Tahap Audit

• Audit Sistem: Audit terhadap kecukupan organisasi

penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.

• Audit Kinerja: Audit pada implementasi sistem

penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan.

2

Metode Audit

• Desk Evaluation: Review dokumen, dilakukan di kantor oleh

masing-masing auditor.

• Visitasi: Wawancara dan observasi langsung, dilakukan

di tempat auditee

Audit sistem dan kinerja bisaAudit sistem dan kinerja bisa ddilakukan ilakukan ddengan engan ddesk esk eevaluationvaluation dan visitasi, atau dan visitasi, atau

bisa juga dilakukan bisa juga dilakukan hanya hanya di di ddesk esk eevaluationvaluation atau visitasi. atau visitasi.

3

A u d i t

Dilakukan Audit Internal: AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal dua atau satu tahun sekali).Dilakukan Audit Eksternal:1.Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk UKPA.2.ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh badan sertifikasi ISO, baik UKPA maupun UKPPA).

4

Kajiulang Dokumen dan

Persiapan checklist

Melaksanakan Audit Lapangan

LAPORAN AUDIT

PJM&SPI

Siklus Audit InternalSiklus Audit Internal Mutu Mutu (AIM)(AIM)Menentukan kebijakan AIM

REKTOR

Jadwal Audit(Visitasi)

11

22

33

44

55

6677

88

99

Menentukan kajiulang kebijakan 1010

Tim AuditTim Audit

Perencanaan Audit

Membentuk Tim Audit

Rapat Tim Audit

Tentukan Tujuan Audit

5

MEKANISME AIMMEKANISME AIM

6

REKTOR Menugaskan PJM-SPI

PJM-SPI menyusun Tim

AIM

SK Rektor tentang Tim AIM

Tim AIM melaksanakan

audit

Tim AIM melaporkan hasil audit ke Rektor melalui PJM-SPI

Permintaan Tindakan Koreksi

Dekan/ Ketua

Program

Kajur/KaPS untuk memperbaiki

Kinerja sesuai target indikator yang

dijanjikan

Berlanjut pada siklus berikutnya

1 2 3

4

5

6

7

8 9

Bagaimana Langkah Kita untuk Menjalankan Audit Internal Mutu (AIM) ?

1.Menyusun organisasi AIM. 2.Membuat dokumen audit. 3.Melakukan AIM.

(satu siklus penjaminan mutu)

7

1. Organisasi AIM

Audit internal mutu di bawah kendali Rektor.

Tim AIM dibentuk berdasarkan surat tugas Rektor dengan masa kerja satu periode audit.

Ketua, sekretaris dan anggota tim AIM harus memenuhi persyaratan standar kompetensi auditor.

8

2. Dokumen AUDIT2. Dokumen AUDIT

1. Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) 2. MP Penilaian Kinerja untuk UKPA 3. MP Penilaian Kinerja untuk UKPPA 4. Instruksi Kerja (IK) 5. Borang Kinerja Unv./Fak./Prog. 6. Borang Kinerja Jur./PS

9

3. Melakukan Audit Internal Mutu

Tahapan Audit:

1. Audit Sistem

2. Audit Kinerja

10

Auditor: seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit mutu.

Teraudit: suatu organisasi yang diaudit, disebut juga auditee.

Klien: seseorang atau organisasi yang meminta audit.

Temuan: pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.

Bukti-bukti obyektif: • Catatan/dokumen bersifat kualitatif ataupun

kuantitatif.• Pernyataan responden tentang: fakta mutu pelayanan,

eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu. 11

PERISTILAHANPERISTILAHAN DALAM AUDITDALAM AUDIT

Tanggung Jawab Auditor

• Menyiapkan perencanaan audit• Membuat laporan audit

12

Tanggung Jawab Auditee

• Menginformasikan sasaran audit• Menginformasikan kepada auditor

aktivitas/proses dibawahnya• Menyediakan sumber daya untuk

kelancaran audit

(ISO 9001:2008)

13

KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan

Tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan

14

K T S

Observasi

Temuan yang menunjukkan ketidakcukupan terhadap persyaratan

yang memerlukan penyempurnaan

15

O B

Kriteria Kriteria KTSKTS KTS yang berpengaruh besar terhadap

mutu produk/pelayanan. KTS yang menyebabkan risiko kehilangan

konsumen. KTS yang mengancam sertifikasi atau

registrasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap

kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.

KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan.

KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi/

registrasi.16

Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan.

Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.

Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir.

Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.

17

Contoh Contoh KTSKTS

Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi.

Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal.

Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan.

Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.

18

Contoh Contoh KTSKTS

butuhbutuh

TINDAKAN KOREKSITINDAKAN KOREKSI

KetidaksesuaianKetidaksesuaian

19

Permintaan Tindakan KoreksiPermintaan Tindakan Koreksi

Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada auditee atas

dasar laporan auditagar auditee memperbaiki KTS atau

penyebab KTS

20

P T KP T K

DefinisiDefinisi

Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Tindakan KoreksiTindakan Koreksi

21

Tindakan KoreksiTindakan Koreksi

22

Mengidentifikasi akar masalah dari KTS. Menganalisis semua penyebab

terjadinya KTS. Memilih metode yang sesuai untuk

perbaikan dan mencegah pengulangan KTS.

Menerapkan langkah pengendalian. Mendokumentasi tindakan koreksi yang

dilaksanakan.

Tugas Auditor dalam hal KTSTugas Auditor dalam hal KTS Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat

ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).

Menjelaskan KTS kepada auditee.

Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS (biasanya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).

Tugas Tugas AAuditee dalam hal KTSuditee dalam hal KTS Memahami KTS secara rinci.

Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).

Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan. 23

Distribusi Laporan AuditDistribusi Laporan Audit

Pimpinan puncak teraudit (Rektor, Dekan, Ketua Jurusan/Program Studi).

Auditor dan teraudit. Mereka yang bertanggung jawab atas

tindakan koreksi.

24

Kaji Ulang Manajemen Kaji Ulang Manajemen ((Management ReviewManagement Review))

► Melibatkan sistem mutu organisasi yang menunjukkan adanya kepemimpinan dan komitmen manajemen puncak (Pimpinan Universitas, Fakultas, Jurusan/PS, PJM dan SPI).

► Tujuan Kajiulang Manajemen: Memfokuskan pada kebijakan dan tujuan

manajemen puncak dalam sistem mutu. Mencari cara-cara untuk meningkatkan mutu. Mengkaji ulang komitmen terhadap sumber

daya dan fasilitas. Menilai efisiensi sistem mutu.

25