pertemuan i

9/22/2014

1

BAHASAN

1. Proyek

2. Konsep manajemen dalam manajemen proyek

Fungsi-fungsi manajerial

Kepemimpinan

Efisiensi dan efektivitas

3. Profesi manajer proyek

4. PMI dan PMBOKFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 1MANAJEMEN PROYEK P/L IF015 3 SKS

PROYEK

PROYEK: Usaha dalam waktu yang terbatasuntuk mencapai tujuan /hasil tertentu(produk/jasa)

Umumnya proyek melibatkan banyak orangseringkali dari berbagai bidang ilmu yangkegiatannya saling terkait

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 2MANAJEMEN PROYEK P/L IF015 3 SKS

KEGIATAN PROYEK

Jenis kegiatan proyek:

1. Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek

2. Kegiatan yang menjamin produk proyekselesai sesuai persyaratan yang ditetapkan,terutama dalam hal

-Cakupan, -Waktu,-Biaya, -Mutu.


Produk proyek:

1. Produk akhir diserahkan pada akhir proyek.Merupakan alasan utama kenapa sebuahproyek dilaksanakan

Contoh: Perangkat keras dan jaringan yangterpasang, Sistem aplikasi yang terpasang,Panduan bagi pengguna, Dokumentasisistem lengkap.


Produk proyek:

2. Produk antara diserahkan pada waktu-waktuyang telah dijadwalkan;

Contoh: Hasil survei, Hasil analisis,Rancangan.


Kegiatan untuk menjamin produk proyekselesai sesuai persyaratan, dilakukan dalamcakupan manajemen proyek

Produk kegiatan ini misalnya adalah:

Laporan-laporan proyek

Rencana proyek

dll


9/22/2014

2

SIFAT PROYEK Sasaran unik. Berlangsung sementara. Perlu sumber daya dari berbagai bidang, baik

dari dalam maupun dari luar organisasioPersonil, perangkat keras, perangkat lunak

sistem, perangkat lunak aplikasi, dll Punya sponsor utama / pelanggan, yang:o menjadi penentu sasaran proyeko menjadi penentu dalam hal finansial


Proyek mengandung ketidakpastian.

Lingkungan proyek bisa berubah dan proyekharus merespon perubahan tersebut.

oPergeseran sasaran proyek: misalnya karenawaktu penetapan sasaran proyek, pihakyang menetapkan sasaran ini belum secarajelas memahami strategi sistem informasi

oPerubahan peraturan yang berasal daristakeholder organisasi


Proyek memiliki KENDALA (sesuatu yangberasal dari/ditentukan oleh pihak luar proyek

oDana/sumber daya, jumlah danketersediaannya

oWaktu pelaksanaanoCakupan

MANAJER PROYEK mengelola proyek dengan 3kendala tersebut


PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

FAKTA MASALAH PADA PROYEK T.I. Anggaran membengkak Waktu pelaksanaan lewat jadwal 31 % gagal ditengah jalan 16,2 % sukses


FAKTOR UTAMA MASALAH(Jim Johnson)

1. Masukan dari pengguna kurang2. Kebutuhan dan spesifikasinya tidak lengkap3. Kebutuhan dan spesifikasinya berubah4. Kurangnya dukungan eksekutif5. Kurang kompeten teknologinya6. Kekurangan sumberdaya7. Harapan terlalu tinggi8. Sasaran tidak jelas9. Waktu terlalu singkat10.Menggunakan teknologi baru


MENINGKATKAN MASUKAN DARI PENGGUNA

Seleksi proyek bagus, dan jelas sponsornya,serta sponsor bisa cepat menerima informasi

Pengguna dijadikan anggota tim

Pertemuan reguler proyek dengan pengguna

Pelaporan reguler dan tepat waktu

Lokasi pengembang sistem dekat denganpengguna


9/22/2014

3


HARAPAN: Hubungan dg pelanggan

lebih baik Selesai lebih cepat Biaya rendah Kualitas tinggi Produktivitas meningkat Koordinasi meningkat Moral tim meningkat BAGAIMANA

???

PROYEKPERLU

DIKELOLADENGAN BAIK

MANAJEMEN PROYEK

DEFINISI:

Penerapan pengetahuan, ketrampilan, piranti,dan teknik dalam kegiatan proyek untukmemberikan hasil yang memenuhi kebutuhanstakeholder proyek atau bahkanmelampauinya


STAKEHOLDER PROYEK(PEMANGKU KEPENTINGAN)

Pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek atauyang terkena dampak kegiatan ataupun hasilproyek, seperti:> Sponsor > Tim proyek> Calon pengguna hasil proyek > Pelanggan> Staf pendukung > Pemasok> Pihak yang tidak menyetujui proyek

Manajer proyek perlu menjalin hubungan baikdengan para stakeholder


MANAJER PROYEK

Manajer proyek merupakan profesi dalammanajemen proyek

Kemahiran dalam manajemen organisasi tidaklagi mencukupi untuk mengelola proyek yangsemakin rumit, dengan jadwal dan sumberdaya yang kritis.


P M I

Project Management Institute (PMI):Organisasi internasional bagi para manajerproyek

Menerbitkan sertifikat Project ManagerProfessional (PMP).

Mendefinisikan Poject Management Bodyof Knowledge (PMBOK)


PMBOK

Mencakup 9 bidang pengetahuan/knowledgearea

Pada masing-masing knowledge area diatas,ada beberapa proses yang perlu dilaksanakan.

Proses-proses tsb dikelompokkan menjadi 5,yaitu: Kelompok-kelompok proses memulai(inisiasi) proyek, perencanaan proyek,pengarahan & pelaksanaan proyek,pengawasan proyek, dan penutupan proyek


9/22/2014

4

9 BIDANG PENGETAHUAN DALAMPMBOK

(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT,THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)


PIRANTI&

TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJMCAKUPAN

PROYEK

MANAJMWAKTUPROYEK

MANAJMBIAYA

PROYEK

MANAJMMUTU

PROYEK

MANAJMSDM

PROYEK

MANAJMKOMUNI-

KASIPROYEK

MANAJMRESIKOPROYEK

MANAJMPEMBE-

LIANPROYEK

KEBU-TUHAN

&HARAP-AN

STAKE-HOLDER

PROYEK

BERHASIL

KELOMPOK PROSES DALAMMANAJEMEN PROYEK


LAHIRNYAPROYEK

MEMULAIPROYEK

PERENCANAANPROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PENUTUPANPROYEK

WAKTU

PELAKSANAAN PROYEK

INTENSITAS KEGIATANKELOMPOK PROSES


INTENSITASKEGIATAN

WAKTUAWALFASE

AKHIRFASE

KELOMPOK PROSESPENGAWASAN

KELOMPOK PROSESPELAKSANAAN

KELOMPOK PROSESPERENCANAAN

KELOMPOKPROSES

MEMULAI

KELOMPOK PROSESPENUTUPAN

PROYEK SEBAGAI RANGKAIAN FASE

Manajer proyek dapat memandang proyeksebagai serangkaian fase-fase yang terkaituntuk menghasilkan produk proyek.

Siklus hidup proyek sangat bervariasi.

Contoh: model spiral (Muench, 1994) yangmelewati kuadran : identifikasi, perancangan,konstruksi, dan evaluasi


SIKLUS HIDUP PROYEK

Dapat dipandang sebagai kegiatan yang terkaitdengan kelayakan proyek, diikuti dengankegiatan yang terkait dengan akuisisi proyek(proyek diterima dan dilaksanakan) fokus padahasil kerja


KONSEP IMPLEMENTASI(PELAKSANAAN)MENGAKHIRI

(CLOSE OUT)PENGEMBANGAN

KELAYAKAN PROYEK

( FOKUS PADA PERENCANAAN )AKUISISI PROYEK

( FOKUS PADA PENYERAHAN HASILKERJA )

SIKLUS HIDUP PRODUK

Kegiatan dalam proyek yang terkait denganproduk proyek, mengikuti Siklus Hidup Produk

Sifatnya bervariasi, tergantung produk proyek


9/22/2014

5

Contoh: siklus hidup produk pada pengembangan SI: Model air terjun, memiliki tahapan linear Model spiral Boehm, memiliki tahapan iteratif Model bertumbuh, makin lama PRODUK makin lengkap Model R.A.D. (Rapid Application Development) dengan

4 fase, yaitu: perencanaan kebutuhan; desain olehpengguna; konstruksi; pengalihan sistem (cut over).

Model dengan prototipe Extreme programming, analisa dan desain tidak

dimodelkan, se-olah2 langsung pemrogramanFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 25MANAJEMEN PROYEK P/L IF015 3 SKS

Manajemen proyek & disiplin ilmu lain

Pengetahuan dan keterampilan manajer proyek


PENGETA-HUAN &PRAKTEK

MANAJEMENPROYEK

KONSEP MANAJEMEN UMUM:FUNGSI-FUNGSI MANAJERIAL


PERENCANAANMenyusun kegiatan dengan seluruh kebu-tuhannya untuk mencapai tujuan tertentu

PENGORGANI-SASIAN

Menyusun organisasi dengan tugas,fungsi, dan hubungan antar komponenuntuk melaksanakan pencapaian tujuan

PENEMPATANPERSONIL

Menetapkan personil yang tepat dalamstruktur organisasi

PENGARAHANMelakukan kegiatan yg senantiasamemberikan arah bagi organisasi dankomponennya

PENGAWASANMelakukan monitoring, membandingkanhasil monitoring dg rencana/standar, mela-kukan tindakan korektif dan preventif

PERAN MANAJERIAL (Mintzberg)

1. Peran interpersonal Figurehead kegiatan seremonial Leadermemotivasi Liaisonmewakili dalam urusan bisnis

2. Peran informasional Monitormemantau kinerja Disseminator mendistibusikan informasi Spokesperson juru bicara, keluar


PERAN MANAJERIAL (Mintzberg)

3. Peran keputusan Entrepreneur peningkatan sesuai kebutuhan Disturbance handler menangani gangguan Resource allocator mengalokasikan

sumberdaya Negotiatormelakukan negosiasi internal &

eksternal


MANAJEMEN PROYEK &MANAJEMEN UMUM

Persamaan antara proyek dengan operasiorganisasi Punya sasaran Sumber daya terbatas Punya rencana dan anggaran biaya


9/22/2014

6

Tidak semua pengetahuan dalam manajemenumum dipakai, karena adanya perbedaan


Proyek Kegiatan operasiKegiatan Unik, tidak berulang Berulang

Pola waktu Sementara Terus menerus

Fokuspelaksanaan

Integrasi berbagaikegiatan dan sumberdaya

Sebagai kegiatansehari-hari

PROYEK SEBAGAI SISTEM Lingkungan proyek adalah organisasi, sehingga isyu-

isyu bisnis dan organisasional perlu diintegrasikandalam penyusunan rencana proyek

Manajer proyek perlu memahami proyek secaraholistik

Proyek punya komponen-komponen yang salingbekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Merupakan sistem yang tidak sepenuhnya tertutup,melakukan pertukaran dengan lingkungannya


PROYEK DAN ORGANISASI

Pengaruh organisasi bagi proyek, ditinjaudengan 4 kerangka :

Kerangka struktur,

Kerangka S.D.M,

Kerangka politik,

Kerangka simbolik


Kerangka struktur, berfokus pada Struktur organisasi Peran, tanggung jawab dan hubungan

koordinatif

Kerangka S.D.M, berfokus pada: Harmonisasi kebutuhan organisasi dengan

kebutuhan personil proyekFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 34MANAJEMEN PROYEK P/L IF015 3 SKS

Kerangka politik, organisasional maupun personaloPersaingan grup / individual dalam hal otoritas

atas sumberdaya, otoritas keputusan, dllKerangka simbolik, berfokus pada simbol dan arti

oArti setiap peristiwa (misal, hadirnya CEO padaperesmian mulainya proyek)

oBerkaitan dengan budaya: waktu kerja, cara kerja,disiplin

oPenggunaan T.I. yg canggih simbol perusahaanmaju


Kerangka struktur organisasi dalam kaitannyadengan proyek

1. Organisasi berbasis proyek

2. Organisasi yang tidak berbasis proyek.


9/22/2014

7

KERANGKA STRUKTUR ORGANISASIdan PROYEK

1. Organisasi berbasis proyek Sebagian besar operasinya dikelola secara proyek Organisasi menerima penghasilan karena

mengerjakan proyek untuk organisasi lain Organisasi mengadopsi pengelolaan secara proyek

bagi sebagian besar operasi internalnya.

2. Organisasi yang tidak berbasis proyek.

Organisasi jarang melaksanakan proyek. Pada tipeini (misalnya, manufaktur, jasa finansial, dsb),manajemen proyek tidak mudah.


KONDISI AGAR PROYEK SUKSES(Standish group, 2001)

1.Eksekutif mendukung2.Pengguna terlibat3.Manajer proyek berpengalaman4.Sasaran bisnis jelas5.Lingkup sempit6.Infrastruktur perangkat lunak baku (berstandar)7.Kebutuhan dasar tetap8.Metodologi formal9.Estimasi andalFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 38MANAJEMEN PROYEK P/L IF015 3 SKS

KARAKTER MANAJER PROYEKYG EFEKTIF (Zimmerman & Yasin)

1.Menjadi teladan2.Visionaris3.Kompeten secara teknis4.Dapat mengambil keputusan5.Komunikator yang baik6.Motivator yang baik7.Menemui manajemen puncak bila perlu8.Mendukung anggota tim9.Mendorong ide baru

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 39MANAJEMEN PROYEK P/L IF015 3 SKS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 40MANAJEMEN PROYEK P/L IF015 3 SKS

S ampai Jumpa

pertemuan i

Documents