sistem dan klasifikasi fail

7/30/2019 SISTEM DAN KLASIFIKASI FAIL

1/52

SISTEM FAIL

DAN

KELASIFIKASI FAIL


2/52

TUJUAN

Bertujuan untuk memberi penerangan

kepada pejabat awam mengenai Sistem fail

dan langkah-langkah menyediakan

klasifikasi fail berdasarkan fungsi danaktiviti.


3/52

PROSES MELIPUTI

PEGELASAN, PENYUSUNAN,

PENYIMPANAN,PENGAWALAN DAN

MENGINDEKS FAIL UNTUKTUJUAN PENGESANAN

APABILA DIPERLUKAN

SISTEM FAIL


4/52

SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYASURAT-SURATAN

DISUSUN DENGAN CERMAT DANTERATUR, DIBERI TAJUK.

DINOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN

RASMI

FAIL


5/52

MEMBERI MAKLUMAT YANGBETUL KEPADA PENGGUNA

YANG MEMERLUKANNYA

PADA MASA YANG

DITETAPKAN DENGAN KOS

YANG MINIMA

MATLAMAT SISTEM FAIL


6/52

KOMPONEN

INPUT

KOMPONEN

PROSES

KOMPONEN

OUTPUT

KOMPONEN SISTEM FAIL

MATLAMAT:

KEMAMPUAN MENYAMPAIKAN MAKLUMAT/FAIL YANG

TEPAT UNTUK ORANG YANG MEMERLUKANNYA

DENGAN MELIBATKAN KOS YANG MINIMA


7/52

KOMPONEN SISTEM FAIL

KOMPONENINPUT

KOMPONENPROSES

KOMPONENOUTPUT

MAKLUMATPERALATAN

KEWANGAN

MANUSIA

KAEDAH

FAIL:

1. PEWUJUDAN

FAILi. Pengelasan

Fail

ii. Mengindeks

iii. Mengawal

Edaran

2. PENYIMPANAN

3. PELUPUSAN

MAKLUMAT


8/52

1. PENGELASAN..

2. MEWUJUDKAN..

3. MENGESAN/PENGUNAAN

4. PELUPUSAN

AKTIVITI SISTEM FAIL


9/52

REKOD URUSAN AM/

HOUSEKEEPING DAN

FUNGSIAN/FUNCTIONAL

TARAF KESELAMATAN

KOD

JENIS PENGELASAN


10/52

PENGESANAN FAIL

TUJUAN

MENDAPATKAN SEMULA MAKLUMAT/FAIL MENGIKUT SISTEM YANG TELAH

DISEDIAKAN


11/52

KAEDAH MENGESAN

1. PENGGUNAAN INDEKS

2. PENGGUNAAN KAD EDARAN FAIL

- KAD KELUAR MASUK

- BORANG REGISTRI

3. PENGUNAAN DIARI SDP

4. PENGGUNAAN KOMPUTER

5. PENGGUNAAN SENARAI

FAIL/BUKU DAFTAR FAIL6. PENGGUNAAN BUKU DAFTAR

SURAT


12/52

4. PELUPUSAN

1. JADUAL PEMISAHANREKOD

2. SENARAI PELUPUSAN REKOD

3. PEMUSNAHAN FAIL


13/52

CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK

1. PENGGUNAAN RUANG MINIMA2. MUDAH DIRUJUK

3. PENYIMPANAN FAIL - KOS MINIMA

4. LOKASI YANGSESUAI/KAWALAN

5. RUJUKAN SILANG

6. PENGELASAN YANG BAIK

7. ANJAL (FLEXIBLE)

8. MEMUDAHKAN PELUPUSAN- PENILAIAN/PEMINDAHAN/PELUPUSAN


14/52

PANDUAN

PENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL
http://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdfhttp://localhost/var/www/apps/conversion/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD/PANDUAN%20PENGURUSAN%20REKOD%20KONVENSIONAL/Panduan%20Pembangunan%20Klasifikasi%20Fail%20.pdf


15/52

PENGENALAN

Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi mandatkepada Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk

menguruskan rekod kerajaan di pejabat awam bermula

dari peringkat pewujudan sehingga pelupusan.

Selaras dengan peruntukan tersebut, ANM telahmemperkenalkan beberapa ketetapan bagi

mentranformasikan pengurusan rekod kerajaan di

samping membuat persediaan dalam menguruskan

rekod secara elektronikdengan menggunakan aplikasipengurusan rekod elektronik (Electronic Records

Management System [ERMS]).


16/52

TUJUAN

Bertujuan untuk memberi penerangankepada pejabat awam mengenai langkah-

langkah menyediakan klasifikasi fail

berdasarkan fungsi dan aktiviti.


17/52

Klasifikasi Fail

Proses mengenalpasti dan mengumpulkanmaklumat ke dalam kategori/ kumpulan

yang sama atau seakan-akan sama,

Di mana setiap satu kategori/kumpulanrekod itu dikenali dengan identitinya

sendiri


18/52

Adalah rekod yang memberi sokongankepada perjalanan jentera sesebuah

pejabat awam yang terdiri daripada rekod

yang meliputi perkara seperti berikut: Pentadbiran

Tanah, Bangunan dan Infrastruktur

Pengurusan Aset dan Bekalan Kewangan

Sumber Manusia.

Rekod Urusan Am


19/52

Adalah rekod teras berkaitan fungsi,aktiviti khusus dan sub-aktiviti bagi

sesebuah pejabat awam. Ia berbeza-beza

di antara setiap pejabat awam.

Rekod Urusan Fungsian


20/52

Pejabat Tanah - Rekod-rekod mengenaiurusan tanah

Pejabat Agama - Rekod-rekod mengenai

nikah, kahwin, cerai, nafkahJabatan Kebajikan - Rekod Mengenai Bantuan

LHDNRekod mengenai cukai pendapatan

JPJ - Rekod mengenai kenderaan, LesenMemandu

Contoh


21/52

1. TERBUKA

2. TERHAD

3. SULIT

4. RAHSIA

5. RAHSIA BESAR

TARAF KESELAMATAN FAIL


22/52

TERBUKA

- a. Putih (AM 435 - Pin. 1/80)

- b. SAMPUL KECIL - Kuning (AM 435A- Pin. 1/82)

TERHAD

- Putih (AM 435 - Pin. 1/80) juga dan tercatit perkataanTERHAD

SULIT

- Hijau dan tercatit perkataan SULIT (AM 436)

RAHSIA

- Merah jambu berpalang merah dan tarcatit perkataanRAHSIA (Am 437)

RAHSIA BESAR

- Kuning dan berpalang merah dan tercatit perkataan

RAHSIA BESAR (AM 438)

WARNA KULIT FAIL


23/52

KEPERLUAN PENYEDIAAN

KLASIFIKASI FAIL

i. Mewujudkan keseragaman klasifikasi fail di pejabatawam

ii. Pra-syarat pelaksanaan Sistem Pengurusan Rekod

Elektronik

iii. Membolehkan pewujudan dan penawanan rekod secarasistematik bagi memenuhi keperluan pengauditan,

penyiasatan dan keakuran kepada perundangan.

iv. Memudah dan mempercepatkan pengesanan rekod

untuk meningkatkan penyampaian perkhidmatan. v. Membantu dalam penyediaan Jadual Pelupusan Rekod

(JPR)


24/52

LANGKAH-LANGKAH

PENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL

LANGKAH 1 - PERBINCANGANPENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL

Pejabat awam perlu menghubungi Arkib

Negara Malaysia untuk mengadakanperbincangan dan khidmat nasihat

mengenai penyediaan klasifikasi fail.


25/52

LANGKAH 2 : PENUBUHAN PASUKAN

KERJA PENYEDIAAN KLASIFIKASI

FAIL

Satu pasukan kerja perlu ditubuhkan bagi

melaksanakan kerja-kerja penyediaan

klasifikasi fail.

Keahlian pasukan kerja hendaklah terdiri

dari :


26/52

Ketua : SUB BKP (Peringkat Kementerian)

Pengarah/Timbalan Pengarah

(Peringkat Jabatan)

Pengarah/Penolong Pengarah

(Peringkat Jabatan Negeri)

Setiausaha: Ketua Penolong Setiausaha/

Penolong Pegawai Tadbir/Pegawai Rekod Jabatan

Ahli : Ketuaketua Bahagian/ Seksyen/Unit

Penasihat Undang-undang/Pegawai

PerundanganPegawai dan kakitangan yang berkaitan

Kerani Rekod Jabatan


27/52

Pegawai dan kakitangan yang dilantik

menganggotai Pasukan Kerja Penyediaan

Klasifikasi Fail hendaklah:

mahir dan berpengetahuan tentang

kandungan rekod di pejabat awam yang

berkenaan.

mempunyai pengetahuan tentang fungsi dan

aktiviti jabatan serta boleh membuat

keputusan tentang klasifikasi.


28/52

PENYEDIAAN KLASIFIKASI

FAIL a.Penganalisaan Fungsi dan Aktiviti

Klasifikasi fail fungsian dibangunkan dengan

menganalisa,mengenalpasti dan menyusun

fungsi serta aktiviti-aktiviti, sub-aktiviti dantransaksi yang dilaksanakan oleh sesebuah

pejabat awam

Bagi memudahkan penawanan, penggunaan,

penyelenggaraan dan pelupusan rekod secarasistematik dan konsisten


29/52

Analisa fungsi dibuat berdasarkan

maklumat yang diperolehi dari

i. Objektif dan fungsi jabatan;

ii. Visi dan misi jabatan;

iii. Carta fungsi;

iv. Carta organisasi; v. Laporan Tahunan Jabatan;

vi. Senarai fail sedia ada; dan

vii. Aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan


30/52

b. Susunan Hierarki Klasifikasi Fail

- Fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi

yang telah dikenalpasti hendaklah

dikelompokkan dan disusun mengikut

hierarki.- Hierarki yang dibangunkan hendaklah tidak

melebihi 4 peringkat (level)


31/52

Fungsi merujuk kepada tanggungjawab utama/khusus yang

dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam

mencapai objektif penubuhannya

Aktiviti

merujuk kepada kegiatan yang dilaksanakan

oleh sesebuah pejabat awam dalam mencapai

fungsi khusus penubuhannya.


32/52

Sub-aktiviti

Transaksi merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah

sesuatu sub-aktiviti. Ia merupakan peringkat keempat

dalam Klasifikasi Fail dan mengandungi dokumen-

dokumen yang berkaitan dengan tajuk

fail tersebut.

adalah kegiatan-kegiatan khusus yang

dilaksanakan di bawah aktiviti.


33/52


34/52

Contoh Susunan Hierarki adalah

seperti berikut:

Peringkat 1-Fungsi (Sumber Manusia)

Peringkat 2 Aktiviti (Latihan)

Peringkat 3 Sub-aktiviti (LatihanDalaman)

Peringkat 4 Transaksi (Fail) (Kursus

Aset)


35/52

c. Kawalan Perbendaharaan

Kata perlu mengadakan kawalan perbendaharaan kata

yang digunapakai dalam pengkelompokan failmengikut fungsi, aktiviti, subaktiviti dan transaksi

Perbendaharaan kata yang digunakan bagi setiap

peringkat hierarki itu mesti merangkumiperingkat-peringkat di bawahnya sepertimanayang disusun dalam ensiklopedia.

Kawalan ini dapat memastikan supayaperbendaharaan kata yang berkaitan dengan fungsi

pejabat awam itu sahaja digunakan


36/52

Selain daripada itu, perkara-perkara berikutjuga hendaklah diambil kira dalam mengawal

perbendaharaan kata: Elakkan penggunaan perkataan-perkataan

sinonim (synonym) yangmempunyai maknayang hampir-hampir sama.

Contoh:

dekad dengan dasawarsa,

tamadun dengan peradaban,

jambatan dengan titi,

upah dengan gaji.


37/52

Elakkan penggunaan perkataan homograph

yang mempunyai ejaan yang sama tetapimembawa dua makna yang berlainan.

Contoh:

perkataan kabinet boleh merujukkepada perabot atau jemaah menteri.


38/52

Elakkan penggunaan acronym yang

merupakan singkatan kepada beberapaperkataan.

Contoh: ANM, LO, DO dan

sebagainya tidak digalakkan sebab iamungkin membawa maksud yang

lain. Sebaliknya, namapenuh iaitu

Local Order dan Delivery Order perlu

digunakan


39/52

Penyediaan Deskripsi Klasifikasi

Semua fungsi dan aktiviti yang disenaraikanhendaklah disediakan deskripsi yeng lengkap dan

mendalam.

Ia harus menerangkan skop liputan fungsi,

aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang

Boleh memudahkan kerja-kerja fail-memfail

serta pencarian maklumat dengan menggunakan

pencarian katakunci (key word search).


40/52

PENYEDIAAN KOD KLASIFIKASI

FAIL

Rekod Urusan Am (untuk semuapejabat awam)

100 Pengurusan Pentadbiran

200 Pengurusan Tanah, Bangunan danInfrastruktur

300 Pengurusan Aset

400 Pengurusan Kewangan

500 Pengurusan Sumber Manusia


41/52

Contoh

Sekolah-sekolah

600 Tadbir Urus Sekolah

700 Tadbir Urus Murid

800 Tadbir Urus Asrama Sekolah


42/52

Penyelarasan penggunaan tanda

pemisah

Tanda yang digunapakai untuk

memisahkan fungsi, aktiviti, sub-

aktiviti dan transaksi hendaklah

diselaraskan seperti berikut:

Tanda sengkang () hendaklah digunakan

untuk memisahkan fungsi dan aktiviti.

Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk

memisahkan aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi.


43/52

Contoh 1 : Klasifikasi Urusan Am

100 PENTADBIRAN (Fungsi)

100-2 Perhubungan Awam (Aktiviti)

100-2/1 Publisiti, Promosi dan Protokol(Sub-Aktiviti)

100-2/1/1 Publisiti dan Sidang Akhbar

(Transaksi (Fail)


44/52

100 - 2 / 1 / 1

100 Pentadbiran- Tanda Sengkang

2 Perhubungan Awam

/ Tanya Serong

1 Publisiti, Promosi dan Protokol

/ Tanda Serong

1 Publisiti dan Sidang Akhbar


45/52


46/52

Contoh 2 : Klasifikasi Urusan Fungsian

Lembaga Kemajuan Terengganu Tengah

600 PEMBANGUNAN WILAYAH(Fungsi)

600-1 Bandar Baru(Aktiviti)

600-1/1 Perancangan(Sub-Aktiviti) 600-1/1/1 Pembangunan Bandar Al Muktafi Billah Shah

(Transaksi(Fail)

600-1/1/2 Pembangunan Bandar Bukit Besi(Transaksi(Fail)


47/52

600 - 1 / 1 / 2

600 PEMBANGUNAN WILAYAH- Tanda Sengkang

1 Bandar Baru

/ Tanya Serong

1 Perancangan

/ Tanya Serong

2 Pembangunan Bandar Bukit Besi


48/52


49/52

Ruj.Pertama:Namaringkasorganisasi Ruj.Kedua:TarafKeselamatan

Ruj.Ketiga:KodFungsi/Siri

Ruj.Keempat:KodAktiviti/perkarautama

Ruj.Kelima:KodSub-aktiviti/pecahanperkara utama(khusus)

Ruj.Keenam:KodTransaksi (Fail)/pecahan kecil perkarautama(sub

khusus)

SISTEMNOMBORRUJUKANFAIL.


50/52

50

BAGAIMANA MELAKSANAKAN

PENGKELASAN PERKARA1. DUA JENIS REKOD

- AM/HOUSEKEEPING

- FUNGSIAN/FUNCTIONAL

2. KAJI STRUKTUR ORGANISASI

3. KUMPUL TAJUK-TAJUK YANG

SEDIA ADA

4. PADANKAN


51/52

51 RKPS Khid.Nasihat 1/04

ARKIB NEGARA MALAYSIA

CAWANGAN KEDAH DAN

PERLIS

ALOR MERAHO5250 ALOR STAR

KEDAH DARUL AMAN

Telefon (Talian Terus) - 04-7204201Fax - 04-7340235Website - www.arkib.gov.myEmail - [email protected]

KHIDMAT NASIHAT
http://www.arkib.gov.my/http://www.arkib.gov.my/


52/52

SESI SOAL-JAWAB

sistem dan klasifikasi fail

Documents