modul sistem manajemen mutu · web viewsistem manajemen mutu (selanjutnya disebut smm) dalam modul...

MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU


DAFTAR ISIDAFTAR ISI...................................................................................................................... iBAB I PENDAHULUAN...................................................................................................1

1.1 Latar Belakang......................................................................................................1

1.2 Deskripsi Singkat...................................................................................................1

1.3 Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)......................................................................1

1.4 Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK).....................................................................2

1.5 Pokok Bahasan.....................................................................................................2

BAB II PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU....................................................3

2.1. Prinsip Manajemen Mutu...................................................................................3

2.2. Perbedaan QA (Quality Assurance) dan QC (Quality Controle)........................9

BAB III RENCANA MUTU.............................................................................................10

3.1 Umum..................................................................................................................10

3.2 Rencana Mutu Unit..............................................................................................10

3.3 Rencana Mutu Pelaksanaan - Satuan Kerja.......................................................11

3.4 Rencana Mutu Pelaksanaan – PPK....................................................................12

3.5 Rencana Mutu Kontrak – RMK............................................................................13

3.6 Penggunaan Rencana Mutu sebagai Alat Kendali..............................................13

BAB IV PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI..........14

4.1. Pengendalian Dokumen Mutu..........................................................................14

4.2. Pengendalian Produk tidak sesuai...................................................................16

4.3. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai...................................................17

BAB V LANGKAH PEMECAHAN MASALAH..............................................................18

5.1 Plan.....................................................................................................................18

5.2 Do........................................................................................................................18

5.3 Check..................................................................................................................18

5.4 Action..................................................................................................................19

BAB VI RENCANA MUTU KONTRAK.........................................................................20

6.1 Isi Rencana Mutu Kontrak (RMK)........................................................................20

6.2 Pertanggung Jawaban RMK................................................................................22

PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI


BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar BelakangSaat ini tuntutan masyarakat terhadap kinerja konstruksi prasarana sungai semakin

meningkat, sejalan dengan pertambahan jumlah penduduk dan permasalahan

ikutannya yang terus berkembang. Kinerja konstruksi agar sesuai dengan rencana yang

diinginkan mensyaratkan adanya pelaksanaan dan pengawasan yang semakin baik dan

benar mengikuti ketentuan yang berlaku untuk tahap pekerjaan tersebut.

Dari kenyataan di lapangan banyak kegagalan konstruksi disebabkan antara lain

oleh pelaksanaan konstruksi yang kurang baik. Salah satu penyebab utamanya adalah

pengawas maupun pelaksana konstruksi kurang memahami system management mutu

dengan benar. Dalam perkembangan selanjutnya di bidang management konstruksi

telah terbit Permen PU no 4/PRT/M/2009 tentang Sistem Management Mutu untuk

dijadikan pedoman dalam menjaga kinerja mutu konstruksi prasarana pekerjaan umum.

Modul ini disusun sebagai bahan pelatihan di lingkungan Kementerian PUPR

khususnya di bidang persungaian agar proses pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan

konstruksi persungaian dapat dilakukan sesuai dengan sistem mutu yang benar

mengikuti Peraturan Menteri tersebut.

1.2 Deskripsi SingkatMata pendidikan dan pelatihan ini membekali peserta dengan pengetahuan mengenai

dasar-dasar sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi bangunan sungai

yang disampaikan dengan cara ceramah dan tanya jawab.

1.3 Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan mampu memahami dasar-

dasar sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi persungaian.



1.4 Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)Setelah pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu:

a. Menjelaskan pengertian sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi

persungaian.

b. Menjelaskan rencana mutu pekerjaan.

c. Menjelaskan pengendalian dokumen dan produk yang tidak sesuai.

d. Menjelaskan langkah pemecahan masalah.

e. Menjelaskan Rencana Mutu Kontrak.

1.5 Pokok Bahasana. Pokok materi yang dibahas dalam modul ini adalah:

b. Pengertian sistem manajemen mutu.

c. Rencana mutu internal.

d. Pengendalian dokumen dan produk yang tidak sesuai.

e. Langkah pemecahan masalah.

f. Rencana Mutu Kontrak.



BAB IIPENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

2.1. Prinsip Manajemen MutuSistem Manajemen adalah sebuah sistem untuk menetapkan kebijakan, sasaran

dan cara untuk mencapai sasaran itu.

(Catatan: Suatu sistem manajemen sebuah organisasi dapat mencakup beberapa

sistem manajemen yang berbeda seperti sistem manajemen mutu, sistem manajemen

keuangan atau sistem manajemen lingkungan).

Sistem Manajemen Mutu (selanjutnya disebut SMM) dalam modul ini adalah

sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan mutu proses suatu

organisasi.

Organisasi dalam hal ini adalah organisasi yang menangani pelaksanaan

pekerjaan konstruksi persungaian. Sistem manajemen mutu menganut beberapa

prinsip manajemen sebagai berikut :

a. Customer Focus (Fokus pada pelanggan)Pelanggan adalah kunci untuk meraih keberhasilan, kelangsungan hidup suatu

organisasi dan ini sangat ditentukan oleh bagaimana pandangan pelanggan

terhadap organisasi tersebut. Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan

pelanggan, sekarang dan masa depan serta berusaha memenuhi persyaratan

pelanggan dan justru berusaha melebihi harapan pelanggan.

Apabila di lihat dari kedua sisi, penyedia jasa maupun pengguna jasa, sebagai

pelanggannya adalah masyarakat yang akan memperoleh manfaat dari pekerjaan

konstruksi. Hubungan dengan pelanggan diutamakan berada diatas, dengan

demikian karyawan garis depan bertemu, melayani dan memuaskan pelanggan

secara langsung, sedangkan manajemen madya akan menyokong kinerja karyawan



garis depan agar pelanggan terlayani dengan baik. Selanjutnya manajemen puncak

akan menyokong kinerja manajemen madya. Diharapkan, bahwa semua pimpinan

organisasi tersebut dapat langsung terlibat dalam mengenal, bertemu dan melayani

pelanggan. Manfaat yang diperoleh organisasi dalam menerapkan prinsip ini adalah

meningkatnya keuntungan secara finansial bagi penyedia jasa serta organisasi

diberdayakan secara efektif untuk mencapai kepuasan pelanggannya, bagi

pengguna jasa akan tercapainya outcome yang telah diamanatkan dalam regulasi.

b. Leadership (Kepemimpinan)Manajemen dan kepemimpinan sering disama-artikan, padahal keduanya

berbeda, walaupun saling melengkapi.

Kepemimpinan berhubungan dengan top line yaitu tentang ‘apa yang kita

hasilkan’ sedangkan manajemen berhubungan dengan bottom line yaitu tentang

bagaimana kita menghasilkan dengan cara terbaik. Kepemimpinan melaksanakan

sesuatu yang tepat, manajemen melaksanakan sesuatu dengan benar.

Kepemimpinan menentukan apakah tangga disandarkan pada dinding yang tepat,

manajemen berkaitan dengan efisiensi dalam pemanjatan tangga menuju

keberhasilan.

Kepemimpinan berkaitan dengan apa dan mengapa, manajemen berkaitan

dengan bagaimana. Kepemimpinan berkaitan dengan kepercayaan terhadap

manusia, sedangkan manajemen berkaitan dengan sistem, pengendalian, prosedur,

kebijakan dan struktur.

Dengan demikian kinerja pemimpin adalah memiliki kemampuan untuk

menciptakan visi yang mengandung kewajiban untuk mewujudkannya, membawa

orang lain ketempat yang baru. Pemimpin mempunyai kemampuan untuk menarik

orang lain secara bersama-sama mewujudkan visinya. Apa yang dilakukan pimpinan

adalah menginspirasikan orang lain dan memberdayakan orang lain untuk

mewujudkan visinya, menarik orang lain, bukan mendorong orang lain.

Seorang manajer pelaksanaan pekerjaan konstruksi harus juga mempunyai

jiwa / karakter seorang pemimpin, harus tegas, konsisten, komited, jujur, adil, serta

dapat menerima pendapat / kritikan orang lain.



c. Involvement of People (Keterlibatan personil / orang lain)Proses semua pekerjaan konstruksi di dunia ini, tidak ada satu pun kegiatan

yang tidak melibatkan orang lain, dan hal ini merupakan dasar utama yang

diinginkan dalam manajemen mutu. Dalam sebuah organisasi, personil di semua

tingkatan menjadi modal utama yang dengan keterlibatan kemampuannya secara

penuh sangat bermanfaat bagi organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan cara

memberikan kesempatan untuk merencanakan, menerapkan rencana dan

mengendalikannya sesuai lingkup yang menjadi tanggungjawabnya. Kebebasan dan

pemberian kewenangan perlu diberikan kepada personil dalam melaksanakan

pekerjaan.

Dengan keterlibatan personil secara menyeluruh, segala keputusan dilakukan

secara kolegial, team work, maka akan menghasilkan rasa memiliki dan tanggung

jawab dalam memecahkan masalah. Hal ini akan memicu karyawan untuk aktif

dalam melihat peluang untuk peningkatan, kompetensi, pengetahuan, dan

pengalaman, dalam arti tidak membiarkan karyawan mengambil keputusan sendiri

dalam melaksanakan tugasnya, standar yang ketat harus dipatuhi.

Keterlibatan personil dapat dimulai dengan perekrutan SDM yang tepat,

memberikan pelatihan, memberikan tingkat tanggung jawab yang sesuai. Bagi

seorang manajer / pimpinan, keterlibatan personil merupakan proses untuk

meningkatkan keandalan diri personil yang bersangkutan agar dipercaya dalam

merencanakan dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi

tanggung jawabnya.

Sedangkan bagi organisasi, keterlibatan personil menimbulkan antusiasme dan

rasa bangga karena merasa menjadi bagian dari perusahaan yang akhirnya

memberikan nilai tambah bagi pelanggan. Untuk mencapai keterlibatan personil ini,

tingkat pencapaiannya dipengaruhi sejauh mana organisasi mengidentifikasi sistem

dan prosedur yang ada. Suatu organisasi yang dapat membuat karyawan

mengambil inisiatif dan terlibat aktif maka organisasi tersebut telah mencapai



adaptif. Sedangkan organisasi yang kondisi pemberdayaan dan preferensi individual

lemah dikatagorikan sebagai organisasi yang mengalah tunduk pada keinginan satu

atau sedikit orang (complaint).

d. Proccess Approach (Pendekatan dengan proses)Proses dalam ISO-9000:2000 didefinisikan sebagai kumpulan aktifitas yang

saling berhubungan / mempengaruhi, menyertai berubahnya input (material,

persyaratan, peralatan, instruksi) menjadi output (barang, jasa). ISO mengembangkan pemakaian pendekatan proses pada masa pembuatan,

penerapan, dan peningkatan system manajemen mutu yang efektif. Karena

banyaknya proses yang berlangsung, maka perlu dilakukan penataan proses-proses

tersebut yang bertujuan agar pencapaian hasil yang diinginkan lebih efisien dengan

cara mengelola sumber daya dan kegiatan.

Proses-proses tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan bagan alir

kegiatan, yang disusun berdasarkan prosedur yang berlaku, sebagai contoh dalam

pekerjaan pengecoran beton, harus melalui tahapan-tahapan diantaranya bekisting,

pemadatan, prosedur pengecoran pada bagian sambungan, dan tahapan lainnya

sesuai dengan prosedur masing-masing kriteria teknis yang berlaku (SNI, Peraturan

Beton Indonesia dan lain-lain). Apabila proses-proses tersebut dilakukan dengan

benar maka akan diperoleh hasil yang benar-benar sesuai dengan spesifikasi teknis

yang dipersyaratkan dalam kontrak pekerjaan.

Keuntungan dari pendekatan proses adalah pengawasan secara terus menerus

yang menjadikan hubungan lebih pada masing-masing proses di dalam sistem,

begitu pula dengan kombinasi dan interaksi dalam proses-proses tersebut.

e. System Approach to Management (Pendekatan sistem untuk pengelolaan)Pendekatan system untuk pengelolaan, baru dapat dilakukan jika pendekatan

proses telah diterapkan. Kedua belah pihak, pemilik maupun pelaksana

menggunakan system yang sama dalam menangani kegiatan pekerjaaan

konstruksi, maka akan diperoleh kesamaan pendapat dalam memahami spesifikasi

teknis maupun isi kontrak pekerjaan. Pendekatan system dapat didefinisikan

sebagai kumpulan pendekatan proses. Pendekatan system manajemen



didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan system

dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran

organisasi dengan efektif dan efisien.

f. Continual Improvement (Peningkatan Berkesinambungan)Pemahaman peningkatan berkesinambungan berkaitan erat dengan peningkatan

terus menerus (Continuous Improvement) yang dikembangkan melalui ISO edisi

1994. Pada continuous improvement terjadi proses peningkatan yang terus menerus

dan dilakukan dengan segera setelah terjadi penyempurnaan. Peningkatan yang

baru terjadi, direvisi dan diganti untuk mencapai nilai yang baru yang lebih baik.

Dengan kata lain bahwa selalu terjadi peningkatan terus menerus tiada henti.

Khususnya di pelaksanaan pekerjaan konstruksi, pada saat dilakukan kaji ulang

manajemen / management review akan dijumpai ketidaksesuaian dalam

melaksanakan pekerjaan, hal ini dapat disebabkan kekurangfahaman masalah,

ataupun sumber daya yang tidak mendukung, untuk itu perlu dilakukan peningkatan

khususnya sumber daya manusianya dengan memberikan bimbingan, pelatihan dan

sebagainya. Pada pemahaman continual improvement, setelah dilakukan

peningkatan yang pertama kali, maka sebelum ditingkatkan terlebih dahulu

dilakukan stabilisasi. Bila stabilisasi sudah berjalan, baru dilanjutkan dengan

meningkatkan standar, dan hal ini dilakukan terus menerus.

g. Factual Approach to Decision Making (Pengambilan Keputusan berdasarkan Fakta)Pada saat ini, banyak terjadi pengambilan keputusan terutama di lingkungan

birokrasi berdasarkan feeling, kedekatan maupun faktor lain, di lain pihak kondisi

menuntut adanya profesionalitas terutama pengambilan keputusan untuk

menempatkan seorang top manajemen suatu organisasi. Hal ini akan menimbulkan

dampak terhadap keputusan nantinya setelah yang bersangkutan duduk di

jabatannya, sehingga segala sesuatu kebijakan yang diambilnya tidak berorientasi

secara professional dan mengakibatkan dampak sosial negative terhadap

masyarakat. Akibatnya apabila dibandingkan dengan sesama negara berkembang,

Indonesia akan terlihat kesan lambat dan tidak professional, baik dibidang eksekutif,



yudikatif maupun legislative, padahal di lain pihak era globalisasi sudah berjalan.

Apabila diibaratkan Indonesia digambarkan sebagai bola, maka bola tersebut tidak

akan dapat menggelinding dengan baik, dimana sebagai kunci pokok adalah

ketersediaan sumber daya manusia yang memadai disertai lingkungan yang

kondusif.

Untuk mengejar ketinggalan, maka pengambil keputusan harus berdasarkan

keputusan yang efektif berdasarkan analisa data dan informasi yang akurat

akuntable dan dapat dipertanggungjawabkan. Di lingkup pekerjaan konstruksi

persungaian, seluruh unit kerja harus menerapkan pendokumentasian sesuai

prosedur yang diberlakukan, sehingga data yang diperoleh selama pelaksanaan

pekerjaan dapat diperoleh kembali dengan cepat dan benar, dengan demikian

akurasi dalam menganalisa dapat dipergunakan di saat pengambilan keputusan.

h. Mutually Beneficial Supplier Relationships (Hubungan saling menguntungkan)Dalam dunia konstruksi, yang disebut sebagai organisasi adalah pengelola

satuan kerja / proyek, sedangkan sebagai supplier / pemasok adalah para penyedia

jasa baik konsultan maupun kontraktor.

Pemahaman dari prinsip ke 8 ini adalah saling menguntungkan dan saling

tergantung satu dengan lainnya dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya

dalam memberikan nilai/hasil, pihak pemilik pekerjaan sebagai mewakili negara

diuntungkan dari segi manfaat dari hasil pekerjaan, sedangkan dari sisi penyedia

jasa diuntungkan secara finansial. Langkah-langkah yang perlu diambil untuk

mengimplementasikan prinsip ini antara lain :

1. Mengidentifikasi dan menseleksi para penyedia jasa utama.

2. Melibatkan penyedia jasa dalam mengidentifikasi kebutuhan organisasi pemilik

pekerjaan.

3. Melibatkan penyedia jasa dalam proses pengembangan strategi organisasi

pemilik pekerjaan.

4. Membina hubungan dengan penyedia jasa dan memperlakukannya sebagai

mitra kerja.



5. Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang

sekaligus membina untuk peningkatan kinerja penyedia jasa.

6. Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan penyedia jasa.

7. Memastikan bahwa output penyedia jasa sudah sesuai dengan persyaratan

pemilik pekerjaan.

8. Membuat aktifitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan.

9. Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan prestasi oleh para

penyedia jasa.

2.2. Perbedaan QA (Quality Assurance) dan QC (Quality Controle)Quality Assurance (Jaminan Mutu) sebagai proses untuk menjamin mutu yang

dipersyaratkan, apabila prosesnya dilakukan/diikuti dengan baik, maka akan

menghasilkan mutu yang dipersyaratkan, sedangkan Quality controle/mengecek mutu

terfokus pada hasil nya, keduanya merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan satu

sama lain, dapat diibaratkan sebagai sebuah mata uang dimana salah satu sisinya QA

sedangkan sisi lainnya adalah QC.

Kedua hal tersebut akan menghasilkan Quality Management yang diharapkan

organisasi, walaupun demikian tidaklah mudah untuk dilaksanakan, memerlukan

kediplinan serta konsistensi yang tinggi. Dalam penerapannya tidak bisa seperti

membalik tangan, memerlukan waktu, pimpinan yang berjiwa leadership, dan

organisasi yang kompak.



BAB IIIRENCANA MUTU

3.1 UmumRencana Mutu sebagai rencana kerja sistematis yang harus dipersiapkan sebelum

memulai kegiatan agar hasil pekerjaan nantinya sesuai dengan persyaratan yang

dikehendaki, apalagi di dalam penanganan pekerjaan konstruksi yang sangat

memerlukan kecermatan dari setiap langkahnya. Untuk itu, mulai unit organisasi yang

menanganinya sampai dengan pihak penyedia jasanya harus membuat rencana mutu

terlebih dahulu.Beberapa rencana mutu tersebut disampaikan dalam sub bab berikut.

3.2 Rencana Mutu UnitRencana Mutu Unit (RMU) disusun dalam rangka memberikan arahan

penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan program kerja Eselon I/II yang mengacu

kepada program kerja Eselon I/II.

Rencana Mutu Unit ini berisi uraian rencana kerja yang berkaitan dengan Tugas

Pokok dan Fungsi dari Unit Kerja Eselon I/II, menunjang program kerja Menteri/Eselon

I. Rencana Mutu Unit merupakan uraian rencana kegiatan berikut pencapaian sasaran

dalam kurun waktu satu tahun anggaran yang berdasarkan program kerja

Menteri/Eselon I, sehingga pelaksanaan kegiatan perlu ditinjau kesesuaiannya terhadap

program kerja Menteri/Eselon I.

Sasaran yang akan dicapai dalam kegiatan tahun anggaran berjalan berdasarkan

kebijakan yang telah ditetapkan dalam program kerja Menteri/Eselon I. Rencana

pelaksanaan rapat koordinasi dengan Unit Kerja di lingkungan Unit Kerja Eselon I/II

untuk melihat progres secara keseluruhan beserta hal-hal yang belum dapat

diselesaikan oleh Unit Kerja yang diberi tanggungjawab pelaksanaan kegiatan.



Pelaksanaan rapat koordinasi disesuaikan dengan penyelenggaraan Rapat Koordinasi

yang berlaku di masing-masing Unit Kerja. Rapat Koordinasi ditujukan untuk

mengetahui hal-hal sebagai berikut :

1. Menilai pencapaian secara kuantitatif dan kualitatif dari pelaksanaan kegiatan

terhadap sasaran dan program yang telah ditentukan dalam program kerja

Menteri / Eselon I.

2. Menjadi alat pengukuran pada hasil keluaran kegiatan terhadap output,

outcome dan manfaat yang telah ditetapkan dalam sasaran dan program.

3. Menjadi dasar perbaikan untuk peningkatan kinerja di masing-masing unit kerja

dalam melaksanakan program-program rencana kerja pembangunan jangka

panjang, rencana kerja pembangunan jangka menengah, dan rencana kerja

pembangunan tahunan yang mengacu kepada rencana strategi (RENSTRA)

pembangunan Kementerian.

3.3 Rencana Mutu Pelaksanaan - Satuan KerjaSeperti Rencana Mutu Unit, Rencana Mutu Pelaksanaan-Satuan Kerja disusun

oleh Satuan Kerja yang menggambarkan kegiatan satuan kerja selama satu tahun

kedepan/berjalan, diantaranya meliputi :

a. Proram Kerja,

b. Jenis Kegiatan,

c. Jumlah Masing-Masing Anggaran,

d. Jangka Waktu Pelaksanaan,

e. Sasaran Mutu yang Akan Dicapai,

f. Struktur Organisasi Beserta Uraian Tugas,

g. Tanggung Jawab Serta Wewenang,

h. Kebutuhan Sumber Daya,

i. Bagan Alir Kegiatan,

j. Rencana Verifikasi dari Seluruh Laporan Yang Masuk,

k. Rencana Monitoring dan Evaluasi,

l. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan serta



m. Kegiatan-Kegiatan Lainnya.

Rincian format Rencana Mutu Pelaksanaan Satker dapat dilihat pada lampiran 3

Permen PU no 4/PRT/M/2009.

3.4 Rencana Mutu Pelaksanaan – PPKSeperti Rencana Mutu Pelaksanaan- Satker, Rencana Mutu Pelaksanaan-PPK

disusun oleh para PPK yang menggambarkan kegiatan PPK selama satu tahun

kedepan/berjalan, diantaranya meliputi :

a. Program Kerja,

b. Jenis Kegiatan,

c. Jumlah Masing-Masing Anggaran,

d. Jangka Waktu Pelaksanaan,

e. Sasaran Mutu yang Akan Dicapai,

f. Struktur Organisasi Beserta Uraian Tugas,

g. Tanggungjawab Serta Wewenang,

h. Kebutuhan Sumber Daya,

i. Bagan Alir Kegiatan,

j. Rencana Verifikasi dari Seluruh Laporan yang Masuk,

k. Rencana Monitoring dan Evaluasi,

l. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan serta

m. Kegiatan-Kegiatan Lainnya.

Dengan demikian karena kegiatan tersebut tergantung tersedianya anggaran,

dan diulang setiap tahunnya maka seluruh kegiatannya harus direncanakan secara

cermat, mulai dari pengadaan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan akhir.

Sesuai dengan PERPRES no. 54 tahun 2010 untuk kontrak pekerjaan fisik, PPK

wajib melakukan audit terhadap penyedia jasa, untuk itu dalam schedule kegiatan harus

tercatum secara jelas jadwal pelaksanaan audit mutu sampai tingkat lapangan. Rincian



format Rencana Mutu Pelaksanaan Rencana Mutu Pelaksanaan - PPK dapat dilihat

pada lampiran 3 Permen PU no 4/PRT/M/2009

3.5 Rencana Mutu Kontrak – RMKSeperti dalam penyajian Regulasi SMM telah disebutkan bahwa Penyedia jasa

baik kontraktor maupun konsultan berkewajiban membuat Rencana Mutu Kontrak

sebelum memulai kegiatan dan menyajikan RMK tersebut pada Pre Construction

Meeting (PCM), untuk mendapatkan pengesahan dari pihak PPK.

Dalam pembuatan RMK sebagai acuan adalah perjanjian dalam kontrak pekerjaan

diantaranya spesifikasi teknis dan gambar. Berdasarkan kedua hal tersebut, dibuatlah

Bagan alir kegiatan, mulai dari pekerjaan persiapan sampai dengan serah terima

pekerjaan, dengan demikian setiap proses kegiatan dapat diikuti dengan baik dan dapat

dicapai kualitas/mutu pekerjaan yang diharapkan sesuai dengan spesifikasi dan gambar

pekerjaan. Rincian format Rencana Mutu Kontrak dapat dilihat pada lampiran 3 Permen

PU no 4/PRT/M/2009

3.6 Penggunaan Rencana Mutu sebagai Alat KendaliDari apa yang telah disampaikan di atas tampak bahwa Rencana Mutu bukan

hanya sekedar dibuat, tetapi diterapkan, dimonitor dan dievaluasi untuk dilakukan

perbaikan dan peningkatan yang berkelanjutan.

Manajemen representatif ditingkat kementerian sampai ditingkat lapangan dapat

melakukan evaluasi terhadap kinerja aparatnya, ada peningkatan atau tidak, dikaji dan

diambil langkah-langkah, kalau perlu didiklatkan agar kompetensinya dapat terpenuhi.

Khususnya untuk pekerjaan konstruksi yang menggunakan jasa konsultan

pengawas/supervisi maka RMK kontraktor digunakan oleh konsultan

pengawas/supervisi untuk mengawasi pekerjaan dilapangan, sedangkan RMK

konsultan digunakan oleh PPK / Direksi untuk mengawasi kegiatan konsultan, tidak

menutup kemungkinan pihak PPK / direksi melakukan checking secara acak terhadap

RMK kontraktor yang dipergunakan konsultan.



BAB IV PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI

4.1. Pengendalian Dokumen MutuPengendalian dokumen mutu adalah perumusan, penetapan, pengesahan,

pendokumentasian, penerapan, serta pemeliharaan dokumen mutu, dalam rangka

penjaminan mutu dan sistem manajemen mutu.

Dalam SNI 19-9001 : 2001, Pengendalian Dokumen Mutu, merupakan elemen

4.5, yang masuk dalam kelompok pengendalian sistem mutu. Pengendalian dokumen

mutu mensyaratkan antara lain:

a. Tersedia dan terpeliharanya prosedur untuk mengendalikan dokumen mutu

(internal dan eksternal) yang dibuat atau dikembangkan dalam rangka memenuhi

persyaratan standar manajemen mutu

b. Dokumen tersebut harus direview dan disetujui terlebih dulu oleh Wakil

Manajemen sebelum dipublikasikan.

c. Dokumen yang telah dipublikasikan tersebut harus dapat tersedia di tempat kerja

yang memerlukan.

d. Dokumen yang tidak belaku harus disingkirkan dari tempat kerja, tapi boleh

disimpan hanya sebagai referensi.

e. Revisi dokumen mutu harus direview dan disetujui oleh unit kerja dan pejabat

yang pertama kali membuatnya.

Dalam penerapan sistem manajemen mutu, semua dokumen mutu yang berkaitan

dengan penjaminan mutu harus dapat dipantau dan dievaluasi secara terus menerus,

sehingga diperlukan suatu sistem dokumentasi yang tertib, teratur dan mudah dicari



bilamana diperlukan.

Dengan demikian pengendalian dokumen mutu mencakup pula tata cara identifikasi,

pengumpulan atau penarikan kembali dokumen yang sudah tidak berlaku, pemberian

nomor indeks, pengarsipan, penyimpanan dan pemeliharaan.

Dalam SMM Konstruksi, dikemukakan bahwa Wakil Manajemen tingkat

Kementerian, Direktorat Jenderal, dan Unit Pelaksana bertanggung jawab atas

perumusan prosedur pengendalian dokumen mutu di lingkungan masing-maing. Semua

dokumen yang telah dipublikasikan dalam rangka penjaminan mutu konstruksi, harus

dikendalikan dan dipelihara, yang pelaksanaannya dilakukan oleh satu bagian

organisasi khusus sesuai dengan lingkup kegiatannya. Untuk itu pengendalian

dokumen mutu, minimal harus mencakup kriteria kecukupan dokumen serta tata cara

untuk :

a. Memastikan pengesahan dokumen mutu sebelum diterbitkan.

b. Menjamin pengesahan ulang dokumen mutu, bila dilakukan peninjauan atau

perubahan dokumen sesuai keperluan.

c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen mutu telah

diindentifikasi dalam daftar dokumen, lengkap dengan nama dokumen, nomor

dokumen, perubahan yang dilakukan, serta distribusi dokumen.

d. Memastikan bahwa revisi dokumen mutu yang berlaku, tersedia pada

lokasi/tempat digunakannya dokumen tersebut, serta dipastikan pula bahwa

dokumen tersebut mudah untuk didapatkan apabila diperlukan.

e. Memastikan bahwa dokumen mutu dapat dengan jelas dibaca dan mudah

diindentifikasi, terutama untuk dokumen yang digunakan di lokasi kegiatan.

f. Mengidentifikasi dan memastikan bahwa dokumen mutu yang berasal dari luar

lingkungan kementerian Pekerjaan Umum yang terkait dengan mutu konstruksi,

adalah versi terakhir, dan hal ini perlu diperkuat dengan pembuktian.

g. Mencegah penggunaan dokumen mutu yang kadaluarsa, dengan menetapkan

tata cara penarikan dan penyimpanan dokumen mutu yang sudah tidak berlaku

lagi

Dengan melakukan pengendalian dokumen mutu sesuai prosedur yang ditetapkan,

maka akan dapat diwujudkan sistem dokumentasi mutu yang baik, tertib dan teratur,



dan dapat menunjang pelaksanaan kegiatan baik dalam proses perencanaan,

pelaksanaan, pengendalian, pelaporan, maupun pemeriksaan, serta dapat memberi

kepastian siapa yang bertanggung jawab bilamana terjadi penyimpangan.

4.2. Pengendalian Produk tidak sesuaiDimulai dari awal tahapan pekerjaan, pengawas lapangan/konsultan supervisi

melakukan tes terhadap material yang datang dengan mempergunakan daftar simak

yang telah dibuat penyedia jasa. Apabila hasil cek sesuai maka bahan dapat diterima

dan selesai, tetapi apabila tidak sesuai dengan daftar simak maka material/bahan

ditolak dan dipisahkan untuk mencegah bahan yang tidak sesuai tersebut tidak

digunakan, sengaja maupun tidak sengaja.

Demikian pula terhadap gambar kerja dan buku ukur yang dibuat kontraktor perlu

di cek apakah sesuai dengan daftar simak ataukah tidak. Apabila pihak penyedia jasa

tidak sanggup memenuhi daftar simak karena disebabkan oleh ketidak tersediaan

bahan misalnya, maka pengawas/konsultan pengawasan mengajukan usulan tertulis

keatasan langsungnya untuk dilakukan kaji ulang, dan bahan yang tidak sesuai tersebut

dipisahkan, menunggu keputusan atasannya.

Demikian pula mobilisasi personil apakah sesuai daftar personil yang diajukan

atau tidak, baik jabatan, kualifikasi maupun kuantitasnya. Keberadaan yang

bersangkutan di lapangan juga perlu dilakukan pengecekan terus menerus. Jika

menggunakan alat berat, operator sangat menentukan kinerja pekerjaan, terutama

keterampilan yang bersangkutan. Demikian pula juru ukur dan juru gambar juga harus

dilakukan pengecekan. Sesuai dengan daftar peralatan yang diperlukan di lapangan,

kedatangan peralatan sangat penting, apakah juga sesuai dengan daftar simak, sesuai

kriteria penerimaan, spesifikasi, kapasitas, serta kondisi fisik alat tersebut, kalau perlu

pengecekan dilakukan sebelum alat di mobilisasi, sehingga tidak terjadi 2 kali

mobilisasi.

Pengawas/konsultan supervisi melakukan inspeksi & test atas produk pekerjaan

konstruksi yang sudah jadi maupun yang belum jadi, dengan menggunakan daftar



simak yang terdapat dalam rencana mutu kontrak. Jika sesuai maka produk pekerjaan

dapat diterima dan selesai, jika tidak maka produk tersebut harus ditolak dan diminta

untuk diperbaiki. Apabila dijumpai situasi yang krusial sebagai contoh galian tanah

pondasi belum cukup elevasinya tetapi dijumpai batu besar, maka harus dibuatkan

usulan ke atasan langsungnya secara tertulis 1x 24 jam harus sudah diterima atasan

langsungnya.

4.3. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai Hasil pekerjaan yang tidak sesuai atau tidak memenuhi persyaratan harus di

identifikasi dan dipisahkan dari hasil pekerjaan yang sesuai untuk mencegah

penggunaan yang tidak terkendali. Tindakan yang harus dilaksanakan pada kegiatan ini

adalah sebagai berikut:

1. Penanggung jawab pada setiap kegiatan harus memastikan, bahwa hasil dari

setiap tahapan kegiatan yang tidak memenuhi persyaratan diidentifikasi dan

dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman yang tidak sesuai

pada tahapan selanjutnya;

2. Pelaksanaan pengendalian hasil kegiatan tidak sesuai harus diatur dalam

Prosedur Pengendalian hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang merupakan bagian

dari Prosedur Mutu yang diterbitkan oleh Unit Kerja Eselon I;

3. Prosedur hasil Pekerjaan Tidak Sesuai minimal harus mencakup :

a. Penetapan Personil yang kompeten dan memiliki kewenangan untuk

menetapkan ketidaksesuaian hasil pekerjaan untuk setiap tahapan;

b. Mekanisme penanganan hasil kegiatan tidak sesuai termasuk tata cara

pelepasan hasil kegiatan tidak sesuai;

c. Mekanisme verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian dengan

persyaratan.

4. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai harus dilaksanakan dengan

mengesahkan penggunaan dan penerimaannya berdasarkan koreksi oleh

pengguna atau pemanfaatan hasil pekerjaan;

5. Rekaman/Bukti Kerja pelaksana kegiatan Pengendalian Hasil Pekerjaan Yang



Tidak Sesuai harus dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4

tentang Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.

6. Pengendalian Hasil Pekerjaan tidak sesuai akan dapat dipilih beberapa

alternative diantaranya diturunkan mutunya, dilakukan perbaikan, atau dibongkar

dan dibangun kembali sesuai yang dipersyaratkan.

BAB VLANGKAH PEMECAHAN MASALAH

5.1 PlanKalau terjadi masalah di suatu kegiatan, maka perlu dilakukan planning pentahapan

pemecahannya mengikuti urutan langkah sebagai berikut:

a. Menginventarisir masalah dan prioritas penanganannya

Biasanya setiap masalah dapat diurai menjadi beberapa penyebab masalah

penyumbang terjadinya masalah tersebut. Penyebab masalah tersebut perlu

diidentifikasi dan diinventarisasi sesuai urutan prioritasnya.

b. Mencari penyebab dan akibatnya

Kemudian dilanjutkan dengan meneliti penyebab dasar/akar dari penyebab

masalah. Penyebab akar/dasar merupakan kunci penyelesaian jika penyebab ini

dapat dikenali dan ditangani secara tepat dan cepat.

c. Meneliti masalah yang paling berpengaruh (dominan)

Dari beberapa penyebab masalah perlu diidentifikasi yang paling berpengaruh,

jika yang paling berpengarh tersebut dapat segera ditangani secara baik maka

hasil /resultan terhadap penyelesaian masalah secara keseluruhan akan lebih

cepat tercapai.

d. Menyusun langkah pemecahan dan perbaikannya.

5.2 DoDari susunan langkah-langkah perbaikan diatas, kemudian dilaksanakanlah langkah-



langkah perbaikannya.

5.3 CheckKemudian dari pelaksanaan perbaikan perlu disusun upaya berikutnya yaitu :

a. Pemantauan & pengukuran kinerja

b. Audit Internal

c. Kemungkinan adanya complain pelanggan

5.4 ActionTahapan berikutnya adalah:

a. Melakukan pencegahan terulangnya masalah

b. Mereview, merevisi prosedur, standar, instruksi kerja



BAB VI RENCANA MUTU KONTRAK



6.1 Isi Rencana Mutu Kontrak (RMK) Berikut ini akan disampaikan Rencana Mutu Kontrak sesuai dengan lampiran 3

Permen PU no 4/PRT/M/2009 tentang Sistem Management Mutu Departemen

Pekerjaan Umum. Rencana Mutu Kontrak berisi ketentuan tentang mutu dengan

penjelasannya secara ringkas sebagai berikut

1. Informasi Kegiatan,

Menguraikan penjelasan mengenai nama paket kegiatan, kode dan nomor

kontrak, sumber dana, lokasi, lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan dan

penanggung jawab Penyedia Barang/Jasa;

2. Sasaran Mutu,

Menguraikan target pencapaian mutu yang terukur sesuai dengan KAK/RKS;

3. Struktur Organisasi,

Menjelaskan pengawasan pelaksanaan pekerjaan dari pihak Organisasi Unit

Pelaksana pengawas pekerjaan (bila ada pada pekerjaan konstruksi) yaitu

bagan struktur organisasi yang menjelaskan keterkaitan pihak-pihak dalam

pelaksanaan kegiatan;

4. Struktur Organisasi Penyedia Barang/Jasa,

Berisi bagan struktur organisasi penanggung jawab pelaksanaan pekerjaan

kontrak;

5. Tugas, tanggung jawab dan wewenang,

Uraian tentang tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing

kedudukan yang ada dalam struktur organisasi seperti dalam butir d);

6. Bagan alir pelaksanaan Kegiatan,

Menguraikan urutan proses kegiatan dari tahap persiapan sampai dengan tahap

penyerahan akhir kegiatan, termasuk kegiatan verifikasi, validasi, monitoring,

evaluasi, inspeksi dan pengujian (sesuai keperluannya);

7. Jadwal pelaksanaan kegiatan,

Menguraikan tahapan pelaksanaan sesuai dengan perencanaan waktu,

termasuk perencanaan bobot pekerjaan;

8. Jadwal Peralatan,



Menguraikan perencanaan penggunaan peralatan yang diperlukan dalam setiap

tahapan kegiatan;

9. Jadwal Material,

Menguraikan perencanaan penggunaan bahan/material yang diperlukan dalam

setiap tahapan kegiatan;

10.Jadwal Personil,

menguraikan perencanaan personil, tenaga ahli dan staff pendukung dalam

setiap kegiatan sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan;

11.Jadwal Arus Kas,

Menguraikan perencanaan penerimaan dan pengeluaran Kas (keuangan) sesuai

dengan nilai kontrak;

12.Rencana terhadap metoda verifikasi, validasi, monitoring, evaluasi,inspeksi dan

pengujian yang diperlukan beserta kriteria penerimaannya;

13.Daftar Kriteria Penerimaan,

Menguraikan ketentuan-ketentuan dari setiap tahapan proses dan hasil

pekerjaan sesuai dengan persyaratan (KAK, spesifikasi teknis, standar atau

peraturan perundang-undangan);

14.Daftar Induk Dokumen,

Berisi daftar dokumen (internal dan eksternal) yang diperlukan dalam proses

pelaksanaan kegiatan berupa Standar Kerja, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka mencapai

kesesuaian mutu yang dipersyaratkan;

15.Daftar Induk Rekaman/Bukti Kerja,

Berisi daftar rekaman/bukti kerja sebagai bukti bahwa proses/kegiatan telah

dilaksanakan.

6.2 Pertanggung Jawaban RMK a. Penyedia Barang/Jasa bertanggung jawab untuk menyusun RMK sebagai

penjaminan mutu pelaksanaan kepada Unit Pelaksana Kegiatan yang dibahas

pada rapat pra-pelaksanaan kegiatan (pre-construction meeting) untuk mendapat



pengesahan dari Kepala Unit Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/ PPK);

b. Penyedia Barang/Jasa wajib melakukan presentasi RMK kepada Kepala

Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/PPK) sebelum pelaksanaan pekerjaan, untuk

mendapatkan persetujuan rencana mutu tahapan proses dan hasil pekerjaan

yang telah dipersyaratkan;

c. Penyedia Barang/Jasa bertanggung jawab untuk mensosialisasikan RMK

kepada seluruh tenaga ahli dan staff yang terlibat di dalam kegiatan penyedia

barang/jasa dan memastikan bahwa seluruh tenaga ahli dan staff memahami

kebutuhan untuk mencapai mutu yang dipersyaratkan;

d. Penyedia Barang/Jasa harus menjamin bahwa RMK yang telah disetujui

dilaksanakan (diterapkan dan dikendalikan) sesuai dengan ketentuannya. secara

konsisten untuk mencapai mutu yang dipersyaratkan pada pelaksanaan

kegiatannya.

e. Apabila di dalam masa pelaksanaan kontrak terjadi perubahan atau pekerjaan

tambah kurang maka RMK harus dimutakhirkan dan disesuaikan kembali

dengan perubahan tersebut dan dilakukan persetujuan ulang;

f. Pemutakhiran program mutu harus menunjukkan perkembangan kemajuan

setiap pekerjaan dan dampaknya terhadap penjadwalan sisa pekerjaan,

termasuk perubahan terhadap urutan pekerjaan. Pemutakhiran program mutu

harus mendapatkan persetujuan PPK.

g. Persetujuan PPK terhadap program mutu tidak mengubah kewajiban kontraktual

penyedia.


modul sistem manajemen mutu · web viewsistem manajemen mutu (selanjutnya disebut smm) dalam modul...

Documents