SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG BERBASIS WEB PADA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Bianti Setyaningtiyas 09.11.3034

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

STUDENT ASSOCIATION DEPARTMENT OF INFORMATICS, SCHOOL OF INFORMATION MANAGEMENT AND COMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI INVENTARIS BARANG BERBASIS WEB PADA HIMPUNAN

MAHASISWA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

Bianti Setyaningtiyas Rum Muhamad Andri Kr

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta as a set of students who have items that

should be properly managed, maintained quality and availability. There is also the important stuff-rods must be kept confidential so as not to be borrowed by the borrower is not eligible. Inventory system is now being used not to show the history of borrowing, search equipment and goods still manually, not detected if there is borrowing small items such as paper clips, tape, glue, nails, and so forth, and only one person who has all the inventory data.

Information systems web-based inventory of goods to be the author created a system that was developed to facilitate the performance of secretaries in the collection of goods on HMJTI STMIK Amikom Yogyakarta. Data can be viewed by all members. Make the system more effective, efficient and more accurate data recapitulated, up to date, and is available at all times.

The output of this system in the form of goods inventory reports, user reports, statements and reports slip history of borrowing items. Keywords: Inventory, Secretary, CodeIgniter, Borrow, Report

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah

Pengertian inventarisasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah

pencatatan atau pendaftaran milik kantor, sekolah, rumah tangga, organisasi,

dan lain-lain yang dipakai dalam melaksanakan kegiatan. Inventaris barang

merupakan suatu kegiatan pencatatan barang sekaligus mengolah data-data

persediaan barang yang dimiliki sebuah organisasi. Namun sayang,

keberadaannya belum begitu mendapat perhatian yang serius sehingga peran

dan fungsi dari inventaris barang belum terlihat secara nyata. Padahal jika

inventaris barang dikelola dengan baik akan memberikan manfaat yang besar

bagi kelancaran dan keberhasilan dalamkegiatan suatu organisasi. Inventaris

barang juga dapat disebut sebagai faktor penting dalam pengurangan dana

organisasi. Karena setiap kegiatan yang dilakukan pasti ada dana yang keluar

untuk memenuhi kelengkapan kegiatan dan barang-barang dalam kegiatan

tersebut tidak semuanya habis terpakai sehingga dapat diinventariskan dan

dapat dipakai kembali.

Pada penelitian ini, peneliti tertarik mengambil studi kasus pada

Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika (HMJTI) STMIK AMIKOM

Yogyakarta. HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta merupakan himpunan aktivis

mahasiswa Teknik Informatika yang tergabung dalam satu organisasi di STMIK

AMIKOM Yogyakarta. Pada awal berdirinya HMJTI, inventarisasi barang masih

menggunakan cara manual yakni dengan mencatat semua persediaan barang

menggunakan buku inventaris yang disimpan di dalam almari dokumen.

Seiring kemajuan teknologi, pendataan barang di HMJTI mulai

memanfaatkan sistem komputer, namun penggunaannya masih sangat terbatas.

Sistem ini hanya mampu mendata barang yang dimiliki oleh HMJTI.

Pendataannya masih sebatas laporan barang yang dimiliki, belum mampu

mencatat rician barang-barang yang dipinjam serta barang yang tidak layak

digunakan lagi, membutuhkan hardisk untuk lokasi penyimpanan file tersebut,

data hanya dimiliki satu atau dua orang saja.

Kerugian yang paling beresiko adalah ketika komputer yang menyimpan

data tersebut rusak, maka semua pendataan juga akan hilang. Kelemahan ini

dapat menyebabkan keterlambatan pengambilan keputusan dalam organisasi

karena keinginan untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat belum tercapai.

Tidak ada cukup informasi untuk dapat dipertanggungjawabkan yang

mengakibatkan timbulnya berbagai macam masalah, seperti kehilangan

inventaris yang tidak diketahui keberadaannya baik itu keteledoran para

pengurus ataupun adanya kecurangan dari pihak lain yang menyalahgunakan

inventaris yang ada. Akibat dari masalah tersebut dapat merugikan himpunan

pada khususnya dan jurusan teknik informatika pada umumnya.

Untuk lebih memudahkan dalam penggunaan sistem inventaris barang,

peneliti akan mengembangkan sistem ini menjadi berbasis web online. Sistem

yang lebih efektif dibandingkan menggunakan desktop. Mudah untuk dijalankan

dan dapat diakses kapanpun, dimanapun, karena semua aplikasi cukup

dijalankan dengan browser, sehingga pencarian data barang dapat dilakukan

secara cepat, tepat dan akurat. Di samping itu pendataan inventaris barang dapat

disimpan dengan jumlah banyak dalam suatu basis data dan lebih rapi, tidak

takut kehilangan data karena virus atau komputer yang diinstal ulang.

Dari latar belakang masalah tersebut, maka peneliti mencoba

meningkatkan kualitas dan keefektifan pendataan barang menggunakan metode

berbasis web, sehingga menulis laporan skripsi dengan judul ”Sistem Informasi Inventaris Barang Berbasis Web pada Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta”.

1.2 Rumusan Masalah Permasalahan yang ingin dipecahkan dalam skripsi ini adalah bagaimana

mengembangkan sistem informasi inventaris barang berbasis web yang lebih

efektif pada Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi

Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta?

1.3 Batasan Masalah Dari permasalahan yang ada, peneliti batasi pada :

1. Sistem Informasi bersifat online, dapat dilihat oleh semua pengguna

internet yang memiliki hak akses sebagai berikut:

a. Admin

b. Pengurus HMJTI

c. Mahasiswa TI

d. Anggota Tidak Aktif

e. Pengunjung

2. Sistem yang dibangun meliputi informasi data user, informasi inventaris

barang, informasi riwayat barang dan informasi slip peminjaman.

3. Barang yang di inventariskan adalah barang yang dapat dilihat, diraba dan

ditrawang. Jika berbentuk softcopy maka harus dimasukkan ke dalam CD

terlebih dahulu.

2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi itu terdiri dari dua kata, yaitu sistem dan informasi.

Sistem adalah kumpulan elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujuan

tertentu, sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang

lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat

ini atau mendatang (Davis, 1999). Informasi dapat menggambarkan kejadian

nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi

adalah data yang dapat berbentuk huruf, simbol, alfabet dan lain sebagainya.

Pada intinya sistem informasi itu tidak lepas dari input-proses-output,

data yang diproses oleh sistem sehingga menghasilkan suatu output (informasi).

Di Indonesia sendiri telah ada susunan undang-undang yang menjelaskan

tentang informasi yaitu :

Menurut Sidharta (1995, h. 11) sebuah sistem informasi adalah sistem

buatan manusia yang berisi himpunan terintregrasi dari komponen-komponen

manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk

mengumpulkan data, menyimpan data dan menghasilkan informasi untuk

pemakai. Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang

dibutuhkan oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi

untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi

menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi

dan mengeluarkan hasil-hasilnya. Salah satu perangkat paling penting dari

sistem informasi adalah manusia sebagai pengolah informasi.

Sistem yang baik tentu memiliki sistem sistematika yang jelas, ringkas

dan sederhana. Mulai dari tahap pemasukan data, pengolahan dengan prosedur

yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan

distribusinya.

2.2 Inventaris Barang Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang

berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Inventarisasi sarana dan

prasarana pendidikan/ organisasi adalah pencatatan atau pendaftaran barang-

barang milik sekolah/ organisasi ke dalam suatu daftar inventaris barang secara

tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku.

Menurut (Pinto. 2011) Inventarisasi merupakan kegiatan atau tindakan

untuk melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan,

pencatatan barang dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakai. Dari

kegiatan inventarisasi disusun buku inventaris yang menunjukkan semua

kekayaan daerah yang bersifat kebendaan, baik yang bergerak maupun yang

tidak bergerak, sehingga inventaris mengacu pada segala persediaan barang

sumber daya yang digunakan dalam sebuah organisasi 2.3 Basis Data

Istilah basis data banyak menimbulkan interpretasi yang berbeda. Pada

saat maraknya perangkat lunak dBASE II dan dBASE Plus, sebuah berkas

(dengan ekstensi .DBF) biasa disebut basis data. Istilah yang tidak tepat ini,

meskipun telah merasuk ke sejumlah pemrogram, akhirnya diluruskan kembali

oleh pencipta perangkat lunak basis data yang lain. Menurut Chou (Kadir, 1999,

h. 9) mendefinisikan basis data sebagai kumpulan informasi bermanfaat yang

diorganisasikan ke dalam tatacara yang khusus. Menurut Fabbi dan Schwab

basis data adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk

meminimalkan pengulangan data. Menurut Date, basis data dapat dianggap

sebagai tempat untuk sekumpulan berkas data terkomputerisasi.

Menurut Nugroho (2004, h. 5) Basis data sebagai kumpulan terorganisasi

dari data-data yang berhubungan sedemikian rupa sehingga mudah disimpan,

dimanipulasi serta dipanggil oleh pengguna.

Menurut Fathansyah (1999, h. 2) basis data terdiri dari dua kata, yaitu

Basis dan Data. Basis kurang lebih diartikan sebagai markas atau gudang,

tempat bersarang/ berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia

nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli,

pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang

direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan

kombinasinya.

2.4 Website Situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang

digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara, dan atau

gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang

membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing

dihubungkan dengan link-link.

2.5 Framework Codeigniter Framework adalah kumpulan perintah atau fungsi dasar yang

membentuk aturan-aturan tertentu dan saling berinteraksi satu sama lain.

(Wardana, 2010, h. 3). Menurut awan (2010, h. 3) framework adalah koleksi/

kumpulan potongan-potongan program yang disusun atau diorganisasikan

sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan untuk membantu membuat aplikasi

utuh tanpa harus membuat semua kodenya dari awal. Menurut Nugraha (2010, h.

10) secara lugas, framework adalah rangka, kerangka artinya kumpulan kelas

(class) dan fungsi (function, method) yang disusun secara sistematis

berdasarkan kegunaan atau fungsionalitas tertentu untuk mempermudah

pembuatan atau pengembangan suatu aplikasi. Manfaat framework adalah

penghematan waktu kerja dalam penulisan kode dan pengaturan berkas-berkas

kode.

Codeigniter adalah sebuah framework PHP yang dapat membantu

mempercepat developer dalam pengembangan web berbasis PHP dibandingkan

jika menulis semua kode program dari awal (Awan, 2010, h. 3). CodeIgniter

adalah sebuah Application Development Framework - a toolkit - bagi orang-orang

yang membangun situs web menggunakan PHP. Tujuannya adalah untuk

memungkinkan untuk mengembangkan proyek-proyek yang jauh lebih cepat

daripada menulis kode dari awal atau sering menyebutkan PHP murni, dengan

menyediakan library-library yang dibutuhkan untuk tugas-tugas, serta antarmuka

yang sederhana dan struktur logika untuk mengakses libraries tersebut.

CodeIgniter meminimalkan jumlah sintak untuk tugas tertentu.

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Gambaran Umum Sistem yang sedang Berjalan

HMJTI (Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika) merupakan

himpunan aktivis mahasiswa Teknik Informatika yang tergabung dalam satu

organisasi di STMIK (Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer)

AMIKOM Yogyakarta. HMJTI memiliki banyak barang yang harus dijaga

keberadaannya.

3.1.2 Penanggungjawab Inventaris Sesuai landasan kerja HMJTI yang menyatakan bahwa sekretaris dua

bertanggungjawab dan melindungi data inventaris barang HMJTI.

3.1.3 Mekanisme Ruangan dan Penggunaan

a. Ruang : Ruang Sekretariatan HMJTI VI.3.3

b. Tempat penyimpanan inventaris barang pada sebuah almari yang dikunci

dan hanya boleh diakses oleh penanggungjawab inventaris.

c. Penggunaan inventaris barang berdasarkan hak akses (kunci) yang telah

diberikan demi menjaga keamanan barang.

3.1.4 Mekanisme Peminjaman dan Pengembalian Mekanisme Peminjaman adalah sebagai berikut:

1. Peminjam datang ke kesekretariatan HMJTI menemui penanggungjawab

inventaris.

2. Peminjam mencatat nama-nama barang yang akan dipinjam di formulir

peminjaman.

3. Penanggungjawab inventaris mencari barang ke almari penyimpanan.

4. Setelah barang-barang siap, maka langsung diberikan kepada peminjam.

Mekanisme Pengembalian adalah sebagai berikut:

1. Peminjam membawa barang-barang yang akan dikembalikan ke

sekretariatan HMJTI.

2. Menyerahkan barang-barang ke penanggungjawab inventaris.

3. Penanggungjawab inventaris mengembalikan barang-barang di almari

penyimpanan.

4. Peminjam menulis tanggal kembali di formulir peminjaman.

3.1.5 Orang-Orang yang Berhak Menggunakan Pengurus HMJ-TI pada masa periode menjabat.

3.1.6 Kontrol dan Perawatan Inventaris barang tersebut akan terus dilakukan sistem kontrol dan

perawatan secara berkala, yaitu :

Pengontrolan dilakukan atas koordinasi antara pengurus selaku

penanggungjawab dengan Jurusan selaku pembimbing dan pengawas.

Mekanismenya adalah dengan membuat laporan kondisi terakhir barang

inventaris tersebut ke ketua HMJTI 3 bulan sekali.

Perawatan adalah tanggung jawab seluruh pengurus HMJTI terutama

dalam hal keamanan inventaris barang tersebut. Mekanisme yang dilakukan

dengan memanfaatkan almari penyimpanan yang akan selalu dikunci ketika

selesai atau tidak digunakan. 3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan

tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem

ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di

dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Langkah - langkah analisis sistem :

1. Identify

2. Understand

3. Analyze

4. Report

3.2.2 Identifikasi masalah Dari identifikasi masalah dengan metode wawancara langsung dengan

pengurus HMJTI dapat disimpulkan permasalahan yang ada sebagai berikut :

3.2.2.1 Dari Segi Kehandalan Proses pendataan inventaris barang masih sebatas data barang yang

dimiliki. Pengolahan data-data inventaris harus dicek satu per satu dari laporan

peminjaman dan laporan pengembalian, sehingga pengolahan data-data menjadi

sangat lambat. Kurang terjaganya barang-barang inventaris karena tidak semua

peminjam menulis di formulir peminjaman, sehingga ketika terjadi kehilangan

maupun kerusakan barang, tidak cukup informasi sebagai bahan laporan

kehilangan.

3.2.2.2 Dari Segi Teknologi Pada HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta belum menggunakan teknologi

komputer secara maksimal karena sistem pendataan barang masih sebatas

laporan barang yang dimiliki.

3.2.2.3 Dari Segi Dokumen Dokumen-dokumen semakin hari semakin menumpuk diantaranya ada

formulir peminjaman, formulir pengembalian dan formulir kehilangan barang

berbentuk lembaran kertas yang akan memenuhi lemari arsip dan kemungkinan

terjadi kerusakan atau hilang pada dokumen tersebut juga sangat tinggi.

3.2.2.4 Dari Segi Laporan Sulitnya pemeliharaan arsip data yang bersifat manual dan sulitnya

melakukan pencarian data bila sewaktu-waktu data dibutuhkan. Perekapan harus

menunggu di akhir pengurusan, sehingga kurang bisa untuk diambil sebagai

sarana pengambilan keputusan.

3.2.3 Analisis Kelemahan Sistem Menurut Fatta (2007, h. 51) analisis yang dapat digunakan adalah

paduan yang dikenal dengan analisa PIECES (Performance, Information,

Economy, Control, Eficiency dan Service) diuraikan sebagai berikut :

3.2.3.1 Analisis Kinerja (Performance) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas pendataan inventaris tidak

berjalan mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu

tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan

selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata

antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi

tersebut. Dalam proses pengolahan data secara manual, waktu proses terdiri dari

2 elemen yaitu dapat diformulasikan sebagai berikut :

3.2.3.2 Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, peminjam akan

mendapat informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dengan yang

diharapkan.

3.2.3.3 Analisis Ekonomi (Economic) Dalam suatu lembaga atau organisasi yang modern dan dinamis dituntut

hal-hal yang lebih efisien, terutama dalam kaitannya dengan aspek ekonomi,

agar keuntungan dan manfaat yang diperoleh dapat maksimal.

3.2.3.4 Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya

untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau

kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi.

3.2.3.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda

dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan sumber daya yang dipakai

dengan pemborosan paling minimum.

3.2.3.6 Analisis Pelayanan (Service) Merupakan faktor yang menentukan apakah lembaga atau instansi dapat

mencapai tujuan dari pembentukan kebijakan atau tidak. Karena perkembangan

lembaga atau organisasi dipicu kepuasan pelayanan yang baik.

3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.4.1 Analisis Kebutuhan Fungsional

Memperhatikan hasil analisis terhadap sistem lama maka kebutuhan

fungsionalnya adalah, sebagai berikut :

3.2.4.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional 3.2.4.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan

untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan

yaitu :

3.2.4.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Analisis kebutuhan perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara

detail perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan dalam membangun dan

menjalankan sistem informasi ini, perangkat lunak yang dimaksud adalah:

a. Codeigniter sebagai framework

b. XAMPP sebagai web server

c. Microsoft Office Visio sebagai editor diagram alir data

d. Sublime sebagai edit PHP

e. Windows Seven sebagai Platform OS

3.2.5 Kebutuhan Informasi 3.2.5.1 Informasi Pengguna Sistem

Informasi ini dibutuhkan untuk mengetahui jumlah keseluruhan pengguna

sistem informasi inventars barang HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta.

3.2.5.2 Informasi Inventaris Barang Informasi ini dibutuhkan untuk menjaga dan memelihara data barang

inventaris HMJTI agar tidak ada data barang milik HMJTI yang tidak diketahui

keberadaannya sehingga barang inventaris tersebut dapat digunakan

sebagaimana mestinya.

3.2.5.3 Informasi Riwayat Barang Informasi ini dibutuhkan untuk mengetahui barang yang masih dipinjam,

barang dalam pemesanan dan barang yang pernah dipinja.

3.2.5.4 Informasi Slip Peminjaman Informasi ini berupa pdf. yang dapat dicetak jika dibutuhkan. Berguna

sebagai bukti peminjaman inventaris barang.

3.2.6 Analisis Kelayakan Sistem 3.2.6.1 Kelayakan Teknologi

Secara teknologi, sistem ini layak diterapkan karena sudah familiarnya

masyarakat dengan teknologi web, sehingga pengguna sistem mudah

mengoperasikannya dengan waktu yang singkat. Selain itu teknologi web

memudahkan pembuat sistem menambah menu yang diperlukan untuk

kemudian diimplementasikan ke dalam sistem.

3.2.6.2 Kelayakan Hukum Ditinjau dari segi hukum, aplikasi ini tidak melanggar ketentuan atas

hukum yang berlaku. Sebab, sistem informasi ini dirancang benar-benar

bersumber dari ide peneliti dan saran dari tempat objek penelitian, tidak

merupakan hasil jiplakan.

Adapun beberapa bagian yang menyesuaikan bentuknya dengan

website hmjti.org dilakukan dengan mempermudah proses integrasi ke website

tersebut dan sudah mendapatkan izin dari pihak terkait.

3.2.6.3 Kelayakan Operasional Sistem informasi dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses

pengembangannya dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi

melalui penelitian yang seksama dan hati-hati.

3.3 Perancangan Sistem Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang berupa

penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan

berfungsi.

3.3.1 Struktur halaman website pada sisi user

Gambar 3.1 struktur halaman website pada sisi user 3.3.2 Rancangan Model

Rancangan model dari sistem yang diusulkan akan disajikan dalam tiga

bentuk, yang pertama yaitu phisical model, bentuk ini digambarkan dengan

bagan alirsistem (flowchart system). Bentuk kedua adalah logical model, model

ini menggambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram). Bentuk

ketiga adalah hubungan antara data dalam database yang disebut dengan Entity

Relationship Diagram (ERD).

4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi

Tahapan implementasi sistem (system implemention) merupakan

tahapan yang paling penting dan mendasar, dimana pada tahapan ini sistem

telah siap untuk diletakkan dan dioperasikan. Termasuk di dalamnya pembuatan

database, pembuatan program, dan pembuatan layout halaman aplikasi. Adapun

tahapan implemantasi sistem adalah sebagai berikut:

Menu Utama

Home

Tata Tertib

Inventaris barang

Registrasi

Hubungi Kami

Riwayat Barang

Persediaan Barang

Login

Galeri Barang

4.1.1 Pemilihan dan Pelatihan Administrator Pemilihan calon administrator web berasal dari pengurus inti HMJTI sesuai

landasan kerja HMJTI. Pelatihan administrator mencakup beberapa hal,

diantaranya sebagai berikut:

1. Pengenalan mengenai gambaran umum sistem dan penjelasan mengenai

kelebihan dan kekurangan sistem.

2. Menyediakan prosedur tertulis yang menjelaskan fungsi-fungsi setiap menu.

3. Mengadakan pelatihan kepada calon administrator dengan cara tatap muka.

4. Personil diberi penjelasan dan instruksi cara mengoperasikan sistem yang

langsung dipraktekan pada situasi kerja sebenarnya.

4.1.2 Cara Kerja Sistem Secara Umum 4.1.2.1 Cara Kerja Sistem pada Admin

Admin adalah seseorang yang bertanggungjawab dalam inventarisasi

barang, sehingga mempunyai hak penuh dalam manajemen user, manajemen

transaksi dan manajemen barang.

4.1.2.2 Cara Kerja Sistem pada User User pada sistem informasi inventaris barang HMJTI dapat melakukan

pesan barang secara online. Terdapat dua hak akses user yakni user pengurus

HMJTI dan user mahasiswa TI. Perbedaannya terdapat pada data inventaris

barang yang tampil. Tampilan di dalam user pengurus HMJTI, dapat melihat

semua data inventaris barang yang dimiliki oleh HMJTI, sedangkan tampilan

pada Mahasiswa TI hanya dapat melihat data inventaris barang public.

Pesan online hanya dibolehkan bagi mahasiswa TI STMIK AMIKOM

Yogyakarta yang masih aktif dan telah melakukan registrasi, sehingga telah

dinyatakan sebagai anggota sistem informasi inventaris barang HMJTI.

4.1.3 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program. Hal

ini dilakukan untuk memeriksa kelengkapan antar komponen sistem satu dengan

yang lainya pada saat diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem

ini adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen dalam sistem telah

berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, pengetesan ini perlu dilakukan untuk

mencari kesalahan-kesalahan atas kelemahan yang mungkin terjadi, pengetesan

ini juga termasuk pengetesan program secara keseluruhan. Pada pengetesan

program, masing-masing program yang telah berjalan dengan baik bukan berarti

program tersebut juga dapat berjalan dengan program lainya dalam sistem

dengan baik. Dalam penelitian ini, pengujian perangkat lunak dilakukan dengan

metode white box dan black box testing.

4.1.4 Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru

agar siap dimulai dan digunakan. Adapun penerapan informasi inventaris barang

HMJTI STMIK AMIKOM Yogyakarta menggunakan konversi paralel (paralell

conversion) yakni mengoperasikan sistem baru dan sistem lama secara

bersamaan dalam waktu beberapa bulan untuk memastikan bahwa sistem baru

telah siap untuk diterapkan menggantikan sistem lama. Alasanya jika sistem baru

gagal maka sistem yang lama masih tetap beroperasi.

4.1.5 Manual Program Manual program bertujuan untuk memberikan panduan kepada user dan

admin dalam mengoperasikan sistem.

4.2 Pembahasan Uraian pembahasan program dan analisis dari hasil program yang dibuat

diantaranya adala pembahasan database.

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada halaman sebelumnya, yang mencakup

data-data pembuatan laporan skripsi dengan judul “Sistem Informasi Inventaris

Barang Berbasis Web pada Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta”,

serta sekaligus menjawab rumusan masalah pada Bab I, maka dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut:

1. Petugas tidak direpotkan dengan peminjam barang yang lupa mengisi form

peminjaman karena dengan adanya sistem ini, peminjam harus

menunjukkan slip peminjaman barang dengan mengisi form pesan barang

terlebih dahulu baru dapat meminjam barang.

2. Mempermudah kinerja petugas dalam inventarisasi barang yakni dengan

mengisi form yang telah disediakan sistem.

3. Anggota mendapatkan banyak informasi seperti, informasi inventaris

barang, informasi riwayat barang dan slip peminjaman hanya dengan

mengakses di website inventaris barang HMJTI.

5.2 Saran Kiranya skripsi ini dengan segala manfaat, kelebihan, dan kekurangan

dapat diterima serta memberi manfaat bagi mahasiswa jurusan teknik

informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta pada umumnya dan HMJTI STMIK

AMIKOM Yogyakarta pada khususnya.

Adapun saran dari peneliti yang akan disampaikan kepada pembaca dan

semua pihak yang ingin membuat sistem yang hampir sama dengan ini agar

dapat melengkapi dan memperbaiki serta memperhatikan kekurangan yang

ada, antara lain:

1. Pengelola inventaris (admin) supaya lebih memperhatikan website untuk

selalu up to date agar lebih cepat tersampainya informasi kepada

pengguna sistem.

2. Peraturan dari sistem ini hanya menerima pemesanan barang secara

online, sehingga akan menjadi kendala bagi peminjam yang malas untuk

membuka website dan membuat print out slip peminjaman barang.

Sehingga disarankan untuk menambahkan akses admin yang lebih

kompleks lagi.

3. Pengembalian barang belum sepenuhnya terupdate otomatis, sehingga

disarankan untuk admin lebih teliti dalam memanajemen barang kembali.

4. Dapat ditambahkan cetak laporan berdasarkan bulan dan tahun jika

diperlukan.

5. Membuat menu notifikasi, sehingga ketika ada perubahan baru dari user

akan lebih cepat ditanggapi admin.

6. Membuat menu download dokumen. Menu ini dapat sangat bermanfaat

bila ada data barang yang berbentuk softcopy, sehingga user dapat

langsung mendownloadnya.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika.

Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Yogyakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Iskandar. 2009. Panduan Lengkap Internet.Yogyakarta: Andi Offset.

Kadir, Abdul. 1999. Konsep dan Tuntutan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi.

Nugroho, Adi. 2004. Konsep Pengembangan Basis Data. Bandung: Informatika.

Sidharta, Lani. 1995. Sistem Informasi Bisnis: Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Iplementasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Wardana. 2010. Menjadi Master PHP dengan Framework Codeigniter. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Widiapsari. 2011. Inventarisasi Pra dan Sarana Pendidikan untuk terwujud-nya tertib administrasi. http://www.sman7malang.sch.id/index.php?option =com_ content&view=article&id=112:inventarisasi-pra-dan-sarana-pendi-dikan-untuk-terwujudnya-tertib-administrasi&catid=34:teknologi-informasi-a-komunikasi &Itemid=34. diakses 16 Oktober 2012

Windhya KW, Bagus. 2010. Aplikasi Inventaris Kantor pada Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. http://www.scribd. com/doc/49684144/17/B-Pengertian-Inventaris. diakses 15 Oktober 2012