proposal project charter
TRANSCRIPT
Proposal Project Charter
Perancangan Sistem Penerimaan Pengunjung
di Kalbis Institute
Disusun Oleh:
Damas Angga Pramudya 2013100495
Dirga Abi Nugraha 2013100712
Mohammad Ilham Septiyono 2013100602
Pramudhiya Airlangga 2013100598
Pengontrolan Dokumen
Informasi Dokumen
INFORMASI
ID Dokumen P-0001
Pemilik DokumenDamas Angga Pramudya; Dirga Abi Nugraha; Mohammad Ilham
Septiyono; Pramudhiya Airlangga
Tanggal Diterbitkan 20/01/2017
Tanggal Terakhir Disimpan 20/01/2017
Nama FileProposal Project Charter Perancangan Sistem Penerimaan
Pengunjung di Kalbis Institute – 1
History Dokumen
VERSI TANGGAL TERBIT PERUBAHAN
[1.0] [20/01/2017] [Tidak ada perubahan]
Pengesahan Dokumen
JABATAN NAMA TANDA TANGAN TANGGAL
Project SponsorKalbis Institute
Project Review Group Mohammad Ilham
Septiyono
Project Manager© Damas Angga
Pramudya
Quality ManagerDirga Abi Nugraha
i
DAFTAR ISI
1. RINGKASAN EKSEKUTIF.................................................................................................................1
2. LATAR BELAKANG.......................................................................................................................1
2.1 SEJARAH...................................................................................................................................1
2.2 KEBUTUHAN..............................................................................................................................2
3. PROPOSAL.................................................................................................................................3
3.1 VISI DAN MISI............................................................................................................................3
3.2 PROJECT DELIVERABLES...............................................................................................................4
3.3 TIMEFRAME...............................................................................................................................5
3.4 SUMBER DAYA...........................................................................................................................5
3.5 BIAYA.......................................................................................................................................6
3.6 OWNERSHIP..............................................................................................................................7
3.7 LAPORAN..................................................................................................................................7
3.8 RISIKO & ISSUES.........................................................................................................................8
3.9 IMPLIKASI..................................................................................................................................9
3.10 KRITERIA SUKSES PROYEK...........................................................................................................10
3.11 PENGESAHAN...........................................................................................................................10
4. APPENDIX...............................................................................................................................11
4.1 DOKUMENTASI PENDUKUNG.......................................................................................................11
ii
1. Ringkasan Eksekutif
Kalbis Institute didirkan pada tahun 2011 yang beralamat di jalan pulomas selatan kav. 22
Jakarta Timur. Kalbis merupakan institusi yang masih berkembang dalam dunia pendidikan. Kalbis
masih meningkatkan layanan dalam hal keamanan untuk civitas akademik dan pengunjung. Hal ini
terkait dengan sistem penerimaan tamu/guest yang ingin berkunjung ke dalam gedung Kalbis
Institute. Seiring dengan perkembangannya, banyaknya mahasiswa dan pengunjung yang datang ke
Kalbis, maka dibutuhkan sistem penerimaan tamu/guest yang efisien tanpa mengurangi tingkat
keamanan yang diberikan kepada setiap tamu.
Seiring dengan perkembangannya, Kalbis Institute harus meningkatkan sistem keamanan
penerimaan tamu/guest yang dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan memantau
mahasiswa dan pengunjung yang datang. Maka perancangan sistem yang akan dibuat harus
memungkinkan data setiap tamu/guest dapat tersimpan secara sistematis sehingga setiap
pengunjung yang datang ke Kalbis Institute dapat diketahui identitasnya.
Proses perancangan sistem ini membutuhkan beberapa komponen dan sumber daya yang
diperlukan seperti swing gate, RFID Card, komputer, jaringan intranet, tim proyek, dan bagian
manajemen keuangan. Secara umum, proyek perancangan sistem ini membutuhkan biaya sekitar
Rp. 100.000.000 (serratus juta rupiah). Diharapkan dengan adanya sistem ini, Kalbis Institute dapat
meningkatkan manajemen pelayanan dalam keamanan penerimaan pengunjung/guest.
2. Latar Belakang
2.1 Sejarah
Kalbis Institute didirkan pada tahun 2011 yang beralamat di jalan pulomas selatan kav. 22
Jakarta Timur. Kalbis merupakan institusi yang masih berkembang dalam dunia pendidikan. Seiring
dengan perkembangannya, Kalbis harus meningkatkan sistem keamanan penerimaan tamu/guest
yang dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan memantau mahasiswa dan pengunjung yang
datang. Maka perancangan sistem yang akan dibuat harus memungkinkan data setiap tamu/guest
dapat tersimpan secara sistematis sehingga setiap pengunjung yang datang ke Kalbis Institute dapat
diketahui identitasnya.
Hingga saat ini, Kalbis Institute masih menggunakan sistem penerimaan tamu secara manual
yakni dengan memberikan kartu identitas (KTP atau SIM) kepada petugas keamanan/security dan
1
ditukarkan dengan kartu visitor. Hal itu mengakibatkan sering terjadinya tidak efisiensi penukaran
kartu identitas dengan kartu visitor karena pengunjung harus mengeluarkan kartu identitas tersebut.
Di sisi lain, jika pengunjung tidak membawa kartu identitas maka diharuskan untuk mengisi formulir
data diri di buku jurnal. Akibatnya sering terjadi antrian yang lama untuk mendapatkan kartu visitor.
Dan untuk pengunjung yang belum memiliki kartu identitas (balita atau dibawah 17 tahun)
dipersilahkan masuk secara otomatis. Jika tidak ditindaklanjuti maka akan mengancam keamanan di
dalam gedung Kalbis Institute karena tidak adanya pencatatan data pengunjung tersebut. Oleh
sebab itu, manajemen pelayanan keamanan Kalbis Institute harus meningkatkan sistem keamanan
pengunjung yang lebih efisien dan dapat dipantau secara keseluruhan.
2.2 Kebutuhan
Dalam suatu perancangan sistem, tentu akan mengalami masalah yang akan menghambat
proses perancangan. Pada proyek ini, masalah yang dihadapi adalah sistem penerimaan pengunjung
yang dilakukan masih secara manual. Sistem sebelumnya mengakibatkan kurangnya efisiensi dan
tingkat keamanan civitas akademika yang ada di dalam Kalbis Institute.
Fasilitas dan layanan teknologi informasi sangat diperlukan dalam proses penerimaan
pengunjung. Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek perancangan sistem ini adalah berupa sistem
informasi penerimaan pengunjung yang dapat mengelola data pengunjung secara keseluruhan.
Selain itu, dibutuhkan swing gate,komputer dan RFID Card untuk dapat melakukan proses
perancangan sistem tersebut. Seiring dengan berjalannya sistem yang baru, proses penerimaan
pengunjung akan menjadi lebih efektif dan efisien dalam hal waktu penerimaan dan meningkatkan
keamanan untuk penerimaan pengunjung yang semakin lama semakin bertambah.
Sistem penerimaan pengunjung menjadi solusi dari masalah yang sampai saat ini ada pada
Kalbis Institute tersebut. Sistem yang dihasilkan dapat memudahkan resepsionis dalam mengelola
data pengunjung yang akan masuk ke dalam gedung Kalbis Institute. Selain itu, dengan adanya
sistem ini diharapkan dapat meningkatkan keamanan di dalam gedung Kalbis Institute dan
memudahkan pemantauan pengunjung secara keseluruhan.
Sistem ini mencangkup proses penerimaan pengunjung, melakukan penyimpanan data
pengunjung secara keseluruhan. Bagian resepsionis dapat mengolah data dari memasukkan data
hingga memperbarui data pengunjung. Sedangkan pihak kepala kemanan/security hanya dapat
melihat laporan mengenai siapa saja pengunjung yang datang ke Kalbis Institute.
2
Sistem ini dilakukan dengan metode/pendekatan prototyping. Tim proyek akan melakukan
perancangan sistem hingga menghasilkan sebuah aplikasi dari sistem penerimaan pengunjung di
Kalbis Institute. Setelah proyek ini selesai dilaksanakan, maka akan diadakan pelatihan untuk bagian
resepsionis dan keamanan sehingga dapat mengoperasikan sistem yang baru dengan baik dan
berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
3. Proposal
3.1 Visi dan Misi
Adapun visi Kalbis Institute, yakni:
Menjadi perguruan tinggi pilihan di bidang sains, teknologi dan bisnis, menghasilkan lulusan
berkualitas dan siap terap, serta berorientasi pada inovasi, kewirausahaan dan globalisasi.
Selain itu terdapat beberapa misi dari Kalbis Institute, antara lain:
1. Menyelenggarakan kegiatan pendidikan tinggi di bidang sains, teknologi dan bisnis yang
ditunjang oleh penerapan teknologi informasi dan sistem manajemen mutu.
2. Menyediakan sarana dan lingkungan yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan
pembelajaran yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan lulusan, trampil,
kreatif dan inovatif.
3. Mengembangkan karakter yang baik, jiwa kepemimpinan dan kewirausahaan, serta
kemampuan softskill peserta didik.
4. Menjaga keterkaitan/relevansi seluruh kegiatan pendidikan dengan kebutuhan
pembangunan sosial-ekonomi dan industri secara global.
5. Memberi kontribusi dalam meningkatkan kualitas hidup masyarakat melalui kegiatan
penelitian terapan dan pengabdian kepada masyarakat.
3
3.2 Project Deliverables
Berikut ini merupakan produk project deliverables dalam merancang sistem penerimaan
pengunjung di Kalbis Institute:
PROJECT DELIVERABLES
TITLE DESKRIPSI CATATAN
Kartu
Pengunjung
Kartu yang diberikan oleh resepsionis kepada
pengunjung baru untuk memudahkan
pemantauan pengunjung.
Diberikan kepada setiap
pengunjung (selain civitas
akademik Kalbis Institute)
Sistem
penerimaan
pengunjung
Sistem baru yang digunakan oleh pihak Kalbis
Institute untuk menerima dan memantau
pengunjung baru secara keseluruhan.
Sistem keamanan penerimaan
pengunjung yang akan diterapkan
pada Kalbis Institute.
Swing Gate Gerbang masuk untuk para pengunjung gedung
Kalbis Institute.
Terletak di Lobby Utama Kalbis
Institute
4
3.3 Timeframe
Berikut ini merupakan Project Plan dalam perancangan sistem penerimaan pengunjung di
Kalbis Institute berdasarkan perhitungan dengan menggunakan model COCOMO pada lampiran.
3.4 Sumber Daya
Berikut ini adalah sumber daya yang dibutuhkan untuk merancang sistem penerimaan
pengunjung di Kalbis Institute:
SUMBER DAYA PROYEK
TIPE JUMLAH CATATAN
Tim Proyek 3 Orang 1 orang manajer proyek
1. orang analis
1 orang desainer dan programmer
Komputer 3 Unit Jenis komputer yang dibutuhkan adalah HP 20-2315D
AIO PC
5
Gerbang Masuk
(Security Gate)
4 Unit Jenis gerbang yang dibutuhkan adalah Security
Automatic Swing Gate Turnstile With Entrance Security
Systems
RFID Card 100 Unit Menggunakan label RFID terdiri atas mikrochip silikon
dan antenna.
Tali ID Card 100 Unit Jenis tali id card yang digunakan adalah lanyard necklace
bahan polyester
3.5 Biaya
Berikut adalah daftar rencana pengeluaran biaya dari perancangan sistem penerimaan pengunjung di Kalbis Institute:
No Uraian Unit Satuan Harga/Unit Jumlah1
Manajer Proyek 1 Unit 20.000.000,00Rp 20.000.000,00Rp Anggota Proyek 2 Unit 7.000.000,00Rp 14.000.000,00Rp
34.000.000,00Rp 2
Security Automatic Swing Gate Turnstile With Entrance Security Systems
4 Unit 10.800.000,00Rp 43.200.000,00Rp
RFID Card 100 Unit 4.500,00Rp 450.000,00Rp Tali ID Card 100 Unit 3.000,00Rp 300.000,00Rp HP 20-2315D AIO PC 3 Unit 5.400.000,00Rp 16.200.000,00Rp Meja 3 Unit 700.000,00Rp 2.100.000,00Rp Bangku 3 Unit 200.000,00Rp 600.000,00Rp
62.850.000,00Rp 3
Biaya Kirim Swing Gate 1 Unit 2.500.000,00Rp 2.500.000,00Rp Biaya Kirim Meja dan Bangku 1 Unit 300.000,00Rp 300.000,00Rp
2.800.000,00Rp 4
Biaya Tak Terduga 1 Unit 350.000,00Rp 350.000,00Rp 350.000,00Rp
100.000.000,00Rp
Total
Total Biaya Pengiriman
Biaya Tak Terduga
Perlengkapan
Total Rencana PengeluaranTotal
RENCANA PENGELUARAN
Tim Proyek
Total
6
Anggaran untuk keseluruhan proyek adalah Rp 100.000.000. Untuk keuntungan dalam sistem
ini tidak dalam bentuk materi (uang/investasi) akan tetapi dengan penungkatan pelayanan
keamanan untuk pengunjung gedung Kalbis Institute.
3.6 Ownership
Berikut adalah daftar bagian-bagian yang bertanggung jawab atas berlangsungnya proyek
perancangan sistem penerimaan pengunjung di Kalbis Institute:
PROJECT OWNERSHIP
JABATAN NAMA RINCIAN KONTAK
Project Sponsor Kalbe Institute Jl. Pulomas Selatan kav.22,
Jakarta Timur 13210
Telp. (021) 4788-3900
Fax. (021) 4788-3651
Project Customer Art of Bete: Design Production [email: [email protected];
telepon: +62821875648]
Project Manager Damas Angga Pramudya [email: info@ damas .com ;
telepon: +6289694553552]
3.7 Laporan
Berikut ini adalah laporan perencanaan pelaksanaan proyek perancangan sistem penerimaan
pengunjung di Kalbis Institute:
WAKTU DESKRIPSI STAKEHOLDER PROYEK
2 Januari 2017 Penandatanganan MoU Sponsorship.
Penandatanganan kontrak kerja.
Kalbis Institute; Art of Bete:
Design Production; Damas Angga
Pramudya
1 Maret 2017 Briefing awal proyek. Art of Bete: Design Production;
7
Damas Angga Pramudya
3 Maret –
20 Juni 2017
Proses pengerjaan proyek Art of Bete: Design Production;
Damas Angga Pramudya
5 April 2017 Penyediaan sumber daya yang
dibutuhkan.
Art of Bete: Design Production
21 Juni 2017 Laporan akhir proyek Kalbis Institute; Art of Bete:
Design Production; Damas Angga
Pramudya
5 – 6 Juni 2017 Ujicoba sistem Art of Bete: Design Production;
Damas Angga Pramudya
7 - 15 Juni 2017 Evaluasi proyek Kalbis Institute; Art of Bete:
Design Production; Damas Angga
Pramudya
22 Juni 2017 Tutup proyek Kalbis Institute; Art of Bete:
Design Production; Damas Angga
Pramudya
3.8 Risiko & Issues
Berikut adalah risiko yang dapat dihasilkan dari perancangan sistem penerimaan pengunjung
di Kalbis Institute serta skala yang dapat dihasilkan dari masing-masing risiko.
RISIKO PROYEK
RISIKO DETAIL SKALA
Tim Proyek (Programmer) Kemampuan programmer
yang tidak dapat membuat
sistem sesuai permintaan
user.
Medium
Gerbang Masuk (Swing Gate) Alat tidak dapat beroperasi
dengan baik/mengalami
kerusakan pada sensor.
Medium
Sistem Bermasalah Pada saat diimplementasikan High
8
sistem tidak dapat digunakan
dengan baik dikarenakan
kesalahan program
RFID Card Kartu mengalami error, tidak
dapat mengirimkan sensor.
Medium
Berikut adalah Issues dari manajemen proyek perancangan sistem penerimaan pengunjung di
Kalbis Institute serta skala Impact yang dihasilkan dari masing-masing Issues tersebut.
PROJECT ISSUES
ISSUE DETAIL IMPACT
Kemampuan komputasi
resepsionis
Kesalahan resepsionis dalam
menginputkan data
pengunjung
High
Kebutuhan sumber daya fisik
yang tidak memadai
Tidak tersedianya komputer
dan RFID Card yang sesuai
dengan spesifikasi
High
Kurangnya info kepada
pengunjungan terhadap
sistem keamanan
penerimaan yang baru
Pengunjung sulit memahami
alur sistem yang baru
Medium
3.9 Implikasi
Tim proyek melakukan perancangan sistem dan pengembangan sistem secara berkala. Pihak
eksternal dapat membantu dalam proyek ini untuk dapat berkontribusi secara nyata dan
meningkatkan keamanan di dalam gedung Kalbis Institute. Salah satu keuntungan yang dihasilkan
dari penerapan sistem ini adalah tingkat kepercayaan pengunjung gedung Kalbis Institute meningkat
dan pelayanan terhadap pengunjung dapat berkembang menjadi lebih baik lagi.
9
3.10 Kriteria Sukses Proyek
Berikut merupakan kriteria sukses yang dihasilkan dari proyek tersebut, antara lain:
1. Sistem penerimaan pengunjung gedung Kalbis Institute dapat digunakan dan berjalan
dengan baik.
2. Menurunkan lama waktu antrian penerimaan pengunjung Kalbis Institute sebesar 70%
dalam satu periode (1 bulan).
3. mengurangi anggaran yang dikeluarkan untuk penyediaan dokumen pengunjung (buku
jurnal).
4. Tingkat penerimaan pengunjung baru lebih cepat sebesar 80%.
5. Mengurangi redundansi data pengunjung pasien hingga 100%.
3.11 Pengesahan
Project Sponsor
Kalbis Institute
Name: Ir. Sablin Yusuf, Msc., McompSc.
Position: Rektor Kalbis Institute
Date: 20 /01 /2017
Customer
Art of Bete: Design Production
Name: Mohammad Ilham Septiyono
Position: CEO
Date:20 /01 / 2017
10
4. Appendix
4.1 Dokumentasi Pendukung
Perhitungan WBS menggunakan model COCOMO:
Hitung UAF
Low Average High TotalILF 0 X 7 = 0 1 X 10 = 10 0 X 15 = 0 = 10EIF 2 X 5 = 10 0 X 7 = 0 0 X 10 = 0 = 10EI 0 X 3 = 0 2 X 4 = 8 0 X 6 = 0 = 8EO 0 X 4 = 0 0 X 5 = 0 1 X 7 = 7 = 7EQ 0 X 3 = 0 1 X 4 = 4 0 X 6 = 0 = 4
Total UAF = 39
Hitung TDI (Total Degrees Influence)
General System Characteristic DOI1 Data Communcations 32 Distributed Data Processing 33 Performance 34 Heavily Used Configuration 25 Transaction rate 26 Online Data Entry 27 End User Efficiency 28 Online Update 29 Complex Processing 1
10 Reusability 111 Installation Ease 112 Operational Ease 213 Multiple Sites 214 Facilitate Change 1
Total Degrees Influence (TDI) 27
Hitung VAF (Value Adjustment Factor)
VAF= (TDI*0,01)+0,65= (27*0,01)+0,65= 0,92
11
Hitung FP (Function Point)
FP= UAF * VAF= 39 * 0,92= 35,88
Hitung KDSI
Javaa LOC= FP * LOC= 35,88 * 53= 1901,64
Hitung Effort - Organic
Person Month
= 2,4 * (KDSI)^1,05= 2,4 * (1,90)^1,05= 4,71
Hitung Duration – Organic
Duration= 2,5 * (Effort)^0,38= 2,5 * (4,71)^0,38= 4,51 month
Hitung Heuristic
Planning = 1/3 * Duration = 1/3 * 4,51 = 1,50 monthCoding = 1/6 * Duration = 1/6 * 4,51 = 0,75 monthComponent Test = 1/4 * Duration = 1/4 * 4,51 = 1,13 monthSystem Test = 1/4 * Duration = 1/4 * 4,51 = 1,13 month
Total = 4,51 month
Hitung People Required
PR= Effort/Duration= 4,71 / 4,51= 1,05 people
12