Rabu, 23 November 2011

Peran dan Fungsi Manajemen Keperawatan

A.    PENGERTIAN MANAJER

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni

melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima

secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang

berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin

manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang

berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan

kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi

kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan

mengatur.

Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan

melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan

mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran

(goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan

perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,

terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa

Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. ( Ahmad Elqorni, 2009 )

B.     TINGKATAN MANAJER

  Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer, bertugas

merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya

perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief

Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

  Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di

antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara

keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin

proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

  Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen

operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan

mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut

penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau

mandor (foreman).

Peran-peran Manajerial

1.      Peran Interpersonal (Interpersonal Role)

Dalam peran interpersonal terdapat tiga peran pemimpin yang muncul secara langsung dari

otoritas formal yang dimiliki pemimpin dan mencakup hubungan interpersonal dasar, yaitu:

a.      Peran sebagai yang dituakan (Figurehead Role)

Karena posisinya sebagai pemimpin suatu unit organisasi, pemimpin harus melaksanakan tugas-

tugas seremonial seperti menyambut tamu penting, menghadiri pernikahan anak buahnya, atau

menjamu makan siang pelanggan atau kolega. Kegiatan yang terkait dengan peran interpersonal

sering bersifat rutin, tanpa adanya komunikasi ataupun keputusan penting. Meskipun demikian,

kegiatan itu penting untuk memperlancar fungsi organisasi dan tidak dapat diabaikan oleh

seorang pemimpin.

b.      Peran sebagai pemimpin (Leader Role)

Seorang pemimpin bertanggungjawab atas hasil kerja orang-orang dalam unit organisasi yang

dipimpinnya. Kegiatan yang terkait dengan itu berhubungan dengan kepemimpinan secara

langsung dan tidak langsung. Yang berkaitan dengan kepemimpinan secara langsung antara lain

menyangkut rekrutmen dan training bagi stafnya. Sedang yang berkaitan secara tidak langsung

antara lain seorang pemimpin harus memberi motivasi dan mendorong anak buahnya. Pengaruh

seorang pemimpin jelas terlihat pada perannya dalam memimpin. Otoritas formal memberi

seorang pemimpin kekuasaan potensial yang besar; tetapi kepemimpinanlah yang menentukan

seberapa jauh potensi tersebut bisa direalisasikan.

c.       Peran sebagai Penghubung (Liaison Role)

Literatur manajemen selalu mengakui peran sebagai pemimpin, terutama aspek yang berkaitan

dengan motivasi. Hanya baru-baru ini saja pengakuan mengenai peran sebagi penghubung, di

mana pemimpin menjalin kontak di luar rantai komando vertikal, mulai muncul. Hal itu

mengherankan, mengingat banyaktemuan studi mengenai pekerjaan manajerial menunjukkan

bahwa pemimpin menghabiskan waktunya bersama teman sejawat dan orang lain dari luar

unitnya sama banyak dengan waktu yang dihabiskan dengan anak buahnya; sementara dengan

atasannya justru kecil. Pemimpin menumbuhkan dan memelihara kontak tersebut biasanya dalam

rangka mencari informasi. Akibatnya, peran sebagai penghubung sering secara khusus

diperuntukkan bagi pengembangan sitem informasi eksternalnya sendiri yang bersifat informal,

privat, verbal, tetapi efektif.

2.      Peran Informasional (Informational Role)

Dikarenakan kontak interpersonalnya, baik dengan anak buah maupun dengan jaringan

kontaknya yang lain, seorang pemimpin muncul sebagai pusat syaraf bagi unit organisasinya.

Pemimpin bisa saja tidak tahu segala hal, tetapi setidaknya tahu lebih banyak dari pada stafnya.

Pemrosesan informasi merupakan bagian utama (key part) dari tugas seorang pemimpin.

Tiga peran pemimpin berikut ini mendiskripsikan aspek irformasional tersebut.

a.      Peran sebagai monitor (Monitor Role)

Sebagai yang memonitor, seorang pemimpin secara terus menerus memonitor lingkungannya

untuk memperoleh informasi, dia juga seringkali harus ’menginterogasi’ kontak serta anak

buahnya, dan kadangkala menerima informasi gratis, sebagian besar merupakan hasil jaringan

kontak personal yang sudah dikembangkannya. Perlu diingat, bahwa sebagian besar informasi

yang diperoleh pemimpin dalam perannya sebagai monitor datang dalam bentuk verbal, kadang

berupa gosip, sassus, dan spekulasi yang masih membutuhkan konfirmasi dan verifikasi lebih

lanjut.

b.      Peran sebagai disseminator (Disseminator role)

Sebagian besar informasi yang diperoleh pemimpin harus dimanfaatkan bersama (sharing) dan

didistribusikan kepada anak buah yang membutuhkan. Di samping itu ketika anak buahnya tidak

bisa saling kontak dengan mudah, pemimpinlah yang kadang-kadang harus meneruskan

informasi dari anak buah yang satu kepada yang lainnya.

c.       Peran sebagai Juru bicara (Spokesman Role)

Sebagai juru bicara seorang pemimpin mempunyai hak untuk menyampaikan informasi yang

dimilikinya ke orang di luar unit organisasinya.

3.      Peran Pengambilan Keputusan (Decisional Role)

Informasi yang diperoleh pemimpin bukanlah tujuan akhir, tetapi merupakan masukan dasar bagi

pengambilan keputusan. Sesuai otoritas formalnya, hanya pemimpinlah yang dapat menetapkan

komitmen organisasinya ke arah yang baru; dan sebagai pusat syaraf organisasi, hanya dia yang

memiliki informasi yang benar dan menyeluruh yang bisa dipakai untuk memutuskan strategi

organisasinya. Berkaitan dengan peran pemimpin sebagai pengambil keputusan terdapat empat

peran pemimpin, yaitu:

a.      Peran sebagai wirausaha (Entrepreneur Role)

Sebagai wirausaha, seorang pemimpin harus berupaya untuk selalu memperbaiki kinerja unitnya

dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan di mana organisasi tersebut eksis. Dalam

perannya sebagai wirausaha, seorang pemimpin harus selalu mencari ide-ide baru dan berupaya

menerapkan ide tersebut jika dianggap baik bagi perkembangan organisasi yang dipimpinnya.

b.      Peran sebagai pengendali gangguan (Disturbance handler Role)

Peran sebagai pengendali gangguan memotret keharusan pemimpin untuk merespon tekanan-

tekanan yang dihadapi organisasinya. Di sini perubahan merupakan sesuatu di luar kendali

pemimpin. Dia harus bertindak karena adanya tekanan situasi yang kuat sehingga tidak bisa

diabaikan. Pemimpin seringkali harus menghabiskan sebagian besar waktunya untuk merespon

gangguan yang menekan tersebut. Tidak ada organisasi yang berfungsi begitu mulus, begitu

terstandardisasi, yaitu telah memperhitungkan sejak awal semua situasi lingkungan yang penuh

ketidakpastian. Gangguan timbul bukan saja karena pemimpin bodoh mengabaikan situasi

hingga situasi tersebut mencapai posisi kritis, tetapi juga karena pemimpin yang baik tidak

mungkin mengantisipasi semua konsekuensi dari setiap tindakannya.

c.       Peran sebagai yang mengalokasikan sumberdaya (Resource allocator Role)

Pada diri pemimpinlah terletak tanggung jawab memutuskan siapa akan menerima apa dalam

unit organisasinya. Mungkin, sumberdaya terpenting yang dialokasikan seorang pemimpin

adalah waktunya. Perlu diingat bahwa bagi seseorang yang memiliki akses ke pemimpin berarti

dia bersinggungan dengan pusat syaraf unit organisasi dan pengambil keputusan. Pemimpin juga

bertugas untuk mendesain struktur organisasi, pola hubungan formal, pembagian kerja dan

koordinasi dalam unit yang dipimpinnya.

d.      Peran sebagai negosiator (Negotiator Role)

Banyak studi mengenai kerja manajerial mengindikasikan bahwa pemimpin menghabiskan

cukup banyak waktunya dalam negosiasi. Sebagaimana dikemukakan Leonard Sayles, negosiasi

merupakan way of life dari seorang pemimpin yang canggih. Negosiasi merupakan kewajiban

seorang pemimpin, mungkin rutin, tetapi tidak boleh dihindari. Negosiasi merupakan bagian

integral dari tugas pemimpin, karena hanya dia yang memiliki otoritas untuk bisa memberikan

komitmen sumberdaya organisasi, dan hanya dia yang memiliki pusat syaraf informasi yang

dibutuhkan dalam melakukan negosiasi penting.

C.    FUNGSI MANAJEMEN

5 fungsi manajemen yg paling penting menurut Handoko (2000:21) yg berasal dari

klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial menurut Henri Fayol

1.      Planning

Planning atau perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan

penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran dan standar

yg dibutuhkan utk mencapai tujuan.

2.      Organizing

Organizing atau pengorganisasian ini meliputi:

a.      Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yg dibutuhkan utk mencapai tujuan

organisasi.

b.      Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yg akan dapat membawa

hal-hal tersebut ke arah tujuan.

c.       Penugasan tanggung jawab tertentu

d.      Pendelegasian wewenang yg diperlukan kepada individu-individu utk melaksanakan tugasnya.

3.      Staffing

Staffing atau penyusunan personalia adl penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta

penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yg menguntungkan

dan produktif.

4.      Leading

Leading atau fungsi pengarahan adl bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan

melakukan apa yg diinginkan dan harus mereka lakukan.

5.      Controlling

Controlling atau pengawasan adl penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa

rencana telah dilaksanakan sesuai dgn yg telah ditetapkan.

D.    KETERAMPILAN MANAJER

Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan

minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide,

dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian

haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya

itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut

sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga

meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan

berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga

keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer

terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan

kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap

terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen

atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah.

Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu,

misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan

lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar

yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1. Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan

waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari

Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika

diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji

Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat

bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer,

tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang

mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang

uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2. Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam

memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang

manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah

dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan

mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus

mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling

baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta

mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

E.     BEDA PEMIMPIN DAN MANAJER

a.      Pengertian Pemimpin

Kepemimpinan adalah perpaduan berbagai perilaku yang dimiliki seseorang sehingga orang

tersebut mempunyai kemampuan untuk Mendorong Orang lain bersedia dan dapat

menyelesaikan tugas - tugas tertentu yang dipercayakan kepadanya ( Ordway Tead ).

Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas seseorang atau sekelompok

orang untuk mau berbuat dan mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan ( Stogdill ).

b.         Tugas - tugas pimpinan :

a.    Sebagai pengambil keputusan

b.    Sebagai pemikul tanggung jawab

c.    Mengerahkan sumber daya untuk mencapai tujuan sebagai pemikir konseptual

d.   Bekerja dengan atau melalui orang lain

e.    Sebagai mediator, politikus, dan diplomat.

3.      Peranan pemimpin terhadap kelompok:

a.    Sebagai penghubung interpersonal, yaitu merupakan simbul suatu kelompok dalam melakukan

tugas secara hukum dan sosial, mempunyai tanggung jawab dan memotivasi, mengatur tenaga

dan mengadakan pengembangan serta merupakan penghubung jaringan kerja di luar kelompok.

b.    Sebagai inovator atau pembaharu

c.    Sebagai pemberi informasi, yaitu memonitor informasi yang ada di lingkungan organisasi,

menyebarluaskan informasi dari luar kepada bawahan dan mewakilikelompok sebagai

pembicara.

d.   Menghimpun kekuatan

e.    Merangsang perdebatan masyarakat

f.     Membuat kedudukan perawat di media massa

g.    Memilih suatu strategi utama yang paling efektif, bertindak di saat yang tepat

h.    Mempertahankan kegiatan

i.      Memelihara formaf desentralisasi organisasi

j.      Mendapatkan dan mengembangkan data penelitian yang terbaik

k.    Mempelajari pengalaman