pola kerja terpadu
DESCRIPTION
POLA KERJA TERPADU. DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011. DESKRIPSI SINGKAT. MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
POLA KERJA TERPADU
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM
2011
DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA
TERPADU.TUJUAN UMUMSETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI,
PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR,
PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS
DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.
TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI DIKLAT INI PESERTA MAMPU :
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen;
2. Menjelaskan Pengertian Pkt;
3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;
4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan Sasaran;
6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;
8. Menjelaskan Teknik Pengendalian Kegiatan.
MANFAAT PEMBELAJARAN PKT
PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU, BERMANFAAT DALAM
MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS
DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN
KINERJA INSTANSI.
POKOK & SUB POKOK BAHASAN
POKOK BAHASAN
A. Pengertian PKTB. Unsur Dan Prinsip PKT
SUB POKOK BAHASAN
A. Pengertian PKT;B.Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi;C.Sasaran;D.Kegiatan Mewujudkan Sasaran;E. Pokok Kerja;F. …….
Sub Pokok Bahasan ……
F. Matrik Rincian Kerja;G. Uraian Paket Kerja;H. Rekapitulasi Biaya;I. Penjadwalan;J. Pengendalian;K. Kebersamaan, Transparansi, Pembagian
Tugas Dan Tanggung Jawab, Koordinasi, Komunikasi, Motivasi Dan Waskat.
PENGERTIAN MANAJEMEN
MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN, MENGORGANISASIKAN,
MENGGERAKKAN, MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN
MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA, SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI
TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA.
UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA, BIAYA METODE KERJA, PERLENGKAPAN, MESIN DAN WAKTU.
PENTINGNYA “RENCANA”
1. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATAN-KEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA;
2. MEMBANTU ……..
Pentingnya ……..
2. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI :a. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN;b. APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN, SASARAN
DAN TARGET);c. APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA,
SARANA DAN PRASARANA)d. KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA
DAN DANA);e. SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN;f. BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK
MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM, PROSEDUR, TEKNIK-2 DLL)
TUJUAN POLA KERJA TERPADU
1.MENINGKATKAN PENGETAHUAN, KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA;
2.MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT, BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA;
3.MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI;
Tujuan ………
4. MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG, PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT;
5. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU;
6. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN, PENYELE-WENGAN, PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI.
BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING-2
PENGERTIANMANAJEMEN DALAM PKT
SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANG-ORANG, BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN, UNTUK MELAKUKAN
KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN.
MENGANDUNG ARTI :HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG
BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN, WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI, PERAN DAN FUNGSI YANG
BERBEDA (PENANGGUNG GUGAT, PENANGGUNG JAWAB, DLL)
MANAJEMEN SEBAGAIPROSES ANALITIKA
DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES :
“ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA” (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika
Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen), TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. :
1. MENENTUKAN MASALAH;
2. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN;
3. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF;
4. MENCOBA PENYELESAIAN.
PENGERTIAN PKT
POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN
YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH
DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG
TERKAIT).
UNSUR – UNSUR PKT
1. Manusia Dan Analitika;
2. Sasaran;
3. Kegiatan Mewujudkan
Sasaran;
4. Pokok Kerja;
5. Matriks Rincian Kerja;
6. Uraian Paket Kerja;
7. Rekapitulasi Biaya;
8. Penjadwalan;
9. Pengendalian.
10 – PRINSIP PKT
1. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA
ATASAN DAN BAWAHAN, PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA
INSTANSI TERKAIT;
2. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN, KUALITAS
DAN KUANTITAS PEKERJAAN;
3. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN
DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN
TEPAT;
4. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN
MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI
KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA;
5. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK
TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI
KEWENANGAN;
Prinsip ……6. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR
TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA
MELAMPAUI KEWENANGAN;
7. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK
MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2;
8. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT
YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA;
9. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES
PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI;
10.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN
DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN
KEPADA MASYARAKAT.
PENTAHAPAN PKT
SEBAGAI RANGKAIAN PROSES, PKT TERDIRI 5 TAHAPAN, MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” , YAITU :
1. Memilih Sasaran;
2. Menetapkan Sasaran;
3. Memvalidasikan Sasaran;
4. Mewujudkan Sasaran;
5. Mengendalikan Kegiatan.
KERANGKA PIKIR PKT
1. MEMILIH SASARAN
ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI :
a. Teknik Pertama, Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja
b. Teknik Kedua, Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis), Terdiri Dari : Pohon Masalah – Pohon Sasaran & Pohon Alternatif.
Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas)
MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI, MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI, DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI.
CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM, PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5 JAM, DST.
Teknik Kedua (Analisis Situasi)
1) Memilih Sasaran Melalui Pohon
Analisis (Analisis Sebab Akibat);
2) Pohon Analisis Merupakan Suatu
Langkah Pemecahan Masalah Dengan
Mencari Sebab Dari Suatu Akibat;
Caranya : Analisis Disusun Menyerupai
Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.
TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN
1. MENYUSUN POHON MASALAH
(PERNYATAAN NEGATIF);
2. MENYUSUN POHON SASARAN
(PERNYATAAN POSITIF);
3. MENYUSUN POHON ALTERNATIF.
TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS
1. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah);
2. MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran);
3. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon Alternatif).
POHON MASALAH (Pernyataan Negatif)
1. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat;
2. Dimulai dengan “Masalah Utama”, Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja, Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat;
Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja, Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut, Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap, Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.
Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09
25
KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA
U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi.
S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.
G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan sekarang.
MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG)
NO MASALAH U S G TOTAL1
2
3
4
MASALAH I
MASALAH II
MASALAH III
MASALAH IV
5
5
5
4
4
5
4
4
3
5
4
3
12
15
13
11
POHON MASALAHINFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA BELUM
DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &
PUBLIKASI LAN-RI
KURANGNYA KOORDINASI ANT.
UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS
PEG. BLM MEMAHAMI
TUGAS-TUGAS KEHUMASAN
KURANGNYA DUKUNGAN DARI
PIMPINAN
OVERLAPING KEGIATAN
KEHUMASAN DG BAG. LAINNYA.
PENDIDIKAN FORMAL PEG.
TDK SESUAI
BELUM TERSEDIANYA
BUKU PEDOMAN KEHUMASAN
KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI
DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN
KURANGNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN
DIRI
Akibat (4)
Sebab (2)
Masalah Utama (1)
(MU)
• MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.1• PENYEBAB MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG
DOMINAN )• PENYEBAB MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. 3 b
( YANG DOMINAN )• AKIBAT MASALAH NO. 1 ADALAH NO. 4
a b c d
(3)a b c d
(MP)
(MS)
Diskusi-1
MPD
MSD
(HASIL USG)
POHON SASARAN(Pernyataan Positif)
Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran
Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Semua
Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif, Sedang Semua
Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. Beberapa Sasaran Itu
Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika - Maka, Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon
Seperti Pohon Masalah.
POHON SASARANTERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.
ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &
PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL
TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT.
UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS
TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN
ADANYA DUKUNGAN DARI
PIMPINAN
TDK ADANYA OVERLAPING
KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG. LAINNYA.
TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK
FORMAL SESUAI
TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN
KEHUMASAN
TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI
DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN
TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN
DIRI
Akibat (4)
Sebab (2)
(1)
a b c d
(3)a b c d
PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN(Dengan Teori Tapisan)
ALTERNATIF SASARAN TAPISAN
EFEKTIVIT
AS
EFISIEN KEMUDAH
AN
TOTAL PILIHA
N1. TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK
FORMAL SESUAI2. TERSEDIANYA BUKU
PEDOMAN KEHUMASAN3. TERWUJUDNYA KESEMPATAN
MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN
4. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI
4
5
4
4
4
5
3
3
3
4
5
3
11
14
12
10
3
1
2
4
SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.
POHON ALTERNATIF
ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIF-
ALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN
MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.
POHON ALTERNATIFTERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.
ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &
PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL
TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN
TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN(4)
MENYELENGGARAKAN LOKAKARYA PEDOMAN
KEHUMASAN
MEMBUAT BUKU PEDOMAN
KEHUMASAN
MENGUMPULKAN INFORMASI
TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER
(ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN)
(3)
(2)
(1)
(Sasaran Utama)
(SPD)
(SSD)
PEMILIHAN ALTERNATIF(Dengan Teori Tapisan)
ALTERNATIF SASARAN TAPISAN
KONTRIBU
SI
BIAY
A
KELAYAKAN TOTAL PILIHA
N
A. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN
B. MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN
C. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER
4
4
3
4
5
3
2
3
5
10
12
11
3
1
2
SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan. Diskus
i-2
2. MENETAPKAN SASARAN SASARAN TERPILIH DALAM POHON
ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM;
DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan;
SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);
Lanjutan ……
SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;
Lanjutan ……
SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH : Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling
Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas,
Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat
Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.
Contoh “Sasaran Khusus” :
Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta, selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. 7.000.000,00 dari Anggaran Rutin TA. 2001, dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.
SASARAN UMUM SASARAN KHUSUS
DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIFKOTAK 4 DARI ATAS
(KRITERIA BELUM JELAS)
1. TARGET (HASIL)
2. KEGIATANNYA
3. TEMPAT KEGIATANNYA
4. WAKTU
5. BIAYA ( BERAPA),
6. SUMBER BIAYANYA;
7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT)
8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).
PERUBAHAN DARISASARAN UMUM
(KRITERIA SUDAH JELAS)
1. TARGET (HASIL)
2. KEGIATANNYA
3. TEMPAT KEGIATANNYA
4. WAKTU
5. BIAYA (BERAPA),
6. SUMBER BIAYANYA;
7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT)
8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).
PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG “7” ATAU “8”
URUTAN PENULISAN KRITERIA
1. Tersedianya …..HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan); 2. Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman
Kehumasan) ;3. Di …….LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10
Jakarta); 4. Selama …..WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli
2001 s/d 31 Oktober 2001);5. Biaya …….Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp.
7.000.000,00 6. Biaya Berasal dari …….SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran
Rutin TA. 2001), 7. Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG
GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI);
8. Bekerjasama dengan …….. KALAU ADA.
( C O N T O H )
SASARAN UMUMTersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan;
SASARAN KHUSUSTersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat
di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta, selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001
dengan bisaya sebesar Rp. 7.000.000,00 dari Anggaran Rutin TA. 2001, dilaksanakan oleh Sub
Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.
Contoh
3. MEMVALIDASIKAN SASARAN
a. VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA, BAHAN, METODE, ORGANISASI, PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN;
b. SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF;
c. ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. :
1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK);
2) URAIAN PAKET KERJA (PK);
3) PENJADWALAN.
1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK)
MERUPAKAN :Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran
Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan, Rincian Pokok Kerja
(Persiapan – Pelaksanaan & Pengendalian), Sampai Kegiatan Yang
Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).
SASARAN KEGIATAN
POKOK KERJA
POKOK AKHIR & SUMBER
DAYA
( M R K ) Contoh
PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA
a. Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah “Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran. Sasaran Ditulis Lengkap, Dengan Menggunakan Awalan “ Ter ….. Nya “ Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang.
Lanjutan ……
a. Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran, Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran.
Kegiatan Menggunakan Awalan “Me …. an“ atau “Pe …. an” Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses.
Lanjutan ……c. Menetapkan Pokok Kerja, terdiri dari :
A. Persiapan;B. Pelaksanaan;C. Pengendalian.
d. Menetapkan Pokok Akhir, (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan).
- Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan, Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir;
- Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe ….. An “.
Lanjutan ……
e. Menetapkan Penanggung Jawab, Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural, Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir;
f. ……
f. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir, Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang.
Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir, Yaitu PK1, PK2, PK3, PK4…s/d PKn.
Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran.
Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi.
MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK)(Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan
Tahun 2007)
Contoh
Diskusi-3
2) URAIAN PAKET KERJA (UPK)
• Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. Format Paket Kerja (PK) sbb. :PK No : ……Penyelesaian : ….Hari/Tgl….sd Tgl…..
Pokok Akhir : ………………………..Penanggung Gugat : …………………………
No. Uraian Kerja Penanggung Jawab Waktu Biaya
Jumlah =
(Keterangan Matriks Paket Kerja)
PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait;
Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK;
Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan;
Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan, juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya; (Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab);
Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas;
Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK;
Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK;
Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Jml Biaya Dari Seluruh Pk, Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran.
PK . No. : 1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.16 Mei ’07
No URAIAN KERJA PENANGGUNG JAWAB WAKTU BIAYA
1 Membuat konsep srt perintah kerja Tim
Ka.Subag.Humas
1 hari -
2 Mengetik surat perintah kerja Tim
Agustriani 1 hari -
3 Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK
Kabag Humas & Publikasi
1 hari -
4 Menandatangani SPK Tim Sekretaris Ut.LAN
1 hari -
5 Menggandakan & Mengagendakan SPK
Indrawati 1 hari Rp. 25.000,-
6 Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait
Wakimin 4 hari -
7 Memimpin Rapat Tim Kabag Humas & Publikasi
1 hari -
8 Menyiapkan Snack 20 org x Rp.10.000,-
Agustriani 5 hari Rp. 200.000,-
9 Menyelesaikan Administrasi Keuangan
Bendahara 15 hari
JUMLAH 7 orang 15 Hari
Rp. 225.000,-
CONTOH
PK . No. : 2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl. 15 s/d. 26 Mei ’07
No URAIAN KERJA PENANGGUNG
JAWABWAKT
U BIAYA
1 Membuat format rancangan program
Kasubag Humas
1 hari
2 Mengetik konsep Rancangan Alamsyah 1 hari Rp. 150.000,-
3 Menyiapkan bahan penggandaan Alamsyah 2 hari
4 Mengundang Tim Pengembangan Kabag Humas& Publikasi
5 hari
5 Menyiapkan snack 20 org x rp.10.000,-
agustriani 5 hari Rp. 200.000,-
6 Menyempurnakan Ren. Mjadi Ran.Kerja
Kasubag Humas
3 hari
7 Mengajukan Ran. Kerja kpd Sek.Utm LAN
Kabag Humas & Publikasi
1 hari
8 Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim. Kerja
Kasubag Humas
7 hari
9 Menyelesaikan Adm. Keuangan Bendahara 25 hari
JUMLAH 5 orang 25Ha
ri
Rp. 350.000,-
CONTOH
REKAPITULASI PA & BIAYANo Pokok Akhir Biaya
1 Pembentukan Tim Kerja Rp. 225.000,-
2 Penyusunan Rencana Kerja Rp. 350.000,-
3 Pengajuan Anggaran Rp. -
4 Pengumpulan bahan referensi Rp. 1.200.000,-
5 Pembahasan materi Rp. 600.000,-
6 Pengetikan Draft Rp. 500.000,-
7 Pencetakan Rp. 3.100.000,-
8 Pendistribusian Rp. 75.000,-
9 Pemantauan Rp. -
10 Penilaian Rp. 200.000,-
11 pelaporan Rp. 1.000.000,-
JUMLAH = Rp. 7.050.000,-
CONTOH
3) Penjadualan
Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar
Chart). Penjadwalan Menggambarkan Kapan
Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai;
Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut:
Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan
Disesuaikan Dengan Kebutuhan, Jam, Hari, Minggu,
Bulan, Triwulan, Semester Atau Tahun.
Penjadualan
No
WAKTU
POKOK AKHIR
TAHUN 2007
Mei Juni Juli Agst Sept Okt Nov
1 Pembentukan Tim Kerja
2 Penyusunan Rencana Kerja
3 Pengajuan Anggaran
4 Pengumpulan Bahan Referensi
5 Pembahasan Materi
6 Pengetikan Draft
7 Pencetakan
8 Pendistribusian
9 Pemantauan
10 Penilaian
11 Pelaporan
CONTOH
4. MEWUJUDKAN SASARAN
1. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna). Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu, Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya.
SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya, Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya;
Mewujudkan …….
2. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. Motive Merupakan Pembangkit, Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu;
3. PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif.
PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA :
1. Adanya Kebutuhan Internal;
2. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan;
3. Adanya Pelaksanaan Pemuasan Kebutuhan Organisasi.
TEORI PENDEKATAN KEBUTUHANKEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES
DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA
TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT -
TINGKAT).
MENURUT A.H.MASLOW(MOTIVATION AND PERSONALITY)
JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA :
1. Kebutuhan Fisik (Physical Needs)
2. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs)
3. Kebutuhan Sosial (Social Needs)
4. Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs)
5. Kebutuhan Perwujudan Diri (Self Actualization Needs).
TUJUAN MOTIVASI
a. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi;
b. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja;
c. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan;
d. Menngkatkan produktivitas kerja;e. menjamin terwujudnya sasarn
organisasi.
PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN
a. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN;b. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT
DAN LANCAR;c. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG
DIPEROLEH;d. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL
BALIK.
5. MENGENDALIKAN KEGIATAN(PENGERTIAN)
1. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan, Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku
2. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin
3. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif, Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina), Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi Kesalahan, Penyimpangan, Ketidak Sesuaian Dengan Rencana, Dan Berusaha Membetulkan Kesalahan Jika Terjadi Dalam Pelaksanaan
TUJUAN PENGENDALIAN
PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN, AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS, HASIL KEGIATAN DIUKUR, DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT;
DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN, LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN, DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD.
LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKANDALAM PENGENDALIAN KEGIATAN
1. Menetapkan Sasaran Hasil Kerja;
2. Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan;
3. Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan;
4. Mengambil Tindakan Korektif;
5. Membangun Sistem Balikan.
SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU, WAKTU SANGAT PENTING UNTUK
DIKENDALIKAN KARENA WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER
LAINNYA SEPERTI MANUSIA, BAHAN DAN BIAYA.
FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN
Periode Laporan : ………………………………. Instansi : ……………………………….
AKEGIATAN YG DIJA- DIKAN
TARGET
BTITIK KONTROL
CKEGIATAN & JDWL
UKUR- AN KEMAJUAN
DPENYIM
-PANGA
N
ETNGG. JWB
KOREKSI
POKOK AKHIRSTANDARD KEMAJUAN
(SK)I II III IV V VI
REALISASI ( R )
…………………….
SK
R
…………………….
SK
R
…………………….
SK
R
…………………….
SK
R
KETERANGAN TABEL LAP.DAL.
KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir, Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja, Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan, Penilaian Dan Pelaporan).
KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk), Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya.
Keterangan ……
KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting, Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal. Dengan Jadwal Tersebut, Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan.
KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar, Mengapa Terjadi Penyimpangan, Siapa Penanggung Jawabnya, Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya.
Keterangan ……..
KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya.
Diskusi-4
SELAMAT BERPRESTASI
MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG)
N
O
MASALAH U S G TOTAL
1
2
3
4
Kurangnya Koordinasi Ant. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Humas;
Peg. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan;
Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan
Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag. Lainnya.
5
5
5
4
4
4
3
3
3
5
4
3
12
14
12
10
MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG)
NO MASALAH U S G TOTAL1
2
3
4
Pendidikan Formal Peg. Tdk Sesuai
Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan
Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan
Kurangnya Motivasi Peg. Dlm Mengembangkan Diri
5
4
4
4
4
5
3
3
3
4
4
3
12
13
11
10