pnud - guia para la formulacion de proyectos

7/25/2019 PNUD - Guia Para La Formulacion de Proyectos

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GUIA PARA FORMULACION DE PROYECTOS

PNUD

OFICINA DE ARGENTINA

2006


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(1) Bajo cada captulo, est escrito en curs iva, la explicacin sobre elprocedimiento a seguir o los criterios que se sugiere utilizar para escribirlo.Por otra parte, en tipologa en azul he marcado aquellos captulos ocontenidos que se refieren en particular a la normativa de la Organizacin, o alos acuerdos que deben seguirse a partir del convenio marco con el pas, o a

procedimientos especficos definidos para los proyectos en los que participael PNUD y que no son generalizablesCAPITULO I

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

1) DIAGNSTICO DE SITUACIN

Describir la problemtica que se est tratando de resolver, cul es el motivoprincipal o razn para formular el proyecto. Esta problemtica se debe enunciarclarificando en qu forma afecta a la comunidad, el pas, regin o reas y la

necesidad de encontrar soluciones de acuerdo al tipo de problema de que se trate ysu magnitud.

Se debe consignar, al menos: Contexto: antecedentes situacionales e institucionales que enmarcan elproblema a ser abordado. Acontecimientos previos, marcos normativos einstitucionales, intervenciones anteriores y sus resultados (positivos o negativos). Definicin del problema, incluyendo indicadores mensurables que den cuentade su carcter, dimensiones y alcance Anlisis de las principales causas o factores crticos que explican laemergencia del problema de manera de fundamentar las estrategias propuestas

(relacin medios/fines). Incluir indicadores de causas. Posibles alternativas de abordaje, considerando el estado de conocimientonacional e internacional Incluir los aspectos medioambientales del problema Detallar la incidencia del gnero en el problema abordado, a travs deinformacin desagregada por sexo

ARBOL DE PROBLEMAS

La metodologa denominada rbol de problemas puede resultar til para larealizacin del Diagnstico de situacin, ya que permite identificar los problemasen cuestin, sus causas y sus efectos y definir el mbito de intervencin delproyecto considerando tanto los recursos disponibles (humanos, fsicos, financierose institucionales, como el marco poltico e institucional desde donde se formular yejecutar el proyecto.

Preguntas orientadoras para ident i f icar efectos o cons ecuencias del problema

Cul es la poblacin o rea o sector institucional ms afectados? Qu caractersticas demogrficas, sociales y econmicas tiene esa poblacin

o rea? Que caractersticas organizacionales tiene la institucin o rea degobierno?


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En qu se diferencia ese sector, grupo u organizacin del resto de lapoblacin o de otras instituciones? De los afectados por el problema, a quines o a qu mbito se debe priorizaren la solucin? A qu parte de la poblacin o de la organizacin debe estar dirigido elproyecto? Por qu?

Cmo identificar alternativas Qu experiencias existen sobre soluciones para problemas similares? Qu capacidad existe en proyectos o servicios similares para resolver elproblema? Utilizando mejor los servicios o recursos disponibles, se podra solucionar elproblema? En qu medida? Puede resolverse el problema sin requerir nuevos recursos econmicos? Se ha considerado redistribuir los recursos disponibles para resolver elproblema

Pregu ntas o rientadoras p ara el anlisis de las altern ativas

Qu prcticas, costumbres o hbitos de la poblacin afectada o de losagentes tendran efecto sobre la alternativa? Qu tipo de restricciones polticas, jurdicas o institucionales son relevantespara proponer sta alternativa? Qu necesidades de datos o informacin se requiere para elaborar unproyecto en base a sta alternativa? Cules son las posibles fuentes deinformacin? Cun confiables son esas fuentes de informacin? Cun sencillo/complejo es recoger esa informacin? Cul sera el costo de obtener informacin ms confiable? Cmo definir el marco institucional? Se analiz si el problema pueda ser resuelto por otra agencia o institucinpblica o privada? Qu caractersticas debera tener la alternativa deseable para que elproyecto sea aceptado sin problemas por los actores, en particular los sujetos delproyecto? Qu entidades o agencias financiaran la ejecucin del proyecto? Y suoperacin posterior? Qu resultados se obtuvieron en operaciones previas?

Cules son las dificultades polticas e institucionales para la resolucin delproblema? A qu instituciones se ha planteado con anterioridad la posible solucin delproblema?

Pregu ntas orien tado ras para iden tif icar requerim iento s tcn ico ins t ituc ion ales

Para responder a la complejidad del problema se requiere asistenciatcnica? De qu tipo? Para qu alternativa? Qu institucin puede aportarla? Existen requisitos de calidad del bien o servicio para todas o para alguna

alternativa? Existen requisitos de calidad de los insumos necesarios para la produccindel bien o servicio para todas o para alguna alternativa?


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Para las diferentes alternativas existen normas tcnicas comunes?


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2) SITUACIN PREVISTA AL FINAL DEL PROYECTO

Describir la situacin que se ha planificado que se tendr al final del proyecto, esdecir la situacin que resultar despus de haber alcanzado los resultados yproductos del proyecto y como se lograr su sostenibilidad. En este apartado NOsedebe hacer un listado de los productos que se alcanzarn con el proyecto, sino el

cambio integral previsto a futuro de la situacin actual como un todo. En otraspalabras, como estar la situacin analizada cuando se haya resuelto el problemacon las soluciones que plantea el proyecto.

2) VINCULOS CON EL MARCO DE COOPERACIN CON EL PAIS Y CON ELMARCO DE RESULTADOS ESTRATGICOS

Describir en forma breve la relacin entre el proyecto y las reas de concentracinconsideradas en el Esquema del Programa del Pas.

Describir en forma breve la relacin entre los productos que se espera alcanzar con

la ejecucin del proyecto y los resultados a nivel corporativo del PNUD,contemplados en el Marco de Resultados Estratgicos de la oficina del PNUD enArgentina.


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CAPITULO IIESTRATEGIAS

1) ESTRATEGIA DEL PAIS

Describir la estrategia nacional que est vinculada con el problema descrito en laparte anterior.

La estrategia se refiere a aspectos tcnicos o polticos del pas o del Gobierno, quetienen relacin con el proyecto que se est proponiendo, como planes nacionales,programas y polticas de desarrollo, para llevar a cabo un Plan de Gobierno, al cualse contribuye mediante las acciones del proyecto.

En esta parte se debe describir en forma breve cmo el proyecto se enmarca en laestrategia definida, y cmo se interrelaciona con esos aspectos estratgicos del

pas y con otras acciones o iniciativas nacionales y/o regionales, para apoyar labsqueda de soluciones a problemticas nacionales, regionales, locales oinstitucionales.

2) ESTRATEGIA DEL PROYECTO.

Definir las estrategias especficas que se adoptarn para la ejecucin del proyecto,que permitirn la implementacin de las actividades y el logro de los resultados yproductos.

Las estrategias implican Decisiones sobre dimensiones sustantivas de intervencin, vinculadas con elanlisis de las causas crticas del problema y con la perspectiva de abordaje en laque se inscribe el proyecto Decisiones sobre dimensiones operativas, tcnicas o de implementacin, esdecir, acerca de cmo se implementarn los abordajes escogidos

Para cada estrategia sustantiva u operativa se debe hacer una breve descripcin,aclarando en qu consiste y sus ventajas para facilitar el logro de los resultados del

proyectoBeneficiarios Previstos

Hacer un detalle de los beneficiarios directos e indirectos, procurando cuantificarlos,y aclarando la forma como se beneficiarn. Si fuera pertinente, incluir datosdesagregados por sexo u otros atributos en la descripcin de los beneficiarios.

3) PARTICIPACIN DEL PNUD.

Explicar: las razones que justifican la participacin del PNUD en el proyecto.


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las modalidades bajo las cuales el PNUD apoyar las polticas de desarrollo,el fortalecimiento de las capacidades nacionales y la participacin de los socios,para asegurar que las soluciones al problema sean duraderas.

4) SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO O ESTRATEGIA DE SALIDA DEL PNUD

Debe explicarse en qu condiciones y por qu una vez concluido el proyecto, ya noser necesaria la intervencin del PNUD:

el proyecto puede haber resuelto el problema que dio origen al mismo, por locual no se justifica su continuacin los productos desarrollados generan la necesidad de la erogacin de gastoscorrientes posteriores que sern afrontados por gubernamentales Gobierno. el proyecto transfiri los conocimientos adquiridos y gener las capacidadesgubernamentales suficientes para que la autoridad contine desarrollando los

servicios sin asistencia del PNUD.

En todos los casos, el PNUD debe retirarse de un proyecto de desarrollo una vezconcluida su misin en el plazo previsto.


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CAPITULO III

MARCO DE RESULTADOS, PRODUCTOS Y RECURSOS

Orientaciones para la program acin

Para cada uno de los resultados esperados se identificarn: los productos que debern alcanzarse la totalidad de actividades necesarias para alcanzar cada uno de losproductos las metas para cada uno de los productos definidos los recursos necesarios: los insumos necesarios para alcanzar cadaproducto y el monto correspondiente

El Marco de Resultados, Productos y Recursos se elaborar de acuerdo al modeloque se presenta a continuacin, para el ciclo de vida completo del proyecto. El

marco de resultados se completar con un cronograma plurianual, sicorrespondiera.


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1. Matriz de Resultados, Productos y Recursos (Utilizar el formato adjunto)

1.1. MATRIZ DE RESULTADOS, PRODUCTOS Y RECURSOS DEL PROYECTO

Lnea de Servicio: Transcribir la Lnea de Servicio de Marco de Financiamiento MultianualResultado Esperado No.Transcribir el resultado corporativo tal como est estipulado en el Programa de Pas.Lnea de Base:Incluir la Lnea de Base definida en el MRE, si es aplicable.

Indicador de Resultado:Estrategia de los Socios:Transcribir lo estipulado como Estrategia de los socios definida en el Programa Pas.

Nmero y Ttulo del Proyecto:

1: Resultado Esperado: Describir el Resultado esperado del ProyectoIndicadores: Describir los indicadores de xito del Resultado esperado del Proyecto

Productos Esperados:Enumere y describa cadaproducto que se planifiqueobtener en el proyecto

Meta de losproductos(para todo elproyecto)

Indicadores(De producto,Cualitativos y/ocuantitativos)

Actividades Enumere ydescriba las actividadespara alcanzar cadaproducto

Recursos (insumos, montototal por producto): Escriba losinsumos necesarios paraalcanzar cada producto y elmonto correspondiente

Insumos Monto1.1.Producto Cuenta1.2 Por ej. 71300

PERLOC

1.3Etc.


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2: Resultado Esperado: Describir el Resultado esperado del ProyectoIndicadores de xito: lo mismo que el resultado 1.

Productos EsperadosMeta de losproductos

Indicadores ActividadesRecursos (monto total porproducto)

Insumos Monto

n.1. . .n.2n.3Etc.

1.2. CRONOGRAMA PLURIANUAL

Resultado Esperado 1Ao 1 Ao 2

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4Producto 1.1Actividad CrticaActividad CrticaActividad CrticaProducto 1.2

Actividad CrticaActividad Crtica

Resultado esperado 2

Producto 2.1Actividad CrticaActividad Crtica


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2. PLAN DE TRABAJO ANUAL

(Para todos los proyectos incluir el siguiente prrafo estndar)

El Director/a Nacional del Proyecto preparar un plan de trabajo anual en

donde se reflejen las actividades y los productos que se alcanzarn con laejecucin de las mismas, indicando los perodos de ejecucin de estasactividades, los insumos necesarios, la fuente de financiamiento y el montocorrespondiente. El primer plan de trabajo forma parte del presente documentode proyecto.

Los Planes de Trabajo Anuales subsiguientes se irn incorporando al presenteDocumento de Proyecto mediante Revisiones presentadas durante el ltimotrimestre del ciclo anual vigente. Cada nuevo Plan Anual de Trabajo serpresentado por el Director/a Nacional, y aprobado por el MRECI y C y el PNUDy debe contener:

a) Presupuesto insumo-productob) Plan de comprasc) Cronograma Anuald) Plan de Ingresos Anuale) Actualizacin del Plan de Monitoreo


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CAPITULO IVMARCO DE GESTIN

1. ARREGLOS DE GESTION

1.1. ARREGLOS DE EJECUCION

a) Marco InstitucionalHacer una breve descripcin de la(s) institucin(es) que intervendrn en elproyecto, y el papel que desempearn en el mismo.Describir de qu manera el proyecto se articula con la misin, estrategias yprioridades del organismo en que se inserta.Desarrollar bajo qu modalidad el proyecto colaborar con un mejoramiento delos procesos, procedimientos y/o modalidades de accin de la institucin.

Hacer explcito qu institucin ser la ejecutora del proyecto y las institucionesimplementadoras del mismo, si fuese necesario. Describir lasresponsabilidades que tendr cada institucin participante.

b) Modalidad de ejecucin y Costo de Apoyo:

Describir las responsabilidades que tendr la oficina del PNUD durante laejecucin del proyecto (modalidad Plena o Parcial) y el porcentaje sobre elmonto de la contribucin de costos compartidos del proyecto (si es el caso),que cobrar el PNUD en concepto de costo de apoyo.

Prrafo estndar:En concepto de Costo de Apoyo, el PNUD percibir. % sobre el montototal ejecutado del proyecto.

c) Roles y ResponsabilidadesLa Direccin Nacional del Proyecto ser asignada a (cargo en la agencia deejecucin). El Director/a Nacional del Proyecto informar a la Subsecretara deCoordinacin y Cooperacin Internacional del MRECIyC, la persona deCoordinador/a del Proyecto, remitiendo su currculo y otros antecedentes queestime pertinentes, e indicar cules sern las facultades que delegar el

Director/a Nacional en el Coordinador/a.El Director/a Nacional del Proyecto tendr bajo su responsabilidad la ejecucindel mismo, velando para que se cumplan no slo sus resultados sino tambinlas normas y procedimientos que se establecen en el presente Documento deProyecto y el Manual de Gestin de Proyectos de Cooperacin Tcnica delPNUD.Para proyectos Plena (Prrafo estndar)Al Director/a del Proyecto le corresponder con exclusividad firmar elDocumento y las Revisiones de Proyecto, efectuar las solicitudes de anticipo defondos y las respectivas rendiciones de gastos, delegando en el Coordinador/adel Proyecto la facultad de realizar las contrataciones y adquisiciones, as como

los dems actos necesarios para la administracin del proyecto, todos loscuales sern realizados en nombre del Proyecto.


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La responsabilidad del Director/a Nacional ser la de operar en representacinde la autoridad poltica nacional, velando porque el emprendimiento cumpla conlos propsitos, metas, productos y resultados que se establecen en el presenteDocumento de Proyecto y sus Anexos.

Para Proyectos Parcial (prrafo estndar)Al Director/a del Proyecto le corresponder con exclusividad firmar elDocumento y las Revisiones de Proyecto, delegando en el Coordinador/a delProyecto la facultad de realizar las contrataciones y adquisiciones, as como losdems actos necesarios para la administracin del proyecto, todos los cualessern realizados en nombre del Proyecto.La responsabilidad del Director/a Nacional ser la de operar en representacinde la autoridad poltica nacional, velando porque el emprendimiento cumpla conlos propsitos, metas, productos y resultados que se establecen en el presenteDocumento de Proyecto y sus Anexos.

d) Fuentes de financiamiento

Identificar a los Organismos y/o Instituciones que participarn mediantecontribuciones a la financiacin de los gastos del Proyecto: aportes de gobierno(central, provincial, municipal, etc.); instituciones financieras internacionales y/oterceras partes (donantes bilaterales y entidades privadas). En caso decorresponder, identificar el porcentaje de financiamiento de los insumos porfuente.

f) Obligaciones anteriores y requisitos previos

El inicio del proyecto se dar cuando se disponga de los aportes estipuladospara su financiamiento y que se establece como obligacin financiera por partede (NOMBRE DE LA(S) INSTITUCIO(ES) FINANCIADORA(S) DELPROYECTO), de acuerdo al Plan de Trabajo Anual que forma parte delpresente Documento de Proyecto.Los recursos financieros de este proyecto sern administrados de acuerdo conel Manual de Gestin del PNUD y durante la ejecucin del proyecto, lasactividades del mismo se ajustarn al nivel de aportes efectivamentedepositados, de acuerdo con lo programado en el Plan de Ingresos.El PNUD firmar el documento del proyecto y proporcionar su cooperacin al

mismo con sujecin al cumplimiento de este requisito. Si no se cumpliere esterequisito el PNUD puede, a su discrecin, suspender su cooperacin hasta elmomento en que los aportes programados se hayan recibido y garanticen elfinanciamiento del proyecto.Los recursos que el PNUD perciba en moneda nacional como costoscompartidos o contribuciones a fondos en fideicomiso, sern convertidos adlares de los Estados Unidos, aplicando la tasa operacional de NacionesUnidas, correspondiente a la fecha de ingreso de los fondos en la cuentabancaria.

f) Revisiones

El presente Documento de Proyecto, podr ser revisado:


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Revisin Anual: a fin de incorporar el Plan Anual de Trabajo del siguienteao de ejecucin (obligatoria) y, si correspondiera, por modificaciones en laestructura de la Unidad Ejecutora o en los trminos de referencia del staffclave. El Plan anual de trabajo debe contener: presupuesto insumo-producto,cronograma anual, plan de ingresos, plan de compras y contrataciones y plan

de monitoreo.1

Revisin sustantiva: en caso de haber ajustes en los resultadosesperados, en los productos o en las actividades propuestas en el documentode proyecto o por extensin del ciclo del proyecto, y en caso de producirse unamodificacin presupuestaria superior al 20% del presupuesto vigente.

Revisin Final

En estos tres casos, las Revisiones deben ser firmadas por el/la RepresentanteResidente del PNUD, el/la Subsecretario/a de Coordinacin y CooperacinInternacional del Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio Internacional y

Culto, y el/la Directora/a Nacional del Proyecto.El perodo mximo que abarca un documento de proyecto, incluidas todas susextensiones, no puede superar los siete aos.

Con la firma del Representante Residente del PNUD y del Director/a Nacional,pueden realizarse revisiones que no impliquen cambios significativos en losresultados esperados, los productos o las actividades del proyecto, pero quereflejan una modificacin presupuestaria por redistribucin de los insumos yaacordados o en la previsin de gastos inferior al 20% del presupuesto vigente.

El presente Documento de Proyecto se registra como Documento Inicial A.Las sucesivas revisiones se denominarn con las letras del alfabetosubsiguientes: es decir la primera revisin ser la B y as sucesivamente.

El presente proyecto terminar: 1) Por vencimiento del trmino previsto para suduracin, 2) Por mutuo acuerdo de las partes; 3) Tras 6 meses continuos sinactividad registrada; 4) Por cumplimiento de sus resultados antes o despus delo previsto; 5) Por fuerza mayor o caso fortuito.

g) Procedimiento para el cierre

El cierre operativo y financiero del Proyecto queda bajo responsabilidad delDirector/a Nacional del Proyecto, quien deber asegurar la disposicin de losrecursos para garantizar la totalidad de los procedimientos de cierre.El cierre operativo significa que ya no se realizarn ms actividades ni seasumirn nuevos compromisos en el marco del proyecto PNUD, porque loprevisto en el ltimo Plan de Trabajo Anual aprobado ha finalizado o porque se

1El procedimiento para estas No Objeciones (solicitud de no objecin por nota e inclusin en la

siguiente Revisin, ya que modifica el PRODOC), as como las otras previstas (compras

superiores a U$S 100.000 y designacin de staff clave) deberan incorporarse al Manual. Encaso en que ello no ocurriera, sera necesario incorporar un apartado especfico en elDocumento de Proyecto.


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decide no continuar con el proyecto. El cierre financiero se producir cuando noqueden ms transacciones pendientes de realizar.

Proyectos de Ejecucin Nacional Plena:

1. El Proyecto presentar, al momento de su finalizacin, el Informe Finalal PNUD y al MRECIyC.2. Se efectuar la rendicin de caja chica, depositando el saldo remanenteen la cuenta bancaria del Proyecto y la liberacin de pagos pendientes porcompromisos asumidos durante la ejecucin del Proyecto.3. Se presentar al PNUD una constancia de la transferencia de los bienesadquiridos con los fondos del Proyecto.4. Se proceder al cierre de las cuentas bancarias que el proyecto tengahabilitadas a su nombre, reintegrando al PNUD el saldo remanente enconcepto de anticipos de fondos.5. Se presentar el Informe Financiero Final correspondiente a la rendicin

del ltimo trimestre de ejecucin del Proyecto.6. Se presentar un detalle de las situaciones litigiosas o reclamospendientes, si las hubiere.7. Se realizar la auditoria final, salvo que el proyecto haya tenido unaejecucin inferior a U$S 100.00 en el ltimo periodo, y al menos un auditoriadurante su ciclo de vida. Deber adjuntarse la documentacin de cierre ycomunicar qu funcionario ser responsable de recibir a los auditores.8. Las autoridades del proyecto presentarn la designacin delresponsable del Gobierno para la custodia de los archivos del proyecto.9. Se presentar un Acta de entrega de los archivos y registros delProyecto con un detalle de los mismos, con la firma del Director Nacional.10. Se presentar al PNUD un Acta en la que quede constancia delcumplimiento de las acciones de cierre.11. El Proyecto presentar la Revisin Final. En la cartula se deber incluirel saldo remanente final consensuado con el PNUD y los datos completos de lacuenta bancaria del organismo ejecutor en la que el PNUD devolver losfondos remanentes.

Proyectos de Ejecucin Nacional Parcial:

1. El Proyecto presentar, al momento de su finalizacin, el Informe Finalal PNUD y al MRECIyC.2. Se efectuar la rendicin de caja chica y la liberacin de pagospendientes por compromisos asumidos durante la ejecucin del Proyecto.3. Se presentar al PNUD una solicitud de constancia de la transferenciade los bienes adquiridos con los fondos del Proyecto.4. Se presentar un detalle de las situaciones litigiosas o reclamospendientes.5. Se realizar la auditoria final, a la cual deber adjuntarse ladocumentacin de cierre. Asimismo deber comunicar qu funcionario serresponsable de recibir a los auditores.

6. Se presentar la designacin del responsable del Gobierno para lacustodia de los archivos del proyecto.


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7. Se presentar un Acta de entrega de los archivos y registros delProyecto con un detalle de los mismos, con la firma del Director Nacional.8. Se presentar al PNUD un Acta en la que quede constancia delcumplimiento de las acciones de cierre.9. El Proyecto presentar la Revisin Final. En la cartula se deber incluir

el saldo remanente final y los datos completos de la cuenta bancaria delorganismo ejecutor en la que el PNUD devolver los fondos remanentes.

1.2. ARREGLOS DE COORDINACION.

Describir los mecanismos de coordinacin que existen o que ser necesariocrear para un eficiente desarrollo de las acciones del proyecto ejemplo comitsde coordinacin, comit de seguimiento, comit tcnico, etc.

Para cada ente o mecanismo de coordinacin se debe hacer una brevedescripcin de la funcin que ejercer, tareas asignadas, y la forma como searmonizarn las acciones del proyecto, entre s y con otras iniciativas que seencuentren en ejecucin o que surjan posteriormente, relacionadas con lasolucin del problema propuesto.

Asimismo, se deber describir el mecanismo que se utilizar para crearsinergias con otros proyectos e iniciativas, por ejemplo el intercambio deexperiencias, la replicabilidad de tareas exitosas y desarrollo de eventos dedivulgacin.

1.3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD EJECUTORA

Se deber presentar el rgano de gobierno del proyecto, lo que incluye a laUnidad Ejecutora y su insercin en el organismo que la contiene.

Se presentar el organigrama de la Unidad Ejecutora. En caso en que esta noexistiera, describir las reas /cargos/ organizaciones involucrados y afectadosal cumplimiento de la gestin del proyecto.

Se plantear de qu manera las competencias y capacidades de la Unidad

Ejecutora sern transferidas al organismo en que se inserta, a la finalizacindel proyecto.

Se describirn la composicin, misiones, funciones y responsabilidades decada rea / grupo de trabajo y las formas de articulacin entre ellas y conotros actores significativos del proyecto.

Prrafo estndarToda modificacin a la estructura de la Unidad Ejecutora descripta en elpresente documento, as como a las misiones, funciones y responsabilidadesde las reas, ser comunicada al PNUD para su aprobacin e incorporada en

la siguiente Revisin de Proyecto.


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1.4. TERMINOS DE REFERENCIA DEL STAFF CLAVE

Se presentarn los Trminos de Referencia del Staff clave en los que conste,al menos: perfil profesional y experiencia laboral requeridos, principales tareasy responsabilidades, relaciones al interior de la organizacin, dedicacin y

categora y rango de la contratacin.

Prrafo estndarToda modificacin a los Trminos de Referencia del Staff Clave incluidos en elpresente documento, ser comunicada al PNUD para su aprobacin eincorporada en una Revisin de Proyecto.

2- MONITOREO, EVALUACIN Y CONTROL DE GESTIN

2.1. ANLISIS DE RIESGO

Se sugiere utilizar la siguiente grilla que puede facilitar la identificacin de losfactores de riesgo, las variables que los componen y la definicin de losmismos, as como las medidas previstas para mitigarlos.

Es necesario identificar estos probables riesgos de tal forma que durante laejecucin del proyecto se pueda monitorear su evolucin y prever accionespara hacerles frente cuando se presenten.


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2.2. PLAN DE MONITOREO

Presentar el Plan de Monitoreo para el primer ao de ejecucin del proyecto,en relacin con lo establecido en el Plan Anual de Trabajo. Se deberndesarrollar, respetando el formato que se presenta a continuacin, para cadaproducto del Plan Anual, las actividades crticas, la meta anual de producto oactividad (de acuerdo a la complejidad del proyecto) y los indicadores quepermitirn medir el avance logrado.Se deber consignar para cada indicador la fuente (medio de verificacin) y laperiodicidad/ frecuencia en que se relevar y analizar la informacin.

Orientaciones para la elaboracin d e la Matr iz de Monitoreo

Dimensin/Factor

VariablesDefinicindel Riesgo

Descripcin de lasmedidas previstas

para mitigarlosContexto Contexto poltico El contexto poltico puede constituir

un obstculo para la ejecucin del

proyectoContexto del sectorpblico

El marco poltico normativo del reainvolucrada puede obstaculizar laejecucin del proyecto

Previsibilidad delfinanciamiento

El financiamiento no estasegurado y la de decisin seencuentra fuera del mbito dedecisin de las autoridades delproyecto

CapacidadInstitucional

Relevancia poltico-institucional de laUnidad Ejecutora

La escala poltico institucional de laUE no se adecua a la envergaduradel proyecto

Capacidad

operacional (RRHH,materiales)

Los recursos humanos y materiales

de los que dispone el rea soninsuficientes

Procedimientosinternos

Los procedimientos administrativosy de control interno no garantizanacabadamente la transparencia yeficiencia

Complejidaddel proyecto

Presupuesto total La complejidad del proyecto, por lacantidad de actores involucradosy/o la envergadura y cantidad deoperaciones resulta de difcilejecucin dentro de los plazosprevistos

Cantidad detransaccionesCantidad deadquisicionesmayores a 100.000USDModalidad deejecucinNmero de reasgubernamentalesinvolucradasNmero deJurisdiccionesinvolucradas


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1) Los INDICADORES pueden ser: Cuant i tat ivos: refieren a aspectos medibles y pueden expresarse en:o Cantidades (por ejemplo, cantidad de personas capacitadas, cantidad denuevos empleos creados)o Porcentajes y tasas (por ejemplo % de poblacin con acceso a servicios

de salud; % de personas que completan una capacitacin; tasa dealfabetizacin). Cual i tat ivos: se expresan en forma de existencia o de categoras yescalas

2) MEDIOS DE VERIFICACIN:Se precisarn las fuentes dnde se conseguir la informacin (secundaria oprimaria): documentos, estadsticas, registros del propio proyecto, actores,personas o grupos claves, etc.Cabe diferenciar aqu la informacin secundariaque incluye datoscuantitativos y cualitativos ya existentes en una o varias fuentes, como

estadsticas, leyes, registros regulares, etc. de la informacin pr imar ia, es deciraquella que se relevar especialmente a efectos de contar con una valoracindel indicador respectivo.En este caso deber especificarse con que metodologa se obtendr yprocesar la informacin, por ejemplo tcnica de entrevista, encuesta, taller uotra.

3) PERIODICIDAD:Se consignar con qu frecuencia se relevar y analizar la informacin. Esconveniente que se acuerde entre responsables, equipos tcnicos y partesinteresadas pero variar segn el tipo de informacin requerida (primaria o

secundaria) y segn los tiempos previstos para la obtencin de los productos ola posibilidad de identificar cambios en la situacin que se prev modificar omejorar.

El plan de monitoreo que se presenta a continuacin, ser el marco para larealizacin de los informes trimestrales, anuales y final y para las visitas demonitoreo.


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MATRIZ DE MONITOREO (Anual)

Actividades Crticas Meta Anual deProducto /Actividad

INDICADORES(1)

MEDIOS DEVERIFICACION

(2)

PERIODICIDAD(3)

Producto 1.1: Act. 1.1.1

Act. 1.1.2

Act. 1.1.3

Producto 1.2: Act. 1.2.1

Act. 1.2.2

Act. 1.2.3


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2.3. PLAN DE COMUNICACIN

El plan de comunicacin debe reflejar la manera en que la informacin circula alinterior de la organizacin. Debe reflejar:

quin/es y cuando releva/n la informacin,

quin/es y cuando la analiza/n y cmo y cundo es recibida por la gerencia, como apoyo para la toma dedecisiones.

Se deben consignar, al menos, los siguientes tipos de comunicaciones: internas(concernientes a la gestin del proyecto: informes sobre el Prodoc, Plan Anual detrabajo, Revisiones; normativa aplicable, delegaciones de funciones, etc.); condestino a la Subsecretara de Coordinacin Internacional del MRE,CIyC, condestino a las autoridades del rea (informe de gestin, otros); con destino a losorganismos de control y con destino al PNUD (Informes trimestrales/ Anual/Final,plan de compras, delegaciones, etc.)

Tipo deComunicacin

Responsablede la

Elaboracin

Responsablede la

Emisin(autoriza y

enva)

Destinatario PeriodicidadFuente/Origen

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