PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

No. Dokumen : PT-KITSBS-18 No. Revisi : 00 Tanggal : April

Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan

5. Suparyanto Manajer SDM & Umum

DISETUJUI OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Ruly Firmansyah General Manager

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

No. Dokumen : PT-KITSBS-18 No. Revisi : 00 Tanggal : April

Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv

1. TUJUAN ...................................................................................................... 1

2. LINGKUP ..................................................................................................... 1

3. REFERENSI .................................................................................................. 1

4. DEFINISI ..................................................................................................... 1

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2

6. LAMPIRAN ................................................................................................... 2

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

No. Dokumen : PT-KITSBS-18 No. Revisi : 00 Tanggal : April

Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

2. Seluruh Karyawan Softcopy

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

No. Dokumen : PT-KITSBS-18 No. Revisi : 00 Tanggal : April

Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan

oleh

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

No. dokumen : PT-KITSBS-18 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 1 dari 2

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam mengendalikan keluar masuk tamu, pekerja di dalam dan di luar

hari kerja melalui briefing K3 sehingga memberikan jaminan keamanan, keselamatan dan

kesehatan kerja kepada tamu atau mitra kerja/ rekanan untuk dapat dilaksanakan dengan

konsisten.

2. LINGKUP

Prosedur berlaku untuk seluruh area Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel

mencakup pelaporan dan pemberian briefing.

3. REFERENSI

3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 6.4 Lingkungan Kerja.

3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasional.

3.3. Persyaratan SMK3 PP 50/ 20112, Elemen 12.4 Pelatihan pengenalan dan pelatihan untuk

pengunjung dan kontraktor.

3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, klausul 8.1 perencanaan dan pengendalian operasional.

3.5. Surat Dirut PT PLN (Persero) No.01166/024/Dirut/2008

4. DEFINISI

4.1 Tamu

Personal dari pihak eksternal yang berkunjung ke Kantor Induk PT. PLN (Persero)

Pembangkitan Sumbagsel dalam rangka pelaksanaan pekerjaan, pribadi, Dinas dll.

4.2. Mitra Kerja/ Rekanan

Personal dari pihak eksternal yang berkunjung ke lokasi Kantor Induk PT. PLN (Persero)

Pembangkitan Sumbagsel dalam yang bertujuan dalam rangka proses pengadaan material atau

barang/ tender.

4.3. Briefing Lingkungan dan K3

Kegiatan yang dilakukan untuk memberikan informasi Lingkungan, K3 dan klasifikasi area kerja/

pengamanan kepada pengunjung atau mitra kerja/ rekanan tentang peraturan yang berlaku

pada suatu perusahaan baik melalui lisan maupun tulisan (dokumen)

4.4. Selebaran/ Leaflet

Lembaran berisi peraturan yang berlaku dan informasi ringan pada suatu perusahaan

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

No. dokumen : PT-KITSBS-18 No. revisi : 01 Tanggal : April Halaman : 2 dari 2

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1. Pengunjung/ tamu saat datang dan akan masuk kedalam lingkungan Kantor Induk PT.

PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel melaporkan diri ke Pos Keamanan dan mengisi

Formulir Kunjungan Tamu (FR-PT-KITSBS-18-01).

5.2. Satuan Pengamanan (Satpam) melakukan identifikasi apakah termasuk tamu biasa atau

Mitra Kerja serta keperluan tamu/ pengunjung.

5.3. Pengunjung/ tamu dan Mitra Kerja/ rekanan yang telah melaporkan diri akan memperoleh

briefing K3 dari Satuan Pengamanan (Satpam) yang bertugas di Pos Keamanan berupa

induksi pengunjung/tamu. Induksi pengunjung/tamu tertulis di balik lembaran Formulir

Kunjungan Tamu atau ditempelkan dalam bentuk papan informasi yang dapat dibaca oleh

pengunjung/ tamu dan Mitra Kerja/ rekanan.

5.4. Jika untuk mitra kerja/ rekanan perlu diperiksa apakah diperlukan ijin kerja atau tidak, jika

diperlukan ijin kerja maka mengacu pada prosedur ijin kerja.

5.5. Pengecualian :

1. Untuk tamu rombongan dengan tujuan yang sama dapat diberikan satu identitas

kepada penangung jawab rombongan.

2. Untuk Mahasiswa atau Siswa/i PKL dan Mitra Kerja/ rekanan yang sedang beraktifitas

di Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel menggunakan kartu

identitas yang dibuatkan oleh Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel

atau tanda pengenal yang disepakati saat pemberian kerja.

a. Tata cara masuk/ keluar Area Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel

selengkapnya mengacu pada Instruksi Kerja Penerimaan Tamu (IK-KITSBS-133).

b. Jika diperlukan, dilakukan Orientasi lebih mendalam kepada mitra kerja tentang

keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan dengan mengisi Formulir Orientasi

Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (FR-PT-KITSBS-18-02)

c. Tamu tidak di perkenankan memasuki ruang kerja, kecuali tamu tersebut sudah mendapat

izin dari pegawai yang bersangkutan (FR-PT-KITSBS-18-03).

6. LAMPIRAN

6.1. Klasifikasi Daerah/ Tingkat Pengamanan (PT-KITSBS-18)

6.2. Induksi Kunjungan Tamu (PT-KITSBS-18)

6.3. Formulir Kunjungan Tamu (FR-PT-KITSBS-18-01)

6.4. Formulir Lembar Orientasi Keselamatan,

Kesehatan Kerja dan Lingkungan (FR-PT-KITSBS-18-02)

6.5. Formulir Pos Admin (FR-PT-KITSBS-18-03)

FORMULIR KUNJUNGAN TAMU

No. Formulir

: FR-PT-KITSBS-18-01

No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

No. Kartu Tamu :

No. Subyek Uraian

1. Nama

2 Identitas

2.1. No. KTP

2.2. No. SIM

3. Pekerjaan

4. Alamat

5. Perusahaan

6. Nomor Telepon / HP

7 Bertemu Dengan

8 Dengan / Tanpa Perjanjian

9 Kepentingan

10 Tanggal

11.1. Jam Masuk

11.2. Jam Keluar

Tanda Tangan Tamu Petugas Keamanan Tanda Tangan Penerima Tamu ( ………………) (………………………) (………………………)

No. dokumen : FR- PT-KITSBS-18-03

FORMULIR  POS  ADMIN No. revisi : 00

Tanggal : April

Halaman :

No Nama Tgl/Bln Yang di Tuju Masuk Keluar Paraf

1

2

3

4 `

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

KLASIFIKASI DAERAH/TINGKAT PENGAMANAN

No. Dokumen : PT-KITSBS-18- Lamp ii No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

NO DAERAH TINGKAT LOKASI PENGENDALIAN

1 TERTUTUP (EXCLUSION AREA)

Tamu harus didampingi / dikawal/diawasi oleh pegawai Kantor Induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan telah memperoleh Briefing SMK3, Surat Pengantar Tamu/Rekanan, Lokasi dikendalikan dengan baik

a Pusat atau Jantung Kegiatan Instalasi Ruang Server, PABX & Instalasi AC

b Tempat Kegiatan yang sangat penting

d Tidak Sembarang orang boleh masuk (Hanya yang berkepentingan saja)

e Perlu tingkat pengamanan yang tinggi

f Harus ada penjagaan izin masuk resmi.

Ruang Manajer Bidang, Ruang general Manager

2 TERBATAS (LIMITED AREA) Daerah Instalasi Air Tamu harus didampingi/dikawal oleh Pegawai kantor induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan Surat Pengantar Tamu Rekanan

a Hanya petugas yang berkepentingan yang boleh masuk/mengetahui

b Harus ada izin masuk (resmi) Seluruh Ruang Kerja

c Ditempatkan rambu/ saran pengaman

3 BEBAS TERBATAS Halaman Sentral

Tamu mengisi Form Surat Pengantar Tamu Rekanan

a Dimana personil dan material diawasi dan dikendalikan kegiatannya Gedung Kantor Administrasi

b Perlu Pengawasan terbatas Musholah, Kantin, Ruang Foto Copy

c Harus ada izin masuk Parkir

INDUKSI KUNJUNGAN TAMU

No. Dokumen : PT-KITSBS-18- Lamp iii No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

1. Umum

1) Pengunjung harus mematuhi peraturan, prosedur, dan ketentuan-ketentuan Perusahaan

yang berlaku di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel selama berada

di lokasi.

2) Pengunjung wajib mengenakan pakaian yang sopan (bukan kaos), pakaian lapangan atau

pakaian dinas dan sepatu.

3) Pengunjung wajib meninggalkan ID (KTP/SIM, dan Lain-lain) yang masih berlaku.

2. Informasi Tanggap Darurat

1) Apabila ada bunyi sirine tanda bahaya, ikuti petunjuk dan rambu-rambu keadaan darurat

2) Tetap tenang dan jangan panik.

3) Segera menuju tempat evakuasi/ berkumpul.

4) Apabila menemukan keadaan bahaya hubungi petugas keamanan/ control room

5) Tangani keadaan bila mampu.

3. Larangan

1) Dilarang bertindak dan bertingkah laku yang dapat mengganggu peralatan/ instansi PT.

PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

2) Dilarang merubah, mengganti, memindahkan & menggunakan peralatan PT. PLN

(Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin dari pejabat yang berwenang.

3) Dilarang memasuki daerah khusus dan terlarang dalam Kantor Induk PT. PLN (Persero)

Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin.

4) Dilarang memarkir kendaraan bermotor (termasuk Mitra Kerja) di seluruh area instalasi,

parkirlah di tempat yang telah disediakan.

5) Dilarang menyalakan api dan merokok di daerah tertutup dan terbatas

KLASIFIKASI DAERAH/TINGKAT PENGAMANAN

No. Dokumen : PT-KITSBS-18- Lamp ii No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

NO DAERAH TINGKAT LOKASI PENGENDALIAN

1 TERTUTUP (EXCLUSION AREA)

Tamu harus didampingi / dikawal/diawasi oleh pegawai Kantor Induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan telah memperoleh Briefing SMK3, Surat Pengantar Tamu/Rekanan, Lokasi dikendalikan dengan baik

a Pusat atau Jantung Kegiatan Instalasi Ruang Server, PABX & Instalasi AC

b Tempat Kegiatan yang sangat penting

d Tidak Sembarang orang boleh masuk (Hanya yang berkepentingan saja)

e Perlu tingkat pengamanan yang tinggi

f Harus ada penjagaan izin masuk resmi.

Ruang Manajer Bidang, Ruang general Manager

2 TERBATAS (LIMITED AREA) Daerah Instalasi Air Tamu harus didampingi/dikawal oleh Pegawai kantor induk PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dan Surat Pengantar Tamu Rekanan

a Hanya petugas yang berkepentingan yang boleh masuk/mengetahui

b Harus ada izin masuk (resmi) Seluruh Ruang Kerja

c Ditempatkan rambu/ saran pengaman

3 BEBAS TERBATAS Halaman Sentral

Tamu mengisi Form Surat Pengantar Tamu Rekanan

a Dimana personil dan material diawasi dan dikendalikan kegiatannya Gedung Kantor Administrasi

b Perlu Pengawasan terbatas Musholah, Kantin, Ruang Foto Copy

c Harus ada izin masuk Parkir

INDUKSI KUNJUNGAN TAMU

No. Dokumen : PT-KITSBS-18- Lamp iii No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

1. Umum

1) Pengunjung harus mematuhi peraturan, prosedur, dan ketentuan-ketentuan Perusahaan

yang berlaku di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel selama berada

di lokasi.

2) Pengunjung wajib mengenakan pakaian yang sopan (bukan kaos), pakaian lapangan atau

pakaian dinas dan sepatu.

3) Pengunjung wajib meninggalkan ID (KTP/SIM, dan Lain-lain) yang masih berlaku.

2. Informasi Tanggap Darurat

1) Apabila ada bunyi sirine tanda bahaya, ikuti petunjuk dan rambu-rambu keadaan darurat

2) Tetap tenang dan jangan panik.

3) Segera menuju tempat evakuasi/ berkumpul.

4) Apabila menemukan keadaan bahaya hubungi petugas keamanan/ control room

5) Tangani keadaan bila mampu.

3. Larangan

1) Dilarang bertindak dan bertingkah laku yang dapat mengganggu peralatan/ instansi PT.

PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

2) Dilarang merubah, mengganti, memindahkan & menggunakan peralatan PT. PLN

(Persero) Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin dari pejabat yang berwenang.

3) Dilarang memasuki daerah khusus dan terlarang dalam Kantor Induk PT. PLN (Persero)

Pembangkitan Sumbagsel tanpa ijin.

4) Dilarang memarkir kendaraan bermotor (termasuk Mitra Kerja) di seluruh area instalasi,

parkirlah di tempat yang telah disediakan.

5) Dilarang menyalakan api dan merokok di daerah tertutup dan terbatas