public information care unit public...

Public Information Care

Unit Public Relations

2018

Tim KIP

PT Kereta

Api Indonesia

(Persero)

LAPORAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 1

Pengantar

Keterbukaan Informasi Publik (KIP) di PT KAI kini semakin berkembang, seiring meningkatnya rasa

ingin tahu masyarakat mengenai dunia perkeretaapian. Masyarakat yang membutuhkan informasi

mengenai PT KAI pun kini semakin bervariasi. Mulai dari mahasiswa, jurnalis, institusi, pengusaha,

hingga warga biasa.

Selama kurun waktu tahun 2018, jumlah pemohon informasi yang masuk ke PPID PT KAI yakni

sebanyak 144 orang. Informasi yang paling banyak ditanyakan adalah jumlah atau volume

penumpang kereta api dengan range atau jarak waktu bervariasi, sejarah mengenai prasarana heritage

yang dimiliki PT KAI, arsitektur bangunan stasiun, serta informasi mengenai sumber daya manusia

(SDM).

Sejak 28 September 2016, Unit KIP PT KAI yang dikelola oleh Unit Humas meluncurkan inovasi

terbaru berupa layanan online KIP. Layanan online ini memuat berbagai informasi seputar PT KAI,

termasuk tata cara dan formulir pengajuan permohonan informasi secara online bagi masyarakat.

Dengan beroperasinya layanan online KIP tersebut, maka kini metode permohonan informasi kepada

Unit KIP PT KAI menjadi bertambah. Metode tersebut antara lain tatap muka (datang langsung),

melalui email, melalui surat pos, melalui telepon, dan melalui layanan online. Dengan semakin

banyaknya alternatif metode layanan permohonan informasi, maka diharapkan masyarakat akan

memiliki banyak pilihan dan kemudahan dalam mengajukan permohonan informasi kepada PT KAI.


LAPORAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PT KAI

TAHUN 2018

A. PENDAHULUAN

Keterbukaan Informasi Publik di BUMN khususnya PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan

amanat dari Undang-undang No.14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Untuk

menangani masalah Keterbukaan Informasi Publik dibentuklah unit organisasi baru berdasarkan Surat

Keputusan Direksi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP. U/OT.003/VI/3/KA-2010 tentang

Perubahan dan Tambahan (P&T) atas Keputusan Direksi Nomor: KEP/U/OT.003/VI/1/KA-2009

tanggal 5 Juni 2009 tentang Organisasi dan Tata laksana Sekretariat Perusahaan di Lingkungan Kantor

Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero).

Unit organisasi di bidang Keterbukaan Informasi Publik di lingkungan PT KAI ini ditangani oleh

Manager Public Information Care (USPP) yang secara struktur berada dibawah VP Public Relations

(USP) yang mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab atas pengelolaan informasi publik yang

mencakup penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi terhadap

pengguna informasi publik.

A.1. Visi dan Misi PPID PT KAI

VISI:

Menjadi PPID yang informatif dan professional.

MISI:

Menyelenggarakan pelayanan informasi perusahaan untuk informasi publik yang akurat, akuntabel,

dan sesuai peraturan yang berlaku.

B. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

(SOP KIP) DI LINGKUNGAN PT KERETA API INDONESIA (PERSERO)

SOP KIP ini dituangkan dalam Peraturan Direksi PT KAI No. PER.U/KL.104/VI/1/KA-2018

mengenai Pedoman Pelayanan Informasi Publik, yang merupakan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk

teknis dalam melakukan pengelolaan informasi publik di lingkungan PT Kereta Api Indonesia

(Persero). Secara singkat SOP KIP ini berisi:


1. Pejabat yang Berwenang untuk Mengelola KIP

Struktur organisasi perusahaan PT Kereta Api Indonesia (Persero) terbagi ke dalam 2 (dua) bagian,

yaitu: Lingkungan kantor pusat dan Lintas (Daerah Operasi/Divisi Regional) di Jawa dan Sumatera.

• Kantor Pusat

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang berwenang untuk mengelola Keterbukaan

Informasi Publik di Kantor Pusat adalah Manager Public Information Care dengan nomenklatur USPP

yang secara struktur unit ini berada dibawah Vice President Public Relations (USP), yang sekaligus

menjadi atasan USPP. USPP mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab atas pengelolaan informasi

publik yang mencakup penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi

terhadap pengguna informasi publik.

• Lintas (Daerah Operasi/divisi Regional)

Untuk lintas disebut juga sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Daerah (PPID

Daerah). Pejabat yang berwenang untuk mengelola Keterbukaan Informasi Publik di lintas adalah

Manager Hubungan Masyarakat Daerah (Humasda) yang secara struktur berada di bawah VP/EVP

Daop/Divre, yang sekaligus juga menjadi atasan PPID Daerah. PPID Daerah bertugas membantu

USPP dalam pengelolaan KIP di wilayah Daop/ Divre PT Kereta Api Indonesia (Persero).

2. Daftar Informasi Publik di Lingkungan PT Kereta Api Indonesia

No Informasi Pejabat/Unit Kerja yang Menguasai

Penanggung jawab Pembuatan/Penerbitan

Informasi

Waktu Pembuatan Informasi

Tempat Pembuatan Informasi

Bentuk Informasi

Jangka Waktu

Penyimpanan

Ket

Wajib Disediakan dan Diumumkan Secara Berkala

1 Informasi tentang PT KAI

Profil PT KAI Sekretariat Perusahaan

Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Company Profile,

Annual Report, Website

1 tahun Update per Januari 2018

Struktur Organisasi PT KAI Unit SDM dan Umum



Sewaktu-waktu

Update per Januari 2018

Visi, Misi, dan Budaya Perusahaan

Sekretariat Perusahaan




2 Tujuan, Sasaran, dan Strategi Perusahaan

Sekretariat Perusahaan




3 Bidang Usaha PT KAI Sekretariat Perusahaan


Annual Report,



Website

4 Profil Direksi PT KAI Unit SDM dan Umum

Unit Public Relations Sewaktu-waktu

Kantor Pusat Company Profile,


Sewaktu-waktu


5 Corporate Social Responsibility (CSR)

Unit CSR Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Company Profile,



6 Rekrutmen Pegawai Baru Unit SDM dan Umum

Unit SDM dan Umum


Sewaktu-waktu

Kantor Pusat E-Recruitment

Website

Sewaktu-waktu

Update per Maret 2018

7 Public Service Obligation (PSO)

Unit PSO Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Company Profile,



8 Informasi tentang Kegiatan Operasional Angkutan Penumpang dan Angkutan Barang

Program dan Realisasi Angkutan Penumpang dan Barang

Unit Komersial Angkutan Penumpang,

Unit Komersial Angkutan Barang


Unit Komersial Angkutan Barang


Bulanan Kantor Pusat Company Profile,


1 tahun Update per Juli 2018


Data Volume & Pendapatan Angkutan Penumpang

Unit Komersial Angkutan Penumpang



Tahunan Kantor Pusat Company Profile,



Jumlah KA Penumpang yang Beroperasi

Unit Komersial Angkutan Penumpang






Kinerja Operasional Unit Keuangan Unit Keuangan,




1 tahun Update per Juni 2018

9 Prosedur Permohonan Informasi Publik


Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Website 1 tahun Update per Juni 2018

10 Struktur PPID PT KAI Unit Public Relations

Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Website 1 tahun Update per Juni 2018

11 Program Kegiatan yang Sedang Dilakukan PT KAI

Unit Keuangan Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Website 1 tahun Update per Januari 2018

12 Pengadaan Barang dan Jasa Unit Pengadaan Barang dan Jasa

Unit Pengadaan Barang dan Jasa


Sewaktu-waktu

Kantor Pusat E-Procurement,

Website

Sewaktu-waktu

Update per Maret 2018

13 Pedoman Penyelenggaraan Praktek Kerja Lapangan, Survey, Observasi,

Unit SDM dan Umum

Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Website 1 tahun Update per Januari 2018


Penyebaran Kuisoner dan Penelitian di Lingkungan PT KAI

14 Register Permohonan Informasi


Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Website 1 tahun Update per Januari 2018

15 Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN)

Unit Quality Control

Unit Quality Control,


Tahunan Kantor Pusat Website 1 tahun Update per Januari 2018

16 Profil Singkat Pejabat Struktural Tiga Level ke Bawah

Unit SDM dan Umum

Unit Public Relations Sewaktu-waktu

Kantor Pusat Website Sewaktu-waktu


17 Whistleblowing System & Pengaduan Penyalahgunaan Wewenang Pejabat





18 Program Kegiatan yang sedang Dijalankan KAI tahun 2018

Unit Keuangan Unit Keuangan,



19 Rencana Kerja dan Anggaran Tahun 2018 (Berdasarkan RJPP tahun 2015-2019)






20 Agenda Pelaksanaan Tugas PT KAI Tahun 2018




Annual Report,



Website

Informasi yang Wajib Diumumkan Serta Merta

1 Informasi gangguan perjalanan KA

Unit Operasi Unit Operasi,


Sewaktu-waktu

Kantor Pusat Media Sosial,

Website

Sewaktu-waktu

Selalu di-publish sesuai waktu terjadinya peristiwa dan segera dihapus saat peristiwa sudah teratasi

2 Informasi kecelakaan KA Unit Operasi Unit Operasi,


Sewaktu-waktu


Website

Sewaktu-waktu


3 Informasi bencana alam & bencana sosial yang mengganggu perjalanan KA

Unit Operasi Unit Operasi,


Sewaktu-waktu


Website

Sewaktu-waktu


Informasi yang Wajib Disediakan BUMN

1 Annual Report (Laporan Tahunan)


Unit Public Relations Tahunan Kantor Pusat Annual Report, Website



2 Laporan Keuangan Perusahaan




Annual Report, Sustainability Report,Website


3 Prosedur Keselamatan dan Keamanan Perjalanan KA

Unit Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan

Unit Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan,


Tahunan Kantor Pusat Annual Report, Sustainability Report,Website


4 Pedoman Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Unit Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan

Unit Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan,



5 Data Aset Sarana dan Prasarana

Unit Pengelolaan Sarana,

Unit Pengelolaan Prasarana

Unit Pengelolaan Sarana,

Unit Pengelolaan Prasarana,


Sewaktu-waktu

Kantor Pusat Company Profile,

Annual Report, Sustainability Report,

Website

Sewaktu-waktu

Update per Februari 2018

6 Prosedur Standar Pelayanan Minimum Kereta Api

Unit Pelayanan Unit Pelayanan,



7 Implementasi Good Corporate Governance







(GCG) Annual Report, Sustainability Report,

Website

8 MoU PT KAI dengan Pihak Ketiga

Unit Keuangan,

Unit Hukum,

Unit Dokumen Litigasi

Unit Keuangan,

Unit Hukum,

Unit Dokumen Litigasi,



3. Tata Cara Memperoleh Informasi dan Tata Cara Mengajukan Keberatan

4. Sistem Pengelolaan Keadministrasian Mengenai Informasi Publik

USPP mempunyai tugas pokok dalam hal pengelolaan informasi publik yang mencakup penyimpanan,

pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi terhadap pengguna informasi publik.

Untuk itu diperlukan pengelolaan keadministrasian dalam pelayanan informasi publik. Implementasi

pengelolaan administrasi KIP adalah sebagai berikut :

a. Membuat formulir-formulir, seperti :

• Formulir Permohonan Informasi

• Formulir Pemberitahuan Tertulis

• Formulir Penolakan Informasi

• Formulir Keberatan

b. Membuat Buku registrasi, seperti :

• Buku Register Permohonan informasi


• Buku Register Keberatan

c. Membuat laporan berkala mengenai pengelolaan Informasi Publik yang memuat mengenai

gambaran umum kebijakan pelayanan informasi publik di PT Kereta Api Indonesia (Persero).

C. SARANA DAN PRASARANA

Untuk memperlancar kegiatan pelayanan informasi publik, PT KAI menyediakan ruangan khusus

untuk menerima masyarakat yang ingin melayangkan permohonan informasi. Ruangan pelayanan

informasi publik di Kantor Pusat PT KAI berada di Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Bandung.

Ruang pelayanan informasi dilengkapi dengan meja layanan, kursi, komputer, dan telepon untuk

petugas pelayanan informasi (helpdesk information). Setiap pengunjung/ masyarakat yang datang

langsung ke Kantor Pusat PT KAI akan dilayani oleh staf/ petugas pelayanan informasi (helpdesk

information). Waktu layanan informasi yaitu setiap hari kerja, mulai pukul 08.00 – 17.00 WIB.

Layanan informasi seluruhnya gratis atau tidak dipungut biaya apa pun.


Berikut adalah berbagai cara atau saluran yang dapat digunakan oleh masyarakat

untuk mengajukan permohonan informasi kepada PT KAI:

• Layanan langsung

Petugas pelayanan informasi akan melayani masyarakat yang

mengajukan permohonan informasi secara langsung di Ruang Layanan

Informasi Publik Kantor Pusat PT KAI, Jl. Perintis Kemerdekaan No.1,

Bandung. Jam layanan informasi yaitu setiap hari kerja, mulai pukul

08.00 – 17.00 WIB.

• Surat

Surat permohonan informasi dapat dilayangkan langsung ke PPID Unit

Public Relations PT KAI, di Ruang Layanan Informasi Publik Kantor

Pusat PT KAI, Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Bandung, 40117.

• Telepon

Layanan permohonan informasi melalui telepon yaitu setiap hari kerja,

mulai pukul 08.00 – 17.00 WIB, di nomor telepon (022) 4230031, Ext.

10435 dan Fax (022) 4203342.


• Email

Layanan permohonan informasi melalui email dapat dialamatkan ke:

[email protected]

• Website

Masyarakat kini bisa mengajukan permohonan informasi dengan cara

yang lebih praktis, yaitu melalui website resmi keterbukaan informasi

publik PT KAI di:

kip.kai.id

Website ini memuat berbagai informasi perusahaan dan informasi terkait

KIP di PT KAI, termasuk formulir permohonan informasi dan formulir

pernyataan keberatan atas permohonan informasi.

Sarana komunikasi Unit Public Relations lainnya yang dapat digunakan

oleh masyarakat antara lain:

• Website

Website resmi PT KAI yang memuat seluruh informasi mengenai

perusahaan di:

kai.id

• Media sosial

Twitter: @keretaapikita

Instagram: @keretaapikita

Facebook: keretaapikita

Youtube: keretaapikita

Google+: keretaapikita

D. Anggaran

Anggaran pelayanan informasi publik di Unit Public Information Care,

Public Relations PT KAI berasal dari pos anggaran beban Kehumasan.

mailto:[email protected]

http://www.kip.kereta-api.co.id/

http://www.kai.id/


Pada tahun 2018, anggaran untuk pelayanan informasi publik yaitu

Rp203.000.000.

E. Sumber Daya Manusia

Pegawai Unit Public Relations PT KAI yang menangani pelayanan

informasi publik berada di Unit Public Information Care, yang dipimpin

oleh seorang Manager Public Information Care (USPP) yang juga seorang

PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi). Manager ini

memimpin seorang Asisten Manager Helpdesk Information yang juga

menjabat sebagai staf PPID dan petugas pelayanan informasi (helpdesk

information), serta satu orang staf pelayanan informasi. Sehingga total

SDM yang menangani pelayanan informasi publik di Kantor Pusat PT

KAI berjumlah 3 orang.

F. Prestasi

Pada tahun 2015 PT KAI berhasil meraih peringkat ke-4 pada ajang

Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Badan Publik tahun 2015, yang

diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat. Ini merupakan prestasi

pertama bagi PT KAI dalam hal pengelolaan keterbukaan informasi

publik. Sedangkan pada tahun berikutnya, yaitu tahun 2016, PT KAI

meraih peringkat ke-7 dalam ajang yang sama. Prestasi ini menurun 3

peringkat dari peringkat tahun sebelumnya. Meski demikian, hal ini tidak

menurunkan semangat PT KAI dalam mengelola dan melayani informasi

untuk publik. Terbukti, selama tahun 2016, jumlah pemohon informasi

yang masuk ke PT KAI naik 50% dari tahun 2015. Sedangkan pada tahun

2017, PT KAI berhasil meraih Peringkat ke-3 dalam ajang yang sama.

Dan tahun 2018 lalu, PT KAI berhasil menjadi Badan Publik Informatif

untuk kategori Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dalam ajang

Penganugerahan Keterbukaan Informasi Badan Publik tahun 2018.


G. Pelayanan Informasi Publik

Selama tahun 2018, Unit Public Information Care PT KAI menerima

permohonan informasi yang telah diregister sebanyak 144 pemohon. Dari

jumlah tersebut, sebanyak 16 orang memohon informasi dengan cara

datang langsung/ tatap muka, 57 orang melalui email, dan 71 orang

melalui website kip.kai.id. Dari jumlah 144 permohonan informasi, 2

permohonan informasi ditolak karena merupakan Warga Negara Asing

(WNA) dan informasi yang dimohonkan termasuk informasi yang

dikecualikan.

Daftar permohonan informasi yang telah diregister selama tahun 2018

terlampir dalam format Excel.

http://www.kip.kereta-api.co.id/

public information care unit public...

Documents