Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System)Apakah Quality Management System itu?

Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System-QMS) menurut Gaspersz (2008:268) yaitu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan persyaratan tertentu yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi. Gaspersz (2008:273) membagi Sistem Manajemen Mutu menjadi dua macam, yaitu Sistem Manajemen Mutu Informal dan Sistem Manajemen Mutu Formal.

Pada Sistem Manajemen Mutu Informal, setiap manajemen perusahaan bebas untuk menyusun atau membangun model Sistem Manajemen Mutu organisasi, tanpa perlu terikat kepada kriteria-kriteria formal yang telah ditetapkan oleh institusi formal. Dengan demikian berdasarkan pemahaman dan keyakinan pihak manajemen akan prinsip-prinsip manajemen mutu yang akan diterapkan dalam organisasi, kemudian disusun model sistem manajemen yang berlaku pada organisasi itu. Sistem Manajemen Mutu Formal terikat kepada kriteria-kriteria formal yang telah ditetapkan oleh institusi penyusun model sistem manajemen mutu itu sendiri. Dengan demikian apabila manajemen suatu organisasi ingin mengadopsi model Sistem Manajemen Mutu Formal dan ingin memperoleh pengakuan bahwa organisasi itu telah berhasil menyusun model Sistem Manajemen Mutu Formal, maka manajemen organisasi harus bisa membuktikan kepada institusi formal yang menilai kelayakan penerapan model Sistem Manajemen Mutu Formal itu, untuk mendapatkan award atau penghargaan.Sistem Manajemen Mutu Formal ada yang berlaku secara nasional (di suatu negara), regional, dan internasional. Sistem manajemen mutu formal yang berlaku secara nasional menurut Miguel (2005:36) mula-mula dikembangkan di Australia, Kanada, Jepang, dan Amerika Serikat, masing-masing berupa, Australian Business Excellence Award (ABEA), Canadian Quality Award (CQA), Deming Prize (DP), dan Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA). Sistem manajemen mutu formal, yang berlaku secara regional adalah Asia Pasifik Quality Award (APQA), Iberoamerican Quality Award (IQA), dan European Quality Award (EQA). Sedangkan sistem manajemen mutu yang diakui secara internasional menurut Gaspersz (2008:264) adalah ISO.

Sejarah Perkembangan Quality Management (Manajemen Mutu)

May 29, 2013   Article   No comments

1. Era Tanpa Mutu

Dimulai sebelum tahun 1920, Pada era ini belum ada persaingan, karena produsen yang memberikan layanan belum banyak. Masyarakat tidak punya pilihan, mereka tidak bisa menuntut untuk mendapatkan mutu pelayanan yang lebih baik. Pada masa ini kualitas belum menjadi penilaian, yang penting kebutuhan utama dari suatu bentuk pelayanan sudah terpenuhi.

2. Era Inspeksi

Pada era ini mulai ada persaingan antar produsen. Mereka sudah mulai mengawasi produk-produk yang mereka hasilkan, yaitu dengan melakukan inspeksi. Inspeksi ini hanya melihat bentuk fisik produk, apakah ada kerusakan atau cacat pada produk. Hanya produk yang bagus tanpa ada cacat yang akan dilepas sampai ke konsumen. Belum ada perhatian terhadap kualitas proses dan sistem untuk merealisasikan produk tersebut.

3. Era Pengendalian Mutu (Statitical Quality Control)

Era ini dimulai sekitar tahun 1930-an. Pada era pengendalian mutu ini, manajemen telah mulai memperhatikan pentingnya pendeteksian yaitu dengan cara departemen inspeksi sudah mulai dilengkapi dengan alat dan metode statistik di dalam mendeteksi penyimpangan yang terjadi dalam atribut produk yang dihasilkan dari proses produksi. Terdapat perubahan dalam penanganan mutu produk yaitu hasil deteksi yang secara statistikal dari penyimpangann mulai dipergunakan oleh departemen produksi untuk memperbaiki proses dan sistem produksi.

 4. Era Jaminan Mutu (Quality Assurance)

Era ini dimualai sekitar tahun 1960-an. Pada era ini mulai dikenal adanya konsep Total Quality Control (TQC) yang diperkenalkan oleh Armand Feigenbaum. Menurutnya, pengendalian dimulai dari perancangan produk dan berakhir saat produk tersebut telah sampai ke tangan konsumen, dan konsumen merasa puas.

Armand Feigenbaum menyatakan bahwa kualitas dapat dikelompokkan ke dalam 3 kategori:

Pengendalian rancangan baru Pengendalian bahan baku yang baru dating Pengendalian produk

Jaminan mutu merupakan seluruh perencanaan dan kegiatan sistimatik yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu barang atau jasa dapat memenuhi persyaratan mutu. Jaminan mutu merupakan bagian dari manajemen mutu yang difokuskan pada peningkatan kemampuan untuk memenuhi persyaratan mutu.

Sejak masa ini peran manajemen mulai diperhitungkan untuk terlibat dalam penentuan dan penanganan mutu produk. Selain itu dalam era jaminan mutu ini mulai diterapkan bukan hanya pada industri manufaktur, tetapi juga pada industri jasa. Industri jasa atau non barang ini mulai diterapkan seperti pada Rumah Sakit, Puskesmas, dan lain sebagainya.

5. Era Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management)

Era ini dimulai pada tahun 1980-an. Total Quality Management (TQM) mengacu pada penekanan kualitas yang meliputi organisasi keseluruhan, mulai dari pemasok hingga pelanggan. TQM menekankan komitmen manajemen untuk mendapatkan arahan perusahaan yang ingin terus meraih keunggulan dalam semua aspek produk dan jasa penting bagi pelanggan.

Total Quality berarti komitmen dan pendekatan yang digunakan secara terus menerus untuk meningkatkan setiap proses pada setiap bagian organisasi. Kegiatan tersebut bertujuan untuk memenuhi bahkan melampui harapan dan outcome dari customer.

Tujuan dari diterapkan TQM perlu adanya perubahan budaya serta komitmen dari seluruh jajaran mulai pimpinan puncak sampai level terbawah. Agar TQM dapat berkelanjutan maka organisasi harus didukung oleh budaya yang mendukung yang menekankan pada kerja kelompok, pemberdayaan dan partisipasi karyawan, peningkatan terus menerus fokus pada pelanggan serta kepemimpinan yang tepat

F. Era Sitem Manajemen Mutu Era ini dimulai pada sekitar tahun 1943 yaitu pada masa perang dunia II, dimana sekutu mulai mengalami kesulitan dalam mendapatkan bahan peledak Hal ini terkait dengan mutu bahan peledak untuk keperluan militer terutama oleh pasukan Inggris. Berdasarkan keadaan tersebut pihak militer Inggris mengembangkan serangkaian standar yang secara umum dapat menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam menyediakan produk bermutu tinggi serta konsisten bagi kepentingan bahan militer . Pada akhir tahun 1960, disusun standar sistem mutu AQAP (Allied Quality Assurance Publicators) yaitu pengembangan standar yang sudah ada sebagai sistem kendali dengan tujuan utamanya adalah untuk mengendalikan pemasok dalam pemenuhan persyaratan. Pada tahun 1979 anggota ISO untuk Inggris yaitu Britihs Standard Institute, menyerahkan proposal kepada ISO agar dibentuk suatu komite teknis baru untuk menyiapkan standar internasional yang berkaitan dengan teknik dan praktik penjaminan mutu, maka dibentuklah komite teknis baru dengan nomor ISO/TC 176. Sebagai hasil kerja ISO/TC 176, pada tahun 1987 dipublikasikan seri standar ISO 9000 yaitu sistem manajemen mutu yang merangkum sebagian besar standar sebelumnya disamping peningkatan dan penjelasan standar baru.

PRINSIP 3Q (QUALITY ASSURANCE, QUALITY CONTROL, QUALITY MANAGEMENT) DAN STANDAR ISO 9001:2008 PADA PERUSAHAAN

[M. A. Saputra, M. Christian, M. Lucky]

BAB I

PENDAHULUAN

Semua perusahaan, baik yang kecil maupun yang besar memerlukan suatu sistem manajemen yang baik, terutama sistem manajemen mutu. Bila tidak ada sistem manajemen mutu yang baik maka akan berakibat buruk bagi perusahaan tersebut, bahkan bisa berakibat fatal dimana

perusahaan tersebut dapat gulung tikar. Sistem manajemen mutu yang baik akan menuntun dan memberikan petunjuk bagi perusahaan untuk dapat menjalankan perusahaannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Perusahaan yang baik, baik itu perusahaan kecil ataupun perusahaan besar, akan berjalan dengan lancar bila menerapkan 3Q yaitu Quality Analisys, Quality Control, dan Quality Management.

Selain itu, ada pula standar yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk dijadikan standar dalam menentukan manajemen mutunya, yaitu adanya ISO 9001:2008, Six Sigma, sertifikasi Halal, akreditasi Laboratorium, sertifikasi produk,  dan HACCP. Standar tersebut akan  meningkatkan reputasi perusahaan dan meningkatkan penjualan serta semakin banyak konsumen yang menaruh kepercayaan pada perusahaan tersebut atas standar terpercaya yang telah dimiliki oleh perusahaan tersebut. Perusahaan dapat pula menerapkan GKM (Gugus Kendali Mutu)

Perusahaan yang kami ambil sebagai contoh dalam kasus ini adalah perusahaan Minuman Sari Buah X yang mencoba menerapkan prinsip 3Q (Quality Analisys, Quality Control, dan Quality Management) dan standar ISO 9001:2008 pada perusahaannya.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Quality management system

Quality management system merupakan sebuah sistem manajemen strategis terpadu yang melibatkan semua staf dan menggunakan metode-metode kualitatif dan kuantitatif untuk terus meningkatkan proses-proses di dalam organisasi demi memenuhi kebutuhan, keinginan, dan harapan-harapan pelanggan. Secara konseptual, manajemen kualitas dapat diterapkan baik pada barang maupun jasa, karena yang ditekankan dalam penerapan manajemen kualitas adalah peningkatan sistem kualitas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan manajemen kualitas adalah pengembangan sistem kualitas yang terdiri dari: perencanaan sistem kualitas, pengendalian sistem kualitas, dan peningkatan sistem kualitas. Pada dasarnya proses industri harus dipandang sebagai suatu peningkatan terus-menerus (continuous industrial process improvement), yang dimulai dari sederet siklus sejak adanya ide-ide untuk menghasilkan suatu produk, pengembangan produk, proses produksi, sampai distribusi kepada konsumen. Seterusnya, berdasahnrkan informasi sebagai umpan-balik yang dikumpulkan dari pengguna produk (pelanggan) itu dapat dikembangkan ide-ide kreatif untuk menciptakan produk baru atau memperbaiki produk lama beserta proses produksi yang ada saat ini. Ada lima hal yang harus menjadi perhatian pada pengembangan Sistem Manajemen Kualitas yaitu fokus pelanggan, keterlibatan total, tolok ukur, dukungan sistematis, dan peningkatan yang terus menerus.

A. 1. Quality Assurance

Quality Assurance dapat diartikan sebagai upaya nyata, sungguh-sungguh dan terus menerus untuk memberikan kepuasan (satisfaction) dan kepercayaan kepada masyarakat pengguna produk (konsumen) terhadap mutu produk yang dihasilkan. Dalam pengertian ini, kepuasan dan kepercayaan konsumen merupakan sasaran dan sekaligus tolak ukur dari keberhasilan penjaminan mutu (Quality Assurance). Konsumen dapat saja puas terhadap mutu suatu produk, namun belum tentu percaya akan kelangsungan mutu produk tersebut di waktu yang

akan datang. Untuk itu, perusahaan perlu memberikan suatu jaminan mutu terhadap mutu produk kepada konsumen (Soekarto, 1990).

Pengendalian mutu dalam istilah industri dapat didefinisikan sebagai suatu proses untuk mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan manajemen dengan menggunakan cara-cara yang dapat menjamin hasil yang memuaskan. Sedangkan prosedur untuk mencapai sasaran mutu industri tersebut diistilahkan sebagai “kendali mutu”. Tindakan pengendalian mutu dapat diklasifikasikan menjadi empat macam, yaitu pengendalian rancangan baru, pengendalian bahan yang masuk, pengendalian produk dan kajian proses khusus (Feigenbaum, 1989).

Menurut Perhimpunan Manajemen Mutu Indonesia (1986), teknik-teknik yang umum digunakan pada program pengendalian mutu meliputi tujuh piranti (seven tools), yaitu :

a)      Lembar pemeriksaan (check sheet)

b)      Pengelompokan (stratification)

c)      Diagram Pareto

d)     Histogram

e)      Diagram Pencar (scatter diagram)

f)       Diagram sebab-akibat (fishbone diagram)

g)      Bagan kendali (control chart)

Quality Assurance pada industri pangan meliputi beragam kegiatan yang luas yang harus dilakukan secara berkesinambungan. Tugas utama dari Quality Assurance adalah untuk menyediakan informasi mengenai usaha untuk mengikuti berbagai parameter-parameter mutu yang telah ditetapkan sebelumnya pada setiap tahapan proses produksi. Penyediaan informasi ini perlu sesegera mungkin karena hal tersebut dapat digunakan untuk mengoreksi tahapan proses produksi yang kurang tepat yang sedang berjalan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi produsen.

Perencanaan Quality Assurance pada perusahaan minuman sari buah X meliputi :

a)      Organisasi dan penetapan karyawan dari kegiatan Quality Assurance di dalam perusahaan.

b)      Penetapan standar-standar mutu yang meliputi aspek bahan baku, bahan pengemas, peralatan lini produksi dan produk akhir.

c)      Penyimpanan, penanganan selama distribusi, dan lain-lain.

d)     Laboratorium dan metode-metode untuk analisis dan pengujian parameter mutu yang meliputi metode-metode organoleptik, fisik, kimia dan mikrobiologi.

e)      Penentuan batas maksimum dan minimum untuk setiap parameter mutu serta sistem pencatatan dan pelaporan.

A. 2. Quality Control

Quality control didefinisikan sebagai sebuah sistem pada aktivitas teknis yang dilakukan secara terus menerus. Quality control didefinisikan sebagai sebuah sistem pada aktivitas teknis yang dilakukan secara terus menerus untuk mengukur dan mengkontrol kualitas sekaligus melakukan pengembangan. Quality control terdiri dari tiga faktor yang harus diuji dari segi fisik, kimia, dan mikrobiologi. Dari segi fisik, pada perusahaan minuman sari buah X, diambil beberapa sampel minuman sari buah untuk dilakukan pengujian fisik seperti, tingkat kekentalan, warna, dan lain sebagainya. Dari segi kimia, sampel minuman sari buah dilakukan beberapa pengujian seperti tingkat keasaman (pH), kandungan vitamin C, kandungan serat, kandungan gula. Untuk pengujian sampel minuman sari buah dari segi mikrobiologi dilakukan uji ALT, kapang khamir, koliform (MPN), koliform (EMBA). Misalnya pada pengujian dari segi kimia, contoh sampel minuman sari buah memiliki tingkat keasaman yang belum memenuhi syarat (pH<4), yaitu pH=6.23 (pH masih di atas 4 maka produk tersebut belum layak untuk dijual karena tidak memenuhi syarat pH untuk minuman sari buah.

A.3. Quality Mangement

Quality management merupakan aktivitas yang membawa suatu perusahaan pada tingkat kualitas tertentu. Quality management memiliki empat komponen utama yaitu quality planning, quality control, quality assurance dan quality improvement. Quality management tidak hanya fokus pada produk/pelayanan kualitas, tetapi juga makna untuk menerimanya. Quality management menggunakan quality assurance dan mengontrol proses sebaik produk untuk memperoleh kualitas yang lebih konsisten. Standar ISO 9001 adalah standar internasional terbaik untuk quality management. Berikut ini adalah ringkasan beberapa aspek dari quality management.

Gambar1. Ringkasan beberapa aspek Quality Management

Bila perusahaan Minuman Sari Buah X memiliki perencanaan jadwal ataupun pengorganisasian yang tidak terstruktur maka lama kelamaan perusahaan tersebut akan jatuh dan bangkrut karena tidak menerapkan dan memiliki sistem kerja yang sistematis. Demikian pula halnya bila tidak ada pembagian kerja yang jelas antar divisi dalam perusahaan, dapat menyebabkan terjadinya tumpang tindih dan saling menyalahkan antar anggota dalam tiap

divisi maupun antar divisi. Bila hal ini terjadi terus lama kelamaan perusahaan akan mengalami masalah internal yang dapat mempengaruhi perusahaan tersebut dalam jangka panjang. Selain itu, produk yang dihasilkan pun tidak akan maksimal karena tidak adanya koordinasi yang jelas dalam perusahaan.

B. Pengertian Standar yang Digunakan

B. 1. ISO 9001:2008

ISO 9001 berkaitan dengan persyaratan bahwa organisasi yang ingin memenuhi standar tersebut harus memiliki kecocokan. Konfirmasi independen bahwa organisasi memenuhi persyaratan ISO 9001 dapat diperoleh dari bagian ketiga badan sertifikasi. Lebih dari satu juta organisasi di seluruh dunia secara independen bersertifikat ISO 9001 yang  merupakan salah satu sistem manajemen yang paling sering digunakan sebagai alat managemen yang paling banyak digunakan di dunia saat ini. ISO 9001:2008 diterapkan pada lebih dari semiliar organisasi pada 176 negara. Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausa wajib, tetapi lebih pada proses business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa mengimplementasi sistem ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi harus memertakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 procedure yang harus terdokumentasi, yaitu procedure control of document, control of record, Control of Non conforming Product, Internal Audit, Corrective Action, dan Preventive Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun. Seperti dijelaskan diatas bahwa ISO 9001 versi 2000 lebih mengedepankan pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan sehingga hampir semua jenis usaha bisa mengimplementasi system management mutu ISO 9001 ini. Desain dan penerapan sistem manajemen mutu dipengaruhi oleh kondisi yang berubah, sasaran tertentu produk yang disediakan, dan ukuran serta struktur organisasi. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 didasarkan pada delapan prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja sistem agar proses yang berlangsung sesuai dengan fokus utama yaitu effektivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud adalah :

1) Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi sistem semata-mata untuk memuaskan customer. Dimana costumer merupakan kunci untuk meraih keuntungan. Kelangsungan hidup perusahaan/organisasi sangat ditentukan bagaimana pandangan pelanggan terhadap organisasi tersebut. Sehingga organisasi harus dapat mengerti dan memahami kebutuhan pelanggan baik kebutuhan sekarang maupun kebutuhan masa depan dan berusaha untuk memenuhi persyaratan pelanggan serta berupaya untuk melebihi harapannya. Fokus pada pelanggan hanya mungkin jika harapan pelanggan diketahui dengan pasti. Untuk dapat mengetahui harapan pelanggan, maka perlu mengidentifikasi segmen pasar terlebih dahulu. Setiap segmen mempunyai pelanggan yang berbeda termasuk kebutuhan dan harapan pelanggan. Dengan demikian perlu adanya penelitian untuk dapat mengidentifikasinya dengan benar, segmen mana atau harapan apa yang dapat dipenuhi oleh organisasi. Fokus pada kepuasan pelanggan merupakan ciri khusus yang membedakan antara organisasi/perusahaan tradisional dengan organisasi modern. Pada organisasi tradisional, manajemen puncak merupakan pihak yang menjadi fokus organisasi dan yang menjadi pihak yang paling terpuaskan, dengan kata lain pelanggan agak terpinggirkan. Organisasi modern

membalik paradigma ini dengan menjadikan pelanggan sebagai fokus utama atau menjadi pihak yang akan terpuaskan dengan pelayanan organisasi. Keuntungan yang akan diperoleh perusahaan dengan menerapkan prinsip fokus pada pelanggan, diantaranya meningkatnya pangsa pasar dan keuntungan dalam waktu singkat, meningkatnya penggunaan sumber daya organisasi yang efektif untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan loyalitas pelanggan.

2).  Kepemimpinan:Top Management berfungsi sebagai leader dalam mengawal implementasi sistem bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang sinergi pada setiap elemen organisasi. Seorang pemimpin mempunyai andil yang besar dalam menentukan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, seorang pemimpin juga harus memiliki kemampuan menciptakan visi sekaligus mewujudkannya menjadi kenyataan. Manfaat yang akan dirasakan dengan menerpakan prinsip kepemimpinan ini antara lain orang-orang akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan perusahaan, aktivitas-aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara, meminimalkan kesalahan komunikasi di antara tingkat-tingkat dalam organisasi, menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi untuk perbaikan yang berkelanjutan

3). Keterlibatan semua orang: Semua element dalam organisasi terlibat dan concern dalam implementasi sistem manajemen mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing, bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berkualitas, pada fungsinya sebagai office boy. Keterlibatan personel merupakan dasar yang penting dalam prinsip manajemen mutu. Personel pada semua tingkatan adalah modal utama perusahaan, dimana keterlibatan kemampuannya secara penuh sangat bermanfaat bagi perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara memberikan kesempatan kepada personel untuk merencanakan, menerapkan rencana, dan mengendalikan rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Kebebasan dan pemberian wewenang perlu dilakukan kepada karyawan dalam melakukan pekerjaan dengan baik. Dengan adanya keterlibatan personel secara menyeluruh, maka akan menghasilkan rasa memiliki dan tanggung jawab dalam memecahkan masalah. Hal ini akan memicu karyawan untuk aktif dalam melihat peluang untuk peningkatan, kompetensi, pengetahuan, dan pengalaman. Hal ini tidak diartikan membiarkan karyawan untuk memutuskan caranya dalam melakukan segala sesuatu. Dalam hal ini semua karyawan harus tetap berada dalam koridor yang benar yaitu dengan mematuhi semua standar yang telah ditetapkan. Penerapan prinsip keterlibatan personel bagi organisasi akan memberikan dampak yaitu meningkatnya antusiasme dan rasa bangga karena personel merasa menjadi bagian/memiliki perusahaan, yang pada akhirnya akan berfokus pada kreasi dan memberikan nilai bagi pelanggan.

4).  Pendekatan Proses: Aktivitas implementasi sistem selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan. Dalam konteks ISO 9001:2000, pendekatan proses mensyaratkan organisasi untuk melakukan identifikasi, penerapan, pengelolaan, dan melakukan peningkatan berkelanjutan (continual improvement) proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu, dan mengelola interaksi masing-masing proses yang bertujuan untuk mencapai sasaran organisasi. Proses-proses tersebut tercakup tiga hal yang merupakan proses pemantau dan pengukur. Tiga proses tersebut meliputi: proses inti; proses pendukung dan proses manajemen. Proses inti berfungsi sebagai increase in value

pada organisasi yang dimulai dari pelanggan eksternal dan kembali lagi ke pelanggan. Proses inti memberikan kontribusi mayor pada organisasi dalam hal pencapaian kepuasan pelanggan. Untuk menjalankan proses inti dengan baik maka diperlukan proses pendukung. Sedangkan proses manajemen berfungsi untuk pengendalian dan pembuatan keputusan.

5).   Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen: Implementasi sistem mengedepankan pendekatan pada cara pengidentifikasian, pemahaman, pengelolaan proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran perusahaan dengan efektif dan efisien bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah. Beberapa keuntungan yang diperoleh dengan pendekatan sistem antara lain integrasi dan penjajaran proses akan mencapai hasil terbaik dari yang diinginkan; kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam proses kunci; memberikan kepercayaan pada interested parties, seperti konsistensi, keefektifan, dan efisiensi organisasi.

6). Peningkatan Berkesinambungan: Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008 merupakan suatu kegiatan yang dilakukan berulang kali untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan mutu. Peningkatan berkesinambungan (continual improvement) harus menjadi sasaran tetap perusahaan. Pada continuous improvement terjadi proses pendekatan yang terus-menerus dan dilakukan dengan segera setelah terjadi penyempurnaan. Hal ini akan menjadi standar dan tantangan untuk melakukan penyempurnaan lagi.

7). Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta: Setiap keputusan dalam implementasi sistem selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya sistem ISO 9001:2008 Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan analisis data dan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu disiapkan oleh suatu organisasi yang menerapkan manajemen mutu, antara lain harus membangun sistem informasi yang memadai untuk setiap proses seperti data pasokan dari pemasok, bahan mentah, kondisi proses dan lain-lainnya; pemakaian teknik atau metode statistik yang relevan untuk analisis data, melakukan pengendalian record (catatan, arsip, dsb) dengan baik; mengembangkan teknik-teknik check sheet untuk berbagai proses dan kegiatan untuk mempermudah pengumpulan data harian.

8). Hubungan Saling Menguntungkan dengan Pemasok: Supplier bukanlah ‘pembantu’, tetapi  mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam memberikan nilai. Menurut Muhandri (2005) ada dua jenis arah kebijakan hubungan dengan pemasok, yaitu bersifat sebagai lawan, dan bersifat sebagai kawan (kerjasama/kemitraan). Arah kebijakan hubungan yang bersifat sebagai lawan mempunyai ciri-ciri:

a. Diwarnai oleh adanya kecurigaan adanya sisipan bahan yang jelek

b. Harga penawaran terendah menjadi fokus perhatian

c. Keuntungan perusahaan bersifat jangka pendek

d. Tidak ada perencanaan bersama maupun bentuk kerjasama lainnya

Sedangkan arah kebijakan hubungan yang bersifat kemitraan mempunyai ciri:

a. Kedua belah pihak seolah merupakan bagian dari perusahaan yang sama

b. Adanya hubungan yang berkesinambungan

c. Adanya rasa saling percaya

d. Melakukan perencanaan bersama

e. Saling membantu dan mengunjungi

f. Pemasok dianggap sebagai bentuk perluasan perusahaan

Selain penerapan prosedur TPTP, ada suatu wadah atau sarana yang banyak dianjurkan oleh ahli-ahli mutu dalam kaitannya dengan continous improvement yaitu biasa disebut dengan GKM (Gugus Kendali Mutu). Gugus Kendali Mutu adalah kelompok kecil karyawan (5-8 orang) yang melakukan kegiatan pengendalian dan peningkatan mutu secara teratur, sukarela dan berkesinambungan, sesuai dengan bidang pekerjaanya dengan menerapkan prinsip-prinsip dan teknik-teknik pengendalian mutu (Muhandri, 2005). Adapun tujuan dari kegiatan GKM yaitu lebih dari sekedar peningkatan atau perbaikan mutu tetapi lebih pada pengembangan unsur karyawan (SDM). Sehebat apapun model fisik yang dimiliki oleh perusahaan, tidak akan berarti jika tidak mempunyai modal SDM yang baik.

B. 2. Standar lain

Dalam suatu perusahaan tidak hanya satu standar yang dapat digunakan tapi juga dapat menggunakan standar lain seperti HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) yang merupakan suatu sistem yang digunakan untuk menilai bahaya dan menetapkan sistem pengendalian yang memfokuskan pada pencegahan dan mementingkan mutu keamanan pangan. HACCP dapat diterapkan pada seluruh mata rantai prose pengolahan produk pangan. Selain itu, dapat pula digunakan Six Sigma (Miranda dan Tungal, 2002) yaitu suatu sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai, memberi dukungan dan memakismalkan proses bisnis yang berkfokus kepada pemahaman akan kebutuhan pelanggan menggunakan fakta, data, dan analisis statistik serta terus menerus memperhatikan pengaturan, perbaikan, dan review proses bisnis. Memiliki tujuan untuk, menghilangkan cacat produksi, memangkas waktu pembuatan produk, dan mehilangkan biaya (Daniels, 2009). Six sigma juga disebut sistem komprehensive – maksudnya adalah strategi, disiplin ilmu, dan alat – untuk mencapai dan mendukung kesuksesan bisnis (Heizer Jay dan Barry Render, 2008).

C. Pengendalian Sistem Manajemen Mutu Pada Perusahaan

Perusahaan Minuman Sari Buah X melakukan tindakan pengendalian sistem manajemen mutu dengan melakukan pengendalian dokumen berdasarkan sistem menajemen mutu ISO 9001:2000 yang meliputi Dokumen Mutu dan Catatan Mutu. Pengendalian dokumen ini dilakukan oleh Management Representative (MR).

Dokumen Mutu meliputi dokumen jenis Manual Mutu (berisi pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu), prosedur mutu, instruksi kerja, standar dan formulir. Pengendaliannya meliputi peninjauan penerbitan, pemeriksaan kebenaran materi, pengidentifikasian, pengesahan, jaminan status terbaru dan ketersediaan, serta pengendalian kadaluarsa. Dokumen-dokumen sistem Manajemen Mutu yang meliputi Dokumen Mutu harus dipastikan

dikendalikan agar dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah direncanakan dan memenuhi persyaratan standar. Sedangkan Catatan Mutu (arsip/data) adalah hasil pengisian Dokumen Mutu jenis formulir. Dalam prosedur pengendalian Dokumen Mutu dan Catatan Mutu berisi cara-cara pengendaliannya yang dapat disosialisasikan kepada seluruh anggota perusahaan.

Perusahaan Sari Buah X memiliki dokumen yang sudah tidak up to date dan memerlukan revisi atau perbaikan karena sudah tidak sesuai dengan kondisi yang terjadi di perusahaan. Perusahaan tersebut masih menggunakan dokumen tahun 2005, sedangkan menurut ketentuan yang ada seharusnya dilakukan revisi dokumen setiap enam bulan sekali dan apa yang tertulis dapat dilaksanakan di lapangan. Pada kondisi ini, Management Representative selakku pengendali dokumen memiliki wewenang untuk mengendalikan dokumen dan memberikan instruksi kerja mengenai tata cara pengendalian dokumen mutu internal maupun eksternal. Dokumen Mutu Internal merupakan dokumen mutu yang berasal dari dalam (internal) perusahaan sedangkan Dokumen Mutu Eksternal merupakan dokumen mutu yang bersal dari luar perusahaan.

Selain itu, terdapat beberapa faktor yang bersifat organizational yang berpengaruh dalam kualitas pengembangan sistem. Faktor tersebut adalah

1. Kepemimpinan manajer tinggi (Top Management Leadership).

2. Manajemen infrastruktur.

3. Keampuhan manajemen proses.

4. Partisipasi stakeholder

Saat melakukan perubahan dan pengembangan pun seharusnya perusahaan Minuman Sari Buah X menunjukkannya serta memelihara rekamannya. Perubahan yang terjadi pada perusahaan harus ditinjau, diverifikasi dan divalidasi dengan cara yang sesuai dan disetujui sebelum diterapkan. Tinjauan perubahan desain dan pengembangan harus mencakup evalasi pengaruh perubahan pada bagian produk dan produk yang telah diserahkan. Rekaman hasil tinjauan perubahan dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.

8 Prinsip Manajemen Berdasarkan ISO 9001:2008 Para pemimpin (manajemen) hendaknya melakukannya dengan cara-cara yang sistematik dan jelas. Sukses dapat dihasilkan dari implementasi dan pemeliharaan sebuah sistem manajemen yang dirancang untuk  perbaikan kinerja (performance improvement) secara berkesinambungan.

ISO memperkenalkan 8 prinsip manajemen mutu yang dapat digunakan oleh manajemen puncak suatu perusahaan dalam memimpin dan mengelola organisasinya kearah perbaikan kinerja: 

1. Fokus pada pelanggan. 

Organisasi tergantung pada pelanggannya dan oleh karena itu harus memahami kebutuhan-kebutuhan pelanggan untuk masa sekarang dan yang akan datang, memenuhi persyaratan- persyaratan pelanggan, dan berusaha untuk melampaui harapan pelanggan.  

2. Kepemimpinan. 

Sebuah organisasi sangat tergantung kepada para pemimpinnya, oleh karena itu para pemimpin harus menyatukan tujuan dan arah dari organisasinya. Mereka harus menciptakan dan memelihara suatu lingkungan internal, dimana semua orang bisa terlibat penuh dalam  pencapaian sasaran-sasaran organisasi/tujuan organisasi.

3. Keterlibatan semua karyawan. 

Karyawan pada setiap tingkatan adalah inti dari suatu organisasi dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan pemanfaatan kemampuan mereka demi keuntungan organisasi. Apabila keterlibatan Karyawan dalam sebuah organisasi, maka bisa dipastikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 hanya sekedar dokumentasi aja tanpa adanya "ruh".

4. Pendekatan Proses. 

Suatu hasil yang diharapkan akan dapat dicapai dengan lebih efisien, jika semua kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai sebuah proses. Proses adalah suatu aktifitas atau sekumpulan aktifitas yang menggunakan sumber daya-sumber daya (resources) untuk mengubah masukan (input ) menjadi keluaran (output ). Untuk dapat berfungsi secara efektif, suatu organisasi harus mengidentifikasi dan mengelola semua proses yang saling berkait dan berinteraksi satu sama lainnya didalam organisasi itu. Identifikasi dan pengelolaan secara sistematik proses-proses yang digunakan oleh sebuah organisasi terutama interaksi antar  proses- proses tersebut dikenal sebagai ‘Pendekatan Proses’

5. Pendekatan sistem dalam manajemen. 

Pengenalan, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling berkait sebagai sebuah sistem akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pencapaian sasaran-sasaran organisasi.

6. Peningkatan berkesinambungan. 

Peningkatan berkesinambungan terhadap kinerja hendaknya menjadi suatu sasaran permanen dari organisasi. Suatu organisasi yang melakukan perbaikan terus menerus terhadap kinerjanya akan mampu bertahan dan berkembang dalam kompetisi pasar global yang selalu  berubah dari waktu ke waktu. Jadi Setiap organisasi harus selalu melakukan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang telah diimplementasikan. 

7. Pendekatan secara fakta dalam membuat keputusan.

Keputusan-keputusan efektif haruslah didasarkan pada hasil analisa data dan informasi yang aktual (sebenarnya). Terdapat 3 prinsip aktual yaitu: Pergi kelokasi aktual, Melihat hal-hal yang aktual, dan Memperhatikan keadaan-keadaan yang aktual. ‘Lokasi’ aktual bisa berarti area produksi, gudang, kantor, ruang servis, dan lain-lain. ‘Hal-hal’ yang aktual bisa berarti mesin, pekerja, material, produk, pelayanan, dan lain-lain. Sedangkan ‘Keadaan-keadaan’ yang aktual adalah ituasi pada saat kejadian, melihat masalah secara objektif dan menghindari penilaian subjektif. 

8. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok. 

Suatu organisasi dan pemasoknya memiliki ketergantungan satu sama lain, dan dengan membangun hubungan yang saling menguntungkan satu sama lain akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menghasilkan suatu nilai (value). Nilai ini adalah suatu ‘potensi abstrak’ yang dimiliki suatu perusahaan dalam bersaing dengan perusahaan sejenis. Jika dua  perusahaan yang menghasilkan produk yang sejenis dengan kualitas yang rata-rata sama, dan dengan pelayanan yang sama bahkan dengan harga yang hampir sama, kemudian bersaing dalam memasarkan produknya kepada pelanggan. Maka hanya perusahaan yang memiliki ‘nilai’ yang akan berhasil memenangkan persaingan tersebut

BAB IIPEMBAHASAN

B.  PENGERTIAN MUTU MENURUT W EDWARDS DEMING, JOSEPH

JURAN DAN PHILIP CROSBY.

Sebelum kita simpulkan pengertian mutu kita analisis mutu menurut

tiga tokoh mutu yaitu W Edwards Deming, Joseph Juran dan Philip Crosby,

Menurut W Edward Deming, Mutu ialah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen. Perusahaan yang bermutu ialah perusahaan yang menguasai pangsa pasar karena hasil produksinya sesuai dengan kebutuhan konsumen, sehingga menimbulkan kepuasan bagi konsumen. Jika konsumen merasa puas, maka mereka akan setia dalam membeli produk perusahaan baik berupa barang maupun jasa.1[4]Menurut Jhosep Juran, Mutu ialah kecocokan penggunaan produk (fitness for use) untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Kecocokan pengguna produk tersebut didasarkan atas lima ciri utama yaitu (1) teknologi; yaitu kekuatan; (2) psikologis, yaitu rasa atau status; (3) waktu, yaitu kehandalan; (4) kontraktual, yaitu ada jaminan; (5) etika, yaitu sopan santun.2[5]

Menurut Philip B Crosby, Mutu ialah conformance to requirement, yaitu sesuai dengan yang disyaratkan atau distandarkan. Suatu produk memiliki mutu apabila sesuai dengan standar atau kriteria mutu yang telah ditentukan, standar mutu tersebut meliputi bahan baku, proses produksi, dan produk jadi.3[6]

Dari ketiga tokoh ini dapat kita ambil kesimpulan bahwasanya mutu

itu suatu kebutuhan konsumen terhadap kepuasan pelanggan

1

2

3

sepenuhnya terhadap suatu barang yang di butuhkan atau mutu

merupakan suatu ukuran yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan

terhadap sebuah produk.

Dalam kontek pendidikan, pengertian mutu, dalam hal ini mengacu

pada peroses pendidikan dan hasil pendidikan. Dalam peroses pendidikan

yang bemrutu terlibat berbagai input, seperti bahan ajar ( kognitif, afektif

dan piskomotorik ) metodologi, sarana prasarana dan sumber daya

lainnya. Sedangkan Mutu dalam kontek hasil pendidikan mengacu pada

perestasi kebaikan yang dicapai oleh sekolah pada setiap kurun tertentu.4

[7

1.      Filsafat Mutu W. Edwards Deming

            Masalah mutu terletak pada masalah manajemen. Pendekatan mencegah lebih baik

daripada mengobati, merupakan kontribusi unik dalam memahami bagaimana cara menjamin

pengembangan mutu.

            Ada lima penyakit yang signifikan  dan  yang akan muncul dalam konteks pendidikan.

Kelima faktor tersebut nanti akan dapat digunakan untuk mencegah munculnya pemikiran

baru. Penyakit pertama adalah kurang konstannya tujuan. penyakit kedua adalah pola pikir

jangka pendek, penyakit ketiga berkaitan dengan evaluasi prestasi individu, penyakit keempat

adalah rotasi kerja yang terlalu tinggi, dan penyakit kelima adalah manajemen yang

menggunakan prinsif angka yang tampak. Menurut W. Edwards Deming organisasi yang

mengukur kesuksesan melalui indikator prestasi itu kurang baik tetapi untuk mengukur

kesuksesan adalah kepuasan pelanggan.

            Ada 14 point W. Edwards Deming yang termashur yang merupakan filsafat baru

tentang mutu dan seruan terhadap manajemen untuk merubah pendekatannya yaitu  :

1.      Ciptakan sebuah usaha peningkatan produk dan jasa dengan tujuan agar bisa kompetitif dan

tetap berjalan serta menyediakan lowongan pekerjaan. Kita harus memiliki rencana jangka

panjang yang didasarkan pada visi masa depan dan ivovasi baru. Kita harus terus menerus

berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan.

4

2.      Adopsi filsafat baru. Sebuah organisasi tidak akan mampu bersaing jika mereka terus

menerus mempertahankan penundaan waktu, kesalahan, bahan-bahan cacat dan produk yang

jelek. Kita harus mengadopsi metoda kerja yang baru.

3.      Hindari ketergantungan pada inspeksi massa untuk mencapai mutu. Inspeksi tidak akan

meningkatkan atau menjamin mutu. Tidak akan menginspeksi mutu ke dalam produk. W.

Edwards Deming berpendapat bahwa manajemen harus melengkapi staf-staf mereka dengan

pelatihan alat-alat statistik dan teknik-teknik yang dibutuhkan mereka untuk mengawasi dan

mengembangkan mutu.

4.      Akhiri praktek menghargai bisnis dengan harga. Harga tidak memiliki arti apa-apa tanpa

ukuran mutu yang dijual. Praktek kontrak yang hanya cendrung pada harga yang murah dapat

menggiring pada kesalahan yang mahal. Metode yang ditawarkan mutu terpadu adalah

mengembangkan hubungan dekat dan berjangka panjang dengan mensuplai, dan sebaiknya

pensuplai tunggal dan bekerja sama dengan mereka dalam mutu komponen.

2

5.      Tingkatkan secara konsisten produksi dan jasa, untuk meningkatkan mutu dan produktivitas,

dan selanjutnya turunkan biaya secara konstan. Ini merupakan tugas manajemen untuk

mengarahkan proses peningkatan dan menjamin bahwa ada proses perbaikan yang

berkelanjutan.

6.      Lembagakan pelatihan kerja. Pemborosan terbesar dalam sebuah organisasi adalah

kekeliruan menggunakan keahliannya orang-orang secara tepat. Mempergunakan uang untuk

pelatihan tenaga kerja adalah penting, namun yang lebih penting lagi adalah melatih dengan

standar terbaik dalam kerja. Pelatihan adalah alat kuat dan tepat untuk perbaikan mutu.

7.      Lembagakan kepemimpinan. Kerja manajemen bukanlah mengawasi melainkan memimpin.

Makna dari hal tersebut adalah berubah dari manajemen tradisional yang selalu

memperhatikan hasil – indikator – indikator prestasi – spesifikasi dan penilaian – menuju

peranan kepemimpinan yang mendorong peningkatan proses produksi barang dan jasa lebih

baik.

8.      Hilangkan rasa takut, agar setiap orang dapat bekerja secara efektif. Keamanan adalah basis

motivasi yang dibutuhkan para pegawai. Pada hakekatnya semua orang ingin melakukan

kerja dengan baik asalkan mereka bekerja dalam lingkungan yang mampu mendorong

semangat mereka.

9.      Uraikan kendala-kendala. Orang dalam tugas yang berbeda harus dapat bekerja sama sebagai

sebuah tim. Organisasi tidak boleh memiliki unit yang mendorong pada arah yang berbeda.

10.  Hapuskan slogan, desakan, dan target, serta tingkatkan produktivitas tanpa menambah beban

kerja. Tekanan untuk bekerja giat merepresentasikan sebuah pemaksaan kerja oleh seorang

manajer. Slogan dan target memiliki sedikit dampak praktis terhadap pekerja

11.  Hapuskan standar kerja yang menggunakan quota numerik. Mutu tidak dapat diukur dengan

hanya mengkonsentrasikan pada hasil proses

12.  Hilangkan kendala-kendala yang merampas kebanggaan karyawan atas keaahliannya. Hal ini

dapat dilakukan dengan menghilangkan sistem penilaian dan penghitungan jasa.

3

13.  Lembagakan aneka program pendidikan yang meningkatkan semangat dan peningkatan

kwalitas kerja. Semakin tahu orang akan semakin giat bekerja. Staf               yang

berpendidikan baik adalah mereka yang memiliki semangat untuk meningkatkan mutu.

14.  Tempatkan setiap orang dalam tim kerja agar dapat melakukan transpormation. Transformasi

menuju sebuah kultur mutu adalah tugas setiap orang. Ia juga merupakan tugas terpenting

dari manajemen.

Selanjutnya dikatakan penyebab umum mutu pendidikan gagal disebabkan oleh

disain kurikulum yang lemah, bangunan yang tidak memenuhi syarat, lingkungan kerja yang

buruk, sistem dan prosedur yang tidak sesuai, jadwal kerja yang serampangan, sumberdaya

yang kurang, dan pengembangan stap yang tidak memadai.

Penyebab secara khusus kegagalan mutu sering diakibatkan oleh prosedur dan aturan

yang tidak diikuti, meskipun kegagalan tersebut mungkin juga diakibatkan oleh kegagalan

komunikasi. Kegagalan lain bisa diakibatkan oleh staf yang tidak memiliki skil, pengetahuan,

dan sifat yang dibutuhkan untuk menjadi seorang guru atau manajer pendidikan. Semua

kegagalan membutuhkan identifikasi dan penyelesaian.

2.      Manajemen Tahap Joseph Juran

            Joseph Juran adalah pelopor lain repolusi mutu di Jepang. Joseph Juran termashur

dengan keberhasilannya menciptakan kesesuaian antara tujuan dan manfaat. Ide ini

menunjukkan bahwa produk yang sudah dihasilkan mungkin sudah memenuhi spesifikasi,

namun belum tentu sesuai dengan tujuan. Spesifikasi mungkin salah karena tidak sesuai

dengan keinginan pelanggan.

          Joseph Juran menyatakan bahwa 85 persen masalah-masalah mutu dalam sebuah

organisasi adalah hasil dari desain proses yang kurang baik. Sehingga peranan sistem yang

benar akan menhasilkan mutu yang benar. Dengan demikian menurut Juran 85 persen

masalah merupakan tanggung jawab manajemen, karena mereka memiliki 85 persen kontrol

terhadap organisasi.

            Manajemen mutu strategis ( Strategic Quality Management ) adalah sebuah proses

tiga bagian yang didasarkan pada staf pada tingkat berbeda yang memberi kontribusi unik

terhadap peningkatan mutu. Manajer senior memiliki pandangan strategis tentang organisasi,

manajer menengah memiliki pandangan oprasional tentang mutu, dan para karyawan

memiliki tanggung jawab terhadap kontrol mutu. Ini sebuah ide yang cocok diterapkan dalam

konteks pendidikan dan mirip dengan gagasan yang telah dikembangkan oleh Consultant at

Work dalam upaya meningkatkan mutu dalam pendidikan. Joseph Juran menganjurkan

penggunaan sebuah pendekatan tahap demi tahap untuk menyelesaikan masalah dalam

peningkatan mutu. Peningkatan mutu hanya akan berarti ketika diaplikasikan secara praktis,

dan aplikasi tersebut merupakan variasi dari tahap itu sendiri. Juran pernah mengatakan

bahwa semua bentuk peningkatan mutu harus dilakukan dengan cara tahap demi tahap dan

tidak dengan cara lain.   

3.      Langkah Philip Crosby untuk Meraih Mutu

Dua ide Philip Crosby yang sangat menarik dan kuat dalam mutu. Yang pertama

adalah bahwa mutu adalah gratis. Terlalu banyak pemborosan dalam sistem saat

mengupayakan mutu. Yang kedua adalah ide bahwa kesalahan, kegagalan, pemborosan, dan

penundaan waktu serta semua hal yang tidak bermutu lainnya bisa dihilangkan jika institusi 

memiliki kemauan itu. Ini adalah gagasan tanpa cacat yang kontroversial. Kedua ide tersebut

sangat menarik jika diterapkan dalam dunia pendidikan. Gagasan bahwa peningkatan mutu

dapat membantu organisasi menghilangkan kegagalan, khususnya kegagalan pelajar yang

seringkali diabaikan oleh sebagian besar institusi. 

            Program peningkatan mutu Philip Crosby adalah salah satu dari bimbingan atau

arahan yang paling detail dan praktis, lain halnya dengan W. Edwards Deming yang

cendrung lebih filosofis. Pendekatan Philip Crosby dapat diterapkan sebagai rencana kegiatan

yang  sangat praktis. Philip Crosby berperdapat bahwa sebuah langkah sistematis untuk

mewujudkan mutu akan menghasilkan mutu yang lebih baik. Penghematan sebuah institusi

akan datang dengan sendirinya ketika institusi tersebut melakukan segala sesuatunya dengan

benar. Pemikiran lain Philip Crosby yang utama dan kontroversial tentang mutu adalah tanpa

cacat dalam konteks bisnis akan meningkatkan keuntungan dan dengan penghematan biaya.

            Tanpa cacat adalah kontribusi pemikiran Philip Crosby yang utama dan kontroversial

tentang mutu. Ide ini adalah sebuah ide yang sangat kuat. Ide ini adalah komitmen untuk

selalu sukses dan menghilangkan kegagalan. Ide ini melibatkan penempatan sistem pada

sebuah wilayah yang memastikan bahwa segala sesuatunya selalu dikerjakan dengan metode

yang tepat sejak pertama kali dan selamanya.

            Tugas peningkatan mutu dalam pendidikan adalah membangun sistem dan struktur

yang menjamin terwujudnya metoda tersebut. Standar metode tanpa cacat hanya bisa

diperoleh setelah melalui tingkat kegagalan yang tinggi.

            Ada beberapa langkah program peningkatan mutu yang pertama adalah komitmen

manajemen (management kommitment).  Hal ini adalah yang krusial menuju sukses dan

merupakan point yang perlu disepakati oleh semua para akhli mutu. Inisiatif mutu harus

diarahkan dan dipimpin oleh manajer senior. Kedua membangun tim peningkatan

mutu             ( quality improvement team ) di atas komitmen. Karena setiap fungsi dalam

organisasi menjadi kontributor potensial bagi kerusakan dan kegagalan mutu, maka setiap

bagian organisasi harus berpartisipasi dalam upaya peningkatan mutu. Ketiga pengukuran

mutu (quality measurement). Hal ini dibutuhkan untuk mengukur ketidak sesuaian  yang saat

ini  atau yang akan muncul dengan cara evaluasi dan perbaikan.  Keempat dengan mengukut

biaya mutu ( the cost of quality). Biaya mutu terdiri dari biaya kesalahan, biaya kerja ulang,

biaya pembongkaran, biaya inspeksi, dan biaya pemeriksaan.   Kelima membangaun

kesadaran mutu (quality awareness), yaitu langkah untuk menumbuhkan kesadaran setiap

orang dalam organisasi tentang biaya mutu, serta keharusan untuk mengimplementasikan

program yang dicanangkan tim peningkatan mutu. Keenam adalah kegiatan perbaikan

(corrective actions), para pengawas harus bekerja sama dengan staf untuk memperbaiki mutu

yang rendah. Metodologi yang sistematis diperlukan untuk mengatasi masalah. Ketujuh

perencanaan tanpa cacat ( zero defects planning ), program tanpa cacat harus diperkenalkan

dan dipimpin oleh tim peningkatan mutu yang juga bertanggungjawab terhadap

implementasinya. Kedelapan pelatihan pengawas (supervisor training), pelatihan ini penting

bagi para manajer agar mereka memahami peranan  mereka dalam proses peningkatan mutu,

dan pelatihan ini dapat dilakukan melalui pelatihan formal.  Kesembilan hari tanpa cacat (

zero defects day), ini adalah kegiatan sehari penuh yang memperkenalkan ide tanpa cacat.

Kesepuluh penyususnan tujuan ( goal setting ), tujuan yang hendak dicapai oleh tim

hendaknya spesipik dan terukur. Kesebelas penghapusan sebab kesalahan ( error-cause

removal ), hal ini dapat diraih dengan mendesain sebuah bentuk standar yang sesuai dengan

garis manajemen. Kedua belas pengakuan ( recognition), penhargaan harus harus

dihubungkan dengan rancangan tujuan. Ketiga belas mendirikan dewan-dewan mutu

( quality councils ), mengikutsertakan para anggota profesional mutu untuk menentukan

bagaimana permasalahan dapat ditangani dengan tepat dan baik adalah salah satu langkah

penting.  dan Keempat belas lakukan lagi ( do it over again ), program mutu adalah proses

yang tidak pernah berakhir. Ketika tujuan program telah tercapai, maka program tersebut

harus dimulai lagi.