MANAJEMEN PENGELOLAAN

INFORMASI DAN DOKUMENTASI

DISAMPAIKAN OLEH :

Drs.H.ZAMHARI CIK AMIT,M.Si

DINAS PERHUBUNGAN KOMINFO PROV.SUMEL

1

1. PENGUMPULAN

2. PENGOLAHAN

3. PENYIMPANAN/DOKUMENTASI

4. PELAYANAN INFORMASI

2

A. PENGUMPULAN INFORMASI Dalam Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010

tentang Standar Layanan Informasi Publik, pasal 7 ayat (2), PPID bertugas mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik (dalam bentuk salinan elektronik dan salinan tertulis) dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi :

1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;

2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat.

3

PENGUMPULAN INFORMASI MERUPAKAN KEGIATAN YANG TELAH, SEDANG DAN AKAN DILAKSANAKAN (DAPAT DIKAITKAN DENGAN RENSTRA);

INFORMASI HARUS BERKUALITAS DAN RELEVAN DALAM PENGAMBILAN KEBIJAKAN DALAM HAL INI UNTUK KEBUTUHAN PENGELOLAAN DAN LAYANAN INFORMASI;

INFORMASI YANG DIKUMPULKAN BERSUMBER DARI PEJABAT YANG MEMILIKI OTORITAS, DAN DARI ARSIP RESMI YANG TERSEDIA PADA BADAN PUBLIK;

ARSIP RESMI YANG TERSEDIA DARI ARSIP STATIS DAN DINAMIS YANG MERUPAKAN ARSIP YANG TERKAIT DENGAN PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI SATUAN KERJA BERSANGKUTAN;

TAHAPAN ……….

BEBERAPA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DAN DIKETAHUI BADAN PUBLIK DALAM PENGUMPULAN INFORMASI, SEBAGAI BERIKUT :

4

TAHAPAN PENGUMPULAN INFORMASI, SEBAGAI BERIKUT :

A. MENGENALI TUGAS DAN FUNGSI SATKER, DAN MENJALIN KONTAK DENGAN UNIT KERJA YANG MEMILIKI INFORMASI;

B. MENANYAKAN KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN OLEH TIAP SATUAN KERJA;

C. MENGUMPULKAN INFORMASI DAN DOKUMEN YANG DIHASILKAN;

D. MEMBUAT DAFTAR JENIS-JENIS INFORMASI DAN DOKUMEN YANG TELAH DIKUMPULKAN.

5

B. PENGOLAHAN INFORMASIPROSES PENGOLAHAN INFORMASI MELALUI 3 TAHAP, YAITU :1. PENDATAAN INFORMASI, adalah proses

menginventarisir informasi yang sudah diperoleh sebelum dilakukan pengkategorian atau seleksi informasi.

2. SELEKSI INFORMASI, adalah memilah/menentukan informasi yang telah dikumpulkan dari setiap unit kerja setiap Badan Publik. Proses penyeleksian informasi dapat dilakukan berdasarkan kategori sumber informasi, jenis atau bentuk kemasan informasi yang dimiliki atau telah dikumpulkan dari Satker.

3. VERIFIKASI, dilakukan dengan cara memeriksa kembali jenis-jenis informasi dan dokumen yang sudah dikumpulkan dan didata yang diperoleh dari Satker pada Badan Publik. 6

1. INFORMASI PUBLIK YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN SECARA BERKALA; meliputi :

KATEGORISASI INFORMASI YANG BERSIFAT PUBLIK

A. Informasi yang berkaitan dengan Badan Publik, yaitu informasi yang menyangkut keberadaan, kepengurusan, maksud dan tujuan, ruang lingkup kegiatan, dan informasi lainnya yang merupakan informasi publik yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

B. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Badan Publik terkait, meliputi kondisi Badan Publik yang bersangkutan yang meliputi hasil dan prestasi yang dicapai serta kemampuan kerjanya;

C. Informasi mengenai laporan keuangan; dan/atau

D. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan;

E. Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon.

7

2. INFORMASI PUBLIK YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA MERTA, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi :A. Informasi tentang bencana alam seperti kekeringan, kebakaran

hutan karena faktor alam, hama penyakit tanaman, epidemik, wabah,kejadian luar biasa, kejadian antariksa atau benda-benda angkasa;

B. Informasi tentang keadaan bencana non-alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri, ledakan nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan keantariksaan;

C. Bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial atar kelompok atau antar komunitas masyarakat dan teror, yang bisa menyebabkan kekacauan;

D. Informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular;

E. Informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat; dan/atau

F. Informasi tentang rencana ganggunan terhadap utilitas publik 8

3. INFORMASI PUBLIK YANG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT PADA BADAN PUBLIK, meliputi informasi publik sekurang-kurangnya terdiri atas :

A. Daftar informasi publik yang sekurang-kurangnya memuat (lihat contoh format daftar informasi publik);

B. Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau kebijakan badan Publik;

C. Seluruh informasi lengkap yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;

D. Informasi tentang organisasi, administrasi, kepegawaian dan keuangan;

E. Surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya;

F. Surat menyurat pimpinan atau pejabat Badan Publik dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya;

G. Syarat-syarat perizinan, izin yang diterbitkan dan/atau dikeluarkan berikut dokumen pendukungnya, dan laporan penataan izin yang diberikan;

H. …………..

9

H. Data perbendaharaan atau inventaris;

I. Rencana strategis dan rencana kerja Badan Publik;

J. Agenda kerja pimpinan satker;

K. Informasi mengenai kegiatan pelayanan informasi publik yang dilaksanakan, sarana prasarana layanan informasi publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani layanan informasi publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan informasi publik serta laporan penggunaanya;

L. Jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran yang ditemukan dalam pengawasan internal serta laporan penindakannya;

M. Jumlah, jenis, dan gambaran umum pelanggaran yang dilaporkan oleh masyarakat serta laporan penindakannya;

N. Daftar serta hasil-hasil penilitian yang dilakukan;

O. Informasi publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa.

P. ……………… 10

P. Informasi tentang standar pengumuman informasi bagi badan publik yang memberikan izin dan/atau melakukan perjanjian kerja dengan pihak lain yang kegiatannya berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum;

Q. Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum.

11

No

RingkasanIsi

Informasi

Pejabat/Unit/Satker yang menguasai informasi

Penanggungjawab

Pembuatan atau PenerbitanInformasi

Waktu danTempat

Pembuatan

Informasi

Bentuk Informasi

Yang tersedia

Jangka Waktu PenyimpananAtau retensi

Arsip

Contoh Format Daftar Informasi Publik

KETERANGAN :# Format ini adalah format Daftar Informasi secara manuak. Badan Publik dapat mengembangkan dalam format lain, misalnya secara komputerisasi yang harus tetap dapat diakses oleh Publik serta mencakup unsur-unsur yang termuat dalam format ini.

12

Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau kebijakan badan Publik

1. Dokumen pendukung seperti naskah akademis, kajian atau pertimbangan yang mendasari terbitnya peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut.

2. Masukan-masukan dari berbagai pihak atas peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut.

3. Risalah rapat dari proses pembentukan peraturan,keputusan atau kebijakan tersebut.

4. Rancangan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut.

5. Tahap perumusan peraturan, keputusan atau kebijakan tersebut

6. Peraturan, keputusan dan/atau kebijakan yang telah diterbitkan

13

Informasi tentang organisasi, administrasi, kepegawaian dan keuangan

1. Pedoman pengelolaan organisasi, administrasi, personil dan keuangan.

2. Profil lengkap pimpinan dan pegawai yang meliputi nama, sejarah karir atau posisi, sejarah pendidikan, penghargaan dan sanksi berat yang pernah diterima.

3. Anggaran Badan Publik secara umum maupun anggaran anggaran secara khusus unit pelaksana teknis serta laporan keungannya.

4. Data statistik yang dibuat dan dikelola oleh Badan Publik.

14

C. PENYIMPANAN/PENDOKUMENTASIAN

INFORMASIPENYIMPANAN ATAU PENDOKUMENTASIAN INFORMASI MERUPAKAN KEGIATAN PENYIMPANAN DATA DAN INFORMASI, CATATAN DAN/ATAU KETERANGAN YANG DIBUAT DAN/ATAU DITERIMA OLEH SATKER DI LINGKUNGAN BADAN PUBLIK

PENDOKUMENTASIAN INFORMASI DIMAKSUDKAN UNTUK MENGATUR DAN MENGELOLA INFORMASI PUBLIK GUNA MEMUDAHKAN PPID DALAM MELAYANI PERMINTAAN INFORMASI GUNA MEMBANTU PPID DALAM MELAYANI PERMINTAAN INFORMASI.

15

TAHAPAN PENYIMPANAN/PENDOKUMENTASIAN INFORMASI

A. DESKRIPSI RINGKAS INFORMASI

Setiap Badan Publik membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi sesuai dengan Daftar Informasi Publik yang telah ditetapkan.

B. OTENTIKASI INFORMASI

Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap Badan Publik.

C. PEMBERIAN KODE INFORMASI

Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing badan publik. Pengkodea informasi meliputi :

1. Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka;

2. ………16

2. Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok primer atau fungsi.

3. Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan.

D. PENATAAN DAN PENYIMPANAN INFORMASI

dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis dan mudah dalam pencarian, sebaiknya dibuat dalam softcopy dan hardcopy.

E. PENGEMASAN ULANG

pengemasan ulang bentuk data informasi publik menjadi data digital. Hal ini dilakukan dengan cara merubah informasi publik menjadi data digital untuk mengefisienkan daya tampung penyimpanan.

17

D. PELAYANAN INFORMASI1. PRINSIP LAYANAN INFORMASI

Dalam memberikan pelayanan informasi publik, badan publik wajib memenuhi prinsip-prinsip pelayanan informasi publik, antara lain :

a. Menyediakan dan memberikan informasi publik yang berada dibawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik, selain informasi yang dikecualikan;

b. Menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak direkayasa;

c. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi secara efisien dan efektif sehingga informasi publik dapat diakses dengan mudah, baik secara pasif (dapat langsung diakses melalui website) maupuan aktif (meminta informasi langsung ke Badan Publik);

d. Membuat pertimbangan secara tertulis dalam setiap kebijakan yang diambil dalam memenuhi hak setiap orang atas informasi publik;

e. ………….18

e. Pertimbangan tertulis juga dilakukan pada saat mendokumentasikan, mengklasifikasikan informasi, memberi informasi yang diminta publik, dan menolak permintaan informasi;

f. Pertimbangan tertulis setiap kebijakan yang diambil didasarkan pada aspek politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan dan/atau keamanan negara.

2. KELEMBAGAAN DAN SUMBER DAYA PELAYANAN

a. Kelembagaan

Kelembagaan pelayanan informasi dapat dilekatkan pada fungsi komunikasi dan informasi badan publik yang sebelumnya sudah melalukan pelayanan informasi. Contoh : KEMENKOMINFO melekatkan bagian pelayanan informasi di Pusat Informasi dan Humas.

b. …………

19

b. Sumber Daya Manusia

Untuk melakukan pelayanan informasi, SDM yang diperlukan mencakup petugas informasi yang memiliki kompetensi untuk :

• Secara aktif mengumumkan informasi publik yang diumumkan secara berkala dan serta merta melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku kepentingan dan dapat dengan mudah dipahami.

• Melayani permohonan informasi jika ada permohonan informasi yang masuk ke Badan Publik.

• Pengetahuan di bidang hukum.

• Kemampuan dalam pengarsipan dan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi.

c. Perlengkapan

Perlengkapan yang dibutukan adalah yang digunakan untuk melayani informasi selama ini yang antara lain bisa termasuk :

• Ruangan yang memadai

• ...........20

• Katalog daftar informasi publik, dengan data status informasi dan tempat penyimpanan informasi

• Meja informasi untuk melayani permohonan informasi

• Komputer (dengan koneksi internet)

• Printer

• Formulir untuk permohonan informasi, tanda terima permohonan informasi, dan tanda bukti penyerahan informasi

• Telpon/Fax

• Alat Tulis

• Alat lainnya yang mungkin dibutuhkan.

3. MEKANISME PELAYANAN INFORMASI

a. Mekanisme Pelayanan Infomasi yang tersedia setiap saat atas permintaan secara tertulis

1). Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi kepada PPID melalui surat permohonan resmi;

21

2). Pejabat PPID menerima permohonan informasi;

a) PPID melakukan pencatatan permintaan informasi dari pemohon untuk kepentingan tertib administrasi, PPID menyiapkan Formulir Permintaan Informasi yang terdiri dari :

* Nomor formulir

* Nama Pemohon Informasi

* Alamat dan No. Telpon Pemohon Informasi (fotokopi KTP)

* Subjek dan keterangan informasi yang diminta

* Alasan permintaan informasi

* Nama Pengguna Informasi

* Alamat dan No. Telpon Pengguna Informasi (fotokopi KTP)

* Alasan/tujuan penggunaan informasi

* Format dan cara pengiriman

22

* Format dan cara pengiriman

* Nama dan tanda tangan PPID

* Tanggal diterimanya permohonan informasi

* Cap badan publik

b) Pemberian tanda bukti permohonan informasi (no. pendaftaran) kepada permohon informasi

b. Mekanisme Pelayanan Informasi yang tersedia setiap saat atas permintaan secara tidak terulis. Langkah-langkah meliputi :

1).Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi kepada PPID;

2). Pejabat PPID menerima permohonan informasi;

3).PPID melalukan pencatatan permintaan informasi dari pemohon untuk kepentingan tertib administrasi, PPID menyiapkan Formulir Permintaan Informasi.

c. …………….

23

c. Selambat-lambatnya dalam waktu 10 hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID, maka PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan itu meliputi permintaan informasi diterima, ditolak, dan perpanjangan waktu.

d. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan disertai alasannya, dan PPID harus memberitahukan secara tertulis apakah permintaan informasi dapat dipenuhi atau tidak.

e. Jika permintaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah softcopy atau data tertulis, biaya yang dibutuhkan. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.

f. Jika permintaan informasi ditolak, pemohon dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID, dan atasan PPID diberikan waktu selama 30 (tiga puluh) hari kerja untuk memberikan tanggapan.

g. …………

24

g. Jika atasan PPID tidak dapat menyelesaikan sengketa secara internal/tetap menolak permohonan informasi da pemohon tetap tidak puas, pemohon dapat diarahkan untuk mengajukan sengketa ke Komisi Informasi. Jika sudah ada putusan Komisi Informasi dan salah satu pihak keberatan dengan putusan tersebut, maka dapat melakukan banding ke Pengadilan Tata Usaha Negara dan Mahkamah Agung sebagai upaya terakhir.

h. Pendokumentasian permintaan informasi publik dan pelaporan pelayanan permintaan informasi publik baik melalui media elektronik maupun non elektronik, tidak tertulis maupun yang tertulis wajib didokumentasikan.

4. WAKTU PELAYANAN

Jam pelayanan informasi perlu ditetapkan dan dapat mengikuti jam kerja dari Badan Publik tersebut. Contoh pukul 09.00 – 15.00 WIB sebagai jam pelayanan informasi dengan jam istirahat pukul 12.00 – 13.00 WIB.

25

3

4

PEMOHON INFO

1

2PPID

TERTULIS ATAU TIDAK TERTULIS

PENCATATAN INFO :

NOMOR FORMULIR –NAMA PEMOHON-ALAMAT & NO. TELP-SUBYEK & KETERANGAN INFO YG DIMINTA-FORMAT PENGIRIMAN-NAMA DAN TD TANGAN PPID-TGL DITERIMANYA PENGAJUAN PERMINTAA-CAP BP

PEMBERIAN TD BUKTI

PEMBERITAHUAN TERTULISPERMINTAAN INFORMASI

5

8PENOLAKANDISERTAI ALASAN

DPT MENGAJUKANKEBERATAN

MELALUI ATASANPPID, KI, PN, MA

6 PERPANJANGAN WAKTUPERPANJANGAN WAKTU DISERTAI ALASAN, MAKS 7 HARI

7

PEMBERIAN INFO YG DIMINTAPEMBERIAN INFO YG DIMINTA SESUAI DG FORMAT YG DISEPAKATI

DOK & KLASIFIKASI INFO IP YG DIUMUMKAN BERKALA

IP YG DIUMUMKAN SERTA MERTA IP YG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT

IP YG DIKECUALIKAN

26

27