sop peek a boo & vision school

STANDART OPERATING PROCEDURE PEEK A BOO AND VISION SCHOOL

2013/2014

PASAL IPROSEDUR MASUK DAN IJIN KELUAR ATAU ABSEN GURU & KARYAWAN

1. Guru dan karyawan masuk kerja pada jam yang sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat pada saat perekrutan dengan Yayasan.

2. Toleransi keterlambatan adalah 5 menit. Di luar 5 menit akan menerima sanksi berupa:a. Pemotongan sebesar Rp. 5000,00 untuk setiap kali per 5 menit keterlambatan.b. Untuk keterlambatan keenam kali akan diterbitkan surat peringatan oleh Kepala Sekolah.c. Surat peringatan kedua akan berujung pada penjatuhan sanksi pemotongan uang hadir sebesar 50

persen. d. Surat peringatan ketiga akan berujung pada pelepasan status kepegawaian yang bersangkutan.

3. Guru dan karyawan yang masuk kerja pada hari itu mengisi daftar hadir dan/atau melakukan scanning pada mesin pencatat yang disediakan di kantor sebagai bukti kehadiran. Hasil scanning absen akan direkap di akhir bulan sebagai masukan untuk pemrosesan pembayaran gaji bulanan. Guru dan karyawan yang hadir pada hari kerja tersebut namun alpa dalam mengisi daftar hadir dan/atau scanning pada mesin pencatat maka dipertimbangkan sebagai terlambat.

4. Guru dan karyawan tidak diperkenankan untuk keluar dari area sekolah, sekalipun pada jam istirahat, tanpa ada ijin dan pemberitahuan sebelumnya kepada pejabat yang berwenang di sekolah saat itu.

5. Guru dan karyawan yang hendak keluar dari area sekolah sebelum waktu pulang diwajibkan minta ijin pada pejabat berwenang di sekolah yang ada saat itu, yaitu: Yayasan (terutama untuk Kepala Sekolah) Kepala Sekolah (terutama untuk Teacher Supervisor, QC) Teacher Supervisor (terutama untuk Guru) Quality Control (bila Teacher Supervisor berhalangan, terutama untuk Guru)

6. Ijin keluar tersebut disampaikan secara:a. Lisan - bila memakan waktu antara 1-3 jam saja dan kembali ke sekolah untuk melanjutkan jam

kerja.b. Tertulis (pada hari H) - bila memakan waktu lebih dari 3 jam, lalu kembali ke sekolah untuk

melanjutkan jam kerja.c. Tertulis (minimal 3 hari sebelum hari H) - bila ada kemungkinan tidak kembali setelah keluar, tapi

bukan absen.7. Karyawan bukan guru memiliki hak cuti 10 hari dalam setahun yang otomatis hangus bila tidak diambil

dalam tahun kerja tersebut. Dalam masa cuti, karyawan tersebut tetap dibayar, ijin cuti maksimal 3 hari. Pengajuan cuti dilakukan selambat-lambatnya 1 bulan sebelumnya agar bisa dilakukan koordinasi tugas-tugas yang ditinggalkan bila diperlukan. Pengajuan cuti ditujukan dan harus disetujui oleh Kepala Sekolah, dan tidak bisa diwakilkan.

8. Teacher Supervisor dan Guru tidak memiliki hak cuti karena liburnya telah ditentukan oleh kalender akademik sekolah yang dikeluarkan Kepala Sekolah. Namun, untuk urusan-urusan pribadi yang sifatnya

1


2013/2014

darurat dan tidak bisa ditunda sampai hari libur, diijinkan tidak masuk 1 (satu) hari kerja dengan lebih dulu mengajukan ijin tertulis kepada Kepala Sekolah minimal 1 (satu) hari sebelumnya.

9. Kepala Sekolah tidak memiliki hak cuti karena liburnya telah ditentukan oleh kalender akademik sekolah yang dikeluarkan bersama Yayasan. Namun, untuk urusan-urusan pribadi yang sifatnya darurat dan tidak bisa ditunda sampai hari libur, diijinkan tidak masuk 1 (satu) hari kerja dengan lebih dulu mengajukan ijin secara langsung atau tertulis kepada Yayasan minimal 1 (satu) hari sebelumnya.

10. QC tidak memiliki hak cuti karena liburnya telah ditentukan oleh kalender akademik sekolah yang dikeluarkan Kepala Sekolah bersama Yayasan. Namun, untuk urusan-urusan pribadi yang sifatnya darurat dan tidak bisa ditunda sampai hari libur, diijinkan tidak masuk 1 (satu) hari kerja dengan lebih dulu mengajukan ijin secara langsung atau tertulis kepada Yayasan minimal 1 (satu) hari sebelumnya.

11. Dalam hal absen karena sakit, guru dan karyawan harus memberitahukan kepada Kepala Sekolah paling lambat jam 06.30 WIB di hari yang sama. Jika absen yang dikarenakan sakit harus dapat menunjukkan surat keterangan sakit dari dokter. Tanpa surat keterangan sakit dari dokter yang sah, maka absen sakit tersebut tidak dapat di bayar dan akan dipotong dari tunjangan kehadiran sebesar ketentuan yang telah ditentukan pada setiap kontrak kerja per kejadian.

12. Pasal 7 sampai 10 tidak berlaku untuk kejadian-kejadian luar biasa, misalnya kecelakaan lalu lintas atau kecelakaan kerja lainnya. Bila diperlukan perawatan intensif dalam waktu lama maka Yayasan akan menetapkan kebijakan terkait setelah melalui pertimbangan-pertimbangan tertentu.

PASAL IIPROSEDUR PENAMPILAN & KERAPIAN GURU & STAF

1. Guru dan Staf wajib datang ke sekolah dengan aturan seragam yang telah disepakati. Aturan seragam ini dibuat agar semangat kesatuan dan kebersamaan dalam organisasi terjaga dengan baik. Selain itu, masalah kerapian juga menjadi penting karena akan memberikan kesan terhadap sekolah sebagai organisasi profesional penyelenggara pendidikan.

2. Aturan seragam guru dalam seminggu adalah:

Senin Baju seragam formal, celana kain hitam Sepatu formal

Selasa Baju seragam formal, celana kain hitam Sepatu formal

Rabu Baju Batik, celana kain Sepatu formal

Kamis Baju Polo seragam, celana jeans Sepatu OR

Jumat Gym Outfit, celana jeans Sepatu OR

Sabtu Baju seragam formal, celana kain hitam Sepatu formal

2


2013/2014

3. Bila guru yang bersangkutan tidak bisa datang dengan seragam yang ditentukan dengan alasan yang tidak bisa diterima, maka yang bersangkutan wajib membayar denda sebesar IDR. 20.000 yang harus dibayarkan kepada Koperasi Karyawan.

4. Bila guru yang bersangkutan adalah guru baru maka pengecualian bisa dilakukan selama jangka waktu tertentu sebelum Sekolah memberikan jatah seragam yang ditentukan kepada yang bersangkutan.

5. Untuk Staf, aturan berpenampilan di sekolah adalah sebagai berikut:a. Mengikuti peraturan yang ditentukan oleh Kepala Sekolah, jika ada seragam.b. Formal.

Untuk laki-laki diharapkan menggunakan hem dan bercelana panjang dengan warna gelap. c. Sopan.d. Tidak berlebihan dan menyolok mata.e. Rapi; sesuai dengan standar kelayakan berbusana secara organisasional.f. Bersepatu sesuai standar sekolah.

6. Guru wajib menampilkan kerapian selama mengajar di sekolah. Karena kerapian itu akan menjadi inspirasi bagi anak-anak yang diasuhnya. Termasuk di dalam kerapian itu adalah tidak adanya bau yang mengganggu, baik bau badan atau anggota badan lain yang rawan bau, misalnya gigi dan bagian tubuh lainnya yang memungkinkan menimbulkan bau. Dan diharuskan untuk guru tidak memiliki kuku yang panjang.

7. Disarankan untuk guru dan staf wanita memakai make up, akan tetapi disarankan untuk tidak berlebihan.

8. Untuk guru yang mempunyai rambut panjang diharuskan untuk mengikat dengan rapi. Dan bagi yang berambut pendek diharuskan mengkondisikan rambut agar selalu rapi.

9. Kerapian tidak boleh diinterpretrasikan dengan penonjolan berbusana. Tidak disarankan untuk guru-guru wanita menggunakan perhiasan berlebihan yang menyolok mata dan rentan hilang serta menjadi kesempatan bagi orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

10. Guru dan Staff diharuskan memakai kaos kaki berwarna hitam/bagian alas berwarna hitam setiap hari selama jam kerja berlangsung

11. Guru dan Staf wajib mengenakan ID Card sebagai kelengkapan berseragam selama jam kerja. ID Card ini penting untuk memudahkan bila Wali Murid membutuhkan untuk berkomunikasi dengan individu tertentu. Selain itu, ID Card ini memudahkan siapapun klien sekolah yang merasa tidak dilayani dengan baik untuk mengajukan keluhan kepada Kepala Sekolah dan/atau Yayasan.

PASAL IIIPROSEDUR PEMAKAIAN HP ATAU GADGET DI SEKOLAH

1. HP atau gadget adalah alat komunikasi yang penggunaannya dibatasi di sekolah, baik untuk Guru, Staf, atau Siswa. HP atau gadget digunakan hanya untuk berkomunikasi dan bukan untuk lainnya.

2. Siswa tidak boleh membawa HP atau gadget yang tidak berkaitan dengan proses belajar di kelas. Ini agar kenyamanan belajar dan konsentrasi di kelas tidak terganggu. HP atau gadget hanya boleh dibawa bila secara terstruktur Guru memang melibatkan keduanya sebagai sumber belajar langsung.

3


2013/2014

3. Bila ada situasi darurat, siswa disarankan menelepon ke rumah atau orang tuanya melalui telepon kantor sekolah.

4. Dalam situasi darurat, Guru atau Staf diperbolehkan menggunakan HP atau gadget asalkan tidak mengganggu dan mengurangi produktivitas dan efisiensi kerja selama diketahui dan seijin dari Kepala Sekolah.

5. Sekolah berhak menyita HP atau gadget dari siswa bila ketahuan melanggar pasal 2 diatas. HP atau gadget yang disita baru bisa dikembalikan setelah orangtua datang menemui Kepala Sekolah dan menandatangani komitmen.

6. Guru dan staf tidak diperkenankan untuk mempergunakan HP saat jam bekerja. HP harus ditempatkan di loker masing – masing dan apabila ada keperluan keluarga yang mendesak guru dan staf disarankan untuk menghubungi dari nomer kantor sekolah.

7. Guru dan staf hanya diperkenankan untuk memakai HP pribadi pada saat jam istirahat, selebihnya HP harus berada di dalam loker masing – masing.

8. Guru dan staf tidak diperkenankan membuka situs – situs yang tidak berhubungan dengan kepentingan sekolah selama jam bekerja.

9. Guru diperbolehkan menggunakan gadget dengan seijin dari pejabat sekolah yang saat itu ada disekolah untuk merekam proses belajar yang berlangsung dengan penuh rasa tanggung jawab dan bisa mempertanggungjawabkan hasil dari aktifitasnya tersebut secara transparan kepada Kepala Sekolah dan Yayasan.

10. Guru, Staf, dan Siswa dilarang memanfaatkan HP atau gadget untuk hal-hal yang berbau pornografi, SARA, atau hal-hal yang secara kesusilaan dan moral tidak pantas.

11. Guru, Staf, dan Siswa dilarang memanfaatkan HP atau gadget untuk mendistribusikan atau mentransmisikan content apapun yang merupakan rahasia perusahaan (sekolah) kepada khalayak umum.

12. Guru, Staf, dan Siswa dilarang memanfaatkan HP atau gadget untuk secara sengaja atau tidak sengaja mencemarkan nama baik sekolah dan yayasan, baik secara organisasi ataupun individu-individunya.

PASAL IVPROSEDUR PENYAMBUTAN ANAK DI PAGI HARI (DOOR GREETER)

DAN PEMULANGAN (DISMISSAL)

1. Pada pukul 07.05, guru yang sudah dijadwalkan menjadi Door Greeter bertanggung jawab memastikan lagu penyambutan melalui CD player diputar dan harus sudah siap di gerbang sekolah untuk menyambut kedatangan para siswa.

2. Para Door Greeter harus melengkapi diri dengan informasi ulang tahun anak, orangtua, guru maupun staf, agar dapat segera memberikan ucapan selamat saat pertama kali bertemu dengan yang bersangkutan.

3. Para Door Greeter menyambut kedatangan para siswa dengan: Senyum hangat. Sapaan tulus ( “Good Morning (nama anak)”, “How are you?”) kepada siswa dan pengantarnya.

4


2013/2014

Bersalaman tangan atau sentuhan kecil untuk menunjukkan kehangatan dan penerimaan. Bantuan yang diperlukan (misalnya: ada kesulitan dengan tas yang dibawa karena anak terlalu kecil,

sulit turun dari mobil, atau bahkan masalah emosional berangkat ke sekolah).

4. Para Door Greeter memastikan anak masuk sekolah dengan aman dari si pengantar setidaknya sampai ke ruang transit sebelum memasuki kelas masing-masing.

5. Door Greeter bersama guru kelas masing-masing bertanggung jawab sepenuhnya atas keamanan anak saat bermain sebelum bel masuk berbunyi.

6. Jadwal Door Greeter disusun oleh Teacher Supervisor, dan harus dipatuhi oleh semua guru dan asisten guru.

7. Dismissal atau pemulangan dilakukan sesuai jam pulang masing-masing kelas. Dismissal ditandai dengan dibunyikannya bel sekolah dan pemutaran lagu melalui CD player oleh penjaga sekolah. Guru Kelas menjadi pengarah kebiasaan ritual sebelum pulang sekolah. Para asisten membantu Guru Kelas menertibkan barisan para siswa serta mengelola hal-hal yang di luar kebiasaan (misalnya siswa mendadak bad mood ketika mau pulang).

8. Pada saat Dismissal siswa harus keluar dari gate atau pintu masuk di mana ia datang pagi hari dengan membawa kartu identitas penjemputan siswa yang dikelola Security. Kartu identitas penjemputan siswa ini harus dibawa si penjemput siswa dan memberikannya kepada Security yang kemudian, dibantu para asisten guru, didistribusikan kepada siswa agar bisa pulang. Kartu ini harus dibawa si penjemput untuk menandai bahwa dia adalah memang orang yang berhak atau diberi kuasa menjemput siswa bersangkutan.

9. Setiap anak yang belum dijemput tepat pada waktunya, guru kelas diwajibkan untuk segera menghubungi orangtua yang bersangkutan. Dan menjadi tanggung jawab guru kelas anak tersebut sampai penjemputan.

10. Diharapkan kepada guru untuk tetap menemani wali murid yang datang untuk menjemput anaknya, dengan pembicaraan seputar proses belajar dan perkembangan anaknya sampai wali murid dan anak itu pulang.

11. Prosedur pengantaran dan penjemputan ini harus disosialisasikan kepada Wali Murid agar tidak terjadi salah interpretasi. Para leader sekolah harus sudah siap untuk menanggapi berbagai ketidakpahaman yang mungkin terjadi di awal sosialisasi prosedur ini.

12. Dalam hal kepulangan siswa play group yang belajar di lantai dua, maka setiap guru dan/atau penjaga sekolah diwajibkan untuk turut membantu dan menjaga setiap siswa untuk dapat turun tangga dengan baik dan aman sampai di tempat penjemputan.

PASAL V

PROSEDUR PENYELENGGARAN DAN PENGIRIMAN UCAPAN SELAMAT ULANG TAHUN

1. Daftar siswa, orang tua, Guru dan karyawan yang berulang tahun di bulan tersebut, direkap oleh Administrator setiap bulan dan sebelum bulan berjalan diletakan di tempat yang mudah dilihat oleh Guru dan karyawan.

5


2013/2014

2. Siswa dari jenjang pendidikan manapun boleh merayakan ulang tahunnya di sekolah, dengan lebih dahulu menginformasikan kepada Guru Kelas terkait.

3. Berkenaan dengan ulangtahun siswa dan wali murid diambil kebijakan sbb :a. Untuk Siswa yang berulang tahun, Guru Kelas diharapkan untuk selalu tahu siapa yang berulang

tahun di bulan itu. b. Guru kelas diharapkan untuk sedapat mungkin memberikan perayaan yang berkesan untuk setiap

anak didik yang berulang tahun. Meskipun tidak dirayakan secara besar oleh orangtua di sekolah, namun guru kelas harus merayakan sendiri dengan teman-teman sekelas dan didokumentasikan, kemudian CD perayaan ulang tahun tersebut diberikan kepada anak yang berulang tahun pada hari berikutnya sebagai hadiah dari sekolah.

c. Untuk Wali Murid dan sibling yang berulang tahun, Guru Kelas dan staf desain membuat ucapan selamat ulang tahun. Staf Desain diharapkan membuat desain ucapan selamat dengan foto anaknya beserta teman sekelas. Guru Kelas kemudian memerian kartu ucapan ulang tahun tersebut melalui anak untuk dibawa pulang. Bagi yang orangtuanya memiliki Blackberry, foto tersebut juga dikirimkan melalui Blackberry.

PASAL VIPROSEDUR PENYAMBUTAN SISWA FREE TRIAL

Informasi dari setiap calon siswa baru yang akan mengikuti Free Trial wajib diketahui oleh karyawan administrasi, Kepala Sekolah, Guru Kelas dan Asisten yang bersangkutan. Nama, jadwal dan penempatan Free Trial langsung dicatat dan diletakkan di tempat yang mudah dilihat oleh seluruh Guru dan karyawan agar ketika calon siswa datang dapat disambut dan diterima dengan baik.

PASAL VIIPROSEDUR PENGGUNAAN DAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN

1. Perpustakaan adalah pusat belajar dan pusat sumber belajar bagi seluruh siswa dan guru PG-TK Peek A Boo dan SD Nasional Plus Vision.

2. Dalam kondisi tertentu, Perpustakaan bisa juga digunakan untuk school meeting, assemblies dalam jumlah guru atau siswa tertentu, atas seijin Principal, dan sepengetahuan Teacher Supervisor.

3. Perpustakaan bukan digunakan untuk kegiatan berikut:a. Makan (makan pagi / siang), baik oleh siswa atau guru dan staf.b. Istirahatc. Kegiatan pribadi lainnya (termasuk beribadah, karena telah disediakan tempat khusus)

4. Peminjaman buku oleh siswa dilakukan sesuai jadwal peminjaman dan kunjungan perpustakaan yang disusun oleh Librarian.

5. Guru Kelas diwajibkan memeriksa jadwal pengembalian buku yang dipinjam siswa. Guru wajib mengambil formulir keterlambatan dari Librarian bila terindikasi siswa terlambat mengembalikan. Kontak Wali Murid di rumah untuk mengingatkan hal tersebut.

6


2013/2014

6. Bila ada siswa yang tidak mengembalikan buku maka tidak diperkenankan untuk meminjam kembali minggu berikutnya sampai buku yang dipinjam dikembalikan.

7. Jika buku tidak kembali sampai 1 bulan maka siswa tersebut tidak diperkenankan meminjam buku selama 1 (satu) semester.

8. Guru Kelas atau Guru Mata Pelajaran yang meminjam sumber belajar dari Perpustakaan harus mengembalikan sesuai tanggal pengembalian buku. Guru Kelas yang bermaksud meminjam buku di perpustakaan untuk jangka waktu lebih lama untuk ditempatkan di Reading Corner kelas, harus memperpanjang jangka waktu peminjaman sesuai ketentuan. Bila terjadi kehilangan akan menjadi tanggungan yang bersangkutan untuk menggantinya dengan yang sama. Bila gagal melakukannya selama 1 bulan, akan dipotong gaji sesuai besarnya yang dihilangkan di bulan berikutnya.

9. Guru Kelas atau Guru Mata Pelajaran tidak boleh meminjam buku untuk dibaca selain di perpustakaan, kecuali dengan ijin tertentu dari Principal. Bila peminjaman di luar perpustakaan diperbolehkan, maka peraturan yang berlaku untuk pengembalian akan sama dengan pengembalian buku siswa.

10. Prosedur ini akan dievaluasi secara berkala dan mungkin dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang muncul di lapangan dan belum diatur di dalam prosedur ini.

PASAL VIIIPROSEDUR PENANGANAN TAMU

1. Setiap tamu yang hendak menemui siapapun di sekolah:A. Harus jelas keperluannya; dan/atauB. Memiliki janji bertemu (terutama dengan kepala sekolah) C. Jelas identitasnya (bisa dengan memerlihatkan ktp, sim atau surat tugas, atau bila tamu ini orang

tua siswa, harus bisa menunjukkan nama anak dan kelas).D. Berbusana sopan dan mengikuti prosedur sekolah.E. Setiap tamu yang menunjukkan perilaku tidak mau menuruti prosedur sekolah dan etika

kepantasan tidak boleh diijinkan masuk memasuki koridor sekolah.2. Definisi tamu di sini termasuk orang tua siswa yang hendak bertemu dengan staf, guru, dan kepala

sekolah.3. Pengecualian prosedur nomor 1 item b hanya berlaku untuk pejabat diknas (yang paling sering adalah

pengawas sekolah, namun tidak tertutup kemungkinan guru-guru yang ditugaskan misalnya untuk uasbn/unas).

4. Larangan memasuki koridor sekolah juga berlaku untuk pihak-pihak yang atas permintaan tertulis orang tua dilarang bertemu secara fisik dengan anak tertentu. Definisi “orang tua” di sini adalah pengampu atau siapa saja yang menjadi pihak yang mendaftarkan dan membayar uang sekolah siswa dan memiliki syarat-syarat tertulis sesuai prosedur penerimaan siswa baru (misalnya ktp, ksk, akta kelahiran dan/atau surat keterangan lahir).

5. Pihak keamanan sekolah berhak mencegah siapapun yang dinilai akan membuat situasi tidak kondusif, baik dari penilaian lapangan atau perintah langsung atasan (dalam hal ini ”kepala sekolah” sebagai

7


2013/2014

user). Penilaian lapangan adalah observasi pihak keamanan terhadap siapapun yang hendak memasuki sekolah dan menunjukkan gelagat tidak baik.

6. Pihak keamanan dan sopir sekolah tidak boleh menerima dan membayarkan uang apapun dari orang tua siswa kepada guru atau staf keuangan. Pihak keamanan juga tidak “memanggilkan” siswa atau siapapun dari kelasnya tanpa persetujuan guru atau kepala sekolah.

Prosedur ini akan dievaluasi secara berkala dan mungkin dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang muncul di lapangan dan belum diatur di dalam prosedur ini.

PASAL IXPROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGADAAN BARANG

1. Semua pengadaan atau pembelian barang harus melalui perencanaan sebelumnya melalui RAPBS (Rencana Anggaran Pembayaran dan Belanja Sekolah) dan/atau dalam keadaan darurat harus sepengetahuan dan seijin Kepala Sekolah dan/atau Teacher Supervisor.

2. Pengertian Barang di sini mencakup:a. Keperluan alat tulis kantor atau kelas (stationary), namun bukan untuk siswa.b. Keperluan alat tulis kelas (stationary) untuk siswa.c. Teaching aidsd. Keperluan untuk mendekorasi kelase. Bahan-bahan untuk pembersihan gedungf. Keperluan untuk event dan rapat internal dengan wali murid

3. Pengadaan/pembelian bahan Art & Craft hanya boleh dilakukan di awal tema.4. Pengadaan/pembelian untuk keperluan kelas (stationery/non-stationary) dilakukan 1 bulan sekali.

Permintaan apapun setelah itu tidak dilayani. Dihimbau para guru kelas dan staf untuk mengelola sumber dayanya dengan sangat bijaksana.

5. Pengadaan/pembelian untuk keperluan event harus melalui proposal yang jelas dan sudah diajukan sebelumnya oleh Person-in-Charge (PIC) kepada Kepala Sekolah. Pengajuan tidak boleh mendadak, minimal 1 minggu sebelum pembelian oleh pihak yang ditunjuk Kepala Sekolah, kecuali dalam suatu kondisi yang di luar dugaan/darurat tanpa bisa dihindari.

6. Prosedur 3-6 di atas tidak berlaku untuk barang yang bersifat investasi jangka panjang dan berskala besar atau menembus plafon anggaran normal RABS. Untuk kondisi semacam ini harus didahului penelaahan lebih lanjut oleh Yayasan sebelum nantinya diputuskan melalui Kepala Sekolah.

PASAL XPROSEDUR KOMUNIKASI WALI MURID DAN SEKOLAH

1. Komunikasi resmi antara wali murid dan Guru kelas adalah melalui School Diary. School Diary harus digunakan untuk menyampaikan informasi kepada Orangtua maupun menitipkan pesan kepada Guru Kelas dari orangtua. Informasi dan pesan ditulis dengan jelas dan dengan bahasa yang tidak

8


2013/2014

menimbulkan perbedaan pemahaman guna menghindarkan kesalahpahaman. Komunikasi dari orangtua siswa kepada Guru Kelas yang disampaikan melalui Blackberry yang diterima oleh Staf Administrasi maupun oleh guru lain harus segera diteruskan kepada Guru kelas yang dituju.

2. Pengumuman dari Guru Kelas maupun Kepala Sekolah harus disampaikan secara tertulis melalui School Diary. Broadcast pengumuman melalui Blackberry, SMS, maupun email hanya boleh diberikan sebagai pengingat, namun bukan sebagai pengumuman pertama kali, mengingat tidak semua orangtua menerima pesan melalui media ini.

3. Wali Murid yang ingin bertemu Guru atau Kepala Sekolah harus membuat janji terlebih dahulu untuk mengetahui kapan pihak yang dimaksud bisa bertemu dengan Wali Murid. Tanpa janji lebih dahulu, akan ada konsekuensi bahwa pihak yang dimaksud tidak bisa menemui Wali Murid, karena berbagai tugas di sekolah. Disarankan Wali Murid membuat janji dengan menghubungi Staf Administrasi dengan menyebutkan secara jelas nama Wali Murid, kelas anak, nomor kontak Wali Murid (Telepon, HP, BB), serta keperluan bertemu.

4. Tamu, termasuk Wali Murid, dengan keperluan tertentu, dipersilakan mengunjungi kelas atau kantor guru dan Kepala Sekolah dengan perjanjian terlebih dahulu. Staf Administrasi akan membantu untuk mengatur bagaimana Wali Murid sampai ke tujuan.

5. Bila Wali Murid perlu memulangkan anak sebelum waktunya, harus dengan ijin dari Guru Kelas. Ini bisa dilakukan dengan menelepon Staf Administrasi, bila kepentingannya mendadak. Namun bila ini adalah sesuatu yang direncanakan sebelumnya, maka harus ada surat tertulis yang diserahkan kepada Guru Kelas sebelum pemulangan anak tersebut.

6. Bila anak Wali Murid absen, surat dokter atau surat minta ijin dari orang tua harus diberikan kepada Guru Kelas, setidaknya sehari setelah absen. Menelepon untuk minta ijin diperbolehkan, namun surat harus tetap ada sebagai bukti tertulis untuk diarsipkan oleh Guru Kelas.

7. Wali Murid dihimbau untuk memperhatikan edaran apa saja yang dikirimkan Sekolah. Karena selain mungkin ada informasi penting terkait perilaku anak, masalah administrasi sekolah, Kepala Sekolah mungkin bermaksud memberikan pernyataan resmi terkait kebijakan baru sekolah. Perhatian terhadap edaran sekolah sebagai alat komunikasi menunjukkan seberapa besar perhatian Wali Murid sebagai orang tua terhadap pendidikan anak.

8. Bila ada keluhan/masukan terhadap sarana dan prasana, kegiatan belajar mengajar, atau yang terkait pelayanan kami secara umum, dapat dengan menuliskannya di School Diary dengan jelas. Keluhan secara langsung harus tetap mengikuti prosedur nmor 2 dan 3 di atas.

9. Keluhan/masukan apapun akan mendapat perhatian dan tindak lanjut semaksimal mungkin dari sekolah bila memiliki latar belakang, alasan serta referensi yang jelas. Keluhan atau masukan apapun yang berdasarkan rumor, isu atau apapun yang tidak bisa dirunut lebih lanjut kejelasannya, tidak akan mendapat perhatian atau tindak lanjut apapun.

10. Sekolah mengagendakan pertemuan Wali Murid yang akan diinformasikan lebih lanjut sesuai kebutuhan, sebagai jalur komunikasi dengan agenda khusus. Pertemuan Wali Murid adalah media bagi Sekolah untuk menyosialisasikan program-program dan kebijakan sekolah di tahun ajaran berjalan, atau untuk tahun ajaran baru.

9


2013/2014

11. Apabila ada masukan atau keluhan dari pihak wali murid yang disampaikan kepada guru kelas, hendaknya guru kelas memberikan jawaban sejelas-jelasnya dan sesuai apabila pertanyaan tersebut dapat di jawab sendiri oleh guru yang bersangkutan. Namun apabila pertanyaan tersebut dapat menimbulkan hal yang tidak diinginkan terjadi dikemudian hari, sebaiknya pertanyaan tersebut ditampung terlebih dahulu dan disampaikan ke Kepala Sekolah dan/atau Teacher Supervisor dan/atau Quality Control untuk dapat ditindak lanjuti responnya.

12. Guru Kelas tidak diperkenankan memberikan informasi-informasi data internal sekolah termasuk di dalamnya perkembangan siswa selain kepada orangtuanya sendiri, bio data siswa dan guru lain tanpa alasan yang jelas, dokumen-dokumen penting sekolah.

PASAL XIPROSEDUR PELAKSANAAN EVEN ATAU KEGIATAN SEKOLAH

1. Even atau kegiatan sekolah dilaksanakan sesuai dengan kalender akademik yang sudah dibuat oleh Kepala Sekolah.

2. Penunjukan PIC (Person In Charge) dilakukan oleh Kepala Sekolah dan harus dipatuhi oleh semua Guru dan Staff.

3. PIC berkewajiban untuk menyukseskan even atau kegiatan sekolah dengan konsep yang sudah diketahui dan disetujui oleh Kepala Sekolah.

4. PIC berkewajiban untuk melibatkan semua elemen Guru dan Staff dalam even dan kegiatan sekolah.5. Semua Guru dan Staff berkewajiban untuk menghadiri dan ikut menyukseskan even dan kegiatan

sekolah tersebut. Sekolah tidak menerima alasan apapun atas ketidakhadiran Guru dan Staff dalam hari pelaksanaan even dan kegiatan sekolah tersebut. Terkecuali dikarenakan yang bersangkutan sakit dan benar-benar tidak dapat menghadiri even dan kegiatan sekolah tersebut, dengan dibuktikan surat dokter yang harus diberikan kepada PIC acara pada saat hari pelaksanaan.

PASAL XIIPROSEDUR PELAKSANAAN OUTING ATAU KEGIATAN KELAS DILUAR SEKOLAH

1. Penentuan pelaksanaan dan penentuan tempat outing dilakukan oleh Guru kelas masing – masing, diketahui oleh QC (Quality Control), lalu disetujui oleh Kepala Sekolah.

2. Guru harus berkoordinasi dengan Staff Desainer (bila diperlukan untuk dokumentasi) dan Maintanance Supervisor untuk pengaturan kendaraan dan pengambilan dokumentasi saat acara.

3. Guru bertanggung jawab atas keamanan dan keselamatan semua siswa saat kegiatan.4. Guru harus memastikan bahwa setiap anak terlibat aktif dan memperhatikan penjelasan dari

narasumber dengan seksama dalam kegiatan.5. Guru yang bertugas harus hadir pada saat pelaksanaan kegiatan, sekolah tidak mentolerir alasan

apapun atas ketidakhadiran, terkecuali dapat dipertanggung jawabkan.6. Staff Desainer atau Guru kelas harus mendokumentasikan keseluruhan kegiatan dalam bentuk foto

dan video.10


2013/2014

7. Survey lokasi (bila diperlukan) dan segala keperluan kegiatan harus dipersiapkan sebelumnya oleh Guru yang bertugas.

8. Staff Desainer atau Guru kelas mengambil foto bersama dan dicetak dalam kertas foto ukuran A4, yang kemudian diserahkan kepada Guru kelas untuk diberikan kepada pihak yang telah bekerjasama atas terlaksananya kegiatan tersebut sebagai cinderamata.

PASAL XIIIPROSEDUR PERANCANGAN PORTOFOLIO SISWA DAN PELAPORAN HASIL BELAJAR

1. Pelaporan hasil belajar siswa Peek A Boo dan Vision School diwujudkan dalam empat mekanisme:

a. Two Way Conference (2WC): pertemuan antara Wali Murid dan Guru Kelas untuk membahas perkembangan anak

berdasarkan portofolio siswa yang telah disusun sebelumnya oleh Guru Kelas dan siswa. 2WC ini dilakukan untuk jenjang PlayGroup di mana siswa masih belum mandiri dalam menyusun portofolio serta mempresentasikannya kepada orang tua.

Komunikasi hanya dibangun antara Wali Murid dan Guru Kelas dan tidak melibatkan siswa secara aktif. Yang dikomunikasikan adalah sejauhmana si anak mengalami kemajuan secara holistik (bukan hanya mengedepankan akademik), terutama untuk Playgroup dan TK di mana penguasaan life skills adalah dasar pertumbuhan anak selanjutnya. Dasar perkembangan itu adalah dari goalsetting yang telah disusun dan disepakati oleh Wali Murid dan Guru Kelas pada 2WC sebelumnya. Bila belum tercapai, maka perlu diulang lagi dengan strategi baru. Bila sudah tercapai, bisa disusun goalsetting baru untuk anak, yang akan ditinjau lagi 6 bulan kemudian pada 2WC berikutnya.

2WC ini dilaksanakan pada bulan September/Oktober dan Maret/April.

Atau,

Three-Way Conference (3WC) Pertemuan antara Siswa, Wali Murid dan Guru Kelas untuk mendemonstrasikan perkembangan

anak berdasarkan portofolio siswa yang telah disusun sebelumnya oleh Guru Kelas dan siswa. 3WC ini dilakukan untuk jenjang Playgroup atau TK di mana siswa dibantu Guru Kelas menyusun portofolio serta mendemonstrasikannya kepada orang tua.

Komunikasi dibangun antara Siswa, Wali Murid dan Guru Kelas dengan melibatkan siswa secara aktif mendemonstrasikan kebisaan dan pemahamannya. Demonstrasi tersebut kemudian dilanjutkan dengan pembahasan goalsetting yang telah disusun dan disepakati oleh Wali Murid dan Guru Kelas pada 3WC sebelumnya. Bila belum tercapai, maka perlu diulang lagi dengan strategi baru. Bila sudah tercapai, bisa disusun goalsetting baru untuk anak, yang akan ditinjau lagi 6 bulan kemudian pada 3WC berikutnya.

3WC ini dilaksanakan pada bulan September/Oktober dan Maret/April.11


2013/2014

Penentuan pelaksanaan 2WC atau 3WC terletak pada kesiapan jenjang yang bersangkutan.

b. Student-Led Conference (SLC) Pertemuan antara Siswa dan Wali Murid di mana siswa menpresentasikan perkembangannya

berdasarkan display karya dan portofolio siswa yang telah disusun sebelumnya oleh Guru Kelas dan siswa. SLC ini dilakukan untuk jenjang SD di mana siswa secara mandiri menyusun display karya dan portofolio serta mempresentasikannya kepada orang tua.

Komunikasi lanjutan dibangun antara Wali Murid dan Guru Kelas setelah siswa secara aktif mempresentasikan kebisaan dan pemahamannya. Komunikasi lanjutan tersebut berfokus pada pembahasan goalsetting yang telah disusun dan disepakati oleh Siswa, Wali Murid dan Guru Kelas pada SLC sebelumnya. Bila belum tercapai, maka perlu diulang lagi dengan strategi baru. Bila sudah tercapai, bisa disusun goalsetting baru, yang akan ditinjau lagi 6 bulan kemudian pada SLC berikutnya.

SLC ini dilaksanakan pada bulan September/Oktober dan Maret/April.

c. Report DistributionPembagian rapor kepada Wali Murid pada bulan Desember dan Juni. Rapor disusun sebagai pelaporan hasil belajar final pada semester berjalan oleh Guru Kelas. Diharapkan agar rapor tersebut menggambarkan secara holistik seluruh aspek pribadi siswa dari sisi kognitif, psikomotorik dan afektif. Komunikasi lanjutan bisa dibangun dengan Guru Kelas terutama untuk mengembangkan strategi-strategi alternatif untuk lebih mengembangkan potensi anak. Goalsetting pada portofolio 3 bulan sebelumnya menjadi dasar perbincangan tersebut.

2. Portofolio siswa adalah kumpulan dari karya, lembar kerja, dan dokumentasi apapun dalam 2 atau 3 dimensi yang menggambarkan sisi terbaik siswa, kemajuan siswa dan kepuasan belajar siswa selama pertengahan semester ganjil atau genap.

3. Portofolio BUKAN kompilasi karya siswa dan worksheet semata. Harus ada pemilihan mana yang menggambarkan kemajuan siswa, setidaknya ada dua yang dibandingkan. Atau, kalau tidak ada yang bisa dibandingkan maka pilih yang menunjukkan sisi positif siswa. Ini bukan menyembunyikan sisi negatif siswa, karena akan nada pembahasan tentang sisi negatif siswa dalam komunikasi antara wali santri dengan guru kelas. Bahkan, tidak harus semua indikator belajar itu ditampilkan. Tampilkan yang sudah dikuasai siswa saja. Yang belum dikuasai siswa dijadikan topik bahasan antara Wali Murid dan Guru Kelas untuk dicarikan strategi mengatasinya. Oleh karena itu, penilaian siswa di kelas seharusnya bersifat ongoing assessment, dimana siswa diberikan kesempatan beberapa kali untuk melakukan kegiatan belajar tersebut sementara guru siap mengobservasi dengan parameter yang sudah disiapkan sebelumnya. Ini untuk memastikan bahwa perkembangan anak tercatat dengan runtut dan baik serta jelas sekuensnya.

12


2013/2014

4. Untuk jenjang Playgroup, Guru Kelas masih berperan sentral dalam menyusun dan mempersiapkan portofolio siswa, mengingat kemandirian siswa belum terbentuk maksimal. Untuk jenjang TK, Guru Kelas diminta mulai melibatkan siswa dalam penyusunan dan penyiapan portofolio. Derajat keterlibatan siswa dalam penyusunan portofolio diharapkan bisa dimaksimalkan menjadi nilai tambah dalam proses 3WC. Untuk jenjang SD, Guru Kelas melibatkan siswa semaksimal mungkin dalam penyusunan dan penyiapan portofolio. Derajat keterlibatan siswa dalam penyusunan portofolio diharapkan bisa memaksimalkan presentasinya dalam proses SLC.

5. Elemen yang harus ada dalam portofolio adalah:

A. Lembar Pertamaa. Themeb. Strengthsc. Areas Need to Improve (Student’s Weaknesses)d. Additional Information (Student’s Weaknesses)e. Parents Expectation (Goalsetting)f. Parents Will (Commitment)g. Teacher Will (Commitment)h. Goals (Goalsetting)

B. Lembar Keduaa. Learning Outcome/Goalsb. Learning Experience/Activitiesc. Description of the lessond. Student Comment (Like/Dislike)e. Teacher Commentf. Karya siswa dan/atau lembar kerja siswa (worksheet)

6. Peran Guru Kelas dalam Two Ways Conference:a. Menyusun dan mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk portofolio siswa.b. Membuat dan mengirimkan undangan kepada Wali Murid.c. Mempersiapkan setting ruangan untuk conference dengan visi memberikan suasana nyaman

berkomunikasid. Membangun awal komunikasi dalam conference dengan sikap tubuh yang welcome dan

mendinginkan hati.e. Menuntun Wali Murid dalam membaca portofolio dan memberikan informasi seluas-luasnya

terhadap item yang sedang dijadikan bahan pembicaraan.f. Menjawab dan merespons pertanyaan-pertanyaan yang timbul dari Wali Murid dengan visi

memberikan pencerahan.

13


2013/2014

g. Membantu Wali Murid memecahkan masalah yang dihadapi siswa dengan memberikan strategi-strategi alternatif yang bisa diaplikasikan di rumah untuk menunjang proses belajarnya di sekolah.

h. Menuntun Wali Murid untuk mengikatkan komitmen dalam membantu siswa berkembang di rumah sebagai bagian perkembangan proses belajarnya di sekolah. Ini dilakukan dengan secara bersama-sama menyusun goalsetting yang sesuai dengan kebutuhan perkembangan siswa.

7. Peran Guru Kelas dalam Three Ways Conference:a. Menyusun dan mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk portofolio siswa.b. Membuat dan mengirimkan undangan kepada Wali Murid.c. Mempersiapkan setting ruangan untuk conference dengan visi memberikan suasana nyaman

berkomunikasi.d. Melatih siswa dalam mendemonstrasikan kebisaannya berbasis portofolionya. Sebelum melatih,

Guru Kelas harus menuntun siswa memilih mana indikator yang akan didemonstrasikan dengan cara memilih karya atau lembar kerjanya. Demonstrasi berarti bukan hanya menjelaskan, tetapi kalau perlu, mempraktikkan.

e. Membangun awal conference dengan pembukaan yang hangat, memberikan arahan awal kepada Wali Murid tentang apa yang diharapkan dari conference, serta yang terpenting adalah menjelaskan peran siswa sebagai demonstrator.

f. Menuntun siswa dalam mendemonstrasikan kebisaannya berbasis portofolionya.g. Memberikan informasi seluas-luasnya kepada Wali Murid terhadap item yang sedang dijadikan

bahan demonstrasi, bila dirasa masih perlu dieksplorasi lagi, untuk mencegah kebingungan atau pertanyaan tak terjawab Wali Murid.

h. Menjawab dan merespons pertanyaan-pertanyaan yang timbul dari Wali Murid dengan visi memberikan pencerahan.

i. Membantu Wali Murid memecahkan masalah yang dihadapi siswa dengan memberikan strategi-strategi alternatif yang bisa diaplikasikan di rumah untuk menunjang proses belajarnya di sekolah.

j. Menuntun Wali Murid untuk mengikatkan komitmen dalam membantu siswa berkembang di rumah sebagai bagian perkembangan proses belajarnya di sekolah. Ini dilakukan dengan secara bersama-sama menyusun goalsetting yang sesuai dengan kebutuhan perkembangan siswa.

8. Peran Guru Kelas dalam Student-Led Conference:a. Menyusun dan mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk portofolio siswa.b. Membuat dan mengirimkan undangan kepada Wali Murid.c. Membuat dan mengirimkan daftar pertanyaan penuntun SLC kepada Wali Murid untuk dipelajari di

rumah.d. Mempersiapkan setting ruangan untuk conference dengan visi memberikan suasana nyaman

berkomunikasi.e. Melatih siswa dalam menuntun orang tuanya menjelaskan display dan portofolio yang menjadi

bahan SLC.

14


2013/2014

f. Membangun awal conference dengan pembukaan yang hangat, memberikan arahan awal kepada Wali Murid tentang apa yang diharapkan dari conference, serta yang terpenting adalah menjelaskan peran siswa sebagai presenter.

g. Memonitor siswa saat mempresentasikan display dan portofolionya. Guru Kelas tidak ikut campur kecuali siswa mengalami kebuntuan komunikasi. Disarankan untuk memberi dulu kesempatan pada siswa untuk melanjutkan komunikasinya sampai maksimal. Bila masih buntu, barulah bantuan diberikan. Yang perlu dicatat, bantuan pun tidak boleh sampai mengambil alih peran siswa sebagai presenter.

h. Memberikan informasi seluas-luasnya kepada Wali Murid terhadap item yang sedang dijadikan bahan presentasi pasca SLC, bila dirasa masih perlu dieksplorasi lagi, untuk mencegah kebingungan atau pertanyaan tak terjawab Wali Murid.

i. Menjawab dan merespons pertanyaan-pertanyaan yang timbul dari Wali Murid dengan visi memberikan pencerahan.

j. Membantu Wali Murid memecahkan masalah yang dihadapi siswa dengan memberikan strategi-strategi alternatif yang bisa diaplikasikan di rumah untuk menunjang proses belajarnya di sekolah.

k. Menuntun Wali Murid untuk mengikatkan komitmen dalam membantu siswa berkembang di rumah sebagai bagian perkembangan proses belajarnya di sekolah. Ini dilakukan dengan secara bersama-sama menyusun goalsetting yang sesuai dengan kebutuhan perkembangan siswa.

9. Peran Guru Kelas dalam Report Distribution:a. Menyusun dan mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk raport siswa.b. Membuat dan mengirimkan undangan kepada Wali Murid.c. Mempersiapkan setting ruangan untuk pembagian raport dengan visi memberikan suasana nyaman

berkomunikasid. Membangun awal komunikasi dalam pembagian raport dengan sikap tubuh yang welcome dan

mendinginkan hati.e. Menuntun Wali Murid dalam membaca raport dan memberikan informasi seluas-luasnya terhadap

item yang sedang dijadikan bahan pembicaraan.f. Menjawab dan merespons pertanyaan-pertanyaan yang timbul dari Wali Murid dengan visi

memberikan pencerahan.g. Membantu Wali Murid memecahkan masalah yang dihadapi siswa dengan memberikan strategi-

strategi alternatif yang bisa diaplikasikan di rumah untuk menunjang proses belajarnya di sekolah.h. Menuntun Wali Murid untuk mengikatkan komitmen dalam membantu siswa berkembang di

rumah sebagai bagian perkembangan proses belajarnya di sekolah.

10. Portofolio boleh dibawa pulang untuk ditelaah lagi oleh Wali Murid, tapi harus segera dikembalikan karena Guru Kelas membutuhkannya sebagai dokumen penuntun dalam melaksanakan proses belajar di kelas.

15


2013/2014

11. Karena terbatasnya waktu, rentang waktu conference dan/atau report distribution harus dibatasi sebagai berikut:

a. Playgroup (Two Ways Conference) : 20 menit @ anakb. TK (Three Ways Conference) : 30 menit @ anakc. SD (Student Led Conference) : 45 menit @ anakd. Report Distribution : 20 menit @ anak

12. Guru harus bisa mematuhi rentang waktu itu agar penggunaan waktu kerja lebih efisien.

PASAL XIVPROSEDUR PENGGUNAAN BAHASA INGGRIS DI SEKOLAH

1. Untuk menunjang pencitraan sekolah sebagai Sekolah Nasional Plus yang mengutamakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar sehari-hari, maka seluruh komunikasi lisan antara Guru dan staf, Guru dan siswa serta Staf dan siswa,harus diungkapkan dalam Bahasa Inggris.

2. Untuk meningkatkan kemampuan berbahasa Inggris, disarankan Guru dan staf memanfaatkan media pembelajaran yang ada di perpustakaan dan/ atau berkonsultasi dengan Guru Bahasa Inggris.

3. Kegagalan dalam memenuhi pasal ini dikenakan sangsi berupa pembayaran denda sebesar Rp. 500,00 perkejadian. Uang denda akan dikelola oleh Teacher Supervisor untuk membeli buku-buku/CD yang dapat menunjang peningkatan kemampuan berbahasa Inggris Guru.

PASAL XVPROSEDUR PERINGATAN ATAS KEGAGALAN MENJALANKAN SOP

Kegagalan dalam mematuhi SOP membawa konsekuensi sebagai berikut:a. Teguran lisan oleh Supervisor dan/atau Kepala Sekolah yang bertujuan untuk memberi masukan

yang positif.b. Penerbitan surat peringatan pertama oleh Kepala Sekolah.c. Penerbitan surat peringatan kedua oleh Kepala Sekolah serta sanksi administratif lainnya bila

diperlukan.d. Penerbitan Surat peringatan ketiga oleh Kepala Sekolah yang dapat berujung pada pelepasan status

kepegawaian yang bersangkutan tanpa pesangon apapun.

16


2013/2014

PERNYATAAN

Maka saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :

Jabatan :

Alamat :

Akan mematuhi semua peraturan yang tersebut diatas dengan penuh kesadaran dan tanpa paksaan dari pihak manapun. Saya akan menerima segala konsekuensi yang telah disebutkan diatas, apabila dalam pelaksanaannya saya tidak mematuhi dan melanggar dari apa yang sudah saya sepakati.

Yang bertanda tangan,

( nama jelas ) Jabatan

17

sop peek a boo & vision school

Education