PAGE

PERENCANAAN PENERAPAN SISTEM OUTSORCHING PADA SERE DEPARTMENT SERTA PERMASALAHAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DI PT XYZ

DISUSUN OLEH:

IIS SUGIYANTO

TRI KARSADI YANTO

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA

2015BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan perekonomian di Indonesia yang menuntut perusahaan manufaktur untuk selalu mampu bersaing dalam persaingan global. Tuntutan untuk menghasilkan produk yang berkualitas dan mutu yang selalu terjamin membuat perusahaan harus berpikir keras untuk memiliki sumber daya manusia yang berkualitas. Sumber daya manusia merupakan asset yang harus dijaga dan dikembangkan dengan baik oleh perusahaan.

Persaingan yang semakin ketat menuntut perusahaan untuk lebih fleksibel dalam merespon permintan pasar. Strategi outsourcing merupakan salah satu bentuk fleksibilitas yang perlu dipertimbangkan. Berbagai manfaat dari strategi ini membuat perkembangan outsourcing semakin meluas, tidak hanya pada jumlah transaksi yang terjadi, melainkan juga aktivitas yang dilakukan. Adanya keuntungan kebijakan serta merta diikuti dengan berbagai kekurangannya. Banyaknya pemikiran yang beredar pada masyarakat bahwa system outsourcing hanya akan merugikan karyawan, tidak adanya kejelasan akan masa depan karyawan membuat karyawan selalu menentang kebijakan outsourcing yang dilakukan perusahaan.

Dalam analisa mengenai studi kasus ini, peneliti berusaha untuk menganalisa mengenai rencana penerapan strategi outsourcing pada Departemen SERE (Safety, Environment & Real Estate) di PT XYZ serta menganalisa pengembangan sumber daya manusia yang telah dilakukan pada PT XYZB. Rumusan MasalahSecara rinci permasalahan yang ingin dikaji pada penelitian ini dirumuskan dalam beberapa pertanyaan berikut:

1. Bagaimana perusahaan memperoleh manfaat dari strategi penerapan outsourcing sumber daya manusia pada sere department di PT XYZ ? 2. Bagaimana karyawan memperoleh manfaat dari strategi penerapan outsourcing sumber daya manusia pada sere department di PT XYZ ?3. Seperti apa pengembangan sumber daya manusia yang dilakukan PT XYZ?BAB II

LANDASAN TEORI

A. Definisi Outsourcing Istilah outsourcing dari kata out dan source yang berarti sumber dari luar, merupakan pendekatan manajemen yang memberikan kewenangan pada sebuah agen luar (pihak ketiga) untuk bertanggung jawab terhadap proses atau jasa yang sebelumnya dilakukan oleh perusahaan. Bisa juga didefinisikan sebagai membeli barang atau jasa yang sebelumnya disediakan secara internal (Swink, 1999; Smith et al, 1996; Lankford and Parsa, 1999; Elmuti and Kathawala, 2000; dalam Franceschini et al., 2003). Ada dua actor pokok dalam proses outsourcing, yakni outsourced dan outsourcer. Yang pertama menunjuk pada perusahaan yang menyerahkan pekerjaan, yang kedua merupakan perusahaan yang menerima pekerjaan (Saunders and Gebelt, 1997 dalam Franceschini et al., 2003). Sebutan berbeda digunakan oleh Harland et al. (2005) yakni outsourcer dan outsourcee. Outsourcer menunjuk pada perusahaan yang mempunyai wewenang dalam bisnis tersebut, dan outsourcee merupakan perusahaan yang diberi wewenang mengelolanya.

B. Dasar teori outsourcing Ada beberapa teori yang digunakan untuk menjelaskan outsourcing (Rebernik and Barbara, 2006). Dasar konseptual yang paling banyak dipakai adalah theory of transaction cost analysis Williamsons, 1975 (dalam McIvor, 2000) yang mengkombinasikan teori ekonomi dan teori manajemen untuk menentukan tipe hubungan yang terbaik dalam rangka mengembangkan perusahaan menghadapi perubahan pasar. Teori ini meletakkan dasar-dasar pembelian dengan menggunakan suatu analisis terhadap factor-faktor yang menentukan pemilihan internal atau eksternal perusahaan. Konsep analisis biaya transaksi adalah bahwa sifat suatu transaksi menentukan pengelolaan yang efisien, berorientasi pasar, secara hirarki, atau aliansi. Alternatif teori lain untuk memahami batas perusahaan adalah resource-based view. Hal didasarkan pada pemahaman bahwa perusahaan adalah keseluruhan asset yang unik dan merupakan sumber yang dapat menciptakan keunggulan komtetitif. Sumber-sumber internal merupakan pendorong utama dari profitabilitas dan keunggulan strategi perusahaan (Barney, 1991). Teori yang ketiga adalah agency theory, yang berkenaan dengan masalah yang timbul dari adanya saling hubungan antara principal dan agen. Isu sentralnya adalah bagaimana mendapatkan agen (karyawan, subkontraktor, manager) untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan kepentingan principal (perusahaan, kontraktor dan pemilik)

ketika agen mempunyai suatu keunggulan informasi lebih dari principal dan mempunyai kepentingan yang berbeda (Eisenhardt, 1987).

C. Tipe Outsourcing Menurut Komang dan Agus (2008) tipe outsourcing dibedakan menjadi dua kelompok yaitu Business Process Outsourcing dan Outsourcing Sumber Daya Manusia.

1. Business Process Outsourcing (BPO), jika di Indonesia dikenal dengan pemborongan pekerjaan. Outsourcing jenis ini mengacu pada hasil akhir yang dikehendaki. Jika sebuah perusahaan manufaktur ingin mengalihkan penjualan produknya pada perusahaan lain, maka pembayaran kompensasinya berupa jumlah unit yang terjual.

2. Outsourcing Sumber Daya Manusia. Outsourcing ini mengacu pada kebutuhan penyediaan dan pengelolaan sumber daya manusia. Untuk contoh di atas, perusahaan manufaktur akan bekerja sama dengan perusahaan outsourcing (vendor) yang memberikan jasa penyediaan dan pengelolaan tenaga penjual. Kompensasi kepada vendor berupa management fee sesuai kesepakatan.

D. Manfaat dan resiko outsourcing Banyak alasan dikemukakan dalam mengambil keputusan untuk melakukan strategi outsourcing. Berbagai manfaat yang diperoleh merupakan hal yang sering ditonjolkan, meski tentu saja banyak resiko yang harus dihadapi. Kremic et al. (2006) telah melakukan studi literatur terhadap isi lebih dari 200 publikasi dan hasilnya tidak berbeda dengan yang dikemukakan oleh Embleton dan Wright, (1998) seperti berikut:

1. Penghematan biaya (cost saving). Bisa terjadi karena vendor lebih fokus mengelola aktifitas yang dibutuhkan oleh outsourced. Rata-rata perusahaan merealisasikan 9 persen penghematan biaya dan 15 persen peningkatan kapasitas dan kualitas melalui outsourcing (Anonymous, 1996c dalam Embleton dan Wright, 1998).

2. Penghematan waktu (time saving). Lebih dari sepertiga (37 persen) perusahaan yang disurvei menyatakan bahwa penghematan waktu merupakan pertimbangan utama.

3. Biaya tersembunyi (hidden cost). Banyak organisasi mempunyai biaya tersembunyi yang tidak diketahui sampai dilakukannya strategi outsourcing.

4. Aktifitas inti (core activity). Jika perusahaan ingin fokus pada aktifitas inti, maka pengurangan aktifitas yang lain untuk diserahkan kepada pihak luar merupakan pilihan yang harus diambil.

5. Pemasukan kas (cash infusion). Karena ada aktifitas yang diserahkan pada pihak luar, maka akan ada fasilitas atau aset yang dijual, sehingga memberikan pemasukan uang kas.

6. Ketersediaan bakat (talent availability). Outsourcing menyediakan akses untuk memperoleh sumberdaya yang berbakat yang tidak bisa disediakan perusahaan.

7. Rekayasa ulang (re-engineering). Bekerjasama dengan vendor membuat manajer berkesempatan mengevaluasi proses bisnis mereka.

8. Budaya korporat (corporate culture). Vendor mungkin mempunyai budaya harmonis yang cocok dengan budaya perusahaan. Meskipun begitu untuk melakukan perubahan perlu diperhatikan timbulnya pergolakan yang mungkin terjadi.

9. Fleksibilitas yang lebih besar (greater flexibility). Melalui kerjasama dengan vendor perusahaan lebih leluasa menerima permintaan pelanggan baik waktu maupun jumlah, dan mengalokasikan sumberdaya yang dimiliki.E. Pengertian Pengembangan Sumber Daya Manusia Pengembangan sumber daya manusia adalah suatu upaya untuk mengembangkan kualitas atau kemampuan sumber daya manusia melalui proses perencanaan pendidikan, pelatihan dan pengelolaan tenaga atau pegawai untuk mencapai suatu hasil optimal. Armstrong (1997:507) menyatakan: Pengembangan sumber daya manusia berkaitan dengan tersedianya kesempatan dan pengembangan belajar, membuat program-program training yang meliputi perencanaan, penyelenggaraan, dan evaluasi atas program-program tersebut. McLagan dan Suhadolnik (Wilson, 1999:10) mengatakan: Pengembangan sumber daya manusia adalah pemanfaatan pelatihan dan pengembangan, pengembangan karir, dan pengembangan organisasi, yang terintegrasi antara satu dengan yang lain, untuk meningkatkan efektivitas individual dan organisasi.Jadi dapat disimpulkan Pengembangan sumber daya manusia adalah suatu kegiatan yang terencana dan terintegrasi antara satu dengan yang lain, yang diadakan oleh suatu organisasi dalam hal pelatihan dan pengembangan pegawai untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

F. Tujuan Pengembangan Sumber Daya Manusia Tujuan pengembangan smber daya manusia mempunyai dua dimensi yaitu dimensi individual dan dimensi institusional atau organisasional. Tujuan yang berdimensi individual mengacu kepada sesuatu yang dicapai oleh seorang pegawai. Tujuan berdimensi institusional mengacu kepada apa yang dapat dicapai oleh institusi atau organisasi sebagai hasil dari program-program pengembangan sumber daya manusia. Secara umum tujuan pengembangan sumber daya manusia adalah untuk memastikan bahwa organisasi mempunyai orang-orang yang berkualitas untuk mencapai tujuan organisasi untuk meningkatkan kinerja dan pertumbuhan (Armstrong, 1997:507). Tujuan tersebut di atas dapat dicapai dengan memastikan bahwa setiap orang dalam organisasi mempunyai pengetahuan dan keahlian dalam mencapai tingkat kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Selain itu perlu pula diperhatikan bahwa dalam upaya pengembangan sumber daya manusia ini, kinerja individual dan kelompok adalah subjek untuk peningkatan yang berkelanjutan dan bahwa orang-orang dalam organisasi dikembangkan dalam cara yang sesuai untuk memaksimalkan potensi serta promosi mereka.BAB IIIHASIL PENELITIAN

A. Gambaran Umum Perusahaan PT XYZ di Indonesia telah beroperasi sejak tahun 1973, dimulai dengan pembukaan Gerinoffice Merlin di Jakarta untuk memasarkan produk listrik dengan merek, Merlin Gerin. Sekarang, perusahaan menawarkan berbagai produk listrik, integrated solution dan layanan kepada pelanggan yang meliputi energi dan infrastruktur. Penyediaan MV & LV distribusi listrik, controland otomasi industri produk dan aksesoris pengkabelan. PT XYZ memiliki catatan terbukti sebagai pemasok, dapat diandalkan kompeten dan mitra bagi pemerintah, sektor swasta dan domestik selama bertahun-tahun dengan prestasi yang sangat baik untuk proyek-proyek besar.

Adanya komitmen dari manajemen perusahaan yang jelas, membuktikan suatu visi ke depan akan arah perusahaan. Komitmen tersebut dikatakan akan secara konstan berusaha memelihara dan meningkatkan kepercayaan pelanggan berdasarkan pada hubungan yang abadi dimana tujuan dari PT XYZ adalah untuk menyediakan barang dan jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan kesepakatan kontrak sesuai dengan ketentuan dan perundangan yang berlaku, berdasarkan pada suatu pendekatan kemajuan dan kebijakan perbaikan yang berkesinambungan. Sedangkan selain itu misi yang akan dicapai adalah "dengan posisi di daerah seperti potensi tinggi sebagai manajemen energi pintar dan pasar negara berkembang, PT XYZ akan mempercepat penciptaan nilai secara abadi."

B. Pembahasan

1. Manfaat yang diperoleh perusahaan dari penerapan outsourcing sumber daya manusia pada sere departmentKremic et al. (2006) telah melakukan studi literatur terhadap isi lebih dari 200 publikasi dan hasilnya tidak berbeda dengan yang dikemukakan oleh Embleton dan Wright, (1998) seperti berikut:

a) Penghematan biaya (cost saving). Bisa terjadi karena vendor lebih fokus mengelola aktifitas yang dibutuhkan oleh outsourced. Rata-rata perusahaan merealisasikan 9 persen penghematan biaya dan 15 persen peningkatan kapasitas dan kualitas melalui outsourcing (Anonymous, 1996c dalam Embleton dan Wright, 1998). PT XYZ yang sedang gencar melakukan efisiensi, melalui perencanaan penerapan program outsourcing pada sere departemen ini berharap dapat memangkas beberapa cost yang harus dikeluarkan mulai dari perekrutan karyawan, pengembangan karyawan hingga mungkin untuk uang pesangon. Dengan adanya penerapan outsourcing, PT XYZ tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk perekrutan dimana perusahaan tersebut cukup mempercayakan kepada vendor yang telah ditunjuk sebagai penyedia jasa.

b) Penghematan waktu (time saving). Lebih dari sepertiga (37 persen) perusahaan yang disurvei menyatakan bahwa penghematan waktu merupakan pertimbangan utama. Proses perekrutan yang kadang memakan waktu cukup lama berbanding terbalik dengan kebutuhan karyawan yang bersifat urgent. PT XYZ akan diuntungkan ketika menerapkan sistem outsourcing karena tidak akan memerlukan waktu yang lama dalam proses perekrutan karyawan pada department sere. Cukup berkomunikasi dengan vendor, maka karyawan yang dibutuhkan akan segera didapatkan.c) Aktifitas inti (core activity). Jika perusahaan ingin fokus pada aktifitas inti, maka pengurangan aktifitas yang lain untuk diserahkan kepada pihak luar merupakan pilihan yang harus diambil. Kegiatan pada SERE department pada PT XYZ memang tidak berkaitan dengan proses produksi secara langsung dan keberadaannya dianggap tidak cukup vital. Sehingga atas dasar pertimbangan tersebut, untuk lebih focus pada aktifitas inti perusahaan yang lebih mengutamakan pada hal yang berhubungan langsung dengan proses produksi PT XYZ berencana untuk menyerahkan sumber daya manusia yang ada pada departemen sere sepenuhnya di sediakan oleh vendor penyedia jas outsourcing.

d) Fleksibilitas yang lebih besar (greater flexibility). Melalui kerjasama dengan vendor perusahaan lebih leluasa menerima permintaan pelanggan baik waktu maupun jumlah, dan mengalokasikan sumberdaya yang dimiliki.Turnover karyawan yang sulit untuk diprediksi, terkadang merugikan perusahaan yang diharuskan mengeluarkan effort lebih dalam proses perekrutan karyawan. Dengan menggunakan vendor outsourcing, PT XYZ diuntungkan karena tidak perlu dipusingkan dengan turnover karyawan yang tinggi. PT XYZ dapat meminta vendor untuk menyediakan sumberdaya yang memiliki potensi sesuai.2. Manfaat yang diperoleh karyawan memperoleh manfaat dari strategi penerapan outsourcing sumber daya manusia pada sere department di PT XYZ Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada karyawan yang berpengalaman menjadi karyawan outsourcing, meskipun banyak keluhan, namun mereka masih merasakan manfaat dari strategi tersebut. Dengan system outsourcing ini mereka terbantu untuk cepat memperoleh pekerjaan dalam kondisi yang sulit dewasa ini. Sistem ini merupakan batu loncatan untuk memperoleh pekerjaan yang diinginkan dan memberikan pengalaman yang berharga. Terutama untuk karyawan outsourcing yang mempunyai masa kerja lebih lama (lebih dari satu tahun) merasa tidak mempunyai beban yang berat untuk mengembalikan sejumlah uang bila keluar dari pekerjaan ketika memperoleh pekerjaan yang lebih baik. Memang dalam klausul kontrak menunjuk kewajiban pembayaran sejumlah uang bila dalam waktu kontrak keluar dari pekerjaan, namun dalam praktek tidak pernah dipermasalahkan. Bahkan ada yang merasa bahwa system outsourcing sebenarnya bisa memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik karena mereka mengharapkan untuk menjadi karyawan tetap dengan bekerja sebaik-baiknya. 3. Pengembangan sumber daya manusia yang dilakukan PT XYZ.Pengembangan sumber daya manusia yang dilakukan pada PT XYZ salah satunya adalah program e-learning. Program tersebut menjadi salah satu program yang digunakan sebagai target perusahaan dimana setiap karyawan ditargetkan minimal berpartisipasi dalam program e-learning selama 5 jam/tahun.PT XYZ bekerja sama dengan salah satu vendor penyedia jasa program e-learning. Melalu program pengembangan ini, PT XYZ mengharapkan para karyawannya tetap mampu melakukan pembelajaran guna mengembangkan potensi dirinya. Secara umum tujuan pengembangan sumber daya manusia adalah untuk memastikan bahwa organisasi mempunyai orang-orang yang berkualitas untuk mencapai tujuan organisasi untuk meningkatkan kinerja dan pertumbuhan (Armstrong, 1997:507). Namun pada kenyataan dilapangan, target waktu yang hanya 5jam/tahun sangat kurang, banyak karyawan yang telah menyelesaikan waktu lebih dari 5 jam namun mereka tidak memperoleh apa-apa. Penerapan e-learning pada kenyataannya tidak sesuai dengan tujuan meningkatkan potensi karyawan, e-learning dilakukan hanya untuk mencapai target yang ditetapkan perusahaan saja.