RAHASIA

PROPOSAL

PROYEK: SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNTUK PT. WIRELESS JAYA

Maret 2009DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN..............................................................................................2 11 Latar Belakang...........................................................................................2 12 Maksud dan Tujuan....................................................................................3 13 Ruang Lingkup Pekerjaan..........................................................................4

BAB II SISTEM INFORMASI AKADEMIK.................................................................6 21 Latar Belakang...........................................................................................6 22 Perspektif Produk.......................................................................................7 23 Deskripsi Subsistem...................................................................................9 24 Manfaat....................................................................................................10 BAB III METODOLOGI KERJA...................................................................................12 31 Survei dan Analisis Sistem.......................................................................12 32 Perancangan Sistem.................................................................................17 3.21Perancangan Data..............................................................................17 3.22Perancangan proses...........................................................................18 33 Implementasi Sistem................................................................................23 34 Pelatihan..................................................................................................25 35 Pemeliharaan............................................................................................25 36 Rencana Anggaran Biaya.........................................................................26 37 Rencana Pekerjaan...................................................................................28 38 Jadwal Pelaksanaan..................................................................................28 BAB IV PENUTUP........................................................................................................29

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Perkembangan teknologi pada saat ini, sudah sangat cepat dan maju, salah

satunya adalah teknologi di bidang informasi dan telekomunikasi. Kebutuhan manusia terhadap informasi memacu cepatnya perkembangan teknologi di bidang informasi dan telekomunikasi. Kemajuan teknologi yang semakin meningkat didukung dengan sarana dan prasarana yang memadai, membuktikan bahwa kini informasi telah menjadi kebutuhan pokok dalam kehidupan manusia. Dengan memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap berbagai data. Didukung dengan perangkat lunak dan konfigurasi perangkat keras yang tepat, suatu perguruan tinggi/akademik dapat membangun sistem informasi akademik yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja akademik secara keseluruhan. Umumnya kejadian yang sering terjadi pada perguruan tinggi ataupun akademik adalah keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari pengolahan data untuk saringan ujian masuk calon mahasiswa, pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus, proses pendaftaran ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang telah menjadi mahasiswa dari perguruan tinggi tersebut. Kejadian diatas merupakan salah satu proses yang merupakan interaksi antara bagian internal perguruan tinggi ataupun akademis yang diwakilkan oleh pengolahan data ataupun administrasi data yang telah disusun sedemikian rupa dengan proses dan prosedur-prosedur tertentu. Diharapkan dengan adanya suatu sistem pengolahan data antara user yang merupakan mahasiswa dan operator administrasi yang merupakan bagian dari sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa dan mengolahnya untuk melakukan kegiatan transaksi kegiatan perkuliahan dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan tinggi tersebut.

3

1.2

Maksud dan Tujuan

Maksud

1. Membangun suatu sistem informasi akademik berbasis web dan SMS yaitu suatu sistem informasi yang didukung software yang handal dan dibangun dengan fasilitas untuk mengolah data akademik, memberikan beberapa informasi tentang data akademik dan membuat laporan akademik. 2. Memperbaiki kinerja sistem akademik yang awalnya dilaksanakan secara manual dan membutuhkan waktu lama menjadi sebuah sistem informasi akademik yang lebih efisien dan berdaya guna tinggi.Tujuan

1. Membantu data akademik

perguruan dengan Sistem

tinggi dalam pengelolaan membangun

Informasi Akademik yang berbasis komputer secara sistematis, lengkap terarah dan dan lebih

mengefisienkan pekerjaan dalam instansi tersebut. 2. Menyediakan jasa layanan informasi akademik dan perguruan tinggi kepada mahasiswa melalui

internet SMS.

(website)

dan

3. Efisiensi media dan ruang yang digunakan untuk penyimpanan perguruan tinggi/akademik. Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah digunakan pencatatan perguruan tinggi/akademik, pengurangan untuk kertas-kertas pengurangan ruangan penyimpanan tersebut, tenaga kertas yang untuk data-data data/arsip

perawat kertas dan ruang tersebut, dan sebagainya. Selain itu, dengan sistem media penulisan berulang kepentingan maupun dihindari di atas. 4. Meningkatkan kemampuan pengelolaan sama yang elektronis data kali ini, secara untuk berbeda dapat berarti

menambah faktor efisiensi

5

data Pengelolaan dimaksud kelengkapan data,

akademik. yang meliputi data, data, dan

kerincian data, keamanan kerahasiaan data, cara-cara pemasukan dan pengambilan sebagainya. 5. Menjamin kesesuaian data. 6. Kemudahan dan Dengan khusus pengelolaan data. SI dan ketelitian,

kebenaran, hubungan dan

pemanfaatan penerapan yang baik

tepat, maka pengelolaan data-data akademik dapat menjadi faktor sangat mudah tanpa harus meninggalkan keamanannya. Dengan cara ini, pihakpihak yang berkepentingan dan berwenang terhadap data menghidupkan komputernya, lalu menggunakan program SI yang ada untuk mengelola data-data tersebut. tinggal

1.3 a.

Ruang Lingkup Pekerjaan Pengembangan Pengembangan Sistem Informasi akademik ini akan dilakukan melalui

beberapa tahap proses pengembangan yang pertama yaitu software. Pada awalnya Software yang digunakan pada sistem informasi melalui program aplikasinya hanya dapat menampung data dengan jumlah yang terbatas. Tahap kedua yang dilakukan yaitu mengubah sistem penilaian. Sistem penilaian biasanya sebagian besar dilakukan dengan manual oleh pengajar/dosen dalam arti masih berupa tulisan tangan dari yang bersangkutan. Dari hal tersebut, maka para pengajar/dosen dituntut agar dapat lebih memperluas pengetahuannya tentang teknologi terutama komputer sehingga dapat memanfaatkannya untuk mempermudah pekerjaan dan kepentingan lainnya serta paling tidak dapat memahami sistem informasi yang ada. Tahap ketiga yang dilakukan yaitu perbaikan sistem informasi. Dimana sistem informasi akademik yang ada agar perlu diadakan perbaikan dan peningkatan kualitas dengan tujuan agar data-data dan informasi mengenai akademik dalam jumlah yang sangat besar dan bermacam-macam dapat dikelola dengan baik dan efektif. Sehingga penerapan pengolahan data ataupun aplikasi berbasis web dapat diterapkan di universitas ataupun akademi, sehingga interaksi antara user yang merupakan mahasiswa dan universitas yang merupakan bagian dari sistem yang ada dapat melakukan transaksi kegiatan belajar-mengajar ataupun kegiatan administrasi kampus secara on-line. Kombinasi antara teknologi web diharapkan dapat memudahkan penyebaran informasi detail dengan menggunakan interaksi teknologi SMS (Short Message Service) gateway, pada aplikasi ini informasi yang dibutuhkan oleh user/mahasiswa dapat di peroleh dengan menggunakan SMS yang dikirimkan ke server SMS (pada sisi universitas) dimana data-data yang diolah tersebut sebelumnya merupakan data-data transaksi kegiatan antara mahasiswa dan universitas. Data-data internal universitas diolah dengan menggunakan teknologi komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman, baik yang berbasis web ataupun berbasis visual programming.

7

b. Pengumpulan data Pengumpulan data pada jenis sistem informasi akademik ini dilakukan melalui beberapa macam sesuai dengan tingkat kebutuhannya yaitu: Data Mata kuliah Data Transkip Nilai Data jadwal Ujian Data biaya pendaftaran Data dosen dan gaji c. Pemeliharaan Pemeliharaan sistem informasi akademik ini akan dilakukan melalui proses peng-update-an, dan pengetesan (testing) langsung oleh operator atau pengguna baik mahasiswa, pengajar/dosen yang masih memiliki kebutuhan dan kepentingan pada suatu universitas terutama dalam bidang akademik. d. Pelatihan Proses pelatihan akan dilakukan melalui beberapa tahap. Bentuk pelatihan dapat dilakukan melalui : 1. Mengumpulkan para operator, perwakilan dosen/pengajar dan mahasiswa. 2. Melakukan pelatihan secara langsung dengan perangkat yang dibutuhkan.

BAB II SISTEM INFORMASI AKADEMIK

2.1

Latar Belakang Memasuki era globalisasi mendatang, pemakaian teknologi komputer

dalam segala bidang kehidupan sehari-hari tidak akan dapat dihindari. Bahkan, penggunaan teknologi komputer tersebut akan menjadi syarat utama untuk menunjukkan kualitas sesuatu bidang dan menjadi modal terpenting dalam memenangkan persaingan. Kemampuan komunikasi antara satu bidang dengan bidang lainnya di tempat yang berbeda (terpisah pada jarak yang jauh) merupakan salah satu ciri era globalisasi mendatang. Sedang tiang utama teknologi komunikasi yang dimaksud adalah teknologi komputer, yaitu berupa peralatanperalatan komputer dan aksesorisnya, teknologi networking antara peratalanperalatan tersebut, dan akhirnya adalah perangkat lunak serta operator (tenaga manusia) yang menggunakan peralatan-peralatan tersebut. Pada saat itu, kualitas sebuah sistem kehidupan tertentu, akan ditentukan oleh kemampuannya mengolah komunikasi tersebut, yang secara khusus pula berarti kemampuannya dalam memiliki teknologi komputer yang terbaik. Beberapa hal yang dimiliki teknologi komputer sehingga masa depan sangat tergantung kepadanya adalah : 1. Kecepatan proses (kerja); Semakin besar atau semakin rumit sebuah sistem akan semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya (melakukan proses-proses didalamnya). Sedang perkembangan sebuah sistem, berarti penambahan faktor kerumitan/proses di dalamnya. Untuk itu, kecepatan proses pengerjaan menjadi sangat penting artinya untuk sebuah sistem yang terus berkembang. Saat ini, komputer dapat melakukan milyaran proses dalam satu detik.

9

2. Kemampuan penyimpanan data yang sangat besar dan terjamin; Sebuah sistem yang besar dan semakin kompleks akan memiliki data-data dan arsip yang sangat besar. Jika digunakan cara penyimpanan konvensional yang menggunakan kertas dan lemari-lemari akan memakan tempat dan sumber daya lain yang sangat besar pula. Komputer, semakin hari semakin mapan dalam menggantikan media kertas dan lemari sebagai data tempat dengan penyimpanan dan pengolahan

memanfaatkan teknologi (alat) simpan elektronik. Media penyimpanan data elektronik ini, dapat menyimpan data sangat banyak dan mampu menghemat tempat penyimpanan biasa lebih dari 1 juta kali. Sebagai ilustrasi, sebuah Hard Disk 1 Giga Byte, dapat menyimpan data tulisan hampir satu lemari buku biasa. Belum lagi jika digunakan teknologi CD yang lebih canggih. 3. Kemudahan pengaksesan dan pengelolaan data; Karena data disimpan dalam bentuk elektronis dan berbentuk sangat kecil, maka pengaksesan dan pengelolaan data menjadi sangat mudah, dan tidak merepotkan. dikelompokkan, Data dapat sangat dan mudah dicari, selanjutnya

dimanfaatkan. Bahkan, karena format data antara satu sistem dengan sistem lainnya telah sama yaitu berbentuk elektronis, maka sistem satu dapat saling tukar data dengan sistem lainnya dengan sangat mudah. Selanjutnya, dengan teknologi telepon dan networking, proses pertukaran data tersebut dapat dilakukan diantara tempat yang sangat jauh dan

terjadi dengan sangat cepat. Sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini, maka pengembangan system informasi akademik telah mengarah kepada penggunaan teknologi informasi berbasis web, dimana semua informasi yang ada dalam system dapat ditampilkan dengan menggunakan media Internet. 2.2 Perspektif Produk Sistem Informasi Akademik merupakan sistem yang mengolah data dan melakukan proses kegiatan akademi yang melibatkan antara mahasiswa, dosen, administrasi akademik, keuangan dan data atribut lainnya. Sistem informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa dalam melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses pada transaksi belajar mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik. Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan update untuk data mahasiswa . Beberapa bagian yang bersangkutan dengan modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik, modul keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun Akademik . Sistem informasi akademik mempunyai tiga kinerja organisasi dari 3 perspektif, yaitu : 1. Learning and Growth Perspektive Kategori-kategori yang terdapat dalam perspektif ini teridiri atas kemampuan mahasiswa, kemampuan sistem informasi, dan motivasi, pemberdayaan, serta kesesuaian dengan standar kinerja. Ukuran intinya adalah produktivitas mahasiswa yang diukur dari: jumlah output tiap mahasiswa, tinggi rendahnya pengakuan terhadap prestasi mahasiswa, kemudahan akses atau link mahasiswa terhadap informasi yang menunjang studi.

11

2. Internal-Business-Process Perspective Dalam perspektif internal-business-process, kepala unversitas mengenali proses-proses kritis pada yang mahasiswa harus unggul jika mereka akan mencapai tujuan-tujuan dari shareholder dan segmen integritas yang tinggi. 3. Financial Perspective Tujuan finansial menyajikan suatu fokus untuk tujuan dan ukuran dari hasil akademik yang di capai. Setiap ukuran dipilih harus menjadi bagian dari suatu hubungan sebab-akibat yang memuncak dalam peningkatan akreditasi akademik itu sendiri. Perguruan tinggi harus menguraikan tentang strategi, dimulai dengan tujuan finansial jangka panjang, dan kemudian keterkaitannya terhadap bagian-bagian tindakan yang harus diambil dengan proses finansial, internal proses, dan juga mahasiswa.

2.3 Deskripsi SubsistemSubsistem yang digunakan dalam sistem informasi akademik ini meliputi: 1. Modul Registrasi Mahasiswa Terdiri dari proses registrasi ulang dimana mahasiswa melakukan pendaftaran ulang dengan mengisi formulir, berupa form manual ataupun form entry yang berbasis web ( Front End Web ), pencetakan kartu status sementara , update data antara mata kuliah , jadwal , dosen dan mahasiswa . 2. Modul Administrasi Keuangan a) Sub modul transaksi pembayaran Dilakukan pada bagian administrasi keuangan, dimana terdapat aplikasi berupa form entry untuk data-data pembayaran dan melakukan update terhadap data mahasiswa dan pencentakan slip pembayaran . b) Sub modul monitoring Dilakukan pengecekan data terhadap data-data mahasiwa yang belum melakukan pembayaran secara lunas, sehingga data-data mahasiswa secara administrasi keuangan dapat di monitor. Proses ini mendukung modul register

dimana terjadi pengecekan terhadap mahasiswa yang sudah/belum membayar tunggakan, sehingga hanya mahasiswa yang telah membayar tunggakan dapat melakukan proses registrasi . c) Sub modul pelaporan Ditujukan untuk melakukan kegiatan pelaporan data keuangan , laporan berkala ataupun laporan harian transaksional. Modul ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan sistem . 3. Modul Internal Akademik a) Sub modul transaksi Dilakukan proses entry terhadap data-data dosen, kelas, jadwal, status, dan informasi tambahan yang dibutuhkan. Pada modul ini aplikasi dapat dikembangkan baik secara web ataupun dengan menggunakan Visual Programing. b) Sub modul monitoring Dilakukan monitoring data terhadap kegiatan belajar mengajar dimana terdapat proses absensi terhadap data mahasiswa dan statistik data mahasiswa. c) Sub modul pelaporan Terdapat proses pembuatan pelaporan terhadap kegiatan belajar mengajar yang dibuat secara terstruktur, sehingga informasi tersebut merupakan informasi yang valid untuk kegiatan pelaporan, baik pelaporan harian ataupun pelaporan terjadwal. 4. Modul Kepegawaian a) Sub modul transaksi pegawai Ditujukan untuk pengolahan data pegawai, absensi, status, pangkat, cuti, indeks prestasi, gaji, dan data atribut yang bersangkutan dengan pegawai. b) Pelaporan dan statistik 5. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru Modul ini melakukan proses penerimaan mahasiswa baru, dilakukan secara online melalui web. Pada modul ini terdapat entry data berupa data-data calon

13

mahasiswa yang akan mendaftar ujian masuk, pencetakan kartu tanda ujian, transaksi data dan pelaporan data transaksi pendaftaran. 2.4 Manfaat Bagi Perguruan Tinggi/Akademi

Adapun keuntungan yang akan didapat oleh perguruan tinggi/akademi yang menggunakan sisitem informasi akademik ini, diantaranya adalah: 1. Mempercepat proses administrasi registrasi calon mahasiswa. 2. Sistem ini juga menyediakan fasilitas otomatisasi proses administrasi pendaftaran mahasiswa yang dapat dilakukan secara online. Semua dilakukan melalui komputerisasi sehingga proses administrasi dapat dikerjakan seefisien mungkin. 3. Mempertinggi value added dan comparatif advantage. Dalam rangka menyongsong era informasi global, dan untuk tetap eksis di persaingan dunia pendidikan yang semakin ketat, adalah perlu bagi setiap lembaga pendidikan untuk memiliki nilai tambah dan daya saing yang kuat. Sistem ini adalah salah satu solusinya. 4. Menyajikan informasi yang dibutuhkan mahasiswa secara up to date dengan biaya yang murah. 5. Meningkatkan citra perguruan tinggi/akademi sebagai perguruan tinggi/ akademi yang peduli, transparan, dan maju selangkah dibidang teknologi. 6. Mendapatkan laporan yang komprehensif tentang prestasi akademik mahasiswa, statistik kehadiran, serta pembayaran SPP yang disajikan dalam bentuk online melalui media Web dan Laporan SMS.

BAB III METODOLOGI KERJA

3.1

Survei dan Analisis Sistem

a. Survei Kebutuhan Sistem Metodologi kerja yang digunakan dalam pengembangan sistem ini, menggunakan metode daur hidup yang terdiri dari beberapa proses (Sutedjo Dharma Oetomo : 2002), diantaranya yaitu: 1. Tahap Perencanaan Pada tahap ini pembuat sistem mencoba memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci, dan kemudian mementukan tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasi kendala-kendalanya. Pada tahap ini juga dilakukan pengumpulan data melalui wawancara, pengalamatan langsung, studi pustaka, dan observasi partisipan. a. Wawancara Wawancara merupakan salah satu instrumen penting dalam pengumpulan data yang menggunakan studi kasus. Untuk teknik wawancara ini dikhususkan untuk Kepala Bidang Kurikulum. b. Pengamatan Langsung Pengamatan langsung dilakukan dengan mengamati secara langsung aktivitas administrasi nilai oleh para dosen pengajar baik pada bagian pemberitaan dan dokumentasi. c. Studi Pustaka Metode pengumpulan data ini dilakukan untuk mencari sumber, bahan, penelitian-penelitian sebelumnya dan berbagai referensi lainnya guna mengkolaborasi berbagai data dengan berbagai konsep akademik yang telah ada.

15

d. Observasi Partisipan Observasi langsung dilakukan dengan melibatkan diri pada aktivitas dosen pengajar dalam pencatatan nilai, termasuk ikut serta dalam kegiatan ketata usahaan dalam pengelolalan sistem informasi akademik. 2. Tahap Analisis Pada tahap ini pembuat sistem akan menganalisis permasalahan secara lebih mendalam dengan menyusun studi kelayakan. Menurut Mc.Leod terdapat enam dimensi kelayakan, antara lain: Kalayakan teknis, Pengembalian ekonomis, Pengembalian non-ekonomis, Hukum dan Etika, Operasional, dan Jadwal. 3. Tahap Perancangan Dengan memahami sistem sebelumnya dan kriteria-kriteria sistem yang akan dibangun, tim pembuat dapat membuat rancangan sistem informasi terlebih dahulu. Selain memperhatikan hasil rekomendasi yang dihasilkan dalam tahap studi kelayakan, pembuat juga harus memperhatikan: Kebutuhan Perusahaan/Instansi, Kebutuhan operator, Kebutuhan pemakai, Kebutuhan teknis. 4. Tahap Penerapan Tahap ini merupakan tahap untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun agar dapat diwujudkan. Proses implementasi untuk prosedur dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa komputer. Pertimbangan untuk memilih bahasa komputer didasarkan pada dua hal, yaitu kemampuan bahasa itu untuk menangani dan mengimplementasikan prosesproses yang dirancang. 5. Tahap Evaluasi Pada tahap ini dilakukan uji coba sistem yang telah disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar, sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan-kesalahan yang terkandung didalamnya.

Proses uji coba dapat dilakukan secara bertahap. Pada tahap pertama, pengujian dilakukan dengan mengecek alur sistem secara keseluruhan, apakah sudah benar dan sesuai harapan. Tahap kedua dilakukan pengecekan dengan sample data dan dilakukan penelusuran, apakah prosedur yang digunakan untuk pengolahan data menjadi informai sudah benar dan beroperasi sesuai dengan logika sistem yang tepat. Tahap ketiga dilakukan pengecekan dengan melibatkan data yang sesungguhnya. 6. Tahap Penggunanaan dan Pemeliharaan Pada tahap ini, sistem yang telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk menangani prosedur akademik yang sesungguhnya. Selama sistem digunakan, tim teknis harus memperhatikan masalah pemeliharaan sistem. Hal tersebut sangat penting untuk memelihara keutuhan data dan informasi yang telah dihimpun didalamnya. b. Analisis Kebutuhan Sistem 1) Analisis fungsionalitas produk Sistem informasi akademik merupakan sebuah sistem yang dikembangkan untuk keperluan pengeloaan data-data akademik dengan penerapan teknologi komputer baik hardware maupun software. Yang dimaksud hardware (perangkat keras) adalah peralatan-peralatan seperti komputer (PC Computer), Printer, CD ROM, Hard Disk, dan sebagainya. Sedang Software (perangkat lunak) merupakan program komputer yang memfungsikan hardware tersebut yang dibuat khusus untuk keperluan pengelolaan data-data akademik pada sebuah perguruan tingggi/akademi. Sehingga dapat diprediksikan bahwa sistem informasi akademik ini akan membawa cara baru dalam pengolahan data, baik administrasi, perkuliahan, registrasi yang ada pada sebuah perguruan tinggi dengan mengandalkan kemajuan teknologi berupa internet dan SMS. 2) Analisis Sistem Tahapan ini merupakan tahapan yang dilakukan untuk menganalisa sistem secara lebih detail baik proses, prosedur dan fungsi sesuai dengan

17

data-data yang telah dikumpulkan, tahapan-tahapan analisa sistem terbagi dalam beberapa tahapan yaitu: a) Analisa Requirement Sistem tahapan dimana requirement/kebutuhan sistem didefinisikan sesuai datadata fungsi dan proses yang terjadi pada sistem sebelumnya. b) Analisa proses tahapan ini dilakukan untuk menganalisa proses-proses detail yang terjadi sesuai dengan transaksi yang berlaku pada sistem tersebut, proses dapat berupa insert, update dan delete. c) Analisa data tahapan ini merupakan tahapan untuk menganalisa data-data berupa report, dokumen, memo, rekap yang berhubungan dengan flow ataupun transaksi proses yang terjadi pada kegiatan sistem. d) Analisa modul sistem tahapan ini dilakukan setelah tahapan sebelumnya selesai dilakukan. Pada tahapan Analisa Modul Sistem ini, dilakukan analisa pembagian terhadap modul-modul dan sub-modul yang menggunakan proses dan data yang telah di definisikan sebelumnya. 3) Analisis Alat Bantu Untuk merancang sebuat sistem informasi akademik, yang perlu dipersiapkan adalah alat bantu yang tepat, adapun alat bantu yang diperlukan adalah berupa hardware dan software. Hardware dan software merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam teknologi komputer, hardware tidak dapat berkerja tanpa adanya software demikian sebaliknya. Lebih rinci mengenai alat bantu yang diperlukan atau digunakan dapat diuraikan dalam analisis alat bantu yang akan digunakan, yaitu : a) Analisis Hardware Hardware merupakan perangkat keras yang mutlak harus digunakan dalam pengembangan sebuah sistem informasi akademik, tanpa adanya hardware segala jenis kegiatan yang berhubungan dengan komputer tidak dapat dilaksanakan. Hardware (perangkat keras) komputer banyak kegunaannya serta jenisnya. Pada

bab ini tidak dijelaskan secara detail mengenai hardware, tetapi hanya akan dijelaskan klasifikasi hardware yang akan digunakan dalam pembuatan dan perancangan sistem informasi akademik ini. Adapun klasifikasi hardware yang akan digunakan yaitu : 1. Komputer minimal berprosessor pentium, karena dalam pembuatan website ini akan digunakan software-software grafis yang umumnya membutuhkan kemampuan atau proses yang serba cepat untuk mendapatkan kualitas yang baik. 2. RAM yang digunakan minimal 32 MB, dimaksudkan agar kemampuan komputer untuk memproses suatu instruksi akan menjadi lebih cepat, karena RAM disini digunakan sebagai media penyimpanan sementara, selain itu RAM juga yang menunjang tugas dari prosessor sudah berjenis pentium tatapi kapasitas RAM masih kecil maka kecepatan proses komputer itupun masih lambat sekali. 3. Modem yang akan digunakan lebih dianjurkan yang berkemampuan baik. Modem digunakan untuk menyambungkan dan mengkoneksikan saluran telepon ke komputer sehingga sebuah komputer dapat digunakan untuk mengakses internet dengan mudah dan cepat. Dan dalam pengembangan sistem informasi akademik ini akan digunakan Modem GSM itegno 3000. Modem GSM Itegno 3000 ini mendukung layanan data GPRS serta memiliki kemampuan pengiriman SMS antara 5 sampai dengan 10 SMS per menit bergantung pada kecepatan dari provider jaringan yang digunakan. Modem ini juga telah didukung secara luas oleh berbagai macam aplikasi SMS gateway yang ada sehingga para programmer tidak perlu lagi membangun dari awal program untuk melakukan konektivitas yang akan dikerjakannya. b) Analisis Software Seperti halnya Hardware, Software (Perangkat Lunak) komputer juga multak harus digunakan untuk pengembangan sistem ini. Dalam sub bab ini akan dijelaskan beberapa software untuk pembuatan dan perancangan keluaran hardware dengan modem tersebut melainkan dapat langsung membangun sistem untuk layanan SMS

19

khususnya untuk pengembangan sistem informasi akademik. Adapun alasan-alasan yang digunakan dalam software tersebut dapat diuraikan dalam analisis software berikut : 1. Windows Operating System, sebagai sistem operasi yang handal dan user friendly. 2. Visual Basic.NET 2005, sebagai bahasa pemrograman yang bisa digunakan untuk membangun aplikasi-aplikasi .NET di platform Microsoft.NET 3. Microsoft Office Access 2003, sebagai sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang multi-user. 4. SMS Server Tools, merupakan sebuah interface yang kompleks dan mudah digunakan dalam pengontrolan GSM Modem. Software yang berfungsi untuk menerima dan mengirim sms melalui modem GSM atau melalui HP ini secara otomatis dapat menyimpan seluruh pesan kedalam direktori yang pengguna tentukan menurut beberapa kategori berikut ini: - Pesan Masuk - Pesan Keluar - Pesan Terkirim - Pesan Gagal Terkirim 3.2 Perancangan Sistem

a. Perancangan data Pada perancangan ini, kita masih membuat software dasarnya sebagai fondasi. Awalnya kita merancang software berupa text-based. Disini kita mencoba mengolah data-data apa saja yang harus kita masukkan, kemudian divalidasi dengan isi database yang ada kemudian memulai prosesnya. Terdapat 2 (dua) tipe user yaitu mahasiswa dan administrator. Data yang dibutuhkan oleh mahasiswa yaitu nama dan nim, kemudian data yang dibutuhkan oleh administrator yaitu username dan password. Mahasiswa dapat melakukan operasi-operasi melihat KRS, KHS, merancang KRS dan jadwal, dan registrasi. Kemudian untuk

administrator dapat melakukan operasi melihat KRS, KHS, mengurus keuangan registrasi, memvalidasi KRS, mengedit nilai, dan mengubah data-data lainnya. b. Perancangan proses Perancangan proses, meliputi: 1. Tahap Tinjauan Sistem Pada tahap ini dilakukan pssengumpulan fakta dan data pada sistem yang sedang berjalan dengan melakukan: a) Pengumpulan dokumen Dengan tujuan untuk mengetahui data yang terlibat dalam sistem. Dokumen-dokumen tersebut akan diklasifikasikan berdasarkan fungsi dan bagiannya masing masing sesuai dengan divisi yang terlibat. b) Wawancara Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan pengolahan data yang berhubungan dengan data aset terkait. 2. Tahap Analisa Sistem Tahapan ini merupakan tahapan yang dilakukan untuk menganalisa sistem secara lebih detail baik proses, prosedur dan fungsi sesuai dengan data-data yang telah dikumpulkan, tahapan-tahapan analisa sistem terbagi dalam beberapa tahapan yaitu: a) Analisa Requirement Sistem Tahapan dimana requirement/kebutuhan sistem didefinisikan sesuai data-data fungsi dan proses yang terjadi pada sistem sebelumnya. b) Analisa proses Tahapan ini dilakukan untuk menganalisa proses-proses detail yang terjadi sesuai dengan transaksi yang berlaku pada sistem tersebut, proses dapat berupa insert, update dan delete. c) Analisa data Tahapan ini merupakan tahapan untuk menganalisa data-data berupa report, dokumen, memo, rekap yang berhubungan dengan flow ataupun transaksi proses yang terjadi pada kegiatan sistem.

21

d) Analisa modul sistem Tahapan ini dilakukan setelah tahapan sebelumnya selesai dilakukan. Pada tahapan Analisa Modul Sistem ini, dilakukan analisa pembagian terhadap modulmodul dan sub-modul yang menggunakan proses dan data yang telah di definisikan sebelumnya. 3. Tahap Desain Sistem Hasil tahap analisa dan evaluasi menjadi bahan yang digunakan dalam tahap desain atau perancangan sistem sebagai cara untuk mendapatkan pemecahan masalah alternatif yang dapat diusulkan dalam pengembangan sistem. Dalam tahap ini dilakukan pemodelan untuk modul-modul, proses, database dan alur sistem yang akan dikembangkan. Tahapan ini terbagi dalam beberapa tahapan lainnya, yaitu: a) Desain modul dan proses Pada tahapan ini akan dirancang modul-modul beserta proses yang terkait sesuai dengan bagian dan fungsinya. b) Desain struktur database Setelah melakukan perancangan modul dan proses maka akan dilakukan perancangan terhadap database sesuai dengan data-data yang terlibat dengan proses yang terjadi pada modul tersebut. Keterkaitan antar data-data yang terlibat di tuangkan dalam bentuk database. c) Desain arsitektur sistem Tahapan ini dilakukan untuk perancangan arsitektur sistem sesuai dengan requirement sistem yang telah didefinisikan sebelumnya, arsitektur sistem dapat berupa arsitektur software maupun arsitektur hardware sebagai pendukung aplikasi. 4. Implementasi Tahapan ini merupakan tahapan akhir dalam pengembangan aplikasi/sistem, dimana diharapkan aplikasi dapat di terapkan dalam kegiatan nyata yang berhubungan dengan sistem tersebut. Terdapat evaluasi dan perbaikan yang digunakan untuk penyempurnaan aplikasi sehingga dapat berjalan optimal sesuai dengan yang diharapkan.

Skema Perancangan jaringan dapat digambarkan sebagai berikut : Skema Desain Arsitektur Sistem Informasi Akademik:

23

Skema Network & Hardware Pendukung:

Gambaran Umum Sistem Layanan Data Akademik Melalui SMS:

Arsitektur Dasar untuk Sebuah Jaringan Layanan SMS:

Arsitektur sistem GSM:

5. Tahap Prototyping dan Testing Tahap ini dilakukan untuk melakukan pemodelan sistem dalam bentuk aplikasi, pemodelan dilakukan untuk mendapatkan model sistem yang paling ideal. Untuk melakukan evaluasi terhadap tahapan pemodelan sistem ini dilakukan testing. Evaluasi tersebut digunakan untuk perbaikan sistem sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan. Tahapan yang berkaitan dengan prototyping dan testing yaitu:

25

a) Pengkodean program, modul-modul, proses dan data yang telah didesain dalam tahap desain sistem dituangkan dalam bentuk aplikasi dengan melakukan pengkodean. Pengkodean program dibuat dalam bahasa visual dan database yang berbasis SQL . b) Prototype Database, pada tahapan ini dibuat pemodelan terhadap penyimpanan data, yaitu database yang berfungsi untuk selain menyimpan juga mengolah data tersebut berdasarkan program yang dibuat . c) Testing terhadap database, aplikasi dan hardware pendukung dilakukan untuk mengetahui kinerja sistem yang telah dibangun berikut dengan komponen yang terkait dengan kinerja sistem tersebut. 3.3 Implementasi Sistem Implementasi system merupakan tahapan akhir dalam pengembangan aplikasi/sistem, yang mana diharapkan aplikasi dapat di terapkan dalam kegiatan nyata yang berhubungan dengan sistem tersebut. Terdapat evaluasi dan perbaikan yang digunakan untuk penyempurnaan aplikasi sehingga dapat berjalan optimal sesuai dengan yang diharapkan. Dalam pengembangan implementasi system ini untuk aplikasi sistem informasi akademik ini diperlukan spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras yang dapat mendukung aplikasi ini. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut: a. Windows Operating System, sebagai sistem operasi yang handal dan user friendly. b. Visual Basic.NET 2005, sebagai bahasa pemrograman yang bisa digunakan untuk membangun aplikasi-aplikasi .NET di platform Microsoft.NET c. Microsoft Office Access 2003, sebagai sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang multi-user. d. SMS Server Tools, merupakan sebuah interface yang kompleks dan mudah digunakan dalam pengontrolan GSM Modem. Software yang berfungsi untuk

menerima dan mengirim sms melalui modem GSM atau melalui HP ini secara otomatis dapat menyimpan seluruh pesan kedalam direktori yang pengguna tentukan menurut beberapa kategori berikut ini: Pesan Masuk Pesan Keluar Pesan Terkirim Pesan Gagal Terkirim Perangkat keras yang digunakan untuk membuat, mengembangkan, dan menguji coba aplikasi ini diantaranya adalah: 1. PC Server Database Processor Intel Pentium 4 2,4 GHz, RAM 512 Mb, Harddisk 40 Gb, Monitor IBM 15. 2. GSM Modem Iteghno 3000. Modem GSM Itegno 3000 ini mendukung layanan data GPRS serta memiliki kemampuan pengiriman SMS antara 5 sampai dengan 10 SMS per menit bergantung pada kecepatan dari provider jaringan yang digunakan. Modem ini juga telah didukung secara luas oleh berbagai macam aplikasi SMS gateway yang ada sehingga para programmer tidak perlu lagi membangun dari awal program untuk melakukan konektivitas hardware dengan modem tersebut melainkan dapat langsung membangun sistem untuk layanan SMS yang akan dikerjakannya.

Gambar Modem GSM Iteghno 3000 3. Kabel Data F Bus. Perlu digaris bawahi bahwa untuk membuat aplikasi ini, tidak harus mempunyai spesifikasi komputer seperti yang tersebut di atas, tetapi yang

27

terpenting dapat menjalankan software yang digunakan. 3.4 Pelatihan Proses pelatihan akan dilakukan oleh pengembang melalui beberapa tahap. Bentuk pelatihan dapat dilakukan melalui : 1. Mengumpulkan para administrator yang telah dipilih, perwakilan dosen/pengajar dan mahasiswa Pengumpulkan para administrator yang telah dipilih, perwakilan dosen/pengajar dan mahasiswa dimaksudkan sebagi forum sosialisasi tentang sistem informasi yang akan digunakan oleh perguruan tinggi. Proses yang digunakan adalah dengan memberikan penjelasan tentang manfaat dari penggunaan sistem informasi yang telah dipilih oleh suatu universitas untuk mempermudah sarana prasarana mahasiswa baik mahasiswa baru maupun lama serta bagi dosen memberikan penjelasan bagaimana cara menggunakan fasilitas sistem informasi yang ada 2. Melakukan pelatihan secara langsung dengan perangkat yang dibutuhkan. Pelatihan secara langsung ini dilakukan menurut jadwal yang telah ditentukan, sehingga sosialisasi dapat berjalan secara optimal dan semua elemen dapat mengetahui dan memahaminya sehingga dapat memanfaatkan sistem informasi akademik ini dengan baik. 3.5 Pemeliharaan Pemeliharaan sistem informasi akademik ini akan dilakukan melalui proses peng-update-an dan pengetesan (testing).Dari dua proses tersebut dapat dilakukan oleh operator dan mahasiswa yang bersangkutan. Pada peng-update-an dapat dijalankan suatu proses perbaikan terhadap sistem yang ada, perbaikan sistem dari ke-eror-an, perbaikan dan pembaharuan terhadap data, dokumen, dsb yang ada dalam perguruan tinggi tersebut( pengurusan KRS, KHS, perbaikan nilai, pengambilan mata kuliah, penjadwalan, dan registrasi). Sedangkan pada pengetesan (testing) dapat dilakukan untuk mengecek kembali apakah sistem yang

telah dilakukan peng-update-an untuk melakukan perbaikan yang ada sudah layak untuk ditampilkan kembali atau tidak sehingga sistem informasi akademik tersebut dapat dikonsumsi untuk umum dan bermanfaat bagi penggunanya dalam pencarian informasi. 3.6 Rencana Anggaran Biaya

I. TENAGA AHLI No . Posisi 1 Project Manager System Analyst dan 2 Designer Database 3 Administrator 4 Programmer 5 Dokumentator

1 2 2 1 1

Orang Orang Orang Orang Orang

4 1 7 3 1

Bulan Bulan Hari Bulan Bulan

Harga Satuan Rp 15.000.000, 00 Rp 13.000.000, 00 Rp 3.000.000, 00 Rp 90.000.000, 00 Rp 3.000.000, 00 Total Tenaga Ahli

Total Biaya Rp 60.000.000, 00 Rp 26.000.000, 00 Rp 42.000.000, 00 Rp 90.000.000, 00 Rp 3.000.000, 00 Rp. 221.000.000, 00

II. PERANGKAT KERAS (HARDWARE) No . Spesifikasi Harga Satuan Total Biaya 1 PC Server database 20 Server Rp 7.000.000, 00 Rp 140.000.000, 00 2 GSM Modem Iteghno 7 Server Rp 300.000, 00 Rp 2.100.000, 00 3 Kabel Data F Bus 150 Server Rp 200.000, 00 Rp 30.000.000, 00 Total Perangkat Keras (Hardware) Rp. 172.100.000, 00 III. PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE) No . Spesifikasi Windows Operating 1 System 1 NOS 2 Visual Basic.NET 2005 1 NOS Microsoft Office Access 3 2003 1 NOS 4 SMS Server Tools 1 NOS

Harga Satuan Rp 500.000, 00 Rp 500.000, 00 Rp 500.000, 00 Rp 350.000, 00 Total Perangkat Lunak (Software)

Total Biaya Rp 500.000, 00 Rp 500.000, 00 Rp 500.000, 00 Rp 350.000, 00 Rp. 1.850.000, 00

IV. OVERHEAD No . Item 1 Transportasi : Bahan Bakar Servis Kebutuhan lain 2 Orang 8 PP

Harga Satuan Rp 10.000, 00

Total Biaya Rp 160.000, 00

29

2 Akomodasi : Makanan Minuman Kebutuhan lain 3 Overhead Kantor Alat Tulis Kantor (ATK) 4 Pelatihan Modul Pelatihan User Guide V. MAINTENANCE No . Item

2

Orang

90

Hari

Rp. 100.000, 00

Rp. 1.800.000, 00

1

Paket

3

Bula n

Rp. 200.000, 00

Rp. 6.000.000, 00

10 5

Salinan Salinan

Rp. 500.000, 00 Rp. 250.000, 00 Total Overhead

Rp. 500.000, 00 Rp. 250.000, 00 Rp. 8. 260.000, 00

Harga Satuan 1 1 1 Paket Paket 2 1 2 Bula n Bula n Rp. 300.000, 00 Rp. 1.000.000, 00 Total Maintenance

Total Biaya Rp. 3.600.000, 00 Rp.12.000.000, 00 Rp. 15.600.000, 00

1 Hardware 2 Software Biaya Pengembangan Sistem Informasi Biaya PPN

10 % 1, Biaya PPH 5 % Total Biaya Pengembangan Nama Sistem Informasi

Rp. 418.810.000,00 Rp. 376.929.000,00 Rp. 412.527.850,00 Rp. 836.991.850, 00

3.7

Rencana PekerjaanRencana pekerjaan yang dilakukan pengembang untuk melakukan proses

pengembangan sistem informasi akademik ini dapat digambarkan seperti di bawah ini:

Gambar WBS (Work Breakdown Structure)

3.8

Jadwal Pelaksanaan

Jadwal pengembangan sistem informasi akademik dapat dijabarkan sebagi berikut: Pembuatan sistem Akademik Online Web dan SMSAnalisis Desain Jaringan Implementasi Penyerahan 2 4 6 8 10 12

31

BAB IV PENUTUP

Demikianlah proposal ini kami ajukan untuk diteliti dan koreksi. Dengan adanya pengembangan sistem informasi akademik ini, diharapkan dapat menigkatkan pelayanan di lingkungan perguruan tinggi terutama dalam bidang administrasi, sehingga implementasi dari pengembangan sistem informasi tersebut dapat digunakan secara maksimal dan berjalan dengan lancar, serta mengikuti perkembangan jaman. Penggunaan SMS dan layanan internet berupa website untuk layanan data akademik memungkinkan mahasiswa dapat mengakses data akademik secara mudah, cepat dan akurat. Melalui internet, seluruh data akademik yang dibutuhkan dapat diakses dengan mudah tanpa membutuhkan waktu yang lama. Sedangkan melalui SMS, hampir seluruh data akademik yang dibutuhkan oleh mahasiswa dapat dilayani dan dikirimkan dengan format yang jelas, mudah dipahami, efisisensi biaya dan waktu. Besar harapan kami untuk diterimanya perguruan tinggi kami. Terima kasih. proposal ini, sehingga dapat

dikembangkannya sistem informasi akademik yang berbasis web dan SMS pada

Malang, 11 Maret 2009

Penyusun