sistem informasi akademik pada sma tunas luhur...
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMA TUNAS LUHUR PAITON DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC 6.0
Naskah Publikasi
diajukan oleh
M Miftahul Munir 07.12.2624
Kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
2013
2
3
ANALYZE AND DESIGN STUDENT DATA INFORMATION SYSTEM ON SMA TUNAS LUHUR PAITON
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA PADA SMA TUNAS LUHUR
M Miftahul Munir
Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
Digital input data is really needed in all element of institute recenly which make things easier to search data, input data or even data report.
The author makes a student recapitulationon SMA Tunas Luhur Paiton as a purpose to make the recapitulation is easier which before of it, SMA tunas luhur had manual system (using microsoft exel). may with this new system SMA Tunas Luhur can prosses students data or the report fast and easy.
This recapitulatin system works is to input all students data, searching students
data and make make some students report. The author makes the recapitulation system by using Microsoft Visual Basic 6.0,SQL server 2000 and crystal report 8.5. Keywords : information systems, input, computer, report
4
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi sangat pesat setiap tahunnya, dengan
berkembangnya teknologi maka teknologi seakan menjadi sebuah alat untuk
membantu meringankan pekerjaan bagi seluruh kalangan. Tak luput dari
berkembangnya teknologi maka pengolahan data pun semakin mudah, yang mana
pada awal pengolahan data yang digunakan hanya menggunakan input data manual
seperti pengarsipan data. Pengolahan data menggunakan arsip sangatlah
membutuhkan waktu yang begitu lama dan juga resiko kehilangan data ataupun
rusaknya sebuah data sangatlah besar, maka dengan semakin majunya
perkembangan teknologi, penginputan data tidaklah serumit peng arsipan
menggunakan cara manual. Maka perlu adanya proses penginputan data yang
berbasis komputerisasi yang jauh lebih mudah dan cepat.
Sistem pengolahan data siswa pada SMA Tunas Luhur Paiton Probolinggo
yang masih menggunakan sistem manual diperlukan adanya pengolahan data yang
terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam mengolah data. Hal ini dapat
meningkatkan produktifitas kerja para karyawan sekolah dan hasil laporan yang
diperoleh dapat lebih cepat, tepat dan akurat.
Aplikasi informasi rekapitulasi siswa sma tunas luhur adalah aplikasi
komputer yang dikembangkan untuk pengolahan data siswa pada SMA Tunas Luhur
Paiton Probolinggo. Dengan adanya Aplikasi informasi rekapitulasi siswa pada SMA
Tunas Luhur ini akan mempermudah dalam mendata sekaligus melakukan laporan.
1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalahnya adalah :
Bagaimana membuat Aplikasi informasi rekapitulasi siswa SMA Tunas Luhur Paiton
Probolinggo sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat, dan
akurat?
1.2 Batasan Masalah Adapun batasan-batasan masalah sebagai berikut :
a. Input data, yang terdiri dari: input data guru, input data mata pelajaran, input
data siswa, input data guru ajar, input data nilai, input data bagi kelas dan
input data detail nilai.
b. Pengolahan data, yang terdiri dari: pengolahan data siswa, pengolahan data
guru, pengolahan data kelas, pengolahan data mata pelajaran, pengolahan
data pembagian kelas, pengolahan input data guru ajar, pengolahan data
jenis ujian dan pengolahan data nilai siswa.
5
c. Laporan-laporan, yang terdiri dari: Laporan data siswa, Laporan data guru,
Laporan data kelas, Laporan data mata pelajaran, Laporan data pembaguan
kelas, Laporan data guru ajar dan laporan data nilai siswa.
1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Aplikasi
informasi rekapitulasi siswa ini akan membantu mempermudah pengolahan data
siswa pada SMA Tunas Luhur Paiton Probolinggo dalam melakukan pendataan
pada siswa dan mengukur tingkat kebutuhan terhadap sistem ini dibandingkan
dengan sistem manual yang digunakan sebelumnya.
1.4 Manfaat penelitian
a. Bagi guru, akan sangat membantu dalam memperoleh informasi mengenai siswa
yang bersangkutan dengan nilai guru tersebut dan mempermudah apabila ada
perubahan nilai maupun kesalahan nilai.
b. Bagi wali kelas, akan membantu mempermudah pendataan siswa di setiap
kelas. 1.5 Metode Penelitian
Untuk lebih memahami sistem yang ada pada Aplikasi informasi rekapitulasi
siswa SMA Tunas Luhur Paiton Probolinggo, maka dalam pembangunan aplikasi ini
metode yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah :
a. Metode Observasi
Merupakan suatu metode yang dilakukan dengan cara mengadakan
pengamatan secara langsung terhadap seluruh kegiatan dengan cermat dan
sistematik.
b. Metode Wawancara
Mengadakan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang berkepentingan
yang terkait dengan pencarian informasi atau penelitian dengan cara
mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang sesuai dengan masalah yang akan
dipecahkan.
c. Kepustakaan
Pengumpulan data dengan cara mengunakan buku – buku atau internet
yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
6
2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada
level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian,
dan pengambil keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-
laporan tertentu. SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi, salah satunya
adalah sistem informasi penjualan. Sistem informasi penjualan adalah suatu
sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode
yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan
memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai
penjualan.
2.2 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database
management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses
manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL
Server 2000 merupakan produk andalan Microsoft untuk database server.
Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam
pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database
administrator.
2.3 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft
Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic 6.0 memiliki kelebihan-
kelebihan yang tidak dimiliki oleh versi sebelumnya. Kelebihannya antara lain
kompiler (proses compile) dapat dilakukan dengan cepat, mendukung kontrol
data objek yang baru, mendukung berbagai macam database, pembuatan
laporan yang lebih mudah, penambahan fasilitas IDE (Integrated Development
Environment) dan koleksi kontrol yang lebih lengkap,
7
3. Analisis
Analisis dan Perancangan Kinerja pada sistem lama pada dasarnya
masih kurang efektif, membutuhkan banyak biaya dan ruang, waktu kurang
efisien dan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat dan
akurat. Oleh karena itu perlu diadakan beberapa analisa untuk menganalisis
sistem lama, yaitu :
a. Analisis Kinerja (Performance)
Kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan suatu proses dengan
cepat, sehingga sasaran dapat segera tercapai. Dibawah ini adalah parameter
dan hasil analisis :
Throughput : Pada sistem lama kinerja memakan waktu lama dan
lambatnya proses yang dilakukan, misalnya dalam proses pencatatan data
membutuhkan waktu sekitar 10 menit sehingga jumlah produksi tidak dicapai
dengan maksimal.
Respond time : waktu tanggap pemrosesan data memerlukan waktu 10
menit karena kegiatan pencatatan masih dilakukan secara manual, dalam
pencarian data juga masih memerlukan waktu yang lama karena harus mencari
data – data pada arsip yang masih berupa kertas – kertas.
b. Analisis Informasi (Information)
Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi
yang bermanfaat, informasi dikatakan baik dan bermanfaat bagi penggunanya
jika informasi tersebut tepat waktu, akurat dan relevan yaitu Informasi yang
disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas
dengan informasi tersebut. Hasil informasi berupa laporan yang dicatat secara
manual sering terjadi kesalahan karena data yang tidak tepat dan terkadang
tulisan tidak jelas. Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis :
Akurat : Penyimpanan data masih berbentuk arsip-arsip, maka informasi
yang diberikan tidak akurat apabila terjadi kerusakan pada arsip tersebut.
Relevan : Informasi yang disampaikan, misalnya laporan nilai dan kelas
harus menyalin dari data yang masih berupa arsip sehingga kemungkinan
adanya data yang salah atau kurang relevan.
Tepat Waktu : Apabila seseorang membutuhkan data maka harus
mencari dalam arsip yang berupa kertas – kertas yang jumlahnya tidak sedikit
sehingga informasi tidak tepat waktu.
8
c. Analisis Ekonomi (Economic)
Dengan demikian biaya yang di keluarkan juga pasti tidak dapat di ramal
karena pencatatan data yang banyak dan kemungkinan adanya kerusakan arsip
bisa terjadi kapan saja. . Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis :
Biaya : kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama maka
mungkin terjadi biaya yang tidak dapat diramal.
Manfaat : pencatatan masih menggunakan kertas, tinta, dan alat tulis
lainnya sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip yang rusak
dan perlu diganti sehingga menambah biaya operasional.
d. Analisis Kontrol (Control)
Sistem informasi laporan yang digunakan masih dengan cara manual
sehingga kemungkinan terjadi kesalahan akan cukup besar dan penyimpanan
data-data transaksi dalam bentuk buku bantu terkadang akan rusak ataupun
hilang. Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis :
Keamanan : Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan
keberadaannya untuk menjamin keamanan data dan informasi. Kelemahan
sistem yang lama adalah pengendalian terhadap keamanan data relatif sulit
karena pencatatan data yang masih menggunakan buku dan penyimpanan data
masih dalam bentuk arsip-arsip.
e. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Penulisan data siswa secara manual dan pencarian data yang berupa
arsip-arsip kurang efisien karena peletakan arsip yang terkadang salah tempat.
Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis :
Sumber Daya Manusia : berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang
ada digunakan seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal.
Pada sistem yang lama sistem pengolahan masih dilakukan secara manual,
pendayagunaan sumber daya masih kurang efisisen serta proses pencarian data
dan pembuatan laporan yang masih menggunakan sistem manual.
9
f. Analisis Pelayanan (Service)
Pelayanan siswa akan membutuhkan banyak waktu karena harus
menunggu pendataan di pihak BP/BK terlebih dahulu, dimana petugas harus
mendata dan membuat laporan. Dibawah ini adalah parameter dan hasil analisis
:
Mutu layanan : Pelayan informasi membutuhkan waktu 10 sampai 15 menit
sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan karena pelayanan masih
menggunakan sistem pendataan maupun laporan secara manual.
Perancangan proses terdapat dua pemodelan yaitu pemodelan fisik dan
pemodelan logika. Berikut pemodelan fisik yang akan diusulkan : Dalam
pemodelan fisik ini akan diusulkan flowchart system. Adapun flowchart system
tersebut adalah sebagai berikut :
Data siswa Data guru Data Kelas Data mapelData
Pembagian kelas
Data guru ajar
Input data siswa Input data guru Input data Kelas Input data mapel
Input data Pembagian kelas
Input data Data guru ajar
Gur
u
Olah data siswa Olah data guru Olah data Kelas Olah data mapelOlah data
Pembagian kelas
Olah data Data guru ajar
Pembuatan laporan data
siswa
Pembuatan laporan data
guru
Pembuatan laporan data
Kelas
Pembuatan laporan Data
mapel
Pembuatan laporan data Pembagian
kelas
Pembuatan laporan data
Data guru ajar
Laporan data siswa
Laporan data guru
Laporan data Kelas
Laporan Data mapel
Laporan data Pembagian
kelas
Laporan data Data guru ajar
siswa guru Kelas mapel Pembagian kelas
Data guru ajar
Data Nilai siswa
Input Nilai siswa
Olah Nilai siswa
Pembuatan laporan Data
Nilai siswa
Laporan Data Nilai siswa
nilaiDetail nilai
10
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan
sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap dioperasikan
sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan
semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
Kegiatan implementasi bertujuan untuk melakukan proses penerapan sistem baru.
Kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Pelatihan Personil Personil disini merupakan orang yang memegang peran
penting dalam pemanfaatan sistem baru. Pelatihan personil dilakukan dengan tujuan
agar orang tersebut paham dan mudah mengoperasikan sistem baru yang akan
diterapkan dalam instansi. Pelatihan ini dilakukan selama sehari karena personil sudah
mengerti atau mengenal komputer sehingga personil tidak memerlukan pengetahuan
dasar komputer lagi dan cukup memahami sistem baru.
b. Seleksi tempat serta instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Untuk
menjalankan sistem baru ini dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak yang
mampu mendukung pengoperasiannya. Perangkat keras itu sudah dimiliki instansi.
Sedangkan perangkat lunak yang baru dimiliki adalah sistem operasi. Spesifikasi-
spesifikasinya adalah sebagai berikut :
Processor Intel Dual Core E5400 B Rp.620.000
Motherboard ENPC E31 intel G31 Rp.355.000
RAM DDRII 1 GB pc6400 Rp.405.000
VGA PCIe 9300GS-256/64bit D2 Rp.250.000
Harddisk Seagt 320/500G SATA BC Rp.420.000
Opical DVD Room Samsung Rp.165.000
Cassing Simbada C series-430W Rp.450.000
Monitor ACER X-163- 16” (LED Tech) Rp.950.000
Keyboard & Mouse K+M Sturdy PS-2 Rp. 42.500
Printer Canon IP 2270 Rp.395.000
TOTAL Rp.4.052.500
11
Dan system operasi yang di gunakan adalah windows xp sp 2, sehingga untuk
menyempurnakan pengoperasian sistem baru tersebut cukup menginstalasi
perangkat lunak Microsoft SQL Server 2000.
c. Konversi Sistem Konversi sistem terdapat beberapa pendekatan salah
satunya konversi pararel. Konversi paralel diterapkan dengan cara mengoperasikan
sistem lama dengan sistem baru secara bersama-sama pada periode waktu tertentu.
Sistem konversi pararel ini berfungsi untuk meyakinkan kinerja sistem baru telah
beroperasi dengan baik dan sesuai dengan tujuan, sehingga sistem lama akan
dihentikan. Keunggulan sistem ini adalah sistem lama masih dapat dijalankan jika
sistem baru tidak sesuai dengan tujuan. Kelemahan sistem ini adalah biaya yang harus
dikeluarkan lebih banyak karena harus membiayai dua sistem sekaligus.
Gambar tampilan menu utama program
5. Kesimpulan
Dari penelitian dapat dilihat bahwa sistem yang digunakan masih menggunakan
sistem manual sehingga sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan, antara lain:
1. Informasi yang disajikan kurang akurat, relevan dan tepat waktu.
2. Lebih banyak memakan waktu karena lamanya pencarian dan perubahan data.
3. Kesulitan dalam mencari data yang telah usang atau lama.
12
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. 1990. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Raymond McLeod, Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen Jilid I. Jakarta : PT
Prenhallindo. Jeffery L. Whitten. 2004. Metode Desain Analisis Desain. Yogyakarta : Andi Offset. Tata Sutabri, S.kom,MM. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. M.Suyanto, 2004. Pengenalan dan Pengolahan Data Elektronik. Yogyakarta : AMIKOM
Yogyakarta. Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Andi Offset.