proposal penawaran sistem manajemen & · pdf fileadalah sistem yang digunakan oleh...

Contact: 087833305255, 08563070823, [email protected] 1

Hotel System Software www.perdanasistematika.com

PROPOSAL PENAWARAN

SISTEM MANAJEMEN & AKUNTANSI

PERHOTELAN

Pen@Sys – Hotel

I. RINGKASAN

Pemesanan (booking/ reservasi) kamar dilakukan tamu melalui telepon, email, via agent, atau langsung

bertemu petugas front desk. Petugas Front Office (FO) mendata pemesanan kamar ke dalam sistem FO/

Front desk. Sistem menampilkan status kamar yang mudah dilihat dan menginformasikan data-data kamar

yang sudah dipesan (not available) dan yang masih kosong (available). Saat tamu datang (check-in),

petugas FO akan melakukan update check-in. Tamu membayar DP (bisa saat booking) baik dengan

menggunakan uang cash, credit/ debet card & transfer. Sistem akan membuat formulir pendaftaran tamu

(registration slip) dan semua tagihan secara otomatis tercatat dalam Master bill. Saat tamu keluar (check-

out) dan melakukan pembayaran, kuitansi pembayaran/ invoice/ master bill akan dicetak oleh program.

Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke kamar lain sesuai keinginan

tamu/hotel.

Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel, Manajer Hotel memerlukan data-data tamu dan kamar secara

cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat. Program ini menyediakan

semua kebutuhan Manager.

II. REVIEW

Sistem manajemen hotel ini merupakan sistem yang tidak hanya membantu petugas front desk untuk

menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat laporan-

laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan pemasaran hotel saja namun lebih dari

itu kami juga menawarkan sistem yang terintegrasi dengan bagian finance dan accounting. Juga fasilitas

lain yang berkenaan dengan restaurant, bar, mini bar, drug store, laundry, room service dll kami tawarkan

sehingga Anda akan memiliki satu sistem yang terintegrasi sehingga memudahkan management dan owner

dalam melakukan pengambilan keputusan.

Tampilan program terdiri beberapa bagian utama:

Front Office (FO)

Purchasing & A/R Management

F & B division

Restaurant, Bar, Banquet

Finance

Personnel Departemen (Schedule & Payroll)

Asset Management



Accounting

Front office (FO)

Data masukan tamu/pengunjung hotel dimulai sejak memesan kamar (reservasi), munculnya tagihan-

tagihan (mini bar, resto dll) dan sewaktu tamu melakukan pembayaran. Pada saat tamu check-out, kuitansi

tagihan/ master bill dapat dicetak.

Purchasing/ AR management

Adalah bagian pembelian dan hutang yang mengelola data pembelian hotel baik pembelian untuk bahan/

inventory (resto, bar, drug store, amenity, hospitaly dll) maupun pembelanjaan inventaris atau proyek

hotel.

F & B Division

Adalah bagian yang mengelola persediaan bahan dan kebutuhan hotel khususnya Food & Baverage. Data

entry berupa Penerimaan dan Pengeluaran barang/ bahan, masuk dan keluarnya barang dari storage/

kitchen. Manfaat atas sistem software pada departemen ini adalah:

Bagian Produksi :

1. Pengendalian Produksi Makanan : Perkiraan Produksi, Putaran Menu, Record Penjualan

Makanan, Standard hasil Pengolahan, Standard Resep Makanan, Standard Ukuran Porsi

Makanan

2. Pengendalian Produksi Minuman : Perkiraan Produksi, Record Penjualan Minuman,

Standard Hasil Pengolahan Minuman, Standard Resep Minuman, Standar Ukuran Porsi

Minuman

3. Pengendalian Biaya Makanan dan Minuman: Analisis Pendapatan dan Pengeluaran,

Penetapan Harga, Pencegahan terhadap bahan yang terbuang, Pencegahan Kecurangan,

Manajemen Informasi

Bagian Pelayanan :

……….Kebijakan : Kebijakan Financial, Kebijakan Pemasaran dan Kebijakan Catering……….

……….Daftar Makanan dan Minuman (Menu) : disesuaikan dengan tiga kebijakan di atas, kriteria

menu, isi menu, jenis menu

……….Prosedur Pembelian

……….Klasifikasi Metode Pelayanan Makanan

……….Pengendalian Produksi Makanan

Restaurant, bar, mini bar & banquet

Terdapat 2 fasilitas pada sistem restaurant ini yaitu sistem kasir (POS Hotel Resto) dan Back Office

Restaurant System. Dimana sistem yang pertama adalah digunakan sebagai mesin kasir restaurant dimana

harga bisa diset bila ada event/ kegiatan tertentu. Dan sistem yang kedua adalah sistem management

restaurant yang digunakan untuk memonitor transaksi dan laporan-laporan hasil transaksi.

Finance

Adalah sistem yang digunakan oleh departemen keuangan yang mengelola keluar masuknya uang baik via

cash kecil, cash in hand, bank dll.



Personnel departemen (Payroll System)

Bagian HRD akan dipermudah dengan adanya sistem payroll yang membantu dalam hal perhitungan gaji

karyawan. Dilengkapi dengan perhitungan PPH 21 yang memudahkan bagian tax/ accounting dalam

mengelola perpajakan.

General Affair & Asset management

Digunakan sebagai sarana pengelolaan asset/ inventaris hotel dimana usaha hotel adalah usaha yang sarat

modal terutama dalam hal investasi asset dan inventaris. Sistem ini akan sangat membantu pemilik dalam

mengontrol asset dan barang inventarisnya (termasuk didalamnya adalah pengelolaan barang-barang

hospitality, amenity, laundry)

Accounting

Sistem ini dibuat secara terintegrasi sehingga setiap bagian terkait yang melakukan suatu transaksi akan

diterjemahkan ke dalam jurnal-jurnal yang secara otomatis dapat dilakukan oleh system, sehingga bagian

accounting akan dipermudah pekerjaannya karena tidak perlu lagi melakukan rekapan setiap transaksi

untuk membuat jurnal secara manual dan mengentry ke dalam jurnal secara manual, sistem ini meniadakan

pekerjaan tersebut karena jurnal dilakukan secara otomatis.

III. TUJUAN PROGRAM

Sistem ini dibuat untuk mempermudah semua departemen terkait mulai dari Front Office, Purchasing, R &

B Division, Restaurant, Personnel departemen, General Affair, Finance & Accounting dan mampu

memangkas waktu kerja (dalam membuat laporan) sampai 70% sehingga staff dapat memanfaatkan waktu

yang terluang untuk hal-hal lain yang lebih produktif ketimbang membuang banyak waktu hanya untuk

membuat beberapa laporan.

Untuk memudahkan Manajer Hotel atau pemilik dalam mengawasi operasional hotel sehari-hari dan

mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel sehingga dapat diambil keputusan

yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan hotel.

Untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara profesional, cepat dan

memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel Anda dan mereka akan

kembali lagi ataupun menceritakan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan yang

diterimanya.

IV. LAPORAN YANG MAMPU DIHASILKAN

Front Office (FO)

- Reservation o Individual Confirmation

o Group Confirmation

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/IndividualConf.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/GroupConf.htm



o Reservations Changed By Date

o Reservations Made Today

o Reservations Canceled Today

o Paid Deposit Confirmation

o Deposits By Arrival Date

o Deposits Due w/in 30 Days

- Front desk o Arrival Report per date

o Arrival Report per guest

o Arrival Report per group

o Phone Charges

o Room Status - All Rooms

o Payment reports

Payment by cash

Payment by transfer

DP Payment

Payment by Card

Total Payment

o Booked Room

o Room daily reports

Room sold

Room not sold

Occupation

o Laporan Orang Asing (untuk instansi pemerintah)

o Laporan pajak dan resto pemda (bisa diconvert ke excel) o Revenue by Room Number

o Revenue by Market Code

o Revenue by Rate Plan

o Top 10 Travel Agents

o Top 10 Guests by Nights

Purchasing & A/R Management

- Rincian Pembelian Bahan/ Material:

Per group

Per nota/ tanggal

Per supplier

Per barang

- Rincian Pembelian Asset & Office Supplies

Per group

Per nota/ tanggal

Per supplier

Pre barang

- Rincian Hutang Biaya

Per nota

Per kode rekening

Per supplier

- Rincian Retur/ klaim Pembelian

Bahan/ material

- Per nota

- Per group

Spare part

Per nota

Per group

- Rekap Bahan/ Material

o Per barang

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/ResChgByDate.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/ResMadeToday.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/ResCxlToday.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/PaidDepositConfirmation.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/DepByArrivalDate.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/DepDue30Days.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/ArrivalRpt.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/PhoneCharges.htm

http://www.resortdata.com/crystal/SampleReports/RoomStatus-AllRoomsRpt.htm

http://www.resortdata.com/crystal/samplereports/RevbyRomNumber.htm

http://www.resortdata.com/crystal/samplereports/RevbyMarketCode.htm

http://www.resortdata.com/crystal/samplereports/RevbyRatePlan.htm

http://www.resortdata.com/crystal/samplereports/Top10Agents.htm

http://www.resortdata.com/crystal/samplereports/Top10Guests.htm



o Per group

- Rekap Pembelian Asset & Office Supplies

o Per barang

o Per group

- Rekap Hutang Biaya

- Daftar Hutang

o Rincian

o Rekap Detail

o Rekap Global

- Daftar Pembayaran Hutang

- Pelunasan Hutang

- Kartu Hutang

- Faktur Belum Lunas

- Faktur Sudah Lunas

- Jatuh tempo pembelian

- Analisa umur utang

- Perkiraan pelunasan

- Order Belum Diterima

F & B division

Penerimaan Bahan

Harian

Bulanan

Pengeluaran Bahan

Harian

Bulanan

Rekapan

Penerimaan

o Perbarang

o Group/ kode rekening

o Persupplier

Pengeluaran

o Per barang

o Group/ kode rekening

o Per departemen

o Cost center

Posisi Stock

Kartu Stock

Mutasi Stock

Mutasi Stock dengan nilai

Cross check

Selisih invoice pembelian dan BBM (gudang)

Harga rata-rata

Over stock

Reorder point

Stock yang non aktif

Stock Ready

Restaurant, Bar, Banquet

o Register Penjualan resto

– Pertanggal

– Mingguan

– Bulanan



– Tahunan

– Per barang

– Per kasir

– Per group

– Trend penjualan

o Rekap Setoran

– Harian

– Mingguan

– Bulanan

– Selisih setoran

o Rangking Penjualan

– Dari yang paling laku

– Dari yang paling tidak laku

o Kontrol Manager

– Profit margin

– Profir nominal

– Per group

o Dasar Pengenaan Pajak Daerah

o Jasa Service/ komisi

o Grafik

– Penjualan tunai harian

Finance

o Penerimaan kas

Harian

Bulanan

o Pengeluaran kas

Harian

Bulanan

o Mutasi kas

o Saldo kas harian

o Giro bayar

Buku pengeluaran giro

Giro keluar per rekening

Giro keluar cair

Giro keluar belum cair

Giro keluar batal

Buku tanda terima

o Giro masuk

Buku penerimaan giro

Giro masuk per rekening

Giro masuk cair

Giro masuk belum cair

Giro masuk batal

Buku tanda terima

o Analisa

Analisa penerimaan cek/ giro

Analisa pengeluaran cek/ giro

Analisa saldo bank

o Buku bank

Global

Rincian

o Biaya-biaya

o Utang lain-lain



o Night Audit

o Laporan penukaran uang asing

Personnel Departemen (Schedule & Payroll)

o Daftar karyawan

o Catatan karyawan

o Catatan waktu hadir

o Catatan perhitungan gaji

o Cetak stroke & rekap

General Affair & Asset Management

o Housekeeping schedule

o Asset management

Accounting

o Daftar jurnal

o Work sheet/ neraca lajur

o Buku besar/ general ledger

o Neraca

o HPP

o Rugi laba

o Analisa

Laporan yang ada bisa diconvert ke format image, pdf, excel, rtf/ word, html, mhtml dan

memiliki tools bisa langsung diemail.

V. PENGGUNAAN PROGRAM

Cara pengoperasian program ini sangat sederhana dan mudah, tidak membutuhkan keterampilan khusus.

Semua pegawai hotel dipastikan dapat menggunakannya dengan baik.

Kami memberikan pelatihan program selama 1 hari. Setiap pengguna mempunyai hak/kode akses yang

berbeda-beda sesuai dengan kewenangannya.

VI. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER

Program ini dapat digunakan pada komputer yang telah ada di hotel, sehingga tidak memerlukan

pengadaan komputer baru.

VII. HARGA SOFTWARE Pen@Sys - Hotel

Kami menawarkan harga lisensi yang cukup terjangkau dengan sistem instalasi yang fleksibel. Untuk 1

lisensi program, sistem Pen@Sys - Hotel dapat diinstal pada maksimal 3 komputer yang digunakan oleh

sebuah hotel sesuai dengan lisensi yang dipegang. Bila update/upgrade tersedia, pemegang lisensi akan

mendapat update/upgrade secara gratis melalui email ataupun download. Untuk instalasi pertama sekali

(saat membeli lisensi program), instalasi dan training (1 hari sesuai jadwal yang disepakati) diberikan

tanpa dikenakan biaya (khusus Surabaya dan Semarang). Untuk luar daerah, maka biaya

akomodasi/transportasi dibebankan kepada klien.



Harga Lisensi:

Nama Sistem/ modul Melati 3 1 Star 3 Star

Front Office (FO) 900.000 1.200.000 2.500.000

Purchasing & A/P Management 850.000 1.100.000 1.900.000

F & B division (Kitchen & Cost Control) 1.000.000 1.500.000

Restaurant, Bar, Banquet (POS + Back Office) 900.000 1.500.000 1.750.000

Finance 1.200.000 1.500.000

Personnel Departemen (Schedule & Payroll ) 1.000.000 2.200.000

Asset Management 1.500.000 2.000.000

General Affair (Steward, House keeping, Laundry) 1.900.000 2.500.000

Harga 2.650.000 10.400.000 15.850.000

Harga (promo discount) 1.900.000 8.900.000 14.500.000

Limit maximal rooms Max 15 Max 30 Unlimitted

Catatan:

o Bisa membeli satu atau sebagian modul

o Harga sudah termasuk training untuk Surabaya & sekitarnya (luar kota dikenakan biaya)

o Biaya penambahan format laporan baru (bila ada): Rp. 200,000/ format laporan

o Biaya perubahan format laporan & entrian (bila diperlukan): Rp. 100.000/ format

o Gratis support via online (remote)

o Garansi tidak terbatas waktu

o Garansi tidak termasuk kerusakan data yang diakibatkan karena kerusakan hardware,

gangguan listrik, kebakaran, pencurian dll.

VIII. KONTAK PERSON & DOWNLOAD PROGRAM

Untuk informasi, pertanyaan, demo, atau pembelian lisensi program ini, dapat menghubungi:

CV Perdana Sistematika - Surabaya

Telepon: 031-8540993

Call/ SMS: 087833305255

Email: [email protected]



L A M P I R A N

1. TAMPILAN MENU PROGRAM

- Room Division Menu/ Front Desk

- Purchasing Menu

- Finance Menu



- Personnel Menu

- F & B Division Menu

- Resto, bar & banquet Menu



- Accounting Menu

2. RESERVASI/ BOOKING KAMAR

Contoh Daftar Isian Reservasi

3. MASUK/CHECK-IN KAMAR

Untuk dapat menginap, tamu memesan kamar pada bagian resepsionis/ front office. Di bagian

resepsionis tamu akan memilih jenis kamar yang tersedia, jika tamu cocok dengan kamar tersebut

kemudian tamu tersebut didata identitasnya oleh petugas untuk diisikan datanya pada database hotel

dan setelah itu tamu bisa bisa membayar biaya - biayanya. Tamu juga bisa memesan kamar melalui

telepon untuk pemesanan kamar pada hari tertentu. Untuk pemesanan melalui telepon, segala urusan

administrasi akan diurus pada hari dimana tamu tersebut cek in di hotel. Untuk pembayaran biaya -

biaya penggunaan fasilitas hotel lainnya, dapat dilakukan pada saat tamu cek out. Pada saat tamu cek

out, tamu tersebut harus mengembalikan kunci kamar yang ditempatinya kepada resepsionis dan juga

bisa membayar biaya - biaya lainnya pada cashier front office. Untuk cek out tamu paling lambat

harus sudah mengosongkan kamar pada jam 13.00. Jika tamu terlambat, maka akan dikenakan biaya

tambahan sesuai dengan lamanya waktu terlambat cek out.



Contoh Form Isian saat Checkin

4. KELUAR/CHECK-OUT KAMAR

Contoh form isian Master Bill/ Invoice

Contoh print out Master Bill



5. PENGUNJUNG HOTEL

Selain tamu yang menginap, hotel tentunya menerima tamu lain yang dinamakan pengunjung hotel. Dalam

hal ini, kegiatan pengunjung ini sebatas menikmati fasilitas yang terdapat di hotel tersebut, misalnya

restoran, bar, ruang rapat, kolam renang, dll. Setiap pengunjung hotel dibuatkan rincian tagihannya melalui

menu Resto, Bar, Banquet .

Contoh form pengisian transaksi resto, bar, drug store, mini bar, swimming pool dll.

Contoh form tagihan banquet, rapat, sewa hall room dll.



5. PURCHASING/ PEMBELIAN

Contoh form P/O

Contoh form pembelian/ penerimaan barang

Contoh form pelunasan hutang



6. Finance (Kas & Bank)

Contoh form isian pengeluaran kas harian

7. Payroll

Contoh form isian perhitungan gaji karyawan



8. F & B Division (Kitchen)

Contoh form isian penerimaan barang (barang masuk gudang/ dapur)

Contoh form isian pengeluaran barang



9. Accounting

Contoh form isian Jurnal Umum

10. LAPORAN HOTEL

Salah satu kelebihan dari sistem pelaporan software ini adalah kemampuan report untuk disimpan/ convert/

eksport ke dalam beberapa format file: image, xls, rtf/ word, pdf, html, mhtml.

proposal penawaran sistem manajemen & · pdf fileadalah sistem yang digunakan oleh...

Documents