sistem integrasi pengelolaan data obat pada instalasi...

Seminar Nasional Matematika dan Aplikasinya, 21 Oktober 2017 Surabaya, Universitas Airlangga

319

SISTEM INTEGRASI PENGELOLAAN DATA OBAT PADA INSTALASI FARMASI

Akhmad Qashlim1), Basri2) 1)Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Al Asyariah Mandar, Jalan Budi Utomo No. 8. Polewali Mandar 2) Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Al Asyariah Mandar, Jalan Mambulilling, Polewali Mandar

1)[email protected] 2)[email protected]

Abstract—Aktfitas operasional instalasi farmasi menutut semua entitas seperti Puskesmas dan Dinas Kesehatan untuk dapat saling berkolaborasi, koordinasi, komunikasi dan bertukar informasi. Pengelolaan data terpusat sebagai salah satu solusi akan dilakukan dengan membangun sistem web-based yang terintegrasi. Penelitian ini akan merancang sistem integrasi yang menghubungkan semua entitas yang terlibat. Fokus penelitian pada aktifitas operasional instalasi farmasi berupa pendistribusian dan pengelolaan obat, pengajuan LPLPO oleh puskesmas, serta fungsi kontrol untuk memantau pola penyakit pada 17 Puskesmas. Sistem integrasi memungkinkan seluruh entitas yang terhubung dapat melihat data yang sama tanpa mengganggu independensi setiap sektor.

Perancangan sistem melibatkan apoteker mulai memeriksa kebutuhan data penggunaan obat, meranpingkan data entry dan penentuan alur proses sistem. Untuk pengembangan sistem yakni Metode waterfall meliputi analisis kebutuhan, analisis sistem, desain, pembangunan dan pengujian. Sistem akan dibangun dengan pemrogaman PHP dan database MySQL. Pengujian sistem menggunakan server xampp 6.2 dengan metode black box, pengujian dilakukan dengan melibatkan pegawai instalasi farmasi untuk menggunakan sistem. Hasil akhir penelitian ini merupakan rekomendasi bagi instalasi farmasi untuk memantau pola penyakit dan menetukan intervensi kebijakan kesehatan oleh Dinas. Keywords— Integrasi Sistem, Instalasi Farmasi.

I. PENDAHULUAN

Teknologi informasi sebagai solusi inovatif (Camargo dkk., 2017), dalam bidang farmasi digunakan untuk pengelolaan data penggunaan obat (Stecklera dkk., 2017) serta menjadi media komunikasi mengenai permintaan dan distribusi obat-obataan (Chukwu, Ezeanochikwa and Eya, 2016). Teknologi informasi dalam bentuk portal website yang paling banyak digunakan (Sevani and Yosua Jaya Chandra, 2016), Selain implementasi website, aksesbilitas pada perangkat mobile juga telah dilakukan untuk mendukung proses bisnis. Penggunaan teknologi informasi kini menbutuhkan optimasi dan sebuah revolusi

utamanya dalam sistem logistik dan praktek supply chain, salah satunya dalam bentuk sistem integasi yang memungkinkan adanya kolaborasi dan koordinasi satu sama lain (Arshinder, Arun Kanda and Deshmukh, 2008); (A. Qashlim, 2016) dan menuju sistem terpadu (Arshinder, Arun Kanda and Deshmukh, 2008) serta komunikasi dan pertukaran informasi dalam praktek di lapangan (Risnanda, dkk., 2010) ini dapat menjadi kunci untuk mengurangi biaya operasional (Khan, dkk, 2016). Oleh karena itu teknologi informasi dan strategi SCM dapat menciptakan perubahan yang signifikan terhadap kinerja perusahaan (Magutu, dkk, 2015).

Sistem integrasi akan mendukung aktifitas operasional instalasi farmasi (A. Qashlim, 2016), utamanya sistem integrasi yang melibatkan semua bidang kesehatan (Stecklera dkk., 2017). Instalasi Farmasi mengelola banyak data dan melakukan analisis dokumen dengan proses manual, proses ini hanya dapat memastikan kelengkapan data tapi tidak untuk keakuratan data sehingga validasi data akan sangat diragukan (T. Cheepchol, 2016). Aktifitas operasional instalasi farmasi berupa pengadaan, pengelolaan, dan distribusi obat dan bagian ini membutuhkan pertukaran informasi antar sektor (Warholak dkk., 2011). Sistem integrasi dapat dibangun berbasis suplly chain walaupun belum melakukan praktek tersebut dengan terbaik (Susarla and Karimi, 2012) Namun, sistem integrasi dapat diimplementasikan untuk mengatasi beberapa masalah dalam internal gudang farmasi. Fokus penggunaan teknologi informasi menitikberatkan pada pelaksanaan operasional supply chain oleh instalasi farmasi (Irwan Syahrir, dkk, 2015).

Penelitian ini akan merancang sistem integrasi untuk pengelolaan obat yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Fokus penelitian pada operasional instalasi farmasi berupa pengelolaan data obat, penelitian ini juga akan menggunkana pendekatan bussines intelligrnce untuk dan metode online analisys process (OLAP) untuk menampilkan dashboard visualisasi data. Aktifitas operasional gudang farmasi akan terhubung


320

dengan puskesmas dan dinas kesehatan, sistem integrasi akan menciptakan komunikasi dan pertukaran informasi dengan sangat baik serta ketersediaan data akan terpenuhi. Penelitian ini akan menjadi rekomendasi kepada manajemen instalasi farmasi yang dapat bermanfaat untuk penyampaian layanan yang lebih baik disertai dengan peningkatan Kinerja operasional dan hubungan komunikasi antar sector.

II. TINJAUAN PUSTAKA

a. Optimasi Teknologi Informasi pada sistem inventory Instalasi farmasi Optimasi kinerja akan dilakukan oleh

perusahaan untuk menunjang kebutuhan bisnis baik internal perusahaan maupun eksternal. Kecenderungan operasional instalasi farmasi bidang kesehatan lebih dominan pada kinerja inventory. Sistem integrasi ini akan menghitung persediaan, penggunaan, dan permintaan maka digunakan persamaan berikut:

f = d + e (1)

Persamaan (1) ini menjelaskan f adalah persediaan, d adalah Stok awal, e adalah penerimaan. Persamaan ini akan digunakan untuk menentukan atau meramalkan rencana persedian stok tahun berikutnya. Selain itu untuk menghitung sisa stok maka digunakan persamaan berikut:

h= f – g (2)

h adalah sistem stok, untuk mengetahui sisa stok maka f (persediaan) akan dikurangkan dengan banyaknya g (pemakaian).

Kedua formula ini akan digunakan untuk mengotomatiasai sistem pada instalasi farmasi. Dalam bidang kesehatan membutuhkan optimasi kinerja yang mendukung visibility proscess dan global flow control seperti transaski cerdas yang mampu menyajikan informasi proses bisnis secara real time, perencanaan permintaan dan penjadwalan distribusi serta kolaborasi aktivitas dan sinkronisasi informasi (Estrada, 2011).

Setiap entitas yang terlibat dalam sistem integrasi akan membutuhakn adanya pertukaran informasi mengenai aktifitas proses. Penggunaan model matematika dan pemenuhan jaringan untuk layanan internet, spesifikasi komputer dan kemampuan pengguna dalam menggunakan alat komputerisasi dapat mendukung tercapainya sistem integrasi yang baik (Magutu, Aduda and Nyaoga, 2015).

b. Operasional Instalasi Farmasi

Seluru aktifitas instalasi farmasi seperti pengadaan, penerimaan, penyimpanan, peyaluran, penarikan kembali (Arustiyono, 2015) akan selalu

dikoordinasikan ke Dinas Kesehatan selaku penanggung jawab. Aktifitas operasional instalasi farmasi melibatkan Puskesmas dan Dinas Kesehatan. Instalasi farmasi akan menerima laporan pemakaian obat dan lembar permintaan obat (LPLPO) dari puskesmas sementera Dinas kesehatan akan melakukan fungsi kontrol terhadap aktifitas kedua sektor. Dalam beberapa kasus puskesmas atau klien tidak memiliki pilihan menganai kebutuhan mereka (Pedroso and Nakano, 2009). Sistem integrasi dapat dikembangkan sebagai media komunikasi mengenai permintaan dan distrinbusi. Dalam bidang farmasi menyapaikan informasi mengenai oba-obatan adalah hal efektif (Chukwu, Ezeanochikwa and Eya, 2016), penerapan sistem integrasi dalam bidang farmasi dimaksudkan untuk memperbaiki proses yang berhubungan dengan obat-obatan (Stecklera dkk., 2017).

Perancangan sistem sebaiknya melibatkan apoteker mulai dari perancangan dan membangun sistem informasi dan teknologi untuk memastikan kualitas dan keamanan terjaga. Pelibatan apoteker dapat membantu merancang fungsional sistem untuk memeriksa data penggunaan obat, meranpingkan data entry, dan mengurangi resiko persediaan obat yang berlebihan walaupun pada akhirnya pelibatan apoteker ini akan terkendala pada kurangnya pemahaman tentang bagaimana Apoteker dapat terlibat dalam perancangan teknologi informasi (Stecklera dkk., 2017).

III. METODE PENELITIAN

Perancangan sistem integrasi menggunakan metode waterfall yang meliputi analisis kebutuhan, analisis sistem, desain, pembangunan dan pengujian. Untuk menjalankan sistem digunakan server xampp 6.2.

Perancangan sistem melibatkan apoteker mulai dari perancangan fungsional sistem untuk memeriksa kebutuhan data penggunaan obat, meranpingkan data entry dan penentuan alur proses sistem. Ini adalah tahap analisis untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem. Pengumpulan data pemakaian dan permintaan obat dilakukan pada 17 Puskesmas. Data yang diperoleh merupakan data input yang kemudian akan melalui online analisys proses (OLAP) hingga akhirnya menghasilkan dahsboard visualisasi data yang dapat digunakan untuk menentukan pola penyakit. Kerangka sistem disajikan pada gambar 1.

Metode pengujian balck box yang melibatkan staf instalasi farmasi sebagai pengguna akhir. Pelibatan pengguna akhir dimaksudkan untuk memastikan bahwa sistem telah memenuhi kebutuhan pengguna. Untuk analisis sistem, kami berdasar pada alur prosedur manual yang berjalan pada gudang farmasi. Alur sistem berbasis file (manual prosedur) merupakan dukungan awal


321

untuk mengkomputerisasi proses manual secara sistematis (Oktavia, 2013).

Gambar 1. Kerangka sistem

Untuk tabel data obat kami membuat

pengelompokan menjadi lima bagian berdasarkan jenis penyakit yakni data obat berdasarkan Jenis penyakit umum dan gigi, Kia dan Gizi, TB dan Kusta, malaria dan filariasis, dan Imunisasi. Lima bagian inilah nantinya yang akan menjadi data kontrol terhadap pola penyakit. Data kecenderungan penyakit saat ini dapat dilihat pada tabel 1.

TABEL 1. DATA KECENDERUNGAN POLA PENYAKIT

Jenis Penyakit Permintaan Penggunaan Stok

Umum & Gigi 23 43 23

KIA & Gizi 34 23 23

TB & Kusta 45 43 32

Malaria & Filariasis 21 32 23

Imunisasi 23 12 32

Sumber: Instalasi Farmasi Kabupten Mamasa 2016

Kebutuhan obat dikelompokkan berdasarkan jenis penyakit. Data permintaan obat, penggunaan dan stok merupakan hasil rekapitusi keseluruhan obat yang digunakan pada setiap jenis penyakit. Tingginya penggunaan obat merupakan gambaran kecenderungan pola penyakit pada Puskesmas.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

Teknologi ini didasarkan pada sistem komputerisasi yang diterapkan pada masing-masing sektor kesehatan, seperti puskesmas, instalasi farmasi dan dinas kesehatan. Sistem kemudian diintegrasikan dengan memanfaatkan fasilitas internet dan membangun database server. Melalui sistem integrasi ini pengguna dapat menjalankan operasional dengan sangat terkordinir dan informatif.

Sistem integrasi memungkinkan puskesmas untuk mengajukan LPLPO kepada instalasi farmasi secara online. Aktifitas ini dapat dikses oleh instalasi farmasi dan Dinas kesehatan. Masing masing entitas dapat menjalankan fungsional sistem sesuai dengan tugas pokok masing-masing. Sistem ini memungkinkan stakeholders pada dinas kesehatan untuk mengamati pendistribusian obat sebagai bentuk pengawasan (internal control).

Model sistem integrasi sebagaimana di tunjukkan pada gambar 3.

Gambar 2. Model Sistem Integrasi

Sistem pada masing-masing entitas

dihubungkan pada sebuah database server, sehingga manajemen database menjadi terpusat dan kolaborasi, koordinasi, komunikasi dan pertukaran informasi antar sektor dapat terwujud. Database yang dibangun akan menampung data pemakaian obat setiap puskesmas sehingga data tersebut memungkinkan untuk digunakan dalam menentukan pola penyakit yang ada di setiap puskesmas. Grafik user interface (GUI) dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 3. Dashboard Permintaan Obat dan Kecenderungan Pola Penyakit

Gambar 3. merupakan visualisasi data pada

tabel 1. Data ini diperoleh dari masing-masing data permintaan obat 17 puskesmas. Visualisasi data ini dibentuk menggunakan makechart php sebagaimana disajikan pada gambar 4.


322

Gambar 4. Makechart PHP untuk membuat Dashboart visualiasi data

Makechar php merupakan tools yang digunakan untuk membantu membuat visualisasi data sehingga menjadi informasi yang lebih informatif, komunikatif dan dinamis.

Penelitian ini dapat menjadi rekomendasi untuk digunakan sebagai pelengkap administrasi atau sebagai bentuk strategi untuk memetakan kebutuhan, selain itu dapat sebagai alat pendukung keputusan strategis mengenai tindakan atau intervensi kesehatan. Integrasi sistem ini akan tetap menjaga independensi masing-masing sektor walaupun telah terhubung dengan beberapa entitas dalam satu database server.

Pada awalnya para staf puskesmas dan instalasi farmasi membayangkan bahwa sistem ini hanya dapat dioperasikan oleh profesional dibidang teknologi informasi sehingga respon dan tanggungjawab terhadap sistem ini tidak seperti yang diharapkan. Walaupun pengujian sistem dengan metode black box yang melibatkan mereka sebagai pengguna telah berhasil, kami tetap mencatat bahwa implementasi sistem sangat bergantung pada partisipasi pengguna dan profesional dibidang kesehatan karena mereka dapat memantau apakah fungsional sistem telah sesuai dengan alur kerja yang mereka butuhkan.

V. KESIMPULAN DAN SARAN

Penentuan pola penyakit yang sedianya dilakukan berdasarkan survei lapangan petugas kesehatan akan diringankan dengan bantuan sistem integrasi yang secara otomatis dapat menentukan pola penyakit yang terjadi di masyarakat. Penentuan pola penyakit ini didasarkan pada jenis obat yang paling banyak digunakan dan yang paling banyak diminta oleh puskesmas. Kami menyimpulkan bahwa semakin banyak obat malaria yang diminta oleh puskesmas maka kuat indikator bahwa di daerah puskesmas tersebut banyak masalah gangguan penyakit malaria. Walaupun data ini bukan indikator utama dan tidak menjadi satu-satunya dasar untuk menetukan pola penyakit.

Penelitian dapat dikembangkan dengan melibatkan biomedis. Dengan demikian, profesional teknologi informasi yang melakukan penelitian pada bidang kesehatan dapat menambah pengalaman dan memberikan saling tukar pengetahuan antar bidang yang berbeda, dan mempromosikan pendekatan segmen yang berbeda pula. Selain itu, penggunaan model matematika dapat digunakan untuk merancang jaringan rantai pasok pada instalasi farmasi untuk perencanaan multi periode dalam rangka meminimalisir penghentian produksi atau gagalnya pememenuhan permintaan.

DAFTAR PUSTAKA

A. Qashlim (2016) ‘Sistem Integrasi Supply Chain

Management Untuk Pendistribusian ObatGudang Farmasi Kabupaten Mamasa Sulawesi Barat’, in SNIT Polbeng. Riau: Politeknik Bengkalis.

Arshinder, K., Arun Kanda and Deshmukh, S. G. (2008) ‘A Review on Supply Chain Coordination: Coordination Mechanisms, Managing Uncertainty and Research Directions’, pp. 39–82.

Arustiyono (2015) ‘Cara distribusi obat yang baik dan sertifikas cdob-arustiyono.pdf’. Sumatera Barat: BADAN POM.

Camargo, J. T. F. et al. (2017) ‘Information Technology and Public Health: Possibilities for Innovation through Interdisciplinary Actions’. Brazil: Elsevier Srl, pp. 294–301. doi: doi: 10.1016/j.procs.2017.01.138.

Chukwu, O. ., Ezeanochikwa, V. N. and Eya, B. E. (2016) ‘Supply chain management of health commodities for reducing global disease burden: Are pharmacists in Nigeria aware and ready to play a key role?’ NIgeria: Elsevier Srl, pp. 1–4. doi: http://dx.doi.org/10.1016/j.sapharm.2016.08.008.

Estrada, H. (2011) ‘Key Decision Making Alignment = Supply Chain Alignment Instructor Introduction’, Supply Chain Council, pp. 1–50. Available at: http://go.sap.com/latinamerica/docs/download/2014/08/b4373f33-3e7c-0010-82c7-eda71af511fa.pdf.

Irwan, S., Suparno and Vanany, I. (2015) ‘Healthcare and Disaster Supply Chain : Literature Review and Future Research’. Surabaya: Elsevier Srl, pp. 2–9. doi: doi: 10.1016/j.promfg.2015.11.007.

Khan, M., Hussain, M. and Saber, H. M. (2016) ‘Information sharing in a sustainable supply chain’, International Journal of Manufacturing Technology, pp. 208–214. doi: 10.1016/j.omega.2014.08.001.

Magutu, P. O., Aduda, J. and Nyaoga, R. B. (2015) ‘Does Supply Chain Technology Moderate the Relationship between Supply Chain Strategies and Firm Performance? Evidence from Large-Scale Manufacturing Firms in Kenya’, International Strategic Management Review, pp. 43–65. doi: 10.1016/j.ism.2015.07.002.

Oktavia, T. (2013) ‘Integration Of Database Into Business Process To Support Implementation Of Customer Relationship Management: Case Study In Pt Tdi’, International Journal of Communication & Information Technology (CommIT), 7(1), pp. 7–12. Available at: http://msi.binus.ac.id/commit.

Pedroso, M. C. and Nakano, D. (2009) ‘Knowledge and information flows in supply chains: A study on pharmaceutical companies’, International Journal of Production Economics, pp. 376–384. doi: 10.1016/j.ijpe.2009.06.012.

Risnandar and W.K, P. T. W. (2010) ‘Integrasi Teknologi Informasi dan Supply Chain Management.pdf’. Bandung: APTIKOM, pp. 267–273.

Sevani, N. and Yosua Jaya Chandra (2016) ‘Web Based Application for Early Detection of Vitamin and Mineral Deficiency’. Jakarta: CommIT (Communication & Information Technology)


323

Journal, pp. 53–58. Stecklera, T. J. et al. (2017) ‘Pharmacy informatics: A

call to action for educators, administrators, and residency directors’. United States: Elsevier Srl, pp. 1–4. doi: dx.doi.org/10.1016/j.cptl.2017.05.003.

Susarla, N. and Karimi, I. A. (2012) ‘Integrated supply chain planning for multinational pharmaceutical enterprises’, Computers and Chemical Engineering, pp. 168–177. doi: 10.1016/j.compchemeng.2012.03.002.

T. Cheepchol (2016) ‘Next 10 years in pharmaceutical manufacturing information technology’. Thailand: Elsevier Srl, p. 42. doi: http://dx.doi.org/10.1016/j.ajps.2015.10.028.

Warholak, T. L. et al. (2011) ‘Results of the arizona medicaid health information technology pharmacy focus groups’, Research in Social and Administrative Pharmacy, pp. 438–443. doi: 10.1016/j.sapharm.2010.08.002.

sistem integrasi pengelolaan data obat pada instalasi...

Documents