AUDIT ATAS SIKLUS PEROLEHANDAN PEMBAYARAN

Siklus pengadaan dan pembayaran meliputi dua golongan transaksi yang berbeda, yaitu pengadaan barang dan jasa, dan pengeluaran kas untuk perolehan tersebut. Retur pembelian dan pengurangan harga juga merupakan satu golongan transaksi, tetapi untuk kebanyakan perusahaan jumlahnya tidak material.

Arus informasi akuntansi yang mengalir melalui berbagai akun dalam audit siklus pengadaan dan pembayaran digambarkan sebagai berikut:

Bank Hutang Usaha Pembelian Bahan BakuPengeluaran Kas Pembelian Barang

Jasa

Retur Pembelian Properti Pabrik & PeralatanPurchase Returns and Allowance

PurchaseDiskon Pembelian Discount Biaya Dibayar Dimuka

HAKEKAT SIKLUS PENGADAAN DAN PEMBAYARAN

Empat fungsi usaha pada siklus pengadaan dan pembayaran yang umum dapat ditunjukkan pada tabel dibawah ini, dimana menunjukkan hubungan antar golongan transaksi, akun, fungsi usaha dan dokumentasi serta catatan.

GolonganTransaksi

Akun-Akun Fungsi Usaha Dokumentasidan Catatan

Perolehan PersediaanProperti Pabrik dan PeralatanBeban dibayar dimukaHutang usahaBeban ManufakturBeban PenjualanBeban Administrasi

Pemrosesan order pembelian Permintaan PembelianOrder Pembelian

Penerimaan brg & jasaPengakuan Kewajiban

Laporan PenerimaanJurnal PerolehanLapiran Ikhtisar PerolehanFaktur dari pemasokNota DebitSurat Bukti / BonBerkas Induk Hutang Usaha

Neraca saldo hutang usahaRekening pemasok

Pengeluaran Kas Kas di BankHutang usahaPotongan Pembelian

Pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas

CekJurnal pengeluaran kas

Pengendalian Intern

Pengendalian intern dari masing-masing fungsi usaha di atas adalah:1. Pemrosesan order pembelian

Otorisasi yang memadai untuk pengadaan merupakan bagian utama dari fungsi ini, sebab otorisasi akan menjamin bahwa setiap barang dan jasa yang dibeli memang sesuai dengan kepentingan perusahaan dan untuk mencegah pembelian yang berlebihan atau barang yang tidak diperlukan. Kebanyakan perusahaan memberikan otorisasi umum untuk pembelian kebutuhan operasi reguler seperti persediaan pada tingkat tertentu dan perolehan barang modal atau sejenisnya pada tingkat lain.

2. Penerimaan barang dan jasaPada saat menerima barang, bagian penerimaan / petugas membuat laporan penerimaan sebagai bahan bukti bahwa barang sudah diterima dan diperiksa, dan biasanya dokumennya ada rangkapannya. Untuk mencegah terjadinya pencurian dan penyalahgunaan, penting bahwa barang tersebut diawasi secara fisik sejak saat penerimaan sampai penggunaannya. Pegawai di bagian penerimaan harus independen dari bagian gudang dan akuntansi.

3. Pengakuan KewajibanPencatatan kewajiban akibat perolehan dibuat berdasarkan penerimaan barang dan jasa, dan di perusahaan lain, kewajiban ditangguhkan sampai faktur pemasok diterima. Dalam kedua kondisi tersebut, bagian hutang usaha umumnya bertanggungjawab memverifikasi kepatutan setiap perolehan. Ini dilakukan dengan membandingkan rincian dalam order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur pemasok untuk menentukan apakah

deskripsi harga, jumlah, syarat pembayaran, dan ongkos angkut dalam faktur pemasok benar.

4. Pemrosesan dan Pencatatan Pengeluaran KasPengendalian terpenting dalam fungsi pengeluaran kas meliputi penandatanganan setiap cek oleh orang dengan otorisasi yang memadai, pemisahan tanggungjawab antara penandatanganan cek dengan pelaksanaan fungsi hutang usaha, dan adanya pemeriksaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatangan cek pada saat cek ditandatangani.

Pengujian Atas Pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi

Pengujian atas pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus perolehan pengadaan dan pembayaran dibagi dalam dua area besar, yaitu:1. Pengujian atas perolehan (test of acquisition)

Pengujian atas perolehan berkenaan dengan tiga dari keempat fungsi yang telah dibahas, yaitu pemrosesan order pembelian, penerimaan barang dan jasa, dan pengakuan kewajiban.

2. Pengujian atas pembayaran (test of payment)Pengujian atas pembayaran berkenaan dengan fungsi keempat, yaitu pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas.

Adapun metodologi perancangan pengujian atas pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus perolehan dan pembayaran adalah :

Pahami struktur pengendalian intern

Tetapkan resiko pengendalian yang direncanakan

Evaluasi manfaat biaya dari menguji pengendalian

Rancangan pengujian atas pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk perolehan dan pembayaran guna memenuhi tujuan audit transaksi

Prosedur audit

Ukuran sampel

Unsur yang dipilih

Saat pelaksanaan

Pemahaman atas Internal control dapat diperoleh melalui:1. Mempelajari flowchart siklus pembelian dan pembayaran2. Mereview hasil kuisioner pengendalian intern.3. Melaksanakan walk-through tests

Menilai Risiko Pengendalian yang Direncanakan.Pengendalian intern kunci untuk fungsi bisnis:1. Otorisasi Transaksi Pembelian

Untuk menjamin bahwa setiap barang atau jasa yang dibeli memang sesuai dengan keperluan perusahaan.

2. Pemisahan fungsi penerimaan (custody) aset dari fungsi lainnyaUntuk menjamin barang yang dikirim supplier adalah sesuai dengan yang dipesan.

3. Pembukuan tepat waktu dan review transaksi secara independenUntuk menjamin transaksi pembelian dicatat pada saat yang tepat dan dengan nilai yang tepat.

4. Otorisasi pembayaranUntuk menjamin pembayaran dilakukan dengan jumlah dan kepada pihak yang tepat serta tidak ada tagihan yang dibayar lebih dari sekali.

Auditor dapat menentukan luasnya dari pengujian atas pengendalian:1. Auditor dapat menentukan luasnya dari pengujian atas pengendalian setelah

mengidentifikasi key internal controls dan kelemahan internal control serta menilai risiko pengendalian.

2. Auditor melakukan tests of controls untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian telah dilakukan secara efektif.

Pengujian Atas Pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi1. Keterjadian (Occurrence)2. Kelengkapan (Completeness)3. Keakuratan (Accuracy)4. Klasifikasi (Classification)5. Waktu yang tepat (Timing)6. Posting and summarization

HUTANG USAHA

Hutang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar untuk barang dan jasa yang diterima dalam kegiatan usaha normal perusahaan. Kadang-kadang sulit untuk membedakan antara hutang usaha dengan kewajiban yang masih harus dibayar, tetapi ada manfaatnya untuk mendefinisikan kewajiban sebagai hutang usaha kalau seluruh kewajiban itu sudah diketahui dan terhutang pada tanggal neraca. Jadi hutang usaha mencakup kewajiban karena perolehan bahan baku, peralatan, prasarana, perbaikan, dan banyak lagi jenis barang dan jasa yang telah diterima sebelum akhir tahun. Kebanyakan hutang usaha juga dapat ditunjukkan dengan keberadaan faktor pemasok. Hutang usaha juga harus dibedakan dari kewajiban yang dibebani

bunga. Kalau dalam suatu kewajiban terkandung pembayaran bunga, maka harus dicatat dengan semestinya, sebagai wesel bayar, hutang kontrak, hutang obligasi atau hipotek.

Metodologi untuk merancang pengujian terinci atas saldo hutang usaha adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Hutang UsahaAuditor harus dapat mengidentifikasi ris iko bisnis terkait hutang usaha dengan memperhatikan sistem pengadaan yang dimiliki Auditee, seperti penerapan just in time, pertukaran informasi, penggunaan ecommerce, dan siklus internal perusahaan

2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat Ditolelir dan Menilai Inherent Risk- Terdapat banyak transaksi yang dapat mempengaruhi saldo account receivable, saldo

account receivable biasanya terdiri dar i banyak akun, saldonya besar sehingga relatif mahal untuk mengaudit akun ini.

- Auditor biasanya menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi yang relatif tinggi bagi account ini.

- Inherrent risk biasanya ditetapkan pada tingkat menengah atau tinggi.- Auditor biasanya sangat memperhatikan tujuan audit completeness dan cut-off.

Tentukan materialitas dan tetapkan resiko audit yang dapat diterima serta resiko bawaan untuk

hutang usaha

Tetapkan resiko pengendalian untuk hutang usaha

Rancang dan laksanakan pengujian atas pengendalian, pengujian substantif atas transaksi

Rancang pengujian terinci atas saldo hutang usaha untuk memenuhi tujuan

spesifik audit

Prosedur audit

Ukuran sampel

Unsur yang dipilih

Saat pelaksanaan

Rancang dan laksanakan prosedur analitis

3. Menilai Risiko Pengendalian; Merancang dan Melaksanakan Test of Control dan Substantive Test of Transaction.

4. Merancang & Melaksanakan Prosedur Analitik Prosedur Analitik Kemungkinan Salah Saji- Bandingkan saldo expense yang terkait - Salah saji hutang usaha dan pengeluaran pembelian dengan tahun sebelumnya - Review daftar account payable untuk - Salah klasifikasi untuk bukan hutang unusual, non vendor, dan interest usaha bearing payables- Bandingkan account payable per - Kemungkinan salah saji tidak dibukukan individu dengan tahun sebelumnya atau salah dibukukan- Hitung rasio, seperti pembelian dibagi - Kemungkinan salah saji tidak dibukukan account payable, account payable dibagi atau salah dibukukan current liabilities

5. Merancang Detail Test of Balances – untuk Account Payable (Hutang Usaha) 1. Detail Tie-in (Kecocokan rincian)

Pengertian:- Hutang usaha dalam daftar hutang usaha cocok dengan master file yang terkait dan

totalnya sesuai dengan buku besar.Prosedur Detail test of balance :- Hitung ulang dan cocokkan semua jumlah pada daftar hutang dan master file.- Telusuri jumlahnya ke ledger.- Telusuri invoice masing-masin supplier ke master file berdasarkan nama dan jumlah.

2. Existence (Keberadaan)Pengertian:- Hutang usaha dalam daftar hutang usaha adalah absahProsedur detail test of balance :- Telusuri dari daftar hutang ke laporan tagihan supplier dan invoicenya.- Konfirmasi hutang usaha, khususnya yang berjumlah besar atau unusual.

3. Completeness (Kelengkapan)Pengertian:- Seluruh hutang usaha yang ada telah dimasukkan dalam daftar hutang usaha dan

dijurnal.Prosedur Detail test of balance :- Lakukan pengujian kewajiban lewat waktu (Out of Period Liability Tests)

4. Accuracy (Keakuratan)Pengertian:- Hutang usaha dalam daftar hutang usaha telah dicatat secara akurat.Prosedur detail test of balance :- Lakukan pengujian kewajiban lewat waktu (Out of Period Liability Tests)

5. Classification (Klasifikasi)Pengertian:- Hutang usaha dalam daftar hutang usaha telah diklasifikasikan secara tepat.Prosedur Detail test of balance :- Telaah daftar hutang dan master file untuk melihat jenis hutang.

(wesel bayar, kewajiban berbunga, kewajiban jangka panjang)

6. Cut-off (Pisah Batas)Pengertian:- Pencatatan transaksi dilakukan pada periode yang tepatProsedur detail test of balance :- Lakukan pengujian kewajiban lewat waktu (Out-of-Period Liability Tests)- Lakukan pengujian terinci sebagai bagian dari observasi fisik persediaan.- Pengujian inventory intransit (dalam perjalanan).

7. Obligation (Kewajiban)Pengertian:- Auditee mempunyai kewajiban untuk membayar jumlah terhutang.Prosedur Detail test of balance :- Periksa laporan tagihan supplier dan konfirmasi hutang usah.

8. Realizable Value (tidak diuji)

9. Presentation and Disclosure (Penyajian dan Pengungkapan)Pengertian:- Account yang terkait dengan siklus pembelian dan pembayaran telah disajikan dan

diungkap secara memadaiProsedur detail test of balance :- Telaah laporan keuangan untuk meyakinkan kewajiban-kewajiban pihak yang memiliki

hubungan istimewa yang berjumlah material, berjangka panjang, atau berbunga.

Pengujian kewajiban lewat waktu dilakukan dengan:1. Periksa dokumen yang mendasari pengeluaran kas yang dilakukan pada periode

akuntansi berikutnya.2. Periksa dokumen yang mendasari tagihan yang belum dibayarkan beberapa minggu

sebelum akhir tahun buku.3. Telusuri laporan penerimaan barang yang dibuat sebelum akhir tahun buku ke invoice

dari supplier.4. Telusuri laporan supplier yang memperlihatkan saldo terhutang ke trial balance.5. Kirimkan konfirmasi kepada supplier.