rita haryanti - perancangan sistem informasi pengajuan lembur di pt hariff dte

8/7/2019 RITA HARYANTI - PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN LEMBUR DI PT HARIFF DTE

1/73

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN

LEMBUR DI PT. HARIFF DAYA TUNGGAL ENGINEERING

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan program

Sarjana Strata Satu (S1)

Disusun Oleh

Rita Hariyanti

NRP. 1410035

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA

DAN ILMU KOMPUTER LPKIA

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

BANDUNG

2010


2/73

LEMBAR PERNYATAAN

Yang bertandatangan di bawah ini,

Nama : RITA HARIYANTI

NRP : 1410035

Program Studi : Sistem Informasi

Judul Skripsi : Sistem Informasi Pengajuan Lembur di PT. Hariff Daya

Tunggal Engineering

Dengan ini menyatakan bahwa hasil penulisan Tugas Akhir yang telah saya buat

ini merupakan hasil karya sendiri dan benar keasliannya. Apabila ternyata di

kemudian hari penulisan Tugas Akhir ini merupakan hasil plagiat atau penjiplakan

terhadap karya orang lain, maka saya bersedia mempertanggungjawabkan sekaligus

bersedia menerima sanksi berdasarkan aturan tata tertib di PKN/STMIK LPKIA.

Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak dipaksakan.

Bandung, 25 November 2010

Penulis,

Rita Hariyanti


3/73

LEMBAR PENGESAHAN

SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN

LEMBUR DI PT. HARIFF DAYA TUNGGAL ENGINEERING

Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan programSarjana Strata Satu (S1) pada program studi Sistem Informasi

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Ilmu Komputer

LPKIA

Disusun Oleh

RITA HARIYANTI

NRP. 1410035

Telah diperiksa dan disetujui

Pada tanggal 3 Januari 2011

Di Bandung

MengetahuiPembimbing Ketua Program Studi

Heri Purwanto, S.T., M.M., M.T. Sony Fajar G, S.T., MCAS.

NIP. 203002 NIP. 197004


4/73

LEMBAR PENGESAHAN

PENGUJI SIDANG

Program Strata 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Bandung

Pada Tanggal : 3 Januari 2011

Diperiksa dan Disetujui oleh Penguji Tugas Akhir yang berjudul

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN LEMBUR

DI PT. HARIFF DAYA TUNGGAL ENGINEERING

Penguji I Penguji II

Sonty Lena S.Kom., MCAS. Richard Victor S.T., MOS., MCP.NIP. 108009 NIP. 110004


5/73

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga tugas

akhir ini dapat penulis selesaikan. Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat

kelulusan program pendidikan Sarjana (S1) pada program studi Sistem Informasi

STMIK LPKIA Bandung.

Tugas akhir ini membuat suatu perancangan sistem informasi pengajuan lemburyang kedepannya jika diimplementasikan dalam suatu aplikasi bisa mempermudah

pekerjaan Department Human Resourcess PT.Hariff Daya Tunggal Engineering

dalam menghitung lembur.

Penulisan tugas akhir ini tidak lepas dari dukungan bantuan danbimbingan berbagai

pihak. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan

yang sebesar-besarnya kepada:

1. Kedua orang tua yang telah membesarkan dan memberi semangat untuk

menyelesaikan tugas akhir ini.

2. Bapak Drs. Bertha Musty M.M selaku ketua STMIK LPKIA.

3. Bapak Soni Fajar Surya G. S.T., selaku ketua program studi sistem

informasi STMIK LPKIA Bandung.

4. Bapak Andy Viktor selaku dosen wali program studi STMIK LPKIA

Bandung.

5. Bapak Heri Purwanto S.T., M.M., M.T., selaku dosen pembimbing yang

telah memberikan arahan dan masukan yang berharga untuk penyelesaian

tugas akhir ini.

6. Staf Eta-Net yang telah telah meluangkan waktunya.

7. Teman-teman sekelas di program studi ekstensi sistem informasi angkatan

2010 atas kebersamaannya selama ini.


6/73

Semoga suatu saat nanti kita dipertemukan kembali dalam keadaan yang lebih

baik.

Bandung, November 2010

Penulis

Rita Hariyanti


7/73

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Teknologi dan ilmu pengetahuan terus berkembang seiring kebutuhan manusia

untuk mendapatkan informasi yang bisa diterapkan di kehidupannya sehari-hari

bahkan untuk kepentingan dunia perusahaan.

Teknologi komputer menawarkan kemudahan-kemudahan untuk menjalankan

aktifitas manusia dalam pengolahan data, ini dimaksudkan untuk mencapai hasil

yang lebih baik dengan efisien, efektivitas dan kepresisian yang tinggi. Hal ini

menjadi dasar dalam sebuah penerapan aplikasi sebagai pengolahan data pada

perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi engineering yaitu PT Hariff

Daya tunggal Engineering. Saat ini PT Hariff Daya Tunggal Engineering telah

menggunakan komputerisasi dalam pengolahan data kesehariannya, salah satunya

dalam pengolahan data karyawan, dengan menggunakan suatu sistem informasibernama SYSPRO yaitu Support System Programe adalah sebuah aplikasi program

yang diterapkan di PT. Hariff DTE untuk menunjang bussines proces yang berjalan

agar bisa lebih efektif dan efisien., tetapi belum ada sistem informasi untuk

pengajuan lembur karyawan. Saat ini pengajuan lembur karyawan dilakukan

dengan proses manual. Karyawan mengajukan lembur berdasarkan surat perintah

kerja lembur dari atasannya, lalu mengajukan form lembur yang terdiri dari form

pengajuan lembur, form aktivitas lembur dan print outabsen. Print out absent di

print oleh masing-masing karyawan melalui program SYSPRO yang dapat diaksesoleh semua karyawan untuk melihat absensinya sendiri. Form yang berjumlah 3

(tiga) lembar tersebut diajukan keHuman Resource Department(HRD) setiap awal

bulan untuk kemudian dihitung jumlah lemburnya dalam satu bulan kebelakang.


8/73

Hal ini mengakibatkan proses pengajuan lembur membutuhkan waktu yang cukup

lama dan tidak efisien dalam hal penggunaan kertas, arsip pun jadi menumpuk.

Salah satu alat untuk menghasilkan informasi yang diperlukan untuk menjalankan

aktivitas perusahaan yaitu sistem informasi yang baik. Walaupun suatu perusahaan

mempunyai manajemen yang baik, pegawai yang ahli, handal dan modal yang

besar tapi bilamana kurang mendapatkan informasi yang tidak akurat dan relevan

maka dapat mempengaruhi jalannya perusahaan dan akhirnya merugikan

perusahaan. Oleh karena itu dengan adanya sistem informasi yang baik dari

perusahaan, maka perusahaan dapat menghasilkan laporan - laporan yang

diperlukan untuk manajemen dalam mengendalikan dan memutuskan berbagaikebijakan perusahaan maka terlihat jelas bahwa peranan HRD sangat penting untuk

memberikan informasi dan kemudahan kepada karyawan untuk pengajuan lembur.

Dari uraian terlihat jelas bahwa permasalahan ini perlu di angkat, sehingga

diharapkan sistem pengajuan lembur ini dapat berjalan lebih baik, serta mampu

menghasilkan informasi yang tepat, akurat, dan cepat. Pada akhirnya, hal ini akan

berdampak pada peningkatan cara kerja yang efektif, efisien dan hasil kerja yang

lebih baik.

1.2 Identifikasi Permasalahan

Pada saat ini sistem yang sedang berjalan di PT. Hariff belum sempurna,

hal ini dapat dilihat dari masalah-masalah yang ada, yaitu;

1.Koordinator atau Manager sering melaksanakan perjalanan dinas ke luar

kota sehingga pengajuan lembur terlambat karena sulit mendapatkan

approval.

2.Pengajuan lembur belum terkomputerisasi.

3. Belum adanya laporan data lembur, saat ini yang ada hanya berupa hasil

perhitungan lembur saja.


9/73

1.3 Ruang Lingkup Permasalahan

Melihat dari kegiatan yang dilakukan oleh HR Department dalam proses

perhitungan lembur ini maka membatasi permasalahan pada :1. Prosedur pengajuan lembur.

2. Proses pengajuan lembur yang dibahas untuk lembur teknisi saja.

1.4 Tujuan Perancangan

Tujuan yang akan dicapai dari dikembangkannya sistem informasi prosedur

pengajuan lembur berbasis komputer ini adalah :

1.Mengurangi keterlambatan pengajuan lembur dari tanggal yang sudah

ditentukan karena approval data lembur dilakukan secara komputerisasioleh koordinator dan manager.

2.Mempermudah cara kerja HR Department dalam menghitung lembur

melalui sistem pengajuan lembur yang dilakukan secara komputerisasi

oleh karyawan.

3.Adanya laporan data lembur setiap bulan yang bisa dijadikan data

master lembur.

1.5Sistematika Penulisan

Bagian ini menjelaskan mengenai sistematika penulisan agar penulisan skripsi ini

lebih terarah dan tidak menyimpang dari permasalahan yang telah ditentukan.

Adapun urutan penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut :


10/73

BAB I PENDAHULUAN

Bab pertama ini merupakan bab pembuka yang menguraikan dan menjelaskan

tentang latar belakang permasalahan, identifikasi permasalahan, batasanpermasalahan serta sistematika penulisan skripsi minor.

BAB II DASAR TEORI

Didalam bab kedua ini menjelaskan tentang teori perancangan dari

permasalahan yang bersangkutan, dalam hal ini yaitu masalah dokumen.juga

akan menjelaskan tentang metodologi penggembangan sistem yang digunakan

untuk perancangan sistem.

BAB III SURVEI DAN OBSERVASI

Bab ini digunakan untuk mengumpulkan informasi sistem secara umum,interaksi dalam sistem secara kualitatif dan kuantitatif serta memodelkannya.

Uraian dalam bab ini menjelaskan tentang organisasi, prosedur sistem berjalan,

aliran informasi sistem berjalan, data dictionary dan hasil riset penelitian

lainnya jika ada.

BAB IV EVALUASI

Bab ini digunakan untuk menetapkan persyaratan sistem baru secara hipotesis

atau lojikal. Pembahasan meliputi tujuan operasional sistem baru, gagasan

untuk mencapai tujuan, perubahan sistem dan persyaratan sistem baru, meliputi

aliran informasi, datadictionary dan kendala perancangan.

BAB V PERANCANGAN SISTEM EKSTERNAL

Bab ini menetapkan rancangan sistem baru berbasis komputer secara

keseluruhan dari sudut pandang pemakai (maket arsitektural). Bab ini terdiri

dari uraian sistem menyeluruh, uraian sistem rinci per transaksi dan format

input output.

BAB VI PERANCANGAN SISTEM INTERNAL

Bab ini menetapkan rancangan rinci dari sistem yang diotomatisasi, meliputi

konfigurasiHardware /Software, database dan konstruksi proses.


11/73

BAB VII RENCANA IMPLEMENTASI

Bab ini berisi uraian mengenai tahapan untuk membangun/mewujudkan

rancangan sistem baru secara nyata. Kegiatan yang dibahas meliputikonstruksi (coding), pengujian sistem dan instalasi/pandah sistem.

BAB VIII KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini memuat elaborasi dan rincian kesimpulan yang dituliskan pada

abstrak dan saran-saran yang ditujukan kepada pihak terkait sehubungan

dengan hasil penelitian.


12/73


13/73

a. Komponen-komponen (components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu

subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai

sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas sistem (boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem

tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environments)

Lingkungan luar (environments) dari suatu sistem adalah apapun di luar

batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar

sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan

sistem tersebut.

d. Penghubung (interface)

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu

subsitem dengan subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu

subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya

dengan melalui penghubung.

e. Masukan (input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan sinyal (signal input). Maintenance inputadalah energi yang

dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal inputadalah

energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.


14/73

f. Keluaran (output)

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau

kepada supra sistem.

g. Pengolah (process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

mengubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak

akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan

yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu

sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.2 Jenis-Jenis Sistem

Menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi

Akuntansi menjelaskan bahwa sistem dikelompokkan menjadi empat

kelompok yaitu:

1. Sistem tertutup (Closed systems)Yaitu sistem yang secara total terisolai dari lingkungannya.

2. Sistem relatif tertutup (Relative closed systems)Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya secara terkendali.

3. Sistem terbuka (Open systems)Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan secara tidak

terkendali.

4. Sistem umpan balik (Feedback control systems)Yaitu sistem yang menggunakan sebagian output menjadi salah satu

input untuk proses yang sama di masa berikutnya.(4,1)

2.2 Pengertian Informasi


15/73


16/73

2. InputData harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input kedalam sistem.

3. OutputInformasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem disebut Output

4. Penyimpanan DataData sering disimpan untuk dipakai lagi di masa mendatang.

5. PemrosesData harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan

komponen pemros.

6. Instruksi dan prosedursistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi

tanpa instruksi dan prosedur rinci.

7. PemakaiOrang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang

dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai.

8. Pengaman dan pengawasanInformasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas

dari berbagai kesalahan, dan terlindung dari akses secara tidak sah.(16-

17,1)

2.4 Teori Upah Lembur

Karyawan dan perusahaan merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan. Apabila

karyawan memiliki produktivitas dan motivasi kerja yang tinggi, maka laju bisnis

perusahaan akan berjalan baik, yang akhirnya akan menghasilkan kinerja dan

pencapaian yang baik pula bagi perusahaan. Di sisi lain, bagaimana mungkin

perusahaan berjalan baik, kalau karyawannya bekerja tidak produktif, artinya

karyawan tidak memiliki semangat kerja yang tinggi.

Salah satu hal yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan adalah apabila

karyawan merasa ada keadilan antara waktu yang digunakan untuk bekerja dengan

gaji yang mereka terima. Misalnya, jika satu karyawan menerima gaji yang

diterima dengan perhitungan 8 jam kerja per hari tentunya perusahaan harus

membayar lebih kepada karyawan yang bekerja lebih dari 8 jam per hai pada posisi


17/73

atau jabatan yang sama. Karena itulah perlu adanya peraturan lembur di suatu

perusahaan.

Berikut kutipan pasal 4 Kep MenakerTrans mengani upah lemburNo.KEP.102/MEN/VI/2004 bahwa ;

(1)Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh melebihi waktu kerja, wajib

membayar upah lembur.

(2)Bagi pekerja/buruh yang termasuk dalam golongan jabatan tertentu, tidak

berhak atas upah kerja lembur sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dengan

ketentuan mendapat upah yang lebih tinggi.

(3)Yang termasuk dalam golongan jabatan tertentu sebagaimana dimaksud

dalam ayat (2) adalah mereka yang memiliki tanggung jawab sebagai pemikir,perencana, pelaksana dan pengendali jalannya perusahaan yang waktu kerjanya

tidak dapat dibatasi menurut waktu kerja yang ditetapkan perusahaan sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(MENTERI TENAGAKERJA DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK

INDONESIA, 2004, hal. 2-3)

2.5 Metodologi Yang Digunakan

Di dalam pengembangan sistem diperlukan adanya metodolgi yang sesuai

dengan kebutuhan, oleh karena itu dengan mengikuti metodologi atau

prosedur-prosedur yang ada diharapkan pengembangan sistem dapat

diselesaikan dengan baik.

Adapun pengertian dari metodologi adalah sebagai berikut:

Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur,

konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang

digunakan oleh suatu ilmu yang lainnya. Sedangkan metode adalah

suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. (23,7)

Dengan menggunakan metode atau prosedur-prosedur yang diberikan oleh

suatu metodologi, maka pengembangan sistem diharapkan akan dapat


18/73

diselesaikan dengan baik. Urutan-urutan prosedur untuk pemecahan masalah

ini dikenal dengan istilah algoritma (algorithm).

Metodologi yang digunakan adalah :

Pendekatan Klasik : Yaitu pendekatan yang mengikuti tahapan-tahapan di

Sistem Life Cycle ( perencanaan sistem, analisa sistem, perancang an sistem,

implementasi sistem dan pemeliharaan sistem ).

Pendekatan Terstruktur : Yaitu pendekatan yang dilengkapi dengan alat- alat

(tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan

sistem yang dikembangkan akan didefinisikan dengan baik dan jelas.

2.5.1 Teknik Pengembangan Sistem

1. Teknik Manajemen Proyek

Teknik ini berupa CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program

Evaluational Review Technique).

2. Teknik Menemukan Fakta

Merupakan suatu teknik atau cara untuk mengumpulkan data-data yang

nantinya akan dipelajari dan dianalisa.

2.5.2 Teknik mengumpulkan fakta :

a. Wawancara

Merupakan salah satu cara untuk mendapatkan data dengan cara wawancara

dengan orang yang terlibat dalam sistem.

b. Observasi atau Pengamatan

Merupakan salah satu teknik untuk mengumpulkan data dengan cara melakukan

pengamatan langsung terhadap prosedur yang sedang berlangsung didalam

perusahaan.

c. Pertanyaan

Merupakan teknik untuk mendapatkan data dengan cara membuat daftar

pertanyaan terlebih dahulu untuk diajukan pada perusahaan.


19/73

2.6 Tipe Data Pada Access 2007

Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data

dalam Access, yaitu :

1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp),

sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

2. Memo

Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa

diurutkan/diindeks.

3. Number

Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan

untuk proses perhitungan matematis.

4. Date/Time

5. Currency

6. Auto Number

7. Yes/No

8. OLE Object

OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.

9. Hyperlink

10. Lookup Wizard

Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah

nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam

combo box.

Microsoft Access 2007antar Komputer dan Internet 20092010

http://www2.ukdw.ac.id/kuliah/info/TI2023/Modul07A.pdf

tanggal akses 26 Desember 2010


20/73

BAB III

SURVEI DAN OBSERVASI

Bab ini bertujuan untuk menjelaskan dan mengumpulkan sistem informasi secara

menyeluruh dan merupakan uraian atau gambaran dari suatu sistem informasi yang

utuh ke dalam komponen komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama

untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi

tersebut untuk mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan

pengendalian. Jadi dari sistem informasi dapat mempelajari aktivitas sistem untuk

mendapat gambaran yang menyeluruh tentang sistem yang sedang berjalan dan

alirannya serta permasalahan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhannya.

Uraian dalam bab ini dikelompokkan kedalam lima kelompok analisis,yaitu :

1. Organisasi

2. Sejarah Perusahaan

3. Struktur Organisasi & Uraian pekerjaan ( job description )

4. Prosedur sistem berjalan

5. Aliran Prosedur Informasi sistem berjalan

6. Data Dictionary

3.1 Organisasi

Organisasi merupakan salah satu fungsi dari manajemen dan Organisasi

mempunyai komponen-komponen yang sangat penting dalam suatu perusahaan

antara lain work place, culture, asset dimana komponen ini sangat berpengaruh

agar dapat mencapai suatu tujuan. Organisasi dapat berjalan dengan baik apabila

komponen-komponen tersebut dapat berinteraksi dengan baik dan harmonis dan

mampu menghilangkan kesalahan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan tujuannya

yang memberikan penjelasan bagi personil mengenai tugas dan tanggung

jawabnya.

PT. Hariff Daya Tunggal Engineering yang beralamat di Jl.Soekarno Hatta 450

Bandung berdri tanggal 17 Maret 1982 dengan garis bisnis layanan teknis, desain

sistem, pabrikasi, dan infrastruktur telekomunikasi, kontrol sistem serta IT base

sistem, network monitoring & kontrol, alternatif energi, energi kontrol & metering.


21/73

Didukung pelayanan Instalasi & Integrasi , Commisioning & Acceptance Test,

Maintenance & After Sales Service PT. Hariff terus berkembang dan sampai saat

ini memiliki tigapuluhsatu (31) kantor cabang dan tujuh belas (17) warehouse yangtersebar di seluruh Indonesia.

Selaku perusahaan yang bergerak di bidang produk dan jasa telekomunikasi,

PT.Hariff terus mengembangkan produknya diantaranyapower backup, end to end

solution yang didalamnya terdapat solar cell system dan teknologi terbaru yang

diproduksi PT. Hariff yaitu Broadband Wireless Access (HIMAX). Semua produk

yang dihasilkan didukung dengan service level agreemnet tentang pengiriman

produk yang hanya membutuhkan waktu kurang lebih satu sampai dua minggu dan

layanan after sales service.

PT.Hariff Daya Tunggal Engineering memiliki visi, misi dan values sebagai

berikut;

Visi

Menjadi perusahaan terkemuka di Indonesia yang berbasis inovasi teknologi dan

pelayanan pelanggan

Misi

Menciptakan nilai tambah dengan mendayagunakan inovasi teknologi untuk

pemangku kepentingan

Values

Usaha yang halal, kerja keras, cerdas, amanah, mentaati aturan dan etika bisnis

3.1.1Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan tempat seluruh karyawan terintegrasi dan

terkoordinasi dalam menjalankan aktivitas operasi PT. Hariff Daya Tunggal

Engineering. Struktur organisasi harus mampu menampung dan menangani seluruh

aktivitas dari PT. Hariff dengan baik, dan dengan adanya sistem dan prosedur yang

tepat dan memadai, maka tujuan perusahaan akan dapat tercapai.


22/73

Struktur oganisasi di PT. Hariff Daya Tunggal Engineering berbentuk lini dan staft.

Pada jenis struktur organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga

diberikan wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secarabaik. Demikian juga pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat

tetapi juga bertanggung jawab atas perintah atau nasehat tersebut.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Hariff Daya Tunggal Engineering

3.1.2 Uraian Pekerjaan

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari bagian-bagian yang terkait di dalamnya

khususnya Departemen HR(Human Resources)


23/73

Tabel 3.1 Uraian Pekerjaan Human Resources Manager

JABATAN (DETAIL) HUMAN RESOURCE MANAGER

DEPARTEMEN HUMAN RESOURCE

ATASAN

LANGSUNG

JABATAN : PRESIDENT DIRECTOR

BAWAHAN

LANGSUNG

JABATAN : Koordinator Personalia

Koordinator Recuitment

TUGAS & TANGGUNG JAWAB

PERIODE

HR MG BLN TH

N

1 Menetapkan dan menjaga prosedur dan kebijakan SDM,

mengkoordinasikan dan melaksanakan aktivitas

pengembangan dan pelatihan, strategi-strategi perekrutan,

membantu memudahkan program perencanaan penerusan

manajemen, mengikuti perkembangan hokum dalam

ketenagakerjaan dan hubungan industry, menjaga

hubungan dengan pegawai pemerintah yang bersangkutan,

memeriksa praktek-praktek SDM dan mendukung

departemen-departemen dakam mencapai tujuan bisnis

perusahaan

X

2 Menyediakan nasehat dan dukungan untuk manajemen atas

isu atau masalah ayng berhubungan dengan sumber daya

yang diperlukan, desain dan pengembangan organisasi,

pengembangan dan pembelajaran,

pengelolaanperforma/kinerja, kompensasi dan tunjangan

dan masalah-masalah SDM lainnya

X

3 Menyelaraskan SDM dengan strategi bisnis untuk

menciptakan hasil yang selaras dengan kesuksesan bisnisX

4 Meningkatkan performa organisasi dan karyawan melalui

motivasi dan kesempatan pengembangan diri yang

menyelaraskan tujuan perusahaan dan tujuan pribadi

X


24/73

karyawan

5 Memastikan bahwa segala proses SDM yang berlangsung

difokuskan pada penghematan biaya, kualitas sertakepuasan jasa dan pelanggan

X

6 Bertanggung jawab atas seluruh aktivitas SDM termasuk

angkatan kerja/ketenagakerjaan, kompensasi,hubungan

dalam ketenagakerjaan, tunjangan serta pelatihan dan

pengembangan

X

7 Kewajiban-kewajiban lain seperti yang telah ditugaskan X

TUGAS & TANGGUNG JAWAB TAMBAHAN

1. Mengerti dan memahami prosedur K3 yang terkait2. Terlibat dalam aktivitas K3


25/73

3.2 Prosedur Sistem Berjalan


26/73

3.3 Aliran Informasi Sistem Berjalan

3.3.1 Diagram Alir Informasi

Manager

Karyawan Koordinator HRD

SPKL

MengajukanLembur

Lemburanyang

disetujui

Lemburan yg tidak disetujui

Lemburan

yangdisetujui



Lemburan yang ditolak

Gambar 3.2 Diagram Alir Informasi Sistem Pengajuan Lembur di

PT Hariff Daya Tunggal Engineering

Gambar di atas merupakan uraian sistem pengajuan lembur berjalan di PT. Hariff

Daya Tunggal Engineering. Untuk mengajukan lembur, karyawan harus

mempunyai SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur) dari Manager. Berdasarkan

SPKL itulah pengajuan lembur dibuat dan meminta persetujuan koordinator dan

manager untuk diajukan ke HRD.

Apabila ada pengajuan lembur yang tidak sesuai, koordinator dan manager akan

menolak memberikan tanda tangan dan dikembalikan ke karyawan. Sedangkan jika

pengajuan lembur disetujui makan akan diajukan ke HRD untuk dihitung. HRD

akan memeriksa lembur dan kelengkapan tanda tangan, jika sudah lengkap

lemburan dihitung.


27/73

3.3.2 Context Diagram

Gambar 3.3 Context Diagram Sistem Informasi Pengajuan Lembur di

PT Hariff Daya Tunggal Engineering

3.3.3 Data Flow Diagram

Gambar 3.4 Sistem Informasi Pengajuan Lembur di PT Hariff Daya Tunggal

Engineering


28/73

3.3.4 Uraian Textual

Dalam Sub bab ini berisi uraian sistem yang sedang berjalan digambarkan dalam

aliran dokumen-dokumen, laporan, dan prosedur yang disajikan ke dalam diagramalir dokumen ( Document Flowchart )

Adapun prosedur sistem berjalan proses pengajuan lembur di PT. Hariff Daya

Tunggal Engineering adalah sebagai berikut :

1. Karyawan melakukan lembur berdasarkan SPKL (surat perintah kerja lembur)

yang diberikan atasan.

2. Karyawan membuat pengajuan lembur dengan mengajukan 3 form, form

pengajuan lembur, form aktivitas lembur dana absen.

3. lembur yang telah dibuat diajukan ke koordinator untuk diperiksa dan ditandatangani.

4. jika pengajuan lembur ditolak, koordinator akan mengembalikan pengajuan

lembur ke karyawan, tapi jika pengajuan lembur disetujui, koordinator akan

melakukan tandatangan dan menyerahkan pengajuan lembur tersebut ke

manager

5. Pengajuan lembur yang telah ditandatangani koordinator akan diperikas dan

ditandatangani oleh manager, tapi jika pengajuan lembur ditolak maka manager

mengembalikannya ke karyawan.

6. Lembur yang telah disetujui oleh manager diserhakan ke HRD untuk diperiksa.

Jika pengajuan lembur sudah lengkap dan sesuai, lembur akan dihitung, tapi

jika pengajuan lembur tidak memenuhi syarat maka pengajuan lembur

dikembalikan ke karyawan.

7. Setelah lemburan dihitung, HRD akan menyerahkan pengajuan lembur ke

karyawan supaya karyawan mengetahui jumlah lembur yang akan dibayarkan.

3.4 Data Dictionary

Sub bab ini berisi penjelasan tentang kamus data untuk penyimpanaan data (data

store). Uraian meliputi nama, deskripsi, volume, metode akses,Retensi dan struktur

data.


29/73

Tabel 3.1 Form Pengajuan Lembur

Data Dictionary : FPL (Form Pengajuan Lembur)

Keterangan Berfungsi sebagai pengajuan jumlah jam lembur

Sumber HRD

Distributor Karyawan

Volume 1 Dokumen / 1 bulan

Umur Aktif 1 Bulan

Struktur Data

No_Pengajuan + Tgl + {Nama + Posisi + Department + Bulan

}- { Hari + Tanggal + Jam_Masuk + Jam_keluar + Istirahat +Telat + Jumlah + Jam + Menit + Harga } + { Diajukan +

Diketahui + Disetujui}

Tabel 3.2 Form Aktivitas Lembur

Data Dictionary : FAL (Form Aktivitas Lembur)

KeteranganBerfungsi sebagai uraian aktivitas yang dilakukan selama

lembur

Sumber HRD



Umur Aktif 1 Bulan

Struktur Data

No_Aktivitas + Tgl + {Nama + Posisi + Department + Bulan }

+{ Hari + Tanggal + Jam_Masuk + Jam_keluar + Uraian +

Pemberi tugas + Paraf + Ket } + { Diajukan + Diketahui +

Disetujui}


30/73

Tabel 3.3 Absen

Data Dictionary : Absen

KeteranganBerfungsi sebagai acuan untuk mengjukan jam mulai lembur

dan jam akhir lembur

Sumber HRD



Umur Aktif 1 Bulan

Struktur Data

Fingerprint_id + Employee name + Time in + Time pass +

Time out + Status Day


31/73

BAB IV

EVALUASI

4.1 Tujuan Operasional Sistem Baru

Tujuan utama dari dirancangnya sistem baru ini tentunya adalah untuk

memperbaiki sistem lama atau sistem yang sedang berjalan. Dengan analisa

terhadap sistem yang sedang berjalan dapat mengetahui permasalahan yang

timbul sehingga mempermudah untuk melakukan perancangan sistem yang

baru dan penerapan yang baru dimana diharapkan akan jauh lebih baik dengansistem yang sedang berjalan dan untuk menghasilkan kinerja yang baik,

sehingga permasalahan yang timbul dapat diselesaikan, menunjang kelancaran,

keakuratan dan efisiensi waktu dari proses yang ada. Tujuan yang akan dicapai

setelah rancangan sistem baru diterapkan antara lain :

1. Pengajuan lembur karyawan tidak ada yang terlambat sehingga perhitungan

lembur yang dilakukan oleh HRD dapat selesai tepat waktu.

2. Koordinator dan manager dapat memeriksa pengajuan lembur dan

memberikan approval kapanpun karena dilakukan secara sistem.

3. Data pengajuan lembur cukup disimpan dalam hardisk dan laporan data

lembur sehingga arsip tidak menumpuk.

4.2 Gagasan Untuk mencapai tujuan

Gagasan yang akan diterapkan untuk sistem yang sedang berjalan untuk

mancapai tujuan sistem yang lebih baik antara lain :

1. Membuat database lembur karyawan sehingga memudahkan pencarian data

jika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.


32/73

2. Membuat approval melalui sistem sehingga koordinator dan manager dapat

dengan mudah melakukan approval data lembur.

4.3 Perubahan Sistem

Perubahan yang terjadi dari sistem lama ke sistem baru terjadi pada proses ke 3

pada Data Flow Diagram Gambar 3.4 (Sistem InformaSI Pengajuan Lembur di PT.

Hariff Daya Tunggal Engineering), antara lain ;

1. Pada sistem lama proses apprval atau penandatanganan dilakukan secara manual

oleh koordinator dan manager.

2. Pada sistem baru, approval data lembur akan dilakukan melalui sistem sehingga

koordinator dan manager dapat lebih mudah melakukan approval data lembur.

3. Jika koordinator dan manager menolak pengajuan lembur, approval tidak akan

dilakukan. Tapi jika data lembur di approve maka data lembur akan masuk ke user

verifikasi (HRD)

4. HRD akan memerikas kelengkapan pengajuan lembur, jika sudah lengkap

lemburan dihitung. Jika data lembur belum langkap maka user verifikasi akan

melakukan rollback transaction atau data lembur akan dikembalikan ke karyawan

yang mengajukan lembur.

4.4 Persyaratan Sistem Baru

Sub bab ini berisi penjelasan tentang aliran informasi sistem baru, data dictionary

dan kendala perancangan.

Sistem baru dalam proses pengajuan lembur karyawan di PT. Hariff hanya terjadi

pada proses approval yang semula dilakukan manual menjadi approval secara

terkomputerisasi yang otomatis akan merubah cara pengajuan lembur yang dibuat

melalui sistem terkomputerisasi.


33/73

Data dictionary pada sistem baru tidak ada yang berubah masih ada 3 yaitu Form

Pengajuan Lembur (FPL), Form Akrivitas Lembur (FAL) dan Absen. Untuk sistem

baru akan ditambahkan menu approval pada setiap form yang akan menandaibahwa form tersebut yang berisi data lembur sudah disetujui oleh koordinator dan

manager.

4.4.1 Aliran Informasi Sistem Baru

Penyajian berupa Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) lojikal.

Adapun proses perubahan sistem yang baru yaitu :

Karyawan

Mencocokkandata absen

dengan SPKL

1.1

Input DataLembur

1.2

Ajukan Lembur

1.3

AbsenSPKL

Absen valid

SPKL

Ada data

lembur

Tidak ada data

lembur

FPL, FAL & Absen

Gambar 4.1 DFD Level 1 Perubahan Prosedur Membuat Pengajuan Lembur


34/73

Memberikanapproval FPL,FAL, Absen

melalui sistem

3.1

Manager

Melakukan userverifikasi FPL,FAL, Absen

3.2

FPL, FAL,Absen

Koordinator

Memberikanapproval

3.3

FPL, FAL, Absen

lengkap

MelakukanRollback

3.4

FPL, FAL, Absen tidak

lengkap

FPL, FAL, Absen

FPL, FAL, Absen

diapprove

FPL, FAL, Absen

FPL, FAL & Absen yg

disetujui

FPL, FAL &Absen yg

tidakdisetujui

HRD

FPL, FAL &

Absen

FPL, FAL & Absen yg sudah

diverifikasi

Gambar 4.2 DFD Level 1 Perubahan Prosedur Pemberian Approval Data

Lembur

4.4.2 Data Dictionary

Sub bab ini berisi penjelasan tentang kamus data untuk penyimpanan data (data

store) yang digunakan dalam sistem baru, baik itu yang berasal dari sistem lama

yang masih digunakan atau data baru usulan sistem.

Tabel 4.1 Form Pengajuan Lembur

Data Dictionary : FPL (Form Pengajuan Lembur)

Keterangan Berfungsi sebagai pengajuan jumlah jam lembur

Sumber HRD



35/73

Volume 1 Dokumen / 1 Bulan

Umur Aktif 1 Tahun

Struktur Data No_pengajuan + Tgl + {nama + posisi +

Department + Bulan} + {hari + tanggal +

jam_masuk + jam_keluar + istirahat + telat +

jumlah + jam + menit + harga} + (approve +

tgl_approve + user_verifikasi +

rollback_transaction}

Tabel 4.2 Form Aktivitas Lembur

Data Dictionary : FAL (Form Aktivitas Lembur)

Keterangan Berfungsi sebagai uraian aktivitas yang dilakukan

selama lembur

Sumber HRD



Umur Aktif 1 Tahun

Struktur

Data

No_aktivitas + Tgl + {nama + posisi + Department

+ Bulan} + {hari + tanggal + jam_masuk +

jam_keluar + uraian + checklist_pemberi_tugas} +

(approve + tgl_approve + user_verifikasi +rollback_transaction}


36/73

Tabel 4.3 Form Absen

Data Dictionary : Absen

Keterangan Berfungsi sebagai acuan untuk mengajukan jam

mulai lembur dan jam akir lembur

Sumber HRD



Umur Aktif 1 Tahun

Struktur Data Id_finger + employee_name + time_in + time_pass

+ time_out + status_day + cheklist_pemberi_tugas

4.4.3 Kendala Perancangan

Sub bab ini berisi penjelasan tentang kendala yang ada dalam perancangan sistem

pengajuan lembur dan kemungkinan perubahan, antara lain ;

1. Sulitnya mensinkronisasikan data absen yang sudah terkomputerisasi dengan

sistem pengajuan lembur yang akan dibuat.

2. Kendala yang mungkin muncul dari karyawan misalnya lupa melakukan

pengajuan lembur

3. Kemungkinan ada perubahan pada sistem approval di absensi yang dilakukan

oleh pemberi tugas lembur karena data absen itu sendiri sudah termonitoring dan

terjaga keabsahannya oleh HRD.


37/73

BAB V

PERANCANGAN SISTEM EKSTERNAL

5.1 Uraian Sistem Menyeluruh

Perancangan sistem informasi secara garis besar merupakan persiapan dari

perancangan secara terinci dan merupakan tahapan untuk pengilahan data sistem

informasi berbasis komputer.

5.1.1 Uraian Tekstual (Narasi)

1. Form Pengajuan Lembur (FPL), Form Aktivitas Lembur (FAL) dan absenyang

disetujui olen manager dan koordinator ditandatangani

2. Setelah ditandatangani, user verifikasi (HRD) melakukan pengecekan apakah

pengajuan data lembur sudah lengkap atau belum.

3. Jika data lembur sudah lengkap maka user verifikasi memberikan approve

yang menandai bahwa lemburan bias dihitung.

4. Jika data lembur belum lengkap, maka user verifikasi melakukan rollback,

dimana pengajuan lembur akan dikembalikan kepada karyawan yang

mengajukan.

5.2 Uraian Sistem Rinci Per Transaksi

Sub bab ini berisi uraian rinci setiap proses atau transaksi dalam sistem baru yang

diusulkan. Digambarkan dalam DFD level 1 yang dilengkapi batas otomatisasi.


38/73

Karyawan

Mencocokkandata absen

dengan SPKL

1.1

Input DataLembur

1.2

Ajukan Lembur

1.3

AbsenSPKL

Absen valid

SPKL

Ada data

lembur

Tidak ada data

lembur

FPL, FAL & Absen

Gambar 5.1 DFD Level 1 dari Proses Membuat Pengajuan Lembur


39/73

Memberikanapproval FPL,FAL, Absen

melalui sistem

3.1

Manager

Melakukan userverifikasi FPL,FAL, Absen

3.2

FPL, FAL,Absen

Koordinator

Memberikanapproval

3.3

FPL, FAL, Absen

lengkap

MelakukanRollback

3.4

FPL, FAL, Absen tidak

lengkap

FPL, FAL, Absen

FPL, FAL, Absen

diapprove

FPL, FAL, Absen

FPL, FAL & Absen yg

disetujui

FPL, FAL &Absen yg

tidakdisetujui

HRD

FPL, FAL &

Absen

FPL, FAL & Absen yg sudah

diverifikasi

5.1 DFD Level 1 dari Proses Melakukan Tanda Tangan

Berikut adalah uraian rinci setiap proses atau transaksi dalam sistem baru yang diusulkan;

1. FPL,FAL dan Absen yang telah sesuai akan diberikan approval oleh koordinator

dan manager.

2. Data lembur akan sampai ke user verifikasi (HRD) setelah FPL, FAL diapprove oleh

koordinator dan manager.

3. User verifikasi akan menerima data lembur dan terlebih dahulu melakukan

pemeriksaan. Jika data lengkap maka user akan melakukan approve.

4. Jika data tidak lengkap user akan melakukan rollback atau mengembalikan data

pengajuan lembur ke karyawan.


40/73

5.3 Format Input/Output

5.3.1 Struktur Menu

Gambar 5.2 Struktur Menu Pengajuan Lembur (Usulan)

5.3.2 Rancangan Dokumen

Rancangan dokumen merupakan rancangan dokumen baru yang harus ada dalam Sistem

Informasi Pengajuan Lembur berbasis computer di PT.Hariff Daya Tunggal Engineering,

sehingga sistem dapat berjalan dengan baik dan benar.

1. Pengajuan LemburNama Dokumen : FPL (Form Pengajuan Lembur)

Fungsi : Sebagai pengajuan lembur karyawan

Bentuk :


41/73

Error! Not a valid link.

2. Aktivitas Lembur

Nama Dokumen : FAL (Form Aktivitas Lembur)

Fungsi : Sebagai rincian aktivitas yang dilakukan pada saat

lembur

Bentuk :

PT Hariff DAYA TUNGGAL ENGINEERING Nomor 0379/FPL /10/10

HR

FORM PENGAJUAN LEMBUR

Halaman 1 dari 1

Tanggal 1 November 2010

NAMA : Sitti Ramlah DEPARTMENT: Cotrol Monitoring

POSISI : Account BULAN : Oktober 2010

HARI TANGGAL

LEMBUR WAKTU

JUMLAH

MASUK KELUAR ISTIRAHAT TELAT JUMLAH JAM MENIT

Senin 4-Oct-10 17:00 19:10 0:30 0:19 1:21 1 21 13,086

Selasa 5-Oct-10 17:00 20:21 0:30 0:00 2:51 2 51 32,081

Sabtu 9-Oct-10 09:00 14:00 1:00 0:00 3:00 3 0 51,699

JUMLAH 7:12 0:00 0:00 96,866

Notes: Hari kerja istirahat dipotong 30 menit

Hari libur istirahat dipotong 1 jam (apabila lebih dari 4 jam berturut-turut)

Diajukan Diketahui Disetujui

Tgl Nama TT Tgl Nama TT Tgl Nama TT

No. Form : U-

A-FL-02-20


42/73

PT HariffDAYA TUNGGAL ENGINEERINGNomor 0379/FAL/10/10

HR

FORM AKTIVITAS LEMBURHalaman

1 dari 1

Tanggal 01 November 2010

Gambar 5.4 Form Aktivitas Lembur

3. Absen

Nama Dokumen : Absen

Fungsi : Sebagai acuan jam kerja lembur

Bentuk :

NAMA : Sitti Ramlah DEPARTMENT : Control Monitoring

POSISI : Account BULAN : Oktober 2010

HARI TANGGAL MASUK KELUAR URAIANPEMBERI

TUGAS

PARAF PEMBERI

TUGASKETERANGAN

Senin 4 Oct 2010 17:00 19:10 BAST Nurizal

Selasa 5 Oct 2010 17:00 20:21 CR Telkomsel Nurizal

Sabtu 9 Oct 2010 09:00 14:00 BAST Nurizal

Diajukan Diketahui Disetujui

Tgl Nama TT Tgl Nama TT Tgl Nama TT


43/73

Date Employee Name Dep./Divisi Fingerprint

ID

Time In Time

Pass

Time

Out

Mode Out Rule

Long

Time

Status

Day

11/15/10 Irna Rosdiana Account &

Tax

108 07:49:00 17:35 No Finger

Scan

9 Hari

Kerja

11/15/10 Widyaningsih

Zebua

Administration

Liaison

10557 07:59:00 17:56 No Finger

Scan

9 Hari

Kerja

11/15/10 Ade GA 612 07:48:00 17:05 No Finger

Scan

9 Hari

Kerja

11/15/10 Yayu Dirgahayu HRD 5 08:16:00 00:16:00 17:45 No Finger

Scan

9 Hari

Kerja

11/15/10 Reza Ganabar Logistic 142 07:37:00 18:10 No Finger

Scan

9 Hari

Kerja

Gambar 5.5 Absensi Karyawan

5.3.3 Rancangan Dialog Screen

1. Master Lembur

Nama : Master Lembur

Fungsi : Digunakan untuk menginput data lembur yang diajukan

karyawan

Bentuk :


44/73

Master LemburMaster Lembur

Baru Simpan Hapus Keluar Cari

NIK

Nama

Department

Periode

Jumlah lembur

Gambar 5.6 Dialog ScreenMaster Lembur (Usulan)

Master lembur merupakan interface yang digunakan untuk menginput data lembur ke

dalam computer. Yang berhak menggunakan master lembur adalah Administrasi di Bagian

HRD. Rincian Penjelasan Master Lembur adalah sebagai berikut ;

a. Tombol Baru digunakan untuk menambah data lembur yang baru.

b. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data lembur setelah dilakukan

proses penginputan perhitungan lembur.

c. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus record lembur.

d. Tombol Keluar digunakan untuk keluar dari form master lembur.

e. Tombol Cari digunakan untuk mencari data lembur. Jika tombol Cari dijalankan,

maka akan keluar sebuah form yang digunakan untuk mencari data Barang.

Bentuk form tersebut adalah sebagai berikut:


45/73

Gambar 5.7 Dialog ScreenPencarian Data Lembur (Usulan)

2. Pengajuan Lembur

Nama : Pengajuan Lembur

Fungsi : Digunakan oleh karyawan untuk membuat pengajuan lembur

dan mendapatkan approval dari koordinator,manager

dan HR

Bentuk :

Pengajuan LemburPengajuan Lembur

User Account

Password

Login Cancel

Gambar 5.8 Dialog ScreenLogin User (Usulan)

Semua karyawan memiliki hak login ke program pengajuean lembur dengan user acoount

menggunakan NIK yang dimiliki setiap karyawan. Password diisi oleh karyawan untuk

keamanan penggunaan. Tombol Login untuk masuk ke program dan cancel untuk

membatalkan.


46/73

Gambar 5.8 Dialog ScreenPengajuan Lembur Kolom Header (Usulan)

Gambar 5.9 Dialog ScreenPengajuan Lembur (Usulan)

Setelah karyawan login ke program pengajuan lembur,maka akan tampil 4

kolomyang terdiri dari Header, kolom Pengajuan Lembur, kolom Aktivitas Lembur

dan kolom Absen. Cara menggunakan kolom header pada form pengauan lembur

adalah sebagai berikut;


47/73

a. Tombol Insert digunakan untuk menambah data baru yaitu membuat

pengajuan lembur. Field NIK, Nama Karyawan dan periode diisi oleh

karyawan yang mengajukan lembur.

b. Tombol Edit untuk merubah data yang ada di pengajuan lembur bila terjadi

kesalahan.

c. Tombol Delete untuk menghapus data yang ada di pengajuan lembur.

d. Tombol Save digunakan bila data lembur yang diajukan karyawan sudah

benar.

e. Tombol Commite Transaction untuk menerima pengajuan, hanya aktif ketika

user verifikasi / HR yang login.

f. Rollback transaction berfungsi untuk mengembalikan pengajuan jika setelah

diperiksa user verifikasi ada syarat yang tidak lengkap.

Gambar 5.10 Dialog ScreenPengajuan Lembur Kolom Pengajuan (Usulan)

Pada kolom pengajuan, karyawan harus menginput Nomor FPL, Hari, Tanggal, jam

masuk,jam keluar,lamanya istirahat, waktu keterlambatan dan waktu untuk jumlah

jamlemburnya. Sedangkan jumlah adalah harga lembur per harinya yang akan muncul


48/73

angkanya ketika pengajuan sudah disapprove oleh Koordinator, Manager dan HRD.

Tombol Total untuk mengetahui harga lembur keseluruhan dari pengajuan.

Gambar 5.11 Dialog ScreenPengajuan Lembur Kolom Aktivitas (Usulan)

Pada kolom Aktivitas karyawan karyawan menginput Nomor FAL, Hari,Tanggal, Jam

Masuk, Jam Keluar, Istirahat dan uraian aktivitas yang dilakukan selama lembur. Check

box diisi oleh Koordinator selaku pemberi tugas. Jika pengajuan aktivitas lembur sesuai

dengan SPKL (Surat Perintah Kerja Lembur), maka dilakukan ckecklist.


49/73

Gambar 5.12 Dialog ScreenPengajuan Lembur Kolom Absen (Usulan)

Pada Kolom Absen karyawan hanya tinggal mengimport absent dari program SYSPRO.

Tombol Import Absen berfungsi untuk mengambil data absen selama periode tertentu

sesuai yang dibutuhkan untuk mengajukan lembur.

2. Laporan Pengajuan Lembur


50/73

Gambar 5.13 Dialog ScreenLaporan Pengajuan Lembur Kolom Approval (Usulan)

Laporan pengajuan lembur ada dua kolom yaitu kolom approval dan kolom detail. Kolom

approval berfungsi untuk menampilkan report approve yang sudah dilakukan oleh

Koordinator, Manager dan HR sendiri.

Laporan Pengajuan LemburLaporan Pengajuan Lembur

DetailApproval

NIK Nama Department Periode Jumlah Lembur

Gambar 5.14 Dialog ScreenLaporan Pengajuan Lembur Kolom Detail (Usulan)

Laporan pengajuan lembur kolom detail berfungsi untuk menampilkan data lembur

karyawan, sesuai dengan periodenya.


51/73

BAB VI

PERANCANGAN SISTEM INTERNAL

6.1 Konfigurasi Perangkat Keras / Perangkat Lunak

Sub bab ini berisi ketentuan secara umum mengenai kebutuhan spesifikasi perangkat

keras dan lunak yang diharapkan dapat diadakan guna menerapkan sistem usulan.

6.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ( Hardware)

Usulan penggunaan perangkat keras diadakan atas dasar pertimbangan frekuensi

pengolahan transaksi, kapasitas basis data dan harapan waktu pengerjaan yang berkaitan

dengan aktivitas persediaan barang pada perusahaan terkait. Kebutuhan perangkat keras

tersebut 1 (satu) unit komputer digunakan sebagai server dan 2 (dua) unit akan digunakan

sebagai client. Client tersebut akan dipergunakan oleh Department HR dan Administrasi

Personalia. Uraian kebutuhan hardware untuk ke 3 (tiga) komputer tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Komputer

Server Client

Processor

Memori

HardDisk

Drive

Monitor

Keyboard

Mouse

2.66 GHz

512 GB

80 Gb

CD Rom Drivee

VGA (1024 X 768)

PS2/USB

PS2/USB

Processor

Memori

HardDisk

Drive

Monitor

Keyboard

Mouse

1.7 GHz

256 MB

40 Gb

CD Rom Drive

VGA (800 x 600)

PS2/USB

PS2/USB


52/73

2. Jaringan

a. NIC (Network Interface Card)

b. Kabel UTP

c. Konektor RJ-45

d. Switc Hub 8 Port Konektor

3. Printer

a. Dot Matrix

b. InkJet Printer

6.1.2 Konfigurasi Software

Untuk membuat suatu sistem informasi yang dapat berjalan dengan baik dan

benar diperlukan suatu aplikasi software yang selalu menyertai hardware. Dalam

pembuatan Sistem Informasi Persediaan barang ini perangkat lunak yang digunakan

adalah :

1. Server

a. Sistem Operasi : Microsoft Windows 2003 Server

b. DBMS : Microsoft Office Access 2007

2. Client

a. Sistem Operasi : Microsoft Windows XP SP2

b. Aplikasi : Visual Basic v 6.0


53/73

6.1.3 Struktur Sistem Jaringan Komputer

Gambar 6.1 Struktur Sistem Jaringan Komputer Topologi Star

Uraian penjelasan dari struktur jaringan komputer di atas adalah sebagai berikut:

1. Komputer server berguna untuk menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain

atau biasa disebut client. Komputer server menyediakan suatu database persediaan

yang dibutuhkan oleh client.

2. Komputer client berguna untuk menerima atau menggunakan fasilitas yang

disediakan oleh komputer server. Komputer client menggunakan database persediaan

barang untuk mengelola persediaan barbasis komputer dan penyimpanan data

barbasis database.


54/73

6.2 Rancangan Database

Gambar 6.2 Relasi Database

Nama Tabel : Pengajuan Lembur

Tabel 6.1 Tabel Pengajuan Lembur

Nama Field Deskripsi Tipe Data Ukuran Format

NIK Primary Key Text 10 8 digit angka dengan format:

01.08.04.0487

No Urut Karyawan

Bulan Masuk

Tahun Masuk

Kode Perusahaan


55/73

Id Finger Id Finger Absen Text 5

Nama Nama Karyawan Text 30

Periode Periode

pengajuan

Text 10

User User yang

memberikan

approval terhadap

pengajuan

Text 30

Approval Type approval Yes/No

Tanggal Tanggal Approve Date/Time

Nama Tabel : Header FPL

Tabel 6.2 Tabel Header FPL


No FPL Primary Key Text 11 11 digit angka dengan format:

0487.FPL.10.10

Tahun Pengajuan

Bulan Pengajuan

Jenis Form

4 digit dibelakang NIK


56/73


57/73

Jam Masuk Jam mulai lembur Date/Time

Jam Keluar Jam keluar lembur Date/Time

Istirahat Waktu istirahat

saat lembur

Date/Time

Telat Waktu

keterlambatan

Date/time

Waktu

Lembur

Lamanya waktu

lembur

Date/time

Jumlah Harga lembur Currency

Nama Tabel : Header FAL

Tabel 6.4 Tabel Header FAL


No FAL Primary Key Text 11 11 digit angka dengan format:

0487.FAL.10.10

Tahun Pengajuan

Bulan Pengajuan

Jenis Form


NIK Nomor Induk

setiap karyawan

Text 10


58/73

Tanggal Tanggal

melakukan lembur

Date/Time


Posisi Job Label Text 30

Department Department

karyawan

Text 30

Bulan Bulan / Periodepengajuan lembur

Text 10

Nama Tabel : Detail FAL

Tabel 6.5 Tabel Detail FAL


No FAL Primary Key Text 11 11 digit angka dengan format:

0487.FAL.10.10

Tahun Pengajuan

Bulan Pengajuan

Jenis Form


Hari Hari saat

melakukan lembur

Text 10

Tanggal Tanggal saat Date/Time


59/73

melakukan lembur

Jam Masuk Jam mulai lembur Date/Time

Jam Keluar Jam keluar lembur Date/Time

Uraian Uraian aktivitas

yang dilakukan

selama lembur

Text 50

Pemberi

Tugas

Pemberi tugas

lembur

Text 30

Nama Tabel : Absen

Tabel 6.6 Absen


Id finger Primary Key Text 5 1 sampai dengan 5 digit angka

dengan format:

366

Nomor urut karyawan

NIK Nomor Induk

setiap karyawan

Text 10


Department Department Text 30


60/73

karyawan

Tanggal Tanggal masuk

kerja

Date/Time

Jam Masuk Jam kedatangan

karyawan

Date/Time

Jam Keluar Jam pulang

karyawan

Date/Time

Terlambat Waktu

keterlambatan

Date/Time

Mode Out Keterangan finger

scan

Yes/No

Lama Kerja Lamanya

karyawan bekerja

Date/Time

Status Hari Status hari kerja

atau libur

Yes/No

Tabel 6.7 Integrity dan Otorisasi Akses


61/73

Nama Tabel

Pengajuan Lembur

Head FPL

Detail FPL

Head FAL

Detail FAL

Absen

Referensial Domain Bagian I S U DKeterangan

NIK tidak boleh

kosong

Nomor FPL & NIK

tidak boleh kosong

Nomor FPL tidak

boleh kosong

Nomor FAL tidak

boleh kosong

Nomor FAL tidak

boleh kosong

ID Finger & NIK

tidak boleh kosong

NIK harus unik

Nomor FPL harus

unik & NIK harus

sudah terdaftar di

table pengajuan

lembur

Nomor FPL sudah

terdaftar di table

Head FPL

Nomor FAL harus

unik & NIK harus

sudah terdaftar ditable pengajuan

lembur

Nomor FAL harus

diisi sesuai dengan

table Head FAL

ID Finger harus diisisesuai urutan

masuk karyawan &

NIK sudah terdaftar

di table Pengajuan

Lembur

AdmPersonalia

Karyawan

Karyawan

Karyawan

Karyawan

HRD

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

Integritas Data Otoritas Data

Keterangan : I: Input U : Update

S: Select D : Delete

6.3 Rancangan Proses

Spesifikasi Modul

Nama modul : Buat Pengajuan Lembur

Kegunaan : Pengajuan Lembur Karyawan & Approvalnya

Input : NIK, Id Finger

Output : Pengajuan Lembur

Algoritma : Procedure input pengajuan lembur

Input NIK


62/73

Buka file absent

Input id_finger

Input nama

Input periode

periode = Format(Date, mmmm yyyy)

jika NIK yang di input sudah ada maka

Penginputan tidak dapat dilakukan.

Selain itu

masukkan user ke list approve

masukkan tanggal

tanggal=format (Date dd mmmm yyyy)

Akhirjika

Jika klik simpan maka

Untuk setiap user pada list approve

Simpan pengajuan lembur

Jika klik commit transaction pada tombol commit transaction maka

Diterima pengajuan lembur

Jika klik rollback transaction pada tombol rollback transaction maka

Dikembalikan pengajuan lembur

Akhirjika

Akhirjika

Akhirjika

Selesai


63/73

Nama modul : Buat Form Pengajuan Lembur

Kegunaan : Uraian Pengajuan Lembur

Input : NoFPL, NIK

Output : Form Pengajuan Lembur

Algoritma : Procedure input form pengajuan lembur

Input NoFPL

Buka file pengajuan lembur

Input NIK; nama

Input posisi

Input department

Input bulan

jika NoFPL yang di input sudah ada maka


Akhirjika

Jika klik insert pada tombol insert maka

Insert form pengajuan lembur

Jika klik edit pada tombol edit maka

Update form pengajuan lembur

Jika klik delete pada tombol delete

Delete form pengajuan lembur

Jika save pada tombol save

Save form pengajuan lembur

Jika klik total pada tombol total

SUM jumlah

Akhirjika


64/73

Akhirjika

Akhirjika

Akhirjika

Akhirjika

Selesai

Nama modul : Buat Form Aktivitas Lembur

Kegunaan : Uraian Aktivitas Lembur

Input : NoFAL, NIK

Output : Form Pengajuan Lembur

Algoritma : Procedure input form pengajuan lembur

Input NoFAL

Buka file pengajuan lembur

Input NIK; nama

Input posisi

Input department

Input bulan

jika NoFAL yang di input sudah ada maka


Akhirjika

Jika klik insert pada tombol insert maka

Insert form pengajuan lembur

Jika klik edit pada tombol edit maka

Update form pengajuan lembur

Jika klik delete pada tombol delete


65/73

Delete form pengajuan lembur

Jika save pada tombol save

Save form pengajuan lembur

Jika klik cheklist

Disetujui form aktivitas lembur

Akhirjika

Akhirjika

Akhirjika

Akhirjika

Akhirjika

Selesai


66/73

BAB VII

IMPLEMENTASI

7.1 Rencana Implementasi

Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dan

tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru

dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

Langkah-langkah kegiatan implementasi sistem adalah sebagai berikut :

1. Penetapan waktu dan anggaran.

Kegiatan yang pertama dilakukan adalah survei harga dan meminta persetujuan

dari pimpinan.

2. Pemilihan operator danprogrammer.

Salah satu factor yang mempunyai perenan penting dalam penerapan sistem

baru, yaitu operator. Sedangkan yang mempunyai peranan dalam pembuatan

program yaitu Programmer. Dimana tanpa adanya operator dan Programmer,

sistem baru yang telah dirancang tidak dapat diimplementasikan.

3. Persiapan tempat, hardware dan software.

Karena kebanyakan menggunakan perangkat baru, maka tempat atau ruangan

untuk perangkat disiapkan telebih dahulu, dan memilih hardware dan software

yang akan digunakan.

4. Instalasi hardware dan software.

Setelah hardware dan software-nya tersedia maka selanjutnya adalah proses

pemasangan hardware baru dan penginstalan software.

5. Pembuatan program dan User guide.Kegiatan pembuatan program yaitu kegiatan menterjemahkan hasil rancangan

ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kemudian membuat

petunjuk pengoperasian, agar program yang dibuat dapat dimengerti oleh User


67/73

dan penggunaannya sesuai dengan yang telah ditentukan dan mudah untuk

digunakan.

6. Penetesan dan perbaikan program.

Kegiatan ujicoba program dan apabila masih ada kesalahan akan diperbaiki,

hingga dapat berjalan maksimal sesuai dengan yang diharapkan.

7. Pelatihan User.

Useryang telah dipilih akan mengikuti pelatihan agar memahami sistem yang

baru tersebut dan dapat menjalankannya dengan baik dan tepat.

8. Uji coba sistem baru.

Pengujian sistem baru harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang

baru tersebut dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.

9. Evaluasi sistem baru dan perbaikan.

Kegiatan evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui hasil dari sistem yang baru

dibandingkan dengan hasil yang dicapai oleh sistem lama.

10.Konversi sistem.

Implementasi sistem ini adalah proses untuk meletakkan sistem baru agar dapat

digunakan. Pengoperasian sistem baru ini dilakukan bersama-sama dengan

sistem yang lama.

Rencana Aktivitas Implementasi

Kode

Aktivitas

Aktivitas Waktu

/Minggu

Predessor Sucessor ES EF LS LF ST S

F

A Penetapan waktu

&Anggaran

1 - B 0 1 0 - - -

B Pemilihan 1 A C,D 1 2 1 - - -


68/73

Tabel 7.1.1 Rencana Aktivitas Implementasi

Keterangan :

1. Predecessor : aktifitas yang mendahului aktifitas berikutnya

2. Time : Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu aktifitas

3. ES (Early Star) : Waktu tecepat dimulainya suatu aktifitas

4. EF (Early Finish) : Waktu tercepat diselesaikannya suatu aktifitas

5. LS (Lead Star) : Waktu aktifitas terlama

Tempat

C Persiapan HW

dan SW

1 B - 2 - 2 - 1 1

D Instalasi

Hardware&softw

are

2 C E 2 4 2 2 - -

E Pembuatan

Program

4 D F 4 8 4 4 - -

F Pengetesan dan

Perbaikan

2 E G 8 10 8 8 - -

G Pemilihan dan

Pelatihan user

1 F H 10 11 10 10 - -

H Uji coba sistem

baru

3 G I 11 14 11 11 - -

I Evaluasi sistem

baru dan

perbaikan

2 H J 14 16 14 14 - -

J Konservasi sitem 2 I - 16 18 16 18 - -


69/73

6. LF (Lead Finish) : Waktu selesai terlama

7. ST : total slack

8. SF : Free Slack

Sedangkan jadwal kegiatannya,sebagai berikut disajikan dalam CPM (Critical Path

Method) :

Gambar 7.1.2 Jadwal Kegiatan CPM

Gant Chart

N

O

Simbol Nama

Durasi

BULAN

Aktivitas Aktivitas Bulan ke-1 Bulan ke-2 Bulan ke-3 Bulan ke-4 Bulan ke-5

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 A

Penetapan

waktu dan

anggaran.

1

2 B

Pemilihan

tempat1

3 C

Persiapan

HW dan

SW.

1

4 D Instalasi

HW dan

2

0 1 2

4

3

5

6

78910

A

1 1

B

D

2

C

1

E

4

F2

G

1H

3

I

2

J

2

0

0

1

1

2

2

4

4

4

8

10

11141618

18 16 14 11

10

8

7


70/73

Tabel 7.1.3 Gant Chart

7.2Kebutuhan Sumber Daya.

Selain kebutuhan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software)dalam pengembangan atau perancangan sistem dibutuhkan juga perangkat pikir

(Brainware) untuk memelihara atau mengoperasikan sistem yang telah dirancang,

sehingga tujuan dari perancangan sistem ini dapat dicapai. Berikut ini adalah

kebutuhan piker (Brainware) dari perancangan sistem ini, diantaranya :

1. Sistem Analis (1 orang).

Bertugas mengawasi kegiatan dalam penerapan sistem yang baru dan

memastikan sistem yang dibuat telah sesuai dengan yang telah direncanakan

serta dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam sistem tersebut.

SW.

5 E

Pembuatan

Program

dan User

guide.

4

6 F

Pengetesan

dan

perbaikan

Program.

2

7 G

Pelatihan

User.1

8 H

Uji coba

sistem

baru.

3

9 I

Evaluasi

sistem barudan

perbaikan.

2

10 J

Konversi

Sistem.2


71/73

2. Programmer (1 orang).

Bertugas membuat program-program komputer berdasarkan program yang

telah dirancang sesuai dengan yang telah dideskripsikan oleh sistem analis ataumemodifikasi program-program yang sudah ada.

3. User (3 Orang).

Bertugas untuk pemasok data (Data Entry Operator), melakukan pengolahan

data, input, edit, cetak dan sebagainya.


72/73

BAB VIII

SIMPULAN DAN SARAN

8.1 Kesimpulan

Berikut ini merupakan kesimpulan yang berisi jawaban dari permasalahan yang

diajukan, diperoleh dari hasil penelitian atau pengujian terhadap pengembangan

sistem baru yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan :

1. Sistem pengajuan lembur yang sedang berjalan selama ini kurang efektif

untuk masalah approval sehingga pengajuajn lembur sering terlambat dan

tidak efisien dalam penggunaan kertas, maka dengan perancangan sistem

yang baru ini diharapkan dapat mempercepat proses pengajuan lembur

untuk mendukung kecepatan HRD dalam perhitungan lembur dan

menerapkan sistempaperless untuk efisiensi penggunaan kertas.

2. Dengan Sistem baru yang terkomputerisasi diharapkan Karyawan dan HRD

dalam menjalankan fungsinya dengan lebih baik untuk menunjang

pekerjaan-pekerjaan lain dapat terselesaikan tepat waktu.

3. Belum tersedianya informasi data lembur dalam bentuk laporan sehingga

hasil perhitungan data lembur karyawan di HRD hanya tersedia dan

tersimpan di Bagian Administrasi Personalia dengan perancangan database

dalam pembuatan laporan-laporan yang cepat dan akurat yang bisa

disajikan untuk Kepala Bagian HRD dan Kepala Bagian masing-masing

Department.

8.2 Saran

Berikut ini saran yang ditujukan kepada perusahaan/pihak-pihak terkait

sehubungan dengan hasil penelitian untuk menunjang sistem yang lebih baik

menyarankan dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, antara

lain :


73/73

1. Kedepannya sistem informasi pengajuan lembur dapat dikembangkan

menjadi sistem informasi pengajuan lembur berbasis WEB.

2. Dengan selesainya perancangan sistem informasi, diharapkan dapatberguna dan bermanfaat besar bagi perusahaan khususnya dalam

peningkatan kinerja dengan sistem yang berjalan baik.

rita haryanti - perancangan sistem informasi pengajuan lembur di pt hariff dte

Documents