2012-09-01 guia para gerencia de proyectos … internacional iso 21500 primera edición 2012-09-01...
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NORMA INTERNACIONAL
ISO 21500
Primera Edición
2012-09-01
GUIA PARA GERENCIA DE PROYECTOS
HECTOR V. GARZON GRANADOS - COLOMBIA
Ing. Héctor Garzón
• Ingeniero, Master of Science en Calidad de la U. Federal de Rio de Janeiro • Auditor Líder PE Batalas e IRCA • Especialización en Control Organización U. de los Andes • Especialista en Alta Gerencia EAFIT • Miembro de los comités ISO TC 176 (Calidad) y TC 207 (Ambiente) de la ISO • Evaluador del Premio Colombiano a la Calidad de la Gestión desde 1993 • Senior Member de la - ASQ - American Society for Quality • Auditor de planes de calidad de proyectos • Experiencia en Dirección, interventoria y gestión HSEQ en proyectos • Docente en diversos Diplomados, Especializaciones y Maestrías en el tema de
Calidad y su aplicación en Gerencia de Proyectos . • Consultor y conferencista Internacional • Director INLAC COLOMBIA y secretario de INLAC Corporativo • [email protected] www.inlac.org.co
¿QUÉ ES CALIDAD?
ISO 9000
Calidad
grado en el que un conjunto de características
inherentes cumple con los requisitos.
NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos
tales como pobre, buena o excelente.
NOTA 2 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe
en algo, especialmente como una característica permanente.
”
La Calidad no puede ser definida, pero
todos sabemos lo que significa la calidad.
Robert, Pirsing
La Calidad se define como la
conformidad de ciertos
requerimientos.
Philip, Crosby
¿QUÉ ES CALIDAD?
Joseph, Juran •La Calidad, es la caracteristica de aquellos productos que
satisfacen las necesidades de los consumidores.
•Ausencia de deficiencias.
•La Calidad debe ser definida en terminos de
la satisfacción del consumidor.
•Es Multidimensional.
•La Calidad tiene diversos grados o niveles.
Edwards, Deming
•La Calidad debe ser
definida en terminos de
la satisfacción del
consumidor.
•Es Multidimensional .
•Es dinámica.
Armand, Feigenbaum
CALIDAD
Inspección
Control
Mejoramiento
Gestión
Éxcelencia
EVOLUCION DE LOS
SISTEMAS DE GESTION
Aseguramiento
Artesanal 1930 1950 1970 1980 1990
Años
2000 1900
Integración
Gerencia Integral
Riesgos
Detección al final
del proceso
Detección y corrección
en el proceso
Estandarización de
la Empresa
Aseguramiento y
Mejora Continua
Premios a la Calidad
Mejoramiento de
los procesos
Diseño artístico
Integración de los
Sistemas de Gestión
Gerencia de los
riesgos y el Éxito Sostenido
2010 2007 2005
En los últimos años la Gestión de Proyectos ha tenido un gran desarrollo, razón por la
cual se han identificado las “Buenas Prácticas”, que han sido acopiadas en estándares
de reconocimiento internacional, como
PMBOK® Project Management Institute
ICB® (IPMA Competence Baseline) es el estándar de IPMA (Internacional Project
Management Association)
PRINCE2® Projects In Controlled Environment
JISC® Joint Information Systems Committee UK
GPM® Green Project Management
IPA® “Independent Project Analysis”
NORMA INTERNACIONAL ISO 21500 ®
MODELOS GERENCIA DE PROYECTOS
CMMI (Capability Maturity Model Integration).
ITIL (Information Technology Infrastructure Library).
QUE ES UN PROYECTO ?
Se puede definir como el plan prospectado referente a una unidad de acción la cual podría ser tangible o no, que en caso de materializarse se constituiría en un aporte positivo al desarrollo económico y social de una empresa, región, entidad pública o el país; mediante una inversión de recursos.
Características del proyecto
Generalidades
Algunas de las características de los proyectos son las siguientes:
Son actividades únicas, no repetitivas.
tienen cierto grado de riesgo e incertidumbre.
se espera que proporcionen unos resultados cuantificados (mínimos),
especificados
dentro de unos parámetros determinados, por ejemplo, parámetros relacionados
con la calidad.
Tienen fechas de inicio y de finalización planificadas, y dentro de unas
limitaciones de costo y recursos claramente especificadas.
Puede haber personal asignado temporalmente a la organización encargada del
proyecto por el tiempo de la duración del mismo (la organización encargada del
proyecto puede ser designada por la organización originaria y estar sujeta a
cambios a medida que avanza el proyecto).
pueden ser de larga duración y estar sometidos a influencias internas y externas
cambiantes a lo largo del tiempo.
TIPOS DE PROYECTOS
Proyectos de tipo económico : Es aquel proyecto que tiene como pre requisito
para declararlo viable , la fundamentación de que el proyecto sea capaz de asumir los costos del mismo y además que ofrezca una utilidad o rentabilidad al propietario del mismo.
Proyectos de carácter Social Es aquel proyecto que para declararlo viable no es
necesario que deba cumplir garantías de autopago , este tipo de proyectos generalmente son liderados por los gobiernos o entes estatales como cumplimiento a su misión.
QUE ES GESTIÓN DE PROYECTOS
Son las acciones encaminadas para lograr un objetivo establecido mediante el uso optimo de los recursos dentro de parámetros y políticas establecidas, con una organización adecuada, utilizando una secuencia determinada.
FUNDADORES ISO 1947
Mercado
Idea del TC es elaborar normas de :
• Gestion de portafolios
• Gestion de programas
• Posible guía para implementación
En 2011 se estableció el TC 258 que está
mirando ISO 21502 el desarrollo de normas de
Gestion del portafolio y Programas de
Proyectos, programas y gestión de portafolio.
ISO 21500 fue publicada el 1 de septiembre
de 2012 como una guia, con la participación
de mas de 100 expertos de mas de 30
paises y sin el objetivo de certificación.
Esta Norma Internacional proporciona lineamientos genéricos de conceptos y
procesos sobre gestión de proyectos que son importantes y tienen un impacto
en la ejecución de proyectos.
El público lector objetivo de esta Norma Internacional son:
Altos directivos y patrocinadores de proyectos, para que
puedan entender mejor los principios y prácticas de gestión de
proyectos con el objetivo de facilitar la prestación de apoyo y
orientación apropiada sus gerentes y equipos de proyectos;
Gerentes de proyecto y miembros de los equipos de proyectos,
para que puedan tener una base común de comparación de los estándares y
prácticas de sus proyectos con los de otros proyectos
Desarrolladores de estándares nacionales u organizacionales para su uso
en la elaboración de normas de gestión de proyectos, las que son consistentes
en un nivel básico las normas de otros desarrolladores.
Esta Norma Internacional no está destinada a sustituir a una
norma nacional o ser utilizada como tal, o ser utilizada en
cualquier forma de certificación o fines regulatorios
Esta Norma Internacional:
Proporciona orientación general para la gestión de proyectos.
Puede ser utilizada por cualquier tipo de organización, incluyendo las
públicas, privadas o comunitarias, y para cualquier tipo de proyecto,
independientemente de su complejidad, tamaño o duración.
Proporciona una descripción de alto nivel
de los conceptos y procesos que son
considerados como buenas prácticas en
gestión de proyectos.
Ubica a los proyectos en el contexto de
programas y carteras de proyectos.
No proporciona una orientación detallada sobre la gestión de programas
y carteras de proyectos.
Los temas relacionados con las disciplinas de administración
general, sólo se tratan en lo referente a la gestión de proyectos
CONTENIDO
Prologo
Introduccion
Alcance
Términos y definiciones
Gerencia de Proyectos - Conceptos
Generalidades
• Projectos
• Estrategia Organizacional y Proyectos
Entorno del proyecto
• Proyectos y operaciones
• Partes Interesadas y Organización del proyecto
• Competencias del personal del proyecto
• Ciclo de vida del proyecto
• Restricciones del Proyecto
• Relaciones entre conceptos y procesos
Proceso y gestion de proyectos
• Aplicación de los procesos de gestión de proyectos
• Grupos de procesos y grupos temáticos
• Procesos
Anexo A (informativo)
Procesos de grupo de procesos mapeados a grupos temáticos
Guía para interpretar la figura:
•los cuadros representan los conceptos de gestión de proyectos •las flechas representan un flujo lógico que conecta los conceptos entre sí •las líneas de puntos representan límites organizacionales.
CONCEPTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Las organizaciones establecen la estrategia en función de su misión, visión y
políticas. Los proyectos son a menudo los medios para lograr los objetivos
estratégicos.
Las metas estratégicas pueden guiar el desarrollo de oportunidades.
La selección de oportunidades incluye la consideración de varios factores, por
ejemplo cómo se pueden alcanzar los beneficios y controlar los riesgos.
La meta del proyecto es el atributo medible de las oportunidades seleccionadas.
El objetivo del proyecto contribuye a la meta del proyecto mediante la creación de los
productos entregables.
Las metas del proyecto se logran cuando se obtienen los beneficios. Las metas
podrían no ser alcanzadas hasta un período de tiempo después de que se logren los
objetivos
ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES Y PROYECTOS
Un proyecto habitualmente existe dentro de una organización mayor que lleva a cabo otros
emprendimientos. En esos casos, existen relaciones entre el proyecto y su entorno, el
plan de negocios y las operaciones.
Las actividades pre- y post- proyecto pueden incluir la preparación de casos de negocios, la
conducción de estudios de factibilidad y la transición a la operación.
Los proyectos pueden organizarse dentro de otras estructuras relacionadas tales como los
programas y los portafolios de proyectos
PROYECTOS DENTRO DE LOS LÍMITES DE LA ORGANIZACIÓN
PARTES INTERESADAS Y ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Las partes interesadas en el proyecto, incluyendo la organización del proyecto,
deberían ser descriptos con suficiente detalle como para permitir el éxito del proyecto.
Los roles y responsabilidades de las partes interesadas deberían estar descriptos y
comunicados en base a las metas de la organización y del proyecto.
Las interfaces de las partes interesadas se gestionan dentro del proyecto a través de los
procesos de gestión de proyecto
GRUPOS DE PROCESOS
INICIO
PLANIFICACIÓN
IMPLEMENTACIÓN
CONTROL
CIERRE
INTERRELACIONES E INTERACCIONES ENTRE
LOS GRUPOS DE PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
La interdependencia entre los grupos de procesos requiere que el grupo de procesos
de control interaccione con cada uno de los otros grupos de procesos, rara vez los
grupos de procesos se aplican en forma discreta o por única vez.
INTERACCIONES ENTRE GRUPOS DE PROCESOS, MOSTRANDO LAS PRINCIPALES ENTRADAS Y SALIDAS
GRUPOS TEMÁTICOS
• Los procesos son aplicables a todo proyecto o fase de proyecto.
• Estos procesos se definen en términos de su propósito, descripción y
entradas y salidas y son interdependientes.
• Son independientes del área de aplicación o foco de la industria.
• INTEGRACIÓN - PARTES INTERESADAS
• ALCANCE - RECURSOS
• TIEMPO - COSTO
• RIESGO - RECURSOS
• CALIDAD - COMUNICACION
• TIEMPO - COSTOS
Grupos temáticos GRUPOS DE PROCESOS INICIO PLANIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN CONTROL CIERRE
INTEGRACIÓN 4.3.2 Desarrollar el Acta de proyecto
4.3.3 Desarrollar planes de proyecto
4.3.4 Dirigir las tareas del proyecto
4.3.5 Controlar las tareas del proyecto 4.3.6 Controlar los cambios
4.3.7 Cierre de la fase de proyecto o del proyecto 4.3.8 Recolectar las lecciones aprendidas
PARTES INTERESADAS
4.3.9 Identificar las partes interesadas
4.3.10 Gestionar las partes interesadas
ALCANCE 4.3.11 Definir alcance 4.3.12 Crear la Estructura de Desglose de Trabajos 4.3.13 Definir actividades
4.3.14 Controlar el alcance
RECURSOS 4.3.15 Establecer el equipo de proyecto
4.3.16 Estimar recursos 4.3.17 Definir la Organización del Proyecto
4.3.18 Desarrollar el equipo de proyecto
4.3.19 Controlar los recursos 4.3.20 Gestionar el equipo de proyecto
TIEMPO 4.3.21 Establecer la secuencia de actividades 4.3.22 Estimar la duración de actividades 4.3.23 Desarrollar el cronograma
4.3.24 Controlar el cronograma
COSTO 4.3.25 Estimar costos 4.3.26 Desarrollar el presupuesto
4.3.27 Controlar los costos
RIESGO 4.3.28 Identificar los riesgos 4.3.29 Evaluar los riesgos
4.3.30 Tratar los riesgos 4.3.31 Controlar los riesgos
CALIDAD 4.3.32 Planificar la calidad 4.3.33 Realizar el aseguramiento de la calidad
4.3.34 Realizar el control de la calidad
ADQUISICIONES 4.3.35 Planificar las adquisiciones
4.3.36 Seleccionar los proveedores
4.3.37 Administrar los contratos
COMUNICACIÓN 4.3.38 Planificar las comunicaciones
4.3.39 Distribuir la información
4.3.40 Gestionar la comunicación
MAPAS DE PROCESOS
POR GRUPOS TEMATICOS
Que el Project Management Institute?
• EL Project Management Institute (PMI ®) es una Organización Mundial dedicada a la Dirección de Proyectos.
• Su objetivo principal es establecer estándares de Dirección de Proyectos mediante la organización de programas educativos y administrar de forma global el proceso de certificación de profesionales.
• Tanto sus estándares como su Certificación Profesional ha sido reconocida por las principales entidades gubernamentales y privadas del mundo.
TITULO
SECCIÓN I: MARCO DE LA GP Introducción El contexto de la Gerencia de Proyectos Los procesos de la Gerencia de Proyectos
SECCIÓN II: ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GP
Gerencia de la Integración Gerencia del Alcance Gerencia de los Plazos Gerencia de los Costos Gerencia de la Calidad Gerencia de los Recursos Humanos Gerencia de las Comunicaciones Gerencia de los Riesgos Gerencia de las Adquisiciones
PMBOK
TITULO Procesos de Gerencia de Proyecto
Describen, organizan y completan el
trabajo del proyecto.
Los procesos aplicables a la mayoría de
los proyectos, la mayoría de las veces se
encuentran en los capítulos 4 al 12
Procesos orientados a los productos
Especifican y crean el producto del
proyecto
Se definen típicamente mediante el ciclo
de vida del proyecto
Los dos tipos de procesos
interactúan y se traslapan
GERENCIA DE PROYECTOS
• CINCO Grupos de procesos:
•Iniciación (2)
•Planeación (20)
•Ejecución (8)
•Monitoreo y Control (10)
•Cierre (2)
• NUEVE áreas de conocimiento:
•Gestión de Integración
•Gestión de Alcance
•Gestión de Tiempo
•Gestión de Costos
•Gestión de Calidad
•Gestión de Recursos Humanos
•Gestión de Comunicaciones
•Gestión de Riesgos
•Gestión de Adquisiciones
Tiene 42 procesos
PMBOK® Guide 4th ISO/21500 PMBOK® Guide 5th
Stages 5 process groups 5 process groups 5 process groups
Topics 9 knowledge areas 10 subject groups 10 knowledge
areas
Processes 42 processes 39 processes 47 processes
EL MODELO ISO 21.5000 Y EL MODELO PMI
Project Management Process Groups
ISO 21500 and Guide process groups comparison
ISO 21500 PMBoK® Guide
Initiating Initiating
Planning Planning
Implementing Executing
Controlling Monitoring and Controlling
Closing Closing
The differences between these two standards are really
minimal here. Changing the names is the only difference.
ISO 21500 Subjects and PMBoK® Guide Knowledge Areas
ISO 21500 Subjects PMBoK® Guide Knowledge Areas
Integration Integration
Stakeholder -
Scope Scope
Resource Human Resources
Time Time
Cost Cost
Risk Risk
Quality Quality
Procurement Procurement
Communication Communication
It is clearly seen from both comparisons that ISO 21500 is strictly based on
PMBoK® Guide.
ISO 21500 adds the subject of Stakeholders to the set of PMBoK®’s knowledge
areas.
The Human Resources knowledge area has been renamed to Resource subject in
order to cover both types: human and other project resources.
INTEGRATION
ISO 21500 PMBoK® Guide
4.3.2 Develop Project Charter 4.1 Develop Project Charter
4.3.3 Develop Project Plans 4.2 Develop Project Management Plan
4.3.4 Direct Project Work 4.3 Direct and Manage Project Execution
4.3.5 Control Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work
4.3.6 Control Changes 4.5 Perform Integrated Change Control
4.3.7 Close Project Phase or Project 4.6 Close Project or Phase
4.3.8 Collect Lessons Learned
STAKEHOLDER
ISO 21500 PMBoK® Guide
4.3.9 Identify Stakeholders 10.1 Identify Stakeholders
(taken from Communication Knowledge Area)
4.3.10 Manage Stakeholders 10.4 Manage Stakeholder Expectations
(taken from Communication Knowledge Area)
SCOPE
ISO 21500 PMBoK® Guide
4.3.11 Define Scope 5.1 Collect Requirements
5.2 Define Scope
4.3.12 Create Work Breakdown Structure 5.3 Create WBS
4.3.13 Define Activities 6.1 Define Activities
(taken from Time Management
Knowledge Area)
5.4 Verify Scope
4.3.14 Control Scope 5.5 Control Scope
RESOURCE
ISO 21500 PMBoK® Guide
9.1 Develop Human Resource Plan
4.3.15 Establish Project Team 9.2 Acquire Project Team
4.3.16 Estimate Resources 6.3 Estimate Activity Resources
(taken from Time Management
Knowledge Area)
4.3.17 Define Project Organization
4.3.18 Develop Project Team 9.3 Develop Project Team
4.3.19 Control Resources
4.3.20 Manage Project Team 9.4 Manage Project Team
TIME
ISO 21500 PMBoK® Guide
Moved to Scope subject 6.1 Define Activities
4.3.21 Sequence Activities 6.2 Sequence Activities
Moved to Resource subject 6.3 Estimate Activity Resources
4.3.22 Estimate Activity Durations 6.4 Estimate Activity Durations
4.3.23 Develop Schedule 6.5 Develop Schedule
4.3.24 Control Schedule 6.6 Control Schedule
COST
ISO 21500 PMBoK® Guide
4.3.25 Estimate Costs 7.1 Estimate Costs
4.3.26 Develop Budget 7.2 Determine Budget
4.3.27 Control Costs 7.3 Control Costs
RISK
ISO 21500 PMBoK® Guide
12.1 Plan Risk Management
4.3.28 Identify Risks 12.2 Identify Risks
4.3.29 Assess Risks 12.3 Perform Qualitative Risk Analysis
12.4 Perform Quantitative Risk Analysis
4.3.30 Treat Risks 12.5 Plan Risk Responses
4.3.31 Control Risks 12.6 Monitor and Control Risks
PROCUREMENT
ISO 21500 PMBoK® Guide
4.3.35 Plan Procurement 12.1 Plan Procurements
4.3.36 Select Suppliers 12.2 Conduct Procurements
4.3.37 Administer Contracts 12.3 Administer Procurements
12.4 Close Procurements
COMMUNICATION
ISO 21500 PMBoK® Guide
Moved to Stakeholder subject 10.1 Identify Stakeholders
4.3.38 Plan Communications 10.2 Plan Communications
4.3.39 Distribute Information 10.3 Distribute Information
10.5 Report Performance
Moved to Stakeholder subject 10.4 Manage Stakeholder Expectations
4.3.40 Manage Communication
3 new processes have been introduced to ISO 21500. They are:
Collect Lessons Learned, Control Resources, Manage Communication.
QUALITY
ISO 21500 PMBoK® Guide
4.3.32 Plan Quality 8.1 Plan Quality
4.3.33 Perform Quality Assurance 8.2 Perform Quality Assurance
4.3.34 Perform Quality Control 8.3 Perform Quality Control
SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD
DIRECTRICES PARA LA GESTION
DE LA CALIDAD EN
LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Enfoque por procesos
ESTRATEGICOS
RIESGO
COMPRAS COMUNICACION
INTERDEPENDENCIA
PERSONAL
TIEMPO
RECURSOS
COSTO
ALCANCE
PROCESOS
RELACIONADOS CON LA GESTION DE LA
CALIDAD DE PROYECTOS
MEJORA
D
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S
•Objeto y campo de aplicación
•Referencias Normativas
•Definiciones
•Características del Proyecto
•Sistema de gestión de la Calidad
• Responsabilidad de la Dirección
• Compromiso de la Dirección
• Proceso Estratégico
• Revisión por la Dirección y evaluación del progreso
• Gestión de recursos
•Procesos relacionados con los recursos
•Procesos relacionados con el personal
• Realización del producto
•Procesos relativos a la interdependencia
•Procesos relacionados con el alcance
•Procesos relacionados con el tiempo
•Procesos relacionados con el costo
• Procesos relacionados con la comunicación
• Procesos relacionados con los riesgos
• Procesos relacionados con las compras
•Medición análisis y mejora
• Procesos relacionados con la mejora
• Medición y análisis
• Mejora continua
•RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
• Compromiso de la Dirección
• Proceso Estratégico
• Revisión por la Dirección y evaluación del progreso
• GESTIÓN DE RECURSOS
•Procesos relacionados con los recursos
•Procesos relacionados con el personal (7)
• REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
•Procesos relativos a la interdependencia (4)
•Procesos relacionados con el alcance (1)
•Procesos relacionados con el tiempo (2)
•Procesos relacionados con el costo (3)
• Procesos relacionados con la comunicación (9)
• Procesos relacionados con los riesgos (5)
• Procesos relacionados con las compras (8)
•MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA
• Procesos relacionados con la mejora
• Medición y análisis
• Mejora continua
ISO 10006 P.M.I.
PROCESOS DE PLANIFICACION
Alcance (1)
Tiempo (2)
Costos (3)
Integracion (4)
Riesgos (5)
PROCESOS FACILITADORES
Calidad (10006)
Recursos Humanos (7)
Adquisiones (8)
Riesgos (5)
Comunicaciones (9)
PROCESOS DE EJECUCION
ISO - 10005 Sistemas de Gestión de la Calidad-
Directrices para los Planes de la Calidad
Contenido de ISO/10005
ANEXO A Ejemplos de Planes de la calidad
ANEXO B Tabla comparativa entre ISO- 10005 e ISO 9001
4
Desarrollo de un plan de la calidad
5
Contenido de un Plan de la calidad
6
Revisión, aceptación y actualización del plan de la calidad
CONTENIDO PLAN DE GESTION CALIDAD EN PROYECTO
5.6
Control de
documentos y
datos
5.1
Generalida
des
5.2
Alcance
5.3
Elementos
de entrada
5.4
Objetivos de
la calidad
5.5
Responsabilidad de
la dirección
5.7 Control de
los registros
5.8 Recursos: 1.Provisión de recursos
2. Materiales 3. Recursos Humanos 4 Infraestructura y ambiente de trabajo
5.9
Requisitos
5.10
Comunicación
con el cliente
5.11 Diseño y desarrollo:
1 Proceso de diseño y desarrollo 2 control de cambios del diseño y desarrollo
5.12 Compras 5.13 Producción y
prestación del
servicio
5.15 Propiedad
del cliente
5.16 Preservación
del producto
5.17 Control del
producto no
conforme
5.18 Seguimiento
y medición 5.19 Auditoría
5.14
Identificación y
trazabilidad
La estrategia de la organización identifica las
oportunidades.
Las oportunidades son evaluadas y capturadas
en un caso de negocios u otro documento similar.
Las oportunidades seleccionadas dan lugar a
proyectos que proporcionan entregables.
Estos entregables se pueden utilizar para obtener
beneficios.
Los beneficios dan la evidencia del éxito de la
estrategia organizacional.
PORQUE Y PARA QUE DE LOS PROYECTOS
Héctor V. Garzón Granados
HECTOR V. GARZON G.
INLAC COLOMBIA
www.inlac.org.co
Tel: 57-1 6001355 - 6000056
Bogotá COLOMBIA