PERKEMBANGAN DAN PERUBAHANORGANISASI

Oleh: Akadusyifa B100110200

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISPROGRAM STUDY MANAJEMEN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA 2013

BAB VPERKEMBANGAN DAN PERUBAHAN

ORGANISASI

1. Pendahuluan Perubahan merupakan hal yang sangat sulit terjadi di perusahaan-perusahaan besar.

Perubahan itu pada mulanya membutuhkan upaya yang sungguh-sungguh dan keteguhan, karena perubahan pada organisasi sangat rumit. Bahkan pada perusahaan yang sukses sekalipun, para pemimpin akan menghadapi berbagai hambatan untuk menuju ke suatu perubahan. Pada bab ini akan mengupas beberapa cara yang dapat membawa perubahan yang berarti bagi suatu organisasi.

2. Kekuatan Eksternal Bagi Suatu PerubahanJacques Nasser dari Ford CEO mengatakan, “Perubahan begitu cepat sehingga jika

seseorang tidak menerima perubahan itu maka ia akan jauh tertinggal.” W. Allen Schaffer dari Cigna Healthcare Inc. mengatakan, “ Langkah perubahan sungguh sangat menakjubkan. Kita harus mengevaluasi ulang asumsi stategi kita setiap enam bulan.”

Banyak sekali kekuatan eksternal yang mendorong terjadinya perubahan, ada beberapa faktor yang menonjol, diantaranya:

a. Teknologi KomputerPerubahan yang terjadi di sumber utama yang dramatis pada suatu organisasi,

dengan adanya sistem jaringan komputer didunia ini dapat mengurangi hambatan waktu dan jarak. Internet dapat memudahkan pemrosesan informasi antar organisasi. Contohnya para pegawai dapat menggunakan jasa internet untuk mengakses informasi yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.

b. Kompetisi Lokal dan GlobalMeningkatnya persaingan di tingkat lokal maupun global juga merupakan

faktor kuat yang menjadi pendorong perubahan. Deregulasi yang dibuat pemerintah serta privatisasi juga menjadi penyemangat terjadinya persaingan. Persaingan di tingkat global juga mendorong terjadinya merger dan akuisi. Merger berpotensi mengembangkan daya saing perusahaan guna memperoleh keuntungan dengan jangkauan yang lebih luas.

c. DemografiPerusahaan pada saat mengalami persaingan global harus dapat

beradaptasidengan perubahan yang terjadi dalam tenaga kerja ( Sumber Daya Manusia). Para pekerja saat ini lebih terdidik dan selalu mencari pekerjaan yang menarik. Di indonesia, para senior juga harus menyesuaikan diri dengan karakter para yunior yang relatif lebih terdidik, cenderung individual dan penuh inovasi.

3. Model Analiss Lapangan (Lewin)Pembahasan model analisis lapangan dibagi menjadi dua bagian, diantaranya:

a. Faktor PendororngLingkungan dapat menjadi faktor pendorong terjadinya perubahan atas suatu

perusahaan beserta pengelolanya. Model anasisis lapangan menampilkan kekuatan yang memaksa terjadinya perubahan dalam suatu organisasi, diantaranya ;

teknologi komputer, persaingan di tingkat lokal maupun global, kondisi atau ciri demografi. Penolakan terhadap perubahan berkaitan dengan perilaku pegawai/ pekerja yang menghambat terjadinya proses perubahan.

b. Faktor penghambatPeda perusahaan pengeboran minyak lepas pantai BP Norge mengenalkan self

directed work teams (tim kerja yang mandiri), program itu banyak mendapat hambatan dari para pekerjanya, banyak pekerja yang bersikap skeptis dengan model kerja yang seperti itu.

4. Enam Alasan Utama Pekerja Menghambat Terjadinya Perubahana. Direct Cost

Alasan yang berkenaan dengan biaya yang harus ditanggung akibat adanya peruhan karena perubahan membutuhkan biaya yang banyak dan para pegawai khawatir akan berkurang pendapatannya dibandingkan dengan pendapatan yang mereka peroleh pada situasi sebelumnya.

b. Saving FacePerubahan dianggap sebagai suatu strategi politik untuk mengatakan bahwa

orang yang mendorongterjadinya perubahan sebagai orang yang tidak memiliki kompetensi.

c. Fear Of The UnknownOrang menghambat suatu perubahan karena mereka khawatir tidak dapat

menyesuaikan diri pada situasi yang baru.d. Breaking Routing

Orang cenderung mempertahankan rutinitas kerena mereka telah nyaman dengan situasi yang sudah ada.

e. Incongruent Organizational SystemsSistem organisasi tidak mendorong terjadinya perubahan yang berkaitan

dengan penggajian/upah, seleksi, pelatihan dan sistem kontrol.f. Incongruent Team Dynamics

Tim perubahan dimaksudkan untuk menciptakan norma-norma baru yang mungkin kurang dapat diterima oleh para anggota organisasi.

5. Perubahan Dan PembakuanMenurut model analisis lapangan yang disampaikan oleh Lewin, perubahan yang

efektif terjadi dengan mencairkan situasi yang ada saat ini kearah situasi yan diinginkan dan kemudian membekukan sistem/situasi yang telah tercapai sehingga menjadi kondisi yang baku seperti yang diinginkan.

6. Menciptakan Kebutuhan Akan Adanya PerubahanFaktor pendorong berperan seperti roket yang mendesak para pekerja untuk

keluarga/ meningggalkan wilayah “nyaman” yang sudah mereka rasakan selama ini. Kekuatan pendorong ini harus nyata, tidak akal-akalan, agar tidak menimbulkan keraguan pada pelaku perubahan.

7. Faktor Penyebab Terjadinya Perubahan Pada Perilaku KonsumenPerubahan perilaku konsumen merupakan faktor yang sangat ampuh bagi proses

perubahan, yang akan memberikan semangat kepada para pekerja untuk ikut mengubah pola perilaku mereka selama ini.

8. Mengurangi Kekuatan PenghambatAda 6 cara mengatasi hambatan perubahan yang ada pada pegawai, terutama

komunikasi, pelatihan, peran aktif para pekerja, dan penekanan pola manajemen. Bagaimanapun juga cara pemberian negosiasi dan pemberian motivasi sangat penting bagi para pekerja yang akan kehilangan sesuatu karena terjadinya perubahan itu.

9. Mengidentifikasi 6 Alasan Penolakan Terjadinya PerubahanAda 6 alasan untuk terjadinya perubahan, antara lain:

a. KomunikasiKomunikasi merupakan prioritas tertinggi dan strategi pertama yang

dibutuhkan untuk setiap perubahan organisasi. Komunikasi bisa mengurangi kekuatan penghambat, yaitu dengan memberikan informasi secara terus menerus mengenai apa yang dapat mereka terapkan dengan adanya upaya perubahan

b. PelatihanLokakarya tidak hanya membangkitkan kebutuhan akan perubahan tetapi juga

mengajarkan kepada para pekerja tentang pengetahuan dan ketrampilan yang berharga. Contohnya ketika perusahaan mengenalkan database yang baru, hal itu membuat para pekerja merasa perlu untuk melakukan penyesuaian perilaku agar dapat meningkatkan keuntungan dari pengguna sistem yang baru diberlakukan.

c. Peran Aktif PekerjaIni merupakan cara yang efektif untuk mengurangi kekuatan penghambat,

karena hal itu akan menciptakan rasa memiliki di kalangan pekerja yang terlibat.d. Manajemen Stres

Biasanya perubahan memberikan ancaman terhadap kehormatan atau martabat dan menyebabkan ketidakpastian masa depan. Komunikasi, pelatihan, keterlibatan aktif para pekerja dapat menurangi faktor stres. Dengan hal itu, perusahaan juga harus menyediakan manajemen stres untuk membantu para pekerjanya yang mengalami perubahan.

e. NegosiasiNegosiasi merupakan suatu hal yang penting bagi para karyawan, negosiasi

memberikan keuntungan tertentu sebagai pengganti 2 level pola manajemennya. Perusahaan harus menghadapi penolakan atau hambatan dari para supervisornya. Setelah beberapa bulan, eksekutif senior melakukan negosiasi dengan para supervisor dan akhirnya disepakati untuk mengadakan posisi intermedite manager untuk mengatasi hambatan tersebut.

f. PaksaanPaksaan mngkin dapat memicu terjadinya perubahan, tetapi hal itu tidak dapat

menumbuhkan komitmen pada upaya-upaya perubahan. Pada saat tertentu model paksaan dapat digunakan apabila taktik yang lain sudah tidak dapat dijalankan secara efektif.

10. Perubahan Pada Kondisi Yang DiinginkanPerubahan organisasi bisa terjadi dalam berbagai bentuk, apapun bentuk

perubahannya pada akhirnya mengarah ke perubahan perilaku- perilaku baru yang harus dipelajari dan dianalisis oleh para pekerja.

11. PembekuanSituasi untuk pembekuan/penetapan perilaku yang diinginkan bisa dicapai apabila

sistem organisasi dan dinamika yang ada bisa terpadu. Pemberian penghargaan

merupakan sistem yang ampuh untuk membakukan kondisi ideal yang telah dicapai. Sistem informasi dan mekanisme pemberian umpan balik merupakan cara ideal yang tepat bagi para pekerja untuk ikut bergerak menuju perubahan yang ideal.

12. Visi, Strategi, Agen Perubahan dan Perubahan SituasiAgar perubahan dapat sukses maka dibutuhkan kejelasan visi dan tujuan yang akan

dicapai, sebagai berikut:a. Agen Perubahan

Seorang agen perubahan adalah seorang yang memiliki pengetahuan yang memadai serta kemampuan untuk memandu dan memfasilitasi upaya-upaya perubahan. Para agen perubahan itu adalah mereka yang dalam organisasi memiliki kecakapan dalam kepemimpinan agar dapat menciptakan perubahan yang berarti.

Agen perubahan yang efektif adalah para pemimpin tranformasional, yang mampu membentuk misi masa depan yang diinginkan, mampu berkomunikasi sesuai dengan visinya, berperilaku sesuai visinya, serta mampu membangun komitmen.

b. Diffision of ChangeUntuk menguji proses tranformasi sebaiknya menggunakan proyek

percontohan dan kemudian menyebarkan apa yang telah dipelajari dari pengalaman tersebut keseluruh bagian organisasi. Proyek percontohan lebih fleksibel dan lebih kecil resiko yang ditimbulkan bila dibandingkan program yang diorganisasikan secara meluas dan terpusat.

Perubahan dapat berjalan sukses jika proyek percontohan itu sukses dalam kurun waktu 1 sampai 2 tahun dan mendapat pengakuan. Suksesnya upaya penyebaran perubahan tergantng dukungan serikat pekerja dan keterlibatannya secara aktif pada proses penyebaran perubahan organisasi.

13. Perkembangan OrganisasiPerkembangan organisasi merupakan upaya yang menyeluruh dan terencana,

dikelola dari atas dengan bantuan seorang agen perubahan dengan menggunakan pengetahuan perilaku untuk memperbaiki efektivitas organisasi. Studi perkembangan organisasi menerapkan sistem yang terbuka karena menyadari bahwa sebuah organisasi memiliki bagian yang saling bargantung satu sama lain dan harus menyesuaikan diri dengan kondisi lingkungan sekitarnya.

Sebagian besar studi perkembangan organisasi melibatkan riset tindakan sebagai cetak biru yang utama bagi perubahan yang direncanakan, seperti gambar dibawah ini:

Perndekatan riset tindakan kearah perubahan organisasi

14. Hubungan Antara Klien – KonsultanKonsultan dari luar lembaga bisa jadi merupakan agen perubahan, tetapi biasanya berfungsi sebagai fasilitator yang ikut membantu agen perubahan yang ada di dalam organisasi tersebut. para konsultan membutuhkan 3 hal penting ketika mereka menciptakan hubungan konsultan-klien:1. Kesiapan klien untuk melakukan perubahan,2. Kemampuan dasar konsultan, dan

Menciptakan Hubungan Konsultasi Klien

Diaknosa Kebutuhan Perubahan

Mengenalkan pola intervensi/ penanganan

Mengevaluasi dan menstabilkan perubahan yang di capai

Pemutusan pelayanan konsultasi

3. Peran konsultan dalam hubungan pola itu.

15. Diagnosis Kebutuhan PerubahanDiagnosis organisasi meliputi pengumpulan dan analisis data mengenai sistem

yang sedang berlaku saat ini. Diagnosis ini digunakan untuk menciptakan tujun yang jelas bagi upaya perubahan yang akan dilakukan. Pengumpulan data bisa melalui wawancara, kuesioner, observasi langsung, analisis dokumen atau kombinasi semua kegiatan tersebut.

Proses ini lebih terkenal dengan istilah perencanaan aksi terpadu, untuk meyakinkan bahwa setiap orang tahu apa yang diharapkan dari proses tersebut dan melakukan evaluasi yang proposional terhadap proses setelah masa transisi dari kondisi awal ke kondisi baru.

16. Mengenal PerubahanDalam hal ini yang terpenting adalah berapa banyak perubahan yang sudah terjadi.

Perubahan tambahan adalah suatu strategi yang evolusioner sehingga agen perubahan dapat menyesuaikan dengan keberadaan organisasi dan mengambil langkah-langkah menuju kearah tujuan dilakukannya upaya perubahan.

Jika perubahan tambahan masih dirasa belum cukup , maka perusahaan itu membutuhkan quantum change, suatu perubahan total dan menyeluruh dengan menerapkan konfigurasi yang benar-benar berbeda baik pada sistem maupun tatanan yang ada saat ini.

17. Mengevaluasi dan Menyetabilkan PerubahanUntuk mengevaluasi perkembangan organisasi harus mengingat tujuan yang akan

dicapai, melakukan diagnosis organisasi, dan tingkat perencanaan pelaksanaan. Jika aktivitas menghasilkan efek yang diinginkan maka agen perubahan dan para partisipan yang terlibat harus ikut menyetabilkan kondisi baru yang sudah terwujud.

Imbalan, sistem informasi, norma kolektif, dan kondisi lain yang telah tercapai harus didesain ulang agar mendukung nilai-nilai dan perilaku baru yang diinginkan.

18. Kecenderungan yang Muncul dalam Perkembangan OrganisasiSecara teori, pengembangan organisasi meliputi hampir setiap area perilaku

organisasi, baik aspek manajemen strategis maupun manajemen SDM. Secara praktis para konsultan pengembangan organisasi (OD) telah memperlakukan lebih atas satu perspektif atas tingkatan suatu proses dari pada yang lain dalam periode berbeda dari sejarah perkembangan organisasi.

Sebagian kecil kegiatan perkembangan organisasi berada pada tingkatan makro. Bidang tersebut disetarakan dengan bentuk-bentuk yang berbeda dari training sensivitas. Sensivity training merupakan pertemuan yang tidak terstruktur dan tidak terjadwal dengan baik dimana sekelompok kecil orang bertemu secara langsung, bertatap muka dalam beberapa hari untuk belajar lebih banyak tentang mereka dan relasi mereka.

19. Penyelidikan BerhargaBagian ini didasari model pemecahan masalah secara tradisional. Para pengembang

organisasi berfokus pada masalah-masalah dengan sistem organisasi yang sedang exist dan menentukan cara untuk membenarkan masalah itu.

AI (Appreciative Inquiry)mencoba memecahkan masalah dengan hubungan yang sudah dirancang secara positif dan layak sebagai gambaran bahwa organisasi adalah ikatan kreatif dari orang-orang yang cakap dalam membangun sinergi atas kemampuan individu. Beberapa tahap penting dalam AI adalah proses yang diawali discovery (penemuan), mengidentifikasikan elemen-elemen positif dari peristiwa atau organisasi yang diamati termasuk melibatkan pendokumentasian pengalaman konsumen yang positif atau mewawancarai anggota organisasi lain untuk menemukan kekuatan yang fundamental.

Setelah itu akan memasuki tahap dreaming (perenungan) atas apa yang mungkin terjadi atas organisasi yang benar-benar diciptakan. Kemudian akan disampaikan pada designing (perancangan), Para partisipan mendengarkan model yang dikembangkan orang lain dan akhirnya model kelompok yang telah disepakati bersama. Tahap terakhir AI adalah deliviring (pengiriman) dimana para peserta menentukan sasaran khusus dan tujuan khusus bagi organisasinya berdasarkan model yang ada.

20. Keefektifan Pengembangan OrganisasiBeberapa penelitian melaporkan bahwa proses pengembangan organisasi telah

memberikan efek positif pada produktifitas dan perilaku karyawan. Pemetaan bentuk tim dan antar kelompok telah mendatangkan hasil yang bagus apabila kegiatan berfokus pada kegiatan tunggal. Temuan paling konsisten adalah bahwa pengembangan organisasi benar-benar efektif apabila melibatkan dua atau lebih proses perubahan.

21. Studi Kasus pada Perusahaan Asuransi Trans ActPerusahaan asuransi ini bergerak di Amerika Selatan, Presiden direktur perusahaan

ini melakukan pembenahan pada pelayanan konsumen guna menghadapi kompetitor. Dalam hal ini presiden direktur dengan sangat mudah berhubungan dengan para manajer klaim dan direkur regional. Dengan sangat mudah pula dia mengingat nama para wakilnya dan gagasan yang mereka miliki untuk membantu melakukan tugasnya, dan juga dapat mengetahui kualitas semua sumber daya manusianya.

Dalam hal ini general manajer merupakan simbol perubahan dalam hal claim management credo dan hampir semua manajer perusahaan mengikuti sistemnya.

Kesimpulan Organisasi menghadapi berbagai tekanan perubahan karena adanya sistem terbukan

sehingga kebutuhan menyesuaikan dengan perubahan lingkungan. Model Lewin mengatakan bahwa seluruh sistem telah menggerakkan tekanan itu. Pembahasan terjadi melalui proses penghayatan akan perlunya perubahan dan diakhiri dengan pembekuan kembali. Penghayatan melibatkan penciptaan kesesuaian atau harmoni antara dorongan dan tarikan tekanan.

Pembekuan terjadi apabila sistem organisasi dan strukturnya disatukan dengan perilaku tertentu. Hampir semua usaha perubahan organisasi menghadapi satu atau lebih penolakan karyawan. Alasan utama mengapa orang-orang menolak perubahan adalah karena perubahan membutuhkan biaya yang besar, ketakutan atau kekhawatiran karyawan yang dirasa mengganggu kegiatan rutin.

Penolakan terhadap perubahan bisa dikurangi dengan adanya komunikasi yang baik antara organisasi dengan karyawan, pelatihan, dll. Agen perubahan adalah seseorang yang memiliki cukup banyak pengetahuan dan kekuatan untuk menggerakkan perubahan dengan memberikan fasilitas.

Pengembangan organisasi merupakan usaha sistem terencana yang diulang dari atasan melalui pembantunya yang menggunakan pengetahuan perilaku untuk memperbaiki keefektifan organisasi. AI mencoba memecahkan masalah mental yang mendominasi pengembangan organisasi melalui model riset tindakan.