Surat Masuk

Adanya Pe-nanggung jawab pe-nerima Surat Masuk

10 Menit

2 Pemilahan Surat Pengagen-daan Surat Pribadi

Pengadmi-nistrasi Umum.

Surat Masuk, Daftar Klasifi-kasi Surat Masuk

Surat Masuk terklasifikasi atas Surat Dinas dan Surat Pri-badi, Ter-datanya Surat Pri-badi dalam Agenda

15 Menit


Surat Pribadi, Agenda Surat Pribadi

15 Menit

399



Surat Masuk Pribadi.

3. Pengagen-daan Surat Dinas


Surat Dinas Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk

1. Setiap Surat Dinas Masuk mendapat nomor dan tanggal surat masuk

2. Terdata-nya Surat Dinas dalam Agenda Surat Dinas Masuk

15 Menit

4. Pemilahan Surat Dinas Masuk berdasarkan tujuan surat,


Surat Dinas Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk

Surat Dinas Masuk terklasifi-kasi atas surat untuk Irjen, Sek-retaris dan Para Irwil

10 Menit

Surat yang telah ter-klasifikasi diserahkan pada peng-administrasi Khusus pada Unit tata usaha

5. Pemilahan Surat Dinas Masuk ber-dasarkan urgensi surat

Pengadministrasi Khusus

Surat Dinas Masuk yang telah ter-klasifikasi, Buku Agenda Surat Dinas Masuk

Terklasifi-kasinya atas atas urgensi surat

10 Menit

Urgensi surat: - Rahasia, - Penting, - Biasa

Arsiparis

Surat Dinas Masuk Penting, Scanner, Mesin Photocopy

Adanya arsip/Copy arsip atas Surat Masuk penting/ khusus,

10 Menit

Untuk surat tertentu/ penting/ mendesak atau yang ditujukan kepada Irjen, dikon-sultasikan kepada Kasubbag TU atau Kabag Umum, di-pindai (scan)/ dicopy untuk pengarsipan

6. Serahterima Surat ke unit tujuan surat

Pengadmi-nistrasi Khusus

Surat masuk, buku kendali surat masuk,

Surat masuk telah terserah-terimakan ke unit tujuan surat

10 Menit

Pengadministrasi

Buku Kendali Surat masuk

Surat masuk Terserah-

10 Menit

Surat Dinas yang tidak

400



Umum Unit tujuan surat

terimakan kepada Pejabat Tujuan Surat dengan melampir-kan lembar disposisi.

didisposisi-kan lebih lanjut oleh Irjen, Ses, dan para Irwil, selanjutnya disimpan sebagai arsip.

7. Serah terima disposisi surat ke unit pengolah

Pengadmi-nistrasi Umum Unit tujuan surat

Surat masuk, buku kendali surat masuk,

Surat Masuk Telah ter-serahterima-kan ke unit pengolah surat

10 Menit

Pengadministrasi Umum Unit Pengolah Surat

Buku Kendali Surat masuk

Surat masuk Terserahterimakan dari Pejabat Tujuan Surat ke pengolah surat untuk ditindak-lanjuti

10 Menit

401

FLOWCHART SOP PENATAUSAHAAN SURAT MASUK

S E L E S A I

SURAT IRJEN PEMILAHAN SURAT ATAS

URGENSI SURAT

SURAT SES PEMILAHAN SURAT ATAS

URGENSI SURAT

PARA IRWIL PEMILAHAN SURAT ATAS

URGENSI SURAT

MULAI

MENERIMA SURAT MASUK

PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS

PEMILAHAN SURAT BERDASARKAN TUJUAN SURAT

(IRJEN, SEKRETARIS, PARA IRWIL)

PENGAGENDAAN SURAT PRIBADI PENGAGENDAAN SURAT DINAS

PENYAMPAIAN SURAT

KE IRJEN

PENYAMPAIAN SURAT KE SES

PENYAMPAIAN SURAT

KE PARA IRWIL

IRJEN

SEKRETARIS

PARA IRWIL

PENYAMPAIAN SURAT

KE UNIT PENGOLAH

PENYAMPAIAN SURAT KE UNIT

PENGOLAH

PENYAMPAIAN SURAT KE UNIT

PENGOLAH

PENYAMPAIAN SURAT

PRIBADI KEPADA YBS

ARSIP

402


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:







1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Caraka/Kurir



Sarana transportasi, faksimili, agenda surat keluar, buku kendali surat keluar


1. Keterlambatan atau penundaan pengiriman surat akan berakibat pada keterlambatan penyampaian surat,

2. Surat khusus dalam Kota (Pusat dan DKI Jakarta) dibawa sendiri oleh petugas yang ditunjuk untuk menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut. Cara ini dilakukan bila ; Surat berkualifikasi sangat rahasia, Dikehendaki tanggapan segera , Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat.

1. Agenda Surat Keluar 2. Buku Kendali Surat Keluar



1. Mencatat surat keluar siap kirim dalam buku agenda surat keluar serta meng-arsipkan-nya


Daftar Surat Keluar

Terdatanya Surat keluar, dengan Tujuan surat, Hal surat, Tanggal dan Nomor surat keluar

10 Menit

Arsiparis Daftar Arsip Surat Keluar

Adanya arsipSurat keluar

10 Menit

2. Pengiriman surat Khusus dalam kota (DKI

Caraka/ Kurir

Surat Keluar, Agenda Surat Keluar

Terkirim-nya Surat

60 Menit

Bendahara Itjen/ Kuitansi Terbayarkan

nya biaya 15

Menit

403



Jakarta, Pusat)


pengiriman surat

3. Pengiriman surat Khusus & Biasa luar kota

Caraka/ Kurir atau Pengadmi-nistrasi Umum

Surat Keluar, Agenda Surat Keluar, Bukti pengiriman surat

30 Menit

Surat luar kota dikirim dengan jasa pos/tele-gram/ faksi-mile/jasa ekspedisi sesuai dengan urgensi surat

Bendahara Itjen/ Pengadmi-nistrasi Umum bidang keuangan

Kuitansi, Bukti pengiriman melalui jasa pos

Terbayar-kannya biaya pos dan pe-ngiriman surat

15 Menit

404

FLOWCHART

SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA

MULAI

PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DALAM KOTA DKI JAKARTA

SELESAI

PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA LUAR KOTA

DKI JAKARTA

PENCATATAN SURAT KELUAR

ARSIP

MENERIMA SURAT KELUAR

405


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGIRIMAN LHA-STL Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:







1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Caraka/Kurir


1. SOP Riksus 2. SOP Pelaksanaan PKAT 3. SOP Sidang DPSTL

Sarana transportasi, agenda pengiriman LHA-STL, agenda Arsip LHA-STL,


1. Khusus terhadap pengiriman LHA/STL penjatuhan hukuman disiplin, menggunakan surat pengantar pengiriman disertai dengan ceklist/Berita Acara Pengiriman, disampaikan langsung kepada pejabat terkait pada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen Agama

2. LHA-STL untuk Pusat dan DKI Jakarta, dikirim dengan kurir (caraka) yang ditunjuk secara khusus guna efektifitas dan keamanan.

3. LHA/STL Daerah dikirim dengan menggunakan jasa ekspedisi tercatat, guna menjamin kepastian dan pengendalian penyampaian.

1. Agenda Pengiriman LHA-STL 2. Agenda Arsip LHA-STL



1. Mencatat LHA-STL siap kirim dalam buku agenda LHA-STL serta meng-arsipkan-nya


Daftar LHA-STL

Terdatanya LHA-STL secara rinci.

10 Menit

Arsiparis

Daftar Arsip LHA-STL

Adanya arsip LHA-STL

10 Menit

2. Pengiriman LHA-STL dalam kota

Caraka/ Kurir

LHA-STL, Agenda LHA-STL

Terkirimnya LHA-STL

60 Menit

406



Bendahara Itjen/ Peng-administra-si Umum bidang keuangan

Kwitansi Terbayar-kannya biaya pengiriman LHA-STL.

15 Menit

3. Pengiriman LHA-STL luar kota

Caraka/ Kurir

Surat Keluar, Agenda Surat Keluar, Bukti pengiriman surat

30 Menit

Bendahara Itjen/ Peng-administra-si Umum bidang keuangan

Kwitansi, Bukti pengiriman melalui jasa pos

Terbayar-kannya biaya pos pengiriman LHA-STL

15 Menit

407

FLOWCHART

SOP PENGIRIMAN LHA-STL

MULAI

PENCATATAN LHA-STL

PENGIRIMAN LHA-STL DALAM KOTA DKI JAKARTA

SELESAI

PENGIRIMAN LHA-STL LUAR KOTA

DKI JAKARTA

ARSIP

408


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMINJAMAN ARSIP Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan;

2. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;

3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;




7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis

Memiliki pengetahuan tentang arsiparis


SOP Penataan Berkas arsip

Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK,


1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan,

2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip.

1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip



1. Penerimaan Pengajuan Peminjaman arsip


Formulir Peminjaman arsip

1. Terisinya formulir penimjam-an arsip

2.Terwujud-nya tanda bukti per-mohonan peminjam-an arsip

10 Menit

Arsiparis

Daftar Arsip/ LHA-STL

Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

20 Menit

2. Pencatatan Peminjaman Arsip


Formulir peminjaman arsip, Agenda

Terdatanya informasi peminjam

30 Menit

409



Peminjaman Arsip

arsip dan arsip yang dipinjam

Arsiparis

Formulir Peminjaman arsip, Folder tempat arsip yang dipinjam

Tergantikannya arsip yang dipinjam dengan formulir yang telah diisi oleh peminjam arsip.

15 Menit

3. Menerima arsip yang telah dikem-balikan


Formulir Pe-ngembalian Arsip

Terdatanya bahwa arsip yang dipin-jam telah dikembali-kan

10 Menit

4. Memeriksa kelengkap-an dan keadaan arsip secara berkala

Arsiparis

Arsip, Data Arsip/LHA-STL

1. Terwu-judnya pengem-balian arsip pada folder/ tempat dimana arsip itu berasal

2. Dapat dipasti-kan arsip dalam keadaan baik dan lengkap

60 Menit

410

FLOWCHART SOP PEMINJAMAN ARSIP

PENCARIAN ARSIP OLEH ARSIPARIS

SELESAI

PENCATATAN PEMINJAMAN ARSIP

MENERIMA ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN

PEMINJAM ARSIP

MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP YANG TELAH

DIKEMBALIKAN

MULAI

PENGAJUAN PEMINJAMAN ARSIP

PENGEMBALIAN ARSIP KE PENYIMPANAN SEMULA

411


DEPARTEMEN AGAMA


SOP RETENSI ARSIP Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:


2. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;


4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumen-tasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah;


6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedo-man Jadwal Retensi Arsip;

7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis.



1. SOP Penataan Berkas Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah

Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas, lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip


1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai Penanggung Jawab unit kearsipan;

2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip,

3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip yang dimusnahkan.

1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan

Arsip 4. Berita Acara Pemusnahan Arsip.



1. Pemindahan Arsip statis


Arsip Stasis, Berita Acara Pemindahan Arsip

Terkumpul-nya arsip statis dari unit peng-olah ke unit arsi-paris TU

5 Tahun Sekali

Arsiparis TU

Berita Acara Pemindahan Arsip

Terparaf-nya Berita Acara Pe-mindahan Arsip

2 Jam

2. Pengecekan Arsip berda-

Arsiparis TU

Jadwal Retensi Arsip

1. Terdata-nya arsip-

2 x 24 Jam

412



sarkan Jadwal Retensi Arsip

arsip ber-dasarkan urgensi dan jad-wal re-tensinya

2. Terdata-nya arsip statis yang bernilai sejarah

3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan arsip

Arsiparis TU

Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Subbag Tata Usaha

1 Jam Terpan-taunya secara hirarkis arsip-arsip yang akan dimus-nahkan

Kepala Subbag Tata Usaha

Surat Permo-honan Perse-tujuan Pemus-nahan Arsip yang ditujukan kepada Kabag Umum

1 Jam

4. Pengisian Daftar Pertelaan

Arsiparis TU

Formulir Pertelaan Pemusnahan Arsip

Terisinya Daftar Pertelaan Pemus-nahan Arsip

15 Menit

5. Pengisian Berita Acara Pemusnahan Arsip

Arsiparis TU

Daftar Berita Acara Pemusnahan Arsip

Terisinya Berita Acara Pemus-nahan Arsip

15 Menit

6. Pemusnah-an Arsip

Arsiparis TU

Persetujuan atasan, Arsip in Aktif yang akan dimusnahkan

Termusnahkannya Arsip In Aktif yang telah tidak terpakai

1 Jam Arsip yang dimusnah-kan harus benar-benar musnah.

413

FLOWCHART SOP RETENSI ARSIP

SETUJU

TIDAK

SELESAI

PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PEMUSNAHAN ARSIP

PERMOHONAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN ARSIP

PENGISIAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

PEMUSNAHAN ARSIP

KEPALA BAGIAN UMUM

PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI

ARSIP

MULAI

PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF

FOLDER ARSIP

PENUNDAAN

414


DEPARTEMEN AGAMA


SOP KLIPING BERITA PENGAWASAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:








Memiliki pemahaman analisis berita pengawasan


1. SOP Riksus 2. SOP Dumas

Koran, Majalah, Internet, ATK, lembar kendali, Pengantar Kepala Bagian


Pemberitaan Pengawasan di lingkungan Dep. Agama di media massa mutlak diketahui seluruh pimpinan Inspektorat Jenderal Dep. Agama. Keterlambatan, ketiadaan pengiriman kliping berita pengawasan dapat mempe-ngaruhi kinerja Inspektorat Jenderal

1. Lembar Kendali, 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemindahan Arsip



1. Pengambilansurat kabar dan bahan-bahan lain

Pengadmi-nistrasi Umum/ Pengad-minstrasi Teknis Kliping

Subbagian Perlengkapan

Bahan Kliping, ATK

Terkumpul-nya surat kabar, majalah, lembar print-out pemberita-an internet yang men-jadi bahan kliping yang memadai

10 Menit

2. Membaca dan Mencari berita yang berkaitan dengan Dep. Agama


Bahan Kliping, ATK

1. Terinden-tifikasi-nya bahan-bahan kliping dari pem-

15 Menit

415



beritaan yang telah dibaca,

2. Tersedia-nya bahan kliping

3. Mengkliping Surat kabar, majalah pada blanko kliping yang telah dibuat


Bahan Kliping, ATK

Terwujud-nya kliping berita pengawas-an Dep. Agama

15 Menit

4. Mengganda-kan kliping tersebut dengan fotokopi sebanyak 11 Eksp. Dengan peruntukan : - Irjen, - Sekretaris, - Para kabag (4) - Para Irwil (5)


Kliping, fotokopi

Tersedianya kliping berita pengawasan

20 Menit

5. Mengirim kliping dengan kartu kendali dan peng-antar Kepala Bagian Umum


Kliping, Kartu Kendali, Surat Pengantar Kepala bagian Umum

Terkenda-linya pe-ngiriman kliping pengawas-an, serta dapat dipantau keterki-rimannya secara berkelan-jutan

20 Menit

416

FLOWCHART SOP KLIPING BERITA PENGAWASAN

MULAI

PENERIMAAN SURAT KABAR DAN BAHAN KLIPING PENGAWASAN

MEMBACA DAN MENCARI BERITA YANG BERKAITAN DENGAN

DEPAG

MENGKLIPING SURAT KABAR DAN BAHAN KLIPING PENGAWASAN

SELESAI

MENGIRIM KLIPING

MENGGANDAKAN KLIPING

ARSIP

417


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGELOLAAN ARSIP BERSEJARAH Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:










SOP Retensi Arsip

Agenda arsip, sarana transportasi, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, jadwal retensi Arsip, lembar permohonan persetujuan pemin-dahan arsip


1. Pemindahan arsip hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai Penanggung Jawab unit kearsipan

2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip,

3. Daftar Pertelaan Pemindahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip yang dipindahkan ke ANRI.

1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemindahan Arsip



1. Pemindahan Arsip Statis


Arsip Stasis, Berita Acara Pemindahan Arsip

Terkumpul-nya arsip statis dari unit peng-olah ke unit arsiparis TU

Sesuai jadwal retensi arsip

Arsiparis TU

Berita Acara Pemindahan Arsip

Terparaf-nya Berita Acara Pe-mindahan Arsip

2 Jam

2. Pengecekan Arsip berda-aran urgensi arsip

Arsiparis TU

Jadwal Retensi Arsip

Terdatanya arsip statis yang berni-lai sejarah

2 x 24 Jam

418



3. Permohonan Persetujuan Penyerahan arsip

Arsiparis TU

Surat Permo-honan Per-setujuan Pe-nyerahan Arsip yang ditujukan kepada Kasub-bag Tata Usaha

Terpantau-nya secara hirarkis arsip-arsip bersejarah yang akan diserahkan ke Arsip Nasional (ANRI)

1 Jam

Kepala Subbag Tata Usaha

Surat Permo-honan Perse-tujuan Penye-rahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum

1 Jam

4. Pengisian Daftar Per-telaan

Arsiparis TU

Formulir Pertelaan Penyerahan Arsip Bersejarah

Terisinya Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip Ber-sejarah

15 Menit

5. Pengisian Berita Acara Penyerahan Arsip Ber-sejarah

Arsiparis TU

Daftar Berita Acara Penyerahan Arsip Bersejarah

Terisinya Berita Acara Penyerahan Arsip Ber-sejarah

15 Menit

6. Penyerahan Arsip Bersejarah

Arsiparis TU

Persetujuan atasan, Arsip Bersejarah

Terwujud-nya Pe-nyerahan Arsip Bersejarah ke Arsip Nasional (ANRI)

1 Jam

419

SETUJU

TIDAK

FLOWCHART SOP PENGELOLAAN ARSIP BERSEJARAH

SELESAI

PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PENYERAHAN ARSIP

PERMOHONAN PERSETUJUAN PENYERAHAN ARSIP KE ANRI

PENGISIAN BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP

PENYERAHAN ARSIP

KEPALA BAGIAN UMUM

PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN URGENSI

ARSIP

MULAI

PEMINDAHAN ARSIP STATIS

FOLDER ARSIP

PENUNDAAN

420


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENATAAN BERKAS ARSIP Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:




4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumen-tasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah;






1. SOP Retensi Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah

Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali, doos/boks arsip


Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan.

1. Daftar arsip 2. Daftar klasifikasi arsip



1. Penerimaan Arsip Masuk

Pengadmi-nistrasi Umum/ Arsiparis

Arsip, Daftar klasifikasi arsip

Terkumpul-nya arsip statis dari unit peng-olah ke unit arsiparis TU

15 Menit

2. Mengklasifi-kasi Arsip


Arsip, Daftar klasifikasi arsip

Terklasifika-sinya arsip berdasar-kan klasifi-kasi arsip fasilitatif

10 Menit

3. Mengindeks Arsip


Arsip, lembar indeks arsip

Terbeda-kannya arsip/ surat dengan yang lain-nya dalam satu berkas

15 Menit

4. Menentukan Indeks Berkas (titel)

Pengadmi-nistrasi Umum/

Berkas arsip, daftar indeks arsip

Terwujud-nya tanda pengenal

15 Menit

421



Arsiparis berkas yang tersesuai-kan apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri

5. Penataan Arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunan-nya pada rak arsip berdasarkan kode klasi-fikasi arsip


Berkas arsip, boks arsip, rak arsip

Tersusun-nya penata-an arsip berdasar-kan kode klasifikasi arsip

30 Menit

6. Penyusunan kartu kendali


Daftar arsip, Kode klasifi-kasi arsip

Terwujud-nya kartu kendali arsip guna mempermu-dah Penca-rian arsip

15 Menit

422

FLOWCHART SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

MULAI

PENERIMAAN ARSIP MASUK

MENGKLASIFIKASI ARSIP

MENGINDEKS ARSIP

SELESAI

MENENTUKAN INDEKS BERKAS (TITEL)

PENYUSUNAN KARTU KENDALI ARSIP

PENATAAN BERKAS DALAM BOKS/DOOS BERDASARKAN

KLASIFIKASI ARSIP

423

Lampiran 11


(SOP)

SUBBAG RUMAH TANGGA

1. SOP Gaji 2. SOP Pelayanan Tamu 3. SOP Pemakaian Ruangan dan Peralatan 4. SOP Pemeliharaan 5. SOP Penayangan Berita Website 6. SOP Pengamanan 7. SOP Perbaikan Instalasi Listrik 8. SOP Permintaan Konsumsi 9. SOP Permintaan Perbaikan 10. SOP Peminjaman Kendaraan 11. SOP Protokoler 12. SOP SPPD 13. SOP Uang Makan

424


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBAYARAN GAJI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PP No 15 Tahun 1993 tentang Perubahan

Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil Sebagaimana Telah Tiga Kali Diubah, Terakhir Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1992

2. PP No 19 tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1985 Tentang Gaji Pokok Pimpinan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Dan Anggota Lembaga Tinggi Negara Serta Uang Kehormatan Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 1992

3. PP No 34 tahun 2007 tentang Pemberian Gaji/ Pensiun/Tunjangan Bulan Ketiga Belas Dalam Tahun Anggaran 2007 Kepada Pegawai Negeri, Pejabat Negara, dan Penerima Pensiun/ Tunjangan

4. PP No 4 tahun 2007 tentang Penyesuaian gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007

5. PP No 10 tahun 2008 tentang Perubahan kesepuluh atas peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil

6. PP No 14 tahun 2008 tentang Penyesuaian Gaji Pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2008

Pelaksana yang menguasai MS Office

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pengajuan Anggaran; 2. SOP Pengelolaan Keuangan

Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile, telepon, Printer Dot Metrik

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka gaji akan dibayarkan pada bulan yang akan datang

1. Rekap gaji 2. Daftar gaji



1. Melakukan potongan-potongan, membuat rekap, slip, amplop berserta nomor

Pelaksana Sub bag RT

Rekap, slip, amplop dan nomor pengam-bilan

4 hari

Dimulai setiap tgl 5 bulan sebe-lumnya

425



pengam-bilan

2. Membuat Daftar Gaji

PDG Kasubbag RT dan PPK

Sekretaris Daftar gaji

3 hari

3. Mengirim-kan Daftar Gaji ke KPPN

PDG Terkirim-nya daftar gaji

2 jam

4. Menerima Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

PDG SP2D

7 hari

5. a. Menyiap-kan data pegawai untuk pengambilan gaji yang di bank dan di kantor

Pelaksana Subbag RT

Data peng-ambilan gaji

1 hari

H-1

b. Mengkon-firmasi data pegawai untuk pangam-bilan gaji di kantor dan di bank

Pelaksana Subbag RT

Kasubbag Keuangan/Bendahara

Data pegawai

10 menit

6. Mengambil uang ke bank untuk penggajian pegawai yang dibayarkan di kantor

Pelaksana Subbag Keuangan

Pelaksana Subbag RT

Tersedia-nya uang gaji di kantor

1 hari

426

FLOWCHART SOP PEMBAYARAN GAJI

MULAI

POTONGAN- POTONGAN

DAFTAR GAJI

KPPN SP2D

BANK

BAGIAN KEUANG

DATA –DATA KEPEGAWAIAN

SELESAI

TUNAI

1

2 3

Transfer ke Rekening Pegawai

VIA BANK

SUBBAG RUMAH TANGGA

AMPLOP UANG GAJI

PEGAWAI

427

SATKER


Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

SOP PEMBAYARAN GAJI Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. PP No 15 Tahun 1993 tentang Perubahan

Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil Sebagaimana Telah Tiga Kali Diubah, Terakhir Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1992

2. PP No 19 tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1985 Tentang Gaji Pokok Pimpinan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Dan Anggota Lembaga Tinggi Negara Serta Uang Kehormatan Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 1992

3. PP No 34 tahun 2007 tentang Pemberian Gaji/ Pensiun/Tunjangan Bulan Ketiga Belas Dalam Tahun Anggaran 2007 Kepada Pegawai Negeri, Pejabat Negara, Dan Penerima Pensiun/Tunjangan

4. PP No 4 tahun 2007 tentang Penyesuaian gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007

5. PP No 10 tahun 2008 tentang Perubahan kesepuluh atas peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil

6. PP No 14 tahun 2008 tentang Penyesuaian Gaji Pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2008


Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pengajuan Anggaran; 2. SOP Pengelolaan Keuangan


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka gaji akan dibayarkan pada bulan yang akan datang

1. Rekap gaji 2. Daftar gaji



Pelaksana 2

Pelaksana 3


1. Melakukan potongan-potongan, membuat rekap, slip, amplop berserta nomor pengam-

Pelaksana Sub bag RT

Rekap, slip, amplop dan nomor pengam-bilan

4 hari

Dimulai setiap tgl 5 bulan sebe-lumnya

428



Pelaksana 2

Pelaksana 3


bilan. 2. Membuat

Daftar Gaji PDG Kasubbag

RT dan PPK

Sekretaris Daftar gaji

3 hari

3. Mengirim-kan Daftar Gaji ke KPPN

PDG Terkirimnya daftar gaji

2 jam

4. Menerima Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

PDG SP2D

7 hari

5. a. Menyiap-kan data pegawai untuk pengambilan gaji yang di bank dan di kantor

Pelaksana Subbag RT

Data pengambilan gaji

1 hari H-1

b. Mengkon-firmasi data pegawai untuk pangam-bilan gaji di kantor dan di bank

Pelaksana Subbag RT

Kasubbag Keuangan/Bendahara

Data pegawai

10 menit

6. Mengambil uang ke bank untuk penggajian pegawai yang dibayarkan di kantor

Pelaksana Subbag Keu-angan

Pelaksana Subbag RT

Tersedianya uang gaji di kantor

1 hari

429

FLOWCHART SOP PEMBAYARAN GAJI

MULAI

POTONGAN- POTONGAN

DAFTAR GAJI

KPPN

SP2D

BANK

SUBBAG RUMAH

TANGGA

BAGIAN KEUANGAN

DATA –DATA KEPEGAWAIAN

AMPLOP UANG GAJI

PEGAWAI SELESAI

Transfer ke Rekening Pegawai

TUNAI

VIA BANK

1

2 3

430


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAYANAN TAMU Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama

2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama

Administrasi Umum

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pengajuan Konsumsi 2. SOP Pengamanan

Meja, kursi, ATK, telepon

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Setiap tamu yang datang harus menunjukkan Kartu Identitas dan atau Surat Tugas (kecuali untuk tamu VVIP)

Buku Tamu



1. Meminta Kartu Identitas dan atau Surat Tugas dari setiap tamu yang datang

Satuan Penga-manan

Kartu Iden-titas dan atau Surat Tugas

Diketahui-nya Kartu Identitas dan atau Surat Tugas dari tamu yang datang

5 menit

2 Mencatat Identitas serta maksud dan tujuan dari tamu yang datang

Resep-sionis

Buku Tamu Tercatat-nya Iden-titas serta maksud dan tujuan dari tamu yang datang

5 menit

3 Memberi-kan Kartu Tamu

Resep-sionis

Kartu Tamu Teridenti-fikasinya setiap tamu yang datang

1 menit

4 Mengkomunikasikan kepada pimpinan melalui staff pimpinan perihal kedatangan Tamu

Resep-sionis

Telephone 5 menit

5 Mengkonfir-masikan kesediaan

Resep-sionis

Telephone Informasi kesediaan dan waktu

5 menit

431



dan waktu pimpinan untuk menerima tamu

pimpinan untuk menerima tamu

6 Mengarah-kan tamu ke ruang pimpinan

Satuan Penga-manan

Tertujunya tamu pada pimpinan yang dimaksud

5 menit

7 Menyiapkan jamuan tamu pimpinan

Staff Pimpinan

Permintaan jamuan tamu

Tersedianya jamuan tamu

1 jam

8 Menyiapkan kendaraan untuk transportasi tamu pimpinan

Petugas Penge-mudi

Kasubbag Rumah Tangga

Permintaan peminjaman kendaraan dinas

Tersedia-nya ken-daraan.

15 menit

432

FLOWCHART SOP PELAYANAN TAMU

MULAI

MEMINTA KARTU IDENTITAS ATAU SURAT TUGAS TAMU

SELESAI

MENCATAT IDENTITAS TAMU

MEMBERIKAN KARTU TAMU

MENGKOMUNIKASIKAN KEPADA PIMPINAN MELALUI STAFF PIMPINAN PERIHAL

KEDATANGAN TAMU

MENGARAHKAN TAMU KE RUANG PIMPINAN

MENYIAPKAN JAMUAN TAMU PIMPINAN

433


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun

2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama


Memiliki pengetahuan dan pengalaman tentang peralatan terkait

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Pelaksanaan Rapat

Ruangan, peralatan, meja, kursi, komputer/ laptop, ATK, telepon.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Peminjaman/penggunaan ruangan dan peralatan dilayani jika tidak sedang digunakan dalam kegiatan lain.

1. Surat/blanko permohonan penggunaan ruangan/peralatan

2. Buku kendali



1. Mengaju-kan permo-honan pengguna-an ruangan/ peralatan ke Subbag Rumah Tangga

Kasubbag terkait

Blangko / surat permohonan

Terkirimnya blangko/ surat per-mohonan

1 jam

2 Meneliti dan mendisposisikan blangko/ surat permohon-an kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga

Kasub bag Rumah Tangga

Blangko / surat per-mohonan

Terdispo-sisinya blangko/ surat per-mohonan

5 menit

3 1. Mencatat pemin-jaman ruangan/ peralatan dalam Buku Kendali.

2. Menyi-apkan ruangan/ peralatan dan

Pelak-sana Subbag Rumah Tangga

Pemohon

Disposisi Kasubbag Rumah Tangga Ruangan / peralatan yang siap digunakan

Tercatat-nya pemin-jaman ruangan/ peralatan di buku kendali Tersedia-nya ruang-an/ peralat-an yang siap untuk

5 menit

1

jam

434



menyerahkannya pada penang-gung jawab dari pihak peminjam sesuai aturan yang berlaku

digunakan

4 Melaporkan pemakaian ruang / tempat kepada Subbag Rumah Tangga

Pemohon Kasubbag Rumah Tangga

Laporan Kembalinya Ruangan dan per-alatan dalam kondisi seperti semula

5 menit

435

FLOWCHART SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN

MULAI

SURAT PERMOHONAN DARI KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG RUMAH TANGGA

YA

TIDAK

PEMOHON DIPROSES OLEH PELAKSANA SUBBAG RT

PEMOHON

SELESAI

LAPORAN SELESAI KEGIATAN

436


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS, PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS

Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. KMA Nomor 492 tahun 2000 tentang petunjuk

pelaksanaan pemeliharaan dan penghapusan barang milik/kekayaan negara di lingkungan Departemen Agama

2. KMA Nomor 324 tahun 2002 tentang Petunjuk pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan inventaris kendaraan dinas bermotor di lingkungan Departemen Agama


Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pencairan dana LS 2. SOP Pengadaan 3. Penyedia Jasa

Meja, kursi, komputer/laptop, mesin tik, ATK, faksimile, telepon.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Seluruh jenis pemeliharaan BMN harus dilaksana-kan oleh Subbag Rumah Tangga dengan perse-tujuan PPK

Buku Kendali


Keterangan1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Output Wakt

u 1. Mendispo-

sisi surat permintaan perbaikan kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga (RT) untuk memproses pelak-sanaan pekerjaan

Kabag Umum

Nota dinas Terdis-posisinya Surat Permin-taan perbaikan

1 jam

2 1. Mengana-lisa surat yang telah didisposisi Kabag Umum

2. Menugas-kan pelak-sana untuk membuat konsep surat perminta-an pena-waran harga

Kasubbag RT

Surat tugas/Memo

1. tersele-saikannya analisa disposisi Kabag Umum

2.Tersampaikannya perintah pembuatan surat permin-taan pena-waran

1 jam

437



u kepada penyedia barang/ jasa terpilih;

3 1. Membuat konsep Surat Per-mintaan Penawar-an;

2. Menyiap-kan Harga Perkiraan Sendiri (HPS);

3. Menye-rahkan konsep Surat Per-mintaan Penawar-an dan HPS kepada Kasubbag RT

Pelaksana RT

Disposisi Kabag umum

1. Tersele-saikan-nya kon-sep Surat Permintaan Pe-nawaran

2. Tersiap-kannya HPS

3. Terserah-kannya konsep HPS kepada Kasub-bag RT

2 hari

4. 1. Mengana-lisa dan menanda-tangani konsep surat permintaan penawaran

2. Meneliti HPS;

3. Menu-gaskan pelaksana untuk mengirim Surat Permintaan Penawaran kepada penyedia barang/ jasa.

Kasubbag RT

1. Konsep Surat Permintaan Penawaran

2. Konsep HPS

1. Terbu-buhinya tanda tangan pada surat permin-taan pe-nawaran

2. Tersele-saikan-nya analisa HPS

3. Tersam-paikan-nya pe-rintah untuk mengirim surat permin-taan pe-nawaran kepada rekanan

2 Jam

5. Menyampaikan Surat Permintaan Penawaran kepada penyedia barang/jasa

Pelaksana RT

Surat Permintaan Penawaran

Terkirim-nya Surat Permin-taan Pena-waran

1 jam

438



u 6. 1. Menerima,

meneliti penawaran harga dari penyedia barang/ jasa.

2. Mengo-reksi dan menegosi-asi harga penawaran dengan penyedia barang/ jasa;

3. Membuat dan menyelesa-ikan Surat Perintah Kerja (SPK)

4. Meneliti kuitansi, faktur, SSP dan faktur pajak selanjutnya menugas-kan pelak-sana untuk membuat Bukti Kas Tetap (BKT)

Kasubbag RT

PPK 1. Kuitansi, faktur, SSP dan faktur pajak

2. Surat Pena-waran Harga, Berita Acara Pemenang Pemilihan Lelang

1. Surat Pena-waran Harga

2. SPK 3. Faktur 4. Kuitansi

Mak-simal 30 hari

7. Membuat konsep BKT dan menyampaikannya kepada Kasubbag RT

Pelaksana RT

Setelah pekerjaan selesai

8 Meneliti dan memaraf BKT dan menyampa-ikannya kepada Kabag Umum/PPK

Kasubbag RT

BKT Terbu-buhinya paraf pada BKT

1 Jam

9 Meneliti dan menanda-tangani BKT

Kabag Umum

BKT Terbu-buhinya tanda

1 Jam

439



u dan menu-gaskan pelaksana untuk menyam-paikannya kepada Bendahara Pengeluaran

tangan pada BKT

10 Menyam-paikannya BKT kepada bendahara pengeluaran

Pelaksana RT

BKT Tersam-paikannya BKT kpd bendahara pengelu-aran

1 jam

440

FLOWCHART SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS,

PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS

PENGAJUAN

KONSEP SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA KEPADA

PENYEDIA JASA

MENYIAPKAN HPS

MENYAMPAIKAN SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

KEPADA PENYEDIA BARANG/JASA

ANALISA

DITOLAK

SETUJU

PPK

BENDAHARA PENGELUARAN

MULAI

SELESAI

KONSEP BUKTI KAS

TETAP

441


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENAYANGAN BERITA WEBSITE Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. PP No 09 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementrian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2005

2. KMA No 137 Tahun 2002 tentang Pengelolaan Informasi Keagamaan Departemen Agama

Pelaksana yang menguasai dasar-dasar jurnalistik

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Kegiatan Meja, kursi, komputer/laptop, Kamera, ATK, Alat

Perekam Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Berita tidak akan ditayangkan jika tidak melalui dewan penyunting

Database berita website



1. Mencari dan menulis berita

Pelaksana Itjen

Bahan berita Bahan berita

2 jam

2 Mengumpulkan berita

Tim Website

Materi Berita Terkum-pulnya bahan berita

1 Jam

3 Menyunting berita

Dewan penyunting

Disposisi Kabag umum

Tersun-tingnya berita

2 hari

4. Menayang-kan berita

Tim Website

Materi berita Tayangan berita

2 jam

442

FLOWCHART SOP PENAYANGAN BERITA WEBSITE

MULAI

PENCARIAN & PENULISAN BERITA

PENGUMPULAN BERITA

PENYUNTINGAN BERITA

PENANYANGAN BERITA

SELESAI

443


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAMANAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU Nomor 13 Tahun 1961 tentang ketentuan-

ketentuan pokok kepolisian negara 2. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Ketentuan-

ketentuan pokok-pokok kepegawaian

Satuan Pengamanan yang mendapatkan Surat Tugas

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP SIMAK 2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

Kamera CCTV, HT, Lampu Senter, Buku laporan, Metal Detektor, Pentungan.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar absensi satuan pengamanan

2. Buku catatan peristiwa 3. Buku catatan keluar masuk barang dari

kantor



1. Memberikan perintah secara umum

Koman-dan Peleton

Surat Tugas Terdapatnya perintah secara umum

5 Menit

2 Mengeluarkan perintah harian dan meng-koordinasikan kegiatan harian

Komandan Regu

Surat Tugas Terdapatnya perintah harian dan terkoor-dinasikannya kegiatan harian

5 Menit

3 a. Melakukan tindakan pengaman-an gedung besertabarang inventaris kanto

b. Melakukan pengamanan pada kendaraandinas kantor dakendaraan pribadi

c. Memberikan pelayanan kepada setiap pimpinan Inspektorat Jenderal

d. Mengawasi keluar masuknya barang inventaris kanto

e. Menutup dan mengunci seluruh pintu termasuk pintu gerbang pada

Anggota Surat Tugas Terlaksananya tugas harian Satuan Penga-manan

24 jam

444



hari jum’at mulai pukul 12.00 sampai dengan 12.30 (sholat Jum’at)

f. Mencatat Setiapkendaraan yangkeluar masuk dlingkungan Inspektorat Jenderal

g. Menanyakan dan memeriksa setiap tamu yang datang baik keperluan maupun tujuannya

4. Menerima laporan pelaksana perihal kehilangan barang, Mengeluarkan barang dari kantor, penitipan kendaraan bermotor

Komandan regu

Laporan Teridenti-fikasinya laporan

5 menit

5. Menerima perintah: 1. Mengin-

vestigasi kasus ke-hilangan (Pencu-rian)

2. Mendam-pingi pelaksana pada saat mengeluarkan barang dari kantor

3. Menjaga kendaraan bermotor

Anggota Perintah a. Terinves-tigasinya kasus kehilangan

b. Terdam-pinginya pelaksa-na pada saat mengeluarkan barang

c. Terja-ganya kenda-raan bermotor

-

6 Melaporkan kasus Pencurian kepada Kabag Umum dan Mengkoor-dinasikan kasus pencurian/ Tindak pidana lainnya dengan Kepolisian Wilayah jika dibutuhkan

Komandan regu

Bukti Terdapatnya laporan kepada Kabag Umum dan terkoordi-nasinya dengan polda

segera

445

FLOWCHART SOP PENGAMANAN

MULAI

PERINTAH UMUM KOMANDAN PELETON

PERINTAH HARIAN KOMANDAN REGU

PELAKSANAAN TUGAS PENGAMAN

LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS

LAPORAN KASUS/TINDAK PIDANA KE POLDA

SELESAI

446


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. KMA Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian

Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama


Keahlian dalam perbaikan instalasi listrik

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Permintaan Perbaikan 2. SOP Pemeliharaan

Meja, kursi, ATK, telepon, peralatan tekhnisi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Prosedur ini tidak berlaku bagi perawatan rutin

dan berkala. 2. Usulan perbaikan yang dilayani adalah untuk

perbaikan ringan atau sifatnya betul-betul mendesak.

1. Surat / blanko permohonan permintaan perbaikan instalasi listrik

2. Buku Kendali



1. Mengaju-kan per-mohonan permintaan perbaikan instalasi listrik / air

Pegawai atau Kasubbag terkait

Blangko/ surat permohonan

Terkirim-nya blang-ko/surat permohonan

1 jam

2 Meneliti dan mendis-posisikan blangko/ surat per-mohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga


Blangko/ surat permo-honan

Terdis-posisinya blangko/ surat per-mohonan

5 menit

3 Memeriksa tingkat ke-rusakan dan men-catatnya dalam Buku Kendali

Pelaksana Subbag Rumah Tangga

Anggota Disposisi Kasubbag Rumah Tangga

Terdetek-sinya tingkat kerusakan dan terca-tatnya jenis keru-sakan dalam Buku Kendali

10 menit

4. Memper-baiki kerusakan

Teknisi Petugas PLN / PAM

Bukti kerusakan

Teratasi-nya ke-rusakan

1 jam atau tergan-

Jika tingkat kerusakan ringan

447



instalasi listrik / air

instalasi listrik / air

tung tingkat kerusakan

ditangani secara swakelola, tapi jika tidak mampu maka dilaporkan kepada PLN / PAM

5. Melapor-kan pelak-sanaan perbaikan kepada Kasubbag Rumah Tangga

Teknisi Anggota Laporan Adanya laporan pelaksa-naan perbaikan

10 menit

448

FLOWCHART

SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR

MULAI



PENGECEKAN DAN PENCATATAN TINGKAT

KERUSAKAN

TEKHNISI SUBBAG RUMAH TANGGA

PETUGAS PLN

LAPORAN

SELESAI

449


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun

2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama


Memiliki kemampuan mengatur menu

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Rapat ATK, telepon, direktori toko kue dan rumah

makan Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Prosedur ini tidak berlaku bagi unit-unit kerja

yang telah memiliki dana talangan konsumsi tersendiri.

2. Untuk permintaan konsumsi bagi lebih dari 50 orang, Surat Permohonan diajukan ke Subbag Rumah Tangga maksimal 1 hari sebelum hari H.

1. Surat / blanko permohonan permintaan konsumsi

2. Buku Kas Subbag RT



1. Mengaju-kan permo-honan permintaan konsumsi pada Subbag Rumah Tangga


Blangko / surat permo-honan

Terkirim-nya blang-ko/ surat permo-honan

1 jam

2 Meneliti dan mendisposisikan blangko/ surat per-mohonan kepada Pe-laksana Subbag Rumah Tangga


Blangko / surat permo-honan

Terdis-posisinya blangko/ surat permo-honan

5 menit

3 Memesan konsumsi sesuai dengan permintaan pemohon


Penyedia jasa konsumsi

Disposisi Kasubbag Rumah Tangga

Pesanan konsumsi

10 menit

4. Menerima konsumsi yang di-pesan

Penyedia jasa konsumsi


Tanda Terima / Kuitansi

Diterima-nya kon-sumsi yang di-pesan

10 menit

450



5. Menye-rahkan pesanan konsumsi kepada pemohon.


Pesanan konsumsi

Diterima-nya pe-sanan konsumsi oleh pemohon

5 menit

6. Mencatat Bukti Pe-ngeluaran di Buku Kas Subbag


Bukti Penge-luaran Kas dari Penyedia Jasa Kon-sumsi

Tercatat-nya bukti penge-luaran di Buku Kas Subbag

5 menit

451

FLOWCHART

SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI

MULAI



YA

TIDAK

PEMESANAN KONSUMSI KEPADA

PENYEDIA JASA

PENYERAHAN PESANAN KONSUMSI KEPADA PEMOHON

PENCATATAN BUKTI PENGELUARAN KAS

SELESAI

PEMOHON

452


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:Keputusan Menteri Agama Nomor 492 tahun 2000 tentang petunjuk pelaksanaan pemeliharaan dan penghapusan barang milik/ kekayaan negara di lingkungan Departemen Agama

Menguasai Keahlian memperbaiki komputer dan alat-alat kantor

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pengadaan barang 2. SOP Pemeliharaan

Meja, kursi, komputer/laptop, peralatan tehnisi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak koordinasi dengan Subbag perlengkapan (SOP Pengadaan barang) maka tidak mendapatkan penggantian barang yang baru

Buku Kendali



1. Melaporkan kerusakan barang inventaris kepada Subbag terkait.

Pelaksana terkait

Bukti Kerusakan

Tersam-paikannya laporan kerusakan

5 menit

2 Subbag terkait membuat surat permintaan perbaikan ditujukan kepada Kasubbag Rumah Tangga (RT).

Kasubbag Terkait

Laporan Kerusakan

Tereali-sasinya pembu-atan surat permin-taan perbaikan

1 jam

3 Kasubbag RT mendis-posisikan surat tersebut kepada Pelaksana RT

Kasubbag RT

Surat permintaan perbaikan

Terdispo-sisinya Surat permin-taan per-baikan kepada Pelaksana

5 menit

4. a. Melakukan analisa awal terhadap tingkat kerusakan alat olah data pada subbag

Pelaksana RT

1. Disposisi Surat Perbaikan

2. Terdapat-nya barang inventaris yang rusak

Tersele-saikannya perbaikan barang inventaris jika keru-sakan ringan

5 jam

453



terkait b. Memper-

baiki alat barang inventaris di subbag terkait jika tingkat kerusakan ringan

c. Memper-baiki barang inventaris di Subbag RT jika tingkat kerusakan berat.

5. Membuat surat izin mengeluar-kan barang kepada pelaksana RT

Sub-bag Terkait

Barang inventaris mengalami kerusakan berat

Tereali-sasinya pembu-atan surat izin me-ngeluar-kan barang

5 menit

Jika Barang tersebut mengalami kerusakan berat

6. A. Mengar-sipkan surat tersebut

B. Melaku-kan per-baikan di Subbag RT

C. Melaku-kan peng-gantian spare part jika perlu

D. Mengaju-kan pem-belian spare part.

E. Membuat laporan hasil kerja perbaikan olah data

F. Mengem-balikan alat olah data

Pelaksana RT

Surat izin mengeluar-kan barang

Tersele-saikannya perbaikan barang inventaris kantor

6 jam

454



7. Memberi-kan nota dinas rekomen-dasi penggan-tian barang inventaris jika sudah tidak layak pakai kepada Subbag terkait ditujukan kepada Subbag Perleng-kapan

Pelaksana RT

Barang inventaris tidak dapat diperbaiki

Tereali-sasinya nota dinas rekomen-dasi

5 menit

8 Mengaju-kan per-mintaan alat olah data (sebagai-mana diatur di dalam SOP Peng-adaan barang No … tahun. ….)

Kasubbag terkait

Nota Dinas rekomen-dasi peng-gantian barang baru

5 menit

Tereali-sasinya penggan-tian barang baru

455

FLOWCHART SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR

LAPORAN KERUSAKAN KEPADA SUBBAG RUMAH TANGGA

ANALISA TINGKAT KERUSAKAN

BERAT

SURAT IJIN MENGELUARKAN BARANG

MASIH LAYAK PAKAI

PENGEMBALIAN BARANG KE SUBBAG

TERKAIT

PROSES PERBAIKAN DI SUBBAG RT

SELESAI

RINGAN

LAPORAN PERBAIKAN

NOTA DINAS REKOMENDASI PENGGANTIAN

BARANG

TIDAK LAYAK PAKAI

MULAI

PELAKSANAAN PERBAIKAN DI

SUBBAG TERKAIT

456


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keputusan Menteri Agama Nomor 324 tahun

2002 tentang petunjuk pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan inventaris kendaraan dinas bermotor di lingkungan Departemen Agama


1. Memiliki pengetahuan tentang mesin/ kendaraan

2. Mampu mengemudikan kendaraan

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Kegiatan 2. SOP Pemeliharaan

Kendaraan Dinas, meja, kursi, komputer/laptop, ATK, telepon.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Peminjaman/penggunaan kendaraan dinas

dilayani jika kendaraan dinas tersedia dan dalam kondisi layak jalan.

2. Jika terjadi kerusakan / kecelakaan / kehilangan maka menjadi tanggung jawab peminjam

1. Surat / blanko permohonan penggunaan kendaraan dinas

2. Buku kendali



1. Mengaju-kan per-mohonan penggu-naan ken-daraan dinas ke Kasubbag Rumah Tangga



Terkirimnya blangko/ surat permo-honan

1 jam

2 Meneliti dan mendispo-sisikan blangko/ surat per-mohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga


Kasubbag Terkait


Terdispo-sisinya blangko/ surat permo-honan

5 menit

3 Mencatat peminjamankendaraan dinas dalam Buku Kendali


Kasubbag RT

Disposisi Kasubbag Rumah Tangga

Tercatatnya peminjaman kendaraan dinas di buku kendali

5 menit

4. Menugas-kan kepada

Pengemu-di atau

Perintah atau serah

Terselesai-kannya

5 menit

457



pengemudi atau pe-nanggung jawab dari pihak pe-minjam untuk me-ngemudikankendaraan yang dipinjam

pemohon

terima kunci kendaraan + STNK

serah terima peminjaman kendaraan dinas

5. Mengemba-likan ken-daraan kepada Subbag Rumah Tangga

Pengemudi atau pemohon

Pelaksana RT

Pengemba-lian kunci kendaraan + STNK

Kembali-nya kendaraan dinas dalam kondisi seperti semula

5 menit

458

FLOWCHART SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

MULAI

SURAT PERMOHONAN DARI PEGAWAI

SURAT PERMOHONAN DARI KASUBBAG

TERKAIT


YA

TIDAK

PEMOHON DIPROSES OLEH PELAKSANA SUBBAG RT

PENGEMUDI

PEMOHON

SELESAI

PENGEMBALIAN

459


DEPARTEMEN AGAMA


SOP KEPROTOKOLERAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. KMA Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian

Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama


Memahami tugas Protokol

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Peminjaman Kendaraan 2. SOP SPPD

HT, Buku Agenda, Laptop, ID Card, Kartu Pass Bandara, Kendaraan Operasional

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Buku Agenda



1. Mendapat-kan infor-masi kun-jungan kerja pim-pinan

Staff Pimpinan dan Petugas Protokoler

Kasubbag RT

Kabag Umum

Undangan / Surat Tugas

Informasi kunjung-an kerja pimpinan

5 menit

2 Membuat jadwal deskriptif keberang-katan dan kepulangan pimpinan dari daerah

Petugas Protoko-ler

Kasubbag RT

Laptop / komputer

Jadwal deskriptif keberangkaan dan kepulanganpimpinan

15 menit

3 Menyiapkanpetugas pendam-ping perjalanan pimpinan

Kasubbag RT

Surat Tugas Adanya petugas pendam-ping pimpinan

1 jam

4. Berkoordi-nasi de-ngan sub bagian lain tentang materi dan arahan pim-pinan di daerah

Kasubbag RT

Subbag terkait

Soft copy dan print out materi dan arahan

Materi dan arahan

1 hari

5. Menyiapkanadministrasi perjalanan dinas pimpinan dan pendampingnya

Kasubbag RT

Kasubbag Keuangan

Kasubbag Perenca-naan

Surat Tugas, SPPD

Tersedia-nya keleng-kapan admini-strasi

1 hari

460



6. Mendapat-kan tiket keberang-katan dan kepulangan pimpinan dan pen-damping ke daerah

Petugas Protokoler

Kasubbag RT

Kasubbag Keuangan/ Bendahara

Tiket Tersedia-nya tiket

1 hari

7. Melakukan konfirmasi dan koordi-nasi petu-gas proto-koler daerah

Petugas Protokoler daerah

Petugas Protokoler

Kasubbag RT

Telephone, Fax

Informasi dan koordinasi

1 hari

8. Menyiap-kan teknis keberang-katan dan kepulangan pimpinan di bandara/ stasiun keberangkatan

Petugas Protokoler

Kasubbag RT

Kendaraan Kesiapan teknis ke-berangkat-an dan kepulanganpimpinan

1 hari

9. Melapor-kan ke Kabag Umum ter-kait pelak-sanaan keproto-koleran

Petugas Protokoler

Kasubbag RT

Laporan Adanya laporan pelaksa-naan keproto-koleran

1 jam

461

FLOWCHART SOP KEPROTOKOLERAN

MULAI

KABAG UMUM


PELAKSANA RUMAH TANGGA

PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS

KEPROTOKOLERAN

LAPORAN

SELESAI

462


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENERBITAN SPPD Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Inpres Nomor 11 Tahun 2005 tentang Perjalanan

Dinas Ke Luar Negeri; 2. PMK Nomor 45 Tahun 2007 tentang Perjalanan

Dinas Jabatan dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap

3. PMK Nomor 62 Tahun 2007 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 45/PMK.05/2007 Tentang Perjalanan Dinas Jabatan dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap

4. PMK Nomor 64 Tahun 2008 tentang Standar Biaya Umum tahun anggaran 2009

5. Petunjuk pelaksanaan Badan Kepegawaian Nasional Nomor 12 Tahun 2001 tentang Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap

6. Petunjuk Pelaksanaan Dirjen Perbendaharaan Nomor 21 tahun 2008 tentang perjalanan dinas jabatan dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan pegawai tidak tetap

Menguasai MS Office

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pelaksanaan PKAT 2. SOP Riksus 3. SOP Kegiatan

Komputer/laptop, mesin tik, ATK, faksimile, telepon, Form SPPD.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak mendapatkan surat tugas atau memo dari esseon III ke atas maka SPPD tidak akan diterbitkan

1. Rekap Tim/Individu 2. SPPD Rampung 3. Surat Tugas/ memo esselon III ke atas



1. Membuat surat tugas perjalanan dinas

- PelaksanaSubbag perencanaan

- Subbag Perenca-naan

Kabag Perencanaan

Sekretaris Nota dinas Terbitnya surat tugas

1 hari

2 Membuat SPPD

Pelaksana Subbag RT

Surat tugas/ Memo

Terbitnya SPPD

1 hari

3 Memberikan paraf pada SPPD

Kasubbag Peren-canaan

Kabag I SPPD Terbubu-hinya paraf

1 hari

4. Memberi-kan tanda tangan pada SPPD

Sekretaris/ Irjen

SPPD yang sudah diparaf

Terbu-buhinya tanda tangan

1 hari

463



5. 1. Membu-buhi stempel pada SPPD tersebut

2. Mengkla-sifikasikan SPPD tersebut berdasar-kan tim

3. Mendistri-busikan SPPD kepada yang bersang-kutan.

Pelak-sana Subbag RT

SPPD yang sudah di bubuhi tanda tangan

Terbubu-hinya stempel, terklasifi-kasinya dan ter-distribusi-nya SPPD

1 hari

6. Menanda-tangani dan membubuhi stempel

Pejabat obrik /satker yang dituju

SPPD terbubuhi stempel Itjen dan tanda tangan

SPPD Rampung

1 hari

7. Memberi Nomor dan tanggal

Pelaksana Subbag RT

SPPD Yang sudah dibubuhi tanda tangan dan stempel satker

Terisinya Nomor dan tanggal SPPD

1 minggu

464

FLOWCHART SOP PENERBITAN SPPD

MULAI

SURAT TUGAS

SPPD SPPD DIPARAF

OLEH KASUBBAG PERENCANAAN &

KABAG I

SPPD DITANDATANGANI OLEH SEKRETARIS ITJEN

ATAU IRJEN

SUBBAG RUMAH TANGGA

SPPD DIDISTRIBUSIKAN KEPADA PEGAWAI /

PEJABAT YANG BERTUGAS

SPPD RAMPUNG

SELESAI

1

2

3

4

5

PEMBERIAN NOMOR SPPD

RAMPUNG

465


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMBAYARAN UANG MAKAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. PMK Nomor 22/PMK.05/2007 tentang Pemberi-an Uang Makan Bagi Pegawai Negeri Sipil

2. PMK Nomor 06/PMK.05/2008 tentang Perubah-an Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 22/PMK.05/2007 tentang Pemberian Uang Makan Bagi Pegawai Negeri Sipil

3. PMK Nomor 64/PMK.02/2008 tentang Standar Biaya Umum Tahun Anggaran 2009

Menguasai MS Office

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pencairan Anggaran 2. SOP Absensi Pegawai


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka uang makan dibayarkan pada bulan yang akan datang

1. Rekap uang makan 2. Daftar uang makan



1. Mengirim-kan rekap absensi pegawai ke Subbag RT setiap awal bulan

Pelaksana Subbag Kepega-waian

Database finger print

Terkirim-nya rekap absensi

1 jam

2 a. Melaku-kan po-tongan-potongan, amplop berserta nomor pengam-bilan

b. Membuat daftar uang makan

c. Mengi-rimkan daftar uang makan ke KPPN

Pelak-sana Subbag RT

Rekap uang makan

Terbitnya SP2D

4 hari

3 Menerbit-kan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

Pelak-sana KPPN

Daftar uang makan

Terbitnya SP2D

1 minggu

466



4. Mengkon-firmasikan pencairan uang di Bank

Pelak-sana Sub-bag RT

SP2D Tersam-paikannya informasi tentang pencairan uang di Bank

1 hari

5. a. Memasukkan uang makan ke dalam amplop masing-masing pegawai

b. Mendistribusikan amplop uang makan

Pelaksana Subbag RT

a. Amplop b. Daftar uang

makan c. Nomor

Pengam-bilan

1. Tersim-pannya uang makan di dalam amplop

2. Terdis-tribusi-nya uang makan

1 hari

467

FLOWCHART SOP PEMBAYARAN UANG MAKAN

MULAI

POTONGAN- POTONGAN

DAFTAR UANG

MAKANKPPN SP2D

BANK

SELESAI

1

2

3

REKAP ABSENSI PEGAWAI

SUBBAG RUMAH TANGGA

BAGIAN KEUANGAN

PEGAWAI

AMPLOP UANG MAKAN

468

Lampiran 12


(SOP)

SUBBAG PERLENGKAPAN

4. SOP SIMAK 5. SOP SIKAP 6. SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang Inventaris 7. SOP Pengadaan Barang 8. SOP Penghapusan Barang 9. SOP Penggantian Barang Inventaris 10. SOP Permintaan Barang Kebutuhan Sehari-hari 11. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

469


DEPARTEMEN AGAMA


SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI BARANG MILIK NEGARA


1. KMA Nomor 449 Thn 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama;

2. PMA Nomor 3 Thn 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;

3. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat.

Paham Administrasi; Mengikuti Diklat SAI-SIMAK BMN


1. SOP Pengadaan barang; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengelolaan dan Pndistribusian BMN; 4. SOP Penghapusan Barang; 5. SOP Rekonsiliasi SAK-Simak.

Komputer, printer, aplikasi SIMAK BMN


1. Setiap Pengadaan harus segera diinput ke dalam aplikasi SIMAK BMN, sehingga tidak terlewat saat SIMAK akan dilaporkan;

2. Saat laporan SIMAK BMN selesai perlu dilakukan rekonsiliasi antara SIMAK BMN dengan SAI sehingga data yang dilaporkan sinkron.

1. Barang Persediaan 2. Alat Tulis Kantor 3. Bahan Komputer 4. Alat Rumah Tangga 5. Bahan Cetakan 6. Barang inventaris kantor

NO Aktivitas Pelaksana Mutu Baku


1. Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan

Dokumen Pengadaan Barang

Terpenuhi kebutuhan Itjen atas barang inventaris dan barang kebutuhan sehari-hari

Sesuai jenis peng-adaan

Diperoleh SP2D

2. Penginputan data

Petugas input data SIMAK BMN

1. SP2D; 2. Data barang

inventaris diinput leng-kap dgn pe-nomoran & lokasi barang

3. Data barangpersediaan diinput ma-suk keluar per satuan barang

Ter-update-nya data SIMAK BMN


470



3. Penyiapan laporan semesteran dan laporan tahunan

Petugas input data SIMAK BMN

Seluruh kontrak/SPK & SP2D semester berjalan

Tersajinya laporan BMN dg format dari aplikasi SIMAK BMN


4. Rekonsiliasi Laporan SAI dengan Laporan SIMAK BMN

Petugas Input data SIMAK BMN

Petugas input data SAI

1. Laporan SAI;

2. Laporan SIMAK BMN

Tersajinya kesesuaian laporan SAI & SIMAK BMN

3 hari

471

MULAI

INPUT DATA BARANG

SELESAI

REKONSILIASI LAPORAN SAI DAN SIMAK BMN

DOKUMEN PENGADAAN

SP2D

LAPORAN SEMESTERAN DAN LAPORAN TAHUNAN

FLOWCHART

SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI

472


DEPARTEMEN AGAMA


SOP SISTEM INFORMASI PERLENGKAPAN (SIKAP) Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. KMA 449 Thn 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama;

2. PMA 3 Thn 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama;

3. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat;

1. Paham Administrasi 2. Mampu mengoperasikan Aplikasi Komputer

SIKAP


1. SOP Pengadaan Barang; 2. SOP SIMAK; 3. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN; 4. SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang

Inventaris.

Komputer, printer, Aplikasi SIMAK BMN,


1. SIKAP harus di up date setiap saat; 2. Saat barang telah didistribusikan pada ruangan

yang membutuhkan, maka segera diisi data ruangan sesuai berita acara yang ada, agar DIR dan data dari SIKAP sinkron;

3. Setiap 6 bulan sekali diadakan OFBI untuk pengecekan ulang.

1. Pengadaan Barang inventaris kantor; 2. Penomoran Barang inventaris; 3. Pendistribusian Barang inventaris; 4. Pendataan Barang inv. di setiap ruangan; 5. Mobilitas Barang inventaris (peminjaman dan

pengembalian); 6. Barang Persediaan.



1. Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan

Dokumen Pengadaan Barang

Terpenuhi kebutuhan barang inventaris dan barang kebutuhan sehari-hari kantor


2. Penomoran barang inventaris

Pengadmi-nistrasi barang inventaris

1. Data barang;2. Urutan

penomoran.

Terlaksananya penda-taan ba-rang sesuai nomor yang diberikan

Sesuai dg jml peng-adaan

3. Pendistribu-sian barang inventaris

Pengadmi-nistrasi barang inventaris

1. Berita Acara serah terima barang;

2. DIR.

Terlaksa-nanya dis-tribusi ba-rang inven-taris yang diperlukan

Sesuai jumlah barang

4. Input data barang inventaris

Petugas input data SIKAP

1. Data barang;2. Nomor

barang;

Ter-update-nya data


473



3. Berita Acara serah terima barang;

4. Up date DIR

SIKAP

.5 Input data barang per-sediaan


1. Faktur barang;

2. Data SIMAK BMN;

3. Kartu Persediaan

1. Tersaji-nya lap BMN dg format SIKAP;

2. Tersaji-nya kesesua-ian data SIKAP & SIMAK BMN


6. Permintaan barang per-sediaan

Pemohon Adminis-trasi barang persedi-aan

1. Pengisian form permintaan barang;

2. Tanda tangan dari atasan pemohon;

3. Persetujuan dari kasubbag Perleng-kapan

Terpenuhi-nya kebu-tuhan barang per-sediaan

10 menit

7. Input data pengguna-an barang persediaan


Bon Permintaan Barang

1. Tersaji-nya lap barang perse-diaan terakhir dg format SIKAP;

2. Tersaji-nya ke-sesuaian data SIKAP & SIMAK BMN

Sesuai jumlah pengelu-aran barang

8. Input data peminjaman barang mobile/ barang pinjam

Petugas Input data SIKAP

1. Form Pe-minjaman Barang Inventaris;

2. Data jumlah barang mobile/ barang pinjam yang tersedia

Tersajinya data pe-minjam, nomor & jenis barang yang dipinjam Tersajinya data ter-sebut dalam format aplikasi SIKAP

5 menit

474

FLOWCHART SOP SISTEM INFORMASI PERLENGKAPAN (SIKAP)

SELESAI

MULAI

PEMINJAMAN BARANG

INVENTARIS

INPUT DATA PEMINJAMAN

BARANG INVENTARIS

PENGISIAN FORM PEMINJAMAN

INPUT DATA PENGEMBALIAN

BARANG INVENTARIS

INPUT DATA PENGELUARAN

BARANG

BARANG PERSEDIAAN

PENGADAAN BARANG

PENOMORAN BARANG INVENTARIS

INPUT DATA BARANG

BARANG INVENTARIS

INPUT DATA

PERMINTAAN BARANG

DISTRIBUSI BARANG PENGEMBALIAN BARANG

475


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;

2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;

3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah;

4. KMA No. 449 Tahun 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama;

5. Surat Edaran Inspektur Jenderal Departemen Agama No.IJ/C/4/HM.00/0792/2008.

Administrasi


1. SOP SIKAP; 2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

Komputer, printer, Form Isian Peminjaman


1. Peminjaman harus dilakukan sesuai dengan prosedur;

2. Apabila terjadi kerusakan dan/atau kehilangan selama peminjaman, maka peminjam harus bertanggungjawab atas kerusakan dan atau kehilangan barang tersebut;

3. Peminjam wajib mengembalikan barang tersebut dalam keadaan semula

4. Petugas Administrasi Barang Pinjam dapat menarik barang sewaktu-waktu apabila barang tersebut dibutuhkan untuk kegiatan yang mendesak.

Mobilitas Barang inventaris (peminjaman dan pengembalian).



1. Pengajuan Peminjam-an Barang Inventaris

Penang-gung jawab (Kasub-bag)

Peminjam Surat Per-mohonan Peminjaman Barang

Terpenuhi-nya surat permohon-an pemin-jaman

5 menit

2. Pengecekan ketersediaan barang mo-bile/ barang pinjam

Pengad-ministrasi Barang Pinjam

Data Inventa-ris Gudang Barang Pinjam

Kepastian mengenai tersedianya barang yang akan dipinjam

10 menit

Diketahui merek dan nomor barang

3. Persetujuan Kasubbag Perleng-kapan

1. Barang tersedia

2. Tdk ada kebutuhan lain yang lebih

Tervalidasinya permohonan peminjaman

5 menit

476



mendesak 4. Pengisian

Form Pe-minjaman Barang Inventaris

Peminjam Barang

Penang-gungjawab(Kasubbagdan atau Kabag)

Diketahui oleh Inspektur Wilayah (pd Irwil)

Formulir Peminjaman Barang Inventaris

Terisinya Formulir Peminjaman Barang Inventaris

5 menit

Formulir rangkap 3,

7. Perlengkapan

8. Peminjam 9. Kasubbag

terkait5. Waktu Pe-

minjaman Peminjam Barang

Maksimal peminjaman barang adalah 30 hari kalender

Terpenuhi persyarat-an peminjaman waktu maksimal

30 hari

Bila masih dibutuhkan, dapat diperpan-jang dgn mengisi kembali formulir peminjaman dengan catatan barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan lain

6. Input data peminjaman ke dalam SIKAP

Tim input data SIKAP

Formulir Peminjaman Barang Inventaris

Terinput-nya data peminjaman dalam SIKAP

3 menit

Saat waktu peminjaman yg disepakati berakhir, akan ada peringatan pada komputer SIKAP

7. Pengemba-lian barang

Peminjam barang

1. Kondisi barang sesuai pada saat dipinjam;

2. Membawa Formulir Peminjam-an

Dikemba-likannya barang pinjam sesuai waktu peminjam-an yang tercantum dalam Formulir

5 menit

Pengad-ministrasi barang pinjam

Memeriksa barang yang dikembalikan oleh peminjam

Terkemba-likannya barang pinjam sesuai kondisi saat dipinjam.

5 menit

8. Up date data Inventaris barang mobile/ barang

Pengad-ministrasi barang pinjam

Mencatat barang yang telah kembali ke gudang barang

1. Terdata-nya barang yang telah

5 menit

477



pinjam pinjam kembali; 2. Ter-

update- nya data gudang barang pinjam apabila sewaktu-waktu dibutuh-kan

9. Input data pengembalian ke dalam SIKAP


Formulir Pe-minjaman Barang Inven-taris yang telah ditandai oleh Pengad-ministrasi barang pinjam

Terinput-nyadata pengemba-lian dalam SIKAP

3 menit

478

FLOWCHART SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS

TIDAK

YA

KURANG

CUKUP

TIDAK OK

OK

MULAI

PENGAJUAN PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS

SELESAI

WAKTU PEMINJAMAN MAKSIMAL 30 HARI

INPUT DATA PEMINJAMAN KE SIKAP

UP DATE DATA BARANG MOBILE/BARANG PINJAM

PERSETUJUAN KASUBBAG PERLENGKAPAN

INPUT DATA PENGEMBALIAN KE SIKAP

HILANG = TGR RUSAK = PERBAIKAN

PENGECEKAN BARANG

PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG

PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG

PENGEMBALIAN BARANG

479


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGADAAN BARANG Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan

Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan

Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan

Barang Milik Negara dan Daerah; 4. Keppres No. 95 Tahun 2007 tentang Perubah-

an Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

1. Memiliki Sertifikat Pengadaan Barjas 2. Ditetapkan oleh SK Panitia Pengadaan dan

Panitia Pemeriksa 3. Memiliki pengetahuan tentang pengadaan

barang

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP SIMAK BMN; 2. SOP SIKAP

Komputer, printer, jaringan internet, Standar Harga

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengadaan s.d. 50jt dengan Penunjukkan

Langsung; 2. Pengadaan s.d. 100jt dengan Pemilihan

Langsung; 3. Pengadaan di atas 100 jt dengan Lelang; 4. Pengadaan harus sesuai dengan spesifikasi

dan hal-hal lain yang dipersyaratkan/disepakati dalam kontrak/SPK;

5. Apabila terdapat keterlambatan terhadap pelaksanaan penyediaan barang oleh Penyedia, maka akan dikenai sanksi sesuai yang tercantum dalam Surat Perintah Kerja/Kontrak.

1. Pembentukan Panitia Pengadaan dan Pemeriksa Barang;

2. Survey harga, kurs dollar dan jenis barang; 3. Ketersediaan dana pada DIPA; 4. Pembuatan rencana, OE dan RKS; 5. Prosedur pengadaan; 6. Kontrak/Surat Perintah Kerja; 7. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang; 8. Pengajuan Kwitansi ke Subbagian Keuangan



1. Pembentuk-an Panitia Pengadaan & Pemerik-saan Barang

Penang-gung jawab(Sekretaris Itjen)

SK Inspektur Jenderal Depag

Terbentuknya Pani-tia Peng-adaan dan Panitia Pemeriksaan Barang

2 hari

2. Survey harga dan jenis barang

Panitia Penga-daan

Brosur dan daftar harga

Terpenuhi-nya keleng-kapan data untuk pem-buatan OE dan rencana

1 hari

3. Alokasi dana dalam DIPA

Panitia Penga-daan

OE tdk melebihi anggaran dalam DIPA

Terdapat-nya kepas-tian keter-sediaan dana

10 menit

4. Prosedur penga-

Panitia Penga-

Persetu-juan

Dipenuhinya persyaratan

Terpilihnya rekanan

Sesuai jenis

3 macam pengadaan,

480



daan daan Pejabat Pembuat Komitmen

pengadaan sesuai peraturan yang berlaku

yang me-nawarkan harga yang mengun-tungkan negara

penga-daan

masing-masing me-miliki meka-nisme pemilihan yang ber-beda, sesuai peraturan yang berlaku

5. Surat Perintah Kerja/ Kontrak

Pejabat Pembuat Komitmen (Pihak Pertama)

Rekanan/ Penyedia Barang (Pihak Kedua)

Kedua pihak harus me-menuhi per-syaratan yang tercantum dalam SPK

Terpenuhinya per-syaratan pengada-an barang

Sesuai jenis penga-daan

Terdapat sanksi bila pengadaan terlambat dari waktu yang ditentukan

6.

Penerimaan dan peme-riksaan barang

Panitia Pemeriksa Barang

a. Kondisi dan jumlah barang sesuai dengan spesifikasi dalam lampiran SPK atau faktur;

b. Berita Acara Pemeriksa-an Barang

Terkontrolnya mutu barang sesuai spesifikasi yang diinginkan

5 menit Saat waktu peminjaman yg disepakati berakhir, akan ada peringatan pada komputer SIKAP

Penyedia barang

Pejabat Pembuat Komitmen

Berita Acara Serah Terima Pekerjaan

Terlaksa-nanya pengada-an barang sesuai SPK/ kontrak

5 menit

Pelaksana pada Subbagian Perleng-kapan

Berita Acara Serah Penerimaan Barang

Tersimpannya barang hasil peng-adaan di Gudang Perleng-kapan

5 menit

7. Input data peminjamanke dalam SIKAP


1. SPK; 2. Faktur.

Terinput-nya data pengadaan dalam SIKAP


Barang diberi nomor inventaris terlebih dahulu

8. Pengumpulan doku-men dan pengajuan pembayar-an ke Sub-bagian Keuangan

Panitia Pengadaan

Seluruh dokumen pengadaan dari surat permintaan penawaran harga sampai Berita Acara Penerimaan

1. Terpenuhinya persya-ratan kelengkapan pengadaan untuk diajukan


481



Barang, dilengkapi kuitansi dan faktur pajak

pemba-yarannya ke KPPN

2. Tersele-saikan-nya proses penga-daan barang dan jasa

482

FLOWCHART SOP PENGADAAN BARANG

PENGUMPULAN DOKUMEN

M U L A I

PEMBENTUKAN PANITIA

SELESAI

PERSETUJUAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

PENGECEKAN BARANG

PANITIA PEMERIKSAAN

SURVEY HARGA DAN JENIS BARANG (INTERNET & SURVEY

ALOKASI DANA DIPA

PROSEDUR PENGADAAN

INPUT DATA PENGADAAN KE SIKAP

PENGAJUAN PEMBAYARAN

PANITIA PENGADAAN

PENGIRIMAN BARANG

SURAT PERINTAH

BA PEMERIKSAAN

PENERIMAAN BARANG OLEH PELAKSANA SUBBAG PERLENGKAPAN

BA PENERIMAAN

BA SERAH TERIMA PEKERJAAN

RENCANA (RKS) & OE/HPS

483


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGHAPUSAN BARANG Dasar hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;

2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;

3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah;

4. KMA No. 520 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penghapusan, Pemanfaatan dan Tukar Menukar Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag;

5. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat;

6. PMK 96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara.

1. Administrasi Umum 2. Memahami prosedur penghapusan

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP SIMAK BMN; 2. SOP SIKAP.

Komputer, printer, jaringan internet, kamera

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Pelaksana Penghapusan Barang harus

mengerti benar mengenai peraturan yang berlaku dan melaksanakan peraturan tersebut;

2. Akan menjadi beban pengelola barang bila tidak dilakukan penghapusan

1. Pembentukan Panitia Penghapusan Barang; 2. Opname Fisik Barang Inventarisasi (OFBI); 3. Pembuatan Daftar Perkiraan Harga; 4. Pengajuan Usul Penghapusan kepada

Sekretariat Jenderal Departemen Agama disertai data pendukung yang diperlukan;

5. Pengajuan permohonan kepada Departemen Keuangan;

6. Persetujuan/penolakan/kekurangan data dari Departemen Keuanganfoto barang;

7. Pelaksanaan Pelelangan dan penyetoran ke kas negara;

8. Penghapusan data barang dari SIMAK BMN



1. Pembentukan Panitia Penghapusan

Penang-gung jawab(Sekretaris Itjen)

SK Inspektur Jenderal Depag

Terbentuk-nya Panitia Penghapusan

2 hari

2. Opname Fisik Barang Inventaris

Panitia Penghapusan

Pendokumentasian barang yang hendak dihapuskan

Terpenuhi-nya keleng-kapan data barang inventaris untuk peng-ajuan usul penghapusan

1 minggu

3. Pembuatan daftar perkiraan

Panitia Peng-hapusan

Dilengkapi data nilai perolehan

Terpenuhi-nya keleng-kapan data

1 minggu

484



harga barang & tahun pengadaan

barang inventtaris untuk peng-ajuan usul peng-hapusan

4. Pengajuan usul peng-hapusan kepada Setjen Depag

Panitia Penghapusan

1. Surat Permohon-an Peng-hapusan;

2. Keterangan kondisi & lokasi barang;

3. Harga & thn perolehan dan nilai barang saat ini;

4. Dokumen kepemilikan;

5. KIB; 6. Foto

barang.

Terpenuhinya peng-ajuan usul permohonan peng-hapusan kepada Kuasa Pengguna Barang


.5. Pengajuan Permo-honan pengha-pusan kepada Depar-temen Keuangan

Sekretariat Jenderal Depar-temen Agama

Bundel lampiran yang telah diajukan oleh Panitia Pengha-pusan

Terpe-nuhinya pengajuan usul permo-honan pengha-pusan kepada Kuasa Pengguna Barang

6. Persetujuan/ penolakan dari Depar-temen Keuangan

DepartemenKeuangan

Surat Persetujuan/ penolakan/ kekurangan data dari Depkeu

Terpenuhinya pengajuan usul permo-honan pengha-pusan kepada Kuasa Pengguna Barang

Bila tdk disetujui disertai alasan,

7. Pelaksa-naan Pelelangan Pengha-pusan


Berita Acara Pelelangan

Terlak-sananya proses pelelang-an untuk pengha-pusan

1 hari

Bila telah mendapat persetujuan dari Depkeu

8. Penyetoran hasil lelang ke kas negara


Bukti Penye-toran

Terlaksa-nanya penye-toran hasil

1 hari

485



lelang ke kas negara

9. Pengha-pusan barang dari daftar inventaris/ SIMAK dan SIKAP


Dokumen penghapusan

1 hari

Petugas Input data SIMAK;


Dokumen penghapusan

1. Tersaji-nya data pengha-pusan pada Aplikasi;

2. Tercan-tumnya data pengha-pusan pada laporan BMN Semester-an & Tahunan

1 hari

486

FLOWCHART SOP PENGHAPUSAN BARANG

ALASAN LAIN YANG MENYEBABKAN

PENGHAPUSAN TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN,

SESUAI PERATURAN

OPNAME FISIK BARANG INVENTARIS 1. Kondisi dan lokasi barang 2. Harga & tahun perolehan 3. Harga saat ini 4. Dokumen kepemilikan 5. KIB 6. Foto

MULAI

PEMBENTUKAN PANITIA

PENCANTUMAN LAPORAN PENGHAPUSAN PADA LAPORAN BMN SEMESTERAN DAN TAHUNAN

(PENGHAPUSAN DARI SIMAK DAN SIKAP)

SELESAI

PENYETORAN HASIL LELANG KE KAS NEGARA

PENGAJUAN PERMOHONAN PENGHAPUSAN KPD DEPKEU

DATA LENGKAP

PELAKSANAAN PELELANGAN PENGHAPUSAN

PENGHAPUSAN BARANG DARI DAFTAR BMN

PENGAJUAN USUL KEPADA SEKRETARIAT JENDERAL DEPAG UP. BIRO KEUANGAN DAN BMN

487


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAJUAN PERMINTAAN DAN ATAU PENGGANTIAN BARANG INVENTARIS

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan



Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 479 Tahun 2003 tentang Petunjuk

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dan Pendistribusian Barang di Lingkungan Depag;

5. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag.

1. Administrasi Umum 2. Mampu mengoperasikan komputer

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan barang; 4. SOP Pendistribusian barang..

Komputer, printer.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengajuan permintaan barang sesuai dengan

rencana pengadaan tahun berjalan dapat segera dipenuhi apabila pengadaan telah dilaksanakan;

2. Pengajuan permintaan barang diluar rencana tahun berjalan dapat terpenuhi apabila dana tersedia atau kebutuhan atas barang tersebut benar-benar mendesak.

1. Surat pemohonan pengajuan permintaan dan atau penggantian barang Inventaris;

2. Ketersediaan dana; 3. Persetujuan dari Kabag Umum/PPK; 4. Pengadaan barang; 5 Pendistribusian barang



1. Pengajuan permo-honan permintaan &/ penggan-tian barang inventaris

Pemohon (kasubbag)

Diketahui oleh :

a. Kabag (pd Se-kreta-riat);

b. Inspek-tur Wilayah (pd Irwil)

Surat peng-ajuan permo-honan per-mintaan &/ penggantian barang inventaris

Terpe-nuhinya surat permintaan barang yang dibutuhkan

2. Keter-sediaan dana pada DIPA

Pengad-ministrasi Barang Inventaris

Sisa dana yang terse-dia cukup utk pengadaan barang rutin yang telah direcanakan

Terdapat-nya kepastian keter-sediaan dana

1 hari

3. Persetujuan Kabag Umum/

Surat pengajuan

Per-setujuan

1 hari

488



PPK

permohonan mendapat nota persetujuan secara tertulis oleh Kabag Umum/PPK

penga-juan permin-taan &/ penggan-tian barang inventaris

4. Pengajuan Penga-daan Barang


1. Dokumen permo-honan;

2. Daftar barang yang diminta

Tersaji-nya data peng-ajuan permin-taan barang kepada Panitia Peng-adaan

1 hari 3 macam pengadaan, masing-masing me-miliki meka-nisme pemilihan yang ber-beda, sesuai peraturan yang berlaku

.5. Peng-adaan Barang

Panitia Peng-adaan

Terlak-sananya peng-adaan barang yang diminta sesuai dengan prosedur


Terdapat sanksi bila pengadaan terlambat dari waktu yang ditentukan

6. Pendis-tribusian barang

Pengadministrasi Barang Inventaris

1. Input data barang ke SIMAK & SIKAP;

2. Penomoran;3. Berita acara

serah terima barang;

4. Up date DIR

Terlak-sananya pendis-tribusian barang permintaan &/ penggantian inventaris

3 hari

489

FLOWCHART SOP PENGAJUAN PERMINTAAN DAN/ ATAU PENGGANTIAN

BARANG INVENTARIS

TIDAK TERSEDIA

TERSEDIA

TIDAK DISETUJUI

DISETUJUI

MULAI

PENGAJUAN PERMOHONAN PERMINTAAN &/ PENGGANTIAN

BARANG INVETARIS: 1. PEMOHON (KASUBBAG) 2. MENGETAHUI (KABAG/IRWIL)

SELESAI

PENGAJUAN PENGADAAN BARANG

PENDISTRIBUSIAN BARANG: 1. Input data ke SIMAK & SIKAP; 2. Penomoran 3. Berita Acara Serah Terima 4. Up Date DIR

PENGECEKAN KETERSEDIAAN DANA DALAM DIPA

PERSETUJUAN KABAG UMUM/PPK

PENGADAAN BARANG

490


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan




Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag;


Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan Barang; 4. SOP Pendistribusian Barang.

Komputer, printer. Form Bon Barang, Kartu Persediaan

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengadministrasi barang persediaan dapat

mengurangi jumlah barang yang diminta apabila dinilai tidak wajar untuk kebutuhan sehari;

2. Terdapat barang-barang tertentu yang per-untukannya hanya bagi pejabat eselon II ke atas;

3. Terdapat barang-barang tertentu yang perminta-annya dibatasi jumlah dan waktu.

1. Pengisian Form Bon Barang yang ditanda-tangani oleh Kasubbag bersangkutan;

2. Pengecekan ketersediaan barang yang diminta di Gudang Barang Persediaan;

3. Pengevaluasian kewajaran permintaan bagi kebutuhan kantor sehari-hari;

4. Persetujuan dari Kasubbag Perlengkapan; 5. Pemberian barang kebutuhan sehari-hari

dengan item dan jumlah yang telah disetujui. 6. Pengisian Kartu Persediaan; 7. Up date data pada SIMAK dan SIKAP.



1. Pengisian Form Bon Barang

Pengambil barang (Pelaksana)

Pemohon (Ka-subbag)

Form Bon Barang harus di tanda-tangani oleh Kasubbag atau YMK Subbagian bersangkutan

Terpenuhi-nya per-mintaan barang

5 menit

2. Penge-cekan ketersedi-aan barang di Gudang Barang Persediaan

Pengadministrasi Barang Persedi-aan

Barang yang tersedia

Terdapat-nya kepas-tian keter-sediaan barang

5 menit

3. Evaluasi kewajaran permintaan


Data kebutuhan sehari-hari setiap bagian

Terlaksa-nanya evaluasi permintaan dalam batas wajar

2 menit

491



4. Persetujuan Kasubbag Perleng-kapan

Form Bon Barang ditanda-tangani

Persetujuan per-mintaan barang sehari-hari

1 menit

5. Pemberian Barang


Form Bon Barang: a. tanda-

tangan pemberi barang;

b. ditanda-tangani penerima

Terlaksa-nanya peme-nuhan kebu-tuhan barang sehari-hari

5 menit

6. Pengisian Kartu Persediaan

Pengadministrasi Barang Persedia-an

Form Bon Barang yang telah lengkap ditandatangani pihak-pihak terkait

Tersaji-nya data pengelu-aran barang kebutuhan sehari-hari

2 menit

7. Up date data SIMAK dan SIKAP

1. Petugas Input data SIMAK;

2. Petugas input data SIKAP

Kartu Persediaan

Ter-up date-nya data barang kebutuhan sehari-hari

2 menit

492

FLOWCHART SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI

TIDAK TERSEDIA

TERSEDIA

TIDAK WAJAR

WAJAR

TIDAK DISETUJUI

DISETUJUI

MULAI

SELESAI

UP DATE DATA SIMAK & SIKAP

PENGECEKAN KETERSEDIAAN DI GUDANG BARANG PERSEDIAAN

EVALUASI KEWAJARAN PERMINTAAN

PERSETUJUAN KASUBBAG

PERLENGKAPAN

PEMBERIAN BARANG

PENGISIAN KARTU PERSEDIAAN

PENGISIAN FORM BON BARANG DITANDATANGANI KASUBBAG/YMK BERSANGKUTAN

493


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan




Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag;


Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan Barang;.

Komputer, printer.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Pendistribusian barang sebaiknya segera

dilakukan untuk menghindari penumpukan barang pada Gudang Perlengkapan;

2. Pendistribusian barang diajukan sesuai dengan pengajuan permohonan barang;

1. Pengadaan barang sesuai kebutuhan; 2. Penentuan pendistribusian dan skala

prioritas apabila jumlah barang tidak sebanding dengan permintaan;

3. Penomoran Barang Inventaris; 4. Berita Acara Serah Terima Barang; 5. Up date DIR 6. Rekapitulasi barang inventaris.



1. Pengadaan barang

Panitia Penga-daan Barang

Surat permo-honan permintaan barang inv.

Terpe-nuhinya permintaan barang inventaris sesuai kebutuhan


2. Penentuan pendistri-busian dan skala prioritas


1. Tanggal surat perminta-an barang;

2. Jabatan pe-mohon

Terdapat-nya kepastian keter-sediaan dan tujuan pendistribu-sian barang

1 hari

3. Penomoran Barang Inventaris


1. Up-date daftar penomor-an yang ada;

2. Pemberian label nomor di setiap barang

Tersaji-nya data barang sesuai jenis dan nomor urutnya

1 hari

494



4. Penye-rahan barang inventaris


Berita Acara Serah Terima Barang, Mencan-tumkan: 1. Spesifikasi;2. Nomor; 3. Lokasi.

Tersaji-nya data dokumen pendistri-busian

1 hari

5. Up date DIR


1. Data penomoran;

2. Berita acara serah terima barang.

Terpe-nuhinya DIR yang sesuai dengan data pendistri-busian barang

3 hari

Di up-date sesuai kebutuhan, paling lama 6 bulan sekali

6. Rekapitulasi Barang Inventaris


1. Penomoran;2. Berita acara

serah terima barang;

3. DIR

Tersaji-nya laporan kondisi inventaris secara riil dan tertib

1 hari

7. Input data penomoran dan lokasi barang ke dalam SIMAK dan SIKAP

Petugas Input data SIMAK;


1. Data penomoran;

2. Berita acara serah terima barang.

Tersajinya data penomorandan lokasi barang pada Aplikasi SIMAK danSIKAP


495

FLOWCHART SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN

INPUT DATA KE SIMAK DAN SIKAP

MULAI

PENGADAAN BARANG

SELESAI

REKAPITULASI BARANG INVENTARIS

PENOMORAN BARANG INVENTARIS

UP DATE DIR

PENENTUAN DISTRIBUSI BARANG DAN SKALA PRIORITAS

PENYERAHAN BARANG INVENTARIS

496

Lampiran 13


(SOP)

PADA INSPEKTUR WILAYAH I ‐ V

1. SOP Pengusulan Angka Kredit 2. SOP Pelaksanaan PKAT 3. SOP Pelaksanaan Reviu Meeting 4. SOP Rapat Pembekalan Inspektur Wilayah 5. SOP Pemeliharaan Sarana dan Prasarana 6. SOP Peminjaman Barang Inventaris Inspektur Wilayah 7. SOP Pengajuan Sarana dan Prasarana Inspektur Wilayah 8. SOP Pengajuan Tim Riksus Inspektur Wilayah 9. SOP Pengetikan dan Penggandaan LHA/STL 10. SOP Pengusulan Auditee PKAT 11. SOP Penyusunan PKA TIM 12. SOP Persiapan Pelaksanaan PKAT 13. SOP Protokoler Inspektur Wilayah 14. SOP Rapat Internal Inspektur Wilayah 15. SOP Usulan Penyusunan Hasil Reviu Laporan Keuangan 16. SOP Usulan Pelaksanaan Audit Khusus 17. SOP Tugas Supervisor 18. SOP Penyusunan Tim Audit

497


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGUSULAN ANGKA KREDIT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Itjen Departemen Agama;



4. Surat Keputusan Menteri Negara PAN No. 220 Tahun 2008 tentang Penghitungan Angka Kredit

1. Mempunyai keahlian dalam bidang audit; 2. Mampu menghitung angka kredit; 3. Mampu mengoperasikan Komputer

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Penilaian Angka Kredit Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy,

Buku Panduan Penghitungan Angka Kredit, kalkulator.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Bila SOP ini tidak diikuti, maka:

1. Auditor kehilangan kesempatan untuk memper-oleh nilai angkat kredit;

2. Auditor akan terlambat naik pangkat.

1. Formulir PAK 2. Surat tugas Inspektur Jenderal 3. Surat tugas Inspektur Wilayah 4. Surat pernyataan melaksanakan tugas 5. Daftar usulan penilaian angka kredit

(DUPAK) 6. Penandatanganan berkas usulan 7. Berkas pendukung PAK


Ket 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Menerima surat pemberitahuan batas waktu pengusulan dan penilaian angka kredit

Pengad-ministrasi Subbag TU Irwil

Surat pem-beritahuan

5 menit

Terlaksananya pene-rimaan surat pem-beritahuan

2. Menyampaikan informasi kepa-da seluruh auditor

Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

Disposisi Irwil

10 menit

Terinformasikannya pemberitahuan

3. Menghitung angka kredit

Auditor 1. Formulir PAK

2. Berkas pendukung angka kredit

3 hari

Terhitung-nya angka kredit

4. Pengesahan usulan peng-hitungan angka kredit

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

1. Formulir PAK

2. Berkas pen-dukung angka kredit

1 hari

Terlaksa-nanya pe-ngesahan penghitungan angka kredit

5. Mengajukan usulan penilaian angka kredit

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

1. Surat usulan Inspektur

5 menit

Tersampaikannya surat usul-

498



kepada tim Penilai Angka Kredit

Wilayah 2. Berkas

penghitungan angka kredit

an peng-ajuan angka kredit

499

FLOWCHART

SOP PENGUSULAN ANGKA KREDIT

MULAI

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

DIBACA DAN DIKETAHUI IRWIL

PEMBERITAHUAN KEPADA SELURUH AUDITOR

PENOMORAN

SELESAI

SURAT PEMBERITAHUAN

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

MENERIMA SURAT PEMBERITAHUAN

USULAN PENILAIAN ANGKA KREDIT

PENERIMAAN PENGAJUAN ANGKA KREDIT AUDITOR

500


DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Juli 2009 Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh TU Irwil Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN PKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama;



5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingku-ngan Departemen Agama;

1. Memiliki kemampuan audit. 2. Memahami bidang dan tugas fungsi. 3. Mampu mengoperasikan komputer.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP pembuatan surat tugas PKAT ; 2. SOP perjalanan dinas; 3. SOP verifikasi perjalanan dinas; 4. SOP Analisis laporan hasil audit.

Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, Lap top, printer, kamera, alat bantu audit, tape recorder, flashdisk.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak terealisasi. 2. Anggaran pengawasan tidak terserap dengan

baik. 3. Jangkauan audit tidak tercapai.

1. Peraturan perundang-undangan. 2. Program Kerja Audit. 3. Lembar Temuan Audit. 4. Dosir.



1. Melaksanakan Entry Briefing

Supervi-sor

Tim audit Auditi - Surat tugas - SPPD - PKA - Naskah entry

2 jam

Terlaksa-nanya entry briefing

2. Mengumpulkan data sesuai bidang audit

Tim Audit Auditi 1. Dosir auditi

2. LAKIP auditi

1 hari

Terkumpulnya data auditi

3. Menilai dan mencatat data-data yang diindikasikan dalam KKA

Tim audit 1. Dosir auditi

2. LAKIP auditi

3. Dosir yang terindikasikan

7 hari

Terlaksa-nanya penilaian kelayakan data

4. Mengidentifikasimasalah temuan hasil audit

Tim audit

1. Dosir yang terindikasikan masing-masing bidang

2. Kodefikasi temuan

1 hari

Tercatat-nya data-data yang diindikasi-kan dalam KKA

501



5. Mengkomunikasikan data yang terindikasikan kepada pihak pelaksana auditi

Tim audit Auditi 1. KKA 2. Lampiran

dosir yang terindikasikan

2 hari

Tergandakannya PKA

6. Merevieu KKA Ketua tim Supervi-sor

1. KKA 2. Lampiran

penunjang KKA

2 jam

Terlaksananya reviu KKA

7. Menyusun LTA Anggota tim

Ketua tim 1. LTA masing-masing bidang

2. KKA

3 jam

Tersusunnya LTA

8. Merevieu LTA Ketua tim Supervi-sor

LTA masing-masing bidang

2 jam

Terlaksa-nanya review LTA

9. Rapat evaluasi kerja tim

Supervi-sor

Ketua tim Anggota tim

KKA, LTA, dan lembar-an penunjang KKA

2 jam

Terlaksa-nanya rapat eva-luasi kerja tim audit

10. Memberikan LTA pada auditi


Auditi LTA 15 menit

Terlaksa-nanya pe-nyerahan LTA

11. Menerima tanggapan LTA dari auditi

Auditi Tim audit Tanggapan LTA

15 menit

Terlaksa-nanya pe-nerimaan tanggapan auditi

12. Menyusun bahan expose

Tim audit Supervi-sor

KKA, LTA, tanggapan, laptop

5 jam

Tersusun-nya bahanexpose

13 Melaksanakan expose

Tim Audit Supervi-sor

Auditi Naskah expose, laptop, LCD.

3 jam

Terlaksa-nanya expose

14. Mempersiapkan penyusunan LHA

Tim audit Supervi-sor

LTA masing-masing bidang, KKA, laptop, printer, ATK.

2 jam

Terlaksa-nanya persiapan penyusunan LHA

502

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN PKAT

MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT


KOREKSI IRWIL

PEMBAHASAN OLEH PARA KORPOK AUDITOR

PENGETIKAN REVISI HASIL PEMBAHASAN

PENOMORAN

SELESAI

USULAN RKAT USULAN RKAT

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

503


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PELAKSANAAN REVIEU MEETING Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang

Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;

2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;

3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat;





1. Memiliki kemampuan audit 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Memahami peraturan perundang-undangan

yang terkait

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Penyajian Data Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Tidak akan ada kesamaan rekomendasi pada

temuan yang sama. 2. Tidak akan ada kesamaan kriteria yang

digunakan atas temuan yang sama.

1. Surat undangan 2. Bahan revieu meeting



1. Pembuatan surat undangan revieu meeting


Surat undangan

10 menit

Terlaksa-nanya pembuatansurat undangan revieu meeting

2. Pembubuhan paraf surat undangan revieu meeting


Kasubag TU Irwil

Surat undangan

10 menit

Terbubuhinya paraf surat undangan revieu meeting

3. Penandatanganan surat undangan Revieu meeting

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

Surat undangan

10 menit

Tertandatanganinya surat un-dangan revieu meeting

504



4. Penomoran surat keluar

Pengadmi-nistrasi TUIrwil

Surat undangan

10 menit

Ternomorinya surat undangan revieu meeting

5. Pencatatan surat keluar


Surat undangan

10 menit

Tercatat-nya surat undangan revieu meeting

6. Penggandaan surat undangan

Pengadministrasi TUIrwil

Surat undangan

10 menit

Terganda-kannya surat undangan revieu meeting

7.

Penyampaian undangan revieu meeting


Auditor Surat undangan

15 menit

Tersampaikannya surat undangan revieu meeting

8. Penyiapan bahan revieu meeting

Ketua TimAudit

Konsep LHA/STL

1 jam Terwujud-nya bahan revieu meeting

9. Pembuatan absen kehadiran revieu meeting


Absen kehadiran revieu meeting

15 menit

Terwujud-nya absen kehadiran peserta revieu meeting

505

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN REVIEU MEETING

MULAI

PEMBUATAN SURAT UNDANGAN

PENCATATAN SURAT UNDANGAN

PENOMORAN SURAT UNDANGAN

PENGGANDAAN/ PENDISTRIBUSIAN

PENGUMPULAN BAHAN

SELESAI

BAHAN REVIEU MEETING SURAT UNDANGAN

PELAKSANAAN

506


DEPARTEMEN AGAMA


SOP RAPAT PEMBEKALAN INSPEKTUR WILAYAH Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang








1. Memiliki kemampuan audit 2. Memahami peraturan perundangan yang

berlaku

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Pemakaian Ruang dan Peralatan 2. SOP Permintaan Konsumsi

Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Tidak terjadi koordinasi. 1. Surat undangan

2. Bahan Pembekalan.


KET. 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Pembuatan surat undangan pembekalan

Pengadmi-nistrasi Subbag TUIrwil

Surat undangan

10 menit

Terlaksananya pem-buatan surat pem-bekalan

2. Pembubuhan paraf surat pembekalan


Kasubag TU Irwil

Surat undangan

10 menit

Terbubuhi-nya paraf surat pem-bekalan

3. Penandatanganan surat pembekalan

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

Surat undangan

10 menit

Tertandatanganinya surat pem-bekalan



Surat undangan

10 menit

Ternomori-nya surat pembekal-an



Surat undangan

10 menit

Tercatat-nya surat pembekal-an

507


KET. 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

6. Penggandaan surat undangan pembekalan


Surat undangan

10 menit

Terganda-kannya surat pem-bekalan

7.

Penyampaian pembekalan



15 menit

Tersampaikannya surat pem-bekalan

8. Penyiapan bahan pembekalan

Ketua Tim Audit

Berbagai per-masalahan

3 jam Terwujud-nya bahan pembekal-an

9. Pembuatan absen kehadiran pem-bekalan


Absen kehadiran pembekalan

15 menit

Terwujud-nya absen kehadiran peserta pembekal-an

508

FLOWCHART

SOP PEMBEKALAN INSPEKTUR WILAYAH

MULAI




PENGGANDAAN/ PENDISTRIBUSIAN

PENGUMPULAN BAHAN PEMBEKALAN

SELESAI

BAHAN PEMBEKALAN

SURAT UNDANGAN

PELAKSANAAN

509


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;








2. Memiliki kemampuan administrasi

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Peminjaman dan Pengembalian barang Inventaris

Meja, Kursi, Komputer, Mesin Ketik Manual, ATK, Mesin Foto copy.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Kerusakan barang inventaris menjadi tanggung

jawab T.U. Irwil 2. Agar menjaga dan merawat barang inventaris

dengan baik dan benar

1. Menginventarisir barang yang ada di Subbag T.U. Irwil.

2. Pencatatan dalam buku Agenda. 3. Koreksi dan Analisis 4. Koreksi dan revisi oleh Inspektur Wilayah

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ketera

ngan 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Pendataan barang inventaris

Pengadmi-nistrasi Subbag TU Irwil

Konsep jenis dan model barang

Diterima-nya konsep barang dan jenis barang

2. Pencatatan dalam buku agenda TU Irwil


Konsep & tata pemeli-haraan barang

Tercatat-nya konsep l

3. Koreksi dan paraf

Kasubbag TU Irwil

Terkoreksinya format konsep pemeli-haraan barang

510



4. Koreksi dan Revisi

Inspektur Wilayah

Konsep jenis barang yang telah dikorek-si formatnya dan diparaf oleh Kasub-bag TU Irwil

Terkoreksinya konsep jenis barang

511

FLOWCHART

SOP PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

MULAI

PENDATAAN BARANG

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

KOREKSI DAN PARAF

KOREKSI DAN REVISI

NET KONSEP BARANG

PENOMORAN

SELESAI

PRASARANA SARANA

PENANDATANGANAN

512


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS IRWIL Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:








1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan administrasi


SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang

Sarana dan Prasarana Irwil


1. Menjaga keutuhan barang pinjaman; 2. Bertanggung jawab terhadap barang pinjaman

1. Mencatat kebutuhan Inspektur Wilayah 2. Mencatat kebutuhan para Auditor 3. Mencatat dalam bon pengajuan 4. Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil 5. Ditanda tangani oleh Kasubag T.U. Irwil 6. Dikirim Ke Subag terkait.


KET 1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1.

Penerimaan data kebutuhan


Sesuai dengan kebutuhan

Diterima-nya surat pengajuan Kasubbag T.U. Irwil

2.

Pencatatan dalam buku


Konsep barang pinjaman yang dibutuhkan

Tercatat-nya kebu-tuhan pe-minjaman barang

3.

Koreksi dan tanda tangan

Kasubbag TU Irwil

Net Surat Pengajuan pinjaman Barang

Terkorek-sinya format konsep

513



4.. Koreksi dan Revisi

Inspektur Wilayah

Konsep peng-ajuan pinjam-an barang dan ditandatangani oleh Kasubbag TU Irwil

Terkorek-sinya konsep pengajuan pinjaman barang

514

FLOWCHART

SOP PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS

MULAI

PENDATAAN KEBUTUHAN SARANA


KOREKSI DAN REVISI

PENGETIKAN HASIL REVISI

PEMINJAMAN

SELESAI

PRASARANA SARANA

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

PENGAJUAN

ANALISIS KOREKSI

515


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAJUAN SARANA DAN PRASARANA IRWIL Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:








1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Memiliki kemampuan administrasi.


SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

Meja, kursi, komputer, brankas, sarana

transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk


1. Barang yang diajukan memang benar-benar dibutuhkan;

2. Pengahuan Barang berdasarkan prinsip chek and balance.

1. Mencatat kebutuhan Inspektur Wilayah 2. Mencatat kebutuhan para Auditor 3. Mencatat dalam bon pengajuan 4. Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil 5. Ditanda tangani oleh Kasubag T.U. Irwil 6. Dikirim Ke Subag terkait.

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keter

angan1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

1. Penerimaan data kebutuhan



Diterima-nya surat pengaju-an Kasub-bag TU Irwil

2. Pencatatan dalam buku


Konsep barangyang dibutuh-kan

Tercatat-nya ke-butuhan barang

3. Koreksi dan tanda tangan

Kasubbag TU Irwil

Net Surat Pengajuan Barang

Terkoreksinya format konsep

4.. Koreksi dan Inspektur Konsep Terkoreksi

516

No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keter

angan1 2 3 Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output

Revisi Wilayah pengajuan barang dan ditandatangani oleh Kasubbag TU Irwil

nya konsep pengajuan barang

517

FLOWCHART

SOP PENGAJUAN SARANA DAN PRASARANA

MULAI

PENDATAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA


ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI


NET KONSEP

PENGAJUAN

SELESAI

PRASARANA SARANA

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

518


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGAJUAN TIM RIKSUS IRWIL Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:








1. Memiliki kemampuan audit 2. Memahami peraturan perundangan yang

berlaku 3. Mampu mengoperasikan komputer

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Penyajian Data 2. SOP Penanganan Dumas TP 5000 3. SOP Penanganan Dumas Non TP 5000.

Sarana dan Prasarana kebutuhan Riksus


1. Pengajuan Tim harus melihat permasalahan kasus;

2. Kasus yang diajukan harus memenuhi berbagai unsur.

1. Menerima usulan dari Inspektur Jenderal 2. Konsultasi dengan Inspekur Wilayah 3. Menelaah kasus yang akan di riksus 4. Menganalisis kasus dimaksud oleh Kasubag

T.U. Irwil 5. Mengajukan Tim ke bagian 1 6. Menerima Surat Tugas 7. Disetujui oleh Inspektur Jenderal



1. Penerimaan usulan kasus


Sesuai denganajuan dari Inspektur Jenderal

Diterima-nya surat pengajuan kasubag T.U. Irwil

2. Pencatatan dalam buku


Konsep surat riksus yang dibutuhkan

Tercatat-nya kegiatan riksus


Kasubbag TU Irwil

Net Surat Pengajuan Tim

Terkorek-sinya for-mat konsep

519




Inspektur Wilayah

Konsep pengajuan Tim dan di paraf oleh Kasubag T.U. Irwil

Terkorek-sinya konsep surat

520

FLOWCHART

SOP PENGAJUAN TIM RIKSUS

MULAI

PENERIMAAN USULAN KASUS


ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI

NET KONSEP SURAT TIM

S P P D

SURAT TUGAS TIM

SELESAI

IRJEN IRWIL

PELAKSANAAN

PENANDATANGANAN

521


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGETIKAN DAN PENGGANDAAN LHA/STL Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan

atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;







Mampu mengoperasikan komputer

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Entry data LHA; 2. SOP Pengiriman surat khusus dan surat biasa.

Meja, Kursi, Komputer, Mesin Ketik Manual, ATK, Mesin Foto copy.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. LHA/STL tidak akan masuk ke data SIMHP dan

TLHP tidak akan terpantau; 2. LHA/STL tidak akan terdata secara formal

(penomoran dan pengarsipan) serta terkirim kepada sasaran LHA termasuk tembusannya.

1. Konsep LHA/STL dan berkas-berkas pendu-kungnya dari ketua tim.

2. Pencatatan dalam buku kendali LHA/STL. 3. Koreksi dan Paraf 4. Koreksi dan revisi 5. Pengetikan revisi LHA/STL 6. Penandatanganan LHA/STL 7. Penomoran LHA/STL 8. Penggandaan LHA/STL



1. Penerimaan konsep dan berkas LHA/STL


Konsep LHA/ STL, LTA, BAP, Surat Pernyataan

Diterima-nya kon-sep LHA/ STL dari ketua tim

2. Pencatatan dalam buku kendali LHA


Konsep LHA/ STL & berkas-berkasnya, Kartu kendali, map LHA, Buku kendali

Tercatat-nya kon-sep LHA yang diterima Subbag TU Irwil

522




Kasubbag TU Irwil

Ketua Tim

Konsep LHA, LTA, BAP

1. Terkoreksinya format konsep LHA

2. Terparafnya konsep LHA

4. Inspektur Wilayah

Sekretaris Itjen

Konsep STL, BAP, Surat Pernyataan

1. Terkoreksinya format konsep STL

2. Terparafnya konsep STL


Inspektur Wilayah

Konsep LHA yang telah dikoreksi formatnya dan diparaf oleh Kasubbag TU Irwil dan KetuaTim, LTA, BAP.

Terkoreksinya konsep LHA

6. Inspektur Jenderal

Konsep STL yang telah di-koreksi format-nya dan dipa-raf oleh Ins-pektur Wilayahdan Sekretaris Itjen, BAP, Surat pernya-taan

Terkoreksinya konsep STL

7. Pengetikan Revisi LHA/STL


Revisi konsep LHA/STL

Terketik-nya hasil revisi LHA/STL

8. Penandatanganan LHA/STL

Inspektur Wilayah

LHA Net Tertandatangani-nya LHA

Inspektur Jenderal

STL Net Tertandatangani-nya STL

9. Penomoran LHA/STL


Pengadmi-nistrasi Subbag TU Itjen

LHA/STL Net bertanda-tangan

10.

Penggandaan LHA/STL


LHA/STL Net Terganda-kannya LHA/STL

Sesuai dengan jumlah tujuan LHA, tembusan, dan arsip

523



11.

Pengiriman LHA/STL


Pengadmi-nistrasi Subbag Data dan Informasi


LHA

524

FLOWCHART

SOP PENGETIKAN DAN PENGGANDAAN LHA/STL

MULAI

PENYERAHAN KONSEP LHA/STL

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI

KOREKSI DAN PARAF

KOREKSI DAN REVISI


PENGGANDAAN

PENOMORAN

SELESAI

S T L L H A

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

525


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGUSULAN AUDITEE PKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:








1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit 3. Memahami peraturan perundang-undangan

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Penyusulan Usulan RKAT Komputer Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

1. Auditee harus benar valid dan akurat 2. Tidak berulang-ulang auditee yang pernah di

audit

1. Membuat peta wilayah audit 2. Menganalisis auditee yang akan diaudit 3. Mengajukan ke Inspektur Wilayah 4. Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil 5. Ditanda tangani oleh Inspektur Wilayah 6. Dikirim Ke Subbag terkait



1. Membuat peta wilayah audit



Auditee tidak ber ulang-ulang

2. Menganalisis auditee


Konsep audit yang dibutuhkan

Tercatat-nya ke-butuhan audit

3. Mengajukan ke inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

Net Surat Pengajuan auditee

Terkoreksinya format konsep


Inspektur Wilayah

Konsep peng-ajuan auditee ditandatangani oleh Kasub-bag TU Irwil

Terkoreksinya kon-sep peng-ajuan auditee

526



5. Penandatanganan Irwil Net konsep auditee

Net auditee

6. Pengiriman Kasubbag

527

FLOWCHART

SOP PENGUSULAN AUDITEE

MULAI

MEMBUAT PETA WILAYAH AUDITEE

MENGANALISIS AUDITEE

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI


SELESAI

KASUBBAG IRWIL

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

528


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN PKA TIM Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang








1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP Penyusunan RKAT Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. PKA tidak tersusun sesuai prosedur. 2. Hasil audit tidak maksimal

1. Surat Tugas 2. Buku Direktori Auditan



1. Menerima Surat Tugas audit

Pengadmi-nistrasi Subbag Perencanaan

Pengadministrasi Subbag TU Irwil

Surat Tugas 10 menit

Diterima-nya surat tugas audit

2. Mencatat dalam buku kendali surat masuk



Tercatat-nya surat tugas

3. Menyampaikan rekap surat tugas audit kepada Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

Rekap Surat Tugas audit

10 menit

Tersampaikannya re-kap surat tugas audit

4. Menyampaikan surat tugas audit kepada auditor


Auditor Surat Tugas 10 menit

Diterima-nya Surat Tugas audit

5. Mengadakan rapat tim audit

Ketua Tim Anggota Tim

Surat Tugas, Rekap Temuan Tahun lalu

1 jam

Terselenggaranya rapat tim audit de-ngan baik

529



6. Menyusun PKA Sekretaris tim

Ketua Tim

Tipologi satker

3 jam

Tersusun-nya PKA dengan baik

7. Menyampaikan PKA kepada Inspektur Wilayah

Ketua Tim Inspektur Wilayah

PKA Tim 30 menit

Tersampaikannya PKA Tim

8. Menyampaikan PKA kepada Sekretaris Itjen


Staf Sekretaris

PKA Tim 10 menit

Tersampaikannya PKA Tim

530

FLOWCHART

SOP PENYUSUNAN PKA TIM

fc

MULAI

MENERIMA SURAT TUGAS

MENCATAT DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

MENYAMPAIKAN REKAP SURAT TUGAS AUDIT KEPADA INSPEKTUR WILAYAH

MENGADAKAN RAPAT TIM AUDIT

MENYUSUN PKA

SELESAI

Notulen Hasil Rapat Bahan Rapat

MENYAMPAIKAN PKA KEPADA INSPEKTUR WILAYAH

531


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman






1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit 3. Memiliki sertifikasi JFA 4. Memahami peraturan perundangan yang

berlaku

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP pembuatan surat tugas PKAT 2. SOP perjalanan dinas. 3. SOP pencairan dana

Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, Lap top, printer, kamera, alat bantu audit, tape recorder, flashdisk.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak terealisasi dengan baik. 2. Anggaran pengawasan tidak terserap dengan

baik. 3. Jangkauan audit tidak tercapai.

1. Peraturan perundang-undangan 2. Program Kerja Audit 3. Lembar Temuan Audit. 4. Dosir.



1. Menerima surat tugas

Pengad-ministrasi TU Irwil

Kasubbag TU Irwil

Auditor Surat tugas 15 menit

Terlaksananya pene-rimaan surat tugas

2. Menyusun PKA Anggota tim

Ketua tim 1. LHA sebe-lumnya

2. Dumas

2 hari

Tersusun-nya PKA

3. Reviu PKA Anggota Tim

Ketua Tim

PKA anggota tim

1 hari

Terwujud-nya PKA anggota tim

Reviu PKA Ketua Tim

Supervisor PKA ketua tim

1 jam

Terwujud-nya PKA tim

4. Pengesahan PKA

Kasubbag TU Irwil

Supervisor

PKA tim 5 menit

Terwujud-nya PKA yang telah disahkan

5. Penggandaan PKA

Kasubbag TU

Pengadmi-nistrasi TU Irwil

PKA 3 jam

Terganda-kannya PKA

6. Rapat tim audit Supervisor Ketua tim Anggota tim

PKA, surat tugas, SPPD, LHA sebelum-nya, Dumas.

3 jam

Terlaksananya rapat tim

532



7. Persiapan pemberangkatan PKAT


PKA, surat tugas, SPPD, lumpsum, tiket.

Terlaksananya per-siapan pembe-rangkatan PKAT

533

FLOWCHART

SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PKAT

MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT


KOREKSI IRWIL


PENOMORAN

SELESAI

Usulan RKAT Usulan RKAT

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN


534


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PROTOKOLER INSPEKTUR WILAYAH Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Per-

ubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pen-dapatan dan Belanja Negara;

2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Per-ubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Su-sunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;





7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pe-laksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama;

Memahami tugas protokol

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: SOP SPPD Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Kegiatan Inspektur Wilayah tidak terencana/ terprogram.

1. Membuat schedule kegiatan Inspektur Wilayah 2. Menghubungi pihak-pihak terkait

NO Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ketera


1. Menerima Surat Tugas Supervisi Inspektur Wilayah

Pengadiministrasi Subbag Perencanaan



Diterimanya surat tugas Inspektur Wilayah

2. Mencatat dalam buku kendali surat masuk

Pengadministrasi Subbag TU Irwil


Tercatat-nya surat tugas Inspektur Wilayah

3. Menyampaikan surat tugas kepada Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil


Tersampaikannya surat tugas Inspektur Wilayah

4. Menerima SPPD Inspektur Wilayah

Pengadministrasi Subbag Rumah Tangga


SPPD 10 menit

Diterimanya SPPD Inspektur Wilayah

535

NO Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Ketera


5. Menentukan waktu keberangkatan Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

Jadwal kebe-rangkatan

10 menit

Terjadwalnya kebe-rangkatan Inspektur Wilayah

6. Mendapatkan tiket keberang-katan dan kepulangan Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

Tiket pesawat/ kereta/bus

30 menit

Diperolehnya tiket keberangkatan dan kepulang-an

536

FLOWCHART

SOP PROTOKOLER INSPEKTUR WILAYAH

MULAI

MENERIMA SURAT TUGAS

MENERIMA SPPD

PENJADWALAN KEBERANGKATAN

MENCARIKAN TIKET

MENYAMPAIKAN TIKET

SELESAI

NOTULEN HASIL RAPAT BAHAN RAPAT

BERANGKAT

537


DEPARTEMEN AGAMA


SOP RAPAT INTERNAL INSPEKTUR WILAYAH Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang








1. Mampu mengoperasikan rapat 2. Mampu menganalisis permasalahan

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP Pelaksanaan Rapat Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Tidak terjadi koordinasi. 1. Surat undangan

2. Bahan Rapat.

Aktivitas Pelaksana Mutu Baku


1. Pembuatan surat undangan rapat


Surat undangan

10 menit

Terlaksananya pem-buatan surat rapat

2. Pembubuhan paraf surat rapat


Kasubag TU Irwil

Surat undangan

10 menit

Terbubuhinya paraf surat rapat

3. Penandatangan-an surat rapat

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

Surat undangan

10 menit

Tertanda-tangani-nya surat rapat



Surat undangan

10 menit

Ternomorinya surat rapat



Surat undangan

10 menit

Tercatat-nya surat rapat

6. Penggandaan surat undangan rapat


Surat undangan

10 menit

Terganda-kannya surat rapat

538

Aktivitas Pelaksana Mutu Baku


7.

Penyampaian rapat



15 menit

Tersampaikannya surat rapat

8. Penyiapan bahan rapat

Ketua Tim Audit

Berbagai per-masalahan

3 jam

Terwujud-nya bahan rapat

9. Pembuatan absen kehadiran rapat


Absen kehadiran rapat

15 menit

Terwujud-nya absen kehadiran peserta rapat

539

FLOWCHART

SOP RAPAT INTERNAL INSPEKTUR WILAYAH

MULAI




PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

SELESAI

PELAKSANAAN

Bahan Rapat Surat Undangan

PENGUMPULAN BAHAN RAPAT

540


DEPARTEMEN AGAMA


SOP USULAN PENYUSUNAN HASIL REVIEU LAPORAN KEUANGAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Per-

ubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 ten-tang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Penda-patan dan Belanja Negara;

2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Per-ubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kemen-terian Negara Republik Indonesia;





7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pe-laksanaan Pengawasan Melekat di Lingkung-an Departemen Agama;

1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki pengetahuan tentang Reviu Laporan

Keuangan

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Entry Data LHA 2. SOP Pengadministrasian LHA


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Laporan hasil kegiatan tidak teradministrasi dengan baik

Konsep hasil revieu LK



1. Penerimaan konsep hasil revieu LK

Auditor Pengad-mistrasi Subbag TU Irwil


10 menit

Diterimanya konsep ha-sil revieu LK

2. Pencatatan dalam buku kendali surat masuk



10 menit

Diterimanya konsep ha-sil revieu LK

3. Koreksi konsep hasil revieu LK

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah


60 menit

Terkorek-sinya kon-sep hasil revieu LK

4. Perbaikan konsep hasil revieu LK

Kasubbag TU Irwil

Pengad-mistrasi Subbag TU Irwil


30 menit

Terselesai-kannya ko-reksi kon-sep hasil revieu

5. Penandatangan-an surat usulan audit khusus

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

Hasil revieu LK

10 menit

Ditanda-tanganinya revieu LK

541



6. Penomoran hasil revieu LK


Hasil revieu LK

10 menit

Ternomori-nya hasil revieu LK

7. Pengiriman surat usulan audit khusus


Pengadmi-nistrasi Subbag Pelaporan


Hasil revieu LK

10 menit

Terkirim-nya hasil revieu LK

542

FLOWCHART

SOP PENYUSUNAN HASIL REVIEU LAPORAN KEUANGAN

MULAI

PENERIMAAN KONSEP HASIL REVIEU LK


DIKOREKSI IRWIL

DIPERBAIKI SUBBAG TU IRWIL

PENOMORAN

SELESAI

Konsep Hasil Revieu LK

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

Konsep Hasil Revieu LK

543


DEPARTEMEN AGAMA


SOP USULAN PELAKSANAAN AUDIT KHUSUS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang








Mampu mengoperasikan komputer Memahami peraturan perundangan yang berlaku

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:SOP Penyusunan RKT Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Terjadi tumpang tindih program non PKAT 2. Tidak tertib administrasi program non-PKAT

1. Surat pengaduan masyarakat 2. Surat hasil telaah pengaduan masyarakat 3. Surat nota dinas usulan audit khusus



1. Penerimaan surat pengaduan masyarakat

Pengad-ministrasi Subbag TU Itjen


Surat Dumas 10 menit

Diterima-nya Dumas




Tercatat-nya Dumas

3. Membaca dan mengetahui isi Dumas

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah


Terbaca dan ter-pahami-nya surat Dumas

4. Pemberian disposisi oleh Inspektur Wilayah

Inspektur Wilayah

Disposisi Inspektur Wilayah

10 menit

Terbitnya disposisi Inspektur Wilayah

5. Pembuatan telaah atas Dumas

Kasubbag TU Irwil

Koordinator Kelompok Auditor

Konsep telaah Dumas

30 menit

Terselesaikannya telaah Dumas

544



6. Penyusunan surat usulan audit khusus


Kasubbag TU

Surat usulan audit khusus

15 menit

Terselesaikannya surat usul-an audit khusus

7. Penandatangan-an surat usulan audit khusus

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

Surat usulan audit khusus

10 menit

Tertanda-tangani-nya surat usulan audit khusus

8. Penomoran surat usulan audit khusus


Surat usulan audit Khusus

10 menit

Ternomo-rinya surat audit khusus

9. Pengiriman surat usulan audit khusus


Pengadmi-nistrasi Subbag Pe-rencanaan

Surat usulan audit Khusus Telaah Dumas

10 menit

Terkirim-nya surat usulan audit khusus

545

FLOWCHART SOP USULAN PELAKSANAAN AUDIT KHUSUS

MULAI

PENERIMAAN DUMAS


DIBACA DAN DIKETAHUI IRWIL

PENYUSUNAN TELAAH DUMAS OLEH PARA KORPOK AUDITOR

PENOMORAN

SELESAI

Usulan Audit Khusus Telaah Dumas

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

PENGETIKAN USULAN AUDIT KHUSUS

546


DEPARTEMEN AGAMA


SOP TUGAS SUPERVISOR Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman






1. Memiliki kemampuan managerial 2. Memiliki pengetahuan tentang audit

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP pembuatan surat tugas PKAT; 2. SOP perjalanan dinas; 3. SOP verifikasi perjalanan dinas; 4. SOP Analisis laporan hasil audit; 5. SOP persiapan pelaksanaan PKAT; 5. SOP Pelaksanaan PKAT; 7. SOP Penyusunan Laporan Hasil Audit; 8. SOP Dewan Pertimbangan Saran Tindak

Lanjut (DPSTL).

Surat tugas, SPPD, instrumen audit, Lap top, ATK, flashdisk.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. Tugas Supervisor tidak optimal. 2. Pembinaan terhadap tim audit tidak berjalan. 3. Mutu hasil audit kurang maksimal. 4. Pembinaan wilayah kurang maksimal.

1. Peraturan perundang-undangan 2. Program Kerja Audit 3. Lembar Temuan Audit. 4. Kertas Kerja Audit. 5. Laporan Hasil Audit.



1. Menerima surat tugas

Kasubbag TU Irwil

Super-visor

Surat tugas 5 menit

Terlaksa-nanya penerimaan surat tugas

2. Mereviu PKA tim audit

Supervisor PKA tim audit 1 jam

Terlaksa-nanya reviu PKA tim audit

3. Rapat persiapan tim audit

Supervisor Ketua tim Anggota tim

PKA, surat tugas, SPPD, LHA sebelum-nya, Dumas.

3 jam

Terlaksa-nanya rapat per-siapan tim audit

4. Melaksanakan Entry Briefing

Supervisor Tim audit Auditi - Surat tugas - SPPD - PKA - Naskah entry

2 jam

Terlaksa-nanya entry briefing

547



5. Merevieu KKA Supervisor Ketua tim 1. KKA 2. Lampiran

penunjang KKA

2 jam

Terlaksa-nanya reviu KKA

6. Merevieu LTA Supervisor LTA masing-masing bidang

2 jam

Terlaksa-nanya review LTA

7. Rapat evaluasi kerja tim

Supervisor Ketua tim Anggota tim

KKA, LTA, dan lembaran penunjang KKA

2 jam

Terlaksa-nanya rapat eva-luasi kerja tim audit

8. Menyusun bahan expose

Supervisor KKA, LTA, tanggapan, laptop

5 jam

Tersusun-nya bahan expose

9. Melaksanakan expose

Supervisor Naskah expose, laptop,LCD.

3 jam

Terlaksa-nanya expose

10.

Mempersiapkan penyusunan LHA

Supervisor LTA masing-masing bidang,KKA, lampiran penunjang KKA, laptop, printer, ATK.

2 jam

Terlaksa-nanya persiapan penyusunan LHA

11.

Melaksanakan reviu meeting

Supervisor Tim audit LTA, BAP, lampiran pe-nunjang LTA dan BAP.

1 hari

Terlaksa-nanya reviu meeting

12.

Finalisasi LHA/STL

Supervisor Ketua dan Sekretaris tim

Kasubbag TU Irwil

LTA masing-masing bidang,KKA, lampiran penunjang KKA, laptop, printer, ATK.

3 hari

Terwujud-nya LHA final

13.

Mengikuti sidang DP STL

Supervisor Ketua tim dan auditor terkait

Dewan Pertimba-ngan STL

Temuan hasil audit, BAP, rekap hasil DP STL.

1 hari

Terlaksa-nanya sidang DP STL

14.

Menyusun laporanpelaksanaan tugas supervisor

Supervisor Catatan tugas tim dari Super-visor, LTA, LHA.

2 jam

Terwujud-nya lapor-an tugas supervisor

548

FLOWCHART SOP TUGAS SUPERVISOR

MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT S A S A A


KOREKSI IRWIL


PENOMORAN

SELESAI

Usulan RKAT Usulan RKAT

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN


549


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENGUSULAN PKAT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Audit pada Itjen Departemen Agama;


3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama.

1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Memilki kemampuan audit; 3. Memahami tugas dan fungsi.

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Penyusunan PKAT; 2. SOP Perjalanan Dinas.

1. Direktori Pengawasan/data auditi; 2. ATK; 3. Laptop/komputer.

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: Apabila SOP tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak dapat dilaksanakan; 2. Anggaran pengawasan tidak akan terserap.

1. Nama auditi. 2. Data temuan tahun lalu yang belum

ditindaklanjuti. 3. Nama supervisor, ketua, sekretaris dan

anggota tim.



1. Menerima surat permintaan usulan PKAT dari Sekretariat

Pengad-ministrasi pada Sub-bag TU Irwil

Surat per-mintaan usulan

5 menit

Terlaksananya pene-rimaan surat per-mintaan usulan PKAT

2. Menyampaikan surat permintaan usulan ke Irwil

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

1. Surat per-mintaan usulan

2. Lembar disposisi

5 menit

Tersampaikannya surat per-mintaan usulan

3. Melaksanakan disposisi Irwil

Kasubbag TU Irwil

Kapok dan Auditor

Data auditor, direktori, RKAT, peta wilayah, Atlas.

1 hari Tersusunnya konsep PKAT

4. Pembahasan konsep PKAT

Kasubbag TU Irwil

Kapok Irwil Data auditor, direktori, PKAT, peta wilayah, Dumas

30 menit

Tersusunnya PKAT

5. Membuat nota usulan PKAT

Kasubbag TU Irwil

Irwil Komputer, printer, ATK

30 menit

Terwujudnya Nota usulan

6. Menyampaikan nota usulan PKAT


Buku eks-pedisi

05 menit

Tersampaikannya nota usulanPKAT

550

FLOWCHART SOP PENGUSULAN PKAT

MULAI

MENERIMA SURAT PERMINTAAN USULAN PKAT DARI SEKRETARIAT

MENERUSKAN SURAT PERMINTAAN USULAN KE IRWIL

MENINDAKLANJUTI DISPOSISI IRWIL

MEMBUAT NOTA DAN DAFTAR USULAN KEPADA IRJEN

PENGAJUAN KONSEP USULAN KEPADA IRWIL

PARAF/PENANDATANGAN SURAT USULAN

PEMBERIAN NOMOR NOTA USULAN

SELESAI

PENGIRIMAN NOTA USULAN

NOTA USULAN DIARSIPKAN

551


DEPARTEMEN AGAMA


SOP PENYUSUNAN TIM AUDIT Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang








1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memilki kemampuan audit 3. Memahami tugas dan fungsi

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:1. SOP Penyusunan PKAT 2. SOP Perjalanan Dinas


Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. Program audit tidak sesuai rencana 2. Program audit tumpang tindih dengan audit

eksternal

1. Konsep susunan tim audit 2. Buku kendali penugasan auditor 3. Koreksi dan revisi 4. Pengetikan revisi susunan Tim Audit 5. Penandatanganan usulan Tim Audit 6. Penomoran surat usulan Tim Audit 7. Pengiriman surat usulan Tim Audit



1. Penerimaan konsep usulan Tim Audit bulan yang akan datang

Pengad-ministrasi Subbag Perencanaan


Konsep usulanusulan Tim Audit

10 menit

Diterima-nya kon-sep usul-an Tim Audit Irwil



Konsep usulanTim Audit Inspektur willayah

10 menit

Tercatat-nya konsep usulan tim Audit

3. Koreksi Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

Konsep usulan tim Audit

20 menit

1. Terkoreksinya konsep usulan Tim Audit

552



2. Terbit-nya disposisi Inspektur Wilayah

4. Pembahasan dengan para Koordinator Kelompok Auditor

Kasubbag TU Irwil

Koordinator Kelompok Auditor

Konsep usulan RKAT

30 menit

Terkoreksinya konsep usulan Tim Audit

5. Penyusunan revisi usulan Tim Audit


Konsep usulanTim Audit yang telah dikoreksi susunannya dan diparaf oleh Kasub-bag TU Irwil

15 menit

Terkoreksinya konsep usulan Tim Audit

6. Pengajuan tanda-tangan Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

Susunan Tim Audit yang telah dikoreksi formatnya dan diparaf oleh Kasubbag, Tanda-tangan Inspektur Wilayah

10 menit

Ditanda-tangani-nya surat usulan Tim Audit tersebut

7. Penomoran surat usulan Tim Audit


Surat usulan tim Audit

5 menit

Ternomorinya surat usulan Tim Audit

8. Pengiriman surat usulan Tim Audit


Surat usulan Tim Audit

10 menit

Pengarsipan surat usulan Tim Audit

553

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TIM AUDIT

MULAI

PENERIMAAN SUSUNAN TIM AUDIT


KOREKSI IRWIL


PENOMORAN

SELESAI

Usulan Susunan Tim Audit

PENGIRIMAN

PENANDATANGANAN

PENGETIKAN REVISI SUSUNAN TIM

Usulan Susunan Tim Audit

554

BAB IV PENUTUP

Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP sebagai pedoman tentang langkah-langkah/proses pekerjaan yang harus dilakukan, memiliki peran penting dalam menciptakan pemerintahan yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.

Karena pentingnya SOP setiap jenis kegiatan memiliki SOP untuk menghindari kemungkinan terjadi penyimpangan dalam prosedur dan tumpang tindih aktivitas antara bagian yang satu dengan yang lain.

Oleh karena itu, SOP ini menjadi instrumen yang penting untuk mendorong se-tiap pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan pekerjaan dengan efisien, memudahkan mereka dalam memantau hasil pekerjaan, bekerja makin terarah.

sop

Documents