skripsi bab 4 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2011-1-00382-ka bab 4.pdf · atas...

64

BAB 4

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil penelitian yang dilakukan dengan

menggunakan metode Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis. Fit/Gap Analysis memiliki

tujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan PT. Garuda Indonesia dan menggambarkan

sejauh mana software SAP ECC 6.0 modul Material Management dapat memenuhi

kebutuhan tersebut. Setelah dilakukan Fit/Gap Analysis akan dilakukan Risk Analysis

atas rekomendasi yang diberikan atas analisis sebelumnya. Risk Analysis bertujuan untuk

mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul jika fungsi yang direkomendasikan pada

software SAP ECC 6.0 modul Material Management tidak digunakan oleh PT. Garuda

Indonesia.

4.1 Fit/Gap Analysis

Secara umum, Fit/Gap Analysis adalah suatu metode yang mencakup

kegiatan mengidentifikasi data kunci atau komponen-komponen yang sesuai (fit) di

dalam sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi-solusi. Dalam penelitian

ini, Fit/Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi apakah seluruh fungsi

pada software yang digunakan sudah diimplementasi sesuai dengan kebutuhan dari

PT. Garuda Indonesia untuk mendukung proses bisnisnya khususnya untuk modul

Material Management. Fit/Gap Analysis dilakukan dengan cara membandingkan

kebutuhan PT. Garuda Indonesia dengan fungsi-fungsi yang disediakan oleh

65

software SAP ECC 6.0 modul Material Management yang telah

diimplementasikan.

Fit/Gap Analysis ini dimulai dengan terlebih dahulu mengidentifikasi

kebutuhan dari PT. Garuda Indonesia dengan cara pengamatan langsung yaitu

melakukan uji coba secara langsung terhadap software SAP dan melakukan

interview dengan user yang menggunakan software SAP pada modul Material

Management. Kemudian identifikasi kebutuhan dilanjutkan dengan cara

menganalisis proses bisnis perusahaan.

Setelah kebutuhan diidentifikasi, dilakukan penentuan peringkat kebutuhan

(Rank of Requirement). Tujuan dari penentuan peringkat kebutuhan ini adalah

mengidentifikasi dan menentukan skala prioritas suatu kebutuhan terhadap proses

bisnis PT. Garuda Indonesia. Peringkat kebutuhan terdiri atas tiga skala yaitu High,

Medium dan Low.

Tabel 4.1 Requirement Rank-Pembahasan

Peringkat Penjelesan

High Kebutuhan ini sangat berpengaruh terhadap proses bisnis PT.

Garuda Indonesia sehingga kebutuhan ini harus terpenuhi.

Medium

Kebutuhan ini berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Garuda

Indonesia, jika kebutuhan ini belum terpenuhi maka tidak akan

mengganggu tujuan utama dari PT. Garuda Indonesia. Namun

jika terpenuhi akan memberikan nilai yang signifikan.

66


Low

Kebutuhan ini sedikit berpengaruh terhadap proses bisnis PT.

Garuda Indonesia. Jika kebutuhan ini tidak terpenuhi, tidak akan

mengganggu proses bisnis yang sedang berjalan. Namun jika

terpenuhi akan membantu meningkatkan kinerja proses bisnis

dalam perusahaan.

Setelah dilakukan penentuan peringkat kebutuhan, selanjutnya kebutuhan

tersebut disesuaikan dengan fungsi yang terdapat pada software SAP ECC 6.0

modul Material Management dengan penentuan degree of fit yang terdiri atas

tiga kondisi yaitu, Fit, Gap, dan Partial Fit.

Tabel 4.2 Degree of Fit-Pembahasan

Degree Penjelasan

Fit Kebutuhan sudah diimplementasikan dalam penggunaan software

SAP dan sudah difungsikan secara maksimal.

Gap Kebutuhan belum diimplementasikan dalam penggunaan software

SAP.

Partial Kebutuhan sudah diimplementasi namun belum difungsikan secara

maksimal atau sudah diimplementasi namun belum secara

keseluruhan.

67

Setelah dilakukan penentuan degree of fit, selanjutnya akan dilakukan evaluasi

terhadap masing-masing kebutuhan. Evaluasi ini bertujuan untuk

mengidentifikasi dan menganalisis sudah sejauh mana fungsi dari software SAP

digunakan dalam pemenuhan kebutuhan PT. Garuda Indonesia. Selain itu,

khusus untuk kebutuhan yang memiliki derajat gap akan dianalisis kembali dan

selanjutnya akan diberikan rekomendasi mengenai fungsi mana saja yang dapat

digunakan dalam software SAP untuk memenuhi kebutuhan.

4.1.1 Fit/Gap Analysis Head Office (HO)

Fit/Gap Analysis untuk HO dilakukan berdasarkan urutan proses

bisnis yang dijalankan mulai dari Purchase Requisition (PR), Source

Determination, Vendor Selection, Purchase Order, Goods Receipt, dan

Invoice Verification.

Kebutuhan yang difokuskan pada HO adalah seluruh kegiatan

dalam proses pengadaan stock material dan non-stock material. Pada HO

dilakukan pengadaan dengan MRP untuk dua jenis stock material, yaitu

barang kestasiunan dan printing material yang digunakan baik di HO

maupun BO. Ketika BO membutuhkan material yaitu ketika jumlah

material di BO telah mencapai Re-Order Point (ROP), HO akan secara

langsung mengirimkan material ke BO tanpa perlu adanya melakukan

reservation terlebih dahulu.

Untuk stock material lain yaitu office supplies, pengadaannya

dilakukan secara manual yaitu dengan pembuatan Purchase Requisition

68

(PR), Release PR, pembuatan Purchaser Order (PO), Release PO, Goods

Receipt, dan Invoice Verification.

Sedangkan untuk pengadaan non-stock material dilakukan untuk

office equipment dan IT. Pengadaan non-stock material dilakukan oleh

masing-masing HO dan BO secara manual.

Tabel 4.3 Fit/Gap Analysis - Head Office (HO)

No Company

Requirement Description Rank

Degree

of Fit Evaluation Recommendation

A Reservation

A.1 Reservation

material ke

bagian inventory

Setiap user pada tiap

bagian di perusahaan yang

membutuhkan material

dapat melakukan akses

langsung untuk membuat

Reservation ke bagian

inventory.

H F Perusahaan telah

menggunakan fungsi ini.

Reservation digunakan

untuk pengadaan stock

dan non-stock material.

A.2 Good Issue atas

Reservation

menyimpan

Setiap kali bagian

inventory melakukan

Good Issue atas

H F Pada Good Issue atas

Reservation, material

document yang di

nomor dokumen

yang di

reference

Reservation, dokumen

Good Issue secara

otomatis menyimpan

nomor Reservation yang

di reference.

reference dari

Reservation sudah

tercantum history nomor

Reservation tersebut.

B Purchase Requisition (PR)

B.1 PR untuk stock

material

terbentuk secara

otomatis dari

proses MRP

Ketika material mencapai

titik Re-Order Point

(ROP), sistem secara

otomatis membuat PR

sebagai warning kepada

bagian inventory untuk

melakukan pengadaan.

H F Fungsi MRP telah

dijalankan dan ketika

telah mencapai titik

ROP, sistem

menghasilkan PR

otomatis bernomor

dokumen 36########.

PR tersebut digunakan

sebagai acuan untuk

melakukan pengadaan.

B.2 Harga untuk

stock material

yang tertera di

PR berasal dari

Contract

Harga satuan yang tertera

pada PR mengacu pada

harga yang telah disetujui

pada Contract.

M G Harga yang otomatis

muncul pada saat

pembuatan PR berasal

dari material master.

Untuk saat ini user harus

mendisplay Contract dan

mencari harga yang telah

disetujui. Setelah itu

mengubah harga pada PR

secara manual.

Menentukan Source of

Determination pada PR,

namun dengan cara ini tidak

mengubah harga pada PR,

melainkan harga otomatis

terubah pada PO.

B.3 Penggabungan

PR untuk proses

Ketika dijalankan proses

MRP untuk stock

H F Penggabungan PR yang

terbentuk dari proses

MRP Head

Office.

Penggabungan

ini dilakukan

untuk PR stock

material yang

sudah terbentuk

secara otomatis

dari proses

MRP.

material, semua material

yang memiliki quantity

dibawah titik Re-Order

Point akan menghasilkan

PR secara otomatis per

satu material. Seluruh PR

otomatis yang terbentuk

pada hari yang sama akan

digabung menjadi satu PR

untuk diproses secara

bersamaan.

MRP dilakukan secara

batch dan menghasilkan

PR baru dengan nomor

dokumen 35########.

B.4 Penggabungan

PR untuk proses

MRP Branch

Ketika dijalankan proses

MRP BO untuk stock

material, semua material

H F Penggabungan PR yang

terbentuk dari proses

MRP dilakukan secara

Office (BO).

Penggabungan

ini dilakukan

untuk PR stock

material yang

sudah terbentuk

secara otomatis

dari proses MRP

berdasarkan

masing-masing

BO.

yang memiliki quantity

dibawah titik Re-Order

Point akan menghasilkan

PR secara otomatis per

satu material. Seluruh PR

otomatis yang terbentuk

pada hari dan BO yang

sama akan digabung

menjadi satu PR untuk

diproses secara

bersamaan.

batch dan menghasilkan

PR baru dengan nomor

dokumen 35########.

B.5 Release PR

untuk pengadaan

stock dan non-

Setiap PR yang sudah

terbuat harus di release

berdasarkan beberapa

H F Setiap PR yang sudah

terbentuk selanjutnya

direlease oleh beberapa

stock material kriteria. bagian berdasarkan nilai

uang dari PR yang

terbentuk. Release

dilakukan dengan

mencentang check box

yang ada pada tampilan

Release PR. Proses

pengadaan baru dapat

dilanjutkan setelah

release dilakukan.

B.6 Nilai uang dari

budget atas

suatu material

akan ter-update

Setelah dilakukannya

release PR oleh bagian

budgeting, nilai uang

budget dari suatu material

M G Fungsi budget sudah

dijalankan pada modul

Finance namun belum

terintegrasi dengan

Fungsi budgeting dapat

dilakukan dalam software

dengan melakukan

pengaturan pada t-code

secara otomatis akan ter-update secara

otomatis.

modul Material

Management sehingga

ketika dilakukan Release

PR, user pada bagian

budgeting harus

memeriksa budget yang

tersedia secara manual.

Jika budget tersedia, baru

PR dapat direlease.

SPRO, CJ01/CJ20N, CJ40,

dan CJ30.

C Vendor Selection

C.1 Pembuatan

Request For

Quotation (RFQ)

kepada vendor

Pada saat melakukan

pengadaan material atau

pembaharuan Contract,

purchaser membuat RFQ

M G Purchaser membuat

RFQ secara manual lalu

mengirimkannya kepada

vendor.

Pembuatan RFQ dapat

dilakukan dengan

menggunakan software SAP

dengan t-code ME41 dan

sebagai permintaan

penawaran harga kepada

vendor.

dapat dilakukan secara

collective untuk beberapa

vendor agar memudahkan

proses perbandingan antara

beberapa vendor.

Untuk mencetak RFQ

sehingga dapat dikirimkan

kepada vendor dapat

dilakukan dengan t-code

ME9A.

C.2 Pembuatan

Quotation atas

permintaan

material

Quotation yang diterima

dari vendor diinput oleh

purchaser ke dalam

sistem.

M G Quotation yang

dikirimkan oleh vendor

atas RFQ sebelumnya

dikirimkan oleh

Pembuatan Quotation

dilakukan ketika perusahaan

menerima Quotation dari

vendor dan bisa merupakan

purchaser masih

dilakukan secara manual.

lanjutan dari proses RFQ.

Pembuatan Quotation dapat

dilakukan dengan software

SAP dengan t-code ME47.

C.3 Perbandingan

antara beberapa

Quotation

berdasarkan harga

dan quantity

Quotation dari beberapa

vendor dibandingkan

berdasarkan harga dan

quantity sehingga

mendapatkan quotation

yang optimum dari satu

vendor.

M G Proses membandingkan

Quotation dari beberapa

vendor dilakukan secara

manual oleh purchaser.

Dari beberapa Quotation

yang telah diinput ke dalam

sistem, kemudian dilakukan

perbandingan untuk

menemukan quotation yang

optimum dari satu vendor.

Perbandingan antara

Quotation dapat dilakukan

dengan software SAP dengan

t-code ME49. Pada t-code ini

juga dapat dilakukan setting

rejection letters untuk vendor

yang tidak terpilih dan

mencetaknya dengan ME9A.

C.4 Live Auction Sistem dapat menunjang

proses auction secara

langsung tanpa harus

tatap muka dengan para

vendor.

H G Live auction sudah

dilakukan namun tidak

dilakukan dengan

menggunakan sistem

SAP.

Pada software SAP modul

Material Management (MM)

tidak disediakan fungsi untuk

Live Auction. Tetapi fungsi

Live Auction dapat dilakukan

dengan menggunakan modul

Supplier Relationship

Management (SRM).

C.5 Contract

Management

Sistem dapat secara

otomatis membuat

M G Purchaser harus

menginput secara manual

Pada software SAP modul

Material Management (MM)

Contract dari hasil Live

Auction.

isi dari Contract. tidak disediakan fungsi untuk

Contract Management. Tetapi

fungsi Contract Management

dapat dilakukan dengan

menggunakan modul Supplier

Relationship Management

(SRM).

C.6 Penyimpanan

pasal-pasal pada

Contract

Contract dapat

menyimpan isi dari

seluruh Contract manual

termasuk peraturan dan

kesepakatan dalam

bentuk pasal.

L G Sistem hanya

menyimpan kondisi

mengenai spesifikasi

material dan harga yang

telah disepakati. Untuk

peraturan dan

kesepakatan lain di luar

Penyimpanan pasal-pasal

pada Contract dapat

dilakukan pada SRM namun

hanya berupa text dan tidak

dapat dianalisis atau ditindak

lebih lanjut oleh sistem.

kondisi material hanya

tersimpan secara manual.

D Purchase Order (PO)

D.1 Pembuatan PO

berdasarkan PR

Pembuatan setiap PO

harus didasarkan

(reference) pada PR yang

sudah di release.

H F Setiap PO yang dibuat

untuk dikirimkan kepada

vendor berasal dari

reference PR yang sudah

direlease.

D.2 Release untuk

PO yang sudah

terbuat

Setiap PO harus direlease

oleh purchaser sebelum

dikirimkan kepada vendor.

H F PO yang sudah terbentuk

direlease terlebih dahulu

oleh purchaser (GM).

D.3 Menampilkan

data historis atas

Sistem menyimpan data

pembelian terakhir (nomor

L G Purchasing Info Record

belum digunakan oleh

Fungsi ini disediakan oleh

software SAP yaitu

pengadaan

sebelumnya

PO, material, vendor,

harga)

perusahaan. Biasanya

untuk mengetahui

pengadaan yang pernah

dilakukan, user

melakukannya dengan

cara mendisplay PO.

Purchasing Info Record.

D.4 Konfirmasi dari

vendor atas

status PO

User dapat mengetahui

status PO yang sebenarnya

sampai material diterima.

L G Pada saat ini fungsi

dilakukan secara manual,

misalnya menelpon

langsung kepada vendor

dan informasi tidak

diinput ke dalam sistem

sehingga ada

kemungkinan user lain


software SAP yaitu Vendor

Confirmation, sebelumnya

dilakukan setting terlebih

dahulu pada t-code SPRO dan

untuk transaksinya

melakukan change pada PO

dengan t-code ME22.

yang bersangkutan tidak

mengetahui informasi

tersebut.

E Good Receipt (GR)

E.1 Penerimaan

material secara

bertahap yang

berasal dari satu

PO maupun

secara

keseluruhan.

Good Receipt dapat

dilakukan beberapa kali

(partial) karena adanya

penerimaan barang secara

bertahap yang didasarkan

pada satu PO atau dapat

dilakukan dengan

penerimaan secara

keseluruhan.

H F Pengiriman material

yang berasal dari satu PO

dilakukan secara

langsung atau bertahap.

Untuk pengiriman

material secara bertahap,

terbentuk beberapa Good

Receipt yang reference

ke satu PO yang sama.

F Invoice Verification

F.1 Adanya three-

way matching

Adanya pencocokkan

antara PO, GR dan Invoice

yang diterima.

H F Setelah Invoice dan

material telah diterima

dari vendor, Invoice

dientri ke dalam sistem.

Sistem melakukan

pengecekan Invoice

dengan reference kepada

PO. Quantity yang

tercantum pada Invoice

merupakan quantity yang

terdapat pada Good

Receipt.

G Other

G.1 Stock opname Sistem menunjang proses

perhitungan fisik yang

dilakukan perusahaan.

H G Selama ini stock opname

hanya dilakukan secara

manual oleh bagian

inventory. Jika quantity

fisik material yang

terdapat di gudang

berbeda dengan quantity

material yang tertera di

sistem, maka akan

dilakukan penelusuran

lebih lanjut untuk

mencari tahu mengapa

Stock opname atas semua

material yang terdapat pada

perusahaan dapat ditunjang

oleh software SAP dengan

menggunakan fungsi Physical

Inventory yang bisa diakses

melalui t-code MI01.

terjadi perbedaan

quantity. Pada akhirnya

quantity material yang

tersedia untuk digunakan

untuk kegiatan

operasional adalah

quantity berdasarkan

jumlah fisik yang ada di

gudang.

G.2 Mengevaluasi

vendor yang

sudah terdaftar

di perusahaan

Sistem membantu user

dalam melakukan

penilaian terhadap vendor

yang telah melakukan

transaksi dengan

M G Saat ini fungsi belum

digunakan oleh

perusahaan. Evaluasi

terhadap vendor yang

telah melakukan

Mengevaluasi vendor yang

sudah terdaftar di perusahaan

dapat ditunjang oleh software

SAP dengan fungsi Vendor

Evaluation dengan t-code

perusahaan berdasarkan

harga, kualitas material,

ketepatan dalam

pengiriman material dan

quantity material yang

dikirimkan.

transaksi dengan

perusahaan dilakukan

dengan cara menilai

secara manual kualitas

vendor dengan kriteria

yang ada.

ME61 yang dilakukan

terhadap vendor-vendor yang

telah melaksanakan transaksi

dengan perusahaan.

G.3 Memblokir

vendor

Setelah mendapatkan hasil

atas penilaian vendor, user

dapat melakukan block

terhadap vendor yang

tidak memenuhi criteria

perusahaan. Block

terhadap vendor sifatnya

tidak permanen sehingga

M G Fungsi ini belum

dijalankan oleh

perusahaan

menggunakan software.

Namun untuk melakukan

blok pada vendor secara

manual telah dilakukan

dengan cara

Memblokir vendor dapat

ditunjang oleh software SAP

dengan fungsi Block Vendor

yang bisa diakses melalui t-

code MK05.

apabila perusahaan ingin

melakukan transaksi

kembali dengan vendor,

user dapat mengaktifkan

kembali vendor tersebut.

mengevaluasi vendor

secara manual

berdasarkan beberapa

kriteria yaitu waktu

pengiriman, kualitas

material yang berbeda

dari kesepakatan,

kesalahan material pada

saat pengiriman,

perbedaan quantity

pengiriman dan

pemesanan.

G.4 Perkiraan

penggunaan

Sistem dapat membantu

bagian Inventory untuk

M G Pada saat ini perkiraan

penggunaan material


software SAP yaitu Forecast

material

(Forecast)

menggunakan

model seasonal.

memprediksi perkiraan

pengadaan barang dengan

model seasonal.

dilakukan berdasarkan

data-data historis yang

telah ada kemudian

diproses secara manual.

dengan t-code MP80.

G.5 Penentuan nilai

Re-Order Point

(ROP) dan

Safety Stock

(SS) untuk MRP

oleh sistem.

Sistem dapat membantu

bagian Inventory untuk

menghitung nilai ROP dan

SS untuk tiap material

yang diimplementasikan

MRP.

M G Pada saat ini perkiraan

nilai ROP dan SS

ditetapkan dengan

perhitungan secara

manual baru kemudian

dientrit ke dalam sistem.

Jika ingin melakukan

penentuan nilai Re-Order

Point (ROP) dan Safety Stock

(SS) untuk MRP maka harus

mengubah pengaturan view

MRP1 pada material master.

G.6 Analisis jumlah

stok

Sistem menyajikan

analisis stok tiap material

yang terdapat di

perusahaan per plant,

H G Saat ini fungsi belum

digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


software SAP yaitu Logistic

Information System (LIS)

dengan menggunakan t-code

storage location, material

dan material group

Logistic Information

System.

MC.1, MC.5, MC.9 dan

MC.L

G.7 Analisis nilai

uang akibat

pergerakan

material

Sistem menyajikan

analisis nilai uang dari

adanya Good Receipt dan

Good Issue per plant, per

material dan mendetil.


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.





MC.2.

G.8 Analisis nilai

uang akibat

pergerakan per

material

Sistem menyajikan



Good Issue tiap material.


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.





MC.A.

G.9 Analisis

pergerakan tiap

material yang

lebih mendetil

Sistem menyajikan



Good Issue tiap material

yang lebih mendetil

(tanggal pergerakan)


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.





MC48.

G.10 Analisis

pergerakan

jumlah stok

setiap material

per plant

Sistem menyajikan

analisis jumlah Good

Receipt dan Good Issue

tiap material pada tiap

plant.


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.





MCBA.

G.11 Analisis Sistem menyajikan H G Saat ini fungsi belum Fungsi ini disediakan oleh

pergerakan

jumlah stok

setiap material

per storage

location




storage location.

digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.




MCBC.

G.12 Analisis

pergerakan

jumlah stok

setiap material

Sistem menyajikan



tiap material.


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.





MCBE.

G.13 Analisis

pergerakan

jumlah stok

Sistem menyajikan




digunakan, analisis

dilakukan tanpa




setiap material

per material

group


material group.

menggunakan fungsi


System.


MCBK.

G.14 Analisis

pengadaan

material per

purchasing

organization

Sistem menyajikan

analisis pengadaan yang

dilaksanakan perusahaan

per purchasing

organization.


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.





MCE1.

G.15 Analisis analisis

vendor

Sistem menyajikan

analisis vendor yang

bekerja sama dengan

perusahaan dalam

pengadaan material.


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi






MCE3.

System.


pengadaan per

material group

Sistem menyajikan



per material group.


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.





MCE5.


pengadaan per

material

Sistem menyajikan



per material.


digunakan, analisis

dilakukan tanpa

menggunakan fungsi


System.





MCE7.

94

4.1.2 Fit/Gap Analysis Branch Office (BO)

Fit/Gap Analysis untuk BO dilakukan berdasarkan urutan proses

bisnis yang dijalankan mulai dari Purchase Requisition (PR), Purchase

Order (PR), Good Receipt (GR), pengeluaran material dari gudang BO,

dan Invoice Verification.

Pada BO lebih banyak difokuskan kebutuhan untuk proses

Material Requirement Planning (MRP). Proses MRP yang dijalankan

pada sepuluh BO adalah MRP terhadap stock material yaitu material

kestasiunan dan printing material. Untuk kedua material ini, pengadaan

dilakukan oleh Head Office (HO). Ketika jumlah material di BO sudah

mencapai titik Re-Order Point (ROP) maka HO akan langsung

melakukan pengiriman ke BO tanpa harus user di BO melakukan

reservation terlebih dahulu.

Pengadaan office supplies di BO dilakukan oleh masing-masing

BO. Jadi user di BO melakukan prosedur yang sama seperti di HO, yaitu

dengan membuat PR terlebih dahulu. Setelah pembuatan PR, kemudian

harus dilakukan release atas PR. Proses release dilakukan berdasarkan

nilai PR. Untuk nilai PR di atas Rp. 10.000.000,- harus direlease oleh

HO.

Tabel 4.4 Fit/Gap Analysis – Branch Office (BO)

No Company

Requirement Description Rank

Degree

of Fit Evaluation Recommendation

H Purchase Requisition (PR)

H.1 Pembuatan PR

untuk stock

material secara

otomatis dari

proses MRP

User pada BO tidak

membuat PR melainkan

sistem secara langsung

membuat PR dari proses

MRP dan diproses

langsung oleh purchaser

di HO.

H P Proses MRP telah

dijalankan, namun baru

dijalankan pada beberapa

Branch Office sehingga

hanya beberapa BO yang

dapat menciptakan PR

secara otomatis. Untuk

BO yang belum

menjalankan MRP masih

menggunakan

Dilakukan implementasi MRP

untuk BO yang belum

menjalankan MRP dengan

menggunakan pengaturan

yang sebelumnya telah

dilakukan terhadap BO

sebelumnya.

Reservation kepada Head

Office untuk pengadaan

stock material. Ketika

stok telah mencapai titik

Re-Order Point, sistem

secara otomatis membuat

PR dengan nomor

dokumen 36#######.

H.2 Pembuatan PR

untuk non-stock

material

User pada BO dapat

melakukan pembuatan

PR secara langsung pada

BO.

H F Pada saat BO

membutuhkan non-stock

material, user dapat

langsung membuat PR

tanpa harus melalui Head

Office.

H.3 Release PR untuk

pengadaan non-

stock material

Release PR untuk

pengadaan non-stock

material dilakukan secara

bertahap berdasarkan

kriteria yang ada.

H F PR yang sudah dibuat,

direlease oleh kepala

BO. Sampai batas nilai

tertentu PR direlease

oleh Head Office.

H.4 Update PR dari

proses MRP

setelah Place In

Storage

PR yang terbuat dari

proses MRP seolah-olah

otomatis hilang setelah

dilakukan Place In

Storage.

H P Fungsi MRP belum

dijalankan pada seluruh

BO sehingga update PR

seolah-olah secara

otomatis hilang setelah

dilakukan Place In

Storage. Fungsi ini baru

dijalankan pada sebagian

BO saja yang telah


untuk BO yang belum





sebelumnya.

menjalankan fungsi

MRP.

I Purchase Order (PO)

I.1 Pembuatan PO

berdasarkan PR

Pembuatan setiap PO

untuk pengadaan non-

stock material harus

didasarkan (reference)

pada PR yang sudah di

release.

H F PO yang dibuat atas non-

stock material harus

berasal dari reference PR

yang sudah di release.

Release yang berlaku

adalah release

berdasarkan jumlah nilai

dari suatu PR.

I.2 Release PO

untuk pengadaan

non-stock

Setiap PO harus

direlease oleh DMU /

AA sebelum dikirimkan

H F PO yang telah dibuat

tidak langsung di

kirimkan ke vendor tetapi

material. kepada vendor. dilakukan release

terlebih dahulu terhadap

PO oleh AA masing-

masing BO.

J Good Receipt (GR)

J.1 Pengiriman

material dari HO

ke BO

HO tidak langsung

mengirimkan material ke

BO namun ke suatu

lokasi baru terlebih

dahulu.

H P Pengiriman material

dilakukan dengan

menggunakan two-step

delivery. Pengiriman

material dari HO seolah-

olah diletakkan terlebih

dahulu pada transfer

location. Setelah material

sampai di BO, user di


untuk BO yang belum





sebelumnya.

BO melakukan Place In

Storage yang seolah-olah

menarik material dari

transfer location.

Quantity material yang

dicatat ke dalam Place In

Storage merupakan

jumlah sebenarnya yang

diterima. Fungsi ini baru

dijalankan oleh beberapa

BO yang telah

mengimplementasi MRP.

J.2 Pengiriman

material dari satu

Suatu BO dapat

melakukan pengiriman

M P Fungsi ini baru



untuk BO yang belum

BO ke BO lain material ke BO lain yang

membutuhkan.

BO. Pengiriman material

antara BO juga dilakukan

dengan menggunakan

two-step delivery.





sebelumnya.

J.3 Pengiriman

material dari HO

ke BO dan BO ke

BO tanpa

menciptakan

jurnal

Ketika terjadi pengiriman

material dari HO ke BO

dan BO ke BO tidak

tercipta jurnal karena

belum dianggap sebagai

biaya.

H P Fungsi ini baru


BO. Pada saat

pengiriman material dari

HO ke BO atau dari BO

ke BO tidak menciptakan

jurnal. Pada sebagian BO

lainnya masih

menggunakan reservation


untuk BO yang belum





sebelumnya.

atas permintaan material

dari BO ke HO sehingga

material yang sudah

dikirimkan oleh HO ke

BO sudah dianggap

sebagai biaya dan

menciptakan jurnal.

K Pengeluaran Material dari Gudang BO

K.1 Reservation oleh

end user (KK) di

BO

Seluruh end user (KK)

pada BO yang

membutuhkan stock

material melakukan

reservation terlebih

dahulu, namun

H G Setiap KK yang

membutuhkan material

membuat reservation

secara manual kepada

AA/DMU pada masing-

masing BO. Perusahaan

Diharapkan KK menggunakan

fasilitas web yang telah

dikembangkan untuk

meminimalkan kesalahan

pada transaksi yang

dilakukan.

diharapkan ID yang

beredar tidak terlalu

banyak. Jadi, hanya user

tertentu yang memiliki

ID pada software SAP.

telah mengembangkan

web bagi KK untuk

melakukan reservation

namun karena

keterbatasan dalam

sosialisasi, web belum

dapat direalisasikan

penggunaanya. Sehingga

dari data manual yang

telah dibuat oleh KK,

AA/DMU kemudian

menginput kembali ke

dalam sistem.

K.2 Terciptanya

jurnal ketika

material

dikeluarkan dari

gudang BO untuk

digunakan oleh

BO tersebut.

Ketika dilakukan

pengeluaran barang

untuk stock material

kepada end user, sistem

membuat jurnal yang

menyatakan adanya

biaya.

H P Untuk BO yang telah

menjalankan MRP, jurnal

tercipta ketika material

dikeluarkan dari gudang

BO untuk digunakan oleh

BO. Untuk BO yang

belum menjalankan

MRP, jurnal tercipta

ketika gudang HO

mengirimkan material ke

BO.


untuk BO yang belum





sebelumnya.

L Invoice Verification

L.1 Adanya three-

way matching

untuk non-stock

material

Adanya pencocokkan

antara Purchase Order,

Good Receipt dan

Invoice yang diterima.

H F Setelah Invoice dan

material telah diterima

dari vendor, user

menginput Invoice ke

dalam sistem. Sistem

melakukan pengecekan

Invoice dengan reference

kepada PO. Quantity

material yang tercantum

pada Invoice merupakan

quantity yang terdapat

pada Good Receipt.

106

4.2 Overview

Overview berisi penjelasan atas rekomendasi yang telah diberikan pada

tabel Fit/Gap Analysis untuk kebutuhan yang memiliki nilai gap dan partial.

Penjelasan akan dijabarkan mulai dari kebutuhan yang berasal dari Head Office

dan dilanjutkan dengan kebutuhan yang berasal dari Branch Office.

a. Kebutuhan : Harga untuk stock material yang tertera di PR berasal dari

Contract

Solusi : Menentukan Source of Determination pada PR, namun

dengan cara ini tidak mengubah harga pada PR, melainkan

harga otomatis terubah pada PO.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

Pada SAP tidak dimungkinkan jika harga yang tercantum pada PR

adalah harga dari Contract. Harga yang tercantum pada PR adalah

moving average price. Jika pada PO diinginkan harga berdasarkan

Contract, maka user harus menentukan Source of Determination pada PR

terlebih dahulu, kemudian harga pada PO akan secara otomatis mengikuti

harga dari Contract.

107

b. Kebutuhan : Nilai uang dari budget atas suatu material akan terupdate

secara otomatis

Solusi : Fungsi budgeting dapat dilakukan dalam software dengan

melakukan pengaturan pada t-code SPRO, CJ01/CJ20N,

CJ40, dan CJ30.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

Overview

• Maintain Planning Profile (SPRO)

Membuat sebuah profil perencanaan baru atau mengubah profil

yang telah ada dengan mengupdate beberapa input yang

dibutuhkan.

Kegiatan ini diproses dengan t-code SPRO - Project System –

Costs – Planned Costs – Manual Costs Planning in WBS –

Hierarchical Cost Planning – Create/Change Planning Profile.

• Maintain Budget Profile (SPRO)

Membuat sebuah profil budget baru atau mengubah profil yang

telah ada dengan mengupdate beberapa input yang dibutuhkan.


Costs – Budget – Maintain Budget Profiles.

108

• Maintain Project Profile and Assign Planning Profile & Budget

Profile (SPRO)


Structures – Operative Structures – Work Breakdown

Structure – Create Project Profile.

• Defining Availability Control for Budget Profile with warning

and Error Message (SPRO)


Costs – Budget – Define Tolerance Limits.

• Creating a Project

Membuat sebuah project baru untuk budgeting atas suatu

material tertentu dengan mengentri beberapa input yang

dibutuhkan. Perencanaan biaya (cost planning) bertindak sebagai

dasar bagi estimasi biaya awal untuk mendapatkan persetujuan

untuk budgeting.

Kegiatan ini diproses menggunakan t-code CJ01 atau melalui

navigation path: Accounting – Project System – Project –

Special Maintenance Functions – Work Breakdown Structure

– Create.

• Maintaining Cost Planning

Pada t-code CJ40 dilakuka entri data mengenai cost planning dan

menentukan jumlah budget untuk material tertentu. Kegiatan ini

dapat dilakukan dengan t-code CJ40 atau melalui navigation

109

path: Accounting – Project System – Financials – Planning –

Costs in WBS – Overall – Values – Change.

• Maintain Original Budgeting

Kegiatan ini diproses dengan menggunakan t-code CJ30 atau

melalui navigation path: Accounting – Project System –

Financials – Budgeting – Original Budget – Change.

• Release Budget

Releasing the budget tidak sama seperti original budget. User

dapat merelease budget pada nilai total atau tahunan. Kegiatan

ini diproses menggunakan t-code CJ32 atau melalui navigation

path: Accounting – Project System – Financials – Budgeting –

Release – Change.

c. Kebutuhan : Pembuatan Request For Quotation (RFQ) kepada vendor

Solusi : Pembuatan RFQ dapat dilakukan dengan menggunakan

software SAP dengan t-code ME41 dan dapat dilakukan

secara collective untuk beberapa vendor agar memudahkan

proses perbandingan antara beberapa vendor. Untuk

mencetak RFQ sehingga dapat dikirimkan kepada vendor

dapat dilakukan dengan t-code ME9A.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

110

Overview

Setelah bagian purchasing telah menerima Purchase Requisition

dan telah memprosesnya, dimungkinkan ada material yang membutuhkan

bagian purchasing untuk menawarkan Request For Quotation (RFQ).

Pertama-tama user membuat RFQ untuk material tertentu. User

dapat membuat RFQ secara manual, reference dari RFQ lain atau

menggunakan sebuah PR atau outline agreement sebagai sebuah

template. Kemudian RFQ dikirim kepada vendor-vendor pilihan.

RFQ dapat diproses dengan menggunakan transaksi ME41 atau

melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Material Management

– Purchasing – RFQ/Quotation – Request for Quotation – Create.

Setelah user membuat RFQ, user dapat mencetak RFQ tersebut melalui

transaksi ME9A atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics –

Material Management – Purchasing – RFQ/Quotation – Request for

Quotation – Messages – Print/Transmit.

d. Kebutuhan : Pembuatan Quotation atas permintaan material

Solusi : Pembuatan Quotation dilakukan ketika perusahaan

menerima Quotation dari vendor dan bisa merupakan

lanjutan dari proses RFQ. Pembuatan Quotation dapat

dilakukan dengan software SAP dengan t-code ME47.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

111

Overview

Quotation dikirimkan oleh vendor kepada bagian purchasing yang

ditawarkan dari RFQ. Respon dari vendor harus mengikuti ketentuan

yang telah diatur sebelumnya pada RFQ. Jika vendor gagal mengikuti

transaksi dari RFQ, user dapat mendiskualifikasi Quotation dari vendor

tersebut. Quotation dapat dikirimkan kepada vendor melalui EDI

menggunakan transaction set 843. Quotation dikirim kembali kepada

bagian purchasing oleh bidders, atau vendor, dibandingkan, lalu dipilih

salah satunya.

Entering a Quotation

Quotation diproses melalui transaksi ME47 atau melalui

navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials Management –

Purchasing – RFQ / Quotation – Quotation – Maintain.

Layar awal dari ME47 membutuhkan user bagian purchasing

untuk mengentri sebuah nomor RFQ. Nilai dari harga Quotation dapat

dientri pada field net price. Jika terdapat diskon, pajak atau kondisi lain

dapat ditambahkan ke dalam sistem menggunakan layar conditions.

Setelah Quotation telah dientri, Quotation harus dibandingkan untuk

memilih vendor yang akan ditawarkan Purchase Order.

e. Kebutuhan : Perbandingan antara beberapa Quotation berdasarkan

harga dan quantity

112

Solusi : Dari beberapa Quotation yang telah diinput ke dalam

sistem, kemudian dilakukan perbandingan untuk

menemukan Quotation yang optimum dari satu vendor.

Perbandingan antara Quotation dapat dilakukan dengan

software SAP dengan t-code ME49. Pada t-code ini juga

dapat dilakukan setting rejection letters untuk vendor yang

tidak terpilih dan mencetaknya dengan ME9A.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

Overview

Setelah Quotation yang telah dientri dengan reference terhadap

RFQ dan dikirim ke vendor, bagian purchasing kemudian mereview

quotation tersebut dan memutuskan mana vendor yang akan

diikutsertakan dalam penyediaan material atau jasa.

Satu elemen dari proses Quotation adalah untuk membandingkan

penawaran berdasarkan harganya. Cara ini adalah perbandingan yang

paling dasar yang dapat dilakukan dan tidak memerlukan faktor

keputusan.

Price Comparison Factor in Quotation

Price comparison dapat dilakukan melalui transaksi ME49 atau

melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials

Management – Purchasing – RFQ/Quotation – Quotation – Price

Comparison.

113

Price comparison dapat dilakukan di antara beberapa Quotation

dan dapat dipilih dengan menggunakan beberapa kriteria pemilihan

seperti purchasing organization, vendor, material, atau nomor collective

RFQ. Nomor collective adalah field yang paling berguna ketika

mengirimkan beberapa RFQ kepada vendor-vendor yang berbeda. Nomor

collective dapat digunakan untuk mempermudah menghasilkan sebuah

perbandingan.

Kriteria lain pada transaksi ME49 termasuk kriteria perbandingan

di bawah ini:

• Reference Quotation, Quotation yang digunakan sebagai

pembanding untuk quotation yang lain. Jika Reference Quotation

tidak dientri, maka Quotation dibandingkan antara satu dengan

yang lainnya.

• Mean value quotation, jika indikator ini diset maka perbandingan

dilakukan terhadap harga rata-rata dari Quotation. Quotation

dirata-ratakan dan rata-ratanya dinilai 100%. Quotation yang ada

direfleksikan pada sebuah persentase yang menunjukkan apakah

persentasenya di atas atau di bawah rata-rata. Sebagai contoh,

sebuah quotation di bawah rata-rata akan menunjukkan persentase

di bawah 100%; quotation di atas rata-rata akan menunjukkan

persentase di atas 100%.

• Minimum value quotation, jika indikator diatur, maka

perbandingan dilakukan terhadap quotation yang memiliki nilai

114

terendah. Artinya, quotation yang memiliki harga terbaik dinilai

100%. Quotation lain yang lebih mahal akan menunjukkan sebuah

persentase yang dikalkulasikan dari nilai terendah yaitu 124%,

136%, dan sebagainya.

• Percentage basis, memperbolehkan user bagian purchasing untuk

menspesifikasikan nilai mana yang akan digunakan sebagai dasar

nilai 100%, apakah itu mean price, maximum price atau minimum

price. Hal ini akan mengubah bagaimana peringkat persentase

akan ditunjukkan pada Quotation.

Rejecting Quotation

Setelah di bagian purchasing telah membandingkan Quotation,

user akan memberitahukan vendor yang Quotationnya ditolak. Pada

sistem, Quotation juga perlu ditandai bahwa Quotation telah ditolak.

Printing the Quotation Rejection

Surat penolakan dapat dicetak dari sistem dengan menggunakan

transaksi ME9A atau melalui navigation path: SAP Menu – Logistics –

Materials Management – Purchasing – RFQ/Quotation – Request for

Quotation – Messages – Print/Transmit.

Untuk setiap Quotation yang ditolak, pemberitahuan penolakan

dapat dicetak didasarkan pada nomor RFQ. User purchasing mengentri

messages type yang tepat yaitu ABSA.

115

f. Kebutuhan : Live Auction

Solusi : Pada software SAP modul Material Management (MM)

tidak disediakan fungsi untuk Live Auction. Tetapi fungsi

Live Auction dapat dilakukan dengan menggunakan modul

Supplier Relationship Management (SRM).

Rank : High

Degree of fit : Gap

Overview

SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM)

mengotomatisasi, menyederhanakan, dan mengakselerasi proses procure-

to-pay (pemenuhan kebutuhan sampai pembayaran) untuk material dan

jasa. Dengan SAP SRM, perusahaan dapat mengurangi beban

procurement, membangun hubungan kolaboratif dengan supplier,

memanajemen kegiatan berbasis supplier dengan lebih baik dan

mengembangkan perusahaan dengan penawaran inovatif dan waktu yang

lebih cepat ke pasar.

Aplikasi SAP Sourcing dapat membantu perusahaan dalam

memaksimalkan sumber daya melalui pemenuhan kebutuhan yang cepat,

fleksibel dan menunjang.

Aplikasi SAP Sourcing memperbolehkan aktivitas negosiasi,

termasuk:

• Spend analysis

• Category and project management

116

• Requests for proposals, information, and quotation

• Reverse auctions

• Contract generation and management

• Supplier management

Aplikasi SAP Sourcing membantu perusahaan untuk mencapai

penghematan dan mempercepat waktu untuk memperoleh keuntungan

dengan mengurangi biaya dan mendorong user adoption. Bersama

dengan aplikasi SAP SRM, SAP Sourcing memberikan perusahaan

sebuah proses dari pencarian vendor hingga manajemen kontrak yang

lengkap dengan beberapa titik pengentrian ke dalam proses, beberapa

pilihan model pengiriman dan jalur migrasi yang mulus untuk mengubah

fungsi-fungsi purchasing.

Aplikasi SAP Sourcing didukung oleh platform SAP NetWeaver.

SAP NetWeaver menyatukan komponen teknologi kepada single

platform, mengijinkan organisasi untuk mengurangi kompleksitas IT dan

memperoleh value bisnis yang lebih daripada investasi IT perusahaan.

Menyediakan cara terbaik untuk mengintegrasi semua sistem baik SAP

atau software non-SAP.

Di dalam SRM terdapat suatu komponen yang bernama SAP

Bidding Engine. Purchaser dapat menggunakan aplikasi ini untuk

membuat dan memproses bid invitation dan live auctions untuk material

dan jasa. Penawar dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengentri

tawaran sebagai respon dari bid invitation dan auction. Bid invitation

117

dapat dibuat dengan tiga cara, yaitu: manual, dari sourcing, dan secara

langsung dari contract pembelian.

Terdapat dua macam bid invitation:

a. Public bid invitations dibuat agar dapat diakses oleh penawar

melalui web dan diterbitkan, contohnya pada portal. Para penawar

dapat mengakses web secara langsung melalui sebuah hyperlink

dari portal, log on ke dalam bidding engine system, dan mengentri

penawaran mereka. Jika user mengharapkan sebuah penawaran

tertentu, user dapat mengirimkan e-mail secara langsung.

b. Restricted bid invitations hanya dibuat untuk dapat diakses oleh

penawar yang telah ditentukan melalui e-mail. Penawar dapat

mengakses web secara langsung melalui hyperlink yang terdapat

pada e-mail, log on ke dalam SAP Bidding Engine System, dan

mengentri penawaran mereka.

Sending Out The Bid Invitation

Ketika user telah selesai mengentri data pada bid invitation, user:

• Check (memeriksa) isi dari bid invitation untuk memastikan

bahwa user telah mengisi seluruh field wajib dengan memilih

tombol Check pada layar.

• Save (menyimpan) bid invitation dengan memilih Hold.

• Complete (melengkapi) bid invitation. Ini berarti bid invitation

telah dilengkapi dan diperiksa dan telah siap untuk diterbitkan.

118

• Publish (menerbitkan) bid invitation:

o Penawar diassign pada restricted bid invitation yang

menerima sebuah e-mail yang berisi sebuah link untuk

mengakses bid invitaion.

o Sebuah public bid invitation diterbitkan pada portal. Jika user

telah menentukan penawar-penawar tertentu, penawar-

penawar ini juga menerima e-mail.

Fungsi-fungsi bid invitation lainnya:

• Creating Bid Invitation as Follow-On Documents for Another Bid

Invitation. User dapat menciptakan sebuah bid invitation sebagai

dokumen lanjutan untuk bid invitation yang lain, sebagai contoh,

bid invitation pertama tidak menghasilkan tawaran-tawaran yang

dapat diterima. Ketika melakukan ini, sistem menutup bid

invitation asli dan menciptakan sebuah bid invitation yang baru.

Bid invitation asli tetap berada pada histori dokumen untuk

referensi lebih lanjut. Sebuah follow-on bid invitation hanya dapat

diciptakan jika bid invitation asli telah diterbitkan dan jika tidak

ada follow-on document tersedia untuk tawaran-tawaran yang

dihasilkan dari bid invitation pertama.

• Requester and delivery point: SAP Bidding Engine menyarankan

user pada saat itu sebagai requester. User dapat menulis ulang

proposal. User dapat menentukan siapa saja yang terdapat pada

119

business partner master. User dapat mengentri organizational

unit apa saja dari business partner sebagai titik pengiriman jika

sebuah alamat telah ditentukan.

• Change: user dapat mengubah bid invitation jika deadline

pengumpulan belum tercapai. Bagaimanapun, user tidak dapat

mengubah purchasing organization dan nomor dokumen. Jika

user melakukan perubahan pada bid invitation, user dapat :

o Menginformasikan kepada semua penawar sebelumnya

merngenai perubahan-perubahan menggunakan Send New E-

mail, atau

o Mengirimkan penawar individual sebuah e-mail menggunakan

icon pada halaman tab Bidder/Bids.

• Change documents: pada basic data view, user dapat

menampilkan perubahan (sebagai contoh, ketika sebuah tanggal

telah diubah) pada bid invitation dengan nilai lama dan baru

dengan memilih Display Change Documents.

• Convert to a live auction: penawar sebelumnya dapat memeriksa

tawaran mereka sekali lagi dan membandingkannya dengan harga

terbaik per item.

• Upload dan Download: user dapat mendownload seluruh bid

invitation dengan seluruh tawaran ke dalam komputer dan

selanjutnya meng-upload perubahan apa saja. Dokumen yang

terdapat pada bid invitation tidak diupload. Jika diperlukan, user

120

dapat menampilkan dokumen secara individual dan menyimpan

ke dalam komputer.

• Change bid after submitting: purchaser dapat memberikan

penawar pilihan untuk merubah sebuah tawaran bahkan setelah

mereka submit. Pada kasus ini, purchaser tidak perlu mengirim

kembali tawaran awal kepada penawar.

• Close the bid invitation: ketika user telah menutup bid invitation,

bid invitation tidak dapat diubah lebih lanjut dan tidak ada

tawaran yang dapat disubmit. Tawaran-tawaran yang telah

diterima untuk bid invitation telah diberikan status Completed.

Setelah menerima tawaran-tawaran, user dapat memeriksa dan

menerima satu atau lebih tawaran. User kemudian dapat menciptakan

sebuah purchase order atau sebuah contract untuk tawaran yang dipilih.

Jika user menginginkan tawaran yang lebih baik, user dapat mengubah

bid invitation menjadi sebuah live auction. Penawar sebelumnya

diinformasikan mengenai hal ini dan dapat memilih untuk merevisi

tawarannya. Semua penawar melihat harga terbaik untuk tiap material

dan dapat menurunkan harga jika mereka menginginkannya.

Live Auction

Live auction adalah proses lelang yang pelaksanaannya dilakukan

secara real-time, hanya berlangsung dalam hitungan jam dan

dilaksanakan setelah adanya bid invitation. Data-data yang terdapat pada

121

live auction berasal dari bid invitation. Live auction terdiri dari beberapa

fitur:

• Real-time auction monitoring and bidding.

• Online and off-line auction maintenance.

• Lotting.

Lots dapat diciptakan melalui mekanisme outline terhadap

kelompok yang memiliki relasi pada line item untuk

mempermudah auction kompleks. Lots memberikan penawar

kefleksibilitasan untuk menyebarkan harga tawaran di antara line

items dalam lot, dengan demikian meningkatkan penawaran

kompetitif.

Factored-cost bidding dapat digunakan pada auction yang

menggunakan lotting, untuk setiap line items yang termasuk

dalam lot, faktor-faktor ditentukan pada tingkat lot. Faktor yang

terdapat pada tingkat lot memiliki kedudukan lebih tinggi

daripada faktor yang terdapat pada tingkat header. Ketika

mengubah sebuah bid invitation dengan lots menjadi auction,

penawaran dengan kondisi-kondisi tidak disalin ke dalam auction.

Penawar harus menawar pada setiap item pada sebuah lot sebelum

mereka dapat mengajukan tawaran mereka, harga tawaran yang

dientri pada tingkat line item diagregsasi pada tingkat lot dimana

validasi tawaran, perbandingan dan monitoring terjadi. Peringkat

tawaran didasarkan pada nilai total tawaran dari lot.

122

• Auction versioning.

• Bidding in alternative currencies.

Jenis mata uang yang beragam dapat ditentukan pada tingkat

auction, untuk memungkinkan penawar untuk menawar pada

suatu auction dalam jenis mata uang selain jenis mata uang yang

telah ditentukan sebelumnya pada auction. Fungsi ini membuat

proses penawaran menjadi lebih efisien bagi penawar dengan

memperbolehkan mereka menawar pada jenis mata uang yang

mereka pilih.

• Factored cost bidding.

Bidding ini memungkinkan purchaser untuk menentukan

keuntungan atau kerugian kompetitif kepada penawar melalui

penggunaan penambah atau pengganda yang telah ditentukan

pada tingkat auction header, line item, atau keduanya. Jika faktor

terdapat pada dua tingkat tersebut, nilai yang ditentukan pada item

level memiliki kedudukan lebih tinggi dibanding nilai pada

tingkat header. Pada auction yang memiliki lot, faktor tidak dapat

ditentukan pada line item yang termasuk pada lots tetapi

ditentukan pada tingkat lot dan header, faktor lot apa saja

memiliki tingkat lebih tinggi daripada faktor yang ditentukan pada

header. User dapat menentukan faktor saat pembuatan auction

dan sampai auction telah aktif yaitu setelah tidak ada perubahan

terhadap pengaturan factored-cost bidding.

123

Faktor tidak terlihat oleh penawar. Penawar hanya melihat

perubahan dari informasi harga auction pada Live Auction Cockpit

dan harga tawaran mereka sendiri. Purchaser dapat memilih

untuk melihat informasi harga auction dan tawaran yang terdapat

pada nilai awal atau yang telah dinormalisasi. Untuk melihat nilai

yang telah berubah untuk penawar tertentu, purchaser dapat logon

sebagai penawar tersebut ketika memberikan tawaran surrogate.

• Proxy bidding.

Pada bidding ini, sistem yang bertindak sebagai penawar dan

penawar hanya memonitor jalanya bidding. Pada awal bidding,

penawar menentukan tawaran terendahnya dan sistem secara

otomatis melakukan penawaran sampai tawaran terendah tercapai.

• Surrogate bidding.

Purchaser dapat mengentri sebuah tawaran untuk kepentingan

seorang penawar. Sebagai contoh, jika penawar tidak dapat

mengakses sistem, mereka dapat mengontak purchaser, yang

kemudian mengentri tawaran bagi kepentingan penawar. Untuk

melakukan hal ini, penawar harus mengakses transaksi Process

Bid as Substitute, mencari seorang contact person dan

menciptakan tawaran untuk bid invitation dalam bentuk

pertanyaan. Purchaser juga dapat menawar sebagai pengganti di

antarta sebuah bid invitation dengan menggunakan fungsi Bid as

Substitute yang disediakan pada daftar penawar.

124

Berikut penjelasan antara Bid Invitation dan Live Auction:

Tabel 4.5 Bid Invitation dan Live Auction

Bid Invitation Live Auction

Bid invitation dan bid termasuk

variabel harga dan non-harga.

Penawaran hanya berdasarkan

harga.

Penawar dapat memberikan

tanggapan dalam jangka waktu

yang lebih lama (hari, minggu).

Live auction aktif hanya dalam

jangka waktu yang pendek (jam).

Penawar tidak dapat melihat

informasi bid yang diberikan

competitor lain.

Rank, best bid, dan next bid dapat

ditampilkan dalam waktu yang

sebenarnya (real time).

Bid invitation sesuai untuk variasi

barang dan jasa yang lebih besar,

termasuk raw materials, jasa dan

proyek.

Live auction lebih sesuai dengan

komoditas seperti material dan jasa

dengan atribut standar yang kurang

bervariasi dari satu vendor ke

vendor lain.

Sourcing didasarkan pada sasaran

nilai (seperti kualitas tinggi,

pengiriman yang cepat) daripada

harga.

Market dynamics of auctions dapat

bekerja dengan sangat baik dimana

hubungan antara pembeli dan

vendor tidak terlalu erat.

125

Bagian purchasing dapat menggunakan SAP Bidding Engine

untuk menciptakan Live Auction untuk produk dan jasa. Ada beberapa

cara untuk menciptakan Live Auctions:

1. Secara manual, sebagai langkah yang paling awal dari SAP

Bidding Engine.

2. Dengan mengubah Bit Invitations menjadi Live Auction. Jika bit

invitations dikonversi menjadi live auction, segala atribut, tawaran

yang sudah disubmit dan dikolaborasikan pada bid invitations

tidak dipindahkan ke Live Auction. Indikator harga secara detail

yang sudah diatur pada bid invitations tidak dapat dikonversi ke

Live Auction.

3. Dari aplikasi sourcing. Jika Live Auction diciptakan melalui

aplikasi sourcing, maka item-item baru tidak dapat ditambahkan.

Pada bagian header dan item, dimungkinkan untuk

mendefinisikan data auction yang menyediakan informasi dan kontrol

terhadap tata cara auction, contohnya tanggal mulai dan berakhirnya.

Dibawah ini adalah contoh data yang dapat didefinisikan pada bagian

header dan item:

126

Basic Data in Auction Header

Tabel 4.6 Basic Data in Auction Header

Field Deskripsi

Binding Period Penawar membuat komitmen bahwa

tawaran yang diberikan berlaku sampai

tanggal ini.

Currency Currency diatur pada bagian header untuk

keseluruhan auction.

Bid Decrement Memutuskan bahwa tawaran selanjutnya

yang disubmit pada auction lebih rendah

dari tawaran sebelumnya. Tawaran ini

berbentuk nilai atau persentase. Nilai

sebenarnya dari bid decrement dapat

didefinisikan pada bagian item.

Bid Validation Masing-masing tipe transaksi auction

memiliki parameter bid valuation yang

telah diasosiasikan di dalamnya. Default

dapat ditolak dengan memilih parameter

bid validation yang berbeda.

No bid monitoring until

first valid bid

Jika dipilih, sistem tidak akan

menampilkan informasi mengenai harga

suatu item (sebagai contoh, tawaran

selanjutnya yang valid) kepada penawar

sampai mereka sendiri menyimpan

tawarannya yang valid.

Tied Rank Possible Jika tidak dipilih, sistem akan

menggunakan timestamps yang terasosiasi

dengan tawaran-tawaran yang memiliki

127

nilai yang sama sebagai nilai yang sama

untuk menentukan validitas dan peringkat

dari setiap tawaran. Jika dipilih, makan

tawaran-tawaran beragam pada nilai yang

sama akan diberikan peringkat yang sama.

Proxy Biding Bidding ini memungkinkan sistem untuk

menawar secara otomatis untuk

kepentingan penawar, meningkatkan

penawaran kompetitif dengan

memperbolehkan penawar untuk

memonitor auction secara lebih mudah,

karena mereka tidak perlu mengentri

tawaran secara manual.

Jika dipilih, penawar memberikan sebuah

tawaran minimal untuk mengindikasikan

nilai terendah yang akan mereka berikan

untuk sebuah line item. Sistem akan

bertindak sebagai agen proxy dan secara

otomatis menawarkan pada line item untuk

kepentingan penawar selama auction.

Sistem akan menempatkan tawaran

berdasarkan parameter penawaran seperti

bid decrement dan reserve price untuk

mengatur posisi penawar yang memimpin

di dalam auction yang aktif sampai auction

berakhir atau telah dicapainya tawaran

paling minimum dari penawar.

Setting for Cascading Line

Items

Jika dipilih, sistem memungkinkan

cascading bidding pada lots dan line items,

128

lots dan line items dibuka untuk penawaran

pada waktu yang sama tapi tertutup untuk

penawaran pada waktu yang didasarkan

pada parameter waktu yang diatur oleh

purchaser. Maka dari itu, daripada

memonitor dan menawar pada semua lot

dan line item secara serentak, penawar

dapat memfokuskan perhatian mereka pada

lot dan line item tunggal pada satu waktu.

Untuk mengatur perpanjangan otomatis

pada cascade auction, durasi minimal dan

end-time gap harus lebih besar daripada

periode tidak aktif dari auction.

Perpanjangan auction berdampak hanya

pada cascading line yang sedang aktif, end-

time dikalkulasikan kembali saat mengatur

end-time gap antara cascading line.

yang ditentukan:

• Initial Duration: waktu ini merujuk

pada waktu di antara tanggal awal

auction dan tanggal akhir dari lot

dan line item pertama.

• End-Time Gap: waktu ini merujuk

pada waktu (dalam satuan menit) di

antara tanggal-tanggal akhir dari

beberapa lot dan line item.

Setting for Automatic

Extension

Dengan mendefinisikan parameter, auction

dapat diatur sehingga sistem dapat secara

otomatis memperpanjang auction jika

129

tawaran diterima secara singkat sebelum

tanggal dan waktu akhir yang telah

dijadwalkan sebelumnya. Perpanjangan

terhadap auction juga dapat dilakukan

secara manual.

Item Data in Auction

Tabel 4.7 Item Data in Auction

Field Deskripsi

Items Item dapat dipindahkan dari catalog,

pengiriman produk secara individual dari

master produk, atau mengisi item secara

langsung pada daftar.

Start Price Mewakili harga awal minimum untuk

setiap item.

Reserve Price Mewakili harga tertinggi yang akan

dibayar oleh pembeli untuk setiap item.

Reference Price Mewakili harga sekarang maupun histori

harga yang dibayarkan untuk setiap produk

atau jasa.

Bid Decrement Memberikan nilai atau persentase

sebenarnya, tergantung dari pengaturan

pada header data, dimana tawaran

selanjutnya yang disubmit pada auction

lebih rendah dari tawaran sebelumnya.

Price Unit User dapat mendefinisikan harga satuan

pada halaman detail item.

130

Live Auction Transaction Types

Tipe transaksi auction bertindak sebagai profile auction,

mendefinisikan bid validation dan informasi awal mengenai auction.

Beberapa profil auction yang tersedia sebagai tipe transaksi:

• English Auction

Live Auction dasar, dimana penawaran divalidasikan dengan

keseluruhan penawaran terbaik, yang mana penawaran yang

paling rendah menduduki peringkat pertama.

• Company Best Bid Auction

Penawaran divalidasikan dengan penawaran terbaik yang disubmit

oleh penawar yang berasal dari perusahaan yang sama.

Logika validasi penawaran diasosiasikan dengan masing-masing

tipe transaksi mengontrol bagaimana cara sistem memvalidasi masing-

masing penawaran yang masuk untuk sebuah auction. Walaupun tidak

dimungkinkan mengganti tipe transaksi dari auction, tetapi

dimungkingkan untuk memilih parameter validasi penawaran yang

berbeda sampai waktu pada auction menjadi aktif.

Validasi penawaran terjadi pada item level. Jika penawaran-

penawaran diinput dan disubmit untuk beberapa baris item dalam waktu

yang sama, sistem masih memvalidasi mereka secara individual pada

item level. Untuk memvalidasikan penawaran yang baru, sistem

membandingkan dengan nilai yang cocok, yang didefinisikan dengan

logika validasi, dan memutuskan apakah penawaran itu valid atau tidak.

Jika valid, sistem menyimpan harga penawaran pada data auction dan

131

secara langsung mengupdate semua informasi yang berhubungan pada

kokpit live auction, untuk bagian pembelian maupun penawar. Jika

penawaran invalid, sistem mengirimkan pesan kepada penawar untuk

menginformasikan kepadanya bahwa penawaran ditolak.

Dari beberapa jenis auction yang terdapat pada SRM, terdapat dua

jenis auction yang cocok dengan PT. Garuda Indonesia yaitu English

Auction dan Company Best Bid Auction seperti yang sudah dijelaskan di

atas. English Auction dipilih karena baik PT. Garuda Indonesia dan

penawar dapat secara langsung melihat perubahan peringkat (rank) atas

penawaran dirinya yang dibandingkan dengan penawaran dari penawar

lainnya. Company Best Bid Auction dipilih karena ada kemungkinan PT.

Garuda Indonesia mengundang penawar yang berbeda yang berasal dari

satu perusahaan yang sama untuk mengikuti Live Auction.

132

Tabel dibawah ini menggambarkan pilihan validasi penawaran

yang telah ditetapkan:

Tabel 4.8 Logika Validasi Penawaran

Logika

Validasi

Penawaran

Deskripsi Digunakan pada

Tipe Transaksi

Overall Best

Bid (Penawaran

terbaik dari

keseluruhan)

Masing-masing penawaran yang baru

disubmit dibandingkan oleh sistem dengan

penawaran terbaik (harga terendah) dari

keseluruhan.

Tidak ada perbedaan diantara penawar atau

perusahaan pada logika ini. Harga terendah

diantara seluruh penawaran yang disubmit

oleh seluruh penawar diputuskan sebagai

penawaran terbaik. Peringkat penawaran

mengikuti logika ini dengan baik, harga

penawaran terendah sama dengan

peringkat pertama, dan demikian

selanjutnya.

Jika tidak ada nilai yang terbaik, maka

untuk penawaran pertama yang disubmit

pada auction, harga penawaran

divalidasikan dengan harga awal.

English Auction

Best Bid from

Each Company

(Penawaran

terbaik dari

masing-masing

Masing-masing penawaran yang baru

disubmit dibandingkan sistem dengan

penawaran terbaik saat itu oleh perusahaan

penawar yang mensubmit.

Walaupun logika ini membandingkan

Company Best

Bid

133

perusahaan) penawar dengan penawar lain dari

perusahaan yang sama, peringkat

penawaran individual tetap melalui seluruh

penawaran dan perusahaan. Jadi walaupun

penawaran dianggap valid, penawaran ini

tidak dianggap sama peringkat pertama jika

tidak merupakan penawaran terendah dari

keseluruhan penawaran.

Peringkat perusahaan dihitung melalui

auction menggunakan penawaran terbaik

dari masing-masing perusahaan. Hal ini

memungkinkan penawar mempunyai

peringkat lebih rendah dari peringkat

perusahaannya tetapi tidak lebih tinggi.

Jika penawaran itu merupakan penawaran

pertama yang disubmit oleh penawar pada

perusahaan yang sama, harga penawaran

divalidasikan dengan harga awal.

Live Auction Cockpit

Live Auction Cockpit menyediakan lingkungan real-time untuk

penawaran secara langsung pada live auction, yang secara tipikal

memiliki langkah yang cepat dan sangat kompetitif. Live Auction

mensimulasi pengalaman dari sebuah auction sungguhan dengan

menggunakan teknologi untuk menyediakan informasi terbaru pada

semua kegiatan auction. Live auction ditangani oleh J2EE-complient

134

applet yang secara penuh terintegrasi dengan SAP Bidding Engine dan

tidak dapat diimplementasi secara bebas.

Purchaser dan penawar dapat memonitor satu atau lebih auction

dan kegiatan penawaran yang terasosiasi secara real-time. Cockpit

menunjukkan data auction terbaru secara berkelanjutan, termasuk

informasi item price dan grafik, untuk merefleksikan setiap tawaran naru

yang diterima juga perubahan status dan waktu.

Purchaser memiliki pilihan untuk memulai, menjeda, memulai

lagi, memperpanjang, dan menghentikan auction secara manual dan

secara langsung dari tampilan cockpit. Terdapat manajemen tawaran yang

lengkap termasuk kegiatan seperti menghapus tawaran, melarang atau

menerima kembali penawar, dan surrogate bidding.

Sebuah daftar peserta menyediakan status koneksi tiap penawar

dan perusahaan dan detil dari vendor. Purchaser dapat mengirimkan

pesan percakapan untuk peserta secara individual atau kepada semua

peserta, namun penawar hanya dapat melakukan percakapan hanya

dengan purchaser.

Live Auction Reporting

Dari live auction cockpit, user dapat mengakses beberapa laporan

untuk membantu analisis auction. Dari tab Analysis pada detil auction,

user dapat mengunduh sebuah histori tawaran auction ke dalam file Excel

atau CSV untuk analisis secara offline. Sebagai tambahan, user dapat

135

menjadwal pemindahan data dari auction yang telah lengkap dari SAP

Bidding Engine ke SAP BW untuk analisis antara auction.

Laporan agregasi yang dapat diakses dari panel navigasi aplikasi

pada SAP Bidding Engine:

1. Auction analysis, menyediakan informasi yang diagregasi tentang

auction, termasuk total biaya dan penghematan biaya berdasarkan

kategory header dan waktu.

2. Auction item analysis, menyediakan informasi yang diagregasi

tetang produk di dalam auction, termasuk total biaya dan

penghematan biaya berdasarkan produk, kategory header produk,

dan waktu.

3. Bidders analysis menyediakan informasi yang diagregasi

mengenai kebiasaan dari penawar, termasuk total biaya dan

penghematan biaya berdasarkan penawar, produk, kategori header

produk dan waktu

4. Dari laporan agregasi, user dapat mengakses dua laporan detil :

a. Auction detail, menyediakan informasi detil mengenai sebuah

auction tunggal.

b. Detailed analysis of bids any category, menyediakan

informasi detil mengenai tawaran yang diberikan untuk

sebuah produk atau kategori produk yang spesifik.

136

g. Kebutuhan : Contract Management

Solusi : Pada software SAP modul Material Management (MM)

tidak disediakan fungsi untuk Contract Management.

Tetapi fungsi Contract Management dapat dilakukan

dengan menggunakan modul Supplier Relationship

Management (SRM).

Rank : High

Degree of fit : Gap

Keterangan : Contract dibuat untuk setiap vendor yang akan melakukan

kerjasama dengan PT. Garuda Indonesia, baik itu vendor

untuk stock material maupun non-stock material, melalui

Live Auction maupun tanpa melalui Live Auction.

Overview

Contract Management mendukung keseluruhan proses

manajemen contract. Aplikasi ini mendukung semua tipe contract dan

dapat diintegrasikan dengan sistem back-end untuk mendukung

pemenuhan contract. Contract Management digunakan untuk membuat,

mengubah purchasing contract dan Global Outline Agreement (GOA)

dan untuk melakukan negosiasi ulang atas contract yang telah ada secara

langsung dengan vendor atau dengan membuat sebuah bid invitation.

Contract dapat secara otomatis ditentukan sebagai source of supply atau

ditampilkan sebagai pilihan yang memungkinkan.

137

Seorang strategic purchaser membuat sebuah contract atau GOA

ketika hubungan jangka panjang telah dipastikan dan vendor dapat diakui

sebagai source of supply. Contract management mengijinkan purchaser

dari bermacam-macam bagian di perusahaan pada lokasi yang berbeda

untuk mengambil keuntungan dari aturan-aturan yang ada pada contract

yang dinegosiasi secara global untuk kategori produk yang spesifik.

Contract Management dapat menyediakan tingkat otorisasi yang

spesifik untuk masuk ke contract dan GOA, dan juga dapat

mengelompokan dokumen yang rahasia. Contract Management dapat

mendistribusikan GOA kepada purchasing organization yang

bertanggung jawab untuk melakukan release dan organisasi ini dapat

menggunakan contract dan scheduling agreement yang telah dibuat dari

distribusi GOA. CM dan GOA dapat digunakan untuk mengorganisasi,

menstruktur, menampilkan dan mencari kontrak.

Contract di dalam SRM dapat dinegosiasi menggunakan fungsi

Bidding Engine, seperti Bid Invitation atau Live Auction.

Purchasing Contracts

Purchasing Contracts merupakan dokumen purchasing dalam

Enterprise Buyer dimana strategic purchaser bernegosiasi dengan

vendor, membuat rancangan aturan-aturan perjanjian di antara dua pihak.

Strategic purchaser biasanya membuat contract segera setelah hubungan

dagang dengan vendor akan berlangsung dalam jangka panjang.

138

Ketika contract telah dibuat, maka langsung dapat digunakan

untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dengan cara sebagai berikut:

• Oleh strategic purchaser untuk mencari sources of supply

untuk memenuhi PO.

• Oleh karyawan ketika melakukan pesanan dari katalog

perusahaan.

• Contract dapat diupload untuk SAP Catalog Content

Management (CCM) jadi karyawan dapat menggunakan

contract untuk pemenuhan kebutuhan secara langsung dari

katalog.

Contract dapat dimasukkan ke dalam contract hierarchy,

memfasilitasi negosiasi dan mengubah contract yang berkaitan karena

perubahan yang dibuat pada contract pada hirarki yang teratas diikuti

oleh contract yang berhubungan dengan hirarki tersebut.

Purchaser dapat membuat contract dengan beberapa cara:

• Copy contract yang telah ada.

• Menggunakan template yang telah disediakan.

• Upload file eksternal.

• Upload contract dari katalog.

• Mengkonversi hasil bid atau auction.

• Menggunakan data dari aplikasi Sourcing.

139

Sebelum mengimplementasi skenario bisnis Contract

Management, purchasing organization menentukan purchaser mana yang

mendapatkan otorisasi untuk membuat dan memakai contract. Hal ini

memungkinkan untuk mengelompokkan contract yang rahasia, dimana

berarti membutuhkan otorisasi khusus untuk mengakses contract ini.

Pada contract itu sendiri, purchaser kemudian dapat memutuskan apakah

perlu ada user lain yang perlu menerima otorisasi untuk menampilkan

atau mengubah beberapa bagian pada contract.

Ketika contract sudah selesai, contract dikirimkan dengan

workflow kepada manajer yang bertanggungjawab untuk menerima.

Sekali telah diterima, purchaser yang menerima otorisasi dapat

menggunakan contract untuk memproses PO atau invoice.

Upload Contract from ERP to SRM

Laporan BBP_CONTRACT_INITIAL_UPLOAD dapat

digunakan untuk mengupload contract dan scheduling agreement dari

sistem ERP ke sistem SRM. Hal ini mengizinkan user untuk

mengintegrasi contract yang telah ada ke dalam SAP backend diupload

ke dalam sistem SRM sebagai GOA atau contract, berdasarkan tipe

transaksi yang dicustomized di dalam SRM atau SAP backend system.

Pada proses ini, administrator sistem mengupload semua contract

pada SAP backend system ke dalam sistem SRM sebagai one-time task

dan kemudian menutup contract pada SAP backend system, untuk

140

memastikan bahwa SRM adalah pemimpin dari contract management

system.

Contract Mass Change

Proses Perform Mass Changes dapat digunakan di dalam aplikasi

Contract Management untuk membuat perubahan yang sama atau

perubahan sesekali pada hal berikut:

• Satu atau lebih contract.

• Contract hierarchy.

• Part of a contract hierarchy.

Changing vendor in contract

Fungsi ini memperbolehkan untuk mentransfer beberapa atau

semua contract dari satu vendor ke vendor lain jika terjadi merger atau

buy-out. Jumlah vendor di dalam contract dapat diubah dengan fungsi ini

dan juga dapat mendefinisikan periode validitas yang baru pada contract

tersebut. Sistem menghitung sebuah periode validitas contract yang baru

untuk vendor yang lama.

Executing Contracts

Proses ini memperbolehkan penggunaan hirarki untuk membuat

struktur dan menyusun contract. Contract hierarchies dapat meliputi

multiple level, contohnya, contract dapat dikelompokan menjadi global,

141

regional dan contract lokal. Hierarchy contract atau part of hierarchies

dapat digunakan untuk membuat beberapa perubahan untuk contract.

Contract hierarchies dapat digunakan untuk mendefinisikan diskon

berdasarkan aggregated released values untuk contract dalam sebuah

hirarki, tapi diskon ini dapat juga didefinisikan untuk contract individual.

Purchaser dapat juga menggunakan pengaturan kuota untuk

menentukan pada kategori material tertentu atau untuk material yang

memerlukan untuk dipenuhi oleh contract atau vendor tertentu, menurut

jumlah yang ditentukan di dalam pengaturan kuota. Jika hasil sourcing

ambigu (contohnya, karena ada beberapa pengaturan kuota yang relevan),

kemudian semua sources of supply yang memungkinkan ditampilkan.

Purchaser kemudian dapat memilih yang mana yang dapat digunakan

untuk memenuhi PO dan dapat membuat PO berlawanan dengan contract

yang relevan.

Contract Monitoring

Untuk memonitor contract SRM, dapat digunakan Business

Warehouse (BW). Ada bermacam kejadian yang dapat dinotifikasi

kepada purchaser seperti:

• Periode validitas sebuah contract hampir habis masa

berlakunya.

• Kemungkinan terbesar release quantity akan segera tercapai.

• Sebuah contract yang baru telah direlease.

142

• Waktu pemrosesan untuk contract telah terlampaui.

Global Outline Agreements (GOA)

GOA disajikan sebagai persetujuan yang telah dinegosiasikan

oleh purchasing organization untuk seluruh grup corporate.

Data yang dikandung di dalam GOA didistribusikan sebagai

purchasing contract atau scheduling agreements ke backend system dari

release-authorized purchasing organizations dari grup korporat yang

relevan. Purchasing organization ini kemudian dapat menggunakan

contract pembelian atau scheduling agreements menurut peraturan yang

telah disetujui secara terpusat dengan GOA.

Quantity dan nilai dari PO, limit konfirmasi dan invoice direlease

berlawanan dengan contract pada backend system dan nilai terupdate

berlawanan dengan GOA pada sistem SRM.

Tingkat spesifik otorisasi ke GOA dapat disediakan dan juga

dikelompokkan berdasarkan kerahasiaannya. Pengiriman e-mail dapat

digunakan kepada organisasi ini tentang GOA yang diterima. Purchasing

organization ini dapat mendaftarkan diri mereka sendiri untuk

menggunakan GOA ini untuk PO, batas konfirmasi dan invoice.

• Authorization Assignment to Role: Dapat menggunakan fungsi

ini untuk mengotorisasi semua user ditentukan ke satu role

untuk membuat, mengubah, menampilkan, mencetak, atau

143

menghapus bermacam section dari purchasing contract dan

GOA yang normal atau rahasia.

• Authorization Assignment to a Purchasing Contract or GOA:

Fungsi ini dapat digunakan untuk menentukan otorisasi untuk

menampilkan atau mengubah detil yang bervariasi dari

purchasing contract pilihan atau GOA.

h. Kebutuhan : Penyimpanan pasal-pasal pada Contract

Solusi : Penyimpanan pasal-pasal pada Contract dapat dilakukan

pada SRM namun hanya berupa text dan tidak dapat

dianalisis atau ditindak lebih lanjut oleh sistem.

Rank : Low

Degree of fit : Gap

i. Kebutuhan : Menampilkan data histori atas pengadaan sebelumnya

Solusi : Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Purchasing

Info Record.

Rank : Low

Degree of fit : Gap

Overview

Purchasing Info Record menyediakan pilihan untuk menyimpan

informasi mengenai seorang vendor dan sebuah material sebagai master

144

data pada tingkat purchasing organization dan plant. User dapat

mendefinisikan informasi berikut di dalam purchasing info record:

• Harga dan kondisi sekarang dan masa yang akan datang

(sebagai contoh ongkos angkut dan diskon).

• Data pengiriman (sebagai contoh waktu pengiriman yang

direncanakan dan toleransi untuk overdelivery dan

underdelivery).

• Data vendor (sebagai contoh contact person) dan data

mengenai material dari vendor yang spesifik (seperti deskripsi

material pada vendor).

• Nomor dari purchase order yang terakhir.

• Teks. Dua macam teks yang ada pada Purchasing Info

Record:

o Internal info memo record: adalah sebuah komentar

internal yang dicopy ke purchase order item. Teks ini

tidak dicetak.

o PO text in the Purchasing Info Record: digunakan

untuk mendeskripsi PO item. Teks ini dicopy ke

purchase order item dan dicetak.

User dapat mengkonfigurasi tipe lain dari teks.

Purchasing info record adalah sebuah sumber informasi yang

berguna bagi user. Ketika menciptakan sebuah dokumen purchasing, data

dari info record dicopy ke dalam dokumen sebagai nilai default.

145

User juga dapat menggunakan list display untuk info record untuk

menentukan vendor mana yang menawarkan material tertentu atau

material mana yang dapat dibeli dari satu vendor tertentu.

Sebuah purchasing info record valid bagi tingkat purchasing

organization dan plant. Purchasing info record juga terdiri dari general

data yang valid untuk cross client untuk setiap purchasing organization

atau plant.

Purchasing Info Records Maintenance

User dapat menciptakan atau merubah sebuah info record untuk

suatu purchasing organization atau plant secara manual melalui


Purchasing – Master Data – Info Record – Create (Change). Pada layar

awal user harus mengentri vendor, material dan organizational level yang

diinginkan (purchasing organization atau purchasing

organization/plant). Purchasing Info Record dapat diciptakan atau diubah

secara otomatis jika user mencentang info update indicator ketika

melakukan maintain pada quotation, purchase order atau outline

agreement.

Tipe dari dokumen purchasing menentukan perubahan mana yang

didorong oleh info update indicator:

• Kondisi time-dependent dari quotation dicopy ke info record.

146

• Dari sebuah purchase order, contract release order atau

scheduling agreement, nomor dokumen diubah sebagai nomor

dokumen yang terakhir.

• Untuk Contract, perlu untuk diketahui apakah sebuah info

record telah tersedia untuk kombinasi vendor-material. Ketika

user membuat atau mengubah suatu Contract, sistem

menciptakan sebuah info record dengan kondisi-kondisi dari

Contract jika tidak ada info record untuk kombinasi vendor,

material dan tingkat organizational. Jika sebuah info record

tersedia, maka tidak ada perubahan pada info record.

Jika terdapat kondisi-kondisi yang valid untuk sebuah plant,

sistem akan selalu menawarkan kondisi yang lebih penting jika terdapat

order yang ditempatkan untuk plant ini.

Karakteristik dari info update indicator untuk mengubah info

record bermacam-macam untuk dokumen purchasing yang berbeda.

Setting untuk customizing bagi kondisi-kondisi telah menjadi hal yang

penting ketika dilakukan perubahan. Customizing dilakukan melalui


Purchasing – Conditions – Define Conditions Control at Plant Level:

• Apakah kondisi dengan atau tanpa plant diperbolehkan.

• Apakah hanya kondisi yang berhubungan dengan plant yang

diperbolehkan (plant available).

147

• Tidak ada kondisi yang berhubungan dengan plant

diperbolehkan.

Jika info indicator update dicentang, kasus-kasus sebagai berikut

dimungkinkan terjadi:

• Jika hanya satu info record (dengan atau tanpa plant) tersedia,

akan diupdate.

• Jika terdapat dua info record (satu dengan plant dan satu tanpa

plant) info record dengan plant akan diupdate.

• Jika tidak ada info record dan plant condition requirement

telah ditentukan pada customizing, sistem menciptakan sebuah

info record dengan sebuah plant. Atau sistem menciptakan

info record tanpa plant.

j. Kebutuhan : Konfirmasi dari vendor atas status PO

Solusi : Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Vendor

Confirmation dengan sebelumnya dilakukan pengaturan

terlebih dahulu pada t-code SPRO dan untuk transaksinya

melakukan change pada PO dengan t-code ME22.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

148

Overview

Konfirmasi atas vendor (vendor confirmation) muncul ketika

vendor berkomunikasi kepada customer berdasarkan purchase order atau

inbound delivery.

Vendor berkomunikasi kepada purchaser (pembeli) dalam bentuk

fax, email atau EDI (Electronic Data Interchange). Komunikasi dapat

dilakukan berupa:

• Order Acknowledgement

• Transport Confirmation

• Advance Ship Notification (ASN)

• Inbound Delivery

Vendor confirmation dientri secara manual ke dalam software

SAP. Vendor confirmation diinput secara otomatis hanya ketika

konfirmasi dikirimkan dari vendor menggunakan EDI.

Vendor confirmation adalah hal yang penting untuk client karena

vendor confirmation menyediakan informasi teraktual dari material yang

dikirimkan. Ini berarti bahwa perusahaan tidak harus mengandalkan

semata-mata pada tanggal pengiriman yang disetujui oleh vendor pada

saat pembuatan purchase order, atau bahkan sebelumnya. Dengan

menggunakan vendor confirmation, bagian perencanaan dapat melakukan

penyesuaian terhadap rencana penggunaan material berdasarkan

informasi dari vendor.

149

Confirmation Configuration

Kategori-kategori dari konfirmasi dapat dikonfigurasi pada IMG,

baik untuk konfigurasi eksternal maupun internal. Kategori eksternal

didefinisikan untuk pengisian secara manual dari vendor confirmation,

sedangkan kategori internal diatur untuk vendor confirmation melalui

EDI. Transaksi EDI diatur untuk vendor acknowledgement termasuk 855

untuk Purchase Order Acknowledgement dan 856 untuk Advance Ship

Notification (ASN).

External Confirmations

Kategori external confirmation dapat dikonfigurasi menggunakan

transaksi dengan navigation path: IMG - Material Management –

Purchasing – Confirmation - Define External Confirmation Categories.

Internal Confirmation

Tiga kategori internal confirmation untuk EDI tersedia pada

sistem:

• Category 1 digunakan untuk Order Acknowledgements.

• Category 2 digunakan Advance Shipping Notification

(ASN) atau Inbound Delivery.

• Category 3 digunakan Rough Goods Receipt.

Sebuah kategori external confirmation dapat diassign kepada

setiap kategori internal confirmation. Hal ini memungkinkan dokumen

150

purchasing untuk diupdate secara otomatis dengan data dari confirmation

yang relevan. Kategori external confirmation dapat dikonfigurasi

menggunakan sebuah transaksi melalui navigation path: IMG –

Materials Management – Purchasing – Confirmations – Define

Internal Confirmation Categories.

Enter a Manual Confirmation

Ketika seorang vendor mengirimkan konfirmasi, informasi dapat

dientri secara manual ke dalam line item PO. Bagaimanapun, sebelum

konfirmasi dapat dientri, line item harus diperiksa terlebih dahulu untuk

melihat apakah konfirmasi itu relevan terhadap kontrol informasi.

Metode yang digunakan untuk memeriksa sebuah line item untuk

kontrol informasi adalah dengan menampilkan layar mendetil dari line

item di dalam purchase order dengan menggunakan transaksi ME22.

Dari layar tersebut, user bagian purchasing dapat mengentri konfirmasi

dengan memilih Item – Confirmations – List.

Layar yang muncul memperbolehkan konfirmasi untuk

ditambahkan secara manual. Konfirmasi dapat ditambahkan dengan

memilih tipe dari konfirmasi; pada kasus ini kontrol informasinya adalah

AB yang merepresentasikan order acknowledgement. User bagian

purchasing kemudian menambahkan informasi yang berhubungan

dengan waktu pengiriman, waktu dari pengiriman (time-spot) dan

quantity. Jika tersedia, ASN juga dapat dientri pada field CC

menggunakan kontrol konfirmasi LA.

151

k. Kebutuhan : Stock opname

Solusi : Stock opname atas semua material yang terdapat pada

perusahaan dapat ditunjang oleh software SAP dengan

menggunakan fungsi Physical Inventory yang bisa diakses

melalui t-code MI01.

Rank : High

Degree of fit : Gap

Overview

Physical Inventory adalah suatu proses dimana sebuah perusahaan

menghentikan seluruh transaksi pergerakan material dan menghitung

persediaan secara fisik. Physical Inventory mungkin diperlukan oleh

peraturan akuntansi keuangan atau peraturan pajak untuk menentukan

nilai yang tepat pada persediaan. Alasan lain mengapa physical inventory

harus dilakukan adalah keperluan untuk menghitung persediaan sehingga

material dapat distok kembali.

Physical Inventory memberikan informasi mengenai jumlah

material yang tersimpan secara fisik di plant dan membandingkannya

dengan jumlah material yang sama pada sistem SAP serta melakukan

penyesuaian sampai mendapatkan perhitungan yang sama dengan

perhitungan fisik gudang.

Physical Inventory pada SAP mencakup seluruh aspek dari

perhitungan material pada plant. Termasuk persediaan tahunan,

perputaran perhitungan, persediaan berkelanjutan dan sampling

152

inventory. Physical Inventory dilaksanakan pada material yang berada

pada unrestricted, quality inspection atau pada blocked status.

Physical Inventory Preparation

Sebelum physical inventory dapat dimulai, beberapa kegiatan

harus dilakukan untuk mempersiapkan perhitungan. Pada plants yang

kompleks, perusahaan harus membuat prosedur perhitungan yang

menggunakan pendekatan-pendekatan berbeda untuk perhitungan seperti

satu metode untuk barang jadi dan metode yang lain untuk bahan baku.

Preparation for a Physical Inventory Count

Prosedur-prosedur berikut harus dilakukan untuk menyelesaikan

proses physical inventory:

1. Proses dan post semua transaksi yang akan mempengaruhi

perhitungan persediaan: goods receipts, inventory

adjustments, transfer postings and sales orders yang telah

diisi dan dikirim. Langkah-langkah ini harus diikuti untuk

menjaga agar histori transaksi persediaan berjalan dengan

baik.

2. Singkirkan semua material yang sedang dihitung pada

gudang.

3. Pisahkan material yang telah dipesan pada sales order

tetapi belum secara fisik meninggalkan gudang.

4. Menghentikan semua pergerakan stok di dalam gudang.

153

5. Menghentikan semua transaksi pada gudang.

6. Menjalankan sebuah laporan Stock on-Hand untuk

material yang akan dilakukan perhitungan. Transaksi

MB52 akan menunjukkan material pada status

unrestricted, quality inspection dan block quantities untuk

setiap storage location.

Creating the Physical Inventory Count Document

Menciptakan lembar perhitungan physical inventory dengan

menggunakan transaksi MI01 atau melalui navigation path: SAP Menu –

Logistics – Materials Management – Physical Inventory – Physical

Inventory Document – Create.

Posting Block

User dapat mengatur posting block pada perhitungan physical

inventory count document pada saat user membuatnya. Karena sering

adanya penundaan di antara pergerakan material dan posting untuk

pergerakan material, mungkin adanya perbedaan di antara stok nyata di

gudang dan nilai buku dari persediaan. Untuk memastikan bahwa tidak

ada perbedaan selama perhitungan physical inventory, user harus

mengatur indikator posting block pada layar awal dari dokumen

perhitungan. Posting block secara otomatis dihilangkan ketika hasil

perhitungan telah diposting untuk dokumen physical inventory.

154

Freeze Book Inventory

Jika perhitungan persediaan belum diselesaikan, saldo buku dari

persediaan dapat dibekukan pada dokumen physical inventory dengan

menggunakan indikator Freeze Book Inventory. Hal ini dilakukan untuk

mencegah terjadinya perubahan pada saldo buku persediaan yang

dikarenakan oleh pergerakan material yang dapat menyebabkan adanya

kesalahan pada perbedaan inventory.

Include Deleted Batches

Pilihan ini memperbolehkan dokumen perhitungan untuk

memasukkan kumpulan dari sebuah material yang telah ditandai untuk

dihapus. Untuk memastikan bahwa kumpulan-kumpulan ini termasuk

dalam perhitungan, indikator harus diatur pada layar awal.

Printing The Physical Inventory Count Documents

Setelah dokumen physical inventory telah dientri, dokumen

perhitungan dapat dicetak untuk physical inventory. Dokumen

perhitungan dapat dicetak menggunakan transaksi MI21 atau melalui

tombol navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials

Management – Physical Inventory Document – Print.

155

Counting and Recounts

Setelah lembar perhitungan physical inventory dicetak, lembar

tersebut dapat didistribusi kepada personel yang dialokasi untuk proses

perhitungan dan perhitungan dapat dimulai.

Entering The Count

Setelah perhitungan selesai dilakukan, physical inventory harus

dientri ke dalam sistem SAP. Jumlah perhitungan dari lembar

perhitungan ditransfer ke dokumen physical inventory. User bagian

inventory akan mengakses transaksi MI04 atau melalui navigation path :

SAP Menu – Logistics – Materials Management – Physical Inventory –

Inventory Count – Enter.

User bagian inventory mentransfer jumlah dari lembar

perhitungan persediaan ke line item pada transaksi MI04. Setelah semua

perhitungan persediaan telah dientri, transaksi kemudian diposting. Hal

ini melepaskan posting block jika posting block sebelumnya dilakukan

pada dokumen physical inventory. Perhitungan dapat diposting dan

physical inventory diselesaikan pada saat itu juga.

Jika user bagian inventory melakukan kesalahan ketika mengentri

dokumen perhitungan dapat mengubah perhitungan fisik dengan

menggunakan transaksi MI05. User bagian inventory harus mengetahui

dokumen physical inventory untuk melakukan transaksi ini. Setelah

semua perubahan telah dibuat, perhitungan dapat diposting jika user

bagian inventory atau supervisor telah puas.

156

Difference List

Perhitungan dapat dibandingkan terhadap nilai buku dari

persediaan dengan transaksi MI20. Transaksi ini memperbolehkan user

bagian inventory untuk mengentri sebuah material dan dokumen physical

inventory. Transaksi dapat diproses melalui navigation path: SAP Menu

– Logistics – Materials Management – Physical Inventory – Difference

– Difference List. Setelah pemilihan informasi (plant dan nomor

dokumen physical inventory) telah dientri, laporan dapat dijalankan.

Laporan mengidentifikasi nilai buku (book quantity), jumlah perhitungan

(quantity count) dan perbedaan (difference quantity), jika ada. Setelah

perbedaan telah diidentifikasi, perhitungan dapat diulang untuk

memeriksa perbedaan atau perbedaan dapat diposting setelah disetujui

oleh manajemen.

Missing Material

Manajemen harus menentukan bagaimana untuk mengatasi

jumlah perbedaan pada perhitungan persediaan. Prosedur physical

inventory dalam SAP menunjukkan di mana perbedaan material terjadi,

tetapi manajemen harus memutuskan bagaimana mencari material yang

hilang. Banyak perusahaan mendesain sebuah proses audit untuk

membantu proses physical inventory dalam menginvestigasi perbedaan.

Sebuah penyesuaian dilakukan pada nilai buku dari material yang hilang

dan kemudian penyesuaian dibuat kembali ketika material ditemukan.

Pada kasus ini perubahan menyebabkan pekerjaan tambahan,

157

mengganggu jadwal produksi dan mungkin menyebabkan kelebihan

persediaan dari material ini. Beberapa perusahaan menciptakan sebuah

lokasi untuk memindahkan material yang hilang dan ditemukan sebagai

suatu cara untuk menunjukkan varians tanpa menciptakan penyesuaian.

Recounts

Jika manajemen tidak menerima adanya perbedaan atau

perbedaan melebihi batas toleransi, maka material-material tersebut harus

dihitung kembali. Perhitungan kembali memperbolehkan user untuk

menghitung kembali material yang ada di lokasi pada dokumen physical

inventory. Transaksinya adalah MI11 atau melalui navigation path: SAP

Menu – Logistics – Materials Management – Physical Inventory –

Physical Inventory Document – Recount.

Transaksi ini memperbolehkan user bagian inventory untuk

mengentri nomor dokumen physical inventory dan melihat detail lines.

Detil informasi menunjukkan material-material yang relevan kepada

dokumen perhitungan juga jumlah physical inventory dan perbedaan dari

nilai buku. Setelah dokumen physical inventory telah dicetak, physical

inventory dapat dilakukan. Ketika physical inventory telah selesai

dilakukan, jumlah material dapat dientri ke dalam transaksi MI04 atau

MI07.

158

Physical Inventory Posting

Proses counting dan recounting menciptakan sebuah dokumen

yang memiliki perhitungan untuk setiap material pada dokumen tersebut.

Setelah dokumen telah disetujui oleh supervisor yang mengorganisasi

perhitungan, kemudian dokumen dapat dipost ke dalam sistem SAP.

Posting The Count Document

Setelah perhitungan telah dientri, dokumen dapat diposting

dengan menggunakan t-code MI07 yang dapat ditemukan menggunakan

navigation path: SAP Menu – Logistics - Materials Management -

Physical Inventory – Difference – Post. Nomor dokumen physical harus

dientri bersama juga dengan nilai ambang (treshold). Nilai ambang

adalah sebuah field pilihan yang menyimpan nilai maksimum dari

perbedaan jumlah persediaan yang diperbolehkan untuk dokumen

persediaan. User bagian inventory dapat memposting perbedaan selama

jumlah nilai perbedaan tidak melebihi nilai ambang, diasumsikan nilai

tersebut telah dientri sebelumnya.

Untuk setiap line item, perbedaan dapat diposting dan sebuah

kode alasan (reason code) dapat dientri untuk menunjukkan secara jelas

mengapa perhitungan tidak berhubungan dengan nilai buku. Kode alasan

dapat dikonfigurasi untuk setiap tipe pergerakan yang dibutuhkan. Tipe

pergerakan internal yang digunakan untuk posting perbedaan persediaan

adalah 701. Konfigurasi dapat dilakukan dengan menggunakan transaksi

OMBS atau melalui navigation path: IMG – Materials Management –

159

Inventory Management and Physical Inventory – Physical Inventory –

Reason Code for Goods Movement.

Posting Account Without a Document

Jika sebuah perhitungan dilakukan tanpa sebuah dokumen

physical inventory, perhitungan dapat dientri secara langsung ke dalam

transaksi dan langsung diposting. Pada layar transaksi, informasi dasar

yang dibutuhkan telah dientri untuk memposting seperti data perhitungan,

plant dan storage location. Perhitungan diisi pada transaksi MI10 atau

melalui navigation path: SAP Menu – Logistics – Materials

Management – Physical Inventory – Difference – Enter w/o Document

Reference. User bagian inventory dapat menambah individual line item

yang telah dihitung dan mengentri nilai untuk setiap line item. Jika

sebuah presentasi varians telah dientri pada layar awal, maka user akan

diberi peringatan jika nilai yang dientri lebih besar dari varians yang

diperbolehkan. Setelah line item dientri, dokumen dapat diposting dan

nilai dari dokumen akan menjadi nilai buku untuk material tersebut.

Jumlah stok untuk setiap material dapt diperiksa menggunakan transaksi

MMBE atau MB53.

The Counting of Inventory Differences

Ketika perubahan persediaan diposting, jumlah stok secara

otomatis disesuaikan terhadap jumlah perhitungan pada dokumen. Ketika

160

dokumen diposting, perbedaan akan berhubungan dengan goods receipt

atau goods issue.

l. Kebutuhan : Mengevaluasi vendor yang sudah terdaftar di perusahaan

Solusi : Mengevaluasi vendor yang sudah terdaftar di perusahaan

dapat ditunjang oleh software SAP dengan fungsi Vendor

Evaluation dengan t-code ME61 yang dilakukan terhadap

vendor-vendor yang telah melaksanakan transaksi dengan

perusahaan.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

Overview

Vendor Evaluation adalah salah satu bagian penting dari fungsi

bagian Purchasing. Vendor Evaluation pada SAP adalah sebuah sistem

penilaian yang dapat dikonfigurasi yang membantu bagian Purchasing

untuk mendesain evaluasi agar sesuai dengan kebijakan dan prosedur

perusahaan.

Vendor Evaluation dilaksanakan dengan menggunakan data yang

terdapat dari transaksi pembelian. Terdapat criteria utama dalam

melakukan vendor evaluation, yaitu:

• Price

• Quality

161

• Delivery

• Service and Support

• External Service

Walaupun sistem memiliki lima criteria utama, user tidak harus

menggunakan semua criteria tersebut. User bagian Purchasing dapat

membuat criteria yang baru sampai dengan 99 kriteria utama dengan

menggunakan fungsi ini.

Criteria utama dapat didefinisikan dalam konfigurasi. Navigation

path: IMG - Materials Management – Purchasing - Vendor Evaluation

- Define Criteria.

Subcriteria

Di dalam kriteria utama terdapat elemen-elemen yang lebih kecil

disebut subcriteria. Ada 20 kriteria yang dapat didefinisikan untuk

masing-masing criteria utama. Nilai yang dikombinasikan untuk

subcriteria menghasilkan nilai secara keseluruhan untuk masing-masing

criteria utama. Subcriteria standar sistem SAP termasuk di bawah ini:

• Subcriteria untuk harga termasuk price level dan price history.

• Subcriteria untuk kualitas termasuk good receipt, quality

audit dan complaints.

• Subcriteria untuk pengiriman termasuk confirmation date,

compliance, on-time delivery, quantity.

162

Subcriteria dapat dikonfigurasikan untuk masing-masing kriteria

utama. Untuk menambahkan subcriteria yang baru, masukkan deskripsi

dan metode penilaian. Metode penilaian dapat secara otomatis, semi

otomatis atau manual.

Pembobotan Vendor Evaluation

Pada langkah konfigurasi vendor evaluation, pembobotan dari

criteria dapat didefinisikan untuk masing-masing purchasing

organization yang valid. Konfigurasi dapat ditemukan dengan navigation

path: IMG - Materials Management - Purchasing – Vendor Evaluation

– Maintain Purchasing Organization Data.

Jika bagian purchasing memutuskan bahwa tidak ada pembobotan

khusus untuk salah satu criteria utama, maka bobot untuk masing-masing

kriteria tersebut adalah sama. Jika terjadi perubahan pada kebijakan, yang

memutuskan bahwa harga lebih penting dari criteria yang lain, maka

pembobotan dapat berbeda.

Maintain Vendor Evaluation

Setelah konfigurasi telah selesai dilakukan, pengaturan atas

record vendor evaluation dapat dilakukan. Pengaturan memperkenankan

vendor untuk mendapatkan nilai subjektif yang dimasukkan dalam

evaluasi mereka. Sebagai contoh penilaian untuk harga dan pengiriman

dapat didasarkan pada data transaksi. Tetapi nilai untuk kualitas dan

pelayanan bisa terjadi secara subjektif dan diputuskan di luar SAP.

163

Pengaturan untuk vendor evaluation secara individual dapat dilakukan

dengan t-code ME61 atau melalui navigation path: SAP menu – Logistic

– Material Management – Purchasing – Master Data – Vendor

Evaluation – Maintain.

Pengaturan terhadap Vendor Evaluation ini terdapat pada level

purchasing organization. Ini berarti vendor dapat dievaluasi secara

berbeda di antara purchasing evaluation.

Data evaluasi menunjukkan weighting key dan nilai secara

keseluruhan. Ada pilihan Deletion ind. yang dapat di set jika record ingin

dihapus.

Evaluation for Automatic Criteria and Semi-Automatic Criteria

Automatic criteria dan semi-automatic criteria dapat

dikalkulasikan menggunakan transaksi untuk menyediakan nilai terbaru.

T-code ME63 memperkenankan user bagian Purchasing untuk

memasukkan vendor dan purchasing organization yang relevan.

Transaksi dapat ditemukan melalui navigation path: SAP Menu –

Logistic – Materials Management – Purchasing – Master Data –

Vendor Evaluation – Automatic New Evaluation. Sistem akan

menghitung nilai untuk subcriteria yang didefinisikan dan memberikan

nilai secara keseluruhan untuk setiap nilai objektif. Automatic criteria

memberi penilaian untuk harga, kuantitas pengiriman. Kriteria semi-

otomatis atau penilaian subjektif digunakan untuk shop floor complaint,

shipping instruction dan notification reliability.

164

m. Kebutuhan : Memblokir vendor

Solusi : Memblokir vendor dapat ditunjang oleh software SAP

dengan fungsi Block Vendor yang bisa diakses melalui t-

code MK05.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

Overview

Vendor dapat diblokir untuk beberapa alasan yang dapat

diputuskan oleh perusahaan. Seringnya vendor diblokir karena lemahnya

ketaatan dalam tanggal pengiriman, ketidakpuasan kualitas material, atau

kejadian-kejadian di luar pasar.

User memiliki pilihan untuk memblokir sebuah akun vendor

master yang dapat memberhentikan adanya pembelian di masa depan

sampai vendor tersebut kembali diaktifkan.

Block of Vendor

Record vendor master dapat diset statusnya menjadi blocked

dengan menggunakan transaksi MK05. Transaksi ini dapat ditemukan

melalui navigation path: SAP menu – Logistic – Materials Management

– Purchasing – Master Data – Vendor – Purchasing – Block.

Transaksi MK05 digunakan untuk memblokir vendor via

purchasing. Layar awal dari transaksi ini memperbolehkan user bagian

purchasing untuk mengentri kode vendor dan purchasing organization.

165

Layar ke-2 memperlihatkan fields yang relevan untuk memblokir vendor

tersebut. Indikator pertama digunakan oleh user untuk menentukan

apakah blokir dilakukan untuk vendor pada semua purchasing

organization atau hanya purchasing organization tertentu yang telah

dientri sebelumnya.

Field lain pada layar ini memperbolehkan user bagian purchasing

untuk mengentri sebuah kode block function yang mendeskripsikan

bagaimana blocking vendor digunakan. Kode block function didefinisi

pada konfigurasi.

Fungsi untuk delivery-block didefinisi pada IMG menggunakan

navigation path IMG – Quality Management – QM in Logistic – QM in

Procurement – Define Delivery Block.

Setiap blokir pengiriman dapat dikonfigurasi untuk memblokir

vendor dari sebagian fungsi purchasing. Blokir purchasing dapat

dilakukan untuk satu pilihan atau kombinasi dari pilihan-pilihan di bawah

ini :

• Request for Quotation

• Source Determination

• Purchase Order

• Goods Receipt

n. Kebutuhan : Perkiraan penggunaan material (Forecast) dengan

menggunakan model seasonal.

166

Solusi : Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Forecast

dengan t-code MP80.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

Overview

Forecasting adalah prediksi apa yang akan terjadi di masa yang

akan datang dan untuk proses yang tidak pasti. Karena ketidakpastian itu,

akurasi dari forecast adalah sama pentingnya dengan hasil yang

diprediksi dengan menggunakan forecast.

Forecast Model

Forecast modeling dilakukan untuk membantu dalam

memperkirakan kejadian-kejadian tertentu. Forecast model dapat

dirancang di sekitar faktor-faktor yang diyakini oleh user adalah penting

dalam mempengaruhi penggunaan dari satu material di masa yang akan

datang. User juga menggunakan kinerja sebelumnya dari suatu material

untuk menentukan penggunaan di masa yang akan datang. Kedua dari

metode ini akan menghasilkan sebuah perkiraan yang mungkin akurat.

Seasonal Model

Seasonal model merupakan salah satu jenis dari forecast model.

Seasonal model mempengaruhi banyak bisnis yang dikarenakan oleh

cuaca atau hari libur. Seasonal model didefinisi sebagai suatu pola yang

167

berulang-ulang untuk setiap periode. Contohnya: pola tahunan memiliki

perputaran terdiri atas 12 bulan. Untuk PT. Garuda Indonesia, permintaan

akan meningkat sekitar bulan Juni, Juli dan Desember yaitu ketika terjadi

libur panjang. Permintaan ini akan berulang-ulang untuk setiap

periodenya.

Forecast Parameter

Parameter pada layar forecast di dalam record Material Master

dapat ditentukan menggunakan sebuah forecast profile. Forecast profile

memperbolehkan user untuk membuat sebuah default yang mengcopy

secara langsung nilai-nilai parameter ke dalam Material Master record.

Create Forecast Profile

Forecast profile untuk parameter forecast dapat dibuat

menggunakan transaksi MP80 atau melalui navigation path SAP menu –

Logistics – Material Management – Material Master – Profile –

Forecast Profile – Create.

Pada layar awal dari transaksi MP80, user dapat memilih

parameter mana yang diinginkan untuk dientri nilainya. Sebagai

tambahan user dapat menentukan apakah nilainya default untuk Material

Master atau apakah parameter itu write protected dan tidak dapat diubah

pada Material Master.

Field yang harus diisi :

1. Forecast model yang dipilih adalah Seasonal model (S).

168

2. Historical periods, nilai circle periods dientri untuk dihitung dalam

forecast. Jika field ini tidak diisi, tidak ada periode yang akan

digunakan pada profil.

3. Forecast periods, nilai yang dientri pada field ini adalah jumlah

periode yang akan dihitung dalam forecast.

4. Number of periods for initialize session, angka ini untuk nilai histori

yang diinginkan user untuk digunakan untu inisialisasi proses. Jika

field tidak diisi, tidak ada nilai histori yang digunakan untuk

menginisialisasi proses.

5. Fixed period, field ini digunakan untuk menghindari fluktuasi pada

perhitungan forecast atau karena produksi tidak dapat beraksi lagi

terhadap planning figure yang sudah diubah. Forecast akan pasti

untuk jumlah periode yang dientri pada field ini.

6. Number of periods for seasonal cycle, jika menggunakan seasonal

forecast model, maka field ini dapat digunakan untuk menentukan

jumlah periode yang membentuk sebuah musim dari material ini.

7. Initialization indicator, jika forecast perlu diinisialisasi, maka

indikator ini dapat diset untuk memperbolehkan sistem untuk

menginisialisasi proses. Indikator ini juga memperbolehkan

inisialisasi secara manual.

8. Tracking limit, adalah nilai yang menentukan jumlah yang dimana

nilai forecast boleh berbeda dari nilai aktual. Tracking limit dapat

dientri sampai 3 nilai desimal.

169

9. Model selection, field ini aktif hanya jika tidak ada nilai yang diisi

pada forecast model. Model selection memperbolehkan sistem untuk

memilih sebuah model secara otomatis.

10. Selection procedure, digunakan ketika sistem melakukan pemilihan

sebuah forecast model. Ada dua pilihan yang dapat dipilih, yaitu :

• Prosedur 1 melakukan sebuah tes signifikan untuk mencari

pola seasonal atau trend yang cocok.

• Prosedur 2 melakukan forecast untuk semua model dan

kemudian memilih model yang memiliki nilai deviasi yang

paling kecil.

11. Indicator for parameter optimization, jika indikator ini diset, maka

sistem akan menggunakan smoothing factors untuk forecast model

yang dipilih. Jika indikator tidak diset, maka smoothing factor tidak

digunakan dan forecast akan memiliki varian yang lebih besar dari

mean value.

12. Optimization level, dapat diatur menjadi fine, middle, atau rough.

Semakin indikator menuju ke arah fine, forecast akan semakin akurat,

namun membutuhkan waktu proses yang lama.

13. Smoothing factors, terdapat beberapa metode untuk mengurangi atau

membatalkan efek dari random variation. Sebuah teknik yang biasa

digunakan dalam forecast adalah smoothing. Teknik ini

mengklarifikasi elemen-elemen yang terdapat pada trend, seasonal

170

dan cyclic. Smoothing factors yang dapat digunakan pada seasonal

forecast profile adalah Gamma factor.

o. Kebutuhan : Penentuan nilai Re-Order Point (ROP) dan Safety Stock

(SS) untuk MRP oleh sistem.

Solusi : Jika ingin melakukan penentuan terhadap nilai Re-Order

Point (ROP) dan Safety Stock (SS) untuk MRP maka harus

mengubah settingan view MRP1 pada material master.

Rank : Medium

Degree of fit : Gap

Dasar dari perencanaan ROP adalah bahwa proses pengadaan

didorong ketika jumlah dari stok di plant ditambah dokumen yang telah

disetujui, berada di bawah ROP.

Manual ROP Planning

Pada Manual Reorder Planning, perencanaan secara manual

mengentri nilai ROP dan Safety Stock pada record Material Master,

transaksi MM01.

Automatic ROP Planning

Pada Automatic ROP Planning, sistem menghitung nilai reorder

dan Safety Stock. Untuk melakukan ini, sistem menggunakan data

konsumsi sebelumnya dari material untuk memperkirakan kebutuhan

171

material di masa yang akan datang. Sistem kemudian menggunakan nila-

nilai perkiraan tersebut untuk menghitung nilai reorder dan Safety Stock.

p. Kebutuhan : Analisis-Analisis

Solusi : Untuk melakukan berbagai macam analisis yang

dibutuhkan dapat digunakan Logistic Information System

(LIS).

Rank : High

Degree of fit : Gap

Logistic Information System (LIS)

LIS adalah sistem informasi yang digunakan untuk

merencanakan, mengendalikan, dan memantau kegiatan bisnis pada

tahapan yang berbeda dalam proses pengambilan keputusan.

LIS menyediakan tool pada Customizing yang dapat digunakan

untuk menyesuaikan tampilan dari informasi yang diinginkan.

LIS terdiri atas sistem informasi berikut yang memiliki berbagai

modul di dalamnya :

• Sales Information System

• Purchasing Information System

• Inventory Controlling

• Shop Floor Information System

• Plant Maintenance Information System

172

• Quality Management Information System

Analisis ini menyediakan pilihan evaluasi data yang didasarkan

pada data yang terdapat pada struktur informasi standar. Pemilihan key

figure yang ingin dievaluasi dapat ditentukan sebelum ataupun ketika

analisis tengah berjalan. Di dalam standard analyses terdapat fungsi-

fungsi :

• Drilldown function

• Choose key figures and change their order

• Sort List

• Create ranking sequence

• ABC analysis

Komponen aplikasi logistic (LO) pada SAP R/3 menawarkan

sejumlah sistem informasi aplikasi yang spesifik dimana semua fitur

memiliki user interface yang seragam dan fungsi dasar yang di

bandingkan. Pada waktu yang sama, struktur modular yang juga

memenuhi aspek khusus pada setiap sistem informasi

Tipe dari penyimpanan data adalah identik pada semua sistem

informasi di dalam logistik. Sejumlah tools spesial dan metode

pengerjaan menggarisbawahi karakter tipikal dari sebuah data warehouse

di dalam LIS.

Sistem informasi dari LIS secara berkelanjutan dipasok dengan

data yang berasal dari aplikasi operatif (Sales and Distribution,

173

Purchasing, Production, Plant Maintenance dan lainnya). Tingkat ini

juga dikenal dengan sebutan Online Transaction Processing (OLTP).

Data berasal dari dokumen SAP R/2, SAP R/3 atau eksternal/Sistem Non-

SAP.

Database dari logistic data warehouse dikenal sebagai

information structures yang merupakan basis data dari LIS. T-code yang

dapat digunakan dalam LIS adalah :

• MC.1 INVCO : Plant Anal. Selection: Stock

• MC.2 INVCO : Plant Anal.Selection, Rec/Iss

• MC.5 INVCO : SLoc Anal. Selection, Stock

• MC.9 INVCO : Material Anal.Selection,Stock

• MC.A INVCO : Mat.Anal.Selection, Rec/Iss

• MC.L INVCO : Mat.Group Analysis Sel. Stock

• MC48 INVCO : Anal. of Current Stock Values

• MCBA INVCO : Plant Analysis Selection

• MCBC INVCO : Stor. Loc. Analysis Selection

• MCBE INVCO : Material Analysis Selection

• MCBK INVCO : MatGrp Analysis Selection

• MC$G PURCHIS : Material PurchVal Selection

• MC$I PURCHIS : Material PurchQty Selection

• MCE1 PURCHIS : PurchGrp Analysis Selection

• MCE3 PURCHIS : Vendor Analysis Selection

• MCE5 PURCHIS : MatGrp Analysis Selection

174

• MCE7 PURCHIS : Material Analysis Selection

Fungsi-fungsi yang terdapat pada t-code MCE1, MCE3,

MCE5, MCE7, MC.1, MC.5, MC.9, MC.L, MC$G, MC$I, MC.2,

MC.A, MCBA, MCBC, MCBE, MCBK, MC48 adalah:

• Drilldown (Switch Drilldown dan Drilldown By)

Untuk mengubah klasifikasi dapat menggunakan “Switch

Drilldown”. Misalnya drilldown berdasarkan bulan.

Namun untuk melihat informasi yang lebih detil dapat

menggunakan “DrillDown By” atau dengan memencet tombol F8

dengan terlebih dahulu memposisikan kursor pada obyek yang

ingin di drilldown.

Misalkan ingin melihat detil informasi pemesanan dari bulan dan

purchasing organization tertentu berarti harus memposisikan

kursor pada “01.2010”. Maka tampilan outputnya adalah

pemesanan pada bulan Januari 2010.

• Key Figure

Selain itu key figure juga dapat ditambahkan dengan memilih

“Choose Key Figure” atau dengan memilih F6.

Misalnya pada t-code ini hanya ditampilkan PO Value, sedangkan

ingin melihat PO Quantity yang dipesan.

175

• Top N

Untuk mengurutkan object berdasarkan nilai key figure dapat

menggunakan “Top N”

Misalnya ingin mengetahui 10 material yang memiliki PO value

tertinggi, maka posisikan kursor pada kolom PO value lalu pilih

Top N. Jumlah number dapat diisi sesuai keinginan.

• ABC Analysis

ABC analysis adalah sebuah prosedur untuk menentukan

pentingnya suatu object. ABC analysis mengklasifikasikan obyek

dalam daftar dengan referensi ke key figure

ABC analysis dapat diunakan untuk mengklasifikasikan

berdasarkan kriteria tertentu atau ukuran kinerja ke dalam

segmen-segmen yang disebut :

o Segmen A = Important Object

o Segmen B = Less Important Object

o Segmen C = Relatively Unimportant Objects

Misalnya : ingin menganalisa berdasarkan key figure total Pos lalu

posisikan kursor pada baris total Pos.

Edit ABC Analysis

Kriteria Klasifikasi

• Key Figure (persentase)

Analisis jawaban pertanyaan:

176

Berapa persentase dari jumlah total dari obyek terpilih yang

merepresentasi?

Masukkan persentase kerusakan yang diinginkan.

CONTOH: Misalkan dengan rincian yang dipilih adalah A =

50%, B = 30%, dan C = 20%. Obyek dalam daftar diurutkan

secara ascending or descending dengan mengacu pada key

figure.

o Segmen A menunjukkan benda yang jumlah

mencapai 50% dari jumlah total.

o B menunjukkan benda yang total sebesar 30%

berikutnya.

o Segmen C menunjukkan benda-benda yang tersisa.

• Key Figure (absolut)


Berapakah nilai absolut dari tokoh kunci yang dipilih?

Tentukan nilai ambang:

o Antara segmen A dan B

o Antara segmen B dan C

Sistem ini mengelompokkan obyek berdasarkan nilai-nilai

referensi.

• Characteristic (persentase)


177

Berapa persentase dari jumlah total dari obyek terpilih yang

merepresentasi?

CONTOH: Misalkan dengan rincian yang dipilih adalah A =

50%, B = 30%, dan C = 20%. Obyek dalam daftar diurutkan

diurutkan secara ascending or descending dengan mengacu

pada key figure.

o Segmen A menunjukkan 50% dari jumlah obyek.

o Segmen B menunjukkan 30% berikutnya jumlah

objek.


• Characteristic (absolut)

o Tentukan jumlah objek yang akan ditugaskan ke

segmen A dan B.


Dari hasil ABC analysis, dapat dilihat pula object yang

termasuk di tiap segmentnya atau total list serta ditampilkan

dalam bentuk grafik.

• Classification

Classification dapat digunakan untuk mengkelompokan objek

ke dalam kelas-kelas sampai dengan 6 kelas.

Setting awal dari SAP langsung mengkelompokkan data

menjadi 6 kelas, namun user dapat mengubahnya dengan

178

memilih “Class Limit”, dan dapat langsung memilih untuk

klasifikasi menjadi berapa kelas yang diinginkan.

Setelah memilih Class Limit, user dapat menentukan nilai

yang dingiinkan untuk memisahkan antar kelas. User dapat

melihat objek yang hanya di kelas tertentu saja, secara

keseluruhan dan juga grafik.

User dapat menyimpan hasil analisa dengan cara:

• Memilih tombol save

• Memilih tombol back

Lalu pilih selection variant jika ingin meng-update analisa

sebelumnya atau dengan menginput nama selection variant

yang baru beserta description nya.

Untuk membuka hasil analisis yang telah disimpan, pilih

Selection variant pada tampilan awal transaksi.

User memilih Selection Variant yang ingin di display atau di

update.

Overview mengenai Logistic Information System (LIS) digunakan

untuk membahas kebutuhan di bawah ini:

Kebutuhan : Analisis jumlah stok tiap material per plant

Solusi : Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Logistic

Information System (LIS) dengan menggunakan t-code

MC.1.

179

Kebutuhan : Analisis jumlah stok tiap material per storage location

MC.5

Solusi : Fungsi ini disediakan oleh software SAP yaitu Logistic


MC.5.

Kebutuhan : Analisis jumlah stok tiap material MC.9

Solusi : Fungsi ini ditunjang oleh software SAP yaitu Logistic


MC.9.

Kebutuhan : Analisis jumlah stok tiap material per material group

MC.L



MC.L.

Kebutuhan : Analisis nilai uang akibat pergerakan material per plant

MC.2



MC.2.

Kebutuhan : Analisis nilai uang akibat pergerakan per material MC.A



MC.A.

180

Kebutuhan : Analisis pergerakan jumlah stok setiap material per plant

MCBA



MCBA.

Kebutuhan : Analisis pergerakan jumlah stok setiap material per

storage location MCBC



MCBC.

Kebutuhan : Analisis pergerakan jumlah stok setiap material MCBE



MCBE.

Kebutuhan : Analisis pergerakan jumlah stok setiap material per

material group MCBK



MCBK.

Kebutuhan : Analisis pengadaan material per purchasing organization

MCE1.



MCE1.

181

Kebutuhan : Analisis-analisis vendor MCE3



MCE3.

Kebutuhan : Analisis-analisis pengadaan per material group MCE5



MCE5.

Kebutuhan : Analisis-analisis pengadaan per material MCE7



MCE7.

Kebutuhan : Analisis pergerakan tiap material yang lebih mendetil

MC48



MC48.

q. Kebutuhan : Pembuatan PR untuk stock material secara otomatis dari

proses MRP

Solusi : Dilakukan implementasi MRP untuk BO yang belum

menjalankan MRP dengan menggunakan pengaturan yang

sebelumnya telah dilakukan terhadap BO sebelumnya.

182

Rank : High

Degree of fit : Partial

r. Kebutuhan : Update PR dari proses MRP setelah Place In Storage




Rank : High


s. Kebutuhan : Pengiriman material dari HO ke BO




Rank : High


t. Kebutuhan : Pengiriman material dari satu BO ke BO lain




Rank : Medium


183

u. Kebutuhan : Pengiriman material dari HO ke BO dan BO ke BO tanpa

menciptakan jurnal.




Rank : High


v. Kebutuhan : Reservation oleh end user (KK) di BO.

Solusi : Diharapkan KK menggunakan fasilitas web yang telah

dikembangkan untuk meminimalkan kesalahan pada

transaksi yang dilakukan.

Rank : High

Degree of fit : Gap

Pada saat ini web yang akan digunakan oleh KK pada masing-

masing BO yang berfungsi untuk membuat reservation sudah

dikembangkan dan sudah dapat digunakan. Namun terdapat kesulitan

dalam mensosialisasikan penggunaan web tersebut.

Namun untuk meminimalisasi kesalahan dan meningkatkan

efektifitas dan efisiensi, sebaiknya penggunaan web secepatnya dapat

dilaksanakan.

184

w. Kebutuhan : Terciptanya jurnal ketika material dikeluarkan dari

gudang BO untuk digunakan oleh BO tersebut.




Rank : High


Adanya pembahasan mengenai jurnal pada BO dikarenakan

adanya perubahan cara pengiriman material dari HO ke BO. Pada

awalnya ketika HO mengirim material ke BO, biaya langsung diakui pada

saat itu juga walaupun material tersebut belum digunakan.

Pada saat ini, biaya baru diakui ketika AA atau DMU dari

masing-masing BO melakukan pengiriman material atas reservation yang

dibuat oleh KK. Hal ini dilakukan dengan cara melakukan pengiriman

dari HO dengan menggunakan t-code MB1B dengan movement type 313.

Material seolah-olah dikirimkan terlebih dahulu ke transfer location.

Setelah itu user HO memberitahukan user pada BO untuk melakukan

Good Receipt (GR). User di BO melakukan GR dengan seolah-olah

memindahkan material dari transfer location ke gudang BO. User pada

BO melakukan GR dengan t-code MBSU dengan movement type 315.

Dengan cara ini, biaya belum diakui.

Transfer location adalah suatu lokasi maya yang digunakan untuk

menampung material untuk sementara. Adanya transfer location

185

dimaksudkan untuk menghindari pengakuan secara langsung oleh BO

atas material yang dikirimkan oleh HO. Material yang dikirimkan HO

belum pasti akan diterima oleh BO karena mungkin saja di perjalanan

terjadi kerusakan atau suatu penundaan pengiriman yang memungkinkan

material tidak dapat sampai di BO. Dengan adanya transfer location

maka material baru akan diakui oleh BO ketika material telah sampai

pada gudang BO yaitu dengan memindahkan material seolah-olah dari

transfer location ke BO.

186

4.3.1. Risk Analysis

Setelah dilakukan analisis terhadap kebutuhan menggunakan Fit/Gap

Analysis, selanjutnya dilakukan Risk Analysis. Risk Analysis dilakukan untuk

mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul apabila fungsi yang

direkomendasikan pada tahap sebelumnya tidak digunakan. Risk Analysis ini

dilakukan terhadap kebutuhan yang memiliki degree gap dan terdapat

rekomendasi atas kebutuhan tersebut.

Setelah risiko diidentifikasi akan dilakukan penilaian kemungkinan

timbulnya suatu risiko terhadap aktivitas perusahaan secara keseluruhan beserta

dampak yang ditimbulkan jika perusahaan mengimplementasi fungsi tersebut.

Penilaian ini dilakukan terhadap masing-masing risiko yang telah diidentifikasi.

Kemungkinan timbulnya risiko (probability) dinilai dengan penilaian:

Tabel 4.9 Risk Probability Rank


High Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan

relatif tinggi.

Medium Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan

cukup tinggi.

Low Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan

relatif rendah.

187

Dampak yang ditimbulkan oleh risiko (impact) dinilai dengan penilaian:

Tabel 4.10 Risk Impact Rank


High Dampak yang ditimbulkan dari risiko akan mempengaruhi dan

menghambat aktivitas utama proses bisnis perusahaan.

Medium

Dampak yang ditimbulkan dari risiko cukup mempengaruhi

aktivitas utama proses bisnis perusahaan, namun tidak

menghambat proses bisnis.

Low Dampak yang ditimbulkan dari risiko sangat kecil bahkan tidak

mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan.

Setelah diketahui nilai masing-masing risiko, nilai tersebut dipindahkan

ke dalam sebuah tabel yang disebut Risk Ranking. Tabel Risk Ranking digunakan

untuk mengurutkan risiko berdasarkan nilainya. Dari tabel ini diketahui risiko

yang signifikan terhadap perusahaan.

Tabel 4.11 Risk Analysis-Head Office (HO)

No Requirement Recommendation Risk Identification Probability Impact

A Nilai uang dari

budget atas suatu

material akan ter-

update secara

otomatis

Fungsi budget sudah dijalankan pada

modul Finance namun belum

terkoneksi dengan modul Material

Management sehingga ketika

dilakukan Release PR, user pada

bagian budgeting harus memeriksa

budget yang tersedia secara manual.

Jika budget tersedia, baru PR dapat

direlease.

1. Data mengenai budget atas

suatu material tidak update

secara sistem.

2. Budget untuk suatu material

harus dicari dan dianalisis

secara manual pada saat

release PR sehingga

membutuhkan waktu yang

relatif lama.

3. Terjadi pengadaan material

yang melebihi budget karena

user tidak mengetahui nilai

H

H

M

M

L

M

budget terbaru.

B Pembuatan

Request For

Quotation (RFQ)

kepada vendor

Pembuatan RFQ dapat dilakukan

dengan menggunakan software SAP

dengan t-code ME41 dan dapat

dilakukan secara collective untuk

beberapa vendor agar memudahkan

proses perbandingan antara beberapa

vendor.

Untuk mencetak RFQ sehingga dapat

dikirimkan kepada vendor dapat

dilakukan dengan t-code ME9A.

1. Adanya kehilangan data

yang tersimpan secara

manual lebih besar jika

dibandingkan bila data

tersimpan di dalam sistem.

2. User sulit dalam melakukan

tracking data histori dari

RFQ sebelumnya.

H

M

L

L

C Pembuatan

Quotation atas

permintaan

Pembuatan Quotation dilakukan

ketika perusahaan menerima

Quotation dari vendor dan bisa

1. Adanya kehilangan data

yang tersimpan secara

manual lebih besar jika

H

L

material merupakan lanjutan dari proses RFQ.

Pembuatan Quotation dapat

dilakukan dengan software SAP

dengan t-code ME47.

dibandingkan bila data

tersimpan di dalam sistem.

2. User sulit dalam melakukan

tracking data histori dari

Quotation sebelumnya.

3. Membutuhkan waktu yang

lebih lama jika melakukan

perbandingan terhadap

Quotation yang diterima dari

beberapa vendor secara

manual dibandingkan jika

dilakukan dengan sistem.

M

H

L

L

D Perbandingan

antara beberapa

Quotation

berdasarkan

harga dan

quantity

Dari beberapa Quotation yang telah

diinput ke dalam sistem, kemudian

dilakukan perbandingan untuk

menemukan Quotation yang optimum

dari satu vendor. Perbandingan antara

Quotation dapat dilakukan dengan

software SAP dengan t-code ME49.

Pada t-code ini juga dapat dilakukan

setting rejection letters untuk vendor

yang tidak terpilih dan mencetaknya

dengan ME9A.

1. Tidak dapat menentukan

vendor yang tepat (yang

memberikan penawaran

terbaik) untuk melakukan

proses pengadaan material.

2. Perbandingan hanya

didasarkan pada faktor harga

tanpa memperhitungkan

faktor-faktor lain, misalnya

quantity material, biaya

pengiriman material.

L

M

M

M

E Live Auction Pada software SAP modul Material

Management (MM) tidak disediakan

fungsi untuk Live Auction. Tetapi

1. Tidak mendapatkan

penawaran terbaik (harga

terendah) dari vendor.

M

M

fungsi Live Auction dapat dilakukan

dengan menggunakan modul Supplier

Relationship Management (SRM).

Dengan adanya live auction,

proses bidding antara

beberapa vendor akan lebih

maksimal karena setiap

vendor akan berusaha

memberikan tawaran

terbaiknya.

2. Kehilangan calon vendor

potensial yang dikarenakan

keterbatasan waktunya

sehingga tidak dapat hadir

pada saat dilakukan proses

pemilihan vendor untuk

tender yang dilaksanakan

H

M

secara tatap muka pada

perusahaan.

F Contract

Management

Pada software SAP modul Material

Management (MM) tidak disediakan

fungsi untuk Contract Management.

Tetapi fungsi Contract Management

dapat dilakukan dengan

menggunakan modul Supplier

Relationship Management (SRM).

1. Tidak adanya tingkat

otorisasi atas Contract

sehingga setiap user dapat

mengakses Contract; dapat

mengubah Contract dengan

sewenang-wenang sehingga

data yang digunakan untuk

proses pengadaan tidak valid.

2. Tidak dapat memanage

Contract selain detil harga

dan material (ongkos kirim,

diskon dan biaya lainnya.)

H

H

M

M

G Menampilkan

data histori atas

pengadaan

sebelumnya.

Fungsi ini disediakan oleh software

SAP yaitu Purchasing Info Record.

1. Memperlambat pencarian

data antara pengadaan

terakhir suatu material dan

vendor.

2. User tidak memiliki referensi

atas vendor yang terakhir

kali bertransaksi dengan

perusahaan untuk material

tertentu.

M

H

L

L

H Konfirmasi dari

vendor atas status

PO


SAP yaitu Vendor Confirmation

dengan sebelumnya dilakukan setting

terlebih dahulu pada t-code SPRO

dan untuk transaksinya melakukan

1. Kesulitan dalam perencanaan

distribusi material dari HO

ke BO.

2. Tidak diketahui informasi

terbaru mengenai sampai

L

M

M

L

change pada PO dengan t-code

ME22.

mana pemesanan suatu

material telah diproses.

Purchaser hanya bergantung

pada tanggal pengiriman

yang telah disetujui.

I Stock opname Stock opname atas semua material

yang terdapat pada perusahaan dapat

ditunjang oleh software SAP dengan

menggunakan fungsi Physical

Inventory yang bisa diakses melalui t-

code MI01.

1. Adanya data yang tidak valid

yaitu adanya perbedaan data

antara pencatatan dan

quantity fisik.

2. Adanya kecurangan atau

kehilangan material yang

tidak diketahui oleh

perusahaan.

H

H

H

H

J Mengevaluasi

vendor yang

sudah terdaftar di

perusahaan

Mengevaluasi vendor yang sudah

terdaftar di perusahaan dapat

ditunjang oleh software SAP dengan

fungsi Vendor Evaluation dengan t-

code ME61 yang dilakukan terhadap

vendor-vendor yang telah

melaksanakan transaksi dengan

perusahaan.

1. Memilih vendor yang salah

untuk melakukan proses

pengadaan. Tanpa adanya

evaluasi vendor, tidak

diketahui vendor mana yang

memenuhi atau tidak

memenuhi kriteria

perusahaan. (harga, kualitas

dan pengiriman)

2. Data vendor pada Approved

Vendor List (AVL) tidak

terupdate.

H

M

M

M

K Memblokir

vendor

Memblokir vendor dapat ditunjang

oleh software SAP dengan fungsi

1. Melakukan transaksi dengan

vendor yang sebenarnya

H

H

Block Vendor yang bisa diakses

melalui t-code MK05.

tidak diperbolehkan

(dilarang) untuk melakukan

transaksi dengan perusahaan.

2. Mengulang kesalahan yang

sama yang pernah terjadi

dengan vendor, misalnya

keterlambatan atas

pengiriman material, kualitas

dan jumlah material yang

tidak sesuai dengan PO.

3. Seluruh data mengenai

vendor akan hilang

sepenuhnya jika secara

langsung dihapus dari

H

H

M

M

Approved Vendor List (AVL)

sehingga harus mengentri

ulang data mengenai vendor

tersebut jika ingin

melakukan kerja sama

kembali.

L Perkiraan

penggunaan

material

(Forecast)

dengan

menggunakan

model seasonal.


SAP yaitu Forecast dengan t-code

MP80.

1. Ketidaktepatan dalam

perencanaan budget untuk

material di masa yang akan

datang.

2. Head Office tidak dapat

melakukan perencanaan

pengadaan material untuk

Branch Office.

M

M

M

M

*)Selain terdapat risiko jika tidak

menggunakan fungsi ini, terdapat

juga risiko yang berdampak

cukup tinggi jika menggunakan

fungsi ini:

• Hasil dari forecast tidak

sesuai dengan kenyataan

sehingga bisa terjadi adanya

pengeluaran biaya yang lebih

dari yang sebenarnya

dibutuhkan.

• Data yang digunakan untuk

melakukan forecast belum

cukup mature.

M Penentuan nilai

Re-Order Point

(ROP) dan Safety

Stock (SS) untuk

MRP oleh sistem.

Jika ingin melakukan penentuan nilai

Re-Order Point (ROP) dan Safety

Stock (SS) untuk MRP maka harus

mengubah pengaturan view MRP1

pada material master.

1. Bagian Inventory harus

mereview secara berkala atas

data ROP dan SS suatu

material agar data tetap

update.

L

M

N Analisis dengan

menggunakan

Logistic

Information

System (LIS)

1. Tidak dapat menganalisis

suatu key figure tertentu,

misalnya PO value, stock

material berdasarkan kriteria

yang dibuthkan misalnya

analisis hanya pada plant

tertentu.

2. Terjadinya pengambilan

keputusan yang salah karena

H

M

M

H

data yang digunakan untuk

analisis terpisah-pisah.

Tabel 4.12 Risk Analysis-BranchOffice (BO)

No Requirement Recommendation Risk Identification Probability Impact

O Reservation oleh

end user (KK) di

BO

Diharapkan KK menggunakan

fasilitas web yang telah

dikembangkan untuk meminimalkan

kesalahan pada transaksi yang

dilakukan.

1. Membutuhkan banyak user

ID pada software SAP

sehingga meningkatkan

biaya.

2. Jika reservation dilakukan

secara manual (dicatat dalam

kertas), maka dapat terjadi

kekeliruan pada saat

pengeluaran material,

misalnya bagian Inventory

salah melihat tulisan pada

reservation secara manual.

H

M

M

H

203

4.3.1. Hasil Pemetaan Risk Analysis

Risiko-risiko yang telah dianalisis kemudian dipetakan ke dalam

Risk Probability-Impact Matrix. Pemetaan ini dilakukan agar

memudahkan dalam membaca hasil Risk Analysis. PR

OB

AB

ILIT

Y

HIGH

A2 C3

B1 G2

C1

A1 J1

E2 K2

F1 K3

F2 N1

O1

I1

I2

K1

MEDIUM

B2 H2

C2

G1

D2 J2

E1 L1

L2

A3 O2

N2

LOW D1 M1

H1

LOW MEDIUM HIGH

IMPACT

Gambar 4.1 Risk Probability-Impact Matrix

Keterangan untuk membaca matrix:

• Huruf melambangkan fungsi yang direkomendasikan.

• Angka melambangkan risiko dari fungsi yang direkomendasikan.

Contoh: A1= identifikasi risiko pertama yang mungkin timbul jika

tidak menggunakan fungsi budgeting (requirement).

204

4.4 Rekomendasi

Rekomendasi yang diberikan kepada perusahaan didasarkan pada hasil

evaluasi menggunakan 2 metode, yaitu Fit/Gap Analysis dan Risk Analysis. Dari

evaluasi yang telah dilakukan dengan menggunakan Fit/Gap Analysis, terdapat

beberapa fungsi yang sudah digunakan oleh perusahaan namun belum secara

keseluruhan dan beberapa fungsi yang sesuai dengan kebutuhan yang belum

digunakan sama sekali oleh perusahaan.

A. Dari fungsi-fungsi yang sudah digunakan oleh perusahaan namun belum secara

keseluruhan (memiliki degree partial) direkomendasikan agar perusahaan

melakukan implementasi secara keseluruhan terhadap fungsi tersebut.

Fungsi-fungsi tersebut adalah :

Tabel 4.13 Rekomendasi Partial

No Fungsi Requirement

1 Penggunaan MRP yang

dilakukan dengan menjalankan

batch input

Pembuatan PR untuk stock material

secara otomatis dari proses MRP

2 Penggunaan two-step transfer

posting

Update PR dari proses MRP setelah

Place In Storage

Pengiriman material dari Head Office

(HO) ke Branch Office (BO)

Pengiriman material dari BO ke BO

lain

Pengiriman material dari HO ke BO

205

dan BO ke BO tanpa menciptakan

jurnal

Terciptanya jurnal ketika material

dikeluarkan dari gudang BO untuk

digunakan oleh BO tersebut.

B. Dari fungsi-fungsi yang belum digunakan tersebut (memiliki degree gap)

dilakukan analisis mengenai risiko yang mungkin timbul jika fungsi-fungsi

tersebut tidak digunakan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil Risk Analysis

kemudian dilakukan pemberian peringkat pada fungsi-fungsi agar perusahaan

dapat menentukan prioritas dari fungsi mana yang harus digunakan terlebih

dahulu. Berikut ini merupaka penjabaran mengenai rekomendasi fungsi:

1. High: fungsi yang memiliki peringkat High sebaiknya segera digunakan

oleh perusahaan karena fungsi ini sangat berpengaruh pada proses bisnis

PT. Garuda Indonesia. Fungsi-fungsi pada peringkat ini adalah:

Tabel 4.14 Rekomendasi Gap - High


1 Implementasi modul Supplier


untuk penggunaan fungsi Live

Auction

Live Auction

2 Physical Inventory (t-code

MI01, MI21, MI04, MI05,

Stock Opname

206

MI20, MI11, MI07, MI10)

3 Logistic Information System Analisis

4 Penggunaan web pada Branch

Office

Reservation dari KK

2. Medium: fungsi yang memiliki peringkat Medium dapat dilakukan setelah

adanya pemenuhan dari penggunaan fungsi yang memiliki peringkat

High karena fungsi ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan yang

kurang mendesak dibanding fungsi yang memiliki peringkat High namun

direkomendasikan agar segera digunakan. Fungsi-fungsi pada peringkat

ini adalah:

Tabel 4.15 Rekomendasi Gap - Medium


1 Budgeting (t-code SPRO,

CJ01, CJ04, CJ30, CJ32)

Update nilai uang budget atas suatu

material secara otomatis

2 Request For Quotation (t-code

ME41 dan ME9A)

Pembuatan Request For Quotation

(RFQ) kepada vendor

3 Quotation (t-code ME47) Pembuatan Quotation atas permintaan

material

4 Price Comparison (t-code

ME49)

Perbandingan antara beberapa

Quotation berdasarkan harga dan

quantity

5 Implementasi modul Supplier Pembuatan Contract secara otomatis

207


untuk penggunaan fungsi

Contract Management

berdasarkan hasil Live Auction

6 Vendor Evaluation (t-code

ME61)

Mengevaluasi vendor yang sudah

terdaftar di perusahaan

7 Block Vendor (t-code MK05) Memblokir vendor

8 Forecast (t-code MP80) Perkiraan penggunaan material

(Forecast) menggunakan model

seasonal.

9 Penentuan Re-Order Point dan

Safety Stock (t-code MM02)

Penentuan nilai Re-Order Point (ROP)

dan Safety Stock (SS) untuk MRP oleh

sistem.

3. Low: fungsi yang memiliki peringkat Low dapat dilakukan setelah adanya

pemenuhan dari penggunaan fungsi yang memiliki peringkat High dan

Medium karena fungsi ini digunakan sebagai fungsi pendukung. Fungsi-

fungsi pada peringkat ini adalah:

Tabel 4.16 Rekomendasi Gap - Low


1 Purchasing Inforecord (t-code

ME1M)

Menampilkan data historis atas

pengadaan sebelumnya

2 Vendor Confirmation (t-code

ME22)

Konfirmasi dari vendor atas status PO