RAKORNAS

21-23/11/2005

PETUNJUK TEKNIS

PENCITRAAN DIGITAL ARSIP STATIS

YANG DIMUAT DI

JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL

( J I K N )

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2005

ii

DAFTAR ISI

Hal.

DAFTAR ISI ............................................................................................…...... ii

BAB I PENDAHULUAN...........................................................................…..... 1

1.1. LATAR BELAKANG..................................................................... 1

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................. 1

1.3. RUANG LINGKUP ........................................................................ 2

1.4. PENGERTIAN ................................................................................ 2

BAB II PENGELOLAAN PENCITRAAN DIGITAL ................................... 4

2.1. UMUM ........................................................................................... 4

2.2. PENETAPAN TEMPAT KEGIATAN PENCITRAAN DIGITAL 5

2.3. PERALATAN PENCITRAAN DIGITAL....................................... 8

2.4. SELEKSI BAHAN ARSIP STATIS YANG AKAN

DICITRADIGITALKAN…………………………………..….….. 17

2.5. DOKUMENTASI PROSES PENCITRAAN DIGITAL…….……. 22

BAB III PRINSIP DAN KETENTUAN TEKNIS PENCITRAAN

DIGITAL..24

3.1. PRINSIP PEMINDAIAN HANYA SATU KALI ………………….. 24

3.2. KETENTUAN TEKNIS ..................................................................... 26

3.2.1. Elemen-elemen Objek Digital ............................................... 26

3.2.2. Jaminan Kualitas .................................................................... 36

BAB IV PROSEDUR PENCITRAAN DIGITAL .............................................. 38

4.1 JENIS BAHAN ARSIP YANG DICITRADIGITALKAN ............... 38

4.2 PROSEDUR PEMINDAIAN DIGITAL …………………………… 39

4.3 PROSEDUR PENCITRAAN MENGGUNAKAN KAMERA

DIGITAL ........................................................................................... 40

BAB III PENUTUP .............................................................................................. 42

LAMPIRAN ............................................................................................................ 43

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang merupakan

sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip statis secara

nasional dan memiliki tujuan mewujudkan layanan arsip statis yang

merupakan memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat,

mudah dan murah tentunya harus didukung oleh pangkalan data yang

berisikan informasi mengenai arsip statis yang dimiliki Bangsa Indonesia

secara akurat, lengkap dan terpadu. Pada sistem JIKN yang bentuk layanan

informasi arsip statisnya berbasis teknologi informasi dan komunikasi,

informasi mengenai arsip statis tersebut akan lebih efektif apabila disertai

citra digital dari arsipnya. Keberadaan citra digital dari arsip statis yang

dibutuhkan masyarakat luas dalam sistem JIKN akan sangat membantu

pengguna dalam memperoleh layanan arsip statis secara lengkap, cepat,

tepat, mudah dan murah.

Mengingat keberadaan dan pengelolaan arsip statis Bangsa

Indonesia tersebar sifatnya maka diperlukan sebuah standar tentang proses

pencitraan digital arsip statis yang dilakukan oleh para anggota jaringan

untuk keperluan layanan melalui sistem JIKN.

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN

Petunjuk Teknis Pencitraan Digital Arsip Statis yang Dimuat di

JIKN dimaksudkan sebagai petunjuk teknis dalam proses pencitraan digital

arsip statis dalam rangka layanan arsip melalui JIKN secara efektif dan

efisien. Sedangkan tujuannya adalah agar citra digital yang ditampilkan

dalam sistem JIKN memiliki keseragaman format dan kualitas yang dapat

memenuhi kebutuhan pengguna.

2

1.3. RUANG LINGKUP

Petunjuk Teknis ini mencakup prosedur pembuatan citra digital (digital

image) dari arsip statis dengan mempergunakan perangkat penangkapan

(capture) berupa pemindai digital (scanner) atau kamera digital untuk

kebutuhan layanan arsip statis melalui sistem JIKN. Secara garis besar

mencakup pengelolaan pencitraan digital yang meliputi tempat

pelaksanaan, peralatan yang digunakan, seleksi bahan arsip yang akan

dicitradigitalkan, dokumentasi proses pencitraan digital, prinsip dan

ketentuan teknis serta prosedur pencitraan digital..

1.4. PENGERTIAN

Citra digital adalah hasil penangkapan suatu objek fisik menggunakan

peralatan pencitraan digital, dimana setiap bagian dari gambar tersebut

direpresentasikan dalam bentuk piksel (picture elements). Suatu citra digital

dapat diedit, dimanipulasi, dikirim, dihapus, dikopi atau dimasukkan ke

berkas komputer lainnya atau ke halaman web.

Pencitraan digital adalah proses memperoleh suatu representasi digital

dari suatu objek asli menggunakan peralatan pencitraan digital seperti

pemindai atau kamera digital.

Penangkapan (capture) perekaman suatu objek ke dalam bentuk digital.

Pemindaian adalah proses pembuatan suatu citra digital dari suatu objek

asli menggunakan peralatan pemindai dan perangkat lunak pemindaian.

Citra digital master adalah kopi dengan kualitas terbaik dari citra digital,

yang diharapkan bisa mewakili arsip asli. Citra digital master harus

merepresentasikan bahan arsip asli yang tidak termanipulasi dan diciptakan

dengan resolusi tinggi serta disimpan dalam format yang tidak dikompresi.

Citra digital akses adalah kopi dengan resolusi rendah yang diperoleh dari

master dan biasanya dibuat untuk penayangan yang baik pada layar atau

halaman web.

3

Thumbnail adalah kopian dengan ukuran dan resolusi yang rendah (1/4 dari

ukuran citra digital akses) yang biasanya dihubungkan (hyper linked) ke

versi dengan ukuran dan resolusi citra digital yang lebih tinggi.

4

BAB II

PENGELOLAAN PENCITRAAN DIGITAL

2.1. UMUM

Istilah pencitraan digital (digital imaging) mengandung makna

pembuatan suatu citra digital dari suatu objek fisik. Suatu citra digital terdiri

dari piksel (picture elements), yang sama seperti titik (dot) pada foto di surat

kabar atau butiran (grain) pada foto hasil cetakan, yang tersusun berdasarkan

perbandingan kolom dan baris yang telah ditetapkan sebelumnya. Setiap

piksel merepresentasikan bagian dari citra digital dalam satu warna atau

degradasi kelabu tertentu. Suatu citra digital dapat diedit, dimanipulasi,

dikirim, dihapus, dikopi atau dimasukkan ke berkas komputer lainnya atau

ke halaman web.

Citra digital dapat digunakan untuk pencetakan, dokumentasi,

penelitian, dan publikasi secara sambung jaring (on-line) sehingga

memungkinkan khazanah arsip dapat diakses secara lebih luas. Disamping

itu dengan teknologi digital, khazanah arsip statis yang rentan untuk

digunakan atau dilihat oleh pengguna secara langsung, dapat dilihat dan

digabungkan dengan khazanah arsip statis yang berkaitan namun berada pada

lokasi yang berbeda-beda. Selain itu juga mendukung strategi preservasi

karena penanganan terhadap bahan arsip asli secara langsung dapat

dikurangi.

Berkaitan dengan penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan

Nasional (JIKN), maka pengembangan suatu pangkalan data citra digital

akan sangat mendukung akses yang efisien dan efektif terhadap khazanah

arsip statis yang terdapat di seluruh lembaga kearsipan statis di Indonesia.

Untuk itu anggota jaringan selain membuat pangkalan data yang berisi

informasi arsip statis juga menghubungkannya dengan pangkalan data citra

digital. Meskipun proses ini sebenarnya tidak begitu rumit, namun karena

berkaitan dengan teknologi dan prosedur yang mungkin belum begitu dikenal

5

oleh anggota jaringan maka perlu disusun sebuah petunjuk teknis tentang

bagaimana pencitraan digital arsip statis dilakukan.

Meskipun kegiatan pencitraan digital tidaklah murah namun harus

dipandang sebagai investasi jangka panjang bagi suatu organisasi yang

berkaitan dalam bidang kearsipan. Perencanaan kegiatan tersebut perlu

mempertimbangkan waktu dan sumber daya yang diperlukan bagi persiapan

fisik arsip yang akan dicitradigitalkan dan pengembangan dokumentasi yang

diperlukan untuk menjamin kontrol intelektualnya.

2.2. PENETAPAN TEMPAT KEGIATAN PENCITRAAN DIGITAL

Satu di antara pertimbangan penting saat akan memulai kegiatan

pencitraan digital adalah menetapkan ruang kerja di mana proses pencitraan

digital akan dilakukan. Meskipun mungkin beberapa saran yang akan

dikemukakan tidak relevan untuk semua anggota jaringan, dalam petunjuk

teknis ini akan diberikan skenario terbaik dan alasan-alasan mengapa hal

tersebut harus dilakukan, sehingga instansi penyelenggara dapat mengambil

keputusan yang tepat sesuai dengan sarana dan prasarana di instansinya

masing-masing. Idealnya instansi dapat merancang suatu tempat khusus

untuk melakukan kegiatan pencitraan digital yang menjadi tempat yang

sempurna untuk melakukan pemindaian atau melakukan proses foto digital.

Kondisi ideal ini mungkin jarang didapatkan sehingga instansi-instansi

seringkali dihadapkan dengan kenyataan tersedianya ruangan yang bersifat

multi-fungsi atau diperlukan adanya penataan ulang yang menimbulkan

masalah-masalah baru dengan sumber dana yang mungkin terbatas.

Dalam rangka memanfaatkan ruangan yang telah ada secara

maksimal sebagai tempat pencitraan digital perlu dipertimbangkan hal-hal

sebagai berikut:

6

1) Apakah ruangan digunakan hanya untuk kerja fisik pencitraan digital atau

juga untuk membuat metadata dan melakukan kegiatan preservasi

lainnya? Sebaiknya ruangan hanya digunakan untuk pencitraan digital.

2) Apakah ada perencanaan yang jelas mengenai format dari bahan asli yang

akan dicitrakan? Beberapa format dapat memiliki ketentuan-ketentuan

ruang yang bersifat spesifik atau proses pencitraan digital mungkin

memiliki dampak secara fisik. Ruangan dengan permukaan yang datar

merupakan keharusan, karena sangat terkait dengan keamanan dan

keselamatan arsip dan pelaksananya.

3) Jenis peralatan apa yang akan digunakan? Perbedaan metode pencitraan

digital akan menuntut perbedaan konfigurasi fisik dari ruang kerjanya.

Pemindai digital membutuhkan meja, sedangkan kamera digital

memerlukan bidang untuk tripod dan sarana lainnya yang mirip dengan

studio foto dalam rangka mengoptimalkan proses penangkapan digital.

4) Berapa banyak petugas yang akan bekerja di ruangan? Jumlah orang yang

akan bekerja di dalam satu ruangan secara bersamaan secara efektif akan

menentukan konfigurasi ruangan kerja. Adalah penting untuk

mempertimbangkan kapasitas maksimal untuk suatu ruangan kerja

terlebih dahulu sebelum membuat jadwal kerja bagi para operator yang

akan melakukan proses pencitraan digital.

Bilamana pertanyaan-pertanyaan di atas telah dipertimbangkan

dan dilakukan survei ke fasilitas fisik yang ada, beberapa hal berikut perlu

juga dipertimbangkan dalam rangka konfigurasi ruang kerja untuk

melaksanakan kegiatan pencitraan digital:

1) Kesehatan dan keamanan

Ini tidak hanya mencakup lingkungan fisik namun juga fasilitas kerja

(workstation), kursi, dan peralatan yang dipilih untuk melakukan proses

pencitraan digital. Demikian juga perhatian terhadap instalasi, seperti

kabel-kabel yang merentang pada jalan yang dilalui atau outlet yang

terlalu banyak beban sehingga dapat menimbulkan resiko kebakaran.

Proses pencitraan dan pembuatan metadata juga memerlukan waktu

7

duduk yang lama sehingga rancangan kursi dan meja juga merupakan hal

yang penting.

2) Bidang pencahayaan (lighting)

Pencitraan digital memerlukan banyak sekali penayangan dan manipulasi

visual. Oleh karena itu pencahayaan harus distandarkan sehingga

penilaian secara kasat mata dapat dilakukan secara konsisten. Teknik-

teknik untuk membantu dalam hal ini antara lain:

a) melakukan pengecatan ruangan dengan warna netral.

b) mengurangi kilauan cahaya selain dari cahaya yang diperlukan untuk

mengurangi keletihan mata.

c) memberi warna latar belakang destop (desktop) yang keabu-abuan

(mid-gray) untuk menyeimbangkan citra digital di layar monitor.

Pencahayaan yang sama diperlukan juga dalam melakukan kalibrasi

peralatan saat melakukan proses pencitradigitalan atau proses fotografi.

3) Kepuasan kerja petugas

Operator atau petugas yang berkaitan dengan pembuatan citra digital

harus mendapatkan perhatian secara khusus. Perlu dilakukan pengamatan

untuk memastikan bahwa mereka merasa nyaman dan senang. Dipastikan

juga bahwa mereka dapat melakukan istirahat secara berkala,

menghilangkan kebosanan, misalnya dapat bekerja sambil mendengarkan

radio atau musik. Harus ditetapkan sasaran yang mesti dicapai dan

diupayakan para petugas tersebut bangga atas pencapaiannya. Perlu

dilakukan pertemuan secara berkala untuk memastikan komunikasi

terbuka dan ditanyakan mengenai rasa kepuasan mereka. Perhatian

terhadap keluhan-keluhan yang berkenaan dengan masalah ergonomis

yang mungkin ada perlu dilakukan. Di samping itu sedapat mungkin

diakomodir pola-pola kerja individual namun dengan tetap

mempertahankan keutuhan kelompok.

8

4) Stabilitas

Lingkungan ruangan kerja sedapat mungkin dijaga agar tetap stabil, tidak

banyak berubah-ubah, bagi anggota kelompok. Hal ini tidak hanya untuk

meningkatkan performan proses pencitraan terhadap bahan-bahan yang

ada namun juga akan menghilangkan kekhawatiran atau

ketidakharmonisan di antara anggota kelompok kerja.

Penciptaan suatu lingkungan yang fungsional dan menyenangkan

akan memberi dampak pada efisiensi pelaksanaan, peningkatkan

produktivitas serta kualitas citra digital yang dihasilkan.

2.3. PERALATAN PENCITRAAN DIGITAL

1) Pemindai digital dan kamera digital

Pemilihan peralatan untuk pencitraan digital, yakni pemindai digital atau

kamera digital, harus dipertimbangkan tidak hanya dikaitkan dengan

karakteristik objek yang akan dicitrakan, tetapi juga maksud penggunaan

citra digital hasil pencitraan digital tersebut. Tidak perlu untuk membeli

pemindai digital yang canggih dan mahal bila citra digital hasil

pemindaian tersebut hanya digunakan untuk ditayangkan di situs web.

Dilain pihak bila akan dibuat citra digital master yang dapat digunakan

untuk beberapa penggunaan yang belum jelas di masa mendatang maka

pemilihan peralatan dan proses pencitraan digitalnya memerlukan

perhatian khusus.

Terdapat beberapa peralatan pencitraan digital dengan jenis-

jenis sebagai berikut:

a) Pemindai digital rata (flat-bed scanner)

Merupakan jenis yang paling banyak dipergunakan dengan

beragam format, kualitas dan harga. Pemindai digital rata biasanya

diperuntukkan bagi bidang pindai 8" x 11", namun terdapat juga

9

pemindai untuk bidang yang lebih besar. Pemindai digital ini dapat

dibeli sekaligus dengan adapter transparansi (transparency

adapters) sehingga dapat memindai film negatif dan slide dengan

sangat mudah. Pemindai digital dengan kualitas tinggi (high end)

memiliki masalah "flare" yang lebih sedikit, selain itu juga telah

terdapat konektor untuk USB dan fire wire yang sangat

memudahkan penggunaannya.

b) Pemindai digital lembar-tunggal (single-sheet scanner)

Pemindai digital jenis ini dirancang untuk memindai kertas lembar

per lembar. Mekanismenya adalah dengan memasukkan salah satu

ujung lembaran kertas, kemudian pemindai digital akan menarik

dan mengarahkannya ke sensing array hingga kemudian

dikeluarkan ke sisi lainnya. Pemindai digital ini tidak cocok untuk

membuat citra digital dengan kualitas yang tinggi.

c) Pemindai digital pengumpan lembaran (sheet-fed scanner)

Pemindai ini biasanya digunakan untuk batch work dan tidak

boleh digunakan untuk naskah arsip asli karena dapat terjadi

jamming yang dapat menyebabkan kerusakan atau kehancuran

pada naskah arsip asli tersebut.

d) Pemindai digital drum

Menghasilkan citra digital dengan kualitas tinggi namun

harganya cukup mahal. Karena bahan-bahan yang akan

dipindai ditempatkan pada suatu drum yang berputar (rotating

drum), pemindai ini tidak disarankan untuk bahan-bahan yang

memiliki nilai tinggi, melainkan cocok untuk film negatif dan

transparansi. Sekarang ada yang menamakan drum pemindai

digital sebagai roll pemindai digital, bukan rotating drum,

karena ia menggunakan suatu pengaturan dengan memakai

conveyor belt sehingga mengurangi kemungkinan kerusakan

terhadap naskah asli. Harga drum pemindai digital cukup

mahal.

10

e) Pemindai digital tangan

Pemindai digital jenis ini memerlukan tindakan operator

secara manual, yakni dengan memegang peralatan pemindai

digital. Untuk melakukan pemindaian, operator mengeser

secara manual peralatan tersebut pada dokumen yang dipindai.

Pemindai digital tangan ini cocok untuk objek yang kecil yang

tidak lebih besar dari peralatan itu sendiri.

f) Pemindai digital film

Secara khusus dirancang untuk pencitraan digital bahan-bahan

transparansi seperti film 35 mm. Pemindai digital film sangat

cocok untuk roll film, namun kurang cocok untuk slides; Ia

memiliki masalah dengan "flare."

g) Kamera digital

Sangat cocok untuk objek 3 dimensi, memiliki kualitas dan

harga yang sangat beragam. Kamera digital memiliki masalah

dengan "flare," atau bright patches pada citra digital. Jika

kamera digital yang diperlukan sebaiknya ia digunakan pada

suatu ruangan yang terkontrol seperti studio.

Dalam pengadaan pemindai digital perlu dipertimbangkan hal-

hal berikut ini:

a) Bagaimana kemampuan resolusinya?

b) Apakah ukuran bidang pindainya cukup besar untuk

menangani arsip asli yang akan dipindai?

c) Berapa lama kemampuannya melakukan pemindaian terhadap

satu arsip pada kualitas untuk citra digital master?

d) Apakah perusahaan pembuatnya memiliki reputasi yang baik

terhadap servis dan jaminannya?

e) Pertimbangan lain, termasuk juga kualitas optik dari pemindai

digital.

11

Klaim dari pembuat kadang kala tidak benar, misalnya dalam

hal jumlah halaman yang dapat dipindai per menit atau dalam hal

resolusi maksimal yang dimungkinkan. Perlu dilakukan penelaahan

terhadap kajian-kajian dan pertanyaan-pertanyaan yang ditujukan

terhadap peralatan tersebut. Kecepatan sebuah pemindai digital dapat

berkaitan secara langsung dengan kemampuan komputer. Semakin

besar memori RAM, hard disk dan kecepatan CPU maka akan

semakin baik.

Kelebihan dan kekurangan peralatan pencitraan digital:

Jenis Peralatan Kelebihan Kekurangan

Pemindai digital

rata (flat-bed

scanner)

• Murah

• Kebanyakan jenisnya dapat

menangani bahan film

positif maupun negatif

• Menggunakan perangkat

lunak driver yang fleksibel

• Mudah untuk dipelajari

• Produktivitas rendah,

memerlukan banyak

penanganan dokumen

Pemindai digital

pengumpan

lembaran

(sheet-fed

scanner)

• Produktivitas tinggi

• Sebaik atau bahkan lebih

baik dari pemindai digital

rata

• Memiliki banyak

kemampuan otomatis

• Tidak sesuai untuk bahan

yang rentan (fragile),

jilidan, bahan yang

berkerus (wrinkled), 3-D,

atau objek yang tidak

fleksibel

• Lebih mahal dari pemindai

digital datar

• Tidak dapat menangani

semua ukuran dokumen

Pemindai digital

drum • Kualitas citra digital sangat

tinggi

• Resolusi tinggi

• Noise rendah

• Dynamic range tinggi

• Tone/color fidelity bagus

• Perangkat lunak driver

sangat fleksibel

• Mahal

• Produktivitas rendah

• Memerlukan operator

yang terlatih

• Hanya dapat menangani

dokumen jenis tertentu

yang dapat dipasangkan

pada drum

Kamera digital • Dapat menangani berbagai

jenis dokumen/objek (3-D,

jilidan, glass plate, bahan

yang tidak rata, bahan

dengan ukuran besar)

• Ukuran bidang bidik tidak

terbatas

• Pencahayaan diatur oleh

pengguna

• Penangkapan dilakukan

tanpa kontak langsung

• Untuk tipe yang baik

relatif mahal

• Sulit mencapai

keseragaman

• Cenderung memiliki

dynamic range yang

rendah akibat flare

• Memerlukan keahlian

khusus

12

Jenis Peralatan Kelebihan Kekurangan

• Ada memiliki lensa yang

dapat diganti-ganti

• Umumnya memiliki

kualitas hasil citra digital

yang baik

Pemindai digital

film • Sangat produktif untuk rol

film

• Flare rendah

• Dynamic range baik

• Produktivitas rendah untuk

lembaran film atau slide

• Potensial mengalami flare

• Pengaturan kualitas citra

digital relatif sulit karena

keterbatasan target

2) Komputer

Untuk keperluan proses pencitraan digital disarankan

menggunakan satu komputer yang khusus untuk keperluan

tersebut. Berikut ini beberapa hal yang dapat dipertimbangkan

dalam pemilihan komputer:

a) Pilih komputer yang memiliki Random Access Memory

(RAM) sebesar mungkin (paling tidak 512 MB). Semakin

besar memori semakin memungkinkan komputer untuk

memproses data citra digital dalam jumlah banyak dan dengan

lebih cepat.

b) Pilih komputer yang memiliki processor yang tinggi untuk

mengolah citra digital (Pentium IV atau yang lebih tinggi)

c) Pilih komputer yang mendukung input data berkecepatan

tinggi melalui koneksi USB 2.0 atau IEEE 1394 "Firewire."

d) Pilih komputer yang memiliki CD-RW burner yang sesuai

dengan standar dari ISO bila ingin menyimpan hasil pencitraan

ke dalam CD-ROM.

e) Bila perlu dapat juga dilengkapi dengan DVD burner, namun

standar untuk format DVD belum ada dan masalah-masalah

migrasinya mungkin lebih cepat terjadi dari pada CD.

13

Jika suatu instansi akan membeli komputer baru sebagai perangkat

keras untuk pencitraan digital disarankan untuk melihat publikasi-

publikasi mengenai komputer yang telah ada, misalnya majalah

komputer untuk membantu pengambilan keputusan. Dalam

mengambil keputusan disarankan sedapat mungkin

mengikutsertakan staf di bidang teknologi informasi (TI). Staf TI

tidak hanya akan membantu pengambilan keputusan namun juga

akan sangat membantu dalam proses pencitraan digitalnya.

3) Perangkat Lunak

Beberapa jenis perangkat lunak kadang kala disertakan dalam paket

peralatan pencitraan digital. Untuk pemindai digital adalah perangkat

lunak pemindaian (scanning software) sedang bagi kamera digital

adalah perangkat lunak yang menyediakan antar-muka (interface)

untuk men-download citra digital dari kamera ke komputer. Jenis

perangkat lunak lainnya adalah yang digunakan untuk memanipulasi

citra digital yang telah dipindai. Perangkat lunak tersebut biasanya

juga disediakan menyatu dengan paket pemindai digital namun

biasanya hanya memiliki fungsi-fungsi dasar pengeditan citra digital.

Dalam hal ini ada kualitas ada harga. Perangkat lunak untuk

memanipulasi citra digital diinstalkan pada hard drive sebuah

komputer dan digunakan untuk mengorientasi citra digital;

melakukan cropping, mengatur tingkat kecerahan, kontras dan

resolusi citra digital; melakukan transformasi; flip; atau memanipulasi

citra digital tersebut.

Saat pengadaan perangkat lunak untuk memanipulasi citra

digital, beberapa kemampuan yang sebaiknya dimiliki adalah:

a) Kemampuan untuk bekerja secara langsung dengan perangkat

lunak pemindai digital melalui TWAIN atau plug-in lainnya.

b) Mendukung berbagai jenis format file.

c) Memiliki peranti untuk pengoptimasian citra digital (misalnya,

pengaturan warna atau space untuk warna).

14

d) Memiliki dokumentasi yang dapat dipergunakan dan dukungan

teknik yang andal.

e) Memiliki kemampuan untuk dapat diperluas (extensibility).

f) Memiliki kemampuan menciptakan macro untuk fungsi-fungsi

yang sering dipakai.

g) Melakukan pemrosesan batch.

Pemilihan peralatan yang diperlukan memiliki dampak yang

sangat besar terhadap kualitas citra digital yang akan diproduksi.

Perkembangan teknologi pemindaian dan kamera digital telah

mengarah kepada peningkatan kualitas dan kemampuannya. Terdapat

sejumlah pertanyaan lainnya yang harus dijawab dalam pengambilan

keputusan oleh instansi sebelum melakukan pembelian suatu

peralatan, seperti misalnya: Apa yang mampu ditangani oleh staf

yang ada dan bagaimana lingkungan fisik yang terdapat di instansi?

Apa yang mampu didukung oleh teknologi yang telah dimiliki oleh

instansi saat ini? Bahan arsip apa yang akan dicitrakan (foto, naskah,

audio visual, dll.)? Berapa anggaran yang tersedia? Bagaimana

rencana penyimpanan terhadap hasilnya?

Bagi instansi yang baru pertama kalinya memulai kegiatan

pencitraan digital sangat perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai

berikut:

1) Harga

Pemindai digital dan kamera digital memiliki harga bervariasi

sesuai tingkat kecanggihannya. Umumnya berlaku hukum: ada

harga ada kualitas. Perlu diperhatikan dengan seksama

mengenai garansi purna jual, reputasi pemeliharaan,

keandalan, dokumentasi, fleksibilitas platform pemindaian dan

kartu antar-muka (interface card) yang bersifat non-

proprietary.

15

2) Instalasi

Instalasi pemindai digital dapat dilakukan sendiri secara

langsung. Pemindai digital pada umumnya merupakan

periferal yang bersifat pasang dan pakai (plug and play). Hati-

hati untuk membeli pemindai digital yang tidak membutuhkan

kartu antar-muka (interface card) yang bersifat non-

proprietary, karena kartu ini dapat menimbulkan

inkompatibilitas dengan fungsi-fungsi komputer lainnya. Antar

muka USB telah menjadi standar (meskipun SCSI-2 masih

tetap lebih baik dan sebagai konektor fire wire yang terkenal

cepat). SCSI-2 memungkinkan penambahan perangkat lainnya

ke komputer dengan komplikasi yang sedikit (tape-drives, Zip-

drives, CD ROM drives, dll.) namun juga memerlukan suatu

kartu perangkat keras (hardware card) yang khusus. Perangkat

lainnya mungkin diperlukan untuk penyimpanan dan

pemindahan berkas komputer yang banyak dan besar.

Kegiatan instalasi pada dasarnya tidak berpengaruh langsung

terhadap kamera digital meskipun harus dipastikan bahwa

perangkat lunak yang menyertainya dapat berkerja dengan

platform komputer yang telah dipunyai.

3) Tujuan penggunaan citra digital

Hasil dari pencitraan digital dapat digunakan untuk web,

preservasi, atau pencetakan. Jika digunakan hanya untuk di

web, mungkin cukup menggunakan perangkat penangkapan

digital yang murah atau jenis untuk pemula. Jika dipergunakan

untuk preservasi arsip statis atau migrasi memerlukan

perangkat yang lebih berkualitas dan memiliki banyak fungsi.

Baik karena pertimbangan masalah ekonomi maupun

preservasi disarankan melakukan pemindaian satu kali saja

karena tidak akan menjadi masalah jika ingin dijadikan

sebagai citra digital master atau citra digital untuk akses.

16

4) Resolusi yang diperlukan

Foto dengan ukuran A 4 x 5 sudah cukup baik dipindai dengan

kualitas 600 dpi. Contact print dengan ukuran A 1 x 2

memerlukan resolusi yang lebih tinggi, misalnya dengan

resolusi hingga 1200 dpi, dan tentunya memerlukan pemindai

digital yang lebih mahal.

5) Jumlah item yang akan dipindai

Jika instansi akan memproses khazanah arsip yang banyak,

paling tidak diperlukan kecepatan pemindai digital 30 detik

atau lebih untuk menghasilkan satu citra digital. Harus

dipertimbangkan apakah perlu membeli pemindai digital yang

memiliki kemampuan lebih cepat atau membeli beberapa

pemindai digital (ini tidak membantu jika staf yang ada hanya

sedikit). Namun hati-hati terhadap pemindai digital "single

pass" karena meskipun merupakan pemindai digital yang cepat

tetapi tidak dapat menangkap semua informasi.

6) Format arsip yang akan dicitrakan

Format slide, foto, warna, skala kelabu, half-tone print, citra

digital, teks, objek tiga dimensi, dan lainnya memerlukan

perlakuan yang berbeda-beda untuk mendapatkan hasil yang

terbaik. Dapatkah pemindai digital menangani beragam

format? Jika terdapat objek tiga dimensi atau bahan dengan

ukuran yang besar yang akan dicitrakan maka perlu membeli

kamera digital. Slide dan film memerlukan pemindai digital

yang lebih canggih dan tentu saja harganya lebih mahal

dibanding dengan pemindai digital biasa.

7) Peranti tambahan

Beberapa peranti telah disertakan secara langsung dengan

pemindai digital-nya, misalnya pelindung (masks) untuk

transparansi dan negatif. Beberapa peranti tambahan lainnya

17

harus dibeli secara terpisah, misalnya tripod yang diperlukan

oleh kamera digital untuk melakukan proses pencitraan digital

yang stabil.

Jika akan membeli suatu peralatan penangkapan digital yang mahal,

maka penjual atau perwakilan dari perusahaan pembuatnya harus

datang untuk mempresentasikan kemampuan dari peralatan yang akan

dibeli tersebut. Juga harus dilakukan negosiasi selama masa

percobaan di mana instansi dapat mengevaluasi hasil proses

pencitraan digital dengan berbagai bahan arsip yang ada.

2.4. SELEKSI BAHAN ARSIP STATIS YANG AKAN DICITRA-

DIGITALKAN.

Keberhasilan program pencitraan digital dimulai dari pengetahuan dari

koleksi/khazanah yang dimiliki institusi yang bersangkutan dan

keterkaitannya dengan misi instansi. Penilaian tersebut merupakan langkah

penting untuk prakarsa, kerjasama, serta program-program regional,

nasional dan internasional yang lebih besar di bidang preservasi dan

penggunaan arsip statis.

Perencanaan pencitraan digital harus dimulai dari suatu kajian

terhadap sumber-sumber arsip konvensional dan bahan-bahan fisiknya,

bukan hanya dipandang dari ketersediaan teknologi atau kepentingan-

kepentingan lainnya. Oleh karena itu merupakan hal yang penting untuk

melakukan penilaian secara keseluruhan terhadap khazanah yang dimiliki

institusi sebelum memutuskan prioritas-prioritas dalam pencitraan digital.

Dengan demikian meskipun pencitraan digital dimulai dari skala yang kecil

namun perkembangannya akan terencana dengan baik dan akan sesuai

dengan strategi dan tujuan dari institusi yang bersangkutan. Berkaitan

dengan masalah tersebut, hal penting yang menjadi dasar dari penentuan

prioritas dalam proses seleksi bahan untuk dipencitraan digital di antaranya

analisis terhadap nilai intelektual, karakteristik fisik dari bahan arsip, dan

tujuan dari pencitraan digital.

18

1) Nilai intelektual

Hal pertama yang harus dilakukan dalam proses penilaian terhadap

khazanah arsip statis untuk keperluan pencitraan digital adalah

menganalisis nilai intelektualnya terhadap sasaran pengguna tertentu.

Dilakukan penilaian apakah bahan-bahan arsip konvensional yang akan

dicitrakan memiliki nilai intrinsik dan kualitas untuk menjamin

ketertarikannya dalam bentuk digital dan untuk memungkinkannya

dapat diakses dalam bentuk digital. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini

merupakan contoh pertanyaan yang perlu dipertanyakan saat

mempertimbangkan apakah suatu bahan arsip akan dipilih untuk

dicitradigitalkan atau tidak:

a) Apakah isi informasi dari arsip bernilai tinggi?

b) Apakah signifikansi intelektual dari bahan-bahan konvensional

tersebut?

c) Bagaimana hal tersebut diperbandingkan dari sisi kepentingan,

otoritas, keunikan, dan ketepatan waktu?

d) Apakah objek yang dipertimbangkan untuk pencitraan digital

merupakan contoh yang baik dari periode yang ditelaah?

e) Apakah arsipnya asli (original)?

f) Apakah terdapat alternatif dalam khazanah yang dimiliki yang

lebih mampu untuk mengilustrasikan momen-momen tertentu?

g) Apakah arsip lengkap atau terdapat bagian yang hilang?

h) Apakah up to date?

i) Apakah akurat?

j) Apakah akan bertahan lama atau hanya karena ketertarikan yang

bersifat sementara?

Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut terdapat elemen subjektivitas saat

mengambil keputusan dan menimbang sifat keintelektualan dari

19

khazanah. Presepsi dan evaluasi akan tergantung pada perspektif dan

akan terus berubah. Untuk itu kerja sama antara unit yang akan

melakukan kegiatan pencitraan digital, unit pengolahan arsip statis, unit

penyimpanan, dan unit layanan merupakan hal yang penting.

2) Karakteristik fisik dari bahan arsip asli

Meskipun isi intelektual dari bahan yang akan dicitrakan merupakan hal

yang sangat penting namun karakterisitik fisiknya juga memberi

pengaruh terhadap pemilihan karena ia akan memberi dampak langsung

terhadap hasil dalam bentuk digitalnya. Oleh karena itu analisis

terhadap karakteristik fisik dari arsip merupakan langkah penting yang

akan menentukan bagaimana cara menangani bahan arsip tersebut,

sekaligus menentukan proses pencitraan digital selanjutnya. Petugas

pencitraan digital harus bekerja sama dengan unit yang menangani

keseharian penyimpanan bahan-bahan tersebut. Adapun beberapa hal

yang perlu ditelaah dalam mengamati karakteristik fisik arsip secara

umum:

a) Jenis dan kategori objek, misalnya apakah berbentuk lembaran

terlepas, berbentuk buku, foto, arsip rekaman suara, arsip

pandang dengar?

b) Proses produksi, misalnya apakah dokumen tercetak, teks

tulisan tangan, bahan asli atau hasil reproduksi?

c) Usia, misalnya berapa usianya, apakah diketahui kapan dibuat?

Jika tidak, dapatkah diperkirakan?

d) Ukuran atau dimensi fisik, misalnya kertas berukuran A-4,

atau satu bundel dengan ukuran yang bervariasi? Berapa

panjang/lebarnya dalam cm?

e) Tipe Media, misalnya, kertas, kulit.

f) Sensitivitas terhadap Cahaya, misalnya, pada tingkat level

cahaya berapa ia dapat di-ekspos dengan aman selama proses

pencitraan digital? Selama berapa lama?

20

g) Informasi Warna, misalnya apakah bahan arsip mengandung

informasi warna, apakah warna padanya merupakan informasi

penting? Apakah warna tersebut merupakan elemen penting

untuk memahami dan mengapresiasi objek?

h) Jajaran Tonal (Tonal Range), misalnya apakah bahan arsip

memiliki tonal range yang lebar? Apakah merupakan elemen

penting untuk memahami dan mengapresiasi objek?

i) Gangguan (Noise), misalnya apakah rekaman audio memiliki

suara-suara yang bersifat mengganggu? Apakah terdapat suara-

suara atau citra digital latar belakang, yang terekam dalam arsip

rekaman suara atau pandang dengar aslinya, namun tidak

berkaitan langsung dengan bahan utamanya? Apakah penting

juga untuk mempertahankannya?

j) Karakteristik dan struktur isi arsip, misalnya untuk arsip

tercetak: apakah mencakup baik ilustrasi maupun tulisannya?

k) Struktur dari bahan, misalnya apakah bahan arsip dijilid?

l) Kondisi bahan dan konservasi, misalnya apakah status

preservasinya? Apakah telah diperiksa oleh petugas konservasi?

Apakah memerlukan penanganan khusus?

3) Tujuan pencitraan digital

Sebagai tambahan dari langkah-langkah sebelumnya, prinsip dari proses

seleksi itu adalah tujuan dari program pencitraan digital itu sendiri. Ini

akan bervariasi di antara instansi-instansi, namun berikut beberapa

tujuan yang paling umum untuk memulai suatu program pencitraan

digital dan bagimana hal tersebut dapat mempengaruhi seleksi terhadap

bahan-bahannya:

a) Peningkatan akses

Dalam menelaah apakah pencitraan digital akan memberikan

peningkatan secara substansial pada aksesibilitas terhadap khazanah

yang ada, beberapa pertanyaan ini harus dikaji:

21

i) Apakah instansi telah menyediakan akses ke khazanah arsip

statis yang ada dalam format non-digital?

ii) Apakah dapat dilakukan dengan mudah?

iii) Apakah memenuhi kebutuhan komunitas pengguna secara

memadai?

iv) Apakah terdapat pembatasan untuk mengakses karena

keterbatasan fisik dari arsip asli?

v) Apakah bahan-bahan arsip asli tersebar dalam lingkup geografi

di luar instansi?

Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu

dalam penetapan prioritas. Sebagai contoh, beberapa bahan arsip

konvensional yang dapat diakses dengan mudah mungkin

diturunkan prioritasnya dibandingkan bahan-bahan yang sulit

diakses karena letak penyimpanannya yang jauh atau sulit

dijangkau.

Dalam usaha untuk mengidentifikasi kelompok

pengguna yang akan mendapat manfaat dari arsip yang telah

dicitradigitalkan, sebaiknya dimulai dari analisis informasi yang

dikumpulkan mengenai bahan-bahan arsip konvensional yang

digunakan pada saat ini. Jumlah, informasi yang dibutuhkan,

karaktersik dan lokasi dari pengguna saat ini sangat berguna sebagai

pijakan awal dalam memperkirakan penggunaan di masa

mendatang, meskipun hal ini tidak selalu akurat, karena pencitraan

digital itu sendiri dapat meningkatkan akses dan penggunaan arsip

yang belum diketahui atau jarang dipergunakan. Di samping itu,

potensialitas informasi digital dan akses menggunakan internet

sangat berdayaguna dan sulit diprediksi, sehingga pengguna aktual

dari arsip dalam bentuk digital tidak selalu dapat diantisipasi sama

seperti dengan penggunaan arsip secara konvensional, terutama bila

lembaga kearsipan membuka layanan kepada komunitas di seluruh

dunia.

22

b) Membantu preservasi arsip asli

Pencitraan digital bahan-bahan arsip konvensional tidak

dimaksudkan mengganti investasi dalam preservasinya, namun

dapat membantu preservasi arsip asli. Bahan-bahan arsip statis

yang sangat sering dipergunakan dapat memperoleh manfaat

dari penggunaan kopi digitalnya, yakni bisa mencegah

kerusakan bahan asli, terutama pada bahan-bahan yang rentan

atau beresiko. Dalam hal ini harus dinilai apakah keuntungan

dari pencitraan digital lebih besar daripada resiko menempatkan

bahan tersebut pada proses pencitraan digital.

Berkas-berkas komputer digital juga rentan terhadap

keterusangan terutama akibat dari perubahan format-format berkas

dan juga melalui kerusakan dari media penyimpanannya. Beberapa

langkah untuk menanggulangi permasalahan ini adalah menetapkan

spesifikasi yang seksama terhadap kualitas penangkapan dan

melakukan penilaian kualitas secara berkala, menggunakan

metadata yang konsisten dan rinci, serta menggunakan format

standar, dan langkah-langkah tambahan lainnya.

2.5. DOKUMENTASI PROSES DIPENCITRAAN DIGITAL

Saat ini semakin nyata kebutuhan pentingnya mendokumentasikan proses

pencitraan digital. Banyak alasan mengapa hal tersebut diperlukan. Salah

satunya yang paling penting adalah karena teknologi terus berubah, migrasi

dari informasi yang terdahulu merupakan suatu yang nyata. Semakin

lengkap dokumentasi yang tersedia, semakin mudah dan semakin murah

biaya migrasi yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Oleh karena

itu standar metadata untuk preservasi diperlukan guna membantu

mendokumentasikan produksi digital yang dilakukan dengan cara mencatat

semua informasi mengenai setiap objek digital yang diciptakan. Beberapa

aspek metadata preservasi pada umumnya tetap namun terdapat beberapa

yang berbeda untuk setiap citra digitalnya. Dokumentasi lainnya yang dapat

23

memberi informasi mengenai proses pencitraan dan manajemen bahan

digital mencakup:

1) Mendokumentasikan keputusan-keputusan dalam perencanaan.

Apakah semua khazanah akan dicitradigitalkan? Jika tidak, apa yang

akan menjadi dasar proses penyeleksiannya?

2) Mendokumentasikan keputusan-keputusan dalam proses penangkapan,

pengeditan dan pengolahan.

Bagaimana citra digital hasil pemindaian dimanipulasi? Apakah citra

digital ditangkap melalui proses batching?

3) Menyimpan arsip keputusan-keputusan yang ada.

Arsip keputusan memungkinkan untuk melihat kembali keputusan-

keputusan yang telah dibuat sebelumnya.

4) Mendokumentasikan revisi-revisi keputusan yang ada.

Sama seperti mendokumentasikan keputusan-keputusan awal, revisi-

revisi yang ada perlu terus dipantau dan dimungkinkan untuk dikaji

ulang.

5) Petunjuk-petunjuk teknis administratif.

Petunjuk-petunjuk teknis administratif dan bahan-bahan pelatihan

memberikan kerangka kerja yang berharga baik untuk kegiatan

pencitraan digital yang sedang berlangsung maupun yang akan

dilaksanakan di masa yang akan datang.

6) Petunjuk-petunjuk teknis atau revisi-revisi terhadap alur kerja.

Hal ini akan memperjelas hal-hal yang berkaitan dengan tanggung

jawab dan membantu melacak citra-citra digital tertentu.

BAB III

PRINSIP DAN KETENTUAN TEKNIS

PENCITRAAN DIGITAL

24

3.1 PRINSIP PEMINDAIAN HANYA SATU KALI

Begitu merencanakan untuk melakukan pencitraan digital dan menetapkan

tingkat kualitasnya perlu juga dipertimbangkan penggunaan citra-citra digital

tersebut di masa yang akan datang. Sebaiknya tidak merencanakan untuk

kembali melakukan pencitraan digital ulang. Banyak bahan-bahan arsip

original yang mengalami kerusakan karena penanganan dan terkena cahaya

pada saat dilakukan proses pencitraan digital. Sebagai contoh, terdapat hasil

penelitian bahwa pencahayaan pada saat proses penmindaian terhadap suatu

dokumen memiliki daya perusak empat kali lipat daripada proses fotokopi.

Oleh karena itu adalah sangat bijaksana untuk melakukan pemindaian hanya

satu kali saja yakni untuk membuat citra digital master (master image) dan

membuat duplikasi-duplikasi untuk keperluan lainnya dari citra digital

master tersebut.

Langkah-langkah penerapan prinsip ”pemindaian hanya satu kali”

dilakukan sebagai berikut:

1) Pembuatan citra digital master

Kopi dengan kualitas terbaik dari citra digital, yang sering disebut citra

digital master, diharapkan menjadi suatu kualitas prima yang bisa

mewakili arsip asli. Oleh karena itu citra digital master harus

merepresentasikan bahan arsip asli yang tidak termanipulasi dan

diciptakan dengan resolusi tinggi serta disimpan dalam format yang

tidak dikompresi. Resolusi tinggi berarti jumlah informasi yang

ditangkap sangat banyak dan berarti bahwa citra digital tersebut

berkualitas tinggi. Semakin tinggi kualitasnya semakin lama daya tahan

kopi digital tersebut dan semakin banyak kemungkinan

pemanfaatannya. Hanya citra digital master yang dapat menjanjikan

penggunaan yang banyak (versatility) dan daya tahan (longevity) yang

andal. Dari kualitas terbaik ini, cetakan atau publikasi dengan kualitas

tertinggi dapat dibuat, demikian juga untuk berbagai penggunaan yang

perlu pengkopian dari aslinya.

2) Pembuatan citra digital untuk akses

25

Citra digital untuk akses merupakan kopi dengan resolusi rendah yang

diperoleh dari master dengan menggunakan suatu fungsi “save as” serta

perubahan format penyimpanan dan resolusi. Citra digital untuk akses

dapat dalam berbagai kualitas dan biasanya dimanipulasi untuk

penayangan yang baik pada layar atau halaman. Citra-citra digital

tambahan, seperti "thumbnail" yakni kopian dengan resolusi yang lebih

rendah lagi, dapat juga dibuat dari citra digital master atau untuk akses.

Citra-citra digital thumbnail ini memungkinkan proses pengambilan

data (download) halaman web dapat dilakukan dengan lebih cepat, dan

temu balik terhadap citra digital dalam jumlah banyak dapat

berlangsung lebih cepat. Resolusi, kedalaman bit (bit depth), dan format

penyimpanan yang disarankan untuk masing-masing jenis reproduksi

digital akan dikemukakan pada bagian berikutnya.

3) Penyimpanan citra digital master

Citra digital master merupakan kopi digital yang akan disimpan dalam

jangka panjang. Oleh karena itu harus disimpan dengan baik. Citra

digital master memerlukan banyak ruang simpan dan sebaiknya jangan

menyimpannya untuk jangka panjang pada cakram keras (hard disk)

komputer. Sebagai alternatif penyimpanan dapat digunakan media back

up seperti pada pita (tape) atau melakukan kopi master ke CD. Jika

diputuskan CD sebagai media simpannya, disarankan untuk

menyiapkan dua kopi dan disimpan secara terpisah. Satu kopi akan

berperan sebagai CD "master" sedang CD lainnya sebagai CD

"penggunaan" di mana kebutuhan untuk citra digital akses, kopi untuk

pengguna, dan lain-lain dapat dilayani. CD yang digunakan untuk

keperluan ini harus di "refreshed" secara berkala, yakni dikopi dari CD

lama ke CD baru (sekitar setiap 5 tahun). Tidak semua kualitas CD

sama. Citra-citra digital master harus disimpan dalam CD-R emas.

Emas pada CD jenis itu tidak mengalami oksidasi sehingga media

penyimpanan tersebut dapat bertahan lebih lama.

3.2 KETENTUAN TEKNIS

26

3.2.1. Elemen-elemen Objek Digital

1) Tipe pemindaian

Pemindai digital pada umumnya mendukung tiga tipe pemindaian

dan mempresentasikan pilihan-pilihan berikut ini kepada

pengguna.

a) Bi-tonal, juga dikenal sebagai ”line art” atau "black and

white" Ini sangat baik untuk teks tercetak atau citra-citra

digital dengan kontras yang tinggi. Meskipun dulu

merupakan tipe pemindaian yang terkenal namun sekarang

sudah jarang dipergunakan.

b) Skala kelabu (grey scale), memberikan lingkup degradasi

kelabu dalam suatu citra digital dan menayangkannya

menjadi kualitas pemindaian yang lebih baik dari pada

“black and white”. Tipe ini sangat baik untuk dokumen-

dokumen dengan nada (tone) yang berkelanjutan dan negatif

“black and white”.

c) Warna, menduplikasikan lingkup warna yang

dimungkinkan pada citra digital. Semakin tinggi lingkup

warna tersebut semakin akurat pemindaian tersebut. Sangat

cocok untuk foto dan dokumen-dokumen berwarna.

2) Format File

Citra-citra digital sebaiknya disimpan dalam tiga jenis format utama,

dengan tipe format dan level resolusi yang berbeda-beda. Dalam

rangka untuk menghemat ruang simpan dan dapat ditransfer dengan

cepat di internet, beberapa format menanggalkan beberapa informasi

dari citra digitalnya. Selanjutnya perangkat lunak akan menganalisis

apa yang tidak ditanggalkan dan merekonstruksi sebagian citra

digital asli tersebut. Proses ini disebut dengan kompresi

(compression). Pelaksanaan pencitraan digital untuk tujuan

27

preservasi berusaha menyimpan sebanyak mungkin informasi

aslinya. Berikut ini beberapa jenis format yang dipergunakan:

a) TIFF (Tagged Image File Format), merupakan format

penyimpanan yang tidak mengkompresi citra digital dan oleh

karenanya tidak menanggalkan atau kehilangan informasi

dari penangkapan digital asli. Biasanya digunakan untuk

citra-citra digital master. TIFF merupakan format file yang

disukai karena dirancang untuk semua platform dan dapat

ditempatkan di berbagai tempat. Program pengeditan citra

digital yang dibuat pada sepuluh tahun terakhir dapat

membuka TIFF sehingga format ini dapat bertahan dalam

jangka waktu yang lama.

b) JPEG (Joint Photographic Experts Group), merupakan

format yang dikompresi dan menanggalkan beberapa

informasi piksel sehingga citra digital dapat disimpan dalam

ukuran simpan yang lebih sedikit dan dapat ditemubalik

dengan cepat. Seringkali digunakan untuk citra-citra digital

akses dan thumbnail yang akan dipresentasikan melalui web.

c) GIF (Graphic Image File Format) merupakan format yang

dikompresi dan menanggalkan beberapa informasi piksel

sehingga citra digital dapat disimpan dalam ukuran simpan

yang lebih sedikit dan dapat ditemubalik dengan cepat.

Seringkali digunakan untuk citra-citra digital akses dan

thumbnail yang akan dipresentasikan melalui web. Sangat

tepat untuk citra-citra digital dengan bidang yang besar

dengan satu atau beberapa warna.

d) PNG (Portable Network Graphic), merupakan format

penyimpanan yang dikompresi namun tidak menanggalkan

beberapa informasi piksel. Memiliki warna 24-bit namun

tidak memungkinkan untuk menyimpan metadata seperti

yang dilakukan pada TIFF dan JPEG. Format ini masih

28

relatif baru dan masih belum didukung oleh semua peranti

pemandang citra (image viewers).

e) JPEG 2000, merupakan format yang tidak berkaitan dengan

JPEG umumnya. Menggunakan alogaritma kompresi dengan

suatu pilihan untuk tidak menghilangkan informasi piksel.

Format ini masih dalam proses pengkajian dan belum

banyak tersedia.

Ketentuan penggunaan format pemindaian dan ketentuan

teknis lainnya dapat dilihat pada tabel berikut:

TINGKAT

PEMINDAIAN

FORMAT

FILE PENGGUNAAN PERUBAHAN

Citra digital

master

TIFF Penyimpanan

jangka panjang

atau pencetakan

Tidak boleh diubah

kualitas dan ukurannya

atau dikompresi

Citra digital akses TIFF atau

JPEG

Tampilan pada

layar komputer

atau pencetakan

Diambil dari citra

digital master, diubah

untuk presentasi pada

web atau untuk

penggunaan lainnya

Thumbnail JPEG atau

GIF

Tampilan pada

layar komputer

Diambil dari citra

digital akses, dikurangi

kualitas dan ukurannya

Citra digital master untuk tujuan preservasi harus

memiliki kualitas yang paling baik. Citra-citra digital pada web

tidak memerlukan kontrol kualitas yang seketat itu. Namun

demikian, publikasi di web akan membuka kemungkinan

permintaan terhadap kopi-kopi citra digital yang berkualitas. Hal-hal

ini harus dipertimbangkan sebelum melakukan produksi citra digital

master. Sekali lagi perlu diingat prinsip ”memindai satu kali dan

menyimpannya dua kali"

3) Ukuran citra digital dan proporsi

Saat menentukan ukuran citra digital yang muncul di layar

komputer, sering kali timbul kebingungan pada metode

pengukurannya. Apa perbedaan antara dpi, ppi, dan lpi?

29

Citra asli (original image) dapat diukur dengan inchi,

centimeter atau milimeter. Sedangkan citra digital pada layar

(screen image) diukur dengan ppi (pixels per inch) atau dpi (dots

per inch).

DPI (Dots Per Inch), para pembuat awal printer laser

bersepakat menggunakan dpi sebagai patokan untuk kualitas

pencetakan suatu citra digital. Istilah dpi digunakan saat

menyiapkan citra digital untuk dicetak.

LPI (Lines Per Inch), kadang kala dipergunakan secara

bergantian dengan dpi. Sebagai contoh, perangkat lunak FotoLook,

bersama-sama dengan berberapa pemindai digital Agfa,

menggunakan lpi menggantikan dpi sebagai tolok ukur.

PPI (Pixels Per Inch), merupakan tolok ukur yang lebih

akurat untuk mendeskripsikan citra digital dalam format digital pada

layar monitor. Istilah piksel merupakan singkatan dari "picture

elements." Ppi digunakan untuk menunjukkan resolusi dari suatu

foto. Piksels tidak memiliki ukuran dalam sebuah computer dan

tidak juga memiliki ukuran digital. Komputer mengkonversi piksel

kedalam angka, dan susunan angka ini dikenali sebagai citra digital.

Ukuran dari citra digital atau objek yang dipindai menentukan

piksel. Ukuran horizontal selalu diberikan terlebih dahulu. Layar

komputer standar biasanya 640 kali 480 piksel, atau dengan aspek

rasio 4 : 3. Piksel dalam citra digital tidak dapat melebihi ukuran

layar. Jika hal ini terjadi, pengguna harus melakukan gulung ke atas

(scroll up) atau gulung ke bawah (scroll down) untuk melihat citra

digital tersebut, dan tidak akan bias melihat sekaligus secara

keseluruhan.

30

Tampilan Landscape

640 x 480 piksels

Tampilan Potret

480 X 640 Piksels

Jika dimensi horizontalnya lebih panjang, maka akan

menunjukkan tampilan "landscape". Jika dimensi vertikalnya lebih

panjang, maka ia menunjukkan tampilan "portrait". Pada contoh di

atas, jika ingin seluruh citra digital terlihat pada layar computer

standar, maka harus mengatur ulang ukuran tampilan portrait untuk

dikurangi dimensi vertikalnya menjadi 480 piksels atau kurang.

31

Informasi dalam piksel adalah tetap dan tidak berubah. Yang

dapat berubah adalah susunan angka pikselnya. Peningkatan jumlah

piksel akan meningkatkan ukuran dan resolusi suatu citra digital.

Semua pemindaian adalah "sampling" porsi dari bahan asli. Semakin

tinggi resolusi dari sampling ini, semakin nyata informasi dari citra

digital yang akan tangani. Namun demikian, semakin tinggi ppi,

semakin lama waktu yang dibutuhkan komputer untuk memuat (load)

citra digital ke layar.

Pertimbangkan contoh-contoh berikut saat menghitung

proporsi citra digital pada layar komputer terhadap bahan asli.

Jika citra asli

tingginya 4 inch, dan

diinginkan citra

digital di layar

setinggi 1 inch, maka

untuk mendapatkan

citra digital dengan

ukuran 1/4 dari

aslinya perlu

dipindai citra

tersebut 25%. Untuk

mendapatkan detail

yang baik pilih ppi

300 atau lebih tinggi.

Bila telah siap untuk

menempatkan citra

digital di halaman web,

digunakan aplikasi

pengeditan citra digital

untuk mengurangi

resolusi hingga 72 ppi.

Citra digital akan

memiliki tinggi 1 inch

dan akan tampil baik di

web. Juga akan dapat di

load dengan cepat,

karena semakin rendah

ppi semakin cepat

proses pemuatannya

(loading).

Sebagai contoh, jika akan mencetak citra digital 600 dpi

maka akan diperoleh hasil cetakan yang memuaskan, namun

resolusi pada tampilan di layar (screen resolution) mungkin tidak

begitu sempurna. Pada umumnya, resolusi untuk citra digital akses

(access image) paling tidak setengah dari resolusi versi cetaknya.

32

4) Kedalaman Bit (Bit Depth)

Informasi mengenai warna dalam suatu citra digital tergantung pada

jumlah warna atau tingkat degradasi kelabu (shades of gray) yang

dapat dibawa oleh suatu piksel. Kemampuan membawa ini

mengandung arti lingkup dinamika atau kedalaman bit (bit depth)

dari piksel yang bersangkutan. Standar minimal kemampuan

membawa ini adalah 8 bit dan untuk saat ini maksimal hingga 42

bit. Namun demikian, kebanyakan perangkat lunak pemandang citra

digital (imager viewer) masih belum mampu menayangkan 42 bit.

Sebuah bit adalah unit penyimpanan terkecil dalam sebuah

komputer. Merupakan unit pengukuran untuk menentukan lingkup

dari warna atau skala kelabu yang terdapat dalam suatu citra digital.

Semakin besar lingkup dinamik atau kedalaman bit, akan semakin

kecil nuansa perbedaan antar warna atau degradasi. Dalam

kaitannya dengan tiga tipe pemindaian (bi-tonal, skala kelabu, dan

warna), pada masing-masing tipe tersebut terdapat perbedaan

kedalaman bit (bit-depth) untuk pemindaiannya.

Tabel berikut menunjukkan hubungan antara kedalaman

bit dengan tipe pemindaian:

TIPE

PEMINDAIAN

KEDALAMAN

BIT KETERANGAN

Bi-tonal 1 bit setiap piksel berwana salah satu,

hitam atau putih

Skala kelabu

(grayscale)

8 bit setiap piksel dapat berwarna salah

satu dari 256 degradasi kelabu

Warna 8 bit

24 bit

8 bit: setiap piksel dapat berwarna

salah satu dari 256 degradasi warna

24 bit: setiap piksel dapat berwarna

salah satu dari 16,8 juta

kemungkinan warna

Satu bit dari bi-tonal sangat cocok untuk

mencitradigitalkan garis dan teks, sedang 8 bit dan 24 bit warna

sangat cocok untuk citra digital yang memerlukan banyak warna.

33

Skala kelabu 8 bit pada kenyataannya merupakan standar de facto

untuk foto hitam putih dan beberapa jenis citra digital. Satu bit bi-

tonal mungkin juga tidak cukup untuk beberapa teks dan citra digital

karena tidak menangkap cukup informasi. Mungkin juga perlu

dilakukan percobaan dengan skala kelabu. Di samping itu, beberapa

foto berwarna yang sudah sangat memudar, mungkin akan lebih

baik juga dipindai dengan 8 bit skala kelabu.

Ada kemungkinan bahwa beberapa lembaga harus

melakukan pencitraan digital dengan resolusi yang lebih tinggi dari

pada yang dapat ditayangkan di layar komputer. Hal ini tergantung

pada kemungkinan penggunaannya dan variasi penggunaannya.

Printer yang memiliki kemampuan kualitas tinggi, misalnya yang

digunakan untuk pencetakan buku atau majalah, menggunakan

resolusi yang lebih tinggi daripada yang dapat dilakukan pada layar

komputer. Jika seseorang memilih suatu citra digital dalam suatu

koleksi digital, ia mungkin akan menggunakan untuk karya dalam

bentuk tercetak. Jika bahan asli tersebut hanya dipindai untuk

kebutuhan akses dengan resolusi rendah atau dikompresi, maka citra

digital tersebut perlu dipindai ulang dengan resolusi yang lebih

tinggi dan tidak dengan format yang dikompresi. Ini berarti

melakukan pekerjaan ulang dan ekposur ulang terhadap sumber

aslinya. Semakin sering hal ini dilakukan, semakin besar

kemungkinan terjadi kerusakan pada bahan aslinya.

5) Perbandingan Sinyal terhadap Gangguan (Noise)

Perbandingan sinyal terhadap gangguan (noise ratio) merupakan

tolok ukur utama dari kualitas citra digital. Jika perbandingan sinyal

terhadap noise (S/N) tinggi maka kualitas citra digital akan tinggi

pula. Namun demikian, pengukuran perbandingan sinyal dan

gangguan merupakan proses yang bersifat subjektif. Gangguan atau

degradasi citra digital tidak selamanya merupakan hal yang baik.

Semakin banyak gangguan semakin kurang kualitas citra digital.

34

Tujuan dari pemindaian yang baik adalah untuk mengurangi

gangguan. Terdapat beberapa cara untuk melakukan ini, yakni

menggunakan kemampuan kontrol kualitas citra digital standar yang

terdapat pada perangkat lunak manipulasi citra digital pada

umumnya. Beberapa fitur pengurangan gangguan yang paling

umum adalah:

a) Despeckling

Melakukan despeckling (penghilangan spot) terhadap suatu foto

berarti melakukan perubahan global terhadap seluruh foto

tersebut, memperhalus (smoothing) transisi warna dalam suatu

citra digital, yang mungkin akan membantu dalam

menghilangkan bintik-bintik kecil (graininess).

b) Descreening

Pemindaian objek yang dicetak secara half-tone seringkali

menghasilkan ripples atau bentuk-bentuk seperti pola "bintang."

Ini disebut moire effect. Descreening berfungsi mengurangi efek

ini dengan cara melakukan defocusing terhadap citra digital yang

telah dipindai dari aslinya.

c) Low pass filtering

Low pass filtering berfungsi meratakan (averages) informasi

piksel sepanjang garis-garis yang memiliki perbedaan

(contrast) yang besar, melakukan smoothing atau softening

terhadap suatu citra digital.

d) Mengurangi kontras atau menyeimbangkan gamma

Gamma merupakan kontras yang mempengaruhi mid-level

grays atau midtones dari suatu citra digital. Pengaturan

gamma dari suatu citra digital memungkinkan untuk

35

mengubah tingkat kecerahan terhadap gray tones pada range

tengah tanpa mengubah secara dramatis shadows dan

highlights. Pengurangan gamma akan “mengurangi” tingkat

kecerahan atau kontras.

e) Mengatur atau mengoptimalkan palet warna (color palette)

Beberapa citra digital di layar membutuhkan manipulasi agar

sesuai dengan aslinya. Jika suatu perubahan terhadap suatu citra

digital master diperlukan, maka harus disimpan sebagai bagian

dari metadata yang berkaitan dengan kopi digitalnya.

Hati-hati jangan sampai kemampuan yang ada justru

menambah gangguan. Berikut ini beberapa kemampuan yang harus

digunakan dengan penuh kehati-hatian karena dapat meningkatkan

gangguan dari suatu pemindaian:

a) Meningkatkan kontras atau meningkatkan gamma

Gamma merupakan kontras yang mempengaruhi mid-level grays

atau midtones dari suatu citra digital. Pengaturan gamma dari

suatu citra digital memungkinkan anda untuk mengubah tingkat

kecerahan (brightness values) terhadap gray tones pada range

tengah tanpa mengubah secara dramatis shadows dan highlights.

Pengurangan gamma akan mengurangi tingkat kecerahan atau

kontras.

b) Manjemen dan manipulasi warna yang agresif

Warna ditimbulkan oleh citra-citra digital yang dipindai dengan

cara “mencampur” piksel dari sejumlah nilai warna dasar, seperti

merah, hijau dan biru. Dengan cara mengubah nilai-nilai dari

masing-masing piksel ini, pencampuran warna dari keseluruhan

citra digital dapat diubah.

c) Penajaman (sharpening)

Penekanan perbedaan antara bidang-bidang yang disatukan yang

memiliki perbedaan hue atau tone yang menyolok.

36

d) Penayangan pada layar monitor

Saat citra digital dilihat pada layar monitor, resolusi monitor

sering berbeda dengan jenis monitor yang dipergunakan.

Resolusi monitor standar adalah sebagai berikut.

Monitor Jumlah piksel x Jumlah line Kualitas

VGA 640 x 480 Rendah

SVGA 800 x 600 Menengah

XGA 1024 x 768 Tinggi

SXGA 1280 x 1024 Tinggi

Monitor juga harus dikalibrasi untuk mendapatkan hasil yang

terbaik. Paket perangkat lunak manipulasi citra digital sering

memasukkan peranti dasar untuk kalibrasi monitor.

3.2.2 Jaminan Kualitas

Kualitas citra digital pada umumnya diukur dengan cara mengevaluasi

beberapa atau keseluruhan ciri di bawah ini.

1) Reproduksi tone (tone reproduction)

2) Resolusi (resolution)

3) Reproduksi warna (color reproduction)

4) Gangguan (noise)

5) Reproduksi rinci dan tepian (detail and edge reproduction)

6) Artefak (artifacts), termasuk ketidakseragamanan, debu, gores,

streak (garis yang tidak beraturan), color misregistration (warna

yang tidak teregistrasi), aliasing, contouring/quantization

(kontur/kuantisasi)

37

Jaminan kualitas perlu dilakukan sepanjang pekerjaan

pencitraan digital. Meskipun terlihat seperti tugas yang menakutkan,

citra-citra digital harus diperiksa untuk menjamin bahwa telah

memenuhi tingkat kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga. Arsip

dapat saja ditangani namun tidak dilaporkan oleh petugas yang

melakukan pencitraan digital. Sebaiknya selalu ditugaskan lebih dari

satu pasang mata untuk memastikan bahwa citra digital yang

diciptakan konsisten dan memiliki kualitas tinggi.

Disarankan dibuat suatu mekanisme kerja terlebih dahulu

untuk jaminan kualitas, baru kemudian melakukan pekerjaan secara

reguler. Objek-objek digital cenderung untuk menumpuk dan mungkin

kita tidak ingin menghabiskan waktu untuk memeriksanya secara satu

per satu karena hal tersebut dapat menimbulkan kejenuhan dalam

pemeriksaan. Beberapa lembaga mungkin memilih untuk melakukan

teknik sampling terhadap citra digital begitu persiapan produksi awal

sudah dilakukan.

Program jaminan kualitas yang baik akan sangat membantu

dalam menjalankan prinsip “pemindaian satu kali” dengan menjamin

bahwa citra digital master yang dibuat benar-benar akurat.

BAB IV

PROSEDUR PENCITRAAN DIGITAL

4.1. JENIS BAHAN ARSIP YANG DICITRADIGITALKAN

Tabel berikut ini menunjukkan jenis bahan-bahan arsip yang dapat

dicitradigitalkan. Saran-saran ini didasarkan pada standar dan best practice

yang telah dilakukan oleh beberapa negara yang telah melaksanakan program

pencitraan digital.

38

JENIS

FILE

TEKS/

LINE-ART FOTO

“NASKAH

UTUH”

PETA,

CITRA

DIGITAL,

BI-TONAL

OBJEK

MA

ST

ER

FIL

E

• Resolusi

200-300 dpi

skala kelabu.

• Tidak

dikompresi.

• Format TIFF.

• Kedalaman

bit 8.

• Resolusi

4000 piksel

pada sisi

panjang, atau

resolusi 600

dpi.

• Tidak

dikompresi.

• Format

TIFF.

• Berwarna;

RGB warna

24 bit;

• Hitam Putih;

8 bit skala

kelabu.

• Resolusi

4000 piksel

pada sisi

panjang, atau

resolusi 600

dpi.

• Tidak

dikompresi.

• Format TIFF.

• RGB warna,

bit-depth 24.

• Resolusi 300

dpi.

• RGB warna,

kedalaman

bit 24.

• Gunakan

kamera

digital pada

300 - 600

dpi.

• Format

TIFF.

• Tidak

dikompresi.

• RGB warna,

kedalaman

bit 24.

AC

CE

SS

FIL

E

• 8 bit skala

kelabu.

• Format JPEG

(medium).

• Resolusi file

200 dpi

• 8 bit skala

kelabu, 24

bit warna.

• Format

JPEG (high).

• Resolusi file

300 dpi

• 8 bit skala

kelabu, 24

bit warna

• Format JPEG

(high).

• Resolusi file

300 dpi

• 8 bit skala

kelabu, 24 bit

warna.

• Format JPEG

(high).

• Resolusi file

200-300 dpi,

atau

dikurangi

hingga sama

dengan

8” x 10"

• 8 bit skala

kelabu, 24

bit warna.

• Format JPEG

(high).

• Resolusi 300

dpi.

TH

UM

BN

AIL

• Umumnya

tidak

digunakan

untuk file

tekstual

• 4 bit skala

kelabu, 8 bit

warna.

• Format

JPEG

(medium)

• Resolusi 72

dpi

• 4 bit skala

kelabu, 8 bit

warna.

• Format JPEG

(medium)

• Resolusi 72

dpi

• Opsional

untuk bitonal

peta & citra

digital.

• 4 bit skala

kelabu,

8 bit warna.

• Format JPEG

(medium)

• Resolusi file

72 dpi

• 4 bit skala

kelabu, 8 bit

warna.

• Format

JPEG

(medium)

• Resolusi 72

dpi

4.2. PROSEDUR PEMINDAIAN DIGITAL

Prosedur dasar dalam proses pemindaian digital suatu arsip akan ditentukan

oleh format dari bahan yang akan dipindai tersebut, namun semua format

(berwarna, B&W, dan bi-tonal) memiliki beberapa kesamaan dalam teknik

pemindaiannya. Prosedur dasar pemindaian adalah sebagai berikut:

39

1) Tempatkan bahan arsip pada bidang pindai yang bersih, beri pelindung

jika perlu karena arsip tua kadang kala mengalami kerontokkan

sehingga pembersihan setiap selesai pemindaian mungkin diperlukan.

2) Pratonton (preview) hasil pemindaian.

3) Crop citra digital, beri margin secukupnya (white space).

4) Gunakan perangkat lunak pemindai digital untuk menetapkan resolusi.

5) Lakukan pemindaian (scan).

6) Simpan citra digital dengan resolusi tinggi dalam format TIFF jika

merupakan file master.

7) Transfer master TIFF ke suatu berkas (file) di komputer dengan

dokumentasi yang menyertainya.

8) Buka citra digital yang telah disimpan dengan perangkat lunak

manipulasi citra digital.

9) Operasikan perangkat lunak manipulasi, lakukan cropping dengan

seksama. PERHATIAN: jangan over-crop. File master harus

dipertahankan marginnya.

10) Lakukan penyesuaian histogram, misalnya grafik nilai kecerahan versus

jumlah piksel yang memiliki nilai tersebut namun perlu berhati-hati

dalam proses ini karena dapat mengurangi jumlah informasi aslinya.

11) Atur ukuran (size) citra digital jika diperlukan.

12) Lakukan penyesuaian misalnya pada tone, sharpness, noise, dan lain-

lain untuk mendapatkan citra digital sejelas mungkin.

13) Atur resolusi yang diperlukan untuk akses.

14) Cek kualitas dengan membandingkannya dengan yang asli.

15) Simpan berkas komputer kedua ini ke format JPEG untuk keperluan

akses.

16) Ubah resolusi (dpi/ppi) dan simpan ke format JPEG untuk keperluan

thumbnail.

40

17) Simpan citra digital master pada media yang aman.

4.3. PROSEDUR PENCITRAAN MENGGUNAKAN KAMERA

DIGITAL

Prosedur dasar dalam pencitraan digital menggunakan kamera digital adalah

sebagai berikut:

1) Tempatkan objek pada copy stand langsung dibawah kamera.

2) Bersihkan lensa kamera.

3) Pratonton (preview) citra digital melalui jendela bidik (viewfinder) atau

pemandang (viewer) LCD pada kamera sebelum mengambil citra

digitalnya. Ini akan memberikan ide yang lebih tepat mengenai apa yang

akan ditangkap. Jika kamera anda disambungkan langsung ke komputer

kita dapat melihat citra digital tersebut pada layar komputer.

4) Periksa pencahayaan (lighting) di dalam ruangan untuk memastikan

bahwa sudah tepat. Matikan lampu overhead dan tutup tabir (curtains).

5) Periksa setelan (setting) kamera anda untuk kesesuaian objek yang akan

ditangkap.

6) Simpan citra digital dengan resolusi tinggi dalam format TIFF.

7) Transfer master TIFF ke komputer dengan dokumentasi yang

menyertainya.

8) Buka citra digital yang telah disimpan dengan perangkat lunak

manipulasi citra digital.

9) Operasikan perangkat lunak manipulasi, lakukan cropping dengan

seksama. PERHATIAN: jangan over-crop. File master harus

dipertahankan marginnya.

10) Lakukan penyesuaian histogram, misalnya grafik nilai kecerahan versus

jumlah piksel yang memiliki nilai tersebut namun perlu berhati-hati dalam

proses ini karena dapat mengurangi jumlah informasi aslinya.

41

11) Atur ukuran (size) citra digital jika diperlukan.

12) Lakukan penyesuaian misalnya pada tone, sharpness, noise, dan lain-

lain untuk mendapatkan citra digital sejelas mungkin.

13) Atur resolusi yang diperlukan untuk akses.

14) Cek kualitas dengan membandingkannya dengan yang asli.

15) Simpan berkas komputer kedua ini ke format JPEG untuk keperluan

akses.

16) Ubah resolusi (dpi/ppi) dan simpan ke format JPEG untuk keperluan

thumbnail.

17) Simpan citra digital master pada media yang aman.

42

BAB V

PENUTUP

Petunjuk Teknis Pencitraan Digital Arsip Statis yang Dimuat di Jaringan

Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) ini sangat sarat dengan hal ikhwal yang

berkaitan dengan teknologi informasi. Oleh karena itu pelaksanaan petunjuk

teknis ini sangat berkaitan dengan ketersediaan perangkat keras dan perangkat

lunak, keterampilan staf pelaksana serta sumber daya pendukung lainnya.

Sementara itu di lain pihak disadari bahwa teknologi informasi sangat

cepat perkembangannya. Berkaitan dengan masalah tersebut, materi dari petunjuk

teknis inipun akan sangat mungkin cepat dirasakan tidak sesuai lagi dengan

standar teknologi informasi terkini. Untuk itu akan terus dilakukan upaya

penyesuaian materi sesuai dengan lingkungan teknologi informasi yang terakhir.

43

LAMPIRAN:

ALUR PEMILIHAN BAHAN ARSIP STATIS YANG AKAN DICITRADIGITALKAN

Apakah bahan arsip memiliki nilai intelektual yang membuatnya menarik dalam bentuk digital?

Apakah karakteristik fisik arsip memungkinkan untuk dicitradigitalkan?

Tujuan-tujuan apa yang akan terpenuhi dengan dilaksanakannya pencitraan digital?

• Preservasi untuk mengganti bahan asli yang mengalami kerusakan atau untuk mengurangi penanganan (handling) secara manual terhadap bahan yang rentan dan/atau bahan-bahan yang bernilai tinggi.

• Meningkatkan kontrol intelektual, misalnya menciptakan suatu sarana temu balik elektronik yang di-link ke gambar digital; menciptakan daftar isi digital dan indeks yang telah dicitradigitalkan dan di-link ke dokumen-dokumen bibliografi.

• Menambah fungsionalitas, misalnya kemampuan untuk mendistribusikan secara luas, untuk mencari dan memanipulasi teks, dll.

• Penghematan, misalnya penciptaan koleksi virtual dengan biaya dan tanggung jawab yang dibagi ke beberapa institusi

Apakah sudah ada produk yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah diidentifikasi?

Apakah hak dan ijin untuk distribusi elektronik aman atau dapat dijamin keamanannya?

Apakah teknologi yang ada dapat menjamin kualitas citra untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan?

Apakah teknologi memungkinkan penangkapan digital yang memadai dari foto hasil reproduksi?

• Mempertimbangkan jenis pemindaian (bitonal, skala kelabu, warna), dan resolusi atau kompresi yang diperlukan.

• Mempertimbangkan kontrol kualitas: bagaimana hal tersebut harus dilaksanakan?

• Mempertimbangkan pengkatalogan dan pembuatan metadata: apa yang diperlukan untuk mengelola koleksi dan mendukung akses?

• Mempertimbangkan, hingga seberapa besar, pada media apa, dan dimana data akan diarsipkan.

Apakah biaya pencitraan digital atau pemrosesan setelahnya mendapat dukungan? Apakah institusi memiliki keahlian dan sumber-sumber yang diperlukan untuk merencanakan dan mengimplementasikan proyek tersebut? Apakah infrastruktur organisasi dan infrastruktur teknis memadai untuk menciptakan, mengelola dan mengirimkan produk-produk hasil digitalisasi?

Apakah program tersebut dapat dipersempit lingkupnya atau dikurangi tujuannya? Dapatkah masalah kebutuhan infrastruktur ditanggulangi?

Pelaksanaan rencana, implementasi dan evaluasi proyek kegiatan pencitraan digital

ya

↓

tidak → stop

ya

↓

tidak → stop

tidak

↓

ya → stop

ya

↓

tidak → stop

ya

↓

tidak → stop

tidak

↓

tidak

↓

tidak

↓

stop

ya

ya

ya

ya

ya

i