Tugas Sistem Informasi Akuntansi

Perencanaan dan Analisis Sistem

Oleh :

Gede Bagus Dika Pradana 1106305010

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA

2014

PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKAN

            Perencanaan system meliputi proses identifikasi subsistem-subsistem yang ada pada

system informasi yang penembangannya membutuhkan bantuan khusus. Tujuan perencanaan

system ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang permasalahan yang perlu segera

dipecahkan  maupun yang nantinya akan diselesaikan. Analisis system dimulai setelah

perencanaan system telah mengidentifikasi subsistem yang dikembangkan. Tujuan utama

analisis  system adalah untuk memahami sitem dan permasalahan yang ada, memberikan gamran

informasi yang dibutuhkan ,dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja system berikutnya.

            Pendekatan system yang secara total berbasis atas – bawah  sangat penting digunakan

ketika mengembangkan sistem. Oleh karena itu perlu adanya perhatian yang seksama ketika

mengembangkan sebuah rencana dan strategi system secara keseluruhan. Rencana tersebut harus

memasukkan dukungan dan persetujuan total dari manajemen puncak. Tanpa rencana

keseluruhan system informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstract

dalam jahitan kain perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan

berikut ini;

·         Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumbe

daya tersebut.

·         Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan.

·         Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis

organisasi.

Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap yaitu;

1.      mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen puncak.

2.      menetapkan sebuah dewan penasehat (steering commitee) bagi perencanaan sistem.

3.      menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.

4.      mengenbangkan sebuah rencana sistem informasi strategis.

5.      mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilaya-wilayah tertentu dalam organisasi

untuk menjadi fokus pengembangan sistem.

6.      membuat sebuah proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan analisis dan desain awal

bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan.

7.      membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai inividu yang akan bekerja dalam proses

analisis dan desain awal.

Hal paling utama dalam seluruh upaya pengembangan sistem adalah mendapatkan dukungan dari

manajemen puncak. Tugas pengembang sistem adalah mengamati dengan cermat rencana

strategis, faktor kunci sukses, dan tujuan keseluruhan manajemen puncak.

Pengembang sistem harus mampu melakukan lebih banyak aktivitas dan inisiatif dari pada

sekadar bertanya kepada manajemen puncak tentang masalah yang ada. Peran pengenbang

sistem seperti layaknya seorang dokter yang memerikasa pasiennya. Paien hanya mampu

mengungkapkan gejala-gejala yang timbul dari permasalahan yang dihadapinya dan tugas

dokterlah yang menentukan masalah sebenarnya dan penyebab sesungguhnya.

           

            Mengenbangkan rencana sistem srategis. Output utama yang dihasilkan dewan penasihat

atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem adalah sebuah rencana sistem

strategis. Rencana ini haruslah berupa dokumen tertulis yang menggabungkan tujuanjangka

pendek dan tujuan jangka panjang dari upaya pengembangan sistem sebuah perusahaan. Elemen

kunci dalam sebuah rencana sistem  strategis ialah:

keseluruhan pernyataan yang terkait ddengan faktor sukses kunci dari perusahaan dan

tujuan-tujuan yang ingin dicapai.

Deskripsi sistem dalam perusahaam yang membutuhkan upaya pengembangan.

Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan mendapatkan

prioritas paling tinggi.

Garis besar sumberdaya yang dibutuhkan termasuk didalamnya biaya, orang,dan

peralatan.

Rencana waktu pengembangan sistem tertentu

TAHAP-TAHAP ANALISIS SISTEM

Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat Ini

Tujuan survei

            Ada empat tujuan survei sistem:

Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari sistem.

Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem.

Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan desain sistem.

Meniddentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan lebih banyak

perhatian dalam upaya desain subskuen.

Pertimbangan perilaku

            Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem. Fakta

menunjukan bahwapengembangan sistem meliputi perubahan sistem yang ada saat ini beserta

permasalahan yang ada di dalamnya, dan kebanyakan orang tidak menyukai perubahan. Dalam

banyak situasi seorang individu dapat saja memiliki pekerjaan dan rutinitas yang tidak berubah

selama beberapa tahun.

            Menjadi tanggung jawab analisis sitem bukan pihak manajemen untuk mampu

menjembatani kesenjangan komunikasi. Oleh karena itu tugas utama seorang analisis sistem

adalah adalaha mengarahkan sebuah survei sistem yang mampu membangun hubungan kerja

yang baik antara tim proyek dan pihak manajmemen. Beberapa pendekatan tertentu yang dapat

digunakan untuk menjembatani kesenjangan komunikasi ini adalah:

Mengetahui sebanyak mungkin orang-orang yang terlibat dalam sistem,secepat mungkin.

Mengomunikasikan manfaat yang diperoleh dari sistem kepada orang-orang yang terlibat

didalamnya.

Memberikan jaminan sebesar mungkin pada seluruh individu bahwa mereka tidak akan

kehilangan pekerjaan mereka atau tidak ada perubahan besar dalam tanggung jawab

pekerjaan mereka.

Memberikan jaminan bahwa Anda benar-benar peduli dengan upaya membuat kehidupan

yang lebih baik bagi setiap orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Sumber-sumber untuk mendapatkan beragam fakta.

            Beragam teknik dapat digunakan guna mendapatkan data tentang subsistem informasi

yang akan diteliti. Teknik tersebut berupa wawancara, kuisioner, observasi, dan kajian beragam

jenis dokumen seperti catatan rapat, catatan rekening perusahaan, struktur organisasi, laporan

keuangan, prosedur manual, kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.

Menganalisis hasil survei.

            Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai keseluruhan tujuan

yang telah direncanakan haruslah berfokus pada sumbatan( botlleneck). Sumbatan

mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila dilakukan perubahan kecil akan mampu

memberikan peningkatan besar.

Tahap 2: Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi

            Tahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi informasi yang

dibutuhkan bagi pengambilan keputusam manajerial. Analisis , ketika mengidentifikasi

innformasi yang dibutuhkan,akan memelajari keputusan-keputusan tertentuyang diambil manajer

dalam hal input informasi yang dibutuhkan dan digunakan. Proses ini disebut analisis kebutuhan

informasi dan hal ini merupakan dasar dilakukannya analisis terhadap pengambilan keputusan.

Beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk memahami pengambilankeputusan dan

informasi yang dibutuhkan. Pendekatan tersebut adalah:

Mengidentifikasi tanggung jawab utama seorang manajer.

Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menilai seorang manajer.

Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer.

Mengidentifikasi perangkat apa saja yang dapat digunakan manajer untuk mengevaluasi

output personal.

Tahap 3: Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem

            Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan kebutuhan sistem.

Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal yaitu, input dan output.

Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu menentukan kebutuhan kusus apa saja yang

harus dipenuhi agar subsistem tersebut mampu mencapai tujuannya. Sebagai contoh, kebutuhan

informasi akan sistem kendali produksi akan memasukkan peramalan penjualan dalam jangka

pendek, laporan ketersediaan bahan baku, spesifikasi kendali mutu dan standar biaya, dan

informasi yang dibuthkan untuk menentukan prioritas kerja bagi pekerjaan tiap individu. Hal

berikut ini dapat dipertimbangkan sebagai kebutuhan output:

Laporan kemajuan harian

Laporan keuangan harian

Laporan unit yang rusak

Laporan permasalahan bahan baku

Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis Sistem

            Beberapa elemen kunci dalam laporan analisis sistem adalah:

Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis

Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan sistem

informasi strategis.

Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang sedang dianalisis.

Ringkasan keputusan-keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang dibiutuhkan

untuk mendukung keputusan tersebut.

Spesifiksi kinerja sistem yang dibutuhkan.

Keseluruhan anggaran biaya dan rencana waktu pelaksanaan proyek.

Rekomendasi bagi peningkatan sistem yang ada saat ini atau bagi perenanaan sistem

baru.

Rekomendasi yang terkait dengan perubahan tujuan bagi subsistem yang sedang

dipelajari.

DESAIN SISTEM

            Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah. Dalam tahap

perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang harus dimiliki oleh rumah

tersebut dan merumuskan rencana umum yang berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam

tahap desain sang arsitek akan menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan oleh

ahli listrik, tukang ledeng, dan tukang kayu. Sama halnya dengan perancang sistem ia perlu

menyiapkan sebuah cetak biru yang dapat diimplementasikan oleh akuntan, programer komputer

dan pihak manajemen.

            Kesalahan kecil yang dibuat dalam tahap ini akan berakibat besar terhadap sejumlah uang

dan pengeluaran di tahap berikutnya. Hal yang sama juga sering terjadi ketika mendesain sistem

informasi akuntansi. Sebagai contoh, sebuah perusahaan berniat mengimplementasikan sebuah

rencana desain sistem yang membutuhkan pembelian komputer tertentu dan paket perangkat

lunak akuntansi tertentu. Setelah menggunakan sistem selama setahun atau dua tahun,

perusahaan  kemudian  menemukan bahwa paket itu tidak lagi sesuai dengan informasi yang

dibutuhkan oleh pihakmanajemen. Dan ternyata mustahil memodifikasi perangkat lunak

tersebutkarena seluruh sistem harus diganti setelah hanya digunakan dalam waktu pendek.

            Perangkap lainya yang sering ditemukan adalah penolakan pengguan terhadap sistem itu

sendiri. Dikarenakan minimnya keterlibatan pengguan dalam rencana desain,implementasi

sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya ditolak oleh para individu yang menjadi target di

mana sistem tersebut didesain.

TAHAP-TAHAP DESAIN SISTEM

            Desain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk sebuah sistem

yang lengkap. Langkah – langkah pokok dalam desain sistem ialah, pertama dilakukan adalah

melakukan evaluasi terhadap berbagai alternatif desain, kedua persiapan spesifikasi desain,

ketiga  persiapan spesifikasi desain sistem.

Mengevaluasi berbagai alternatif desain.

            Daolam setiap kasus yang ditemui, proyek desain sistem berkembang dari munculnya

sebuah kebutuhan tertentu, seperti yang telah ditentukan oleh tahap perencanaan dan analisis

sistem dalam siklus pengembangan. Desain sistem harus menyediakan solusi untuk sebuah

masalah khusus.

Enumerasi alternatif desain. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mendesain

sebuah sitem baru yang lengkap. Pendekatan yang pertama adalah mendesain sistem

secara lengkap mulai dari awal. Pendekatan lainya adalah memaksa ahli desain untuk

memilih dan merekomendasisistem yang belum dibuat(premade sistem).

Menggambarkan berbagai alternatif. Setelah daftar utama dibuat, tiap alternatif dapat

didokumentasikan dan digambarkan. Sebagai contoh sebuah jaringan komputer untuk

pengumpulan data dan distribusi laporan dapat dilakukan entah sentralisasi atau

desentralisasi. Dalam alternatif desai sentralisasi tiap divisi memasok data akuntansi ke

pusat sistem komputer. Pusat komputer kemudian memproses dan mendistribusikan

laporan ke setiap divisi. Dalam sebuah desain sistem desentralisasi setiap divisi memiliki

komputer dan mengumpulkan datanya sendiri. Laporan yang telah selesai dikirim ke

kantor pusat perusahaan.

Mengevaluasi alternatif. Setelah tiap alternatif telah dikumpulkan dan didokumentasikan

langkah berikutnya adalah membandingkan tiap alternatif tersebut. Kriyeria penting

untuk memilih sebuah alternatif untuk diimplementasikan adalah membandingkan biaya

dan manfaatnya. Selain itu alternatif yang terpilih seharusnya memuaskan semua sasaran

sistem.

Menyiapkan spesifikasi desain.

            Peraturan penting yang mengembangkan spesifikasi desain adalah ahli desain harus

bekerja secara terbalik yaitu, daro output ke input. Perancang sistem manakala bekerja dengan

tujuan sistem, harus mendesain seluruh laporan manajemen dan dokumen output operasional

sebagai langkah pertama dalam proses. Sekali seluruh output telah dispesifikasikan, input data

dan langkah-langkah pemrosesannya ditentukan secara otomatis. Setelah keputusan diambil

perancang sistem kemudian membangun kontrol yang sesuai dengan spesifikasi tersebut.

Mempersiapkan dan menyerahkan spesifikasi desain sistem

            Spesifikasi desain yang telah selesai harus dibuat dalam bentuk sebuah proposal. Jika

proyek bersekala besar proposalnya harus dikaji terlebih dahulu oleh manajemen puncak

sebelum disetujui. Namun demikian proposal-proposal bersekala kecil dan tidak mahal dapat

disetujui oleh manajer devisi atau departemen. Rincian proposal desain harus memasukkan

semua yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan desai proyek. Secara umum proposal akan

terdiri dari jadwal waktu khusus penyelesaian proyek, anggaran, dan deskripsi tenaga kerja yang

dibutuhkan , juga flowchart dan diagram yang menggambarkan bagaimana sistem tersebut akan

diimplementasikan.

Cetak biru proses bisnis

            Saat ini menjadi populer untuk menggunakan seperangkat prapaket cetak biru untuk

seluruh proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan-perusahaan yang menggunakan

SAP Enterprise Resource Planing System memulai upaya desai mereka dengan menggunakan

seperangkat lengkap cetak biru yang disediakan SAP untuk seluruh proses bisnis perusahaan

yang ada. Tim desain kemudian tinggal fokus pada penyesuaian seperangkat awal cetak biru ini

dengan kebutuhannya sendiri, yakni dengan fokus pada proses-proses yang penting dan unik

bagi tujuan dan strategi perusahaan.

TEKNIK-TEKNIK DESAIN

            Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal tersebut tidaklah

sama dengan anggapan bahwa dua tim desain aka menghasilkan solusi yang sama untuk suatu

permasalahan. Oleh karena itu desain sistem dapat dipandang sebagai sesuatu yang punya nilai

seni walaupun banyak teknik telah dikembangkan.

Desain formulir. Proses mendesain formulir disebut desain formulir. Bagian ini harus

mendapat perhatian penuh oleh tim desain sistem karena merupakan perantara antara

pengguna dan sistem itu sendiri. Oleh karena itu desain formulir harus berfokus pada

proses produksi dokumen-dokumen yangmenyediakan perantara yang efektif antara

manajer dab sistem informasi.

Desain database. Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain

database: diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks yang

terkait dengan file. Diagram struktur data menunjukan hubungan antara beragam jenis

record. Diagram layout record akan menunjukan beragam tempat ( field) data dalam

sebuah record. Lembar analisis file menyediakan bagi perancang system sejumlah poin

penting yang berkaitan dengan isi dari sebuah file tertentu. Informasi tersebut akan berisi

layout record, tujuan file, perkiraan jumlah record,dan lainsebagainya.

Paket desain system. Sejumlah metodelogi prapaket desain tersedia untuk membantu

siklus pengembangan sistem. Tujuan dari paket-paket ini adalah untuk membantu

perancang sistem melakukan pendekatan secara sistematis terhadap suatu permasalahan.

Paket-paket ini membantu perancang untuk menyusun struktur permasalahan desain dan

menghasilkannya dalam waktu singkat.

Memilih perangkat lunak dan perangkat keras. Membeli perangkat lunak mempunyai

beberapa keunggulan:

1.      paket perangkat lunak tersebut lebih murah. Biaya pengembangan lebih bayak akan ditanggung

oleh pembeli daripada si pembuat.

2.      paket-paket peragkat lunak telah siap digunakan. Jika beberapa organisasi telah menggunakan

paket tersebut selama beberapa bulan, maka dapat diasumsikan aman dan segala gangguan yang

muncul akibat kesalahan telah dihilangkan.

3.      perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan sejumlah uang. Dengan

menggunakan perangkat lunak in-house dimungkinkan untuk menempatkan lama waktu

pengembangan ke dalam program, hanya untuk menemukan apakah program tersebut tidak

mampu memberikan hasil yang diinginkan bila sistem tersebut dijalankan.

Kelemahan utama canned software package adalah jarangnya perangkat lunak tersebut persis

sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Paket perangkat lunak tersebut biasanya perlu

dimodifikasi ( biasanya menelan biaya yang cukup besar) atau sebaliknya perusahaan

memodifikasi prosedur yang dimilikinya sesuai dengan paket tersebut.

Dedicated  software package ditujukan pada pelanggan tertentu seperti toko eceran atau kantor

akuntan publik. Untuk menemukan sebuah dedicated software package perlu menanyakannya

pada orang-orang yang bekerja di perusahaan lain dalam industri yang sama. Suatu catatan

penting yang harus diperhatikan ketika membeli paket perangkat lunak ataupun perangkat keras

adalah: suatu kesalahan untuk menganggap bahwa harga akan turun dengan cepat atau sebuah

versi baru akan segera tersedia. Dalam banyak kasus turunya harga adalah sesuatu yang tidak

dapat dibandingkan dengan ketidaknyamanan akibat tidak memiliki komputer pada saat 

tersebut. Dan metode yang canggih dari versi yang lebih baru tidaklah selalu perlu karena

kesesuaianlah yang menjadi tolok ukurnya. Akan lebih baik bila membeli sebuah sistem

sekarang ketika benar-benar dibutuhkan daripada mencoba menebak pasar komputer yang

demikian tidak terdeteksi, yang tidak seorang pun mampu meramalkannya dengan tepat.