Teori Struktural KlasikKuliah 4

Komunikasi Oraganisasi

Dosen Chamdan MSi

Anggapan Dasar Teori KlasikPandangan teori klasik mengenai organisasi berdasarkan asumsi sebagai berikut :1. Organisasi ada terutama untuk menyelesaikan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.2. Bagi suatu organisasi, ada struktur yang tepat bagi tujuan, lingkungan, teknologi dan partisipannya.3. Pekerjaan organisasi paling efektif bila ada tantangan lingkungan dan kepentingan pribadi terhalang olehnorma-norma rasionalitas.4. Spesialisasi akan meningkatkan taraf keahlian dan performan individu.5. Koordinasi dan control paling baik melalui praktek otoritas dan aturan-aturan yang tidak bersifat pribadi.6. Struktur dapat dirancang secara sistematis dan dapat dilaksanakan.7. Masalah-masalah organisasi biasanya merefleksikan struktur yang tidak tepat, dan dapat diselesaikan melalui perancangandan pengorganisasian kembali ( Bolman, 1988 )Unsur kunci teori klasikAda empat kunci dari teori klasik :Pembagian kerja, adalah bagaimana organisasi membagi sejumlah pekerjaan terhadap  tenaga kerja yang ada dalam organisasi.Hierarki proses fungsional, adalah setiap organisasi terdapat adanya tingkatan karyawan menurut fungsinya atau pekerjaan yang khusus dalam organisasi.Struktur, adalah jalinan hubungan dan peranan dalam organisasi. (Lini dan Staf)Pengawasan yang ketat, pada organisasi yang tinggi strukturnya menghendaki banyak saluran komunikasi dalam melakukan pengawasan. Sedangkan pada organisasi yang strukturnya mendatar tidak banyak diperlukan saluran komunikasi.

Organisasi SosialBerlo (1960) menyarankan bahwa komunikasi berhubungan dengan Organisasi Sosial dengan tiga cara :Pertama, sistem sosial dihasilkan lewat komunikasi. Keseragaman perilaku dan tekanan untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma dihasilkan lewat komunikasi diantara anggota-anggota kelompok.Kedua, bila suatu sistemsosial telah berkembang, ia menentukan komunikasi anggota-anggotanya. Sistem sosial mempengaruhi bagaimana, ke, dan dari siapa, dan dengan pengaruh bagaimana komunikasi terjadi diantara anggota-anggota sistem.Ketiga, pengetahuan mengenai suatu sistem sosial dapat membantu kita membuat prediksi yang akurat mengenai orang-orang tanpa mengetahui lebih banyak daripada peranan-peranan yang mereka duduki dalam sistem.

Organisasi FormalKita akan membahas ciri-ciri khas organisasi formal – yang secara populer disebut birokrasi

– untuk memahami ciri-ciri penting sistem yang formal.Karakteristik Birokrasi WeberianApakah ciri-ciri suatu organisasi terbirokratisasikan yang ideal ? Analisis atas karya Weber memberikan sepuluh ciri berikut ini :Satu Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.Dua Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan  di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmiTiga Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.Empat Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.Lima Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.Enam Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal – yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.Tujuh Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.Delapan Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.Sembilan Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.Sepuluh Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

Komunikasi Jabatan dan Hubungan InformalCiri-ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan (posisitional communication) (Redfield, 1953). Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan. Mereka yang menduduki jabatan diharuskan berkomunikasi dengan cara yang sesuai dengan jabatan mereka. Sekalipun demikian, dalam praktek komunikasi jabatan ini membingungkan, karena tidak semua jabatan dan interaksi secara saksama sesuai dengan diagram jabatan. Meskipun analisis Weber tentang teori organisasi dapat menguraikan banyak organisasi yang beroperasi dewasa ini, sejumlah pemikiran dan teori lain memberikan sumbangan untuk memahami cara kerja organisasi, dan khususnya, komunikasi organisasi. Dua jenis teori, disamping teori kominikasi, memberikan pandangan yang berguna, yakni teori manajemen dan teori organisasi. Terkadang para penulis membuat sedikit perbedaan antara teori pengelolaan (managing) dan teori pengorganisasian (organizing) karena kedua teori itu sering sangat mirip, tetapi terkadang berbeda. Kita akan menguraikan teori klasik manajemen secara ringkas, teori yang sesuai dengan teori formal Weber mengenai organisasi.Manajemen Ilmiah TaylorTeori Weber mengenai birokrasi berforkus terutama pada pengorganisasian; teori itu dianggap sebagai pernyataan terpenting tentang organisasi formal, namun mungkin juga benar bahwa semua teori organisasi pada dasarnya adalah teori pengelolaan. Secara bersama-sama Weber dan Taylor menyajikan teori-teori organisasi dan manajemen yang hampir secara khusus membahas anatomi organisasi formal yang dapat disebut sebagai teori-teori struktural klasik. Pendekatan Taylor terhadap manajemen dilakukan di sekitar empat unsur

kunci: pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur, dan rentang kekuasaan. Menggunakan analisis Sofer (1972), kita akan membahas keempat pokok tersebut secara ringkas.Pembagian kerja menyangkut bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan organisasi didistribusikan. Dalam pengertian birokratik, kewajiban perusahaan secara sistematis dibebankan kepada jabatan-jabatan dalam suatu tatanan spesialisasi yang menurun. Taylor menyatakan bahwa pekerja harus dibebaskan dari tugas perencanaan dan kegiatan tata usaha.Proses skalar dan fungsional berkaitan dengan pertumbuhan vertikal dan horisontal organisasi. Proses skalar menunjukkan rantai perintah atau dimensi vertikal organisasi. Dengan memperoleh dua asisten, manajer telah memperbesar ukuran organisasi secara vertikal, menciptakan perubahan-perubahan dalam pendelegasian kewenangan dan tanggung jawab, kesatuan perintah, dan kewajiban melapor.Struktur berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi. Teori-teori klasik berfokus pada dua struktur dasar yang disebut Lini dan Staff.Lini. Nilai dasar yang membedakan Lini dengan Dasar terletak pada wilayah pembuatan keputusan. Isitlah lini berarti bahwa kewenangan terakhir terletak pada jabatan-jabatan dalam struktur.Staf. Tenaga staff secara tradisional memberi nasihat dan jasa untuk membantu lini. Lini mempunyai otoritas komando. Staff memberikan nasihat dan melakukan persuasi dalam bentuk usulan-ususlan, namun tidak mempunyai kewenangan untuk memeberikan perintah kepada manajer lini untuk mengikuti usulan-usulan tersebut.Struktur Tinggi dan Struktur Datar Terdapat berbagai bentuk struktur organisasi, namun pada dasarnya terbagi dua: struktur tinggi atau vertikal dan struktur datar atau horisontal. Tingginya atau datarnya suatu organisasi ditentukan oleh perbedaan dalam jumlah tingkatan kewenangan dan variasi dalam rentang pengawasan (span of control) pada setiap tingkat.Rentang Pengawasan (Span of Control) menunjukkan jumlah bawahan yang berada dibawah pengawasan seorang atasan. Meskipun sering dinyatakan bahwa jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang manajer adalah lima atau enam orang, dalam prakteknya, rentang pengawasan tersebut bervariasi.

Tujuan/Sasaran Organisasi dan Keefektifan OrganisasiApril 5, 2010 in Komunikasi, Resume | by Fatah H Sidik

33

 Rate This

A. Definisi (Menurut Lubis, Hari dan Martani Huseini, 1987: 19)

Goals adalah suatu keadaan di atau kondisi yang ingin dicapai oleh suatu organisasi. Dalam pengertian tersebut, sasaran dapat diartikan sebagai tujuan organisasi, baik tujuan jangka panjang atau jangka pendek, juga mencakup sasaran dari keseluruhan organisasi atau sasaran dari suatu bagian tertentu dari organisasi

B. Goal Menurut Para Ahli Teori Organisasi Modernist dan Rasional

1. Pandangan organisasi modernist: Official/resmi yang cenderung samar-samar dan umum. Dapat ditemukan di anggaran dasar perusahaan, laporan tahunan dan statement public oleh para eksekutif dan juru bicara perusahaan; Operative yang lebih spesifik, di tuangkan dalam kebijakan dan prosedur yang dioperasikan langsung pada unit-unit khusus.

2. Pandangan rasional: Tujuan official merupakan suatu kerangka untuk mengembangkan tujuan operasional dan mempengaruhi aktifitas organisasi.

C. Alasan Pentingnya Sasaran Organisasi

Ada dua alasan yang menyebabkan sasaran organisasi menjadi penting, yaitu:

1. Dengan adanya tujuan, sesungguhnya menunjukkan eksistensi dari organisasi tersebut.

2. Tujuan atau sasaran itu penting bagi proses managemen yang dijalankan suatu organisasi. Dengan adanya sasaran atau tujuan tersebut, maka:

1. Memberikan legitimasi: Ijin atau akta pendirian merupakan pengakuan resmi (dari pemerintah) terhadap tujuan suatu organisasi, yaitu mengenai hak organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya. Tujuan organisasi secara resmi diumumkan menunjukkan kepada pihak luar mengenai apa ataupun kondisi yang ingin dicapai oleh organisasi.

2. Memberikan arah pengembangan organisasi: Tujuan organisasi memberikan keterangan mengenai arah yang harus ditempuh oleh setiap anggota organisasi dalam setiap kegiatan yang mereka lakukan. Adanya arah yang jelas dapat memberikan rangsangan bagi meningkatnya motivasi anggota organisasi dalam melaksanakan yang melaksanakan tugasnya.

3. Sebagai criteria mengukur performasi organisasi: Tujuan ataupun sasaran memberikan acuan untuk melakukan penilaian terhadap organisasi.

4. Untuk mengurangi ketidakpastian: Proses penetapan tujuan atau sasaran ini memberikan kesempatan bagi para pimpinan mendiskusikan berbagai pendapat yang berbeda, dan akhirnya menetapkan tujuan atau sasaran yang mendapat prioritas utama.

D. Jenis-Jenis Sasaran Organisasi

1. Sasaran resmi adalah kondisi yang secara resmi, kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi, alasan pembentukan organisasi dan nilai-nilai atau falsafah yang mendasari berdirinya prganisasi.

2. Sasaran yang sebenarnya diinginkan (operative goal) merupakan tujuan atau sasaran actual yang dalam praktek diikuti oleh organisasi.

E. Jenis Sasaran Aktual dalam Organisasi

1. Sasaran lingkungan (environmental goal) merupakan kondisi di mana suatu organisasi-organisasi lain yang terdapat pada lingkungannya. Sasaran lingkungan ini dapat juga dinyatakan sebagai kondisi di mana organisasi telah mendapatkan pengakuan dari lingkungannya.

2. Sasaran output (output goal) mencerminkan jenis usaha yang dilakukan oleh organisasi.

3. Sasaran sistem (system goal) berhubungan dengan pemeliharaan atau perawatan organisasi sendiri yang menggambarkan ukuran, bentuk dan iklim organisasiyang dikehendaki untuk tercapai.

4. Sasaran produk (product goal) menggambarkan karakteristik produk atau jasa yang akan diberikan kepada konsumen.

5. Sasaran bagian (sub unit goal) menggambarkan sasaran dari suatu bagian ataupun satuan kerja yang merupakan bagian dari suatu organisasi.

F. Pengelolaan Berbagai Sasaran yang Saling Berlawanan

Ada berbagai cara, yaitu:

1. Menerima performansi yang secukupnya: Dengan cara ini, organisasi menerima performansi yang secukupnya, tidak mengusahakan performansi yang lebih baik, asalkan semua sasaran bisa dikelola secara simultan.

2. Perhatian bertahap: Organisasi berusaha mencapai sasaran yang dianggap paling penting terlebih dulu sesudah sasaran itu tercapai kemudian memusatkan perhatian pada sasaran lain secara berurutan.

3. Preferensi sasaran: Pada cara ini, pimpinan tertinggi telah menetapkan prioritas sasaran, sehingga setiap anggota mengetahui sasaran seperti apa yang yang harus didahulukan.

4. Perubahan sasaran: Pada cara ini, prioritas dari sasaran organisasi diubah secara periodik. Sasaran itu secara terus menerus dievaluasi, disesuaikan dengan keadaan lingkungan dan ditentukan tingkat kepentingannya bagi organisasi.

G. Pihak-Pihak yang Menentapkan Sasaran Organisasi

1. Pimpinan tunggal: Sasaran pada organisasi besar seringkali dipengaruhi pandangan dari pimpinan yang palign berpengaruh, walaupun secara resmi sasaran itu ditetapkan oleh beberapa orang yang merupakan kelompok pimpinan.

2. Koalisi: Merupakan kerjasama sekelompok anggota pimpinan organisasi untuk mempunyai pandangan yang sama mengenai nilai-nilai yang seharusnya diikuti organisasi yang juga selanjutnya menentukan tujuan atau sasaran yang akan dipilih.

H. Efektifitas Organisasi

Efektifitas adalah tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai organisasi. Efisiensi adalah sebuah konsep yang bersifat lebih terbatas dan menyangkut proses internal yang terjadi dalam suatu organisasi. Efisiensi menunjukkan banyaknya input atau sumber yang diperlukan oleh organisasi,

I. Beberapa Pendekatan dalam Pengukuran Efektifitas Organisasi

1. Pendekatan sasaran: Di mulau dengan identifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut.

2. Pendekatan proses: Sebagai efisiensi dan kondisi atau kesehatan dari organisasi internal.

3. Pendekatan sumber: Melalui keberhasilan organisasi dalam mendapatkan berbagai macam sumber yang dibutuhkannya.