WAREHOUSE MANAGEMENT

Curiculum Vitae

*Nama : Djunardi Tumei

*TTL : Apelawo,30 Juni 1972

*Alumni AMI-Bitung,Angk.1991

*Pasis : ANTII/BP3IP/III/2012

*STMT Trisakti : XXII/2012

*Nim : 244312010

Topic presentase :

1. Pendahuluan2. Aktivasi Pengelolaan Gudang3. Penerimaan Gudang4. Penyimpanan Gudang5. Pengendalian dan Perawatan Gudang6. Pengeluaran/Distribusi7. Pelaporan8. Efisiensi Pengangkutan dan Pengiriman9. Delivery Convenienci Store

PENDAHULUANSecara ringkas warehouse management (manajemen gudang) diartikan pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara.

Gudang berfungsi sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu terlihat.

Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misalkan biaya gudang ditarget harus di bawah 5% dari total biaya yang dikeluarkan, ini sangat sulit dicapai, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka..

* AKTIVITAS PENGELOLAAN GUDANG

Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut berperan penting dalam kesuksesan perusahaan.Aktivitas pengelolaan gudang yang efektif dan efisien perlu dipahami agar fungsi gudang bisa lebih ditingkatkan. Berikut aktivitas yang dilakukan dalam pengelolaan gudang:

Penerimaan

Penyimpanan

Pengendalian/Perawatan

Pengeluaran / Distribusi

Pelaporan

* PENERIMAAN (RECEIVING)

Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat penerimaan material adalah :

Pemeriksaan dokumen (Delivery Order, Surat Jalan, dll)

Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT AREA”

Pemeriksaan Mutu (Incoming Quality Control)

100 % inspection100% inspection dilakukan untuk :

Supplier baru.Produk baru.Inkonsistensi kualitas material.Ada masalah baru yang timbul.

Sampling inspectionMetode sampling dilakukan bila :

Kualitas material konsisten.Tidak ada masalah yang serius.

Pemeriksaan quantity barang

Penyelesaian Administrasi

Proses Handling yang benar

*PENYIMPANAN (STORING)Hal-hal yang perlu dilakukan pada saat penyimpanan material :

Penentuan jumlah unit per kelompok

Barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan quantitytertentu.

Pemberian identitas materialdan tanggal kedatangan.

Penyimpanan pada layoutnya.

Penyimpanan di rak secara sistematis sesuai pemetaan.

Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO.

Isi stock card sesuai quantity material yang masuk.

* PENGENDALIAN dan PERAWATAN

Pengendalian material yang dimaksud adalah melakukan kontrol inventory. Kontrol inventory dilakukan dengan tujuan agar inventory yang ada :

Diketahui nilainya secara pasti

Diketahui jumlahnya

Terpantau pergerakannya

Terpantau penggunaannya

Cepat terdeteksi jika terjadi

abnormality Perawatan yang perlu dilakukan terhadap material :

Aktivitas housekeeping (5R)

Pemeriksaan kembali untuk material yang telah disimpan dalam kurun waktu tertentu.

Perlakuan khusus untuk kondisi khusus

* PENGELUARAN / DISTRIBUSI

Sebagai lokasi transit sementara sebelum didistribusikan ke proses berikutnya, gudang berperan penting dalam penyediaan material untuk proses produksi. Untuk itu, sebelum material didistribusikan ke proses yang memerlukannya, perlu dilakukan penyiapan secara fisik material dan secara administrasi agar fungsi gudang sebagai pusat logistik berperan maksimal..

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyiapan dan distribusi material :

Ketepatan jenis dan quantity material yang diprepare terhadap kebutuhan proses atau terhadap permintaan.

Ketepatan waktu distribusi untuk menghindari waktu yang hilang (downtime)

Dokumentasi

* PELAPORAN

Dari setiap transaksi keluar masuknya material dari dan ke gudang material, ada poin poin penting yang harus disajikan dalam bentuk pelaporan. Laporan-laporan tersebut adalah :

Laporan Incoming MaterialMencakup semua transaksi incoming material.

Laporan Stock MaterialMelaporkan kondisi stock material yang digunakan sebagai pertimbangan untuk menyusun penjadwalan produksi dan data untuk monitoring inventory.

Laporan Outgoing MaterialMencakup semua rekord transaksi material yang keluar dari gudang material, baik ke produksi atau ke workstation lainnya.

Dari update ketiga laporan diatas, dapat ditarik laporan turunan yang dipergunakan sesuai keperluan dan tujuan masing-masing pihak terkait.

Khusus bagi material control, ketiga data tersebut diperlukan untuk monitoring status purchase order, ketersediaan material untuk produksi, monitoring penggunaan material, pelaporan ke manajemen dan sebagai dasar penyusunan material requirement planning secara periodik.

* PENGERTIAN LAY OUT

Layout atau tata letak merupakan satu keputusan yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangka panjang. Banyak dampak strategis yang terjadi dari hasil keputusan tentang layout, diantaranya kapasitas, proses, fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, kontak konsumen dan citra perusahaan.

Layout yang efektif membantu perusahaan mencapai sebuah strategi yang menunjang strategi bisnis yang telah ditetapkan diantara diferensiasi, biaya rendah maupun respon cepat.

Perencanaan layout menurut James A Moore adalah rencana dari keseluruhan tata letak fasilitas industri yang didalamnya, termasuk bagaimana personelnya ditempatkan, alat-alat operasi gudang, pemindahan material, dan alat pendukung lain sehingga akan tercipta suatu tujuan yang optimum dengan kegiatan yang ada dengan menggunakan fasilitas-fasilitas yang ada dalam perusahaan

* TUJUAN LAY OUT

Dalam semua kasus yang terjadi, layout seharusnya mempertimbangkan bagaimana cara mencapai:

Pemanfaatan lebih tinggi atas ruang, fasilitas, tenaga kerja dan biaya.

Perbaikan aliran informasi, barang atau tenaga kerja.

Meningkatkan moral kerja dan kondisi keamanan yang lebih baik

Meningkatkan interaksi perusahaan dengan konsumen.

Peningkatan fleksibilitas.

Dari waktu ke waktu, desain layout perlu dipertimbangkan sebagai sesuatu yang dinamis dan mempunyai fleksibilitas.

* PRINSIP DASAR LAY OUT

Prinsip dasar penyusunan layout :

Integrasi secara total terhadap faktor-faktor produksi.

Jarak pemindahan bahan paling minimum. Waktu pemindahan bahan dari satu proses ke proses yang lain dalam industri dapat dihemat dengan cara mengurangi jarak perpindahan.

Memperlancar aliran kerja.Diupayakan untuk menghindari gerakan balik (back tracking), gerakan memotong (cross movement), dan gerak macet (congestion), dengan kata lain material diusahakan bergerak terus tanpa adanya interupsi oleh gangguan jadwal kerja.

Kepuasan dan keselamatan kerja

Fleksibilitas, Yaitu dapat mengantisipasi perubahan teknologi, komunikasi, kebutuhan konsumen. Untuk menjaga fleksibilitas, diadakan penyesuaian kembali (relayout), yaitu suatu perubahan kecil dalam suatu penataan ruangan, tetapi tidak menutup kemungkinan adanya perubahan desain produk yang memungkinkan berubahnya layout secara total.

* LAY OUT GUDANG

Merupakan sebuah desain yang meminimalkan biaya total dengan mencapai paduan yang terbaik antara luas ruang dan penanganan bahan. Manajemen bertugas mamaksimalkan tiap unit luas gudang dengan memanfaatkan volume penuhnya sambil mempertahankan biaya penanganan bahan yang rendah.

Biaya penanganan bahan adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan transportasi bahan yang masuk, penyimpanan dan bahan keluar, meliputi ; peralatan, tenaga kerja, bahan, biaya pengawasan, asuransi, dan penyusutan.

Manajemen gudang yang modern merupakan suatu prosedur otomatis yang menggunakan ASRS (Automated Storage Retrieval System). Ada tiga konsep yang dikenal dalam layout gudang yaitu:

Cross Docking

Random Stocking

Customizing

* CROSS DOCKING

Adalah cara menghindari penempatan bahan atau pasokan dalam gudang dengan cara memproses secara langsung disaat diterima. Hal ini dilakukan untuk menghindari aktivitas penerimaan secara formal, penghitungan stock/penyimpanan dan pemilihan pesanan sehingga terjadi penghematan biaya.

Cross Docking yang baik membutuhkan :

Penjadwalan yang ketat.

Pengiriman yang diterima memiliki identifikasi produk yang akurat dengan kode garis (barcode).

* RANDOM STOCKING

Digunakan di gudang untuk menempatkan persediaan dimana terdapat lokasi yang terbuka. Teknik ini berarti bahwa ruangan tidak perelu dikhususkan untuk barang-barang tertentu dan fasilitas dapat dimanfaatkan dengan lebih baik. Karakteristik random stocking adalah :

Memiliki daftar lokasi yang “terbuka”

Memiliki catatan persediaan sekarang beserta likasinya secara akurat.

Mengurutkan barang-barang dalam urutan tertentu untuk meminimalkan waktu perjalanan yang dibutuhkan untuk menjemput pesanan.

Memadukan pesanan untuk mengurangi waktu penjemputan

Menempatkan barang atau sekumpulan barang tertentu pada wilayah gudang yang tertentu sehingga jarak tempuh total dalam gudang dapat diminimalkan.

* CUSTOMIZING

Merupakan penggunaan gudang untuk menambahkan nilai produk melalui modifikasi, perbaikan, pelabelan dan pengepakan.Cara ini biasanya berguna untuk menghasilkan keunggulan bersaing dalam pasar dimana terdapat perubahan produk yang sangat cepat.

* DIAGRAM EFEKTIFITAS PEKERJAAN

Loss Operasional

BriefingMenunggu balance dengan proses sebelumnyaMenunggu karena perubahan beban pekerjaanMenunggu karena masalah peralatan

Jumlah proses tugas kerja bersih (dikurangi waktu istirahat)

Loss Operasional

Loss Efisiensi

Total Proses Kerja

Jumlah proses standar

Jumlah Operasional sesungguhnya

Loss Metode

Jumlah proses standar ideal

Loss Efisiensi

Loss ditimbulkan karena tidak mematuhi metode standar proses kerja / komposisi proses kerja yang ditetapkan.

Ketidakseragaman dengan metode proses kerja

Urutan proses kerja yang tidak baik.Persiapan yang tidak baik.

Loss Metode

Loss ditimbulkan karenaMetode proses kerjaLay out proses kerjaStandar proses kerja yang tidak baik.

Rasio Operasional = Jumlah operasional sesungguhnya

Jumlah proses tugas kerja bersihRasio Efisiensi = Jumlah proses standar

Jumlah operasional sesungguhnya

* DIAGRAM EFEKTIFITAS AKTIVITAS BONGKAR MUAT

Kerugian

Tidak dioperasikanMenunggu balance dengan proses sebelumnya

Ketidakseragaman operasi karena perubahan beban kerja.

Menunggu karena masalah peralatan, mesin , dll.Tidak ada nilai tambahDeviasi proses kerja oleh penanggung jawab.

Urutan proses kerja tidak smooth, insidential dan berulang.

Desain & kualitas tidak baik.Loss performance

Indeks Efisiensi

Rasio Operasional (1)

Rasio Operasional (2)

Efisiensi (1)

Efisiensi (2)

Jumlah proses tugas kerja

Rencana Personel

Loss Operasional

Loss Performance

Total proses bongkar muat

Jumlah proses bersih

Jumlah proses operasional sesungguhnya

Loss Efisiensi

Jumlah proses yang bernilai

* EFISIENSI PENGANGKUTAN DAN PENGIRIMAN

Efisiensi dalam pengangkutan dan pengiriman barang perlu ditingkatkan untuk mencapai kondisi dan performa maksimum dalam mencapai kepuasan pelanggan. Metode peningkatan efisiensi delivery adalah:

Peningkatan persentase penggunaan kendaraan dan muatan.

Pemilihan armada yang tepat.

Pegambilan rute yang tepat.

Penyingkatan waktu tunggu.

Pemerataan jumlah delivery.

Peningkatan moralitas driver.

Menjalin kerjasama yang baikdengan pihak penerima barang.

* DELIVERY CONVENIENCE STORE

Adalah salah satu bentuk sistem delivery untuk mempermudah pelayanan pengangkutan dan pengiriman. Sistem ini lahir dari kesulitan dalam penerimaan, pengecheckan, pengangkutan dan pengiriman. Sebelumnya, aktivitas – aktivitas diatas menjadi sebuah masalah ketika dalam satu hari terjadi pengiriman dalam jumlah besar, sehingga frekuensi kendaraan yang keluar masuk tinggi

Perbaikan sistem yang dilakukan adalah dengan:

Sistem Delivery Vendor BersamaMenggunakan distribution center yang mewakili vendor untuk melayani pengiriman ke customer.

Sistem Delivery Truk BersamaMelakukan pengambilan barang dari vendor ke vendor secara kolektif, seperti implementasi pada sistem milk run.

TERIMA KASIH