SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

PENDAHULUANSistem buku besar dan sistem pelaporan keuangan merupakan dua sistem yang mempunyai interdependensi operasional sehingga keduanya dipandang sebagai satu sistem tunggal yaitu sistem buku besar dan pelaporan keuangan. General Ledger and Report System (GLARS) mencakup proses-proses di tempat untuk memperbarui akun buku besar dan menyiapkan laporan yang merangkum hasil kegiatan organisasi. Kegiatan dasar dalam GLARS adalah: Update buku besar Posting jurnal penyesuaian Menyusun laporan keuangan Menghasilkan laporan manajerial Tiga pertama merupakan langkah dasar dalam siklus akuntansiSalah satu fungsi utama dari GLARS adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari: Masing-masing subsistem siklus akuntansi, yang menyediakan entri ringkasan yang berkaitan dengan kegiatan rutin dalam siklus tersebut. Bendahara, yang memberikan masukan sehubungan dengan kegiatan non-rutin seperti transaksi dengan kreditor dan investor. Departemen anggaran, yang memberikan nomor anggaran. Controller, yang menyediakan jurnal penyesuaian Informasi harus diorganisir untuk memenuhi kebutuhan pengguna internal dan eksternal. Sistem ini harus dirancang untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk mendukung pertanyaan real-time.

AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORANUpdate Umum Buku BesarKegiatan update umum Buku Besar merupakan posting yang berasal dari 2 sumber yaitu 1. Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang dijelaskan di Bab 11 hingga 14 membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi, praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu (hari, mingguan, atau bulanan). Contohnya, subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas, serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan. Dalam cara yang hampir sama, siklus pengeluaran akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta untuk mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut.2. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaanJurnal yang digunakan untuk memperbaharui catatan buku besar dapat didokumentasikan dalam sebuah dokumen yang disebut voucher jurnal. Dokumen ini merupakan produk sampingan dari proses posting dan bukan merupakan input. Namun dokumen ini cukup penting dalam proses penelusuran bagi seorang auditor.

Gambar 1. DFD Tingkat 0 Untuk Sistem Buku Besar Dan Pelaporan

Gambar 1. menunjukkan bahwa setiap ayat jurnal digunakan untuk memperbarui buku besar dan disimpan dalam file voucher jurnal. File ini karenanva berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum di SIA manual. Akan tetapi, ingatlah bahwa file voucher jurnal adalah hasil sampingan, bukan merupakan input ke dalam proses memasukkan ayat jurnal. Seperti yang akan dijelaskan kemudian, file voucher jurnal membentuk bagian penting dari jejak audit

Posting Jurnal PenyesuaianPada tahap kedua siklus buku besar dan pelaporan adalah pembukuan transaksi penyesuaian. Jurnal penyesuaian berasal dari kantor controller 's pada setiap akhir periode akuntansi (bulan, kuartal, tahun, dll) dan setelah neraca saldo awal telah disiapkan. Neraca saldo adalah laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar.Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, makatotal saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit.. Ada 5 jenis jurnal penyesuaian yaitu: Accruals Deferrals Estimates Re-evaluations Error corrections

1. Accrual merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mencatat transaksi yang telah terjadi namun belum dilakukan pembayaran atau belum ada penerimaan kas, contohnya pendapatan bunga dan utang gaji.2. Deferral merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mencatat transaksi perubahan status kas yang telah diterima tau dibayarkan sebelum jasa diberikan atau diterima. Contohnya pengakuan terhadap pendapatan atau biaya yang telah diterima kasnya atau dibayarkan sebelim akhir periode dan pada periode ini sebagian telah diakui.3. Estimates merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk pencatatan transaksi biaya yang terjadi dalam beberapa periode akuntansi. Contohnya depresiasi dan biaya kerugian piutang.4. Re-evaluations merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mencatat selisih antara angka yang tercatat dan angka dari hasil perhitungan fisik asset atau sebagai akibat perubahan kebijakan akuntansi yang dilakukan.5. Error-correction merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mencatat koreksi kesalahan dalam rekening-rekening buku besar.

Menyusun Laporan KeuanganTahap ketiga dalam siklus ini adalah penyusunan laporan keuangan. Laporan laba-rugi harus dibuat pertama kali, dengan menggnakan data dari saldo-saldo rekening pendapatan dan biaya yang tercantumkan dalam neraca saldo setelah disesuaikan. Tahap kedua adalah membuat neraca. Untuk membuat neraca ada 2 alternatif yang dapat yang dapat dilakukan, yaitu: 1. Menyusun terlebih dahulu laporan perubahan modal, kemudian menyusun neraca dengan menggunaan data neraca saldo setelah disesuaikan ditambah data dari laporan modal.2. Menutup buku (menihilkan saldo rekening- rekening pendapatan dan biaya, dan mentransfer laba bersih ke rekening laba ditahan atau rekening modal) dan menyusun neraca. Jika proses pada alternatif kedua itu dilakukan dengan menggunakan cara manual, hal ini umumnya dilakukan setiap akhir periode saja (setahun sekali). Dengan menggunakan komputer, maka proses tersebut pada periode-periode yang lebih pendek. Tahap ketiga, laporan yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini disusun dengan menggunakan data dari neraca dan laba rugi ditambah informasi tentang kegiatan pendanaan dan investasi.Kegiatan dalam penyusunan laporan keuangan adalah sebagai berikut: Susunlah laporan laba rugi Siapkan ayat jurnal penutup Siapkan laporan ekuitas pemegang saham Siapkan neraca keuangan Siapkan laporan arus kas

Penyusunan Laporan ManajerialTahap akhir dari siklus buku besar dan pelaporan adalah pembuatan berbagai macam laporan manajemen. Pada dasarnya laporan manajemen dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Laporan kontrol buku besar Laporan kontrol buku besar antara lain berupa daftar jurnal voucher yang diurutkan atas dasar nomor urut, nomor (kode) rekening, tanggal dan daftar saldo rekening. Laporan ini digunakan untuk mengecek ketelitian proses posting. 2. Anggaran.Laporan anggaran digunakan untuk keperluan perencanaan dan penilaian kinerja. Anggran operasional berisi anggran pengeluaran dan pendapatan untuk setiap unit dalam organisasi. Anggaran pengeluaran modal menunjukan rencana arus masuk dan arus keluar kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan estimasoi arus kas dengan rencananya dan digunakan untuk menentukan kebutuhan kas. Laporan anggaran dan kinerja harus didasarkan pada akuntansi pertanggung jawaban. Isi laporan kinerja anggaran harus disesuaikan dengan sifat unit yang sedang dievaluasi. Pusat biaya Pusat pendapatan Pusat laba Pusat investasi

XBRL: peluang TI Untuk Meningkatkan Pelaporan Keuangan Sementara laporan keuangan muncul secara elektronik dalam berbagai format, sampai saat ini penyebaran informasi ini adalah rumit dan tidak efisien. Penerima (SEC, IRS, dll) diperlukan informasi dalam berbagai format yang memakan waktu. Juga kondusif untuk kesalahan, karena masuk kembali informasi itu sering diperlukan. Masalah mendasarnya yaitu : kurangnya standar untuk mengidentifikasi isi data. Solusi dalam maslah ini adalah Extensible Business Reporting Language (XBRL) Sebuah varian dari XML dirancang khusus untuk berkomunikasi isi data keuangan. Membuat tag untuk setiap item data seperti tag HTML. Nama tag menentukan item baris dalam laporan keuangan. Bidang lain dalam tag menyediakan informasi seperti tahun, unit ukuran, dllVendor perangkat lunak utama mengembangkan alat untuk secara otomatis menghasilkan kode XBRL sehingga akuntan dimudahkan tanpa perlu menulis kode. XBRL memberikan dua manfaat utama yaitu: Organisasi dapat mempublikasikan laporan keuangan mereka pada waktu dalam format yang bisa digunakan. Penerima tidak akan lagi perlu secara manual masuk kembali data yang mereka peroleh secara elektronik sehingga alat pendukung keputusan dapat menganalisis mereka. (Berarti mencari data di Internet akan lebih efisien dan akurat).Manfaat XBRL ini berlaku untuk bertukar informasi keuangan baik eksternal dan internal. XBRL memberikan contoh yang bagus tentang bagaimana akuntan dapat berpartisipasi aktif dalam pembangunan Teknoligi Informasi, karena profesi akuntansi dipelopori perkembangannya.

PENGENDALIAN: TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR Dalam buku besar dan sistem pelaporan (atau siklus ada), sebuah AIS yang dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi: Semua transaksi diotorisasi dengan benar Semua transaksi yang dicatat valid Semua transaksi yang valid dan resmi dicatat Semua transaksi dicatat dengan akurat Aset sudah terjamin dari kehilangan atau pencurian Aktivitas bisnis yang dilakukan efisien dan efektif Perusahaan ini dalam mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku Semua pengungkapan penuh dan adil

Ada beberapa tindakan perusahaan dapat mengambil sehubungan dengan siklus untuk mengurangi ancaman dari kesalahan atau penyimpangan. Ini termasuk: Menggunakan, dokumen mudah lengkap sederhana dengan instruksi yang jelas (meningkatkan akurasi dan reliabilitas). Menggunakan kontrol aplikasi yang sesuai, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan lapangan (meningkatkan akurasi dan reliabilitas). Menyediakan ruang pada bentuk untuk merekam yang selesai dan yang dikaji bentuk (mendorong otorisasi yang tepat dan akuntabilitas). Dokumen pra-penomoran (mendorong pencatatan transaksi yang valid dan hanya berlaku). Membatasi akses ke dokumen kosong (mengurangi risiko transaksi yang tidak sah).Tabel 1. Ancaman Dan Pengendalian Dalam Sistem Buku Besar Dan PelaporanProses/aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkan

Memperbaharui buku besarKesalahan-kesalahanPengendalian input dan pemrosesan; laporan rekonsiliasi dan pengendalian; jejak audt

Akses ke buku besarKehilangan data rahasia dan/atau penyembunyian pencurianPengendalian akses, jejak audit

Kehilangan atau kehancuran buku besarKehilangan data dan asetProsedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari bencana

Pada bagian berikut, akan membahas tentang ancaman yang mungkin timbul dalam sistem buku besar dan pelaporan, serta kontrol yang dapat mencegah ancaman tersebut. Ancaman utama dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah: ANCAMAN 1: Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General report. ANCAMAN 2: Akses Tanpa Otoritas Ke Buku Besar. ANCAMAN 3: Kehilangan Atau Kerusakan Data Buku Besar

ANCAMAN 1: Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General report.Kesalahan yang terjadi dalam pemutakhiran buku besar dapat mengakibatkan buruknya proses pengambilan keputusan yang menggunakan informasi salah dalam pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian yang berhubungan dengan pengolahan data dibagi menjadi 3 kategori, yaitu 1. Pengawasan edit input dan pemrosesan, 2. Laporan pengawasan dan rekonsiliasi, dan 3. Pemeliharaan jejak audit yang memadai.Pengawasan Edit terhadap Input, dan Pemrosesan. Dua jenis jurnal yang digunakan untuk memutakhirkan buku besar adalah: 1. Ihtisar jurnal dari siklus SIA lainnya, dan 2. Jurnal yang dibuat oleh bagian keuangan atau kepala bagian akuntansi.

Jurnal yang pertama merupakanoutput dari serangkaian tahap pemrosesan, yang masing-masing merupakan subyek bagi berbagai prosedur pengawasan aplikasi yang dirancang untuk menjamin akurasi dan kelengkapan data. Konsekuensinya, pengawasan utama edit input bagi ihtisar jurnal ini mencakup pengecekan tanggal untuk menjamin bahwa transaksi tersebut merupakan transaksi yang terkini dan belum di-posting.Jurnal yang dibuat oleh kepala bagian akuntansi dan kepala bagian keuangan adalah jurnal asli yang baru saja dibuat. Konsekuensinya, diperlukan jenis-jenis pengawasan input edit dan pemrosesan berikut untuk menjamin bahwa transaksi tersebut akurat dan lengkap:a. Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa rekening buku besar tersedia untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh semua jurnal.b. Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data pada field dalam sebuah jurnal berisi data numeric.c. Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit dalam sebuah jurnal.d. Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa semua data yang relevan telah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal dapat diidentifikasi sehingga informasi ini memiliki daya telusur audit.e. Uji pengulangan data (redundand data check) untuk mencocokkan nomor rekening dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang menerima posting. Untuk sistem entry data on-line, prosedur ini disebut closed-loop verivication.f. Penetapan file standar jurnal penyesuaian untuk penyesuaian yang sering terjadi pada akhir periode, seperti biaya depresiasi. Akurat input diperbaiki tanpa memulang pemasukan data. Kemungkinan lupa membuat jurnal penyesuaian jenis ini juga dapat dikurangi, sehingga menjamin kelengkapan input.g. Cek tanda aritmatika (sigh check) saldo rekening buku besar sesaat setelah dilakukan pemutakhiran, untuk memastikan bahwa saldonya tepat.h. Perhitungan total run-to-run, untuk memastikan akurasi pemrosesan kelompok voucher jurnal. Komputer menghitung saldo baru rekening buku besar, atas dasar saldo awal, total debit dan total kredit yang dimasukkan ke dalam rekening yang bersangkutan, dan kemudian membandingkannya dengan saldo rekening buku besar. Jika terjadi antara perbedaan keduanya, harus segera dilakukan investigasi.

Laporan Kontrol dan Rekonsiliasi.Penggunaan laporan control dan rekonsiliasi dapat mendeteksi apaka ada kesalahan yang dibuat selama proses pemutakhiran buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi yang digunakan dalam system manual adalah pembuatan neraca saldo, yang menunjukkan apakah total debit dan total kredit seimbang, hal ini menunjukkan adanya kesalahan atau ketidaktelitian proses pencatatan. Dalam system berbasis computer, penggunaan rekening kliring dan rekening suspense (rekening penyeimbang) menjamin bahwa rekening buku besar selalu seimbang. Pada akhir periode semua rekening khusus tersebut harus bersaldo nol, berarti terjadi kesalahan selama proses pemutakhiran buku besar. Laporan kontrol dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan yang terjadi dalam proses pemutakhiran buku besar. Daftar voucher jurnal urut nomor rekening memudahkan mengidentifikasi penyebab kesalahan yang berpengaruh terhadap sebuah rekening buku besar. Daftar voucher jurnal ini juga dapat menunjukan ketiadaan beberapa posting. Akhirnya, daftar jurnal umum menunjukkan rincian (nomor rekening, kode referensi sumber, nama rekening, angka yang didebit atau kredit) untuk setiap jurnal yang di-posting ke buku besar. Laporan ini menunjukkan apakah otal debit dan total kredit yang di-posting-kan ke buku besar sama angkanya.

Jejak Audit. Jejak audit ini memberikan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktifitas-aktifitas sebagai berikut:1. Menelusuri transaksi dari dokumen sumber asli kerekening buku besar, dan ke laporan atau dokumen lain yang menggunakan data pada dokumen sumber.2. Menelusuri dokumen-dokumen yang muncul kembali dalam sebuah laporan atau dokumen lain melalui buku besar ke dokumen sumber aslinya.3. Menelusuri seluruh perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awal ke saldo akhir.

ANCAMAN 2: Akses Tanpa Otorisasi ke Buku BesarAkses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset. Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk memiliki pengendalian yang memadai agar dapat mencegah akses tanpa otorisasi ke buku besar.

ANCAMAN 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku BesarPengendalian cadangan dalam rangka melindungi aset ini adalah:1. Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan tanpa disengaja2. Melakukan pembuatan cadangan buk besar secara rutin.

Gambar 2. Diagram REA Ke Seluruh Perusahaan Yang Terintegrasi

MODEL DATA KESELURUHAN PERUSAHAAN YANG TERINTEGRASIGambar 2. menyajikan model data keseluruhan perusahaan yan terintegrasi untuk AOE. Sebagian besar dari gambar ini menyajikan penyatuan model data seperti yang disajikan dalam bab 11 hingga 14, ingatlah bahwa penyatuan ini terutama melibatkan penghubungan setia sumber daya yang muncul dalam moldel data-model data yang terpisah tersebut dengan berbagai kegiatan menaikkan serta menurunkan sumber daya tersebut. contohnya, sumber daya kas dihubungkan baik ke pengeluaran kas, maupun penerimaan kas. Dalam cara yang hampir sama, persediaan bahan baku dihubungkan ke pembelian dan penggunaan dalam produksi. Gambar 2 juga memodelkan kegiatan-kegiatan utama dalam siklus keuangan; pengeluaran instrumen ekuitas dan utang, serta pembayaran periodik terkait ke para investor dan kreditor.Gambar 2. menunjukkan hubungan antara berbagai subsistem yang berbeda dalam SIA. Sistem ERP didesain untu secara otomatis memicu tindakan yang saling berkaitan antar subsistem dengancara menghubungkan setiap subsistem ke database umum keseluruhan perusahaan. Jadi, walaupun sebagian besar sistem ERP tidak secara khusus didasarkan pada model REA, sebuah model seperti yang diperlihatkan pada Gambar 2. bisa berguna untuk menyajikan isi database ERP.Kegiatan menerbitkan utang adalah jenis penerimaan kas yang khusus. Kegiatan tersebut dimodelkan sebagai entitas kegiatan terpisah dari kegiatan penjualan, seperti jumlah nominal utang yang dikeluarkan, total jumlah yang diterima, tanggal dikeluarkan, tanggal jatuh tempo, dan tingkat suku bunga. Biasanya kebanyakan perusahaan tidak berhubungan langsung dengan para kreditor. Sebagai, gantinya, mereka menjual instrumen utang mereka melalui perantara keuangan, yang diperlihatkandalam gambar sebagai pelaku transfer. Pelaku transfer memelihara inforasi yang dibutuhkan mengenai setiap kreditor, untuk secara tepat mengarahkan baik pembayaran bunga periodik, maupun pembayaran kembali utang utama.Pembayaran utang adalah pengeluaran kas. Setiap pembayaran utang mencerminkan pengiriman dana ke pelaku transfer sejumlah total bunga yang jatuh tempo pada saat itu.Transaksi ekuitas dimodekan dengan cara yang hampir sama dengan transaksi utang. Kegiatan menerbitkan saham adalah jenis khusus penerimaan kas yang berhubungan dengan penerbitan saham tersebut, dan pembayaran dividen adalah jenis lain dari pengeluaran kas. Seperti juga dengan utang, sebagian besar perusahaan tidak berurusan langsung dengan setiap pemegang saham.

Manfaat Model Data TerintegrasiModel data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi dapat secara signifikan meningkatkan dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial. Sebagai contoh biaya, biasanya biaya-biaya dicatat dan disimpan dalam sebuah akun yang mencerminkan sifat biaya seperti biaya perjalanan untuk kunjungan perekrutan di kampus. Tindakan umum atas contoh tersebut dalam sistem buku besar berdasarkan file adalah membuat nomor akun yang lebih terinci yang mengidentifikasi sifat dan tujuan setiap biaya, hingga akan terdapat akun-akun terpisah untuk biaya perjalanan perekrutan di kampus, biaya perjalanan untuk penjualan dan seterusnya.Kedua tindakan umum tersebut membuat lebih menyusahkan staf administratif bagian pengkodean dan para manajer, untuk mempelajari daftar akun serta mengaplikasikannya dengan benar. Sebaliknya, model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi akan menghindarkan dari masalah-masalah dan memberikan lebih banyak fleksibilitas untuk menganalisis data.Selain itu, manfaat dari model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi adalah dapat memfasilitasi integrasi informasi keuangan dan non-keuangan. Peran penting dari fitur ini semakin nyata dengan meningkatnya tekanan untuk memperluas lingkup informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Contohnya, Komite Khusus Pelaporan Keuangan dari AICPA (Jenkins Committee) merekomendasikan bahwa laporan keuangan yang dibuat untuk pemakai eksternal harus meliputi informasi non-keuangan seperti pengukuran kepuasaan pelanggan dan waktu siklus produk.Integrasi yang efektif dari data keuangan dan non-keuangan juga menghasilkan perbaikan pelaporan internal, yang dahulu laporan internal pertama berfokus pada pengukuran kinerja keuangan. Akan tetapi, manajemen organisasi yang efektif membutuhkan pengukuran kinerja dari berbagai dimensi karena tidak ada satu ukuran yang cukup. Sebagai gantinya, manajemen puncak harus memiliki lapaoran yang memberikan perspektif multidimensi atas kinerja.

Pertimbangan Pengendalian InternalKebanyakan sistem ERP menggunakan database tersentralisasi dan sering kali menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan seseorang untuk melakukan berbagai langkah dalam proses bisnis, hingga mengurangi pemisahan tugas. Selain itu, sistem ERP yang terintegrasi dan lintas fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem. Oleh sebab itu, auditor internal merupakan hal yang penting dilibatkan dalam proses implementasi untuk mencegah kelemahan pemisahan tugas. Kegunaan sistem ERP antara lain memberi alat untuk memfasilitasi peninjauan dan mengaudit prosedur pengedalian dalam menelusuri secara terinci yang memungkinkan para auditor internal dengan mudah mengikuti sebuah transaksi di setiap tahap pemprosesan. Selain itu, sistem ERP juga memungkinkan utnuk memperkaya dan makin melengkapi jejak audit, daripada yang dpat disedikan oleh SIA lama.

MENGGUNAKAN INFORMASI UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSANFungsi utama SIA adalah memberikan para manajer informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Terdapat dua macam data informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan, antara lain:Balanced ScorecardBalance Scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi. Balance scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif organisasi antara lain : a.Keuanganb.Pelangganc.operasi internal d.inovasi serta pembelajaran. Bagian yang mencakup keuangan berisi indikator hasil dari kinerja organisasi masa lalu, sementara tiga bagian lainnya memberikan indikator arah kinerja yang diinginkan di masa mendatang.Balance scorecard menunjukkan tujuan organisasi dan ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan itu. Banyak perusahaan menyetujui tiga tujuan keuangan antara lain peningkatan aliran pendapatan melalui penjualan berbagai produk baru, peningkatan laba seperti yang dicerminkan dalam pengembalian atas ekuitas dan mempertahankan arus kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban.Para pelanggan adalah kunci untuk mencapai tujuan keuangan, oleh karena itu perspektif pelanggan di balance scorecard berisi dua tujuan utama yaitu meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan utama. Aktivitas yang paling dapat secara langsung mempengaruhi persepsi pelanggan anatra lain : a.Kualitas layananb.Kecepatan pengirimanc.Kualitas produk

Gudang Data untuk Intelijen BisnisGuna memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan strategis, organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai gudang data. Gudang data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan untuk analisis. Gudang data sangatlah besar bahkan ratusan terabyte data.Gudang data biasanya merupakan sistem terpisah dari SIA yang digunakan untuk mendukung aktivitas bisnis harian organisasi, agar kinerja aktivitas tersebut tidak dipengaruhi secara negatif oleh sumber pemrosesan komputer yang digunakan untuk menganalisis data yang terdapat dalam gudang data. Sedangkan gudang data yang lebih kecil disebut sebagai Data Mart.Gudang data dan Data Mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi. Sebaliknya, mereka melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk pengambilan keputusan strategis.Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya untuk pengambilan keputusan strategis disebut sebagai Intelijen bisnis. Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis antara lain :a. Pemrosesan Analitikal on-line (OLAP)Menggunakan bahasa pertanyaan yang memungkinkan pemakai mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam data tersebut.b. Penggalian DataMenggunakan analisis statistik yang canggih, termasuk teknik intelijensi buatan seperti neural netwaorks, untuk menemukan hubungan yang belum dihipotesiskan dalam data.

SOAL KASUS16.2 Prosedur kontrol apa yang paling efektif dalam mengatasi beberapa masalah berikut ini?a. Ketika melakukan penginputan jurnal penerbitan hutang baru, Bendahara tidak sengaja memasukan dua digit amount di debit secara tidak berurutan Melakukan pengecekan persamaan jumlah antara debit dan credit Melakukan pengecekan ke dokumen Menggunakan accounting software yang secara otomatis tidak dapat memproses jurnal dengan jumlah debit dan kredit yang berbedab. Formula error pada spreadsheet yang digunakan untuk menghitung akrual, akibatnya jurnal penyesuaian yang diinput Controller menjadi salah Melakukan double checking pada spreadsheet untuk memastikan formula dan data akan yang digunakan sudah benar Menerapkan spreadsheet error protection controls Melakukan rekonsiliasic. Controller lupa membuat jurnal penyesuaian untuk mencatat depresias Membuat file standar adjusting entries untuk jurnal penyesuaian yang dibuat secara berulang, seperti beban depresiasid. Manajer Penjualan memberitahukan temannya bahwa informasi keuangan perusahaan menunjukan hasil yang baik. Hasil keuangan perusahaan akan di release besok Membuat pembatasan akses tehadap database hanya kepada pegawai yang membutuhkan akses tersebut untuk melaksanakan pekerjaannya. Membuat informasi yang tidak dapat dimengerti oleh pihak-pihak yang tidak memiliki otorisasi terhadap databasee. Master GL disimpan di dalam disk. Karena hal tertentu, disk tersebut tidak dapat dibaca. Departemen akuntansi membutuhkan waktu satu minggu untuk melakukan penginputan ulang transaksi bulan sebelumnya dari sumber dokumen untuk menciptakan master file GL yang baru Membuat back-up file lebih dari satu, kemudian meyimpannya di tempat yang aman dan berbedaf. Controller mengirmkan spreadsheet berisi draft awal dari Income Statement ke CFO melalui email. Seorang Investor mendapatkan email tersebut dan menggunakannya untuk menjual sahamnya sebelum berita mengecewakan release di public Mengenskripsi informasi yang bersifat confidential/ sensitive ketika dikirim melalui internetg. Laporan bisnis XBRL (extensible business reporting language) perusahaan tidak tepat karena Controller memilih elemen yang salah dari taxanomy Memberikan training kepada Controller terkait pengunaan XBLR Audit oleh independent external auditor sebagai detective control Perusahaanh. Seorang pegawai menginput data o yang seharusnya angka 0pada instance document XBLR Menerapkan pemprosesan data entry yang terintegritas Membuat batasan karakter sesuai yang diperlukan pada kolom entry aplikasi, jadi hanya karakter numeric saja yang bisa diinput

16.7 Profesor anda memberikan laporan tahunan perusahaan. Baca pada bagian diskusi manajemen dan analisis,dan perkembangan balanced scorecard yang mencerminkan visi, misi dan strategi pada perusahaan itu. Buat kedua tujuan yang berorientasi berbasis kinerja dan risiko dan langkah-langkah untuk setiap bagian dari balanced scorecard

Judul: Rancangan Balanced Scorecard PT Garuda IndonesiaA. Sejarah PerusahaanSejarah penerbangan komersial Indonesia tidak terpisahkan dari masa-masa perjuangan rakyat Indonesia dalam usaha mempertahankan kemerdekaan Indonesia pada tanggan 26 Januari 1949 penerbangan komersial pertama menggunakan DC-3 Dakota dengan registrasi RI 001 dari Calcutta ke Rangon dan diberi nama Indonesian Airways. Pada tanggal 28 Desember 1949, pesawat tipe Douglas DC-3 Dakota dengan registrasi PK-DPD dan sudah dicat dengan logo Garuda Indonesian Airways terbang dari Jakarta ke Yogyakarta untuk menjemput Presiden Soekarno. Ini merupakan penerbangan yang pertama kali dengan nama Garuda Indonesian Airways.Garuda Indonesia resmi menjadi Perusahaan Negara pada taahun 1950. pada masa itu perusahaan memiliki 38 buah pesawat yang terdiri dari 22 jenis DC3, 8 pesawat laut Catalina dan 8 pesawat jenis Convair 240. armada perusahaan terus berkembang, hingga akhirnya pada tahun 1956, untuk pertama kalinya Garuda Indonesia membawa penumpang jamaah Haji ke Mekkah. Garuda Indonesia memulai perjalanan terbangnya ke Eropa pada tahun 1965 dengan tujuan akhir Amsterdam.Sepanjang tahun 80-an, armada Garuda Indonesia dan kegiatan operasionalnya mengalami restrukturisasi besar-besaran yang menuntut perusahaan mendirikan Pusat Pelatihan Karyawa, Garuda Training Centre yang terletak di Jakarta Barat. Selain pusat pelatihan, garuda Indonesia juga membangun Pusat Perawatan Pesawat, Garuda Maintenance Facility (GMF) di Bandara Internasional Soekarno-Hatta pada masa itu.Di masa awal 90-an, strategi jangka panjang Garuda Indonesia disusun hingga melampaui tahun 2000. Jumlah Armada juga terus ditingkatkan sehingga di masa itu, Garuda Indonesia termasuk dalam 30 besar maskapai penerbangan di dunia.Garuda Indonesia sat ini mengoperasikan 89 pesawat yang terdiri dari 3 pesawat jenis Boeing 747-400, 6 pesawat jenis Airbus 330-300, 5 pesawat jenis Airbus 330-200 dan 33 pesawat jenis B737-Classic (seri 300, 400, 500) dan 42 pesawat B737-800NG. Armada pesawat ini melayani 36 rute domestic dengan rata-rata 733 kali perminggu dan 26 rute internasional dengan 158 kali perminggu serta 12,5 juta penumpang. Dalam menjalani kegiatan operasional, perusahaan didukung oleh 5.745 orang karyawan yang tersebar di kantor pusat dan kantor cabang.Untuk mendukung kegiatan operasionalnya, Garuda Indonesia memiliki 4 anak perusahaan yang focus pada produk/jasa pendukung bisnis perusahaan induk, yaitu PT Abacus Distribution Systems Indonesia, PT Aero Wisata, PT Garuda Maintenance Facility Aero Asia dan PT Aero Systems Indonesia.

B. Rancangan Balanced Scorecard PT Garuda IndonesiaDalam mengembangkan usaha dan mencapai tujuan usaha PT. Garuda Indonesia, ada beberapa 6 (enam) langkah rancangan Balanced Score Card, yaitu :1. Langkah PertamaMerupakan an Assessment of the Organizations foundations, Its core beliefs, market oppirtunities, competition, finansial position, short and long term goals, an and undestanding of what satisfies customers. (Penilaian dari dasar organisasi, kepercayaan inti, menjual peluang, dan pemahaman yang membuat kepuasan pelanggan).Dalam langkah ini, organisasi mengidentifikasi suatu nilai, baik dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang kemudian dikembangkan. Ini merupakan penilaian dasar organisasi.a. Visi, misi dan nilai perusahaanDalam menjalankan usahanya Garuda Indonesia memiliki tujuan dan pedoman yang tercantum dalam visi, misi dan nilai perusahaan, yaitu :

Visi PerusahaanMenjadi perusahaan penerbangan yang handal dengan menawarkan layanan yang berkualitas kepada masyarakat dunia menggunakan keramahan Indonesia. Misi PerusahaanSebagai perusahaan penerbangan pembawa bendera bangsa (flag carrier) Indonesia yang mempromosikan Indonesia kepada dunia guna menunjang pembangunan ekonomi nasional dengan memberikan pelayanan yang professional. Nilai PerusahaanTata nilai perusahaan Garuda Indonesia adalah FLY-HI, terdiri dari : eFficient & effectiveInsan Garuda Indonesia senantiasa melakukan tugas yang diembannya secara teliti, tepat dan akurat dalam waktu sesingkat mungkin dan tenaga serta biaya seefisien mungkin tanpa mengorbankan kualitas. Hal ini didasari keyakinan bahwa Garuda Indonesia berupaya menjamin pelanggan memperoleh layanan yang berkualitas. LoyaltyInsan Garuda Indonesia dapat melaksanakan setiap tugas yang didelegasikan kepadanya dengan penuh dedikasi, tanggung jawab dan disiplin. Hal ini didasari keyakinan bahwa Garuda Indonesia berupaya menjamin konsistensi kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan. Customer centricitYInsan Garuda Indonesia senantiasa penuh perhatian, siap membantu dan melayani. Hal ini didasari keyakinan bahwa Garuda Indonesia berupaya menempatkan pelanggan sebagi pusat perhatian. Honesty & opennessInsan Garuda Indonesia harus selalu jujur, tulus dan ikhlas dalam menjalankan seluruh aktivitasnya dan melakukan komunikasi dua arah yang jelas dan transparan dengan memperhatikan prinsip kehati-hatian, serta tetap menjaga kerahasiaan. Hal ini didasari keyakinan bahwa Garuda Indonesia berupaya menjamin keamanan, keselamatan dan kenyamanan pelanggan. IntegrityInsan Garuda Indonesia harus menjaga harkat dan martabat serta menghindarkan diri dari perbuatan tercela yang dapat merusak citra profesi dan perusahaan. Hal ini didasari keyakinan bahwa Garuda Indonesia berupaya menjamin layanan dan relasinya dengan pelanggan berjalan bersih secara hukum dan moral.b. Analisa SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Thread)Dalam menentukan strategi yang akan diambil, analisa SWOT digunakan untuk mengetahui keadaan perusahaan agar didapatkan langkah-langkah yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu menghasilkan kinerja operasional dan keuangan yang optimal demi memenuhi harapan stakeholder. Berikut ini analisa SWOT PT. Garuda Indonesia :Strenght / Kekuatan Pelayanan yang memuaskan; Dibandingkan perusahaan penerbangan domestic lain, tingkat keamanan lebih terjamin; Memiliki SDM yang kompeten; Memiliki brand image yang baik.Weakness / Kelemahan Jaringan rute penerbangan yang terbatas (domestik dan internasional); Tarif tiket masih mahal; Terbatasnya jumlah pesawat yang berbadan lebar.Opportunity / Peluang Kondisi ekonomi domestik yang membaik; Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu pelayanan haji ISSO 9001-2008; Meningkatnya kebutuhan masyarakat atas alat transportasi yang lebih cepat; Pertumbuhan industri pariwisata internasional.Thread / Ancaman Keadaan cuaca yang tidak menentu; Harga bahan bakar cenderung meningkat; Nilai tukar Rupiah terhadap Dollar tidak stabil; Persaingan industri penerbangan.

2. Langkah Kedua Merupakan The development of overall business strategy (Pengembangan dari keseluruhan bisnis sttrategi). Ada beberapa strategi dalam tahap kedua ini, antara lain :a. Meningkatkan kualitas kerja yang lebih baik;b. Meningkatkan pendapatan;c. Meningkatkan kualitas produk;d. Operasional yang unggul / prima;e. Produk dan layanan prima yang konsisten;f. Pertumbuhan keuntungan berkelanjutan.

Dari sasaran strategi tersebut akan dikembangkan indikator-indikatornya beserta target pencapaiannnya. Dimana indukator tersebut nantinya akan diturunkan menjadi indikator-indikator dan target masing-masing unit kerja.

3. Langkah KetigaDecomposition of business strategy into smaller components, called objectives (menguraikan strategi bisnis ke dalam komponen yang lebih spesifik/kecil). Langkah ini merupakan penguraian strategi bisnis ke dalam komponen yang lebih spesifik / kecil. Dimana uraian strategi yang ditetapkan diharapkan dapat membangun sasaran strategi pada langkah kedua.Sasaran StrategiUraian Strategi

Meningkatkan kualitas kerja yang baikTrasnformasi budaya dan kompetensi semua insan Garuda

Peningkatan pendapatanMeningkatkan efisiensi perusahaan/efisiensi operasional

Peningkatan kualitas produkJasa Cargo

Operasional yang unggul /primaModernisasi armada

Produk&layanan prima yang konsistenPenerapan garuda experience

Pertumbuhan keuntungan berkelanjutan- Pembukaan rute baru- Peningkatan brand image

4. Langkah keempatMerupakan strategic map of the organizations overall business strategy is created (menciptakan peta strategi bisnis dari keseluruhan strategi dalam organisasi). Dalam tahapan ini terlihat hubungan antar komponen strategi yang dihubungkan dengan perspektif. Tahap ini digunakan untuk mengidentifikasi arah pencapaian dari tiap strategi, sehingga terjalin hubungan saling bergantung antar perspektif.

Gambar strategic mapping PT. Garuda Indonesia (Persero) Tbk

Dari strategic mapping yang terlihat di atas, pada perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan terdapat strategi peningkatan kualitas kerja yang lebih baik. Peningkatan kualitas kerja ini merupakan dasar dari pelaksanaan balanced scorecard. Kualitas kerja merupakan fondasi dari keberhasilan perusahaan. Karena perusahaan yang berhasil tidak terlepas dari kinerja para pegawai yang baik. Kualitas kerja yang baik ini akan medorong peningkatan pendapatan, peningkatan kualitas produk dan operasional yang unggul terdapat pada perspektif proses bisnis internal. Dengan kompetensi dan budaya kerja yang baik dari semua insan Garuda maka strategi yang terdapat pada perspektif Proses Bisnis Internal akan lebih mudah dicapai. Setelah strategi dalam perspektif tersebut tercapai, perusahaan dapat memfokuskan kegiatan usahanya kepada pelanggan yaitu dengan menjaga konsistensi produk dan layanan yang prima. Hal ini akan membuat Garuda Indonesia semakin dipercaya oleh masyarakat sehingga pada akhirnya nanti Garuda Indonesia akan terus dipakai jasanya oleh masyarakat karena sudah mendapatkan image yang baik. Secara tidak langsung akan berdampak pada pertumbuhan keuangan perusahaan yang terus lebih baik di masa yang akan datang.5. Langkah kelimaMerupakan Performance measures are developed to track both strategic and operational progress. Yaitu ukuran kinerja yang dikembangkan untuk menjajaki kemajuan-kemajuan operasional dan strategis.

PerspektifStrategiUraian StrategiInisiatif

keuanganPertumbuhan keuntungan berkelanjutan- Pembukaan rute baru- Peningkatan brand imageMenjalin kerjasama dgn maskapai lain sbg mitra, dan penerapan standar IATA, penambahan pilot /awak pesawat kompeten.

pelangganProduk & layanan prima yg konsistenPenerapan Garuda ExperienceMeningkatkan on time performance,Tingkat keselamatan penerbangan, kenyamanan penerbangan/penambahan fasilitas seperti AvoD.

Proses bisnis internalPeningkatan pendapatan,Meningkatkan efisiensi operasional, Meningkatkan efisiensi bahan bakar, menurunkan beban perawatan pesawat,mengurangi Rata-rata umur pesawat.

Peningkatan kualitas produkMeningkatkan jasa kargoPenambahan kapasitas kargo dan melakukan peremajaan gudang serta drop center di daerah jakarta dan cikarang.

Operasional yang unggul/primaModernisasi armadaPenggantian armada tua dengan yang baru serta menambah armada baru

Pembelajaran dan pertumbuhanMeningkatkan kualitas kerja yang lebih baikTransformasi budaya dan kompe- tensi semua insan garudaSeleksi dan penempatan pegawai yg sesuai, penilaian kinerja pegawai,Training, coaching, dan development program.

Pada perspektif Keuangan uraian strategi yang diambil adalah pembukaan rute baru dan peningkatan brand image. Pembukaan rute baru ini dilaksanakan karena adanya pertumbuhan penggunaan jasa penerbangan. Dimana Trafik penumpang penerbangan internasional Asia Pasifik mencapai 185 juta orang di tahun 2010, mengalami peningkatan sebesar 13,0% dibandingkan tahun sebelumnya. Ditambah lagi dengan peningkatan penerbangan kargo udara internasional dunia yang mengalami pertumbuhan 20,6 %. Di samping itu, peningkatan brand image juga diperlukan untuk menumbuhkan kepercayaan masyarakat agar selalu memanfaatkan jasa penerbangan Garuda Indonesia. Untuk mendapatkan brand image selain dengan pelayanan yang baik, Garuda Indonesia mempunyai target untuk masuk dalam 20 besar maskapai penerbangan Internasional berdasarkan penilaian IATA (International Air Transport Association).Untuk perspektif pelanggan perusahaan memfokuskan pada tingkat produk dan pelayanan prima yang konsisten yang diterapkan melalui Garuda experience, yaitu sebuah konsep layanan yang mengandalkan basis keramahtamahan Indonesia disertai nilai-nilai dasar seperti cepat dan tepat, bersih dan handal, kompeten dan profesional. Sehingga dengan penerapan tersebut diharapkan Garuda Indonesia dapat menjadi maskapai penerbangan bintang lima berdasarkan penilaian Skytrax dan mendapatkan kepuasan pelanggan yang diambil melalui survey onboard sebesar 80%.

Dalam proses internal bisnis ada 3 (tiga) strategi yang ditetapkan. Yang pertama yaitu Peningkatan Pendapatan yang diuraikan melalui peningkatan efisiensi oprasional. Sesuai data yang terdapat dalam laporan keuangan tahunan beban operasional meningkat menjadi Rp. 9,9 Milyar pada tahun 2010. Hal ini tidak sesuai dengan pertumbuhan pendapatan. Oleh sebab itu efisiensi operasional harus ditingkatkan untuk mengurangi beban operasional. Strategi kedua adalah Peningkatan Kualitas Produk, dalam hal ini lebih difokuskan terhadap produk jasa kargo mengingat semakin bertambahnya penggunaan jasa kargo yang dipengaruhi oleh meningkatnya perdagangan ekspor/impor. Dari data tahun lalu diketahui bahwa trafik kargo penerbangan inernasional Indonesia yang diangkut dari dan ke Indonesia tercatat meningkat 26 % dari 303,4 ribu ton per tahun menjadi 382,3 ribu ton per tahun. Sedangkan trafik kargo penerbangan domestik meningkat 18,9% dari 230,5 ribu ton menjadi 274,2 ribu ton per tahun. Untuk selanjutnya bisnis kargo diharapkan dapat mencapai 460 ribu ton/ tahun. Strategi yang ketiga adalah Operasional Yang Unggul / Prima. Yang salah satu pencapaiannya dilakukan melalui modernisasi armada, dimana perusahaan akan mempercepat masuknya pesawat terbang pesawat terbang baru dan mengeluarkan yang tua. Langkah ini juga diambil untuk mendorong peningkatan efisiensi konsumsi bahan bakar dan efisiensi biaya perawatan pesawat.

Pada perspektif keempat yaitu strategi Pembelajaran dan Pertumbuhan. Langkah yang diambil adalah meningkatkan kualitas kerja yang baik yang sesuai dengan prinsip Good Corporate Governance (CCG), yang diharapkan nantinya dapat menghasilkan SDM yang kompetitif, inovatif dan memiliki integritas tinggi yang mampu membawa perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan.

6. Langkah keenamYaitu new initiatives identified that need to be funded and implemented to ensure our strategies are successful (inisiatif baru untuk mengidentifikasi dan mengimplementasikan bahwa inisiatif itu berhasil).PerspektifStrategiUraian StrategiInisiatif

keuanganPertumbuhan keuntungan berkelanjutan-Pembukaan rute baru-Peningkatan brand imageMenjalin kerjasama dgn maskapai lain sbg mitra, dan penerapan standar IATA, penambahan pilot / awak pesawat kompeten.

pelangganProduk & layanan prima yg konsistenPenerapan Garuda ExperienceMeningkatkan on time performance, Tingkat keselamatan pe- nerbangan, kenyamanan penerbangan/penambahan fasilitas seperti AvoD.

Proses bisnis internalPeningkatan pendapatan,Meningkatkan efisiensi operasional, Meningkatkan efisiensi bahan bakar, menurunkan beban perawatan pesawat,mengurangi Rata-rata umur pesawat.

Peningkatan kualitas produkMeningkatkan jasa kargoPenambahan kapasitas kargo dan melakukan peremajaan gudang serta drop center di daerah jakarta dan cikarang.

Operasional yang unggul/primaModernisasi armadaPenggantian armada tua dengan yang baru serta menambah armada baru

Pembelajaran dan pertumbuhanMeningkatkan kualitas kerja yang lebih baikTransformasi budaya dan kompe- tensi semua insan garudaSeleksi dan penempatan pegawai yg sesuai, penilaian kinerja pegawai,Training, coaching, dan development program.

Masing-masing inisiatif pada perspektif saling berhubungan dan mendukung untuk mencapai tujuan perusahaan, yaitu menghasilkan kinerja operasional dan keuangan yang optimal demi memenuhi harapan stakeholder.

1