sop pemberdayaan upku2010(27052010) a4

BAB IPENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam rangka mengoptimalkan peningkatan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat miskin, Pemerintah Provinsi Jawa Timur telah mengembangkan program penanggulangan kemiskinan secara terpadu dan berkesinambungan. Keterpaduan diwujudkan melalui pemantapan pola kemitraan dan sharing pendanaan antara Pemerintah Provinsi dengan Pemerintah Kabupaten dan Kota maupun stakeholders lainnya. Sedangkan kesinambungan diwujudkan melalui pengembangan pola penanganan program yang dimulai dari Tahap Awal yang dilanjutkan dengan Tahap Penguatan dan Tahap Pemandirian secara multi years / berkesinambungan. Dengan pola penanganan semacam itu diharapkan berbagai program penanggulangan kemiskinan akan memberikan kontribusi nyata, yang antara lain meliputi: (i) pengurangan beban dan peningkatan pendapatan, (ii) pengembangan kualitas sumber daya manusia masyarakat miskin, (iii) peningkatan kapasitas kelembagaan masyarakat sebagai wadah pemberdayaan, (iv) peningkatan penyerapan tenaga kerja, (v) peningkatan etos kerja dan semangat kewirausahaan, maupun (vi) pemenuhan kebutuhan dasar berupa sarana dan prasarana pendidikan, kesehatan dan perekonomian sesuai dengan konteks masalah dan kebutuhan.

Salah satu pola pemberdayaan masyarakat yang selama ini dikembangkan adalah melalui pemberdayaan Unit Pengelolaan Keuangan dan Usaha (UPKu) sebagai instrumen yang memberikan pelayanan pinjaman permodalan kepada Kelompok Masyarakat Usaha Ekonomi Produktif (Pokmas UEP). UPKu dalam hal ini berusaha untuk memenuhi kebutuhan permodalan baik pada kelompok maupun Rumah Tangga Miskin (RTM) secara perorangan yang akan memulai maupun melanjutkan usahanya dalam rangka peningkatan pendapatan (income generating). Posisi UPKu sangat strategis oleh karena sasaran RTM yang dilayani pada dasarnya sangat terpercaya (credible) dimana potensi tunggakan pinjaman mereka selama ini terbukti sangat kecil. Namun pada umumnya mereka kurang bankable oleh karena tidak menarik minat lembaga perbankan untuk memberikan layanan kepada kelompok ini baik karena alasan profit maupun kepraktisan pengelolaan administrasi pinjaman.

Dalam rangka mengoptimalkan peran UPKu sebagai instrumen pemberdayaan usaha dan peningkatan kesejahteraan rumah tangga miskin maka diperlukan kegiatan Pemberdayaan UPKu.

B. TUJUAN

1. Tujuan UmumSecara umum Pemberdayaan UPKu bertujuan untuk meningkatkan kinerja UPKu dalam memberikan pelayanan permodalan bagi RTM secara mudah, murah dan cepat serta pengembangan ekonomi

Standar Operasional Prosedur Pemberdayaan UPKu Provinsi Jawa Timur Tahun 2010 1

produktif masyarakat dalam rangka meningkatkan kesejahteraannya.

2. Tujuan Khususa. Menguatkan kapasitas kelembagaan UPKu agar berfungsi dan

berperan optimal sebagai pengelola program penanggulangan kemiskinan maupun lembaga pelayanan keuangan di Desa/ Kelura-han.

b. Mengembangkan kemampuan usaha dan peluang berusaha bagi RTM kategori miskin dan mendekati miskin yang menjadi anggota Pokmas UEP dalam rangka peningkatan pendapatan dan kesejahter-aannya.

c. Mengembangkan usaha layanan sosial melalui sistem keterjaminan sosial bagi RTM kategori sangat miskin.

d. Mengembangkan jaringan usaha ekonomi dengan berbagai pihak untuk mendukung peningkatan perekonomian perdesaan.

C. PENDANAAN DAN PROPORSI PEMBIAYAAN

a. Pendanaan 1. Pendanaan Pemberdayaan UPKu untuk masing-masing

Desa/Kelurahan lokasi maupun biaya operasional pengelolaan diatur secara sharing antara Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/Kota, Pemerintah Desa/Kelurahan dan masyarakat lokasi sasaran.

2. Pemerintah Kabupaten/Kota wajib mengalokasikan dana sharing untuk kegiatan Pemberdayaan UPKu melalui APBD Kabupaten/Kota minimal 3/7 dari alokasi dana Provinsi. Alokasi dana sharing terdiri dari dana program untuk masing-masing Desa/Kelurahan dan dana operasional kegiatan (DOK).

3. Selain alokasi dana sharing untuk kegiatan Pemberdayaan UPKu, Pemerintah Kabupaten/Kota diharapkan dapat mengalokasikan dana sharing untuk kegiatan pelestarian program berupa: (i) Pendampingan Pasca Kegiatan, (ii) Pelatihan UPKu dan Pokmas UEP, (iii) Pembinaan, (iv) Monitoring dan Evaluasi, dan (v) Fasilitasi Pemandirian UPKu menjadi BUMDes.

4. Pemerintah Desa/Kelurahan lokasi wajib menyediakan sharing dalam bentuk sekretariat UPKu dan dukungan sarana prasarana UPKu berupa inventaris kantor dan ATK sesuai dengan kempauan Pemerintah Desa / Kelurahan.

5. Bentuk sharing dari masyarakat diwujudkan berupa dana simpanan dan swadaya masyarakat.

b. Proporsi PembiayaanProporsi pembiayaan diatur sebagai berikut:

(i) Dana Program dari APBD Provinsi dipergunakan untuk: Dana Kegiatan sebesar 90%. Biaya Operasional Bapemas Kabupaten/Kota dan TFK sebesar

10%.


(ii)Alokasi Dana Kegiatan yang diterima UPKu dipergunakan untuk:

Biaya Operasional di Desa/Kelurahan sebesar Rp. 3.500.000,- (tiga juta lima ratus ribu rupiah), digunakan membiayai musyawarah-musyawarah, penyusunan dokumen pencairan dana, biaya koordinasi, pelaporan dan pertanggungjawaban. Dana ini sepenuhnya dikelola oleh UPKu.

Setelah dikurangi biaya operasional Desa/Kelurahan, Dana Kegiatan dipergunakan untuk: (a) tambahan modal usaha UPKu sebesar minimal 60%, (b) dana peningkatan kualitas SDM Pokmas UEP sebesar maksimal 15%, dan (c) dana investasi berupa prasarana pendukung usaha UPKu sebesar 25%.

(iii) Alokasi dana Pemberdayaan UPKu yang bersumber dari APBD Kabupaten/Kota dipergunakan untuk Dana Kegiatan sebesar 90% dan DOK (Dana Operasional Kegiatan) sebesar 10%. Dana Kegiatan dipergunakan untuk: Pengembangan modal usaha UPKu minimal 50%. Pengembangan sarana prasarana maksimal 20% Peningkatan SDM UPKu dan Pokmas UEP serta peningkatan

kapasitas kelembagaan UPKu maksimal sebesar 30%.

(iv) DOK Pemberdayaan UPKu diatur dengan ketentuan: Besarnya DOK ditetapkan sebesar 10% dari total dana sharing

Kabupaten/Kota. Adapun rincian penggunaan DOK adalah 40% untuk kegiatan

operasional Bapemas, 10% untuk operasional TFK, 20% untuk insentif pengawas UPKu serta 30% untuk operasional UPKu.

D. POKMAS UEPPokmas merupakan sasaran kegiatan usaha ekonomi produktif

UPKu, adalah sekumpulan RTM kategori miskin dan mendekati miskin yang menyatukan diri dalam kelompok usaha ekonomi produktif untuk meningkatkan kesejahteraan, keswadayaan dan kegotongroyongan. Pokmas dengan sengaja membangun kerjasama dalam suatu kegiatan tertentu secara berkelanjutan untuk mendukung peningkatan kesejahteraan hidup masing-masing anggota. Pemberdayaan Pokmas UEP dilaksanakan secara simultan agar mereka memiliki kesadaran dan rasa percaya diri sehingga mampu menolong dirinya sendiri (to help them self ) dan ikut ambil bagian dalam proses pengambilan keputusan pembangunan.

Dalam satu Pokmas dapat memiliki anggota 5 sampai 10 orang RTM kategori miskin dan mendekati miskin.

E. LARANGAN

1. Pemberdayaan UPKu terbuka untuk semua usulan kegiatan sesuai dengan lingkup kegiatan terutama jenis kegiatan yang menguntungkan dan melibatkan banyak masyarakat miskin yang memiliki potensi berkembang dan berkelanjutan.


2. Pengelolaan Pemberdayaan UPKu dirancang khusus agar memungkinkan keberlanjutan program menuju kemandirian masyarakat. Oleh karena itu dalam pengelolaan dana agar memperhatikan:a. Dana kegiatan Pemberdayaan UPKu TIDAK BOLEH diberikan dengan

menganut azas pemerataan.b. Kepala Desa/Kelurahan, anak dan istri/suami TIDAK BOLEH sebagai

penerima manfaat program kegiatan Pemberdayaan UPKuc. Kegiatan usaha Sektor Riil TIDAK BOLEH dikelola oleh Kepala

Desa/Kelurahan dan keluarganya (suami/istri dan anak).


BAB IIMEKANISME KEGIATANPEMBERDAYAAN UPKu

Mekanisme Pemberdayaan UPKu, meliputi: (a) Sosialisasi, (b) Musyawarah Pengembangan, (c) Pemetaan Kondisi Awal, (d) Musyawarah Konsolidasi, (e) Perencanaan, (f) Pencairan Dana (g) Pelaksanaan, (h) Pemetaan Kondisi Akhir, serta (i) Pertanggungjawaban dan pelestarian.

A. SOSIALISASI

Sosialisasi kegiatan Pemberdayaan UPKu dilaksanakan mulai dari tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota dan Desa/Kelurahan. Sosialisasi di tingkat Desa/Kelurahan dilaksanakan dalam forum Musyawarah Pengembangan.

Agar diperoleh pemahaman yang komprehensif tentang kegiatan Pemberdayaan UPKu, maka sosialisasi tidak hanya dilaksanakan secara formal pada awal program, tetapi perlu dilaksanakan secara informal dan berkesinambungan sesuai tahapan kegiatan.

B. MUSYAWARAH PENGEMBANGAN

Tujuan Menyampaikan informasi kegiatan Pemberdayaan UPKu. Membangun komitmen bersama untuk meningkatkan kinerja

UPKu. Membahas perkembangan kinerja usaha dan keuangan,

kelembagaan serta masalah yang dihadapi UPKu dan Pokmas UEP.

Membentuk Tim Pemetaan UPKu dan Pokmas UEP.

PelaksanaMusbang diselenggarakan oleh UPKu dengan difasilitasi oleh Pemerintah Desa/Kelurahan, TPM dan TFK.

Persiapan Dalam rangka persiapan, TPM berkoordinasi dengan pengurus

UPKu, Kepala Desa/Kelurahan untuk melakukan persiapan meliputi: menentukan waktu, tempat pertemuan, undangan peserta dan form-form maupun bahan lain yang diperlukan.

TPM memastikan kepala desa/kelurahan, Ketua BPD dan Ketua LPMD/K telah menentukan calon anggota Tim Pemetaan.

PesertaPengurus UPKu, Pemerintah Desa/Kelurahan, unsur BPD, unsur LPMD/K, TPM, Perwakilan Pokmas, dan Tokoh Masyarakat. Bapemas Kabupaten/Kota, TFK dan TPM sebagai narasumber.

Pelaksanaan Peserta Musbang mengisi daftar hadir. Kepala Desa/Kelurahan membuka Musbang. Bapemas Kabupaten/Kota, TFK dan TPM memberikan

pengarahan dan penjelasan tentang kegiatan Pemberdayaan UPKu.


Ketua/Pengurus UPKu menyampaikan laporan perkembangan usaha dan keuangan serta permasalahan yang dihadapi oleh UPKu.

Kepala Desa/Kelurahan meminta Peneguhan komitmen peserta Musbang untuk mendukung kegiatan Pemberdayaan UPKu yang dituangkan melalui penandatanganan Surat Pernyataan Kesanggupan Mengembangkan UPKu [FORM SP].

Pembentukan Tim Pemetaan dengan cara musyawarah mufakat yang beranggotakan 5 orang yang berasal dari: [a] 1 (satu) orang dari Pemerintah Desa/Kelurahan, [b] 1 (satu) orang BPD (bagi kelurahan, anggota dari unsur BPD bisa diganti dari unsur Tokoh Masyarakat), [c] 1 (satu) orang dari LPMD/K, [d] 1 (satu) orang Pengurus UPKu, dan [e] TPM.

Tim Pemetaan UPKu ditetapkan dengan Keputusan Kepala Desa/Kelurahan dan bertugas untuk melakukan: (i) pemutakhiran data UPKu, (ii) penelusuran aset, (iii) analisis potensi dan masalah UPKu, dan (iv) evaluasi kinerja pengurus.

Ketua Pokmas UEP membantu pelaksanaan pemetaan Pokmas UEP.

Hasil Musbang dituangkan dalam Berita Acara Musyawarah Pengembangan UPKu [FORM BA -02].

Hasil Peserta memahami kegiatan Pemberdayaan UPKu. Terbangun komitmen bersama. Informasi umum kondisi dan permasalahan UPKu. Terbentuknya Tim Pemetaan UPKu. Ada kesanggupan dari Ketua Pokmas UEP untuk membantu

pemetaan Pokmas UEP.

Dokumen pendukung Dokumen Pemetaan UPKu Tahun 2009. Form Pemetaan Pokmas UEP. [Form DH] Daftar Hadir. [Form SP] Surat Pernyataan Kesanggupan Mengembangkan

UPKu. [Form BA-02] Form Berita Acara Musbang. [Form SK-01] Form Surat Keputusan Kepala Desa/Kelurahan

tentang Penetapan Tim Pemetaan UPKu.

C. PEMETAAN KONDISI AWAL

1. Kegiatan Pemetaan UPKu: a.Pemutakhiran data UPKu, yakni kegiatan pendataan untuk

memperbaharui data hasil pemetaan profil UPKu sebelumnya, yang digunakan untuk menetapkan kondisi awal UPKu.

(i) PelaksanaPelaksananya adalah Tim Pemetaan UPKu difasilitasi oleh TFK.

(ii)Prosedur Tim Pemetaan mempelajari dan membahas dokumen hasil

pemetaan tahun lalu.


Tim melakukan pemutakhiran dengan pengecekan dokumen, klarifikasi kepada pengurus UPKu maupun menggali informasi berkaitan dengan perubahan dan perkembangan UPKu yang terbaru.

Hasil klarifikasi, konfirmasi dan penggalian informasi di dokumentasikan dengan cermat ke dalam Form IP-01.

(iii) Hasil Data mutakhir kondisi profil UPKu.

(iv) Tindak Lanjut Data mutakhir profil UPKu digunakan sebagai dasar oleh Tim

Pemetaan untuk melakukan penelusuran aset dan kegiatan pemetaan lainnya.

Penelusuran aset pada UPKu yang mengalami permasalahan pada status aset (antara lain: pinjaman bermasalah, kepemilikan aset dan aset yang tidak terdeteksi keberadaannya).

(v) Hal Penting Yang Perlu Diperhatikan Dalam pemutakhiran, penentuan tanggal akhir catatan

keuangan (cut off) ditetapkan per 30 Mei 2010. Tim Pemetaan harus memperhatikan data objektif yang ada di

lapangan, tidak berdasarkan asumsi. Data dapat berupa dokumen tertulis (berupa isian pada

instrumen pemetaan) atau berupa keterangan/informasi yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan yang didokumentasikan oleh Tim Pemetaan pada kolom catatan.

(vi) Dokumen Pendukung Dokumen Hasil Pemetaan UPKu tahun sebelumnya. Copy Dokumen dari lapangan. [Form IP-01]: Form Instrumen Pemetaan.

b.Penelusuran aset, yaitu kegiatan untuk mengetahui posisi dan status segala jenis aset yang dimiliki UPKu. Penelusuran aset merupakan bagian dari kegiatan pemetaan, yang khusus ditujukan pada UPKu yang mengalami masalah aset sebagaimana ditunjukkan pada hasil pemutakhiran data untuk dikonfirmasi dengan kondisi di lapangan. Penelusuran aset berusaha untuk mendalami dan mendapatkan data yang akurat tentang aset UPKu, baik jenis, bentuk, keberadaan, jumlah maupun statusnya.

(i) PelaksanaTim Pemetaan difasilitasi oleh TFK.

(ii)Prosedur Melakukan inventarisasi aset-aset yang bermasalah, baik

bentuk (uang tunai, uang di Bank, piutang, perlengkapan kantor, inventaris, aktiva lain-lain dan investasi sektor riil), maupun jumlahnya dari data hasil pemutakhiran kondisi UPKu.

Menelusuri keberadaan aset dengan mengkonfirmasi catatan UPKu kepada Pengurus UPKu, peminjam dan pihak-pihak lain yang berhubungan dengan UPKu untuk mendapatkan


keterangan berkaitan dengan posisi, keberadaan, masalah dan peluang penanganannya.

(iii) HasilLaporan tentang keberadaan, bentuk, nilai dan status aset UPKu.

(iv) Tindak LanjutTim Pemetaan berkewajiban menyusun laporan hasil pemetaan dan penelusuran aset UPKu lengkap dengan rekomendasi penanganan masalah.

(v) Hal Penting Yang Perlu Diperhatikan Pengecekan aset piutang ditekankan pada kolektibilitas

dengan cara memeriksa buku kontrol pinjaman dan melakukan klarifikasi terhadap pokmas/pemanfaat.

Tim Pemetaan bekerja sebatas melakukan klarifikasi, konfirmasi dan menyusun rekomendasi penanganan masalah. Tim Pemetaan tidak melakukan tindakan pemecahan masalah.

(vi) Dokumen Pendukung [FORM: KL-01, KL-02] Daftar Kolektibilitas. [FORM:PP-15] Buku Kontrol Pinjaman. [FORM: PP-10] Daftar Pokmas Peminjam. Buku Inventaris UPKu. Laporan Usaha Sektor Riil. Hasil penelusuran aset dituangkan dalam laporan penelusuran

aset [FORM: BA-03,PA-01, PA-02, PA-03].

c. Inventarisasi Potensi dan Masalah UPKu, yaitu kegiatan untuk mengidentifikasi sumberdaya dan peluang pengembangannya serta hambatan yang dihadapi UPKu dan cara penanganannya.

(i) PelaksanaTim Pemetaan UPKu yang difasilitasi oleh TFK.

(ii)ProsedurTim Pemetaan menginventarisasi permasalahan yang dihadapi oleh UPKu. Agar inventarisasi bisa dilaksanakan secara mendalam perlu dilakukan kategorisasi tema permasalahan secara spesifik, meliputi: Aspek Kelembagaan dan Manajemen, antara lain: Struktur

Organisasi, Legalitas UPKu, Kelengkapan Administrasi, Kinerja Pengurus, dan Sisdur Pengelolaan Usaha.

Aspek Keuangan, antara lain: Pemeriksaan Kas, Pinjaman Bermasalah, Penguasaan Aset, dan Administrasi Keuangan.

Dari daftar inventarisasi permasalahan yang berhasil dipetakan, masing-masing dibahas apa faktor penyebab dan bagaimana pemecahannya.

Agar rekomendasi pemecahan masalah dapat disusun secara realistis, maka terlebih dahulu perlu diinventarisasi berbagai potensi pendukung yang dapat didayagunakan untuk pemecahan masalah.

(iii) Hasil Daftar potensi dan sumberdaya pendukung UPKu lainnya.


Daftar Permasalahan UPKu. Usulan Rekomendasi pemecahan masalah UPKu.

(iv) Tindak LanjutHasil identifikasi potensi dan masalah perlu disusun secara terpadu dan merupakan bagian dari laporan Hasil Pemetaan UPKu secara menyeluruh.

(v) Hal Penting Yang Perlu DiperhatikanDalam analisis potensi dan masalah, Tim Pemetaan diharapkan tidak terpaku pada informasi teknis saja, namun perlu mendalami faktor sosial politis dari potensi maupun permasalahan yang ada.Komitmen-komitmen dan dukungan yang berhasil digali perlu dipaparkan dalam laporan.

d.Evaluasi kinerja pengurus UPKu, yaitu kegiatan penilaian kinerja pengurus UPKu meliputi: (i) keaktifan, (ii) tanggungjawab, dan (iii) kemampuan pengelolaan usaha UPKu.

(i) PelaksanaTim Pemetaan UPKu diluar unsur pengurus dan difasilitasi oleh

TFK.

(ii)Prosedur Dalam rangka pelaksanaan penilaian tim menyiapkan

Instrumen Evaluasi Kinerja Pengurus sebagaimana terdapat dalam [Form EP-01] dengan indikator [a] Keaktifan, [b] Tanggung jawab, dan [c] Keberhasilan pengelolaan usaha].

Penilaian kinerja dilakukan melalui wawancara mendalam kepada seluruh pengurus, pengawas, Pokmas, Pemerintah Desa/Kelurahan dan unsur masyarakat lainnya yang berkaitan dengan kinerja UPKu.

Tim melaksanakan penilaian keaktifan dengan menggali dari informasi tentang frekuensi layanan pokmas UEP, frekuensi pertemuan pengurus, frekuensi kunjungan pembinaan pokmas UEP maupun kelengkapan administrasi keuangan.

Tim melaksanakan penilaian tanggungjawab pengurus dengan menggali informasi tentang kemampuan pengurus dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagaimana telah ditetapkan deskripsi kerja.

Tim melaksanakan penilaian keberhasilan pengelolaan usaha dengan memeriksa dokumen keuangan UPKu yang meliputi penggunaan biaya operasional, perkembangan modal, pembagian SHU dan kelancaran pinjaman (kolektibilitas).

Tim selanjutnya melakukan analisis dan menyusun rekomendasi.

(iii) HasilHasil evaluasi kinerja pengurus UPKu dan rekomendasi dituangkan dalam [FORM: EP-02].

(iv) Tindak Lanjut


Tim pemetaan merumuskan rekomendasi terhadap pengurus terkait dengan revitalisasi kepengurusan UPKu.

(v) Hal Penting Yang Perlu DiperhatikanFokus evaluasi kinerja pengurus lainnya yang juga perlu dielaborasi antara lain informasi tentang kemampuan SDM pengurus, dukungan sarana prasarana, sistem prosedur yang sudah dikembangkan/yang belum dilaksanakan, kualitas hubungan kerja UPKu dengan pemerintah desa/kelurahan.

(vi) Dokumen Pendukung [Form EP-01] Instrumen Evaluasi Kinerja Pengurus. Dokumen Deskripsi Kerja Pengurus UPKu. Dokumen Administrasi Keuangan.

Hasil Pemetaan UPKu selanjutnya dirumuskan oleh Tim sebagai bahan Musyawarah Konsolidasi UPKu dan hasil ini merupakan kondisi awal sebelum kegiatan dilaksanakan. Apabila berdasarkan hasil evaluasi Tim direkomendasikan untuk dilakukan revitalisasi atau penyegaran pengurus UPKu, maka Tim dapat melakukan inventarisasi calon pengurus UPKu untuk diundang dalam musyawarah Konsolidasi UPKu.

2. Klarifikasi RTM

a. Klarifikasi adalah kegiatan untuk mengecek data RTM hasil PPLS’08 pada masing-masing Desa/Kelurahan lokasi program yang masuk pada kategori mendekati miskin.

b. RTM kategori ini adalah RTM yang dinilai memiliki kemampuan untuk mengembangkan usaha ekonomi produktif (UEP) yaitu: (i) RTM yang telah memiliki usaha, (ii) RTM yang pernah berusaha atau berencana membuka usaha baru, (iii) RTM yang tidak memiliki usaha tetapi memiliki motivasi tinggi untuk merintis usaha.

c. Kegiatan ini dilaksanakan dalam berbagai bentuk musyawarah yang melibatkan Pemerintah Desa, BPD, LKMD/K, perwakilan RTM, Ketua RT/RW/Dusun,Pengurus UPKu, serta pendamping.

D. MUSYAWARAH KONSOLIDASI

Musyawarah Konsolidasi adalah forum yang diselenggarakan untuk memantapkan kelembagaan UPKu, khususnya revitalisasi pengurus UPKu.

(i) PelaksanaKegiatan ini dilaksanakan oleh Tim Pemetaan UPKu dan difasilitasi oleh TPM serta Camat/TFK.

(ii) Persiapan TPM dan TFK memastikan agenda rekomendasi yang

dihasilkan dalam Pemetaan UPKu sudah tersedia saat Musyawarah dilaksanakan, termasuk salah satunya calon pengurus UPKu.


TPM berkoordinasi dengan Pemerintah desa/kelurahan untuk menentukan waktu dan tempat , undangan serta bahan yang diperlukan.

(iii) Peserta(i) Kepala Desa/Kelurahan, (ii) Unsur BPD, (iii) Pengawas dan Pengurus UPKu, (iv) Unsur LPMD/K, (v) perwakilan RT/RW/Dusun, (vi) Pengurus Pokmas, dan (vii) calon Pengurus UPKu (bila dilakukan pergantian pengurus).

(iv) Agenda Pemaparan dan pembahasan hasil pemetaan UPKu dan

Pemetaan Pokmas UEP. Revitalisasi kepengurusan UPKu.

(v) Prosedur Peserta mengisi daftar hadir. Kepala Desa/kelurahan membuka pertemuan. Pemaparan hasil pemetaan oleh juru bicara Tim Pemetaan. Pembahasan hasil pemetaan. Pelaksanaan revitalisasi kepengurusan UPKu. Dalam hal ini

bisa berbentuk pengukuhan pengurus lama, reshuffle dan reformasi kepengurusan melalui prosedur pemilihan.

Catatan:Hasil Pemetaan UPKu tentang kepengurusan UPKu, dapat merekomendasikan: mempertahankan pengurus yang sudah ada, mereshuffle kepengurusan, dan membentuk pengurus baru.

Apabila hasil pemetaan merekomendasikan reshuffle atau pembentukan pengurus baru maka prosedurnya mengacu kepada ketentuan dalan AD/ART UPKu. Untuk itu TPM perlu menyiapkan prosedur dimaksud sebagai acuan dalam Musyawarah Konsolidasi UPKu.

(vi) HasilTercapai kesepakatan langkah-langkah strategis Pemberdayaan UPKu dan terwujudnya revitalisasi kepengurusan.

(vii)Tindak LanjutPenetapan Pengurus melalui Surat Keputusan Kepala Desa/Kelurahan.

(viii) Hal Penting Yang Perlu DiperhatikanUntuk menjaga keberlanjutan pengelolaan UPKu maka Pergantian Pengurus harus menyisakan minimal 1 orang dari Pengurus Lama.

(ix) Hal Penting Yang Perlu Diperhatikan Daftar Hadir. Laporan Tim Pemetaan. Berita Acara Musyarawah Konsolidasi UPKu [Form BA-04]. Dokumen AD/ART.

Langkah-Langkah Penjaringan, Pemilihan Pengurus dan Pengawas UPKu


Struktur organisasi UPKu terdiri dari Unsur Pengurus dan Unsur Pengawas. Unsur pengurus terdiri dari seorang Ketua, seorang Sekretaris dan seorang Bendahara, dan 1 (satu) diantaranya perempuan. Sedangkan unsur pengawas terdiri dari Kepala Desa/Kelurahan, Ketua BPD/LPMK dan 1 (satu) orang tokoh masyarakat yang dipilih melalui musyawarah Desa/Kelurahan. Pengurus dan pengawas UPKu ditetapkan melalui surat keputusan Kepala Desa/Kelurahan. Unsur Pengurus UPKu dipilih berdasarkan kriteria : Warga Desa/Kelurahan setempat yang dikenal jujur, kreatif

dan bertanggung jawab. Berusia minimal 20 tahun dan maksimal 55 tahun. Pendidikan minimal SLTP sederajat, dan khusus untuk yang

menangani pembukuan sedapat mungkin minimal SLTA. Mempunyai kemampuan dalam pengelolaan keuangan. Bukan aparat pemerintah Desa/Kelurahan maupun unsur BPD. Bukan anak dan atau isteri/suami Kepala Desa/Kelurahan. Dapat berasal dari Kader Pemberdayaan Masyarakat (KPM).

a. Penjaringan pengurus UPKu dilaksanakan sebelum kegiatan Musyawarah Konsolidasi UPKu. Proses penjaringan meliputi kegiatan: (1) Pengumuman pendaftaran, (2) Penerimaan pendaftaran, (3) Seleksi calon pengurus UPKu, (4) Pengajuan calon pengurus UPKu yang akan dipilih dalam Musyawarah Konsolidasi UPKu.

b. Pengumuman pendaftaran dilakukan secara terbuka kepada seluruh penduduk desa. Dalam pengumuman dijelaskan syarat-syarat calon pengurus, jangka waktu pendaftaran, dan prosedur pendaftaran.

c. Pengajuan lamaran dari warga masyarakat dengan mengisi daftar lamaran sederhana yang telah tersedia [Form PS-01] dilampiri dengan fotocopy KTP. Jangka waktu pengajuan lamaran ditetapkan 1 minggu.

d. Terhadap seluruh pendaftar yang masuk, TPM bersama-sama dengan Kepala Desa/Kelurahan, BPD dan LPMD melakukan seleksi calon pengurus UPKu yang jumlahnya sebanyak dua kali dari jumlah kebutuhan pengurus yang akan diganti/dipilih melalui Musyawarah Konsolidasi UPKu.

e. Pengajuan Daftar Calon Pengurus UPKu yang akan dipilih dalam Musyawarah Konsolidasi UPKu ditandatangani oleh Kepala Desa/Kelurahan dan BPD [Form PS- 02].

f. Prosedur penjaringan dan pemilihan pengawas menggunakan mekanisme sama dengan penjaringan dan pemilihan pengurus UPKu.

Sedangkan Pengawas UPKu yang berasal dari tokoh masyarakat dipilih dengan kriteria sebagai berikut: a. Warga Desa/Kelurahan setempat yang dikenal jujur, kreatif

dan bertanggung jawab.b. Berusia minimal 30 tahun dan maksimal 65 tahun.c. Merupakan tokoh dan memiliki pengaruh baik di

masyarakat, jujur, berwibawa, dan memiliki komitmen yang


tinggi dalam pengembangan UPKu.

E. PERENCANAAN

1. Rapat Kerja Pengurus

Raker pengurus merupakan kegiatan untuk merumuskan draf rencana kerja Pemberdayaan UPKu berdasarkan skala prioritas dengan mengacu pada ruang lingkup kegiatan Pemberdayaan UPKu dan Hasil Penggalian Kebutuhan Pokmas [Form EP-03].

Raker pengurus diikuti oleh para Pengawas dan para Pengurus UPKu hasil revitalisasi, difasilitasi oleh TPM.

(i) PelaksanaPengurus UPKu beserta Pengawas difasilitasi oleh TPM dan Kepala Desa/Kelurahan.

(ii) PesertaPengurus UPKu, Pengawas UPKu, Pemerintah Desa/kelurahan, Perwakilan Pokmas, TPM.

(iii) Persiapan Pengurus menentukan waktu pelaksanaan rapat kerja. Menyiapkan bahan rapat : [1] Standar Operasional Prosedur

Pemberdayaan UPKu, [2] Hasil Musyawarah Konsolidasi UPKu, serta [3] Daftar Hadir

Mengundang semua peserta. Peserta rapat mengisi daftar hadir. Ketua UPKu membuka acara rapat penyusunan rencana kerja

UPKu.

(iv) Agenda Pembahasan skala prioritas penanganan masalah dan

pengembangan potensi. Pembahasan kegiatan penguatan usaha UPKu dan

pengembangan usaha Pokmas UEP. Perumusan draft rencana kerja.

(v) Prosedur Penyusunan rencana kerja memperhatikan skala prioritas

penyelesaian masalah dan pengembangan potensi usaha UPKu berdasarkan hasil Musyawarah Konsolidasi UPKu.

Penetapan skala prioritas penyelesaian masalah dititikberatkan pada: (i) Pinjaman bermasalah, [1] Keberadaan aset, dan [2] Penataan kelembagaan.

Skala prioritas pengembangan potensi didasarkan pada kondisi dan peluang usaha dari masing-masing UPKu baik usaha simpan pinjam maupun usaha sektor riil.

Pengembangan usaha simpan pinjam dititikberatkan pada: [1] Peningkatan permodalan melalui penggalangan dana masyarakat, [2] Intensitas perputaran pinjaman, dan [3] Pengembangan Produk-produk Pinjaman.

Pengembangan potensi usaha sektor riil dititikberatkan pada: [1] Peningkatan Prasarana Usaha, [2] Peningkatan Kemampuan Teknis dan Manajerial Usaha, [3] Peningkatan


Teknologi dan Kapasitas Produksi/Jasa, [4] Peningkatan Jaringan pemasaran, [5] Diversifikasi usaha dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.

Perumusan draft rencana kerja berdasarkan skala prioritas mempertimbangkan ketentuan proporsi pembiayaan yang telah ditetapkan.

Perumusan kegiatan sesuai dengan kebutuhan Pokmas UEP dalam rangka Pemberdayaan Pokmas UEP.

(vi) HasilDraf Rencana Kerja UPKu berdasarkan skala prioritas.

(vii)Dokumen Pendukung [FORM: DH] Daftar hadir rapat Berita acara Rapat Kerja Pengurus UPKu [FORM: BA-06] yang

dilampiri dengan Dokumen Draft Rencana Kerja UPKu [FORM: RKP-01].

[Form SK-03] Surat Keputusan Kepala Desa/Kelurahan tentang Pokja Penanganan Aset.

KEGIATAN YANG BISA DIDANAI1. Kapasitas Kelembagaan UPKu:

a. biaya pengurusan notariat, b. narasumber untuk pembinaan pembenahan AD-ART, c. Pengadaan administrasi perkantoran meliputi: Stempel, ker-

tas kop surat, kwitansi, Papan Nama, Papan Informasi, Papan Struktur Organisasi, Buku Daftar Anggota, Buku Daftar Pen-gurus, Buku Daftar Inventaris, Buku Notulen Rapat, Buku Tamu.

d. Pengadaan administrasi keuangan meliputi: buku mutasi kas harian, rekapitulasi kas harian, buku kas masuk, buku kas keluar, jurnal memorial, neraca percobaan dan laporan keuangan, slip setoran dan penarikan, nota debet dan kredit, buku dan kartu simpanan, buku dan kartu pinjaman, Rekapitulasi Pinjaman, Rekapitulasi Simpanan.

2. Kapasitas SDM:a. Biaya Pelatihanb. Biaya Magangc. Biaya Kursus untuk Pengurus UPKu maupun anggota Pokmas

UEP. 3. Pengembangan usaha UPKu dan Usaha Pokmas UEP.

a. Penambahan modal usaha simpan pinjam.b. Penambahan modal usaha sektor riil.c. Pembiayaan Kemitraan Usaha dengan Pokmas UEP.

4. Pengembangan sarana prasarana UPKu:brankas, mebeler (meja, kursi, lemari, rak), peralatan kantor (komputer, kalkulator, mesin ketik), software aplikasi, flashdisk, kipas angin.

5. Biaya operasional kegiatan: biaya konsumsi rapat, biaya transport, biaya ATK.

2. Musyawarah Perencanaan


Musyawarah Perencanaan adalah kegiatan untuk menetapkan usulan Pemberdayaan Usaha UPKu maupun Usaha Pokmas UEP.

(i) PelaksanaPengurus UPKu dan Kepala Desa/Kelurahan difasilitasi TPM dan TFK.

(ii) Peserta(i) Pemerintah Desa/Kelurahan, (ii) Perwakilan BPD, (iii) Pengawas UPKu, (iv) Pengurus UPKu, (v) Perwakilan Pengurus LPMD/K (v) Perwakilan RT/RW/Dusun, (vi) Ketua Pokmas, dan (vii) Calon Mitra Usaha.

(iii) Persiapan Pemerintah Desa/Kelurahan, Pengurus UPKu dan TPM

mengadakan pertemuan untuk menentukan waktu, tempat dan peserta Musyawarah Perencanaan.

Pengurus UPKu menyiapkan Draft Rencana Kerja UPKu [FORM: RKP-01] sebagai bahan Musyawarah Perencanaan.

(iv) Agenda(i) pemaparan dan pembahasan draf Rencana Kerja UPKu (ii) penetapan rencana kerja Pemberdayaan UPKu dan Pokmas UEP lengkap dengan nama kegiatan, alokasi pembiayaan, dan jadwal pelaksanaannya, (iii) pembentukan Pokja Penanganan Aset.

(v) Prosedur Peserta mengisi daftar hadir. Kepala Desa/Kelurahan membuka acara. Pengurus UPKu memaparkan Draft Rencana Kerja

Pemberdayaan UPKu dan Pokmas UEP. Pembahasan Draft Rencana Kerja berdasarkan skala

prioritas, alokasi biaya serta waktu pelaksanaan. Penetapan Rencana Kerja UPKu dan Pokmas UEP. Penyepakatan kegiatan/rencana kerja yang akan diusulkan

pendanaannya melalui proposal. Pembentukan Pokja Penanganan Aset Bermasalah.

Ketentuan mengenai Pokja Penanganan Aset dapat dilihat dalam box.


POKJA PENANGANAN ASET

KEANGGOTAAN: Pokja penanganan aset berang-gotakan 3 (tiga) orang yang berasal dari: [1] pengurus UPK, [2] perwakilan pemerintahan desa/ kelurahan, dan [3] Tokoh masyarakat.

KRITERIA: Dari masing-masing unsur dipilih orang yang benar-benar memenuhi kualifikasi sebagai berikut: (1) Tokoh yang disegani, (2) Berkomitmen memajukan UPK, (3) Memahami dan berpengalaman dalam penan-ganan aset bermasalah.

PROSEDUR: Dilakukan melalui musyawarah. Bila di-pandang perlu dapat melibatkan aparat Babinsa/Kepolisian apabila diindikasikan terdapat kasus pelanggaran hukum.

PENETAPAN: Keanggotaan Pokja penanganan aset ditetapkan dengan Keputusan Kepala Desa/Kelurahan.

(vi) Hasil

Rencana kerja UPKu dan Pokmas UEP yang berisi seluruh kegiatan yang telah disepakati dalam Musyawarah Perencanaan, meliputi: (i) Peningkatan Kapasitas Kelembagaan (ii) peningkatan Kapasitas SDM, (iii) Pengembangan usaha UPKu dan Usaha RTM (iv) Pengembangan sarana prasarana UPKu, dan (v) Pengembangan Sistem Keterjaminan Sosial. (vi) Rencana Peningkatan kemampuan SDM Pokmas UEP dengan kegiatan yang sesuai kebutuhan.

Pokja Penanganan Aset yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Desa/Kelurahan.

(vii) Dokumen Pendukung

[Form DH] Daftar Hadir.

[Form RKP-01] Rencana Kerja UPKu.

[Form SK-03] Keputusan Kepala Desa/Kelurahan tentang Pokja Penanganan Aset Bermasalah.

[Form BA-07] Berita Acara Musyawarah Perencanaan.


3. Penulisan Proposal 1. Proposal UPKu berisi rencana pelaksanaan kegiatan-kegiatan

hasil musyawarah perencanaan yang dituangkan dalam Berita Acara Musdes Perencanaan.

2. Penulisan proposal dilakukan oleh Pengurus UPKu, dan difasilitasi TFK dan TPM.

3. Setelah halaman judul (cover) Proposal, diberi Lembar Persetujuan, yang ditandatangani oleh Ketua UPKu, disetujui Kepala Desa/Kelurahan, dan diketahui oleh Tenaga Pendamping Masyarakat (TPM) serta Tenaga Fasilitasi Kecamatan (TFK).

4. Proposal diberi Surat Pengajuan Permohonan Pencairan Dana, ditujukan kepada Gubernur Jawa Timur. Surat ini ditandatangani oleh Ketua UPKu dan diketahui oleh Kepala Desa/Kelurahan, Camat dan Bapemas Kabupaten/Kota.

5. Sistematika Proposal UPKu

Sistematika Proposal UPKu dan penjelasannya secara singkat dan sederhana adalah sebagai berikut.

NO ISI PROPOSAL PENJELASAN1 HALAMAN JUDUL Lihat contoh terlampir2 Surat Pengajuan

Permohonan Pencairan Dana

Lihat contoh terlampir

3 Lembar Persetujuan Lihat contoh terlampir4 Isi Proposal UPKu

a. Latar Belakang Uraian singkat tentang perjalanan UPKu sampai saat ini, hal-hal penting yang sudah dilakukan, permasalahan yang dihadapi dan perlunya kegiatan Pemberdayaan UPKu yang akan diusulkan.

b. Maksud dan Tujuan Uraikan secara singkat poin-poin maksud dan tujuan dari kegiatan Pemberdayaan UPKu yang akan dilaksanakan.

c. Jenis Kegiatan dan Anggaran

Matriks masing-masing kegiatan yang diusulkan dengan Anggarannya

d. Pengelola/Pelaksana Kegiatan

UPKu .....(nama UPKu)........... Desa/Kelurahan ...................... Kec......... Kab/Kota ............ dengan Pengurus dan Pengawas sebagai berikut: (sebutkan nama dan jabatan)

e. Lokasi dan Calon Pemanfaat

Uraikan secara singkat (dalam bentuk matriks) lokasi dan calon penerima manfaat masing-masing kegiatan. Ditambahkan catatan: Calon pemanfaat yang akan mendapatkan pinjaman adalah yang telah memenuhi analisa kelayakan.

f. Rencana Pengelolaan Kegiatan

1. Kegiatan sarana prasarana dilakukan swakelola oleh UPKu

2. Kegiatan Usaha Ekonomi Produktif, dijelaskan prosedur pencairan pinjaman dan


NO ISI PROPOSAL PENJELASANpengelolaannya (Jasa,persyaratan, agunan, dll)

g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Matriks rencana jadwal pada masing-masing kegiatan

h. Penutup Berisi penekanan isi dan harapan terwujudnya tujuan proposal.

i. Lampiran Proposal- Rencana Anggaran

Biaya (RAB)RAB, berisi uraian secara rinci penggunaan dana pada masing-masing penjabaran kegiatan Pemberdayaan UPKu. Peng-SPJ-an berpedoman pada RAB. Standar harga menggunakan standar harga pasar setempat dengan mempertimbangkan azas efisiensi, kepatutan dan kewajaran;

- SK Kepala Desa/ Kel.

tentang Pengurus UPKu

Pastikan penulisan nama-nama pengurus UPK sesuai dengan KTP. Apabila fotocopi harus ada legalisir Kepala Desa/kel.

- Berita Acara Musdes

Perencanaan

Isi kegiatan yang disepakati dalam Musdes harus sama dengan kegiatan yang diusulkan dalam Proposal/RAB

5 Berkas Lainnya1. NPHD2. Surat

Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak/Pakta Integritas

3. Kwitansi4. Fotocopy

KTP Ketua dan Bendahara UPK

5. Fotocopy rekening Bank Jatim.

Poin a, b c, lihat contoh terlampir.Berkas ini (a s/d e) tidak ikut dijilid.

6. Hal-hal penting yang harus diperhatikan :a. Pastikan penulisan seluruh nama dan alamat dalam dokumen

permohonan pencairan dana sesuai dengan KTP;b. Pastikan nama Desa/Kelurahan, Kecamatan dan Kabupaten sesuai

dengan Keputusan Gubernur, sesuai dengan stempel UPKu dan stempel Kepala Desa/Kelurahan;

c. Pastikan KTP yang dilampirkan masih berlaku;d. Pastikan rekening UPKu atas nama Lembaga UPKu dan masih aktif

dengan nomor rekening terbaca jelas;e. Pastikan jumlah dana yang tertulis di kwitansi telah sesuai dengan

Keputusan Gubernur Jawa Timur (tidak termasuk dana BOP Kabupaten/Kota);

f. Pastikan pada dokumen kuitansi, lokasi yang ditulis pada sisi tanggal adalah nama Kabupaten/Kota, bukan nama Desa/Kelurahan.

g. Pastikan Keputusan Kepala Desa/Kelurahan tentang Pengurus UPKu benar penulisan nama pengurus sesuai dengan KTP, terlegalisir dan masih berlaku;

h. Pastikan ruang untuk tanda-tangan PIHAK PERTAMA (Kepala BAPEMAS Provinsi Jawa Timur ) pada NPHD berjarak 2,5 cm atau 5 ketukan 1


NO ISI PROPOSAL PENJELASANspasi dan meterai pada bagian pihak pertama tidak perlu ditempel.

4. Verifikasi Proposal

1. Verifikasi Proposal merupakan kegiatan untuk melakukan penelitian dokumen pengajuan pencairan dana Pemberdayaan UPKu tentang: (i) kesesuaian kegiatan dengan SPP dan SOP, dan (ii) kelengkapan serta kebenaran berkas;

2. Setelah dilakukan verifikasi terhadap proposal masing-masing Desa/Kelurahan, Bapemas Kabupaten/Kota membuat rekapitulasi Rencana Kegiatan dan Anggaran untuk dilampirkan dalam pengajuan pencairan dana ke Bapemas Provinsi menggunakan Form RKA-02.

3. Waktu pelaksanaan Verifikasi oleh Bapemas Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 3 hari setelah Proposal UPK masuk.

4. Pelaksanaan Verifikasi dilakukan dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:a. Bapemas bersama-sama dengan KTPM melakukan verifikasi dengan

menggunakan [Form VE-01].b. Jika diperlukan, Bapemas dapat mengundang Dinas/Instansi terkait untuk

membantu melakukan verifikasi.c. Verifikasi dapat dilakukan secara bertahap tanpa harus menunggu seluruh

proposal dari masing-masing UPKu telah masuk secara keseluruhan;d. Proposal yang jenis kegiatan dan pengalokasian anggaran tidak memenuhi

syarat maka perlu direvisi melalui musyawarah terbatas antara Pemerintah Desa/Kelurahan, UPK dan perwakilan BPD dan dibuktikan dengan berita acara perubahan usulan kegiatan [Form BAD-08].

e. Hasil Verifikasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Verifikasi Proposal [Form VE-02].

F. PENCAIRAN DANA

1. Pencairan Biaya Operasional Pelaksanaan (BOP) Bapemas Kabupaten/Kota

1.1. Dasar Pelaksanaana. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 tahun 2006

tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007, Khususnya Pasal 47 ayat (2) “Bantuan keuangan yang bersifat khusus sebagaimana dimaksud ayat (1) peruntukannya dan pengelolaannya diarahkan/ditetapkan oleh pemerintah daerah pemberi bantuan”.

b. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pedoman Penyusunan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD) Tahun 2010, pada Lampiran romawi III Teknis Penyusunan APBD angka 14 : “Bagi daerah yang melaksanakan program dan kegiatan DAK dan bantuan


keuangan dari provinsi untuk kabupaten/kota yang dananya diterima setelah APBD ditetapkan, maka sambil menunggu perubahan Peraturan Daerah tentang APBD, Pemerintah Daerah melaksanakan program dan kegiatan dimaksud dengan terlebih dahulu melakukan perubahan Peraturan Kepala Daerah tentang Penjabaran APBD dengan persetujuan Pimpinan Dewan. Dalam hal program dan kegiatan dimaksud terjadi setelah Perubahan APBD ditetapkan, maka Pemerintah Daerah menyampaikannya dalam Laporan Realisasi Anggaran (LRA)”;

c. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 11 Tahun 2010 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Belanja Subsidi, Hibah, Bantuan Sosial, Bagi Hasil, Bantuan Keuangan dan Belanja Tidak Terduga Provinsi Jawa Timur, Pasal 8 ayat (4): “Belanja Bantuan Keuangan yang bersifat khusus, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) peruntukan dan pengelolaanya diarahkan/ditetapkan oleh Gubernur Jawa Timur dalam rangka mendukung kinerja Pemerintah Provinsi Jawa Timur”.

1.2. Prosedur Pencairan Dana

Biaya Operasional Pelaksanaan (BOP) Bapemas Kabupaten/Kota yang bersumber dari APBD Provinsi Jawa Timur di alokasikan melalui bantuan keuangan yang bersifat khusus kepada Pemerintah Kabupaten/Kota.

Mekanisme pencairan dana BOP Bapemas Kabupaten/Kota dan dana kegiatan Pemberdayaan UPKu dilakukan sebagaimana diatur dalam Standar Pelayanan Publik kegiatan Pemberdayaan UPKu.

2. Prosedur Pencairan Dana Kegiatan UPKu

Pengajuan pencairan dana kegiatan Pemberdayaan UPKu dilaksanakan dengan tahapan dan persyaratan sebagai berikut:

1. UPKu mengajukan Surat Permohonan Pencairan Dana kepada Gubernur Jawa Timur melalui Bapemas Kabupaten/Kota, dilengkapi dengan: (i) Proposal, (ii) NPHD, (iii) Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak/Pakta Integritas, (iv) kwitansi, (v) fotocopy KTP Ketua dan Bendahara UPK , (vi) Keputusan Kepala Desa/Kelurahan tentang Pengurus UPKu, dan (vii) fotocopy rekening Bank Jatim;

2. Bapemas Kabupaten/Kota setelah melakukan verifikasi proposal beserta dokumen kelengkapan pencairan dana masing-masing UPKu dan dinyatakan benar dan lengkap, segera digandakan rangkap 5 dengan rincian 3 berkas dikirim ke Provinsi, 1 berkas untuk Bapemas Kabupaten/Kota dan 1 berkas untuk arsip UPK.

Penggandaan dokumen pencairan dana disusun sebagai berikut:

a. Dokumen yang dijilid dalam bentuk Proposal meliputi : (i) Surat Permohonan Pencairan Dana, (ii) Lembar Pengesahan


Proposal, (iii) Isi Proposal, (iv) Rencana Anggaran dan Biaya (RAB) yang ditandatangani Ketua UPKu dan Kepala Desa/Kelurahan, dan (v) Keputusan Kepala Desa/Kelurahan tentang Pengurus UPKu (jika fotocopi harus dilegalisir), dan (vi) Pakta Integritas.

b. Dokumen yang dilampirkan terpisah (tidak dijilid) meliputi: (i) Foto copi KTP Ketua dan Bendahara UPKu, (ii) Fotocopi rekening UPKu di Bank Jatim, (iii) NPHD, dan (iv) kwitansi.

3. Bapemas Kabupaten/Kota segera memproses pengajuan pencairan dana kegiatan masing-masing UPKu dengan membuatkan surat pengantar pengajuan pencairan dana kepada Gubernur yang ditandatangani oleh Bupati/Walikota atau Pejabat lain atas nama Bupati/Walikota, dilengkapi dengan: (i) Berita Acara Verifikasi oleh Bapemas Kabupaten/Kota (Form VE-02), dan (ii) Rekapitulasi Rencana Kegiatan dan Anggaran dari masing-masing UPKu (Form RKA).

4. Dokumen permohonan pencairan dana disampaikan kepada Gubernur melalui Bapemas Provinsi. Untuk mempercepat proses, pengajuan proposal dan berkas permohonan pencairan dana ke Bapemas Provinsi dapat dilakukan secara bertahap tanpa harus menunggu proposal seluruh lokasi kegiatan Pemberdayaan UPKu selesai.

5. Bapemas Provinsi melakukan verifikasi dokumen pencairan dana kegiatan masing-masing UPKu.

6. Dokumen pencairan dana yang telah dinyatakan lengkap dan benar selanjutnya dibuatkan surat pengantar pengajuan pencairan dana ke Gubernur melalui Biro Keuangan Setda Provinsi Jawa Timur.

7. Biro Keuangan Setda Provinsi Jawa Timur melakukan verifikasi dokumen pencairan dana, dan apabila telah dinyatakan benar dan lengkap maka dana kegiatan langsung ditransfer ke rekening UPKu.

8. Setelah dana kegiatan masuk ke rekening UPKu, maka UPKu segera merealisasikan dana sesuai dengan proposal dan RAB selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah penerimaan dana di rekening UPKu.

9. Apabila dana kegiatan belum direalisasikan oleh UPK sampai dengan batas waktu sesuai jadwal pelaksanaan kegiatan, maka pemegang rekening segera mengembalikan dana tersebut ke Kasda Provinsi Jawa Timur melalui Bank Jatim, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

10. Dana penyertaan (sharing) dari APBD Kabupaten/Kota sedapat mungkin dicairkan bersamaan dengan dana APBD Provinsi dan dapat dicairkan sekaligus atau secara bertahap.

11. Alokasi dana kegiatan Pemberdayaan UPKu yang dikelola langsung oleh masyarakat tidak dikenakan pajak (PPh, PPn), sedangkan untuk BOP yang dikelola Bapemas Kabupaten/Kota


berlaku ketentuan perpajakan sebagaimana peraturan yang berlaku.

12. Bapemas Kabupaten/Kota, TPM dan TFK perlu melakukan pemantauan dan pengendalian penyaluran dana oleh UPKu.

3. Waktu Pengajuan Pencairan Dana

Pengajuan pencairan dana dilaksanakan sesegera mungkin, setelah penyelenggaraan Musyawarah Perencanaan. Agar dana Pemberdayaan UPKu dapat segera dicairkan, maka pengajuan permohonan pencairan dana mengikuti jadwal sebagai berikut:

NO

KEGIATAN DURASI WAKTU KETERANGAN

1 Penyusunan Proposal UPK dan Kelengkapan Berkas

Paling lambat 1 minggu dari Musyawarah Perencanaan

2 Verifikasi Proposal dan Kelengkapan Berkas di Bapemas Kab/Kota

Paling lambat 3 hari kerja sejak diterima dari UPK. Untuk mempercepat waktu maka verifikasi dilakukan dengan mengundang seluruh UPK dan Kades

Bila ditemukan kesalahan, saat itu juga segera diberitahukan ke UPKu untuk dibetulkan.

3 Perbaikan Proposal Paling lambat 3 hari kerja sejak pemberi-tahuan oleh Bapemas Kabupaten/Kota

4 Verifikasi Perbaikan Proposal

Paling lambat 2 hari sejak diterima dari UPKu

Verifikasi dilakukan langsung pada saat proposal diserahkan

5 Pengiriman Proposal ke Bapemas Provinsi

Paling lambat 2 hari sejak verifikasi dinyatakan lengkap dan benar

6 Verifikasi Proposal dan Kelengkapan Berkas di Bapemas Provinsi

Paling lambat 2 hari kerja sejak diterima dari Bapemas Kabupaten/ Kota

Verifikasi dilakukan langsung pada saat proposal diserahkan

Bila diketemukan kesalahan, saat itu juga segera diberitahukan ke Kabupaten/Kota ybs.

7 Perbaikan Proposal Paling lambat 7 hari kerja sejak pemberi-tahuan oleh Bapemas Provinsi

Pengiriman berkas ke provinsi dapat menggunakan jasa pengiriman (kurir,


NO

KEGIATAN DURASI WAKTU KETERANGAN

travel, pos)

8 Verifikasi Perbaikan Proposal

Paling lambat 1 hari kerja sejak diterima dari Kabupaten/Kota

9 Pengiriman Proposal ke Biro Keuangan

Paling lambat 4 hari kerja sejak Proposal dinyatakan lengkap dan benar.

10 Pemeriksaan berkas oleh Biro Keuangan

Paling lambat 7 hari kerja setelah diterima dari Bapemas Provinsi

G. PELAKSANAAN

1. Peningkatan Kapasitas Kelembagaan UPKu

Kegiatan Peningkatan Kapasitas Kelembagaan UPKu dimaksudkan untuk memperkuat peran dan fungsi UPKu menjadi BUMDes. Kegiatan ini diarahkan pada: Pembenahan struktur organisasi dan pengurus UPKu. Penyempurnaan/Penyusunan AD-ART dan Peningkatan Legalitas

UPKu. Peningkatan kapasitas manajemen organisasi dan usaha UPKu. Peningkatan kemampuan pengelolaan administrasi organisasi dan

keuangan UPKu. Pengembangan jaringan kerjasama.

Pembenahan Struktur Organisasi dan Kepengurusan UPKu

Struktur organisasi UPKu setidaknya terdiri dari unsur pengawas dan unsur pengurus. Pengawas UPKu adalah badan yang berfungsi untuk memberikan pengawasan dan kebijakan secara internal terhadap operasional UPKu. Pengawas beranggotakan 3 (tiga) orang yang terdiri dari: Kepala Desa sebagai Ketua Pengawas, Ketua BPD atau LPMK bagi Kelurahan dan 1 orang tokoh masyarakat yang dipilih sebagai anggota.Sedangkan pengurus UPKu sekurang-kurangnya terdiri dari 3 orang yaitu seorang ketua, seorang sekretaris dan seorang bendahara. Bila dipandang perlu, UPKu dapat mengangkat karyawan/staf sesuai kebutuhan dan kemampuan keuangan UPKu. Misalnya untuk pencatatan administrasi perkantoran, pembuatan laporan maupun administrasi keuangan, UPKu dapat mengangkat staf untuk mengoperasionalkan komputer yang ditugaskan untuk kebutuhan tersebut, baik yang bersifat penuh waktu, paruh waktu atau bila dibutuhkan.Secara sederhana struktur organisasi UPKu dapat digambarkan seperti bagan berikut:

Standar Operasional Prosedur Pemberdayaan UPKu Provinsi Jawa Timur Tahun 2010 23KETUA

BENDAHARASEKRETARIS

MUSYAWARAH/RAPAT ANGGOTA

PENGAWAS

ADMINISTRASI PENAGIH KASIR

Tugas Pengawas Menyusun kebijakan umum yang dirumuskan dalam Rapat

Pembahasan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD-ART) UPKu.

Melakukan pengawasan operasional UPKu dalam bentuk: (i) persetujuan pinjaman untuk suatu jumlah tertentu, (ii) memberikan rekomendasi produk-produk simpan pinjam yang akan ditawarkan kepada anggota.

Bersama-sama dengan Pengurus menetapkan prosedur dan tata cara pinjaman, besarnya jasa pinjaman dan pedoman operasional lainnya.

Tugas Pengurus UPKu:

Ketuaa. Memimpin organisasi UPKu.b. Membahas dan menetapkan kelayakan pinjaman yang diajukan

berdasarkan penilaian kelayakan usaha dan peminjam.c. Melakukan pengendalian kegiatan dan pembinaan pada anggota

UPKu dalam pemanfaatan modal pinjaman, pengembalian pinjaman.

d. Melakukan kuasa pemindahbukuan simpanan beku ke rekening UPKu maupun rekening lain yang disepakati oleh Pokmas untuk menyelesaikan perlunasan tunggakan angsuran atau kemacetan pengembalian pinjaman secara tanggung renteng.

e. Bertindak atas nama lembaga untuk mengadakan perjanjian kerjasama dengan pihak ketiga dalam pengembangan usaha atau lain-lain kegiatan yang dipandang perlu dilaksanakan.

f. Melaporkan keadaan keuangan UPKu setiap bulan kepada Pengawas dan Pihak-pihak lain yang terkait, seperti Bapemas Kabupaten/Kota.

g. Melaporkan keadaan keuangan UPKu setiap akhir tahun melalui Musdes Pertanggung-jawaban.

Sekretarisa. Melaksanakan tugas kesekretariatan untuk mendukung kegiatan

Ketua.b. Melaksanakan administrasi umum kegiatan operasional UPKu.c. Melaksanakan Administrasi Pembukuan Keuangan UPKu.d. Bersama Ketua meneliti kebenaran dari berkas-berkas

pengajuan permohonan pinjaman pengecekan di lapangan.e. Bersama Ketua dan Bendahara membahas dan memutuskan

permohonan pinjaman yang layak direalisasikan.

Bendaharaa. Menerima, menyimpan, dan membayarkan uang berdasarkan

bukti-bukti yang sah.b. Membantu Ketua dalam membahas dan memutuskan

permohonan pinjaman yang layak direalisasikan.


c. Melakukan penagihan terhadap Pokmas UEP yang menjadi nasabah UPKu.

d. Melaporkan posisi keuangan kepada Ketua secara periodik atau sewaktu-waktu diperlukan.

e. Menyelenggarakan pembukuan keuangan UPKu secara sistematis, dapat dipertanggung-jawabkan dan menunjukkan kondisi keuangan dan kekayaan UPKu yang sesungguhnya.

Penyempurnaan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga UPKuAnggaran Dasar UPKu merupakan jati diri sebuah lembaga/organisasi termasuk UPKu. Oleh sebab itu sejak awal Anggaran Dasar harus dibahas secara sungguh-sungguh. Pembahasan Anggaran Dasar UPKu dilakukan oleh pengawas dan pengurus UPKu.

Hal-hal penting yang harus dimuat dalam Anggaran Dasar ini meliputi: (i) Bentuk Lembaga, (ii) Status Kepemilikan, (iii) Permodalan, (iv) Struktur Organisasi dan Pembagian Tugasnya, (v) Aturan Dasar Usaha UPKu (Simpan Pinjam dan Usaha Sektor Riil), serta (vi) Pembagian SHU dan (vii) Ketentuan lain yang dianggap perlu.

Anggaran Rumah Tangga UPKuUntuk memberikan penjelasan secara teknis Anggaran Dasar perlu dilengkapi dengan Anggaran Rumah Tangga yang memuat antara lain: (i) Ketentuan pelayanan pinjaman, (ii) Pengaturan sistem prosedur operasional, dan (iii) Ketentuan lain yang perlu.

Peningkatan Legalitas UPKuSaat ini sebagian besar UPKu hanya memiliki struktur kepengurusan berdasarkan Surat Keputusan Kepala Desa/Kelurahan. Sedangkan status/Badan Hukum Kelembagaan UPKu pada umumnya belum diatur secara jelas. Program Penguatan Kelembagaan UPKu diarahkan untuk: Memperkuat legalitas kelembagaan UPKu. Dalam hal ini

dilakukan dengan menetapkan status kelembagaan UPKu dalam Peraturan Desa.

o Dalam menyusun Peraturan Desa langkah-langkah yang dilakukan adalah (i) Rancangan Perdes dapat disiapkan oleh Kepala Desa atau BPD, yang penyebarluasannya dilaksanakan oleh masing-masing Sekretariat (ii) Pembahasan Raperdes dilakukan bersama Pemerintah Desa dan BPD dalam rapat-rapat BPD (iii) Raperdes yang telah disetujui bersama antara Kepala Desa dan BPD disampaikan kepada Bupati/Walikota untuk di evaluasi selambatnya 3 hari sejak disetujui (iv) Hasil evaluasi Raperdes oleh Bupati disampaikan kembali kepada Kepala Desa paling lama 20 (dua puluh) hari sejak raperdes tersebut diterima (v) Apabila Bupati belum memberikan evaluasi sampai batas waktunya, Kepala Desa dapat menetapkan Rancangan Peraturan Desa menjadi Peraturan Desa (vi) Penetapan Raperdes dilakukan pengesahan oleh Kepala Desa dengan membubuhkan tandatangan paling lama 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya rancangan


Peraturan Desa tersebut dan dicatat dalam Lembaran Desa. (vii) Peraturan Desa disampaikan oleh Kepala Desa kepada Bupati melalui camat sebagai bahan pembinaan dan pengawasan paling lambat 7(tujuh) hari setelah ditetapkan.

o Dalam hal Desa sudah memiliki Peraturan Desa tentang UPKu, maka tidak diperlukan menyusun kembali Peraturan Desa kecuali terdapat perubahan-perubahan didalamnya maka dapat dibuat Peraturan Desa tentang perubahan tersebut.

Melengkapi struktur organisasi dan kepengurusan UPKu. Dalam hal UPKu baru memiliki pengurus maka perlu disempurnakan dengan menambahkan unsur pengawas. Demikian pula untuk mewujudkan efektivitas kegiatan lembaga/usaha UPKu bisa diangkat karyawan sesuai dengan kebutuhan.

Menyempurnakan sistem dan prosedur kelembagaan UPKu melalui penyempurnaan AD-ART khususnya berkaitan dengan ketentuan kepengurusan, mekanisme pergantian pengurus, pengelolaan usaha/kegiatan dan seterusnya.

Apabila diperlukan status legalitas UPKu bisa dikembangkan menjadi perusahaan desa/BumDes. Pengembangan UPKu menjadi BumDes dapat diarahkan sebagai salah satu Unit Usaha BumDes. Dalam hal ini lembaga BumDes yang dikembangkan oleh desa merupakan lembaga yang menaungi dan mengintegrasikan berbagai lembaga ekonomi produktif yang ada termasuk UPKu. Alternatif lain UPKu bisa langsung ditingkatkan legalitasnya menjadi BumDes. Dalam hal ini usaha-usaha yang dikembangkan oleh BumDes adalah usaha UPKu yang berbasis pada usaha simpan pinjam dan usaha sektor riil yang selama ini telah dikembangkan. Untuk melengkapi status legalitas UPKu maka diperlukan pengurusan NPWP, SIUP, TDP dan sebagainya.

Bagi UPKu Kelurahan yang sudah memiliki Legalitas Lembaga dengan SK Wali Kota perlu mengurus Akta Notaris dalam rangka peningkatan status legalitas kelembagaannya. Sedangkan bagi UPKu kelurahan yang belum memiliki legalitas bisa langsung mengurus Akta Notaris.

Peningkatan kapasitas manajemen organisasi dan usaha UPKuPeningkatan kapasitas manajemen organisasi dan usaha UPKu merupakan faktor penting dalam rangka mengoptimalkan kinerja UPKu. Peningkatan kapasitas manajemen organisasi meliputi kegiatan antara lain: (i) perumusan visi dan tujuan organisasi UPKu, (ii) pengembangan rencana kerja pengurus UPKu, (iii) pengembangan sistem dan prosedur pengelolaan organisasi, (iv) pengelolaan data dan sistem pelaporan.

Peningkatan kapasitas manajemen usaha meliputi antara lain: Sistem dan prosedur pengelolaan usaha simpan pinjam dan

usaha sektor riil. Yang termasuk dalam kategori ini misalnya: (i) penggalangan dana/simpanan, pengaturan jam/waktu pelayanan,


pertemuan pengurus, dan pembinaan Pokmas. (ii) persyaratan dan prosedur pelayanan pinjaman yang dibuat sesederhana mungkin sehingga mudah di akses oleh RTM peminjam. Persyaratan pinjaman disesuaikan dengan kemampuan masyarakat. Untuk menjamin kepastian dan kelancaran pengembalian pinjaman, pengurus UPKu dapat menerapkan agunan pada pinjaman kelompok maupun perorangan. Prosedur pinjaman dalam hal ini mengatur secara lengkap syarat dan ketentuannya, prosedur pengajuan pinjaman, penilaian kelayakan peminjam, akad pinjaman, pemantauan perkembangan pinjaman, mekamisme penagihan dan pelunasan pinjaman maupun prosedur penanganan pinjaman bermasalah.

Administrasi UPKu meliputi Administrasi perkantoran dan administrasi keuangan. Administrasi perkantoran meliputi: Stempel, kertas kop surat, kwitansi, Papan Nama, Papan Informasi, Papan Struktur Organisasi, Buku Daftar Anggota, Buku Daftar Pengurus, Buku Daftar Inventaris, Buku Notulen Rapat, Buku Tamu. Sedangkan administrasi keuangan meliputi: buku mutasi kas harian, rekapitulasi kas harian, buku kas masuk, buku kas keluar, jurnal memorial, neraca percobaan dan laporan keuangan, slip setoran dan penarikan, nota debet dan kredit, buku dan kartu simpanan, buku dan kartu pinjaman, Rekapitulasi Pinjaman, Rekapitulasi Simpanan.

Sistem pelaporan. Sistem Pelaporan merupakan bagian dari pengendalian UPKu. Bila aspek ini diabaikan, maka pengawasan terhadap UPKu juga menjadi lemah dan pada akhirnya UPKu akan semakin melemah kinerjanya. Sistem dan mekanisme pelaporan UPKu harus dibuat secara efektif dan sistemik sehingga mendorong UPKu untuk terus melakukan usahanya dengan benar. Pelaporan UPKu meliputi: (1) Pelaporan perkembangan usaha UPKu baik USP maupun USR, (2) Laporan keuangan UPKu berupa neraca dan laporan laba rugi, (3) Laporan permasalahan yang dihadapi UPKu. Pelaporan UPKu tersebut harus diketahui oleh Kepala Desa/Kelurahan dan dikiri kepada Bapemas Kabupaten/Kota melalui TFK.

Pertanggungjawaban UPKu. Pertanggungjawaban UPKu dilakukan dengan cara musyawarah desa atau rapat anggota. Isi pertanggungjawaban UPKu antara lain memuat: (1) Pertanggungjawabanp pelaporan perkembangan usaha UPKu baik USP maupun USR, (2) Pertanggungjawaban atas laporan keuangan UPKu berupa neraca dan laporan laba rugi, (3) Pertanggungjawaban atas laporan permasalahan yang dihadapi UPKu.

Jaringan kerja sama UPKuUPKu perlu mengembangkan usahanya dengan membangun jaringan kerjasama baik antar sesama UPKu di Kabupaten/Kotanya masing-masing dan antar kabupaten maupun kerjasama dengan pihak lain. Pengembangan jaringan kerjasama didasarkan pada asas kepentingan dan kebutuhan bersama serta saling menguntungkan.


Kerjasama antar UPKu dapat diwujudkan dalam bentuk Forum UPKu yang berfungsi sebagai wadah untuk media komunikasi, pusat pengembangan kapasitas SDM, serta pengembangan usaha UPKu.

(i) Prosedur Pengurus dan pengawas mengadakan pertemuan untuk

membahas: (i) struktur organisasi, peran dan tugas masing-masing pengurus dan pengawas, (ii) penyempurnaan/penyusunan AD-ART UPKu, (iii) peningkatan legalitas UPKu , (iv) penataan manajemen organisasi dan usaha UPKu, (v) penataan pengelolaan administrasi organisasi dan keuangan UPKu, dan (vi) pengembangan jaringan kerjasama.

Pembahasan struktur organisasi, peran dan tugas masing-masing pengurus dan pengawas merupakan bagian dari penyempurnaan AD-ART UPKu. Dengan demikian hasil pembahasannya bisa langsung dimasukkan dalam draf AD-ART UPKu. Selain itu dalam rangka penyempurnaan AD-ART, pengurus dan pengawas dapat membahas substansi yang lain misalnya mekanisme pergantian pengurus dan pengawas, masa jabatan, hak dan kewajiban, pola pengelolaan usaha, pembagian SHU dan sebagainya.

Hasil penyempurnaan AD-ART UPKu selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam meningkatkan legalitas UPKu. Adapun pilihan untuk peningkatan legalitas UPKu adalah melalui penetapan PERDES dan atau akta notaris.

Kegiatan penataan manajemen organisasi meliputi : (i) perumusan visi dan tujuan organisasi UPKu, (ii) pengembangan rencana kerja pengurus UPKu, (iii) pengembangan sistem dan prosedur pengelolaan organisasi, (iv) pengelolaan data dan sistem pelaporan. Peningkatan kapasitas manajemen usaha meliputi antara lain: sistem dan prosedur pengelolaan usaha simpan pinjam dan usaha sektor riil, administrasi UPKu, sistem pelaporan dan pertanggungjawaban UPKu.

Sedangkan kegiatan penataan pengelolaan administrasi organisasi (buku tamu, notulensi rapat, buku surat keluar-masuk, buku daftar inventaris, buku daftar pengurus, buku daftar anggota/Pokmas) dan keuangan UPKu meliputi (buku kas harian, rekapitulasi kas harian, buku kas masuk-keluar, jurnal memorial, neraca percobaan, laporan keuangan dan statistik). Acuan penataan administrasi organisasi dan administrasi keuangan terdapat pada buku kumpulan form.

Pengembangan jaringan UPKu dibahas dalam pertemuan antara Bapemas Kabupaten/Kota, KTPM dan pengurus UPKu.

Pertemuan untuk membahas peningkatan kapasitas kelembagaan dapat diselenggarakan beberapa kali sesuai dengan orientasi ketuntasan seluruh agenda di atas dan difasilitasi oleh TPM dan TFK.

(ii) Hasil Tersusunnya struktur organisasi UPKu dan pembagian tugas

antar pengurus.


Tersusunnya dokumen AD-ART UPKu yang telah ditetapkan oleh PERDES dan atau Akta Notaris.

Tersusunnya dokumen pengelolaan organisasi dan dokumen pengelolaan usaha UPKu.

Memiliki instrumen administrasi organisasi yang cukup lengkap.

Memiliki instrumen administrasi keuangan yang berjalan dan terbaharui.

Terbukanya akses kerjasama antara UPKu dengan pihak lain.

(iii) Hal-hal penting yang perlu diperhatikan Pada pembenahan struktur organisasi UPKu: (i) mendorong

agar seluruh pengurus dan pengawas melaksanakan tugasnya sesuai dengan peran dan fungsi masing-masing (ii) penambahan staf operasional harus secara efektif dan efisien dengan mempertimbangkan pendapatan dan beban kerja UPKu.

Pada penyempurnaan AD-ART UPKu hendaknya seluruh pengurus dan pengawas harus terlibat aktif dan tidak sekedar mengcopy dari contoh yang sudah ada.

2. Penanganan Aset Bermasalah

Penanganan aset bermasalah bertujuan untuk menyelamatkan pinjaman bermasalah dan aset UPKu lainnya yang dikuasai oleh pihak lain.

Kegiatan ini dilakukan oleh pokja penanganan aset yang telah terbentuk pada Musyawarah Perencanaan dan difasilitasi oleh TPM, Kepala Desa/Kelurahan, dan TFK.

Penanganan aset bermasalah dilaksanakan dengan mengedepankan prinsip kekeluargaan dan musyawarah. Apabila hal ini tidak bisa dilakukan, maka dapat ditempuh jalur hukum terutama untuk kasus-kasus yang disebabkan oleh adanya dugaan kesengajaan penyalahgunaan aset.

Aset UPKu adalah harta benda yang terikat secara hukum/dikuasai UPKu. Yang termasuk aset adalah uang tunai, tabungan di bank, pinjaman yang disalurkan, perlengkapan dan peralatan usaha, inventaris kantor, biaya yang dibayar dimuka, dana yang ditempatkan dipihak lain, kendaraan, gedung/harta tak bergerak dan harta tak berwujud lainnya (perijinan, goodwill).

Yang termasuk kategori aset bermasalah antara lain: (1) Penyimpangan/penggelapan dana UPKu oleh pengurus atau pihak lain, (2) Pinjaman bermasalah, (3) Usaha-usaha sektor riil yang bermasalah (wanprestasi, keuntungan/jasa yang tidak disetor, pemanfaatan keuntungan/jasa untuk kepentingan pribadi), dan (4) Inventaris UPKu yang tidak dimanfaatkan untuk kepentingan UPKu.

(i) Prosedur Pokja penanganan aset melakukan identifikasi aset-aset UPKu

yang bermasalah.


Penanganan Penyimpangan/penggelapan dana: Pokja mengundang/mengunjungi pelaku/pihak yang

terlibat untuk diminta keterangan dan mengklarifikasi tentang dana yang diduga terjadi penyimpangan.

Membuat kesepakatan penyelesaian diantaranya dengan meminta pelaku membuat pernyataan kesanggupan pengembalian dana.

Bila yang bersangkutan tidak memiliki kemampuan mengembalikan secara penuh dalam satu waktu, maka dapat diberi kesempatan mengembalikan dengan diangsur yang diatur dalam perjanjian tersendiri.

Apabila tidak ada iktikad baik dari pelaku, maka Pokja memproses melalui prosedur/jalur hukum.

Penanganan pinjaman bermasalah: Pokja melakukan rapat dengan Pengurus UPKu,

Pengawas, dan Pokmas UEP untuk membahas tindak lanjut penanganan pinjaman bermasalah.

Pokja memanggil Pokmas/pemanfaat yang memiliki pinjaman bermasalah untuk membuat kesepakatan ulang tentang cara pengembalian pinjaman.

Kesepakatan cara pengembalian pinjaman dapat dilakukan dengan cara: (1) Revitalisasi: a) Penjadwalan ulang (Rescheduling), b) Penataan ulang (Restructuring), c) Pensyaratan ulang (Reconditioning) dan (2) Bantuan Teknis.

Apabila UPKu sudah tidak mampu melakukan penagihan terhadap pinjaman bermasalah, maka UPKu dapat menyelenggarakan musyawarah desa guna penyelesaian terhadap pinjaman bermasalah sebelum menempuh jalur hukum.

Apabila dalam penanganan pinjaman bermasalah ditemukan anggota POKMAS peminjam yang benar-benar tidak dapat mengembalikan pinjaman karena kesulitan ekonomi dan tidak memiliki aset yang senilai dengan pinjaman, maka UPKu dapat memfasilitasi peminjam dengan cara dilibatkan dalam pengelolaan usaha ekonomi produktif yang dikelola UPKu atau mitra UPKu. Sebagian dari penghasilan yang diperoleh anggota POKMAS tersebut dimasukkan sebagai cicilan terhadap hutang yang belum terbayar.

Penanganan aset usaha sektor riil yang bermasalah: Pokja melakukan pertemuan dengan pihak-pihak yang

terkait dengan usaha sektor riil untuk mengkonfirmasi dan mengklarifikasi aset usaha sektor riil yang bermasalah.

Membuat kesepakatan penyelesaian diantaranya dengan meminta pelaku membuat pernyataan kesanggupan menyelesaikan kewajiban kepada UPKu (wanprestasi, keuntungan/jasa yang tidak disetor, pemanfaatan keuntungan/jasa untuk kepentingan pribadi).



Penanganan Inventaris UPKu yang tidak dimanfaatkan untuk kepentingan UPKu: Pokja melakukan pertemuan dengan pihak-pihak yang

diduga menguasai inventaris UPKu dengan disaksikan pemerintah desa, BPD dan pengurus UPKu.

Pokja meminta pertanggungjawaban pengembalian inventaris UPKu dalam bentuk surat pernyataan kesanggupan mengembalikan inventaris dalam jangka waktu yang disepakati di atas kertas bermaterai.

Membuat kesepakatan penyelesaian diantaranya dengan meminta pelaku membuat pernyataan kesanggupan pengembalian inventaris yang dikuasainya kepada UPKu.


(ii) Hal-hal penting yang perlu diperhatikan Penanganan aset bermasalah dilaksanakan dengan

mengedepankan prinsip kekeluargaan dan musyawarah. Apabila hal ini tidak bisa dilakukan, maka dapat ditempuh jalur hukum terutama untuk kasus-kasus yang disebabkan oleh adanya dugaan kesengajaan penyalahgunaan aset.

(iii) Dokumen Pendukung Akad penjadwalan ulang pinjaman [FORM: PAB-01] Surat pernyataan pengembalian aset [FORM: PAB-02] Daftar rekapitulasi dan kolektibilitas pinjaman [Form: KL-

01] Hasil penelusuran aset [Form: PA-01] Daftar piutang bermasalah [Form: PA-02] Daftar aset yang dikuasai pihak lain [Form: PA-03]

3. Peningkatan Kapasitas SDM UPKu dan Pokmas UEP(i) Pengantar

Pengurus dan Pengawas UPKu harus memahami peran, fungsi dan tanggungjawab dalam menjalankan tugasnya. Hal ini berarti mereka dituntut mampu menguasai ketrampilan teknis sekaligus memiliki karakter yang baik, antara lain kemampuan bekerjasama, jujur, disiplin, bertanggungjawab dan amanah.

Dalam rangka mengembangkan kemampuan teknis secara berjenjang dan berkelanjutan UPKu diharapkan memiliki kebijakan pengembangan SDM antara lain meliputi: (1) Sistem rekruitmen ketenagaan, , (2) Sistem pelatihan pengembangan SDM, (3) Penempatan, (4) Promosi, (5) Honor/insentif, (6) Pembagian dan pengarahan kerja, (7) Evaluasi kinerja, (8) Penerapan sanksi dan penghargaan, (9) Penanganan penyelesaian masalah personel, dan (10) Dokumen personel.

(ii) ProsedurSistem rekrutmen ketenagaan dilakukan oleh UPKu mengacu pada kebutuhan. Prioritas utama pengurus UPKu harus


difokuskan pada optimalisasi peran dan fungsi ketenagaan yang ada. Rekrutmen personil baru didasarkan atas pengkajian atas kebutuhan pemenuhan beban kerja sesuai dengan perkembangan usaha UPKu. Disamping itu perlu dihindari penambahan karyawan yang membebani posting biaya secara tidak rasional sehingga mengganggu terhadap kondisi keuangan UPKu.

Sistem pelatihan pengembangan SDM diarahkan untuk meningkatkan ketrampilan dan kemampuan personel UPKu secara berjenjang dan berkelanjutan. Untuk itu perlu disepakati kemampuan dasar yang harus dikuasai oleh setiap personel sesuai dengan deskripsi kerjanya. Pemenuhan kemampuan dasar ini diupayakan realisasinya oleh UPKu. Apabila semua personel UPKu telah memenuhi standart kemampuan dasar sebagaimana yang telah ditetapkan, selanjutnya perlu disepakati pengembangan kemampuan lanjutan yang realisasinya disesuaikan perkembangan usaha sekaligus kemampuan keuangan UPKu. Dalam rangka menjamin kepastian program pengembangan SDM, maka UPKu harus mengalokasikan secara tegas dana pengembangan SDM dalam posting anggaran/SHU.

Penempatan personel UPKu hendaknya dilaksanakan berdasarkan keahlian dan prestasi kerja yang dimiliki sehingga dapat menggairahkan kinerja SDM. Sistem honor dan insentif dilakukan secara proporsional dengan memperhatikan kemampuan keuangan UPKu.

Dalam rangka mendukung pembagian dan pengarahan kerja secara optimal, deskripsi kerja (job description) yang telah ditetapkan perlu dipedomani. Dalam hal ini pendelegasian wewenang dan pemberian tugas hendaknya berdasarkan uraian kerja yang telah ditetapkan. Disamping itu perlu diagendakan koordinasi personel melalui rapat kerja maupun rapat pimpinan secara periodik.

Evaluasi kinerja SDM UPKu dilakukan secara konsisten dan sistemik. Artinya, proses evaluasi kinerja diterapkan melalui pelaksanaan supervisi dan bimbingan setiap hari kerja untuk menjaga kedisiplinan, kerjasama, inovasi kerja maupun tanggungjawab. Proses evaluasi hendaknya dilakukan secara luwes dengan mengedepankan pembimbingan dan bukan pengawasan/penilaian. Dengan cara demikian, kondisi psikologis personel yang diawasi tidak terganggu sekaligus mampu meningkatkan gairah kerja dalam pelaksanaan tugas.

Personel yang memiliki prestasi dan kinerja yang baik perlu dipikirkan pemberian bonus dan penghargaan sekaligus bagi yang memiliki kinerja buruk dan melakukan pelanggaran, maka dikenakan sanksi secara proporsional. Untuk menghindari adanya permasalahan seputar penerapan sanksi dan pemberian penghargaan seyogyanya perlu diatur secara transparan.


Untuk mewujudkan kinerja personel yang kondusif maka terhadap setiap permasalahan yang muncul perlu segera diselesaikan secara tuntas. Proses penyelesaian permasalahan diawali dengan mengidentifikasi bagaimana duduk persoalan permasalahan tersebut terjadi, apa faktor penyebabnya dan siapa pihak-pihak yang terlibat dalam masalah tersebut. Tahap berikutnya, dilakukan klarifikasi, pembuktian, koordinasi maupun pengembangan komitmen yang mendukung penyelesaian permasalahan yang terjadi.

UPKu perlu mengembangkan dokumentasi lembaga antara lain data kegiatan, data program, data keuangan sekaligus data personel. Data personel antara lain meliputi berkas profil personel, berkas penilaian kinerja maupun berkas yang berkaitan dengan hak-hak yang diterima sesuai dengan ketentuan.

(iv) HasilSistem rekruitmen ketenagaan di UPKu secara tepat akan menghasilkan kemampuan personel UPKu yang dapat memberikan layanan optimal sesuai dengan beban kerja yang dihadapi.

Pelatihan, kursus dan pemagangan, studi banding dan lain-lain kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka pengembangan kapasitas SDM UPKu dan POKMAS UEP secara khusus diharapkan mampu menghasilkan: Personel UPKu yang mampu mengelola usaha secara trampil

baik usaha simpan pinjam maupun usaha sektor riil. Peningkatan pengetahuan dan ketrampilan manajerial,

administrasi dan aplikasi teknologi yang mendukung optimalisasi produksi, pelayanan jasa maupun pemasaran.

Peningkatan kemampuan Pokmas UEP dalam mengembangkan usaha dan peningkatan pendapatan.

Pengembangan jaringan kemitraan antar pengelola UPKu dengan Pokmas maupun pihak lain dalam pengelolaan usaha secara professional.

(v) Hal-hal penting yang perlu diperhatikan Pelaksanaan kegiatan peningkatan kapasitas SDM harus

benar-benar memperhatikan tingkat kemanfaatan bagi pengembangan UPKu maupun Pokmas UEP.

Pelaksanaan kegiatan pelatihan, magang atau studi banding dilaksanakan secara swakelola oleh UPKu.

Dalam rangka efisiensi pelaksanaan, beberapa UPKu dapat menyelenggarakan pelatihan / magang / studi banding secara bersama-sama apabila kebutuhan materinya sama, dan dapat difasilitasi oleh Bapemas Kabupaten/Kota.

Dana Pemberdayaan UPKu yang dialokasikan untuk peningkatan SDM hanya bisa untuk membiayai pelatihan, kursus, studi banding secara langsung dan tidak boleh


digunakan untuk bantuan transport peserta, uang saku peserta, dan biaya sewa gedung.

Untuk menumbuhkan partisipasi dan swadaya masyarakat, maka dapat dikembangkan pola pembiayaan sharing antara dana program dengan swadaya masyarakat, dimana peserta pelatihan, magang, studi banding apabila dipandang perlu memberikan kontribusi biaya yang besarnya sesuai dengan kemampuan.

4. Pengembangan Usaha UPKu dan Pokmas UEP(i) Pengantar

Usaha Simpan Pinjam.Pengembangan usaha simpan pinjam UPKu dapat dikembangkan melalui: (1) penggalangan dana, (2) penyaluran pinjaman yang sehat dan (3) membuat variasi produk-produk simpanan dan produk-produk pinjaman.

Penggalangan dana dapat dilakukan dengan menarik simpanan masyarakat, menggalang kemitraan (modal penyertaan) dengan pihak lain maupun pinjaman dari pihak ketiga dan menjadi lembaga pengelola zakat, infak, shodaqoh, wakaf dan hibah (ZISWAH). Untuk meningkatkan minat masyarakat dan pihak ketiga menyimpan dananya di UPKu, dapat dilakukan melalui: (i) Penentuan jasa simpanan yang kompetitif, (ii) Pemberian bonus atau hadiah, dan (iii) Pemberian penghargaan.

Penyaluran pinjaman harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian (prudence) dan memegang kaidah penyaluran pinjaman yaitu aman, lancar dan berdayaguna. Aspek-aspek yang perlu mendapatkan penekanan untuk dibenahi dalam prosedur layanan pinjaman antara lain: (i) Komitmen nasabah/pemanfaat, (ii) Adanya komitmen mengembalikan, dapat diikat dengan diterapkan agunan, (iii) Penilaian kelayakan karakter dan usaha, serta (iv) Sistem jasa administrasi. Dana kegiatan Pemberdayaan UPKu Tahun 2010 yang dialokasikan untuk modal usaha disalurkan kepada : (i) RTM kategori mendekati miskin yang terdapat dalam daftar PPLS ’08, (ii) yang bersangkutan harus mengajukan permohonan pinjaman dan (iii) lolos analisa kelayakan pinjaman. RTM penerima manfaat Pemberdayaan UPKu selanjutnya dipetakan profil awalnya dengan menggunakan 14 indikator.

Fokus pelayanan usaha simpan pinjam UPKu selama ini diarahkan untuk memfasilitasi usaha ekonomi produktif pokmas yang beranggotakan RTM kategori mendekati miskin. Fokus utama ini kedepan perlu terus dipertahankan dan dikembangkan. Namun demikian UPKu juga bisa mengembangkan variasi layanan usaha dalam bentuk berbagai skim pinjaman sesuai dengan kebutuhan dan kondisi masyarakat, misalnya produk pinjaman perbaikan rumah tinggal, produk pinjaman konsumtif, yang tentunya memiliki


ketentuan dan aturan tersendiri. Dalam penggalangan dana terutama simpanan masyarakat, UPKu dapat mengembangkan produk-produk yang bervariasi, misalnya simpanan aqiqoh, simpanan idul qurban, simpanan siaga sehat, dan simpanan walimah.

Prosedur dan tata cara pengelolaan Usaha Simpan Pinjam dapat dilihat pada Standar Operasional Prosedur Usaha Simpan Pinjam UPKu.

Usaha Sektor RiilPenguatan usaha sektor riil UPKu bisa diarahkan pada: (i) Pengembangan kapasitas USR yang telah ada dan (ii) Ekspansi usaha melalui diversifikasi usaha baru. Pengelola usaha sektor riil harus memiliki kepekaan pada perubahan iklim usaha sehingga usaha yang dikelola tetap dapat bertahan dan produktif. Untuk itu jiwa kewirausahaan (entrepreneurship) perlu dibangun.

Diversifikasi usaha dapat dilakukan dengan melihat peluang-peluang usaha yang prospektif untuk dikembangkan oleh UPKu, bermitra dengan pihak lain, membuat usaha hilir dari usaha mayoritas dilingkungan UPKu. Jenis usaha yang dipilih hendaknya usaha yang berbasis pelayanan kebutuhan dasar masyarakat dan jenis usaha yang dapat memfasilitasi produk-produk yang dihasilkan oleh Pokmas UEP, seperti di bidang kerajinan, dan pengolahan hasil pertanian.

Administrasi usaha sektor riil harus mulai ditata dengan melakukan pencatatan tersendiri terhadap pengelolaan usahanya agar perkembangan usaha sektor riil dapat lebih terpantau. Secara pembukuan tetap menyatu dengan UPKu.

(ii)Prosedur Pengurus UPKu mengidentifikasi potensi jenis produk simpanan

dan pinjaman yang mungkin dikembangkan. Membuat ketentuan dan aturan tentang produk dan jenis sim-

panan serta pinjaman yang baru. Mensosialisasikan produk pinjaman dan simpanan yang baru. Pengurus UPKu mengidentifikasi pihak-pihak yang mungkin dapat

menyertakan dana di UPKu serta menggali informasi tentang tersedianya dana dari lembaga-lembaga usaha milik pemerintah maupun swasta.

Pengurus UPKu mendatangi pihak-pihak tersebut untuk meyakinkan bahwa investasi di UPKu menguntungkan.

Pengurus UPKu mengumpulkan informasi tentang profil usaha yang prospektif.

Pengurus UPKu mengirim surat baik berisi informasi, laporan perkembangan usaha, permohonan modal dan lain-lain kepada tokoh-tokoh masyarakat maupun lembaga ataupun dinas.

Pengurus UPKu aktif mengadakan pertemuan yang menghimpun potensi dana dari masyarakat.


Menyebarkan opini tentang kewirausahaan dan pentingnya menabung untuk masa depan.

(iii) Hasil Pada Simpan Pinjam:a. Pengelolaan usaha simpan pinjam lebih tertata, baik

pembukuannya atau administrasinya maupun pelayanannya.b. Masyarakat lebih percaya kepada UPKu.c. Produk pinjaman dan simpanan UPKu lebih bervariasi.d. Mendapat penambahan modal dari dana program,

penggalangan simpanan masyarakat, dan pihak ketiga (Pemerintah Daerah, perusahaan BUMN dan atau Swasta yang mempunyai komitmen dalam pemberdayaan masyarakat).

e. Adanya perbaikan pelayanan dengan meningkatkan jam kerja (rutinitas) dan kualitas pelayanan.

Pada Usaha Sektor Riil:a. Adanya peningkatan usaha yang telah dilakukan oleh UPKu atau

pengembangan usaha baru.b. Administrasi dan pengelolaan usaha sektor riil telah teradministrasi

dengan tertib, rapi dan benar.

(iv) Hal-hal penting yang perlu diperhatikanDalam rangka pengembangan usaha UPKu ke depan, UPKu di dorong untuk terus melakukan promosi, sosialisasi dan memasarkan produk simpanan dan pinjaman yang dikelolanya.

5. Pengembangan Sarana Prasarana Usaha UPKu(i) Pengantar

Sarana dan prasarana yang dimiliki oleh UPKu akan membantu kelancaran pelayanan yang diberikan kepada Pokmas, seperti misalnya kepemilikan kantor atau sekretariat beserta kelengkapannya.Untuk menjalankan operasionalnya UPKu harus memiliki sekretariat atau ruangan khusus yang terpisah dari aktivitas lain. Ruangan ini harus dilengkapi dengan sarana prasarana kantor meliputi: mebeler (meja, kursi, lemari, rak), peralatan kantor (komputer, kalkulator, mesin ketik, stempel). Juga melengkapi dengan sarana seperti : brankas, pengadaan kertas Kop, kwitansi, Stempel, Papan Nama, Papan Informasi, Papan Struktur, Buku Daftar Anggota, Buku Daftar Pengurus, Buku Notulen Rapat, Buku Tamu, Buku Rekening Bank. Sedangkan Administrasi Keuangan antara lain buku mutasi kas harian, rekapitulasi kas harian, buku kas masuk, buku kas keluar, jurnal memorial, neraca percobaan dan laporan keuangan.

UPKu juga meningkatkan sarana prasarana kerja/usaha seperti: pergudangan, mesin, toko, kendaraan, handtracktor dan sebagainya baik melalui pengadaan sendiri maupun sewa.

(ii)Prosedur


Hasil dari rekomendasi pemetaan terhadap kebutuhan sarana prasarana dipergunakan sebagai acuan peningkatan sarana prasarana.

Dalam rangka pengadaan barang, UPKu mengumpulkan data dan spesifikasi mengenai barang yang dibutuhkan.

UPKu membuat daftar harga mulai dari yang termurah sampai yang termahal.

Daftar yang dibuat kemudian dipilih dari penawaran yang sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan serta memiliki harga yang wa-jar.

UPKu membuat surat pemesanan kepada penyedia barang yang ditandatangani oleh ketua UPKu mengetahui TPM dan Kepala Desa/Pengawas.

Pembayaran dan penyerahan atas barang yang dipesan harus disertai dengan faktur sesuai dengan spesifikasi barang.

Barang/sarana prasarana yang sudah diterima UPKu dicatat kedalam buku daftar inventaris.

(iii) Hal-hal penting yang perlu diperhatikan Pembelian peralatan elektronik dipastikan terdapat garansi dari

pabrik / vendor, dan kontak person yang jelas dan mudah dihubungi.

Apabila terjadi sewa menyewa dipastikan akad sewa memiliki kekuatan hukum yang jelas.

Untuk peralatan/sarana prasarana yang memiliki umur ekonomis lebih dari 5 tahun harus diberi label milik UPKu dan ditempatkan ditempat yang mudah terlihat.

Penyimpanan sarana prasarana yang sudah dimiliki harus berada di kantor/sekretariat UPKu kecuali dalam kondisi tertentu untuk alasan keamanan.

6. Pengembangan Sistem Keterjaminan Sosial melalui UPKu(i) Pengantar

Sistem Jaminan Sosial (social security system) merupakan penyelenggaraan program perlindungan sosial dalam rangka menjamin pemenuhan kebutuhan dasar setiap penduduk secara layak menunju terwujudnya kesejahteraan sosial dan perbaikan kualitas hidup secara berkelanjutan.

Jaminan sosial diperlukan apabila ada hal-hal yang tidak dikehendaki yang dapat mengakibatkan hilangnya atau berkurangnya pendapatan seseorang, baik karena memasuki usia senja atau pensiun, maupun karena gangguan kesehatan, cacat, kehilangan pekerjaan dan lain-lain.

Di banyak negara maju, jaminan sosial biasanya dibiayai oleh pajak, di mana layanan sosial disediakan untuk seluruh masyarakat dan asuransi sosial dapat diterimakan kepada masyarakat yang iuran kepada badan asuransi sosial.

Sistem Keterjaminan Sosial UPKu merupakan tanggung jawab sekaligus keberpihakan UPKu untuk memberikan perlindungan dan pemenuhan kebutuhan dasar terhadap RTM. Sistem ini


dikembangkan dengan tujuan menumbuhkan peran UPKu sebagai instrumen pemberdayaan masyarakat miskin sekaligus lembaga sosial yang mandiri dalam memberikan perlindungan sosial secara sustainable kepada RTM (social insurance). Dan juga demi menjaga keberlangsungan pemberian bantuan langsung bagi RTM sangat miskin pasca program.

Dalam rangka menghadapi persoalan paceklik yang terjadi setiap tahun, nelayan miskin memiliki strategi adaptasi sebagai pilihan rasional dalam rangka mengatasi persoalan mereka. Strategi adaptasi dilakukan melalui memobilisasi peran perempuan (kaum istri) dan anak-anak untuk mencari nafkah serta terlibat penuh dalam kegiatan arisan, pengajian berdimensi kepentingan ekonomi, simpan pinjam, atau jaringan sosial yang bisa mereka manfaatkan untuk menunjang kelangsungan hidup keluarga. Sedangkan strategi adaptasi nelayan laki-laki dengan melakukan diversifikasi pekerjaan, menjual barang-barang berharga yang ada maupun berhutang. Strategi ini menghadapi kendala struktural yang tidak mudah dari para patron/juragan.

Masih lebih dari 60 persen masyarakat indonesia belum terjangkau oleh jaminan sosial. UU No. 40 Tahun 2004 menjelaskan sistem jaminan sosial dikelola oleh Jamsostek, Taspen, Asabri Dan Askes. UU No 32/2004 memberi akses pengembangan Jamsosda. Fokusnya antara lain Askeskin, premi untuk sektor informal dan petani dan keberpihakan pada masyarakat miskin.

Pola-pola Sistem Keterjaminan Sosial

Pola Bantuan Sosial

Pola bantuan sosial (social assistance) ditujukan kepada penduduk yang kurang mampu, baik dalam bentuk bantuan uang tunai maupun pelayanan tertentu untuk memenuhi kebutuhan dasar secara layak.

Mekanisme bantuan sosial biasanya diberikan kepada penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS) yaitu masyarakat yang benar-benar membutuhkan, seperti penduduk miskin, sakit, lanjut usia atau ketika terpaksa menganggur.

Pola Asuransi Sosial

Asuransi sosial atau tabungan sosial yang bersifat wajib atau compulsory insurance, yang dibiayai dari kontribusi atau iuran yang dibayarkan oleh peserta.

Dengan kewajiban menjadi peserta, sistem ini dapat terselenggara secara luas bagi seluruh masyarakat dan terjamin kesinambungannya dan profesionalisme penyelenggaraannya.

Mekanisme asuransi sosial merupakan tulang punggung pendanaan jaminan sosial di hampir semua negara. Mekanisme ini merupakan upaya negara untuk memenuhi kebutuhan dasar minimal penduduk dengan mengikut-sertakan mereka secara aktif melalui pembayaran iuran.


Pola Asuransi Sukarela

Pola asuransi sukarela (voluntary insurance) atau mekanisme tabungan sukarela dilakukan melalui iuran atau premi yang dibayar oleh peserta sesuai dengan tingkat resiko dan manfaat yang diinginkan.

Jenis asuransi ini sifatnya komersial. Biasanya merupakan tambahan setelah peserta yang bersangkutan menjadi peserta asuransi sosial.

Sistem Keterjaminan Sosial UPKu dikembangkan demi menjamin optimalisasi peran UPKu sebagai lembaga sosial yang berpihak pada pemberdayaan RTM, khususnya RTM sangat miskin serta mendayagunakan sumber-sumber filantropi lokal.

Sumber dana Sistem Keterjaminan Sosial berasal dari:

penyisihan SHU dalam bentuk dana sosial sebagai asuransi atau jaminan sosial RTM,

mendayagunakan potensi kedermawanan sosial masyarakat desa dalam bentuk ZIS maupun bantuan sosial lainnya.

Sasaran sistem keterjaminan sosial UPKu diutamakan kepada RTM sangat miskin terutama: RTM lanjut usia Anak yatim piatu Korban bencana alam Anak-anak bawah lima tahun (balita) RTM anak-anak usia sekolah. RTM yang mengalami sakit menahun. RTM mengalami kecelakaan yang mengakibatkan cacat

tubuh yang menghalangi aktifitas produktifnya.Bentuk-bentuk yang dapat dikembangkan antara lain: Jaminan Pemeliharaan Kesehatan RTM. Santunan Pendidikan Bagi Anak RTM. Santunan Kecelakaan Dan Penyandang Cacat. Santunan Bagi Korban Bencana Alam. Santunan Bagi Anak Yatim-Piatu. Bantuan Dana Bergulir Bagi RTM. Bantuan Peningkatan Gizi Balita.

(ii) Prosedur UPKu menyepakati penentuan prosentase SHU yang akan

dialokasikan untuk sistem keterjaminan sosial. UPKu memiliki data RTM sangat miskin yang layak dan disetujui

untuk mendapatkan santunan sosial. UPKu menggalang dana-dana sosial yang ada di desanya, seperti

zakat, infaq, shodaqoh, wakaf dan hibah. UPKu mengadakan pendataan RTM sangat miskin yang ada

diwilayahnya.


UPKu melakukan menyalurkan dana santunan dari hasil penggalangan dana kepada RTM sangat miskin yang sesuai dengan data yang telah diperoleh.

(iii) Hasil Terkumpulnya dana, barang dan jasa yang berasal dari

penyisihan SHU UPKu maupun pendayagunaan potensi masyarakat Desa/Kelurahan seperti zakat, infaq, sodaqoh, hibah, perpuluhan maupun bantuan masyarakat yang tidak mengikat.

Tersalurkannya santunan kepada RTM sangat miskin terutama lanjut usia, anak yatim piatu, korban bencana, peningkatan gizi balita dan program makanan tambahan untuk anak usia sekolah dasar.

(iv) Hal-hal penting yang perlu diperhatikanDalam rangka memastikan berkembangnya Sistem

Keterjaminan Sosial UPKu, kegiatan pendampingan TPM/KTPM perlu memeriksa ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga UPKu agar mengalokasikan secara layak dana keterjaminan sosial. Disamping itu harus dilakukan pembimbingan kepada UPKu untuk menentukan sasaran penerima secara tepat dan mengalokasikan pola sistem keterjaminan sosial sesuai dengan kebutuhan.

Untuk mendukung pengembangan jumlah dana sosial yang bisa dimobilisasi untuk sistem keterjaminan sosial UPKu, maka TPM/KTPM perlu menjajagi kemungkinan UPKu dapat mengkoordinasikan sumber-sumber filantropi lokal dengan alternatif: dikelola secara integratif dan solid oleh UPKu, dilaksanakan koordinasi sasaran dan pola pemberian sistem keterjaminan sosial walaupun pelakunya masih lembaga-lembaga filantropi lokal, mendukung optimalisasi pengelolaan sistem keterjaminan sosial oleh lembaga filantropi lokal yang sudah lebih mantap.

Untuk mendukung pelaksanaan sistem keterjaminan sosial, maka pada tahun-tahun awal UPKu dapat mengalokasikan dana sosial dari SHU dengan proporsi yang lebih besar.

(v) Dokumen pendukung: Daftar Klarifikasi dan Klasifikasi RTM. Anggaran Dasar UPKu. Laporan Keuangan UPKu. Daftar Lembaga Filantropi lokal.

7. Pemberdayaan Pokmas UEP(i) Pengantar

Pembinaan UPKu kepada pokmas sangat penting dilakukan agar usaha yang dijalankan dapat berkembang. Pembinaan kepada


pokmas dilakukan melalui: (1) mengadakan pertemuan rutin, (2) melakukan kunjungan langsung, (3) melakukan bimbingan administrasi maupun usaha.Pertemuan rutin antara UPKu dan Pokmas diarahkan untuk mengembangkan kerjasama, saling berbagi pengalaman, pemecahan masalah, pengembangan usaha serta pengembangan aset individu anggota Pokmas. Pengembangan aset ini dapat dilakukan antara lain melalui arisan, menabung dan kredit barang.

Kunjungan kepada anggota dimaksudkan untuk membangun silaturahim UPKu dengan Pokmas. Hal ini akan berdampak pada: (1) kedekatan anggota dengan UPKu, (2) anggota akan menjadi semakin respek kepada UPKu, (3) UPKu dapat secara langsung melihat dan mengetahui perkembangan usaha anggotanya, dan (4) UPKu dapat melakukan penagihan dengan cara yang efektif.Bimbingan administrasi dan usaha yang diberikan kepada Pokmas bertujuan untuk membina kemampuan anggota Pokmas meliputi: (1) memahami bagaimana cara melakukan pembukuan usaha mereka secara sederhana untuk mengetahui pendapatan yang mereka peroleh, biaya yang dikeluarkan, maupun keuntungan yang mereka dapatkan dari usaha mereka. (2) memahami kebutuhan modal berdasarkan kapasitas usaha secara riil. (3) mampu mengelola ekonomi rumah tangganya dengan cara mengifisienkan pengeluaran, mengoptimalkan pendapatan melalui usaha produktif keluarga, memupuk aset melalui penyisihan tabungan secara terencana dan membiasakan bermusyawarah dalam mengembangkan ekonomi usaha mereka.

(ii)Prosedur Pembinaan Pokmas dilakukan melalui jadwal pertemuan rutin

yang disepakati antara pengurus UPKu dengan anggota Pokmas. Hendaknya dalam menentukan jadwal memperhatikan pada waktu luang yang dimiliki sehingga setiap anggota Pokmas dapat menghadiri pertemuan lebih optimal.

Agenda pertemuan Pokmas perlu disusun secara variatif dengan berorientasi pada kebutuhan anggota. Pertemuan tidak selalu menggunakan narasumber dari pengurus UPKu namun bisa men-gundang narasumber lain sesuai dengan kompetensinya.

Walaupun pertemuan rutin juga dimaksudkan untuk mengefek-tifkan pengembalian pinjaman dari anggota namun perlu dihin-dari kesan bahwa pertemuan yang diselenggarakan hanya se-mata-mata untuk melakukan penagihan bulanan. Hal ini demi menjaga motivasi anggota untuk menghadiri pertemuan sekali-gus mencegah timbulnya ketakutan dan keengganan mereka un-tuk mengikuti pertemuan.

UPKu mengoptimalkan kunjungan kepada anggota Pokmas. Biasanya pengurus UPKu melakukan kunjungan kepada anggota Pokmas hanya pada saat menagih saja. Kunjungan penagihan ini bisa dilakukan oleh pengurus UPKu sendiri atau oleh petugas khusus yang menangani penagihan pinjaman. Ke depan pengurus UPKu perlu mengembangkan modus-modus kunjungan


yang lain agar kunjungan lapangan bisa memberikan efek bimbingan kepada anggota Pokmas nasabah UPKu.

Bimbingan administrasi dan usaha dilakukan oleh UPKu dengan cara mengoptimalkan agenda pertemuan rutin maupun kunjungan langsung ke lapangan. Bimbingan administrasi dan usaha dapat dikemas dalam bentuk pelatihan, konsultansi, supervisi lapangan, pemagangan, dan pendampingan. Dengan optimalnya pelaksanaan bimbingan administrasi dan usaha maka komunikasi antara UPKu dengan Pokmas dalam hal ini tidak sekedar untuk hubungan antara pemberi pinjaman dengan peminjam namun lebih dari itu, ada bimbingan bagi anggota Pokmas agar berhasil mengembangkan usaha, meningkatkan pendapatan dan mewujudkan kesejahteraannya.

(iii) Hasil UPKu mampu melakukan pertemuan rutin dengan Pokmas. UPKu melakukan kunjungan langsung kepada Pokmas secara

terjadwal. UPKu melakukan bimbingan administrasi dan usaha kepada

anggota Pokmas. Hubungan antara UPKu dengan Pokmas semakin dekat. Transaksi usaha yang melibatkan antara UPKu dengan Pokmas

dapat berjalan lancar dan tidak ada permasalahan yang berarti. Muncul rintisan kemitraan usaha produktif antara UPKu dengan

Pokmas yang tidak terbatas pada pemberian pinjaman tetapi juga kemitraan usaha sektor riil.

Administrasi, pengelolaan usaha dan pemanfaatan pendapatan anggota Pokmas bisa dilaksanakan secara efisien dan optimal.

Terbentuknya kedekatan emosional antara pengurus UPKu dengan peminjam/anggota Pokmas.

H. PEMETAAN KONDISI AKHIRKegiatan pemetaan kondisi akhir ini untuk mengetahui perkembangan UPKu dan Profil Anggota Pokmas UEP setelah memperoleh kegiatan Pemberdayaan UPKu. Pemetaan dengan melakukan pemutakhiran data profil UPKu dan profil awal anggota pokmas UEP, yaitu kegiatan pendataan ulang untuk memperbaharui hasil pemetaan awal UPKu dan anggota pokmas UEP sebelum ada kegiatan Pemberdayaan UPKu. Pemetaan pasca ini digunakan sebagai bahan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh perkembangan yang telah dicapai pada kegiatan Pemberdayaan UPKu.

a. Pemutakhiran data UPKu, yaitu kegiatan pendataan untuk memperbaharui data yang dimiliki UPKu hasil pemetaan profil UPKu sebelumnya, yang digunakan untuk menetapkan kondisi awal UPKu.(i) Pelaksana

Pelaksananya adalah Tim Pemetaan UPKu difasilitasi oleh TFK.(ii) Prosedur


Tim Pemetaan mempelajari dan membahas dokumen hasil pemetaan tahun lalu.

Tim melakukan pemutakhiran dengan pengecekan dokumen, klarifikasi kepada pengurus UPKu maupun menggali informasi berkaitan dengan perubahan dan perkembangan UPKu yang terbaru.

Hasil klarifikasi, konfirmasi dan penggalian informasi di dokumentasikan dengan cermat ke dalam Form IP-01.

(iii) Hasil Data mutakhir kondisi lembaga UPKu pasca kegiatan

Pemberdayaan UPKu

(iv) Hal Penting Yang Perlu Diperhatikan Dalam pemutakhiran, penentuan tanggal akhir catatan

keuangan (cut off) ditetapkan per 30 Nopember 2010. Tim Pemetaan harus memperhatikan data objektif yang ada di

lapangan, tidak berdasarkan asumsi. Data dapat berupa dokumen tertulis (berupa isian pada

instrumen pemetaan) atau berupa keterangan/informasi yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan yang didokumentasikan oleh Tim Pemetaan pada kolom catatan.

(v) Dokumen Pendukung Dokumen Hasil Pemetaan UPKu Kondisi Awal. [Form IP-01] Kondisi Akhir : Form Instrumen Pemetaan.

I. PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELESTARIAN1. Pertanggungjawaban

Dalam rangka menjamin terlaksananya prinsip akuntabilitas, maka seluruh pengelolaan kegiatan Pemberdayaan UPKu harus dapat dipertanggungjawabkan, baik secara publik maupun administratif. Bentuk pertanggungjawaban publik Kegiatan Pemberdayaan UPKu dilaksanakan melalui Musyawarah Pertanggungjawaban, sedangkan bentuk pertanggungjawaban administratif adalah Laporan Pelaksanaan Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan.a.Musyawarah Pertanggungjawaban

Musdes Pertanggungjawaban adalah musyawarah yang dilaksanakan setelah realisasi program mencapai 100% atau selambat-lambatnya pada akhir tahun, untuk membahas pertanggungjawaban UPKu dalam pelaksanaan kegiatan.

Peserta Musyawarah: (i) Pengurus dan Pengawas UPKu, (ii) Ketua Pokmas, (iii) unsur LPMD/K, (iv) unsur BPD/Tomas, (v) Pemerintah Desa/Kelurahan, (vi) TPM, (vii) TFK, dan (viii) Bapemas Kabupaten/ Kota.

Hasil Musdes Pertanggungjawaban dituangkan dalam Berita Acara Pertanggungjawaban [Form BA-08] dan dilaporkan oleh UPKu kepada Bapemas Kabupaten/Kota.

b.Laporan Pelaksanaan Kegiatan1)Laporan Perkembangan


Laporan Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan adalah laporan yang berisi tentang perkembangan pelaksanaan kegiatan (progress report) yang dilakukan setiap bulan untuk dilaporkan kepada Bapemas Kabupaten/Kota, dengan menggunakan Form LPPK (Laporan Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan).

2) Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan

Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan adalah rekapitulasi dari Laporan Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan yang berisi tentang pelaksanaan kegiatan Pemberdayaan UPKu mulai dari Sosialisasi sampai dengan Musdes Pertanggungjawaban, dan dilengkapi dengan daftar Pokmas, perkembangan usaha dan Keuangan UPKu. Berisi rekapitulasi seperti: Rekap tahapan pelaksanaan kegiatan; jumlah pokmas; perkembangan keuangan (buku 6 & 7), realisasi penggunaan dana, hasil pemetaan awal dan akhir.

c. Laporan Pertanggungjawaban KeuanganLaporan Pertanggungjawaban Keuangan merupakan laporan realisasi penggunaan dana kegiatan Pemberdayaan UPKu disertai dengan bukti-bukti transaksi yang bisa dipertanggung-jawabkan.

Penerima dana Pemberdayaan UPKu bertanggung jawab penuh atas penggunaan dana yang diterimanya dengan berpedoman pada ketentuan perundang-undangan dan wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban secara administratif berupa Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan kepada Gubernur Jawa Timur melalui Bapemas Provinsi paling lama 1 (satu) bulan setelah pelaksanaan kegiatan atau 4 (empat) bulan setelah dana masuk ke rekening UPKu.

Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:a. Realisasi penggunaan dana program sesuai dengan Proposal/RAB

yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Naskah Perjanjian Hibah Daerah disertai bukti tanda terima uang, dan bukti transaksi lainnya yang sah dan dapat dipertanggung-jawabkan.

b. Setiap transaksi yang dilakukan dicatat dalam Buku Kas Umum (BKU) Bulanan dan dilampiri dengan bukti kwitansi tanda terima uang serta bukti transaksi;

c. Pertanggungjawaban BOP yang dikelola oleh Bapemas Kabupaten/Kota mengacu sebagaimana peraturan perundangan yang berlaku;

d. Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh Bapemas Kabupaten/Kota mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

e. Bukti pertanggungjawaban pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh masyarakat /UPKu berupa kwitansi asli bermaterai cukup dan dilampiri dengan nota pembelian dari penyedia barang dan jasa (Toko, UD, CV, dll);

f. Bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan rapat/musyawarah berupa Kwitansi tanda terima uang dari UPK, dilampiri:


Nota pembelian perlengkapan rapat/musyawarah (konsumsi rapat, alat tulis, dll) dari toko tempat pembelian;

Daftar hadir peserta rapat; Foto/dokumentasi rapat

g. Bukti pertanggungjawaban honorarium/insentif/gaji Pengurus/Pengawas UPKu berupa kwitansi tanda terima uang dari UPKu dilampiri: Daftar tanda-terima honorarium/insentif/gaji masing-masing Pengurus/Pengawas;

h. Bukti pertanggungjawaban gaji tenaga kerja (tukang/kuli bangunan/mandor) berupa kwitansi tanda terima uang dari UPKu dilampiri: Daftar tanda-terima gaji tenaga kerja (tukang/kuli

bangunan/mandor); Daftar hadir tenaga kerja (tukang/kuli bangunan/mandor);


i. Bukti pertanggungjawaban bantuan transport untuk perjalanan dinas berupa kwitansi tanda terima uang dari UPKu dilampiri dengan surat tugas dari pejabat berwenang. Apabila yang melakukan perjalanan dinas Pengawas, Sekretaris, Bendahara UPKu atau Karyawan UPKu, maka surat tugas ditandatangani oleh Ketua UPKu. Sedangkan apabila yang melakukan perjalanan dinas Ketua UPKu maka surat tugas ditandatangani adalah Kepala Desa;

j. Bukti pertanggungjawaban pencairan dana pinjaman berupa kwitansi tanda terima uang dari UPKu dilampiri: Daftar Anggota Pokmas (Jika Kelompok); Foto copy KTP Anggota; Surat Permohonan Pinjaman; Surat Perjanjian Pinjaman; Surat Pernyataan Tanggung Renteng (Jika Kelompok).

k. Bukti kwitansi dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut: (i) Nama Transaksi sesuai RAB dalam Proposal, (ii) tanggal transaksi, (iii) pelaku transaksi (pembayar & penerima), (iv) Pengesahan (validasi transaksi) oleh Bendahara dan Ketua UPKu, (v) pengenaan materai Rp. 3000,- pada nominasi transaksi Rp 250.000 s/d Rp. 1 jt dan pengenaan materai Rp. 6000,- pada nominasi transaksi diatas Rp. 1 jt;

l. Administrasi Pertanggungjawaban disusun berurutan sesuai dengan BKU per bulan;

m. Jumlah kuitansi tanda terima uang harus sama dengan jumlah bukti transaksi/nota yang dilampirkan;

n. Administrasi pertanggungjawaban untuk UPKu minimal dibuat rangkap 4 dengan rincian lembar 1 (asli) untuk arsip UPKu, lembar 2 dikirim untuk Sektap Kabupaten/Kota sedangkan lembar 3 dan 4 dikirim ke Propinsi;

o. Laporan pertanggungjawaban administratif dari Dana APBD Provinsi terpisah dengan APBD Kabupaten/Kota.


BUKU KAS UMUM KEGIATANPEMBERDAYAAN UPKuPROVINSI JAWA TIMUR

NAMA UPKu : ..................................................................................DESA/KEL : ..................................................................................KECAMATAN : ..................................................................................KAB/KOTA : .................................................................................. BULAN : ....................................... 20........

NO TANGGALNo.

BUKTIURAIAN

PENERIMAAN(Rp)

PENGELUARAN(Rp)

SISA(Rp)

MengetahuiKepala Desa/Kel.

.......................................................

Ketua UPKu

.......................................................

............................., ............................ 20.......Bendahara UPKu

..........................................................


FORMAT LAPORAN PERKEMBANGAN PELAKSANAAN KEGIATAN [LPPK]PEMBERDAYAAN UPKu (P-UPKu)

PROVINSI JAWA TIMUR

NAMA UPKu : ............................................................................DESA/KELURAHAN : ............................................................................KECAMATAN : ............................................................................KABUPATEN/KOTA : ............................................................................

NOTEMPAT & TANGGAL

KEGIATANPESERTA

HASILKENDALA/

PERMASALAHANKETERANGANUNSUR JUML

(Org)


.......................................................

Ketua UPKu

.......................................................

............................., ............................ 20.......Sekretarias UPKu,

..........................................................

Standar Operasional Prosedur Pemberdayaan UPKu Provinsi Jawa Timur Tahun 2010

Bulan : .........................Tahun :.........................

48

FORMAT LAPORAN PERKEMBANGAN REALISASI PENGGUNAAN DANA KEGIATANPEMBERDAYAAN UPKu (P UPKu)

PROVINSI JAWA TIMUR

NAMA UPKu : ............................................................................DESA/KELURAHAN : ............................................................................KECAMATAN : ............................................................................KABUPATEN/KOTA : ............................................................................

NO KEGIATAN VOLUMEDANA

(Rp)(sesuai RAB)

REALISASI S/D BULAN INI

KETERANGAN(APBD Provinsi,

Kab/Kota, Swadaya)DANA

(Rp)%

TOTAL ................ ........... ........


.......................................................

Ketua UPKu

.......................................................

............................., ............................ 20.......Bendahara UPKu,

..........................................................

Standar Operasional Prosedur Pemberdayaan UPKu Provinsi Jawa Timur Tahun 2010

Bulan : .........................Tahun :.........................

49

Catatan :1. Kwitansi tanda terima pengadaan barang dan jasa, pihak Yang Menerima ditanda-tangani

oleh lembaga penyedia barang dan jasa (toko, UD, CV, dll)2. Kwitansi tanda terima honorarium/insentif/gaji, pihak Yang Menerima ditanda-tangani oleh

penerima honorarium/insentif/gaji orang yang bersangkutan (jika dibuat perorangan). Tetapi apabila dibuat Global/Total seluruh Hr/Gaji yang diterimakan, maka Yang Menerima ditandatangani oleh Sekretaris UPKu (untuk Hr UPKu) dan Ketua Timlak (untuk Gaji Tenaga Kerja/Tukang);

3. Kwitansi tanda terima Pinjaman, pihak Yang menerima ditandatangani oleh Ketua Pokmas;4. Kwitansi tanda terima Transport, pihak Yang menerima ditandatangani oleh orang yang

menerima uang dan melakukan perjalanan sesuai dengan surat tugas dari pihak yang berwenang;


KWITANSINo : .................................

TERIMA DARI : UNIT PENGELOLA KEUANGAN DAN USAHA (UPKu) “BAROKAH” Desa .............. Kecamatan ............... Kabupaten ................

SEBESAR : ===== ............................................. ==========

UNTUK PEMBAYARAN :..................................................................................................

......... ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

TERBILANG :

....................., ...................... 2010

Mengetahui:Ketua UPKu

.............................(Nama Terang & Stempel)

Lunas Dibayar Tgl ..............

Bendahara UPKu

.....................................(Nama Terang)

Yang Menerima

..............................(Nama Terang & Stempel

Toko)

SURAT PERINTAH TUGASNomor : ........ /UPKu/SPT/2010

Dasar : 1. Peraturan Desa Nomor .................... Tentang Unit Pengelola Keuangan dan Usaha (UPKu) “.....................” Desa ............... Kec. .............. Kab/Kota.......

2. Keputusan Kepala Desa/Kelurahan Nomor ................... tentang Kepengurusan UPKu;

3. AD/ART .........................................4. ..........................................................

M E N U G A S K A N :

Kepada : 1. N a m a : ..............................................................Alamat : ..............................................................Jabatan : ..............................................................

2. N a m a : ..............................................................Alamat : ..............................................................Jabatan : ..............................................................

Untuk : Dinas dalam rangka .......................................................... pada tanggal ............... s/d .................................. di ..................................................................................

Ditetapkan di :.............................................

Pada Tanggal :..............................................

KETUA UNIT PENGELOLA KEUANGANDAN USAHA “.....................................”

........................................................................(Nama dan Stempel)


KOP UPKu

2. Pelestariana. Pelestarian hasil-hasil kegiatan menjadi tanggungjawab

UPKu bersama dengan pemerintah Kabupaten/ Kota.b. Pemerintah Kabupaten/Kota dan UPKu berkewajiban

membentuk dan mengembangkan UPKu menjadi BUMDes.c. Pemerintah Kabupaten/Kota berkewajiban memfasilitasi

pemandirian dengan melakukan: Alih pendampingan/pendampingan mandiri Pelatihan dan pembinaan berkesinambungan melalui

pendayagunaan tenaga konsultan pengembangan UPKu dan Kepala Seksi yang membidangi pemberdayaan masyarakat di Kecamatan.

Pembentukan atau pengembangan forum UPKu.


BAB IIIPENGELOLAAN USAHA SIMPAN PINJAM DAN SEKTOR RIIL

UNIT PENGELOLA KEUANGAN dan USAHA (UPKu)

A. PENDAHULUAN

1. Umum

Usaha UPKu pada dasarnya adalah mengelola lembaga keuangan. Oleh sebab itu, pengelolaanya harus dilakukan dengan mengacu pada kaidah-kaidah yang berlaku secara umum sebagaimana operasional lembaga keuangan masyarakat (LKM) lainnya. Prinsip umum Lembaga Keuangan tersebut di antaranya:

1. Modal harus bersumber dari anggota, yang dihimpun dari simpanan anggota. Dana program hanyalah merupakan dana penyertaan yang berfungsi sebagai pemancing atau stimulan. Sekalipun modal awal UPKu bersumber dari dana program, namun UPKu harus mengembangkan simpanan dari anggota sejak awal.

2. Layanan pinjaman hanya diberlakukan kepada anggota LKM saja. Dalam hal ini untuk sementara UPKu hanya melayani anggota yang tergabung dalam Pokmas UEP, namun ke depan UPKu dapat mengembangkan keanggotaannya, sehingga mampu melayani masyarakat lebih luas.

3. Jaminan dapat diterapkan, namun pertimbangan yang terbaik tetap atas watak atau karakter peminjam.

Dengan demikian, ciri khas yang melekat pada LKM atau UPKu adalah ia harus dibangun atas usaha swadaya anggota.

Mengacu pada tujuan Pemberdayaan Usaha yaitu mengembangkan usaha ekonomi produktif serta meningkatkan pendapatan kelompok miskin, maka UPKu harus mengelola kegiatan ini secara lestari, sungguh-sungguh dan berkelanjutan. Dalam menjalankan usahanya, pengelola UPKu harus pandai dan cermat dalam memilih jenis usaha yang akan dibiayai maupun usaha yang akan dimitrakan dengan pihak lain dalam rangka mendukung pengembangan potensi ekonomi unggulan desa. Untuk mencapai optimalisasi pengelolaalaan usaha, UPKu harus mempersiapkan usahanya dengan baik. Berkaitan dengan hal tersebut di bawah ini diuraikan hal-hal yang harus dilakukan UPKu dalam mengelola usahanya.

2. Ruang Lingkup Usaha UPKuUsaha UPKu terdiri dari: (i) Usaha Simpan Pinjam dan (ii) Usaha Sektor Riil. Usaha Simpan Pinjam diorientasikan untuk mendorong dan mengembangkan usaha rumah tangga miskin (RTM), khususnya RTM Berpotensi sehingga kelompok ini dapat meningkat pendapatannya. Sedangkan Usaha Sektor Riil lebih diarahkan untuk mengembangkan potensi ekonomi unggulan desa sehingga juga berdampak secara ekonomi bagi masyarakat desa pada umumnya.


B. PENGELOLAAN USAHA SIMPAN PINJAM (USP)

1. Kelembagaan dan Administrasi USPKelembagaan dan Administrasi USP sejak awal harus disiapkan secara matang, sehingga pada saat operasional UPKu telah cukup siap melaksanakan usahanya. Penyiapan kelembagaan dan administrasi USP ini meliputi:1. Sekretariat atau kantor atau ruang khusus untuk USP beserta

perlengkapannya UPKu harus memiliki ruang khusus untuk operasional layanan simpan pinjam. Untuk itu Pemerintahan Desa berkewajiban menyediakan ruangan khusus untuk ini. Apabila dimungkinkan dapat menempati salah satu ruang di kantor balai desa/kelurahan. Namun apabila karena alasan tertentu dapat menggunakan tempat lain yang dipandang lebih strategis. Beberapa pertimbangan yang dapat digunakan untuk memilih tempat antara lain: (i) berada di tengah-tengah masyarakat, atau tidak terlalu terpencil, (ii) memiliki ruangan dan sarana yang memadai, misalnya luas yang cukup, aman, ada sambungan PLN atau telepon, (iii) untuk sementara bisa dipinjam secara cuma-cuma. Apabila, di desa/kelurahan ada pasar, UPKu dapat memilih lokasi yang berada di sekitar pasar.Perlengkapan yang juga harus disediakan di antaranya adalah: (i) meja kursi, (ii) rak, (iii) almari, (iv) mesin ketik/komputer, (v) kalkulator dan (vi) ATK. Papan Nama UPKu, Papan Informasi UPKu, Papan/Gambar Struktur Organisasi, Skema Tata Cara Pelayanan USP dan Jadwal Pelayanan.

2. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga UPKuKeberadaan dan jati diri sebuah lembaga sesungguhnya tertuang pada Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah-Tangga (AD/ART)-nya. Oleh sebab itu, sejak awal UPKu sudah harus membahas AD/ART ini secara sungguh-sungguh. Pembahasan AD/ART UPKu dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait seperti, Pemerintahan Desa (Kepala Desa dan BPD), Pengurus UPKu dan difasilitasi oleh Lembaga Pendamping. Pembahasan AD/ART UPKu dapat menggunakan acuan contoh sebagaimana dalam lampiran PTO ini, namun tidak harus persis. Justru seharusnya UPKu dan Pemerintahan Desa membahas pasal demi pasal yang ada pada contoh untuk disesuaikan dengan kondisi desa/kelurahan yang bersangkutan. Hal-hal penting yang perlu dibahas dalam AD/ART UPKu antara lain meliputi: (i) Bentuk Lembaga. Hal ini harus dikaitkan dengan pengembangan UPKu sebagai Badan Usaha Milik Desa (BUMDes), (ii) Status Kepemilikan, (iii) Permodalan, (iv) Struktur Organisasi dan Pembagian Tugasnya, (v) Aturan Dasar Usaha UPKu (Usaha Simpan Pinjam dan Usaha Sektor Riil, serta (vi) Pembagian SHU.Pembahasan AD/ART UPKu ini harus dikaitkan dengan pertimbangan upaya mengembangkan UPKu menjadi Badan Usaha Milik Desa (BUMDes).

3. Buku-buku Administrasi dan Keuangan USPSebagai sebuah lembaga yang menanganani masalah keuangan UPKu harus mempersiapkan kelengkapan buku-buku dan kartu administrasi serta buku-buku untuk pencatatan transaksi. Buku-


buku yang harus dipersiapkan tersebut adalah: (i) buku daftar anggota/nasabah, (ii) buku register pijaman, (iii) kartu simpanan, (iv) kartu pinjaman, buku simpanan/tabungan, (v) slip/kwitansi setoran & penarikan, dan (vi) buku-buku administrasi keuangan, yaitu buku 1 sampai dengan buku 7.

2. Sistem dan Prosedur Pelayanan Simpan Pinjam UPKu perlu membuat sistem dan prosedur pelayanan simpan pinjam sebagai acuan untuk menjalankan operasionalnya. Sistem dan Prosedur Pelayanan Simpan Pinjam antara lain meliputi:1. Persyaratan Menjadi Anggota/Nasabah UPKu

Sasaran Usaha Simpan Pinjam ini adalah Rumah Tangga Miskin Berpotensi (RTM-B).Untuk mendapatkan layanan pinjaman dari UPKu, RTMB harus menjadi anggota terlebih dahulu. Adapun persyaratan menjadi anggota adalah sebagai berikut: (i) mendaftar sebagai anggota melalui kelompok masyarakat (Pokmas) yang dapat dibentuk sendiri, (ii) membayar simpanan anggota, yang besarnya disesuaikan dengan kemampuan masing-masing kelompok, (iii) melampirkan poto kopi KTP, dan (iv) persyaratan lain yang dapat dibuat sendiri oleh kelompok atau UPKu seperti keharusan untuk ikut aktif dalam pertemuan yang diselenggarakan oleh kelompok maupun UPKu.Pembentukan Kelompok Masyarakat Usaha Ekonomi Produktif (Pokmas-UEP).Langkah-langkah pembentukan Pokmas-UEP adalah sebagai berikut:a. Kepala Desa dan UPKu menyelenggarakan pertemuan khusus

RTM-B yang difasilitasi oleh TPM untuk menjelaskan pengertian dan tata cara pembentukan Pokmas-UEP. Apabila jumlah RTM-B cukup banyak, maka pertemuan khusus RTM-B ini dapat dilakukan per dusun.

b. Perlu ditegaskan, bahwa Pokmas-UEP tidak harus dibentuk berdasarkan wilayah RT/RW, melainkan dibentuk secara sukarela, saling mengenal dan memiliki motivasi yang sama untuk mengembangkan usaha.

c. Jumlah anggota Pokmas-UEP antara 5-10 orang.d. Selanjutnya, kelompok tersebut memilih ketua dan memberi

nama Pokmasnya. e. Nama Pokmas, ketua dan anggotanya kemudian diserahkan

kepada UPKu.f. Pokmas-UEP juga harus membahas dan menyepakati aturan

main, termasuk sanksi, rencana kegiatan pertemuan dan rencana usaha untuk diajukan kepada UPKu.

2. Sosialisasi Tata Cara Pelayanan Pinjamana. Kepala Desa dan UPKu menyelenggarakan pertemuan dengan

para ketua Pokmas-UEP yang difasilitasi oleh TPM. Pertemuan ini dimaksudkan untuk mensosialisasikan syarat dan tata cara permohonan untuk mendapatkan pinjaman modal UPKu.

b. Disamping menyelenggarakan pertemuan, ketua UPKu membuat informasi mengenai persyaratan dan tatacara pelayanan pinjaman tersebut yang ditempel di kantor atau sekretariat UPKu.


c. Ketua Pokmas-UEP selanjutnya mensosialisasikan persyaratan dan tatacara itu kepada anggotanya.

3. Prosedur Pelayanan Pinjaman Prosedur Pelayanan Pinjaman diatur sebagai berikut:a. Ketua Pokmas-UEP mengajukan permohonan pinjaman

kepada UPKu dengan melengkapi dan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan sebagaimana telah diatur di atas. Kemudian Pokmas-UEP mengajukan permohonan pinjaman [FORM PP-02] yang dilengkapi dokumen permohonan pinjaman, yang meliputi: (i) Daftar Anggota Pokmas [FORM PP-01], (ii) Rencana Usaha Anggota (RUA) [FORM PP-03] dan atau Rencana Usaha Bersama (RUB) (iii) Pernyataan Tanggung Renteng yang ditandatangani oleh semua anggota [FORM PP-05] , (iv) Rencana Angsuran Pinjaman, dan (v) fotokopi KK dan KTP anggota.

b. UPKu meneliti seluruh dokumen dari masing-masing Pokmas-UEP. Penelitian dokumen ini merupakan bagian dari penilaian kelayakan dari usaha anggota atau rencana usaha bersama Pokmas-UEP. Selain itu, UPKu mencermati nama-nama anggota Pokmas. Apabila ditemukan nama yang belum dikenal, maka tugas UPKu untuk mencari informasi mengenai orang tersebut, latar belakang yang berkaitan dengan hutang-piutang dengan pihak lain sebelumnya, kegiatan usahanya dan sebagainya.

c. Dari penelitian dokumen dan penilaian kelayakan, kemudian UPKu menetapkan Pokmas yang layak dan tidak layak untuk memperoleh pinjaman. Selanjutnya UPKu segera mengembalikan dokumen permohonan pinjaman Pokmas yang dinilai tidak layak disertai alasan penolakan permohonan pinjaman untuk secepatnya diperbaiki oleh pokmas yang bersangkutan, dan sebaliknya segera mengundang atau mendatangi Pokmas yang permohonan pinjamannya dinilai layak untuk dilakukan pencairan pinjaman.

d. Pencairan pinjaman tidak harus dilakukan secara bersamaan, tetapi dapat dilakukan secara bergiliran sesuai dengan kesiapan dan kelayakan masing-masing Pokmas-UEP.

e. Pencairan pinjaman dapat dilakukan oleh UPKu setelah Pokmas-UEP memenuhi ketentuan: (i) membayar simpanan beku, (ii) telah menandatangani Akad Pinjaman, dan (iii) seluruh dokumen telah dinyatakan lengkap.

f. Dapat digambarkan dalam skema layanan pinjaman sebagaimana berikut:

3. Analisis Kelayakan PinjamanAnalisis Kelayakan Pinjaman dilakukan dalam rangka: (i) memastikan ketepatan sasaran penerima manfaat Program, (ii) memperkecil resiko terjadinya kemacetan angsuran/pinjaman, dan (iii) menjaga keberlanjutan usaha UPKu.Analisis Kelayakan Pinjaman terdiri dari Analisis Kualitatif dan Analisis Kuantitatif. Analisis Kualititatif adalah Analisis yang berkaitan dengan


dikembalikan utk

diperbaiki

Pokmas mengajukan permohon-an pinjaman kepada UPK, dilampiri dengan:Daftar Anggota PokmasRUA dan atau RUBPernyataan Tanggung

RentengRencana Angsuran PinjamanFotokopi KK dan KTP

1

UPK meneliti dokumen dan melakukan penilaian:Kelayakan UsahaKelayakan PeminjamPengecekan lapangan 2

Layak

Tidak

Layak

UPK memanggil Pokmas UEP yang layak untuk melengkapi:Kewajiban Simp. BekuTtd Perjanjian PinjamanKartu Angsuran

3

Pencairan Pinjaman kepada Pokmas UEPModal UsahaSalinan Perjanjian

Pinjaman

4

kemauan bayar peminjam, Hal ini berarti menyangkut karakter peminjam. Sedangkan Analisis Kuantitatif adalah analisis terhadap kemampuan bayar peminjam. Analisis ini dilakukan untuk menentukan batas pinjaman yang bisa diberikan kepada anggota dan atau POKMAS yang difokuskan pada kelayakan usaha dan kemampuan bayar pemohon. Cara melakukan penllaian terhadap karakter peminjam adalah sebagai berikut:- Lihat dan teliti latar belakang calon peminjam berkaitan dengan

hutang piutang sebelumnya. Apabila diketahui bahwa calon peminjam sering melakukan pinjaman dan tidak mengembalikan, maka ia dinyatakan tidak layak. Oleh sebab itu, UPKu segera memberitahukan kepada Ketua Pokmas, bahwa anggotanya ada yang dinyatakan tidak layak.

- Penelitian terhadap karakter ini juga dapat menggunakan instrumen [FORM PP-07] dengan cara melakukan pengamatan, menanyakan kepada orang di sekitarnya, Tokoh serta melakukan wawancara langsung dengan calon peminjam.

Sedangkan penilaian terhadap kemampuan bayar peminjam dilakukan dengan menggunakan [FORM PP – 08].

4. Pengelolaan PinjamanHal yang cukup vital dalam usaha simpan pinjam adalah bagaimana mengelola pinjaman, sehingga dapat berjalan lancar dan menghasilkan keuntungan bagi UPKu. Oleh sebab itu, pengelolaan pinjaman tersebut penting dilakukan dengan cara:b. Pengelolaan Sebelum Pinjaman Diberikan

Sebelum pinjaman diberikan UPKu harus menetapkan persyaratan dan prosedur pinjaman, yang diberlakukan untuk seluruh calon peminjam. Persyaratan dan prosedur pinjaman ini sebagaimana telah diuraikan di atas, harus secara konsisten diberlakukan.

c. Pengelolaan Selama Masa Pinjaman (Masa Angsuran)Selama masa pinjaman, UPKu dapat melakukan kegiatan pembinaan kepada anggota/nasabah. Bentuk pembinaan yang dilakukan juga sederhana dengan cara:- melakukan kunjungan langsung/silaturahmi kepada

anggota/nasabah.- mengadakan pertemuan khusus Ketua Pokmas-UEP.- Mengadakan pertemuan umum untuk semua anggota/nasabah.

d. Pengelolaan Sesudah Masa Pinjaman BerakhirSetelah masa pinjaman berakhir, UPKu melakukan review dan evaluasi terhadap semua anggota/nasabah. Pada anggota yang tertib dalam melakukan angsuran, UPKu perlu memberikan apresiasi berupa tawaran kembali pelayanan pinjaman, dan bila perlu ditingkatkan jumlah pinjamannya. Sudah barang tentu hal ini juga dipertimbangkan dengan usaha anggota yang bersangkutan. Namun pada anggota yang kurang tertib angsurannya, UPKu perlu melakukan tindakan-tindakan tertentu, misalnya berkoordinasi dengan ketua Pokmasnya, apakah perlu melakukan perombakan Pokmas (membentuk Pokmas baru), atau menunda pelayanan berikutnya dan sebagainya.


5. Penentuan Jasa Operasional/Jasa Administrasi/Cost Admin.

UPKu sebagai sebuah entitas usaha dan sosial dalam menjalankan aktivitas produksinya tentu membutukan dukungan dana untuk tetap bisa melakukan operasional secara berkesinambungan/pelayanan berkelanjutan, sehingga harus tetap memperhatikan kaidah-kaidah pengelolaan sebuah lembaga usaha yang profesional, termasuk didalamnya adalah menentukan jasa operasional. Penentuan jasa ini tidak dilakukan dalam forum musyawarah dengan peserta yang banyak, cukup pengurus, pengawas bersama pemerintah dan pemerintahan desa/kelurahan serta tokoh masyarakat yang peduli pada pengembangan ekonomi usaha.

Komponen yang perlu dipertimbangkan, dalam penentuan jasa operasional/jasa pinjaman adalah : (i) biaya dana, yaitu prosentase pengorbanan (dalam 1 tahun usaha) yang harus dilakukan oleh UPKu untuk setiap Rp 1 dana yang dipinjamkan kepada nasabah;(ii) biaya resiko, adalah besaran prakiraan resiko (dalam persen per tahun) yang akan ditanggung oleh UPKu untuk setiap Rp 1 yang dipinjamkan kepada nasabah;(iii) Biaya Operasional, adalah prosentase biaya yang di prakirakan untuk memelihara setiap seorang nasabah per tahun; (iv) Pengembangan Modal, adalah prosentase yang di kehendaki untuk melakukan pemupukan modal yang nantinya akan dapat meningkatkan skim pinjaman per nasabah.

Contoh melakukan perhitungan penetapan jasa admin/pinjaman

No Komponen

Prosentase per tahun(%/th)

Dana prgDana Pihak

III

1 Biaya dana 0 8

2 Biaya Resiko 10 10

3 Operasional 6 6

4 Pengembangan Modal 5 5

Jasa Per Tahun 21 29

Jasa Per Bulan 1,75 2,42

Dalam pelaksanaan kegiatan Pemberdayaan UPKu ini Jasa Operasional dapat ditetapkan dalam rentang antara 0,5 % sampai 1,5 % per bulan flat.

6. Sistem Pelaporan USP (Perkembangan SP, buku 6, 7)Pelaporan usaha simpan pinjam UPKu dilakukan dengan menggunakan:

- Form Perkembangan Simpan Pinjam- Buku 6 Neraca Percobaan- Buku 7 Laporan Keuangan & Statistik Usaha

Pelaporan UPKu dilakukan setiap bulan, dan dikirim kepada: Standar Operasional Prosedur Pemberdayaan UPKu Provinsi Jawa Timur Tahun 2010 53

- Pemerintah Desa- Bapemas Kabupaten/Kota

C. PENGELOLAAN USAHA SEKTOR RIIL

Usaha Sektor Riil (USR) adalah bidang usaha yang dikelola sendiri oleh UPKu dengan menggunakan dana Pemberdayaan Usaha yang telah disetujui dalam Musdes Perencanaan. Agar pengelolaan USR dapat berjalan dengan baik perlu diperhatikan hal-hal berikut ini.

1. Persiapan Persiapan USR dilakukan melalui pertemuan yang harus melibatkan Kepala desa/kelurahan; BPD; LPMD/K; Tokoh Masyarakat; Pendamping; Calon mitra usaha dan Pengurus UPKu. Hal pokok yang harus dibahas dalam pertemuan tersebut meliputi: (i) kelayakan jenis usaha, (ii) pengelola, (iii) mekanisme pengelolaan usaha, (iv) administrasi pengelolaan usaha, (v) pembagian keuntungan dan resiko, serta (vi) sarana dan prasarana usaha.

2. Kelayakan UsahaKelayakan usaha harus memperhatikan aspek pemasaran, tenaga kerja dan kemudahan dalam memperoleh bahan baku atau bahan yang diperdagangkan dalam usaha tersebut. Analisis kelayakan usaha dilakukan oleh Pengurus UPKu dan calon pengelola USR serta difasilitasi tenaga pendamping. Secara sederhana, kelayakan usaha yang akan diusulkan dapat dianalisis dengan mengikuti panduan pelaksanaan analisis kelayakan usaha di bawah.

PANDUAN ANALISIS KELAYAKAN USAHA SEDERHANANo Aspek yang dianalisis Penjelasan1. Pemasaran

Pangsa pasar Dapat menentukan kemana akan menjual produk dan jasa yang akan ditawarkan

Harga Memiliki informasi mengenai harga pasar dari produk dan jasa yang akan ditawarkan

Tren Permintaan dan Pesaing

Banyaknya permintaan pasar baik didalam maupun diluar daerah

Banyaknya pesaing yang saat ini berkecimpung dalam bidang usaha yang sama

2. Produksi/Operasi Produk Apakah produk tersebut sudah

dikenal luas dimasyarakat atau merupakan produk baru

Teknologi Kemudahan dalam melakukan proses produksi

Bahan Baku Jumlah ketersediaan bahan baku untuk menunjang keberlanjutan


PANDUAN ANALISIS KELAYAKAN USAHA SEDERHANANo Aspek yang dianalisis Penjelasan

usaha Lokasi Usaha Kemudahan dalam akses

transportasi, komunikasi, kedekatan bahan baku dan pasar yang dituju

Tenaga kerja Banyaknya tenaga kerja yang terserap dan tingkat kemudahan untuk mendapatkan tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan

Ketersediaan Sarpras Ketersediaan utilitas seperti air dan listrik untuk menjalankan proses produksi

3. Keuangan/ Finansial Biaya Investasi Besarnya biaya yang digunakan

untuk membangun seluruh fasilitas produksi termasuk tanah, gedung, mesin dan peralatan, sanitasi pengurusan ijin usaha dan lain-lain

Biaya Operasional Besarnya biaya yang digunakan untuk berproduksi, yang termasuk dalam komponen biaya operasional diantara biaya tenaga kerja, pembelian bahan baku dan biaya pemasaran

Arus Kas Gambaran mengenai jumlah penerimaan dan biaya setiap bulan atau setiap tahun

Jangka Waktu Pengembalian Modal

Gambaran mengenai waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan investasi

3. Pengelolaan USRPengelola USR dapat berasal dari pengurus UPKu atau pihak lain yang dipilih dengan mempertimbangkan karakter pribadi dan kemampuan pengelolaan usaha yang bersangkutan. Penentuan pengelola USR diputuskan dalam musdes/kel perencanaan. Kemungkinan pengelola USR UPKu antara lain:

1. USR yang dikelola oleh murni Pengurus (USR Swakelola Tipe A)Pengelolaan USR sepenuhnya dilakukan oleh pengurus UPKu secara kolektif, baik secara teknis maupun pertanggungjawaban keuangan. Dalam hal ini ketiga pengurus berposisi sebagai karyawan. Pembagian tugas, tanggungjawab, dan insentif untuk masing-masing karyawan dilakukan berdasarkan kesepakatan bersama. Setiap 3 (Tiga) bulan sekali pengurus UPKu harus melakukan rapat pengurus untuk mengevaluasi perkembangan usaha dan keuangan USR.


2. USR yang dikelola oleh pengurus dengan mengangkat karyawan (USR Swakelola Tipe B) Pengelolaan USR sepenuhnya dilakukan oleh pengurus UPKu yang secara teknis dilakukan oleh karyawan yang diangkat di luar pengurus, dengan insentif yang ditentukan oleh pengurus. Setiap 3 (Tiga) bulan sekali pengurus UPKu harus melakukan rapat pengurus untuk mengevaluasi perkembangan usaha dan keuangan USR.

3. USR yang dikelola oleh pihak lain yang dipilih UPKu (USR Kemitraan)Pengelolaan USR sepenuhnya dilakukan oleh pihak lain, baik secara teknis maupun pertanggungjawaban keuangan. UPKu dan pengelola USR harus menyepakati administrasi dan pelaporan keuangan USR untuk menjamin keterbukaan pengelolaan USR.

USR yang dikelola oleh pengurus atas nama perorangan tidak diperbolehkan.

4. Administrasi dan Pelaporan USRAktivitas USR dicatat dalam administrasi usaha secara tersendiri dan terpisah dari administrasi USP serta harus dilakukan secara terbuka dan bertanggung jawab. Pengelola USR harus memberikan laporan perkembangan usaha (laba rugi) kepada UPKu setiap bulan.

Pengurus UPKu berhak mengetahui pembukuan USR yang dimitrakan dengan pihak lain untuk memastikan sharing keuntungan yang diterima oleh UPKu.

5. Pendapatan dan Biaya USR SwakelolaUSR swakelola menyerahkan pendapatannya kepada UPKu yang dicatat oleh UPKu sebagai pendapatan lain-lain. USR swakelola mendapatkan modal investasi dan modal kerja dari anggaran UPKu.

D. PEMBUKUAN UPKu

A. Administrasi Pembukuan USP

Pembukuan Keuangan UPKu merupakan kegiatan mencatat, menggolongkan, meringkas, dan melaporkan semua transaksi/kejadian keuangan yang terjadi dalam satu jangka waktu tertentu.

Tujuan a. Menyediakan informasi keuangan kepada semua pi-hak yang membutuhkan baik intern UPKu maupun pihak ekstern [pemerintah desa, masyarakat, pen-gelola kabupaten, pengelola propinsi dan siapapun juga].

b. Pertanggungjawaban keuangan yang dapat dimen-gerti dan dipahami oleh semua pihak.


c. Agar tercipta kerapihan dan ketertiban dalam tata administrasi terutama dalam aspek keuangan.

d. Agar dapat diperoleh informasi yang sistematis, lengkap, benar dan tepat waktu tentang perubahan dan posisi akhir yang sesungguhnya dari setiap jenis kekayaan, utang, modal, pendapatan dan biaya.

Kaidah Pembukuan

a. Runtut, setiap kejadian [transaksi] dicatat berdasarkan urutan waktu kejadiaanya

b. Sistematis, pembukuan, penggolongan, penomoran, periwayatan dan ikhtisar dilakukan dengan urutan proses yang jelas, jernih dan masuk akal.

c. Jelas, proses pembukuan harus menghasilkan informasi keuangan usaha secara benar, lengkap, rinci ,tepat waktu dan kondisi yang senyatanya.

d. Bisa dipertanggungjawabkan, dimana informasi yang dihasilkan bisa diperiksa kebenarannya, dengan penelusuran proses, pemeriksaan alat-alat bukti dan dokumen-dokumen transaksi keuangan asli yang disimpan secara rapi.

Prinsip Dasar Pembukuan Keuangan UPKu

Kalau kekayaan bertambah, pembukuan akan menjelaskan dari mana asal nya , sebaliknya kalau kekayaan berkurang, pembukuan memberikan informasi secara rinci ke mana tujuan nya.

Rumus Persamaan Pembukuan

Pembukuan setiap transaksi [kejadian/kegiatan] keuangan dilakukan dengan prinsip imbang berpasangan, misalnya kekayaan diperoleh asalnya dari : utang ditambah miliknya sendiri [modal] . Jumlah seluruh kekayaan pasti sama dengan jumlah asalnya. Persamaan atau keseimbangan jumlah tersebut disebut Neraca. Secara pembukuan tidak ada satu senpun kekayaan yang tidak dapat dijelaskan asalnya.

Jadi rumus persamaannya adalah :

KEKAYAAN = UTANG + MODAL


Pembukuan Dan Pelaporan Keuangan UPKu

Kata kunci Kekayaan: jumlah seluruh harta yang dimiliki yang berupa uang tunai, simpanan, piutang/pinjaman pokmas dan inventaris.

Utang: jumlah kekayaan yang diperoleh dari pihak lain dan mempunyai kewajiban untuk mengembalikan [dalam hal ini adalah : dana Pemberdayaan Manusia; Pemberdayaan Lingkungan dan Simpanan Pokmas].

Modal: jumlah kekayaan yang diperoleh dari pihak lain [dalam hal ini dana Pemberdayaan Usaha] atau milik sendiri yang dipergunakan untuk pelaksanaan kegiatan.

Pendapatan: penerimaan yang diperoleh dari kegiatan yang dilakukan mapun dari sumber lain.

Biaya: pengeluaran dana untuk membiayai kegiatan. Laba-Rugi: hasil yang diperoleh dari selisih

pendapatan dikurangi biaya dan yang akan menentukan kehidupan suatu unit ekonomi akan tumbuh berkembang atau bangkrut.

Bertambah dan berkurangnya modal dipengaruhi oleh Pendapatan dan Biaya

Modal bertambah kalau Laba dan berkurang kalau Rugi

Kode Baku Pembukuan UPKu

Dalam mengelola kegiatan, UPKu banyak menerima maupun mengeluarkan secara tunai maupun lewat tranfer tabungan, cek dan sebagainya [non-tunai]. Kegiatan masuk keluarnya uang tersebut disebut transaksi. Setiap transaksi yang terjadi harus dibukukan secara teratur, dengan cara mencatatnya pada kolom sesuai dengan Kode Baku Pembukuan. Melalui kode-kode pembukuan inilah setiap masuk-keluarnya uang dicatat, digolongkan, diringkas lalu dilaporkan dalam bentuk laporan keuangan [Neraca dan Laba Rugi]. Pembukuan keuangan UPKu telah menetapkan Kode Baku Pembukuan. Namun tidak menutup kemungkinan seiring dengan perkembangannya, UPKu bisa menambah atau mengurangi kode-kode yang ada.

Buku-buku administrasi Keuangan UPKu

Buku 1 Mutasi Kas Harian Buku 2 Rekapitulasi Kas HarianBuku 3 Buku Kas MasukBuku 4 Buku Kas KeluarBuku 5 Jurnal Transaksi Non KasBuku 6 Neraca SaldoBuku 7 Laporan Keuangan Dan Statistik


Format buku dapat dilihat pada Buku Kumpulan Form Pengelolaan Program Gerdutaskin tahun 2007

PANDUAN PENGISIAN BUKU ADMINISTRASI PEMBUKUAN UPKu

Buku 1 Mutasi Kas Harian Kegunaan : untuk mencatat setiap kejadian keuangan, uang yang masuk dari mana dan uang keluar untuk apa. Dilakukan setiap hari dan setiap saat ada transaksi. Penggunaan :Cara pengisian Buku 1 ini sederhana saja yaitu: isikan tanggal pada bagian tanggal; isikan keterangan kejadian misalnya menerima uang angsuran dari siapa; mengeluarkan uang untuk apa, tulis pada kolom keterangan. Jangan lupa setiap transaksi harus ada bukti: tulis nomor bukti tersebut pada kolom Nomor Bukti. Kemudian jumlah uang ditulis pada kolom masuk demikian juga pada kolom keluar. Kolom Saldo/ Sisa adalah kolom Masuk baris sebelumnya ditambah kolom masuk baris berikutnya dikurangi Kolom keluar pada baris yang bersangkutan.

PENGECEKAN KEBENARAN PEMBUKUAN : Jumlah pada kolom masuk harus sama dengan

jumlah kolom keluar. Saldo/Sisa akhir kas [tertera pada baris paling

akhir pada buku 1] harus sama dengan jumlah uang secara fisik yang ditangan bendahara.

Catatan :Penjumlahan Kolom harus dilakukan setiap Jam kerja UPKu dalam hari tersebut akan berakhir. Sehingga 1 hari pembukuan mungkin membutuhkan 1 lembar atau lebih BUKU 1 ini.Setiap pergantian hari baru harus dimulai dengan lembar kerja BUKU 1 yang baru.

Buku 2 Rekapitulasi Kas HarianKegunaan : Mulai pada Buku ini UPKu melakukan penggolongan Transaksi/kejadian yang telah dicatat pada Buku 1. Menggolongkan pada kelompok-kelompok rekening yang telah ada. Baik uang masuk (sisi bagian atas) dan uang keluar ( sisi bawah)Penggunaan : petugas yang mengisi buku ini harus memahami jenis transaksi apa yang ada pada Buku 1 ( MKH ) dan harus dikelompokkan dalam Kode apa ?. Isi Tanggal dan Nomor RKH. Isi saldo awalnya. Dengan berpegang pada buku sumber yaitu buku 1 MKH maka dilakukan rekap transaksi. Dalam buku 2 sudah ada beberapa rekening yang dicantumkan. Bila belum ada maka tulis pada bagian yang masik diisi titik-titik.Misalkan pada buku 1 kolom masuk ada 5 transaksi penerimaan administrasi pinjaman bernilai masing-masing Rp. 1.000 ; 3 transaksi penerimaan simpanan beku masing-masing Rp. 10.000. pada kolom keluar ada 5 transaksi Pencairan masing-


masing Rp. 100.000.Maka ditulis pada bagian penerimaan baris yang memuat kode dan nama rekening transaksi tersebut. 2.1b. Tabungan wajib Pinjam Rp. 50.000 dan 4.5. Pendapatan Administrasi Pinjaman Rp. 5.000 dan ditulis pada bagian pengeluaran 1.3. Pencairan pinjaman pokmas Rp. 500.000. demikian seterusnya.Juga dilakukan pencatatan pada : Kartu Simpanan (bila ada penabung; simpanan pokok ); Kartu Angsuran ( bila ada pembayaran angsuran pinjaman ); Buku Kontrol Pinjaman dan lain lain. Kemudian Jumlahkan bagian penerimaan dan tulis di (B) lalu tambahkan dengan (A), hasilnya tulis di (C). Jumlahkan bagian pengeluaran lalu hasilnya tulis di (D) kemudian kurangkan (C) dengan (D) hasilnya adalah (E).

Pengecekan Kebenaran Penulisan :Bila Jumlah (E) sama dengan jumlah Saldo Akhir Kas pada buku 1 .

CatatanRKH ini diterbitkan setiap hari / setiap tanggal transaksi/ setiap UPKu terjadi transaksi. Dan 1 tanggal cukup 1 lembar / 1 nomor RKH. Pastikan selalu menulis nomor RKH.

Buku 3 Buku Kas Masuk Kegunaan Pada Buku 3 ini, UPKu mulai melakukan peringkasan Transaksi/kejadian yang telah dicatat pada Buku 2 / RKH. Penggunaan : Buku 3 ini terdiri dari kolom-kolom yang memiliki nama/identitas, yaitu nama perkiraan / rekening pembukuan dan nomor kode perkiraan. Sumber data yang digunakan untuk mengisi buku 3 ini adalah buku 2 Bagian penerimaan saja. Isilah nomor RKH untuk memudahkan pemeriksaan. Pindahkan saja nilai-nilai pada bagian penerimaan ke dalam kolom di buku 3 yang nama rekening dan kodenya bersesuaian. Bila ada perkiraan di buku 2 dan tidak tersedia kolom di buku 3 maka letakkan/ buatkan nomor dan perkiraan pada kolom perkiraan lain-lain. (kolom 12,13 dan 14). Pindahkan jumlah (B) dibuku 2 ke kolom 16 buku 3. Buku 3 ini dapat dikerjakan pada akhir minggu / bulan secara bersama oleh sekretaris dan bendahara. Dan pada akhir bulan kolomnya dijumlah ke bawah untuk diikhtisarkan ke Buku 5.

PengecekanKebenaran Penulisan :Bila Jumlah Seluruh Kolom dengan Kode Kredit sama dengan jumlah Kolom Paling Kanan [ber kode Debet].

Buku 4 Buku Kas KeluarKegunaan sama dengan Pada Buku 4 ini, petugas melakukan peringkasan Transaksi/kejadian yang telah dicatat pada Buku 2 / RKH. Namun khusus bagian pengeluaranPenggunaan : Buku 4 ini terdiri dari kolom-kolom yang memiliki


nama/identitas, yaitu nama perkiraan / rekening pembukuan dan nomor kode perkiraan. Sumber data yang digunakan untuk mengisi buku 4 ini adalah buku 2 Bagian pengeluaran. Isilah nomor RKH untuk memudahkan pemeriksaan. Pindahkan saja nilai-nilai pada bagian penerimaan ke dalam kolom di buku 4 yang nama rekening dan kodenya bersesuaian. Bila ada perkiraan di buku 2 dan tidak tersedia kolom di buku 4 maka letakkan/ buatkan nomor dan perkiraan pada kolom perkiraan lain-lain. (kolom 13,14 dan 15). Pindahkan jumlah (D) dibuku 2 ke kolom 17 buku 3. Buku 4 ini dikerjakan bersama buku 3 pada akhir minggu / bulan secara bersama oleh sekretaris dan bendahara. Dan pada akhir bulan kolomnya dijumlah ke bawah untuk diikhtisarkan ke Buku 5.

PengecekanKebenaran Penulisan :Bila Jumlah Seluruh Kolom dengan Kode Debet sama dengan jumlah Kolom Paling Kanan [ber kode Kredit].

Buku 5 Buku Jurnal Non Kas / Jurnal MemorialKegunaan : Buku 5 digunakan untuk mencatat semua transaksi uang keluar dan uang masuk yang bersifat non-tunai. Seperti menerima secara transfer; membayar secara transfer; administrasi tabungan bank; penyusutan inventaris dan aktiva dan lain-lain transaksi yang sejenis.Penggunaan : Isi; Tanggal; lalu bila ada uang masuk, catat pada kolom Debet; lalu isikan pada No. Kode dan Nama Perkiraan yang di debet dari Uang masuk tadi dari mana [mungkin dari hutang; Pembayaran Administrasi Tabungan Bank; Penerimaan Dana dari Bapemas; dan lain-lain]. Demikian juga bila ada uang keluar maka tulis angkanya pada Kolom Jumlah dan isi pada baris yang bersesuaian No.Kode dengan Kode Pembukuan KEMANA uang itu dibayarkan/digunakan [mungkin untuk: biaya penyusutan inventaris; pembayaran lain lewat transfer di bank atau lainnya yang sejenis].

Buku 6 Neraca SaldoKegunaan : Untuk mengumpulkan seluruh Kode Pembukuan beserta saldo/jumlahnya kemudian digunakan untuk membuat Laporan keuangan berupa Neraca dan laporan Laba-Rugi atau Laporan Hasil Usaha.Penggunaan : Bila Nilai-nilai jumlah pada Buku 3,4 dan 5 sudah tidak ada masalah, artinya berjumlah sama pada kedua sisinya, maka langkah berikutnya adalah memindahkan saldo yang bersesuaian Kode Pembukuannya.Ada delapan kolom pada buku 6 ini. Kolom A adalah Kode Pembukuan;Kolom B=Saldo Awal Debet; Kolom C= Saldo Awal Kredit; Kolom D=Transaksi Bulan Ini Debet; Kolom E=Transaksi Bulan Ini Kredit;Kolom F=Saldo Akhir Debet;Kolom G=Saldo Akhir Kredit. Bila ada saldo awal maka isilah saldo awal pada kolom yang tersedia. Kemudian dari Buku 3,4 dan 5, pindahkan


pada kolom transaksi bulan ini, lalu jumlahkan dan hasilnya ditulis pada kolom saldo akhir. SALDO AKHIR ini akan JADI SALDO AWAL bulan berikutnya.Kegiatan ini dilakukan setiap akhir bulan setelah mengerjakan Buku-buku sebelumnya oleh Ketua bersama Sekretaris.

rumus mengisi kolom saldo akhir pada buku 6F = B + D – EG = C + E – D

Buku 7 Laporan Keuangan & Data StatistikKegunaan : untuk mengetahui kondisi kekayaan; hutang dan modal UPKu.Penggunaan : Pindahkan Nominal pada kolom Saldo Akhir Buku 6 ke buku 7. Dengan ketentuan : Khusus untuk yang bernomor kode kepala 1 ke bagian Kekayaan/Aktiva; nomor kode kepala 2 ke bagian PASIVA dan nomor kode berkepala 3 ke bagian Kekayaan Sendiri/Modal.Pindahkan nilai SHU Pada kelompok kekayaan sendiri baris SHU periode berjalan.Kegiatan ini dilakukan pada akhir bulanJumlahkan Seluruh Kekayaan; Hutang dan Modal.

Pengecekan : AKTIVA (kekayaan) harus SAMA DENGAN PASIVA (Hutang + Modal).

Data StatistikKegunaan : untuk mengetahui kinerja pengelolaan dari waktu ke waktu.

Isi saja seperti sesuai dengan apa yang tercantum dalam isian yang masih kosong (titik titiknya diisi).

Demi memudahkan pengelolaan dan memberikan informasi yang cukup, PASTIKAN data statistik ini selalu terisi. JANGAN membiarkan kosong.

Catatan Penting....!!!! Pencatatan harus dilakukan setiap kali terjadi transaksi pada

format buku-buku yang telah tersedia. Bila UPKu / Bapemas Kabupaten menyelenggarakan buku

dengan format dan bentuk lainnya, maka pencatatan pada format buku yang sudah dibakukan juga tetap harus dilakukan.

Dana BOP yang diterima dari Kabupaten baik yang bersumber dari Dana Propinsi dan DOK Kabupaten oleh UPKu HARUS dicatat sebagai transaksi Kas Masuk dan kemudian akan masuk ke dalam Laporan Laba/Rugi sebagai Pendapatan BOP sesuai siklus pencatatan.

B. Akuntansi Usaha Sektor RiilUsaha sektor riil perlu memilik kelengkapan adminsitrasi keuangan dengan menggunakan kaidah akuntansi atau pembukuan imbang berpasangan. Sekurang-kurangnya yang dimiliki adalah Buku Kas


Harian dan Laporan yang dihasilkan adalah Laba-rugi. Format pembukuan dapat dilihat pada kumpulan Form.

E. PENGEMBANGAN USAHA UPKu

Sebagai sebuah entitas usaha yang ditujukan untuk melayani tujuan pengentasan kemiskinan, mitra usaha UPKu adalah mereka pemilik usaha dari kalangan mikro kecil yang biasanya dikelola oleh RTMB. Namun demikian UPKu harus dikelola secara serius untuk dapat mengembangkan dan memekarkan dirinya agar dapat lebih luas melayani masyarakat. Oleh karena hal tersebut maka kegiatan pengelolaan / manajemen harus ditata secara profesional. Tugas pengurus dalam menangangi kerja-kerja pelayanan masa datang, UPKu perlu memiliki pedoman dan gambaran kerja sebagaimana berikut.

PENANGANAN TRANSAKSI

1. Pinjamana. Permohon

an Pinjaman

Ketua UPKu menerima permohonan pinjaman dari Pokmas, surat tersebut diterima oleh Ketua, kemudian oleh Sekretaris disiapkan Form PP-01 s/d Form PP-06 untuk diisi oleh Pokmas. Kemudian dilanjutkan dengan pengisian Form PP-07 oleh Ketua Pokmas.

b. Realisasi Pinjaman

Ketua dan Bendahara memberi persetujuan pada Form PP-07 dan Pokmas tersebut dinilai layak menerima pinjaman, maka Sekretaris menyiapkan Form PP -10 dan Form PP-11, Form PP-12, mengisi Buku Induk Anggota ; mengisi Form PP-08 dan Form PP-09.Bendahara Menyiapkan dana yang dibutuhkan,mengisi Bukti Kas KeluarKetua menandatangani Form PP-12 bersama Ketua Pokmas sambil menjelaskan isi Perjanjian pinjaman tersebut dan mengingatkan jadwal angsuran dan saat pembayaran angsuran harap Ketua Pokmas membawa Form PP-10 dan saat menabung membawa Form PP-11.


c.Penerimaan Angsuran

Bendahara menyiapkan Bukti Kas Masuk, menghitung uang yang diterima, menyimpan uang, mengisi dan memberi paraf Form PP-10 dan Form-11 yang dibawa Pokmas ; Sekretaris mengisi Form PP-10 dan 11 yang disimpan UPKu ; Mengisi Form PP-13

d. Tunggakan dan Pinja-man Macet

Tunggakan MacetSekretaris menyampaikan Pokmas mana yang macet.Ketua dan Bendahara mencairkan simpanan atas nama pokmas tersebut untuk digunakan sebagai pembayaran tunggakan angsuran. Bendahara dan Sekretaris mengisi Form-form yang berkaitan dan mengisi Bukti Kas Masuk.Pinjaman MacetKetua, Sekretaris dan Bendahara bersama-sama mendatangi Pokmas dan anggota Pokmas yang angsurannya macet, mendiskusikan bagaimana jalan keluar yang terbaik bersama dengan ketua Pokmas dan anggotanya yang macet.

2. Simpanan

a. Pembukaan Simpanan

Ketua menerima permohonan pembukaan simpananSekretaris menyiapkan dan mengisi Form PP-09 Form PP-11.Bendahara menyiapkan Bukti Kas Masuk, menerima uang setoran simpanan, menghitung dan menyimpan uang, mengisi Form PP-11 yang dibawa penabung.

b. Penerimaan Setoran Simpanan

Bendahara menerima, menghitung, menyimpan uang, mengisi Bukti Kas Masuk , Form PP-11 milik PenabungSekretaris mengisi Form PP-11 arsip UPKu

c. Penarikan Simpanan

Bendahara, menerima permohonan penarikan,menyiapkan Bukti Kas Keluar, menyiapkan uang, menyerahkan pada Penarik mengisi FormPP-11 milik penabungKetua memeriksa kebenaran pemilik tabungan, setelah yakin benar, meminta bendahara untuk menyerahhkan uang yang ditarik.Sekretaris, mengisi Form PP-11 arsip UPKu.


d. Pemberian Jasa Simpa-nan

Ketua dan Sekretaris menghitung berapa rupiah besar uang jasa yang harus diberikan kepada setiap tabungan/simpanan di UPKu. Menyerahkan hasil perhitungan kepada Bendahara untuk dicatat sebagai Biaya dengan mengisi Bukti Transaksi Non-TunaiSekretaris mengisi setoran jasa tersebut pada Form PP-11 arsip UPKuBila Pemilik Simpanan datang maka data pada Form PP-11 milik penabung diperbaharui oleh Bendahara disesuaikan dengan catatan di Form PP-11 milik UPKu.

e. Penutupan Simpanan

Bendahara menyampaikan kepada Ketua bahwa ada penabung mau menutup simpanannya di UPKu ; menyiapkan uang, Bukti Kas Keluar, meminta Form PP-11 milik UPKu untuk ditarik kembali.Ketua, memeriksa kebenaran pemilik tabunganSekretaris , mengisi dan menutup [Form PP-11] arsip UPKu

3. Surat menyurat

Surat Masuk

Sekretaris, mencatat semua Surat yang diterima oleh UPKu dalam Buku Surat Masuk. [yang dicatat : asal surat ; nomor ; tgl diterima ; Perihal ]Ketua, memeriksa isi surat dan menindaklanjuti isinya.

Surat Keluar

Sekretaris , mencatat semua surat dan memberi nomor Surat yang dikeuarkan oleh UPKu [yang dicatat : kemana ; nomor surat, tgl surat ; perihal surat], menandatangani bersama ketua.

4. Kas Di Kantor


Awal hari Kerja

Ketua , membuka tempat penyimpan uang kas ; bersama sekretaris menyetor sisa uang kas ke Tabungan UPKu di Bank.Sekretaris, memeriksa jumlah fisik uang dengan catatan ; menghitung kebutuhan penyediaan uang untuk hari tersebut [penarikan tabungan ; realisasi pinjaman, pembayaran tunai lainnya]. Menyiapkan Buku Tabungan UPKu di Bank.Bendahara, bersama Ketua menghitung fisik uang disesuaikan dengan catatan, menyiapkan uang untuk kebutuhan kas keluar hari yang bersangkutan dan menyerahkan sisa uang tunai untuk disetor ke Bank pada Ketua.

Akhir Hari Kerja

Bendahara, menyerahkan bukti dan Buku – 1 pada sekretarisSekretaris, memeriksa kesesuaian Bukti, Buku -1 dan jumlah uang tunai yang ada di simpan bendahara.Ketua, bila telah sesuai Ketua menandatangani Buku-1,menyimpan uang ditempat penyimpan uang.


BAB IVPENGENDALIAN PROGRAM

Pengendalian Program merupakan kegiatan yang diarahkan demi memastikan pelaksanaan program berjalan sesuai dengan prinsip dan meka-nisme yang telah ditetapkan. Pengendalian program penting demi menjaga mutu proses dan hasil kegiatan secara optimal. Bentuk kegiatan Pengenda-lian Program meliputi pelaporan, pengawasan, monitoring dan evaluasi. A. PELAPORAN

1. Merupakan proses penyampaian data dan/atau informasi mengenai kemajuan pelaksanaan kegiatan, beserta berbagai masalah yang dihadapi. Pelaporan bertujuan untuk mengetahui perkembangan proses pelaksanaan program yang dilaksanakan secara berkala dan berjenjang.

2. Jenis laporan antara lain meliputi:a. Laporan Bulanan

Merupakan laporan perkembangan pelaksanaan kegiatan yang dilaporkan setiap bulan selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya.Tidak berdasarkan capaian tahapan tetapi berbasis waktu.

b. Laporan BerkalaMerupakan laporan pengelolaan program yang menggambarkan perkembangan pelaksanaan kegiatan P-UPKu mulai persiapan pelaksanaan sampai dengan pengiriman Proposal. (Disampaikan selambat-lambatnya Minggu Pertama Bulan Juli 2010)

c. Laporan AkhirMerupakan laporan pengelolaan program yang menggambarkan seluruh proses pelaksanaan, hasil dan sekaligus rencana tindak lanjut pelestarian program. Disampaikan selambat-lambatnya Desember minggu Kedua 2010)

3. Jalur Pelaporan antara lain meliputi:a. Pelaporan Jalur Struktural, yakni pelaporan pengelola program

mulai dari (i) UPKu kepada Kepala Desa/Kel dan kepada Bapemas Kabupaten/Kota melalui TFK, serta (ii) Bapemas Kabupaten/Kota kepada Bapemas Provinsi.

b. Pelaporan Jalur Fungsional, yakni pelaporan yang dilakukan melalui jalur kegiatan pendampingan mulai dari TPM kepada Leader, Leader kepada Fasilitator Provinsi dan Bapemas Provinsi. Dalam pelaporan melalui jalur fungsional terdapat kewajiban Laporan Bulanan yang berisi laporan perkembangan pelaksanaan kegiatan (Progress Report).

4. Pelaporan UPKuUPKu sebagai pengelola program di desa/kelurahan berkewajiban melaporkan proses pelaksanaan, hasil kegiatan dan realisasi penggunaan dana maupun perkembangan kegiatan yang dikelolanya kepada Bapemas Kabupaten/Kota melalui TFK. Pada masa pasca program, UPKu melaporkan perkembangan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Jenis laporan UPK berupa Laporan Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan [LPPK] terdiri dari: a.Laporan Pelaksanaan Kegiatan


1)Laporan PerkembanganLaporan Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan adalah laporan yang berisi tentang perkembangan pelaksanaan kegiatan (progress report) yang dilakukan setiap bulan untuk dilaporkan kepada Bapemas Kabupaten/Kota, dengan menggunakan Form LPPK.

2) Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan

Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan adalah rekapitulasi dari Laporan Perkembangan Pelaksanaan Kegiatan yang berisi tentang pelaksanaan kegiatan PPKM mulai dari Musdes Sosialisasi sampai dengan Musdes Pertanggungjawaban, dan dilengkapi dengan daftar Pokmas, perkembangan usaha dan Keuangan UPKu.

Laporan dilampiri :o Laporan Perkembangan Pinjamano Laporan Realisasi Penggunaan Dana TRIDAYAo Laporan Keuangan dan Statistik Usaha. [Buku 6 & 7

Administrasi Keuangan].o Dokumentasi kegiatan.

b.Laporan Pertanggungjawaban KeuanganLaporan Pertanggungjawaban Keuangan merupakan laporan realisasi penggunaan dana kegiatan PPKM disertai dengan bukti-bukti transaksi yang bisa dipertanggung-jawabkan.

5. Pelaporan TPM Laporan TPM berupa laporan proses pendampingan dan dokumentasi hasil kegiatan sesuai dengan tahapan kegiatan. Laporan TPM terdiri dari:a. Laporan Bulanan

Merupakan Checklist perkembangan pelaksanaan kegiatan dan permasalahan yang muncul di wilayah dampingan. Yang dilampiri dokumen-dokumen kerja terkait dengan tahapan kegiatan, dan berbasis waktu, tidak berbasis tahapan,sehingga pada laporan akan tertuang pada saat/waktu dilaporkan tersebut, tahapan sudah mencapai prosentase tertentu.[Form :TPB-01]

b. Laporan Akhir Pendampingan, berisi laporan menyeluruh tentang Pelaksanaan Pendampingan oleh TPM di seluruh lokasi tugasnya disertai catatan penting temuan lapangan dan sejumlah rekomendasi yang terdiri dari: Laporan Kegiatan Musyawarah Pengembangan [Form : TPM-01] Laporan Kegiatan Pemetaan [Form : TPM-02] Laporan Pemetaan Kinerja Usaha UPKu dan Asesmen

Pengembangan Pokmas UEP Laporan Pelaksanaan Rapat Konsolidasi [Form : TPM-03] Laporan Rapat Konsolidasi Khusus [Form : TPM-04] Laporan Pelaksanaan Rapat Kerja UPKu [Form : TPM-05] Laporan Pelaksanaan Musyawarah Perencanaan [Form : TPM-06]


Laporan Pendampingan Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Dan Penanganan Aset Bermasalah [Form : TPM-07]

Laporan Rencana Pengembangan Pokmas UEP Laporan Pendampingan Penulisan Proposal[Form : TPM-08] Rekap Perkembangan Pencairan dan Realisasi[Form : TPM-09] Laporan Aktivitas Pendampingan [Form : TPM-10] Laporan Kegiatan Musdes Pertanggungjawaban[Form : TPM-11] Laporan RTL Pelestarian Program[Form : TPM-12] Database Intervensi Program Pemberdayaan RTM melalui

Pokmas UEP. Best Practices hasil pendampingan.Disamping laporan rutin bulanan di atas, masing-masing TPM wajib memiliki Time Sheet Kegiatan Pendampingan yang diketahui UPKu dan atau Kepala Desa/Kelurahan dan TPM wajib mengisi time sheet serta Pelaporan dalam bentuk softcopy yang dibutuhkan oleh Fasilitator Provinsi.

6. Pelaporan TFKLaporan yang disajikan oleh TFK adalah laporan kegiatan fasilitasi yang dilakukan oleh TFK.Format laporan yang disampaikan TFK secara berkala kepada Bapemas Kabupaten / Kota adalah : Laporan Fasilitasi Kegiatan Desa / Kelurahan [FORM TF-01] Laporan Bimbingan Teknis UPK, Pokmas dan Timlak [FORM

TF-02] Laporan Pemantauan Pelaksanaan Program [FORM TF-03]

7. Pelaporan Bapemas Kabupaten/KotaBapemas Kabupaten/Kota secara berkala melaporkan pengelolaan program sesuai dengan tahapan kegiatan, serta melaporkan tugas, fungsi dan tangung jawabnya sebagai pengelola program. Laporan Bapemas terdiri dari : [i] laporan kegiatan yang secara langsung dilaksanakan oleh Bapemas [ii] laporan penyaluran dan realisasi penggunaan dana, [iii] rekap dan analisis Laporan UPKu, [iv] laporan monitoring program. Laporan Bapemas terdiri dari:A. Laporan Berkala

Laporan berkala berisi rekapitulasi pelaksanaan tahapan kegiatan yang telah dilaksanakan selama 6 (enam) bulan baik di tingkat Kabupate/Kota maupun di tingkat desa dengan format laporan yang Matriks Laporan Berkala [FORM-MLB].Laporan berkala di lampiri Rekapitulasi Usulan dari seluruh desa/kelurahan lokasi program yang diambil dari data proposal.Laporan berkala disampaikan Bapemas Kabupaten/Kota kepada Bapemas Provinsi selambat-lambatnya pada tanggal 10 bulan ketujuh.

B. Laporan Akhir


BAPEMAS Provinsi Jawa TimurJl. A. Yani No. 152 C Surabaya

Telp/Fax : 031 8273699 - 8293888

Laporan Akhir Bapemas Kabupaten/Kota yang disampaikan kepada Bapemas Provinsi merupakan laporan menyeluruh kegiatan Pemberdayaan UPKu yang dilaksanakan di Kabupaten/Kota. Disampaikan selambatnya 31 Desember 2010 dengan menggunakan sistematika pelaporan sebagaimana terlampir dalam kumpulan form.

8. Pelaporan Leader Pendampingan Leader Pendampingan merupakan Tenaga yang mendampingi Bapemas Provinsi dalam menetapkan kebijakan dan mengelola kegiatan sekaligus sebagai penanggungjawab pelaksanaan pendampingan program. Laporan Leader terdiri dari laporan pelaksanaan pendampingan secara berkala kepada Bapemas Provinsi yang diambil dari rekapitulasi dan analisis laporan berkala TPM maupun hasil monitoring dan evaluasi program. Laporan terdiri dari: a. Laporan Pendahuluan Pendampingan Program.b. Laporan Pertengahan Pendampingan Program.c. Laporan Akhir Pendampingan Program.

B. PENGAWASAN

1.Pengawasan Publik: dilakukan oleh masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung dengan tujuan untuk memastikan proses pelaksanaan kegiatan di desa/kelurahan berjalan sesuai dengan aturan main serta ketentuan yang telah disepakati bersama. Optimalisasi pengawasan dilaksanakan melalui pemberian informasi program melalui papan informasi dan media lainnya serta mengoptimalkan partisipasi masyarakat dalam forum-forum pertemuan yang dilaksanakan.

2.Pengaduan Masyarakat: dilaksanakan dalam rangka memberikan ruang partisipasi publik yang lebih luas dalam pengawasan dibuka Pos Pengaduan Masyarakat untuk menampung pengaduan dari masyarakat secara langsung. Penanganan pengaduan dari masyarakat dilakukan secara berjenjang. Setiap pengaduan dan keluhan yang muncul dari masyarakat ditangani secara serius dan proporsional. Masyarakat dapat mengadukan penyimpangan prinsip dan prosedur, penyalahgunaan/penyelewengan dana maupun tindakan-tindakan intervensi yang merugikan kepentingan masyarakat maupun program. Setiap pengaduan ditangani secara transparan, proporsional, obyektif, rahasia dan dilakukan secara berjenjang. Prosedur penanganan pengaduan dilakukan secara tuntas mulai dari registrasi pengaduan yang masuk, uji silang/analisis, investigasi, monitoring dan investigasi lanjutan sampai dengan status masalah dinyatakan selesai. Pengaduan Masyarakat dialamatkan kepada Bapemas Kabupaten/Kota setempat atau Bapemas Provinsi dengan alamat :


3.Pengawasan Fungsional: merupakan pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pemerintah pada kurun waktu tertentu untuk memastikan kinerja program berjalan sesuai dengan prinsip dan prosedur operasional program. Pengawasan Fungsional dilakukan baik melalui rapat kordinasi, pemeriksaan dokumen maupun kunjungan lapangan.

C. MONITORING DAN EVALUASI

1. Monitoring dan Evaluasi Partisipatif : dilakukan oleh masyarakat sendiri untuk membahas proses, capaian hasil, kendala dan permasalahan yang dihadapi, maupun demi merumuskan solusi tindakan yang tepat sesuai dengan pandangan dan kebutuhan mereka sendiri. Monitoring dan Evaluasi Partisipatif dapat dilaksanakan dalam bentuk forum dialog atau pertemuan informal untuk berbagai pengalaman secara terbuka berkaitan dengan perkembangan kegiatan, masalah-masalah yang dihadapi selama pelaksanaan kegiatan maupun pemecahannya. Hasil Monitoring dan Evaluasi Partisipatif berupa rekomendasi perbaikan maupun pengembangan alternatif kegiatan baru sebagai kelanjutan program, dapat langsung dimanfaatkan dan diterapkan.

2. Monitoring dan Evaluasi Kabupaten-Kota: merupakan monitoring program dengan menggunakan metode tertentu, di mana hasilnya mampu menggambarkan: [i] pelaksanaan program, [ii] hasil-hasil kegiatan, [iii] kendala dan permasalahan yang dihadapi, [iv] berbagai distorsi yang terjadi dalam pelaksanaan, [v] pemecahan masalah. Hasil Monitoring ini selanjutnya dilaporkan kepada Bapemas Provinsi Jawa Timur dan jika perlu dapat dibahas pada forum Lokakarya pertanggungjawaban Kabupaten/Kota.

3. Evaluasi Provinsi: merupakan kegiatan monitoring dan evaluasi: [i] pelaksanaan program, [ii] hasil-hasil kegiatan, [iii] kendala dan permasalahan yang dihadapi, [iv] berbagai bentuk distorsi dalam pelaksanaan, [v] dampak program dan [vi] aspirasi perbaikan program di lokasi program. Monitoring dan Evaluasi Provinsi dilakukan melalui berbagai cara : () melakukan pengkajian terhadap laporan program, (ii) melakukan diskusi kelompok terfokus dengan pengelola program, (iii) mengkaji laporan pengaduan masyarakat; (iv) melakukan kunjungan lapangan.


BAB VPENUTUP

Standar Operasional Prosedur ini disusun sebagai landasan dan arah bagi implementasi pengelolaan program.

Untuk mewujudkan keterpaduan pengelolaan program penanggulangan kemiskinan di daerah perlu dilakukan sinkronisasi dan integrasi perencanaan, pelaksanaan dan pembiayaan program-program penanggulangan kemiskinan serta penyusunan Dokumen Strategi Penanggulangan Kemiskinan Daerah. Pemerintah Kabupaten/Kota bilamana perlu dapat menyusun kebijakan-kebijakan lokal sebagai jabaran pedoman ini dengan mengakomodasi keragaman karakteristik dan konteks permasalahan masing-masing Kabupaten/Kota.

Hal-hal yang belum diatur dalam Standar Operasional Prosedur ini, akan dijabarkan lebih lanjut dalam Surat Penjelasan yang dikeluarkan oleh Kepala Badan Pemberdayaan Masyarakat selaku Bapemas Provinsi sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Standar Operasional Prosedur ini.


sop pemberdayaan upku2010(27052010) a4

Documents