petunjuk teknis pelaksanaan pendataan dan …

PETUNJUK TEKNIS PELAKSANAAN PENDATAAN DANPRESENSI PEGAWAI

BKD Provinsi Jawa Tengah

Dasar Hukum•Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur SipilNegara;

•Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang DisiplinPegawai Negeri Sipil;

•Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 tentang ManajemenPegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja;

•Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahanatas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 TentangManajemen Pegawai Negeri Sipil;

•Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Sipil Negara danReformasi Birokrasi Nomor 19 Tahun 2020 Tanggal 16 Maret2020 Tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil NegaraDalam Upaya Pencegahan Penyebaran COVID-19 Di LingkunganInstansi Pemerintah;

•Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 67 Tahun 2020 Tanggal 4 September2020 Tentang Perubahan Atas Surat Edaran MenteriPendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor58 Tahun 2020 Tentang Sistem Kerja Pegawai Aparatur SipilNegara Dalam Tatanan Normal Baru;

•Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 2 Tahun 2020 tentangPerubahan Atas Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 51Tahun 2016 tentang Hari dan Jam Kerja Serta Penilaian KinerjaSecara Elektronik Aparatur Sipil Negara Di LingkunganPemerintah Provinsi Jawa Tengah;

•Surat Edaran Gubernur Jawa Tengah Nomor 061.2/166 tanggal30 Januari 2020 Tentang Hari Dan Jam Kerja Di LingkunganPemerintah Provinsi Jawa Tengah;

•Surat Edaran Gubernur Jawa Tengah Nomor 965/09162 Tanggal30 September 2020 Tentang Pedoman Teknis PelaksanaanPresensi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah ProvinsiJawa Tengah;

•Surat Edaran Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor000/896 tanggal 15 Maret 2020 tentang Pelaksanaan PresensiPegawai.

Dasar Hukum (lanjutan)

Sistem InformasiManajemen Kepegawaian

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dan

GRMS (Government Resources Management System)

Simpeg:

- eTPK

- eKinerja

- dll.

INTEGRASI LAYANAN KEPEGAWAIAN

Bid. Inka: Bid. Mutasi

Sekretariat

Bid. PPPBid. PKPKepala

BKD

(Simpeg, ePresensi,

eGaji, eFile)

• Pengelolaan data

kepeg, presensi & gaji

• Digitalisasi dok

(eKasus)

• Monitoring disiplin

pegawai

(eDoc)

• Percepatan admistrasi

(eJFK,eTPK,TMMK)

• Pengelolaan JFT/K

• Pertimbangan

kompetensi jabatan

• Pelaks ujian melalui

media komputer

(eJFU,eMutasi,eKP)

• Pengelolaan JFU

• Mutasi kepeg

• KP elektronik

Upenkom

(eKasus)

• Assessment Center

http://ediklat.bkd-intra.net/






DatabaseDatabase

Clustered

LDAP

SSO

Web services

Back Office

Apps

Sinaga

Apps

Prestasi

Kerja

(SKP)

Cuti Online

Monitoring

PresensiE-File

Monitoring

TakeHome

Pay

Presensi

online

Simpeg

E-File

Gaji

writes

reads

reads reads

Security &

Single

Sign On

(SSO)

Verbatim

Mutasi

Online

Assesor

Meeting

CAT

Pengajuan

Mutasi

JKK &

JKM

Claims

Buku Saku

DigitalPortalSLKS

Ujian

DinasPenggunaa

n gelar

writes

Mobile Apps

JKK &

JKME-Kasus

E-Cerai

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)


1. SIMPEG merupakan tulang punggung (backbone)

data kepegawaian yang digunakan oleh seluruh

aplikasi dan layanan kepegawaian dan stakeholder

(GRMS / SIM pada SKPD, TASPEN, BPJS, BANK

JATENG, SAPK BKN, TAPERA, dll)

2. Integrasi Simpeg dengan layanan kepegawaian lain

guna menghindari duplikasi input data dan duplikasi

proses sehingga efektif dan efisien dalam

mendukung percepatan layanan kepegawaian serta

reformasi birokrasi;


Dalam rangka tertib administrasi dan kelancaran

proses layanan kepegawaian dan penggajian,

mohon untuk dapat mengisi / input data

kepegawaian pada Aplikasi Simpeg dan Efile.

Pengisian / input mulai tanggal 22 Februari 2020

s.d. 28 Februari 2020 (setelah itu akses akan

ditutup).

SOP PELAKSANAAN PRESENSI PEGAWAI

1. ASN melaksanakan tugas di unit kerja wajib melaksanakan presensi

masuk dan pulang kerja dalam satu hari kerja sesuai ketentuan hari

dan jam kerja;

2. ASN yang melaksanakan work from home, dan penugasan luar

lainnya kecuali dinas luar, wajib melaksanakan presensi sebanyak 1

(satu) kali dalam sehari menggunakan Presensi Mobile;

3. ASN dapat melaksanakan presensi saat masuk kerja paling awal 3

(tiga) jam sebelum jam masuk kerja yang sudah ditetapkan;

4. ASN yang melaksanakan presensi setelah jam mulai kerja

dinyatakan terlambat dan keterlambatan terakumulasi dalam

kekurangan waktu kerja (tanpa perhitungan kompensasi kelebihan

waktu kerja);

SOP Pelaksanaan Presensi Pegawai


5. ASN yang melaksanakan presensi masuk lebih dari setengah waktu

kerja dinyatakan tidak melaksanakan presensi masuk kerja;

Contoh :

a. Untuk ketentuan waktu kerja pukul 07.00 – 15.30 WIB, apabila

ASN melaksanakan presensi masuk kerja pukul 11.16 WIB

dinyatakan tidak melaksanakan presensi masuk kerja dan

terakumulasi dalam kekurangan waktu kerja;

b. Untuk ketentuan waktu kerja pukul 07.00 – 14.00 WIB, apabila

ASN melaksanakan presensi masuk kerja pukul 10.31 WIB

dinyatakan tidak melaksanakan presensi masuk kerja dan


6. ASN dapat melaksanakan presensi pulang paling akhir 7 (tujuh) jam

setelah jam pulang kecuali sistem kerja shift paling akhir 3 (tiga) jam

setelah jam pulang kerja (Rumah Sakit, Penjaga Malam,dll).

7. ASN yang melaksanakan presensi sebelum jam pulang kerja

dinyatakan pulang cepat atau pulang awal dan terakumulasi dalam

kekurangan waktu kerja;

8. ASN yang melaksanakan presensi pulang kurang dari setengah

waktu kerja, dinyatakan tidak melaksanakan presensi pulang kerja;

Contoh :

a. Untuk ketentuan waktu kerja pukul 07.00 – 15.30 WIB, apabila

ASN melaksanakan presensi masuk kerja sebelum pukul 07.00

WIB dan melaksanakan presensi pulang kerja pukul 11.14 WIB

dinyatakan tidak melaksanakan presensi pulang kerja dan


b. Untuk ketentuan waktu kerja pukul 07.00 – 14.00 WIB, apabila

ASN melaksanakan presensi masuk kerja sebelum pukul 07.00

WIB dan melaksanakan presensi pulang kerja pukul 10.29 WIB

dinyatakan tidak melaksanakan presensi pulang kerja dan




10. ASN yang hanya melaksanakan salah satu presensi masuk atau

pulang kerja saja dinyatakan kekurangan setengah waktu kerja;

11. Apabila terdapat perubahan data (mutasi), Admin SKPD

mengajukan secara resmi dan berjenjang kepada BKD untuk

dilakukan pembaharuan/penyesuaian data dan SKPD lama agar

berkoordinasi dengan SKPD baru dalam proses penyesuaian data

dimaksud;

12. SKPD bertanggung jawab dalam pengelolaan data presensi

masing-masing pegawai di unit kerjanya.

Presensi Menggunakan Mesin Presensi

Presensi dilaksanakan dengan cara menempelkan sidik jari

yang sudah didaftarkan pada mesin presensi;1

2

3

4

ASN memastikan bahwa presensi yang dilaksanakan telah

terverifikasi oleh mesin presensi (contoh keluar tanda

centang (V), suara “terimakasih”, dll);

Presensi wajib tampak muka (melepas sementara

topi/helm/tutup kepala, kacamata hitam, masker);

Wajib menggunakan pakaian dinas sesuai dengan ketentuan;

5 Dalam keadaan force majeure (bencana alam, wabah

penyakit, kebakaran,dll) BKD Provinsi Jawa Tengah

berwenang untuk mematikan mesin presensi.

PRESENSI MOBILE

Persiapan pelaksanaan Presensi Mobile

01

02

03

04

ASN wajib memastikan penggunaan ponsel pintar

(smartphone) yang kompatibel dan kelancaran koneksi

jaringan internet;

ASN wajib mengunduh aplikasi Sinaga dari

playstore di ponsel pintar (smartphone) masing-

masing;

05

ASN melakukan instalasi Sinaga dan wajib

mengijinkan permintaan akses kamera, GPS dan

penyimpanan (storage);

ASN login Aplikasi Sinaga sesuai dengan user name

dan password masing-masing;

ASN mengaktifkan GPS pada perangkat ponsel

pintar (smartphone).

Presensi Mobile Reguler

Presensi dilaksanakan di lingkungan unit kerja masing-masing sesuai

dengan koordinat lokasi yang telah ditentukan;01

02

03

04

Presensi dilaksanakan dengan cara masuk ke menu presensi pada Aplikasi

Sinaga kemudian akan muncul koordinat lokasi SKPD masing-masing ASN;

Apabila koordinat lokasi SKPD tidak muncul maka tekan icon refresh untuk

memunculkan koordinat lokasi kerja atau apabila diperlukan dapat

mematikan dan menghidupkan kembali GPS (location), kemudian klik atau

tap pada icon sidik jari sesuai koordinat lokasi;

Melakukan swafoto (selfie) wajib tampak muka (melepas sementara

topi/helm/tutup kepala, kacamata hitam, masker) dengan memperlihatkan

background/latar belakang lokasi kerja (tidak close-up) dan menggunakan

pakaian dinas yang berlaku pada hari itu;

Presensi Mobile Reguler

05

06

07

ASN memastikan bahwa presensi yang dilaksanakan telah terverifikasi

dengan muncul notifikasi “Anda berhasil melakukan presensi pada

tanggal, bulan, tahun dan waktu pada hari tersebut”;

ASN memastikan bahwa presensi telah terekam dengan melakukan

pengecekan pada menu data presensi harian (icon kalender);

ASN dapat melakukan presensi ulang jika presensi belum terekam dalam

data presensi harian hingga presensi berhasil.

1. Presensi dilaksanakan pada lokasi sesuai penugasan;

2. Presensi dilaksanakan dengan cara masuk ke menu presensi

pada Aplikasi Sinaga kemudian menekan icon “TL” pada pojok

kanan bawah pada menu tap presensi;

3. Melakukan swafoto (selfie) wajib tampak muka (melepas

sementara topi/helm/tutup kepala, kacamata hitam, masker)

dengan menggunakan pakaian yang rapi dan sopan;

4. ASN memastikan bahwa presensi yang dilaksanakan telah

terverifikasi dengan muncul notifikasi “Anda berhasil melakukan

presensi pada tanggal, bulan, tahun dan waktu pada hari

tersebut”;

5. ASN memastikan bahwa presensi telah terekam dengan

melakukan pengecekan pada menu data presensi harian (icon

kalender);

6. ASN dapat melakukan presensi ulang jika presensi belum

terekam dalam data presensi harian.

Presensi WFH dan Penugasan Luar Lainnya

PENGELOLAAN

DATA PRESENSI

1. Pengelolaan data presensi pada aplikasi presensi

dikelola oleh Admin Presensi SKPD/ UPT/ Cabang

Dinas/Satker dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Admin Presensi SKPD Induk diampu oleh Kepala Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian masing-masing SKPD;

b. Admin Presensi UPT/Cabang Dinas/Satker diampu oleh

Kepala Sub Bagian Tata Usaha masing-masing

UPT/Cabang Dinas/Satker;

c. Admin Presensi pada Biro di Lingkungan Sekretariat

Daerah diampu oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha

masing-masing Biro;

PENGELOLAAN DATA PRESENSI

2. Apabila dalam SKPD/UPT/Cabang Dinas/Satker terjadi

kekosongan jabatan Kepala Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian atau Kepala Sub Bagian Tata Usaha maka

dapat mengajukan admin presensi sesuai dengan

persetujuan Kepala Unit Kerja;

3. Pengajuan sebagaimana dimaksud angka 2 diusulkan

secara resmi dan berjenjang kepada BKD;

4. ASN yang diberi Penugasan/melaksanakan tugas di unit

kerja lain (contoh: Penjabat (Pj), Pelaksan Harian (Plh) dapat

melaksanakan presensi pada SKPD/Unit Kerja tempat

Penugasan, sedangkan pengelolaan presensinya diampu

oleh Admin SKPD Induknya;


5. Admin Presensi mempunyai kewajiban :

a. Menginput jadwal kerja setiap awal bulan (mingguan,

hari libur, jadwal detail) untuk semua ASN di lingkungan

unit kerja masing-masing;

b. Menginputkan status presensi (DL, WFH, cuti yang tidak

diakomodir di cuti online);

c. Melakukan validasi data presensi maksimal pada akhir

bulan berjalan;

d. Melakukan konfirmasi kepada ASN di lingkungannya

terkait data presensi sebelum tanggal 5 bulan

berikutnya;

e. Melakukan kalkulasi/simpan data presensi maksimal

tanggal 5 pukul 23.59 WIB bulan berikutnya dan

memastikan bahwa data presensi sesuai dengan kondisi

sebenarnya;


f. Apabila Admin Presensi tidak menyimpan hasil kalkulasi

data presensi ASN, maka data presensi ASN dimaksud

tidak akan terkalkulasi dalam penghitungan capaian

kinerja ASN.

6. Hasil kalkulasi data presensi yang digunakan sebagai

pendukung capaian kinerja dari sisi presensi adalah Rekap

Personal.


Jadwal kerja beberapa ASN TIDAK DISUSUN menyebabkan data presensi

menjadi kosong dan tidak bisa melakukan Presensi Mobile.

Hambatan Pelaksanaan (1)

Belum dibuat jadwal ->

Sudah dibuat jadwal ->

Belum dibuat jadwal ->

Sudah dibuat jadwal ->

JADWAL PRESENSI

DATA PRESENSI

1. Pengajuan Cuti ASN BELUM DISETUJUI oleh atasan menyebabkan presensimenjadi ALPHA.

2. Cuti ASN (kecuali Cuti Luar Negeri/CLTN/Cuti Besar) yang dilakukan secaramanual dan TIDAK MELALUI APLIKASI SINAGA tidak akan tercatat padaAplikasi Presensi Online


Adanya pergantian jadwal kerja (shift) setelah menyimpan Data Prresensi

TIDAK MELAPORKAN kepada admin presensi menyebabkan data presensi

menjadi tidak sesuai (TAM / TAMP / P / ALPHA / dll).


Admin TIDAK MENGINPUTKAN DL / WFH / cuti / penugasan ASN atau

LUPA MENYIMPAN data presensi (maks tanggal 5 jam 23:59 WIB bulan

berikutnya).


• Admin presensi hanya membuat dan menyimpan jadwal kerjanamun tidak melakukan simpan / kalkulasi data presensi

• Tanpa proses kalkulasi maka dapat dipastikan rekap personalASN akan kosong / terisi dengan A (alpha) pada seluruh harikerja bulan berjalan.



Admin MENGINPUTKAN DL / WFH / Cuti / Penugasan ASN setelah

Simpan/Kalkulasi data presensi (maks tanggal 5 jam 23:59 WIB bulan

berikutnya) sehingga menyebabkan adanya perbedaan data presensi (data

dinamis) dengan rekap personal (data hasil kalkukasi).

Sesuai dengan ketentuan SE, BKDhanya akan menggunakan rekappersonal / data hasil kalkukasi adminpresensi setelah tanggal 5 bulanberikutnya.

Admin yang tidak melakukan Simpan/ Kalkulasi akan menyebabkankurangnya nilai kinerja ASN karenapresensi merupakan salah satuindicator pelaksanaan kinerja.

■ Penggunaan WFH yang tidak tepat

Sebagai contoh, ASN dijadwalkan WFH sehingga dapatmelaksanakan presensi dari “rumah” pada pagi hari. Setelahnya izinWFH dihapus dan ASN berangkat kerja (WFO) serta absen pulangdengan WFO.

Pada Aplikasi Sinaga, jam datang dan pulang terpantau hadir, namunpada Aplikasi Presensi akan tetap terpantau TAM (tidak absenmasuk). Presensi WFO dan WFH memiliki ketentuan yang berbedasehingga tidak dapat digunakan untuk saling melengkapi.

Jam presensi WFH tidak dapat digunakan untuk mengganti jampresensi WFO dan sebaliknya.

■ BKD senantiasa melakukan monitoring secara berkalasegala macam bentuk penyalahgunaan


“The journey of a thousand miles begins with a single step”

petunjuk teknis pelaksanaan pendataan dan …

Documents