sistem informasi koleksi tesis dan disertasi …/sistem...sistem informasi koleksi tesis dan...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

SISTEM INFORMASI KOLEKSI TESIS DAN DISERTASI

MENGGUNAKAN SOFTWARE SIPUS DI PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh

Gelar vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perpustakaan

Oleh

ANDRI SETYAWAN

D 1809005

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan

dibawah ini,

NAMA : Andri Setyawan

NIM : D1809005

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL : SISTEM INFORMASI KOLEKSI TESIS DAN

DISERTASI MENGGUNAKAN SOFTWARE

SIPUS DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

GADJAH MADA YOGYAKARTA

PEMBIMBING : Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si

TANGGAL DIUJI :

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar

karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya

sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas

termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, Juni 2012

Andri Setyawan

NIM. D1809005


commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini : NAMA : Andri Setyawan

NIM : D1809005

Program Studi : Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-ekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: SISTEM INFORMASI KOLEKSI TESIS DAN DISERTASI MENGGUNAKAN SOFTWARE SIPUS DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta

Pada Tanggal : Juni 2012

Yang membuat pernyataan

Andri Setyawan

NIM. D1809005


commit to user

v


commit to user

vi

MOTTO

v Ketika kamu mencapai kepuasan batin apa yang kamu lihat indah akan

terlihat indah bahkan dalam mata yang tidak pernah melihat keindahan

( Kahlil Gibran )

v Tidak ada sukses yang permanen, sama seperti tidak ada kegagalan yang

tidak bisa diperbaiki

( Mike Ditka )

v Ketika kita dapat membantu orang lain, kita akan merasakan kebahagia

yang sebenarnya

( Penulis )


commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini aku persembahkan kepada :

v Ayahku tercinta yang telah memberi motivasi

v Bundaku tersayang yang telah memberi aku bimbingan dan doa

v Kakakku yang telah memberikan semangat

v Adikku yang sangat saya banggakan

v Teman-teman yang telah membantu sampai bisa terselesaikannya Tugas

Ahkir ini.


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rido dan karunia Nya sehingga dapat terselesaikannya Tugas Akhir

dengan judul “ Sistem Informasi Koleksi Tesis dan Disertasi menggunakan

Software Sipus di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta“.

Tugas Ahkir ini merupakan kegiatan untuk memenuhi sebagian syarat,

untuk memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Perpustakaan di Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, tidak dapat

menyusun Tugas Akhir ini dengan baik karena keterbatasan penulis

menyampaikan terima kasih dan perhargaan kepada semua pihak yang telah

membantu, yaitu :

1. Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama

penulis mengerjakan Tugas Akhir.

2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si., selaku pembimbing dalam

penulisan Tugas Akhir


commit to user

ix

5. Drs. Ali, M.Si., selaku penguji Tugas Akhir.

6. Bapak Drs. Sudjini, M.Si., selaku pembimbing akademik.

7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan

pengetahuan kepada penulis.

8. Bapak Drs. Hindar Purnomo selaku Koordinasi Pustakawan di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta

memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan

Praktek Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta.

9. Seluruh staf Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara

langsung maupun tidak langsung yang telah membantu penulis

menyelesaikan tugas akhir ini.

Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya positif terhadap Tugas Akhir

ini akan saya terima dengan senang hati.

Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaaat bagi semua

pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan

Surakarta, Juni 2012

Penulis


commit to user

x

Andri Setyawan

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................... ii

HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... iii

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ................................................... iv

HALAMAN PENGESAHAN...................... .................................................... v

MOTTO ........................................................................................................... vi

PERSEMBAHAN ............................................................................................ vii

KATA PENGANTAR ..................................................................................... viii

DAFTAR ISI ................................................................................................... x

DAFTAR BAGAN........................................................... ............................... xiii

DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiv

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................... ........................ xvii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................... 1

1.2 Tujuan Pengamatan ......................................................................... 3

1.3 Metode Pengumpulan Data ............................................................. 3

1.4 Rumusan Masalah ........................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI


commit to user

xi

2.1. Pengertian Perpustakaan .................................................................. 6

2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi ....................................................... 9

2.3. Perpustakaan Digital ........................................................................ 11

2.4. Sistem Informasi Manajemen .......................................................... 13

2.5. Pengertian Grey Literature ............................................................. 15

2.6. Sipus ................................................................................................ 17

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH

MADA YOGYAKARTA

3.1 Sejarah ............................................................................................ 25

3.2 Visi, Misi ......................................................................................... 27

3.3 Struktur Organisasi .......................................................................... 28

3.4 Tugas Pokok dan Fungsi Perpustakaan .......................................... 29

3.5 Gedung/Ruangan ............................................................................. 30

3.6 Koleksi ............................................................................................. 31

3.7 Sumber Daya Manusia .................................................................... 31

3.8 Anggaran Perpustakaan ................................................................... 32

3.9 Sarana dan Prasarana ....................................................................... 33

3.10 Layanan ........................................................................................... 33

3.11 Kerjasama ........................................................................................ 46

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

4.1 Analisa Masalah .............................................................................. 48

4.2 Sistem Informasi Tesis dan Disertasi di Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada ................................................................................... 49


commit to user

xii

4.3 Kendala serta Pemecahan Masalah yang terjadi di Sistem Informasi

Tesis dan Disertasi ........................................................................... 62

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan ....................................................................................... 65

5.2 Saran ................................................................................................. 65

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xiii

DAFTAR BAGAN

Halaman

Bagan 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada ........... 28


commit to user

xiv

DAFTAR TABEL

Halaman

Bab 3

Tabel 3.1 Daftar Pegawai Perpustakaan Berdasarkan Jabatan Fungsional per 31

Desember 2010 ................................................................................................ 32

Tabel 3.2 Daftar Pegawai Perpustakaan Menurut Pendidikan per 31 Desember

2010 ........................................................................................................ 32

Tabel 3.3 Data dan Kegiatan Layanan Referensi ............................................. 34

Tabel 3.4 Data dan Kegiatan Layanan Terbitan Berkala ................................. 36

Tabel 3.5 Data dan Kegiatan IDIS Corner ..................................................... 38

Tabel 3.6 Data dan Kegiatan Keanggotaan ...................................................... 40

Tabel 3.7 Data dan Kegiatan Sirkulasi ............................................................ 41

Tabel 3.8 Data dan Kegiatan Sampoerna Corner ............................................. 41

Tabel 3.9 Data dan Kegiatan Hatta Corner ...................................................... 42

Tabel 3.10 Data dan Kegiatan Layanan NBC .................................................. 43

Tabel 3.11 Data dan Kegiatan Layanan ARC .................................................. 44


commit to user

xv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

BAB 2

Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian untuk Pengolahan Informasi Berdasarkan

Komputer ....................................................................................................... 15

Gambar 2.2 Menu Login ................................................................................. 18

Gambar 2.3 Menu Ganti Passworld ................................................................ 19

Gambar 2.4 Menu Logout dan Keluar ............................................................ 20

Gambar 2.5 Menu Tambah, Edit dan Hapus .................................................... 21

Gambar 2.6 Menu Operator ............................................................................. 22

BAB 3

Gambar 3.1 Tampilan OPAC melalui advance search .................................... 37

BAB 4

Gambar 4.1 Menu Login .................................................................................. 50

Gambar 4.2 Menu Login .................................................................................. 51

Gambar 4.3 Penerimaan Tesis/Disertasi .......................................................... 53

Gambar 4.4 Digitasi ......................................................................................... 55

Gambar 4.5 Cap Inventaris .............................................................................. 57

Gambar 4.6 Cap Hak Milik Perpustakaan ...................................................... 57

Gambar 4.7 Label Disertasi ............................................................................. 58

Gambar 4.8 Label Tesis ................................................................................... 58

Gambar 4.9 Inventarisasi SIPUS ..................................................................... 59


commit to user

xvi

Gambar 4.10 Output ETD ............................................................................... 61


commit to user

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Jadwal KKM

Lampiran 2 Surat Tugas KKM

Lampiran 3 Surat Keterangan KKM

Lampiran 4 Jawaban Ijin KKM

Lampiran 5 Izin Masuk Perpustakaan Pengunjung dari Luar UGM

Lampiran 6 Form Penilaian KKM

Lampiran 7 Statistik Layanan Koleksi ARC

Lampiran 8 Daftar Pengiriman Disertasi

Lampiran 9 Daftar Pengiriman Tesis

Lampiran 10 Label Tesis dan Disertasi

Lampiran 11 Laporan Periodik

Lampiran 12 Cap Inventaris dan Cap Milik Perpustakaan


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan dalam dunia teknologi informasi semakin lama

semakin meningkat. Hal ini mempengarui terhadap tuntutan suatu

perpustakaan agar dapat melayani dengan perkembangan teknologi yang

ada agar para pemustaka mendapat informasi yang dibutuhkan dengan

cepat, tepat dan akurat. Salah satu perpustakaan yang dimaksud dapat

mengikuti perkembangan teknologi adalah dengan mengembangkan

perpustakaan digital.

Penggunaan teknologi dalam perkembangan suatu perpustakaan

dinilai sangatlah penting. Hal ini dikarenakan perpustakaan dapat dinilai

sebagai pusat informasi yang dituntut untuk dapat menyediakan akses ke

sumber-sumber informasi tanpa batasan waktu dan tempat atau lebih

dikenal sebagai perpustakaan tanpa dinding. Untuk itu dibutuhkan

pengelolaan perpustakaan secara kreatif serta dapat ikut

mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berbasis

teknologi informasi.

Perkembangan suatu perpustakaan juga dapat dilihat dari

kelengkapan koleksi yang tersedia. Koleksi yang ada dalam suatu

perpustakaan adalah faktor yang sangat penting untuk terselenggaranya

layanan perpustakaan yang baik. Dengan adanya keterbatasan biaya


commit to user

2

untuk menambah koleksi merupakan salah satu masalah dalam

pengembangan suatu perpustakaan. Oleh karena itu, perpustakaan juga

harus memikirkan penambahan koleksi yang masuk dalam kategori

bahan pustaka kelabu atau grey literature. Grey Literature (literature

kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan

tinggi yang terdiri dari laporan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi, makalah

seminar, terbitan pemerintah dan sebagainya (Siagian, 2009:2).

Grey literature dalam perpustakaan Universitas Gadjah Mada

diantaranya adalah kertas kerta (work paper), skripsi, tesis, disertasi,

laporan penelitian, preceding, makalah umum, makalah perpustakaan,

pidato pengukuhan guru besar, press release dan buku buku wisuda.

Akan tetapi karena pertumbuhannya yang sangat pesat akan

menimbulkan masalah seperti dalam perawatan dan penempatannya

memerlukan tempat yang luas. Oleh karena itu untuk meminimalkannya

maka dibutuhkan pengalihan bentuk dari tercetak menjadi bentuk digital

( digitalisasi ).

Berdasarkan hal tersebut, maka penulis dalam penulisan Tugas

Akhir tertarik untuk membahas untuk membahas sistem informasi

koleksi grey literature khususnya tesis dan disertasi di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dengan mengambil judul

“SISTEM INFORMASI KOLEKSI TESIS DAN DISERTASI

MENGGUNAKAN SOFTWARE SIPUS DI


commit to user

3

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA”.

1.2 Tujuan Pengamatan

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir tentang sistem informasi grey

literature adalah :

1. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana sistem informasi

kolesi tesis dan disertasi di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta

2. Untuk mengetahui kendala yang ada di sistem informasi koleksi

tesis dan disertasi di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta

3. Untuk mengetahui bagaimana cara menangani kendala yang ada di

sistem informasi koleksi tesis dan disertasi

1.3 Metode Pengumpulan Data

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di UPT

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Unit I, Unit II dan

Unit III. Unit II terletak di jalan Simanjutak, kemudian Unit I dan III

terletak di Bulaksumur Kontak Pos 16, Yogyakarta 55281

Telp/Faks.0274-513163, http://lib.ugm.ac.id, e-mail :

[email protected]

Pengumpulan data dilaksanakan selama 8 minggu, terhitung

mulai pada tanggal 6 Februari- 3 Maret 2011 dengan jam kerja sebagai

berikut :


commit to user

4

Senin-Kamis : 07.30 – 12.00

: 12.00 – 13.00 (istirahat)

: 13.00 - 16.00

Jum’at : 07.30 - 11.00

: 11.00 – 13.00 (istirahat)

: 13.00-16.00

Dalam Praktek Kerja Lapangan, penulis mengumpulkan data untuk

penulisan Tugas Akhir menggunakan beberapa metode pengumpulan data.

Berikut adalah metode pengumpulan data yang dilakukan penulis menurut

Sonny Sumarsono (2004, 70) :

1. Metode Pengamatan Langsung

Teknik pengumpulan data yang paling umum adalah

dengan melakukan pengamatan langsung terhadap obyek riset,

artinya pengamatan atau penelitian berada di tempat terjadinya

fenomena yang diamati.

2. Metode Wawancara

Wawancara merupakan salah satu bentuk pengumpulan

data secara tidak langsung. Pengumpulan data dengan wawancara

adalah usaha untuk mengumpulkan informasi dengan mengajukan

sejumlah pertanyaan secara lisan untuk dijawab secara lisan pula.


commit to user

5

3. Metode Studi Pustaka

Teknik pengumpulan data yang saat ini semakin umum

digunakan adalah teknik pengumpulan data melalui studi pustaka.

Berbagai kegiatan riset telah banyak dilakukan oleh berbagai

lembaga sehingga sebenarnya telah tersedia cukup banyak data

mengenai banyak aspek.

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka dapat

dibuat rumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem informasi koleksi tesis dan disertasi di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta?

2. Kendala apa saja yang terjadi dalam sistem informasi koleksi tesis

dan disertasi di perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta?

3. Upaya apa sajakah yang dilakukan untuk meminimalkan kendala-

kendala diatas?


commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian

dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan

untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan

tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan (Sulistyo

Basuki, 1994:1).

Perpustakaan merupakan unit kerja yang mengumpulkan,

menyimpan, memelihara, dan mengelola pemanfaatan koleksi

untuk para pemakainya. Ada bedanya dengan museum, toko buku,

koleksi pribadi, dan penyewa buku (Muljani A Nurhadi, 1983:3).

Difinisi lain tentang perpustakaan dikemukakan juga oleh

Noerhayati Soedinyo (1987:1) yaitu “salah satu alat yang vital

dalam setiap program pendidikan, pengajaran dan penelitian

(research) bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan.”

Namun demikian, menurut Muljani A Nurhadi (1983:4)

secara umum dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan

perpustakaan sesuai dengan perkembangan masa kini adalah

“Suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan

dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur


commit to user

7

secara sistematis dengan cara tertentu, untuk digunakan secara

kontinu oleh pemakainya sebagai sumber informasi”

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengertian

perpustakaan adalah sebuah tempat untuk mengumpulkan,

menyimpan dan memelihara bahan-bahan pustaka yang diatur

sedemikian rupa untuk dapat melayani pengguna yang

membutuhkan informasi.

Menurut Sutarno NS tugas perpustakaan ada tiga seperti

yang telah dikutip oleh Wiji Suwarno (2009:45), yaitu :

1. Tugas menghimpun informasi, meliputi kegiatan mencari,

menyeleksi, mengisi perpustakaan dengan sumber

informasi yang memadai/lengkap baik dalam arti jumlah,

jenis, maupun mutu yang disesuaikan dengan kebijakan

organisasi, ketersediaan dana, dan keinginan pemakai serta

muthakir.

2. Tugas mengelola, meliputi proses pengolahan,

penyususnan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun

rapi, mudah ditelusuri kembali (temu balik informasi) dan

diakses oleh pemakai, dan merawat bahan pustaka.

Pekerjaan pengolahan mencakup pemeliharaan atau

perawatan agar seluruh koleksi perpustakaan tetap dalam

kondisi bersih, utuh, dan baik. Sedangkan kegiatan

mengelola dalam pengertian merawat adalah kegiatan yang


commit to user

8

dilakukan dalam rangka preservasi dan konservasi untuk

menjaga nilai-nilai sejarah dan dokumentasi

3. Tugas memberdayakan dan member layanan secara

optimal. Perpustakaan, sebagai pusat informasi yang

menyimpan bebagai ilmu pengetahuan, memberikan

layanan informasi yang ada untuk diberdayakan kepada

masyarakat pengguna, sehingga perpustakaan menjadi agen

perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi, teknologi

dan budaya kepada masyarakat. Termasuk dalam tugas ini

adalah upaya promosi dan publikasi serta sosialisasi agar

masyarakat pengguna mengetahui dengan jelas apa yang

ada dan dapat dapat dimanfaatkan dari perpustakaan

Selain memiliki tugas yang harus dilakukan, perpustakaan

juga memerankan beberapa fungsi yang sangat penting. Seperti

telah dipaparkan Abdul Rahman Saleh yang dikutip oleh Sartika

Ratna Safitri (2011:8) memaparkan beberapa funsi dari

perpustakaan sebagai berikut :

1. Fungsi Edukatif

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat untuk belajar

secara mandiri. Di perpustakaan pengguna dapat mencari

bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menambah ilmu dan

wawasan.


commit to user

9

2. Fungsi Informatif

Artinya bahwa informasi yang dibutuhkan oleh

pengguna dapat dicari di perpustakaan.

3. Fungsi Penelitian

Artinya bahwa sumber-sumber informasi yang ada di

dalam perpustakaan tersebut dapat digunakan sebagai bahan

rujukan untuk melakukan penelitian.

4. Fungsi Kultural

Perpustakaan memiliki dan menyediakan bahan pustaka

baik tercetak maupun elektronik yang menyajikan kebudayaan.

5. Fungsi Rekreasi

Artinya bahwa di dalam perpustakaan, pengguna dapat

mencari koleksi yang bersifat popular dan menghibur.

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai

“jantungnya universitas”, karena tanpa perpustakaan tersebut maka

proses pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang optimal

(Sutarno, 2003:35).

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang

berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi

dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai

tujuannya (Sulistyo Basuki, 1994:65).


commit to user

10

Menurut Noerhayati Soedinyo (1987:1) pada hakikatnya

pengertian perpustakaaan perguruan tinggi adalah “suatu unit kerja

yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang

bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peran yang

berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan

dalam melaksanakan tri dharmanya.”

Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan

“research library” atau perpustakaan penelitian karena memang

untuk sarana meneliti, dan meneliti merupakan salah satu kegiatan

utama di perguruan tinggi (Sutarno, 2003:36).

Berikut adalah pengertian perpustakaan perguruan tinggi

menurut Sulistyo Basuki (1991:51) perpustakaan perguruan tinggi

ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan

bawahannya, maupun lembaga yang berfiliasi dengan perguruan

tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai

tujuannya.

Dengan memahami beberapa pengertian tentang

perpustakaan perguruan tinggi maka penulis dapat mengambil

kesimpulan bahwa pengertian perpustakaan perguruan tinggi

adalah suatu perpustakaan yang ada di perguruan tinggi dan

bersama-sama dengan unit lain tetapi dalam peran yang berbeda,

bertugas untuk membantu perguruan tinggi yang bersangkutan

dalam melaksanakan tri dharmanya.


commit to user

11

Menurut Sulistyo Basuki (1991:52) menyatakan bahwa

secara umum tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah :

a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi,

lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering mencakup pula

mencakup pula tenaga administrasi perguruan tinggi.

b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua

tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama

hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.

c. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.

d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai

jenis pemakai.

e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada

lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industry lokal.

2.3 Perpustakaan Digital

Dalam perkembangan perpustakaan saat ini, kebutuhan

media informasi juga berkembang dari cetak ke digital. Oleh sebab

itu muncul perpustakaan digital yang diharapkan dapat melayani

pengguna dengan mudah, cepat, tepat dan akurat.

Perpustakaan digital adalah sebuah sistem yang memiliki

berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses

objek informasi tersebut melalui perangkat digital (Wahyu

Supriyanti, 2008:31).


commit to user

12

Selain itu, Brogman yang dikutip oleh (Wiji Suwarno,

2010:25) menyatakan bahwa perpustakaan digital adalah organisasi

yang menyediakan suatu komunitas pemustaka dengan akses

terpadu yang memberikan akses yang luas terhadap informasi dan

ilmu pengetahuan yang telah tersimpan dan terorganisasi dengan

baik.

Ada juga pendapat lain temtang pengertian perpustakaan

digital seperti yang dikemukakan oleh Marilya yang dikutip oleh

(Wiji Suwarno, 2010:25) bahwa :

“perpustakaan digital adalah organisasi yang menyediakan berbagai sumber informasi yang mencakup staf ahli, untuk mmilih, menyusun, dan menyediakan akses karya ilmiah agar diinteprasikan, didistribusikan, dan dipelihara secara terintegrasi dari waktu ke waktu sedemikian rupa sehingga selalu tersedia dan siap dimanfaatkan oleh komunitas pemustaka.”

Dari beberapa difinisi tentang perpustakaan digital diatas,

dapat disimpulkan bahwa pengertian perpustakaan digital adalah

organisasi yang menyediakan sumber informasi yang dapat diakses

dengan perangkat digital.

Menurut Wiji Suwarno (2010:25) cirri-ciri perpustakaan

digital secara umum adalah sebagai berikut :

a. Menggunakan komputer untuk mengelola SDP

b. Menggunakan saluran elektronik untuk

menghubungkan penyedia informasi dengan pengguna

informasi


commit to user

13

c. Memanfaatkan transaksi elektronik

d. Memakai sarana elektronik untuk menyimpan,

mengelola, dan menyampaikan informasi kepada

pemustaka

2.4 Sistem Informasi Manajemen

Pengertian sistem informasi manajemen menurut Gordon B

Davis (2002:3) adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu

(integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi

operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah

organisasi.

Menurut Moekijat dalam bukunya pengantar sistem

informasi manajemen (1994:11) pengertian sistem informasi

manajemen adalah:

Jaringan prosedur pengolahan data yang diperkembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi


commit to user

14

Menurut Gordon B Davis (2002:15) Sebuah sistem

informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai

berikut:

1. Perangkat keras komputer

2. Perangkat lunak

a. Perangkat lunak sistem umum

b. Perangkat lunak terapan umum

c. Program aplikasi

3. Data base (data yang tersimpan dalam media

penyimpanan komputer)

4. Prosedur

5. Petugas pengoprasian

Menurut Gordon B Davis (1999, 48) dalam bukunya yang

berjudul Sistem Informasi Manajemen menerangkan bahwa

pengendalian mutu atas pengolahan data komputer dilakukan

melalui dua rangkaian pengendalian :

- Hirarki pengendalian organisatoris di mana pengolahan

informasi diselenggarakan, dan

- Pengendalian spesifik atas suatu aplikasi


commit to user

15

Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian untuk Pengolahan Informasi Berdasarkan

Komputer

Sumber : (Gordon B Davis, 1999, 49)

Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer biasanya

dapat mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan

prestasi sistem informasi (Gordon B Davis, 2002:24)

2.5 Pengertian Grey literature

Dengan adanya perkembangan perpustakaan digital, maka

perpustakaan juga dituntut untuk memberikan informasi digital

yang dihasilkan oleh lembaga itu sendiri yang biasa disebut dengan

lokal konten/grey literature.


commit to user

16

Reitz, yang diutip oleh Siagian (2009:43) mendifinisikan

grey literature sebagai berikut :

“Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D.dissertations, matter’s theses, and conference proceedings, not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or were poorly distributed.”

Pendapat diatas dapat diartikan pengertian grey literature

(literature kelabu) adalah hasil karya tercetak seperti laporan,

preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, dan prosiding

konferensi, yang tidak mudah tersedia melalui saluran pasar biasa

karena mereka tidak pernah diterbitkan secara komersil atau

didengar atau dengan buruk didistribusikan.

. Siagian (2009:2) dalam skripsinya yang berjudul

Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Pengolahan Grey

Literature dan Koleksi Repository pada Perpustakaan Sumatera

Utara mendifinisikan, “Gray Literature (literature kelabu)

merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan

tinggi yang terdiri dari laporan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi,

makalah seminar, terbitan pemerintah dan sebagainya.”

Berikut adalah pernyataan menurut Siagian (2009:2) :

“Koleksi grey literature (literature kelabu) dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan serta bermanfaat bagi pelaksana penelitian selanjutnya sehingga perlu dikelola dengan baik. Setiap perpustakaan mempunyai cara yang dan peraturan masing-masing dalam mengelola koleksi ini, namun prosedur yang satu dengan yang lain tidak jauh berbeda. Kegiatan pengolahan grey literature (literature kelabu) itu sendiri dimulai dari proses penerimaan, inventarisasi, katalogisasi,


commit to user

17

klasifikasi, sampai koleksi grey literature tersebut siap disajikan kepada pengguna”

Macam macam literature kelabu menurut Siregar (2008:2) yaitu :

“Grey materials atau bahan kelabu biasanya berupa laporan studi, survai, workshop, dan sebagainya yang dihasilkan oleh Pemerintah daerah, perwakilan (agency), organisasi swasta, dan lembaga pendidikan yang belum diulas dan dipublikasikan di dalam jurnal atau publikasi standart lainnya.”

2.6 SIPUS

Pengertian sipus menurut Rasiman dalam Pelatihan Sistem

Informasi Universitas Sumatra Utara (2008 ):

“Sistem Informasi Terpadu v3.0 disingkat SIPUS v3.0 merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengelolainformasi perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sub modul pengadaan, pengatalokan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai dengan pengolahan laporan (report)”.

Menurut Rasiman dalam Pelatihan Sistem Informasi

Universitas Sumatra Utara cara menjalankan software SIPIS

adalah sebagai berikut:

1. Login

Login bertujuan untuk membedakan pengguna

(operator) sesuai dengan fungsinya masing-masing. Login

digunakan oleh operator untuk memulai menjalankan

sistem (SIPUS). Untuk setiap operator sudah ditentukan

dan ditetapkan user id dan passworld untuk dapat

melakukan login sesuai dengan fungsinya. Berikut adalah


commit to user

18

langkah-langkah yang dilakukan operator dalam melakukan

login :

Gambar 2.2 Menu Login

Sumber : Panduan Administrator (2008)

a. Masukan user id pada bagian login

b. Masukan passworld pada bagian passworld

c. Pilih unit sesuai dengan unit dimana anda terdaftar

sebagai operator

d. Tekan tombol login

e. Setelah melakukan login dan berhasil dengan baik,

maka akan muncul tampilan halaman atau menu

utama

f. Nama operator aktif serta unit perpustakaan akan

ditampilkan pada bagian bawah menu utama SIPUS


commit to user

19

2. Ganti passworld

Menu ganti passworld dipergunakan untuk menggati

passworld operator. Demi keamanan dianjurkan untuk

mengganti passworld secara periodik. Untuk mengganti

passworld, langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Pilih menu >ganti passworld

b. Selanjutnya akan muncul form ganti passworld

seperti gambar ganti passworld

c. Masukkan data passworld lama pada bagian

passworld lama

d. Masukkan data passworld baru pada bagian

passworld baru

e. Tekan tombol “ok” untuk menyimpan perubahan

dan tombol ”batal” untuk membatalkan perubahan

Gambar 2.3 Menu Ganti Passworld



commit to user

20

3. Logout

Logout digunakan untuk memutuskan koneksi database

sistem (SIPUS). Dianjurkan kepada operator untuk

melakukan logout jika ingin meninggalkan sistem dalam

waktu yang relative lama. Hal ini perlu dilakukan untuk

menjaga pengguna sistem oleh pengguna yang tidak

berwenang. Untuk melakukan logout langkah-langkahnya

adalah sebgai berikut : pilih menu sistem > logout.

4. Keluar

Menu keluar digunakan untuk memngakhiri sistem

(sipus). Untuk keluar dari sistem, langkah-langkahnya

sebagai berikut : pilih menu sistem > keluar, atau dapat

juga pilih tombol silang (X)

Gambar 2.4 Menu Tambah, Edit, dan Hapus

.Sumber : Panduan Administrator (2008)


commit to user

21

5. Sistem

Fungsi utama sistem adalah untuk mengatur pengguna

sistem seperti unit perpustakaan, operator, dan grup

operator.

a. Unit perpustakaan

Menu untuk sistem digunakan untuk menambah,

mengedit, dan/atau menghapus nama perpustakaan yang

tergabung dalam sipus.

Gambar 2.5 Menu Logout dan Keluar


b. Operator

Menu operator berisi daftar data operator yang

mengelola sipus . Di samping itu juga berfungsi untuk

mengelompokkan operator tersebut ke dalam grup.

Pada menu ini disediakan fasilitas tambah, edit dan

hapus data operator


commit to user

22

Gambar 2.6 Menu Operator


c. Grup operator

Menu grup operator berisi daftar grup beserta

hak aksesnya. Pada menu ini disediakan tambah, edit,

hapus data grup operator. Ada beberapa grup operator

yang telah tersedia yaitu : DBA, sirkulasi, pengolahan,

OPAC, keanggotaan, tamu, pengadaan, dan manajemen

koleksi. Masing-masing grup memiliki hak akses

berbeda sesuai dengan yang telah ditentukan.

6. Setting

Fungsi utama setting adalah untuk mengatur

penggunaan sistem seperti pengaturan kategori sirkulasi

anggota, fakultas, program studi, perguruan tinggi, bahasa,

frekuensi, golongan, jenis, asal, rumpun, badan, penyedia,


commit to user

23

setting awal, dan hari libur. Fungsi ini hanya dimiliki oleh

operator yang memiliki hak akses DBA.

Perpustakaan UGM memilih menggunakan software SIPUS

karena program ini dapat membantu perpustakaan melakukan

kegiatan secara terpadu. Berikut adalah keunggulan menurut

Ikhwantini (2009:17) dalam Tugas Akhirnya yang berjudul

“Aplikasi Program SIPUS untuk Pelayanan Sirkulasi di

Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta” :

1. Terpadu

Program SIPUS terpadu adalah berkaitan antara

katalogisasi, opac dan sirkulasi, sehingga dapat

mempercepat proses sirkulasi, pencarian data,

penelusuran dari informasi buku serta pemasukan dan

pengeditan data pengguna dan koleksi.

2. Praktis dan mudah

Program SIPUS V3 dirancang dengan

menggunakan Bahasa Indonesia dan memberikan daftar

menu pilihan yang memudahkan operator untuk

menjalankan program. Pedoman menjalankan program

diberikan secara komunikatif sehingga mudah

dioperasikan. Karena dirancang bangun oleh tim yang

memiliki wawasan pemograman dan bidang


commit to user

24

perpustakaan sehingga program ini dengan baik

memudahkan kebutuhan perpustakaan.

3. Fungsional dan akurat

Tampilan data dalam SIPUS Terpadu V.3 sangat

akurat dalam menunjang pengelolaan perpustakaan

terutama dibagian sirkulasi untuk pengambilan

keputusan.

4. Fleksibel

SIPUS Terpadu V.3 memberikan fleksibilitas

dibidang aplikasi dan pemilihan hardware. SIPUS

Terpadu V.3 dapat dioperasikan stand alone maupun

multi user sehingga perpustakaan dapat menyesuaikan

dengan kemampuan perpustakaan dan dapat

mengembangkan secara bertahap.


commit to user

25

BAB III

GAMBARAN UMUM

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

3.1. SEJARAH

Perpustakaan UGM terdiri dari perpustakaan universitas, fakultas,

lembaga, pusat studi, dan jurusan. Perpustakaan tingkat universitas terdiri

dari Unit I Bulaksumur, Unit II Sekip, Unit III Bulaksumur atau dikenal

dengan Academic Resource Center. .

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada 1 Maret 1951.

Semula menempati sebuah gedung (sekarang Hotel Limaran) yang berada

Jalan Setjodiningratan (Jalan Mayor Suryotomo). Pada tahun 1959 pindah

ke Jalan C. Simanjuntak menempati gedung yang dulu digunakan untuk

Konferensi Colombo atau dikenal dengan Gedung Pantja Dharma, Sekip

Unit V. Saat ini menjadi Perpustakaan UGM Unit II Sekip dengan

bangunan seluas 4.461 m2.

Pada tahun 1975 UGM membangun gedung perpustakaan seluas

2.883 m2 yang terletak di selatan Kantor Pusat UGM. Gedung ini

diresmikan pada 31 Juli 1975 dan sekarang menjadi Perpustakaan UGM

Unit I Bulaksumur. Gedung Unit I pada awalnya digunakan untuk

mahasiswa tingkat sarjana muda, sedangkan gedung Unit II bagi


commit to user

26

mahasiswa tingkat sarjana. Namun setelah dihapuskannya tingkat sarjana

muda di perguruan tinggi, peraturan tersebut tidak berlaku lagi.

Berdasarkan Surat Keputusan Rektor UGM Nomor

200/P/SK/HT/2008 Tanggal 9 Mei 2008, Perpustakaan Pascasarjana

UGM yang semula menempati gedung seluas 1782 m2 di sebelah timur

Perpustakaan UGM Unit I Bulaksumur, disatukan pengelolaannya di

bawah Perpustakaan Universitas. Kemudian gedung ini dijadikan

Perpustakaan Unit III Bulaksumur atau dikenal dengan Academic

Resource Center (ARC).

Dalam 50 tahun telah mengalami beberapa kali pergantian

pimpinan antara lain:

1. Woerjarto: Periode 1951-1955

2. Moerjopranoto: Periode 1955-1967

3. Soedjatmiko: Periode 1967-1975

4. Dra. Sawitri-Suharto, M.A.: Periode 1975-1985

5. Soedjatmiko: Periode 1985-1986

6. Dra. Murianti, M.L.S.: Periode 1986-1997

7. Dr.drh. Slamet Soebagyo: Periode 1998 – 2002

8. Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A.: Periode 2002 - sekarang

Dengan perubahan status Universitas Gadjah Mada menjadi

Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara maka berdasarkan Surat

Keputusan Rektor No. 259/P/SK/HK/2004, kedudukan Perpustakaan juga


commit to user

27

berubah dari Unit Pelaksana Teknis (UPT) menjadi Unsur Penunjang

Universitas(UPU) dan sebagai bagian dari kantor pusat universitas.

3.2. Visi dan Misi

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sebagai Unsur Penunjang

Universitas, berfungsi memberikan layanan informasi kepada sivitas

akademika UGM dalam rangka mendukung Tri Dharma Perguruan

Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat.

1. Visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Sebagai Unit Penunjang Universitas, untuk mencapai visi

universitas menjanit universitas penelitian bertaraf international maka

visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada sebagai penyedia informasi global yang

dapat diakses melalui pelayanan yang professional.

2. Misi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

· Sebagai penyedia informasi ilmiah cetak dan elektronik bagi

sivitas akademika UGM

· Menjadi pusat informasi kegiatan ilmiah di lingkungan UGM

· Mampu memasuki jaringan global untuk penelusuran informasi

dan kerjasama antar perpustakaan


commit to user

28

3.3. Struktur Organisasi

Berdasarkan Pasal 47 Surat Keputusan Rektor UGM No.

259/P/SK/H/2004 tentang organisasi dan rincian tugas kantor pimpinan

universitas, lembaga, direktorat, biro, dan unit kerja di lingkungan

Universitas gadjah Mada; struktur organisasi perpustakaan UGM sebagai

berikut:

Bagan 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Sumber : Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, 2012

REKTOR

KEPALA PERPUSTAKAAN

KELOMPOK PUSTAKAWAN

SEKRETARIS PERPUSTAKAAN

KABID JARINGAN & DATABASE

KABID LAYANAN


commit to user

29

3.4. Tugas Pokok dan Fungsi Perpustakaan

Sesuai dengan tugas dan fungsi Perpustakaan sebagai unsur

penunjang universitas, maka visi dan misi Perpustakaan harus mennunjang

visi dan misi universitas. Oleh karena itu, tugas pokok dan fungsi

perpustakaan member layanan informasi kepada sivitas akademika

Universitas Gadjah Mada untuk mendukung penelitian.

Disamping itu, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada di tingkat

nasional masih dipandang sebagai tempat rujukan dari perpustakaan lain

dan masih dipandang sebagai barometer perkembangan perpustakaan.

Sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UGM

Nomor:259/P/SK/HT/2007, tugas pokok Perpustakaan universitas Gadjah

Mada asalah:

a. Membuat perencanaan stratejik kegiatan-kegiatan perpustakaan

b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada di

lingkungan perguruan tinggi

c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik dalam maupun luar

negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan perpustakaan

d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademika

yang ada di lingkungan universitas

e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya manusia

yang terdiri dari pustakawan dan pegawai perpustakaan

f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan


commit to user

30

g. Membuat laporan secara periodic kepada pimpinan Universitas Gadjah

Mada

3.5. Gedung/Ruangan

Gedung/Ruangan yang dimiliki perpustakaan pusat UGM dibagi

menjadi 3 bagian, yaitu:

1. Perpustakaan Unit I Bulaksumur

Perpustakaan Unit I digunakan untuk layanan referensi, american

corner, world bank IDIS corner, internet dan wifi area, pendaftaran

anggota baru,, pengolahan bahan pustaka, kantor administrasi.

2. Perpustakaan Unit II Sekip

Perpustakaan Unit II digunakan untuk koleksi sirkulasi, pembuatan

surat bebas pustaka, sampoerna corner, koleksi Hatta, internet dan

wifi area, ruang belajar, pendaftaran anggota baru.

3. Perpustakaan Unit III Bulaksumur

Perpustakaan Unit III digunakan untuk KKI dan hasil penelitian,

koleksi tesis dan disertasi, koleksi majalah dan jurnal, penelusuran

jurnal internet, internet dan wifi area, pendaftaran anggota baru.


commit to user

31

3.6. Koleksi

Koleksi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada meliputi koleksi

cetak dan non cetak. Koleksi cetak berupa:

1. Buku teks

2. Buku referensi

3. Majalah

4. Jurnal

5. Surat kabar

Koleksi non cetak berupa :

1. CD

2. Disket

3. Kaset

4. Jurnal

5. Database online

Saat ini Perpustakaan UGM didukung koleksi buku teks dan karya

ilmiah sebanyak 134,985 eksemplar dari 103.245 judul, koleksi jurnal dan

terbitan berkala sekitar 49.344 eksemplar dari 3,655 judul (offline) dan

lebih dari 4.000 judul database jurnal online.

3.7. Sumber Daya Manusia

Pada tanggal 1 Januari 2010 Perpustakaan Universitas didukung

oleh 129 orang pegawai yang terdiri dari 125 orang Pegawai Negeri Sipil

dan 4 orang pegawai honorer. Kemudian selama tahun 2010, terjadi mutasi

kepegawaian sabagai berikut :


commit to user

32

- Tiga orang pegawai memasuki masa pension

- Seorang pegawai dipromosikan ke unit kerja lain

- Tambahan seorang pegawai pindahan dari unit kerja lain

- Pengangkatan dua orang pegawai honorer untuk programmer, sehingga

jumlah pegawai perpustakaan per 31 Desember 2010 adalah 129 orang

yang terdiri dari 123 orang pegawai negeri sipil dan 6 orang pegawai

honorer.

Tabel 3.1 Data Pegawai Perpustakaan berdasarkan jabatan fungsional per 31 Desember 2010

No Golongan Pustakawan Non

Pustakawan Jumlah

1 Golongan I dan II 20 28 48 2 Golongan III 62 13 75 3 Golongan IV 4 2 6 Jumlah 86 42 129

Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010

Tabel 3.2 Data Pegawai Perpustakaan Menurut Pendidikan Per 31 Desember 2010

No Pendidikan PNS Non PNS Jumlah 1 SLTP & SLTA 45 4 49 2 Diploma Umum 5 0 5 3 Diploma Perpustakaan 27 0 27 4 S-1 Umum 13 1 13 5 S-1 Perpustakaan 17 0 17 6 S-2 16 1 16 Jumlah 123 6 129



commit to user

33

3.8. Anggaran Perpustakaan

Anggaran atau sumberdana sebuah perpustakaan harus ada. Tanpa

adanya anggaran ataupun sumberdana, suatu perpustakaan akan sulit untuk

berkembang dan memenuhi kebutuhan pemustakanya.

Sumber dana yang digunakan oleh perpustakaan Universitas

Gadjah Mada didukung dengan dana operasional dari dana masyarakat dan

DIPA. Alokasi dana untuk Perpustakaan diharapkan mencapai 5% dari

anggaran universitas. Saat ini anggaran Perpustakaan UGM sekitar 3%

dari anggaran universitas dan diharapkan setiap tahun dapat ditingkatkan

sehingga mencapai 5% dari anggaran universitas.

3.9. Sarana dan Prasarana

Dengan sarana dan prasarana yang memadai kegiatan

perpustakaan akan berjalan dengan baik dan lancer. Baik untuk

pengguna dan petugas yang memanfaatkan layanan yang ada dan

tersedia untuk melakukan kegiatan yang akan dilakukan.

3.10. Layanan

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada memberikan layanan

kepada seluruh sivitas akademika dengan sistem terbuka. Layanan

perpustakaan diatur sebagai berikut :

Senin s.d Kamis : 07.30 - 20.00

Jumat : 07.30 - 11.00

13.00 - 20.00

Sabtu : 07.30 – 12.30


commit to user

34

Sistem pelayanan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada terdiri

dari :

a. Layanan Referensi

Layanan referensi berada di lantai 2 Gedung

Perpustakaan Unit III atau lebih dikenal dengan sebutan

Gedung ARC (Academic Resource Center) Bulaksumur.

Tersedia buku-buku rujukan (reference), seperti kamus,

ensiklopedi, prosiding, laporan tahunan, peraturan dan

perundangan, dan buku rujukan lain. Selain itu terdapat

terminal untuk mengakses internet dan wifi. Dengan ruangan

ber-AC, dilengkapi juga dengan meja baca dan meja diskusi

serta loker memungkinkan pemustaka nyaman berada dalam

ruangan ini. Bagi sivitas akademika yang membutuhkan buku

referensi dapat menemukannya di koleksi referensi.

Tabel 3.3 Data dan kegiatan Layanan Referensi

No Uraian Tahun

2008 2009 2010 1 Pengunjung - 10.508 5.618 2 Permintaan rujukan

cepat - 5.091 22

3 Bimbingan - 619 25 4 Pengadaan - 249 - 5 Penggunaan internet - 4.237 777 6 Jasa referens “live” - 302 - 7 Pemanfaatan koleksi

referens - 9.234 2.124



commit to user

35

b. Layanan Penelusuran Informasi

Penelusuran informasi adalah salah satu layanan yang

diberikan oleh Perpustakaan UGM bagi pemustaka yang

membutuhkan penelusuran informasi, artikel maupun sumber

informasi lain. Pemustaka dapat menghubungi staf penelusuran

yang berada di bagian layanan jurnal/majalah dan terbitan

berkala di lantai 1 Gedung ARC. Disediakan formulir

penelusuran yang perlu diisi oleh pemustaka tentang informasi

yang dibutuhkannya. Pemustaka tinggal menunggu hasil

penelusuran tersebut, dan ini sangat bermanfaat bagi mereka

yang membutuhkan informasi secara cepat namun tidak

memiliki waktu untuk menelusur sendiri informasi yang

dibutuhkannya.

c. Layanan Terbitan Berkala

Jurnal, majalah, surat kabar maupun terbitan berkala

lainnya, merupakan salah satu layanan Perpustakaan UGM bagi

pemustaka. Layanan ini berada di lantai 1, Gedung Academic

Resource Center (ARC) atau Perpustakaan UGM Unit III

Bulaksumur. Terdapat berbagai judul majalah/jurnal cetak

lepas maupun terjilid sebagai sumber informasi bagi

pemustaka. Untuk memudahkan penelusuran disediakan

OPAC. Ruang baca dilengkapi dengan meja baca serta meja

diskusi. Beberapa terminal akses internet serta wifi guna


commit to user

36

memberikan kenyaman bagi pemustaka. Koleksi terbitan

berkala baik berupa majalah, jurnal, dan surat kabar cetak

maupun digital pada prinsipnya hanya dapat dimanfaatkan di

tempat atau difotokopi.

Tabel 3.4 Data dan Kegiatan Layanan Terbitan Berkala

No Uraian Tahun

2008 2009 2010 1 Pengunjung 6.473 8906 19820 2 Penambahan koleksi 1.773 1057 1702 3 Koleksi difotokopi 367 1012 1054 4 Koleksi dibaca 15.772 15571 17654


d. OPAC

Form ini digunakan untuk melakukan pencarian

sederhana. Masukkan kata kunci pencarian untuk mencari data

yang anda inginkan sesuai dengan kriteria dan lokasi

perpustakaan yang diinginkan. Untuk melakukan pencarian

lebih akurast, dapat menggunakan menu yang lebih terperinci

yaitu advance search


commit to user

37

Gambar 3.1

Tampilan OPAC melalui advance search

Lokasi : Perpustakaan Farmasi

Kriteria :

Kunci

Pencarian :

Ditampilkan : 30data per halaman

Submit Reset

Sumber : http://digilib.ugm.ac.id, 2012

Data yang akan ditampilkan dikelompokkan menurut

lokasi perpustakaan dan kriteria.

e. Layanan Informasi

Tersedia informasi dan berita mutakhir seputar kegiatan

akademik, seminar, pameran, dan informasi akademik dalam

bentuk selebaran, brosur, maupun leaflet.

f. IDIS (Indonesia Development Information Service - World

Bank)

Layanan IDIS Corner semula bernama World Bank

Regional Information Outlet (WB-RIO) Perpustakaan

UGM. Kemudian pada tahun 2006 layanan ini ditingkatkan

menjadi World Bank Indonesia Development Information


commit to user

38

Service/IDIS. Secara rutin IDIS Corner menerima publikasi

baru dari World Bank Headquarters di Washington DC.

Disamping itu juga memperoleh akses ke online data

resources, termasuk World Development Indicators Online,

dan World Bank e-Library untuk memperoleh data seluruh

dunia dan publikasi lainnya.

Tabel 3.5 Data dan Kegiatan IDIS Corner

No Uraian Tahun

2008 2009 2010 1 Pengunjung - 7.009 7.292 2 Buku dibaca - 2.780 - 3 Penambahan buku 43 78 - 4 Pengakses internet - - -


g. American Corner

American Corner menyajikan koleksi seputar

Amerika dalam bidang politik, ekonomi, sejarah, geografi,

bahasa dalam bentuk cetak, CD, film, dll. Di ruang ini

tersedia fasilitas teleconference dan akses internet.

h. Layanan Akses Antar Perpustakaan (Kartu Sakti) FKP2T

Perpustakaan UGM tergabung dalam Forum

Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri

(FKP2T), yang terdiri dari 25 PTN di Jawa dan 4 PTN di

luar Jawa. Untuk dapat memanfaatkan fasilitas

perpustakaan PTN yang tergabung dalam FKP2T dapat


commit to user

39

mendaftar di Sekretariat Perpustakaan UGM (Perpustakaan

Unit 1 Bulaksumur).

i. Layanan Keanggotaan, Bebas Pinjam, Kartu Baca

Bagian ini melayani pendaftaran keanggotaan juga

bebas pinjam serta layanan kartu baca. Seluruh sivitas

akademika dapat menjadi anggota Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada. Adapun syarat untuk menjadi anggota

perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Mengisi formulir yang telah tersedia

2. Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 cm 1 lembar

3. Menyerahkan fotocopy identitas diri :

- Bagi mahasiswa UGM menyerahkan fotocopy

kartu mahasiswa yang masih berlaku

- Bagi Dosen dan Karyawan, menyerahkan

fotocopy kartu identitas/KTP yang masih

berlaku

- Bagi alumni UGM dapat menjadi anggota

dengan menyerahkan fotocopy kartu

KAGAMA. Keangggotaan alumni terbatas

untuk membaca koleksi di tempat dan hanya

berlaku untuk 3 bulan

4. Bagi pengguna dari luar UGM yang berminat

menjadi anggota perpustakaan UGM dapat memiliki


commit to user

40

fasilitas Kartu Baca. Pemegang kartu baca berhak

membaca koleksi, tetapi tidak dapat meminjam

koleksi untuk dibawa pulang

5. Membayar biaya administrasi sesuai ketentuan yang

berlaku.

Tabel 3. 6 Data dan Kegiatan Keanggotaan

No Uraian Tahun

2008 2009 2010 1 Layanan SBPP 13.000 11.137 12.263 2 Aktivitas keanggotaan 2.408 2.835 3.538 3 Pengunjung dari luar 1.042 1.145 6.615 4 Pengunjung Wifi 17.903 21.190 28.062

Sumber : Laporan tahunan perpustakaan UGM tahun 2010 j. Layanan Sirkulasi

Sivitas akademika yang memiliki kartu anggota

dapat dilayani di ruang sirkulasi untuk meminjam buku.

Jumlah buku yang dapat dipinjam oleh seorang anggota

adalah 10 eks dengan jangka waktu peminjaman 10 hari

kerja dan dapat diperpanjang sekali. Bagi anggota diluar

UGM, setelah mendapat surat ijin masuk dapat meminjam

buku untuk dibaca ditempat. Apabila menghendaki untuk

memfotocopy koleksi dapat dilayani melalui petugas

perpustakaan.


commit to user

41

Tabel 3.7 Data dan Kegiatan Sirkulasi

No Uraian Tahun

2008 2009 2010 1 Pengunjung 79.667 81.831 44.206 2 Peminjam 34.121 32.558 28.129 3 Buku dipinjam 105.739 102.664 89.115 4 Buku dikembalikan 104.532 100.321 88.162 5 Buku dibaca 34.754 21.523 15.303 6 Buku dikopi 449 6.556 590


k. Sampoerna Corner

Layanan Sampoerna Corner diresmikan pada bulan

Maret 2007 menyajikan buku-buku manajemen

pengembangan diri, psikologi, politik, ketrampilan, agama

dan budaya. Di samping itu juga tersedia audio visual,

koleksi CD, TV kabel dan fasilitas internet.

Tabel 3.8 Data dan Kegiatan Sampoerna Corner

No Uraian Tahun

2008 2009 2010 1 Pengunjung 9.507 8.077 7.123 2 Buku

dibaca/dipinjam 1.200 1.221 2.450

3 Pengakses internet 8.611 6.441 5.674 4 Buku teks 400 400 -


l. Hatta Corner

Koleksi Hatta Corner menyediakan koleksi yang

pernah dimiliki oleh Mr. Muhammad Hatta (mantan Wakil

Presiden Republik Indonesia yang pertama) yang

merupakan koleksi langka tetapi masih relevan, meliputi


commit to user

42

bidang ekonomi, social, politik, budaya, dan filsafat.

Koleksi ini terletak di lantai 3 Perpustakaan UGM Unit II

Sekip.

Tabel 3.9 Data dan Kegiatan Hatta Corner

No Uraian Tahun

2008 2009 2010 1 Pengunjung 591 818 1.389 2 Buku dibaca 933 1.342 1.504 3 Buku dipinjam 21 141 169 4 Buku di fotokopi 41 - 1 5 Pengguna internet - - 30


m. Layanan Akses Internet dan Foto Copy

Pada saat ini di setiap ruang pelayanan

Perpustakaan UGM telah tersedia komputer baik

penelusuran, akses database, maupun internet gratis untuk

mahasiswa. Disampping itu, pengunjung yang membawa

laptop sendiri juga tersedia layanan WIFI, sehingga dapat

melakukan akses internet sendiri. Layanan fotocopy dapat

dimanfaatkan di ruang lantai 1 Unit II Sekip dan juga Unit

III di bagian layanan terbitan berkala.


commit to user

43

n. Layanan National Building Corner/NBC

Tabel 3.10 Data dan Kegiatan Layanan NBC

No Uraian Tahun

2008 2009 2010 1 Pengakses UGM - - 2.584 2 Pengunjung luar UGM - - 22 3 Pengakses internet - - 2.204 4 Koleksi baca - - 572 5 Penelusuran jurnal - - 216


o. Layanan Academic Resource Center/ARC

Layanan ini menyajikan tesis, disertasi, dan karya

karya ilmiah dalam bentuk digital maupun cetak. Layanan

di ruang yang tenang ini sangat diminati oleh mahasiswa S2

dan S3 UGM maupun luar UGM. Data bibliogafi tesis dan

disertasi dapat diakses pada komputer yang tersedia, atau

abstrak tesis/disertasi dapat diakses melalui

http//:lib.ugm.ac.id


commit to user

44

Tabel 3.11 Data dan Kegiatan Layanan ARC

No Uraian Tahun

2008 2009 2012 1 Pengunjung - - 20.676 2 Koleksi dibaca ditempat - - 20.412 3 Pemesanan fotokopi

KKI - 102 101

4 Penyerahan tesis/disertasi yang boleh didownload

- - 375

5 Penyerahan tesis/disertasi yang tidak boleh didownload

- - 1.551


Layanan lain sebagai penunjang pelayanan yang ada di UPT

Perpustaaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah sebagai

berikut :

a. Pelatihan akses database e-journal

Dalam upaya peningkatan akses database e-journal

yang dilanggan oleh UGM maupun Dikti Kementrian

Pendidikan Nasional, Perpustakaan UGM

menyelenggarakan pelatihan akses database e-journal atau

e-book. Pelatihan ini diselenggarakan oleh UPU

Perpustakaan UGM sendiri atau bekerjasama dengan pihak

lain seperti I-Group, Dikti Kementrian Pendidikan Nasional

RI, LIPI, dan lainnya. Layanan ini mendapat perhatian yang

baik dari civitas akademika. Untuk itu pada rencana kerja

tahun 2011 pelatihan akan dilanjutkan


commit to user

45

b. Bedah buku

Acara bedah buku pada tahun 2010 direncanakan

dua kali. Namun karena adanya erupsi Merapi, maka bedah

buku hanya satu kali diselenggarakan. Dalam bedah buku

saat itu menghadirkan Abdul Karim Gaffar, PhD dan Drs.

Haryanto,M.si yang membedah buku tentang politik dan

agama.

c. Talk show

Talkshow tahun 2010 mengambil tema

kewirausahaan di Perpustakaan UGM Unit II Lantai 1

Sekip, Penyelenggaraan talkshow ini bekerjasama dengan

YPPI dan PT HM Sampoerna.

d. Bimbingan langsung akses database e-journal

Dalam melaksanakan layanan ini, petugas

melakukan bimbingan langsung kepada pemustaka dalam

mengakses database e-journal yang dilakukan oleh UGM

maupun database e-journal yang dilanggan Dikti

Kementrian Pendidikan Nasional. Layanan ini juga

menyediakan layanan cetak/print e-journal.

e. Terjemahan

Jasa layanan ini ditujukan kepada mahasiswa S2

dalam menerjemahkan abstrak dari Bahasa Indonesaia ke

bahasa Inggris. Selama tahun 2010 tidak ada yang


commit to user

46

memanfaatkan jasa ini karena kurannya sosialisasi.

Kemudian untuk tahun 2011 direncanakan ditambah jasa

terjemahan ringkasan tesis.

3.11. Kerjasama

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada mengadakan kerjasama di

bidang perpustakaan baik dalam bentuk penyelenggaraan pelatihan,

magang maupun bentuk kerjasama pengembangan perpustakaan lain

Disamping pelatihan Pusdokinfo yang dilaksanakan secara rutin

setiap tahun, Perpustakaan UGM juga melayani pelatihan secara

insidental atas permintaan lembaga/instamsi.

Dalam rangka kerjasama antar perguruan tinggi, Universitas

Gadjah Mada merupakan salah satu anggota forum kerjasama

perpustakaan perguruan tinggi negeri (FKP2TN). Sampai saat ini

perguruan tinggi yang bergabung dalam FKP2TN ada 32 Perguruan

Tinggi Negeri seluruh Indonesia.

Perpustakaan UGM mengadakan kerjasama dengan perpustakaan-

perpustakaan lain baik dengan perguruan tinggi negeri atauun swasta,

kerjasama tingkat nasiional, regional maupun internasional.

Secara nasional, Perpustakaan UGM banyak melakukan kerjasama

dengan Perpustakaan Daerah, Perpustakaan Perguruan Tinggi dan

perpustakaan lainnya.

Secara regional di tingkat ASEAN, Perpustakaan UGM adalah

anggota dari AUNILO (ASEAN University Network Inter-Library


commit to user

47

Online). Kerjasama ini diharapkan dapat meningkatkan tukar menukar

informasi antar universitas yang terlibat dalam bidang sumber informasi

akademik digital dan meningkatkan sumber informasi kampus.

Institusi yang masuk dalam AUNILO tersebut antara lain Royal

University of Phnom Penh (Cambodia), Gadjah Mada University

(Indonesia), National University of Laos, Universiti Malaya, University

Sains Malaysia (Malaysia), University of Yangon (Myanmar), De La

Salle University (Philipines), Nanyang University (Thailand),

Chulalongkorn University (Thailand), Vietnam National University

(Hanoi), dan Viet Nam National Univerity (Ho Chi Minh).

.


commit to user

48

BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Analisis Masalah

Seperti yang telah kita ketahui bahwa perpustakaan semakin

berkembang mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Terbukti

dengan penggunaan komputer untuk proses pengolahan ataupun

penelusuran informasi. Dengan adanya perkembangan teknologi

perpustakaan juga ingin memberikan pelayanan yang dapat

memudahkan pemustaka untuk mengakses informasi. Pada dasarnya

koleksi suatu perpustakaan adalah salah satu faktor yang sangat penting

untuk terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik.

Dalam Perpustakaan di Universitas Gadjah Mada, koleksi local

konten/grey literature yang biasanya berupa kertas kerja (work paper),

skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, procceding, makalah umum,

makalah perpustakaan, pidato pengukuan guru besar, press release dan

buku-buku wisuda sangatlah diperhatikan keberadaannya. Akan tetapi

dalam pembahasan kali ini penulis ingin lebih terkonsentrasi pada sistem

informasi koleksi tesis dan disertasi, Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada selalu berusaha untuk melayankan koleksi-koleksi local

konten/gray literature khususnya koleksi tesis dan disertasi semata mata

untuk meningkatkan koleksi dan meningkatkan terselenggaranya layanan

perpustakaan.


commit to user

49

Koleksi tesis dan disertasi sangatlah dibutuhkan karena koleksi ini

tidak dapat ditemukan di toko buku, dan yang tidak kalah pentingnya

adalah koleksi ini diperlukan oleh pemustakan untuk pengembangan

suatu penelitian. Dengan managemen yang baik perpustakaan akan

memberikan kontribusi yang besar untuk penelitian yang lain. Penelitian

akan semakin berkembang jika akses terhadap sumber daya informasi

semakin mudah. Pertumbuhan koleksi tesis dan disertasi juga tidak

terlepas kaitannya dengan digitalisasi karena koleksi ini akan disimpan

dalam bentuk format digital dan diakses melalui jaringan yang tertanam

dalam perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

4.2. Sistem Informasi Koleksi Tesis dan Disertasi di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada yogyakarta

Sistem informasi koleksi tesis dan disertasi di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta berkembang mengikuti

perkembangan teknologi yang terjadi saat ini, terbukti dengan

penggunaan komputer dan internet untuk melakukan penelusuran dan

pengolahannya. Koleksi tesis dan disertasi tidak semata-mata dapat

langsung dilayankan kepada pengguna yang membutuhkan informasi,

namun harus diolah melalui beberapa tahapan. Berikut ini adalah sistem

informasi koleksi tesis dan disertasi di Perpustakaan UGM Yogyakarta :


commit to user

50

1. Input, yang meliputi:

1.1 Login

Langkah awal yang harus dilakukan yaitu login, berikut ini

adalah langkah pustakawan dibidang pengolahan tesis dan disertasi

untuk melakukan login :

a. Masukkan user name pada field username

b. Kemudian masukan passorwd

c. Dan tekan tombol login


Sumber : (http://lib.ugm.ac.id, 12 Maret 2012)


commit to user

51



Dalam halaman awal tampilan software SIPUS ada 3 menu yang

tersedia yaitu sebagai berikut :

a. ARC: tampilan untuk penerimaan tesis dan disertasi, ijin

publikasi, digitasi, dan inventarisasi.

b. Laporan Statistik : hasil pengolahan data-data tesis dan disertasi.

c. Profil Pengguna : profil pengguna dimaksudkan adalah

pustakawan/administrator.

1.2 Penerimaan tesis/disertasi :

Penerimaan tesis/disertasi melalui beberapa tahapan yaitu:

a. Menerima Tesis/Disertasi hardcopy dan soft copy

Setiap mahasiswa S2 yang akan wisuda harus menyerahkan


commit to user

52

tesis yang berupa hardcopy (tercetak) dan softcopy (CD Tesis

dalam format PDF).

Hardcopy (tercetak) dengan ketentuan :

1) Halaman pengesahan ditandatangani pembimbing dan

diberi cap Fakultas/Sekolah Pasca Sarjana.

2) Halaman pernyataan ditandatangani oleh mahasiswa yang

bersangkutan.

Softcopy (CD Tesis dalam format PDF) dengan ketentuan :

1) Tesis

· Isi sama dengan yang ada di Hardcopy termasuk

Halaman Pengesahan (discan), Halaman Pernyataan

(discan), dan Abstract dan Intisari.

· Bookmarks.

2) Ringkasan Tesis dalam Bahasa Inggris (Summary)

· Susunan : Halaman Cover, Persetujuan, Abstract, Isi

Ringkasan dan Daftar Pustaka.

· Bookmarks

3) Naskah Publikasi

· Susunan : Halaman Judul, Persetujuan, Abstract, Isi

Naskah Publikasi dan Daftar Pustaka.

· Bookmarks

b. Pengecekan kelengkapan tesis/disertasi hardcopy dan soft copy


commit to user

53

(pengesahan, pernyataan, intisari, abstract dan bookmark yang

ada di tesis/disertasi maupun summary)

c. Membuatkan Surat Bukti Penerimaan Tesis/Disertasi

d. Mempersilahkan kepada mahasiswa untuk mengisi Surat

Persetujuan Publikasi tesis/disertasi ke internet

e. Memberikan Surat Bukti Penerimaan Tesis/Disertasi kepada

mahasiswa yang telah menyerahkan tesis/disertasi

f. Memperbaiki tesis/disertasi yang belum lengkap

g. Membuat statistik

Untuk memperjelas proses tersebut, berikut adalah gambar

penerimaan tesis dan disertasi.

Gambar 4.3 Penerimaan Tesis/Disertasi



commit to user

54

Keterangan :

· NIU : diketik dengan NIM mahasiswa kemudian di enter

akan muncul dengan sendirinya nama dan program

studynya

· Telepon : diketik dengan nomor telephone mahasiswa yang

bersangkutan

· Judul : ditulis berdasarkan judul tesis/disertasi yang

diterima

· Jenis : dipilih berdasarkan data yang ada yaitu tesis atau

disertasi

· Nomor : nomor ini diisi berdasarkan nomor urutan yang

terakhir

· Periode Wisuda : diisi berdasarkan bulan wisuda

mahasiswa

2. Proses, yaitu :

2.1 Digitasi :

Digitasi adalah proses memasukkan data tesis/disertasi atau

biasa disebut dengan entry data. Entry data menggunakan program

SIPUS dapat dijelaskan dengan gambar dibawah ini.


commit to user

55

Gambar 4.4 Digitasi


Sebelum melakukan proses ini, CD tesis/disrtasi harus

dimasukkan terlebih dahulu ke dalam CD-ROOM

· NIU : Nomor induk mahasiswa, ditulis berdasarkan NIM

mahasiswa, kemudian diklik kiri agar dapat memunculkan

nama mahasiswa dan judul tesis/disertasi mahasiswa tersebut.

· Pembimbing : Ditulis menurut pembimbing tesis/disertasi

yang bersangkutan.

· Jenis : Jenis ini berdasarkan data yang ada yaitu tesis/disertasi

· Bahasa : bahasa menurut bahasa tesis tersebut. Biasanya

bahasa Indonesia atau bahasa Inggris.

· Abstract : abstract mengcopy dari softcopy atau CD

tesis/disertasi.


commit to user

56

· Intisari : intisari juga mengcopy dari softcopy atau CD tesis.

· Keyword : kata kunci yang ditulis berdasarkan keyword yang

ada di abstract atau intisari.

· Full text: full text browse pada softcopy.

· Kemudian disimpan.

2.2 Inventarisasi dan Pelabelan

Inventarisasi dan Pelabelan dilakukan pada tahapan terakhir

pengolahan tesis dan disertasi, yang dilakukan dalam inventarisasi

dan pelabelan adalah sebagai berikut :

a. Memberikan cap inventaris dan nomor inventaris

Pemberian nomor inventaris tidak berdasarkan DDC

karena koleksi tesis dan disertasi setiap tahun terbit dan

pengklasifikasian menggunakan DDC akan membutuhkan

waktu yang lama. Inventarisasi ini berdasarkan urutan dari

setiap tahunnya. Jadi setiap awal tahun maka nomor akan

kembali ke angka 1. Berikut ini adalah gambar untuk cap

inventaris :


commit to user

57

Gambar 4.5

Cap Inventaris

Sumber : Perpustakaan UGM

b. Memberi stempel kepemilikan

Setiap tesis dan disertasi yang dimiliki oleh UPU

Perpustakaan UGM akan diberi cap hak kepemilikan sebagai

bukti bahwa koleksi tesis dan disertasi tersebut milik UPU

Perpustakaan UGM. Bentuk cap kepemilikan koleksi UGM

adalah sebagai berikut:

Gambar 4.6

Cap Hak Milik Perpustakaan



commit to user

58

c. Memberi label

Pemberian label dilakuakn dengan nomor inventaris kemudian di

print lalu ditempelkan ke punggung tesis/disertasi. Penempelan

label tesis dan disertasi kurang lebih 5cm dari kaki buku. Untuk

membedakan koleksi tesis dan disetasi, apabila itu koleksi disertasi

maka dalam label ditambah huruf DIS. Berikut ini adalah contoh

label dari tesis dan disertasi.

Gambar 4.7

Label Disertasi


Gambar 4.8

Label Tesis



commit to user

59

Berikut adalah gambar inventarisasi dari software SIPUS:

Gambar 4.9

Inventarisasi SIPUS


Keterangan :

Entry data pada inventarisasi ini merupakan lanjutan dari digitasi .

Cara entry data pada inventarisasi adalah sebagai berikut :

a. NIU : Nomor ini diisi dengan NIM mahasiswa yang

bersangkutan kemudian tekan enter, maka nama dan judul

tesis/disertasi akan muncul dengan sendirinya

b. Nomor Inventaris ; ditulis nomor inventaris tesis dan

disertasi . sebagai contoh :


commit to user

60

· 4125-H-2010

Keterangan :

4125 : nomor inventaris tesis, diurutkan dari 0

sampai koleksi terakhir setiap tahunnya

H : Hadiah, karena koleksi tesis yang dimiliki

merupakan hadiah dari mahasiswa S2

2010 : tahun masuk tesis

· DIS 116-H-2010

Keterangan :

DIS ; Merupakan singkatan yang menyimpulkan

bahwa koleksi tersebut adalah disertasi

116 : nomor inventaris disertasi, diurutkan 0 sampai

koleksi terakhir setiap tahunnya

H: Hadiah, karena koleksi disertasi yang dimiliki

merupakan hadiah dari mahasiswa S3

2010 ; tahun masuk disertasi

c. Diskripsi fisik ; ditulis berdasarkan bentuk fisik tesis atau

disertasi.

Contoh :

· xiii, 134 p., bibl., ilss.,29cm

Keterangan :

Xii : halaman tesis/diserttasi dalam angka romawi

134 p : banyaknya halaman tesis atau disertasi


commit to user

61

Bibl : tesis atau disertasi tersebut terdapat dalam

daftar pustaka

Ilss : tesis atau disertasi tersebut terdapat gambar

29 cm : panjang tesis atau disertasi

d. Keterangan : pada kolom keterangan diisikan dengan tanda

(-)

e. Kemudian klik simpan

3. Output

Output dalam hal ini adalah berupa informasi yang telah diolah

melalui beberapa tahapan diatas. Koleksi tesis dan disertasi yang akan

dimanfaatkan oleh pengguna merupakan sebuah output dari sistem

informasi.

Gambar 4.9

Output ETD



commit to user

62

4. Feed back

Feed back terjadi apabila pengguna merasa ada yang salah dengan

informasi yang mereka terima. Misalnya pdf tidak sesuai dengan judul

yang ada, maka pengguna harus melaporkan kepada petugas dan

petugas segera melakukan pencatatan kemudian dikembalikan ke

bagian pengolahan agar informasi dapat segera diperbaiki dan

dimanfaatkan kembali oleh para pengguna.

4.3. Kendala serta Pemecahan Masalah yang terjadi di Sistem Informasi

Tesis dan Disertasi

Kendala-kendala dalam sistem informasi tesis dan disertasi adalah

sebagai berikut:

a. Apabila listrik mati, pustakawan tidak dapat melakukan proses

pengolahan. Begitu juga dengan para pemustaka, mereka tidak

dapat melakukan penelusuran melalui komputer yang telah

disediakan

b. Membutuhkan tempat yang luas dikarenakan pertumbuhannya

sangatlah cepat

c. PDF yang dimaksud tidak sesuai dengan judul yang ada

d. Keterbatasan komputer untuk mengakses elektronik tesis dan

disertasi dalam bentuk PDF

e. Jaringan yang buruk dikarenakan koneksi yang lambat


commit to user

63

Cara mengatasi kendala-kendala yang ada dalam sistem informasi

tesis dan disertasi adalah sebagai berikut:

a. Listrik Mati

Apabila listrik mati, petugas segera melakukan penyalaan

genset agar petugas dan pemustaka dapat melakukan kewajiban

dan kebutuhannya.

b. Digitasi

Pertumbuhan koleksi yang sangat cepat dapat diatasi dengan

digitasi, sehingga koleksi-koleksi yang keluaran lama dilakukan

pemindahan ke gudang. Namun koleksi tersebut masih dapat

dimanfaatkan melalui bentuk elektroniknya

c. Dikembalikan ke pengolahan

Apabila PDF tidak sesuai dengan judul yang tertera maka

petugas harus melakukan pencatatan judul dan nomor inventaris.

Kemudian judul dan nomor inventaris telah didapatkan segera

mungkin dikembalikan/ diberitahukan ke bagian pengolahan agar

dapat segera cari dan dilakukan proses penguploadan kembali.

d. Penggunaan laptop sendiri

Sebenarnya komputer untuk mengakses tesis dan disertasi

baik untuk melakukan pencarian dengan OPAC maupun

mengakses full text sudah ada 22 Unit. Namun karena pengunjung

yang terlalu banyak, terkadanag pengunjung harus sampai antri

untuk dapat melakukan penelusuran atau mengakses pdf. Hal ini


commit to user

64

dapat diatasi dengan penggunaan laptop masing-masing dengan

melakukan koneksi wifi yang telah tersedia, kemudian ketik alamat

digilib ugm http://www.lib.ugm.ac.id. Setelah muncul halaman

utama dari digilib UGM kemudian klik ETD dan penelusuran

dapat dilakukan. Namun apabila menggunakan laptop masing-

masing, mereka hanya dapat melakukan penelusuran dan tidak

dapat mengakses fulltext melalui pdf, pemustaka harus mencatat

nomor inventaris kemudian mencari koleksi yang dimaksud dalam

rak yang ada dalam layanan tesis dan disertasi.

e. Perbaikan jaringan internet

Perlu perbaikan jaringan internet dan penambahan

bandwith. Hal ini dapat dilaporkan ke petugas IT yang ada di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada untuk segera melakukan

perbaikan agar layanan perpustakaan akan semakin memuaskan

pemustaka.


commit to user

65

BAB V

PENUTUP

Setelah penulis melakukan praktek Kerja Pusdokinfo di UPT

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, kemudian melakukan analisa

masalah. Maka pada bab akhir ini penulis ingin memberikan kesimpulan dan

beberapa masukan yang diharapkan dapat dijadikan suatu pertimbangan demi

kepentingan dan kemajuan UPT Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta.

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan analisa data dan pembahasan, maka penulis dapat

mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem informasi koleksi tesis dan disertai yang terjadi dapat dibagi

melalui beberapa tahapan yaitu input yang meliputi login dan

penerimaan tesis/disertasi, kemudian proses yang meliputi digitasi,

inventarisasi dan pelabelan, output yang berupa informasi lalu yang

terakhir merupakan feed back.

2. Kendala dalam sistem informasi koleksi tesis dan disertasi : Komputer

tidak dapat berfungsi ketika listrik mati, membutuhkan tempat yang

luas karena pertumbuhan koleksi tesis dan disertasi sangatlah cepat,

PDF yang dimaksud tidak sesuai dengan judul yang ada, keterbatasan


commit to user

66

komputer untuk mengakses koleksi dalam bentuk PDF, jaringan yang

buruk.

3. Untuk mengatai kendala yang ada dalam sistem informasi koleksi tesis

dan disertasi Perpustakaan UGM menyediakan genset agar saat listrik

mati petugas dan pemustaka dapat melakukan aktifitasnya.

Pertumbuhan koleksi yang sangat cepat dapat diatasi dengan

digitalisasi. PDF yang tidak sesuai dapat dilakukan pencatatan oleh

petugas dan dikembalikan ke bagian pengolhan agar dapat dilakukan

perbaikan. Keterbatasan komputer dapat diatasi dengan penggunaan

laptop sendiri. Sdangkan untuk jaringan yang buruk dapat diatasi

dengan penambahan bandwith.

5.2. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis sebagai masukan

terhadap UPT Perpustakaan Universitas gadjah Mada demi meningkatkan

layanan adalah sebagai berikut :

1. Saran Khusus

a. Koneksi jaringan wifi yang ada di layanan tesis dan disertasi

sangat minim, sehingga kinerja pelayanan kurang maksimal yang

berpengaruh pada tingkat kepuasan para pemustaka karena

jaringan dil layanan ini sering mengalami ganguan. Hal ini harus

segera ditangani dengan memperbaiki koneksi jaringan wifi agar


commit to user

67

dapat meningkatkan pelayanan di layanan tesis dan disertasi

khususnya.

b. Perlu peningkatan sistem keamanan koleksi tesis dan disertasi,

karena di layanan elektronik dan disertasi masih sering dijumpai

beberapa pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh pemustaka

seperti membawa kamera dan secara diam-diam mengambil foto

isi koleksi tesis/disertasi, pengunjung yang masih bias mengcopy

file melalui port USB bagian belakang CPU.

c. Perlu penambahan pustakawan yang ada di bagian pengolahan

tesis dan disertasi. Hal ini disebabkan karena penambahan jumlah

koleksi tesis dan disertasi setiap tahun berkembang secara cepat.

2. Saran Umum

a. Perlu adanya penataan ulang pada komputer presensi, karena

penempatan komputer presensi yang ada saat ini tidak terletak

pada tempat-tempat yang strategis sehingga masih banyak

pemustaka yang masuk ke perpustakaan tanpa melakukan presensi

terlebih dahulu.

b. Minimnya informasi mengenai letak layanan yang ada si

perpustakaan seharusnya penunjuk arah ada di setiap sedut agar

memudahkan pengunjung yang baru pertamakali berkunjung ke

perpustakaan UGM.


commit to user

68

c. Perlu adanya penambahan mengenai tempat penitipan barang

bawaan pemustaka yang akan masuk di perpustakaan karena

ketersediaan loker saat ini kurang dapat menampung apabila

pengunjung yang hadir sangatlah banyak.

sistem informasi koleksi tesis dan disertasi …/sistem...sistem informasi koleksi tesis dan...

Documents