sistem kearsipan pada sub bagian umum dan …

Jurnal Adminika Volume 3. No. 2, Juli– Desember 2017 ISSN : 2442-3343

1

SISTEM KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN PROGRAM

DI DINAS PU BINA MARGA PALEMBANG

Penulis

Sri Porwani

Prodi Administrasi Bisnis Politeknik Darussalam

Email : [email protected]

Abstrak

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan pada Sub Bagian

Umum dan Program di Dinas PU Bina Marga Palembang. Metode pengumpulan data

adalah dilakukan dengan cara wawancara, observasi, dan dokumentasi di dapat masalah

yaitu kurang baiknya sistem penyimpanan arsip, perlengkapan dan peralatan yang masih

belum memadai serta kurangnya pengetahuan petugas arsip pada Sub Bagian Umum

dan Program di Dinas PU Bina Marga Palembang. Teknik model analisa adalah

deskriftif kualitatif. Hasil penelitian adalah sistem penyimpanan arsip menggunakan

sistem abjad murni; peralatan dan perlengkapan yang masih kurang seperti: guide, kartu

sortir, kartu pinjam arsip, penyekat, kata tangkap, alat bantu kearsipan, dan Ordner

sebaiknya di tambah; serta menetapkan petugas arsip yang bertanggungjawab terhadap

sistem kearsipan.

Kata Kunci : sistem kearsipan dan arsip

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Informasi merupakan sarana

penting dalam proses pencapaian

tujuan. Arsip sebagai informasi

mempunyai peranan penting dalam

pengambilan keputusan dan

merumuskan kebijaksanaan yang akan

diterapkan di dalam sebuah instansi atau

organisasi. Selain itu, arsip juga

berfungsi sebagai alat ingatan, sumber

informasi dan sebagai alat pengawasan

yang diperlukan dalam kegiatan

perencanaan, penganalisaan,

pengembangan, perumusan

kebijaksanaan, pengambilan keputusan,

pembuat laporan, penilaian dan

pengendalian setepat–tepatnya. Tanpa

arsip tidak mungkin seseorang dapat

mengingat segala macam dokumen dan

catatan yang begitu rumit secara

lengkap.

Pada dasarnya keberadaan arsip

pada lingkungan perkantoran tidak

dapat dilepaskan dari pelaksanaan

kegiatan administrasi khususnya pada

Sub Bagian Umum dan Program di

Dinas PU Bina Marga Palembang.

Kearsipan yang teratur dan tertib dapat

menjadi alat informasi yang membantu

lembaga–lembaga pemerintah dalam

melancarkan kegiatan administrasi.

Oleh karena itu pengelolaan terhadap

arsip harus diterapkan sebaik mungkin

agar setiap saat arsip dapat diambil atau

ditemukan kembali dalam waktu cepat.

Apabila arsip tidak disimpan

sesuai dengan prosedur yang telah

ditetapkan maka hal ini dapat

menghambat kelancaran pekerjaan

administrasi. Oleh karena itu,


2

pengolahan arsip membutuhkan teknik

dan keterampilan khusus karena data

yang dihasilkan, diterima, diproses dan

dibuang tidak terbatas jumlahnya.

Kegiatan kearsipan di instansi atau

organisasi dilaksanakan dengan maksud

memberikan pelayanan yang

dibutuhkan dan merupakan suatu

aktivitas yang bersifat rutinitas.

Pentingnya kearsipan ternyata

mempunyai jangkauan yang amat luas

yaitu kearsipan mempunyai peranan

sebagai pusat ingatan, sumber informasi

serta sebagai alat pengawasan yang

sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka melaksanakan

segala kegiatannya baik pada kantor–

kantor lembaga negara dan swasta.

Dalam proses penyajian informasi

agar pimpinan dapat membuat

keputusan dan merencanakan kebijakan,

maka harus ada sistem dan prosedur

kerja yang baik di bidang kearsipan.

Suatu lembaga, baik itu lembaga negara

atau swasta tidak akan sanggup

memberikan data informasi yang baik,

lengkap dan akurat, jika lembaga

tersebut tidak memiliki manajemen

kearsipan yang baik dan teratur. Arsip

dapat dikatakan suatu sistem dimana

satu sama yang lain saling berkaitan

dalam satu ikatan yang utuh, karena

arsip dapat menunjang suatu program

kegiatan organisasi, baik dari segi

perencanaan, pelaksanaan maupun

pengendalian tugas organisasi yang

bersangkutan.

Pada umumnya bagian kearsipan

memiliki hubungan yang erat dengan

lingkungan organisasi itu sendiri

maupun hubungannya dengan

organisasi lainnya. Oleh sebab itu,

perkembangan dan kemajuan suatu

administrasi kearsipan selalu dilihat

baik secara langsung maupun tidak

langsung. Kearsipan sangat berperan

penting dalam setiap organisasi bisnis.

Peranan penting kearsipan itu

adalah sebagai pusat ingatan dan

sumber informasi dalam rangka

melakukan kegiatan perencanaan,

penganalisisan, perumusan


pembuatan laporan, penilaian,

pengendalian dan pertanggung jawaban

dengan setepat–tepatnya dalam suatu

kegiatan pada organisasi. Setiap

pekerjaan dan kegiatan yang dilakukan

oleh perusahaan tidak akan lepas dari

kegiatan pengelolaan surat dan ini

dianggap sangat vital sekali.

Apabila ada suatu masalah akan

digunakan arsip sebagai pemecahan

masalah dan bahan informasi untuk

pembuktian dari masalah yang dihadapi.

Hal ini disebabkan karena manusia

mempunyai kemampuan terbatas untuk

mengingat sesuatu. Setiap perusahaan

selalu membatasi jumlah arsip yang ada

pada karyawan baik dari segi

membatasi jumlah arsip maupun

membatasi arsip–arsip tersebut dengan

kertas tebal sebagai sekat dalam

penyimpanan arsip agar sewaktu

diperlukan dapat ditemukan kembali.

Pada Sub Bagian Umum dan Program

di Dinas PU Bina Marga Palembang

kegiatan kearsipan merupakan

pekerjaan yang sangat memerlukan

seseorang arsiparis yang ahli dan luwes

yang dapat memahami kebaikan atau

kelemahan dari sistem kearsipan.

Penerapan pola kearsipan yang

tepat diambil oleh petugas arsip dapat

menghindari berbagai kendala yang

dihadapi dalam melaksanakan,

mengelola, dan mengendalikan arsip–

arsip yang ada pada perusahaan

tersebut.

Meskipun kearsipan berperan

penting dalam suatu organisasi, tetapi

masih banyak instansi yang belum

melakukan penataan arsip dengan baik

dalam pelaksanaannya masih banyak

dijumpai arsip–arsip yang ditumpukkan


3

di dalam lemari yang tidak tersusun rapi

sehingga sulit untuk ditemukan

kembali. Akibat dari hal ini tentunya

kelestarian yang terkandung dalam arsip

tersebut tidak dapat terjamin dan akan

lenyap. Maka berdasarkan alasan

tersebut sistem kearsipan pada Sub

Bagian Umum dan Program di Dinas

PU Bina Marga Palembang adalah

sistem abjad yang dapat dipakai sebagai

sistem penyimpanan utama dan dapat

digunakan sebagai sistem penyimpanan

lanjutan.

Kearsipan pada Sub Bagian

Umum dan Program di Dinas PU Bina

Marga Palembang belum tertata dengan

rapi, masih ada perlengkapan yang

kurang, penyimpanan arsip pada ordner

tidak sesuai dengan nomor disposisi dan

surat juga seringkali termasuk ke dalam

ordner lain. Pada saat mencari surat

yang diinginkan harus membutuhkan

waktu lama dan surat menjadi rusak

atau sobek karena seringkali mencari

surat tidak sesuai dengan nomor urut

disposisi. Ordner di dalam lemari arsip

sering kali tidak tersusun berurutan jadi

membutuhkan waktu untuk mencari

ordner yang diperlukan. Arsip surat

juga sering kali di pinjam oleh bagian–

bagian lain tapi petugas arsip tidak

pernah mencatat siapa yang meminjam,

kapan meminjam dan keperluan apa

meminjam arsip karena itu arsip surat

sering kali hilang.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang

di atas, maka penulis merumuskan

masalah dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Kurang baiknya sistem penyimpanan

arsip pada Sub Bagian Umum dan

Program di Dinas PU Bina Marga

Palembang?

2. Perlengkapan dan peralatan pada Sub


PU Bina Marga Palembang masih

belum memadai.

3. Kurangnya pengetahuan petugas

arsip pada Sub Bagian Umum dan


Palembang?

Dari rumusan masalah dikemukakan

di atas maka penulis menentukan

masalah pokoknya adalah bagaimana

sistem kearsipan pada Sub Bagian

Umum dan Program di Dinas PU Bina

Marga Palembang.

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui sistem

penyimpanan arsip pada Sub Bagian

Umum dan Program di Dinas PU

Bina Marga Palembang.

b. Untuk mengetahui perlengkapan

yang sesuai pada Sub Bagian Umum

dan Program di Dinas PU Bina

Marga Palembang.

c. Untuk mengetahui petugas arsip

yang baik pada Sub Bagian Umum


Marga Palembang.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

Menurut Basir Barthos (2013:2),

Kearsipan mempunyai peranan sebagai

“pusat ingatan, sebagai sumber

informasi dan sebagai alat pengawasan”

yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan

“perencanaan, penganalisaan,

pengembangan, perumusan


pembuatan laporan,

pertanggungjawaban, penilaian dan

pengendalian setepat–tepatnya”.

Menurut perundang–undangan

No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan–

ketentuan pokok kearsipan Bab I pasal

I. Menegaskan bahwa yang dimaksud

dengan arsip yaitu:


4

a) Naskah–naskah yang dibuat dan

diterima oleh Lembaga Negara dan

Badan–badan pemerintah dalam

bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka

pelaksanaan pemerintahan.

b) Naskah–naskah yang dibuat dan

diterima oleh Badan Swasta atau

perorangan dalam bentuk corak

apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun kelompok dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut A.W. Widjaja (1996:99)

arsip berasal dari bahasa Yunani

“arche” yang berarti permulaan,

jabatan, fungsi atau kuasa hukum.

Kemudian kata arche berubah menjadi

“ta arche” yang artinya dokumen,

catatan. Terakhir berubah menjadi

“archevum” yang dalam bahasa latin

berarti balaikota. Istilah Inggris

“archives” berarti tempat atau dokumen

(record).

Dari pengertian arsip dapat

disimpulkan yaitu arsip adalah naskah–

naskah yang di buat dan di terima oleh

semua Lembaga Pemerintahan dan

Badan Swasta dalam bentuk corak

apapun baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan pemerintah dan kehidupan

kebangsaan.

Menurut A.W. Widjaja (1996:103–

104), ada 3 faktor kearsipan yang baik

antara lain:

a. Penggunaan sistem penyimpanan

secara tepat.

Sistem penyimpanan arsip adalah

suatu rangkaian tata cara yang teratur

menurut sesuatu pedoman tertentu

untuk menyusun/menyimpan

warkat–warkat sehingga bilamana

diperlukan dapat diketemukan

kembali secara cepat. Cepat atau

lambatnya penemuan kembali dari

tempat penyimpanannya ditentukan

oleh tepat atau tidaknya penggunaan

sistem penyimpanan setiap benda

arsip.

b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi

syarat.

Dalam kamus administrasi,

“fasilitas” diartikan sebagai

kebutuhan yang diperlukan untuk

menyelesaikan pekerjaan–pekerjaan

dalam suatu usaha kerja sama

manusia. Fasilitas kearsipan dapat

dikelompokkan menjadi 4 golongan,

yaitu:

1) Alat–alat korespondensi, seperti

kertas, stempel, mesin tik, karbon

dan sebagainya.

2) Alat–alat penerimaan surat seperti

bak/kotak surat, meja tulis, rak

dan sebagainya.

3) Alat penyimpanan surat (setelah

diarsipkan) seperti map, ordner,

folder, lemari, filling cabinet dan

seterusnya

4) Alat–alat lainnya seperti ruangan

yang cukup, cahaya, kode pokok

soal dan sebagainya.

c. Petugas kearsipan yang memenuhi

syarat.

Seorang petugas untuk dapat

melaksanakan tugasnya dengan baik

harus memenuhi syarat–syarat

tertentu sebagaimana juga

persyaratan untuk petugas tata usaha,

umumnya yaitu:

1) Memiliki pengetahuan di bidang

kearsipan.

2) Pengetahuan umum, terutama

yang menyangkut masalah surat

menyurat dan arsip.

3) Pengetahuan tentang seluk beluk

instansinya yakni organisasi

beserta tugas–tugasnya dan

pejabatanya–pejabatanya.

4) Pengetahuan khusus tentang

kearsipan.

5) Memiliki keterampilan untuk

melaksanakan teknik tata

kearsipan yang sedang dijalankan.


5

6) Berkepribadian yakni memiliki

ketekunan, kesabaran, ketelitian,

kerapian, kecekatan, kecerdasan,

kejujuran serta loyal dan dapat

menyimpan rahasia organisasi.

Faktor kearsipan yang baik dapat

disimpulkan yaitu penggunaan sistem

penyimpanan secara tepat, fasilitas dan

petugas kearsipan yang memenuhi

syarat. Menurut Moekijat (1997:118),

Sistem kearsipan yang baik yaitu:

a. Kepadatan maksudnya tidak terlalu

banyak menggunakan tempat,

khususnya ruang lantai.

b. Dapat didekati atau mudah dicapai

maksudnya lemari surat harus

ditempatkan sedemikian rupa

sehingga surat–surat mudah di

simpan dan di ambil.

c. Kesederhanaan maksudnya sistem

harus mudah dimengerti dan

dilaksanakan oleh petugas atau

pegawai. Jangan sampai terjadi

kesulitan penemuan arsip hanya

dikarenakan seseorang tidak

mengetahui bagaimana harus

mencarinya.

d. Keamanan maksudnya dokumen–

dokumen harus diberikan tingkat

keamanan yang tepat sesuai dengan

kepentingannya.

e. Kehematan maksudnya sistem

kearsipan harus hemat dalam biaya

uang, biaya tenaga kerja, dan biaya

tambahan lainnya.

f. Fasilitas maksudnya bila diperlukan,

sistem kearsipan dapat diperluas

sesuai keperluan. Elastisitas

maksudnya bahwa sistem kearsipan

harus dibuat dengan pertimbangan

perluasan sistem penyimpanan di

masa yang akan datang.

g. Arsip harus dapat ditemukan kembali

dengan penangguhan yang seminim–

minimnya. Penyimpanan dokumen

seminimalnya, bahwa dokumen yang

di simpan adalah dokumen yang

benar–benar bernilai.

h. Surat harus di simpan secara up to

date, meskipun bergantung pada

penyusunan tenaga kerja dan

pengawasan.

i. Beberapa sistem yang menggunakan

petunjuk keluar harus menunjukkan

dokumen yang telah dipindahkan,

kapan, dan oleh siapa.

j. Pergunakan sistem klasifikasi

(penggolongan) yang paling tepat.

Tidak ada sistem kearsipan yang

paling baik, yang paling baik adalah

sistem yang cocok dan tepat dengan

kebutuhan. Dengan demikian

pemilihan sistem harus benar–benar

didasarkan pada kebutuhan sehingga

sistem tersebut dapat membantu

pencarian dokumen secara efektif.

Sistem kearsipan yang baik dapat

disimpulkan yaitu kepadatan pada

tempat atau ruang, mudah dicapai, dapat

dimengerti oleh petugas dan semua

pegawai, keamanan dokumen yang

lebih diperhatikan, hemat dalam biaya

apapun, fasilitas yang diperlukan, arsip

dapat ditemukan dan disimpan secara

up to date, menggunakan petunjuk

keluar, menggunakan sistem yang tepat

agar dapat mencari dokumen secara

efektif.

2.2 Jenis–Jenis Arsip

Menurut Ignatius Wursanto

(2004:46–48) ada 2 jenis–jenis arsip:

a. Berdasarkan Fungsi dan

Kegunaannya

1) Arsip dinamis yaitu arsip yang

masih dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan dan

penyelenggaraan administrasi

perkantoran. Macam arsip

dinamis ada dua yaitu:

a) Arsip aktif berarti arsip yang

secara langsung dan terus

menerus diperlukan dan


6

dipergunakan di dalam

penyelenggaraan

administrasi.

b) Arsip inaktif merupakan

arsip–arsip yang frekuensi

pergunaannya untuk


sudah menurun.

2) Arsip statis yaitu arsip yang

tidak dipergunakan lagi secara

langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, atau


perkantoran atau sudah tidak

dipakai lagi dalam kegiatan

perkantoran sehari–hari. Arsip

statis sudah tidak digunakan

dalam kegiatan organisasi bukan

berarti tidak ada gunanya lagi,

biasanya arsip statis

dipergunakan sebagai penelitian

dan bernilai hystoris.

b. Berdasarkan Sifat

Arsip dapat dibedakan atas:

1) Arsip tertutup yaitu arsip yang

dalam pengelolaan dan

perlakuannya berlaku ketentuan

tentang kerahasiaan surat–surat.

Dalam artian arsip ini tidak semua

orang bisa membaca arsip ini.

2) Arsip terbuka yaitu pada dasarnya

boleh diketahui oleh semua

pihak/umum. Terbuka kecuali

dengan izin bagi arsip yang tidak

terbuka (tertutup).

Jenis–jenis diatas dapat

disimpulkan yakni jenis arsip

berdasarkan fungsi dan kegunaannya

adapun berdasarkan sifat. Arsip

berdasarkan fungsi dan kegunaannya

dapat dibagi menjadi dua yaitu dinamis

dan statis. Arsip berdasarkan sifat

dibagi menjadi dua yaitu tertutup dan

terbuka.

2.3 Peranan Arsip


(2004:48), Sebagai sumber informasi

maka arsip dapat membantu

mengingatkan dalam rangka

pengambilan keputusan secara cepat

dan tepat mengenai sesuatu masalah.

Oleh sebab itu dapat disimpulkan

bahwa peranan arsip sebagai:

a) Alat utama ingatan organisasi;

b) Bahan atau alat pembuktian (bukti

otentik);

c) Bahan dasar perencanaan dan

pengambilan keputusan;

d) Barometer/alat ukur kegiatan suatu

organisasi mengingat setiap kegiatan

pada umumnya menghasilkan arsip;

e) Bahan informasi kegiatan ilmiah

lainnya.

Peranan arsip di atas dapat

disimpulkan adalah sebagai alat

pengingat, alat bukti, alat ukur dalam

dasar perencanaan dan pengambilan

keputusan informasi kegiatan ilmiah

lainnya.

2.4 Azas dan Sistem Penyimpanan

Arsip

Menurut Amsyah (2005:16), ada

beberapa azas penyimpanan arsip:

1. Azas sentralisasi

Penyimpanan arsip yang dipusatkan

di satu unit kerja khusus yang lazim

disebut sentral arsip.

a) Keuntungannya adalah ruang dan

peralatan arsip dapat dihemat;

petugas dapat

mengkonsentrasikan diri khusus

pada pekerjaan kearsipan; kantor

hanya menyimpan 1 (satu) arsip,

duplikasinya dapat dimusnahkan;

sistem penyimpanan dari berbagai

macam arsip dapat diseragamkan.

b) Kerugiannya adalah sentralisasi

arsip hanya efisien dan efektif

untuk organisasi yang kecil; tidak

semua jenis arsip dapat disimpan

dengan satu sistem penyimpanan

yang seragam; unit kerja yang

memerlukan arsip akan memakan

waktu lebih lama untuk


7

memperoleh arsip yang

diperlukan.

2. Azas desentralisasi

Berarti semua unit kerja mengelola

arsipnya masing–masing. Sistem

penyimpanan yang dipergunakan

masing–masing unit kerja tergantung

kepada ketentuan kantor

bersangkutan.

a) Keuntungannya adalah

pengelolaan arsip dapat dilakukan

sesuai kebutuhan unit kerja

masing–masing; keperluan akan

arsip mudah terpenuhi karena

berada pada unit kerja sendiri;

penanganan arsip lebih mudah

dilakukan karena arsipnya sudah

dikenal baik.

b) Kerugiannya adalah penyimpanan

arsip tersebar diberbagai lokasi

dan dapat menimbulkan duplikasi

arsip yang disimpan; kantor harus

menyediakan peralatan dan

perlengkapan arsip di setiap unit

kerja, sehingga penghematan

pemakaian peralatan dan

perlengkapan sukar dijalankan;

penataran dan latihan kearsipan

perlu diadakan karena petugas–

petugas umumnya bertugas

rangkap dan tidak mempunyai

latar belakang pendidikan

kearsipan; kegiatan pemusnahan

arsip harus dilakukan setiap unit

kerja dan ini merupakan

pemborosan.

3. Kombinasi sentralisasi dan

desentralisasi

Untuk mengatasi kelemahan dari dua

cara pengelolaan baik sentralisasi

maupun desentralisasi, sering

ditemukan diperkantoran

penggunaan kombinasi Sentralisasi

dan Desentralisasi Arsip. Dengan

cara ini kelemahan–kelemahan kedua

cara memang dapat diatasi. Di dalam

penanganan arsip secara kombinasi,

arsip yang masih aktif dipergunakan

atau disebut arsip aktif yang dikelola

unit kerja masing–masing pengolah

dan inaktif dikelola di Sentral Arsip.

Dengan demikian, pengelolaan arsip

aktif dilakukan secara desentralisasi

dan arsip inaktif secara sentralisasi.

Azas penyimpanan arsip dapat

disimpulkan yaitu azas sentralisasi yang

dipusatkan di satu unit kerja, azas

desentralisasi yang semua unit kerja

mengelola arsip masing–masing,

kombinasi sentralisasi dan desentralisasi

yang melengkapi kelemahannya

masing–masing.


(2004:52–55), ada 5 macam sistem

penyimpanan arsip yang dapat dipakai

sebagai sistem penyimpanan yang

standar, yaitu:

a) Sistem abjad (alphabetical system)

adalah penggolongan dimana

dokumen–dokumen disimpan

menurut huruf–huruf yang pertama

dari nama orang atau organisasi.

Berarti cara penyimpanan arsipnya

diurutkan menurut abjad, yaitu A–Z.

b) Sistem nomor (numbering system)

adalah penggolongan dimana tiap

dokumen atau map diberi nomor dan

disimpan menurut urutan nomor.

Nomor–nomor tersebut dapat

dikembangkan menjadi pembagian

yang lebih kecil dan perlu dibuat

daftar kelompok perihal–perihal.

c) Sistem geografis/wilayah (geography

system) adalah penggolongan

dimana surat–surat atau arsip dibagi

menurut letak wilayah.

d) Sistem subjek/perihal (subject

system) adalah penggolongan

dimana dokumen–dokumen disusun

menurut perihal bukan menurut nama

perusahaan, koresponden–

koresponden dan sebagainya.

e) Sistem tanggal/kronologis

(chronology system) adalah

penggolongan dimana tiap

dokumen–dokumen disimpan


8

menurut urutan tanggal, bulan, tahun

yang pada umumnya tanggal yang

dijadikan pedoman yaitu tanggal

diterimanya surat. Surat atau berkas

yang paling akhir ditempatkan pada

bagian akhir pula dalam

penyimpanan arsip.

Sistem penyimpanan arsip diatas

dapat disimpulkan yaitu sistem abjad,

sistem nomor, sistem wilayah, sistem

subjek dan sistem kronologis.

2.5 Perlengkapan dan Peralatan

Penyimpanan Arsip

Keberhasilan dari kegiatan

manajemen kearsipan adalah juga

secara langsung dipengaruhi oleh

\peralatan yang digunakan untuk

menyimpan arsip dari efisiensi

pemakaian dan perlengkapan

penyimpanan arsip antara lain sebagai

berikut (Basir Barthos, 2003:198):

1. Folder (Map)

Folder (Map) adalah semacam map

tetapi tida dengan daun penutup.

Jumlah dan jenis dokumen file serta

cara pemuatan didalamnya

hendaknya dijadikan pedoman dalam

menentukan pilihan.

2. Ordner

Ordner adalah map besar dengan

ukuran punggung sekitar 5 cm yang

di dalamnya terdapat besi penjepit.

Arsip yang akan disimpan di dalam

ordner terlebih dahulu dilubangi

dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang

sangat tebal sehingga cukup kuat jika

diletakan secara lateral pada lemari

arsip atau rak arsip. Ordner dapat

memuat kurang lebih 500 lembar

arsip/surat.

3. Perforator

Perforator adalah alat untuk

melubangi kertas/kartu.

4. Guide

Guide merupakan petunjuk, tempat

berkas – berkas itu disimpan,

sekaligus berfungsi sebagai pemisah

antara kertas setebal 1 cm, panjang

33–35 cm, tingginya 23–24 cm.

Guide mempunyai tab (bagian yang

menonjol) diatasnya. Tab berguna

untuk menempatkan atau

mencantumkan nama dan kode

klasifikasi,disusun secara berdiri.

5. Filling Cabinet

Filling cabinet dipergunakan untuk

menyimpan folder yang telah berisi

lembaran–lembaran arsip bersama

guide–guidenya. Alat ini ada yang

terbuat dari kayu ada pula yang

terbuat dari logam yang sering

dipakai adalah yang terbuat dari

logam karena lebih kuat, tahan panas

dan air serta praktis.

6. Lemari Arsip

Lemari arsip dipergunakan untuk

membuat arsip lebih rapi dan

tersusun dengan baik serta mudah

diambil bila diperlukan kembali

tanpa merusak susunan arsip yang

lain. Lemari arsip biasanya terbuat

dari logam.

7. Kartu Sortir

Kartu sortir adalah tempat ini

biasanya terbuat dari kayu dan

logam, tempat untuk meletakkan

arsip yang akan disortir.

8. Kartu Pinjam Arsip

kartu ini pergunakan untuk

meminjam arsip.

9. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan

untuk menyatukan sejumlah kertas.

Stapler digerakan dengan

menggunakan tenaga manusia. Cara

kerja dan komponennya mekanik

serta baru berfungsi apabila diisi

dengan staples. Stapler dan staples

terbuat dari bahan logam sehingga

cukup kuat sedangkan alat untuk

melepas steples dinamakan staples

remover.

10.Numerator


9

Numerator adalah alat untuk

membubuhkan nomor pada lembaran

dokumen.

11.Penyekat

Penyekat adalah lembaran ysng dapat

di buat dari karton atau tripleks yang

digunakan sebagai pembatas dari

arsip–arsip yang di simpan. Arsip ini

umumnya dalam bentuk kertu–kartu,

sehingga tidak perlu dimasukkan

dalam map. Pada penyekat

ditempelkan label yang berisikan

kata tangkap sebagai guide sesuasi

dengan sistem penyimpanan yang

dipergunakan.

12.Kata Tangkap

Judul yang terdapat pada tonjolan

disebut juga kata tangkap bilamana

memilih kata tangkap, baik ia berupa

huruf abjad, nama maupun subjek

haruslah di ingat untuk membuat

sesingkat mungkin sehingga dapat

dibaca dengan mudah dan cepat.

15.Alat Bantu Kearsipan

Label–label untuk laci, penyekat dan

folder tersedia dalam berbagai

model. Tersedia dalam bentuk

tercetak atau kosong, sudah dengan

lem atau tidak.

16.Kotak/Box

Kotak/box adalah kotak yang

digunakan untuk menyimpan arsip

yang bersifat inaktif. Biasanya

terbuat dari karton tebal. Arsip yang

di simpan di dalam kotak terlebih

dahulu di simpan ke dalam folder

selanjutnya kotak ini akan

ditempatkan pada rak arsip (lateral

berderet ke samping).

Perlengkapan penyimpanan diatas

dapat disimpulkan yaitu folder (map),

ordner, perforator, guide, filling

cabinet, lemari arsip, kartu sortir, kartu

pinjam arsip, stapler, numerator,

penyekat, kata tangkap, alat bantu

kearsipan, kotak/box.

2.6 Penata Arsip (Petugas

Kearsipan)

Menurut Basir Barthos (2013:6)

Penata arsip adalah staf yang bertugas

menyimpan surat–surat (arsip) dan

memelihara arsip. Syarat – Syarat

Petugas Kearsipan, seorang petugas

kearsipan dituntut suatu persyaratan

tertentu, karena arsip merupakan

bahan–bahan informasi yang erat sekali

dengan keputusan–keputusan yang

harus diambil oleh pimpinan. Kearsipan

yang baik mmempunyai korelasi yang

positif terhadap produk–produk

keputusan yang diambil oleh pimpinan

suatu organisasi (kantor). Untuk

melayani 3 unsur pokok kearsipan yang

meliputi penyimpanan, penempatan,

dan penemuan kembali. Para petugas

kearsipan harus memenuhi 4 syarat,

yaitu (Liang Gie, 2000:150):

a. Ketrampilan

Seorang petugas kearsipan harus

cekatan dalam menempatkan dan

menemukan kembali arsip serta

harus trampil dalam memilah–milah

golongan–golongan arsip. Dengan

kecekatannya, seorang petugas arsip

dapat menyajikan data tepat pada

waktu yang diperlukan. Tanpa

kecekatan penyajian data (dalam hal

ini petugas kearsipan).

b. Ketelitian

Petugas kearsipan dituntut harus

mempunyai kecermatan yang tinggi,

sehingga dapat membeda–bedakan

secara pasti, kata–kata yang sepintas

sama tetapi sebenarnya tidak sama.

Demikian pula harus secara teliti

menentukan deretan angka–angka,

sehingga tidak salah dalam

menyajikan informasi dan sumber

data kearsipan. Dengan demikian

ketelitian seorang petugas kearsipan

tidak saja diperlukan tetapi

merupakan suatu keharusan.

c. Kerapian


10

Yang dihadapi oleh seorang petugas

kearsipan adalah warkat–warkat

yang harus diatur sedemikian rupa

sehingga sewaktu–waktu diperlukan

dapat ditemukan dengan mudah dan

cepat. Kerapian dalam menempatkan

warkat–warkat tentu akan membantu

kemudahan dan kecepatan dalam

memberikan informasi yang

diperlukan. Penataan tidak hanya

sekedar penempatan tetapi butuh rasa

selalu ingin rapi dalam menangani

sesuatu yang dikerjakan. Petugas

yang demikian inilah yang sangat

diperlukan untuk mengatur arsip

dengan sebaik–baiknya.

d. Kecerdasan

Cerdas bukan harus berkependidikan

tinggi tetapi mempunyai tingkat

pemahaman yang sesuai dengan

porsiya. Seorang yang cerdas dapat

menguraikan masalah–maslah yang

ditangani secara tepat. Seorang yang

cerdas mempunyai daya pikir yang

cukup tajam, sehingga apa yang

pernah diingat, apa yang dihadapi,

mereka dapat membuat suatu

perhitungan yang tepat untuk hal–hal

yang akan terjadi. Seorang yang

memiliki suatu kecerdasan biasanya

tidak semata–mata hanya

melaksanakan tugas saja, tetapi ikut

pula memberikan andil (melalui

usul–usul) dalam memperbaiki cara–

cara pelaksanaan yang lebih baik

demi kemajuan organisasi.

Petugas arsip di atas dapat

disimpulkan yaitu petugas kearsipan

dapat memenuhi syarat menjadi petugas

yang baik adalah petugas yang trampil,

teliti, rapi, dan cerdas dalam

mengerjakan pekerjaan.

III. METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian adalah

suatu cara kajian dalam mempelajari

peraturan yang terdapat dalam

penelitian. Metode ini menggunakan

metode deskriftif kualitatif yaitu metode

yang memberikan gambaran atau

keadaan objek yang diteliti berdasarkan

analisis data yang telah dikumpulkan

untuk memperoleh kesimpulan

(Arikunto, 2006:239). Prosedur

penelitian adalah suatu rangkaian,

susunan, tata cara ataupun suatu proses

yang secara umum digunakan dalam

melakukan sebuah penelitian.

Dalam upaya mendapatkan dan

mengumpulkan data dari kegiatan

penelitian digunakan langkah–langkah,

yaitu pendekatan dan jenis penelitian

dalam penelitian tentang sistem

kearsipan pada Sub Bagian Umum dan

Program Di Dinas PU Bina Marga

Palembang.

Prosedur penelitian yang akan

dilakukan adalah objek penelitian, jenis

data, metode pengumpulan data, teknik

model analisa dan kerangka berfikir.

3.1 Objek Penelitian

Objek dalam penelitian ini

berlokasi di kantor Dinas PU Bina

Marga Provinsi Sumatera Selatan, di

Jalan Ade Irma Nasution No. 10

Palembang 30129.

3.2 Jenis data

Data yang digunakan dalam

penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Data primer yaitu data yang

diperoleh langsung dari informan

penelitian setelah memberikan

jawaban atas beberapa pertanyaan

yang diajukan tentang sistem

kearsipan pada Sub Bagian Umum


Marga Palembang.

2. Data sekunder yaitu data yang

diperoleh secara tidak langsung dari

berbagai sumber, baik sumber

tertulis maupun sumber lisan yang

berkaitan dengan permasalahan

sistem kearsipan pada Sub Bagian


11

Umum dan Program di Dinas PU

Bina Marga Palembang.

3.3 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang

digunakan dalam penelitian adalah

(Yusi & Idris, 2009:106–112):

a. Wawancara yaitu percakapan dengan

maksud tertentu. Percakapan

dilakukan oleh dua pihak yaitu

pewawancara yang mengajukan

pertanyaan dan wawancara yang

menjawab pertanyaan. Dari dua

rujukan di atas dapat memberi arahan

dan landasan bagi peneliti bahwa

melalui kegiatan wawancara

diharapkan memperoleh pemahaman

yang sama antara peneliti dan subjek

yang diteliti tentang berbagai hal

yang berkaitan dengan informasi

yang diperlukan. Metode ini

digunakan untuk memproses data–

data yang diperoleh melalui metode

observasi dan dokumentasi.

b. Observasi yaitu metode

pengumpulan data dengan jalan

mengadakan pengamatan dan

pencatatan sistematis terhadap

kenyataan–kenyataan yang akan

diselidiki. Metode ini diartikan

sebagai pengamatan yaitu kegiatan

pemusatan perhatian terhadap suatu

objek dengan menggunakan seluruh

alat indera dan melakukan

pengamatan secara langsung yang

terjadi dalam pemeliharaan arsip

surat masuk dan keluar pada Sub


PU Bina Marga Palembang.

c. Dokumentasi yaitu mencari data

mengenai hal–hal berupa catatan,

buku, surat kabar, majalah, notulen

rapat, agenda dan sebagainya.

Metode ini merupakan teknik

pengumpulan data dengan

memanfaatkan dokumen yang ada

bahan tertulis dan yng mendukung

obyektifitas penelitian.

3.4 Teknik Model Analisa

Teknik model analisa yang

digunakan dalam penelitian ini adalah

deskriftif kualitatif, yaitu yang

menjelaskan dan menggambarkan

sumber daya yang diteliti sesuai dengan

kondisi yang sebenarnya tentang sistem

kearsipan pada Sub Bagian Umum dan


Palembang.

3.5 Kerangka Berfikir

Berdasarkan teori dan

permasalahan yang diambil, maka

kerangka berpikir dalam penelitian ini

dapat dilihat pada gambar sebagai

berikut :

Gambar 1. Kerangka Berfikir

Sistem kearsipan yang baik dapat

membantu kelancaran tugas

administrasi dan menunjang

keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan

dimasa lalu yang akan besar

pengaruhnya terhadap pengembangan

dimasa mendatang. Sistem kearsipan

yang di pakai pada Sub Bagian Umum

dan Program di Dinas PU Bina Marga

Palembang adalah Sistem abjad. Sistem

abjad adalah penggolongan dimana

dokumen–dokumen disimpan menurut

huruf–huruf yang pertama dari nama

orang atau organisasi. Contohnya surat

dari Gubernur Sumatera Selatan yang

ditanda tangan oleh Bapak Alex

Noerdin, maka caption dari surat

tersebut adalah Noerdin. Sistem abjad

dapat dipakai oleh sistem penyimpanan

Sistem Kearsipan

Efektivitas


12

arsip lain. Arsip harus disusun menurut

urutan abjad. Jadi, di samping dapat di

pakai sebagai sistem penyimpanan

utama, sistem abjad dapat pula

digunakan sebagai sistem penyimpanan

lanjutan.

Efektivitas kearsipan adalah

kemampuan organisasi menjamin

keselamatan dan penyediaan naskah

yang berisi data atau informasi yang

benar, kepada orang yang tepat, pada

waktu yang tepat, dan dengan biaya

yang serendah–rendahnya. Keselamatan

naskah yang dimaksudkan meliputi

unsur keamanan arsip dan keawetan

arsip. Pada aspek ini kearsipan yang

efektif menunjuk pada keadaan srsip–

arsip yang terjaga keamanannya, tidak

hilang, informasinya tidak diketahui

oleh pihak–pihak yang tidak

berkepentingan, dan tidak rusak atau

awet secara fisik. Terjaminnya

keselamatan arsip berdampak pada

terjaminya penyediaan arsip bilamana

dibutuhkan. Artinya apabila arsip–arsip

di dalam organisasi itu ada, tidak hilang

atau rusak maka konsekuensinya tentu

akan dapat disediakan bilamana

dibutuhkan. Yang perlu mendapatkan

perhatian dalam penyediaan kembali

arsip yaitu bahwa arsip atau informasi

yang benar, dapat disediakan bagi orang

pejabat, pegawai, dan anggota

masyarakat yang membutuhkan pada

waktunya dan dengan biaya yang

serendah–rendahnya. Keadaan jaminan

kepastian penyediaan arsip bilamana

dibutuhkan ini yang mestinya dapat

ditunjukkan oleh setiap pengelola

kearsipan. Faktor–faktor yang berkaitan

dengan efektivitas kearsipan yaitu

faktor keadaan fasilitas, kondisi

keuangan, dan kemampuan petugas

kearsipan.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil

Dari penelitian yang dilakukan

penulis pada Sub Bagian Umum dan


Palembang khususnya pada sistem

kearsipan, maka di dapat hasil sebagai

berikut:

1. Sistem penyimpanan arsip yang

diterapkan oleh Sub Bagian Umum


Marga Palembang yaitu menurut

sistem abjad.

Gambar 2. Buku–buku Agenda

Gambar 3. Isi pada Buku Agenda

Pada gambar 2. bahwa buku agenda

pada Sub Bagian Umum dan Program di

Dinas PU Bina Marga Palembang ada 9

buku agenda yaitu (1) APBD, (2)

Gubernur dan Sekda, (3) APBN, (4)

Proposal, (5) Walikota dan Bupati, (6)

Undangan, (7) Umum, (8) LSM, (9)

SMA dan Universitas. Jika ada surat


13

maka di disposisi kemudian di catat

pada buku agenda yang telah

ditentukan. Dapat dilihat pada gambar 3

surat dari Gubernur maka di catat pada

buku agenda (2) Gubernur dan Sekda.

Prosedur penyimpanan arsip yaitu

dicatat dibuku agenda, diberi nomor

untuk di disposisi, mencari ordner

sesuai arsip yang akan disimpan.

2. Perlengkapan penyimpanan yang

digunakan dalam penyimpanan arsip

yaitu folder (map), ordner,

perforator, stapler, numerator, buku

disposisi/buku agenda, filling

cabinet dan lemari arsip.

3. Perlengkapan yang tidak digunakan

dalam penyimpanan arsip yaitu

guide, kartu sortir, penyekat,

kotak/box, kata tangkap, alat bantu

kearsipan dan kartu pinjam arsip.

4. Kearsipan pada Sub Bagian Umum


Marga Palembang belum tertata

dengan rapi, penyimpanan arsip

pada ordner tidak sesuai dengan

nomor disposisi dan surat juga

terkadang termasuk ke dalam ordner

lain. Pada saat mencari surat yang

diinginkan harus membutuhkan

waktu lama dan surat menjadi rusak

atau sobek karena mencari surat

tidak sesuai dengan nomor urut

disposisi. Ordner di dalam lemari

arsip tidak tersusun berurutan jadi

membutuhkan waktu lama untuk

mencari ordner yang diperlukan.

Gambar 4. Susunan Ordner yang tidak berurutan

dan berantakan pada Lemari Arsip

Gambar 4.2 Susunan Ordner yang tidak

berurutan dan berantakan pada Lemari Arsip

Gambar 5. Arsip pada Ordner sangat berantakan

dan tidak tersusun berurutan


14

5. Arsip surat selalu dipinjam oleh

bagian–bagian lain tapi petugas

arsip tidak pernah mencatat siapa

yang meminjam, kapan meminjam

dan keperluan apa meminjam arsip

karena itu arsip surat banyak yang

hilang.

4.2 Pembahasan

4.2.1 Sistem Penyimpanan Arsip

Pada Sub Bagian Umum dan

Program Di Dinas PU Bina Marga

Palembang

Prosedur penyimpanan arsip pada

Sub Bagian Umum Dan Program Di

Dinas PU Bina Marga Palembang yaitu

dicatat dibuku agenda, diberi nomor

untuk di disposisi, mencari ordner

sesuai arsip yang akan disimpan.

Surat masuk yang telah di

disposisi sesuai dengan nomor buku

agenda tidak di ordner yang sesuai atau

termasuk di ordner lain, contohnya surat

masuk yang di disposisi “Nomor

disposisi surat 116 Kode buku 2 untuk

surat dari Gubernur dan Sekda, surat

tersebut masuk ke dalam ordner nomor

5 untuk surat dari Walikota dan Bupati”

seharusnya surat dari Gubernur dan

Sekda disimpan di ordner nomor 2

(Gubernur dan Sekda) juga.

Sistem penyimpanan arsip pada


Dinas PU Bina Marga Palembang

sistem abjadnya tidak sesuai dengan

sistem abjad yang baik dan benar.

Sistem penyimpanannya gabungan

dengan sistem abjad dan sistem subjek.

Pada saat mencari surat yang

diinginkan harus membutuhkan waktu

lama dan surat menjadi rusak atau sobek

karena mencari surat tidak sesuai

dengan nomor urut disposisi. Ordner di

dalam lemari arsip tidak tersusun

berurutan jadi membutuhkan waktu

lama untuk mencari ordner yang

diperlukan.

Menurut penulis seharusnya pada



sistem penyimpanan arsip adalah suatu

rangkaian tata cara yang teratur menurut

sesuatu pedoman tertentu untuk

menyusun/menyimpan warkat–warkat

sehingga bilamana diperlukan dapat

ditemukan kembali secara cepat. Cepat

atau lambatnya penemuan kembali dari

tempat penyimpanannya ditentukan

oleh tepat atau tidaknya penggunaan

sistem penyimpanan setiap benda arsip.

Penggunaan sistem penyimpanan secara

tepat.

Sistem abjad dipilih karena

dokumen cenderung dicari atau diminta

melalui nama; petugas menginginkan

agar dokumen satu nama yang sama

akan berkelompok di bawah satu nama;

jumlah langganan yang berkomunikasi

banyak jumlahnya; unit kerja atau

sekretaris biasanya hanya menerima dan

menyimpan dokumen yang

berhubungan dengan tugas masing–

masing sehingga isi dokumen lebih

cenderung mengenai masalah yang

sama.

Sistem penyimpanan arsip

berdasarkan abjad, sistem abjad dapat

dengan abjad nama atau abjad nama

organisasi. Prosedur penyimpanan

sistem abjad yang benar adalah:

a. Memeriksa apakah surat memang

sudah benar–benar akan disimpan.

b. Mengindeks, contohnya:

1) Abjad nama:

Nama dua kata

Alex Noerdin

jadi diambil Noerdin

maka huruf abjad

2 1

pada ordner adalah N

Nama tiga kata

Arief Yudistira Pratama jadi

diambil Pratama maka huruf

2 3 1

abjad pada ordner adalah P


15

2) Abjad nama Perusahaan

PT Waringin

jadi diambil Waringin

maka huruf abjad

2 1

pada ordner adalah W

PT Ngurah Rai

jadi diambil Rai maka

hiruf abjad pada

2 3 1

ordner adalah R

c. Memberi tanda, nama atau kata

tangkap yang sudah diindeks sebagai

unit–unit diberi tanda. Misalnya

lingkaran dengan warna dan angka 1

untuk unit satu dan seterusnya bila

unitnya masih ada.

d. Menyortir adalah mengelompokkan

surat berdasarkan abjad masing–

masing agar memudahkan petugas

mengerjakan langkah terakhir yaitu

menyimpan.

e. Menempatkan arsip haruslah hati–

hati dan tepat pada tempatnya, jika

sekali–kali salah menempatkan maka

surat tersebut dapat disebut hilang.

Bilamana volume surat atau kartu

yang disimpan cukup banyak maka

pencarian kembali akan sukar

dilakukan.

Ada tiga cara penggunaan map

yang dapat dipilih oleh para pengelola

arsip yang memilih sistem abjad sebagai

sistem penyimpan arsip:

a. Setiap koresponden diberi map

secara langsung walaupun surat baru

satu lembar.

b. Bila kita memberlakukan map

gantung sebagai map kantong.

c. Dengan mempergunakan map

campuran dan map individu. Yaitu

map gantung yang dipergunakan

sebagai map campuran dan map

individu. Adanya map campuran

adalah untuk menampung surat–surat

yang baru sedikit diterima dan

koresponden atas dasar untuk

menghemat pemakaian map.

Sistem kearsipan yang baik adalah

Kepadatan; Dapat didekati atau mudah

dicapai; Kesederhanaan; Keamanan;

Kehematan; Fasilitas; Arsip harus dapat

ditemukan kembali dengan

penangguhan yang seminim–minimnya;

Surat harus di simpan secara up to date;

Beberapa sistem yang menggunakan

petunjuk keluar harus menunjukkan

dokumen yang telah dipindahkan,

kapan, dan oleh siapa; dan Pergunakan

sistem klasifikasi (penggolongan) yang

paling tepat.



Palembang sebaiknya menggunakan

sistem abjad yang benar dan prosedur

penyimpanan sistem abjad yang baik

yaitu memeriksa, mengindeks, memberi

tanda, menyortir dan menempatkan

arsip haruslah hati–hati dan tepat.

4.2.2 Perlengkapan Penyimpanan

Arsip Pada Sub Bagian Umum dan


Palembang

Perlengkapan yang dipakai pada



adalah:

1. Folder (map) adalah lipatan yang

terbuat dari karton atau plastik yang


atau surat.

2. Ordner adalah map besar yang

menyimpan arsip kurang lebih dari

500 lembar surat. Untuk menyimpan

arsip terlebih dahulu dilubangi

dengan menggunakan perforator.

3. Perforator adalah alat untuk

melubangi kertas atau kartu.

4. Stapler adalah alat yang digunakan

untuk menyatukan sejumlah kertas.

5. Numerator adalah alat untuk

membubuhkan nomor pada

lembaran dokumen.

6. Buku agenda adalah saat

penanganan dan pendistribusian


16

surat diperlukan buku–buku sebagai

mencatat semua data surat masuk

yang diterima oleh perusahaan dan

surat keluar yang dikirim keluar

perusahaan maupun yang dikirim

untuk lingkungan intern perusahaan.

7. Filling cabinet adalah dipergunakan

untuk menyimpan folder yang telah

berisi lembaran–lembaran arsip

bersama guide–guidenya.

8. Lemari arsip adalah dipergunakan

untuk membuat arsip lebih rapi dan

tersusun dengan baik serta mudah

diambil bila diperlukan kembali

tanpa merusak susunan arsip yang

lain.

Peralatan dan perlengkapan ini

selalu dipergunakan untuk menjalankan

aktivitas pada Sub Bagian Umum dan


Palembang. Masih banyak peralatan dan

perlengkapan yang belum memadai.

Menurut penulis, perlengkapan

dan peralatan yang harus di tambah

pada Sub Bagian Umum dan Program di


adalah:

1. Guide adalah lembaran kertas tebal

atau karton yang digunakan sebagai

penunjuk ataau sekat/pemisah dalam

penyimpanan arsip.

2. Kartu Sortir adalah tempat ini

biasanya terbuat dari kayu dan

logam, tempat untuk meletakkan

arsip yang akan disortir.

3. Kartu Pinjam Arsip adalah kartu ini

pergunakan untuk meminjam arsip.

4. Penyekat adalah adalah lembaran

ysng dapat di buat dari karton atau

tripleks yang digunakan sebagai

pembatas dari arsip–arsip yang di

simpan.

5. Kata Tangkap adalah Judul yang

terdapat pada tonjolan disebut juga

kata tangkap bilamana memilih kata

tangkap, baik ia berupa huruf abjad,

nama maupun subjek haruslah di

ingat untuk membuat sesingkat

mungkin sehingga dapat dibaca

dengan mudah dan cepat

6. Alat Bantu Kearsipan adalah Label–

label untuk laci, penyekat dan folder

tersedia dalam berbagai model.

Tersedia dalam bentuk tercetak atau

kosong, sudah dengan lem atau

tidak.

7. Kotak/Box adalah adalah kotak yang


yang bersifat inaktif. Biasanya

terbuat dari karton tebal.

Peralatan dan perlengkapan ini

dapat melengkapi apa yang kurang pada


Dinas PU Bina Marga Palembang agar

menjadi lebih tertata rapi dan lebih

mudah mencari yang diperlukan.

Perbanyak ordner dan guide, ordner

tahun 2014 sebaiknya tidak perlu

dipakai kembali pergunakan ordner

baru untuk tahun kedepannya, jika isi

pada ordner penuh sebaiknya ordner

diganti yang baru. Pada ordner pertama

diberi tanda abjad A–B, ordner kedua

abjad C–D dan seterusnya. Di dalam

ordner sebaiknya guide diberi abjad A

Januari (A Jan), A Februari (A Feb) dan

seterusnya.

Gambar 6.1 Penyimpanan Arsip pada Ordner

JAN

A–B

A Januari–Desember

B Januari–Desember

FEB

MAR

APR

MEI

JUN

JUL

AGS

SEP

OKT

NOV

DES


17

Gambar 6.2 Penyimpanan Arsip pada Ordner

4.2.3 Petugas Arsip Pada Sub Bagian

Umum dan Program di Dinas

PU Bina Marga Palembang

Petugas arsip tidak pernah

mencatat arsip yang telah dipinjam.

Petugas arsip tidak membuat kartu

pinjam arsip untuk bagian–bagian lain

meminjam arsip. Petugas arsip tidak

merapikan arsip pada ordner dan tidak

menyimpan arsip dengan baik.

Kurangnya pengetahuan petugas arsip.

Petugas arsip pada Sub Bagian Umum

dan Program di Dinas PU Bina Marga

Palembang hanya ada satu orang.

Menurut penulis, petugas harus

memperhatikan arsip dan mencatat arsip

yang dipinjam oleh bagian–bagian lain

jika diperlukan kembali. Petugas arsip

sebaiknya menggunakan kartu pinjam

arsip atau membuat buku pinjam arsip

sendiri, karena arsip sangatlah penting

apalagi arsip sebagai alat pengingat dan

sebagai alat bukti jika ada masalah

mengenai informasi dapat menunjukan

arsip yang telah disimpan. Jadi arsip

haruslah disimpan dengan baik.

Petugas arsip yang baik adalah:

1) Memiliki pengetahuan dibidang

kearsipan.

2) Pengetahuan umum, terutama yang

menyangkut masalah surat

menyurat dan arsip.

3) Pengetahuan tentang seluk beluk

instansinya yakni organisasi beserta

tugas–tugasnya dan pejabatanya–

pejabatanya.

4) Pengetahuan khusus tentang

kearsipan.

5) Memiliki keterampilan untuk

melaksanakan teknik tata kearsipan

yang sedang dijalankan.

6) Berkepribadian yakni memiliki

ketekunan, kesabaran, ketelitian,

kerapian, kecekatan, kecerdasan,

kejujuran serta loyal dan dapat

menyimpan rahasia organisasi.

Syarat–syarat petugas kearsipan

adalah harus memiliki Ketrampilan,

Ketelitian, Kerapian dan Kecerdasan.



Palembang sebaiknya petugas arsip

harus memenuhi syarat menjadi petugas

arsip yang baik yaitu memahami

tugasnya sebagai petugas arsip, haruslah

memiliki ketrampilan dalam bidang

kearsipan, ketelitian, kerapian dan

kecerdasan.

V. KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan

yang telah dijelaskan sebelumnya, maka

penulis menyimpulkan sebagai berikut :

1. Pada Sub Bagian Umum dan


Palembang dalam melakukan

penyimpanan arsip menggunakan

sistem abjad yang tidak benar hal ini

dilihat sistem penyimpanan

menggunakan abjad digabung

dengan subjek sebaiknya

menggunakan sistem abjad murni.

2. Peralatan dan perlengkapan

kearsipan yang digunakan pada Sub

Bagian Umum dan Program di


masih kurang. Arsip pada ordner

masih berantakan, tidak tersusun

A–B

A Januari–Desember

B Januari–Desember

11 Januar 2015

Muhammad Ali

JAN


18

rapi, dan saat mencari arsip yang

diperlukan arsip menjadi rusak.

3. Belum adanya petugas yang khusus

dan bertanggung jawab terhadap

penyimpanan dan penyusunan arsip,

semua tanggung jawab pengelolaan

arsip menjadi seluruh karyawan

pada Sub Bagian Umum dan


Palembang.

5.2 Saran

Adapun saran hasil penelitian ini

adalah sebagai berikut :

1. Sistem penyimpanan arsip pada Sub

Bagian Umum dan Program di


sebaiknya menggunakan sistem

abjad murni yaitu dengan

menggunakan nama penandatangan

seperti surat dari Gubernur yang

ditanda tangan oleh Alex Noerdin

jadi abjad yang diambil adalah nama

belakang penandatangan yakni

Noerdin, huruf abjadnya adalah N.

2. Agar arsip yang dibutuhkan dapat

ditemukan dengan cepat dan arsip

dapat terlihat rapi sebaiknya pada



dapat menambahkan peralatan dan

perlengkapan arsip yang masih

kurang seperti: Guide, Kartu Sortir,

Kartu Pinjam Arsip, Penyekat, Kata

Tangkap, Alat Bantu Kearsipan, dan

Ordner di perbanyak sehingga surat

tersusun rapi dan dalam menemukan

arsip yang dibutuhkan tidak

memerlukan waktu yang lama.

3. Sebaiknya pada Sub Bagian Umum


Marga Palembang menetapkan

seorang pegawai sebagai petugas

arsip yang bertanggungjawab

terhadap penyimpanan arsip serta

memberikan pendidikan formal atau

pelatihan tentang kearsipan untuk

meningkatkan kualitas sumber daya

manusia.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen

Kearsipan. Jakarta:PT Gramedia.

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur

Penelitian suatu Pendekatan

Praktek. Jakarta: PT. Rineka

Cipta.

Barthos, Basir. 2003. Manajemen

Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Barthos, Basir. Drs, 2013. Manajemen

Kearsipan. Edisi 1. Jakarta: PT

Bumi Aksara.

Moekijat.1997. Administrasi

Perkantoran. Bandung: Mandar

Maju.

The Liang Gie. 2000. Administrasi

Perkantoran Modern.

Yogyakarta: Liberty.

Undang–Undang Nomor 7 Tahun 1971.

tentang Ketentuan–Ketentuan

Pokok Kearsipan Nasional.

Widjaja, A.W. 1996. Administrasi

Kearsipan: suatu pengantar. Edisi

1. Cetakan 3. Jakarta: CV.

Rajawali.

Wursanto, lgnatius. 1991.

Kearsipan.Yogyakarta: Kanisius

Yusi, Syairman; Idris, Umiyati. 2009.

Metodologi Penelitian Ilmu Sosial

Pendekatan Kuantitaif. S.n: Citra

Books Indonesia

sistem kearsipan pada sub bagian umum dan …

Documents