petunjuk singkat sistem kendali simptk pppptk tk …file.tkplb.kemdikbud.go.id/simptk/panduan...

PETUNJUK SINGKAT

SISTEM KENDALI – SIMPTK PPPPTK TK DAN PLB

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PENGEMBANGAN PEMBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

TAMAN KANAK-KANAK DAN PENDIDIKAN LUAR BIASA

2018

Sistem Kendali – SIMPTK PPPPTK TK DAN PLB

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ................................................................................................................................................................. 1

A. SEKILAS MENGENAI SIMPTK ................................................................................................................................ 2

B. SISTEM KENDALI ................................................................................................................................................... 2

C. RELASI ENTITAS SIMPTK ....................................................................................................................................... 3

D. PETUNJUK SINGKAT PENGGUNAAN SISTEM KENDALI ........................................................................................ 4

1. Pengelolaan Program ....................................................................................................................................... 4

2. Pengelolaan Kategori Dokumen ...................................................................................................................... 5

3. Pengelolaan Perpustakaan Dokumen.............................................................................................................. 5

4. Pengelolaan Template Kelengkapan Dokumen .............................................................................................. 6

5. Pengelolaan Kegiatan ....................................................................................................................................... 9

a. Pengelolaan Detil Kegiatan ......................................................................................................................... 9

b. Pengelolaan Dokumen Kegiatan ................................................................................................................. 9

c. Realisasi Kegiatan ...................................................................................................................................... 10

6. Explorer ........................................................................................................................................................... 11

E. PETUNJUK SINGKAT PELENGKAP KEGIATAN ..................................................................................................... 13

7. File Kegiatan ................................................................................................................................................... 13

8. Pembuatan Kelas ................................................................................................................................................ 15

a. Mengelola Data Dasar Kelas ..................................................................................................................... 15

b. Mengelola Fasilitator Kelas ....................................................................................................................... 17

c. Mengelola Peserta ..................................................................................................................................... 18

d. Pendaftaran Peserta UKG .......................................................................................................................... 20

9. Lampiran Undangan Peserta (Untouch-Independent) .................................................................................. 21

10. Evaluasi dan Sertifikasi ............................................................................................................................... 23

a. Formula Nilai Akhir ..................................................................................................................................... 23

b. Penilaian Peserta ........................................................................................................................................ 24

c. Sertifikat dan Surat Keterangan (Untouch - Semi Manual Assignment) .................................................. 27

F. PENGATURAN KONEKSI DAN SERVER ................................................................................................................ 31

G. INFORMASI LEBIH LANJUT ................................................................................................................................. 31


2

SISTEM KENDALI PPPPTK TK DAN PLB BANDUNG

A. SEKILAS MENGENAI SIMPTK

SIMPTK TK dan PLB merupakan suatu sistem informasi manajemen kegiatan di lingkungan PPPPTK TK dan PLB

yang telah digunakan sejak tahun 2016 yang berbasis data Uji Kompetensi Guru 2015 dalam mengelola

kegiatan diklat di lingkungan PPPPTK TK dan PLB khususnya kegiatan Pengembangan Keprofesian

Berkelanjutan dan terus mengalami pemutakhiran dan pengembangan sesuai kebutuhan pengguna. Sistem

Berbasis Desktop ini hanya berjalan pada PC berbasis Windows. Fitur-Fitur Utama SIMPTK:

- Pengelolaan Kegiatan

- Pengelolaan Kelas

- Pengelolaan Peserta Per Kelas

- Pengelolaan Pendaftaran Peserta ke Server Evaluasi untuk SIMEVA

- Pengelolaan Pendaftaran Peserta Uji Kompetensi Guru (Format SIMTUK)

- Pengelolaan Data Evaluasi (Import Export, Simulasi)

- Pengelolaan Sertifikat dan Surat Keterangan

B. SISTEM KENDALI

Sistem Kendali PPPPTK TK dan PLB merupakan ekstensifikasi dari SIMPTK TK DAN PLB yang telah ada. Sistem

kendali berbasis desktop ini merupakan prototipe dari Sistem Kendali Berbasis Web yang sedang dibangun

untuk mempermudah akses dari berbagai perangkat yang terhubung dengan Internet. Sistem Kendali bertujuan

untuk mengendalikan Program dan Kegiatan yang ada sedemikian sehingga manajemen mendapatkan informasi

(executive summary) dari program dan kegiatan yang dilaksanakan. Fitur-fitur Utama Sistem Kendali:

- Pengelolaan Program Berbasis RKAKL (Masih dalam tahap pengembangan untuk merekap sasaran dan

capaian program)

- Dashboard (Rekapitulasi Daya Serap – Masih Dalam Pengembangan)

- Pengelolaan Koleksi Dokumen (Perpustakaan Dokumen Digital)

- Pengelolaan Kategori Dokumen dalam empat jenis dokumen (Dokumen Rujukan, Dokumen Akademik,

Dokumen Administasi Kegiatan, Dokumen Keuangan)


3

- Pengelolaan Dokumen Kegiatan yang dibagi dalam lima tahapan (Perencanaan; Pengorganisasian;

Pelaksanaan; Evaluasi, Sertifikasi, dan Pelaporan; dan Pertanggungjawaban Keuangan), dilengkapi dengan

sistem template.

- Explorasi Kegiatan dan Excutive Summary

C. RELASI ENTITAS SIMPTK

1 3 2 4 5 6

Program Kegiatan Kelas

Kelengkapan

Dokumen

Template

Kelengkapan Perpustakaan

Dokumen

Kategori

Dokumen

Peserta

Database

UKG

Database

EvaKom

Database

GTK

Formula NA Parameter

Sertifikat Evaluasi

Peserta


4

D. PETUNJUK SINGKAT PENGGUNAAN SISTEM KENDALI

1. Pengelolaan Program - Buka Menu Program

- Klik tanda [+] untuk melihat Sub-Sub Program - Klik salah satu Program /Sub Program untuk melihat Detail Program, - Masuk Ke Tab Detail Program - Pada Detail Program dapat terlihat Rincian Progam yang terpilih, - Pengguna Dapat Melakukan Edit, Buat Baru, Penyimpanan, dan Hapus

Pemilihan Program Induk diperlukan apabila yang dibuat adalah Sub Program yang memiliki induk - Klik Pilih Induk

Cari Progam Induk yang akan dipilih

- Klik Pilih Sebagai Progam Induk


5

2. Pengelolaan Kategori Dokumen - Buka Menu Kategori Dokumen

- Sudah terdapat Beberapa Kategori Dokumen yang dikelompokan berdasarkan Jenis Dokumen:

(1) Dokumen Rujukan (2) Dokumen Akademik (3) Dokumen Administrasi Kegiatan (4) Dokumen Keuangan

- Pengguna dapat melakukan Edit, Buat Baru, Penyimpanan dan Penghapusan

3. Pengelolaan Perpustakaan Dokumen

Perpustakaan dokumen merupakan “kolam” penampungan dokumen program dan kegiatan yang dikelompokan berdasarkan kategori yang telah dikelola pada bagian pengelolaan kategori dokumen. Pengguna Melakukan Pengelolaan File berdasarkan Nama Pendek Dokumen agar lebih mudah dicari.

- Buka Menu Perpustakaan Dokumen - Gunakan Fasilitas Pencarian Jika Diperlukan


6

- Klik Salah Satu Dokumen untuk memunculkan detail dokumen. - Klik Download File Untuk mengunduh File dan Buka Folder Untuk lokasi Unduhannya - Klik Download Buka File Untuk mengunduh File membuka file secara langsung. - Untuk Memasukan Dokumen Baru Klik Baru - Isi Nama Pendek Dokumen - Copas Nama Dokumen Seperti Aslinya

- Klik Pilih File Untuk Memilih File

- Klik Upload File, tunggu hingga muncul konformasi keberhasilan

- Hasilnya akan langsung terlihat Dalam Daftar Dokumen

4. Pengelolaan Template Kelengkapan Dokumen Template Kelengkapan Dokumen adalah Pola Baku yang dapat digunakan (seperti copy-paste) untuk

mengisi data kelengkapan kategori dokumen pada suatu kegiatan sedemikian sehingga setiap Tahapan

pada kegiatan memiliki kategori dokumen dan prosentase yang dapat digunakan sebagai Acuan realisasi

kelengkapan Dokumen Kegiatan/Program.


7

- Pilih Template Kelengkapan Dokumen yang akan dikelola

- Gunakan Fasilitas Baru, Ubah, Batal, Simpan dan Hapus untuk mengelola kategori dan prosentase Acuan

masing-masing kategori dokumen - Untuk Realisasi Dokumen, setelah dipilih kategori dokumen yang akan direalisasikan, klik UBAH. - Klik Pilih Dokumen dan Cari Dokumen yang bersesuaian dari Perpustakaan Dokumen - Klik Dokumen tersebut

- Klik Pilih Dokumen Untuk Realisasi Kegiatan - Setelah Dokumen Masuk Ke Realisasi Dokumen, klik SIMPAN


8

- Dapat Dilihat, Pada Kolom Realisasi Nama Dokumennya Masuk dan Prosentasenya Berubah

- Untuk Membuat Template Baru, Klik Buat Template Baru, sehingga muncul konfirmasi dan ditampilkan

Template yang baru dan siap untuk dimodifikasi

- Untuk Menamai Ulang Template, Pilih Template, kemudian klik Namai Ulang Template, Masukan Nama

Template yang diinginkan, Klik OK sampai muncul konfirmasi Berhasil.


9

5. Pengelolaan Kegiatan

Pengelolaan Kegiatan terdiri dari tiga tahapan: a. Pengelolaan Detil Kegiatan

- Buka Menu Kegiatan, kemudian Pilih Kegiatan (Gunakan Failitas Pencarian Jika Perlu) yang akan dikelola hingga muncul Detail Kegiatan

- Pengguna Dapat Melakukan Edit, Buat Baru dan Simpan, serta Hapus Kegiatan - Untuk Pemilihan Nama Program, Klik Cari Program, Pilih Program yang sesuai

- Klik Pilih Program Induk Untuk Kegiatan yang Ada, dan masuk ke Nama Program yang disediakan

b. Pengelolaan Dokumen Kegiatan

- Setelah memilih kegiatan yang ada, Klik Tab Dokumen Kegiatan - Klik Ambil Template untuk mengambil Template Kelengkapan Dokumen yang telah dibuat pada

langkah 4 (Pengelolaan Template Kelengkapan Dokumen)

- Pilih Template yang diinginkan, periksa jika perlu penyesuaian


10

- Klik Gunakan Template Ini , jika ada konfirmasi, silahkan lakukan sesuai kebutuhan - Untuk melihat hasilnya, klik lagi Kegiatan yang dimaksud sehingga Prosentase Acuan dan Realisasinya

Terlihat

c. Realisasi Kegiatan

Realiasi Kegiatan yang dimaksud adalah Realisasi Keuangan, Pengisikan Kelas, Peserta, Statistik Peserta,

dimana Pada Setiap Kegiatan yang dibuat akan ditindaklanjuti dengan pembuatan Kelas dan Pengisian

Peserta. Setelah Kelas Diisi kegiatan dilakukan dan ada proses Evaluasi yang dilakukan pada menu yang

bersesuaian.


11

- Untuk Realisai Keuangan dilakukan dengan mengklik EDIT, kemdian Nilai realiasinya diisi kemudian di SIMPAN

- Untuk mengetahui statistik peserta per kelas, klik kelas yang bersesuaian

6. Explorer

Explorer adalah fitur untuk mengexplorasi kegiatan (terdapat pula fasilitas pencarian) berdasarkan

kelengkapan dokumen pada setiap Tahapan Kegiatan yang dilakukan untuk membantu pengendalian

kegiatan.

- Penjelajahan Kegiatan akan menghasilkan Executive Summary, yang akan tampak pada tab Executive

Summary


12

- Laporan Hasil Kendali Kegiatan dapat dicetak

Ringkasan Kegiatan, Kelas dan Statistik Peserta

Ringkasan Kelengkapan Dokumen Per Tahapan

Rincian Kelengkapan Dokumen Per Tahapan


13

E. PETUNJUK SINGKAT PELENGKAP KEGIATAN

Sistem Kendali di atas ditujukan untuk membuat executive summary, untuk keperluan tersebut diperlukan input

data yang merupakan proses berdasarkan Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan, Evaluasi, Sertifikasi dan

Pelaporan, serta Pertanggungjawaban Keuangan.

TAHAPAN Proses SIMPTK

Perencanaan - Pengelolaan Program - Pembuatan Kegiatan - Pengisian dan Penentuan

Kategori Kelengkapan Dokumen

Pengorganisasian - Pemutakhiran Data - Pembuatan Kelas - Pengisian Kelas

Pelaksanaan - Entry Realisasi Dokumen

Evaluasi, Sertifikasi dan Pelaporan - Import Export Nilai Peserta - Pemrosesan Nilai Akhir,

Predikat dan Kelulusan - Pencetakan Sertifikat

Pertanggung Jawaban Keuangan Entry Realisasi Keuangan

7. File Kegiatan

Fasilitas File kegiatan merupakan fasilitas upload file cikal bakal dari sistem kendali, dimana semua file utama yang

berkaitan langsung dengan kegiatan yang ada diupload agar masing-masing unit kerja dapat mengakses dan

berkerja berdasarkan file tersebut.

- Klik Menu PERENCANAAN -> Kegiatan

- Buka Tab File Kegiatan

’

7


14

- Cari File dan beri keterangan

- Klik Upload

- Hasilnya akan terlihat pada List File

- Untuk mengakses file yang ada, klik salah satu file kemudian Klik Download File -> Buka Folder atau

Download Buka File


15

8. Pembuatan Kelas

Setelah kegiatan dibuat, langkah selanjutnya adalah pembuatan kelas-kelas yang berada pada kegiatan tersebut.

Kelas dibuat pada menu DATA.

a. Mengelola Data Dasar Kelas

- Buka Menu Kelas PTK

- Pilih Kegiatan yang akan dibuatkan kelasnya (Gunakan Fasilitas Pencarian Jika Perlu)

- Klik BUAT BARU, kemudian isi kelengkapan kelas yang dibutuhkan

8


16

- Klik SIMPAN, tungu hingga konfirmasi Penyimpanan Berhasil

- Klik tab KELAS untuk mengetahui list kelas yang telah dibuat

- Klik salah satu kelas jika ingin melihat Detil Kelas


17

b. Mengelola Fasilitator Kelas

- Untuk memasukan Fasilitator, Klik tab Fasilitator, lalu kemdian klik Tambah Fasilitator, gunakan filter-filter

pencarian jika diperlukan

- Pilih Nama yang Fasilitator yang dikehendaki, Pilih Peran Fasilitator

- Klik Tambah Fasilitator Terpilih Ke Kelas

- Klik Lagi Kelas untuk mencrosscek Fasilitator yang sudah masuk kelas


18

c. Mengelola Peserta

- Klik tab Peserta

- Untuk menambahkan satu atau beberapa peserta, klik Tambah Peserta.

- Cari Peserta (Gunakan Filter Jika dibutuhkan)

- Pilih satu atau beberapa peserta, Klik Tambah Peserta Terpilih ke Kelas.

- Hasil penambahan akan terlihat Pada Daftar Peserta

- Untuk menambahan Peserta secara masal dapat digunakan menu Import Peserta


19

- Copy Paste Nomor UKG dari Calon Peserta yang akan dimasukan, Klik Cek Data untuk memeriksa

Validitas Data.

- Ubah atau hapus jika Data Peserta yang Tidak Valid

- Klik Tambah Peserta Terpilih Ke Kelas

- Proses yang berhasil akan terlihat seperti di atas

- Hasilnya akan terlihat pada kelas terpilih

- Peserta yang sudah masuk ke dalam Kelas dapat dihapus dengan memilih 1 peserta atau dihapus semua

pesertanya.

- Untuk Mendapatkan Excel Peserta dalam kelas, Klik Export Excel

- Untuk mengedit biodata peserta/fasilitator, dapat di klik salah satu peserta, kemudian buka tab Edit

Biodata


20

d. Pendaftaran Peserta UKG

Pendaftaran Peserta UKG berkaitan dengan Pengelolaan Tempat Uji Kompetensi (TUK), untuk mengelola

data TUK dapat digunakan menu Data TUK

- Pendaftaran Peserta UKG dilakukan pada tab Pendaftaran UKG

- Ketika kelas sudah terisi dengan perserta, Klik EDIT, kemudian pilih TUK yang bersesuaian dan tanggal

Pelaksanaan Uji Kompetensi

- Klik SIMPAN pada dah hasilnya akan terlihat Kode TUK dan Nama TUK nya masuk ke dalam data


21

- Untuk Mendapatkan Excel standar untuk Pemrosesan di tuk-exam.id, klik EXPORT EXCEL

- File Excel akan ada pada folder export_excel

9. Lampiran Undangan Peserta (Untouch-Independent)

Untuk mencetak lampiran undangan, dapat digunakan menu Persiapan pada PELAKSANAAN.

- Cari Kelas dengan menggunakan Filter Kelas, Klik Kelas yang akan dikelola.

- Klik EDIT, isi parameter yang akan digunakan lalu klik SIMPAN.

9


22

- Klik EDIT, isi parameter yang akan digunakan lalu klik SIMPAN.

- Klik Cetak Lampiran Undangan Peserta


23

10. Evaluasi dan Sertifikasi

a. Formula Nilai Akhir

Nilai Akhir adalah komponen penentu Evaluasi yang dapat beragam untuk kegiatan atau program yang

berbeda. Untuk mengakomodir itu, maka pada menu Formulir Nilai Akhir dapat dikelola berbagai

rumus/formula nilai akhir.

- Buka menu Formula Nilai Akhir

- Untuk Membuat Baru (copy terlebih dahulu formula nilai akhir ke notepad/word). Kemudian klik TAMBAH

- Isi semua parameter seperti formula yang ada, untuk menguji formulanya, klik COBA HITUNG.

10b 10a

a

10c

a


24

- Jika Sudah sesuai dengan standar yang ada, klik SIMPAN

- Pengguna Dapat Melakukan Edit, dan Hapus jika diperlukan

b. Penilaian Peserta

Penilaian Peserta yang rekam adalah berupa Nilai Simulasi Daring, Nilai Pre Test, Nilai Post Test, Nilai Sikap, Nilai

Keterampilan, dan Nilai Evaluasi Kompetensi [100 Soal]. Proses Singkronisasi dilakukan untuk mendapatkan Nilai

Simulasi Daring dan Nilai Evaluasi Kompetensi dari Server evaluasi.tkplb.net serta singkonisasi nilai Post Test

PKB dari Database Lokal dari data yang diberikan dari tim UKG. Selain itu, semua nilai dapat

ditimpah/dimutakhirkan dengan proses eksport-isi-import.

- Klik Menu Penilaian Peserta

- Pilih/Cari Kelas yang bersesuaian

- Klik Export Nilai untuk mendapatkan format Penilaian yang akan diisi

- Buka file excel hasil export pada folder export_excel.

- Isi nilai pada format excel tersebut


25

- Simpan dan Tutup File Excel tersebut

- Klik Tombol Import Nilai

- Cari file excel yang telah diisi tadi

- Centang Nilai apa saja yang akan diimport

- Lalu klik Import NIlai

- Bila Berhasil, maka nilai akan masuk ke tabel yang ada


26

- Langkah selanjutnya adalah memilih formula yang akan digunakan untuk Nilai Akhir dengan mengklik nomor

formula yang telah dibuat pada bagian sebalumnya

- Untuk Memproses nilai Akhir klik Proses Nilai

- Hasil Predikat dan Kelulusan dapat langsung terlihat pada tabel yang ada

- Untuk pencetakan manual sertifikat dapat menggunakan hasil Export Nilai dari SIMPTK


27

c. Sertifikat dan Surat Keterangan (Untouch - Semi Manual Assignment)

Sertifikat diberikan kepada peseta yang LULUS dan Surat Keterangan diberikan Kepada peserta yang TIDAK

LULUS dan Instruktur Nasional.

- Klik Menu Pencetakan Sertifikat & Suker

- Pilih/Cari Kelas yang bersesuaian

- Klik tab Pengaturan Sertifikat

- Isi Parameter sesuai yang diinginkan

- Klik Proses No. Seri dan Klik Proses No Reg agar setiap peserta mendapatkan Nomor Seri dan Nomor

Registrasinya

Nomor Awal No Seri/ No Reg


28

- Klik tab Cetak Sertifikat

- Klik Masukan Pola Standar (isi Sertifikat)

- Klik Proses Pola Sertifikat, atur jika diperlukan

- Klik Simpan Pola Isi Sertifikat

- Sesuaikan komponen sertifikat dengan mencentang atau menghilangkan centang yang ada.

- Klik Cetak Sertifikat Depan


29


30

- Klik Cetak Sertifikat Belakang

- Lakukan Hal Yang sama untuk Pencetakan Surat Keterangan

Surat Keterangan Peserta

Surat Keterangan Instruktur Nasional


31

F. PENGATURAN KONEKSI DAN SERVER

SIMPTK merupakan aplikasi yang dibuat dengan basis data pada beberapa server. Untuk dapat mengaturnya

dengan benar, pengguna dapat mengakses PENGATURAN -> Koneksi Database

Pengaturan Tersebut disimpan dalam data terenkripsi seperti pada gambar sebelah kanan.

G. INFORMASI LEBIH LANJUT

Untuk Informasi lebih lanjut mengenai Pengembangan Sistem Kendali - SIMPTK TK DAN PLB dapat

menghubungi:

NO Jabatan Nama No WhatsApp

Kepala PPPPTK TK dan PLB Drs. Sam Yhon, MM 081219991957

1 Kepala Bidang Program dan Informasi Dr. Agus Mulyadi, M.Pd 08112387496 082117869383

2 Kepala Seksi Data dan Informasi Aam Sudrajat, S.Si, M.Ed 082185016933

3 Analis Data PTK Aan Anita, S.Pd 081112387511 081809117777

4 Pengolah Data PTK Mardiana, S.Pd, M.Pd 08112387532 082177458293

petunjuk singkat sistem kendali simptk pppptk tk …file.tkplb.kemdikbud.go.id/simptk/panduan...

Documents