sekretaris umum kokesma itb 2011
TRANSCRIPT
LOGO
KETUA: SUSELO SULUHITO
ANGGOTA: NIZLA AFRIANI KHAIRIDDA NURFAIDI MEILIZA FITRI NURUL MAGFIROTUNNISAK TOHA LUKMAN HAKIM
SEKRETARIS UMUM (General Secretary)SEKRETARIS UMUM (General Secretary)
TENTANG SEKRETARIS UMUM
Divisi yang melaksanakan semua fungsi administrasi sistem keorganisasian dan menjaga hubungan dengan pihak eksternal Kokesma
PENGERTIAN
1. Menjalankan sistem keadministrasian untuk memudahkan operasional semua divisi Kokesma
2. Meningkatkan kerja sama dengan pihak eksternal untuk mendukung operasional Kokesma
3. Membuat sistem informasi Kokesma yang mudah diakses
ARAHAN UMUM
WEWENANG SEKRETARIS UMUM
Mengawasi dan mengontrol mekanisme operasional administrasi secara langsung
Memberikan masukan dan evaluasi terhadap semua ketua divisi dan staff atas pelaksanaan progam kerja yang telah ditetapkan
Mengatur sistem administrasi kokesma, terutama tentang sistem informasi manajemen dan keanggotaan
Menetukan kebijakan terhadap media dan inventaris yang digunakan Kokesma
Memiliki hak dan kuasa sebagai wakil resmi dari Kokesma untuk hubungan internal kampus dan mewakiliki ketua bila berhalangan, atau menentukan wakil resmi bila ketua umum atau sekretaris umum berhalangan
Menetapkan mekanisme kesekretariatan dan kelengkapan organisasi
Melaporkan dokumentsi seluruh progam kerja divisi secara tertulis
Menjalankan dan mengontrol efektifitas media yang digunakan
Menjaga kesesuaian waktu progam kerja tiap divisi
Menjaga hubungan eksternal yang terkait dengan Kokesma
TANGGUNG JAWAB SEKUM
ANALISIS KONDISI
1. Sistem administrasi dan dokumentasi sudah terbentuk
2. SDM yang berkualitas3. SDM yang selalu progresif4. Memiliki landasan Hukum yang jelas5. Kondisi sekre yang kompak
1. Anggaran terbatas2. Tidak semua data terdigitalisasi3. Sulitnya mengakses informasi4. Database yang tidak lengkap5. Data Alumni masih sedikit6. Gedung M-Kor yang terancam
dirobohkan
1. Memiliki akses berita terbaru2. Memiliki jaringan dengan kopma lain3. Mengetahui semua kegiatan divisi4. Kemudahan akses antar kopma
1. Jadwal antar pengurus berbeda-beda2. Minimnya
antusiasme terhadap keadministrasian
3. Tuntunan akademik yang tinggi4. Padatnya program masing-masing divisi
SWOT
KEKUATAN
ANCAMANKESEMPATAN
KELEMAHAN
VISI SEKRETARIS UMUM
SEBAGAI PUSAT INFORMASI DAN ADMINISTRASI ORGANISASI, SERTA
TERJALIN KERJA SAMA DENGAN MITRA KOKESMA
PENJELASAN VISI
Pusat Informasi: Profil Organisasi Profil Usaha Agenda Kegiatan Kondisi Organisasi Berkala Kealumnian
Pusat Administrasi Organisasi: Surat Keluar MasukPerkoperasianKontrak KerjasamaAdministrasi KekaryawananLog Book DivisiLaporan BerkalaNillai SHUKesekretariatanPerpustakaanAssetDatabase Anggota dan Karyawan
Mitra Kokesma:Komponen KM ITBRektorat ITBKopma Mitra StrategisFKKMIDinkopMitra UsahaMitra Pendukung
MISI SEKRETARIS UMUM
1. Melakukan digitalisasi data keorganisasian untuk memudahkan akses informasi
2. Menyempurnakan dan menjalankan sistem administrasi dan dokumentasi Kokesma
3. Menjalin kerjasama dengan mitra Kokesma untuk mendukung kegiatan organisasi dan usaha
4. Mengoptimalkan fungsi kesekretariatan dan mengadakan perpustakaan pendidikan bisnis
5. Membantu sinergisasi kegiatan tiap divisi
6. Mengoptimalkan media informasi sebagai sarana komunikasi dan pencitraan
7. Melaksanakan kaderisasi Sekretaris Umum
STRUKTUR KERJA
SEKRETARIS JENDRAL
SEK. ADMINISTRASI KEUANGAN DAN KEANGGOTAAN
SEK. ADMINISTRASI KEKARYAWANAN DAN USAHA
SEK. EKSTERNALSEK. MEDIA KOMUNIKASI DAN INFORMASI
SEK. KESEKRETARIATAN
SUSELO SULUHITOT. MESIN
TOHA LUKMAN HAKIM
T. GEOFISIKA
KHAIRIDDA NURFAIDI
T. TAMBANG
NIZLA AFRIANIMATEMATIKA
MEILIZA FITRIT. TAMBANG
NURUL M.T. TELKOM
STRATEGI UMUM
Mempererat hubungan kekeluargaan antaranggota sekum sehingga tercipta tim kerja yang baik.
Memperluas pergaulan perorangan anggota maupun divisi dalam kehidupan sehari-hari di ITB.
Mengikuti forum-forum yang diselenggarakan baik di dalam maupun di luar ITB
Menjalin hubungan silaturrahim yang baik dengan mitra kokesma melalui pertemuan berkelanjutan dan audiensi dengan dinkop.
Meningkatkan kenyamanan sekretariat dengan cara membiasakan diri datang ke sekretariat agar untuk mengontrol kondisi sekre.
Mengontrol penyelesaian tugas harian dan tugas insidental sekum.
STRATEGI UMUM (Cont.)
Menjadikan milis, web, facebook, dan blog sebagai media komunikasi dan informasi kegiatan Kokesma.
Menambah jaringan alumni Kokesma melalui milis atau cara pendekatan lain yang dianggap perlu.
Meningkatkan kenyamanan sekretariat dengan cara membiasakan diri datang ke sekretariat untuk mengontrol kondisi sekre.
Melakukan pendekatan personal kepada karyawan dalam usaha meningkatkan kepekaan sosial.
Menjaga kesesuaian waktu pelaksanaan program kerja
Menjalankan kaderisasi anggota sekum
PROGAM KERJA
•Sosialisasi kepengurusan yang baru •Pencatatan surat masuk dan surat keluar•Dokumentasi kegiatan•Up grade ruang sekretariat•Inventarisasi Barang•Pembuatan web/blog Kokesma•Pengkoordinasian buletin Kokesma•Audiensi ke Dinkop•Kunjungan ke Kopma lain•Penerimaan kunjungan kopma lain•Rapat Kerja Tahunan•Rapat kerja semester•Open House Unit
PROGAM KERJA (Cont.)
•Rapat Dwi Bulanan•Pemilihan formatur•Rapat Anggota Tahun•Publikasi SHU•Pencarian database alumni•Rasionalisasi Anggota•Mengirimkan kartu ucapan•Pembuatan Kalender tahun baru•Pendidikan sekum anggota •Open House Unit•Sinergisasi timeline•Aktivasi media
INOVASI
Menggunakan sistem database Microsoft Acces
Sistem kerja sekretaris umum yang menyebar ke semua divisi
Kajian tentang peminjaman uang ke BankKajian tentang mitra kekaryawanan
jamsostekKajian tentang pembukaan usaha baru di ITB
Jatinangor
PARAMETER KEBERHASILAN
VISI
MISI
PK
BAIKPK TERLAKSANAMISI SUKSESVISI
“ WE WILL KILL THEM ALL!
Quotes The Kingdom Movie
Totalitas sebuah persahabatan dalam menjalankan amanah sampai selesai dan tidak terprovokasi dengan kepentingan pribadi siapapun.
“
LOGO
Good Luck. God Bless You.
THANK YOUTHANK YOU