sistem informasi penggajian …repository.amikom.ac.id/files/publikasi_09.12.4098.pdf1 sistem...
TRANSCRIPT
1
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PERKEBUNAN KELAPA SAWIT KUD SUBUR MAKMUR TELUK PANJI IV
LABUHAN BATU SELATAN SUMUT
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Elviana Dewi 09.12.4098
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2012
3
Payroll Information System For Oil Plam Plantations KUD Subur Makmur Teluk Panji 4 Labuhan Batu Selatan Sumut
Sistem Informasi Penggajian Perkebunan Kelapa Sawit KUD Subur Makmur
Teluk Panji IV Labuhan Batu Selatan Sumut
Elviana Dewi
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT
Payroll system is the result of oil palm plantations on the fertile KUD Makmur for this is
still using the manual method, meaning that in terms of processing still using sheets of
paper. So the authors aimed to analyze the Payroll Information System palm oil plantation
KUD Fertile Gulf Makmur Flag-going so far and designing and implementing a
computerized payroll information systems as a solution to the problems faced by
cooperatives based on the analysis of payroll information system is running .
The analysis methodology using data collection methods and theoretically analyzed
payroll information systems in general and ongoing. Then conducted interviews with the
Prosperous or Fertile KUD concerned to know the problems faced and to learn about the
business processes payroll information system is running.
The results achieved are implementing a computerized payroll system of information on
cooperatives Fertile Makmur that still use traditional / manual so that companies often
experience delays in processing the payroll results of oil palm plantations. By generating
a new payroll information system is expected to be beneficial according to expectations
and desires of the company.
Keyword : System, Information System, payroll
4
1. Pendahuluan
Dalam suatu KUD terdapat strukutur organisasi yang tersusun rapi
dengan masing-masing jabatan yang telah ditentukan, organisasi ini memiliki
peran sangat besar dalam kelancaran proses penggajian hasil perkebunan
kelapa sawit dan pengolahan keuangan koperasi di Desa itu sendiri.
Pembagian hasil dari perkebunan kelapa sawit yang dimiliki secara individu
tersebut juga tidak diberikan langsung kepada pemilik kebun, namun
pengambilanya harus melalui ketua kelompok yang telah ditentukan.
Melihat begitu banyaknya proses yang harus dilakukan untuk kelancaran
pembagian hasil perkebunan kelapa sawit, maka diperlukan suatu sistem
yang terkomputerisasi yang dapat mengolah data-data penggajian dengan
baik, sehingga memudahkan dalam mengolah pembukuan dan proses input
tentang penggajian yang akan dibagikan dan akan diterima oleh masing-
masing ketua kelompok.
Proses pembagian hasil dari perkebunan kelapa sawit selama ini masih
menggunakan cara manual, artinya dari segi pengolahan masih
menggunakan lembaran nota yang harus ditulis tangan oleh pihak KUD,
cara ini tentu kurang efektif jika dilihat dari segi kecepatan, ketepatan dan
waktu yang dibutuhkan. sehingga seringkali mengalami keterlambatan
dalam memproses gaji hasil perkebunan kelapa sawit.
Berdasarkan kelemahan tersebut maka diperlukan sistem yang
terkomputerisasi dengan memakai perangkat lunak yang dapat membantu
kelancaran proses pembagian hasil perkebunan kelapa sawit di KUD Subur
Makmur. Sistem ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pengguna
sehingga memudahkan dan memperlancar proses pembukuan dan
pembagian hasil perkebunan kelapa sawit secara tepat dan akurat.
Oleh karena itu, melihat dari adanya permasalahan yang muncul di
atas maka penyusun atau penulis mengambil judul “ Sistem Informasi Penggajian Perkebunan Kelapa Sawit KUD Subur Makmur Teluk Panji 4 ”sebagai judul skripsi dan objek penelitiannya.
5
2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat
mendatang (Abdul Kadir, 2003: 28).
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi
penerima yang mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-
keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang (Gordon B.
Davis, 1995: 28).
2.2 Siklus Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi dalam pengembangannya memerlukan proses-proses
dan urutan-urutan yang standar, yakni Analisis, Desain, Implementasi, dan
Pemeliharaan. Proses-proses tersebut dituangkan dalam satu metode yang dikenal
dengan nama Systems Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan
metodologi umum dalam pengembanganya sistem yang menandai kemajuan usaha
analisis dan desain. SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut:
1. Identifikasi dan seleksi proyek;
2. Inisiasi dan perencanaan proyek;
3. Analisis;
4. Desain
a. Desain logikal
b. Desain fisikal
5. Implementasi
6. Pemeliharaan
System / Informasions
engineering
Analysis Analysis Analysis Analysis
6
3. Analisis
3.1 Analisis Sistem
Dalam tahap analisis system terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan, langkah-langkah tersebut adalah:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kinerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
3.1.1 Identifikasi Masalah
1. Proses pelayanan transaksi penggajian dan laporan membutuhkan waktu
yang lama.
2. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih
berbentuk nota / Hard Copy
3.1.2 Penyebab Masalah
1. Pencatatan transaksi yang masih manual
2. Sistem yang ada kurang mampu mengatasi pertambahan data pengeluaran
3.1.3 Analisis Kelemahan Sistem
Metode yang digunakan dalam menganalisis kelemahan sistem KUD Subur
Mamur dapat menggunakan metode analisis PIECES yang dijelaskan sebagai
berikut:
1. Kinerja (performance)
Parameter Hasil Penelitian
Throughput Admin tidak mengetahui potongan apa saja yang harus dibayarkan oleh tiap kelompok, sehingga membutuhkan ketelitian untuk melakukan transakasi
Roesponse time Membutuhkan waktu yang lama untuk melayani transaksi penggajian
7
2. Informasi (Information)
Parameter Hasil Penelitian
Akurat Informasi total tonase tidak sesuai
dengan pencatatan sebelumnya
Tepat waktu Membutuhkan waktu yang lama untuk
melayani transaksi penggajian, karena
potongan yang harus dibayar oleh
masing-masing kelompok berbeda-
beda
Relevan Sering terjadi kesalahan nota pada
masing-masing tonase
3. Ekonomi (Economy)
Parameter Hasil Penelitian
Biaya Pencatatan Transaksi penggajian
mengakibatkan biaya operasional yang
tinggi, karena sering terjadi kesalahan
dalam pembuatan laporan
Manfaat Infromasi yang disampaikan tidak jelas
sehingga manfaat yang diperoleh tidak
sesuai dengan biaya yang dikeluarkan
4. Pengendalian (Control)
Parameter Hasil Penelitian
Hak Akses Data hanya dapat dibuka oleh admin
Keamanan Data Tingkat keamanan data keuangan saat ini memang cukup baik akan tetapi tidak belum ada pemantauan data untuk mencegah penyalah gunaan data.
8
5. Efisiensi (Efficiency)
Parameter Hasil Penelitian
Pencatatan data transaksi Setiap dokumen trnasaksi penggajian harus dibedakan satu dengan yang lain, sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama
Pembuatan Laporan Dokumen-dokumen penyimpanan data yang akan dijadikan laporan sangat banyak, sehingga waktu yang relative lama
6. Pelayanan ( Service)
Parameter Hasil Penelitian
Kualitas pelayanan Proses pencarian data masing-masing kelompok masih lambat karena banyaknya arsip yang menumpuk
Waktu pelayanan Untuk melayani satu kelompok membutuhkan waktu yang cukup lama
3.1.4 Analisis Kebutuhan sistem
3.1.4.1 Kebutuhan Fungsional
1. Admin
a. Memiliki hak akses penuh untuk mengontrol serta mencetak laporan semua
data yang ada.
b. Dapat memasukkan data anggota kelompok baru.
c. Dapat melakukan pengolahan laporan-laporan
3.1.4.2 Kebutuhan Non Fungsional 1. Operasional
Prosesor Intel Pentium IV
Motherboard BioStar I915P + SC
RAM 512 MB
Harddisk 160GB
VGA 256MB
DVDROM Samsung Sata
9
Monitor LCD 15’
Keyboard + Mouse
Casing Simbadda Sim-Cool 430W
Printer
2. Keamanan (Security)
a. Aplikasi dilengkapi dengan kata sandi (password)
3. Informasi
a. Digunakan untuk memantau pengguna dengan hak aksesnya.
b. Digunakan untuk memberikan informasi apabila terjadi kesalahan.
3.1.5 Analisis Kelayakan
Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang
akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak.
Beberapa kelayakan yang dapat dipertimbangkan antara lain:
1. Analisis Kelayakan Teknik
Sistem baru ini menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga akan
memudahkan dalam pendataan serta pencarian data penggajian.
2. Analisis Kelayakan Operasional
Sistem baru dapat dioperasikan oleh admin atau staff yang menanganinya.
Penggunaan pertama kali sistem ini membutuhkan pelatihan bagi pengguna
sistem untuk mengetahui detail pengoperasian sistem secara keseluruhan.
3. Analisis Kelayakan Hukum
Software atau perangkat lunak yang mendukung aplikasi yang dibuat adalah
semuanya mengunakan sofware legal, bukan bajakan. Sehingga jika suatu
waktu ketika sistem itu dijalankan terdapat pemeriksaan software, maka sistem
ini tidak dapat dikatakan melanggar hukum.
10
3.2 Perancangan Sistem
3.2.1 Perancangan Basis Data
1. Normalisasi
Normalisasi merupakan teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data.
a. Bentuk Dokumen dasar
11
b. Bentuk tidak Normal
c. Bentuk Normal Pertama
IdAnggota
Kel Tonase Tanggal Jumlah tonase Angkutan kendaraan
Jasa KUD Simwaj Anggota+usipa
Piutang Dagang
Piutang Simpan pinjam
pupuk
A001 I I,II,III,IV 18/11/2012 Rp.29.040.000 Rp. 62.320.000 Rp. 10.492.100 Rp. 18.200.000
Rp. 15.000 Rp.15.000 102.0000 Rp.900.0000
Rp700.000 Rp.90.000
A002 II I,II,III,IV 18/11/2012 Rp. 25.800.000 Rp. 102.600.000 Rp. 15.535.000 Rp. 6.370.000
Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000
IdAnggota
Kel Tonase Tanggal Jumlah tonase Angkutan kendaraan
Jasa KUD Simwaj Anggota+usipa
Piutang Dagang
Piutang Simpan pinjam
pupuk
A001 I I 18/11/2012 Rp.29.040.000
Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000
A001 I II 18/11/2012 Rp. 62.320.000
Rp. 15.000 Rp. 15.000 Rp 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000
A001 I III 18/11/2012 Rp. 10.492.100
Rp. 15.000 Rp. 15.000 Rp 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000
A001 I IV 18/11/2012 Rp. 18.200.000 Rp. 15.000 Rp. 15.000 Rp 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000 A002 II I 18/11/2012 Rp. 25.800.000
Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000
A002 II II 18/11/2012 Rp. 102.600.000
Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000
A002 II III 18/11/2012 Rp. 15.535.000
Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000
A002 II IV 18/11/2012 Rp. 6.370.000 Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000
12
d. Bentuk Normal Kedua
Relasi 1 : Penggajian 1
Id_anggota Kelompok Tanggal Tonase Jumlah Potongan Jumlah Bersih
A001 I 18/11/2012 Rp. 14.691.000 Rp. 105.361.000
A002 II 18/11/2012 Rp. 13.749.000 Rp. 162792.000
Relasi 2 : Penggajian 2
e. Bentuk Normal ketiga
Relasi 1 : Penggajian 1
Id_angggota* Kelompok* Tanggal Tonase Jumlah Potongan
Jumlah Bersih
A001 I 18/11/2012 Rp. 14.691.000 Rp. 105.361.000
A002 II 18/11/2012 Rp. 13.749.000 Rp. 162.792.000
2. Hubungan Antar Tabel
Id_anggota
Angkutan kendaraan
Jasa KUD Simwaj Anggota+usipa
Piutang Dagang
Piutang Simpan pinjam
pupuk
A001 Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000
A002 Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp.54.000
13
3. Flowchart Sistem
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses
yang terjadi pada system yang akan dibuat
a. Contex Diagram
14
b. Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Gambar 3.3 DFD Level 1
4. Implementasi dan Pembahasan
4.1 implementasi Database
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya
siap untuk digunakan dan dioperasikan. Desain table berikut dapat dilihat dari SQL
Server Entreprise Manager yang telah disediakan oleh SQL Server 2000.
15
4.2 Implementasi Program
4.2.1 Listing Program
a. Koneksi Database
Untuk dapat mengakses masuk ke sebuah database SQL Server 2000 dengan
visual basic 6.0 maka keduanya harus dihubungkan melalui sebuah koneksi
4.3 Testing Program
Pengujian program dibagi menjadi dua, yaitu white box dan blackbox testing.
a. Blackbox Testing
No Nama Form Jenis Unit Tes Hasil
1. Form Menu Utama
Master Data Ok
Menu Proses Ok
Menu Laporan Ok
2. Mater Data
Input Data Ok
Cari Data Ok
3. Menu Proses
Setting Harga Ok
Hitung Tonase Ok
Hitung Pengeluaran Ok
16
Slip Gaji Ok
4. Menu Laporan
Lap Data Anggota Ok
Lap Tonase Ok
Lap Pengeluaran Ok
Lap Gaji Ok
5. Input Data
Form Tambah OK
From Edit OK
From Simpan OK
Form Hapus OK
Form Batal OK
6. Cari Data OK
7. Setting Harga
Tambah OK
Simpan OK
Hapus OK
Batal OK
Exit OK
1. Hitung Tonase
Baru OK
Simpan OK
Batal OK
Tutup OK
Baru OK
17
9 Hitung
Pengeluaran
Simpan OK
Batal OK
Tutup OK
10 Slip Gaji
Baru OK
Simpan OK
Batal OK
Tutup OK
1. Lap Data Anggota Cetak OK
2. Lap Data Tonase Cetak OK
3. Lap Data
Pengeluaran Cetak OK
4. Lap Data Gaji Cetak OK
4.4 Manual Program
Berikut adalah tampilan dari implementasi aplikasi Sistem Informasi
Penggajian pada KUD Subur makmur. Berikut fungsi dari setiap tampilan yang
telah dibuat:
a. Form Login
19
4.5 Pemeliharaan Sistem
4.5.1 Backup Database
Langkah-langkah untuk melakukan backup database menggunakan Enterprise
Manager adalah sebagai berikut.
a. Buka Enterprise Manager dan terhubung ke server.
b. Buka folder database kudsubur dan klik kanan All Tasks, pilih Backup
Database.
c. Isikan nama backup baru
d. Simpan folder beckup ke driver
20
e. Klik tombol OK untuk menyimpan Backup Database baru
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah
dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain
sistem informasi penggajian ini, yaitu:
1. Kekurangan sistem lama
a. Pengolahan data di KUD Subur Makmur IV masih bersifat
manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat
dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu
aman.
b. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai
keterbatasan dalam proses pencarian data karena data tersebut
masih tersimpan dalam bentuk catatan pada buku atau lembaran
- lembaran kertas.
c. Untuk meminimalisasi masalah-masalah tersebut maka
diperlukan suatu sistem pengolahan data transaksi penggajian
yang diharapkan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan
akurat serta dapat membantu dalam proses perkembangan KUD
tersebut.
2. Kelebihan sistem baru
a. Sistem dapat memberikan informasi penggajian secara tepat
waktu, akurat dan relevan.
21
b. Dapat menghemat waktu untuk melakukan pencarian,
pencatatan dan pemasukan data.
c. Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap.
d. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang.
e. Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan
dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan
bagi pihak KUD Subur Makmur di dalam meningkatkan pelayanan,
penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh
pengolah KUD.
Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan
untuk pihak KUD Subur Makmur untuk meningkatkan kualitas dan
kuantitas kerja yaitu :
1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang
terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah
dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dan lebih menghemat
waktu dibandingkan dengan sistem yang manual.
2. Dalam penerapan sistem baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah
adanya perawatan hardware dan software yang baik dan benar.
3. Sistem digunakan sebagai bahan penelitian berikutnya untuk
mengembangkan program lebih lanjut.
4. Perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan
data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator
program, supaya proses penginputan data, record transaksi, sampai
penyajian laporan dapat berjalan dengan lancar.
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun
sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat
membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan
pengolahan data serta pembuatan laporan penjualan. Sehingga dapat
menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam
pengambilan keputusan bagi kemajuan KUD Subur Makmur Teluk Panji
IV.
22
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta.
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu
Yogyakarta
Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL
dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yoygakarta.
HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta.
J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat
Laporan dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex
Media Komputindo
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta:
Penerbit ANDI
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL. Andi Offset, Yogyakarta