TUGAS

DIAGRAM FISH BONE SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TANGGAP DARURAT BENCANA AWAS MERAPI PADA PENYALURAN BANTUAN

Dosen : Ferida Yuamita, ST

Disusun Oleh:

MOH. ISFADJAR DJAKA MULYA4055111003

FAKULTAS SAIN DAN TEKNOLOGI

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA

2010

Tim AssesmentTim KSDM

KetuaKordinator Lapangan

Banlog non Medis

Banlog Medis

Tim Pendukung

Anggota Pelaksana

MANAJEMENT SISTEM INFORMASI

DALAM TANGGAP DARURAT DAN PASCA BENCANA AWAS

MERAPI PADA MARKAS MER-C CABANG YOGYAKARTA

MER-C (Medical Emergency Rescue Committee) adalah organisasi sosial

kemanusiaan yang bergerak dalam bidang kegawatdaruratan medis dan

mempunyai sifat amanah, profesional, netral, mandiri, sukarela, dan mobilitas

tinggi. Di samping itu dalam penanggulangan bencana tim Mer-c lebih

mengutamakan misi kemanusiaan dalam bidang medis, namun ketika masa

penanganan penanggulanagan bencana selesai dan memasuki masa rehabilitasi

bencana (pasca bencana), tim Mer-c juga menjalani misi kemanuasian non medis.

Karena umumnya banyak pula donatur yang memberikan bantuan berupa bantuan

logistik non medis, suatu amanah yang harus di laksanakan oleh tim Mer-c

dilapangan. Amanah ini sesuai tujuan Mer-c yaitu memberikan pelayanan medis

untuk korban perang, kekerasan akibat konflik, kerusuhan, kejadian luar biasa,

dan bencana alam di dalam maupun di luar negeri.

Selama menangani bencana awas merapi tahun 2010, pelaksanaan tugas

setiap relawan dilapangan maupun dimarkas Mer-c dilaksanaan dalam satu sistem

kordinasi, dimana setiap penanggung jawab (kordinator lapangan) saling

berkaitan dan tehubung satu sama lain. Adapun bagian-bagian penanggung jawab

pelaksaanaan secara berurutan adalah sebagai berikut :

Gambar 1. Alur Pelaksanaan Tugas

Adapun Job Diskripsi masing-masing bagian tim pelaksanaan tugas sesuai

alur adalah sebagai berikut :

Tim KSDM (Kordinasi Sumber Daya Manusia)

Melaksanakan kordinasi rutin pada setiap relawan dari database baik medis

maupun non medis untuk penempatan dan tugas dilapangan/posko Mer-c.

Menginformasikan setiap perubahan dilapangan maupun dimarkas untuk

ditindak lanjuti oleh ketua kordinator.

Tim Assesment

Melaksanakan survey pada setiap informasi yang masuk ke markas Mer-c,

berupa info lokasi pengungsi baru, kebutuhan logistik, melakukan pemilahan

untuk posko-posko Mer-c baru, untuk selanjutnya dikordinasikan oleh Ketua

Kordinator untuk ditindaklanjuti.

Ketua Kordinator

Melakukan kordinasi antara tim lapangan dan tim inti (dimarkas Mer-c),

mengeksekusi setiap keputusan diluar tanggung jawab tim dibawahnya.

Melakukan kordinasi antara tim Mer-c dan para donatur.

Banlog Medis (Bantuan Logistik Medis)

Menyiapkan kebutuhan logistik obat-obatan dan alat medis untuk tim

lapangan baik tim di posko maupun mobile clinic Mer-c. Bertanggung jawab

pada ketersediaan logistik medis dan pengadaan logistik medis di Mer-c.

Banlog non Medis (Bantuan Logistik non Medis)

Menyiapkan kebutuhan logistik non medis untuk posko-posko utama dan

bantuan logistik hasil tim assessment, bertanggung jawab pada ketersediaan

dan pengadaan logistik non medis.

Tim pendukung

Melakukan rolling pengamatan di posko-posko utama Mer-c, serta

pemantauan informasi induk merapi. Memastikan ketersediaan alat-alat

komunikasi dan kebutuhan primary relawan dilapangan.

Dalam melaksanakan tugas kemanusiaan di lapangan tim relawan Mer-c

berada dalam satu rantai komando pelaksanaan tugas (Protab), semua informasi

Tim KSDM

Pembentukan Tim Mobile Clinic

Pembentukan Tim Posko Mer-c

Tim Assessment

Anggota Pelaksanan Assesement

INFORMASI AWAL

INFORMASI TINDAK LANJUT

Banlog Medis

Banlog non Medis

Ketua Kordinator

Tim Pendukung

INFORMASI HASIL LAPORAN KORDINATOR TIM

MER-C Pusat DONATUR

yang masuk dari lapangan harus diinformasikan langsung oleh tim relawan ke

markas Mer-c. Sehingga antara tim relawan lapangan dan tim inti di Markas

saling terintegrasi satu sama lain dengan satu sistem informasi terpadu, agar

pelaksanaan tugas dilapangan dapat efektif dan efesien, disamping dalam

pelaksanaan tugasnya tim lapangan dapat dimonitor demi keselamatannya juga.

Karena tidak jarang tugas yang dilaksanaakan tim lapangan berada pada zona

merah (Ring 1 dan Ring 2). Adapun alur sistem informasi dari mulai

pembentukan tim sampai kepelaksanaan tugas relawan Mer-c seperti berikut :

Gambar 2. Jaringan Sistem Informasi Mer-c

Dalam pelaksanaannya media informasi yang digunakan oleh relawan tim

Mer-c antara tim lapangan dan tim inti di markas, adalah :

a) HT (Handytalk)

b) Handphone GSM dengan layanan GPS (untuk menandatan lokasi

pengungsi/posko baru ke markas)

c) Laptop dan modem ekternal untuk menginformasikan kegiatan relawan

secara up to date ke sistem database markas Mer-c Cabang Yogyakarta

dan Mer-c pusat dan jaringan sosial untuk para donatur utama Mer-c.

Dimana setiap informasi yang masuk dari lapangan, terlebih dahulu dipetakan

oleh tim KSMD dengan ketua kordinator lapangan. Untuk ditindak lanjuti oleh

masing-masing tim baik Banlog medis dan non medis, tim assessment dan tim

pendukung.

Dalam pelaksanaan kordinasi di lapangan antara relawan dengan sistem

informasi yang diterapkan oleh tim Mer-c memiliki beberapa kelemahan, antara

lain :

Tempat/ lokasi

Tidak adanya prosedur tetap

Jumlah penggungsi yang fruktuatif

Tidak ada tempat gabungan untuk meletakkan informasi

Keberadaan posko di daerah terpencil

Jumlah Komputer yang tidak mencukupi

Prosedur/Protab

Prosedur tidak mengikuti

Rumit

Terlalu banyaknya pengambil kebijakan

Sistem

Tidak Jalan

Data terlambat

Kebijakan

Rumit

Terlalu terlambat

Kordinasi terhambat

Sistem Kebijakan SDM

Tempat Prosedur

Tidak adanya prosedur tetap

Jml Pengungsi Fruktuatif

Tidak ada tempat peletakan informasi

Keberadaan posko di daerah terpencil

Jumlah Komputer tidak mencukupiProsedur tidak mengikuti

Rumit

Terlalu banyak pengambil kebijakan

Tidak Jalan

Data Terlamabat Kordinasi TerhambatTerlalu Terlambat

Rumit Tidak mengikuti Prosedur

Data Relawan belum terkomputerisasiKebijakan Tidak Tetap

Jumlah posko terlalu banyak

Laporan Ke Markas, Mer-C pusat dan Donatur Terlambat

SDM

Tidak Mengikuti Prosedur

Jumlah Posko terlalu banyak

Kebijakan tidak tetap

Data relawan belum terkomputerisasi

Gambar 3. Diagram Fish Bone Sistem Informasi Bantuan