gaji merupakan pembayaran ataspenyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan tetap (pembayarangajinya cenderung tetap sesuai skala gaji yang ditetapkan dan di-bayarkan sekali dalam sebulan)

upah merupakan pembayaran ataspenyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan tidak tetap/harian(pembayaran upahnya berdasarkanjumlah kehadiran dan dibayarkan pada akhir minggu setiap bulannya)

informasi yang dibutuhkan:• jumlah biaya gaji dan upah yang menjadibeban dalam satu periode akuntansi

• jumlah biaya gaji dan upah setiap bagianyang menjadi beban dalam satu periodeakuntansi

• jumlah gaji dan upah yang diterima setiapkaryawan dalam satu periode akuntansi

• rincian unsur biaya gaji dan upah yangmenjadi beban dalam satu periode akun-tansi

dokumen yang digunakan • dokumen pendukung perubahan gaji dan upahdokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa SK pengangkatan pegawai, kenaikan pang-kat, penurunan pangkat, skorsing, pe-mecatan, mutasi, perubahan skala, pe-rubahan tarif upah dan lainnya.

• kartu jam hadirdokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan.

• kartu jam kerjadokumen ini digunakan untuk mencatat lama/banyaknya waktu yang digunakan dalam melakukan pekerjaan.

• daftar gaji dan daftar upahdokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, beban karyawan (pajak), potongan (pinja-man dan iuran-iuran) serta jumlah gaji dan upah bersih

• rekap daftar gaji dan daftar upahdokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah setiap unit yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah

• bukti kas keluardokumen ini merupakan perintah pengeluaranuang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepa-fungsi keuangan berdasarkan daftar gaji danupah yang dibuat oleh fungsi pembuat daftargaji dan upah

catatan akuntansi yang digunakan

• jurnal umumdalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umumdigunakan untuk mencatat distribusi biaya te-naga kerja ke dalam setiap unit.

• kartu harga pokok produkcatatan ini digunakan untuk mencatat upah te-naga kerja langsung yang dikeluarkan untukpesanan tertentu

• kartu biayacatatan ini digunakan untuk mencatat biaya te-nega kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap unit

• kartu penghasilan karyawancatatan ini digunakan untuk mencatat pengha-silan dan berbagai potongannya yang diterimakaryawan

fungsi yang terkait

• fungsi kepegawaianfungsi ini bertanggungjawab untuk mela-kukan rekruitmen karyawan, melakukanpembinaan karyawan, melakukan penem-patan, mutasi karyawan dan pemberhenti-an karyawan.

• fungsi pencatat waktufungsi ini bertanggungjawab untuk menye-lenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan

• fungsi pembuat daftar gaji dan upahfungsi ini bertanggungjawab untuk mem-buat daftar gaji dan upah yang berisi peng-hasilan yang menjadi hak, dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap kar-yawan

• fungsi akuntansifungsi ini bertanggungjawab untuk menca-tat kewajiban yang timbul dalam hubung-annya dengan pembayaran gaji dan upahkaryawan

• fungsi keuanganfungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, uang-nya kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selan-jutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak

unsur pengendalian intern • organisasi

1. fungsi pembuatan daftar gaji dan upahterpisah dari fungsi keuangan

2. fungsi pencatatan waktu hadir terpisahdari fungsi operasi

• sistem otorisasi1. setiap orang yang namanya tercantum

dalam daftar gaji dan upah harus memi-liki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan

2. setiap perubahan gaji dan upah karena per-ubahan pangkat, tarip, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan

3. setiap potongan atas gaji dan upah selain da-ri pajak penghasilan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotori-sasi oleh fungsi kepegawaian

4. kartu jam hadir diotorisasi oleh fungsi penca-tat waktu

5. perintah lembur harus diotorisasi oleh kepa-la unit

6. daftar gaji dan upah diotorisasi fungsi kepe-gawaian

7. bukti kas keluar diotorisasi fungsi akuntansi

• prosedur pencatatan1. perubahan dalam catatan penghasilan kar-

yawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan

2. tarip upah yang dicantumkan dalam kartujam kerja diverifikasi ketelitiannya olehfungsi akuntansi

• praktik yang sehat1. kartu jam hadir harus dibandingkan dengan

kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya te-naga kerja langsung

2. pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesinpencatat waktu harus diawasi oleh fungsipencatat waktu

3. pembuatan daftar gaji dan upah karyawan harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran

4. penghitungan pajak penghasilan direkon-siliasi dengan catatan penghasilan

5. catatan penghasilan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah

jaringan prosedur yang membentuksistem penggajian dan pengupahan

• PROSEDUR PENGGAJIAN • prosedur pencatatan waktu hadir• prosedur pembuatan daftar gaji• prosedur distribusi biaya gaji• prosedur pembuatan bukti kas keluar• prosedur pembayaran gaji

• PROSEDUR PENGUPAHAN• prosedur pencatatan waktu hadir• prosedur pencatatan waktu kerja• prosedur pembuatan daftar upah• prosedur distribusi biaya upah• prosedur pembuatan bukti kas keluar• prosedur pembayaran upah

bagan alir dokumen sistem penggajian

bagian pencatatan waktu

1. CATAT JAM HADIR

2. BUAT DAFTAR HADIR

kembalike karyawan

KARTU ABSEN

KARTU ABSEN

KARTUJAM HADIR

DAFTAR HADIR

A B

1. BUAT DAFTARGAJI

2. BUAT REKAPGAJI

DAFTAR HADIR

KARTUJAM HADIR

DAFTAR HADIRKARTU

JAM HADIR

SLIP GAJI

2REKAP 1 GAJI

2DAFTAR 1GAJI

KARTU PENGHA-

SILAN

bagian gaji dan upahA B

C

ke karyawan

KARTU PENGHA-

SILANDAFTAR 2GAJI

BUKTI 3 KASKELUAR

G

T

T

KARTU PENGHA-

SILAN2

REKAP 1 GAJI 2

DAFTAR 1GAJI

C bagian akuntansi

BUAT BUKTI KAS KE LUAR

KARTU PENGHA-

SILAN2

REKAP 1 GAJI 2

DAFTAR 1GAJI 3

2BUKTI 1 KASKELUAR

D

E

F

REKAP 2 GAJI

DAFTAR 1GAJI

BUKTI 1 KASKELUAR

KASREGISTE

R

mencatat nomor cek padaregister bukti kas keluar

H

KARTU PENGHA-SILAN

22

DAFTAR 1GAJI 3

BUKTI 1 KASKELUAR

bagian keuangan E

1. buat cek dan minta tandatangan2. menguangkan cek dan masukan

ke amplop gaji3. bayar gaji4. bubuhkan cap lunas pada

dokumen pendukung

KARTU PENGHA-

SILAN2

2DAFTAR 1GAJI 3

BUKTI 1 KASKELUAR

F

G

2BKK

REKAP 1 GAJI

bagian jurnalD

1. BUAT BUKTI MEMORIAL

2. BUAT JURNAL

2BKKREKAP 1

GAJIBUKTI MEMORIAL

JURNALUMUM

AI

bagian kartu biaya

2BKKREKAP 1

GAJIBUKTI MEMORIAL

I

CATAT DALAM KARTU BIAYA

2BKKREKAP 1

GAJIBUKTI MEMORIAL

KARTU BIAYA

D

A

H

REKAP 2 GAJI

DAFTAR 1GAJI

BUKTI 1 KASKELUAR

CATAT DALAMREGISTER

CEK

REGISTER CEK

D

A

REKAP 2 GAJI

DAFTAR 1GAJI

BUKTI 1 KASKELUAR

bagan alir dokumen sistem pengupahan

bagian pencatatan waktu

1. CATAT JAM HADIR

2. BUAT DAFTAR HADIR

kembalike karyawan

KARTU ABSEN

KARTU ABSEN

KARTUJAM HADIR

DAFTAR HADIR

A

1. CATAT JAM KERJA

2. BUAT DAFTAR JAM KERJA

kembalike karyawan

KARTU JAM

KERJA

KARTU JAM

KERJA

KARTUJAM KERJA

DAFTAR JAM KERJA

B

DAFTAR HADIRKARTU

JAM HADIR

SLIP UPAH

2REKAP 1 DAFTAR UPAH 2

DAFTAR 1UPAH

KARTU PENGHA-

SILAN

bagian gaji dan upahA B

C

ke karyawan

KARTU PENGHA-

SILANDAFTAR 2GAJI

BUKTI 3 KASKELUAR

G

T

T

KARTUJAM HADIR

DAFTAR HADIR

KARTUJAM KERJA

DAFTAR JAM KERJA

1. MEMBANDINGKAN DAFTAR HADIRDAN DAFTAR JAM KERJA

2. MEMBUAT DAFTAR UPAH3. MEMBUAT REKAP DAFTAR

UPAH DAN SLIP UPAH

KARTUJAM KERJADAFTAR

JAM KERJA

KARTU PENGHA-

SILAN2

REKAP 1 UPAH 2

DAFTAR 1UPAH

C bagian akuntansi

BUAT BUKTI KAS KE LUAR

KARTU PENGHA-

SILAN2

REKAP 1 UPAH 2

DAFTAR 1UPAH 3

2BUKTI 1 KASKELUAR

D

E

F

REKAP 2 UPAH

DAFTAR 1UPAH

BUKTI 1 KASKELUAR

KASREGISTER

mencatat nomor cek padaregister bukti kas keluar

H

KARTU PENGHA-

SILAN2

2DAFTAR 1UPAH 3

BUKTI 1 KASKELUAR

bagian keuangan E

1. buat cek dan minta tandatangan2. menguangkan cek dan masukan

ke amplop upah3. bayar upah4. bubuhkan cap lunas pada

dokumen pendukung

KARTU PENGHA-

SILAN2

2DAFTAR 1UPAH 3

BUKTI 1 KASKELUAR

F

G

2BKK

REKAP 1 UPAH

bagian jurnalD

1. BUAT BUKTI MEMORIAL

2. BUAT JURNAL

2BKKREKAP 1

UPAHBUKTI MEMORIAL

JURNALUMUM

AI

bagian kartu biaya

2BKKREKAP 1

UPAHBUKTI MEMORIAL

I

CATAT DALAM KARTU BIAYA

2BKKREKAP 1

UPAHBUKTI MEMORIAL

KARTU BIAYA

D

A

H

REKAP 2 UPAH

DAFTAR 1UPAH

BUKTI 1 KASKELUAR

CATAT DALAMREGISTER

CEK

REGISTER CEK

D

A

REKAP 2 UPAH

DAFTAR 1UPAH

BUKTI 1 KASKELUAR