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NORMA INTERNACIONAL ISO 21500 Primera Edición 2012-09-01 GUIA PARA GERENCIA DE PROYECTOS HECTOR V. GARZON GRANADOS - COLOMBIA

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NORMA INTERNACIONAL

ISO 21500

Primera Edición

2012-09-01

GUIA PARA GERENCIA DE PROYECTOS

HECTOR V. GARZON GRANADOS - COLOMBIA

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Ing. Héctor Garzón

• Ingeniero, Master of Science en Calidad de la U. Federal de Rio de Janeiro • Auditor Líder PE Batalas e IRCA • Especialización en Control Organización U. de los Andes • Especialista en Alta Gerencia EAFIT • Miembro de los comités ISO TC 176 (Calidad) y TC 207 (Ambiente) de la ISO • Evaluador del Premio Colombiano a la Calidad de la Gestión desde 1993 • Senior Member de la - ASQ - American Society for Quality • Auditor de planes de calidad de proyectos • Experiencia en Dirección, interventoria y gestión HSEQ en proyectos • Docente en diversos Diplomados, Especializaciones y Maestrías en el tema de

Calidad y su aplicación en Gerencia de Proyectos . • Consultor y conferencista Internacional • Director INLAC COLOMBIA y secretario de INLAC Corporativo • [email protected] www.inlac.org.co

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¿QUÉ ES CALIDAD?

ISO 9000

Calidad

grado en el que un conjunto de características

inherentes cumple con los requisitos.

NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos

tales como pobre, buena o excelente.

NOTA 2 "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe

en algo, especialmente como una característica permanente.

La Calidad no puede ser definida, pero

todos sabemos lo que significa la calidad.

Robert, Pirsing

La Calidad se define como la

conformidad de ciertos

requerimientos.

Philip, Crosby

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¿QUÉ ES CALIDAD?

Joseph, Juran •La Calidad, es la caracteristica de aquellos productos que

satisfacen las necesidades de los consumidores.

•Ausencia de deficiencias.

•La Calidad debe ser definida en terminos de

la satisfacción del consumidor.

•Es Multidimensional.

•La Calidad tiene diversos grados o niveles.

Edwards, Deming

•La Calidad debe ser

definida en terminos de

la satisfacción del

consumidor.

•Es Multidimensional .

•Es dinámica.

Armand, Feigenbaum

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CALIDAD

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Inspección

Control

Mejoramiento

Gestión

Éxcelencia

EVOLUCION DE LOS

SISTEMAS DE GESTION

Aseguramiento

Artesanal 1930 1950 1970 1980 1990

Años

2000 1900

Integración

Gerencia Integral

Riesgos

Detección al final

del proceso

Detección y corrección

en el proceso

Estandarización de

la Empresa

Aseguramiento y

Mejora Continua

Premios a la Calidad

Mejoramiento de

los procesos

Diseño artístico

Integración de los

Sistemas de Gestión

Gerencia de los

riesgos y el Éxito Sostenido

2010 2007 2005

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En los últimos años la Gestión de Proyectos ha tenido un gran desarrollo, razón por la

cual se han identificado las “Buenas Prácticas”, que han sido acopiadas en estándares

de reconocimiento internacional, como

PMBOK® Project Management Institute

ICB® (IPMA Competence Baseline) es el estándar de IPMA (Internacional Project

Management Association)

PRINCE2® Projects In Controlled Environment

JISC® Joint Information Systems Committee UK

GPM® Green Project Management

IPA® “Independent Project Analysis”

NORMA INTERNACIONAL ISO 21500 ®

MODELOS GERENCIA DE PROYECTOS

CMMI (Capability Maturity Model Integration).

ITIL (Information Technology Infrastructure Library).

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QUE ES UN PROYECTO ?

Se puede definir como el plan prospectado referente a una unidad de acción la cual podría ser tangible o no, que en caso de materializarse se constituiría en un aporte positivo al desarrollo económico y social de una empresa, región, entidad pública o el país; mediante una inversión de recursos.

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Características del proyecto

Generalidades

Algunas de las características de los proyectos son las siguientes:

Son actividades únicas, no repetitivas.

tienen cierto grado de riesgo e incertidumbre.

se espera que proporcionen unos resultados cuantificados (mínimos),

especificados

dentro de unos parámetros determinados, por ejemplo, parámetros relacionados

con la calidad.

Tienen fechas de inicio y de finalización planificadas, y dentro de unas

limitaciones de costo y recursos claramente especificadas.

Puede haber personal asignado temporalmente a la organización encargada del

proyecto por el tiempo de la duración del mismo (la organización encargada del

proyecto puede ser designada por la organización originaria y estar sujeta a

cambios a medida que avanza el proyecto).

pueden ser de larga duración y estar sometidos a influencias internas y externas

cambiantes a lo largo del tiempo.

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TIPOS DE PROYECTOS

Proyectos de tipo económico : Es aquel proyecto que tiene como pre requisito

para declararlo viable , la fundamentación de que el proyecto sea capaz de asumir los costos del mismo y además que ofrezca una utilidad o rentabilidad al propietario del mismo.

Proyectos de carácter Social Es aquel proyecto que para declararlo viable no es

necesario que deba cumplir garantías de autopago , este tipo de proyectos generalmente son liderados por los gobiernos o entes estatales como cumplimiento a su misión.

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QUE ES GESTIÓN DE PROYECTOS

Son las acciones encaminadas para lograr un objetivo establecido mediante el uso optimo de los recursos dentro de parámetros y políticas establecidas, con una organización adecuada, utilizando una secuencia determinada.

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Mercado

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Idea del TC es elaborar normas de :

• Gestion de portafolios

• Gestion de programas

• Posible guía para implementación

En 2011 se estableció el TC 258 que está

mirando ISO 21502 el desarrollo de normas de

Gestion del portafolio y Programas de

Proyectos, programas y gestión de portafolio.

ISO 21500 fue publicada el 1 de septiembre

de 2012 como una guia, con la participación

de mas de 100 expertos de mas de 30

paises y sin el objetivo de certificación.

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Esta Norma Internacional proporciona lineamientos genéricos de conceptos y

procesos sobre gestión de proyectos que son importantes y tienen un impacto

en la ejecución de proyectos.

El público lector objetivo de esta Norma Internacional son:

Altos directivos y patrocinadores de proyectos, para que

puedan entender mejor los principios y prácticas de gestión de

proyectos con el objetivo de facilitar la prestación de apoyo y

orientación apropiada sus gerentes y equipos de proyectos;

Gerentes de proyecto y miembros de los equipos de proyectos,

para que puedan tener una base común de comparación de los estándares y

prácticas de sus proyectos con los de otros proyectos

Desarrolladores de estándares nacionales u organizacionales para su uso

en la elaboración de normas de gestión de proyectos, las que son consistentes

en un nivel básico las normas de otros desarrolladores.

Esta Norma Internacional no está destinada a sustituir a una

norma nacional o ser utilizada como tal, o ser utilizada en

cualquier forma de certificación o fines regulatorios

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Esta Norma Internacional:

Proporciona orientación general para la gestión de proyectos.

Puede ser utilizada por cualquier tipo de organización, incluyendo las

públicas, privadas o comunitarias, y para cualquier tipo de proyecto,

independientemente de su complejidad, tamaño o duración.

Proporciona una descripción de alto nivel

de los conceptos y procesos que son

considerados como buenas prácticas en

gestión de proyectos.

Ubica a los proyectos en el contexto de

programas y carteras de proyectos.

No proporciona una orientación detallada sobre la gestión de programas

y carteras de proyectos.

Los temas relacionados con las disciplinas de administración

general, sólo se tratan en lo referente a la gestión de proyectos

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CONTENIDO

Prologo

Introduccion

Alcance

Términos y definiciones

Gerencia de Proyectos - Conceptos

Generalidades

• Projectos

• Estrategia Organizacional y Proyectos

Entorno del proyecto

• Proyectos y operaciones

• Partes Interesadas y Organización del proyecto

• Competencias del personal del proyecto

• Ciclo de vida del proyecto

• Restricciones del Proyecto

• Relaciones entre conceptos y procesos

Proceso y gestion de proyectos

• Aplicación de los procesos de gestión de proyectos

• Grupos de procesos y grupos temáticos

• Procesos

Anexo A (informativo)

Procesos de grupo de procesos mapeados a grupos temáticos

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Guía para interpretar la figura:

•los cuadros representan los conceptos de gestión de proyectos •las flechas representan un flujo lógico que conecta los conceptos entre sí •las líneas de puntos representan límites organizacionales.

CONCEPTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

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Las organizaciones establecen la estrategia en función de su misión, visión y

políticas. Los proyectos son a menudo los medios para lograr los objetivos

estratégicos.

Las metas estratégicas pueden guiar el desarrollo de oportunidades.

La selección de oportunidades incluye la consideración de varios factores, por

ejemplo cómo se pueden alcanzar los beneficios y controlar los riesgos.

La meta del proyecto es el atributo medible de las oportunidades seleccionadas.

El objetivo del proyecto contribuye a la meta del proyecto mediante la creación de los

productos entregables.

Las metas del proyecto se logran cuando se obtienen los beneficios. Las metas

podrían no ser alcanzadas hasta un período de tiempo después de que se logren los

objetivos

ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES Y PROYECTOS

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Un proyecto habitualmente existe dentro de una organización mayor que lleva a cabo otros

emprendimientos. En esos casos, existen relaciones entre el proyecto y su entorno, el

plan de negocios y las operaciones.

Las actividades pre- y post- proyecto pueden incluir la preparación de casos de negocios, la

conducción de estudios de factibilidad y la transición a la operación.

Los proyectos pueden organizarse dentro de otras estructuras relacionadas tales como los

programas y los portafolios de proyectos

PROYECTOS DENTRO DE LOS LÍMITES DE LA ORGANIZACIÓN

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PARTES INTERESADAS Y ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

Las partes interesadas en el proyecto, incluyendo la organización del proyecto,

deberían ser descriptos con suficiente detalle como para permitir el éxito del proyecto.

Los roles y responsabilidades de las partes interesadas deberían estar descriptos y

comunicados en base a las metas de la organización y del proyecto.

Las interfaces de las partes interesadas se gestionan dentro del proyecto a través de los

procesos de gestión de proyecto

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GRUPOS DE PROCESOS

INICIO

PLANIFICACIÓN

IMPLEMENTACIÓN

CONTROL

CIERRE

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INTERRELACIONES E INTERACCIONES ENTRE

LOS GRUPOS DE PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

La interdependencia entre los grupos de procesos requiere que el grupo de procesos

de control interaccione con cada uno de los otros grupos de procesos, rara vez los

grupos de procesos se aplican en forma discreta o por única vez.

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INTERACCIONES ENTRE GRUPOS DE PROCESOS, MOSTRANDO LAS PRINCIPALES ENTRADAS Y SALIDAS

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GRUPOS TEMÁTICOS

• Los procesos son aplicables a todo proyecto o fase de proyecto.

• Estos procesos se definen en términos de su propósito, descripción y

entradas y salidas y son interdependientes.

• Son independientes del área de aplicación o foco de la industria.

• INTEGRACIÓN - PARTES INTERESADAS

• ALCANCE - RECURSOS

• TIEMPO - COSTO

• RIESGO - RECURSOS

• CALIDAD - COMUNICACION

• TIEMPO - COSTOS

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Grupos temáticos GRUPOS DE PROCESOS INICIO PLANIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓN CONTROL CIERRE

INTEGRACIÓN 4.3.2 Desarrollar el Acta de proyecto

4.3.3 Desarrollar planes de proyecto

4.3.4 Dirigir las tareas del proyecto

4.3.5 Controlar las tareas del proyecto 4.3.6 Controlar los cambios

4.3.7 Cierre de la fase de proyecto o del proyecto 4.3.8 Recolectar las lecciones aprendidas

PARTES INTERESADAS

4.3.9 Identificar las partes interesadas

4.3.10 Gestionar las partes interesadas

ALCANCE 4.3.11 Definir alcance 4.3.12 Crear la Estructura de Desglose de Trabajos 4.3.13 Definir actividades

4.3.14 Controlar el alcance

RECURSOS 4.3.15 Establecer el equipo de proyecto

4.3.16 Estimar recursos 4.3.17 Definir la Organización del Proyecto

4.3.18 Desarrollar el equipo de proyecto

4.3.19 Controlar los recursos 4.3.20 Gestionar el equipo de proyecto

TIEMPO 4.3.21 Establecer la secuencia de actividades 4.3.22 Estimar la duración de actividades 4.3.23 Desarrollar el cronograma

4.3.24 Controlar el cronograma

COSTO 4.3.25 Estimar costos 4.3.26 Desarrollar el presupuesto

4.3.27 Controlar los costos

RIESGO 4.3.28 Identificar los riesgos 4.3.29 Evaluar los riesgos

4.3.30 Tratar los riesgos 4.3.31 Controlar los riesgos

CALIDAD 4.3.32 Planificar la calidad 4.3.33 Realizar el aseguramiento de la calidad

4.3.34 Realizar el control de la calidad

ADQUISICIONES 4.3.35 Planificar las adquisiciones

4.3.36 Seleccionar los proveedores

4.3.37 Administrar los contratos

COMUNICACIÓN 4.3.38 Planificar las comunicaciones

4.3.39 Distribuir la información

4.3.40 Gestionar la comunicación

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MAPAS DE PROCESOS

POR GRUPOS TEMATICOS

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Que el Project Management Institute?

• EL Project Management Institute (PMI ®) es una Organización Mundial dedicada a la Dirección de Proyectos.

• Su objetivo principal es establecer estándares de Dirección de Proyectos mediante la organización de programas educativos y administrar de forma global el proceso de certificación de profesionales.

• Tanto sus estándares como su Certificación Profesional ha sido reconocida por las principales entidades gubernamentales y privadas del mundo.

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TITULO

SECCIÓN I: MARCO DE LA GP Introducción El contexto de la Gerencia de Proyectos Los procesos de la Gerencia de Proyectos

SECCIÓN II: ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GP

Gerencia de la Integración Gerencia del Alcance Gerencia de los Plazos Gerencia de los Costos Gerencia de la Calidad Gerencia de los Recursos Humanos Gerencia de las Comunicaciones Gerencia de los Riesgos Gerencia de las Adquisiciones

PMBOK

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TITULO Procesos de Gerencia de Proyecto

Describen, organizan y completan el

trabajo del proyecto.

Los procesos aplicables a la mayoría de

los proyectos, la mayoría de las veces se

encuentran en los capítulos 4 al 12

Procesos orientados a los productos

Especifican y crean el producto del

proyecto

Se definen típicamente mediante el ciclo

de vida del proyecto

Los dos tipos de procesos

interactúan y se traslapan

GERENCIA DE PROYECTOS

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• CINCO Grupos de procesos:

•Iniciación (2)

•Planeación (20)

•Ejecución (8)

•Monitoreo y Control (10)

•Cierre (2)

• NUEVE áreas de conocimiento:

•Gestión de Integración

•Gestión de Alcance

•Gestión de Tiempo

•Gestión de Costos

•Gestión de Calidad

•Gestión de Recursos Humanos

•Gestión de Comunicaciones

•Gestión de Riesgos

•Gestión de Adquisiciones

Tiene 42 procesos

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PMBOK® Guide 4th ISO/21500 PMBOK® Guide 5th

Stages 5 process groups 5 process groups 5 process groups

Topics 9 knowledge areas 10 subject groups 10 knowledge

areas

Processes 42 processes 39 processes 47 processes

EL MODELO ISO 21.5000 Y EL MODELO PMI

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Project Management Process Groups

ISO 21500 and Guide process groups comparison

ISO 21500 PMBoK® Guide

Initiating Initiating

Planning Planning

Implementing Executing

Controlling Monitoring and Controlling

Closing Closing

The differences between these two standards are really

minimal here. Changing the names is the only difference.

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ISO 21500 Subjects and PMBoK® Guide Knowledge Areas

ISO 21500 Subjects PMBoK® Guide Knowledge Areas

Integration Integration

Stakeholder -

Scope Scope

Resource Human Resources

Time Time

Cost Cost

Risk Risk

Quality Quality

Procurement Procurement

Communication Communication

It is clearly seen from both comparisons that ISO 21500 is strictly based on

PMBoK® Guide.

ISO 21500 adds the subject of Stakeholders to the set of PMBoK®’s knowledge

areas.

The Human Resources knowledge area has been renamed to Resource subject in

order to cover both types: human and other project resources.

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INTEGRATION

ISO 21500 PMBoK® Guide

4.3.2 Develop Project Charter 4.1 Develop Project Charter

4.3.3 Develop Project Plans 4.2 Develop Project Management Plan

4.3.4 Direct Project Work 4.3 Direct and Manage Project Execution

4.3.5 Control Project Work 4.4 Monitor and Control Project Work

4.3.6 Control Changes 4.5 Perform Integrated Change Control

4.3.7 Close Project Phase or Project 4.6 Close Project or Phase

4.3.8 Collect Lessons Learned

STAKEHOLDER

ISO 21500 PMBoK® Guide

4.3.9 Identify Stakeholders 10.1 Identify Stakeholders

(taken from Communication Knowledge Area)

4.3.10 Manage Stakeholders 10.4 Manage Stakeholder Expectations

(taken from Communication Knowledge Area)

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SCOPE

ISO 21500 PMBoK® Guide

4.3.11 Define Scope 5.1 Collect Requirements

5.2 Define Scope

4.3.12 Create Work Breakdown Structure 5.3 Create WBS

4.3.13 Define Activities 6.1 Define Activities

(taken from Time Management

Knowledge Area)

5.4 Verify Scope

4.3.14 Control Scope 5.5 Control Scope

RESOURCE

ISO 21500 PMBoK® Guide

9.1 Develop Human Resource Plan

4.3.15 Establish Project Team 9.2 Acquire Project Team

4.3.16 Estimate Resources 6.3 Estimate Activity Resources

(taken from Time Management

Knowledge Area)

4.3.17 Define Project Organization

4.3.18 Develop Project Team 9.3 Develop Project Team

4.3.19 Control Resources

4.3.20 Manage Project Team 9.4 Manage Project Team

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TIME

ISO 21500 PMBoK® Guide

Moved to Scope subject 6.1 Define Activities

4.3.21 Sequence Activities 6.2 Sequence Activities

Moved to Resource subject 6.3 Estimate Activity Resources

4.3.22 Estimate Activity Durations 6.4 Estimate Activity Durations

4.3.23 Develop Schedule 6.5 Develop Schedule

4.3.24 Control Schedule 6.6 Control Schedule

COST

ISO 21500 PMBoK® Guide

4.3.25 Estimate Costs 7.1 Estimate Costs

4.3.26 Develop Budget 7.2 Determine Budget

4.3.27 Control Costs 7.3 Control Costs

RISK

ISO 21500 PMBoK® Guide

12.1 Plan Risk Management

4.3.28 Identify Risks 12.2 Identify Risks

4.3.29 Assess Risks 12.3 Perform Qualitative Risk Analysis

12.4 Perform Quantitative Risk Analysis

4.3.30 Treat Risks 12.5 Plan Risk Responses

4.3.31 Control Risks 12.6 Monitor and Control Risks

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PROCUREMENT

ISO 21500 PMBoK® Guide

4.3.35 Plan Procurement 12.1 Plan Procurements

4.3.36 Select Suppliers 12.2 Conduct Procurements

4.3.37 Administer Contracts 12.3 Administer Procurements

12.4 Close Procurements

COMMUNICATION

ISO 21500 PMBoK® Guide

Moved to Stakeholder subject 10.1 Identify Stakeholders

4.3.38 Plan Communications 10.2 Plan Communications

4.3.39 Distribute Information 10.3 Distribute Information

10.5 Report Performance

Moved to Stakeholder subject 10.4 Manage Stakeholder Expectations

4.3.40 Manage Communication

3 new processes have been introduced to ISO 21500. They are:

Collect Lessons Learned, Control Resources, Manage Communication.

QUALITY

ISO 21500 PMBoK® Guide

4.3.32 Plan Quality 8.1 Plan Quality

4.3.33 Perform Quality Assurance 8.2 Perform Quality Assurance

4.3.34 Perform Quality Control 8.3 Perform Quality Control

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SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD

DIRECTRICES PARA LA GESTION

DE LA CALIDAD EN

LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Enfoque por procesos

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ESTRATEGICOS

RIESGO

COMPRAS COMUNICACION

INTERDEPENDENCIA

PERSONAL

TIEMPO

RECURSOS

COSTO

ALCANCE

PROCESOS

RELACIONADOS CON LA GESTION DE LA

CALIDAD DE PROYECTOS

MEJORA

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A

D

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N

P

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O

Y

E

C

T

O

S

•Objeto y campo de aplicación

•Referencias Normativas

•Definiciones

•Características del Proyecto

•Sistema de gestión de la Calidad

• Responsabilidad de la Dirección

• Compromiso de la Dirección

• Proceso Estratégico

• Revisión por la Dirección y evaluación del progreso

• Gestión de recursos

•Procesos relacionados con los recursos

•Procesos relacionados con el personal

• Realización del producto

•Procesos relativos a la interdependencia

•Procesos relacionados con el alcance

•Procesos relacionados con el tiempo

•Procesos relacionados con el costo

• Procesos relacionados con la comunicación

• Procesos relacionados con los riesgos

• Procesos relacionados con las compras

•Medición análisis y mejora

• Procesos relacionados con la mejora

• Medición y análisis

• Mejora continua

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•RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

• Compromiso de la Dirección

• Proceso Estratégico

• Revisión por la Dirección y evaluación del progreso

• GESTIÓN DE RECURSOS

•Procesos relacionados con los recursos

•Procesos relacionados con el personal (7)

• REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

•Procesos relativos a la interdependencia (4)

•Procesos relacionados con el alcance (1)

•Procesos relacionados con el tiempo (2)

•Procesos relacionados con el costo (3)

• Procesos relacionados con la comunicación (9)

• Procesos relacionados con los riesgos (5)

• Procesos relacionados con las compras (8)

•MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA

• Procesos relacionados con la mejora

• Medición y análisis

• Mejora continua

ISO 10006 P.M.I.

PROCESOS DE PLANIFICACION

Alcance (1)

Tiempo (2)

Costos (3)

Integracion (4)

Riesgos (5)

PROCESOS FACILITADORES

Calidad (10006)

Recursos Humanos (7)

Adquisiones (8)

Riesgos (5)

Comunicaciones (9)

PROCESOS DE EJECUCION

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ISO - 10005 Sistemas de Gestión de la Calidad-

Directrices para los Planes de la Calidad

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Contenido de ISO/10005

ANEXO A Ejemplos de Planes de la calidad

ANEXO B Tabla comparativa entre ISO- 10005 e ISO 9001

4

Desarrollo de un plan de la calidad

5

Contenido de un Plan de la calidad

6

Revisión, aceptación y actualización del plan de la calidad

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CONTENIDO PLAN DE GESTION CALIDAD EN PROYECTO

5.6

Control de

documentos y

datos

5.1

Generalida

des

5.2

Alcance

5.3

Elementos

de entrada

5.4

Objetivos de

la calidad

5.5

Responsabilidad de

la dirección

5.7 Control de

los registros

5.8 Recursos: 1.Provisión de recursos

2. Materiales 3. Recursos Humanos 4 Infraestructura y ambiente de trabajo

5.9

Requisitos

5.10

Comunicación

con el cliente

5.11 Diseño y desarrollo:

1 Proceso de diseño y desarrollo 2 control de cambios del diseño y desarrollo

5.12 Compras 5.13 Producción y

prestación del

servicio

5.15 Propiedad

del cliente

5.16 Preservación

del producto

5.17 Control del

producto no

conforme

5.18 Seguimiento

y medición 5.19 Auditoría

5.14

Identificación y

trazabilidad

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La estrategia de la organización identifica las

oportunidades.

Las oportunidades son evaluadas y capturadas

en un caso de negocios u otro documento similar.

Las oportunidades seleccionadas dan lugar a

proyectos que proporcionan entregables.

Estos entregables se pueden utilizar para obtener

beneficios.

Los beneficios dan la evidencia del éxito de la

estrategia organizacional.

PORQUE Y PARA QUE DE LOS PROYECTOS

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Héctor V. Garzón Granados

HECTOR V. GARZON G.

INLAC COLOMBIA

www.inlac.org.co

[email protected]

[email protected]

Tel: 57-1 6001355 - 6000056

Bogotá COLOMBIA