proposal wbi pdam bogor final nov

Jl. Moch. Toha No.77 Bandung 40253Tel. (022)5201501 ext.3143, 3210

Tel & Fax (022)5227732e-mail address [email protected]

Direktorat Pendidikan , Pelatihan dan Konsultasi

PROPOSAL PROPOSAL SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIANSISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PDAM Kabupaten Bogor PDAM Kabupaten Bogor 0

mailto:[email protected]




Sistem Informasi Kepegawaian


Hak cipta atas dokumen ini dilindungi oleh Undang-Undang HAKI. Dilarang

memperbanyak tanpa ijin dari Widya Bhakti INTI





DAFTAR ISI

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

1 KONDISI EXISTING & PERMASALAHAN.................................................................2

2 SOLUSI........................................................................................................................3

2.1 Tujuan..................................................................................................................

2.2 Pendekatan..........................................................................................................

2.3 Manfaat................................................................................................................

3 RENCANA IMPLEMENTASI.......................................................................................4

3.1 Methodology.........................................................................................................

3.2 Jadwal..................................................................................................................

3.3 Sumber Daya.......................................................................................................

3.4 Kualifikasi.............................................................................................................

4 BIAYA..........................................................................................................................7

5 KESIMPULAN.............................................................................................................8

LAMPIRAN





Direktorat Pendidikan , Pelatihan dan KonsultasiIntroduction

PendahuluanDalam menuju perusahaan daerah yang profit dan sehat, PDAM Kabupaten Bogor telah berupaya maksimal untuk mengelola sumber daya yang dimilikinya, di antaranya adalah sumber daya manusianya.

Untuk membantu pengelolaan sumber daya tersebut, PDAM Kabupaten Bogor telah membuat sistem informasi kepegawaian dalam bentuk Aplikasi Daftar Urutan Kepangkatan, namun belum berjalan sebagaimana mestinya. Untuk memaksimalkan sistem informasi tersebut, WIDYA BHAKTI INTI telah diundang oleh PDAM Kabupaten Bogor untuk melihat dan memberikan solusi terbaik bagi pengelolaan sumber daya manusia PDAM Kabupaten Bogor.

Latar BelakangSumber daya manusia / SDM adalah sumber daya Perusahaan yang paling komplek dan dinamis. Oleh karena itu pada dasarnya pengelolaan perusahaan adalah pengelolaan SDM.

Keberhasilan operasional perusahaan tergantung pada kualitas pengelolaan dan pendayagunaan SDM- nya.

Agar peningkatan kualitas peran serta SDM dapat lebih optimal , tentunya diperlukan suatu mekanisme kerja SDM yang ditetapkan dan dipahami serta dijalankan semua jajaran.Dengan mekanisme pengelolaan yang ditata baik, maka penempatan dan penugasan SDM dapat lebih tepat guna. Salah satu alat bantu untuk memudahkan kerja pengelola SDM sekaligus sebagai alat bantu bagi manajemen dalam pengambilan keputusan, adalah tersedianya Sistem Informasi Kepegawaian yang selalu di update sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan yang ada di Perusahaan.


Perlunya Dukungan dan

Komitmen manajemen agar

SIMPEG dapat direalisasikan dan

berfungsi sebagaimana diharapkan





1 Kondisi eksisting & PermasalahanPDAM Kabupaten Bogor telah memiliki sistem informasi kepegawaian yang menangani data-data karyawan dalam bentuk Daftar Urutan Kepangkatan (DUK). Data dikelola dalam database MS SQL 7 dalam lingkungan Windows. Koneksi client ke server dibuat dalam 2 macam koneksi, yaitu online (untuk kantor pusat) dan offline (untuk kantor cabang). Data-data kehadiran dari kantor cabang dikirim ke kantor pusat melalui email.

Kondisi yang ada saat ini, dirasakan oleh manajemen masih banyak kekurangan, terutama dalam pengelolaan data terkait SDM dimana data yang tersaji didapati belum memenuhi kebutuhan terutama saat dilakukannya penilaian terhadap karyawan yang berkaitan dengan promosi. Karena kurang lengkapnya data tersebut, ditambah dengan penyajian data yang masih banyak dilakukan secara manual, proses penilaian yang terkait dengan promosi, mutasi dirasakan masih banyak kekurangan, dan perlu dibenahi agar penugasan karyawan dapat tepat guna.

2 SolutionKomputerisasi dilakukan dengan tujuan mempermudah pekerjaan.Yang perlu dimiliki oleh suatu Perusahaan adalah Sistem/ mekanisme untuk mengelola SDMnya. Berikut adalah bagan Mekanisme SDM dalam perusahaan ( terlampir ).

Kondisi ideal adalah apabila seluruh sistem telah dimiliki dan diterapkan dalam manajemen SDM. Namun apabila karena beberapa pertimbangan, dalam dilakukan penyusunan sistem dan penerapan yang berdasarkan skala prioritas kebutuhan.

Setelah dilakukan diskusi dengan staff pengelola data kepegawaian di PDAM, diusulkan agar PDAM melakukan perubahan dari manual ke komputerisasi secara bertahap, diusulkan untuk membuat HRIS ( Human Resource Information System berbasis IT ),dimulai dari data kepegawaian yang ada ( existing )


Sistem Informasi

mempunyai Peranan

Penting dalam menyediakan informasi bagi

manajemen semua

tingkatan,





2.1 TujuanDengan memiliki Sistem Informasi Kepegawaian yang selalu update, maka penilaian terhadap karyawan dapat lebih adil, penugasan dapat disesuaikan dengan kompetensi dan kebutuhan perusahaan, serta memudahkan manajemen dalam pengambilan keputusan.

2.2 Pendekatan SistemPendekatan yang dilakukan adalah menyamakan data dengan platform yang sama sehingga lebih mudah untuk dikembangkan kedepannya.

Tahapan dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Tahap pembenahan dan pemasukan data.

2. Tahap Pembangunan sistem.

3. Tahap migrasi.

4. Tahap pemeliharaan .

2.3 ManfaatJangka Panjang apabila sistem manajemen SDM telah dikelola dengan baik, maka akan didapat beberapa keuntungan diantaranya

Manajemen dapat menempatkan karyawan sesuai keahliannya .

Data kepegawaian akan dapat dimanfaatkan kapan saja dibutuhkan, dan sesuai dengan kriteria kebutuhannya

Manajemen pengelolaan SDM menjadi lebih profesional.

3 Rencana ImplementasiImplementasi proyek IT selalu tidak bisa dilepaskan dari masalah Hardware, Software dan Brainware atau Humanware. Bila implementasi hardware dan software dapat direncanakan dengan tepat, maka pemberdayaan


Standard yang digunakan untuk pembangunan

Sistem Informasi Kepegawaian

mengacu kepada standard

industri yang dikelola oleh

IEEE.





humanware terkadang lebih sulit. Untuk menjamin sistem IT dapat diterima dan menjadi alat kerja yang optimal, maka

diperlukan metode yang tepat untuk melakukan perubahan terhadap humanware yang akan menggunakan sistem ini. Paragraf ini berisi proposal mengenai metodologi implementasi Sistem Informasi Kepegawaian di PDAM Kabupaten Bogor, jadwal , biaya dan sumber daya yang dibutuhkan.

3.1 MethodologyMetodologi menyangkut kepada standard, alat, dan cara kerja yang digunakan untuk memenuhi tujuan management.

Standard yang digunakan untuk pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian ini mengacu kepada standard industri yang dikelola oleh IEEE. Standard yang digunakan meliputi standard penentuan life cycle system, standard Configuration Management, dan standard Software Project Management.

Life Cycle yang digunakan adalah Rapid Prototyping Life Cycle, di mana user diajak berinteraksi secara langsung dalam pembuatan system. WBI akan menyajikan prototipe jadi Sistem Informasi Kepegawaian untuk selanjutnya PDAM dapat berkontribusi optimal untuk menghasilkan sistem yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan PDAM.

Dengan Rapid Prototyping ini diharapkan adanya keterlibatan user dari awal pembuatan sistem sampai dengan implementasi sistem. Selesai proyek ini diharapkan user sudah dapat menggunakan sistem ini, dan mampu melakukan adaptasi terhadap sistem bila ada perubahan yang bersifat minor.

Selain itu, untuk melakukan Change Management terhadap user, diperlukan adanya pelatihan-pelatihan. Pelatihan dapat bersifat in-house atau out-house. Untuk itu, diperlukan juga dukungan manajemen terhadap kegiatan pelatihan ini, di mana proses pelatihan pun tidak boleh mengganggu operasional PDAM. Pokok masalah pelatihan ini adalah untuk membuka wawasan user agar dapat bersikap


Dengan metoda Rapid

Prototyping, user terlibat

langsung pada pebuatan s.d implementasi

sistem





menerima sistem yang baru akan diimplementasikan dan dengan persepsi positif mau menggunakannya.

Software yang akan digunakan adalah Oracle Database dengan Oracle Developer Suite for Windows. Dengan lingkungan yang sudah dikenal dan biasa, diharapkan adopsi sistem akan lebih mudah lagi.

3.2 JadwalImplementasi sistem akan dibagi ke dalam 4 tahapan.

Tahap I, pembentukan Tim Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian, di mana PDAM menunjuk staf-staf-nya yang kompeten untuk masuk ke dalam tim ini.

Tahap II, Requirement Analysis, di mana WBI akan memberikan brief review tentang Sistem Informasi Kepegawaian yang akan diimplementasikan, dan PDAM akan memberikan brief review tentang sasaran kinerja perusahaan dalam hal Sistem Informasi Kepegawaian kepada Tim Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian.

Tahap III, Prototyping, di mana WBI akan menyajikan prototipe jadi dari Sistem Informasi Kepegawaian kepada Tim Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian, dan WBI akan melakukan adaptasi bila ditemui perbedaan dari prototipe yang ada.

Tahap IV, Implementasi, di mana Tim dan WBI akan melakukan implementasi sistem, dimulai dengan pelatihan out-house, dan pendampingan selama beberapa hari, sampai dicapai level kepercayaan diri yang cukup bagi user untuk mengoperasikan sistem ini sendiri.

Tahap V, Tahap pemeliharaan , dilakukan oleh PDAM

Pengerjaan diperkirakan memerlukan waktu, 3-4 bulan.

3.3 Sumber DayaSumber daya yang digunakan untuk implementasi Sistem ini diantaranya:

a. Hardware, server dengan database Oracle

b. Hardware, client dengan sistem operasi Windows


TAHAPAN

Pembentukan Tim

Requirement Analysis

Prototyping,

Implementasi,

Pemeliharaan





c. Jaringan LAN

d. Printer

e. Ke-listrik-an yang memadai

f. Sumber daya manusia yang minimal mengerti mengoperasikan komputer.

4 Biaya

RINCIAN KEGIATAN DAN BIAYA

NO. ITEM KEGIATAN MANDAYS

NILAI RUPIAH

1 Analisa & Desain Sistem 52.4 22.008.

000

2 Pembuatan Program Aplikasi 214 77.040

.000

3 Penyusunan Dokumen Manual Operasi 52.4 18.864

.000

4 Pelatihan System/DBA 30 10.800

.000

5 Pelatihan Pengoperasian Program Aplikasi 13.1 4.716

.000

6 Asistensi Implementasi / Konversi Sistem 26.2 9.432

.000

JUMLAH 142.860

.000

TOTAL setelah PPN 10 %( seratus lima puluh tujuh juta seratus empat puluh enam ribu rupiah )

157.146

.000






5 Kesimpulan

Dalam situasi persaingan bisnis yang sangat ketat dewasa ini, maka peranan SDM menjadi sangat sentral, strategis dan sangat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Sedemikian pentingnya peranan SDM, sehingga perusahaan saat ini juga harus melakukan pengelolaan SDM dengan baik dan profesional. SDM telah menjadi aset yang menentukan sukses perusahaan dalam memenangkan persaingan. Salah satu cara agar manajemen dapat melakukan pengelolaan dengan lebih mudah adalah dengan adanya SISTEM KEPEGAWAIAN yang akurat dan update, sebagai implementasi dari mekanisme kerja SDM yang disepakati bersama.

Agar sistem Kepegawaian ini berjalan sesuai dengan kebutuhan manajemen, diperlukan alat bantu software yang akan memudahkan kerja pengelola SDM. Pengambilan keputusan manajemen yang menyangkut SDM seperti penugasan, penghargaam, hukuman disiplin, pengembangan karir dapat dilakukan atas dasar data yang lebih akurat dan update sehingga setiap keputusan manajemen menyangkut kebijakan terhadap SDM dapat dipertanggung jawabkan.

6 RoadmapPengembangan sistem merupakan satu keharusan dalam era yang terus berubah ini. Untuk menghadapi tantangan perubahan ke depan, PDAM Bogor perlu merencanakan roadmap pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian ke arah yang makin menunjang operasional perusahaan.

Roadmap dimaksud diusulkan sebagai berikut:

a. Pengembangan Sistem Perencanaan dan Realisasi Pengawai (RenBang Pegawai), berupa

a. Perencanaan Kebutuhan

b. Realisasi Kebutuhan






c. Perencanaan Pendidikan dan Pelatihan

d. Realisasi Pendidikan dan Pelatihan

b. Pengembangan Sistem Penggajian (Payroll) berupa:

a. Penggajian Karyawan PDAM

b. Penggajian karyawan Honor

c. Tunjangan dan Insentif

c. CBHRM berupa

a. Pendataan Direktori Kompetensi

b. Perencanaan Kompetensi

c. Realisasi Kompetensi



proposal wbi pdam bogor final nov

Documents