SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Disusun oleh :Desi Indiarti NIM 061330501101M. Alvin Prabu Agung NIM 061330501110Retno Febriyanti NIM 061330501119

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYAPALEMBANG

TAHUN DIKLAT 2015

BAB 11Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

M. Alvin Prabu Agung Retno Febriyanti

Desi Indiarti

3

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

a. deskripsi kegiatan

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan digunakan dalam perusahaan

sebagai prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara

menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif.

Adapun fungsi yang terkait :

Fungsi kepegawaian;

Funsgi Keuangan;

Fungsi Akuntansi.

4

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

b. Informasi yang diperlukan1. fungsi gudang 3. fungsi pengiriman2. fungsi pembelian 4. fungsi akuntansi

c. dokumen yg digunakan1. memo debit2. laporan pengiriman barang

d. catatan akuntansi yg digunakan1. jurnal retur pembelian atau jurnal umum 3. kartu utang2. kartu persediaan

e. jaringan prosedur yg membentuk sistem1. prosedur perintah retur pembelian 3. prosedur pencatatan utang 2. prosedur pengiriman barang ke pemasok

5

f. unsur pengendalian intern

Organisasi

1. fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi2. transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi

pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yg lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yg dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb.

Sistem otorisasi & prosedur pencatatan

3. memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian4. laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman5. pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit

yg didukung dgn laporan pengiriman barang6. pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Praktik yg sehat

7. memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pembelian

8. laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pengiriman

9. catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn rekening kontrol utang dalam buku besar

6

g. bagan alir dokumen sistem retur pembelian

6

5

4

1

Bagian Pembelian

Mulai

Membuat memo debit

2

3

2

Memo 1 debit

NDikirim ke pemasok sbg packing slip

3

Bagian Pengiriman Bagian Gudang

1

Menerima barang dari Bagian Gudang &

mengirimkannya

Membuat laporan

pengiriman barang

5Memo debit 4

2Laporan 1 penerimaan barang

4N

2

Memo 3 debit

Mengirimkan barang ke

Bagian Pengiriman

Memo 3 debit

Kartu gudang N

2Laporan 1 penerimaan barang

7

Bagian Jurnal

LPB 1

Dikirim ke pemasok

3

Bagian Utang Bagian Kartu Persediaan

6

Membandingkan kuantitas dalam LPB dgn memo

debit

Kartu persediaan

Memo 2 debit

Jurnal retur

pembelian

7

4

2

Memo 1 debit

Surat pengantar

LPB 1

2

Memo 1 debit

5

7

LPB 1

Memo 2 debit

N

5

Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar

LPB 1

Memo 2 debit

Mengisi harga pokok

persediaan

LPB 1

Memo 2 debit

6

8

Prosedur Pencatatan Utang

Metode Pencatatan Utang

Account Payable Procedure

Voucher Payable Procedure

a. dokumen yg digunakan

Account Payable Procedure

1. faktur dari pemasok2. kuitansi tanda terima uang yg ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat

pemberitahuan (remittance advice) yg dikirim ke pemasok, yg berisi keterangan untuk apa pembayaran tsb dilakukan

b. catatan akuntansi yg digunakan1. kartu utang digunakan untuk mencatat mutasi & saldo utang kepada tiap kreditur2. jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian3. jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang

& pengeluaran kas yg lain

9

c. prosedur pencatatan utang pada Account Payable Procedure

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :

1. faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian2. informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yg

diselenggarakan untuk setiap kreditur

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :

3. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas4. informasi dalam jurnal pengeluaran kas yg bersangkutan dgn pembayaran utang di-

posting ke dalam kartu utang

Pencatatan transaksi timbulnya utang

Faktur dari pemasok

Kartu utang

Kuitansi dari pemasok

Jurnal pembelian

Jurnal pengeluaran

kas

Pencatatan transaksi pembayaran utang

10

Voucher Payable Procedure

a. dokumen yg digunakan

1. bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar & cekBukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher paybale procedure. :

Formulir ini mempunyai 3 fungsi :• sebagai surat perintah kpd Bagian Kasa untuk melakukan pengeluaran kas

sejumlah yg tercantum di dalamnya• sebagai pemberitahuan kpd kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai

remittance advice)• sebagai media untuk dasar pencatatan utang & persediaan atau distribusi lain

b. catatan akuntansi yg digunakan1. register bukti kas keluar (voucher register)2. register cek (check register)

c. prosedur pencatatan utang pada Voucher Payable Procedure1. one time voucher procedure

a. one time voucher procedure dgn dasar tunai (cash basis)b. one time voucher procedure dgn dasar waktu (accrual basis)

2. built up voucher procedure

11

1. one time voucher procedureone time voucher procedure dgn dasar tunai (cash basis) Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya. Pada saat jatuh tempo faktur tersebut, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam prosedur pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan formal mengenai faktur yang belum dibayar.

one time voucher procedure dgn dasar waktu (accrual basis) Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register). Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk dibayarkan kepada pemasok. Prosedur ini sering juga disebut full-fledged voucher system.

c. prosedur pencatatan utang pada Voucher Payable Procedure

1.a. One time voucher procedure dgn dasar tunai (cash basis)

Faktur 3

Pada saat jatuh tempo

Membuat bukti kas

keluar

32

Faktur 1 dari pemasok T

Jurnal pengeluaran

kas

32

Bukti kas 1 keluar

N

Dikirim ke kreditur bersama

dgn cek A

Faktur disimpan sementara menunggu jatuh temponya

13

1.b. One time voucher procedure dgn dasar waktu (accrual basis)

SOP 3

Membuat bukti kas keluar

Faktur dari pemasok

A

Register cek

32

Bukti kas 1 keluar

N

Dikirim ke pemasok A

Faktur

32

Bukti kas 1 keluar

1

Register bukti kas

keluar

1

Mengisi cek

Faktur

32

Bukti kas 1 keluar

Cek

14

Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas keluar dilampiri fakturnya disimpan sementara dalam arsip menurut abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama, oleh fungsi akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, untuk diisi dengan informasi dari faktur yang baru diterima tersebut. Bukti kas keluar tersebut dikembalikan ke dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar ( unpaid voucher file ). Pada akhir bulan atau pada saat jatuh tempo pembayaran yang lain, bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip, dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam register bukti kas keluar, dan kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini dicatat oleh fungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi untuk disimpan dalam arsipbukti kas keluar yang telah dibayar ( paid-voucher file ). Dalam prosedur ini arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar waktu. Karena bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar pada saat bukti kas keluartersebut dibayar, hal ini berarti pendebitan rekening lawan utangdilakukan atas dasar tunai. Pendebitan rekening lawan utang dapat dilakukan dengan dasar waktu dengan cara sebagai berikut

Dibuat jurnal untuk semua bukti kas keluar yang belum dibayar pada saat pembuatan laporan keuangan

Menutup semua bukti kas keluar ( dengan cara menjumlah rupiah faktur yang tercantum didalamnya ) pada saat pembuatan laporan keuangan.

2. built up voucher procedure

15

2. Built up voucher procedure

Mencatat faktur dalam bukti kas

keluar

Faktur dari pemasok

A

32

Bukti kas 1 keluar

Dikirim ke Bagian Kasa pada saat bukti kas keluar jatuh tempo

32

Bukti kas 1 keluar

Register bukti kas

keluar

Faktur dari pemasok

Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar merupakan catatan utang yg diselenggarakan atas dasar waktu

Bukti kas keluar diambil dari arsip

pada saat akan dilakukan

pembayaran

16

Distribusi PembelianDistribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media (faktur dari

pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan pembuatan laporan.

Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya.

Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas.

Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian bersumber dari: • register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau dari • distribusi faktur yg diterima dari pemasok

Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb :1. untuk bahan baku

a. jenis bahan baku b. produk yg menggunakan bahan baku tsbc. kombinasi diantara keduanya

2. untuk suku cadanga. jenis suku cadang

3. untuk biaya yg berasal dari pembelian jasaa. menurut jenis biayab. menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawabanc. kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban

17

Metode Distribusi PembelianMetode distribusi:

1. metode jurnal berkolom 4. metode tiket tunggal2. metode rekening berkolom 5. metode distribusi dgn komputer3. metode rekening tunggal

1. Metode jurnal berkolom a. jurnal pengeluaran kas c. register bukti kas keluarb. jurnal pembelian

a. jurnal pengeluaran kas

Jika jurnal pengeluaran kas dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut harus disediakan kolom-kolom untuk menampung klasifikasi pokok yang diinginkan. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pengeluaran kas pada saar faktur tersebut dibayar. Dengan demikian distribusi dilakukan dengan dasar tunai (cash basis).

18

b. jurnal pembelian

c. register bukti kas keluar

Jika jurnal pembelian dipakai sebagai alat distribusi, dalam jurnal tersebut harus dibentuk kolom-kolom untuk distribusi debit dari transaksi pembelian. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian pada saat disetujui untuk dibayar, tidak menunggu sampai saat jatuh temponya. Dengan demikian penggunaan jurnal pembelian ini mendistribusikan pendebitan dengan dasar waktu.

Register bukti kas keluar dapat pula dipakai sebagai alat distribusi pembelian. Dalam register bukti kas keluar disediakan kolom-kolom sesuai dengan klasifikasi pokok biaya dan persediaan. Setiap akhir bulan, dibuat rekapitulasi dari tiap kolom tersebut, untuk kemudian di posting ke rekening buku besar ini kemudian dibuat laporan yangdi kehendaki.

19

2. Metode rekening berkolom

Bukti kas keluar

Laporan keuangan

Rekening berkolom

Register bukti kas keluar

Distribusi pendebitan dari transaksi pemebelian dapat dilakukan dengan menggunakan rekening berkolom. Sumber informasi untuk posting ke dalam rekening berkolom adakah register bukti kas keluar.

20

3. Metode rekening tunggal

Faktur

Faktur yg disortasi menurut klasifikasi rekening tunggal

Menjumlah posting dalam

rekening tunggal

Sortasi faktur

Pre-list tape

Faktur

Rekapitulasi posting dalam rekening tunggal

Buku besar

Laporan keuangan

Rekening tunggal

Dibandingkan untuk membuktikan ketelitian posting ke dalam rekening tunggal

21

4. Metode tiket tunggal

Bukti kas keluar

Membuat rekapitulasi tiket tunggal

Rekapitulasi tiket tunggal

Membuat tiket tunggal dari

bukti kas keluar

Tiket tunggal

N

Pada akhir bulan tiket tunggal diambil dari arsip

Buku besar

Posting

Tiket tunggal

Menurut nomor rekening

Membuat rekapitulasi tiket tunggal

Rekapitulasi tiket tunggal

Bukti kas keluar

Summary strip berfungsi sebagai laporan

5. Metode distribusi dgn komputer Kerangka kode rekening biaya

Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dengan menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program.

22

1 2

Jenis Biaya

7 83 4 5 6

Pusat Pertanggung-

jawaban

Produk